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PROPUESTA PARA LA MEJORA DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LAS ACTIVIDADES DE COMPRAS EN EL INSTITUTO INCES, UBICADO EN EL MUNICIPIO VALENCIA ESTADO CARABOBO
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PROPUESTA PARA LA MEJORA DE LOS PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LAS ACTIVIDADES DE
COMPRAS EN EL INSTITUTO INCES, UBICADO EN EL MUNICI PIO
VALENCIA ESTADO CARABOBO
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
CARRERA CONTADURÍA PÚBLICA
PROPUESTA PARA LA MEJORA DE LOS PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LAS ACTIVIDADES DE
COMPRAS EN EL INSTITUTO INCES, UBICADO EN EL MUNICI PIO
VALENCIA ESTADO CARABOBO
EMPRESA: Instituto INCES
Autor: Orianna Veloz
C.I: 23.410.449
San Diego, 2014
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
CARRERA CONTADURÍA PÚBLICA
PROPUESTA PARA LA MEJORA DE LOS PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LAS ACTIVIDADES DE
COMPRAS EN EL INSTITUTO INCES, UBICADO EN EL MUNICI PIO
VALENCIA ESTADO CARABOBO
CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN
Nombre, Firma y Cedula de identidad del tutor académico
Nombre, Firma y Cedula de identidad del tutor Empresarial
Autor: Orianna Veloz
C.I: 23.410.449
San Diego, 2014
ÍNDICE GENERAL
AGRADECIMIENTOS 1
INTRODUCCION 2
CAPITULO I
LA EMPRESA
1.1.Ubicación de la Empresa 4
1.1.1.Breve Descripción de la Empresa 4
1.2.Misión y Visión 6
1.3. Estructura Organizativa 7
1.4.Actividades desarrolladas por el Pasante 7
CAPITULO II
EL PROBLEMA
2.1. Planteamiento del Problema 9
2.1.1. Formulación del Problema 12
2.2. Objetivo General 12
2.2.1. Objetivos Específicos 12
2.3. Justificación 12
2.4. Alcance 13
2.5. Limitación de Estudio 14
CAPITULO III
MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
3.1. Antecedentes 15
3.2. Bases Teóricas 19
3.3. Definición de Términos 27
CAPITULO IV
FASES METODOLOGICAS
4.1 Fases de la Investigación 28
4.1.1 Fase I 29
4.1.2 Fase II 30
4.1.3 Fase III 31
CAPITULO V
RESULTADOS
5.1 Análisis e interpretación de los resultados 32
5.2 Presentación de los resultados observación directa 32
5.2. Cuestionario del departamento de Compras 34
5.3. Desarrollar estrategias administrativas y contables
para la mejora del proceso de compras 43
CONCLUSIONES49
RECOMENDACIONES 50
REFERENCIAS
Bibliográficas 51
Electrónicas 52
ANEXOS 53
AGRADECIMIENTOS
Quiero expresar un profundo agradecimiento a quienes con su ayuda y
apoyo me alentaron a lograr esta gran realidad.
Primero que nada, dar gracias a Dios, por estar conmigo en cada paso que
doy, por todas las fortalezas y enseñanzas.
A mis padres porque gracias a su cariño, apoyo y confianza he llegado a
realizar mis metas en la vida. La culminación de mi carrera profesional me hace
merecer aún más su orgullo hacia a mí.
A todas las personas que directa o indirectamente han tenido a bien
ayudarme en forma moral para mi formación como ser humano y profesional.
Quiero Agradecer a mi tutora, La profesora Dora Sánchez por la buena
disposición con que me recibió en todo momento. Sus sugerencias y comentarios
fueron fundamentales para el resultado final de este trabajo.
Y a mí tutor empresarial Harold Torres por guiarme y apoyarme en la
realización de las pasantías y el desarrollo de este informe.
INTRODUCCIÓN
En las organizaciones de hoy, el desarrollo eficaz de las funciones empleadas en
cualquier departamento, radica en el cómo se efectúan todos aquellos
procedimientos y conocimientos que se emplean para lograr los objetivos que se
quieran. Es por ello, que se hace necesario diseñar e implementar estrategias que
orienten el curso de cada una de las acciones dentro de las empresas.
Es de suma importancia, ya que es la única forma de establecer parámetros de
acción operativa de los que integran los departamentos en una organización, y por
ende, agilizar la puesta en marcha de los objetivos que se quieran lograr.
Cabe destacar que el presente informe de pasantías, se realiza con la intención de
generar y diseñar una propuesta para la mejora de los procedimientos
administrativos y contables de las Actividades de compras en el Instituto Nacional
de Capacitación y Educación Socialista(INCES), y de esta manera tener un
adecuado registro de todas las actividades que están involucradas específicamente
en el departamento de compras para evitar acciones erróneas.
El informe de pasantías está estructurado de la siguiente manera:
El Capítulo I, se dará a conocer la ubicación de la empresa, como su misión,
visión, estructura organizacional, y reseña histórica, así como las actividades
realizadas por el pasante.
El Capítulo II, se detalla la información relacionada con el planteamiento del
problema, también se enuncia el objetivo general como específicos los cuales
orientan los aspectos a manejarse en el informe, luego se encuentra la justificación
conjunto con el alcance y limitación del trabajo.
El Capítulo III, se describe información referente a los antecedentes, que se
refieren a aquellos trabajos de investigación o cualquier otro tipo de fuente
documental que anteceden a este, luego se exponen las bases teóricas, lo cual sirve
de referencia y finalmente la definición de términos, que no es más que el
significado de las expresiones principales involucradas en el problema formulado.
El Capítulo IV, se explica cuál fue el tipo, diseño de la investigación, y la
estructuración de las fases metodológicas a desarrollarse.
El Capítulo V, se plasman todos los resultados obtenidos en función al capítulo
IV.
CAPÍTULOI
LA EMPRESA
1.1 Ubicación de la Empresa
Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista (INCES) Región
Carabobo se encuentra ubicada en el Edificio INCES, Sector Los Colorados, calle
Carabobo entre Flores y Navas Espínola, Parroquia San José, Municipio Valencia
Estado Carabobo.
1.1.1 Breve Descripción de la Empresa
El Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista (INCES), es un
organismo autónomo con personalidad jurídica y patrimonio propio, adscrito al
Ministerio de Educación, creado por Ley el 22 de Agosto de 1959 y reglamentado
por Decreto el 11 de Marzo de 1960. En el 2003 de acuerdo con Decreto
publicado en la Gaceta Oficial Nº 37.809 de fecha 03 de Noviembre, se reforma el
reglamento de la Ley del INCES, con la finalidad de reorganizarlo y adecuarlo a
los intereses del país y al proceso de reconversión industrial, proceso que enmarca
posteriormente su concepción y visión, dentro del ámbito de un socialismo abierto
y participativo.
En su inicio año (1959), instaló sus oficinas en un local cedido por el Ministerio
del Trabajo situado en la esquina de Ferrequín. En el año (1962) se instalan en las
oficinas de un edificio situado en el Socorro, para luego trasladarse en el año
(1964), al Edificio Fundación la Sallé en la Cota Mil, hasta que el año
1969),ocupa su actual sede en la Avenida Nueva GranadaEs esquema
organizativo yadministrativo del INCES en su primera Etapa era totalmente
diferente al actual.
En el INCES a partir del año 1991 y atención a los cambios estructurales y
económicos del país, llevo adelante un programa de modernización, creando a tal
efecto 21 asociaciones civiles, hoy gerencias Regionales, y actualizando la
organización de sus cuatro (4) institutos; Sectoriales, para consolidar el nivel
operativo del sistema de información profesional, permaneciendo en el INCES
Rector el nivel de dirección superior y gerencias global de dicho sistema.
En el marco de la diversidad de servicios educativos que ofrece el INCES,
se inscriben Programas para abordar procesos estratégicos de la Misión
Institucional tales programas Alfabetización, Educación Básica I y II Etapa
Educación Media, Diversificada y Profesional Títulos que se obtiene, Además de
ofrecer una gran gama de curso en diversas áreas tales como: Agropecuario,
Turismo, Textil, Comercio y servicio, Industria, Construcción, promoción social y
servicios de la salud. Entre otros.
El INCES, en correspondencia con los Planes de Desarrollo Nacional,
desarrolla acciones dirigidas a la formación y capacitación de jóvenes y adultos
para el ejercicio de una ocupación mediante el empleo o por cuenta propia.
