111. ASPECTOS CLAVE DE UN SISTEMA DE INFORMACiÓNPARA LA GESTiÓN DE LOS MEDICAMENTOS EINSUMOS

Para asegurar el éxito y la sostenibilidad del Sistema de Información para lagestión del suministro de medicamentos e insumos deben tenerse enconsideración muchos aspectos, entre los cuales tenemos:

3.1 Método de recojo de datos:~-----------------O

El recojo rutinario de datos de todos los establecimientos de salud y almacenespara la realización de los informes mensuales, trimestrales o anuales es elmétodo más común. Se basa en la construcción sobre los registros y lasinformaciones existentes en los establecimientos de salud, Subalmacenes yAlmacenes. La información de rutina generalmente se centrará en lasactividades del sistema de suministro y los movimientos económicos.

Debe evitarse la recopilación de un número excesivo de datos que muchasveces no se utilizan. que generan recarga de trabajo en el personal de salud yque tornan deficientes los análisis de información. Los datos se recogen enlos formatos establecidos por la directiva del SISMED o alguna directiva denivel regional.

3.2 Técnicas de validación de los datos registrados:-----------------~O

La validación de datos consiste en asegurar la veracidad e integridad de losdatos que ingresan a un archivo.

La consistencia es la acción que permite detectar anomalías en los datos de unregistro que se procesa y que generalmente se informa mediante impresión.

Los errores que comúnmente se producen en diferentes momentos del procesode recojo y comunicación de datos se detallan en el cuadro siguiente. en elque también se describe la fuente habitual del problema y sus posiblessoluciones.

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ProaIlS ..Silla.. Hs.ioiIlrI H1I1111~.'-.olllioillorio H$olIlI- 01&(1110

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TIPOS DE PROBLEMAS DE RECOJO DE DATOS

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3.3 Validación informática 54:

Es la verificación que ejecuta un programa para comprobar que la informaciónprocesada cumple ciertas condiciones. Esta comprobación tiene por objetoasegurarse de que los datos queden comprendidos dentro de ciertos límitespredefinidos prescritos. Asimismo. la valídación se define como cualquieroperación que se realice para comprobar la validez o la exactitud de unoperando o de un resultado.

El procesamiento de datos requiere comprobación de la máquina y la delpersonal de la oficina. Las comprobaciones por medio de la máquina puedenprogramarse especialmente o ser ejecutadas automáticamente por loscomponentes físicos.

RECOMENDACIONES PARA REALIZAR VALIDACiÓNDE INFORMACiÓN

1. Debe ser realizada por una persona diferente a la que registró el dato. seaen documento o en el sistema informático.

2. Realizar verificación de los datos registrados utilizando una técnica demuestreo. El porcentaje de muestreo aumentará o disminuirá según losresultados obtenidos con respecto a la calidad del registro. A mayorporcentaje de calidad de registro, menor porcentaje de verificación.

3. De acuerdo con la curva ABe de consumo de medicamentos e insumospor niveles, necesariamente se verificarán los registros de los productosdel sector A y B.

4. Establecer límites de consumo y stock por forma farmacéutica que sirvende parámetros para la validación correspondiente.

5. Verificar el no registro de los medicamentos estratégicos de uso exclusivoen intervenciones sanitarias en columnas diferentes a la destinada para talfin.

6. Debe conciliarse lo digitado versus lo informado por establecimiento desalud con sustento de documentos fuente para evitar las inconsistenciasdel mes, según parámetros técnicos establecidos previamente. Ejemplo:

a. Inconsistencias del saldo final del mes anterior (setiembre) _ saldo inicialdel mes actual (octubre).

b.lnconsistencias dei saldo final del mes actual (octubre) saldo inicial delmes siguiente (noviembre).

" Resolución Jefatural NO 34C-94-INE/: Normas técnicas para el almacenamiento y respaldo de lainformación que se procesan en las entidades del Estado.

"-l1li~ iIISlIoioíslJIilllI, f .....1_.11 1IiIislIriI ..SIIloI· OIGUlIO

3.4 Análisis de Información:

Conducir el sistema de suministro con criterios técnicos basado en evidencias,genera la necesidad de utilizar reportes y herramientas con el propósito detomar decisiones que mejoren el acceso a medicamentos, con racionalidad enel uso de los mismos.

los reportes se obtienen a partir de los datos recogidos en los formatos decomunicación de datos como ellCl, IME, FER·G, de los cuales podemos obtenerla siguiente información:

• Reporte de consumo (por demanda, seguros, intervenciones sanitarias,donación, exonerados, entre otros).

• Reporte de stock.

• Reporte de precios.

• Reporte de ingreso económico.

• Reporte de gasto.

Para mejor entendimiento de la información contenida en los reportes, serecomienda conocer herramientas, como las gráficas, que se empleen comoindicadores clave para ayudar al análisis y la interpretación de la información.

las hojas de cálculo pueden ayudar al personal a agrupar los datos y a calcularmanualmente los indicadores que hay en los registros existentes

Pro"",s"l Sisla s.ioisln .. lit 1_.oIl1ioistlrio •• SIloMI·DIGEIIID

Puntos que deben considerarse en el análisis de información:

1. ¿Son correctos los datos? Si las fuentes (por ejemplo, los registros) serevisasen de nuevo, ¿volverían a obtener las mismas cifras? ¿Se hicieronlos cálculos correctamente?

2. ¿Algunas de las cifras parecen improbables? En términos absolutos. sinhacer cálculo alguno, ¿hay algún número que parezca extraño? ¿Los gastosparecen demasiado altos o demasiados bajos? ¿Hay demasiadosmedicamentos prioritarios agotados? ¿Se están recibiendo muy pocosrequerimientos de los establecimientos?

3. ¿Cuál es la relación entre estas cifras y las anteriores? ¿Se observa unatendencia hacia una mejora, auque las cifras puedan no parecer buenas entérminos absolutos? Por ejemplo, aunque haya una cierta descapitalizaciónde los fondos rotatorios de los establecimientos. ¿es la cifra inferior a ladel año anterior? Estas tendencias se pueden identificar con una gráficasencilla o con un mural.

4. ¿Qué relación hay entre las cifras de áreas geográficas diferentes?LTienen más éxito unos establecimientos que otros? ¿Necesitan algunosestablecimientos ayuda adicional para mejora sus resuitados deindicadores de gestión?

5. ¿Cuáles pueden ser las causas de los problemas identificados en losinformes? ¿Pueden haber factores externos (como problemas económicosde los usuarios o variaciones estacíonales) causantes de algunos problemasidentificados? ¿Cuáles podrían ser las causas internas (por ejemplo,subestimación de las necesidades de medicamentos o retrasos en elprocesamiento de los pedidos o en la atención de los mismos)?

El R..pon..ble de Inlo,meci6n conjuntementecon el Re.pon.eble del SISMED debie,on eplice,t'cnice. de velideci6n pe,e el control de celidedde le info,meci6n enviede el nivel centrel y nopone, en rie.go le celided de le. deci.iones y

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1't1" d.1 Sisto8lO d••nil1JD do 11 I n.llIinistori. d. Sal.d· DIGEIIID

Un sistema integral de seguridad debe:

55 Resolución Jefatural N" J40.94-INEI: Normas técnicas para el almacenamiento y respaldo de lainformación que se procesan en las entidades del Estado.

Contemplar la seguridad trsica contra catástrofes (incendios, terremotos,inundaciones, etc.).

Definir el tipo de pólizas de seguros.

Organizar y dividir las responsabilidades.

Definir prácticas de seguridad para el personal: Plan de emergencia (plande evacuación, uso de recursos de emergencia como extintores).

Definir las necesidades de sistemas de seguridad para:

Disponer de números telefónicos de emergencia.

Definir elementos técnicos de procedimientos.

