PROTOCOLO Y LOGÍSTICA EN LAS EMPRESAS

DEL ORIENTE ANTIOQUEÑO

JENNY PAOLA VALENCIA LÓPEZ

HEIDY YÚRLE GOMEZ MONTOYA

JOHNATAN RESTREPO METAUTE

ALEJANDRA ECHEVERRI TAMAYO

LEIDY ALEJANDRA DUQUE GIRALDO

PROGRAMA:

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS TURÍSTICOS Y RECREATIVOS

PROYECTO FORMATIVO

SENA

CENTRO DE LA INNOVACIÓN, LA AGROINDUSTRIA Y EL TURISMO

RIONEGRO-ANTIOQUIA

AGRADECIMIENTOS

Los aprendices expresan sus agradecimientos a:

SENA, Servicio Nacional de Aprendizaje, Centro de la Innovación la Agroindustria y el Turismo. Rionegro, Antioquia.

A las asesoras de investigación instructoras Olga Lucía Ayala y María Helena Henao, por su constante apoyo y su valiosa orientación transmitida para el proyecto y a los demás instructores por cada uno de los conocimientos aportados en nuestro proceso de aprendizaje.

A los compañeros del equipo colaborativo, ya que con su apoyo, disciplina y dedicación logramos sacar adelante el proyecto con satisfacción.

DEDICATORIA

Le ofrecemos este proyecto a:

* Olga Lucía Ayala

* María Helena Henao

* Instructores del Sena

* Aprendices del Sena

Quienes nos motivaron y enriquecieron el proyecto con sus comentarios y sugerencias.

* Y a cada uno de los miembros de nuestro grupo colaborativo.

* Y sobre todo a las empresas que consideren que estos conocimientos pueden ser implementados en sus campos de trabajo.

Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN 6

1. TÍTULO 7

2. PROBLEMA 8

2.1. DESCRIPCIÓN Y DELIMITACIÓN 8

2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 8

3. OBJETIVOS 9

3.1. OBJETIVO GENERAL 9

3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 9

4. JUSTIFICACIÓN 10

5. MARCO TEÓRICO 11

5.1. MARCO CONTEXTUAL 11

5.1.1. Reseña histórica del oriente antiqueño 11

5.1.2. Perfil de las empresas del oriente Antioqueño 14

5.1.3. Perfil del organizador de eventos 15

5. 2. MARCO CONCEPTUAL 16

5.2.1. Tipos de eventos 16

5.3. CONVENIO DE PRESTACION DE SERVICIOS 34

5.4. ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN PARA LA DIFUSIÓN DE UN EVENTO 35

5.5. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS 37

6. METODOLOGÍAS DE INVESTIGACIÓN 45

6.1. V DE GOWIN 45

6.2. FLUJOGRAMA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS 46

7. DISEÑO METODOLOGICO 47

7.1. PROTOCOLOS SOCIALES 47

7.1.1. Protocolo matrimonio 47

7.1.2. Protocolo cumpleaños 51

7.1.3. Protocolo primera comunión y confirmación 52

7.1.4. Protocolo de fiesta de quince años 53

7.1.5. Protocolo de obtención del titulo de bachiller 54

7.1.6. Protocolo de graduación de un profesional 55

7.1.7. Protocolo de aniversario de bodas 56

7.1.8. Protocolo en un restaurante 57

7.1.9. Protocolo de servicio de mesas 58

7.2. DISEÑO DE PROGRAMAS 61

7.2.1. Esquema protocolo y logística 61

7.2.2. Esquema para la organización de programas pedagógicos63

7.2.3. Esquema para la organización de conciertos y eventos al aire libre 64

7.2.4. Esquema para la organización de programas recreativos 65

7.2.5. Esquema para la organización de programas de capacitación 66

7.2.6. Esquema de términos para selección y contratación de los servicios de alojamiento67

8. POBLACIÓN Y MUESTRA 68

9. HIPÓTESIS 69

9.1. VARIABLES 69

10. INSTRUMENTOS 71

10.1. ENCUESTA PARA EL PÚBLICO 71

10.2 TABULACION DE LAS ENCUESTAS 72

11. PROPUESTA73

12. CONCLUSIONES 74

BIBLIOGRAFIA 75

ANEXOS 76

Lista de figuras

Figura 1 Mapa del oriente Antioqueño 13

Figura 2 Eventos sociales 18

Figura 3 Eventos empresariales 18

Figura 4 Eventos masivos 18

Figura 5 Mesa Directiva 25

Figura 6 Ubicación de las personas en la mesa según su importancia 27

Figura 7 Las banderas 29

Figura 8 Ubicación de cristalería, vajilla y cubiertos. 31

Figura 9 Ubicación de los cubiertos durante una pausa 32

INTRODUCCIÓN

El protocolo es una de las herramientas importantes para todos aquellos interesados de proyectar una imagen de éxito y seguridad, como persona natural y jurídica.

La etiqueta, el protocolo y la imagen son ejes esenciales para el posicionamiento de las empresas en el mundo de hoy. La globalización de las empresas cada vez exige un mejor desenvolvimiento con sus clientes, proveedores, empleados, entidades del estado y comunidad en general. En el mundo competitivo de hoy lleno de retos y oportunidades, es muy importante el protocolo en las relaciones sociales, profesionales y empresariales.

El proyecto pretende establecer las necesidades para tener en cuenta en un evento, sin importar el objetivo que pretende cumplir.

La importancia de este proyecto radica en brindar una oportunidad para que las empresas descubran sus potencialidades y proyecten frente a otros la imagen que desean posicionar.

Pretende impartir una visión global sobre el tema del protocolo y la logística, cómo debe ser su aplicación práctica en el mundo empresarial, cómo motivar las empresas en el desarrollo de habilidades necesarias para que los eventos que se realizan en la empresa sea con etiqueta y un estilo de forma y fondo.

Ofrece la oportunidad a los empresarios de interactuar adecuadamente en un entorno laboral siguiendo las normas de protocolo empresarial, desempeñándose con espontaneidad y seguridad en este tipo de eventos.

Cada vez más las empresas, instituciones u organizaciones son conscientes de los grandes beneficios y oportunidades de negocio que aportan a la realización de un evento protocolario.

Por eso el organizador de eventos debe estar dispuesto a asesorar a las empresas, debido a que en algunas ocasiones, estas hacen grandes inversiones en implementar mejores estrategias

competitivas, pero no tienen en cuenta otros aspectos, que podrían ser de gran relevancia en desarrollo de su competitividad.

1. TÍTULO

PROTOCOLO Y LOGÍSTICA EN LAS EMPRESAS DEL ORIENTE ANTIOQUEÑO: MEJORAMIENTO DE LA COMPETITIVIDAD Y POSICIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN EN LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE EVENTOS.

2. PROBLEMA

2.1. DESCRIPCIÓN Y DELIMITACIÓN

El Oriente Antioqueño cuenta con 23 municipios y es una de las 9 subregiones en las que está dividido el departamento de Antioquia, en un área territorial de 7.021 kilómetros cuadrados, representando el 11% del territorio departamental. Su riqueza esta basada en los recursos naturales, que sustentan las actividades económicas, industriales, los servicios de apoyo a la producción, el desarrollo inmobiliario y su potencial turístico.

Esta región ha sido caracterizada porque su economía se centra en la agricultura y la agroindustria, sin embargo para su modelo de desarrollo no se ha tenido en cuenta la elevada e interesante oferta turística que posee y la demanda ha sido tradicionalmente direccionada solo alrededor de unos pocos atractivos turísticos; no hay enfoque en un proyecto donde haga que dicha oferta se complemente con logística y protocolo tan esencial en el día de hoy, se diversifique, y en especial dé beneficios al Oriente Antioqueño.

2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

Esta problemática sale a flote porque no existe una legítima autoridad la cual este encargada de velar y hacerse responsable del protocolo con el cual se debe contar para poder

explotar todo tipo de evento existente, ya que por lo general el protocolo y la logística salen a luz pública empíricamente por personas que poco saben del manejo de este tipo de actividades y no tienen la menor idea de cómo explotarlas al máximo.

También nos perjudica que la evolución del concepto de protocolo ha cambiado. El protocolo de ayer pretendía reflejar el poder de las autoridades, su fortaleza frente al mundo y la sociedad; surge hoy un nuevo protocolo que pretende alcanzar armoniosamente una buena organización y transmitir comunicación cuando es pensado para el disfrute de los asistentes. La existencia de los medios de comunicación, sus nuevas y sofisticadas tecnologías, su capacidad de inmediatez y registro de los más pequeños detalles ha obligado a concebir las técnicas de protocolo de forma muy diferente, y más aún siendo esta una región en gran desarrollo.

3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL

Diseñar una guía metodológica que contenga los aspectos técnicos y organizacionales, acerca de la planeación, desarrollo y evaluación de un evento, que sirva como modelo para ser implementada por los organizadores de eventos y por las empresas del Oriente Antioqueño.

3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

* Recopilar información bibliográfica referente a la realización de un evento en todas sus etapas.

* Proponer nuevas tecnologías en las diferentes empresas recreativas y turísticas.

* Desarrollar propuestas de mejoramiento para las empresas recreativas y turísticas.

* Brindar información de acuerdo con las necesidades de los clientes, sobre productos y servicios de una manera oportuna, ágil y confiable.

4. JUSTIFICACIÓN

Esta propuesta de protocolo tiene como fin diseñar diversas estrategias protocolarias y logísticas para que las empresas tengan una gran variedad de opciones en la realización de sus eventos; pero teniendo en cuenta un protocolo ya establecido para de esta manera buscar que el cliente se motive en la contratación de los servicios.

Se requiere dar conocimientos a las empresas para que estén en la capacidad de formular protocolos que sean aptos a sus necesidades, y las necesidades de sus clientes; todo esto lleva a una mejor competitividad, excelencia y calidad en cada uno de sus servicios.

Con este protocolo las empresas obtendrán un conjunto de herramientas fundamentales para plantear una serie de acciones necesarias en el desarrollo de su estilo propio y único que permite que la empresa se posicione y sea reconocida.

5. MARCO TEÓRICO

5.1. MARCO CONTEXTUAL

El departamento de Antioquia cuenta con 9 subregiones, entre estas tenemos el Oriente Antioqueño, el cuál está divido en 4 áreas que son las siguientes: Páramo, Bosques, Altiplano y Embalses; cada una de estas posee diferentes potenciales en infraestructura vial, agricultura, comercio, turismo y desarrollo económico.

Este proyecto se plantea para las empresas que se encuentren en este contexto geográfico y que no tengan implementado en sus funcionalidades internas un protocolo y logística adecuada para el desarrollo de sus actividades operacionales y para el cumplimiento de sus competencias en su campo de desarrollo productivo y económico.

5.1.1. Reseña histórica del oriente antiqueño

Esta se conforma por 23 municipios los cuales se encuentran: Rionegro, Marinilla, La Ceja, Sonsón, Carmen de Viboral, Guarne, Santuario, Abejorral, El Retiro, La Unión, San Vicente, San Carlos, El Peñol, San Rafael, Granada, Cocorná, Gua tapé, San Luis, Nariño, Argelia, Concepción, Alejandría, San Francisco. Se localiza al sur Oriente del Departamento y limita al Occidente con las subregiones suroeste y Valle de aburra, al Oriente con el Magdalena Medio, al Norte con el nordeste y al sur con el departamento de Caldas a lo largo del río Arma.

Después del valle de aburra el Oriente Antioqueño es la segunda subregión mas poblada del departamento.

Figura 1 Mapa del oriente Antioqueño

Históricamente el Oriente Antioqueño ha jugado un papel importante en el desarrollo económico del Departamento puesto que durante los siglos XVII y XIX los centros urbanos de Rionegro, Marinilla y Sonsón se consolidaron como importantes nodos en el ámbito económico y político de la Subregión.

La dinámica de urbanización y metropolización en el Valle del Aburra, ha convertido a los municipios de la Subregión Oriente en fuente de energía eléctrica y de insumos para la transformación industrial en alimentación así como también en su lugar para la recreación y el turismo.

La Subregión Oriente cuenta con una infraestructura de comercio y servicios de trascendencia nacional como la autopista Medellín-Bogotá y el Aeropuerto José María Córdoba, allí también se establece numerosas empresas industriales y agroindustriales desde las cuales se exporta entre otros productos como flores, textiles y café, cuenta además con seis ensambles y cinco centrales hidroeléctricas (Playas, Guatapé, San Carlos, Jaguas y Calderas) que generan el 29% de la energía eléctrica Nacional y el 73% del total del Departamento.

Jerarquía en los centros urbanos.

En esta subregión se localiza Rionegro que es el segundo centro urbano más importante dentro de la jerarquía urbana departamental, clasificado como centro subregional. Es la ciudad que por número de especialización de funciones establecidas, se consolida como centro de apoyo al Valle del Aburra. También allí se localiza el Aeropuerto Internacional José María Córdoba, numerosos establecimientos industriales, servicios financieros, administraciones comerciales, sociales y culturales. Como centros de relevo principal se encuentran los centros urbanos de Marinilla y la Ceja que prestan servicios administrativos, comerciales, sociales de importancia, aunque menos especializados a los de Rionegro. Mientras que los de Sonsón, Carmen de Viboral, Guarne, EL Santuario, Abejorral y el Retiro son centros de relevo secundarios que presentan dinámicas urbanas propias de ascendencias supramunicipal.

