Programa mantenimiento preventivo de Equipos criticos

Código: DOC – EQM 10 EQ 2.1 Edición: 4

Fecha: Noviembre 2009

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Unidad de Equipos Médicos

SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO

OCCIDENTE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS-CDT

Programa de mantenimiento preventivo

de Equipos críticos

Vigencia: Julio 2014



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3. Responsabilidades:

El responsable del cumplimiento de este procedimiento es el Jefe de equipos médicos, junto a los funcionarios de la unidad de equipos médicos en el desarrollo de las actividades. 4. Definiciones: 4.1 Mantenimiento preventivo: Corresponde al mantenimiento planificado del equipo médico, es el trabajo realizado sobre el equipo, según una planificación, dentro del mismo se realizan las siguientes actividades: • Pruebas de seguridad (pruebas que evalúan la seguridad y funcionalidad del equipo). • Verificación y Calibración (Pruebas que verifican que los parámetros del equipo no se

hayan desajustado). • Mantenimiento preventivo (pruebas de limpieza y cambio de piezas y repuestos según

indicaciones del fabricante). • Pruebas cualitativas. El mantenimiento se puede realizar de dos maneras: • Internamente: con RRHH y herramientas de la unidad de equipos médicos. • Externamente:

- Por medio de convenios de mantenimiento de renovación periódica. - Por medio de compras de mantenimiento preventivos únicas.

4.2 Compras únicas: Los equipos médicos que tengan una frecuencia de mantenimiento de una vez al año, y los equipos médicos que no accedan a convenio por distintas razones, se harán por medio de compra única. 4.3 Equipos Críticos: se consideran equipos críticos los equipos que participan como soporte vital de una persona, los que monitorean signos vitales o los que en caso de falla pueden provocar muerte del paciente, estos son: Monitores, Incubadoras, desfibriladores, máquinas de anestesia y ventiladores. 4.4 Monitor: Es un dispositivo que permite detectar, procesar y desplegar en forma continua los parámetros fisiológicos del paciente. Consta además de un sistema de alarmas que alertan cuando existe una situación adversa o fuera de los límites permitidos. 4.5 Ventiladores mecánicos: son equipos electromecánicos que brindan soporte o asistencia respiratoria a pacientes que no pueden respirar por su propia cuenta o que necesitan asistencia ventilatoria para mantener una ventilación adecuada permitiendo



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mantener un nivel de oxigenación compatible con la vida. Este es llevado a cabo mediante la entrega de gas a los pulmones del paciente, por medio de una fuente de presión positiva, en este caso el ventilador mecánico. 4.6 Ventiladores portátiles: Se han diseñado para asegurar en cualquier lugar una adecuada ventilación de los pacientes que lo requieran, por lo que su diseño debe de ser sencillo y manejable. Deben conservar la ventilación del paciente en los traslados entre centros o unidades hospitalarias. Actualmente, también son útiles para la ayuda respiratoria en pacientes con insuficiencia respiratoria crónica. Los ventiladores portátiles son aparatos pequeños, manejables, compactos y ligeros, preparados para ser usados por personal cualificado tanto en el medio intra como el extrahospitalario, en todas las situaciones de insuficiencia respiratoria, reanimación cardiopulmonar, en el transporte del paciente y en la ventilación de pacientes con patología crónica en su domicilio. 4.7 Incubadoras: La incubadora es un equipo médico que posee una cámara, dentro de la cual se coloca al neonato con el fin de proporcionarle, un medio ambiente controlado. Dependiendo del tipo de incubadora, puede controlar la temperatura, la humedad y la oxigenación del aire que rodea al paciente, o alguno de estos parámetros. Por lo general, las paredes de la cámara (capacete) se construyen con material transparente, lo que permite aislar al paciente sin perder el contacto visual con él. 4.8 Desfibriladores: Un desfibrilador es un dispositivo que administra una descarga eléctrica al corazón a través de la pared torácica. Sus sensores integrados analizan el ritmo cardiaco del paciente, determinan cuándo es necesaria la desfibrilación y administran la descarga al nivel de intensidad apropiado.

