PRODUCTO 6. - Procuraduría General de la Nación ... · aspectos a considerar será la existencia...

PRODUCTO 6. RECOMENDACIÓN TECNOLÓGICA (SOFTWARE)

PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS

RECOMENDACIÓN TECNOLÓGICA (SOFTWARE) Julio de 2007 PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Página 1 de 29

TABLA DE CONTENIDO

1 INTRODUCCION ............................................................................................4

2 SITUACIÓN ACTUAL.....................................................................................5

2.1 PLATAFORMA TECNOLÓGICA ACTUAL ......................................................5

3 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA .......................................................15

4 INFORMACIÓN.............................................................................................17

5 SEGURIDAD.................................................................................................19

6 PRESUPUESTO ...........................................................................................20

6.1 PRESUPUESTO PARA EL SOFTWARE DE APLICACIÓN DE COSTOS ....20

6.2 PRESUPUESTO SEGUNDA FASE SISTEMA DE GESTION DE COSTOS..28

7 ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA ADQUISICION DE UN ERP ..29


TABLA DE ANEXOS

Anexo A. Presupuesto sin desarrollo de software…………………………...…. 30

Anexo B. Presupuesto con desarrollo de software…………………………….... 32

Anexo C. Cuestionario de revisión módulos ERP………………………………. 34


1 INTRODUCCION

Para la implementación de un sistema de costos por actividades de acuerdo a la

metodología propuesta por Jahv McGregor S.A., se requiere que la PGN cuente con

el recurso humano y la infraestructura tecnológica necesaria.

Es importante tener en cuenta que la entidad actualmente esta en el proceso de

implementación del sistema de Información SIM (Sistema de Información Misional)

el cual la entidad tiene proyectado terminar a finales del año 2007, donde el sistema

de costos requiere de mucha información misional para poder alimentar las bases

de datos y generar los costos reales en que incurre la entidad.

Al realizar el sistema de información de costos en el mediano plazo requeriría de

muchas labores operativas toda vez que aun no se encuentra en producción el

sistema SIM, lo cual aumentaría la carga de trabajo que tienen los funcionarios de la

Entidad.

De acuerdo al proceso de modernización de la Institución, y en la medida que se

proyecte la adquisición de un nuevo sistema de información financiero, uno de los

aspectos a considerar será la existencia y concepción de un modulo de costos por

actividades el cual sea adaptable a la PGN, toda vez que esta tiene un carácter

especial y muchos de los insumos que requiere el modulo de costos deben ser

generados de la parte financiera, administrativa y los otros del SIM- Sistema de

Información Misional -.

Por lo anterior, se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones para

lograr el éxito de la puesta en marcha del sistema de información de costos.


2 SITUACIÓN ACTUAL

Con el fin de identificar la actual plataforma tecnológica de la entidad, para poder

establecer las condiciones básicas para funcionamiento de un software de costos,

nos remitimos al informe de diagnóstico general de SIAF, desarrollado por PICSG

LTDA y MARQUEZ Y URIZA LTDA el 25-10-2006 en donde se cita lo siguiente en

relación al tema:

2.1 PLATAFORMA TECNOLÓGICA ACTUAL

Las firmas proveedoras del Sistema de Información SIAF son: Infotec Ltda y Opus

Ingeniería Ltda. La plataforma tecnológica sobre la cual se encuentra funcionando el

Sistema de Información SIAF es:

•

•

•

INFORMIX 7.31 (Versión actual Informix 10)

OPEN UNIX 8.0

Servidor Dell - PowerEdge 2800, con 2 procesadores Pentium 4 a 2.5

Ghz, memoria 3 GB y 5 discos internos de 36 GB [RAID1x2][RAID5x].

El sistema está conformado por los siguientes subsistemas:

Subsistema Financiero

• Módulo de Contabilidad

• Módulo de Tesorería

• Módulo de Presupuesto

• Cuentas por Pagar

Subsistema de Recursos Humanos

• Módulo de Selección de Personal y de Carrera

• Módulo de Planta de Personal

• Módulo de Administración de Personal


• Módulo de Hojas de vida

• Módulo de Nómina

• Módulo de Cesantías

• Módulo de Viáticos

• Módulo de Bienestar y Desarrollo

Subsistema Administrativo

• Módulo de Compras

• Módulo de Almacén e Inventarios

• Módulo de Servicios Generales

• Módulo de Recursos Físicos

• Módulo de Correspondencia

• Módulo de Archivo

• Módulo de Seguridad

Interfaces Actualmente el sistema cuenta con las siguientes interfaces:

• Tesorería - Presupuesto

• Tesorería - Contabilidad

• Presupuesto – Contabilidad

• Presupuesto – Tesorería

No existen interfaces entre los subsistemas:

• Administrativo – Recursos Humanos

• Administrativo – Financiero

Como tampoco, existen las interfaces entre los módulos:

• Compras – Almacén e Inventarios. “1

1 PICGS LTDA y MARQUEZ Y URIZA LTDA., En Informe Diagnóstico General SIAF. Bogotá D.C. Octubre 25 de 2006. Documento de la PGN.


En el documento citado, se concluye:

Conclusiones

La suma del puntaje obtenido en la evaluación de la Situación Actual

del Sistema de Información SIAF más el puntaje obtenido en la

evaluación de Visión a Futuro, da como resultado 530 puntos

equivalentes a un 53%, lo cual de acuerdo a la metodología definida

significa: CAMBIAR EL SISTEMA DE INFORMACION.

Adicionalmente, la conclusión se fundamenta en los siguientes aspectos:

• No se encuentran operando las interfaces automáticas entre los

subsistemas del Sistema de Información SIAF.

• No se encuentra implementada toda la funcionalidad requerida

actualmente en el Sistema de Información SIAF.

• De acuerdo a la estrategia que está proyectando la Procuraduría para

sus sistemas misionales, el Sistema de Información SIAF no se

integraría fácilmente con estos sistemas.

• Inestabilidad operativa del Proveedor: En el estudio realizado a los

clientes referenciados por los proveedores del software (Infotec y

Opus), se pudo evidenciar que existe un número insuficiente de

ingenieros para atender los requerimientos de todos los clientes,

incluyendo la Procuraduría.

• Incertidumbre sobre el futuro de la Base de Datos - Informix

• El sistema de Información SIAF no es fácilmente adaptable a

ambientes gráficos

• El sistema de Información SIAF no contempla el manejo de

Administración por Contenidos

• El Sistema de Información SIAF no se encuentra desarrollado bajo

ambiente Web.”2

2 Ibid. Pág. 42 y 43.


La razón de esta cita obedece a la gran cantidad de información que hoy maneja la

entidad en el SIAF y que es fuente importante para alimentar las bases de datos del

sistema de costos propuesto.

De otra parte, es preciso tener en cuenta que de acuerdo con el Decreto 2789 del

31 de Agosto de 2004 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en el art. 35, se

establecen restricciones a las inversiones en software financiero en los siguientes

términos: “Las entidades usuarias en línea con el SIIF Nación no podrán adquirir

ningún software financiero que contemple la funcionalidad incorporada en tal

aplicativo y que implique la duplicidad del registro de información presupuestal y

contable.”

