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PROCESOSBREVE INTRODUCCIONSISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD BAJO NORMAS ISO 9000 PARA CERTIFICACION

1Males comunes en las organizaciones

excesiva jerarquaenorme burocracialentitudproteccionismoexcesiva tolerancia a errores o fallasamarrada a viejos dogmas

2Males comunes en las organizaciones

excesivo nfasis en la divisin del trabajotareas satisfacen necesidades internaseficiencia de unos a costa de otrascoordinacin es fuente de conflictostareas de impacto sin responsables

3DiferenciasFUNCIONAL PROCESOSLos empleados son el problema. El proceso es el problemaHacer mi trabajo Ayudar a que se hagan cosasComprender mi trabajo Saber qu lugar ocupa mi trabaj dentro de todo el procesoEvaluar a los individuos Evaluar el procesoCambiar a la persona Cambiar el procesoSiempre se puede encontrar Siempre se puede mejorar el un mejor empleado procesoMotivar a las personas Eliminar barrerascontrolar a las personas Desarrollo de las personasNo confiar en nadie Todos estamos en estoQuin cometi el error ? Qu permiti que el error se produjera?Orientado a la lnea jerrquica Orientado al cliente

4Gestin por procesos Los resultados deseados se alcanzan con mayor eficiencia cuando los recursos y las actividades relacionadas se gestionan como procesos.Beneficios: Menores costos y ciclos ms cortos como consecuencia del uso eficiente de los recursos. Resultados consistentes y predecibles. Focalizacin y priorizacin de las oportunidades de mejora.

5ProcesosCONCEPTOEntendemos, a efectos organizacionales, que los procesos son un conjunto de actividades realizadas en una secuencia o cierto orden lgico para lograr un producto o resultado, y a travs de las cuales se van transformando unos insumos (material o informacin), a los que sucesivamente se les va agregando valor con cada actividad, hasta lograr el producto o resultado requerido.

6Elementos:PRODUCTO (BIEN O SERVICIO) USUARIO, INTERESADO O RECEPTOR (CLIENTE) DEL PRODUCTOSECUENCIA LGICA DE ACTIVIDADES (INICIO FIN) ACTORES RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES INSUMOS REQUERIDOS Y PROVEEDORES

7Gerencia por procesosEs un requisito de la Normas ISO 9000/2000: promueven la adopcin de un enfoque basado en procesos. Especficamente en: La Norma ISO 9001:2000 enfatiza la importancia para una organizacin de identificar, implementar, gestionar y mejorar continuamente la eficacia de sus procesos que son necesarios para el sistema de gestin de calidad, y para gestionar las interacciones de estos procesos con el fin de alcanzar los objetivos de la organizacin

8Proceso?No existe producto y/ o servicio sin un proceso.No existe proceso sin un producto o servicio

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Caractersticas relevantes de los Procesos

Son medibles : Se pueden incorporar medidas de valor tales como: tiempo, costo, calidad. Son adaptables: fciles de cambiar, mejorar (reducir variaciones, prevenir errores) Se puede detectar con facilidad la problemtica asociada a cada proceso

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Qu es un Sistema de gestin integrado?

Estructura organizativaResponsabilidadesProcesosRecursosPara gestionar funciones mltiples, por ejemplo Gestin de la Calidad, del Medio ambiente y de la Seguridad Laboral en la organizacin, Gestin Logstica, Seguridad de Informacin.

11SistemaEs una reunin o conjunto de elementos relacionados

Es una entidad cuya existencia se mantiene como un todo, por la necesidad de interaccin de sus partesEn un sistema todas las partes deben estar conectadas para que funcionen eficientemente

12Cadena de valorEs una tcnica que tiene por objetivo, identificar las actividades que se realizan en una institucin, las cuales se encuentran inmersas dentro de un sistema denominado sistema de valor, que est conformado por: Cadena de valor de los proveedores Cadena de valor de otras unidades del negocio Cadena de valor de los canales de distribucinCadena de valor de los clientes

13BeneficiosUna cadena de valor altamente integrada crea mayor valor para la sociedad o el cliente final, en trminos de entrega de productos, servicios complejos, personalizados, donde el cliente coordina con su proveedor que tienen una sola cara y que ofrece velocidad y flexibilidad. Es sinnimo de alto nivel de servicio al cliente y eficiencia

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15Jerarquia de los procesosMACROPROCESO = conjunto de procesos vinculados por una poltica o punto de referencia comn (ejemplo:Recursos Humanos, Comercializacin).PROCESO = el que genera un producto genrico para un cliente interno o externo a la organizacin ( ejemplo: Crdito).SUBPROCESO = el que genera un producto especifico dentro de un proceso ( crdito de vivienda, crdito automotriz)

16Tipos de procesosGOBERNANTES : Procesos gerenciales de Planificacin y ControlPlanificacin Financiera -Desdoblamiento de la estrategiaPRODUCTIVOS: Generan salidas y tienen alto impacto sobre la satisfaccin del clienteDesarrollo de productosServicio al clienteProcesamiento de rdenesHABILITANTES : Procesos internos de apoyo a los productivos y gobernantesServicios administrativos, legales, RRHHProcesos financierosSistemas de informacin

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19Composicion del procesoDescribes quese hace, no comose haceSon independientes de la localidad o personas que lo ejecutanSon descompuestas en una jerarqua, donde los componentes del proceso estn constituidos por ms elementos del mismo

20UN DIAGRAMA VALE MAS QUE MIL PROCEDIMIENTOSRepresentan grficamente las actividades que conforman un procesoNos sirven para disciplinar nuestra manera de pensarmuestran claramente las actividades o reas en las cuales se podran producir cuellos de botella o improductividades

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23Tipos de DiagramasDiagrama de bloque,que proporciona una visin rpida del procesoDiagrama de flujo, analiza las interrelaciones detalladas de un procesoDiagrama de flujo funcional, que muestra el flujo del proceso entre organizaciones o reas.