Un desfibrilador puede restaurar el ritmo cardiaco normal a un paciente en fibrilación ventricular o auricular. Los modelos portátiles más actuales permiten a más personas responder adecuadamente ante una emergencia que requiera desfibrilación. 4.9 Máquinas de Anestesia: La máquina de anestesia (también llamada aparato de anestesia, equipo de anestesia, mesa de anestesia o carro de anestesia) es un equipo compuesto por elementos mecánicos, neumáticos y electrónicos. Su finalidad es administrar de manera segura y por vía pulmonar, con ventilación espontanea o mecánica, gases como el oxígeno, el óxido nitroso, el aire y vapores anestésicos (enflurano, halotano, isoforano, sevorane, desfluorane ) que permitan realizar una anestesia adecuada, monitorizando además todas sus funciones y las requeridas en el paciente (ECG, Saturación de Oxigeno, EtCO2, NIBP, Temperatura, etc).La máquina de anestesia es parte integral en la realización de varios procedimientos anestésicos como la administración de anestesia general, regional, regional intravenosa y reanimación.



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5. Desarrollo: 5.1 Generalidades: Entre los beneficios alcanzados a desarrollar un programa de mantenimiento, se cuentan: • Prevención de fallas en los equipos. • Reducción del reemplazo de equipos durante su vida útil. • Reducción de la cantidad de repuestos de reserva. • El buen estado de los equipos e instalaciones durante su vida útil. • Utilización planificada del recurso humano.

Este proceso contempla un plan periódico de revisión y mantención de equipos, basado en observaciones, inspecciones y acciones de cambio planeadas; cuyo propósito es la detección oportuna de fallas en el funcionamiento eficiente de las instalaciones.

La gestión del Mantenimiento Preventivo esta basada en la elaboración de un Plan de Mantenimiento Preventivo único para cada equipo crítico. Un Plan de Mantenimiento Preventivo se compone de una carta Gantt en donde se define los periodos de mantención en donde a cada equipo se le realiza, según sea necesario, una lista exhaustiva de todas las acciones necesarias para asegurar el correcto desempeño de un equipo o instalación en términos de: • Limpieza. • Control. • Visita de inspección. • Engrase. • Calibración y verificación. • Intervenciones de profesionales de Mantenimiento, etc. Para mantenerla en su estado de origen o de referencia. 5.2 Planificación del mantenimiento:

La unidad de equipos médicos anualmente planificará el mantenimiento preventivo anual de los equipos críticos, ya sea internamente o externamente.

Siempre se consideran críticos los equipos médicos mencionados como tal según Manual de Estándar General de Acreditación prestadores y se deberá cumplir con el mantenimiento preventivo de estos equipos.

Para la planificación del mantenimiento, se elaborará una carta Gantt anual (Ver anexo 1) de mantenimiento que indica lo siguiente: • Identificación del equipo médico. • Frecuencia de mantenimiento.



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• Mes del año en que serán mantenidos preventivamente. ( en forma estimada) • Costo aproximado del mantenimiento anual y/o mensual.

Una vez realizada la planificación anual, se revisa con la Subdirección administrativa y se asignan los recursos para el mantenimiento Preventivo, con lo cual se termina el desarrollo de la planificación, creando el programa de mantenimiento preventivo anual.

El programa de mantenimiento preventivo anual será oficializado, con los recursos asignados, por medio de resolución fundada, de manera de asegurar los recursos del mismo. 5.2.1 Reprogramaciones:

Dada la gran cantidad de equipos médicos existentes en las diferentes unidades y el dinamismo en el equipamiento propio de un Hospital tipo 1, que incluye reposiciones constantes, traslados de equipamiento a otros servicios, reparaciones, no disponibilidad del equipamiento para su mantenimiento por uso continuo o alta demanda, transformaciones de equipos de cabecera a back up, etc., el programa de mantenimiento preventivo programado inicialmente cada año, podrá tener modificaciones en la fecha estimada programada de mantención durante el periodo, en función de los análisis técnicos , situaciones recomendadas por el representante o fabricante, incorporaciones de nuevos equipos , retiro de equipos , no desarrollo del programa por causas de excepción como emergencias sanitarias , catástrofes, no disponibilidad del equipamiento para su mantenimiento por uso continuo o alta demanda, no disponibilidad del proveedor externo u otros motivos de fuerza mayor ( ej. que el equipo se encuentre en reparación en el periodo que le corresponde). Por lo anterior se podrá generar un nuevo programa en base al análisis del nuevo escenario (cuando las modificaciones sean mayores al 30% del programa original) o no modificarse dejando el programa original pero justificando los no cumplimientos, reincorporaciones, o modificaciones de la fecha de mantenimiento, agregando una nueva línea al programa que se llama reprogramación cuando se modifiquen las frecuencia o indicando en el programa la nueva de fecha de mantenimiento (que tendrá la justificación correspondiente).