La Unión, San Vicente y San Carlos se han clasificado como centros locales principales con funciones económicas y comerciales de apoyo a centros urbanos de nivel superior y prestan servicios básicos.

Las cabeceras del Peñol, San Rafael, Granada, Cocorná, Guatapé y San Luis son centros locales segundarios, que cumplen funciones económicas, comerciales, y de prestación de servicios básicos a escala local. Los municipios de Guatapé y el Peñol, se destacan por configurar una ruta turística alrededor de los embalses.

Los centros urbanos de Nariño, Argelia, Concepción, Alejandría y San Francisco se clasifican como unidades urbanas básicas prestando bienes y servicios elementales en su área municipal.

Área de los centros de influencia en los centros urbanos polarizantes

El Oriente Antioqueño es una Subregión con capacidades económicas y de infraestructuras muy evidentes, en la cuál se pueden diferenciar tres zonas que tienen que ver con la proximidad y dependencia del Valle del Aburra, la funcionalidad urbana y la infraestructura vial y de comunicaciones que caracterizan los municipios.

En esta Subregión existe una red urbana como apoyo al Valle de Aburra, los municipios de Rionegro, La Ceja, EL Carmen de Viboral, Marinilla, La Unión, El Santuario, San Vicente, Guarne y el Retiro están muy vinculados con la dinámica Urbano-Regional del Valle de Aburra, esta zona conocida como “Zona del Altiplano del los Valles de San Nicolás” es la más desarrollada del Oriente Antioqueño de contar con una infraestructura vial de alta calidad y densidad, una alta cobertura de servicios públicos y varios establecimientos industriales y comerciales.

Estos centros urbanos, cumplen funciones urbanas en la prestación de bienes y servicios muy especializados que sirven de apoyo a la Subregión del Valle de Aburra.

El Aeropuerto Internacional José María Córdoba y la localización de la zona franca e importantes actividades económicas, industriales, comerciales y de servicio en este sector, han dado como resultado la más alta concentración poblacional de la Subregión en estas ciudades.

En las últimas décadas ha sufrido grandes transformaciones espaciales a raíz del proceso de industrialización, urbanización, instalación de fincas de recreo y ubicación de centros comerciales en áreas que tradicionalmente fueron de economía campesina.

La Autopista Medellín-Bogotá es el eje de conexión más importante para los municipios de Guarne, Marinilla, Rionegro y el Santuario desde allí se desprende una vía pavimentada que comunica a los municipios de Rionegro, El Carmen, la Ceja y El Retiro, la cual se complementa con el acceso que tienen estos municipios desde el Valle de Aburra por la carretera Las Palmas y Santa Elena.

La zona generadora de energía eléctrica de la subregión esta conformada por estos municipios: El Peñol, Guatapé, San Carlos, San Rafael, Granada, Concepción y Alejandría.

Es la segunda zona más poblada del Oriente Antioqueño y su importancia radica en que la energía generada surte el sistema de interconectado nacional.

Los municipios del Peñol y Guatapé, giran alrededor del sector turístico, de los embalses, mientras que Alejandría, San Rafael, San Carlos, Granada y concepción aun se caracterizan por una alta vocación agrícola.

Del la autopista Medellín-Bogotá se desprenden varias vías secundarias que comunican a los municipios de San Vicente-Concepción-Alejandría; El Peñol-Guatapé-San Rafael y Granada-San Carlos-San Rafael.

En Sonsón, Abejorral, Argelia, Nariño predominan la producción agropecuaria, principalmente campesina con productos como el café, Panela, Papa, Frijol, Maíz, Frutales y Ganado de Leche.

La actividad industrial mineral abarca una obtención de cemento de Puerto Nare abarca también una zona del municipio de San Carlos. Actualmente Sonsón es un municipio que se destaca por su producción agrícola con cultivos como el Higo que coge importancia en la economía del municipio del cual se exporta a Alemania, Holanda, Luxemburgo y Canadá. Este cuenta con un centro de acopio y de comercialización perteneciente a la cooperativa de caficultores del Oriente.

5.1.2. Perfil de las empresas del oriente Antioqueño

Algunas empresas del Oriente Antioqueño cuentan con un poco más de tecnología frente a otras; pero todas ellas tienen una misma visión sobre la industrialización como base para la construcción del futuro de la economía, la producción y el desarrollo, todo esto con miras a la creación de nuevos mercados.

El Oriente Antioqueño se ha caracterizado como una importante región abastecedora de agricultura y materias primas de origen minero y forestal para la industria, tanto de bienes de consumo como de bienes intermedios; posee las mejores reservas del país en caolín y piedra caliza, aporta al Departamento y al país divisas por las exportaciones menores de flores, textiles y café, convirtiéndose en una importante zona de asentamiento de universidades y centros educativos.

La industria se ha asentado en los municipios del Oriente cercano, principalmente en la autopista Medellín-Bogotá en los Municipios de Marinilla, Guarne y Rionegro. Las industrias que más se destacan en este sector son: alimentos y bebidas, químicos, textiles, caucho, papel, minerales no metálicos (vidrio), entre otros.

El creciente interés que tiene el Oriente Antioqueño desde hace unos años ha hecho que muchos le den relevancia y traten de influenciar en las empresas para su constante desarrollo tanto en miras para la exportación de sus productos como para ser una de las mejores Subregiones de Antioquía y de Colombia.

5.1.3. Perfil del organizador de eventos

* Organización profesional particular y empresarial de eventos, convenciones, ferias, seminarios, congresos y actividades culturales y deportivas.

* Desempeño laboral en empresas organizadoras de eventos, convenciones, ferias y exposiciones.

* Desempeño en áreas o departamentos especializados de empresas privadas, organismos, direcciones de turismo, empresas proveedoras de servicios para congresos y exposiciones, en agencias de servicios y sistemas de comunicación en medios masivos.

* Despliegue de actividades en grupos de trabajo investigativo en la realización de eventos y posicionamiento de la imagen corporativa.

* Desempeño laboral con capacidad de planificación, programación de actividades y eventos de toda índole, en las fases del desarrollo, gestión de recursos, marketing, comunicación, imagen corporativa y evaluación.

5. 2. MARCO CONCEPTUAL

5.2.1. Tipos de eventos

Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención, entro otros y que ya sea por las personas que acudirán a la misma o por el valor y la carga emotiva que uno mismo le ponga.

Los eventos tienen 3 divisiones esenciales las cuales son:

Eventos Sociales: Se realiza con el fin de divertir a los invitados, y generalmente se realizan con personas y equipos básicos que no requieren conocimientos reales sobre el tema

Figura 2 Eventos sociales

Eventos Corporativos: Su objetivo es vincular, incentivar, capacitar promover, promocionar, comunicar, a las empresas con sus asociados, trabajadores, clientes y al público en general. Requieren personal y equipos especializados en la realización de este tipo de eventos.

Figura 3 Eventos empresariales

Eventos Masivos: Estos son los conciertos, ferias, concursos, desfiles, festivales y eventos culturales.

Figura 4 Eventos masivos

Además de la división, los eventos también tienen una clasificación que se conforma de la siguiente manera: por su tamaño (pequeños, medianos, grandes y mega eventos); por el lugar de desarrollo (siendo estos al aire libre y lugar cerrado) y por su tipo (Sociales, Masivos, Religiosos, Culturales, Deportivos, Populares, Empresariales O Corporativo).

Entonces, dentro de lo que es un evento nos encontramos con aquellos que se desarrollan en una ocasión especial y que tienen un significado de ritual, ceremonias, entre estos se encuentran: el bautismo, un funeral, una boda, un nacimiento y una graduación.

También dentro de la larga lista de los eventos están las fiestas, que son ritos sociales en los cuales se festeja un acontecimiento importante, como ser un cumpleaños, un aniversario.

Luego, nos encontramos con los festivales que son acontecimientos o celebraciones que cuentan con la organización de la comunidad o municipio de un lugar determinado y pueden ser de música, étnicos, de las artes, de cine, de teatro, literario, alternativo, entre otros.

Otro de los tantos eventos que hay y que suelen ser los más celebrados y vistos por el género masculino, son los eventos deportivos o competiciones, entre los que se pueden incluir los torneos de fútbol, de hockey, de tenis, de básquet y de voleibol.

Y finalmente, entre los eventos más salientes, se encuentra la convención, que es la reunión de especialistas o fanáticos de un tema determinado que fijan un punto y una fecha de encuentro para intercambiar ideas, análisis, opiniones, materiales sobre el tópico en cuestión. Un ejemplo pueden ser las convenciones de fans de un grupo musical o de médicos clínicos.

Entre las clases de eventos tenemos:

Eventos institucionales o de trabajo

Charlas: exposición de carácter simple.

Conferencia: Exposición sobre un tema especifico que revisa profundidad.

Disertación: Exposición metódica de carácter académico de un trabajo de investigación.

Curso: Conjunto de sesiones pedagógicas destinadas a desarrollar varios temas sobre una metería específica.

Cursillo: Breve serie de charlas enmarcadas a una temática central, cuyos objetivos pueden ser independientes los unos de los otros.

Taller: Actividad práctica realizada en conjunto por un grupo de personas con experiencia profesional en la materia.

Seminario: Actividad académica de carácter teórico que se realiza a través de sesiones de trabajo colectivo o de grupo de especialistas, para estudiar, analizar o enriquecer un tema.

Coloquio: Reunión de especialistas, no ahí público ni expositor.

Mesa redonda: Reunión en la que un grupo de personas versadas en un tema, generalmente polémico, participan en igual de condiciones.

Panel: Presentación de un tema ante una audiencia por un equipo de diversos especialistas quienes abordan las temáticas desde diferentes ángulos.

Foro: Reunión en la que se expone un tema previamente determinado, seguido de una discusión en la cual participan los asistentes.

Encuentro: Reunión de especialistas con el propósito de conocer e intercambiar ideas y conocimientos.

Simposio: Reunión de especialistas expertos en el tema, los cuales exponen sus ideas y conocimientos.

Congreso: Conjunto de sesiones se trabajo sobre una temática determinada al cual concurren especialistas invitados en calidad de exponentes y observadores.

Ciclo: Serie de actividades de extensión (charlas, conciertos, exposiciones, etc.)

Jornada: Periodo durante el cual se desarrolla una serie de diversas actividades.

Eventos promocionales

Presentaciones de nuevos productos o servicios o proyectos, inauguraciones de nuevas instalaciones, aniversarios para conmemorar la fecha en que se creó la organización, exposiciones históricas, o de productos en ferias y salones de corte profesional e industrial.

Eventos sociales:

Nacimientos, Cumpleaños, Casamientos, Aniversarios, Desfiles, Fiestas Temáticas (Halloween, Tropical, Disfraces, etc.), Fiestas de Grupos de Pertenencia (Solos y Solas, Gays, Gordos, etc.), Fiestas de despedida, eventos infantiles, Despedidas de solteros, Cumpleaños, Fiestas de Fin de Año, Fiestas Privadas, día del Niño.

Eventos empresariales:

Ferias, Exposiciones, Conferencias de Prensa, Workshops, Showrooms, Visita de Ejecutivos Extranjeros a la Empresas, Inauguraciones, Aniversarios de Empresa, desayuno-almuerzo-cena de trabajo, Eventos de integración, Outdoors, Eventos Recreativos.

Entre las empresas o proveedores requeridos para la realización de eventos tenemos: Decoradora, D.J., Fotógrafos, Video filmadores., Coreógrafos, Casas, dedicadas a mobiliario, (lonas, carpas, sillas), Empresas de catering, Organizadores de eventos sociales, Florerías, Empresas de Sonorización, Grupos musicales, Renta de transporte, Renta de equipo, Promoción y Marketing.

5.2.2. Realización de un evento

5.2.2.1 Antes

Inicio de un evento oficial: Preparativos

Quien asume la conducción de un evento oficial, debe establecer y organizar un equipo mínimo de trabajo. Estas personas deben conocer el objetivo de la reunión de modo que puedan dar razón de este, a toda aquella persona que lo requiera.

Este equipo no es preciso que sea muy numeroso, sino efectivo. Deberá tomar nota inicialmente de los pasos que se acuerden en conjunto, y quien conduce al equipo, tomará cuenta de ellos en sesiones cortas de evaluación, antes, durante y después del evento.

Es preferible que se incorporen personas que han tenido antes experiencia, para que ningún detalle quede suelto. Si la situación es encargada aun grupo inexperto, quien lo conduce debe vigilar la aplicación de cada detalle con absoluto rigor.

Los expertos en la organización de estos actos hacen un plan de trabajo en el cual se diseñan varias actividades a las que se les hace un seguimiento diario, el día preciso se hará un chequeo por lista rápida, con un plan inicial y otro “Plan B”, es decir, con la expectativa de que si no se produce de determinada forma, una o más de las actividades preparadas, haya una segunda forma prevista, que dé iguales o mejores resultados.

