PROPUESTA DE PLANIFICACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DE ...
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PAOLA SOLER LEON WALDY SAMIR RIBON PEÑA ELIDE VIVIANA COTUGNO HERREÑO PROPUESTA DE PLANIFICACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD BAJO LA NORMA ISO 9001:2015, EN LA EMPRESA PRODUCTOS ÍTALA LTDA .
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PAOLA SOLER LEON
WALDY SAMIR RIBON PEÑA
ELIDE VIVIANA COTUGNO HERREÑO
PROPUESTA DE PLANIFICACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD BAJO LA NORMA ISO 9001:2015, EN LA
EMPRESA PRODUCTOS ÍTALA LTDA.
CONTEXTO
El proyecto abarca la totalidad de losprocesos de productos Ítala Ltda.,ubicada en la calle 17 N° 102-22 de lalocalidad de Fontibón en la ciudad de
Bogotá D.C.
Microempresa familiar fundada en 1957como cigarrería y en 1980 como empresade pastas alimenticias.
Amplia trayectoria en el sector deproducción y comercialización de pastasalimenticias.
Opera con 13 funcionarios de planta. Mensualmente produce 11 toneladas de
pastas alimenticias en las diferentesreferencias.
Clientes localizados principalmente en Bogotá, adicionalmente hay clientes en municipios de Boyacá y Medellín.
Dentro de sus principales competidores esta: • Pastas Doria, La Muñeca, Conzazonni,
Monticello• Rialto S.A.S, San Marcos,• Comarrico y Tagliogini
Paola Soler León, Waldy Samir Ribón Peña, Elide Viviana Cotugno Herreño
PROBLEMA
JUSTIFICACION
ALCANCE
¿Cómo planificar y estructurar el SGC de la empresa
Productos Ítala Ltda., bajo la NTC ISO 9001:2015 con el
fin de minimizar los problemas relacionados con la
entrega oportuna del producto?
Brindar herramientas para reestructurar y retomar loslineamientos del SGC, con el fin de minimizar las dificultadesidentificadas actualmente (entrega oportuna).
Administrativamente, se propone la definición de una nuevaplanificación estratégica e identificar riesgos y oportunidadesmediante la evaluación del contexto de la organización.
Fidelización de clientes y posible obtención de clientesnuevos, por medio del cumplimiento y entrega oportuna de lospedidos requeridos.
Aplicar y fortalecer conocimientos adquiridos y conceptos enel ámbito de la investigación.
La planificación y estructuración de la propuesta de
transición del SGC de Productos Ítala Ltda. englobará la
totalidad de los procesos de la compañía.
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Realizar un diagnóstico del sistema de gestión de calidad de la empresa, mediante el uso de la Matriz Diagnóstico SGC – ISO.
Presentar una propuesta de la planificación estratégica a la organización.
Estructurar el sistema de gestión de calidad de la empresa bajo los lineamientos de la NTC ISO 9001:2015.
Planificar y estructurar la
transición del sistema de gestión
de calidad de la empresa
productos Ítala Ltda., a la NTC
ISO 9001:2015 con el fin de
minimizar los problemas
relacionados en la entrega
oportuna del producto.
OBJETIVOS1
2
3
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DIAGNOSTICO INICIAL
Categoría de puntaje. 1 2 3 4 5
Total de numerales por categoría. 13 11 16 7 0
Porcentaje de ítems por categoría. 2 23 34 15 0
Puntaje ponderado por ítem evaluado (por el autor). 0,00 0,85 1,28 1,70 2,13
Puntaje ponderado por ítem según categoría 0,00 9,35 20,48 11,9 0
Total puntaje cumplimiento 41,73
1. No hay aproximación formal: Los resultados son impredecibles.Solo declaraciones informales2. Aproximación reactiva: Basada en necesidades puntuales,problemas presentados o ejemplos3. Sistema formal definido: Existe planificación, pero pocaaplicación o resultados; documentación4. Sistema formal estable: Procesos sistemáticos; se cumplen losobjetivos. Hay realimentación5. Mejora continua: Hay datos válidos de mejora; tendenciasconocidas. Dominio de los procesos
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Resultado - Objetivo 1.
ESTRATEGIAS METODOLÓGICAS EMPLEADAS
OBJETIVO 1
Matriz diagnóstico
SGC ISO 9001:2015.
Observación/
entrevista.
Consulta de
documentación
Mapeo
Observación procesos
OBJETIVO 2
Consulta a expertos
Mesas de trabajo.
Entrevistas
Mapeo.
