DIRCOM PROTOCOLO Y COMUNICACIÓN

¿ Qué es el protocolo?

Según el diccionario de la lengua española:

•Serie ordenada de escrituras matrices que un notario o escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades.

•Acta o cuaderno de actas relativas a un acuerdo, conferencia o congreso diplomático.

•Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre

Además se podría definir, resumiendo como:EL ARTE DE HACER BIEN LAS COSAS

Algunos autores lo definen:

• “Protocolo es aquella disciplina que con realismo, técnica y arte, determina las estructuras o formas bajo las cuales se realiza una actividad humana importante ( Embajador José Antonio de Urbina)

• “Para hacer las cosas bien, hay que hacerlas de una cierta manera”(Josep Tarradellas)

• Sólo los tontos se burlan del protocolo, simplifica la vida”

• “La expresión plástica de la estructura del poder” (Jordi Pujol)

Tres términos unidos al Protocolo:

• Ceremonial: conjunto de formalidades determinadas por el protocolo para cualquier acto público o solemne.

• Precedencia: Prioridad en la colocación o el lugar por categoría, cargo o rango que le está reservado a una personalidad o autoridad que concurre a un acto.

• Etiqueta: Parte del ceremonial que se observa en los casos reales y en os actos públicos solemnes y de la vida privada, según usos y costumbres.

Rasgos básicos del protocolo

El jefe de protocolo

Clave: contactar con el jefe de protocolo de la autoridad a invitar antes del acto– Nos ayudará saber su opinión sobre el acto– Nos aportará su consejo sobre cómo abordar a la autoridad– Nos dará a conocer su disponibilidad para que acuda a nuestro acto– Nos ayudará en como aplicar el protocolo– Nos ayudará en el momento del acto. •El protocolo sirve para dar a este tipo de actos la dignidad y la pompa que se merecen, y para reconocer a cada uno de sus participantes los privilegios o precedencias a las que tengan derecho.

• El protocolo oficial en España lo marca el Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto. En él se establece el régimen de precedencia de los cargos y entes públicos en los actos oficiales.

– Sigue el orden de poderes establecidos por la Constitución de 1978: • Corona y familia real • Poder legislativo • Presidente del gobierno • Presidente del Congreso y Senado • Poder Judicial • Presidente del Tribunal Constitucional • Presidente del Consejo General del Poder Judicial • Poder Ejecutivo • Gobierno • Administración.

El protocolo en los actos oficiales

• El protocolo sirve para dar a este tipo de actos la dignidad y la pompa que se merecen, y para reconocer a cada uno de sus participantes los privilegios o precedencias a las que tengan derecho.

• El protocolo oficial en España lo marca el Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto. En él se establece el régimen de precedencia de los cargos y entes públicos en los actos oficiales.

• Sigue el orden de poderes establecidos por la Constitución de 1978: Corona y Familia Real; Poder legislativo, presidente del gobierno, presidente del Congreso y Senado; Poder Judicial; Presidente del Tribunal Constitucional; Presidente del Consejo General del Poder Judicial; Poder Ejecutivo, Gobierno y Administración.

El Real Decreto distingue entre dos clases de actos oficiales:

–Actos de carácter general: Aquellos organizados por la Corona, el Gobierno o la

Administración del Estado, las comunidades autónomas o las corporaciones locales, con ocasión de conmemoraciones o acontecimientos nacionales, autonómicos, provinciales o locales. El protocolo se ajustará a lo que indica el Real Decreto 2099/1983

–Actos de carácter especial: Organizados por determinadas instituciones, organismos o autoridades, con ocasión de conmemoraciones o

acontecimientos propios del ámbito específico de sus respectivos servicios, funciones o actividades. El orden de precedencia lo determina quien organiza el acto.

• En los artículos 12, 13 y 16 del Real Decreto 2099/1983 se regula el ordenamiento de las autoridades de las Comunidades Autónomas.

• Cada Comunidad Autónoma tiene además su propio protocolo oficial, que hay que tener muy en cuenta.

– La Generalitat de Catalunya promulgó el Decreto 189/1981, del 2 de julio donde dispone las normas de protocolo y ceremonial en el ámbito de la Comunidad.

EL PROTOCOLO EN LA EMPRESA

• No existe un único protocolo empresarial. Cada empresa debe crear el suyo propio.

• El protocolo en la empresa se va creando a partir de la experiencia propia y de la de otros.

• El protocolo oficial nos puede ayudar, en especial en los actos con presencia de autoridades. Pero, cuidado, el acto empresarial no es un acto oficial.

¿Existe un protocolo en la empresa?

No existe un único protocolo empresarial. Cada empresa debe crear el suyo propio.