Son varios los temas que se revisan en estas planificaciones: las invitaciones, con una selección previa de quienes serán las personas que van a asistir por si mismos y si es o no preciso que vayan con sus cónyuges o parejas.

La ubicación del local donde se celebrará el evento, es de particular importancia.

Esto se define de acuerdo con el tipo de reunión, el número de invitados, el perfil de los asistentes, el objetivo de la reunión, el tiempo que tomará, la estación del año, la accesibilidad, la presencia o no de la prensa, si se realiza con comida o con cóctel, si es diurno, vespertino o nocturno, si dura una jornada o varios días, si debe o no acompañarse de números artísticos o demostraciones culturales del país o ciudad anfitriona.

Al revisar el local se predeterminará de igual manera, si corresponde a la calidad de los asistentes, “no es lo mismo una reunión protocolar para una cumbre de naciones que otra de científicos atómicos”, es decir que tipo de evento se realizará.

La iluminación es clave. Si es a plena luz del día y en un día radiante al aire libre deberá contemplarse la provisión de carpas o toldos que permitan evitar quemaduras a los asistentes. Del mismo modo, no se pensará hacerla al aire libre si se realiza en temporada invernal.

Cuando la iluminación es defectuosa o baja, los asistentes pueden perder el curso del tema en los expositores o el interés de los asistentes, por lo que se recomienda organizar encuentros en lugares con suficiente iluminación natural o artificial.

Para cerciorarse de la calidad en las instalaciones eléctricas, ventilación, seguridad física, acústica y estética general del lugar, los organizadores tienen que ir a constatar previamente las instalaciones del centro donde se aspire llevar a cabo la reunión protocolar.

Es importante tener en cuenta los sistemas de alarmas contra incendios, la seguridad, la salida de emergencia.

Siempre hay que buscar un lugar equilibrado entre su ambiente y el objeto de la reunión, debido a que si el lugar es muy vistoso va a dificultar la concentración de los invitados.

La realización del evento debe ser coherente entre su objetivo y la organización debido a que no es apropiado que la finalidad de este acontecimiento esté contra posición con el ambiente que se esta realizando.

Cuando se selecciona un establecimiento o lugar se debe reservar con anticipación lo cual se realiza con un pago previo, total o parcial. Cuando el sitio no es muy conocido, es recomendable que en la invitación vaya una tarjeta inicial con los datos del lugar. Si el sitio no es de fácil acceso es preciso ocuparse de los transportes de los invitados; se recomienda para este tipo de dificultades tener una base de datos con la información adecuada a cerca de empresas de taxis u otros tipos de transportes que puedan ayudar a la solución de esta dificultad.

Cuando el evento dura más de dos días es preciso tener otros servicios varios como sastrería, lavandería y si es posible enfermería en caso que los invitados los solicite.

Dada la trascendencia de algunos eventos, se precisa la presencia de seguridad policial los cuales deben actuar de la mano con las instrucciones de los organizadores. La seguridad hace parte esencial de un evento como también lo es la falta de tacto de estos, debido a que la falla de la

delicadeza puede desatar resultados inimaginables, pero la ausencia de medidas preventivas también, por lo que se debe advertir a los invitados que pasarán por determinados “ filtros” de seguridad, para que no se vean sorprendidos.

Siempre será de suma importancia que los organizadores conozcan los planes de emergencia de los espacios que utilizarán, por ejemplo, como resolver la suspensión intempestiva de la energía eléctrica, un conato de incendio o cualquier otra sorpresa que pueda suceder.

El uso de credenciales se hace dispensable para los organizadores en todo tipo de evento.

Si el evento cuenta con expositores se solicita con bastante anticipación (un mes, mas o menos) su ponencia, para esta manera establecer la agenda de la reunión, documentos de apoyo, orden y lugar de intervenciones y así crear una coherencia de un asunto abordado y a partir de esto elaborar las “memorias” del evento, las cuales suelen publicarse en no mas de dos meses posteriores a la finalización del evento.

El día de la inauguración y durante el encuentro, deberán instalarse mesas informativas, las que cumplirán varias funciones que dependerán de las necesidades de cada evento, por lo general están dispuestas para que las personas de apoyo sepan dar a conocer a los asistentes los detalles oficiales del encuentro, o información de lugares donde puedan conseguir souvenirs del país o la ciudad anfitriona, entre otras.

En estas mesas también se concentran los listados de los asistentes y se hacen los registros de los participantes entregándoles, si es del caso, una carpeta con los contenidos, la agenda, una pluma, su credencial y un conjunto de indicaciones practicas, de logística, que son de uso general y muy útiles en estos sucesos.

Los buenos relacionadores públicos siempre deberán tener un listado especial de los miembros más destacados del mundo informativo, más aún si trabajan para una institución oficial. Demás esta decir que las relaciones con la gente de los medios informativos deben ser excelentes, de modo que apenas se requiera su apoyo se cuente efectivamente con ellos.

Con respecto a los invitados la lista debe realizarse con al menos dos meses de anticipación si el evento es sencillo y su ámbito de desarrollo es a nivel local o nacional. Si requiere la presencia de invitados internacionales, esta debe ser elaborada con al menos cuatro meses de antelación.

La lista final debe ser revisada por la persona más interesada en que el evento sea exitoso, es decir por los anfitriones de modo que cuando se realicé, efectivamente estén presentes las personas que se suponen deberían ir.

En reuniones especiales hay invitaciones especiales e intransferibles que se solicita que las porten al momento de ingresar, pues las personas que estarán en la recepción las pedirán de manera obligada.

Aún más, en cierto tipo de reuniones, que requieren seguridad o privacidad debido a razones políticas o diplomáticas, los organizadores colocan personal auxiliar al de su equipo de relaciones públicas, de modo que a la entrada, con la lista en la mano, revisan y constatan si la persona que porta la invitación es efectivamente quien dice ser.

Las flores deben ser preferiblemente de la región para que en el momento de la reunión estén frescas, las rosas tienden a soportar muy bien el traslado de largas distancias hasta su destino final, pues pasan por un proceso de siembra, corte, selección, empaque y envió muy riguroso. Mientras más largo son los tallos son más elegantes y lucen mejor en recipientes que no compitan con su belleza.

Si el salón o el encuentro de salas donde se va a llevar a cabo el encuentro oficial o protocolar son amplios, se recomienda que las flores se distribuyan en bloques abultados, de modo que se les vea en conjunto.

No se recomienda usar muchos recipientes sino más bien arreglos innovadores, que incorporen cirios o motivos propios del lugar.

Las banderas, los banderines y los estandartes institucionales no pueden y no deben competir con los arreglos florales. Estas se ubican por orden de importancia. Si es un encuentro internacional, el

país anfitrión tiene que mantener su estandarte en el centro de los demás, los que a su vez, serán colocados en orden alfabético, para evitar herir susceptibilidades.

Ningún estandarte será de un tamaño mayor a la bandera nacional, ni siquiera por ser de la institución anfitriona.

Otro aspecto importante en un evento es la mesa directiva que debe tener un vaso para agua y servilleta por invitado, y una jarra de cristal por cada dos personas. Se recomienda no colocar botellas de agua, pues estas además de antiestéticas representan dificultades para abrirlas o taparlas y ponen en riesgo la concentración de todos los asistentes.

Figura 5 Mesa Directiva

Para evitar malos ratos, es preferible que quienes ocupan la mesa directiva tenga colocados sus nombres con tarjetas o ten card, de tal manera que se ubique con comodidad, frente al público y en caso que estén presentes también las cámaras.

Quien organiza el acto deberá tener la delicadeza de entregar con la debida anticipación a los miembros de la mesa directiva, la información sobre: cual va a ser su rol, el orden de las intervenciones y quien o quienes actuarán de moderadores o conductores de las exposiciones.

A esta persona se le entregará un libreto para que pueda pasar notas con algún mensaje respecto al tiempo de intervención que le queda, o cualquier otro asunto que se encuentre pertinente. Los aludidos deberán cumplir con lo solicitado en el acto, y no considerar este hecho como una ofensa o transgresión.

La postura de los miembros de la mesa es fundamental para el público asistente.

Es impropio que las personas que están en calidad de invitados especiales o en el cumplimiento de sus funciones como dignatarios o representantes institucionales, se sienten con desparpajo, bosteen, tengan cara de aburrimiento, cabeceen de sueño o cansancio, tosan o carraspeen en

exceso, impidan expresar al otro, miren a sus acompañantes con burla o gestos desplacientes, hablen al teléfono mientras transcurre la reunión, conversen con sus vecinos de puesto mientras intervienen otras personas, no se den por aludidos cuando han sido reconvenidos por algo, o se les solicite directamente la palabra; peor aún es verlos masticar chicle, fumar o mirar con indiferencia a alguna persona que pase por delante o se encuentre presente en la sala.

Menos elegante será si en sus intervención en un intento de captar la atención del público hace chistes o bromas pesadas, menos aún si son racistas o sexistas, se ríe a carcajadas o no puede dominar sus nervios y se equivoca cada dos segundos.

También es inapropiado que la persona invitada se presente sin preparar su intervención y demuestre que esta improvisando, expongan datos científicos sin señalar las fuentes, no deje intervenir a los demás, desvalorizándolos de antemano.

La ubicación de los invitados en la mesa se sugiere que sea de la siguiente manera:

En el centro de la mesa se ubican a los invitados más importantes, es decir a las máximas autoridades y luego a quienes los acompañan en el auditorio. Las sillas delanteras siempre se reservan para las más altas autoridades, para ello, las instituciones que realizan con frecuencia encuentros oficiales, cuenta con distintivos que permiten ubicar a los asistentes según la importancia de su cargo, los que se usan colocando el nombre en una tarjeta ceñida con alfiler al espaldar del asiento, o utilizando pedestales que indican de manera general quienes deben sentarse allí.

Se estila que los máximos representantes políticos ocupen las primeras filas.

Hay personas que creen que siempre los primeros puestos están reservados para ellos y pugnan por ocuparlos, por tanto es imprescindible que una persona auxiliar del equipo de protocolo guíe a los invitados al lugar que les corresponde.

Figura 6 Ubicación de las personas en la mesa según su importancia

Hay ocasiones en que los eventos llegan a tener tal magnitud, que se hace preciso colocar más mesas auxiliares y sillas. En estos casos, calculando el éxito potencial del encuentro, se debe mantener una previsión especial de mesas, sillas u otros elementos que faciliten la inclusión en escena, de los nuevos actores que no estaban considerados, pero que por su importancia merecen el mismo trato.

Se aconseja para todo tipo de encuentros protocolares, institucionales o sociales, contar con un número suficiente de sillas para superar los inconvenientes de ultima hora.

Con respecto a los medios audiovisuales; los micrófonos estarán ubicados y se probará su funcionamiento con suficiente anticipación. Hay que evitar el uso de micrófonos voluminosos pues disminuyen la visibilidad a los asistentes. Se recomienda utilizar micrófonos móviles, de aquellos que se colocan en la solapa de la chaqueta o a la altura del hombro.

Esto evita que las personas que lo usan mantengan posiciones incomodas frente al micrófono, que las perturbe al momento de hablar y les cause un cansancio mayor al de la tensión que provoca, generalmente, hablar frente al público.

El micrófono debe de estar a una cuarta de distancia de la boca de la persona que expone.

Si hay uno o más expositores que hablan en otro idioma, es imprescindible el uso de interpretación simultánea. Esto implica que los organizadores, deben poner a disposición de los participantes, audífonos por cada uno de los asistentes. Al momento del ingreso al evento a cada invitado se le entregará un audífono y se le solicitará una identificación para asegurar que dicho aparato sea devuelto y no se pierda en el transcurso de la actividad.

No hay que confundir interpretación con traducción simultánea. La primera se hace de primera a primera persona, en la segunda, la persona puede leer un texto escrito antes, sin estar necesariamente presente su autor o autora.

Tomando otros aspectos de un evento como son los alimentos se debe tener en cuenta lo siguiente:

Siempre se servirán vegetales o pastas pues hay personas que no consumen carne. La provisión de bebidas gaseosas, agua mineral, agua pura, y jugos es imprescindible en cualquier reunión. Siempre debe contemplarse también un buen número de servilletas, pues no hay nada más incomodo que tomar un vaso o copa fríos y no tener con que secarse las manos. Tampoco es apropiado ofrecer a los invitados jugos notoriamente artificiales.

Al termino de la invitación, como una muestra de que la reunión esta llegando a su fin, se sirven los postres o dulces, siguiendo la misma recomendación anterior.

En cuanto a las personas auxiliares, camareros, y maestros de ceremonias tendrán, de acuerdo con los usos y costumbres una presencia impecable, demostrarán solvencia y estarán dispuestos a resolver desde los más pequeños hasta los más grandes detalles, antes, durante y después del acto protocolar.

Para el personal de apoyo que no es parte del equipo de una manera permanente, sino exclusivamente para dicha ocasión, deberá estrenárseles con tiempo, de modo que sepan dar explicaciones claras a los requerimientos de los invitados, tanto respecto de la logística como de lo servicios que presta el lugar, así como otras de carácter general.