OBJETIVO 3
Mesas de trabajo,
Revisión de
documentación.
Mapeo
Observación de los
procesos.
Listado
Cuadro de planificación.
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Resultado - Objetivo 1.
• Facilidad de consecución de la información en entrevistas con personal.
• Permite medir grado de compromiso del personal con el SGC y por ende se evalúa la cultura organizacional.
ENTREVISTAS
• Permite comprobar como se encuentra establecido el SGC “Principales lineamientos”
REVISION DOCUMENTAL
• Permite tener una idea global de las entradas, salidas, actividades, controles e interacciones de los procesos
OBSERVACION DE PROCESOS
EXPERIENCIAS OBTENIDAS
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Resultado - Objetivo 1.
- Definición del
Tema, contexto y
planteamiento del
problema
(Construcción
árbol de
problema).
AGO
2017
JUN
2018
MAY
2018
SEP
2017
ABR
2018
MAR
2018
FEB
2018
DIC
2017
NOV
2017
OCT
2017
- Construcción
del marco
conceptual.
- Descripción de la
justificación del
proyecto.
- Objetivo general
y específicos.
- Alcance del
proyecto.
- Metodologías y
acciones.
- Revisión de
observaciones y
ensamble del
anteproyecto.
- Presentación
anteproyecto.
- Determinar el grado
de cumplimiento
actual del SGC.
- Id de los procesos
del SGC y de los
elementos de
planificación
estratégica.
- Establecimiento de
contexto interno y
externo.
- Determinación de
debilidades,
oportunidades,
fortalezas y
amenazas.
- Realización de
caracterización de
procesos.
- Id requisitos CLIO,
riesgos y
oportunidades
- Identificar
numerales de
trabajo y/o
actualización de
acuerdo con el
diagnóstico inicial.
- Entrega de
proyecto y
sustentación.
CRONOGRAMA
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Anexo 2. Análisis de contexto interno, externo y matriz de perfil competitivo.xlsx
ANALISIS DE CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO – MATRIZ DE PERFIL
COMPETITIVO
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Resultado - Objetivo 2.
ANÁLISIS DOFA
FO DO
El desarrollo e implementación del sistema de gestión de calidadpara cumplir con los requisitos de comercialización exigidos porlas grandes superficies y consolidación de clientes en losdepartamentos de Cundinamarca y Boyacá.
Implementación de un plan de mantenimiento correctivo y preventivo de equipos.Establecer e implementar un procedimiento de control a inventarios eficiente.
FA DA
Ejercer programas de marketing que usen la buena imagen de laempresa y del excelente producto para reactivar las ventas.
Instaurar un procedimiento de gestión a proveedores para tenervarias opciones de compra de materia prima.
La alta dirección debe determinar el presupuesto requeridopara la compra de materia prima teniendo en cuenta lasvariaciones del precio del dólar.
Anexo 3. DOFA productos Itala LTDA ISO 9001 2015.xlsx
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Resultado - Objetivo 2.
PROPUESTA MODIFICACION PLANIFICACION ESTRATEGICA
¿Qué buscamos?
¿Quiénes somos?
¿Por qué lo hacemos?
¿Para quienes
trabajamos?
Propósito.Identidad,
legitimidad, etc.
Valores, principios,
motivaciones.Clientes.
Satisfacer las necesidades
y requerimient
os de sus clientes.
Empresa productora
y comercializa
dora de pastas
alimenticias
Generar valor, desarrollo personal y
profesional de sus
colaboradores.
Población en general
(Clientes)
Productos Ítala Ltda., es una empresa que produce artesanalmente y
comercializa pastas alimenticias, trabaja con personal comprometido en
satisfacer las necesidades y requerimientos de sus clientes, generando valor,
desarrollo personal y profesional a sus colaboradores.
Productos Ítala Ltda., es una empresa productora y
comercializadora de pastas alimenticias, que trabaja con
personal comprometido en satisfacer las necesidades y
requerimientos de sus clientes, generando valor,
desarrollo personal y profesional a sus colaboradores.
MISION
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Resultado - Objetivo 2.
PROPUESTA MODIFICACION PLANIFICACION ESTRATEGICA
VISION¿Cuál es laperspectivade tiempo?
¿Qué aspiramoslograr?
Bajo qué criterio
Medirse enaños
Cuál será laposición futura denuestraorganización enrelación con otrasorganizaciones
Contribuciones distintivas quequeremos hacer en el futuroy/o cuáles son los principalesproyectos o actividades quequeremos desarrollar
2025. Ser unaorganización líderen la producción ycomercializaciónde pastasalimenticias a nivelnacional
Excelencia y calidad de susproductos, servicio oportuno,gestión integral del capitalhumano y gestión de calidaden constante evolución.
