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PROTOCOLO TRABAJO EN CASA Fecha: Marzo 2020 Pág. 1 de 17 Sede Administrativa Calle 77 No.16A-23 Barrio El Lago Bogotá, D.C. Recibo de Correspondencia Calle 37 No. 20-27 Barrio La Soledad Bogotá, D.C. 1. Objetivo Brindar lineamientos acerca del compromiso que CAFESALUD EPS S.A. En liquidación tiene con el desarrollo de estrategias y acciones con el fin de prevenir y controlar la aparición del CORONAVIRUS COVID-19, así mismo promover la salud de los trabajadores en misión en concordancia con el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. 2. Alcance El siguiente protocolo regirá a partir del 24 de marzo y hasta el 13 de abril de 2020, o durante el tiempo que permanezca el riesgo del coronavirus y hasta cuando el Gobierno Nacional y Distrital levanten las medidas, con el fin de evitar el contagio y la propagación del coronavirus. Aplica para todos las empleados que prestan directamente sus servicios a CAFESALUD EPS SA en Liquidación, o aquellas personas que prestan sus servicios por intermedio de Empresa de Servicios Temporales. 3. Responsables Liquidador Coordinación Administrativa y Financiera Coordinación Jurídica Coordinación Salud Coordinación Acreencias 4. Definiciones Coronavirus COVID-19: Los coronavirus son una gran familia de virus conocidos por causar Infecciones Respiratorias Agudas (IRA) que van desde un resfriado común hasta manifestaciones clínicas más severas como las observadas en el Síndrome Respiratorio por el Coronavirus de Oriente Medio (MERS), el Síndrome Respiratorio Agudo Grave (SARS) o el nuevo COVID-19, las cuales surgen periódicamente en diferentes áreas del mundo.
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Recibo de Correspondencia
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1. Objetivo
Brindar lineamientos acerca del compromiso que CAFESALUD EPS S.A. En liquidación tiene con el
desarrollo de estrategias y acciones con el fin de prevenir y controlar la aparición del CORONAVIRUS
COVID-19, así mismo promover la salud de los trabajadores en misión en concordancia con el sistema de
gestión de seguridad y salud en el trabajo.
2. Alcance
El siguiente protocolo regirá a partir del 24 de marzo y hasta el 13 de abril de 2020, o durante el tiempo
que permanezca el riesgo del coronavirus y hasta cuando el Gobierno Nacional y Distrital levanten las
medidas, con el fin de evitar el contagio y la propagación del coronavirus.
Aplica para todos las empleados que prestan directamente sus servicios a CAFESALUD EPS SA en
Liquidación, o aquellas personas que prestan sus servicios por intermedio de Empresa de Servicios
Temporales.
3. Responsables
Liquidador
Coordinación Administrativa y Financiera
Coordinación Jurídica
Coordinación Salud
Coordinación Acreencias
4. Definiciones
Coronavirus COVID-19: Los coronavirus son una gran familia de virus conocidos por causar Infecciones Respiratorias Agudas (IRA) que van desde un resfriado común hasta manifestaciones clínicas más severas como las observadas en el Síndrome Respiratorio por el Coronavirus de Oriente Medio (MERS), el Síndrome Respiratorio Agudo Grave (SARS) o el nuevo COVID-19, las cuales surgen periódicamente en diferentes áreas del mundo.
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5. Generalidades
CAFESALUD EPS S.A. En liquidación comprometido con las disposiciones gubernamentales impartidas en estos momentos respecto a SARS -CoV-2 o COVID 19, específicamente con lo establecido en el Decreto 457 del 22 de marzo de 2020 “por el cual se imparten instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus COVID-19 y el mantenimiento del orden público”, especialmente en su artículo 1. Aislamiento. Ordenar el aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas habitantes de la República de Colombia, a partir de las cero horas (00:00 a.m.) del día 25 de marzo de 2020, hasta las cero horas (00:00 a.m.) del día 13 de abril de 2020, en el marco de la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19 (…), así como lo establecido en el Decreto 091 de 2020 de la Alcaldía de Bogotá “ por medio del cual se modifica el Decreto 090 de 2020 y se toman otras disposiciones” en su artículo 1. Modificar el artículo 1 del Decreto Distrital 090 de 2020, el cual quedará así: “ARTÍCULO 1.-LIMITAR totalmente la libre circulación de vehículos y personas en el territorio del Distrito Capital de Bogotá entre el día jueves 19 de marzo de 2020 a las 23:59 horas hasta el martes 24 de marzo de 2020 a las 23:59 horas (…), implementa prácticas y acciones respecto a este acontecimiento de impacto mundial en la salud, el cual dependerá de nuestra capacidad de hacer que el virus avance con lentitud entre nosotros. De esta manera salvamos vidas, evitamos que los servicios de salud colapsen, y esquivamos muchos de los riesgos económicos.
