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SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA No. 011 de 2015RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES

OBJETO: CONTRATAR UN OPERADOR LOGÍSTICO QUE PRESTE LOS SERVICIOS PARA LAREALIZACIÓN DE VEINTIÚN (21) EVENTOS DE CAPACITACIÓN Y PROMOCIÓN A NIVEL NACIONAL DELA LEY 1712 DE 2014 "POR MEDIO DE LA CUAL SE CREA LA LEY DE TRANSPARENCIA Y DEL

DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA NACIONAL Y SE DICTAN OTRAS

DISPOSICIONES" Y DEL DECRETO 103 DE 2015, "POR EL CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE LA

LEY 1712 DE 2014 Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES" DIRIGIDA A SERVIDORES PÚBLICOS Y APERSONAS EN GENERAL.

La Procuraduría General de la Nación por medio del presente documento procede a dar respuesta a las

observaciones formuladas al proyecto de pliego de condiciones del proceso de Selección Abreviada de Menor

Cuantía No. 11 de 2015.

Para el efecto, se indicará en primer lugar la inquietud que se formuló y luego la respuesta que sobre la misma

otorga la entidad.

1. GENERALES DEL PROCESO

1.1 .OBJETO.- ALCANCE DEL OBJETO

OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA SEÑORA GISELLE MOGOLLÓN GUARNIZO, PROFESIONAL

DE LICITACIONES DE AVIATUR S.A. MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DEL 25 DE AGOSTO DE 2015.

OBSERVACIÓN:

"ALCANCE DEL OBJETO: NOTA 3: Solicitamos sea eliminada, toda vez que las Agencias de Viajes actuamos

como intermediarios y esto será de acuerdo a condiciones y políticas de las tarifas que lo permitan realizar".

RESPUESTA:

No se acepta la observación. El proyecto de pliego de condiciones estableció en la Nota 3 del alcance que "El

operador logístico deberá garantizar que los tiquetes aéreos no utilizados puedan ser reprogramados y

reutilizados en otras fechas, previamente avalado por los supervisores del contrato, sin que la PGN deba asumir

algún-costo por concepto de penalidad", ello teniendo que en cuenta que el objeto del contrato consiste en la

prestación del servicio de apoyo logístico para llevar a cabo los eventos de capacitación agendados por la

Entidad, lo que implica, entre otras, programar los desplazamientos aéreos cuando a ello haya lugar, tomando

las previsiones que estime sean convenientes para cumplir con el objeto.

De acuerdo con lo anterior, en caso de no haber sido utilizado algún tiquete aéreo y en consecuencia,

generarse la necesidad de un cambio de itinerario y/o titular de pasajes ya expedidos, el contratista deberá en

cumplimiento de su obligación contractual, adelantar las gestiones necesarias para lograr la debida utilización

del tiquete (s) aéreo(s) evaluando al momento de compra del boleto(s), entre otras, las condiciones y políticas

de la aerolínea para cambios, previniendo que la Entidad no asumirá costos por concepto de penalidad, por

cuanto ésta actividad hace parte de las labores del contratista para la ejecución del contrato.

Esta condición se mantendrá además porque la fecha de los eventos es susceptible de reprogramación, lo que

podría generar penalidad conforme al tipo de pasaje que adquiera el operador logístico, costo que no será

asumido en ningún caso por la Entidad, evitando así que los costos de los mismos se vean afectados por

circunstancias excepcionales.

OBSERVACIÓN:

"ALCANCE DEL OBJETO: NOTA 4 Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS: Solicitamos

respetuosamente sea eliminada esta solicitud, toda vez que no se puede generalizar el número de dias para la

cancelación ya que esto dependerá de la temporada, número de asistentes, entre otros y no puede ser asumido

por la Agencias de Viajes, YA QUE ESTO ES COBRADO DIRECTAMETE POR EL OPERADOR"

RESPUESTA:

No se acepta la observación. El proyecto de pliego de condiciones estableció en la Nota 4 del alcance del

objeto, teniendo en cuenta que por la naturaleza de la función misional a cargo de la Entidad, así como el perfil

Respuesta a la Observación al Proyecto de Pliego de Condiciones

Selección Abreviada de Menor Cuantía No. 11 de 2015

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profesional de los capacitadores y actividades propias a desarrollar en cada uno de los lugares en los que se

llevarán a cabo los eventos, puede generarse un cambio de agenda, condición para la que debe estar

preparado el operador logístico adjudicatario del proceso de selección.

Sin embargo, para facilitar la labor a cargo del contratista, orientada a la logística de cada evento, la Entidad

informará de la cancelación con diez (10) días de anterioridad, tiempo que se estima prudente previo a la

realización de la capacitación para cancelar o reprogramar la actividad sin que ello genere cobro de penalidad

a la Procuraduría General de la Nación, entre otras, porque se trata de la actividad propia a cargo del

contratista. No obstante lo anterior, en el pliego definitivo se hará una modificación en esta nota, la cual quedará

así: "Cuando por diferentes circunstancias se deba cancelar un evento de capacitación, la PGN deberá informar

de la cancelación con diez (10) días de anterioridad al contratista, quien asumirá los gastos en que se haya

incurrido. En ningún evento la Procuraduría General de la Nación reconocerá valor alguno por cancelación o

reprogramación de eventos, siempre y cuando se encuentre dentro de este término"

1.2. FORMA DE PAGO

OBSERVACIÓN PRESENTADA POR LA SEÑORA GISELLE MOGOLLÓN GUARNIZO, PROFESIONAL DELICITACIONES DE AVIATUR S.A. MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DEL 25 DE AGOSTO DE 2015.