En la actualidad el Ministerio de Hacienda y Crédito público tiene en funcionamiento

el SIIF Nación, con el que se buscaba: “consolidar la información financiera de las

Entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control

de la ejecución presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la

Administración Central Nacional.” 3

Hoy el mismo Ministerio viene adelantando el proceso de implantación del software

SIIF NACION II, que pretende: “…extenderse más allá del dominio financiero y

cubrir aspectos relacionados con la gestión administrativa y comercial de las

entidades ejecutoras, tales como: transacciones y flujos de trabajo derivados de

comprar o contratar bienes o servicios, de la gestión comercial de oferta, venta y

facturación de bienes o servicios y de administrar su inventario, almacenamiento y

registro de entradas y salidas de bienes operativos o de consumo y administrar su

inventario, almacenamiento y registro de entradas y salidas de equipos o bienes de

producción y de administrar su inventario, almacenamiento, registro de entradas,

traslados y daciones de baja de activos fijos.”4

3 MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO. SIIF Nación. En http://www.minhacienda.gov.co/portal/page?_pageid=1036,707976&_dad=portal30&_schema=PORTAL30. Consultado Junio 20 de 2007. 4 Op Cit.


http://www.minhacienda.gov.co/portal/page?_pageid=1036,707976&_dad=portal30&_schema=PORTAL30

En la nueva versión del SIIF NACION II, se incluyen áreas que soportan nuevos

procesos administrativos tal como lo señala el Ministerio de Hacienda y Crédito

Público:

Novedades SIIF Nación II La cobertura funcional del SIIF Nación actual será ampliada por el

software SIIF Nación II mediante la inclusión de funcionalidad que

soportará procesos de carácter financiero, administrativo y de

negocio. Así, los nuevos procesos soportados por SIIF Nación II son:

en los procesos financieros existentes, el software SIIF Nación II

incluye funcionalidad mejorada respecto a los módulos de:

• Administración de Apropiaciones

• Administración del PAC

• Ejecución Presupuestal del Gasto

• Ejecución Presupuestal de Ingresos

• Gestión de Recaudos

• Gestión de Pagos

• Gestión Contable

Además de los procesos señalados, SIIF Nación II provee otro tipo de

funcionalidad, orientada a:

• Garantizar la seguridad de los datos contenidos en ella y

transmitidos desde y hacia SIIF Nación II.

• Facilitar su administración y parametrización.

• Programación Presupuestal.

• Obtención de Bienes y Servicios.

• Gestión de Bienes y Servicios.

• Facturación y Cartera.

• Definir flujos de procesos que faciliten la estándarización y

control de los procesos de negocio.


Implantación de SIIF Nación II La implantación del software SIIF Nación II, se llevará a cabo en dos

fases, las cuales se explican a continuación de la siguiente forma :

FASE I. Implantación de los módulos que soportan la funcionalidad

de:

• Seguridad

• Administración del Sistema

• Gestor de Procesos

• Programación Presupuestal

FASE II. Implantación de los módulos restantes:

En cada una de las fases, la implantación de los módulos respectivos,

se hará previa capacitación de los usuarios que deberán interactuar

con uno ó mas módulos de la solución, según el rol que desempeñe

en los procesos soportados por la nueva solución. Las fechas

previstas para la implantación del software SIIF Nación II son:

Módulos Fase I Marzo 2007

Módulos Fase II Enero 2008“ 5

En los módulos presentados, no figura ninguno que permita un acercamiento al

tema de costos para las entidades: por ello y dado lo específico de cada entidad, se

hace necesario un desarrollo propio que tome información de los diferentes

aplicativos de la entidad y dé respuesta sobre el costo de las actividades, servicios y

procesos propios en este caso de la Procuraduría General de la Nación.

De otra parte, y dado que la entidad deberá revisar y posiblemente ajustar su

estructura de sistema y comunicaciones para el SIIF Nación II, el cual exige:

5 Op cit.


• “Requisitos de Hardware:

Los requisitos mínimos de Hardware con los que debe contar una

máquina cliente del SIIF NACION para operar adecuadamente el

aplicativo.

Procesador: 1.2 Ghz

Memoria: 512 MB o Superior

Pantalla: Resolución mínima de 1024 x 768 pixeles o superior

Tarjeta de red: Ehternet 10/100/1000 o Inalámbrica 802.11b y

g (según infraestructura de cada cliente)

Disco Duro: Mínimo 100 MB libres

Puerto USB 1. 1/2.0 port para soportar los Tokens que

proveen los certificados digitales

• Requisitos de Software:

El software base con el que debe contar una estación cliente del

nuevo SIIF Nación para operar adecuadamente el aplicativo. También

se hará mención a algunas configuraciones que deben estar

habilitadas en dicha máquina:

Sistema Operativo: Microsoft Windows 2000, XP o superior

Browser: Internet Explorer 6.0 SP 1 o superior en español

Adicionales: Microsoft .NET Framework 2.0 (solo para el

generador de reportes)

La configuración de la pantalla en Windows debe estar mínimo en

1024x768 a 16 bit

• Requisitos de Comunicación:

El ancho de banda requerido es de 100 KBps por usuario.


Escenarios de Conexión a SIIF Nación II

ACCESO A SIIF Nación II/1ENTIDAD

PRINCIPAL CONTIGENCIA OBSERVACIONES

Grande (ancho de banda requerido > 64 Kb/ps)

INTERNET WAN Las Entidades pueden optar por conmutar el carácter de principal y contingencia de los accesos

Regionales Red de la Entidad INTERNET Estapúblicos ó Entidades pequeñas (ancho de banda < 64 Kb/ps)

INTERNET Por definir

• Otros requisitos:

Se deben habilitar las ventanas emergentes en el Browser

para el sitio.

Para ciertas funcionalidades, el nuevo SIIF Nación requerirá el

uso de controles ActiveX, y este deberá estar habilitado en el

Browser. El usuario deberá aceptar los certificados digitales

que se proveen para estos controles.

Para garantizar la buena presentación, se debe instalar

Macromedia Flash Player.“6

Teniendo en cuenta que la perspectiva del estado en este mismo tema es la

siguiente:

Perspectiva Tecnológica

• Herramientas

La solución SIIF Nación II es un desarrollo Web, diseñado con

filosofía de arquitectura empresarial que utiliza como herramienta de

desarrollo .NET y SQL Server 2005 como motor de Base de Datos 6 Op Cit


• Arquitectura

El Nuevo SIIF Nación es una reescritura completa del SIIF Nación

actual en producción. Su funcionalidad ha sido extendida

considerablemente –actualmente se modela en más de 1200 Casos de

Uso. La definición del nuevo sistema es muy paramétrica,

capitalizando la experiencia de varios años en el sistema actual. El

proyecto del nuevo SIIF Nación es muy importante en el país por su

alcance, por sus beneficios, y por el precedente que genera su

estructura metodológica. Es el primer proyecto de software en el país

donde la Nación invierte muchos recursos en definir claramente qué se

requiere, lo cual minimiza los riesgos de la construcción y en modelar

las especificaciones de un sistema para asegurar que exista un

producto de requerimientos y especificaciones administrables donde se

plasma el conocimiento funcional del negocio.

La tecnología en los últimos 10 años desde la concepción original del SIIF ha

cambiado, pasando de sistemas Cliente - Servidor a sistemas basados en el Web

con grandes facilidades de integración.