5.1. Aspectos Tecnológicos
CAFESALUD EPS SA En liquidación actual mente cuenta con Infraestructura con características TIER (Nivel)
3 que soporta la disponibilidad, seguridad y performance de las aplicaciones ofrecidas por la empresa HEON HEALTH ON LINE S.A este servicio cuenta con una disponibilidad de 99%, dicha infraestructura es
requerida por las aplicaciones que se encuentran alojadas en las máquinas virtuales, servidores de aplicaciones y reportes, así como el almacenamiento y disponibilidad sobre toda la información, cuanta con monitoreo preventivo y correctivo sobre amenazas y ataques informáticos, que mitigan los riesgos en la seguridad de la información y la disponibilidad del servicio.
Teniendo en cuenta los lineamientos dados por el gobierno, CAFESALUD EPS SA En liquidación realizó el
análisis para implementar el teletrabajo, con el fin de mitigar los riesgos de contagio del COVID-19, sin embargo, se realizara la implementación de teletrabajo de acuerdo a la siguiente tecnología:
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La infraestructura soporta las operaciones básicas de CAFESALUD ESP SA En liquidación. En ella se cuentan los servidores, la plataforma de trabajo y los sistemas que permiten la interconexión. Los
dispositivos corresponden a todos aquellos equipos que median la conexión entre CAFESALUD EPS SA En liquidación y el usuario, aquí es cada vez más amplio el espectro de posibilidades abarcando desde
computadores portátiles hasta teléfonos inteligentes cada vez más compatibles con aplicaciones de teletrabajo, estas hacen uso de los servicios para interactuar con el usuario final, por ejemplo la aplicación de correspondencia, aplicaciones contables, prestar y habilitar de prestaciones económicas entre otras.
Metodología
CAFESALUD EPS SA En liquidación, realizara la instalación y configuración del programa forticlient, para
cada uno de los usuarios que realizaran teletrabajo, para lo cual fueron solicitados a HEON VPNs para
cada una de las áreas que realizaran teletrabajo, el cual permitirá realizar una conexión entre los usuarios
y los sistemas de información de Cafesalud, por medio de accesos remotos a las aplicaciones requeridas.
Para realizar el soporte en la contingencia sanitaria ocasionada por el COVID-19 a los usuarios que
realizaran teletrabajo, se tiene implementado un correo ([email protected]) y una mesa de
ayuda en el cual se registran todos los casos, el cual es atendido de manera cronológica, y por la
complejidad que éste presente.
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Así mismo, se publicó en la página web las resoluciones No. A-003362 de 2020 y No. A-003377 de 2020,
por medio de la cual se suspenden términos dentro del proceso liquidatorio de CAFESALUD EPS SA, desde
el 24 de marzo o hasta que la alcaldía y el gobierno nacional lo determine.
5.2. Trabajo en Casa De acuerdo a lo establecido en la circular 021 de 2020 del Ministerio de Trabajo, el trabajo en casa, es
uno de los mecanismos que pueden ser empleados con el fin de proteger el empleo y la actividad
productiva, considerando que el CODIV-19 se trata de un fenómeno temporal y que el trabajo, conforme
lo señala el artículo 25 constitucional, “es un derecho y una obligación social y goza, en todas sus
modalidades, de la especial protección del Estado”.
En consecuencia a lo anterior, CAFESALUD EPS S.A. En liquidación optara la modalidad de Trabajo en
casa: “Tratándose de una situación ocasional, temporal y excepcional, es posible que el empleador
autorice el trabajo en casa, en cualquier sector de la economía. Esta modalidad ocasional de trabajo es
diferente al Teletrabajo, y no exige el lleno de los requisitos establecidos para este. En el numeral 4 del
artículo 6 de la Ley 1221 de 2008 define como característica del Trabajo en casa que: “Una persona que
tenga la condición de asalariado no se considerará teletrabajador por el mero hecho de realizar
ocasionalmente su trabajo como asalariado en su domicilio o en lugar distinto de los locales de trabajo
del empleador, en vez de realizarlo en su lugar de trabajo habitual.” Para optar por esta modalidad, debe
existir acuerdo entre el empleador y el trabajador.