"FORMA DE PAGO: Respetuosamente solicitamos estudiar la posibilidad de pagarnos a 30 días de

plazo después de radicada y aceptada la factura ya que en cuanto a tiquetes aéreos debemos pagar

semanalmente a las aerolíneas.

En cuanto a los eventos, hoteles y transporte terrestre ellos nos exigen un 50 % de la valor del evento de

anticipo y el saldo aun (sic) tiempo máximo de 30 días después de finalizado el evento.

Portal motivo solicitamos nos paguen evento por evento y no la totalidad al finalizarlos 21 eventos".

RESPUESTA:

No se acepta la observación. Para la determinación de la forma de pago, la Entidad tuvo en cuenta el

comportamiento del mercado y la experiencia de otras entidades al contratar este tipo de servicio, por ello, y

conscientes que el contratista "(...) debe realizar reservas tanto de los lugares donde se desarrollará el evento,

así como los servicios de alojamiento y alimentación y demás servicios (...)" se estableció a título de pago

anticipado un 40% del valor del contrato que será cancelado una vez se suscriba el acta de inicio, previo

cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución del mismo.

La suma restante, es decir el 60% del valor del contrato, será cancelado con posterioridad a la finalización de

los eventos por tratarse de un contrato de prestación de servicios para la logística integral, en el cual debe

garantizarse la entera satisfacción de la adquisición de bienes y servicios consumibles y la liquidez del

contratista para este fin, la que será acreditada y verificada, según los indicadores financieros del pliego de

condiciones.

Ahora bien, en cuanto al tiempo para hacer efectivo el pago, el pliego de condiciones establece que será "(...)

dentro de los 30 días calendario siguientes a la radicación en el Grupo de Cuentas de la División Financiera,

factura o cuenta de cobro con sus respectivos soportes acompañada de la certificación que expida el

funcionario designado por la entidad para ejercer la supervisión del contrato (...)".

Vale la pena señalar que del análisis del sector, revisadas las contrataciones adelantadas por la PGN en años

anteriores y por otras entidades públicas se puede determinar que el pago anticipado y los pagos luego de

recibido a satisfacción el servicio prestado, son comunes en otros procesos de selección, luego se ratifica que

la modalidad de pago establecida corresponde a lo que el sector demanda.

2. FACTORES HABILITANTES:

2.1. ASPECTO FINANCIERO: CAPACIDAD FINANCIERA Y CAPACIDAD ORGANIZACIONAL

OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA SEÑORA CAROLINA GARCÍA, JEFE DE LICITACIONESMEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DE FECHA 25 DE AGOSTO DE 2015.

"Encontrándonos dentro del término para presentar observaciones al proyecto de pliegos del proceso

mencionado en referencia y con el ánimo de participar y presentar una oferta acorde co.n las expectativas y

necesidades, nos permitimos respetuosamente solicitarlo siguiente:

Respuesta a la Observación al Proyecto de Pliego de Condiciones '


PROCURADURÍAvImIbIIHIí vfe lin IVWiVll

1. Con base a los indicadores financieros solicitados solicitamos lo siguiente:

ÍNDICE DE ENDEUDAMIENTO

Actual: menor o igual a 65%

Modificar a: menor o igual a 70%

Consideramos inoportuno establecer un índice de endeudamiento tan exigente toda vez que la media en el país

para este indicador se ubica muy por encima del 65% establecido en el prepliego de condiciones, además hay

que tener en cuenta que endeudamientos inferiores al 65% antes de reflejar fortaleza financiera lo que pueden

demostrar es incapacidad de pago de obligaciones y en consecuencia de incapacidad de endeudamiento, lo

cual no es sano desde el punto de vista financiero ni contractual, por esta razón solicitamos muy

respetuosamente a la entidad establecer un nivel de endeudamiento menor o igual al 70%".

OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA SEÑORA GISELLE MOGOLLÓN GUARNIZO, PROFESIONAL

DE LICITACIONES DE AVIATUR S.A. MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DEL 25 DE AGOSTO DE 2015.

"(...) índice de endeudamiento. De no ser posible la condición anterior solicitamos respetuosamente seincremente el porcentaje de endeudamiento al 85%".