Definir elementos administrativos.

Definir politicas de seguridad en los diferentes niveles.

}> Hardware y software.}> Flujo de energía.}> Cableados locales y externos.

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Desarrollar un sistema de seguridad significa: "planear, organizar, coordinar,dirigir y controlar las actividades relacionadas a mantener y garantizar laintegridad trsica de los recursos implicados en la función informática, así comoel resguardo de los activos de la institución».

Cuando se habla de la seguridad documentaria, se recomienda que esté bajola responsabilidad expresa de una persona, la cual debe mantener los archivosde documentos bajo llave y en un ambiente físico seguro.

la seguridad es el conjunto de medidas de resguardo contra el acceso noautorizado a los datos, se encuentren estos en documentos o en sistemasinformatizados. los programas y datos se pueden asegurar entregandonúmeros de identificación y contraseñas a los usuarios autorizados de unacomputadora. la protección es el mecanismo de control contra posiblesacciones no autorizadas que debe brindar un sistema informático. Estoscontroles deben combinarse con seguridad fisica, procedimientosadministrativos y otros tipos de controles, para proporcionar protecciónefectiva.55

3.5 Seguridad de la información: Seguridaddocumentaria e informática:

• Aplicar los sistemas de seguridad incluyendo datos y archivos.

• Planificar los papeles de los auditores internos y externos.

• Planificar los programas de desastre y sus pruebas (simulación).

• Planificar equipos de contingencia con carácter periódico.

Es muy importante recordar que la información:

~ Está almacenada físicamente o procesada en computadoras.

~ Puede ser confidencial para algunas personas o a escala institucional.

~ Puede ser mal utilizada o divulgada.

~ Puede estar sujeta a robos, sabotaje o fraudes.

Es necesario tener presente que el lugar donde se centraliza la información,con frecuencia el centro de cómputo, puede ser el activo más valioso y almismo tiempo el más vulnerable.

3.5.1 Consideraciones generales para la seguridad de lossistemas informáticos

A continuación se citarán las consideraciones generales que se deben teneren cuenta respecto a seguridad de los sistemas informáticos.

1. Uso de la computadora

Se debe observar el uso adecuado de la computadora y su software.

2. Sistema de acceso

Se debe contemplar de forma clara los accesos a las computadoras de acuerdocon:

• Nivel de seguridad de acceso.• Empleo de las claves de acceso.• Evaluaci6n de la seguridad, contemplando la relaci6n costo, ya que a mayor

tecnologia de acceso, mayor costo.

3. Cantidad y tipo de informaci6n

El tipo y la cantidad de informaci6n que se introduce en las computadorasdeben considerarse un factor de alto riesgo.

rr-...SiIl-. 110 s.ioiIn 11011,'", I I ti••__ .IllioiltlrillloSIW· 11511111

4. Control de programación

La programación de los sistemas informáticos es la fase critica, por lo cual sedebe controlar que:

• Los programas deben contar con fuentes y sus últimas actualizaciones• Los programas deben contar con documentación técnica, operativa y de

emergencia

5. Personal

Se debe observar este punto con mucho cuidado ya que hablamos de laspersonas que están ligadas al Sistema de Información de forma directa, portanto se deberá contemplar principalmente:

• La dependencia del sistema a nivel operativo y técnico.• La evaluación del grado de capacitación operativa y técnica.• La cantidad de personas con acceso operativo y administrativo.• La capacitación del personal en situaciones de emergencia.

6. Instalaciones

Es muy importante no olvidar las instalaciones físicas y de servicios, quesignifican un alto grado de riesgo. Para ello se debe verificar:

o La continuidad del flujo eléctrico.o Los efectos del flujo eléctrico sobre el software y hardware.o La evaluación de las conexiones con los sistemas eléctrico, telefónico,

cable, etc.o La existencia de un diseño, especificación técnica, manual o algún tipo

de documentación sobre las instalaciones.

Los datos contenidos en la computadora están almacenados en soportesmagnéticos como, por ejemplo, un disco duro o un disquete. Lamentablementelos soportes magnéticos de almacenamiento pueden perder datos. por lo tantoes necesario adoptar las precauciones que están contenidas en los diferentesmanuales emitidos por el Instituto Nacional de Estadística e Informática, quees el organismo central y rector de los Sistemas Nacionales de Estadística eInformática, y responsable de normar, supervisar y evaluar los métodos,procedimientos y técnicas estadística e informáticas utilizados por los órganosdel Sistema de la Ac.ministración Pública.

Entre otras, tenemos:

o .Normas técnicas para el almacenamiento y respaldo de la informaciónque se procesa en las entidades del Estado».

o "Recomendaciones técnicas para la seguridad e integridad de lainformación que :>e procesa en la administración pública» .

• I'nlCOIO. d.1 Si.III1. d. S11l11inistr. d. M.di....nt••• lns.lI1S 1ft.1 Minisllri. d. Sllud· DIGEllIO

rr-lloISistIu •• s.iaiIlJI •• llui.........1_0.llIiIIislorio ••SIlu.· DIGEIIID

5. Informatizar a los niveles apropiados.

El Rupon.abla de Informaci6n del SISMED del

ca.o pre.entado debi6 realizar un backup de la

informaci6n, independiente de la que corresponde

a la Oficina de Estadistica e Inform.tica, a fin deevitar lo. problema. que .e pre.entaron, como I

p.rdlda de informaci6n.

• ..Recomendaciones técnicas para la organización y gestión de los serviciosinformáticos para la administración pública».

Además. considerar lo siguiente:

• ..Recomendaciones técnicas para la protección física de los equipos ymedios de procesamiento de la información en la administración pública».

2. Seleccionar indicadores que permitan la evaluación del Sistema deInformación.

4. Desarrollar métodos analiticos prácticos para facilitar la interpretación yel uso de los datos.

1. Involucrar a los usuarios en la revisión y actualización del Sistema deInformación.

6. Asegurar que la información se comunica eficazmente y con la calidadnecesaria.

3. Integrar el Sistema de Información de gestión de medicamentos e insumoscon otros sistemas de recojo de datos.

------------------------------------------

Pro'OIOS d.1 Sistom. d. Suministro d.lI.dica...los .Insu..os.n .llIinistorio d. S.lud· D1GEIIID

Automatización de los sistemas de información

No pueden asumir responsabilidades, adoptar decisiones, definirproblemas, establecer objetivos, mejorar los datos básicos disponibles nihacer que una persona sea más organizada.

Tampoco pueden satisfacer las necesidades si no se eligen los aparatos ylos programas apropiados, ni representan un gasto único: conforme pasael tiempo, se requieren fondos para ampliaciones. formación y asistenciatécnica en lo que se refiere a los equipos y programas.

¿Por qué la automatización?

Permite el manejo de grandes volúmenes de información.Permite optimizar tiempos en todo el proceso.Permite modelar la data para análisis según necesidades.Estandariza reportes para el análisis.Orienta intervenciones de control y auditoría.

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Las computadoras tienen sus limitaciones:

Si se utilizan eficazmente, los sistemas informatizado's ahorran dinero,fomentan la eficiencia y mejoran la calidad de los servicios. Sin embargo, lossistemas informatizados mal concebidos o realizados desperdician dinero,disminuyen la eficiencia y desvían la atención de otras posibles mejoras de lagestión.

Desde su introducción a finales de la década de los setenta, lasmicrocomputadoras han revolucionado muchos aspectos de la gestión desuministro de medicamentos e insumas. La tecnología evoluciona rápidamentey aplicaciones que hace 5 años atrás pareclan impensables para las pequeñascomputadoras, son hoy en dra de uso común.

Los usuarios deben, ante todo, definir para qué funciones o tareas se van autilizar computadoras, identificar los programas apropiados para estasfunciones y seleccionar seguidamente los aparatos ("hardware») que puedenhacer uso de estos programas de una manera eficiente.