SIIF Nación Actual SIIF Nación Nuevo Característica (diseño de 1996+) (diseño en 2006+) Arquitectura Cliente/Servidor Web, HTML/HTTP, Ancho

de banda Lenguajes de

Desarrollo en Windows Herramientas Desarrollo

Windows: Pocas, parcialmente OO como VB6

Lenguajes .NET totalmente OO (C# 2.0 o VBNET 2.0).

Ambientes de Desarrollo

Básicos Avanzados: Frameworks, Librerías, Visual Studio Team System (SCM)

Metodologías Primarias MSF, UML con Casos de Uso, Herramientas RUP, Xtreme Programming, Métodos Ágiles, Function Points


SIIF Nación Actual SIIF Nación Nuevo Característica (diseño de 1996+) (diseño en 2006+) Tecnologías

Integración Archivos planos Archivos planos, XML,

Web Services SOAP, WS-I, Mensajería y Orquestación de Procesos

Tecnologías Seguridad

Seguridad básica Algoritmos de Encripción y Protocolos de Seguridad (IPSec, SSL) estándares de la industria, Esquema de Llaves Públicas, Esquema de Seguridad integrado a la Infraestructura del Ministerio, Certificados Digitales, Entidad de Certificación Abierta en Colombia

Tecnologías Confiabilidad

Clásicas Web/Application Farms, Clustering

Tecnología de Bases de Datos

Clásica XML, Seguridad, Stored Procedures .NET y T-SQL, Acceso vía WS

Así el reto tecnológico del nuevo SIIF Nación es grande. Para

asegurar la estructura y adecuado uso de la plataforma .NET…”7

De acuerdo con lo anterior y puesto que cada día las entidades deberán llegar a las

nuevas tecnologías, consideramos importante tener en cuenta lo siguiente respecto

al tema tecnológico en el que deberá operar el sistema de costos.

7 Op. cit


3 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

- La aplicación debe correr bajo el sistema operacional que tenga en producción

la entidad, adaptado a las exigencias del Estado central.

- El motor de la base de datos debe ser el motor corporativo con el que cuenta

la entidad y se encuentran las bases de datos de las aplicaciones más

importantes.

- Debe diseñarse bajo el modelo entidad relación

- Contar con un equipo de cómputo lo suficientemente robusto para almacenar

la información y donde pueda correr la aplicación o asignar un área o volumen

en un disco duro con la capacidad suficiente para alojar los datos y donde se

pueda ejecutar la aplicación, teniendo en cuenta que se van a manejar como

mínimo los costos de 3.500 empleados, 100.000 productos, 150 productos

intermedios, 200 actividades.

- El software que adquiera la entidad debe ser de acuerdo a la plataforma de la

entidad.

- Esta aplicación debe ser administrada por un área de la PGN especializada en

costos que será la encargada de administrar el sistema de información a

adquirir y deberá subir la información proveniente de las diferentes áreas

fuentes de información para el sistema de costos.

- Evaluar que la aplicación que la entidad vaya a adquirir tenga una interfase

automática de tal manera que la información pueda ser recibida desde los

diferentes aplicativos que tiene la entidad en producción, minimizando labores

operativas.

- La aplicación deberá funcionar en ambiente Web, si la entidad cuenta con la

infraestructura necesaria. De no ser así, iniciar con una arquitectura cliente

servidor, pensada de tal manera que pueda luego ser migrada a Web.

- El sistema de costos debe funcionar en las diferentes procuradurías regionales

las cuales deben estar conectadas con el sistema central.

- La aplicación debe generar una serie de inductores que reflejen los costos.


- La aplicación debe contar con un sistema de generación de consultas

automáticas sobre las bases de datos de acuerdo a las necesidades de los

usuarios que van administrar el sistema de información y a los requerimientos

de los directivos que requieran análisis específicos o especiales.


4 INFORMACIÓN

Los datos deben cargarse en forma periódica (mensual) a la base de datos, la cual

debe guardar los históricos de la información, que servirán para generar los costos y

las comparaciones entre los diferentes periodos.

Los datos deben provenir de las siguientes fuentes:

- Nomina de empleados

- Contabilidad

- Inventarios

- Muebles

- Inmuebles

- SIM (Cuando esté en producción)

La información a migrar de estas aplicaciones debe realizarse mediante el uso de

archivos planos o técnica acorde a la infraestructura tecnológica que tenga la

Entidad en cada momento de su devenir; la cual deben contar con una estructura de

acuerdo a las necesidades de las variables a ser migradas al sistema de costos

para obtener los resultados esperados.

Para poder migrar o subir la información de estas aplicaciones se requiere que los

sistemas de información financieros estén “cerrados” entendido el concepto dentro

del lenguaje de procesamiento de información como el estado en donde para un

periodo se ha ingresado toda la información correspondiente al mismo y mediante

un proceso de cierre, no admite más información; en caso de haber un reproceso, al

sistema de costos que se implemente debe enviársele nuevamente la información

para su reproceso y generar la información en forma correcta.


La aplicación debe contar con opciones donde los usuarios puedan registrar alguna

información correspondiente al tiempo que incurren en el análisis de un proceso o

las actividades que realizan las personas de la PGN.


5 SEGURIDAD

El Sistema de Gestión de Costos debe garantizar ser administrado por perfiles de

usuario, es decir, que cuente con unos niveles de permisos adecuados de acuerdo a

los roles que desempeña cada usuario, que tenga pistas de auditoria, que maneje la

Efectividad, Eficiencia, Confidencialidad, Integridad, Disponibilidad, Cumplimiento,

Confiabilidad de la información entre otras.

Debido al volumen de información que va a administrar el sistema de gestión de

costos de la PGN, es importante evaluar la posibilidad de adquirir un sistema que

permita la generación de una serie de consultas que pueden ser desarrolladas por

los usuarios finales, los cuales no requieren de ser personas expertas en el manejo

de base de datos ni SQL sobre una base de datos y que pueden dar unos

resultados excelentes en la implementación de consultas.


6 PRESUPUESTO

De acuerdo a lo solicitado por la entidad, en las siguientes líneas se detallan los

precios a hoy del software y el valor total estimado de la segunda etapa del Sistema

de Gestión de Costos.

6.1 PRESUPUESTO PARA EL SOFTWARE DE APLICACIÓN DE COSTOS

La entidad para poder tener un valor aproximado de lo que puede costar un sistema

de gestión de costos para la PGN, debe realizar primero un análisis en cuanto a si

su desarrollo lo realiza a nivel interno con personas especializadas en las

herramientas con las que cuenta la entidad y establecer esta actividad como un

proyecto y determinar el recurso humano y técnico para implementar el proyecto y

poder contar con los recursos económicos necesarios para su implementación.

Si la decisión es un desarrollo externo, se debe realizar un estudio de mercado a

empresas reconocidas que hayan implementado un sistema de costos en entidades

estatales o compañías muy grandes bajo la modalidad de costos ABC, en el

momento en que se tome la decisión, toda vez que este es un mercado

cambiante. De esta forma se puede tener una buena apreciación sobre los recursos

económicos con los que debe contar la entidad.