5.2.2.2. Durante

La persona que es responsable de las relaciones públicas o el relacionamiento internacional, deberá mantener un banco de datos ágil y actualizado, no se debe confiar de otros roles que mantengan en otras oficinas.

Es importante que haya una persona que maneje con dominio los asuntos protocolarios y este al corriente de las grandes tendencias mundiales.

Recuerdos en los encuentros oficiales: cuándo y cómo entregarlos: Si hay un maestro de ceremonias, será quien anuncie que se entregaran o presente los invitados los recuerdos y si es una reunión muy formal lo hará directamente el que preside la mesa.

En actos oficiales, se comunica con anticipación a los invitados que van a recibir un souvenir; los recuerdos en estos eventos se entregan personalmente, sin envolverlos en papel de regalo; si las personas tienen un rango similar. Jamás se deslizara en un regalo por su precio.

En los grandes discursos no se usan términos rebuscados y usos idiomáticos distintos al lenguaje cotidiano.

Es muy importante de que el discursante no cuente anécdotas suyas, ni repita lo mismo que se ha dicho antes; como si el público no hubiera atendido lo señalado. Debe utilizar ayudas audiovisuales para sus exposiciones o discursos. La presentación en estas ayudas ordena los discursos y evita la inseguridad en los expositores.

Las banderas nacionales se admiten en los eventos oficiales de carácter regional; en los internacionales, las banderas deberán estar colocadas en estandartes del mismo tamaño y en orden alfabético de los países a los que representan, situados de derecha a izquierda a la del país anfitrión. Jamás se admitirá que una bandera de otro país sobresalga a la del país anfitrión, por más potencia mundial que sea.

Figura [ 7 ] Las banderas

Entrega de condecoraciones: quién entrega y quién recibe: Estos eventos se realizan en unos salones especiales que se adaptan para la ocasión de modo que sientan que la ocasión es relevante. Previa a la entrega de la condecoración el maestro de ceremonias hará una lectura del acta por la cual se justifica la distinción, luego se pide a las máximas autoridades que se levanten de sus asientos y una persona de protocolo, les pasara las condecoraciones. Otra costumbre es la de dar premios que giran alrededor de virtudes demostrados en la ejecución de sus actividades.

Quien recibe la condecoración debe al menos considerar lo siguiente: Llegar puntual, si es posible cinco o diez minutos antes, se usan trajes oscuros acudir con las mejores galas, pero sobrios. Cuando la persona homenajeada reciba la condecoración expresara su agradecimiento.

Saludo oficial: Se realiza entre representantes empresas, organizaciones o naciones. Son ocasiones muy especiales que requieren de un protocolo particularizado. El que varía de acuerdo a las normas de cada país o empresa. En la vida empresarial, institucional u oficial, así como se da las bienvenidas a alguien, es preciso acompañar a esa misma persona hasta la salida del evento.

Solo si los invitados han establecido lazos de amistad durante el evento serán despedidas en el aeropuerto si no es así, máxime participaran de esta despedida sus colaboradores mas cercanos. Cuando el viajero haya llegado a su destino, tendrá la cortesía de remitir una pequeña nota de agradecimiento, bien sea por correo convencional o por correo electrónico.

Vestuario: sobrio ante todo: De acuerdo con el entorno del trabajo, de las actividades que se desempeñan en el mundo laboral y de los gustos y los bolsillos de cada persona, los trajes tienen el día de hoy la posibilidad de adaptarse, por eso en el mercado se encuentra de todo para todos. La sencillez y la sobriedad en el vestir deben ser las principales características de los asistentes a un evento oficial.

Uso de los cubiertos, la vajilla y la servilleta en una comida oficial: En un evento oficial es muy importante señalar el menú ya sea en una discreta tarjeta que se encuentre sobre las mesas individuales dispuestas a lo largo del salón o cuando el evento es público y la prensa se encarga de divulgar lo que se servirá a los comensales. Esto no es una norma rigurosa, sin embargo constituye un detalle de etiqueta.

A continuación se dan algunas recomendaciones mínimas:

Puede ser que antes de sentarse a la mesa, encuentre recipientes con toallas húmedas y tibias, para limpiarse las manos antes de comer. Esto no es muy utilizado, pero es preciso saber que se hace en algunos eventos y que depende del gusto de quien lo organice. Si es así, siga las instrucciones del camarero o imite al resto de los comensales.

Una vez en la mesa, despliegue la servilleta de tela que estará acomodada adelante, al lado, o sobre su plato y colóquela en las rodillas, de manera extendida. Nunca doblada ni colgada del cuello, aunque vea a otras personas hacerlo.

Frente a usted tendrá entre dos o cuatro copas. Una de ellas será para el agua, otra para el vino tinto y otra para el vino blanco. Si hay un brindis con champagne las copas con esta bebida espumosa le serán traídas y servidas directamente por los mozos o camareros. Nunca beba el vino hasta que sea invitado a hacerlo por el anfitrión.

Los cubiertos estarán colocados en la mesa según el tipo de comida que se vaya a servir, esto es, si hay una entrada, un plato fuerte y un postre, que es lo que mas se acostumbra.

Figura 8 Ubicación de cristalería, vajilla y cubiertos.

Sin embargo en este tipo de eventos hay comidas que constan de cuatro platos: una entrada con algún fruto del mar, (camarones, langosta, langostinos, arenques o caviar, solos o acompañados de alguna guarnición); una porción pequeña de helado de naranja, mandarina, limón, o cualquier otra fruta ácida que permita despejar la boca de los sabores anteriores, se puede servir en forma de bola y dentro de una copa con hielo o de una cáscara de la fruta escogida.

El plato fuerte contendrá alguna carne roja, que lleve un acompañamiento de verduras, algún carbohidrato y posiblemente se haya regado previamente con alguna salsa especial; por ultimo se sirven los postres que tienden a ser pequeños y delicados.

Terminada la cena, se sirve café. No se estila en estos casos ofrecer té, a menos que sea té verde del Japón o algún té chino de sabor especial, lo cual es menos frecuente.

Para cada uno de estos platos, hay un cubierto especial. Estos aumentan si es costumbre colocar panecillos y mantequilla en la mesa. Para el efecto, se coloca, en el lado izquierdo, un plato individual para cada persona, un pequeño cuchillo sesgo en la punta, que permite deslizar la mantequilla en el pedazo de pan.

Los cubiertos se van utilizando en el mismo orden en que han sido servidos los platos. Así, el cuchillo más extremo al plato y el tenedor más pequeño, serán para la entrada. La cuchara pequeña de cabo mas largo, será para el helado intermedio (sorbete).

Los tenedores y cuchillos más cercanos al plato, serán para el plato fuerte. Y el tenedor mas pequeño será para el postre, el que suele ser un mouse de fruta, crema, vainilla o chocolate; o algún pastel liviano. Por último, si se sirve café, este vendrá con su propia cuchara.

En una mesa formal, de etiqueta nunca encontrara objetos de plástico, ni bolsas con azúcar dietética, Si se requiere de esta última para endulzar su café, se deberá pedir discretamente al camarero.

Si se ha ofrecido té, este vendrá preparado y será servido a los asistentes desde una tetera, pues tampoco se acostumbra usar bolsitas de té o de alguna hierba.

El uso de los cubiertos no es otra cosa más que sentido común. Se corta con la mano derecha para los diestros, y con la izquierda para los zurdos.

Una vez que se ha cortado la carne o el pescado, se deja momentáneamente el cuchillo en el borde del plato, y se come con la mano derecha. Los cubiertos deben sonar lo mínimo, al masticar la boca debe de estar cerrada, para no causar molestias a los vecinos de la mesa.

Figura 10 Ubicación de los cubiertos al terminar.

Figura 9 Ubicación de los cubiertos durante una pausa

.

Figura 11 Forma de sujetar la copa de vino.

Hay que mantener una cierta distancia entre los platos y uno. Hay personas que se acercan demasiado a los platos, es decir se agachan para comer, lo que impide verlos y constituye una falta de etiqueta.

En estas comidas se acostumbra atender a las personas de manera individual, en cada mesa.

En un cena formal se debe ofrecer tres clases de vinos: blanco, para la entrada; tinto, con el plato principal; champagne acompañando al postre o al final.

Cuando la entrada no corresponde a carne blanca sino a carne roja, se omite el vino de la entrada, en el caso de que el plato principal ofrezca carne blanca, se acompañara con vino blanco.

Se debe ir de un vino más delicado a un vino más fuerte; de un vino fresco a un añejo. Si la cena es informal y dependiendo de cómo estén preparados ciertos platos.

Las mesas en las comidas especiales suelen estar engalanadas para la ocasión, bien sea con flores o arreglos innovadores con figuras de hielo, frutas en recipientes transparentes, motivos combinados entre flores y frutas, en fin depende del gusto de los anfitriones.

Figura 12 Cena tipo buffet con arreglos florales.

5.2.2.3. Después

Cuando no se puede asistir a un evento la excusa se puede ofrecer por teléfono si así se ha solicitado en la tarjeta de invitación, o personalmente en el caso de que otra persona vaya en su nombre y representación.

Generalmente las representaciones se reciben por escrito, a solicitud del dignatario, autoridad o personalidad que las emite. Esto en términos oficiales, la delegación le sirve para iniciar los trámites de viaje y estadía, si se hace preciso. Este honor podrá incorporarse a su hoja de vida, pues ha actuado como representante o delegado de su autoridad o empresa.

Cuando se invita a un particular a una ciudad o empresa, es de rigor hacer un intercambio de regalos debidamente seleccionados para que sean los portadores de un mensaje de amistad y buena voluntad entre las empresas.

Hay ciertos compromisos que hay que cumplir luego de las reuniones oficiales y que no se pueden descuidar. Lo primero es que los anfitriones brinden una buena estadía a los invitados,

responsabilidad que va desde recibirlos, hasta despedirlos en el aeropuerto, en la antesala de embarque.

5.3. CONVENIO DE PRESTACION DE SERVICIOS

Al presentar un convenio de prestación de servicios se tiene como primero la presentación de las partes, tanto la de los contratistas como del cliente y hablándose de que se va tratar esta prestación.

Después de la presentación siguen con los contenidos de las cláusulas que son las siguientes.

Antecedentes. En esta cláusula vemos como la empresa presenta sus argumentos para poder ser ella la que realice el evento con todos sus beneficios mostrándole al cliente la mejor opción para la realización de su evento.

Objeto. En esta cláusula vemos cual será la razón de este convenio, cual será el motivo del evento o lo que realizará la empresa de eventos especificando cada una de las partes que se realizara dentro del mismo evento.

Obligaciones de las partes. En esta cláusula vemos las obligaciones que se deben cumplir para el cumplimiento del convenio de prestación de servicios de ambas partes tanto del empleador como del cliente.

Personal. En esta cláusula se especifica el personal logístico que tendrá el evento con todas sus especificaciones diciendo que se van a encargar cada uno, los sueldos, los uniformes, clase de contratación y de que dependencia son.

Vigencia. En esta cláusula se ve el tiempo determinado en el cual se realizará dicho evento.

Precios. En esta cláusula vemos la forma de pago y el costo del evento especificando todos los gastos para que el cliente no tenga ningún problema para la realización del pago del evento.

Aceptación. Esta cláusula quizás sea la más importante por que es donde las dos partes aceptan las condiciones del convenio dando su firma de aprobación.

A continuación se anexará un convenio de servicios ya realizado.

5.4. ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN PARA LA DIFUSIÓN DE UN EVENTO

Para la defunción de un evento se deben sujetar a ciertas estrategias que harán, que el evento sea un éxito. La estrategia debe estar muy bien elaborada para tener los objetivos esperados. Estos son los elementos que se deben combinar para llevar a cabo la difusión del evento.

Publicidad: Es la actividad que hace para difundir un evento al público con el propósito de motivar y vender una imagen.

Público objetivo: Conjunto de personas con ciertas similitudes a los cuales se les dirige una acción publicitaria.

Segmentación: Selección que se le hace a un grupo objetivo con actitudes y necesidades homogéneas que representan las necesidades del público al que va a llegar el mensaje publicitario.

Bases para la segmentación de mercados:

* Demografía: Estudia estadísticamente la estructura y dinámica de la población y la moda que rige el mercado.

* Socioeconómica: Es el condicionamiento o acto que incluye tanto aspectos de orden económico como de orden social.

* Geografía: Es tener muy en cuenta el lugar donde se desarrollara el evento para tener una buena respuesta del publico objetivo.

* Sicografía: Es la forma en que se escribe o se grafica un texto para identificar el evento, llamar la atención del público objetivo y comercializarlo.

Posicionamiento: Es la forma como perciben los consumidores la imagen de un producto o servicio. Esto es muy necesario para que la imagen obtenga un buen sitio y evolucione positivamente en el mercado.

Estrategia creativa: Plan elaborado para generar comunicación publicitaria eficaz por medio del adecuado manejo en la forma y en el fondo de los mensajes.

Objetivos de la estrategia:

* Fijar lo parámetros para el desarrollo de cada campaña.

* Comunicar información coherente e igual para todas las personas que interviene en la campaña, clientes, creativos y medios.

