1. MANUAL PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

2. CARTAS MEMORANDOS CIRCULARES ACTAS CERTIFICADO CONSTANCIA CORREO ELECTRONICO SOBRES HOJA DE VIDA 3. UTILIZACIN EJEMPLO CARACTERISTICAS CLASES 4. Es una comunicacin que tiene carcter documental y utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc. Tiene importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales. DEFINICIN: 5. UTILIZACIN Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes. Solucionar problemas que se presenten en una organizacin. Desarrollar, tramitar o agilizar un asunto. Dar respuesta a una comunicacin recibida. Reiterar una informacin, un requerimiento o solicitud urgente. Solicitar detalles sobre un asunto determinado. Confirmar eventos ocurridos o pendientes. Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias. Convocar, felicitar o convocar. Hacer llamados de atencin dentro de la empresa. 6. CLASES ESTILO BLOQUE EXTREMO ESTILO BLOQUE ESTILO SEMIBLOQUE SANGRA 7. CARACTERSTICAS La carta tiene como objetivo fundamental informar y persuadir a su destinatario, se recomienda tener en cuenta: Tratar un solo tema por comunicacin Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. Ser respetuoso y cortes. Redactar en primera persona del plural y usar el usted en singular o plural. Tener un estilo gramatical natural, sencillo y continuo. Utilizar los manuales de cada organizacin normalizados Distribuir el texto segn su extensin. 8. ESTILOS EJEMPLO CARACTERISTICAS CLASES 9. Es aquel escrito que se usa para intercambiar informacin entre diferentes departamentos de una empresa, con el propsito de dar a conocer alguna recomendacin, indicacin, i nstruccin, disposicin, etc.. DEFINICIN 10. CARACTERSTICAS Utilizar formatos en los manuales de cada organizacin Redactar un documento en forma clara, breve, directa y sencilla. Distribuir el texto segn su tamao. Tratar un solo tema por memorando 11. CLASES ALTERNATIVA 1 ALTERNATIVA 2 ALTERNATIVA 3 12. ALTERNATIVA 1 Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo (ltimo separado por coma) Remitente: Nombre y cargo, separados por coma. Dos interlneas entre Para y De. Aqu se omite al final del texto el nombre del remitente y solo aparece la firma y no se traza ninguna lnea. EJEMPLO: PARA: Doctora Mayerly Espitia, Administradora DE: Astrith Martnez, Gerente General. ASUNTO: Requerimiento nmina 13. ALTERNATIVA 2 Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. (Este ltimo separado por coma). Remitente: Cargo y dependencia o cargo Dos interlneas entre Para y De. En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre al final del texto con mayscula inicial y conservando el estilo elegido EJEMPLO: PARA: Doctora Mayerly Espitia, Administradora DE: Administracin General ASUNTO: Requerimiento nmina 14. ALTERNATIVA 3 Destinatario: Cargo y dependencia o cargo Remitente: Cargo y dependencia o cargo En este caso, la firma del remitente se coloca sobre el nombre al final del texto con mayscula inicial y conservando el estilo elegido. EJEMPLO: PARA: Jefe Costos y Finanzas DE: Jefe Administracin General ASUNTO: Requerimiento nmina 15. ESTILOS ESTILO BLOQUE ESTILO BLOQUE EXTREMO 16. ESTILO EJEMPLO CARACTERISTICAS CLASES 17. Es una comunicacin interna o externa de carcter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios con un inters comn. DEFINICIN 18. CARACTERSTICAS Tratar un tema especifico Iniciar y finalizar la circular con cortesa y respeto. Redactar de forma clara, precisa y concisa. Utilizar formatos normalizados segn la organizacin. 19. CLASES La circular general: va dirigida a un grupo especfico. La carta circular: va dirigida en forma personalizada. 20. ESTILOS BLOQUE EXTREMO BLOQUE 21. UTILIZACIN EJEMPLO ESTILOCARACTERISTICAS CLASES 22. Un acta es un documento cuyo propsito es dejar constancia escrita de lo tratado en una reunin y de los acuerdos alcanzados. La redaccin del acta corre a cargo de una persona que acta como secretario de la reunin y la firma su presidente DEFINICIN 23. CARACTERSTICAS Un acta siempre debe llevar el nombre del grupo que se rene. Escribir si el carcter de la reunin era ordinario o extraordinario. En un acta se expresa lo tratado en la reunin. El texto debe ser claro y conciso. Cuando sea necesario mencionar la intervencin de uno de los asistentes se hace con el nombre completo. 24. UTILIZACIN Se utilizan como evidencia de todo lo acontecido y acordado en una reunin o situacin especfica. 