De este manera, el trabajo en casa, como situación ocasional, temporal y excepcional, no presenta los
requerimientos necesarios para el teletrabajo, y se constituye como una alternativa viable y enmarcada
en el ordenamiento legal, para el desarrollo de las actividades laborales en el marco de la actual
emergencia sanitaria.”
5.3. Actividades a realizar como trabajo en casa
A continuación, se relacionan las actividades a realizar por cada una de las coordinaciones desde el 24 de
marzo hasta el 13 de abril, dichas actividades serán controladas por cada uno de los líderes y se reportará
diariamente el avance de cada una de ellas al liquidador, a través de cada Coordinador:
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Coordinación Administrativa y Financiera
ADMINISTRATIVA
N° ACTIVIDAD TRABAJO EN CASA
1. Monitoreo al servicio de
Vigilancia
Estar en constante comunicación con el punto de vigilancia de la
sede de la soledad con el fin de salvaguardar los bienes propiedad
de Cafesalud.
2. Cuentas por pagar
radicadas parte de los
proveedores y
contratistas
Validar y revisar las facturas y/o cuentas de cobro; realizar informe
de supervisión etc. para solicitar el pago de las mismas.
3. Soporte a las demás áreas Gestionar las necesidades que tengan las demás áreas y que sean
canalizadas a través de correo electrónico con el fin de dar solución
de lo que esté al alcance durante la medida de aislamiento
preventivo obligatorio.
4. Gestión de Activos Realizar las acciones administrativas necesarias en cuanto al
adecuado manejo, custodia, administración y protección de los
bienes.
6. 55 5. Levantamiento de las
medidas cautelares de
los vehículos a cargo de
Se remitirá correos electrónicos para que nos informe el estado del
levantamiento de las medidas, en caso de no obtener respuesta esta
Actividad queda suspendida hasta el 13 de abril de 2020.
PERSONAL
N° ACTIVIDAD TRABAJO EN CASA
1. Nómina y seguridad social
Recepcionar las novedades de nómina (incapacidades, licencias,
progressa) para liquidar la nómina de planta del mes de Abril y a su
vez pago de la seguridad social (pensión: marzo – Salud: abril)
Hacer él envió correspondiente de las incapacidades médicas de la
nómina del personal en misión y revisar la nómina reportada por la
temporal.
2.
Generar y validar
certificaciones laborales del
personal activo como
inactivo
Se realizan en la plantilla de Excel con los datos de la nómina de los
meses solicitado.
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PERSONAL
N° ACTIVIDAD TRABAJO EN CASA
3.
Apoyar con la generación de
respuestas a PQR´S y entes
de control cuando se le
solicite
Se realizan las respuestas a las PQR’S que ingresan al área de Talento
Humano
4.
Depuración de la deuda
pensional con
COLPENSIONES Y entidades
privadas manejo de portal
empresarial y visitas de
asesores externos.
Cruzar las bases reportadas por las administradoras de pensiones
tanto la deuda real como la deuda presunta de la información que
nos remitan por correo electrónico.
Las visitas de los diferentes asesores de las administradoras privadas
como la pública se reanudaran después del 13 de abril de 2020.
La Búsqueda de planillas para la validación de los periodos en deuda
presunta y por depurara, se reanudara después del 13 de abril de
2020.
5.
Gestionar el trámite de las
inconsistencias presentadas
con la EPS, AFP y ARL
Dar respuesta por correo electrónico a las inconsistencias que nos
reportan las diferentes administradoras como lo son EPS, ARL y AFP,
lo que corresponde a medio físico se reanudara después del 13 de
abril de 2020
6.
Realizar el proceso de
recobro de incapacidades
médicas y licencias
Se ingresa a los diferentes portales empresariales de las diferentes
EPS y así se envían las incapacidades para el recobro
ATENCION PQRS
N° ACTIVIDAD TRABAJO EN CASA
1.
Informes diarios, semanales
y mensuales de seguimiento
de las PQRs y
requerimientos, y el informe
a las áreas competentes de
Incidencia en Representante
Legal y/o para entes de
control.
Con base en la información de los aplicativos Infopoint y D-Soft, se
realizarán los informes diarios, semanales y mensuales.
2.
Caracterización y
clasificación de la
correspondencia de las
Con base en la información de los aplicativos D-Soft, se realiza la
Caracterización y clasificación de la correspondencia.