El INCES se organiza en dos niveles de formación:
1. Formación Básica: Proceso de formación que permite a jóvenes y adultos
adquirir los conocimientos teóricos prácticos y desarrollar actitudes, con el fin de
calificarlos para el desempeño de la vida profesional o laboral y para etapas
posteriores de formación.
2. Perfeccionamiento: Proceso de formación dirigido a trabajadores que quieran
mejorar, perfeccionar o desarrollar niveles de desempeño exigidos en una
ocupación para su carrera profesional.
El INCES, apoya las diversas misiones del Gobierno, Nacional, tales
como Misión Robinsón I y II, Sucre, Ribas, Guaicaipuro, piar, Vuelvan Caras,
entre otras. Avocando parte de su programación a la Misión Vuelvan Caras,
Misión Vuelvan Caras Jóvenes, Misión Che Guevara, y a las escuelas del poder
popular actualmente; mediante el cual se capacita a la población para
incorporarlo al nuevo sistema económico socio productivo del país.
1.2 Misión y Visión
1.2.1 Misión
Formar y capacitar integralmente a hombres y mujeres a través de
programas diseñados mediante un modelo constructivista, productivo y de
inclusión, contribuyendo al desarrollo socio-económico del país.
1.2.2 Visión
Ser una institución de formación y capacitación actualizado
tecnológicamente, reconocida a nivel nacional e internacional, por la diversidad y
flexibilidad de oportunidades de participación, erigiéndose como elemento
dinamizador de los procesos de transformación social y facilitando las
herramientas que exige el nuevo modelo de desarrollo económico del país.
1.3 Estructura Organizativa
Organigrama general del INCES
Fuente: INCES (2014)
1.4 Actividades desarrolladas por el Pasante
• Archivar documentos.
• Redacción de documentos.
• Sacar correspondientes copias de documentaciones.
• Llevar y traer documentos a las diferentes divisiones
• Calcular viáticos.
• Proceso de tiempo perdido en horas trabajadas.
• Calcular horas extras.
• Proceso perceptivo y control previo en factura y requerimientos.
• Orden de compra y servicio.
• Proceso de caja, despacho de cesta ticket y cheques.
• Sacar orden de compra y servicios.
• Apoyo en cada departamento de contabilidad.
CAPÍTULO II
EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del Problema
Las Organizaciones hoy en día se han propuesto a implementar y efectuar
procesos administrativos y contables para el buen desempeño y eficiencia de las
funciones comerciales para así poder prestar servicios adecuados y luego de esta
manera tener un control adecuado en las funciones contables que correspondan.
Una organización es aquella entidad conformada por grupos de personas que se
encargan de alcanzar objetivos específicos.
En las organizaciones es importante contar con los procesos administrativos y
contables ya que estos se convierten en Manuales de Organización y de Normas y
Procedimientos, en los cuales se definen los objetivos, misión, visión, funciones,
tareas, y como los datos deben ser procesados en la organización, necesarios para
el proceso de toma de decisiones y el registro de sus operaciones. De esta forma,
se constituyen básicamente en una estructura de relaciones que implica el diseño
del soporte de los datos y la descripción de las funciones y tareas administrativas
que se realizan en la organización en forma de rutinas organizativas y
procedimientos administrativos.
La existencia de tales procedimientos, es de vital importancia, ya que suministran
orientaciones sobre la manera más fácil y rápida de ejecutar las actividades dentro
de las instituciones.
Es por ello que actualmente, las organizaciones cuentan con sistemas que les
permitan, disponer de procedimientos administrativos y contables, además estos
deben ser confiables y eficientes para así lograr el mayor desempeño de los
objetivos propuestos por la misma, ya que la correcta aplicación de estos
procedimientos permite establecer los mecanismos necesarios para el registro y
control tanto de los gastos como de los ingresos, que a su vez determinan los
grados de eficiencia en la actividad productiva o prestación de servicios.
En las organizaciones dependiendo de sus propósitos, tienen la necesidad de
realizar compras respectivas para el cumplimento de su objetivos ya sea prestar un
servicio o compra y venta de un producto, esta acción amerita de un proceso de
compra para que se pueda obtener el mejor de los beneficios al realizarla y contar
con los requisitos respectivos.
El proceso de compra, es el proceso para tomar decisiones, mediante la cual las
empresas compradoras establecen la necesidad de comprar productos y servicios y
de identificar, evaluar y elegir entre alternativas de marcas y proveedores.
Por consiguiente, lo importante de tener procedimientos administrativos y
contables dentro de las organizaciones, es que se tendrá control en la obtención de
información segura, oportuna y confiable, como también promover la eficiencia
de operaciones de adquisición o compra.
El INCES ubicado en el Edificio INCES, Sector Los Colorados, calle Carabobo
entre Flores y Navas Espínola, Parroquia San José, Municipio Valencia Estado
Carabobo, la cual presenta un proceso administrativo contable que requiere de un
mejoramiento que permita lograr de manera eficiente las expectativas comerciales
y organizacionales fijadas por la misma para ser más eficaz en el
desenvolvimiento operativo de la organización.
El proceso de compras en esta institución se basa primeramente en la
planificación de las mismas que no es más que el plantear las necesidades antes de
que surjan. Luego tramitar las gestiones de solicitudes para la aceptación del
presupuesto, una vez seleccionado el proveedor con quien se manejara las
compras, surge la negociación de las condiciones para efectuar el pedido y por
último la verificación del recibimiento.
No obstante, el mejoramiento que se requiere implementar ya que actualmente
ocurre deficiencia en el manejo de los procedimientos contables y administrativos
que no le permita guiar y regular sus actividades a la consecución de sus metas de
manera más eficaz y eficiente. En el área de compras el proceso no se está
llevando de manera adecuada ya que no se siguen las normativas y herramientas
que proporcionan el manual de procedimientos, lo cual distorsionan el buen
manejo del control interno y causa un debilitamiento en las operaciones de
compras, ocasionando colapso en las actividades, y por ende, retrasos en los
registros contables, descuidos en las actividades. Tal vez por la falta de
capacitación del recurso humano.
Es por ello que surge la necesidad de desarrollar estrategias para el mejoramiento
del proceso de compras, con miras a erradicar las debilidades en dichos
procedimientos. De esa manera, el propósito de este trabajo, es el diseñar una
propuesta para la mejora de los procedimientos administrativos y contables de las
actividades de compras en el INCES, ubicado en el Municipio Valencia estado
Carabobo; con miras a suministrar orientaciones que solventen las insuficiencias
detectadas en torno a los aspectos abordados en el mismo, proporcionándole a la
institución trabajar con mayor eficacia en sus actividades.
2.1.1 Formulación del Problema
¿Cómo mejorar el proceso administrativo y contable de las actividades de
compras en el INCES ubicado en el Municipio Valencia Estado Carabobo?
2.2 Objetivo General
Diseñar una propuesta para la mejora de los procedimientos administrativos y
contables de las Actividades de compras en el INCES, Ubicado en el Municipio
Valencia Estado Carabobo.
2.2.1 Objetivos Específicos
• Diagnosticar la situación actual en el proceso de compras en el INCES.
• Identificar las debilidades y fortalezas en el actual proceso de compras en
el INCES.
• Desarrollar estrategias administrativas y contables para la mejora del
proceso de compras en el INCES ubicado en el Municipio Valencia Estado
Carabobo.
2.3 Justificación
Los procesos administrativos y contables dentro de toda organización son de suma
importancia y fundamentales para garantizar la estabilidad, eficacia,
productividad y buen funcionamiento de la misma, de esta manera se debe prestar
atención a éstos, ya que a medida que evoluciona las actividades económicas los
controles sobre estos deberán ser cumplidas.
Es por ello, que desarrollar estrategias para mejorar los procedimientos
administrativos y contables contribuye a regular las actividades propias de esta
área, estableciéndose las pautas a seguir al momento de operar y alcanzar el mejor
desempeño de las labores en el proceso.
De igual manera, a nivel empresarial se justifica este estudio debido a que aporta
avances por medio de los cambios en los procesos operacionales que permitirán
mejorar y lograr la calidad operativa que debe tener hoy en día toda organización;
proponiendo estrategias que contribuyan a la confiabilidad en información
manejada, así como una mejor distribución de tareas y funciones a ejecutar.
Y es así, como a nivel institucional servirá como un aprendizaje para el estudiante
al contribuir a la mejora y al buen desempeño de la organización, aplicando
conocimientos obtenidos previamente y aplicándolos en la elaboración de la
misma.