Para probar la funcionalidad de la metodología para un sistema de costos por

actividades propuesta por JAHV Mc Gregor S.A., se desarrolló una aplicación para

realizar un piloto, donde se trajeron datos de las aplicación de contabilidad, nomina,

inventarios y se capturaron una serie de tiempos en los cuales se establece que son

los tiempos aproximados en desarrollar las actividades, para lo cual utilizamos las

siguientes variables:


Tabla Objetos Código Descripción

Tabla Actividad Código Descripción Cantidad de productos Código Descripción Cantidad de productos

Tabla Inmuebles Código Descripción inmueble Costo total Vr.deprecia/Canon arrdo Fecha Nº contrato arrdo Área total Cuenta contable

Tabla Centro de Costos Codigo Nombre Regional Municipio Dependencia Cod. inmueble % m2 área ocupada


Tabla Nomina Dependencia Identificación funcionario Fecha Nombre del funcionario Tipo contrato Grado Nivel Estado funcionario Total devengado Aportes patronales Carga prestacional Otros costos asociados a nómina Otros costos directos asociados Otros costos generales

Tabla Muebles Identificación mueble Descripción mueble asignados Identificación funcionario Costo del mueble Depreciación mensual muebleCuenta contable Fecha

Tabla Mantenimiento Identificación mueble/inmueble Costo total mantenimiento Amortización o costo mensual Fecha Inmuble/Mueble Subcuenta contable


Tabla Actividades Código actividad Identificación funcionario Participación %

Tabla Proceso de Costeo Código del nivel (5 digitos) Código del centro de costo % Participación centro de costo.

Tabla Gastos Código dependencia Identificación funcionario Fecha Costo total Costo mensual Concepto (para amortizaciones) Descripción del recurso Cuenta contable Nº contrato (para vigilancia) Nº despacho (para Materiales)

Tabla Distribución del Gasto Subcuenta Centro de costo Inductor (a / p) Subcuenta

Tabla Distribución Misional Código del proceso Código especialidad misional % de distribución


Las anteriores tablas son utilizadas para la aplicación piloto en la demostración de la

metodología propuesta, en ningún caso son estáticas pueden variar de acuerdo al

análisis de las personas que vayan a realizar el levantamiento de la información.

Se hizo indagación sobre algunas empresas proveedoras de los módulos de costos

y se encontraron algunas en el mercado nacional, pero que a pesar de tener

módulos de costos estos deben ser adaptados a las necesidades de la PGN. A

continuación presentamos algunas de ellas.

• SAP ANDINA Y DEL CARIBE Dentro de las industrias para las cuales ha desarrollado aplicaciones, está el

sector público, mediante una solución de Gobierno Electrónico, permite conectar

sistemas, organizaciones, funcionarios e interfaz para el ciudadano. La empresa

ofrece los siguientes beneficios y aplicativos para entidades del estado:

“SAP entrega con SAP for Public Sector todo lo necesario para hacer

realidad una solución de e-government, ya que incluye, tanto los

componentes de mySAP Public Sector, como algunas de sus soluciones

intersectoriales. Este empaquetamiento permite a las organizaciones

mejorar el servicio y la atención a los ciudadanos, partners y funcionarios.

Algunos de sus beneficios son:

Nuevos procesos de administración

Potencia y sofisticación

Disponibilidad de la información

Las funcionalidad del futuro, disponible hoy

Funcionalidades clave SAP for Public Sector ofrece muchas oportunidades para la

administración pública. Estas funcionalidades clave incluyen:

E-Gobierno

Marketplaces y portales

CRM y servicios online


http://www.sap.com/andeancarib/industries/publicsector/featuresfunctions/egovernment.epx

Sistema de pago online

Administración de registros electrónicos

E-Procurement

Administración de impuestos e ingresos

Cuentas unipersonales

Procesamiento integrado de datos masivos

Finanzas y administración

Administración integrada de fondos y posiciones

Administración de subvenciones

Recursos humanos

Administración del conocimiento

E-Learning

Librerías y desarrollo del conocimiento

Administración de recursos

Mantenimiento de instalaciones y equipos

Administración de la propiedad”8

Respecto al precio, en entrevista telefónica con el funcionario Andres Lamus de

SAP, indicó los siguientes valores de inicio, los cuales cambiarán de acuerdo al

número de licencias y desarrollos especiales que requiera la entidad. La empresa

recomienda hacer un análisis y considerar la opción de migrar toda la entidad a un

ERP, que cubra las diferentes áreas de la entidad e incluya costos ABC.

APLICACIÓN VALOR INICIAL USD$* VR. INICIAL COP$

ERP Completo 1.500.000,oo 3.000.000.000,ooMódulo de Costos 200.000,oo 400.000.000,oo

8 SAP ANDINA Y DEL CARIBE. En http://www.sap.com/andeancarib/solutions/index.epx. Consultado Junio 27 de 2007.


http://www.sap.com/andeancarib/industries/publicsector/featuresfunctions/erecords.epx

http://www.sap.com/andeancarib/industries/publicsector/featuresfunctions/tax.epx

http://www.sap.com/andeancarib/industries/publicsector/featuresfunctions/finance.epx

http://www.sap.com/andeancarib/industries/publicsector/featuresfunctions/knowledge.epx

http://www.sap.com/andeancarib/industries/publicsector/featuresfunctions/resource.epx

http://www.sap.com/andeancarib/solutions/index.epx

*Tasa de cambio estimada $2.000,oo

Adicional a lo anterior, se debe considerar el costo de mantenimiento anual, y el

costo de asesoría y acompañamiento en la implantación.

• CIS CORPORATE Es una Organización “Establecida en 1990, CIS Corporate es una compañía

multinacional con 11 oficinas en 5 países en América. Con más de 250 empleados y

200 clientes, CIS Corporate cumple su compromiso de proporcionar una ventaja

medible y competitiva a sus clientes.

Nuestras áreas de amplia experiencia (expertise) incluyen implementaciones de:

Sistemas Enterprise Resource Planning (ERPs), Business Intelligence (BI),

Corporate Performance Management (CPM), Business Process Management

(BPM), Treasury Systems, así como CRM (Customer Relationship Management).

Las aplicaciones de nuestros clientes han recibido reconocimientos y les han sido

otorgados importantes premios – dos proyectos elegidos al Salón de la Fama de

Balanced Scorecard Collaborative; el proyecto de Pfizer fue elegido como Proyecto

del Año. De igual manera, le han sido otorgados a CIS los premios y distinciones

como Hyperion Partner of the Year, al igual que LatAm Partner of the Year.

Nuestros consultores aportan amplia experiencia en áreas tales como Planeación,

adecuación con SarBox, Consolidación, Análisis, Optimización de Procesos, Análisis

de Beneficio para el Cliente en la mayoría de los sectores, incluyendo: Gobierno,

Bancario y Financiero, Aseguradoras, Farmacéutico, Tiendas Departamentales,

Manufactura, Logística y Distribución, CPG, Petroquímico, Telecomunicaciones.

Entre sus productos se destacan:

Corporate Performance Management, integrando BI

Customer Relationship Management

Business Process Management

Treasury Management Solutions


Seguridad para comunicaciones de correo electrónico masivo “9

Dentro del aplicativo CPM, se tiene el desarrollos para Costos ABC, Administración

de costos ABM. HBM – Hyperion Bussiness Modeling, que junto con ETL –

Herramienta de extracción, transformación y carga soportan la aplicación de costos.