RESPUESTA:

Se acepta la observación. Teniendo en cuenta que para la participación en el proceso se aceptan proveedores

que se encuentren inscritos en diferentes actividades tales como, servicios de gestión, servicios profesionales

de empresa y servicios administrativos, servicios de viajes, alimentación, alojamiento y entretenimiento, dentro

de las cuales se encuentran las empresas dedicadas a la comercialización y distribución, al servicio hotelero,

las cajas de compensación, los operadores logísticos entre otros, la entidad accede a modificar los indicadores

de endeudamiento y rentabilidad del activo y patrimonio estudiando los valores máximos y mínimos del grupo

de oferentes identificados en el estudio de mercado, en aras de garantizar la pluralidad de oferentes; buscando

con ello no excluir posibles proponentes que aunque para un índice específico tengan menor desempeño que el

promedio de su sector, estén en capacidad de participar en el proceso de contratación y cumplir con el objeto

del contrato, para lo cual la entidad hará el ajuste respectivo así:

índice de Endeudamiento: Menor o igual al 70%

Rentabilidad sobre el activo: Mayor o igual al 2%

Rentabilidad sobre el patrimonio: Mayor o igual al 5%

OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA SEÑORA GISELLE MOGOLLÓN GUARNIZO, PROFESIONALDE LICITACIONES DE AVIATUR S.A. MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DEL 25 DE AGOSTO DE 2015.

OBSERVACIÓN:

"CAPACIDAD FINANCIERA: Por pluralidad de oferentes y de acuerdo al objeto del contrato donde se hace

necesario las Uniones temporales, solicitamos sea permitido la evaluación de los indicadores de acuerdo al

porcentaje de participación de cada miembro, el artículo 7 de la ley 80 de 1993 consagra la posibilidad de

realizar consorcios o uniones temporales para aunar esfuerzos por parte de quienes tengan intenciones de

contratar el estado y así lograr tener ofertas más atractivas a las entidades contratantes que permitan lograr sus

objetivos, en este sentido, debe resaltarse que para el caso de los indicadores financieros no tendría ninguna

lógica evaluarlos por separado y hacer una sumatoria independiente de los mismos como si cada parte aportara

el 50% a la unión no solo en los gastos que representa el proceso contractual sino en el aporte funcional a la

misma, pues, si no se tiene en cuenta el % de la participación de cada parte estaríamos haciendo la ficción

absurda de que cada parte aporta de forma completamente igual a la unión y por ende merece que sus

indicadores financieros sean sumados aritméticamente, la suma debe realizarse con la fórmula utilizada por la

mayoría de las entidades públicas así:

IFC = (IFP1 x %P1) + (IFP2 x %P2) + + (IFPn x %Pn)

Donde : IFC = índice financiero del Consorcio o Unión Temporal

IFPn = índice financiero del proponente n perteneciente al Consorcio o Unión Temporal.%Pn = porcentaje de participación del proponente n en el Consorcio o Unión T Temporal (sic),

expresado en decimales (Ej: 0,8)".



PROCüiGENERAL DE LA NACIÓN

RESPUESTA:

No se acepta la observación. Es de advertir que tanto los consorcios como las uniones temporales no son

personas jurídicas, estas instituciones surgen en el momento en el que personas (jurídicas y/o naturales) se

asocian para presentar propuestas conjuntas, con el fin de optimizar recursos, aprovechando las cualidades y

calidades técnicas, administrativas, financieras o de infraestructura de cada uno de ellos.

Según el Código de Comercio, la unión de socios se hace con el fin de obtener ganancias de orden privado,

esta generalidad también se aplica a las llamadas sociedades de hecho; los consorcios y las uniones

temporales, pese a que persiguen optimización de recursos y las ganancias son de orden privado, no se

encuentran en ninguna de estas formas de asociación establecidas por el Código en mención, pues así lo

expresó el Consejo de Estado mediante fallo de fecha 23 de julio de 1987 en el cual se indica:

"El consorcio no genera una nueva sociedad mercantil, porque al no estar constituida con todos los requisitos

legales, no forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados (C. Co. artículo 98).

Por similares razones tampoco es una sociedad irregular (C. Co. artículo. 500). Tampoco es una sociedad de

hecho en definición legal, y por esta misma razón, carece de personería jurídica (C. Co. artículos. 98 y 499). Ni

la ley lo considera cuenta en participación, que además, carece de personería jurídica (C. Co. artículo. 509)".

Así las cosas, está claro que las formas de asociación indicadas por el artículo 7o. de la Ley 80 de 1993 tienen

como objetivo la unión de fuerzas para la presentación, evaluación y adjudicación de contratos con el Estado;

no obstante estas figuras tienen límites que por no estar en la esfera de la regulación normativa, es menester

acudir a la jurisprudencia para su comprensión, siendo allí donde encontramos que al carecer de personería

jurídica y ser meras ficciones, sus integrantes que si cuentan con atributos legales, son los llamados a

responder y por ende es a estos a quienes se debe verificar sus condiciones jurídicas y financieras dentro de

los procesos contractuales.

Como lo hemos venido reiterando la figura de la Unión Temporal o Consorcio, permite que los integrantes

determinen las actividades que desarrollaran en el marco de la ejecución del contrato y fijen su alcance para

efectos de las sanciones que puedan ser impuestas por la administración, todas las personas jurídicas o

naturales que los conformen responden solidariamente por la ejecución de todas y cada uno de las obligaciones

pactadas, por ello de forma individual deben contar con la fortaleza financiera necesaria para asumir dicha

responsabilidad; pues, estas figuras se crearon para que unieran esfuerzos de gestión, y para que asumieran

riesgos en la ejecución de un determinado proyecto, buscando optimizar recursos, aprovechando las

cualidades y calidades técnicas, administrativas y de infraestructura de los oferentes.