2.4 Alcance
Este trabajo va dirigido al INCES que consiste en implementar mejoras en las
estrategias ya establecidas en los procesos contables y administrativos
específicamente en el proceso de compra, ya queda en manos de quienes
conducen esta área administrativa para su implementación y seguimiento a partir
de esta herramienta.
2.5 Limitación de Estudio
Una de las limitaciones de estudio que se presentó fue el tiempo, ya que al realizar
a su vez las prácticas de pasantía el tiempo para elaborar dicho trabajo era más
complicado, sin embargo, esto no impidió la realización del objetivo de la misma.
CAPÍTULO III
MARCO REFERECIAL CONCEPTUAL
3.1 Antecedentes
Los Antecedentes de la investigación constituyen según Tamayo y Tamayo
(2006) “Una síntesis conceptual de las investigaciones o trabajos realizados sobre
el problema formulado con el fin de determinar el enfoque metodológico de la
misma investigación” (P.54). A continuación se ofrecen algunos trabajos de
investigación que se relacionan con el presente informe de pasantías.
Dorta, M. (2012), realizó una investigación denominada “Sistema de Control
Interno basando en el informe Coso dirigido al proceso de ventas-cuentas por
cobrar de la empresa Aero Fuente de Soda CoffeRoom” elaborado en la
Universidad José Antonio Páez para obtener el título de Licenciado en
Contaduría Pública.
Su propuesta se empleó en la ejecución del sistema de control interno basado en el
informe Coso, especialmente dirigido al proceso de ventas y cuentas por cobrar,
ya que muchos de sus procesos no se realizaban con ningún tipo de control, la
cual trajo como consecuencia transacciones erróneas en muchas de las
operaciones, lo que se considera un proyecto factible bajo un diseño de campo. Se
utilizaron comotécnicas de recolección de datos la revisión documental y la
entrevista, apoyadas en instrumentos como los reportes de ventas y cuentas por
cobrar, así como en una guía de entrevista que se aplicó a todo el personal de
contabilidad de la empresa. Lo que ha traído como consecuencia, el que no se
conozca con certeza los montos totales de deudas y quienes deben,es la
conclusión de los investigadores con respecto a analizar los factores externos
einternos que afectan al proceso en estudio, por medio del diseño de lineamientos
lineamientos que conformaran el control interno que sean acorde a la empresa
para la mejora o propuesta de efectuar el sistema de control interno por medio del
Coso.
La mencionada investigación guarda relación con el presente informe porque
proponen modelos de estrategias para el mejoramiento del manejo de las
funciones, las cuales se tomaran como referencias para el desarrollo de estrategias
administrativas y contables para la mejora de los procesos contables en el INCES.
Men Lam, H (2012), realizó su trabajo que lleva como título “Proponer
lineamientos administrativos para el mejoramiento de las funciones contables
en la empresa el restaurant mega sabor, C.A”, realizado en la Universidad de
Carabobo para obtener el título de licenciado en Contaduría Pública. Su objetivo
principal se enfoca en identificar los elementos que se desarrollan y diseñar
lineamientos para la ejecución de las funciones de manera eficaz dentro de la
organización, considerándose una investigación de campo se trabajó con una
población conformada por 7 trabajadores que laboran en la empresa, lo cual sería
la totalidad de la muestra. La técnica de recolección de datos que se ejecutaron fue
la encuesta y como instrumento el cuestionario. Y luego del estudio en los
diagnósticos empleados se identificaron fallas en la gestión de los procesos, de
acuerdo a esto se propuso lineamientos que proporcionaron a la organización las
herramientas necesarias para optimizar sus funciones, lo cual condujo al uso
correcto de los recursos financieros y por ende el cumplimiento de los objetivos
de los procesos administrativos.
La relación con el presente trabajo de pasantía, es su aporte para obtener
propuestas y proporcionar herramientas de gestión administrativas que conlleve al
mejoramiento de la gestión administrativa y contable, lo cual sirve como marco de
referencia para la presente investigación.
Alzurrut, B. (2010), en su trabajo de pasantías titulado “Manual de Normas y
Procedimientos para la optimización en la recepción y registro de las
propuestas de pago a proveedores a través del sistema SAP en el
Departamento de Operaciones Administrativas de la Empresa Alimentos
Polar Comercial, C.A”, para optar por la Licenciatura de Contaduría Pública en
la Universidad José Antonio Páez. Siendo su objetivo principal el señalar la
importancia de los manuales de procedimientos administrativos y contables su
buena aplicación, ya que a través de ellos se realizan a cabalidad las actividades
de cada uno de los procesos. Se obtuvo información a través de una población que
estuvo compuesta por (5) personas del Departamento de Operaciones
Administrativas que se encuentran en conjunto con el personal de las actividades
concernientes al registro de propuestas de pago de los proveedores de Alimentos
Polar Comercial C.A. Se recopilo información a través de las observaciones que
se realizaron lo cual fue clave para identificar las fallas en el control del mismo,
para ello se aplicó la técnica de la encuesta, mediante el cuestionario como
instrumento de recolección de datos. Los investigadores llegaron a la conclusión
de que el manual de normas y procedimientos propuesto busca contribuir a la
mejora de la eficiencia y eficacia en los procesos de pagos.
El aporte a la presente investigación es que le permite recalcar la importancia que
tienen las normas y procedimientos para un eficiente control interno en la
organización, por medio del orden y buen manejo en los procesos mediante el uso
de herramientas y estrategias que propone el autor y que son de ayuda para el
desarrollo del presente informe de pasantías.
Hernández, M, Pinto, J y Quintero. L (2009). Elaboraron un trabajo de
investigación Titulado “Lineamientos Estratégicos para optimizar los procesos
contables en la Empresa CostabikeC.A”,realizado en la Universidad de
Carabobo para obtener el título de Licenciado en Contaduría Pública. Tenía como
finalidad establecer lineamientos estratégicos que permitan la optimización de los
procesos contables dentro de la empresa. Presentado como un trabajo de Campo
Descriptivo. Se empleó como instrumento de recolección de datos el
Cuestionario. De los datos obtenidos se presentaron una serie de conclusiones,
como la falta de un manual de normas y procedimientos que establezcan
funciones y actividades contables y administrativas, procesos contables no
definidos, así como falta de orientación al control administrativo y contable, para
lo cual se desarrollaron lineamientos estratégicos para solventar las debilidades.
Este trabajo guarda relación con el presente ya que nos brinda información con las
estrategias que pueden ser utilizadas para la mejora de los procedimientos
administrativos y contables en general y profundizar en los procesos de compras
dentro del INCES.
Esteban, I. (2009), en su trabajo de pasantías titulado “Manual de Normas y
Procedimientos del Departamento de Compras de la empresa Un Mundo de
Limpieza, C.A” , para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública en la
Universidad José Antonio Páez, el cual su objetivo principal está centrado en el
diseño de un manual de normas y procedimientos para el departamento de
compras. Dentro de una población de ocho(8) personas que conforman el
departamento de compras en la empresa, la muestra se llevó a cabo con tres (3)
personas de la misma, donde el diagnostico se realizó por medio de la observación
y la entrevista con la finalidad de identificar las fallas que tienen mayor impacto, y
el diseño y la correcta aplicación de las normas y procedimientos, lo cual
permitió mejorar las actividades del departamento de compras y de esta manera
llevar a cabo de una manera eficiente los procedimientos requeridos por la
ejecución de actividades.
La relación que tiene con respecto a la presente investigación es que aporta la
importancia que tienen los manuales de procedimientos como medio de control en
el departamento de compras para mejorar todas las actividades, a través del
marco metodológico que fue de gran ayuda para el desarrollo de las estrategias de
la propuesta de mejora en el INCES.
3.2 Bases Teóricas
3.2.1. Definición de Estrategias
Para el autor Serna, H (2003), define estrategias como “las acciones que deben
realizar para mantener y soportar el logro de los objetivos de la organización y de
cada unidad de trabajo y así hacer cada objetivo y cada proyecto estratégico” (P.
35).
3.2.1.1 Planificación Estratégica
El autor Sallenave, (1991), define la planificación estratégica como “el proceso
por el cual los dirigentes ordenan sus objetivos y sus acciones en el tiempo. No en
un dominio de la alta gerencia, sino un proceso de comunicación y de
determinación de decisiones”. (P.25).
La importancia de estas bases teóricas para la presente investigación es que señala
cual es la metodología para la elaboración de estrategias que contribuyan a la
solución de los problemas que posee el INCES.
3.2.2 Procedimientos
Las empresas para poder ejecutar sus actividades de manera eficiente necesitan
poner en práctica técnicas y métodos que conllevan a desarrollar las operaciones
que les permitirá adaptarse a las necesidades de la empresa y su entorno, para así
alcanzar los objetivos y metas propuestas por esta.