En el sector salud, con la automatización del Sistema de Información, se puedeahorrar costos y mejorar la calidad de atención con sistemas automatizadosde manejo de datos clínicos, epidemiológicos y sobre los usuarios; apoyo paraservicios de diagnóstico y terapéuticos; gestión de recursos; integración dedatos administrativos y sanitarios; acceso a información médica actualizada;acceso a bases de datos sobre temas especializados; apoyo para la 'adopciónde decisiones; comunicación a través de medios interactivos; asi comoadministración de recursos frsicos y financieros.

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» Componentes de un Sistema de Información automatizada

o El equipo computadora.o El recurso humano.o Los datos o información fuente.o Los programas o software.

» Actividades básicas

Debe realizar cuatro actividades básicas:1. Entrada de información.2. Almacenamiento.3. Procesamiento.4. Salida de información.

>- Condiciones que facilitan la automatización

o La existencia de un manual de procedimientos eficaz.o El personal capacitado para aprender a manejar las computadoras

y tener interés en ello.o La asignación de fondos para ampliar la formación, el mantenimiento

y los equipos.o El suministro de energía eléctrica fiable.

» Beneficios de la automatización

Algunos de los beneficios reportados ,:lor la automatización:o Simplificar y acelerar tareas complejas.o Aumentar la exactitud verificando la ortografía, los cálculos y la

integridad de los datos.o Actualizar la información y disponer de ella rápidamente.o Automatizar tareas repetitivas.o Proporcionar información útil sobre la gestión para la toma de

decisiones.o Permitir que las organizaciones amplíen el volumen y el alcance de

sus operaciones.o Racionalizar los procedimientos administrativos.o Elaborar informes oportunos sin tener que realizar esfuerzos

continuos para reunir los datos necesarios.

» Las condiciones que constituyen obstáculo para la automatización

o Aparatos y programas informáticos inadecuados para las tareas a realizar.o Carencia de operadores suficientemente formados.o Falta de un plan de mantenimiento.o Inexistencia de un suministro de energía eléctrica fiable (las subidas de

voltaje estropean las computadoras y las bases de datos).o Suministro inadecuado de disquetes. CD, papel o tintas de impresión.o Un entorno físico inapropiado (expuesto al polvo. al calor o a campos

magnéticos. que pueden dañar el hardware y los programas).

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4.1 Software en el Sistema de Información del MINSA:

Entre los principales softviares para captura. procesamiento, almacenamiento.análisis y comunicación, tenemos los siguientes: .

•4.1.1. SIGA (Sistema Integrado de Gestión Administrativa):

El SIGA es un sistema que integra los componentes administrativos en losdiferentes sectores, a los cuales el Ministerio de Economfa y Finanzas remesafondos: ministerios, unidades ejecutoras (DISA) entre otros, de tal manera queel área logfstica se interconecta con las áreas de personal y contables lograndointegrar y agilizar los flujos logfsticos-financieros y de información entre elMEF y las oficinas administrativas de diferentes entidades. Este sistema se vieneimplementando progresivamente desde el año 2002, en las unidades ejecutorasdel Ministerio de Salud.

4.1.2. Sistema HIS:

Es el sistema de registr'o diario de las atenciones de consulta externa. Registratodas las actividades que realiza el personal de un establecimiento de salud,diferenciando las actividades extramurales de las intramurales. Respecto alas realizadas en el consultorio se registra: morbilidades, actividades yprocedimientos de todos los antiguos programas de salud.

Este es el sistema oficial del MINSA. Se va actualizando según las nuevasnecesidades de los usuarios que surgen para el análisis y la toma de decisiones.

4.1.3. SISPAAG

Este sistema informático es utilizado por las unidades ejecutoras (DISA) confines de programar, ejecutar y rendir las remesas de fondos enviadas por elPrograma de Administración de Acuerdos de Gestión (PAAG), según las líneasde acción que financia y según los lineamientos y las programacionesaprobadas por el Ministerio de Economfa y Finanzas (MEF).

4.1.4. NOTI de Epidemiología

Este sistema se utiliza en epidemiologfa. Se registran todas las enfermedadestransmisibles, asf como aquellas identificadas de notificación obligatoria. lafrecuencia es semanal y tiene el mismo flujo que el sistema HIS: Establecimientode salud - DISA - Nivel Central MINSA.

4.1.5. SISMED

Sistema informático que utiliza el Sistema Integrado de Suministro deMedicamentos y Material Médico Quirúrgico del MINSA.

"'..... 1Iol SistnlH SiolIiaiIlllH....._ 11_II IIl1ioisllrilH SIIItI· DIGEIIID

~----------------~O

4.2 Software SISMED:

Es una herramienta de apoyo a la gestión con la finalidad de capturar los datosregistrados en los formatos oficiales del SISMED. Este aplicativo informáticodenominado SISMED versión 1.2 permite digitar y consolidar los datos yconvertirlos en información a nivel local. regional y nacional.

Los datos se registran y consolidan a través de aproximadamente 300 puntosde digitación en el ámbito nacional, los cuales han sido definidos por lasDirecciones Regionales de Medicamentos, Insumos y Drogas tomando criteriosde accesibilidad geográfica y puntos de distribución de medicamentos einsumos. Así, en la mayoría de los casos, los puntos de digitación funcionanen las cabeceras de redes y microredes de salud.

El tiempo que toma el acopio de formatos, la digitación y su consolidación esde aproximadamente veinte (20) días, para lo cual se ha establecido uncronograma y flujo que se muestra en la siguiente figura:

Nivel Central MINSA

Esta~leci.i.lt. Plat• •• DIREMID DIREMID DEIAsist.acial Dilitaciía

Formatos Disquete o MailSin pe mail

~ --.-IME • • --.Formatos y

disquete FormatosValidaRegistro con Pe Acopia, Consolida, Consolida y publica

envío de consolida, digita y enwebfonnatos ylo digita y valida

disquete valida 15 dios)15 dr.s) formatos y (3 dr••)

disquetes16dr.s)

El aplicativo informático SISMED, en su versión actual 1.2, registra y consolidael consumo y las existencias mensuales de medicamentos e insumas a nivelde cada establecimiento de salud, asi como los ingresos de recursoseconómicos y el registro de precios e inventarios.

Esta versión se encuentra adecuada para realizar diferentes tipos de análisis,como indicadores de gestión. y realizar estudios de utilización demedicamentos. Entre ellos tenemos:

• Cálculo de substock.

• Cálculo de sobrestock.

o Identificación de medicamentos trazadores.o Identificación de medicamentos según clasificación VEN.o Gráfico de curva ABC.o Dosis Diaria Definida de Antimicrobianos según clasificación ATC.o Porcentaje de medicamentos no incluidos en el PNME.o Porcentaje no disponible del conjunto de medicamentos trazadores.o Indicadores de disponibilidad, expendio y uso de antimicrobianos.

Fuentes de información

las fuentes de información para este Sistema de Información están constituidaspor todos los documentos que genera el sistema de suministro de medicamentose insumos.

Entre las principales fuentes de información tenemos:

o SISMED-IME UNIDAD EJECUTORA Informe de Movimiento Económico(Direcciones Regionales de Salud/Direcciones de Salud. Hospital e InstitutoEspecializado).

o SISMED-IME-CPS Informe de Movimiento Económico (centros de salud,puestos de salud. CLAS y hospitales no unidades ejecutoras).

o FER-G Formato estándar de requerimientos de gastos.

o Receta única estandarizada.

o SISMED-ICI Informe de consumo integrado.

o SISMED-ICI-D Informe de consumo de donaciones.

o Pedido provisional de almacén.

o Informe de distribución subalmacén y almacén.

o Nota de devolución.