En la misma forma, desde el estudio previo se fundamentó esta previsión de exigir que cada uno de los

miembros de la unión temporal o consorcio cumpla con la totalidad de los indicadores financieros, teniendo en

cuenta los siguientes argumentos:

Se destaca que estas figuras no se crearon legalmente para que unieran capacidades sino esfuerzos de gestión

y para que asumieran riesgos en la ejecución de un determinado proyecto. Sobre el particular la Corte

Constitucional, en su sentencia C 414 de 1994, Magistrado Ponente ANTONIO BARRERA CARBONELL, alrevisar la exequibilidad del parágrafo señaló:

"El Estatuto de contratación permite que los consorcios y las uniones temporales puedan contratar con el

Estado, lo cual significa que la ley les reconoce su capacidad jurídica a pesar de que no les exige como

condición de su ejercicio, la de ser personas morales. El consorcio es una figura propia del derecho privado,

utilizado ordinariamente como un instrumento de cooperación entre empresas, cuando requieren asumir una

tarea económica particularmente importante, que les permita distribuirse de algún modo los riesgos que pueda

implicar la actividad que se acomete, aunar recursos financieros y tecnológicos, y mejorar la disponibilidad de

equipos, según el caso, pero conservando los consorciados su independencia jurídica.

Se tiene de lo anterior que según la ley, el consorcio es un convenio de asociación, o mejor, un sistema de

mediación que permite a sus miembros organizarse mancomunadamente para la celebración y ejecución de un

contrato con el Estado, sin que por ello pierdan su individualidad jurídica, pero asumiendo un grado de

responsabilidad solidaria en el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

Lo que se ha expresado para el consorcio puede aplicarse del mismo modo para la "unión temporal", si se tiene

en cuenta el texto del numeral segundo del mismo artículo 7o. Sin embargo, la norma en cita introdujo a la

figura una variante que justifica la diferencia con el consorcio y explica de paso sü razón de ser.



PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACIÓN

La exposición de motivos al proyecto de ley, explica dicha diferencia de la siguiente manera: "En cuanto a la

unión temporal, definida igualmente en el artículo 7o., puede decirse que se trata de una figura que reúne todas

las características genéricas del consorcio, siendo su diferencia específica la posibilidad de que quienes la

integran determinen cuál ha de ser el alcance y contenido de la participación de cada uno en la ejecución del

objeto contratado, de tal manera que, sin perjuicio de la responsabilidad solidaria por el cumplimiento de la

propuesta y del contrato, los efectos de los actos sancionatorios recaigan exclusivamente sobre la persona que

incurrió en la falta o en el incumplimiento de que se trate. De esta forma se busca facilitar la participación

conjunta de oferentes nacionales y extranjeros o de personas con capacidades económicas diferentes".

De igual forma el Consejo de Estado en pronunciamiento del veintiséis (26) de abril de dos mil seis (2006),

radicación número 73001-23-31-000-1997-04707-02(15188), en cuanto a los Consorcios o Uniones Temporales

señalo lo siguiente:

"El decreto 679 de 1994, reglamentario de la ley 80, dispuso, en el artículo 3°, que "de conformidad con el

numeral 5°, literal a), del artículo 24 de la ley 80 de 1993, en los pliegos de condiciones o términos de referencia

podrán establecerse los requisitos objetivos que deban cumplirse para efectos de la participación de consorcios

o de uniones temporales". Esta disposición permite, entonces, que el operador administrativo SEÑALE en los

pliegos de condiciones REQUISITOS OBJETIVOS para la participación de los consorcios... La finalidad del

ARTÍCULO 7o DE LA LEY 80 DE 1993 al permitirla asociación de personas para la conformación de consorcioso uniones temporales no sólo es la de hacer factible la prestación de un servicio, la ejecución de una obra, etc.,

brindando cada uno mayor calidad y eficiencia en razón de su especialidad, y evitando así los mayores costos y

efectos negativos que puedan derivarse de la realización aislada y particular de actividades respecto de las

cuales no se es el más apto, como así se anotó en la Gaceta del Congreso, sino que también la finalidad es la

de asegurar a la Administración contratante, mediante la solidaridad creada en su favor entre los

CONSORCIADOS o los UNIDOS TEMPORALMENTE respecto al cumplimiento total de la propuesta y del

objeto contratado...".

"Es así como cada consorciado y cada uno de los unidos temporalmente tiene una capacidad real individual,

que no tiene alcance real de garantía efectiva sobre la solidaridad fijada en la ley a favor del contratante,

precisamente porque en esas formas de asociación si bien se ve HACIA FUERA la capacidad del consorcio y

de la unión temporal, resulta que HACIA ADENTRO del CONSORCIO y de la UNIÓN TEMPORAL, se aprecia la

real capacidad de cada uno de sus miembros, por razones obvias, siempre inferior a la de la asociación, por

consorcio o por unión temporal. La solidaridad fijada en la ley para los consorciados y para los unidos

temporalmente, según el caso, puede dar lugar al requerimiento administrativo o a la declaración judicial de

exigir el cumplimiento o la indemnización, según el evento, y muy seguramente en la realidad material, la

previsión legal de solidaridad no tendrá la eficacia buscada por el legislador, en la medida que acrezca el

número de participantes, pues si bien a mayor número de participantes es mayor la capacidad del consorcio o

de la unión temporal, también a mayor el número de participantes es menor la capacidad individual de estos y,

por tanto, aunque la ley predica la solidaridad, que es indiscutible, la realidad de eficacia se torna en improbable

en la medida en que la capacidad de cada consorciado y de cada una de las personas que integran la unión

temporal es menor".