Dentro de estas técnicas se encuentran los procedimientos como medios de trabajo
que facilitan la efectividad de las operaciones dentro de las organizaciones. Es así,
que Gómez, (1997), define a un procedimiento como “Una sucesión cronológica
y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una
unidad en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de
un ámbito predeterminado de aplicación” (P.127).
3.2.3 Importancia de los Procedimientos
En relación a la importancia de los procedimientos dentro de las organizaciones,
Gómez (1997:135), señala que estos son considerados como guía de las
actividades del personal. La experiencia ha dado pruebas fehacientes de que los
procedimientos mejoran el rendimiento de las organizaciones por las siguientes
razones:
1- permiten una eficiente administración, englobada a varios sectores de
responsabilidad a la vez.
2- Siempre existe la posibilidad de perfeccionar los sistemas y procedimientos y
con ellos mejorar las actividades de la organización.
La vinculación de esta base con respecto al presente informe de pasantía se
relaciona en que mediante los procedimientos, el personal involucrado en los
procesos de compras podrá conocer el detalle de las funciones que les son
asignadas al departamento.
3.2.4 Administración
Terry,(2006) interpreta que la administración “Es un proceso distintivo que
consiste en planear, organizar, ejecutar, controlar, de manera desempeñada para
determinar y lograr objetivos manifestados mediante el uso de seres humanos y de
otro recursos” (P.20). De esta manera se puede entender como el conjunto de
acciones mediante las cuales el directivo desarrolla sus actividades a través del
cumplimento de las fases de procesos administrativos como lo son el de planear,
organizar, dirigir, controlar y coordinar.
3.2.4.1 Importancia de la Administración para las organizaciones
Para el autor Terry, (2006) la importancia de la administración establece que “la
supervisión de la empresa de una función de una administración efectiva, en gran
medida la determinación y la satisfacción de muchos objetivos económicos,
sociales y políticos descansan n la competencia del administrador” (P.81).
Es por ello, que la administración para el instituto de estudio, requiere conducir
eficientemente sus recursos, ya que en la actualidad la administración se
manifiesta por medio de la conducción de la empresa y por medio de las
actividades relacionadas con la planeación, organización, dirección y control de
las actividades empresariales.
3.2.5 Proceso Administrativo
Kinicki (2003), afirma que el proceso administrativo “Es el conjunto de fases o
etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se
interrelacionan y forman un proceso integral” (P 32). De acuerdo a ello, se podría
decir que no es más que la integración de pasos o etapas necesarios para llevar a
cabo una actividad o el logro de un objetivo.
3.2.5.1 Etapas del Proceso Administrativo
Según el autor Stoner, J (1990:50) identifica las siguientes etapas:
• Planificación: implica que los administradores piensen con antelación en
sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o
lógica, y no en corazonadas.
• Organización: Organización es la estructuración técnica de las relaciones
que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de
lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
• Dirigir: Es el elemento de la administración en el que se logra la
realización efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del
administrador, ejercida a base de decisiones
• Control: Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que
aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo
cualquier desviación significativa.
Las bases planteadas se relacionan con la investigación, dado que aporta
información relevante en cuanto a la planificación y programación administrativa,
lo cual sirve como base para mejorar las funciones contables dentro del instituto,
en busca de propósitos como la capacidad de integración, liderazgo, capacidad de
motivación y proporcionar el trabajo en equipo, la cual incide de manera favorable
en la gestión contable de la organización.
3.2.6 Procesos Contables
Según Catacora (2007). Los procedimientos contables se definen como ´´Todos
aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro
de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de
contabilidad´´ (P 71).
Desde este punto se podría decir que el proceso contable sirve para conocer y
demostrar los recursos controlados por un ente económico de acuerdo a los
procedimientos contables establecidos para el buen manejo de cado uno de las
cuentas de los estados financieros.
3.2.6.1 Etapas de los Procesos Contables
De acuerdo al autor Redondo, (2004:30) las etapas del proceso contable son las
siguientes:
• Sistematización: paso inicial del proceso contable que establece el sistema
de información financiera en una entidad económica.
• Valuación: cuantificada en unidades monetarias los recursos y
obligaciones que adquiere una entidad económica en la celebración de
transacciones financieras.
• Procesamiento: elabora los estados financieros resultantes de las
transacciones celebradas por una entidad económica.
• Evaluación: califica el efecto de las transacciones celebradas por una
entidad económica.
• Información: comunica la información financiera obtenida por la
contabilidad.
De acuerdo a lo planeado con la empresa en estudio, el mantenimiento de los
registros y procesos contables conforman procesos de suma importancia, toda vez
que su desarrollo eficiente de las otras actividades contables depende mucho de la
exactitud e integridad de los registros de la contabilidad, así como de controles
internos. En este sentido el INCES requiere llevar en forma óptima su gestión
contable, donde sea posible el tratamiento de los datos desde su obtención hasta
sus términos de información acabada.
3.2.7 Manual de Normas y Procedimientos Contables
Se definen como todo esquema de procedimientos contables en el cual se basara
las acciones para el logro de un objetivo en específico, determinando cuando y
como y el por qué aplicar algún proceso contable en una transacción dentro de la
organización.
De acuerdo a Alonso, (1988) los objetivos de los manuales de normas y
procedimientos son los siguientes:
• Presentar en forma adecuada y sistemática las normas y procedimientos de
cada área o de una en especial.
• Sirven de guías para la evaluación de la eficiencia en general.
• Facilitar el aprendizaje al personal de nuevo ingreso.
• Dotar a la institución de una herramienta que indique la forma de proceder
y la continuidad de sus procedimientos.
• Reducir errores, omisiones y desperdicios de insumo.
• Facilita en un momento determinado los pasos a seguir para el
cumplimiento de sus funciones.
• Facilitar la continuidad de los procedimientos aun cuando sucedan
cambios.
Entre las características de los manuales de normas y procedimientos contables
según Alonso, (1988) se encuentran:
• Son la Base del control operacional contable, ya que en ellos se describe la
información referida o normas, políticas y procedimientos contables por
los cuales se evaluara el desarrollo operacional.
• Los manuales deber tener uniformidad en los criterios de redacción en las
secciones, puesto que esto conllevara a un mejor entendimiento.
Su vinculación con el presente informe de pasantías, radica en que los manuales
deben tener uniformidad y se deben desarrollar de manera continua para la mayor
eficiencia de las funciones dentro del departamento de compras en el INCES, ya
que conllevara a un mejor entendimiento, orden y consistencia en las acciones a
ejecutar dentro de la organización.
3.2.8 Compras
Según Catacora, (1997:18). “En toda empresa comercial o industrial en que la
fuente de ingresos la constituye las mercancías, es indispensable tener
información sobre sus movimientos y existencia. Para el registro o información
contable del movimiento de mercancía debe considerarse los siguientes aspectos:
• Forma de operar o de llevar a cabo sus operaciones.
• Monto real probable de operaciones.
• Número, valor y variedad de los artículos que se manejen.
• Información deseada o necesaria para los dirigentes de la empresa”
Por consiguiente, se podría decir que las compras son aquellos bienes que
se introducen a la empresa o inventario como mercancía para volver a venderlos a
los clientes y de esta manera obtener un beneficio monetario.
3.2.8.1 Funciones del Departamento de Compras
Para el autor Catacora, (1997:35) dentro de las funciones que se deben realizar en
el departamento de compras encontramos los siguientes:
• Atender de forma oportuna a los proveedores
• Recibir muestras y cotizaciones
• Revisar y analizar la base de datos
• Negociar descuentos y condiciones de pagos
• Controlar que las mercancías se reciban oportunamente
• Determinar las cantidades de compras
3.2.8.3 Proceso de compra
Plantea el mismo autor, que los procesos de compras se inician u originan con la
necesidad de un bien o servicio y concluye o finalizan con la adquisición y pago
de estos.
Los procesos son los siguientes:
• Recepción de la solicitud de la requisición; la emisión de una solicitud de
requisición surge de un departamento o unidad funcional de la empresa
por una necesidad especifica.
• Emisión de la orden de compra, el departamento de compra revisa la
solicitud de requisición y escoge a varios proveedores de su maestro y
genera la orden de compra.
• Aprobación de la orden de compra, considera los niveles de aprobación de
acuerdo con las políticas de cada organización.
