Productividad en la nube
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PRODUCTIVIDAD EN LA NUBE
Curso xxx de asistentes de dirección. Calatayud. Abril 2012. Gestión del tiempo
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OBJETIVOS
• Plantear dudas acerca de nuestra productividad
• Ver herramientas y su utilidad• Planificar el proceso de mejora y cambio.• Valorar diversos escenarios de uso
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DEFINICIÓN
• Getting Thins Done, es una metodología de organización personal de prioridades (que no de tiempo), desarrollada por David Allen.
Es anterior a la llegada de las herramientas y los servicios en la nube, aunque ahora están alcanzando una gran difusión
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Filosofía GTD– Mantén todo fuera de tu cabeza, – Decide que acciones requieren tus tareas cuando
aparecen, no cuando expiran. – Organiza recordatorios de tus proyectos y sus
acciones propias en las categorías apropiadas. – Actualiza tu sistema completamente, actualizalo y
revisalo para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cada momento”
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ESTRUCTURA BÁSICA GTD
• Recopila• Procesa• Organiza
– Acciones próximas– Proyectos– En espera (delegado)– Quizás algún día
• Revisa • Haz
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Herramientas en la nube• Correo, agenda, tareas, contactos, documentos,
noticias, • Almacenamiento en la nube (Dropbox)• Notas en la nube (Evernote)• Presentaciones online (prezi, Slideshare, Scribd, Iussu)• Fotografía y vídeo (Flickr, Picassa, Youtube, Vimeo)• Gestión de Webs/blogs (Wordpress, goole sites)• Redes sociales
– Facebook– Twitter– Linkedin
• Gestión de eventos en la nube (Amiando, Ticketea)
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¿qué es la nube?
• Datos, programas y aplicaciones informaticas que no están en nuestros ordenadores.
• Toda esta información está alojada en servidores (ordenadores gigantes).
• Las empresas propietarias nos pueden permitir acceder a esta información y programas, previo pago o gratuitamente.
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Ventajas
• Accesibilidad. Podemos disponer de esa información en cualquier ordenador con acceso a internet (“oficina portatil”)
• El coste del software y del almacenamiento se reduce ya que se puede pagar por uso
• Seguridad. Información siempre disponible, aunque tengamos ataque de virus, o se nos estropee el equipo.
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Inconvenientes
• Falsa sensación de inseguridad con la información más sensible.
• Dependes de conexión a internet• Requiere cambios en la organización de
la empresa.
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Google• Correo Electrónico • Documentos • Agenda• Contactos• Tareas• Comunicaciones
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• Escritorio en la nube– Correo electrónico– Agenda– Contactos– Tareas– Documentos compartidos
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Ejercicio crear una cuenta de correo I
• Usuario: [email protected]
• Contraseña: XXXXXXX• Foto: descargar una foto
de internet y elegir una imagen de perfil
• Otra direccion de correo: intriducir la de una compañera
• Enviar un correo a cuenta profesora
• Poner CC todas las compañeras
• Poner Cco a la compañera más cercana (con la que compartiste el correo)
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Ejercicio crear una cuenta de correo II
• Crear etiquetas– Pares– Impares– Profesora
• Crear filtro– Pares– Impares– Profesora
• Gestionar otras cuentas (incluir la cuenta de alguna compañera, o la suya personal). Enviar y recibir. Aplicar filtros
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Contactos
• Gestionar contactos– Grupos– Exportar
• Importar contactos– Hotmail– Yahoo– Facebook
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Ejercicio Contactos
• Crea dos grupos de contactos– Pares– Impares
• Introduce los contactos de las compañeras
• Importar contactos de una cuenta de correo de Yahoo o Hotmail
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Google Calendar
• Crear y personalizar calendarios
• Crear eventos en este calendario
• Crear eventos en calendarios compartidos
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Ejercicios Google Calendar– Crear un calendario nuevo
• Nombre, descripción (cuanta mas información mejor, sin sobrecargar), Ubicación, Comartir, Accesibilidad (compartir, permisos etc.), Color, etc.
• Compartirlo con dos compañeras– Crear 3 eventos y compartirlos con dos
compañeras que no tengan acceso al calendario
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Google Docs
• Crear colecciones (carpetas)• Crear documento (documento,
presentación, hoja de cálculo, formulario, dibujo y tabla)
• Subir documento• Compartir documentos
– Subidos– Creados
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Ejercicio Google Docs
• Crear un documento de excel• Crear un Documento de Word• Crear una presentación en Powerpoint• Compartir un documento (solo ver)
– En la nube– Por correo electrónico
• Crear una colección y compartirla (ver y editar)
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DROPBOX
• Herramienta web de almacenamiento en la nube. Disco duro en la nube– Copias de seguridad
• Gestión de carpetas compartidas– Enlaces a archivos de gran tamaño
• Máxima seguridad para la información
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Ejercicios Dropbox
• Crear una cuenta de Dropbox• Crear carpetas• Cargar archivos• Compartir
– Archivos– Carpetas
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Evernote
• Gestor de notas• Crear libretas de notas• Crear notas
– Captura de Páginas Web– Captura de audios– Captura de fotografías– Captura de videos
• Compartir libretas
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Ejercicios Evernote
• Crear una cuenta de evernote• Crear tres libretas• Crear notas para las libretas
– Adjuntar archivo (foto, video, audio)– Capturar página web
• Compartir libretas– Crear nota en libreta compartida– Modificar de libreta que te han compartido
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Doodle
• Herramienta para gestionar convocatorias• Crear eventos• Cuadrar agendas para reunión• Planificar encuentros• Elaboración de calendarios de proyectos
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Ejercicios Doodle
• Abrir cuenta Doodle• Crear un evento
– Titulo, Descripción, Ciudad, Correo-e– Marcar el día del evento– Seleccionar propuestas de horario
• Administración– Invitar participantes– Administrar propuestas
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Presentaciones en la nube
• Colgar documentos extensos en la red (planes estratégicos, publicaciones de cierto tamaño, presentaciones, etc.)
• Plataformas de almacenamiento– Issuu– Slideshare– Scribbd– Prezi (crear y almacenar online)
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Otras herramientasDoodle, Evernote, Slideshare, Teamviewer
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En la nube están apareciendo pequeñasaplicaciones, que no tratan de abarcar mucha
funcionalidad, pero hacen su trabajo muy bien.• Doodle es una herramienta muy eficaz paraconvocar reuniones y cuadrar agendas.• Teamviewer: es una aplicación sencilla paraacceso remoto a otros equipos.
• SlideShare: nos ayuda a compartir presentacionesy documentos
• Evernote es una aplicación para guardar ycompartir notas.
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¿Y el futuro?
“la única ventaja competitiva realmentesostenible es ser capaz de aprender más rápido
que la competencia”
Arie de Geus
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¿Dudas, preguntas?