Acorde con lo anterior, es claro que los indicadores solicitados para verificar la capacidad financiera y de

organización de los oferentes que integran los consorcios o uniones temporales pretenden medir el desempeño

económico de la empresa, motivo por el cual no sólo es permitido sino conveniente en la medida que se busca

que los contratos sean adjudicados a empresas financieramente eficientes, individualmente consideradas, de tal

manera que se asegure el cumplimiento de los fines esenciales del Estado mediante la ejecución idónea y

oportuna de las obligaciones contraidas.

Finalmente, es oportuno precisar que la entidad mediante resolución 246 del 28 de julio de 2014, adoptó el

Manual de Contratación, el cual dispone en el CAPITULO IV, ETAPAS DEL PROCESO DE GESTIÓN

CONTRACTUAL / 4.3 ESTUDIOS PREVIOS / D. DETERMINACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN /Capacidad financiera que:

"Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, los Indicadores de cada uno de los integrantes de la

asociación deberá cumplir con el mínimo requerido."

Es claro entonces que la Procuraduría General de la Nación en la Selección de Menor Cuantía No. 11 de 2015

y en todos sus procesos aplica los principios y fines de la contratación pública y por ende no hay lugar a acoger

la solicitud y por lo tanto mantiene las condiciones para el cumplimiento de los indicadores financieros por parte

de las Uniones Temporales o Consorcios.



PROCUGENERAL DÉLA NACIÓN

2.2. ASPECTO DE EXPERIENCIA:

OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA EMPRESA LICITASER, ASESORÍA EN SERVICIOS DE

LICITACIONES, MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DE FECHA 25 DE AGOSTO DE 2015

OBSERVACIÓN:

"En el numeral 4.1. CLASIFICADOR UNSPSC: Cita que se debe estar registrado en los códigos descritos.

Solicitamos a la Entidad de la manera mas (sic) cordial que se este (sic) inscrito en alguno de los códigos, no

en todos, pues consideramos que con las certificaciones de experiencia especifica requeridas por la Entidad se

puede cumplir a cabalidad con el objeto del contrato".

RESPUESTA:

No se acepta la observación. Para la acreditación de la experiencia del proponente la Entidad exige la

presentación del Registro Único de Proponentes en el que se evidencien contratos ejecutados y terminados"(...) registrados en cualquiera de los siguientes códigos (...)".

De acuerdo con lo anterior, la Procuraduría General de la Nación no exige que el proponente esté inscrito en

todos los códigos, por el contrario, permite cualquiera de los relacionados asf:

CLASIFICADOR

UNSPSC

80141607

90111601

90121502

80141902

90111501

SEGMENTO

(80)Servicios de Gestión, Servicios

Profesionales de Empresa y Servicios

Administrativos

(90)Servicios de viajes, alimentación,

alojamiento y entretenimiento



(80)Servicios de Gestión, Servicios

Profesionales de Empresa y Servicios

Administrativos



FAMILIA

(14) Comercialización y

distribución

(11) Instalaciones

hoteleras, alojamientos y

centros de encuentros

(12) Facilitación de viajes

(14) Comercialización y

distribución

(11) Instalaciones

hoteleras, alojamientos y

centros de encuentros

CLASES

(16) Actividades de ventas

y promoción de negocios

(16) Facilidades para

encuentros

(15) Agentes de viajes

(19) Exhibiciones y ferias

comerciales

(15) Hoteles y moteles y

pensiones

Adicional a ello, en la nota al pie aclara: "La Procuraduría aceptará la inscripción de la experiencia de los

proponentes en cualquier otro código, siempre y cuando, el objeto del contrato que se registre sea el requerido

por la Entidad en el presente numeral" (subrayado por fuera de texto).

OBSERVACIÓN:

"En el numeral 3.2 CONDICIONES DE EXPERIENCIA: Se requiere que en los dos contratos se certifique la

prestación (sic) de servicios de hospedaje y alimentación? o con uno solo es suficiente????? Adicional a lo

anterior solicitamos que se certifique el servicio en solo un contrato, con el fin de permitir la pluralidad de

oferentes".

OBSERVACIÓN PRESENTADAS POR LA SEÑORA CAROLINA GARCÍA, JEFE DE LICITACIONESMEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DE FECHA 25 DE AGOSTO DE 2015.

"Solicitamos a la entidad que las certificaciones de experiencia sean opcionales entre hospedaje y/oalimentación que tengan uno de los dos servicios y no los dos.

Solicitamos a la entidad que las certificaciones de experiencia no sea en 10 ciudades sino en 5, o que reciban

servicios a nivel nacional sin discriminar las ciudades, además especificar si todas las certificaciones deben

cumplir con estas características o si una de ellas como mínimo".