• Enviar la orden de compra al proveedor, luego de considerar conocer los
materiales y los proveedores que los suministran, realizar compra en base
a los requerimientos específicos de calidad y cantidad, controlar que lo
solicitado se reciba oportunamente y realizar los posibles reclamos por
faltantes o defectos de calidad.
• Recepción de la mercancía, bien o servicios, recibe del bien o servicio
seguido deber dar una nota de conformidad con lo recibido, existe una
dependencia que se encarga de recibir los bienes para lo cual debe de estar
en conocimiento de lo que se solicitó y se genera una nota de informe o
recepción.
• Registro de la entrada de los bienes o servicios, una vez recibido el bien o
servicio se procede a darle entrada al bien o servicio de manera contable.
3.3 Definición de Términos Básicos
Actividad: Es una suma de tareas, pueden agruparse en un procedimiento para
facilitar su gestión.
Compras:Es la acción de obtener o adquirir, a cambio de una precio determinado,
un producto o un servicio.
Control Operacional: Se refiere al control realizado en relación a la ejecución de
tareas u operaciones por el personal no administrativo de la empresa.
Eficiencia: Es la relación existente entre el resultado alcanzado y los recursos
utilizados. Normalmente se desarrolla en un departamento o función.
Eficiente: Que realiza o cumple un trabajo o función a la perfección.
Estados Financieros: Informes cuantitativos sobre la situación financiera y los
resultados de las operaciones de la organización.
Libros de Contabilidad: Son aquellos en los que se efectúan los registros o
asientos contables por las distintas operaciones realizadas por las empresas o entes
económicos. Los libros pueden ser principales, auxiliares.
Objetivo: Es el planteo de una meta o un propósito a alcanzar, y que, de acuerdo
al ámbito donde sea utilizado, o más bien formulado, tiene cierto nivel de
complejidad.
Orden de Compra: Documento mercantil con el que se finiquita un contrato de
compra, de tal manera que la empresa adquiriente suministra información sobre
las cantidades y cualidad de los artículos solicitados, las características de los
mismos, y se establecen condiciones para la entrega y cancelación de las referidas
facturas, producto de la compra de dichos bienes y la empresa vendedora acepta
tales condiciones.
Proceso Administrativo: Son las actividades que el administrador debe llevar a
cabo para aprovechar los recursos humanos, técnicos, entre otros.
CAPÍTULO IV
FASES METODOLOGICAS
Este informe de pasantía está basado en el tipo de investigación factible, ya que
tiene como propósito diseñar una propuesta para mejorar los procedimientos
administrativos y contables dentro de las actividades de compras en el INCES. En
tal sentido, de acuerdo con Palela y Martins (2006) la investigación factible
“consiste en elaborar una propuesta viable destinada a atender necesidades
específicas, determinadas a partir de una base diagnostica.” (P.91).
Es por esto, que de acuerdo a lo anterior, se puede decir que el diseño de la
investigación es de campo. Es así, que el autor Arias, F (2006) indica que la
investigación de campo “es aquella que consiste en la recolección de datos
directamente de los sujetos investigados o de la realidad donde ocurren los hechos
sin manipular o controlar variable alguna.” (P.31). Y en base a la teoría
anteriormente definida además que la presente investigación, los datos que se
recogerán serán directamente con las personas que manejan las actividades de
compras dentro del INCES. Da pie para encuádrala en un trabajo de pasantías
basada en una investigación de campo.
4.1 Fases de la Investigación
4.1.1 I Fase. Diagnosticar la situación actual en el proceso de compras en el
INCES
En esta fase es necesario toda la información útil para proceder a ejecutar el
diagnóstico de la situación actual que interviene o infiere en el procesos de
compras del INCES, es por ello que se utilizó como técnicas de recolección de
datos la observación directa, la cual es definida por Palella y Martins (2006) como
“aquella en el cual el investigador se pone en contacto personalmente con el hecho
o fenómeno a investigar sin participar en él, ya que recoge la información desde
afuera.” (P.129), así mismo el instrumento utilizado para recopilar información
será una lista de cotejo, que el autor Arias (2006) la señala como “un instrumento
en el que se indica la presencia o ausencia de un aspecto o conducta a ser
observada” (P.70).Este instrumento fue llevado a cabo para conocer el proceso de
compras, tantos administrativos y contables, por el cual se elaboraron cinco (5)
ítems en los cuales se indicará la presencia o ausencia de los aspectos observados
como son los siguientes:
• Existencia de Manuales de normas y procedimientos
• Efectividad en la gestión de compras
• Documentos soportes del proceso de compras
• Los registros contables genera información confiable y actualizada
• Conocimiento de las funciones asignada a cada personal
El fin para la aplicación de las técnicas de recolección de datos y el instrumento,
radica en obtener una visión de la posible problemática presentada en el
departamento de compras para luego estudiar el diagnostico arrojado e
implementar estrategias para solventar los inconvenientes.
4.1.2 II Fase. Identificar las debilidades y fortalezas en el actual proceso de
compras en el INCES.
Para efectuar esta fase de la investigación se empleó como técnica de recolección
de datos la entrevista que de acuerdo con Sierra, (1998), “la entrevista es una
conversación que establecen un interrogador y un interrogado para un propósito
expreso. Una forma de comunicación interpersonal orientada a la obtención de
información sobre un objetivo”. (P.181). esta técnica permitirá el contacto directo
con los involucrados en la gestiones de compras contables, e igualmente conocer
de manera más efectiva la información que se requiere.
El instrumento que se utilizó fue el cuestionario, definido por Balestrini
(2010), explicando que “es considerado como un medio de comunicación escrito y
básico, entre el encuestador y el encuestado, facilita traducir los objetivos y las
variables de la investigación a través de una serie de preguntas muy particulares,
previamente preparadas en forma cuidadosa, susceptibles de analizar en relación
al problema estudiado” (p.138), la entrevista, que consiste en una serie de
preguntas, que el encuestado deberá responder sin intervención del encuestador,
para el caso en estudio se elaboró un (01) cuestionario de Ocho (08) preguntas
cerradas estilo dicotómicas de solo dos (02) opciones, Si o No. El cual se les
aplicoa Cuatro (04) personas que se encuentran involucradas en las gestiones de
compras.Debido a que planean, coordinan, supervisan y controlan el proceso de
compras. Representada por una población de cuatro (4) personas, definida por
Fidias A (2010) como: “la población, conjunto finito o infinito de elementos con
características comunes para los cuales serán extensivas las conclusiones de la
investigación. Está delimitada por el problema y por los objetivos del estudio (p
81)”. De esta manera, por ser una población pequeña y finita fue utilizada para la
muestra, donde el mismo autor la define como: “es un subconjunto representativo
y finito que se extrae de la población (p83)”.
4.1.3 III Fase. Desarrollar estrategias administrativas y contables para la
mejora del proceso de compras en el INCES ubicado en el Municipio
Valencia Estado Carabobo.
El desarrollo de estrategias para mejorar los procedimientos administrativos y
contables en el área de compras se sustentó de acuerdo al siguiente modelo: el
brainstorming, “es una técnica mediante la cual un grupo de personas intenta
encontrar soluciones a un problema específico, generando ideas de forma
espontánea” (Escorsa y Valls, 1998, p.89-103).
“El brainstorming o tormenta de ideas se ha perfeccionado y actualmente se
concibe como una técnica para generar ideas, en la cual un grupo de personas van
exponiendo sus ideas, a medida que van surgiendo, de modo que cada cual tiene la
oportunidad de ir perfeccionando las ideas de otros. Se desarrolla mediante
reuniones en donde no se distinguen ni critican las ideas que van apareciendo.
Todo está permitido, incluso las ideas más absurdas y desbaratadas que fluyen
libremente. Esta atmósfera relajada e informal, libre de todo espíritu crítico, es
básica.” (Majaro 1992). Los participantes no se han de sentir nunca cohibidos. La
evaluación de las ideas generadas se hace posteriormente.
De esta forma se pone en marcha el flujo de ideas y proporciona al grupo
confianza en sí mismo. En este sentido el Brainstorming se desarrolla en cinco
fases que en el capítulo siguiente se detalla.
CAPÍTULO V
RESULTADOS
5.1. Análisis e interpretación de los resultados
En este capítulo se presentan los resultados obtenidos a través de los diferentes
tipos de recolección de datos de información, que tiene como objetivo el
proponer una mejora en los procedimientos administrativos y contables de las
Actividades de compras en el INCES, para mejorar las gestiones de compras
dentro de este departamento.