En el 2025, Productos Ítala Ltda., será una organización líder en
la producción artesanal y comercialización de pastas alimenticias
a nivel nacional, reconocida por la excelencia y calidad de sus
productos, servicio oportuno, gestión integral del capital humano
y gestión de calidad en constante evolución.
En el 2018, PRODUCTOS ÍTALA LTDA., será una
organización líder en la producción y comercialización de
pastas alimenticias a nivel nacional, reconocida por la
excelencia y calidad de sus productos, servicio oportuno,
gestión integral del capital humano y gestión de calidad en
constante evolución.
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Resultado - Objetivo 2.
PROPUESTA MODIFICACION PLANIFICACION ESTRATEGICA
POLITICA DE CALIDAD
En Productos Ítala Ltda., producimos pastas alimenticias de la más alta calidad buscando mejorar la
confiabilidad, reconocimiento y satisfacción de nuestros clientes, dando una respuesta óptima y oportuna a
sus necesidades; contamos con colaboradores competentes con los cuales damos cumplimiento a los
requisitos CLIO aplicables; así mismo, estamos comprometidos con la evolución y mejora continua del
sistema de gestión de calidad y del desempeño de los procesos.
En Productos Ítala Ltda., producimos pastas alimenticias de la más alta calidad buscando mejorar la
confiabilidad, reconocimiento y satisfacción de nuestros clientes, dando una respuesta óptima y oportuna a
sus necesidades, y así mismo aumentar los niveles de ventas, manteniendo el comportamiento del costo,
gasto y el equilibrio contractual con nuestros proveedores, cumpliendo con los acuerdos.
Encaminados a la evolución del sistema de gestión de calidad, mejorar continuamente el desempeño de los
procesos mediante la planeación, ejecución, seguimiento y toma de acciones de mejora; será necesario
establecer mejores prácticas que aumenten el beneficio y cumplimiento con todos nuestros colaboradores y
así, asegurar la competencia del personal que interviene en la fabricación del producto.
Paola Soler León, Waldy Samir Ribón Peña, Elide Viviana Cotugno Herreño
Resultado – Objetivo 2.
PROPUESTA MODIFICACION PLANIFICACION ESTRATEGICA
Producir pastas alimenticias de calidad.
Mejorar la confiabilidad, reconocimiento y satisfacción de nuestros clientes, dando una respuesta óptima y oportuna a sus necesidades.
Aumentar los niveles de ventas
Mantener el comportamiento del costo y gasto
Mantener equilibrio contractual con nuestros proveedores cumpliendo con los acuerdos
Propender la evolución del sistema de gestión de calidad, mejorando continuamente el desempeño de los procesos mediante la planeación, ejecución, seguimiento y toma de acciones de mejora.
Asegurar la competencia del personal que interviene en la realización del producto.
OBJETIVOS DE CALIDAD
Aumentar la calidad de los productos mediante la reducciónde las salidas no conformes
Mejorar la confiabilidad, reconocimiento y satisfacción denuestros clientes, dando una respuesta óptima y oportuna asus necesidades.
Aumentar los niveles de ventas mediante el mejoramiento delacceso a los productos
Mejorar el comportamiento del costo y gasto en relación conel cumplimiento del presupuesto anual
Mejorar el equilibrio contractual con nuestros proveedoresdando cumpliendo a los acuerdos
Mejorar el desempeño del sistema de gestión de calidad y delos procesos
Fortalecer la competencia del personal llevando a cabo losplanes de formación
Resultado - Objetivo 2.
MAPA DE PROCESOSMAPA DE PROCESOS PRODUCTOS ÍTALA LTDA. - INICIAL
MIS
ION
ALE
SE
STR
ATÉ
GIC
OS
SOP
OR
TE
Fase
GESTIÓN ORGANIZACIONAL
CONTABILIDAD
PRODUCCIÓNGESTIÓN COMERCIAL
Y LOGÍSTICA
COMPRASRECURSOS HUMANOS
MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES
ALMACÉN
ORDEN DE PRODUCCIÓN
CLIENTE
Gráfico 2. Mapa de procesos actual
– Productos Ítala Ltda.
Gráfico 3.Mapa de procesos actualizado
(propuesto) para la organización
Productos Ítala Ltda.Paola Soler León, Waldy Samir Ribón Peña, Elide Viviana Cotugno Herreño
Resultado - Objetivo 3.