Sin perjuicio que estas reprogramaciones afecten la calidad técnica y seguridad del equipamiento critico de la institución.

Excepcionalmente en caso de no realizar el mantenimiento debido a emergencias sanitarias, catástrofes, no disponibilidad del equipamiento para su mantenimiento por uso continuo o alta demanda, no disponibilidad del proveedor externo u otros motivos de fuerza mayor, a estos equipos críticos, se reprogramaran la fechas de mantenimiento, dicha reprogramación no debe ser mayor a 3 meses de la fecha programada inicial, es decir si un mantenimiento programado para el mes X no se realiza por cualquiera de las causales mencionadas anteriormente la reprogramación de esa fecha debe hacerse



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dentro de los tres meses siguientes al mes X como máximo, en base a un análisis técnico. La reprogramación tendrá como objetivo asegurar la calidad y seguridad del equipamiento, con el fin de disminuir el riesgo de deterioro en el equipo producto de la no mantención, siempre siguiendo las recomendaciones del fabricante y el uso del equipo caso a caso. 5.3 Mantenimiento preventivo externo: 5.3.1 Generación de convenios de mantenimiento:

Los equipos médicos que necesiten ser mantenidos externamente y cuya frecuencia sea mayor a una vez en el año, se realizará un convenio de mantenimiento periódico (de un año o más), el cual será licitado en mercado público o por resolución de trato directo según sea el caso.

El convenio solicitará al proveedor la definición de un en protocolo de Mantenimiento Preventivo de Equipos Médicos. Y la constatación de que la mantención se realizó por medio de un informe emitido por el proveedor y entregado a la unidad de equipos médicos. El desarrollo de los convenios se realiza de la siguiente manera: • Preparación de bases de licitación una vez aprobada la factibilidad económica y

envío a la dirección para aprobación. • Aprobadas las bases de licitación y asignado el nº de resolución, se preparan todos

los antecedentes y se pública en el portal Mercado Público el requerimiento. • Realizar la licitación, se responden consultas y aclaraciones. • Realizar el cierre de la licitación. • Reunión de la comisión conformada el comité de adquisiciones, quien analiza y

prepara el Informe de adjudicación, si corresponde. • Envío de la propuesta de adjudicación y resolución de adjudicación realizada por la

comisión a Dirección para su aprobación. • Aprobada la adjudicación por la Dirección, envío a equipos médicos para hacer la

adjudicación por el portal. • Elaborar contrato resolución de contrato, una vez adjudicada • Enviar contrato al proveedor para aprobación y firma. • Enviar a Dirección Contrato firmado, resolución de contrato y todos los demás

antecedentes de la licitación para su aprobación. • Archivar resolución y contrato firmado por la dirección y enviar las copias necesarias

a contabilidad.



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5.3.2 Compras únicas.

Los equipos médicos que tengan una frecuencia de mantenimiento de una vez al año o los equipos médicos que no accedan a convenio por distintas razones, se harán por medio de compra única. El desarrollo de compra única es el siguiente: • El jefe de equipos médicos generará una solicitud de mantenimiento ( Guía). • Derivar la solicitud de mantenimiento al centro de responsabilidad Logística, para

autorizar la publicación en mercado público. • Aprobada la publicación, se prepararán los antecedentes para publicar en Mercado

público el mantenimiento preventivo único. • Realizar la licitación, se responden consultas y aclaraciones. • Realizar el cierre de la licitación. • Se evaluarán las ofertas y se enviará una propuesta de adjudicación a la Sub

Dirección administrava. • Autorizada la adjudicación por la subdirección administrativa se adjudicará la oferta, se

emitirá orden de compra y se gestionará con el proveedor y servicio clínico la fecha del mantenimiento.