* Hacer continuamente una evaluación minuciosa para así juzgar las piezas de la campaña.

* Permitir el análisis de las comunicaciones adecuadas frente a la competencia.

Contenido de la estrategia:

1. Identificación de el evento: Es el nombre completo y exacto de cómo se quiere vender el evento (producto).

2. Producto: Describir las ventajas, los atributos, las diferencias frente a los competidores, la imagen de producto y elementos destacados del comportamiento.

3. Objetivo de la campaña: Es la acción que se desea obtener de parte de los consumidores frente al producto.

4. Competencia: Analizar las competencias directas e indirectas.

5. Concepto de producto: Idea, reunión de elementos comunicables de una manera creativa y eficaz.

Concepto: Es el posicionamiento publicitario sintetizado en una idea creativa. Crear es combinar elementos en formas nuevas, usar la imaginación para obtener resultados útiles para la comunicación y el posicionamiento publicitario.

Crear no consiste en realizar piezas agradables, sino publicidad eficaz que impacte, comunique y persuada.

Elementos de concepto creativo: encabezamiento de los textos, eje argumental de la campaña y frase que sintetiza el aspecto más representativo del concepto creativo de la campaña.

Normas que rigen la campaña: Unidad de campaña: Cuando sean varias las piezas que se preparan para una campaña deben tener características comunes destacadas que la hagan identificables y coherentes.

Es importante rescatar el beneficio más vendedor, una campaña es mas eficaz cuando se resalta un objetivo .El mensaje debe ser coherente con el uso y beneficio del producto.

El logo símbolo: Es un elemento grafico que representa la distinción de cada evento.

5.5. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS

Manteles: Los manteles que se utilizan redonda, mantelería cuadrada, mantelería de todos los colores, con los cubre manteles adecuados para las combinaciones, mantelería blanca, repasadores de todo tipo, servilletas.

Faldones: Este implemento se usa más que todo para la decoración de la mesa en la parte inferior el tamaño varia depende del tamaño de la mesa.

Tapetes: los tapetes son más que todo decorativos y se utilizan para la protección de los pisos del establecimiento.

Servilletas: la servilleta de tela se dobla y se coloca a la izquierda del plato, en la parte más exterior del tenedor.

Forros para sillas: Un forro de silla, sillón o sofá no sólo sirve de protector contra la suciedad o el desgaste del tapiz original de su mueble, sino que, también deben ser elaborados con un fin estético.

Vasos: Se denomina vaso a todo recipiente destinado a contener líquidos, para los eventos se utilizan una variedad de vasos como: Vaso Ballón, Vaso Branford, Vaso Máster, Vaso Paris, Vaso Pilsners, Vaso Princesa, entre otros.

Copas: Una copa es un vaso destinado a contener líquido para beber que posee un pie como base. Tienen una gran variedad entre ellas se encuentran las siguientes: Copa Ballón agua, Copa Ballón vino Blanco, Copa Ballón champaña, Copa Ballón champaña flauta, Copa Ballón Máster vino blanco, Copa Ballón Máster degustación, Copa Ballón Máster Vino Tinto, Copa Ballón Máster Aperitivo, Copa Banquet Vino Blanco, Copa Banquet Champaña, Copa Banquet Agua, Copa Cocktail Hurricane, Copa Convention Bebida Helada, Copa Convention aperitivo, Copa Convention Vino Tinto, Copa Convention Champaña, Copa jerez, Copa Brandy, Copa Wine, Copa Grappa, Copa Cognac, entre otras.

Jarras: Una jarra es una vasija de barro, cristal u otro material con el cuello y boca anchos y una o más asas. Existen varios tipos de jarras como: Jarra Britania que es para cerveza, la Jarra Minden;

también hay jarras de cristal para el agua y el Vino.

Mesas: Una mesa es un mueble con una o varias patas (frecuentemente cuatro) y tablero plano que se utiliza para dejar objetos. Las mesas tipo tablón son el equipo ideal para fiestas, banquetes, convenciones y hoteles. Medidas de 2.40 x 0.76 mt.

Sillas: Una silla es un mueble con respaldo, cuya finalidad es servir de asiento a una sola persona. La silletería que se utiliza normalmente para los eventos es de un material plástico con la intención que sea más económica para la empresa.

Carpas: Las carpas se fabrican en formas y estilos diversos, ideales para dar un techo y crear una atmósfera cálida a sus eventos. La decoración será la encargada de crear el ambiente perfecto.

Planta de sonido: La planta se utiliza como una fuente de sonido que da salida a los bafles los cuales son los encargados de reproducir el sonido.

Altavoz: Un altavoz (también conocido como parlante) es un transductor electro acústico utilizado para la reproducción de sonido. Uno o varios altavoces pueden formar una pantalla acústica.

Menaje: El menaje quizás es lo más importante de un evento de salón puesto que tiene los utensilios que se utilizaran en dicho evento, entre ellos se encuentran los siguientes: Plato Pando, Plato Postre, Cuchillos, Tenedores, Cucharas, Copas, Vasos, Bandejas, Trinchetes, Ceniceros, Charoles, Jarras, Samovares, Salseras, Fruteros, Hieleras, entre otros por no nombrarlos todos.

El Aire Acondicionado: El acondicionamiento de aire es el proceso más completo de tratamiento del aire ambiente de los locales habitados; consiste en regular las condiciones en cuanto a la temperatura (calefacción o refrigeración), humedad, limpieza (renovación, filtrado) y el movimiento del aire dentro de los locales. Si no se trata la humedad, sino solamente de la temperatura, podría llamarse climatización.

Amenities: Pequeños artículos de aseo personal que se colocan en los cuartos de baño de los hoteles. Artículos de acogida.

Alojamiento Rural: Agroturismo (farm tourism; agrotourisme). Tipo de turismo basado en el alojamiento en casas rurales y donde el usuario participa en las tareas cotidianas del lugar: agrícolas, ganaderas, artesanales.

Aparta hotel: "appart hotel" o "apartotel" es un conjunto de viviendas o departamentos equipados completamente para la vida cotidiana, con útiles de cocina, loza, ropa de cama, útiles de baño, heladera, etc., que cuenta con servicio de mucama, y todas las comodidades de un hotel (en algunos hasta sala de conferencia, fax, internet, piscina, spa, sala de masajes y relajación, etc.).

Establecimiento integrado por unidades de más de un ambiente organizado con el concepto de hotel en cuyas habitaciones o unidades de alojamiento (bungalows, villas, etc.) se facilita al turista la conservación y preparación de alimentos y dispone, por tanto, de cocina.

Apartamentos Turísticos: Son bloques de apartamentos, casas, bungalows y demás edificaciones similares que, disponiendo de las necesarias instalaciones y servicios.

Arribo: Establecer la hora de arribo de un huésped, para momentos de ocupación alta o por política u procedimiento de cada empresa.

Banda ancha: Se conoce como banda ancha en telecomunicaciones a la transmisión de datos en el cual se envían simultáneamente varias piezas de información, con el objeto de incrementar la velocidad de transmisión efectiva. En ingeniería de redes este término se utiliza también para los métodos en donde dos o más señales comparten un medio de transmisión.

Baño Turco: También conocido como hamam, es una modalidad de baño de vapor que incluye limpiar el cuerpo y relajarse. Han desempeñado un importante papel en las culturas del Este-Medio como punto de reunión social, de ritual de higiene y como elementos arquitectónicos.

Bar: Un bar (del inglés bar, barra), es un establecimiento comercial donde se sirven bebidas alcohólicas, no alcohólicas y aperitivos, generalmente para ser consumidos de inmediato en el mismo establecimiento en un servicio de barra.

Botones: Antigua denominación del que ahora es auxiliar de recepción y conserjería. Él botones es el encargado de ayudar con el equipaje.

Cajilla de Seguridad: Es un compartimento de seguridad que ha sido inventado para que su apertura sea muy difícil para personas no autorizadas y así poder guardar elementos de valor. Por lo general son fabricadas en un metal extremadamente duro, por lo que son muy pesadas y constan de un sistema de cierre que solo se puede abrir mediante claves secretas, y las cuales pueden cambiarse para preservar más aún la seguridad.

Centro de Negocios o Bussines Center: Sala de servicios de comunicaciones, impresión para los pasajeros que suelen contar con computadores, con conexión a internet, fax, fotocopias, etc.

Check In: Concepto que se refiere a los procesos de inscripción en un hotel o medio de transporte.

Check Out: Proceso de salida de un establecimiento hotelero con la correspondiente liquidación de la cuenta de gastos.

Cumplimentary: Indica un servicio que se presta gratuitamente.

Conserje: El conserje es el que tiene por profesión la custodia, limpieza y llaves de un edificio.

Cuentas por Cobro: En este módulo se controla la cartera de clientes del Hotel de manera automática, ya que está enlazada al 100% con el sistema de contabilidad tomando de esta fuente la información correspondiente a las cuentas por cobrar, logrando eliminar una doble captura y la posibilidad de errores en la misma. Comprende este sistema las operaciones provenientes de huéspedes y compañías a quienes se otorga crédito, así como de renta de salones, celebraciones y eventos diversos. Permite el sistema obtener reportes en el momento en que desee de manera actualizada.

Datafono: Equipo que conectado a la red telefónica convencional, permite el cobro mediante tarjetas de crédito o débito, con intercambio de información en tiempo real con el centro gestor de la tarjeta, incluyendo una petición de autorización y en su caso, el cargo en cuenta.

Efectivo: El efectivo está integrado por aquellas cosas que comúnmente se aceptan como medios de cambio. Para que sea considerada como efectivo, una cosa tiene que ser convertible inmediatamente a dinero en su valor nominal.

El efectivo disponible incluye: Billetes - Monedas.

Estadía: Periodo durante el cual se ocupa la habitación de un hotel. También esta la Estadía prolongada (overstay) que es permanecer en el hotel después de la fecha de salida.

Estándar: Modelo que se sigue para realizar un proceso o una guía que sirve para no desviarnos de una meta a la que se desea llegar.

Folio Huésped: Cuenta del huésped. Registro de pagos y deudas.

Formato Reservas: Documento donde se consigna toda la información personal de las personas que llaman hacer reservas al hotel, tales como Nombre del Solicitante: No. Identificación: Celular: Dirección: Telefax: Email: Descripción del Servicio a Reservar: etc.

Front Desk: Lugar del lobby donde está ubicada la Recepción, también denominado Front Hall.

Hostal: Tipo de alojamiento turístico desaparecido en la mayoría de las Comunidades Autónomas, que designa a una Pensión sin estrellas.

Hotel: Un hotel es un edificio planificado y acondicionado para albergar a las personas temporalmente, y que permite a los viajeros, alojarse durante sus desplazamientos. Los hoteles proveen a los huéspedes de servicios adicionales como restaurantes, piscinas y guarderías.

Algunos hoteles tienen servicios de conferencias y animan a grupos a organizar convenciones y reuniones en su establecimiento.

Huésped: Desde el punto de vista jurídico, se le puede definir como la persona que se aloja en un establecimiento hotelero mediante contrato de hospedaje día a día. También tenemos Huésped long stay, que es aquella persona alojada en un establecimiento hotelero cuya estadía supera los 14 días.

Huésped con Reserva: Huésped que tiene su reserva separada.

Huésped Walk-in: Huésped que llega al hotel sin reservaciones previas.

In: Utilizado para especificar registros de una base de datos.

Junior Suite: Denominación habitual de las habitaciones dobles con salón

Late Check Out: Cuando un huésped desea salir después de la hora normal del check-out, quedando a criterio de la Gerencia el cobrar o no la estadía extra.

Lobby: Área de entrada al hotel para el público.

No Show: Término empleado para definir la no presentación de un cliente a un servicio previamente contratado y que generalmente implica la pérdida del mismo. También puede aplicarse a aquellos que no utilizan el servicio por no estar en posesión de los documentos requeridos.

Out: Salida de los huéspedes.

Plan Americano: Servicio que incluye, alojamiento, desayunos y servicios del hotel.

Plan americano modificado: Servicio que incluye alojamiento, desayuno, almuerzo o cena y servicios del hotel.

Plan Europeo: Únicamente incluye alojamiento por noche o por persona en el hotel.

Posadas Turísticas: Las posadas turísticas tienen potencial para promover el turismo extranjero, pues disponen de atractivos turísticos diversos y cuentan con la infraestructura básica para consolidar procesos de desarrollo de la actividad.

Pre-arribo: Es anunciar la llegada de un huésped con anticipación.

Recepcionista: Recepcionista es la persona que atiende a los usuarios de un edificio o lugar destinado a ese fin, proporcionando todo tipo de información y asistencia; por lo general ha sido entrenada o conoce alguna de las ciencias secretariales.

Recintos de Campamento: Espacios de terreno debidamente delimitados, dotados y acondicionados, destinados a facilitar a las personas, de modo habitual y mediante un precio un lugar para hacer vida al aire libre durante un tiempo limitado con fines vacacionales o turísticos y utilizando como residencia albergues móviles, tiendas de campaña, caravanas, u otros elementos similares fácilmente transportables.