Ya aplicadas las técnicas de recolección de datos de información para el
cumplimiento de los objetivos específicos se obtienen los siguientes resultados:
Lista de Cotejo
Cuadro Nº 1
Ìtems Alternativas SI NO 1 Existencia de Manuales de
normas y procedimientos
X
2 Efectividad en la gestión de compras
X 3 Documentos soportes del
proceso de compras
X
4 Los registros contables genera información
confiable y actualizada
X 5 Conocimiento de las
funciones asignada a cada personal
X Fuente: Dpto. de Compras INCES (2014)
Análisis:
En el departamento de compras del INCES se evidenció que los procesos de esta
área no se están registrando de la manera adecuada ya que no se están empleando
las herramientas que posee la empresa como lo es el Manual de Normas y
Procedimientos, y como se pudo observar, se presentan deficiencias que de una u
otra forman afectan considerablemente el proceso administrativo y contable de la
empresa.
Se observa que la gestión contable que se efectúa en la empresa no le permite
llevar un control de las actividades administrativas. Al respecto, se puede señalar
que no cumplen con lo planteado en su manual de normas y procedimientos, lo
cual no les permite ser eficientes, ya que todas las transacciones efectuadas no se
reflejan cómo deberían ser.
De igual manera, se observa que a pesar de contar con los documentos soportes,
estos no son utilizados, registrados y archivados adecuadamente, lo que da a
entender que los procesos contables que se ejecutan son muy elementales, lo que
no le permite conocer exactamente los procesos realizados.
Por otro lado, se observa que los registros contables que actualmente la empresa
aplica no generan información confiable y actualizada en muchos de los casos.
Dado que todos los procesos de compras se están realizando sin el debido
cumplimiento de los pasos ante el manual de procedimientos, ya que la
documentación soporte de las compras no son archivadas como deberían ser, y sin
el debido uso de los formatos que se facilitan.
Por último, se observa que el desconocimiento de las funciones por parte del
personal involucrado en los procesos de compras, es debido, a la ausencia de
aplicación del Manual de Normal y Procedimientos que implementa el INCES.
5.2. Fase II: Identificar las debilidades y fortalezas en el actual proceso de compras en elINCES.
Luego para la Fase II, los resultados del cuestionario se tabularon de forma
estadística y se presentan mediante tablas de frecuencia y gráficos circulares tipo
torta, además de un breve análisis todo ello permitirán obtener las estrategias
administrativas y contables para la mejora del proceso de compras en el INCES
ubicado en el Municipio Valencia Estado Carabobo.
Ítem No. 1: ¿En el INCES se siguen las normativas y herramientas que proporciona el manual de procedimientos?
Tabla No 1: Resultado del seguimiento de normas y herramientas del manual de
procedimientos
Alternativa
Si
No
TOTAL
Fuente: Dpto. de Compras INCES (2014)
Grafico No 1: Resultado del seguimiento de normas y herramientas del manual
de procedimientos
Fuente: Tabla No 1
Análisis: El presente grafico refleja que el 50% de los trabajadores en el
departamento de compras SI consideran que se siguen las normas y herramientas
del manual de procedimientos, mientras que el otro 50% restante NO. Estos
resultandos son de suma importancia ya que
manejo de los procesos dentro del departamento de compras.
¿En el INCES se siguen las normativas y herramientas que proporciona el manual de procedimientos?
Resultado del seguimiento de normas y herramientas del manual de
Frecuencia Porcentaje
2 50%
2 50%
4 100%
Fuente: Dpto. de Compras INCES (2014)
Resultado del seguimiento de normas y herramientas del manual
presente grafico refleja que el 50% de los trabajadores en el
departamento de compras SI consideran que se siguen las normas y herramientas
del manual de procedimientos, mientras que el otro 50% restante NO. Estos
resultandos son de suma importancia ya que reflejan una inestabilidad en el
manejo de los procesos dentro del departamento de compras.
50%50%
Si No
¿En el INCES se siguen las normativas y herramientas que
Resultado del seguimiento de normas y herramientas del manual de
Porcentaje
100%
Resultado del seguimiento de normas y herramientas del manual
presente grafico refleja que el 50% de los trabajadores en el
departamento de compras SI consideran que se siguen las normas y herramientas
del manual de procedimientos, mientras que el otro 50% restante NO. Estos
reflejan una inestabilidad en el
Ítem No. 2: ¿Considera usted que los pasos para realizar las compras están
formalmente establecidos?
Tabla No 2: Pasos para realizar Las Compras
Alternativa
Si
No
TOTAL
Fuente: Dpto. de Compras INCES (2014)
Grafico No 2: Pasos para realizar Las Compras
Fuente: Tabla No 2
Análisis: El 100% de las personas que participaron en la entrevista opinaron que
los pasos para realizar las compras están formalmente establecidos, se evidencia
para la efectiva realización de las operaciones de compras se requiere el
cumplimiento de los criterio
todos los involucrados.
¿Considera usted que los pasos para realizar las compras están
formalmente establecidos?
Pasos para realizar Las Compras
Frecuencia Porcentaje
4 100%
0 0%
4 100%
Fuente: Dpto. de Compras INCES (2014)
Pasos para realizar Las Compras
El 100% de las personas que participaron en la entrevista opinaron que
los pasos para realizar las compras están formalmente establecidos, se evidencia
para la efectiva realización de las operaciones de compras se requiere el
cumplimiento de los criterios y procedimientos así como el conocimientos de
todos los involucrados.
100%
0%
Si No
¿Considera usted que los pasos para realizar las compras están
Porcentaje
100%
100%
El 100% de las personas que participaron en la entrevista opinaron que
los pasos para realizar las compras están formalmente establecidos, se evidencia
para la efectiva realización de las operaciones de compras se requiere el
s y procedimientos así como el conocimientos de
Ítem No. 3: ¿Considera que algunas de las operaciones que se realizan en el
proceso de compras requieren de un mayor grado de disciplina y
organización?
Tabla No 3: Los procesos de co
organización
Alternativa
Si
No
TOTAL
Fuente: Dpto. de Compras INCES (2014)
Grafico No 3: Los procesos de compras con mayor grado de disciplina y
organización
Fuente: Tabla No 3
Análisis: Todos los
manifestaron que las operaciones de compras SI requieren
disciplina y organización. Evidenciando así la necesidad del establecimiento de
controles y que estas pautas estén al alcance y cumplimiento de todos los
involucrados.
¿Considera que algunas de las operaciones que se realizan en el
proceso de compras requieren de un mayor grado de disciplina y
Los procesos de compras con mayor grado de disciplina y
Frecuencia Porcentaje
4 100%
0 0%
4 100%
Fuente: Dpto. de Compras INCES (2014)
Los procesos de compras con mayor grado de disciplina y
los trabajadores del área de compras representando el 100%
que las operaciones de compras SI requieren mayor grado de
disciplina y organización. Evidenciando así la necesidad del establecimiento de
controles y que estas pautas estén al alcance y cumplimiento de todos los
100%
0%
Si No
¿Considera que algunas de las operaciones que se realizan en el
proceso de compras requieren de un mayor grado de disciplina y
mpras con mayor grado de disciplina y
Porcentaje
100%
100%
Los procesos de compras con mayor grado de disciplina y
representando el 100%
mayor grado de
disciplina y organización. Evidenciando así la necesidad del establecimiento de
controles y que estas pautas estén al alcance y cumplimiento de todos los
Ítem No. 4: ¿Se cuenta con un formulario para el soporte de las compras,
como orden de compra, notas de entregas, entre otros?
Tabla No 4: Formularios para soportes de Compras
Alternativa
Si
No
TOTAL
Fuente: Dpto. de Compras INCES (2014)
Grafico No 4: Formularios para soportes de Compras
Fuente: Tabla No 4
Análisis: el 100% de
que SI cuentan con documentos soportes para los procesos de las compras, como
es orden de compra, facturas, notas de entrega, pero muchas veces esos
documentos no son archivados de la forma adecuada lo que hace evidencia de
omisiones y ciertos inconvenientes.
gran importancia para el control interno de dichos procesos ya que dan soportes a
todas las operaciones realizadas.
¿Se cuenta con un formulario para el soporte de las compras,
como orden de compra, notas de entregas, entre otros?
Formularios para soportes de Compras
Frecuencia Porcentaje
4 100%
0 0%
4 100%
Fuente: Dpto. de Compras INCES (2014)
Formularios para soportes de Compras
Fuente: Tabla No 4
el 100% de los trabajadores del departamento de compras manifestaron
cuentan con documentos soportes para los procesos de las compras, como
es orden de compra, facturas, notas de entrega, pero muchas veces esos
documentos no son archivados de la forma adecuada lo que hace evidencia de
omisiones y ciertos inconvenientes. Contar con los documentos soportes es de
gran importancia para el control interno de dichos procesos ya que dan soportes a
todas las operaciones realizadas.