Anexo 5. Caracterización Gestión Comercial y Logística.xlsx
MATRIZ DE RIESGOS Y OPORTUNIDADESPROBABIILDAD CALIFICACIÓN DESCRIPCIÓN FRECUENCIA
Raro 1El evento puede ocurrirsolo en circunstanciasexcepcionales
No se ha presentadoen el último año
Improbable 2El evento puede ocurriren algún momento
Al menos de 1 vezen el último año.
Posible 3El evento podría ocurriren algún momento
Al menos de 2 vezen el último año.
Probable 4
l eventoprobablementeocurrirá en la mayoríade las circunstancias
Al menos de 1 vezen el últimosemestre
Casi seguro 5
Se espera que elevento ocurra en lamayoría de lascircunstancias
Más de 1 vez en elúltimo semestre
Clasificación de tipos de probabilidades
IMPACTO CALIFICACIÓN DESCRIPCIÓN
Insignificante 1Si el hecho llegara a presentarse, tendríaconsecuencias o efectos mínimos sobre laorganización.
Menor 2Si el hecho llegara a presentarse, tendríabajo impacto o efecto sobre laorganización.
Moderado 3Si el hecho llegara a presentarse, tendríamedianas consecuencias o efectos sobre laorganización
Mayor 4Si el hecho llegara a presentarse, tendríaaltas consecuencias o efectos sobre laorganización
Catastrófico 5Si el hecho llegara a presentarse, tendríadesastrosas consecuencias o efectos sobrela organización.
Clasificación de tipos de impacto
Matriz probabilidad vs.
Impacto
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Resultado - Objetivo 3.
Anexo 13. Matriz de Riesgos y oportunidades.xlsx
PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS
Identificación del cambio
Integridad del SGC
Asignación de responsabilidades
Disponibilidad de recursos
Anexo 14. Planificación de los cambios..docx
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Resultado - Objetivo 3.
MATRIZ DE COMUNICACIONES
¿Qué comunicar?
¿Quién comunica?
¿A quiénes comunica?
¿Cuándo comunica?
¿Cómo comunica?
Anexo 16. Matriz de comunicación..xlsx
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Resultado - Objetivo 3.
COMPETENCIA DE PERSONAL
Experiencia
Formación
Educación
Anexo 18. Selección y
Vinculación de Personal.docx
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Resultado - Objetivo 3.
Anexo 17. Ficha de cargo.xlsx
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
• CALIDAD DEL PRODUCTO
• Conformidad
• Calidad (cumplimiento especificaciones)
• CALIDAD COMERCIAL
• Precio
• Oportunidad en entrega (tiempo, cantidad)
• Atención de reclamos
• Condiciones de pago
• Garantías
CALIDAD DE LA EMPRESA
• Concepto de clientes
• Capacidad financiera
• Certificación ISO 9001
CONCEPTOSumatoria de porcentaje de
incidenciaTipo de acción
Deficiente < 49.9 % Descarta del listado de proveedores
Aceptable 50% A 60.9% Solicitar acción correctiva
Bueno 61% A 90.9%Aumentar la frecuencia de evaluación a 3meses
Excelente 91% A 100%Extender frecuencia de evaluación a 1año
Anexo 21. Desempeño de
proveedores.xlsx
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Resultado - Objetivo 3.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
CGL-PT-01 «CONTROL DE
DOCUMENTOS»
Creación
Revisión
AprobaciónDivulgación
Actualización
Creación
Control
Integridad
Anexo 22. Control de
documentos.docx
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Resultado - Objetivo 3.
CONTROL DE INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS Y PRODUCTO TERMINADO
Minimizar causas asociadas al problema de entrega
oportuna de producto terminado
Paola Soler León, Waldy Samir Ribón Peña, Elide Viviana Cotugno Herreño
Ejecución controles de recepción, almacenamiento y
entrega de materias primas y producto terminado.
-Inventario actualizado-
Selección, evaluación y reevaluación de
proveedores
Anexo 28. Control de inventario
materias primas y productos
terminados..docx
DIAGNÓSTICO FINAL
Categoría de puntaje.1 2 3 4 5
Total de numerales por categoría.1 5 10 30 0
Porcentaje de ítems por categoría.2 11 22 65 0
Puntaje ponderado por ítem evaluado (por el autor).