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ATENCION PQRS
N° ACTIVIDAD TRABAJO EN CASA
Áreas de Salud y
Administrativa y Financiera
3.
Correcciones a los oficios de
las respuestas del Área de
Salud con respecto a
solicitudes de pago y
certificados de
incapacidades, para la firma
del coordinador o quien sea
responsable de la respuesta.
Se recibe solicitud por correo electrónico del profesional encargado
del Área de Salud, para realizar los ajustes o correcciones a los
oficios entregados.
CORRESPONDENCIA
N° ACTIVIDAD TRABAJO EN CASA
1. Recepción de
correspondencia en general
Recibir y reasignar todos los documentos de PQRS, derechos de
peticiones y comunicaciones en general al correo
[email protected], para notificaciones y procesos
judiciales [email protected] y acreencias
al correo [email protected]
FINANCIERA
N° ACTIVIDAD TRABAJO EN CASA
Cuentas por pagar
1.
Revisar la información
remitida por cada
supervisor de los
contratos, servicios
públicos y demás cuentas
por pagar de los gastos de
funcionamiento del
proceso liquidatorio.
Se radicaran las cuentas por pagar por correo electrónico donde
posteriormente se realizara, el descargue, revisión, causación y
liquidación de impuestos de las cuentas por pagar en el sistema
contable TNS de los gastos de funcionamiento del proceso
liquidatorio.
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FINANCIERA
N° ACTIVIDAD TRABAJO EN CASA
Tesorería gastos de funcionamiento
2.
Realizar el Proceso de
pagos de las cuentas
causadas de los servicios
públicos, contratos de
prestación de servicios, y
demás gastos de
funcionamiento de la
liquidación
De acuerdo a la información que nos suministre cuentas por pagar
por correo electrónico y lo autorizado por la coordinación financiera
se procederá a efectora los pagos correspondientes en la plataforma
del portal bancario y se elaborara los comprobantes de egresos
respectivos en el programa contable TNS de los gastos de
funcionamiento de la liquidación
Tesorería Adres
3.
Revisar la información
remitida de las
postulaciones efectuadas
por correo electrónico del
adres y de la coordinación
de salud de la liquidación
Con relación a la información postulada por el Adres, realizar la
revisión de los valores confrontándolo con el correo electrónico que
justifica la coordinación de salud, el cual se procederá a efectuar la
aprobación correspondiente en el portal bancario, causación en el
sistema contable TNS Y reporte por correo al Adres de los pagos
efectuados
Presupuesto
4.
Realizar los compromisos
que se requieran para el
normal funcionamiento del
proceso liquidatorio y
pagos adquiridos afectado
los rubros aprobados del
presupuesto disponible de
la liquidación
Se recibirá la información por correo electrónico de las áreas que
requieran la necesidad del servicio, donde se emitirá documento
donde se indique que se cuenta con disponibilidad para subir
obligaciones, igualmente se realizara la revisión, clasificación,
identificación y afectación de los rubros presupuestales de las
obligaciones de acuerdo al reporte generado de cuentas por pagar
y de pagos actualizando el libro y generar la ejecución presupuestal.
Contable
5.
Realizar el seguimiento de
los recursos administrados
en las cuentas bancarias y
fondos de inversión.
Controlar los recursos que se encuentran en las cuentas bancarias y
fondos de inversión, realizando el seguimiento permanente de
acuerdo a la situación que se está presentando en el mercado
nacional por todos los aspectos que están afectando la economía, y
de esta manera solicitar y generar reportes diarios para conocer el
estado de los recursos de CAFESALUD EPS SA EN LIQUIDACION
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FINANCIERA
N° ACTIVIDAD TRABAJO EN CASA
6.
Revisar los movimientos de
los ingresos que se
generen en las cuentas
bancarias y fondos de
inversión, para su
legalización e
identificación de los
recursos.
De acuerdo al reporte que se genere de las cuentas bancarias y
fondo de inversión identificar los ingresos pendientes por legalizar y
solicitar el trasladarlos al fondo de inversión a nombre de
CAFESALUD EPS SA EN LIQUIDACION.
Con respecto a la recuperación de títulos e identificación de títulos
se debe esperar que la rama judicial reanude actividades para seguir
con la gestión de recaudo, Actividad suspendida hasta el 13 de abril
de 2020
7.
Darle continuidad con las
actividades que se generen
del proceso contable y
como resultado el cierre de
los estados financieros
mensuales.