Registro hotelero: Es el sistema mediante el cual el hotel registra todas las habitaciones y mobiliarios de estos.

Reporte Ama de Llaves: Es el mas importante eslabón en la cadena de servicios en todas las categorías de establecimientos; mantiene actualizada la disponibilidad de las habitaciones, verificando las posibles discrepancias que existan entre este departamento y la recepción.

Reserva Garantizada: Un mutuo contrato entre el huésped y el hotel, donde uno se comprometerá a proveer los servicios requeridos y el otro pagará por ellos.

Restaurante: Un restaurante es un comercio en el mayor de los casos público donde se paga por la comida y bebida, para ser consumidas en el mismo local. Hoy en día existe una gran variedad de modalidades de servicio y tipos de cocina.

Room Rack: Panel o casillero en las que están representadas todas las habitaciones del hotel y que sirve para controlar permanentemente las mismas.

Room Service: Llamado servicio a las habitaciones, son aquellos en los cuales se sirve en el cuarto de A&B.

Room Status: Indicador del estado de disponibilidad de una habitación con respecto a las reservas.

Salones para Eventos: Esta dotado con toda clase de menaje, lencería, decoración y hay varios salones como el de las reuniones sociales, corporativas etc.

Stay Over: El huésped que atrasa su salida por una noche o más.

Suite: Conjunto de dos o más habitaciones con sus respectivos cuartos de baño, y al menos un salón común. También existe la Suite de Hospitalidad, esta es una suite o habitación grande que se utiliza para el entrenamiento de los huéspedes que asisten a una conferencia o para los delegados a la misma.

Tarjeta de Crédito: Es una tarjeta de plástico con una banda magnética, a veces un microchip, y un número en relieve que sirve para hacer compras y pagar préstamos en fechas posteriores. Entre las más conocidas del mercado están: Visa, American Express, MasterCard y Diners Club, JCB, Discover, entre otras.

Tollfree: Llamada gratis; llamada libre de cargos que se utiliza para las llamadas telefónicas a distancia.

Up Grade: Significa cambiar a un alojamiento de mayor categoría; puede involucrar un pago adicional. Término empleado cuando se produce una mejora en la categoría de un producto. Acción de dar a un cliente un producto o servicio de mayor categoría que el contratado.

Valet Parkin: Empleado de Guest Service Department, cuyas funciones son recibir los vehículos de los huéspedes/clientes y entregarlos a su requerimiento.

Voucher: Bono de Agencia, empleado como documento acreditativo de la reserva de un cliente por parte de una agencia de viajes y que es entregado como forma de pago al proveedor del servicio.

Zona Húmeda: Las zonas húmedas son ecosistemas de transición entre los acuáticos y los terrestres. Pueden estar cubiertos por aguas someras o tener el nivel freático a ras de suelo o a pocos centímetros de profundidad. Ocupan superficies considerables alrededor de las aguas estancadas o de curso lento.

Ruche: Tipo de mantel que se coloca en la parte posterior de la mesa en dobles cubriendo todo el borde de esta.

Video Beam: Se utiliza para proyectar la imagen de video del computador en una pantalla o una pared blanca.

Cash: Se refiere a dinero efectivo o a activos muy líquidos, también se utiliza para describir al mercado spot (que se puede convertir rápidamente en efectivo).

Canapé: Los canapés son aperitivos elaborados de pequeño tamaño y generalmente decorados que se cogen con los dedos y a menudo se comen de un bocado. Son delicias tradicionales de fiestas y celebraciones en donde se sirven de pie antes de la comida principal.

Enología: La enología es la ciencia, técnica y arte de producir vino. El enólogo es el asesor técnico responsable de dirigir el proceso de elaboración del vino. Es el experto que supervisa en la bodega

tanto la elaboración, el almacenaje, análisis, conservación, embotellado y comercialización del vino.

Tapas mantel: Son manteles que también tienen el nombre de sobre mantel que se colocan en forma diagonal sobre la mesa.

Tablones: Tabla grande y gruesa que sirve para formar mesas.

6. METODOLOGÍAS DE INVESTIGACIÓN

6.1. V DE GOWIN

Figura 13 V DE GOWIN

6.2. FLUJOGRAMA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

TRABAJO EN EQUIPO

LIDERAZGO

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

EQUIPOS DE TRABAJO

ORATORIA

PROGRAMACION, CONTROL Y PLANIFICACION DE EVENTOS

ORGANIZACION DE

EVENTOS

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN

HERRAMIENTAS DE COMUNICACION

ESTRATEGIAS

CREATIVIDAD

ESTRATEGIAS DE NEGOCIACION

ATENCION AL PÚBLICO

CALIDAD DE SERVICIO

VENTA PROFESIONAL

7. DISEÑO METODOLOGICO

7.1. PROTOCOLOS SOCIALES

7.1.1. Protocolo matrimonio

Tan pronto una pareja formaliza una relación debe informar, la feliz noticia, a sus respectivos padres y preparar una reunión para presentar al futuro miembro político de la familia.

Pedida de mano: El novio, en compañía de sus padres hace una visita oficial a los padres de la joven y piden su mano; sin embargo, este acto de cortesía ya no es habitual. En esta oportunidad se hace la entrega del anillo del compromiso.

La novia por su parte ofrece un obsequio al novio, consistente en un libro, reloj, mancuerdas entre otros.

Agenda para la boda:

De ocho a seis meses antes de la boda:

* Elaborar el presupuesto.

* Elegir las personas que integraran el cortejo.

* Reservar la iglesia para la ceremonia eclesiástica.

* Reservar los salones para la recepción.

* Decidir y apartar el viaje de luna de miel.

* Reservar las flores para la iglesia y la recepción.

De seis a tres meses antes de la boda:

* Elegir y encargar los trajes para la novia, el novio, y padrinos.

* Elegir las invitaciones.

* Elaborar lista de invitados.

* Verificar la documentación requerida para la boda civil y religiosa.

* Escoger la música y la decoración.

* Reservar los servicios de fotografía y video.

* Seleccionar anillos

De tres a dos meses antes de la boda:

* Enviar las invitaciones.

* Reservar alojamiento para los invitados que vivan lejos de la ciudad.

* Escoger menú y confirmar el evento.

* Encargar las flores.

* Comprometer la fecha de ensayo de boda.

De dos a tres semanas:

* Adquirir las bebidas.

* Verificar el número de invitados.

* Confirmar flores.

* Prueba final del traje de novia y novio.

* Degustar el menú.

Una semana antes:

* Comprobar los preparativos.

* Revisar lista de invitados.

* Organizar la despedida de soltero.

* Ensayo de boda.

Despedida de soltera (kitchen shower): La organiza la mejor amiga de la novia; puede ser discreta y formal como divertida en algún club de la ciudad.

Obligaciones monetarias: El novio adquiere el anillo de matrimonio y el de bodas, los licores de recepción y la luna de miel; los padres de la novia pagan las invitaciones, las flores, el vestido de novia, la comida y la torta. (Esto es un protocolo opcional).

Invitaciones: El material debe ser de la mejor calidad, preferiblemente blanco o marfil, letra manuscrita y tinta negra; aunque en ocasiones se utiliza el color de decoración de la boda. Cuando el matrimonio es muy formal, se utilizan dos sobres: en el primero se escribe los nombres y apellidos con la dirección del destinatario. En el segundo va la tarjeta de invitación. En la tarjeta va los nombres de los padres de la novia, seguido de los del novio; bajo estos el nombre de los novios empezando por el del novio. Cuando uno de los contrayentes vienen de parejas divorciadas y la madre se ha vuelto a casar, se imprime su nombre y un apellido de soltera.

Vehículo nupcial: Si la boda es fuera de la ciudad es apropiado carruajes tirados por caballos; si es en la cuidad una limousine o automóvil de lujo es el indicado.

El orden de llegada de los novios, padres y miembros importantes se sugiere que sea de la siguiente manera:

* Vehículo número uno: Este llega primero a la iglesia y lleva al novio, madre del novio o madrina y chofer.

* Vehículo número dos: Es el segundo en llegar y lleva a la madre de la novia, damas de honor y chofer.

* Vehículo número tres: Es el tercero en llegar y lleva al padre del novio, miembros de la corte y chofer.

* Vehículo número cuatro: Es el ultimo en llegar y lleva a la novia, padre de la novia, chofer o cochero

Corte nupcial:

* La dama de honor es la hermana de la novia o la mejor amiga de la novia.

* Las damas de la corte son en número par y son elegidas por los familiares y los novios, opcionalmente pueden estar acompañándolas unos caballeros.

* Las floristas son dos niñas que van esparciendo pétalos de flores delante de la novia.

* El pajecillo es el encargado de llevar las sortijas en un cojín de satén.

* El padrino de la novia es su padre o un familiar allegado.

* La madrina del novio es su madre o un familiar allegado.

Cortejo de entrada a la iglesia: Los primeros asientos son para la familia de los novios; a la derecha estarán ubicados la familia y amigos del novio, y a la izquierda la familia y amigos de la novia.

La ubicación de los novios y de padrinos entre otros puede ser de la siguiente manera:

Figura 14 Cortejo de ingreso a la iglesia.

Recepción: En línea de recibimiento se sitúan los novios y padres de los novios como ilustra la siguiente figura:

Figura 15 Línea de recibo en recepción.

Los invitados en forma ordenada felicitan a los novios y padres de los novios.

Luego los invitados pasan al salón, se ubican en la mesa que les corresponden y sirven champagne. Finalizados los saludos los padres y los novios se ubican en una mesa especial para ellos.

Brindis: Al inicio del banquete el padre o padrino ofrece unas palabras por la felicidad de los novios; luego el novio da algunos elogios a la novia y agradece a los padres de esta.

Torta de boda: Después de la comida los novios cortan la torta; la novia toma una paleta y el novio coloca la mano sobre la de ella y le ayuda a cortar; la primera porción es para los novios. Para lo invitados parte algún familiar o empleado.

7.1.2. Protocolo cumpleaños

Las fiestas infantiles: Las invitaciones para los cumpleaños se encuentran en cualquier local comercial y listas para organizar los datos personales y dirección de los invitados. El sobre de las invitaciones debe llevar el nombre de los niños y debe ser enviada con 15 días de anticipación.

Teniendo en cuenta los espacios se recurre frecuentemente a salones, restaurantes o clubs para realizar las celebraciones.

El cumpleañero saluda en la entrada a los invitados, recibe y agradece los regalos; un adulto se hace cargo de las chaquetas de los niños para luego integrarlo a las actividades que se estén desarrollando.

Se decora el lugar con motivos infantiles, se coloca una cantidad suficiente de globos, serpentinas, entre otros; se aconseja contratar payasos, adquirir piñatas para la distracción de los niños.

Es tradición obsequiar a los asistentes gorros, pitos, bonetes, de manera que al pasar a la mesa, para cantar el cumpleaños feliz, lo lleven puesto; el agasajado tiene uno especialmente decorado.

En la mesa arreglada para la ocasión y de preferencia con mantel y utensilios desechables se disponen: la torta, los helados, las galletas, los dulces, entre otros; también se puede brindar un platillo saldo, consistente en sándwich, perros calientes, pequeñas porciones de pizza; se recomienda no incluir goma de mascar.

Se canta el feliz cumpleaños antes de que se apaguen las luces; luego el niño corta la torta y se reparte entre los invitados.

Es recomendable que por cada diez niños halla un adulto responsable pendiente de ellos y de esta manera evitar los accidentes.

En este tipo de fiestas se da un recordatorio que puede consistir en unas golosinas decoradas llamativamente.

Al finalizar la fiesta el niño invitado da las gracias al festejado y sus padres por las atenciones.

Figura 16 Fiesta de cumpleaños.

Las fiestas para adultos ya son de otra índole y estilo como lo son cenas formales, fiestas en clubs y actividades de esparcimiento.

7.1.3. Protocolo primera comunión y confirmación

Debido a que un gran porcentaje de la población del Oriente Antioqueño es católica consideramos pertinente tener en cuenta los protocolos para el desarrollo y celebración de este tipo de actividades.

Primera comunión: Este acto se prepara con meces de anticipación debido a que el niño debe recibir unas instrucciones religiosas especificas, en ocasiones esto también va para los padres y padrinos.

Vestuario: Las niñas pueden usar traje blanco largo, manga de acuerdo con el clima, guantes blancos, velo corto, cirio decorado con flores, el libro y el rosario. Los niños usan trajes en color azul o blanco, pantalón oscuro y chaqueta beige; a este conjunto se añade el brazal de cinta blanca en la manga derecha, que termina con un lazo. El cirio, el libro, el rosario y los guantes blancos complementan el traje.

Recepción: Generalmente se acostumbra a celebrar en las mañanas. Luego de la ceremonia se ofrece un brunch (desayuno-almuerzo) si es mas formal se brinda un almuerzo. Los padres y el homenajeado reciben a los invitados los cuales le dan al agasajado las felicitaciones. Cualquiera que sea el tipo de agasajo, nunca debe de faltar la tradicional torta. Los padres pueden dar recordatorios y estampas conmemorativas.