En el Anexo 1 se desarrollan los principales formatos de información queestablece el Sistema de Suministro de Medicamentos e Insumos MédicoQuirúrgicos (SISMED).

El Responsable de Información del

SISMED del caso presentado, debió

cumplir con el f1ujograma del Sistema de

Información que se maneja en el, SISMED

Procesos del Si.tema de Sumini.lro d. Medicam.ntos eln.umos en el Mini.t.ri, de Salud· OIGEMIO

V. OTROS ASPECTOS RELACIONADOS CON EL SISTEMADE INFORMACiÓN

Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos relacionados con elSistema de Información:

5.1 Acervo documentario:

El acervo documentarío es toda la información documental sustentatoriabasada en informaciones y datos. que se genera en la gestión de lasorganizaciones de carácter público o privado. Esta información documentaldebe ser administrada adecuadamente y es susceptible de ser auditada por lasinstancias correspondientes.

A fin de preservar dicha información. debe guardarse el archivo físico de ladocumentación. Entre los principales documentos e información importanterelacionados con el acervo documentarío de la gestión de medicamentos einsumos. tenemos:

Nivel: Dirección de Medicamentos, Insumos y Drogas

• Archivo del Reglamente de Organización y Funciones (ROF). Cuadro deAsignación de personal (CAP), Manual de Organización y Funciones (MOF)y Manual de Procedimientos.

• Archivo de Directiva del SISMED, Petitorio Nacional de MedicamentosEsenciales, Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento. Manual deIndicadores de Evaluación, entre otros.

• Archivo de órdenes de compra, guías de remisión. Pecosas, Notas deEntrada al Almacén (NEA). ordenados cronológicamente.

• Archivo de copias de cuadros comparativos de compra y actas deadjudicación aprobadas por el Comité de Adquisiciones, ordenadoscronológicamente.

• Archivo de los formatos oficiales (ICI. IME, FER·G, etc.) de losestablecimientos de salud de su jurisdicción, ordenados cronológicamente.

• Archivo de cuadros de distribución mensual de medicamentos e insumosa los establecimientos de salud, ordenados cronológicamente.

• Archivo de reportes impresos de consumo de los establecimientos de saluddependientes de la DISA, ordenados cronológicamente. Mantenimientode los archivos magnéticos correspondientes a estos.

"-IlolSistIu di SnoioislrI d.IlIdi....ntI••10_1ft .llIioistari. d. SalIll·DIGIIIID

• Otros archivos que genere la gestión del sistema de suministro demedicamentos e insumos.

• Normatividad vigente sobre Sistema de Información.

Nivel: Servicio de Farmacia de un Establecimiento de Salud

• Archivo de Directiva del SISMED, Petitorio Nacional de MedicamentosEsenciales, Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento, Manual deIndicadores de Evaluación, entre otros.

• Archivo de información del SISMED: ICI, IME, FER-G, ordenadoscronológicamente.

• Archivo de recetas ordenadas cronológicamente, por período mensual.

• Archivo de reportes mensuales ordenados cronológicamente, obtenidosdel aplicativo SISMED (retroalimentación del punto de digitación o DISA,según corresponda).

• Otros archivos que genere la gestión del sistema de suministro demedicamentos e insumos.

5.2 Comunicación de datos. Integridad y calidad dela información:

---------------------0La comunicación de datos es de vital importancia para el análisis y la toma dedecisiones, por lo debe tener las siguientes características:

5.2.1.- Comunicación de datos:

Para asegurar la comunicación eficaz de la información deben tomarsedecisiones clave acerca de qué, cómo y con qué frecuencia se comunicaránlos datos a los niveles más altos. Estas decisiones responden a preguntas como:¿Tienen que transmitirse todos los datos para que sean analizados al nivelsuperior, o solo es necesario enviar un resumen? ¿Es necesario que los datossin procesar sean revisados por los responsables en cada nivel antes depresentarlo para su análisis, o pueden confiar estos responsables en laretroalimentación del punto de digitación? En el caso de los sistemasinformatizados, ¿pueden diseñarse partes del sistema para su utilización enlinea desde establecimientos de salud muy alejados? Con independencia delmodo de transmisión de datos debe ponerse gran atención en la definición ysupervisión de los procedimientos de comunicación de la información, demanera que pueda elaborarse información puntual.

Pro d.1 Sist.ma d. S••i.ist" d.lI.di"••nt los llIi.i'lOno d. Sal.d· DIGEIIID

5.2.2. Integridad y calidad de la información:

La integridad consiste en que los valores de los datos se mantengan tal comofueron registrados en el Sistema de Información. El concepto de integridadabarca la precisión y la fiabilidad de los datos. así como la discreción que sedebe tener con ellos.

Los procedimientos para mantener la integridad y calidad de la información

se detallan en el Anexo 2.

El Responseble de Información del

515MED debióa cumplir con el

procedimiento esteblecido en la

Directiva del 515MED a fin de

garantizar la calidad y oportunidad de

la información

"'cosos d.1 Sisto..d. Sulli.illlUd.lI.dicolI••las .1 llIi.i•••ri. d. Salud· DIGEIIID

Obtención dedatos adicionales

Toma de decisiones

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Información

_.Fases de información en un Sistema de Información gerencial

El elemento fundamental para que en un Sistema de Información, la gestiónde los medicamentos e insumas tenga éxito, es el uso eficaz de los datosgenerados.

Adaptado de La Gestión del Suministro de Medicamentos· MSH

Datos brutos

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6.1 Tratamiento de los datos:-----------------0

El tratamiento de los datos puede adoptar numerosas formas que oscilan desdeun simple agrupamiento de los datos por establecimiento, cálculo depromedios o análisis de tendencias a lo largo del tiempo, hasta el uso de técnicasestadisticas, como el análisis ABC.

El objetivo aqul es reducir grandes cantidades de datos a un volumenmanejable, a menudo utilizando tablas de resumen. Es importante recordarque para procesar los datos no es necesario disponer de una computadora.Pueden prepararse hojas de tabulación para ayudar a los usuarios a reunirdatos de múltiple fuentes o para computar totales, recuentos y promedios.

6.2 Presentación de la información:!.......-----------------o

Algunas personas tienen dificultad para interpretar la información presentadaen tablas. Existen técnicas sencillas para pasar a gráficas los datos tabulados,de manera que se simplifique su interpretación. Con las hojas de cálculos o losprogramas de gráficas se puede hacer de forma sencilla y entendible. Algunostipos de gráficas habituales son:

• Gráficas de barras: comparación de valores de medicamentos diferenteso del mismo producto en ubicaciones flsicas diferentes.

• Gráficas lineales: presentación de tendencias en el transcurso del tiempopara variables continuas.

• Gráficas de tarta: demostración de las relaciones entre las partes de untodo.

• Mapas: para la distribución geográfica de indicadores.

6.3 Interpretación de la información:

A menudo la interpretación de la información es la parte más interesante de lautilización de los datos. A continuación se enumeran varias preguntas quedeben considerarse en este proceso.

¿Son correctos los datos?

LAlgunas de las cifras parecen improbables?

¿Cuél es la relación entre estas cifras y las anteriores?

¿Qué relación hay entre las cifras de áreas geográficas diferentes?

¿Cuáles pueden ser las causas de los problemas identificados en los informes?

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1'10..... d.1 Si.l.... d. Su..ioil1nl d.lI.di....nl... lnlUlDos.n ,llIinilt.ri. d. Salud· DIGEIIID

• Comparar las alternativas utilizando criterios definidos.

• Seleccionar y llevar a efecto la mejor decisi6n o solución.