100%
0%
Si No
¿Se cuenta con un formulario para el soporte de las compras,
Porcentaje
100%
100%
de compras manifestaron
cuentan con documentos soportes para los procesos de las compras, como
es orden de compra, facturas, notas de entrega, pero muchas veces esos
documentos no son archivados de la forma adecuada lo que hace evidencia de
tar con los documentos soportes es de
gran importancia para el control interno de dichos procesos ya que dan soportes a
Ítem No. 5: ¿Existe en la empresa un control en las operaciones contables para el adecuado cumplimie
Tabla No 5: Control en las operaciones contables
Alternativa
Si
No
TOTAL
Fuente: Dpto. de Compras INCES (2014)
Grafico No 5: Control en las operaciones contables
Fuente: Tabla No 5
Análisis: Todos los trabajadores de esta área
entrevistados, consideran que no existe en la empresa un control en las
operaciones contables para el adecuado cumplimiento de los procesos contables,
por lo que las operaciones que se ejecutan no aseguran el cumplimiento de las
metas, ya que no se detectan las fallas que puedan presentar, lo cual se tiene que
mejorar aún más para tener eficiencia en las actividades.
Existe en la empresa un control en las operaciones contables para el adecuado cumplimiento de los procesos contables de las compras
Control en las operaciones contables
Frecuencia Porcentaje
0 0%
4 100%
4 100%
Fuente: Dpto. de Compras INCES (2014)
Control en las operaciones contables
Todos los trabajadores de esta área representando el 100% de los
consideran que no existe en la empresa un control en las
operaciones contables para el adecuado cumplimiento de los procesos contables,
las operaciones que se ejecutan no aseguran el cumplimiento de las
metas, ya que no se detectan las fallas que puedan presentar, lo cual se tiene que
mejorar aún más para tener eficiencia en las actividades.
0%
100%
Si No
Existe en la empresa un control en las operaciones contables nto de los procesos contables de las compras?
Porcentaje
100%
100%
representando el 100% de los
consideran que no existe en la empresa un control en las
operaciones contables para el adecuado cumplimiento de los procesos contables,
las operaciones que se ejecutan no aseguran el cumplimiento de las
metas, ya que no se detectan las fallas que puedan presentar, lo cual se tiene que
100%
Ítem No. 6: ¿Considera que a los empleados delpara realizar el proceso administrativo y contable de las actividades de compras?
Tabla No 6: Capacitación para los procesos administrativos y contables
Alternativa
Si
No
TOTAL
Fuente: Dpto. de Compras INCES (2014)
Grafico No 6: Capacitación para los procesos administrativos y contables
Fuente: Tabla No 6
Análisis: La información obtenida en el ítem anterior permite
de los trabajadores en el departamento de compras consideran que SI hace falta la
capacitación para efectuar los procesos administrativos y contables, ya que de esa
manera se podrían solventar inconvenientes u omisiones en los procesos
compras.
¿Considera que a los empleados del INCES les falta capacitación, proceso administrativo y contable de las actividades de
Capacitación para los procesos administrativos y contables
Frecuencia Porcentaje
4 100%
0 0%
4 100%
Fuente: Dpto. de Compras INCES (2014)
Capacitación para los procesos administrativos y contables
La información obtenida en el ítem anterior permite inferir que el 100%
de los trabajadores en el departamento de compras consideran que SI hace falta la
capacitación para efectuar los procesos administrativos y contables, ya que de esa
manera se podrían solventar inconvenientes u omisiones en los procesos
100%
0%
Si No
INCES les falta capacitación, proceso administrativo y contable de las actividades de
Capacitación para los procesos administrativos y contables
Porcentaje
100%
100%
Capacitación para los procesos administrativos y contables
inferir que el 100%
de los trabajadores en el departamento de compras consideran que SI hace falta la
capacitación para efectuar los procesos administrativos y contables, ya que de esa
manera se podrían solventar inconvenientes u omisiones en los procesos de
Ítem No. 7: ¿Se logran alcanzar las metas establecidas en cuanto a tiempo y
desempeño del trabajo en el proceso del manejo de las funciones contables?
Tabla No 7: Proceso del manejo de funciones contables
Alternativa
Si
No
TOTAL
Fuente: Dpto. de Compras INCES (2014)
Grafico No 7: Proceso del manejo de funciones contables
Fuente: Tabla No 7
Análisis: Se detalla en la gráfica que el 100% del
NO se logran del todo alcanzar las metas establecidas en cuanto a tiempo y
desempeño del trabajo en los procesos del manejo de las funciones de compras.
Lo cual la empresa debe establecer herramientas de trabajo que implemente y
estimulen la aplicación de l
programados.
¿Se logran alcanzar las metas establecidas en cuanto a tiempo y
desempeño del trabajo en el proceso del manejo de las funciones contables?
Proceso del manejo de funciones contables
Frecuencia Porcentaje
0 0%
4 100%
4 100%
Fuente: Dpto. de Compras INCES (2014)
Proceso del manejo de funciones contables
Se detalla en la gráfica que el 100% delos trabajadores consideran que
se logran del todo alcanzar las metas establecidas en cuanto a tiempo y
desempeño del trabajo en los procesos del manejo de las funciones de compras.
Lo cual la empresa debe establecer herramientas de trabajo que implemente y
estimulen la aplicación de las políticas para el logro de las metas y objetivos
0%
100%
Si No
¿Se logran alcanzar las metas establecidas en cuanto a tiempo y
desempeño del trabajo en el proceso del manejo de las funciones contables?
Porcentaje
100%
100%
os trabajadores consideran que
se logran del todo alcanzar las metas establecidas en cuanto a tiempo y
desempeño del trabajo en los procesos del manejo de las funciones de compras.
Lo cual la empresa debe establecer herramientas de trabajo que implemente y
as políticas para el logro de las metas y objetivos
100%
Ítem No. 8: ¿Considera que es necesario
contables para mejorar los procesos de compras?
Tabla No 8: Estrategias Administrativas y Contables
Alternativa
Si
No
TOTAL
Fuente: Dpto. de Compras INCES (2014)
Grafico No 8: Estrategias Administrativas y Contables
Fuente: Tabla No 8
Análisis: Todas las personas que integran el departamento de compras
representan el 100%
administrativas y contables para el mejoramiento de las funciones contables, lo
cual hace factible la fase III.
Considera que es necesario diseñar estrategias administrativas y
contables para mejorar los procesos de compras?
Estrategias Administrativas y Contables
Frecuencia Porcentaje
4 0%
0 100%
4 100%
Fuente: Dpto. de Compras INCES (2014)
Estrategias Administrativas y Contables
Todas las personas que integran el departamento de compras
representan el 100% consideran que SI es necesario diseñar estrategias
administrativas y contables para el mejoramiento de las funciones contables, lo
cual hace factible la fase III.
100%
0%
Si No
administrativas y
Porcentaje
100%
100%
Todas las personas que integran el departamento de compras que
es necesario diseñar estrategias
administrativas y contables para el mejoramiento de las funciones contables, lo
5.3. Fase III. Desarrollar estrategias administrativas y contables para la mejora del proceso de compras en el INCES ubicado en el Municipio Valencia Estado Carabobo.
Una vez cumplida la Fase I y Fase II, continuamente corresponde realizar el
proceso de la Fase III la cual comprende la realización de estrategias
administrativas y contables para la mejora del proceso de compras en el INCES.
Con el fin de cumplir con el objetivo general de este informe de pasantía.
Las 5 fases del Brainstorming:
1) Preparación: creación de las condiciones para el desarrollo de la reunión y
provisión de documentación.
En esta primera fase de adaptación de este modelo, es necesario que los gerentes
del INCES, realicen reuniones previas con los coordinadores del área de compras,
de manera de enfocarse en vislumbrar las debilidades existentes en relación a cada
parte de los procesos administrativos y contables que se ejecutan en la actualidad.
2) Calentamiento: desinhibición y relajamiento del grupo antes de pasar a la
sesión oficial de generación de ideas.
En este aspecto, es necesario que exista un encargado de una coordinación en
particular, o de la alta gerencia, quien funja como moderador y realice algunas
dinámicas grupales con todos los trabajadores involucrados en los procedimientos
de compras, con el objeto de crear un clima organizacional agradable antes de
empezar la generación de ideas encaminadas a fortalecer los mismos.