OBSERVACIONES PRESENTADAS POR ALEXANDER BERNAL SÁNCHEZ, MEDIANTE CORREOELECTRÓNICO DEL 25 DE AGOSTO DE 2015.

"Adiciona/mente solicitamos que la sumatoria de los contratos sea de 10 ciudades y/o municipios en su totalidad

y no por cada contrato ejecutado, ya que esto limitaría la experiencia de los futuros oferentes y muchos no




podrían cumplir con lo solicitado, y así la entidad estarla ampliando la pluralidad de oferentes y las condiciones

para que exista oportunidad para todas las partes".

OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA SEÑORA GISELLE MOGOLLÓN GUARNIZO, PROFESIONALDE LICITACIONES DE AVIATUR S.A. MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DEL 25 DE AGOSTO DE 2015.

OBSERVACIÓN:

"OBJETO DEL CONTRATO: Solicitamos respetuosamente y por pluralidad de oferentes esta solicitud sea

modificada reduciendo el número de ciudades a acreditar, que sea en sumatoria con las certificaciones y que se

incremente el número de certificaciones a 5".

RESPUESTA:

No se acepta la observación. Las condiciones para acreditar la experiencia del proponente tienen como

finalidad verificar la idoneidad para cumplir satisfactoriamente el objeto del contrato que involucra llevar a cabo

la logística para la realización de cada uno de los eventos, en los que se encuentra establecido previamente

necesidades de hospedaje, alimentación, capacitación, entre otros; por ello, el objeto del contrato o contratos

que se presente(n) para validar la condición de experiencia, debe(n) necesariamente estar relacionado(s) de

manera directa con el objeto del contrato, es decir, con la "operación logística para eventos que incluya

servicios de hospedaje y alimentación (...)" Por ello, la experiencia a acreditar debe involucrar el concepto de

hospedaje y alimentación en cada contrato ejecutado, por lo que no se permite que se certifique una de las dos

actividades, teniendo en cuenta que es necesario que se acredite la prestación del servicio de manera integral y

no en cada una de las actividades que la componen.

Ahora bien, en cuanto al número de contratos que certifiquen el servicio, precisamente, para facilitar la

pluralidad de los oferentes, podrá presentarse más de uno y hasta cuatro (4), tal y como lo establece el pliego

de condiciones definitivo.

Finalmente, en cuanto al número de lugares que deberán relacionarse, éstos serán al menos diez (10) entre

ciudades y municipios, tal y como lo establece el pliego de condiciones definitivo, teniendo en cuenta que ésta

exigencia corresponde a menos de la mitad del número de las sedes en las que se desarrollará el objeto del

contrato correspondientes a veintiún (21) sedes dentro del territorio nacional, por lo que este número no puede

disminuirse ya que se requiere que el proponente cuente con la capacidad logística para atender el número de

eventos en las ciudades establecidas por la Entidad.

Vale la pena señalar que cada contrato relacionado debe cumplir cada una las condiciones establecidas en el

numeral 3.2 del pliego referidas al nombre de la entidad o empresa contratante, número y fecha de suscripción,

objeto del contrato, fecha de iniciación, fecha de terminación y porcentaje de participación si el contrato fue

ejecutado en consorcio o unión teitiporal.

OBSERVACIONES PRESENTADAS POR ALEXANDER BERNAL SÁNCHEZ, MEDIANTE CORREO

ELECTRÓNICO DEL 25 DE AGOSTO DE 2015.

OBSERVACIÓN:

"De la manera más amable y mostrando nuestro interés en participar en el presente proceso de selección

quisiéramos hacer las siguientes observaciones relacionadas con el numeral 3.2 Condiciones de experiencia

del proyecto de pliego de condiciones, así:

En cuanto a la experiencia requerida de 2 contratos solicitamos a la entidad se pueda ampliar a 3 contratos,

dando mayor oportunidad a los oferentes de cumplir con la experiencia solicitada".

RESPUESTA:

Se acepta la observación. Teniendo en cuenta la complejidad del objeto del contrato y en procura de permitir

la mayor participación de oferentes para lograr seleccionar la oferta más favorable a la Entidad, para acreditar el

factor de experiencia se aceptará la presentación de HASTA cuatro (4) contratos registrados en el Registro

Ünico de Proponentes, que cumplan con las condiciones exigidas en el numeral 3.2. del pliego de condiciones.

Lo anterior quiere decir que los participantes podrán presentar una, dos, tres y HASTA cuatro (4) certificaciones

que sumadas sean equivalentes a una (1) vez el presupuesto oficial, es decir, la suma de DOSCIENTOS

NOVENTA Y DOS MILLONES TRESCIENTOS TREINTA Y NUEVE MIL SEISCIENTOS CUATRO PESOS



PROCURADURÍAGENERAL DE LA NACKW

M/CTE (292.339.604,00), o 453,69 SMLMV, demostrando, en cada una, las condiciones del numeral 3.2 del

pliego referidas al nombre de la entidad o empresa contratante, número y fecha de suscripción, objeto del

contrato, fecha de iniciación, fecha de terminación y porcentaje de participación si el contrato fue ejecutado en

consorcio o unión temporal.