Realizar las conciliaciones bancarias de las cuentas de ahorros,
corrientes, Fondos de Inversión y demás productos financieros de la
entidad, igualmente la causación y revisión de los registros que se
deriven del funcionamiento de proceso liquidatorio en el sistema
financiero TNS (Gastos de personal de nómina, depósitos judiciales,
procesos de compensación, acreencias, depuración cuentas
contables, gastos de funcionamiento y demás) para generar los
estados financieros mensuales.
8.
Con el cierre de los estados
financieros generar los
impuestos nacionales y
municipales de acuerdo
con los vencimientos
establecidos por el ente
correspondiente.
Realizar los soportes de trabajo de la liquidación de impuestos
nacionales y municipales y remitirlos a la revisoría fiscal para su
auditoria, validación y presentación correspondiente.
Dar continuidad con la preparación de la información exógena de la
vigencia 2019, y reportarlos a la revisoría fiscal para su validación y
fines pertinentes.
9.
Celebración comité de
sostenibilidad contable
mes de marzo de 2020.
Se adelantaran los soportes de trabajo que sean necesarios para el
Avance de la depuración contable de los estados financieros de
CAFESALUD EPS SA EN LIQUIDACION y remitirlos por correo para
que sean analizados, estudiados y de esta manera determinar la
elaboración de las fichas para que sean presentadas en su momento
al comité de sostenibilidad contable, actividad que se reanudara
después del 13 de abril de 2020
10.
Presentación de los
formatos FT
correspondientes al área
financiera.
Se continua con la actualización de los formatos FT de la vigencia
2018 y enero a abril del 2019 en reorganización, los cuales se les
remitirá a la revisoría fiscal para su revisión firma y posteriormente
presentarlos a la SUPERSALUD
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FINANCIERA
N° ACTIVIDAD TRABAJO EN CASA
11.
Generación de respuestas
a PQR´S y entes de control
cuando se le solicite por
correo electrónico
Se realizan las respuestas a las PQR’S que ingresan al área de la
coordinación administrativa y financiera para remitirlas por correo
electrónico, las respuestas en medio físico se reanudara después del
13 de abril de 2020
12.
Requerimiento de
información solicitada por
la DIAN de facturas físicas
del Auto de Verificación N°
2020031010000050 del
21/01/2020 DEL
IMPUESTO SOBRE LA
RENTA PERIODO
GRAVABLE 2016
Se realizó la búsqueda de la facturas solicitadas por la DIAN en el
sistema contable SEVEN Y SYS y se remitió la información de las
causaciones encontrada en los aplicativos y se solicitó prórroga para
los archivos físicos.
La búsqueda de las facturas físicas, esta actividad se reanudara
después del 13 de abril de 2020.
Coordinación Jurídica
REMANENTES
N° ACTIVIDAD TRABAJO EN CASA
1.
Determinar las zonas, títulos y
procesos más representativos, a
fin de adoptar medidas que
permitan su definición.
Debido a la suspensión de labores por parte de la rama judicial,
se solicitó por correo electrónico a los apoderados contratados,
informe final de los títulos judiciales pendientes de recaudo y
embargos por levantar: a la Apoderada de la Costa Atlántica se
le pidió informe con corte a 21 de marzo de 2020, pues en esta
fecha terminó su contrato; a la Apoderada de los Santanderes
se le solicitó informe con corte al 31 de marzo, pues está es la
fecha de finalización su contrato, al igual que a la Apoderada de
la Ciudad de Medellín, que su contrato termina el 31 de marzo
de 2020.
Una vez se presenten los informes finales por contratista, se
podrá estudiar la necesidad de continuar los contratos en cada
una de las Regionales asignadas a estos contratistas, de
conformidad con el reporte de los títulos judiciales pendientes
de recaudo y las situaciones procesales que se encuentren en
trámite, pendientes por tramitar y por resolver.
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REMANENTES
N° ACTIVIDAD TRABAJO EN CASA
2.
Impartir instrucciones a los
contratistas encargados del
recaudo, a fin de establecer las
dificultades que se les presentan;
revisar y ajustar el plan de
trabajo con cada uno de ellos.
En vista de la suspensión de labores judiciales, se está en
comunicación con los apoderados contratados, a fin de
determinar cómo se debe seguir ejecutando el plan de trabajo,
como se puede mejorar y que medidas que se van a adoptar
una vez se reanuden labores por parte de los despachos
judiciales y se defina la continuidad de sus contratos, de
conformidad con las necesidades del recaudo.
3.