5.4 Ejecución del mantenimiento preventivo: 5.4.1 Mantenimiento preventivo interno:

Cuando los equipos médicos, con mantenimiento interno, requieran según programa anual la ejecución del mantenimiento se harán las siguientes actividades: • Generar Orden de servicio (o guía) con nº correlativo, por parte del jefe de la Unidad

de equipos médicos, en donde se indica el equipo médico, el protocolo de mantenimiento a realizar, la fecha del mantenimiento y la designación del profesional responsable.

• Coordinar la ejecución del mantenimiento con el servicio clínico para determinar la factibilidad, en caso de no estar disponible el equipo médico para mantenimiento reprogramar el mantenimiento.

• Ejecutar la actividad, una vez aprobada la fecha del mantenimiento según protocolo de mantenimiento y hoja de chequeo (ver protocolo: Procedimiento de Mantenimiento Preventivo de Equipos Médicos).

• Emitir un informe, una vez finalizado el mantenimiento el cual debe ser revisado por el jefe de la unidad de equipos médicos.

• Aprobado el informe se archivará junto a la hoja de vida del equipo y registrar en el control de mantenimiento preventivo la ejecución satisfactoria del trabajo.

• Si el informe fuera rechazado se solicitara la reejecución del mantenimiento.



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La ejecución del mantenimiento interno estará supeditada a la disponibilidad de tiempo de la unidad según la carga de trabajo diaria. 5.4.2 Mantenimiento preventivo externo:

Cuando los equipos médicos, con mantenimiento externo, requieran según programa anual en la ejecución del mantenimiento se harán las siguientes actividades: • Se coordinará la ejecución del mantenimiento con el servicio clínico y proveedor para

determinar la factibilidad y para que el servicio libere el equipo para su mantenimiento, en caso de no estar disponible el equipo médico para mantenimiento se reprogramará el mantenimiento, dentro del mismo mes o para el mes siguiente (en éste último caso se justificará la reprogramación como modificación al programa anual).

• El día del mantenimiento efectivo (con el equipo médico liberado), el proveedor ejecutará la actividad.

• Finalizado el mantenimiento el proveedor emitirá un informe que será revisado por el jefe de la unidad de equipos médicos.

• Si el informe fuera rechazado se solicitara la reejecución del mantenimiento. • Aprobado el informe se archivará. • En forma periódica en función de la conformidad de las mantenciones preventivas

realizadas, una vez terminada la mantención en el caso de compra única o según lo indicado en el convenio de mantenimiento. Se informará la conformidad o al proveedor, por medio del ACTA de recepción técnica, dicha acta será firmada por la unidad de equipos médicos, el centro de responsabilidad logística y el servicio clínico y se archivará en la carpeta de registro correspondiente del programa de mantenimiento.

5.5 Mantenimiento preventivo equipos críticos: 5.5.1 Equipos de monitorización hemodinámica:

Frecuencia • Semestral.

Excepción

• Imposibilidad de desocupar monitor o. • en caso de catástrofe. • No disponibilidad de Horas hombre del proveedor

cuando el equipo esté disponible. Actividad de

reprogramación • Aplica.

Realizada por • Servicio técnico interno o externo

Constatación

• Ejecución del mantenimiento visto en la unidad. • Informe de mantenimiento o guía. • Cumplimiento registrado en carta gantt del programa

de mantenimiento anual. • Informe de mantenimiento. Periódico.



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5.5.2 Desfibriladores:

Frecuencia • Semestral. Excepción • En caso de catástrofe.

Actividad de reprogramación

• Aplica.

Realizada por • Servicio técnico interno o externo.

Constatación

• Ejecución del mantenimiento visto en la unidad. • Informe de mantenimiento o guía. • Cumplimiento registrado en carta gantt del

programa de mantenimiento anual. • Informe de mantenimiento. Periódico.