OBSERVACIÓN:

"Solicitamos también a la entidad se permita la experiencia en municipios, esto teniendo en cuenta que donde

se van a realizar los eventos, no son exclusivamente ciudades como el caso de: Acacias (meta), Fonseca

(Guaviare), Dos quebradas (Quindío), Marquetalia (Tolima), Jame (Arauca), Ubaté (Cundinamarca), esto para

decir que la entidad podría permitir a los oferentes demostrar su capacidad de ejecución tanto en ciudades

como también en municipios teniendo en cuenta los destinos en los cuales se pretenden realizar los eventos

programados, también para que no se limite el proceso solo a aquellos oferentes que han ejecutado eventos en

diferentes ciudades".

RESPUESTA:

Se acepta la observación. En atención a que el objeto del contrato contempla para llevar a cabo los eventos

de capacitación en veintiún (21) ciudades dentro del territorio nacional, y la exigencia para acreditar la

experiencia pretende verificar que el proponente y futuro contratista.haya ejecutado contratos de similares

características en diferentes lugares en el país, la determinación de ciudades y/o municipios guarda relación

con el objeto que pretende contratarse, razón por la cual la Entidad considera que es válida la observación y en

consecuencia se hará el ajuste a que haya lugar en el pliego definitivo.

3. ASPECTO TÉCNICO.- CONDICIONES TÉCNICAS MÍNIMAS


"Teniendo en cuenta que en los estudios previos y en la cotización se informó que existían ciudades en las

cuales no se puede garantizar la infraestructura que se solicita, agradecemos tener en cuenta y modificar"

RESPUESTA:

No se acepta la observación. Es necesario aclarar que no es posible modificar los lugares seleccionados para

llevar a cabo la capacitación debido a que su selección obedece a necesidades específicas de la Entidad para

lograr el cubrimiento de capacitación y divulgación de normas en sectores estratégicos, relacionando veintiún

(21) ciudades dentro del territorio nacional a saber: MITÚ; PUERTO CARREÑO; MONTERÍA SAN ANDRÉS

SAN JOSÉ DEL GUAVIARE; BUENAVENTURA; QUIBDÓ; PUERTO ASÍS; ACACÍAS; CARTAGENA!FONSECA, DOS QUEBRADAS; FLORENCIA; POPAYÁN; CÚCUTA; MARQUETALIA; PASTO; TAME SANGIL; LETICIA y UBATÉ.

Dadas las condiciones de ubicación geográfica de ellas y el número de personas a capacitar, es probable que

en algunas no se cuente con la infraestructura necesaria para llevar a cabo el evento, razón por la cual,

corresponde al operador logístico proveer lo necesario para lograr la actividad propuesta dentro del objeto del

contrato.

4. ASPECTOS PUNTUABLES

4.1 .FACTOR DE CALIDAD

OBSERVACIÓN PRESENTADA POR EL SEÑOR PEDRO SARMIENTO CHARRY, REPRESENTANTELEGAL DE LE EMPRESA DU BRANDS SAS, MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DEL 19 DE AGOSTODE 2015.

"En mi condición de representante legal de DU BRANDS SAS identificada con Nit. 900275221-6 e interesados

en participar en el proceso de la referencia, atentamente nos permitimos presentarlas siguientes observaciones

al proceso así:

OBSERVACIÓN No. 1:

La entidad solicita:




5.1.2. FACTOR DE CALIDAD (300 PUNTOS)

Las condiciones a evaluar por este aspecto se entienden adicionales a los requerimientos mínimos exigidos al

proponente. En este sentido, los ofrecimientos que por este aspecto de calidad formule por escrito el oferente

no tendrán ningún costo adicional para la Procuraduría.

A la propuesta que ofrezca mejorar la calidad del servicio se le asignará un puntaje máximo de 300 puntos y su

ponderación se realizará de acuerdo a la siguiente tabla:

N°.

1

ASPECTO

SUMINISTRO DE KIT

(BLOCK DE NOTAS,

BOLÍGRAFO Y

NORMAS

IMPRESAS)

SUB-ASPECTO

EL PROPONENTE QUE OFREZCA MEJORAR LA ATENCIÓN

DENTRO DEL EVENTO DE CAPACITACIÓN SUMINISTRANDO

SIN COSTO ADICIONAL EL KIT DE CAPACITACIÓN

COMPUESTO POR UN BLOCK DE NOTAS, UN BOLÍGRAFO

Y NORMAS IMPRESAS PARA CADA ASISTENTE A LOS 21

EVENTOS DE CAPACITACIÓN

PUNTAJE A

ASIGNAR

300 PUNTOS

El oferente para obtener el puntaje asignado a cada uno de los anteriores sub aspectos, debe cumplir lo siguiente:

La persona que represente al proponente y que suscriba la carta de presentación de la oferta, deberá

hacer la manifestación expresa dentro de su propuesta, del ofrecimiento de cada uno de los sub

aspectos ofrecidos.

SI NO CUMPLE CON LO ANTERIOR. NO SE OTORGARÁ PUNTAJE

PRECIOS DEL MERCADO DE LOS ADICIONALES

N".