La confirmación: Se realiza después de un tiempo de preparación y consiste en una formación religiosa tanto para el confirmado como para el padrino.

Vestuario: El traje para esta ocasión es libre no hay ningún parámetro que rija la vestimenta para esta ocasión, lo único que se pide por respeto a lo que se va a celebrar y al clero es que sea un traje sin mucho escote e indicado para lo que se va a celebrar.

7.1.4. Protocolo de fiesta de quince años

La fiesta rosada: Las invitaciones para la celebración se envían con un mes de antelación; para las invitaciones se utiliza papel de le mejor calidad preferiblemente rosado o beige; en ella se imprime el nombre de los padres como anfitriones o en ocasiones el de la quinceañera. En la tarjeta están los detalles de la recepción, la solicitud de confirmación al margen derecho, con las siglas S.R.C (sírvase contestar por favor).

La quinceañera usa un traje rosado o beige; aunque hoy en día los colores han variado utilizando azul, fucsia, verde, o violeta. A ninguna invitada le es permitido usar un traje de color similar al de la cumpleañera.

Figura 15 Fiesta de quince años.

En la recepción, en la línea de recibimiento se ubican los padres y la quinceañera en el siguiente orden padre, quinceañera, y madre.

Después de la línea de recibimiento ya en el salón la corte integrada por los caballeros y las damas, entra al salón a los acordes de un vals, las damas llevan una vela encendida o una rosa y forman una calle de honor agasajando a la cumpleañera. Las señoritas de la corte y sus caballeros forman una media circunferencia, para que la quinceañera y su padre dancen a los acordes de un vals; durante el baile ella va apagando las velas.

Se recomienda ofrecer un buffet. Al finalizar el servicio se llama discretamente a los invitados para cantar el cumpleaños feliz.

Después de terminado el acto se dan los agradecimientos tanto por parte de los anfitriones como por parte de los invitados.

7.1.5. Protocolo de obtención del titulo de bachiller

En la tarjeta de invitación debe estar el nombre del plantel educativo y demás datos de la recepción.

Los graduados ingresan al acto de acuerdo al orden alfabético de sus apellidos; en esta ceremonia se entrega el titulo de bachiller y el anillo de grado.

Luego de esta ceremonia continua la recepción, donde los graduados usan traje de etiqueta y complementan este atuendo con un arreglo de flores sujetas con una liga, en la muñeca derecha.

Antes del brindis que estará a cargo de un representante de los padres de familia, se hará circular entre los invitados el licor; después vendrá un vals en el cual los graduados bailaran con su padre o madre según como sea el caso; terminado esto se continúa con música bailable.

Se disponen mesas especiales para las autoridades del plantel y para los graduados, y otras para los familiares e invitados, para seis u ocho personas. Se ofrece una cena y la torta de rigor.

7.1.6. Protocolo de graduación de un profesional

Cuando el graduado se encuentra en la defensa de la tesis y tiene determinado el día y la hora de este, invita algunos familiares y amigos para que presencien la exposición. Finalizado la exposición se brinda al jurado y al público una copa de champagne acompañada de algunos pasabocas.

Otra opción es la organización de un acto social en conjunto. En este caso, es necesario elaborar un programa que tendrá entre otros puntos la entrega de un presente, para todos los graduados y autoridades; las palabras de una autoridad del centro educativo y para finalizar un corto discurso y brindis a cargo de un representante de los graduados.

Si algún graduado realiza una celebración individual, deberá enviar las invitaciones con un mes de anticipación o por teléfono con una semana de anterioridad; en las tarjetas pueden estar los

nombres de los padres del graduado o solo del graduado cualquiera de las dos alternativas son validas.

Los invitados como muestra de complacencia ante el logro alcanzado se presentan con un obsequio como libros, flores, etc.

7.1.7. Protocolo de aniversario de bodas

Los aniversarios de bodas: plata, oro y similares constituyen un evento social. Requiere de algunos meses o semanas de preparación.

Las bodas de plata u oro consisten en una celebración social y a veces religiosa para recordar el matrimonio; se celebran las de plata a los 25 años de casados y de oro a los 50 años de matrimonio. El significado que se le da a esta celebración es la demostración de amor entre los esposos y tiene como objetivo fortalecer y exaltar la unión del matrimonio y el valor del amor como sustento de la familia.

Usualmente la pareja compra nuevos aros, la vestimenta va de acuerdo con la formalidad y la hora de la reunión, el cortejo entra a la iglesia a los acordes de la marcha nupcial precedido por el pajecillo quien porta los aros.

En la recepción la línea de recibimiento esta integrada por la pareja que conmemora su aniversario, el brindis esta a cargo del mayor de los descendientes, la pareja que celebra su aniversario puede encontrar con esta la oportunidad de un buen motivo para salir de viaje.

Celebraciones matrimoniales

1 Año | Bodas de Papel |

2 Años | Bodas de Algodón |

3 Años | Bodas de Piel |

4 Años | Bodas de Seda |

5 Años | Bodas de Madera |

6 Años | Bodas de Hierro |

7 Años | Bodas de Cobre o Lana |

8 Años | Bodas de Bronce |

9 Años | Bodas de Cerámica |

10 Años | Bodas de Aluminio |

11 Años | Bodas de Acero |

12 Años | Bodas de Lino |

13 Años | Bodas de encaje |

14 Años | Bodas de Cristal |

20 Años | Bodas de Porcelana |

25 Años | Bodas de Plata |

30 Años | Bodas de Perla |

35 Años | Bodas de Coral |

40 Años | Bodas de Rubí |

45 Años | Bodas de Zafiro |

50 Años | Bodas de Bodas de Oro |

55 Años | Bodas de Esmeralda |

60 Años | Bodas de Diamante |

7.1.8. Protocolo en un restaurante

Reservación: La elección de local y reservación se hace por lo menos con dos semanas de anterioridad; se escoge un menú similar para todos los invitados, donde se tomaran en consideración sus gustos y costumbres.

Llegada de los invitados: A los anfitriones les corresponde llegar momentos antes de la hora indicada; pero si sufren un retraso y sus invitados llegan antes, estos pueden ordenar un aperitivo y aguardar en el bar.

Las copas de los aperitivos que se encuentran llenas al pasar a la mesa, se dejan en el bar; son los empleados, del restaurante, quienes las acercaran a la mesa.

Si algún invitado se retrasa, y el anfitrión y sus invitados se encuentran ya en el comedor, esta persona se hace conducir a la mesa por el maître. A su llegada el anfitrión se pone de pie para saludar y hace las presentaciones; su esposa y el resto de los invitados permanecen sentados; excepto, cuando ella reciba en calidad de anfitriona, entonces se pone de pie para saludar.

En la mesa: Si desea tener en las mesa lugares específicos (place cards) con los nombres de los invitados, da a conocer este particular al maître uno o dos días antes. También los anfitriones pueden sugerir en ese momento los puestos a los invitados alternando damas y caballeros. Se tiene presente que los esposos no se sientan juntos, y los novios no son separados

.

Figura 17 Montaje de mesas en un restaurante.

Vino: Cuando se ha elegido un menú similar para todos los comensales, la elección del vino no es un problema; pero si la selección de la alimentación recae en cada invitado, se tiene una combinación de carnes blancas y rojas, en ese caso se ordena una botella de vino blanco y otra de tinto.

Si se prefiere unificar el tipo de bebida, se puede solicitar champagne (formal) o vino rosado (informal).

Un empleado trae la botella y presenta el corcho al anfitrión, para que lo perciba y confirme que ha estado almacenado en posición horizontal; luego le enseña la marca y le sirve un poco, el

anfitrión bebe y da a conocer su agrado con una leve señal. El mesero inmediatamente llena las copas de los invitados y regresa para terminar con la del anfitrión.

El anfitrión puede rechazar el vino, si estuviera agrio o su aroma disminuido, en cuyo caso, el empleado se lleva la botella y trae otra de igual marca y color.

La cuenta: Para el pago de la cuenta se puede optar por las siguientes opciones:

* El anfitrión puede solicitar al gerente del restaurante que la cuenta sea enviada a su casa o su oficina.

* Momentos antes de que finalice la comida el anfitrión se levanta discretamente de la mesa para cancelar la cuenta, e inmediatamente reincorporarse al grupo.

* Cuando se trata de un grupo pequeño, el anfitrión sencillamente solicita la cuenta y cancela de preferencia con cheque o tarjeta de crédito. El uso de dinero en efectivo se considera no elegante.

7.1.9. Protocolo de servicio de mesas

Aperitivos: En el momento que llegan los invitados se debe servir los aperitivos. Dentro de estos podemos nombrar: Whisky, Jerez, Vino, Coctel.

Los empleados o personal de apoyo deben ofrecer a los asistentes para el efecto, arreglan una bandeja cubierta por un mantel y sitúan las bebidas en vasos cortos, aquellos que se sirven con hielo o puros y en vasos largos, los que contengan cualquier tipo de mezcla.

Menú: El menú para una comida depende de la hora, el lugar y la formalidad de la reunión. Para planearlo se tiene en cuenta los gustos y las costumbres de los comensales.

El menú además de equilibrado debe ser variado. Se evita disponer de un menú típico a invitados extranjeros, a menos que lo soliciten.

1. Cuando se trata de mesas rectangulares u ovaladas, se distribuye a los comensales partiendo de los centros (francés) o de las cabeceras (anglosajón). La primera opción tiene la ventaja de que los anfitriones se encuentran mas cerca del mayor numero de invitados.

Partiendo de los centros o de las cabeceras, los anfitriones se sientan uno frente del otro, los invitados de honor a su derecha, los que siguen en importancia a su izquierda. De esta manera, el anfitrión se sitúa entre dos damas y la señora entre dos caballeros. Luego se alterna, en orden jerárquico, una dama y un caballero.

2. En caso de que fuera el anfitrión solo, solicita compartir la presidencia de la mesa con el invitado de honor, o con la persona mas distinguida de la reunión.

3. Para mesas redondas se sugiere que los invitados se sienten alternando una dama y un caballero. El uso de las tarjetas de mesa (place card), que establecen el lugar de los convidados, queda a discreción de la anfitriona.

4. Para mesas rectangulares que formen un cuadrado entre si. Se establece en cada lado el sitio de honor y a partir de este, se ubican los convidados. Las personas que queden en los filos serán las de menor jerarquía en el orden estrictamente protocolar. Los anfitriones y sus invitados de honor se sitúan en la mesa rectangular ubicada frente a la puerta de ingreso.

Las fuentes, con la comida, se ofrecen por el lado izquierdo de los comensales. Los platos se retiran, una vez que todos hayan terminado de comer, por la derecha: de dos en dos, sujetando un plato en cada mano o sobre una bandeja.

Figura 18 Montaje de servicio de mesa

Cuando haya que cambiar un plato usado, por otro limpio; simultáneamente se retira el primero, por la derecha del comensal y se repone el otro, por la izquierda.

Se sirve en primer lugar a la invitada de honor, sentada a la derecha del anfitrión; a la señora ubicada a su izquierda, al resto de damas y finalmente a la anfitriona. Se sirve inmediatamente al caballero en cuyo honor se realiza la cena, sentado a la derecha de la anfitriona, al señor a la izquierda de esta, al resto de caballeros y finalmente el anfitrión.

En lugares que no sean restaurantes, se observan el siguiente procedimiento: el vino se sirve por la derecha del invitado inmediatamente después de cada plato, se llenan los dos tercios de la capacidad de la copa. Se ofrece un vino blanco antes de un añejo; nunca a la inversa.

Para servir el vino, se presenta la botella envuelta por una servilleta (dejando ver la etiqueta) se la toma, con la mano derecha, por el centro de su parte mas ancha.

Brindis: En una cena se procede de la siguiente manera: el brindis lo ofrece el anfitrión, al inicio de la comida, con el primer vino; si adicionalmente al vino, se ha previsto brindar champagne, el ofrecimiento se hace con esta bebida antes de postre.