Ajustar las cifras de títulos
judiciales pendientes de
recaudar conforme a la
información suministrada por el
Banco Agrario.
Una vez los apoderados informen los adelantos frente a la
revisión de bases de datos de títulos asignados a cada uno y se
verifiqué la base de títulos judiciales del banco agrario con corte
a 11 de marzo de 2020 por la unidad de títulos, se procederá a
realizar los ajustes pertinentes en la base general de recaudo.
4. Recaudo de títulos judiciales Actividad suspendida hasta el 13 de abril de 2020
PROCESOS JUDICIALES Y TUTELAS
N° ACTIVIDAD TRABAJO EN CASA
1.
Ejercer la defensa de los
intereses de CAFESALUD EPS SA
en Liquidación ante los
despachos judiciales en los
procesos y tutelas en los que es
parte.
Teniendo en cuenta las disposiciones del Consejo Superior de la
Judicatura sobre la suspensión de términos judiciales, se
continuará con los trabajadores en misión y apoderados
judiciales en la actualización de la base de litigios conforme a la
información reportada en la página de la Rama Judicial y en la
plataforma de Litigando; asimismo, continuaremos
conformando los expedientes digitales de piezas procesales de
los procesos administrados.
2.
Ejercer la defensa técnica de
CAFESLUD EPS SA en Liquidación
en las acciones de tutela que sea
vinculado.
Se atenderán las tutelas que sean notificadas de conformidad
con los lineamientos del Consejo Superior de la Judicatura
establecidos en el Acuerdo PCSJA20-11526 del 22 de marzo de
2020. La atención se realizará mediante trabajo en casa en
coordinación con la Unidad de Correspondencia, recepción y
envío de correo electrónicos.
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PROCESOS JUDICIALES Y TUTELAS
N° ACTIVIDAD TRABAJO EN CASA
3.
Ajustar la base contingencias de
la entidad en liquidación para
poder realizar la migración de la
información de los procesos
judiciales al aplicativo JU-PRO
Desde el pasado 16 de marzo, se solicitó a los abogados
externos el diligenciamiento de la base de contingencias de
acuerdo a los parámetros establecidos por la dirección de
procesos esta debe entregarse a más tardar el 25 de marzo de
2020, la cual debe ser revisado por los abogados coordinadores
para proceder al aplicativo JU-PRO.
4.
Contestación de peticiones,
quejas y reclamos que estén a
cargo de la oficina de defensa
judicial
En vista de la suspensión de labores judiciales, se coordinó con
el área de sistemas para que se entregaran los VPN a los
funcionarios para que pudieran tramitar las peticiones que
tengan a su cargo. Adicional a lo anterior, desde la coordinación
jurídica se emitió la directriz de remitir las respuestas vía correo
electrónico en los casos en que el peticionario remita su
dirección de correo electrónico.
5.
Revisión de base de
contingencias de la oficina de
defensa judicial
Los miembros del área de defensa judicial cuentan con las bases
de cada una de las regionales a su cargo y de las piezas
procesales remitidas por los abogados externos por tal razón, se
debe analizar los 2195 procesos judiciales, de acuerdo con las
piezas procesales remitidas por los apoderados a su cargo y el
manual de calificación de contingencias para ajustar los valores.
6.
Proyección de conceptos y
lineamientos jurídicos de la
oficina de defensa judicial
Los miembros del área judicial les serán asignados temas
específicos para la proyección de conceptos y lineamientos
fundamentales para la defensa de la entidad en liquidación.
7.
Contestación de procesos
Jurisdiccionales que sean
notificados a la entidad en
liquidación
Se asignaran los procesos jurisdiccionales para contestación de
los funcionarios del área de dirección de procesos en los
términos establecidos por la normatividad legal. Estas
respuestas se deben dar por medio de correo electrónico.
Coordinación Salud.
REGIMEN CONTRIBUTIVO
N° ACTIVIDAD TRABAJO EN CASA
1. Conciliación con la Adres Resolución 574
Mantener comunicación directa con los funcionarios de ADRES mediante
correos electrónicos remitidos en cuanto al proceso de conciliación de las
cuentas maestras con el fin de determinar la destinación de los recursos que
allí se encuentran.
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REGIMEN CONTRIBUTIVO
N° ACTIVIDAD TRABAJO EN CASA
2. Compensación Realizar la validación del archivo publicado por la ADRES, el cual contiene los
registros de las cotizaciones glosadas en los procesos de compensación y que
se encuentran por un valor de $3.319.541.158 correspondiente a 33.197
registros. Se identificara y corregirá los registros que presenten inconsistencias
en el pago de la cotización por parte del aportante para ser enviado por el
proceso de correcciones o actualización en la BDUA mediante el proceso de
novedades retroactiva.