Una buena gesti6n requiere reacciones rápidas y meditadas con relaci6n a losproblemas que inevitablemente surgen cuando se pone un plan en acci6n.Algunos directores son muy eficaces en la toma de decisiones y resoluci6n deproblemas. Otros retrasan las decisiones. eluden los problemas y reaccionanimpulsivamente de una manera desacertada.

Para la toma de decisiones se recomienda tener en cuenta los siguientes pasos:

• Analizar los informes con los compañeros.

• Antes de preparar los informes. analice los datos en una reunión delpersonal. otras personas pueden ofrecer puntos de vista útiles sobre losmotivos por los cuales algunos indicadores concretos están mejorando oempeorando. y pueden ofrecer sugerencias valiosas acerca de los cambiosque se pueden hacer.

En función de las interpretaciones de la información pueden enumerarse lasactividades posibles en cada supuesto.

• Realizar un seguimiento y ajustar.

• Revisar el objetivo básico.

• Valorar la situaci6n: determinar la causa del problema.

• Identificar soluciones alternativas.

• Definir la decisi6n a adoptar o el problema a resolver.

• Muchos problemas pueden corregirse a través de la supervisión y con másinformación. No obstante. es posible que se presenten situaciones en lascuales sea necesario aplicar sanciones y tomar medidas disciplinarias: lasostenibilidad del sistema de suministro puede depender de ello.

• Las decisiones no deben limitarse a hacer frente a los problemas; tambiénes importante centrarse en los resultados positivos encontrados. Si untrimestre presenta resultados especialmente buenos. considere lo que elpersonal tenga que decir sobre lo que se hizo bien y trate de repetirlo.

• Reunir más datos: si el informe indica que puede existir un problema. laconfirmación se puede obtener a través de una encuesta o una visita desupervisión especial.

6.4 Recomendaciones para el manejo de informacióny toma de decisiones:

---------------~O

6.5 Proporcionar retroalimentación:

----------------~OCuando se reciben informes de otras unidades, puede ofrecerse una respuestasencilla, como un acuse de recibo del informe, y proporcionarse una respuestaa algún asunto que requiera una actuación. Es más, puede desarrollarse unmecanismo periódico para proporcionar un análisis de los datos sobreindicadores clave en los informes recibidos de todas las unidades. Esto deberíaservir de ayuda para comparar el rendimiento de una unidad con el de otras.La automatización en la preparación de informes de retroalimentación es unode los usos importantes de las computadoras en un Sistema de Gestión deMedicamentos e Insumos.

Para el uso gerencial y eficiente de la información, se recomienda seguir algunaspautas básicas de los sistemas de información:

• Identificar a los usuarios de la información.

• Identificar las necesidades de información de cada usuario, incluyendoindicadores.

• Revisar los procedimientos existentes de mantenimiento de registros ycomunicación de datos.

• Comparar la información existente con las necesidades de informaciónpara identificar sesgos, desfases y datos que se pueden eliminar.

• Actualizar periódicamente los procedimientos de mantenimiento deregistros y comunicación de datos para cubrir los desfases. Ver Anexo 3.

• Desarrollar los procedimientos que ayuden a los usuarios a efectuar análisisde datos sencillos y presentaciones de las tendencias principales.

• Probar todos los formatos de registro y comunicación de datos que sedesea implementar o viabilizar.

• Efectuar modificaciones en los formatos de registro y comunicación,basándose en los resultados de las pruebas.

• Preparar manuales de instrucción detallados.

• Desarrollar procedimientos para la preparación de informes deretroalimentación y para informatizarlos, si procede.

• Formar a los usuarios de la información en todos los niveles en la obtenciónde datos, procedimientos de comunicación y uso de la información.

• En caso de informatizar el Sistema de Información de gestión de'medicamentos e insumos, formar al personal tanto en el empleo generalde las computadoras como en el uso de aplicaciones concretas.

1'nI_ do! Si....d. S..iniltnl d.ll.di....nl... I.......n.lllinistorí. d. Salud· DIGEIlID

• Supervisar la aplicación del sistema, incluyendo la calidad y la regularidadde la comunicación.

• Adaptar los registros, informes y programas informáticos según vayanevolucionando las necesidades de información.

Concluyendo el caso

El ceso p,esentedo el Inicio de este m6dulo p,etendl6 Ilust,e, unesltuecl6n p,oblem.tlce muy común cuendo no se hen seguidop,ocedim/entos efectivos. SI hecemos un ,ecuento de los p,oblemesdel ceso, estos se ,.fle"m e:

Felte o escesu de Info""eci6n en le DIREMID.Inoporlunided de ecopio de Info,meci6n.Felte politice de segu,ided de le Info,meci6n.Felte velidaci6n y consistencie de le info,meci6n gene,eda en laDISA.Poce o nule coordinaci6n con otros actores involucredos en elSistema de Informeci6n.

Estos problemas generan que la toma de decisiones pera elabastecimiento de medicamentos sea inadecuada, al no contar coninformaci6n de calidad y oporlune que imposibilita un análisis técnico.Todo esto conlleva al desabastecimiento de medicamentos e insumos,que afecta a quienes están involucrados en el sistema de suministro, yde manera especial a quienes son usuarios(as) del servicio. Sin embargo,como hemos podido comprobar en este m6dulo, muchas de lasdificultades que surgen en la rutina diaria de gestionar la informaci6n,pueden ser evitadas si es que hay un adecuado conocimiento y aplicaciónde procedimientos necesarios. La información que se ha presentadohasta aqul pretende contribuir a ese fin.

Proc.... dol Si.lo.o d. Su.inistro do M.di"'••nt.' .lnsu......1Mini'lo';. do Salud· DIGEMID

Pnl.......1Síst..... S..inist" Ulldi.....I... I...._.n .llIinist.n••• Sol•• •DICEIlIO

• Justificación:

• Operacionalidad:

Cantidad de ítems con diferencias en Registro= de Med e lns (SD 515MED - Formato ICII_ x 100

Cantidad de ítems registrados Formato ICI

Interpretación:

Nivel de Uso: Punto de digitación y DISA.

Estándar: = O %

Herramientas que permiten a los administradores y evaluadores del sistemacomparar los resultados reales del proceso con los resultados que se esperan.

• Fuentes de información: Formatos lel y base de datos SISMED.

•

•

% de diferencia entredata y dato

•

La información de registro de medicamentos e insumas que maneja la DIREMIDdebe ser confiable y consistente, al detalle, item por item. La presencia o ausenciade esta diferencia, calculada a partir de las diferencias para cada medicamentoe insumo, es un indicador de la confianza y calidad de manejo de informaciónde la unidad analizada: establecimiento o DI5A. La evolución de estasdiferencias permiten evaluar la labor del equipo del 515MED en los diferentesniveles de las direcciones de salud.

Resultados alejados del valor óptimo indicarán diferencias en el registro delformato lel y base de datos. La cantidad de registros de ambas fuentes debecoincidir.

7.1 Diferencia entre data (reporte SISMED) y dato(formato lel) por Establecimiento de Salud

VII. INDICADORES DE EVALUACiÓN DEL PROCESODEL SISTEMA DE INFORMACiÓN

:..-..-----------------,0

Pro COI"' d.1 Si.t.ma d. Suministro d. 'lidi"••nto•• Insullo..n.1 Mini.t.ri. de Salud· OICEMID

EJERCICIO:

Justificación:

20-22x10022

N° Estab Salud gue informan oporto x 100N° total de Estab. Salud asignados.

Cantidad de ítems con diferencias en Registro= de Med e Ins (BD SISMED - Formato ICI) x 100

Cantidad de ítems registrados Formato lel

% de diferencia entre =data y dato

Nivel de Uso: Punto de digitación y DISA.