7.2. DISEÑO DE PROGRAMAS

7.2.1. Esquema protocolo y logística

Protocolo y logística en las Empresas |

Por su naturaleza | * Estructural * De gestión * De atención a personalidades * De la eficacia personal |

Por su propósito, área de acción destinatario. | * Oficial * Religioso * Civil * Oficial del estado * Diplomático * Social|

Objetivos del protocolo | * Evitar improvisación * Orden perfecto * Facilitar el cumplimiento del acto, a través del trabajo bien hecho. |

Esfera publica | * Oficial: Acto organizado por las instituciones del estado y ramas de la administración. * No oficial: Organizan el acto personas que no pertenecen al ámbito oficial, para amplios sectores de la sociedad|

Esfera privada | Formal: Se mantiene cierto ceremonial o formalidadesInformal: No requieren ceremonial pero si cierto decoro. |

Protocolo al servicio de la imagen institucional | - En los actos corporativos la organización cobra vida en las personas que lo representan.- Las nuevas tecnologías de comunicación: las audiovisuales. Se necesita apoyo de imágenes ySentimientos.- Empresas e instituciones: Presencia de los medios de comunicación. Actos sociales |

Clasificación de actos institucionales y presidencias | - Actos corporativos externos: relación con otras empresas.- Actos internos: Implican a toda la organización, sin relación con otras entidades aunque haya invitados ajenos a la entidad. |

Actos propios de la Empresa | La propia empresa será la que marque las pautas para la organización de sus actos; por supuesto las voces que se dejaran oír la de la Directiva y la del Consejo de Administración, a cuya cabeza figura el presidente, realmente será la propia estructura de la empresa, y su naturaleza la que establezca la prelación interna de sus mandos, |

Reuniones de Trabajo | Las reuniones son muy útiles siempre y cuando se tenga claro el objetivo que se quiere alcanzar.Una reunión interna se convierte en uno de los principales vehículos de comunicación en laEmpresa; los empleados intercambian información entre sí, se plantean, posibles cambios o problemas que han ido surgiendo, etc. Es fundamental su planificación, y siempre será el convocador quién marque las pautas, teniendo en cuenta la categoría de los asistentes.En las reuniones externas, aunque el protocolo empresarial se rija por la jerarquía, siempre la empresa se convierte en anfitrión, por lo que cede ese “protagonismo”. En este caso, el anfitrión-organizador es el emisor del mensaje en ese sistema de comunicación que constituye cualquier acto corporativo. Es el responsable porque es quien convoca, organiza, coordina, asume los gastos y debe en consecuencia rentabilizar el acto.|

Fases de un Acto | Las fases que a lo largo de la preparación y ejecución de un acto que pueden producirse responden a los siguientes escalones:- Fase de tanteo.- Fase de información.- Fase de recopilación.- Fase de anteproyecto.- Fase de discusión técnica.- Fase de proyecto y programación.- Fase de organización.- Fase de Taquilla.- Fase de comunicación Interna y Externa.- Fase de ensayos.- Fase de ejecución.- Fase de ValoraciónHay que advertir que la proliferación de fases dependerá de la complejidad del acto, el número de factores intervinientes y su posible trascendencia. |

7.2.2. Esquema para la organización de programas pedagógicos

7.2.3. Esquema para la organización de conciertos y eventos al aire libre

7.2.4. Esquema para la organización de programas recreativos

7.2.5. Esquema para la organización de programas de capacitación

7.2.6. Esquema de términos para selección y contratación de los servicios de alojamiento

8. POBLACIÓN Y MUESTRA

L población y muestra esta representado por aprendices e instructores del Centro de la Innovación la Agroindustria y el Turismo – SENA.

De acuerdo a las características de población objeto de estudio, se hizo un recorrido por las empresas prestadoras de servicios del oriente Antioqueño que nos permitió reconocer y anotar las dificultades que se prestan en las empresas en cuanto a etiqueta y protocolo.

Las técnicas utilizadas para la recolección de la información fueron:

* La observación directa.

* Encuestas aplicadas a empresarios.

Para la aplicación en torno a la observación directa, se utilizó el dialogo para tener un contacto mas objetivo con la realidad, el cual constituye una base verificable de la información, especialmente para las empresas prestadoras de servicio.

9. HIPÓTESIS

Según la investigación realizada las debilidades que presentan las empresas del Oriente Antioqueño respecto a protocolo y logística son resultado de la falta de conocimiento sobre el tema y la escasa bibliografía que se encuentra sobre esta área. Por eso se busca que mediante la implementación de este compendio y a través de la información que poseen los Técnicos en

Organización de Eventos Turísticos y Recreativos se superen estas debilidades y se mejore la competitividad.

9.1. VARIABLES

Variables independientes:

* La mayoría de las empresas Recreativas y Turísticas no tienen un protocolo establecido para garantizar la calidad en los programas y servicios turísticos y recreativos.

* Carencia de estrategias metodológicas que promuevan el desempeño productivo, y que revelen unos resultados de acuerdo a los objetivos establecidos y a las metas que se quiera alcanzar.

* Deficiencia en la realización de las propuestas para la organización y ejecución de un evento.

* Ausencia de protocolo y logística en las empresas Recreativas y Turísticas del oriente Antioqueño.

* Empirismo en la prestación del servicio al cliente tanto en conocimientos como en acciones.

* Falta de manejo de una segunda lengua como el ingles, esencial para la competitividad y el posicionamiento de las empresas.

Variables dependientes:

* Esto produce menos competitividad en el mercado, dificultando su posicionamiento.

* Falla en la articulación de ideas que presentan las empresas frente a su productividad y eficiencia.

* Poca motivación por parte del cliente, provocando la disminución en la prestación de los servicios de la empresa al consumidor.

* La monotonía y carencia de innovación en las actividades a realizar en todo tipo de eventos.

* Ausencia de bases sólidas que permitan el fortalecimiento de las empresas, debido a que no poseen las herramientas necesarias para ejecutar las acciones.

* No esta apto para cumplir los estándares requeridos para competir con otras empresas, dificultando la globalización de esta.

10. INSTRUMENTOS

10.1. ENCUESTA PARA EL PÚBLICO

Nombre: ____________________________________________________

Cargo: ____________________________________________________

1. En general, la empresas del Oriente Antioqueño:

a. Sobrepasa sus expectativas.

b. Satisface sus expectativas.

c. No satisface sus expectativas.

2. Que nos recomendaría usted para mejorar la calidad de los servicios de las empresas del Oriente Antioqueño en cuanto a logística y protocolo?

a. Una mejor articulación de los servicios.

b. Capacitaciones sobre logística y protocolo

c. Contratación o vinculación de personal capacitado en el área.

3. Considera usted importante la logística y protocolo en la vida diaria?

a. Muy importante

b. Normal

c. No es necesaria

4. Considera usted que es necesario la implementación de logística y el protocolo en las empresas del Oriente Antioqueño?

a. Si

b. No

c. Un poco

10.2 TABULACION DE LAS ENCUESTAS

PREGUNTAS | OPCIÓN A | OPCIÓN B | OPCIÓN C |

1 | 8.3% | 83.3%| 8.3% |

2 | 25% | 50% | 25% |

3 | 50% | 33.3%| 16.6%|

4 | 50% | 25% | 25% |

* Según el resultado de las encuestas un gran porcentaje de la población se encuentra satisfecho con las empresas del Oriente Antioqueño.

* Las encuestas demuestran que para la población es muy importante el desarrollo de la logística y el protocolo debido a que por medio de estos la región se fortalece y mejora sus productos.

* Un gran porcentaje de la población maneja en su vida diaria el protocolo y la logística.

* Según las encuestas es necesario implementar la logística y el protocolo en las empresas del Oriente Antioqueño.

11. PROPUESTA

Crear una empresa prestadora de servicios en logística y operación de eventos, enfocada en la capacitación de empresas y en la implementación de manuales internos acerca de protocolo y la logística en las empresas del Oriente Antioqueño, por ende fortalecer el desempeño de estas y tener una fuente de ingreso propia a través del desarrollo de actividades como organizadores de eventos.

12. CONCLUSIONES

* Con la aplicación de los conocimientos aprendidos podemos reconocer las debilidades que tienen las empresas a nivel de etiqueta y protocolo y así poder proporcionar un plan que sirva para mejorar y prestar un buen servicio que genere una mayor aceptación en la región.

* Todo lo relacionando con nuestro campo de estudio nos permite aportar conocimientos que refuercen la importancia del protocolo y la logística en las empresas del Oriente Antioqueño.

* A través del desarrollo de este proyecto se fortalecieron conocimientos mediante el espíritu investigativo que exigía la realización de este compendio bibliográfico con información importante y de gran aporte para la implementación en las empresas.

BIBLIOGRAFIA

* www.carm.es

* Etiqueta para profesionales, Margot Mccloskey Colón, Norma

* Los valores en la convivencia humana, edición Mmviii, Cultural, S.A.

* www.fuzzionproducciones.blogspot.com

* www.co.globedia.com/celebracion-anos-datos-import

* www.bodas.net/emp/fotos

ANEXOS

Check list del evento de la celebración del día del turismo.

FORMATO CHECK LIST EVENTOS | |

| |

EVENTO: Celebración del día Internacional del Turismo. "El turismo toma vida" | |

FECHA: 30 de Septiembre de 2009 | |

| |

ACTIVIDADES | REQUIERE | CANT | DESCRIPCIÓN | FECHAS | LISTO | |

| SI | NO | | | | SI | NO | |

EQUIPOS | |

Video beam | x | | 3 | Proyección de videos referentes al turismo durante todo el transcurso del día. | 30 de sep. | | | Aula # 3 |

Pantalla Lona | x | | 3 | Proyección de videos referentes al turismo durante todo el transcurso del día. | 30 de sep. | | | Aula # 3 |

Proyector de diapositivas | | | | | | | | |

Computador portátil | X | | 3 | Proyección de videos referentes al turismo durante todo el transcurso del día. | 30 de sep. | | | Aula # 3 |

Computadores | | | | | | | | |

Conexión a Internet | X | | | Conexión para los portátiles que van a proyectar los videos, como medida adicional en caso de algún inconveniente. | | | | Aula # 3 |

Puntos de red | X | | | En el aula #3 | 30 de sep. | | | Aula # 3|

Reproductor de DVD | | | | | | | | |

Cámara de video | | | | | | | | |

Cámara fotográfica | | | | | | | | |

Sonido | X | | 4 | Sonido para la proyección de los videos. Sonido de 2700 wts para la presentación del evento | 30 de sep. | | | Media torta y Aula # 3 |

Grabación de audio | | | | | | | | |

Proyector de cine | | | | | | | | |

VHS | | | | | | | | |

Señalador Láser | | | | | | | | |

Operador equipos | X | | 4 | 3 personas con los video beam y uno con el sonido en la media torta | 30 de sep. | | | Media torta y Aula # 3 |

AMOBLAMIENTO | |

Mesa registro | | | | | | | | |

Mesa principal para tarima | x | | 1 | Para los directivos que estarán en la inauguración | | | | |

Sillas de la tarima | X | | 2 | Para los directivos que estarán en la inauguración| | | | |

Atril | X | | 1 | Para la inauguración | | | | |

Sillas en General | X | | 62 | Para los invitados como los de la Sinfónica | | | | |

Mesa para tarima | X | | 1 | Para los directivos que estarán en la inauguración| | | | |

Mesas adicionales | X | | 3 | Para los videos | | | | |

Toldos | X | | 7 | Dos toldos para las muestras astronómicas y cuatro para la feria de las regiones | | | | |

Porta pendones | | X | | | | | | |

Carpas | | X | | | | | | |

PAPELERÍA | |

Planillas de inscripción | | | | | | | | |

Guión del evento | | | | | | | | |

Hoja de vida personajes | | | | | | | | |

Presentaciones en Power Point u otro programa | X | | | Videos del Turismo | | | | |

Manual de funciones | X | | 25 | Guía de actividades y responsables de cada una de ellas | | | | |

Resma de papel | x | | 1 | Para el taller de caricatura | | | | |

Papelógrafo | | X | | | | | | |

Lápices| X | | 2 | Dos cajas( x 12 )para el taller de caricatura | | | | |

PIEZAS PUBLICITARIAS | |

Invitaciones | | | | | | | | |

Afiches| X | | | Aun no se sabe | | | | |

Pendón | X | | | Aun no se sabe | | | | |

Logo en diapositiva | X | | | Aun no se sabe | | | | |

Video institucional | | | | | | | | |

Souvenir | | | | | | | | |

Volantes | X | | | Aun no se sabe | | | | |

Plegables | X | | | Aun no se sabe | | | | |

PERSONAL | |

Presentador | | | | | | | | |

Maestro de ceremonias | X | | 1 | La comunicadora Ana María Zuluaga | | | | |

Coordinador equipos en sala | X | | 2 | En los videos y en el sonido | | | | |

Encargado sala | | | | | | | | |

Acomodación de invitados | | | | | | | | |

Entrega de material o registro | X | | 2 | | | | | |

Guianza del público | X | | 3 | Dos en el Museo y uno en el SENA | | | | |

Conferencistas | | | | | | | | |

Personaje del evento | | | | | | | | |

Traductor | | | | | | | | |

Técnico en computadores | | | | | | | | |

COCTEL | |

Meseros | X | | | Sin confirmar | | | | |

Charoles | X | | | Sin confirmar | | | | |

Copas vino tinto | X | | | Sin confirmar | | | | |

Copas vino blanco | X | | | Sin confirmar | | | | |

Vasos agua saborizada | | X | | Sin confirmar | | | | |

Vino tinto | X | | | Sin confirmar | | | | |

Vino blanco | X | | | Sin confirmar | | | | |

Agua saborizada | | | | Sin confirmar | | | | |

Pasantes | X | | | Sin confirmar | | | | |

Jarra y vasos para personajes del evento | x | | | Sin confirmar | | | | |

| | | | | | | | |

Alojamiento, transporte y Alimentación | |

Tiquetes aéreos | | | | | | | | |

Alojamiento | | | | | | | | |

Transporte terrestre | X | | 3 | Para los instrumentos, para los Toldos y el refrigerio | | | | |

Refrigerios | X | | 300 X 2 | Para todos los invitados que van a participar | | | | |

Almuerzo | | | | | | | | |

Atención a invitados | | | | | | | | |