Enviar los registros consolidados de SGP y NO SGP correspondiente a la
solicitud de devolución de aportes de las cotizaciones las cuales fueron
pagadas erróneamente y no han sido compensados ante la ADRES, el archivo
para la solicitud de estos recursos se publica en la SFTP dispuesta por la ADRES
para este proceso.
3. Proceso de gestión liquidación mensual de afiliados.
Acceder a los archivos históricos de conciliación de pagos de Entes Territoriales
y el archivo de movimientos diarios de la cuanta maestra de recaudo del
régimen subsidiado dispuesta y actualizada por el área de tesorería, dando
cumplimiento al proceso de Liquidación Mensual de afiliados bajo la
normatividad legal vigente que regula dicho proceso, para tener un
reconocimiento de UPC, el cual se tramita ante cada Secretaria Departamental
y/o Municipal de los usuarios que estuvieron activos en CAFESALUD en su
momento, todo esto con el fin de verificar el recaudo de pagos de los entes
territoriales que hacen parte de la EPS.
4. Auditorias y
Restituciones
Realizar la validación de la acreencia que se tiene con la ADRES y realizar las
aclaraciones pertinentes según sea el caso en virtud de la Ley 1797 de 2016 de
los saldos a favor que tenga CAFESALUD EPS S.A. en Liquidación
5. BDUA -
Aseguramiento
Depurar los registros de usuarios que se encuentran en CAFESALUD EPS S.A.
en Liquidación.
6. Conciliación
terceros mora
aportantes
Procesar la base de datos (EMMA) con el fin de crear la base para realizar los
cobros masivos mediante el operador de Masivian mediante correo
electrónico y mensajes de texto a celulares.
Realizar la validación de 1.836 correos, con la proyección que el 30%
correspondan a auditoria y verificación defiendo la repuesta y estados de estos
para el trámite correspondiente de cobro o paz y salvo en el correo
[email protected] (personas naturales y jurídicas).
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REGIMEN CONTRIBUTIVO
N° ACTIVIDAD TRABAJO EN CASA
7. Cobro
prestaciones
económicas
ADRES
Efectuar conciliaciones para la depuración y/o reconocimiento de las glosas
generadas como resultado de prestaciones económicas.
8. Recobros ante
ADRES NO POS
Efectuar la depuración y/o radicación ante la ADRES para el recaudo y/o
saneamiento de la cuenta.
9. Proceso de SGP
- Saneamiento
de Aportes
Patronales
Toda vez que en el marco de la Resolución 1545 de 2019 fueron suspendidas
la mesa, la Coordinación de Salud se encuentra trabajando en el borrador del
Decreto que dará alcance a las mesas de la resolución citada, es de anotar que
las EPS, Secretarias de Salud y Hospitales podrán implementar las
conciliaciones virtuales y estas se realizara a solicitud de , las mismas; cabe
anotar que todas las conciliaciones deben ser cargadas en la plataforma
definida por el Ministerio de Salud y Protección Social.
OTROS PROCESOS
N° ACTIVIDAD TRABAJO EN CASA
1. Recobros ARL
– ATEL
Gestionar la cartera ATEL (glosa y recaudo), para los cuales se realizara
conexión a los aplicativos Heon y QNAP, al igual que a través de correo
electrónico y telefónicamente con las ARL respectivas.
2. Liquidación y
auditoria de
anticipos
Esta actividad se realizará en la modalidad de trabajo en casa a través de
conexión remota de VPN lo que permite la comunicación directa, en tiempo
real con los diferentes sistemas que se necesitan para las diferentes consultas
que se requieren, también se realizará contacto a través de correo electrónico,
gestión telefónica con los diferentes prestadores; se realizará la validación de
los soportes enviados por las IPS, de igual forma se realizarán las tutelas de las
IPS que no dieron respuesta y presentar saldos por legalizar o reintegrar, se
realizara el cruce de la información enviada por acreencias con el fin de
establecer el saldo final objeto de auditoria estimado en $ 1.500.000.000.
3. Validación del
giro previo
realizado por
la ADRES
Determinar los valores no legalizados por parte de las IPS y gestionar el cobro
correspondiente.