5.5.3 Ventiladores fijos y de transporte:

Frecuencia • Cuatrimestral ( cada 4 meses)

Excepción

• Imposibilidad de desocupar equipo o • en caso de catástrofe. • No disponibilidad de Horas hombre del proveedor


reprogramación • Aplica

Realizada por • Servicio técnico interno o externo

Constatación



5.5.4 Máquinas de anestesia:


Excepción • En caso de catástrofe. • No disponibilidad de Horas hombre del proveedor




Constatación





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5.5.5 Cumplimiento del mantenimiento preventivo incubadoras:


Excepción

• Imposibilidad de desocupar equipo o • en caso de catástrofe. • No disponibilidad de Horas hombre del proveedor




Constatación



6. Flujograma: N/A. 7. Indicadores y Método de evaluación: 7.1Evaluación y constatación del programa de mantenimiento anual: El jefe de la unidad de equipos médicos evaluará el programa anual y constará la ejecución de las mantenciones de la siguiente manera: • Mensualmente completará la carta gantt (Formato en anexo 1) del programa de

mantenimiento anual con la ejecuciones realizadas y no realizadas, según corresponda en el mes ( marcando en la columna R, de realizado, si o no). Cuando la mantención no se haya ejecutado indicará en la misma carta gantt la razón de incumplimiento y reprogramará dentro de los tres meses siguientes (ver punto 5.2.1).

• Informe del programa de mantenimiento y medición de indicadores. El cual se mide trimestralmente.

7.2 Informe de evaluación del programa de mantenimiento preventivo:

En forma trimestral la unidad de equipos médicos generará un informe de análisis Del programa en base a los siguientes indicadores.



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Los indicadores utilizados para la gestión del mantenimiento preventivo son los siguientes:

Indicador Cumplimiento del programa.

Formula Nº de mantenimientos preventivos realizados. Nº de mantenimientos programados. % de cumplimiento del mantenimiento. ((a / b) * 100).

Umbral de cumplimiento

Excelente: 80 a 100% Aceptable: 60 a 79% Critico : menor 60%

Evaluación Trimestral, con informe anual móvil. Meta 80%

Indicador Eficacia del mantenimiento.

Formula 1

Nº de equipos críticos con convenio de mantenimiento o mantenimiento interno. Nº total de equipos críticos. % eficacia de la gestión de mantenimiento ((a) /(b) * 100).


Excelente: 80 a 100% Aceptable: 60 a 79% Critico : menor 60%

Evaluación Anual. Meta 60%

Indicadores del desempeño de la unidad:

Indicador % Trabajos pendientes por técnicos de la unidad.

Formula Nº de trabajos pendientes / Nº total de órdenes de trabajo ingresadas X 100.


Excelente: 20% Aceptable: 20-30% Critico : mayor 30%

Evaluación Trimestral, con informe anual. Solo aplicable a mantenimiento Interno, si este, es definido en el programa anual, de lo contrario se entiende cumplimiento del 100%

Meta 20%



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Indicador % Trabajos pendientes con memo a espera de orden de compra.

Formula Nº de trabajos pendientes con memo a espera de orden de compra X 100 Nº total de órdenes de trabajo ingresadas.


Excelente: 20% Aceptable: 20-30% Critico : mayor 30%

Evaluación Trimestral, con informe anual. Sólo aplicable a mantenimiento externo con compra única. de lo contrario se entiende cumplimiento del 100%

Meta 20% 8. Distribución de documento: 8.1 Dirección y subdirecciones. 8.2 Unidad de Equipos médicos. 8.3 Laboratorio clínico. 8.4 Unidad de Calidad y seguridad del paciente. 9. Referencias bibliográficas: 9.1 Manual de acreditación. 9.2 Protocolo de mantenimiento preventivo de los equipos médicos Rs Exenta 1001

HSJD. 10. Anexos: 10.1 Formato Carta Gantt de planificación de mantenimiento preventivo equipos críticos,

la cual se programará anualmente en base a las necesidades. La Carta gantt se formalizará por medio de resolución fundada anualmente.



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Anexo 1: Formato Carta Gantt de planificación de mantenimiento preventivo.

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