Dentro del Sector Gobierno tiene los siguientes clientes:

Agro Asemex

Bancomext - México

Centrales Eléctricas Norte de Santander

Gas Natural

Nacional Financiera - Banca de Desarrollo

Pemex

Petrobrás case

SCT - Secretaría de Comunicaciones y Transportes

Respecto al precio, la funcionaria Adriana Lucía Ardila Gómez, indicó los siguientes

valores de inicio, los cuales cambiarán de acuerdo al número de licencias y

desarrollos especiales que requiera la entidad.

APLICACIÓN VALOR INICIAL USD$* VR. INICIAL COP$

HBM Módulo 50.000 100.000.000,ooLicencia Usuario Consultor 500 1.000.000,oo

Licencia Usuario Básico 1.000 2.000.000,ooLicencia Usuario Interactivo 1.500 3.000.000,ooETL –Herramienta de extracción, transformación y carga de datos

50.000 100.000.000,oo

Tasa de cambio estimada $2.000,oo

9 CIS CORPORATE. En http://www.ciscorporate.com/solucoes_especializacao.asp. Consultado junio 30 de 2007.


http://www.ciscorporate.com/Petrobras_es.ppt

http://www.ciscorporate.com/solucoes_especializacao.asp

Adicional a lo anterior, se debe tener en cuenta el mantenimiento anual, que incluye

soporte, nuevas versiones y línea de respuesta, que la compañía tiene establecido

en un porcentaje del 22%. También se debe considerar la asesoría y

acompañamiento en la implantación que dependerá de la cobertura, complejidad y

profundización que se deba hacer en la entidad.

Lo anterior no significa que puedan existir otras casa desarrolladoras de software

que implementen el sistema de costos. Sólo se recibió información de las que

presentamos en este documento.

6.2 PRESUPUESTO SEGUNDA FASE SISTEMA DE GESTION DE COSTOS

Como respuesta a lo solicitado por la entidad, se presenta un presupuesto estimado

de lo que es el costo de todos los recursos involucrado para el desarrollo de la

segunda etapa del Sistema de Gestión de Costos, tomado a precios de hoy.

En los anexos A y B se presentan los presupuestos estimados de la implementación

del Sistema de Gestión de Costos desde las 2 opciones: con desarrollo de software

y sin desarrollo de software.


7 ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA ADQUISICION DE UN ERP

Si la entidad decide migrar a un ERP, es preciso que considere todas las

necesidades de información que tienen las diferentes áreas, teniendo en cuenta que

algunas se maneja en aplicativos, otras en hojas de cálculo, otras en hojas de papel,

libros o agendas de los funcionarios. Respecto a costos la información y los datos

requeridos están detallados en el Manual del Sistema de Gestión de Costos que se

entregó a la entidad; es por tanto vital tener en cuenta lo allí consignado.

“Un sistema ERP es una aplicación informática que permite gestionar todos los

procesos de negocio de una compañía en forma integrada. Sus siglas provienen del

término en inglés ENTERPRISE RESOURCE PLANNING. Por lo general este tipo

de sistemas esta compuesto de módulos como Recursos Humanos, Ventas,

Contabilidad y Finanzas, Compras, Producción entre otros, brindado información

cruzada e integrada de todos los procesos del negocio. Este software debe ser

parametrizado y adaptado para responder a las necesidades especificas de cada

organización. Una vez implementado un ERP permite a los empleados de una

empresa administrar los recursos de todas las áreas, simular distintos escenarios y

obtener información consolidada en tiempo real.”10

De acuerdo a lo propuesto por Florecia Chiesa, en el documento citado, se toma

como base una tabla propuesta por la autora como herramienta de chequeo de los

aspectos a tener en cuenta al momento de evaluar un sistema ERP para ser

adoptado por una organización, la cual fue modificada y adicionada en algunos

aspectos que consideramos importante tener en cuenta para la entidad y para el

Sistema de Gestión de Costos propuesto. Ver Anexo C

10 CHIESA. Florencia. Metodología para Selección de sistemas ERP. En http://www.itba.edu.ar/capis/webcapis/planma.html. Consultado Junio 29 de 2007.


http://www.itba.edu.ar/capis/webcapis/planma.html

ANEXO A.

PRESUPUESTO SIN DESARROLLO DE SOFTWARE

RECOMENDACIÓN TECNOLÓGICA (SOFTWARE) Julio de 2007 PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Anexo A - 1

Julio 13 de 2007

TIEMPO ESTIMADO EN MESES: 6 6

RECURSO CONCEPTO BASE % CANT. VALOR MES VALOR TOTALHUMANODIRECTOR PROYECTO POR PARTE DE LA FIRMA:

Honorarios Estimado 25% 1 $ 12.000.000 $ 72.000.000

GERENTE DE SERVICIO DE LA FIRMA Honorarios Estimado 25% 1 10.000.000 60.000.000 GERENTE DE PROYECTO DE LA FIRMA Honorarios Estimado 100% 1 8.000.000 48.000.000

PROFESIONALES DE LA FIRMA Honorarios Estimado 100% 1 5.000.000 30.000.000 INGENIERO DE SISTEMAS Honorarios Estimado 50% 1 4.000.000 24.000.000 SUBTOTAL $ 234.000.000

RECURSOS FISICOS:EQUIPOS DE COMPUTO- Portátiles Alquiler Estimado 4 400.000 9.600.000 ESPACIO FISICO- Oficina Alquiler Estimado 1 800.000 4.800.000 PAPELERIA- Papel, tintas, libretas, esferos,…

Compra mes Estimado 1 300.000 1.800.000

OTROS MENORES-Elementos Aseo, cafet Compra mes Estimado 1 200.000 1.200.000

SUBTOTAL $ 17.400.000

35 Dias 6

TIQUETES para 5 funcionarios para divulg- capacitación en puesto

Vr. Tiquete Estimado 5 300.000 52.500.000

ALOJAMIENTO para 5 funcionarios para divulg- capacitación en puesto

Vr. Hotel Tarifa Hoy Ajus 10% 5 88.000 92.400.000

ALIMENTACION para 5 funcionarios para divulg- capacitación en puesto

Vr Asignado Tarifa Hoy Ajus 10% 5 44.000 46.200.000

SUBTOTAL $ 191.100.000

5 Funcionarios

30

SALONES fuera de la entidad Alquiler Estimado 4 200.000 4.000.000 EQUIPOS: Video beam, Alquiler Estimado 4 200.000 4.000.000 EQUIPOS: computadores Alquiler Estimado 4 200.000 120.000.000 REFRIGERIOS, TINTOS: ( 2 al día por persona)

Alquiler Estimado 8 23.000 27.600.000

SUBTOTAL $ 155.600.000 $ 598.100.000

IMPREVISTOSPARA ATENDER LO QUE SURJA Estimado 10% 12 4.984.167 59.810.000 $ 59.810.000

$ 657.910.000

ADMINISTRACION (Estimado/ costo) Servicios 15% 12 8.223.875 98.686.500 $ 98.686.500 $ 756.596.500 $ 121.055.440 $ 877.651.940

PROYECTO PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIONPRESUPUESTO ESTIMADO ETAPA II SISTEMA DE GESTION DE COSTOS PGN

OPCION 1: ACOMPAÑAMIENTO SIN DESARROLLO DE SOFTWARE Fecha Elaboración:

VIAJES Y ALOJAMIENTOS (Para las 32 regionales, 2 distritales y Central )

Regionales y delegadas

AUDITORIOS Y MEDIOS (Para 4 días de capacitación, 30 funcionarios) Capacitaciones

IVA = 16%VALOR TOTAL

NOTA: Los valores aquí considerados están sujetos a cambio por efectos de incrementos de mercado, ley, variación de precios

TOTAL

SUBTOTAL

ADMINISTRACION DEL PROYECTO EN OFICINA CENTRAL

SUBTOTAL 3

ANEXO A. PRESUPUESTO SIN DESARROLLO DE SOFTWAREJulio de 2007

Anexo A - 1

ANEXO B.