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REGIMEN SUBSIDIADO
N° ACTIVIDAD TRABAJO EN CASA
1. Recobros
Régimen
Subsidiado
Se realizara la auditoria de siete cajas, entregadas a los auditores para la
validación y digitación de este proceso definiendo el estado final de las
facturas.
2. Defensa judicial Efectuar todas las gestiones de defensa judicial, administrativa y financiera
ante la Auditorias ADRES - ARS, ARCON, BDEX.
3. Liquidación de
contratos
Se solicitará al área de acreencias se realice el rastreo de glosas por servicios
prestados en otras instituciones, se realizará auditoria de las respuestas y
soportes enviados por las ESE-S, que en su momento tuvieron contratos de
cápita subsidiada y deben legalizar o reintegrar los valores girados en
cumplimiento del objeto y validaciones contractuales.
PUNTO FINAL
N° ACTIVIDAD TRABAJO EN CASA
1. Mesas Técnicas En cumplimiento del objeto contractual No.202026 con su correspondiente
cronograma y de acuerdo con lo informado por el supervisor, precisa que la
Mesa Técnica se encuentra bajo la modalidad de trabajo en casa.
Como apoyo a la gestión del Supervisor, la Mesa Técnica se encuentra
realizando la depuración y validación que pueden impactar el cumplimiento
de las obligaciones del contrato, trabajando bajo los parámetros del art. 237
de la Ley 1955 de 2019 Plan Nacional de Desarrollo, es de observar que la
Mesa Técnica de Apoyo se encuentra a disposición del Supervisor con el fin
de entregar las observaciones técnicas, jurídicas y financieras frente a la
información suministrada por ECSAS como contratista de la ejecución
operativa de los recobros objeto de presentación para punto final y cumpla
a cabalidad los requisitos normativas y técnicos en lo exigido por las
autoridades administrativas correspondientes.
Frente al tema de consultas y administración del archivo durante el periodo del 24 de marzo al 13 de abril
todas las actividades quedan suspendidas, toda vez que el trabajo es netamente operativo y se requiere
está en el lugar de trabajo.
Es importarte y de obligatorio cumplimiento para los trabajadores en misión lo siguiente:
Reportar diariamente el avance de las actividades asignadas a su líder.
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Es responsabilidad del líder de cada coordinación o unidad organizar su equipo de trabajo y
reportar los avances de gestión al Liquidador.
Se habilitará el espacio del correo institucional a todos los trabajadores en misión, con el fin de
estar en contacto permanente y responder oportunamente los correos.
Cumplir con las actividades y/o metas asignadas diariamente.
5.4. Otras medidas a implementar
Es responsabilidad de cada trabajador en misión en sus casas implementar las siguientes medidas:
Lavarse constantemente (cada 3 horas) las manos con agua y jabón y evitar tocarse los ojos,
nariz y boca, sin habérselas lavado.
Evitar, temporalmente, los saludos de beso, abrazo o de mano.
Taparse la boca al momento de toser o estornudar y botar el pañuelo desechable
inmediatamente después de usarlo; si no hay un pañuelo disponible, realizar estas acciones
tapándose con la parte interna del codo.
Tomar agua (hidratarse).
Quedarse en casa, es una medida de Aislamiento Obligatorio (No son vacaciones)
Información importante: Si presenta síntomas de alarma (dificultad respiratoria, fiebre de más 38,5 por
más de dos días, silbido en el pecho en niños) debe llamar a la línea 123 antes de ir al servicio de
urgencias. El sistema de salud priorizará la atención domiciliaria de estas emergencias.
6. Documentos asociados
Declaración Pandemia Coronavirus por la OMS
Circular 0017 del 24 febrero de 2020 Emitida por Ministerio de trabajo
Circular 0018 del 10 de marzo de 2020 emitida por Ministerio de salud y protección social y
Ministerio de trabajo. Acciones de Contención ante el COVID-19 y LA Prevención de
Enfermedades asociadas al primer pico epidemiológico de enfermedades respiratorias Alerta
amarilla -Alcaldía de Bogotá 11 marzo 2020.
Resolución 385 del 12 de marzo 2020- Declaración emergencia sanitaria por causa del
coronavirus COVID-19 y se adoptan medidas para hacer frente al virus. Ministerio de salud y
protección social.
Decreto 457 del 22 de marzo de 2020
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Decreto 091 de 2020 de la Alcaldía de Bogotá
Circular 021 de 2020 del Ministerio de Trabajo
_______________________________ FELIPE NEGRET MOSQUERA
Liquidador CAFESALUD EPS SA en Liquidación