25. CLASES Actas de comits. Actas de concejo municipal. Actas de reuniones administrativas. Acta de levantamiento de cadveres. Actas de asambleas. Actas de sociedades. Actas de junta directiva. Actas de consejos. Actas de eliminacin de documentos. Actas de baja de inventarios. Actas de entrega 26. ESTILO EJEMPLO CARACTERISTICAS CLASES 27. Es un documento en el cual una entidad o una persona debidamente autorizado acreditan un hecho, de tal manera que se garantiza la autenticidad. DEFINICIN 28. CARACTERSTICAS Redactar de forma clara, precisa y concreta un documento. Tener un escrito respetuoso y cortes. Utilizar los formatos establecidos por cada organizacin 29. CLASES Certificado de asistencia. Certificado de participacin y organizacin en un curso. Certificado de resultados acadmicos. Certificado de docencia en curso o seminario Certificado que acredite la experiencia profesional. Certificado de conocimientos de lenguas extranjeras. Certificado de actividad acadmica o extraacadmica. Certificado de estado fsico y/o mental. 30. ESTILO BLOQUE 31. ESTILO EJEMPLOCARACTERISTICAS 32. La constancia ser cualquier documento escrito de carcter probatorio en el cual se deje asentado la concrecin de algn hecho en particular; no requiere solemnidad y puede ser personal. DEFINICIN 33. CARACTERSTICAS Emplear un estilo natural y sencillo. Distribuir el texto de acuerdo con su extensin. Expedir siempre en original 34. ESTILO BLOQUE EXTREMO 35. ESTILO MODELOS CARACTERISTICAS CLASES 36. Tiene como propsito ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envo. DEFINICIN 37. CARACTERSTICAS Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseo con la papelera de la organizacin. El sobre debe tener impreso el membrete de la organizacin. Para los sobres grandes es recomendable tener en cuenta las zonas. Se sugiere que el tamao del sobre para envo de anexos perita guardarlos sin dobleces. La impresin de los datos del remitente y del destinatario pueden hacerse en sentido vertical u horizontal. Al utilizar etiqueta, esta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre. 38. CLASES Segn su uso los sobres se clasifican en: Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla. Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla. Sobre para tarjeta Sobre de manila. Segn con su destino se clasifican en: Local. Nacional. Internacional. 39. MODELOS Modelo 1 Se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para su uso exclusivo de la oficina de correos Modelo 2 Se caracteriza por tener dos zonas: la zona 1 donde se imprimen los datos del remitente y la zona 2 para los sellos de la oficina de correos. 40. ESTILOS DISTRIBUCIN DE ZONAS DISTRIBUCIN DE DATOS DEL SOBRE EN TERCIOS 41. RECOMENDACIONES MODELOS CARACTERISTICAS PARTES 42. Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos rpidamente (tambin denominados mensajes electrnicos o cartas electrnicas) mediante sistemas de comunicacin electrnicos. DEFINICIN 43. CARACTERSTICAS Tratar un solo tema por correo Redactar en forma clara, precisa y concreta. Usar un lenguaje respetuoso y cortes Emplear un estilo gramatical natural. Distribuir el texto de acuerdo con su extensin 44. RECOMENDACIONES No utilizar el correo para resolver temas complejos. Se recomienda no participar en cadena de mensajes. Utilizar letra mayscula en casos necesarios. Identificar claramente a quien se la va a enviar el mensaje Se recomienda no enviar copias de correo electrnico a otras personas indeterminadas Ser breve Se recomienda no adjuntar archivos con virus o con un tamao que despus no se pueda descargar. No utilizar formatos o cdigos propios de los mensajes 45. PARTES Encabezamiento: para, de, asunto Cuerpo del texto: se recomienda que el saludo y la despedida sea como una carta normal. Escribir el mensaje teniendo en cuenta las tildes, maysculas, diresis, puntuacin, entre otras. Se aconseja incorporar una firma al final del mensaje, tambin puede incluir el cargo, la organizacin, el departamento, el telfono y la extensin. 46. CARACTERSTICAS MODELOSPARTES 47. Es la relacin de los datos personales, la informacin laboral, acadmica y la experiencia y competencias de una persona. DEFINICIN 48. CARACTERSTICAS Se recomienda que cada organizacin establezca los datos necesarios de acuerdo con la particularidad del perfil y operacin de la persona, como un formato o formulario, el cual puede conservarse en forma fsica o digital. Para su presentacin se aconseja que la informacin sea clara, precisa, y veraz. 49. PARTES Informacin acadmica Experiencia Laboral Identificacin del documento Datos bsicos Nombre. Investigaciones , publicaciones y distinciones o premios