PRESUPUESTO CON DESARROLLO DE SOFTWARE

RECOMENDACIÓN TECNOLÓGICA (SOFTWARE) Julio de 2007 PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Anexo B - 1

Julio 13 de 2007

TIEMPO ESTIMADO EN MESES: 12 12

RECURSO CONCEPTO BASE % CANT. VALOR MES VALOR TOTALHUMANODIRECTOR PROYECTO POR PARTE DE LA FIRMA:

Honorarios Estimado 25% 1 $ 12.000.000 $ 144.000.000

GERENTE DE SERVICIO DE LA FIRMA Honorarios Estimado 25% 1 10.000.000 120.000.000 GERENTE DE PROYECTO DE LA FIRMA Honorarios Estimado 100% 1 8.000.000 96.000.000

PROFESIONALES DE LA FIRMA Honorarios Estimado 100% 2 5.000.000 120.000.000 INGENIERO JEFE Honorarios Estimado 50% 1 6.000.000 72.000.000 INGENIERO DE SISTEMAS Honorarios Estimado 100% 3 4.000.000 144.000.000 SUBTOTAL $ 696.000.000

RECURSOS FISICOS:EQUIPOS DE COMPUTO- Portátiles Alquiler Estimado 10 400.000 48.000.000 ESPACIO FISICO- Oficina Alquiler Estimado 1 1.200.000 14.400.000 PAPELERIA- Papel, tintas, libretas, esferos,…


LICENCIAS DE SOFTWARE Para Programación

Compra mes Estimado 4 10.000.000 40.000.000

OTROS MENORES-Elementos Aseo, cafeteria


SUBTOTAL $ 109.600.000

35 Dias 6

TIQUETES para 5 funcionarios para divulg- capacitación en puesto

Vr. Tiquete Estimado 5 300.000 52.500.000

ALOJAMIENTO para 5 funcionarios para divulg- capacitación en puesto

Vr. Hotel Tarifa Hoy Ajus 10% 5 88.000 92.400.000

ALIMENTACION para 5 funcionarios para divulg- capacitación en puesto

Vr Asignado Tarifa Hoy Ajus 10% 5 44.000 46.200.000

SUBTOTAL $ 191.100.000

5 Funcionarios

30

SALONES fuera de la entidad Alquiler Estimado 4 200.000 4.000.000 EQUIPOS: Video beam, Alquiler Estimado 4 200.000 4.000.000 EQUIPOS: computadores Alquiler Estimado 4 200.000 120.000.000 REFRIGERIOS, TINTOS: ( 2 al día por persona)

Alquiler Estimado 8 23.000 27.600.000

SUBTOTAL $ 155.600.000 $ 1.152.300.000

IMPREVISTOSPARA ATENDER LO QUE SURJA Estimado 10% 12 9.602.500 115.230.000 $ 115.230.000

$ 1.267.530.000

ADMINISTRACION (Estimado/ costo) Servicios 15% 12 15.844.125 190.129.500 $ 190.129.500 $ 1.457.659.500 $ 233.225.520 $ 1.690.885.020

IVA = 16%VALOR TOTAL

NOTA: Los valores aquí considerados están sujetos a cambio por efectos de incrementos de mercado, ley, variación de precios

TOTAL

SUBTOTAL

ADMINISTRACION DEL PROYECTO EN OFICINA CENTRAL

SUBTOTAL 3

VIAJES Y ALOJAMIENTOS (Para las 32 regionales, 2 distritales y Central )

Regionales y delegadas

AUDITORIOS Y MEDIOS (Para 4 días de capacitación, 30 funcionarios) Capacitaciones

PROYECTO PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIONPRESUPUESTO ESTIMADO ETAPA II SISTEMA DE GESTION DE COSTOS PGN

OPCION 2: ACOMPAÑAMIENTO CON DESARROLLO DE SOFTWARE Fecha Elaboración:

ANEXO B. PRESUPUESTO CON DESARROLLO DE SOFTWAREJulio de 2007

Anexo B - 1

ANEXO C.

CUESTIONARIO DE REVISIÓN MÓDULOS ERP

RECOMENDACIÓN TECNOLÓGICA (SOFTWARE) Julio de 2007 PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS Anexo C - 1

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

0 = Ítem no evaluado

1 = Ítem evaluado no soportado por el ERP

2 = Ítem evaluado soportado por el ERP de manera incompleta

3 = Ítem evaluado soportado por el ERP con necesidad de varias modificaciones

factibles

4 = Ítem evaluado soportado por el ERP de manera correcta

5 = Ítem evaluado soportado por el ERP y provee de valor agregado al trabajo

CRITERIO EVALUACIONGENERAL Multicompañía Multimoneda Multiplataforma simultanea Multilenguaje - varios idiomas Ayudas en pantalla en el idioma de trabajo de la empresa Manuales en el idioma de trabajo de la empresa Componentizacion (posibilidad de instalar módulos por separado) Procesamiento completo en tiempo real Auditoria Herramientas para monitoreo de recursos Acceso directo a base de datos Integración dinámica con planillas de calculo Apreciación global del producto Confianza Conocimiento del producto por parte del proveedor Calidad de atención Respuesta a las consultas Presentación general CONTABILIDAD GENERAL ¿Soporta la división del área contable en las distintas funciones de tesorería, cuentas a pagar, a cobrar, balance, ejecución presupuestal y activos fijos?

Permite llevar al sistemas las figuras jurídicas y legales que tenga la empresa.

Permite armar un plan de cuentas según estándares del Sector Público Colombiano?.

Plan de cuentas flexible pero que se adecua a normas legales. Herramientas de reporte flexibles y amigables para armar estructuras de balance

Concepto de posiciones abiertas y compensadas de la cuentas contables. Compensación automática de las posiciones de una cuenta según criterios parametrizables.


CRITERIO EVALUACIONTodos los movimientos de los demás módulos se ven reflejados en las cuentas contables.

La parametrización que indica a que cuenta debe ir cada movimiento es sencilla y no demanda de un experto en sistemas, puede ser gestionado directamente por el usuario contable

Gestiona ajuste manuales a la contabilidad, identificables por tipos de asientos.

Gestiona asientos en distintas monedas. Conversión automática de tipo de cambio en caso de trabajar con monedas distintas a la del país.

Permite al usuario contable administrar los tipos de cambio Ajustes por inflación, aunque están eliminados, preguntarlo por si acaso vuelven a aparecer.

Cruza fácilmente la información contable con la proveniente de otras áreas que le dio origen.

Armado de balances, estados de cambios, flujos de efectivos y otros para distintos países o entidades.

Armado de Estado de resultados para distintos países Definición de N balances para la organización Definición de N Estados de resultados para la misma CUENTAS A PAGAR Maestro con capacidad y flexibilidad para adaptar a los datos de los proveedores

Gestiona de manera sencilla la deuda con el proveedor y los vencimientos. Alta variedad de reportes para manejar los pagos a los proveedores. ¿Soporta realizar un pago en varios medios (bonos, pesos, cheques, tarjetas, etc.)?