% de brecha absoluta de registros = 9,1 %

Operacionalidad:

Estándar: = 100 %

% Estab. Salud =que informan oporto

Para la gerencia del sistema de suministro de medicamentos e insumos esimportante contar con la mayor cantidad de información de losestablecimientos, la misma que debe estar acorde con los cronogramasestablecidos. Este indicador permite conocer el grado de cumplimiento de losestablecimientos de salud en los diferentes niveles: Punto de digitación y lasDISA.

% de diferencia entredata y dato

El puesto de salud Manácamiri de la DISA Loreto presenta los siguientes datos:Cantidad de items registrados en BD SISMED = 20Cantidad de items registrados en Formato ICI = 22

7.2 Porcentaje de Establecimientos de Salud queinforman oportunamente

EJERCICIO:

% Establecimientos de Salud que informan oportunamente= 85%

Interpretación:

.llQ.... x 100205

N° Estab Salud que informan oporto x 100N° total de Estab. Salud asignados.

% Estab. Salud =que informan oporto

r.- ....SíIIIIII ..s-sn.....f" .....'-.rlllioislrrit .. SoloIl· DIGEIIID

Fuentes de información: Cronograma de entrega de informaciónestablecido, cantidad de formatos ICI recibidos, lista oficial de estableci­mientos de salud (Estab. Salud) asignados.

La DISA Piura cuenta con 205 establecimientos de salud operativos. El númerode establecimientos que presentaron oportunamente el Formato ICI en el mesde octubre del 2004 fue 170.

Resultados menores al 100% indican el incumplimiento de la presentación deinformación del SISMED, según cronograma establecido.

% Estab. Salud =que informan oporto

Para recordar

El Sistema de Información permite mejorar la toma de decisiones para la

previsión, provisión y el control del uso de medicamentos e insumas.

El Sistema de Información tiene como fin principal gestionar conocimiento

(convertir datos en información, vincular la información recogida y

transformarla en conocimiento que aporte a mejorar las prácticas cotidianas)

que contribuya a hacer eficiente el Sistema de Suministro de Medicamentos

e Insumas y, por lo tanto, brindar un servicio de calidad al usuario.

Un Sistema de Información eficaz puede sintetizar el gran volumen de datos

generados por las actividades del Sistema de Suministro de Medicamentos

e Insumas.

Los datos recogidos en el proceso se transforman en información valiosa,

en la medida que son procesados (analizados, priorizados y articulados) en

forma adecuada.

La recopilación de un número excesivo de datos suele dar lugar a análisis

insuficientes.

Una retroalimentación regular es una de las maneras más provechosas de

mejorar la calidad de los datos y de informar el cumplimiento de la

obligación.

Cuando el personal que genera la información ve que se está haciendo uso

de sus datos, se hace más consciente de la importancia de su recojo.

A fin de optimizar recursos y mejorar la calidad de la información, es

necesario integrar el Sistema de Información de gestión de medicamentos

e insumas con otros sistemas de recojo de datos.

Para una adecuada toma de decisiones es importante desarrollar métodos

analiticos prácticos para facilitar la interpretación y el uso de los datos.

El formato para la comunicación de datos se diferencia de los documentos

de registro, porque están diseñados para ser transmitidos a otras instancias.

PoI..... d.1 Sist.... d. S..inistnl d.lI.di..~.nIOl.I..u....n.llIinist.no d. S.lud· DIGEIIID

Desarrollar un sistema de seguridad de la información significa: «planear,

organizar, coordinar, dirigir y controlar las actividades relacionadas a mantener

y garantizar la integridad física de los recursos implicados en la función

informática, así como el resguardo de los activos de la entidad.

En el sector salud, con la automatización del Sistema de Información, se puede

ahorrar costos y mejorar la calidad de atención.

la información generada por el SISMED se utiliza en el proceso de toma de

decisiones.

""'_.dll Silto... dI S..iRilll1l dlll"dica""RI" IIRSU"" IR .llIiRi'lIri. dI Salud· OIGEIlIO

ProceSlS d,1 SislI.a da S..i.istrI d,ll,di...'ntll,lnlUllos '",1 llinistari. ja Salud· DIGElllD

50 ¿Cuáles son los métodos de recojo de datos más apropiados? ¿Por qué?

En un Sistema de Información permanente es necesario recoger lamayor cantidad de datos, incluyendo aquellos que no se usanhabitualmente.Para establecer un Sistema de Información no es importanteconsiderar las necesidades del usuario.Es necesario realizar actividades de control de calidad en todos loscomponentes del Sistema de Información.

( )

2. En su DISA, ¿qué acciones han considerado como medidas preventivaspara casos de emergencia en el Sistema de Información?

VERIFICANDO LO APRENDIDOAutoevaluación

1. Pensemos por un momento que hoy se sufre un percance en el centro decómputo donde se encuentra la información del SISMED, lo que originó lapérdida de la misma. ¿Qué acciones tomaria como director deMedicamentos, Insumos y Drogas?

3. ¿Considera que los formatos actuales de comunicación de datos que usanen su DISA (ICI, IME, entre otros) recogen la información para poder cubrirsus necesidades de información? ¿Por qué?

4. ¿El Sistema de Información sirve de instrumento de apoyo a las funcionesde supervisión y evaluación para gerencial el Sistema de Suministro deMedicamentos e Insumos? Si fuera así, fundaméntelo con las tres razonesque considere más importantes.

6. Responda con verdadero o falso a las siguientes afirmaciones

• 0

7. Enumere las etapas en el diseño y la revisión de un Sistema de Informaciónde gestión de suministro de medicamentos e insumas.

8. ¿Cuáles son las ventajas de contar con un software de apoyo al Sistema deInformación de la gestión de suministro de medicamentos e insumas?

..............................................................................................................................

9. ¿Qué medidas adoptaría en caso de que identifique que un punto dedigitación frecuentemente incumple con la entrega de información delSISMED?

..............................................................................................................................

10. Señale la importancia de la retroalimentación en un Sistema deInformación.

.......................... , , .

..............................................................................................................................

PIIcI del SistI s.ioi 11 1 oIl1ioistori••• SIl•• · OIGIIIIO

1. Acceso: Recuperación o grabación de datos que han sido almacenadosen un sistema de computación. Cuando se consulta una base de datos. losdatos son primeramente recuperados hacia la computadora y luegotransmitidos a la pantalla del terminal.

2. Actividad: Acción dirigida a la consecución de un objetivo concreto.

3. Administración de datos: Función dentro de una organizaciónencargada de la administración de los datos, mediante el análisis, laclasificación y conservación de los datos y las relaciones entre los mismos;la coordinación para el desarrollo de modelos y diccionario de datos,combinado con el volumen de transacciones. representan la materia primapara el diseño de base de datos.

4. Administrador de la red: Persona responsable que tiene a su cargo lagestión técnica, administrativa y operativa del sistema de redes.

5. Almacenamiento: Cualquier dispositivo o medio capaz de recibirinformación y retenerla durante un período, permitiendo su extracción(recuperación) y empleo, cuando sea necesario.

6. Archivo:a) Conjunto de registros que guardan relación. Al registro se le puedeconsiderar la información básica a la que se puede acceder en bloque y alarchivo, una organización de los registros.

b) Porción de memoria auxiliar, normalmente en disco. ocupada por unconjunto homogéneo de información (datos o programa).

7. Auditoria de sistema: Examen de sistemas. programación y procesa­miento del centro de datos con el objeto de determinar la efíciencia de lasoperaciones de computación.

8. Base de datos: Conjunto de datos organizados. entre los cuales existeuna correlación y que están almacenadas con criterios independientes delos programas que los utilizan. La filosofía de las bases de datos es la dealmacenar grandes cantidades de datos de una manera no redundante,que permita las posibles consultas según los derechos de acceso.

9. Consistencia: Acción que permite detectar anomalías en los datos de unregistro que se procesa y que generalmente se informa mediante impresión.