1

ASPECTO

SUMINISTRO DE KIT

(LIBRETA,

ESFERO.MEMORIA

USB)

SUB-ASPECTO

EL PROPONENTE QUE OFREZCA MEJORAR LA ATENCIÓN

DENTRO DEL EVENTO DE CAPACITACIÓN SUMINISTRANDO

SIN COSTO EL KIT DE CAPACITACIÓN COMPUESTO POR

BLOCK DE NOTAS, UN BOLÍGRAFO Y NORMAS IMPRESAS

PARA CADA ASISTENTE A LOS 21 EVENTOS DE

CAPACITACIÓN

VALOR

PROMEDIO

Entre el 3% v el

6% del

presupuesto

oficial

SOLICITUD: Solicitamos a la entidad aclaración en cuanto a lo que compone el KIT que se debe ofrecer como

factor de calidad ya que se habla por un lado de: block de notas, bolígrafo y normas impresas y por otro de

LIBRETA, ESFERO, MEMORIA USB".

OBSERVACIÓN PRESENTADA POR LA SEÑORA GISELLE MOGOLLÓN GUARNIZO, PROFESIONAL DE

LICITACIONES DE AVIATUR S.A. MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DEL 25 DE AGOSTO DE 2015.

"Teniendo en cuenta el valor que genera el asumir esta solicitud, agradecemos eliminaría".

RESPUESTA;

Para la determinación del factor de calidad la Entidad solicitó dentro del formato de cotización a las empresas

que dentro del mercado podrían resultar interesadas en participar en el proceso de selección, la entrega de un

KIT (que estaría compuesto como mínimo de una carpeta identificada con los colores y el logo institucional de la

Procuraduría General de la Nación, el nombre del Grupo de Transparencia y del Derecho de Acceso a la

Información Pública de la Procuraduría General de la Nación, impresa la Ley 1712 de 2014, el Decreto 103 de

2015, una libreta y un esfera).

Hecho el análisis de precio del KIT se observó que su costo se encuentra aproximadamente en el 6.5% del

presupuesto oficial, y que dichos elementos constituyen un valor agregado al objeto contractual y a su

obligación principal (logística para eventos de capacitación), por ello, el KIT relacionado con el factor de calidad

para la obtención de los 300 puntos deberá estar compuesto como mínimo de una carpeta identificada como se

indica en los pliegos de condiciones, la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 103 de 2015 impresos, una libreta y un

esfera), y en tal sentido, se hará la aclaración correspondiente.



PROCURADURÍAGENERALMU NACIÓN

4.2. FACTOR DE PRECIO:

OBSERVACIÓN PRESENTADA POR LA EMPRESA LICITASER, ASESORÍA EN SERVICIOSLICITACIONES, MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DE FECHA 25 DE AGOSTO DE 2015

DE

"En el numeral 5.1.1. FACTOR PRECIO (600 PUNTOS): Se evaluara (sic) la oferta económica (sic) a la

propuesta que ofrezca menor valor. Sugerimos a la Entidada (sic) otorgar este máximo (sic) puntaje a la oferta

que este más cercana a alguna media, ya sea aritmética (sic) o geométrica (sic), esto con el fin de que sea mas

objetiva su selección".

RESPUESTA;

No se acepta la observación. El numeral 5.1.1.del pliego de condiciones establece que la asignación del

puntaje por el factor de precio será asignado a la propuesta "(...) que ofrezca menor valor, y a los demás

oferentes en forma descendente, utilizando para ello la regla de tres inversa, es decir, a mayor valor propuesta

menor puntaje obtenido. Para las operaciones matemáticas realizadas se tomarán para su apreciación dos

decimales (...)", teniendo para ello como base o medida, el presupuesto oficial.

La asignación de puntaje en estas condiciones hace objetiva la selección del oferente no sólo porque optimiza

los recursos económicos asignados para el presupuesto, sino porque además, es solo uno de los tres factores

que otorgan puntaje para la selección de la mejor oferta.


"Teniendo en cuenta la naturaleza del contrato y que estos valores que se solicitan varía (sic) de acuerdo al

evento, número de personas, ciudades, entre otros, solicitamos modificar esta solicitud por comisión que cobra

la Agencia de Viajes por la realización de eventos".

RESPUESTA:

No se acepta la observación. El numeral 5.1.1. del pliego de condiciones referente al factor precio establece la

forma en la que éste aspecto será puntuable y los diferentes factores que deben ser tenidos en cuenta por el

proponente para el establecimiento de su oferta económica que comprende la totalidad del objeto contractual

veintiún (21) eventos.

De acuerdo con lo anterior, a título de información la Entidad señala en el citado numeral los aspectos que

deben ser tenidos en cuenta dentro de los cuales se encuentra la forma de facturar, el porcentaje que

corresponde para cada caso, etc, de acuerdo con las normas tributarias que regulan la materia.

Dado en la ciudad de Bogotá D.C., a los l¡ 2ÜÍD

MARI/

Secreta ja General (E)

Proyectó: Jorge Andrés Capurro Sánchez- Grupo de Transparencia

Gina Marcela Pérez- Grupo de Transparencia

Odilia Mari Barbosa- División Financiera

Lourdes Paola Redondo - Oficina Jurídica

Revisó: Julieta Riveras- Coordinadora Grupo Contratos.



PROCURADURÍA · La Procuraduría General de la Nación por medio del presente documento procede a...

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