24Diagrama de Flujo FuncionalMuestra el movimiento entre diferentes unidades de trabajo

Permite identificar como los departamentos funcionales, verticalmente orientados, afecta un proceso que fluye horizontalmente a travs de un empresa

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26Manual de ProcedimientosDocumento que integra dos o ms procedimientos que describen, en secuencia lgica y ordenada, las actividades que forman el proceso general de un rgano, servicio o sistema.

27ObjetivosPresentar una visin de conjunto de la organizacin Precisar las funciones asignadas a cada unidad AdministrativaEstablecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicosCoadyuvar a la correcta atencinde las laboresasignadasal personal Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo de manera estandarizadaFunciona como medio de relacin y coordinacin con otrasorganizacionesServir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y/o clientes

28El manual de procedimientosObjetivoAlcancePolticasDiagrama de flujoProcedimientoFormatosDocumentos de soporteConcepto(s)

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Procesos de mejoraTcnica de grupo nominal

Mtodo para generar ideas y opiniones en pequeos grupos (10-15 personas). Similar a la lluvia de ideas.

Produce muchas ideas y soluciones en corto tiempo. Mtodo que se enfoca en los problemas, no en la gente, facilita la comunicacin y la participacin.

31Como se aplicaPresentar las preocupaciones y /o problemas. Generar las ideas, 5-10 min de tiempo de meditacin sin discusin. Obtener las ideas de forma secuencial, una idea a la vez, por escrito en un papelgrafo o en papel. Combinar las ideas, desechar las duplicadas, enfocarse en la clarificacin del significado, no en la argumentacin. Puntuar por miembro del grupo, sumar y priorizar

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ANALISIS DE VALOR AGREGADOQue es valor?EL proceso es un conjunto de actividades que generan VALORVALOR: percepcin que tiene un cliente sobre la capacidad de un producto o servicio de satisfacer su necesidadEl anlisis de valor agregado es una herramienta para medir la eficiencia de los procesos.

34Origenanlisis de valor/ingeniera del valor es una metodologa sistemtica desarrollada por Lawrence D. Miles a finales de los aos 40, en la direccin de compras de General Electric Corporation, que permite identificar y eliminar :Costos innecesarios de Fabricacinno afecta la funcionalidad, duracin o apariencia del producto

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El anlisisde valor agregado:Permite clasificar las actividades que intervienen para ofrecer un producto o servicio, y ayuda a establecer la relacin proporcional entre las actividades, las cuales se dividen en actividades de valor agregado y actividades de no-valor agregado.

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Objetivo del anlisis:Eliminar dentro de los procesos las actividades que no agregan valorCombinar las actividades que no pueden ser eliminadas, buscando que ellas sean ejecutadas de la forma ms eficiente y/o con el menor costo posibleMejorar las actividades restantes que no agregan valor

En resumen tenemos las tres etapas a seguir: ELIMINAR, COMBINAR Y MEJORAR

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TIPOS DE ACTIVIDADESVAC: Actividades de valor agregado para el clienteSon las actividades que generan valor al cliente y por el cual est dispuesto a pagar

VAE: Actividades de valor agregado para la empresaSon las actividades que generan valor para la empresa y que es el resultado del beneficio ofrecido al cliente

38Actividades que NO Agregan Valor

P: Preparacin (setup) permiten estar listos para desempear una tareaI: Inspeccin revisin o de verificacin de documento o de informacin que intervienen en el procesoE: Espera (fila)Tiempo intil, no se desempea ninguna actividadM: Movimiento movimiento de personas, informacin, materiales o cualquier otra cosa de un punto a otroA: Archivo permiten el almacenamiento temporal o definitivo de la informacin, de los materiales y documentos que se utilizan en los procesos

39Pasos para el Anlisis de Valor Agregado

PASO 1Para hacer el anlisis de valor agregado de las actividades partimos con el Flujogramade procesos,para obtener la secuencia de actividades. Luego mediante el uso de la hoja de medicin de tiempos de proceso obtenemos los tiempos correspondientes de cada una de las actividades

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41PASO 2Ingresar las actividades en el cuadro deANALISIS DE ACTIVIDADES siguiendo la secuencia de las mismas, luego clasificar por tipo de actividad y mas tarde colocar los tiempos de cada actividad.

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43PASO 3Una vez que se ha completado el cuadro se contabiliza los datos por tipo de actividad obteniendo asel nmero de actividades y el tiempo total por tipo de actividad.

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45PASO 4Con los datos anteriores, calcular el Indice de Valor Agregado

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47GraciasPor participarPor compartirPor aportarPor el compromiso

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