10. Copia de seguridad. Copia complementaria de un programa de datosque habitualmente se archiva por si acaso el programa original se daña ose píerde.

Pro..... d.1 $iSl.'" d. Suaini.... dllI.dicM.1Il1S .1.........llIi.isl.ri. d. Sllud· OIGEIIIO

11. Integridad: Consiste en que los valores de los datos se mantengan talcomo fueron puestos intencionalmente en el sistema. las técnicas deintegridad sirven para prevenir que existan valores errados en los datosprovocados por el software de la base de datos, o por fallas de programaso del sistema.

El concepto de integridad abarca la precisión y la fiabilidad de los datos asicomo la discreción que se debe tener con ellos.

12. Medios magnéticos: Son dispositivos que permiten el almacenamientode programas e información. En todos los dispositivos que componen estegrupo, el soporte magnético tiene la misma estructura y composición. Estánformados por una base de material y formas variables, sobre las que se hadepositado una delgada capa de material magnetizable.

El registro de información se realiza mediante equipos dotados de unacabeza de grabación el cual dispone de una bobina que produce un campoelectromagnético, creando por inducción zonas puntuales magnetizablessobre el soporte utilizado.

los elementos más representativos de los medios magnéticos son los discosy las cintas magnéticas. El primero es un medio de acceso seudoaleatorioy el segundo, un medio de acceso secuencial.

13. Medios ópticos: Son dispositivos de almacenamiento para grandessistemas electrónicos de archivos (programas e información). Dentro deellos se encuentran el CD-ROM, que son discos con información pregrabaday que sólo pueden ser leídas; WORM, que permiten grabar la informaciónque se desee y pueden ser leidas cuantas veces sea necesario; y el EOD,discos ópticos borrables o reescribibles, de reciente aparición.

14. Módulo: Es un componente autónomo de software o hardware queinteractúa con un sistema mayor. los módulos de programas se diseñanpara manejar una tarea especifica dentro de un programa mayor. losmódulos de hardware se hacen a menudo para enchufarlos al sistemaprincipal.

15. Monousuario: Un solo usuario.

16. Multiusuario: Dos o más usuarios comparten recursos de información através de una computadora.

17. Procesamiento autom6tico de datos: Se define como la actividad decaptura, almacenamiento, actualización, transformación, generación yrecuperación de datos por medios computacionales.

18. Programas: (software) programas o segmentos de programas.

19. Protección: Mecanismo de control c'ontra posibles acciones noautorizadas que debe brindar un sistema informático. Estos controles debencombinarse con seguridad fisica, procedimientos administrativos y otrpstipos de controles. para proporcionar protección efectiva. .

"..., SislI.. 11I Soooillisln 11I11 1_In .. lIioil1lrio ..SlIIlI- DISEIIID

20. RED: Sistema de computadoras interconectadas. Los componentes de lared no tienen que estar necesariamente próximos entre sí; la conexiónpuede hacerse a través de las lineas telefónicas o de transmisión de datos.

21. Red de computedor..:(1) Una disposición de computadoras que están interconectadas.(2) En comunicaciones, los canales de transmisión y el soporte de hardwarey software.

22. Registro: En las bases de datos, una entrada o fila.

23. Servidor: La computadora principal en una red proporciona capacidadde almacenamiento y procesamiento a las computadoras clientes.

24. Segurided: Medidas de resguardo contra el acceso no autorizado a losdatos. Los programas y datos se pueden asegurar entregando números deidentificación y contraseñas a los usuarios autorizados de una computadora.

25. Servicio inform6tico: Conjunto de actividades (planeamiento, análisis,diseño, programación, operación, entrada de datos, autoedición. bases dedatos, etc.) asociadas al manejo automatizado de la información quesatisfacen las necesidades de los usuarios de este recurso.

26. Sistema de información: Se denomina Sistema de Información alconjunto de procedimientos manuales o automatizados que estánorientados a proporcionar información para la toma de decisiones.

27. Sistema operativo: Programa que supervisa el funcionamiento globalde una computadora. Permite la comunicación de otros programas conlos componentes materiales (hardware) y es absolutamente necesario parael funcionamiento de la computadora.

28. Tabla:a) Conjunto o arreglo de variables (qe tipo numérico, de cadena u otrocualquiera), todas ellas con la misma estructura y el mismo nombre, lascuales se referencian o direccionan con un subíndice.Una tabla de dos dimensiones cuyos elementos están organizados en filasy columnas se denomina matriz.

b) Colección de datos contenida en la memoria (o en algún otro medio dealmacenamiento), que está organizada de forma que se puedan recuperarlos ítems individuales por medio de claves específicas almacenadas comoparte de cada ítem.

29. Tabulados: Colección de cuadros estadísticos que permiten obtenerinformación parcíal sobre diferentes procesos que hayan sido ejecutados.

30. Usuario: Cualquier persona que utiliza una computadora. Por lo generalse refiere a las personas que no pertenecen al personal técnico y queproporcionan entradas y reciben salidas de la computadora.

I'JoClSIS d.1 Si'"I1' d. Sullinistra d.ll.dicall.nt... I.......n.lllinisl.lio d. Sal.d· OI.EIlIO

31. Validación:a)Verificación que ejecuta un programa para comprobar que la información

procesada cumple ciertas condiciones.

b) Comprobación que tiene por objeto asegurar que los datos quedencomprendidos dentro de ciertos límites prescritos.

c) Cualquier operación que se realice para comprobar la validez o laexactitud de un operando o de un resultado. El proceso de datos requierecomprobación de la máquina y la del personal de la oficina. Lascomprobaciones por medio de la máquina pueden programarseespecialmente o ser ejecutadas automáticamente por los componentesfísicos.

32. Verificación: Es la prueba de un programa que se ejecuta en un ambientesimulado (es decir, con datos no reales) para hallar sus errores.

33. Virus informático: El virus informático es un programa elaboradoaccidental o intencionadamente, que se introduce y se transmite a travésde disquetes o de la red telefónica de comunicación entre ordenadores,causando diversos tipos de daños a los sistemas computarizados. Ejemplo:el virus llamado Viernes Trece o Jerusalén desactivó el conjunto decomputadoras de la defensa de Israel y actualmente se ha extendido a todoel mundo.

Son programas creados por especialistas de computación con la finalidad

premeditada de alterar el funcionamiento normal del computador.

Presentan las siguientes características:

Se reproducen a sí mismos.

Se insertan o afectan los programas ejecutables.

Se cargan en la memoria del computador pudiendo reproducirse ycopiarse en disquetes o software instalados en el disco duro (infección).

Pueden alterar, destruir o borrar la información contenida en lascomputadoras.

Los virus informáticos constituyen una amenaza para el hardware,software y la información que se maneja con las computadoras.

Pr...... d.1 SistI..d. S.ainillnl d••lodi"••nt••• I.......n.llIinislln. d.Sllud -OIGIIIID

Bibliografía

1. COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOaUIA. Gerencia yAdministración de Sistemas de Suministro de Medicamentos Esenciales.Tomo 1 y 2. Colombia.

2. Management Sciences for Health - MSH. Gestión del Suministro deMedicamentos. 2002.

3. CONSEJO GENERAL DE COLEGIOS OFICIALES DE FARMACÉUTICOS.Indicadores de Garantfa de Calidad en Farmacia Hospitalaria - VocalfaNacional de Hospitales. Madrid. 1995.