Herramientas para armar archivos para informar pagos a los bancos y que ellos se encarguen de la emisión de

cheques y certificados. ¿Soporta correctamente temas impositivos? ¿Soporta el uso de retenciones de IIBB, maneja distintos porcentajes dependiendo la zona?

¿Provee reportes legales impositivos en el formato adecuado? Permite emitir certificados de retención Permite pagar varias facturas con un pago. Corrida de pagos que en base a varios parámetros genere una propuesta de lo que se debe pagar.

Emisión automática de ordenes de pago. Circuito de autorización de los pagos antes de ser emitidos Conexión vía Internet para que el proveedor pueda verificar el estado de la cuenta.

Gestiona anticipos Conciliación automática de movimientos Contempla el pago en otras monedas Contempla las facturas de proveedores extranjeros Posee herramientas de control de duplicidad de facturas Bloqueo de facturas por defecto en las facturas o problemas con el proveedor


CRITERIO EVALUACIONTESORERIA Conciliación bancaria Permite emitir cheques desde el sistema en formularios preimpresos. Gestión de chequeras externas, es decir si se le envía al banco un archivo con los pagos que debe realizar y este emite los cheques, la numeración de los mismos cuando ingresen en el ERP, no será consecutiva sino externa dentro de un rango.

Permite transferencias electrónicas y pagos electrónicos vía Web? Definición de N flujos de fondos diferentes Control de fondos Pagos electrónicos Posición de tesorería Previsión de tesorería Presupuesto de tesorería Administración de riesgo de mercado Cartera de cheques para las cobranzas en cheques. La cartera de cheques permite gestionar varios estados de los valores. Cheques en custodia y diferidos Administración de cheques rechazados por diferentes motivos CUENTAS A COBRAR Maestro con capacidad y flexibilidad para almacenar datos de los clientes. Esquema de clientes padres e hijos, o pagadores y solicitantes con varios puntos de entrega.

Compensación de documentos en las cuentas de los deudores Deuda refinanciada o deuda que se gestiona por cobranza externa Facturas con distintos vencimientos Pagos en otras monedas. Facturas en otras monedas. Gestiona clientes que también son proveedores y manejar cuentas únicas Control de duplicidad de facturas Aging de deuda por distintos rangos de vencimiento para analizar la deuda Clasificación de la deuda del cliente en distintos estados y distinta representación contable

Herramientas de aviso de tipo calendario para gestionar la deuda. Herramientas para emitir cartas de reclamos de pago en forma automática Cobros parciales Control de riesgo para todo tipo de clientes Control de crédito CONTROL DE GESTION Facturación interna por servicios entre distintas áreas Distribución de gastos en varios centros de costos Distribución por cantidades, por importes, por porcentajes, por volumen de venta, por cantidad de personas.

Manejo de presupuestos por áreas. Gestión de presupuestos en diferentes estados (en creación, aprobado, definitivo).

Modificación con cadena de aprobación de un presupuesto aprobado. Presupuestos por centro de costos Presupuestos por periodo Integración de los presupuestos en un presupuesto global.


CRITERIO EVALUACIONControl presupuestario en línea Cálculo de desviaciones Alarmas automáticas para gestión de desvíos. Aplicación automática de tolerancias. Administración de ordenes de trabajo Determinación de costos en base a la actividad Análisis de rentabilidad ADMINISTRACION DE INVERSIONES Planificación de la inversión Gestión de ordenes de inversión Presupuesto y control de la inversión Proyecciones. Simulaciones. Comparación con planes de inversión de años previos. Cálculo de amortizaciones para simulación ACTIVOS FIJOS Gestiona maestro de activos con capacidad para guardar datos necesarios Cuadro de amortización especifico para cada país según requisitos legales Seguimiento del ciclo de vida del activo Registro de adquisición Registro de baja por venta u otra causa Simulación y registro de amortizaciones Registro de amortizaciones por procesos colectivos. Cálculo de intereses Ajustes por inflación Integración con administración de proyectos Integración con módulo de mantenimiento para registrar mejoras de activos.

Administración de bienes alquilados Administración de activos en construcción. Procesamiento en masa de diferentes funcionalidades Informes y reportes interactivos y flexibles. COMPRAS Maestro con capacidad y flexibilidad para adaptar a los datos de los proveedores

Maestro de los artículos y servicios que compra la empresa, flexible y con suficientes clasificaciones disponibles.

Circuito de compras separado en etapas donde cada usuario ingresa en el sistema su operación

Herramienta que permita llevar un stock de los materiales stockebles. Existe una operación que permite a usuarios de las distintas áreas ingresar una necesidad al sistema para luego ser evaluadas por el departamento de compras

La necesidad ingresada contiene un precio sugerido y la suficiente especificación para que compras pueda negociar con los proveedores.

La necesidad que el usuario ingresa al sistema es direccionada al comprador que corresponde según algún circuito parametrizable

Los usuarios no podrán ingresar necesidades de cualquier material sino los relacionados a su actividad


CRITERIO EVALUACIONLos usuarios tendrán un presupuesto disponible por año para compras de su área que será actualizado en línea.

El requerimiento ingresado por el área solicitante es sometido a una aprobación definida por la empresa antes de ser diseccionado al departamento de compras.

Los usuarios podrán controlar el grado de avance del flujo de aprobación de sus requerimiento.

El departamento de compras posee una herramienta flexible para poder analizar los requerimientos hechos por las áreas y clasificarlos en los distintos estados dentro del circuito de compras

El departamento de compras en función de los requerimientos ingresados emitirá un documento para solicitar cotización a los proveedores del material a comprar.

El sistema permite automáticamente enviar al proveedor la solicitud de cotización por mail, fax o imprimirla para enviarla por correo

Al recibir los presupuestos de los proveedores se podrán ingresar al sistema y podrán ser comparados automáticamente según criterios indicados por el comprador.

La herramienta de análisis de presupuestos permite realizar gráficos y reportes con tablas comparativas.

El comprador podrá generar la orden de compra en función del presupuesto enviado o de las solicitud ingresada por el usuario.

El precio pactado figura en la orden de compra. El sistema evalúa la ultima compra realizada de dicho material y sugiere el mismo precio pactado en ese momento.

La orden de compra ingresa en un circuito de aprobación dentro del sistema antes de ser enviada al proveedor.

Los criterios del circuito de aprobación son adaptables a la necesidad de cada empresa.

El sistema permite utilizar el mail para rutear la orden de compra que esta en el circuito de aprobación.

El sistema posee una herramienta que permite al comprador y al área solicitante ir siguiendo la cadena de aprobación de la orden.

El sistema avisa al comprador cuando una orden esta completamente aprobada para enviarla a proveedor

El sistema no permite enviar al proveedor una orden no aprobada. Si la orden es modificada el circuito de aprobación se reinicia. El sistema permite parametrizar que modificaciones y tolerancias reinician la estrategia de liberación

La orden de compra puede ser enviada al proveedor por mail, fax o ser impresa para enviarla por correo.

La orden de compra puede ser impresa en original, duplicado y todas las copias necesarias identificando en el documento cuál es cada una.