3) Se presenta el tema a ser evaluado y se marcan los límites del mismo, de forma
que todos los participantes tengan una visión exacta del objetivo de la reunión.
En este caso, se les informa a los trabajadores del instituto el objetivo de la
reunión, considerando que estará basada para aportar ideas claras para fortalecer
cada uno de los procedimientos administrativos y contables llevados a cabo en el
departamento de compras.
4) Cada uno de los participantes da una idea, la cual es registrada.
En esta fase, previamente se nombra un trabajador como secretario quien
registrará todas las ideas que aporten los participantes de manera ordenada, tanto
en una pizarra o papel bond para su mayor comprensión, así como en un acta que
será levantada. Generando una discusión de cada una de ellas y de la importancia
que posee su aplicación en la empresa en los procedimientos administrativos y
contables que se siguen en la actualidad en el área de compras.
5) Evaluación: toma de decisiones por expertos o con el grupo, basándose en
técnicas de consenso.
En relación a la toma de decisiones, los encargados de la gerencia quienes
participen así como los coordinadores de área compras, evaluaran la alternativa
cronológica de ideas que han aportado los participantes con la justificación
objetiva de la aplicación en el INCES.; que coadyuve en alcanzar los objetivos
propuestos.
No obstante, antes de llevar a cabo este modelo al INCES, es necesario que se
consideren los siguientes factores para que sea fortalecida la toma de decisiones:
Factores del Entorno.
Información: En este sentido, antes de iniciar la discusión se debe suministrar por
escrito o a través de correo electrónico toda la información relacionada con el
diagnóstico efectuado de la planificación, organización y control interno de las
actividades laborales que se efectúan en la actualidad en la empresa a todos los
trabajadores involucrados en los procesos de compras y que también participaran
con sus aportes en la toma de decisiones.
Tiempo: Nombrar a un trabajador para que planifique y verifique a través de un
cronometro el tiempo de ejecución en cada una de las fases del modelo, así como
también, el tiempo de participación de todos los trabajadores, de manera que sea
equitativo y todos puedas hacer los respectivas aportes de los temas abordados.
Factores Personales.
Experiencia y Capacidad: Es importante nombrar como coordinador de la
discusión al supervisor administrativo de la empresa por ser el trabajador más
adecuado debido a que conocer a fondo todas las debilidades que se poseen en los
procedimientos administrativos y contables, así como también por la preparación
académica y experiencia en el área.
El INCES de acuerdo a su proceso de compras que a continuación se presenta,
se planteó una serie de controles para el registro de las operaciones contables.
Proceso de Compras
Control Interno:
Requisicion de Compra
Anàlisis de Mercado
Identificacion de proveedores
Cotizaciones
Negociaciones con proveedores
Orden de Compra
Entrega del Bien o Servicio
Pago al Proveedor
Administracion renegociable con el proveedor
• Existencia de un organigrama funcional del departamento. Es necesario
este control del organigrama funcional del departamento de compras para
saber con claridad las secciones y jerarquía del personal y orden en el
mando.
• Fijar claramente los objetivos del departamento, sus
procedimientos, funciones políticas, organización, ubicación, recurso
humano, documentos, flujo de documentos y otras.
• Conocer y hacer seguimiento a los precios, datos y la calidad de los
productos y servicios que nos ofrecen.
• Existencia de flujos y procedimientos de compras.
• Evaluar continuamente los procedimientos, procesos y política referente al
área de compras. Para así implementar los procesos, procedimientos y
gestión corrigiendo los controles que estén operando mal o no estén
operando.
•
Elaboración de informes mensuales sobre estadísticas en compras.
• Existencia de un comité de compras, especialmente para todas aquellas
adquisiciones significativas llevando actas de sus reuniones.
• Existencia de un seguimiento continuo por parte de directivos, al
cumplimiento de las normas éticas del personal que conforman el
departamento de compras. Así garantizamos que se cumplan las normas
éticas existentes en la empresa.
• Programar capacitación especializada del personal del departamento.
• El departamento de compras debe exigir que los documentos enviados por
los proveedores, llenen los requisitos de orden interno y legal.
• Necesidad de unas políticas claras de segregación y delegación de
funciones del departamento. Este aspecto debe aplicarse desde el punto de
control de funciones y responsabilidades de cada cargo.
• Debe llevarse un registro control de pedidos, llegada de mercancía,
pedidos pendientes y servicios cumplidos.
• Debe hacerse evaluación y auto evaluación de la gestión de compras. Con
este control se busca obtener los respectivos índices de gestión.
CONCLUSIONES
Todos los objetivos planteados en el presente Informe de Pasantías se lograron
desarrollar, en primer lugar se aplicó una observación directa con la finalidad de
diagnosticar la situación actual de los procesos administrativos y contables de las
actividades de compras, donde se pudo evidenciar aspectos positivos como la
existencia del manual de normas y procedimientos, pero así mismo se observaron
aspectos deficientes como la no aplicación y ejecución del mismo.
Así mismo se aplicó una entrevista con el fin de identificar las operaciones y
funciones que afectan la realización oportuna de los procedimientos
administrativos y contables en el departamento de compras.
Por todos estos hallazgos descritos, para los trabajadores consultados es imperante
el diseño de estrategias para mejorar los procedimientos administrativos y
contables de las actividades de compras que involucre a todo el personal del
instituto, de manera que coadyuve a la efectividad de las labores que ejecutan sin
generar retrasos y se alcancen los objetivos organizacionales, así facilitar la
mejora de la gestión administrativa y contable. Esto tiene por finalidad poseer y
hacer cumplimiento de buenos procedimientos y a su vez tener o llevar un mejor
control.
Al término de este Informe de Pasantías se puede concluir que se cumplieron con
los objetivos planteados al inicio y al final de la misma.
RECOMENDACIONES
Se considera pertinente proponer las siguientes recomendaciones que se arrojaron
del análisis de cada una de las opiniones de la entrevista y las observaciones
realizadas debido a que se consideran elementos necesarios para fortalecer los
procesos administrativos y contables.
1. Aplicar las estrategias administrativas y contables para mejorar el proceso
de compras en el INCES ubicado en el Municipio Valencia Estado
Carabobo.
2. Planificar de manera adecuada las actividades a realizar por cada uno de
los trabajadores, priorizando las necesidades existentes, para así brindar
oportunamente el servicio que ofrece empresa y tomar las decisiones
internas oportunamente.
3. Organizar las actividades laborales de manera coordinada, para alcanzar
las metas propuestas con mayor efectividad en las compras realizadas y así
disminuir los posibles errores que puedan presentarse en la ejecución de
las actividades laborales en un corto plazo.
4. Dirigir y supervisar coordinadamente los lineamientos que se indiquen a
los trabajadores del área de compras, con el objeto de verificar el
cumplimiento oportuno de las acciones que realicen en concordancia con
las necesidades internas.
5. Controlar todas las fases de los procesos administrativos y contables que
se lleven a cabo en la empresa con respecto a las actividades de
compras,para tomar las acciones correctivas oportunamentes y llevar un
seguimiento interno de las actividades que ejecutan los trabajadores
diariamente para así fortalecerlos.
REFERENCIAS
Bibliográficas
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ANEXOS
Anexo A
Lista de Cotejo
Ìtems Alternativas SI NO 1 Existencia de Manuales de
normas y procedimientos
X
2 Efectividad en la gestión de compras
X 3 Documentos soportes del
proceso de compras
X
4 Los registros contables genera información
confiable y actualizada
X 5 Conocimiento de las
funciones asignada a cada personal
X
Anexo B
Entrevista no estructurada
Ítems Pregunta SI NO
1 ¿En el INCES se siguen las normativas y herramientas que proporciona el manual de procedimientos?
2 ¿Considera usted que los pasos para realizar las compras están formalmente establecidos?
3 ¿Considera que algunas de las operaciones que se realizan en el proceso de compras requieren de un mayor grado de disciplina y organización?
4 ¿Se cuenta con un formulario para el soporte de las compras, como orden de compra, notas de entregas, entre otros?
5 ¿Existe en la empresa un control en las operaciones contables para el adecuado cumplimiento de los procesos contables de las compras?
6 ¿Considera que a los empleados del INCES les falta capacitación, para realizar el proceso administrativo y contable de las actividades de compras?
7 ¿Se logran alcanzar las metas establecidas en cuanto a tiempo y desempeño del trabajo en el proceso del manejo de las funciones contables?
8 ¿Considera que es necesario diseñar estrategias administrativas y contables para mejorar los procesos de compras?