0,00 0,85 1,28 1,70 2,13
Puntaje ponderado por ítem según categoría
0,00 4,25 12,80 51,00 0,00
Total puntaje cumplimiento 68,05
Paola Soler León, Waldy Samir Ribón Peña, Elide Viviana Cotugno Herreño
CONCLUSIONES
Paola Soler León, Waldy Samir Ribón Peña, Elide Viviana Cotugno Herreño
La entrega de la propuesta de actualización del sistema de gestión de calidad de la empresa productos
Ítala Ltda., a la NTC ISO 9001:2015 fue entregada satisfactoriamente.
El establecimiento, revisión y/o actualización de los elementos estratégicos incluyó la misión,
visión, principios éticos, alcance, necesidades y expectativas de las partes interesadas,
adecuación de los procesos incluyendo sus interacciones, política de calidad, objetivos de
calidad, indicadores de calidad y matriz de riesgos y oportunidades.
El ajuste de las caracterizaciones de proceso, principalmente gestión comercial y logística, la optimización del procedimientos de selección y evaluación de proveedores y las herramientas
diseñadas frente al control del inventario, almacenamiento y entrega de materia prima y producto terminado, brinda a la organización
estrategias que ayudaran a la minimización del problema en la entrega no oportuna del
producto.
La estructuración del sistema de gestión de calidad de la empresa bajo los lineamientos de
la NTC ISO 9001:2015 fue desarrollada plantando a la organización una propuesta de la
planificación del cambio, matriz de comunicaciones, competencia y perfiles de
cargo, gestión de procesos, productos y servicios suministrados externamente y control de
documentos, ajustando la los requerimientos de la versión actual.
El porcentaje de cumplimiento inicial del sistema de gestión de calidad de Productos Ítala Ltda. fue determinado (41,7 %) y analizado, a partir
del mismo se identificaron los puntos críticos de trabajo. El porcentaje de cumplimiento
estimado tras considerar la implementación de todos los puntos de trabajo en la presente
propuesta fue de 68.1 %
LECCIONES APRENDIDAS
Paola Soler León, Waldy Samir Ribón Peña, Elide Viviana Cotugno Herreño
• Mecanismos de diagnóstico como
matriz, entrevistas con el personal,
revisión de documentación y registros
de las actividades aportan al proceso
de implementación de un SGC
adecuado.
• La implementación del SGC debe
involucrar a la totalidad del personal
de una organización sin distinguir
cargo o proceso.
• La cultura de calidad en la empresa
debe estar respaldada por la alta
dirección y responsables de proceso.
• Un clima laboral apropiado es
determinante para la implementación
y sostenimiento de un SGC.
• La aplicación de cada una de las
herramientas brindadas en los
módulos de la especialización en otro
tipo de empresas o ejercicios ajenos
al proyecto.
• La existencia de excesiva información
documentada (procedimientos,
instructivos, formatos) puede
desencadenar en el rechazo del
personal frente al SGC.
RELACIÓN ENTRE EL PROYECTO Y LOS DEMÁS MÓDULOS DE LA ESPECIALIZACIÓN
Planificación estratégica
Propuesta de misión, visión
Análisis de contexto
Política y objetivos de
calidad
Gestión por procesos
Mapa de procesos
Caracterización de procesos
Gestión del talento
humano
Selección y vinculación de
personal
Diseño de fichas de
cargos
Planificación operacional
Planificación del cambio
Selección, evaluación y reevaluación
de proveedores
Operación y control del
SGC
Control de procesos
Indicadores
Paola Soler León, Waldy Samir Ribón Peña, Elide Viviana Cotugno Herreño
RECOMENDACIONES
Se recomienda a la organización a plantear e instaurar planes de acción
para soportar las actividades que hacen parte de las etapas de
implementación (” Hacer”) y revisión (“Verificar”) del cumplimiento y
eficacia del sistema de gestión de calidad.
Continuar con los planes de formación que involucran a todos los
colaboradores para fomentar el compromiso con el cumplimiento de los requisitos aplicables al sistema de
gestión de calidad.
Se recomienda a la organización a ejecutar los planes propuestos y
evaluar el grado en que se da solución al problema planteado en el
presente trabajo de grado: la minimización de los problemas
relacionados con la entrega oportuna del producto.
Se invita a la organización a fortalecer las relaciones con los proveedores de
productos procesos y/o servicios para garantizar la disponibilidad
permanente de recursos.
Paola Soler León, Waldy Samir Ribón Peña, Elide Viviana Cotugno Herreño
Paola Soler León, Waldy Samir Ribón Peña, Elide Viviana Cotugno Herreño