SITIOS WEB CONSULTADOS:

4. WWW.INEI.GOB.PE

5. WWW.MINSA.INFODIGEMID.GOB.PE

6. WWW.SISMED.MINSA.GOB.PE

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C Anexo_s~)1.- MODELO DE FORMATOS: ICI e IME

2.- PROCEDIMIENTOS PARA MANTENER LA INTEGRIDAD YCALIDAD DE LA INFORMACiÓN

3.- GESTiÓN ADMINISTRATIVA: PROCEDIMIENTOS EN EL SISTEMADE INFORMACiÓN

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Modelo de formato IME

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Anexo 2

PROCEDIMIENTOS PARA MANTENER LA INTEGRIDAD YCALIDAD DE LA INFORMACiÓN

La integridad consiste en que los valores de los datos se mantengan tal comofueron registrados en el Sistema de Informaci6n. El concepto de integridadabarca la precisi6n y la fiabilidad de los datos, asi como la discreci6n que sedebe tener con ellos.

Para el Sistema de Suministro de Medicamentos e Insumos, la directiva delSISMED establece lo siguiente: 50

1. El director general y el director de medicamentos o quienes hagan susveces de la DISA, hospital e instituto especializado, con apoyo de la Oficinade Estadistica e Informática de su dependencia, son responsables degarantizar el registro, calidad, consolidación y envio de la informaci6n anivel central que genere el SISMED.

2. La informaci6n generada por el SISMED en los establecimientos de salud,almacén o subalmacén especializado es registrada mensualmente en elInforme de Consumo Integrado (ICI) y en el Informe de MovimientoEconómico (IME), según corresponda (Anexos N° 5, 6, 7 Y 11. El originaldebe quedar en la DISA y la copia en el establecimiento de salud, almacéno subalmacén especializado donde se originó la informaci6n. Para tal efectose establece como fecha de cierre de información el último día de cadames.

3. Los formatos e informes del SISMED son firmados y sellados por el jefedel establecimiento y por el responsable de Farmacia. Para el caso delalmacén y subalmacén especializado, por el responsable de dicha instancia.El IME debe contar, además, con el visto bueno del responsable deadministración del establecimiento o quien haga sus veces.

4. El ICI original se remite mensualmente a los puntos de digitaciónestablecidos por la DISA. Una vez registrados los datos, la información seremite a la Direcci6n de Medicamentos a través de correo electr6nico o enmedio magnético, adjuntando los formatos ICI.

5. El IME es remitido a la Dirección de Medicamentos de la DISA o a quienesta delegue, para su digitación y tratamiento administrativocorrespondiente.

6. La informaci6n consolidada del ICI e IME de la DISA se remite a la OEI delnivel central, a través de correo electrónico o en medio magnético, dentrode los diez dlas útiles del mes siguiente.

7. La OEI y la DIGEMID son responsables de consolidar y poner a disposiciónde los usuarios la informaci6n del SISMED en un plazo máximo de cincodias útiles.

..Resolución Ministerial N" 1753-2oo2-SAlDM Aprueba el SISMED (5 Nov. 2002)

rr-MlSist.- ..-... 11--..... oIl1ioisl1ri1 .. SIW- DIGEIIID

Anexo 3

GESTiÓN ADMINISTRATIVA: PROCEDIMIENTOS EN ELSISTEMA DE INFORMACiÓN

Se debe asegurar el registro adecuado de la información generada por elmovimiento de los medicamentos e insumos del SISMED, asl como de laveracidad de la información.

CONSIDERACIONES BÁSICAS:

Al Del registro

Registrar en el software del SISMED el movimiento de medicamentos einsumos

o Ingreso de medicamentos cuyo documento sustentatorio será la ordende compra, nota de entrada de almacén, guía de remisión, entre otros.

o Salidas de medicamentos cuyo documento sustentatorio son los Pecosaso recetas.

o Conteos físicos de stock.o Toma de inventario físico anual es efectuado por una comisión designada

por la DISA. con verificación del encargado del almacén.

Bl De la información

o Mensualmente imprímir el formato de Informe de Consumo Integrado(lCI) y el Informe de Movimiento Económico (lME), asr como el FormatoEstándar de Requerimiento, según los diferentes niveles.

o Firmar y hacer firmar al jefe del establecimiento. Tener presente que lainformación registrada tiene carácter de declaración jurada y refleja lasexístencias del almacén, subalmacén o establecímiento de salud.

Cl De la consolidación y el envío de información

Puntos de digitación:

• Recibir ellCI e IME de establecimientos de salud y de microredes impresoy en disquete según corresponda.

• Realizar control de calidad, a través de la revisión del ICI e IMEpresentados, de ser necesario corregir junto con el responsable deFarmacia los errores encontrados.

• Digitar la información del ICI e IME recibidos.

• Realizar control de calidad a la digitación de los formatos, a través deparámetros técnicos establecidos.

"-1III~..r..-..""P'IlIiE__.""'."""""SIIooI·"

o Consolidar la información de los establecimientos junto con los delsubalmacén (si hubiera) y enviarla en disquete o por correo electrónicoa la Dirección de Medicamentos, Insumos y Drogas.

DI De las responsabilidades

Dirección de Medicamentos, Insumas y Drogas

o El responsable de información de la Dirección de Medicamentos efectúael control de calidad de la información y la retroalimenta en caso deencontrar errores. Si se efectúan correcciones, el mes siguiente se debepresentar el formato saneado con los sellos y las firmas respectivas.

o La información consolidada final es enviada a la Oficina General deEstadística e Informática del MINSA para su tratamiento, quien encoordinación con la DIGEMID consolida y procesa la información detodo el país, elaborando reportes para la retroalimentación respectiva.

o Cada DISA realiza los análisis de los indicadores de gestión generadospor el SISMED.

el De los documentos fuente

Entre los principales documentos que se maneja en el Sistema Integradode Suministro de Medicamentos y Material Médico Quirúrgico (SISMED)tenemos:

o SISMED-IME UNIDAD EJECUTORA Informe de Movimiento Económico(Direcciones Regionales de Salud/Direcciones de Salud, Hospital eInstituto Especializado).

o SISMED-IME-CPS Informe de Movimiento Económico (centros de salud,puestos de salud, CLAS y hospitales no unidades ejecutoras).

o FER-G Formato estándar de requerimientos de gastos.o Receta única estandarizada.o SISMED-ICI Informe de Consumo Integrado.o SISMED-ICI-D Informe de Consumo Donaciones.o Pedido provisional de almacén.o Informe de distribución subalmacén y almacén.o Nota de .devolución.

Estos registros de datos constituyen la fuente de información necesaria pararealizar los cálculos tendientes a determinar el nivel de stock y las necesidadesabastecimiento; asi como realizar un efectivo control de los inventarios. Porello, estos registros deben ser estandarizados, actualizados y exactos, pues deellos depende la exactitud de los cálculos realizados para la gestión de stock.

Pro...OS dBI SislBm. d. Suministra dBMBdi""'nlOl.lnsu.osBn BIMinist.no d. Salud -OIGEMIO

PROCESOS DEL SISTEMA DE SUMINISTRODE MEDICAMENTOS E INSUMaS

Módulo Módulo Módulo Módulo MóduloI JI 111 IV V

Selección .. Estimación .. Adquisición Almacena- .. Gestiónde y Programa- de miento de

Medica- ción de Me- Medicamen- y Distribu- Stockmentas dieamentos tos ción de

e Insumos e Insumos Medica-mentos

e Insumas

Procesos del Sistema de Suministro de Medicarnenlos eInsumos en el Ministerio de SélllId· D1GEMIO

Esta publicación fue realizada con el apoyo técnico y financiero de la Agencia de los

Estados Unidos para el Desarrollo Internacional USAID-Perú a través de la Asociación

Benéfica PRISMA, bajo los términos del Acuerdo Cooperativo N° 527-A-OO-96-00470-00.

Las opiniones expresadas en este documento son de los a!Jtores y no necesariamente

reflejan los puntos de vista de USAID.

MINISTERIO DE SALUDAv. SaJaverry Cda. 8 - Jesús María

Urna - Perú 2006www.minsagob.pe