El envío de la orden de compra al proveedor compromete presupuesto. El sistema controla la fecha de entrega pactada con el proveedor. Al recepcionar el área solicitante la mercadería o servicio comprado el sistema permite ingresar el remita de dicha entrega.

Al ingresar el remito el material es automáticamente ingresado a stock si dicho material es stockeable.


CRITERIO EVALUACIONEl sistema controla que la cantidad ingresada en el remito sea igual o menor que la solicitada en la orden de compra

El sistema prevé la posibilidad de ingresar el grado de conformidad del servicio prestado o compra realizada.

Cuando el proveedor envía la factura, cuantas a pagar podrá controlar que el remito de dicha compra se haya ingresado antes de asentar la factura en el sistema.

Compras podrá controlar mediante algún reporte amigable el circuito de la compra en caso de ser contactado por el proveedor para reclamar el pago.

Compras podrá controlar mediante algún reporte amigable el circuito de la compra en caso de ser contactado por el usuario para reclamar la entrega del material.

El sistema permite programar compras frecuentes El sistema contiene una herramienta que permite pactar una compra anual con un plan de entregas periódico.

El sistema controla disponibilidad de ciertos materiales indicados y notifica al área cuando el stock llega a un nivel prefijado

El sistema no permite ingresar una orden que exceda el presupuesto del área.

El sistema tiene una herramienta con acceso vía Internet que permite a los proveedores notificarse de las compulsar nuevas, de las peticiones de oferta, del estado de sus facturas, del estado de sus pagos.

El sistema posee una herramienta de reporting flexible que permite al comprador analizar las compras realizadas.

Existe un reporte que permite comparar precios de distintas compras Existe un reporte que permite comparar compras hechas a un proveedor Existe un reporte que permite comparar compras hechas de un mismo material donde se listen precios pagados por unidad, proveedor, cantidad comprada.

Existe un reporte para comparar compras hechas por las distintas áreas. Evaluación de los proveedores El módulo posee reportes interactivos y flexibles. LOGISTICA Y ABASTECIMIENTO El sistema permite gestionar un maestro de materiales con capacidad de varios campos para almacenar de datos de los materiales

El sistema permite estructurar la empresa en centros de abastecimiento, depósitos, almacenes, puntos de entrega, etc.

El sistema permite asociar los materiales y productos a los distintos puntos de la estructura definida.

Maneja diferentes unidades de medida para almacenamiento Maneja diferentes unidades de medida para compras Maneja diferentes unidades de medida para consumo Maneja diferentes unidades de medida para facturación Permite definir la relación entre diferentes unidades Gestiona materiales en distintos estados: disponibles, en transito, en control de calidad, bloqueado, reservado y otros estados definidos por el usuario según la industria.

Soporta el análisis ABC de materiales (Distinto del Costeo ABC) El sistema prevé una herramienta para controlar el stock Rotación de stocks


CRITERIO EVALUACIONHerramientas de aviso para notificar cuando haya piezas o materiales que estén faltando.

Posee herramientas para planificar disponibilidad analizando consumos previos

Maneja stock de seguridad Disponibilidad por almacén El stock se actualiza automáticamente con el ingreso de los remitos por compra

El stock se actualiza automáticamente con la baja por consumo de producción o por venta

Gestiona ajustes de distintos tipos. Gestiona asignación de números de lote Permite la administración de rutas y recorridos Posee herramientas para optimizar los circuitos de camiones o cualquier medio de transporte.

Gestiona flota de camiones, autos o cualquier medio de transporte. Permite administrar un maestro de chóferes o personas relacionadas a los medios de transporte.

Posibilidad de implementar sistema de lectura por código de barras. COMERCIAL Posee flexibilidad para armar la estructura de la empresa en diferentes categorías, niveles, divisiones, unidades, oficinas de ventas, puestos de expedición, puestos de carga, etc.

Permite gestionar las divisiones en unidades de negocio si existieran Permite gestionar las ventas según las vías de ventas o el canal, minorista, mayorista, etc

Permite gestionar las ventas según el sectores Administra pedidos de clientes Cotización al clientes según distintos criterios. Orden de venta Despacho de la mercadería Planes de entrega Verificación de disponibilidad Procesamiento de devoluciones. Facturación según normas legales Representa las transacciones arriba nombradas como operaciones diferentes y distinguibles.

Permite registrar actividades de preventa o markenting. Descuentos y promociones Permite registrar los llamados o visitas de los clientes a la empresa. Permite clasificar dichos "contactos" según su motivo y estado. Gestiona el status de los contactos y su ciclo de vida. Permite a través de los contactos gestionar la relación con el cliente para emitir estadísticas.

Administra consulta hechas por los clientes Permite gestionar la cartera de clientes con diferentes ponderaciones Determinación de precios. Controlar y gestionar precios Planificación de transporte.


CRITERIO EVALUACIONComercio exterior: mantiene datos para exportaciones, licencias, declaraciones, guías etc.

Posee herramientas de reporting flexibles que permiten analizar las ventas por diferentes características.

Permite sacar estadísticas de ventas Permite analizar a través de reportes comportamientos y tendencias almacenando información histórica

Procesamiento cruzado entre compañías. Contratos y acuerdos de ventas PRODUCCION Herramientas para controlar y planificar la producción Integrado al modulo de ventas para poder planificar en función de las ventas

Planificación de requerimiento de materiales Pronósticos Planificación de recursos de fabricación Planificación de capacidad Control de la actividad de producción Colector de datos de planta Control de piso de planta Determinación de costos Administración de proyectos Administración de recursos Administración de recetas Planificación de procesos Programación de procesos Ejecución de procesos Administración de procesos Enlaces con sistemas LIMS, PCS y DMS Administración de información de producción MANTENIMIENTO Planificación de costos para el manteniendo de equipos en planta Administración objetos técnicos y equipos Estructura con almacenes, sitios técnicos, emplazamientos, etc Gestión de maestro de maquinaria Relación entre las ubicaciones técnicas y los equipos. Programación del mantenimientos Planificación del mantenimiento de equipos. Registro de operaciones sobre equipos, inspecciones, certificaciones, auditorias, etc.

Registro de alarmas y necesidades de reparación Planificación de servicios. Administración de antecedentes sistemas de reporting de mantenimiento para sacar estadísticas CONTROL DE CALIDAD Planificación de la calidad inspección de calidad Control de calidad Notificaciones de calidad Certificados de calidad


CRITERIO EVALUACIONSistema de reporting y estadística para administración de la calidad GESTION DE COSTOS Capacidad del sistema para importar, integrar datos Capacidad ilimitada para el manejo de actividades por funcionario Capacidad ilimitada de productos u objetos de costo Análisis de costo por producto versus periodo anterior y presupuesto Que permite realizar minería de datos y análisis desde diferentes vistas. Gestión de actividades comunes, realizadas por varios centros de costos Capacidad ilimitada de centros de costos La acumulación de información frente a diferentes niveles de actividad, proceso, macroproceso o centros, regionales, niveles, etc.

Generación de informes apoyado en gráficos Trabajo de los costos en red, vía Web. Permite el sistema el manejo de diferentes tipos de inductores, incluyendo los combinados

Las actividades pueden ser calificadas y clasificados con al menos 5 criterios para efectos de análisis?


PRODUCTO 6. - Procuraduría General de la Nación ... · aspectos a considerar será la existencia...

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