• El protocolo en la empresa se va creando a partir de la experiencia propia y de la de otros.

• El protocolo oficial nos puede ayudar, en especial en los actos con presencia de autoridades. Pero, cuidado, el acto empresarial no es un acto oficial.

¿En qué beneficia la integración del protocolo en la empresa?

Beneficio en la imagen interna y externa de la empresa.• Un buen protocolo redundará en los beneficios de la empresa:

– ¿Cómo?

• El valioso tiempo de las personas que componen la alta dirección y el staff, estará perfectamente organizado y resultará altamente rentable para la empresa.

• La imagen de los directivos o ejecutivos será totalmente positiva, tanto ante la opinión pública en general como ante las personas directamente relacionadas con la actividad de la empresa.

• La empresa, se hará acreedora del respeto de las demás compañías del entorno con las que realiza su actividad, que verán el perfecto funcionamiento de los miembros que la componen, en sus actuaciones sociales o relaciones comerciales.

Ejemplo:

Repercusiones de una mala visita

Un error en la planificación apresurada de la visita de una personalidad o visitante distinguido, llevándole a un lugar equivocado durante el recorrido por nuestras instalaciones, puede acarrear consecuencias no deseadas para la dirección de la empresa.

• El VIP o cliente puede ver algo que no estaba preparado para él o que no se encontraba en las condiciones adecuadas y por lo tanto observe el descontrol reinante en ciertos departamentos de nuestra empresa, donde no se le esperaba.

• Las improvisaciones pueden traer consecuencias negativas en el desarrollo de la actividad comercial de la empresa.

• Estos y otros muchos fiascos pueden evitarse si existe una voluntad por parte de la Dirección de la empresa, para que se elabore un programa de Protocolo en las visitas importantes, o en las actuaciones de la empresa cara al exterior, donde participen trabajadores, personajes distinguidos, clientes, líderes de opinión, etc.

El anfitrión

A veces puede ceder la presidencia

¿Cuándo?

– En el caso de presencia de personalidades o autoridades con los que se quiera tener una especial deferencia.

• A tener en cuenta: la presidencia de un acto puede ser individual o colectiva

– El papel de cada una en el acto vendrá fijado por el nivel de participación en el mismo

– La mayor o menor participación en el acto determinará la colocación de sus logotipos

– Ojo: a veces conviene que una determinada institución se “deje ver más” en beneficio de una mayor repercusión del acto a todos los niveles.

¿Cómo crear una normativa protocolaria para la empresa?

• A nivel protocolario, cada empresa debería crear una normativa que contemple:

– Precedencias en cuanto a colocación de autoridades de la empresa: Presidente, Vicepresidente, Consejeros Delegados, Directores, Gerentes, Administradores, según antigüedad, capital que representa, etc...

– Previsión de precedencias en ordenamientos mixtos, en el caso de autoridades o ejecutivos de otras empresas o instituciones, etc.

– Establecimiento de situaciones en las que se cedería la Presidencia y ante que autoridades.

Estudio, diseño, confección, utilización y colocación de símbolos como: banderas, enseñas, estandartes, escudos e himnos propios de la empresa.

– Creación y reglamentación de recompensas. Formas, lugar y momento de entrega.

– Los obsequios de prestigio y formas de entregarse.

– Libro de Honor y determinación de firmantes.

– Tratamiento de efemérides y tradiciones.

– Atención a las Jornadas de Puertas Abiertas.

– Cuidado de la memoria anual y presentación

Normativa protocolaria a seguir en los actos de empresas o instituciones privadas

1.- Se diferenciarán las autoridades oficiales de las autoridades propias de la Empresa, así como de las personalidades asistentes reconocidas como tales por la propia sociedad y que merecen una precedencia.

2.- En todos los casos, para el ordenamiento de autoridades se respetará lo establecido en el Real Decreto de Precedencias y se tendrán en cuenta aquellas disposiciones complementarias dictadas a nivel interno por los diversos Gobiernos Autonómicos, Municipales o Provinciales con respecto a sus Autoridades.

3.- El ordenamiento de las Autoridades de la Empresa se inspirará en su propia Constitución y en los principios de antigüedad, edad, elección democrática, etc.

4.- Los actos a celebrarse en la Empresa serán presididos por su máximo representante, a excepción de que asista S.S.M.M. Los Reyes, miembros de la Familia Real o altos cargos del Gobierno, pudiéndose en este último caso, situar en el centro de la Presidencia dos lugares, cediendo el de la derecha a la Alta Autoridad, compartiendo así la Presidencia que sería par.

5.- Tanto en los banquetes como en los actos de Empresa podrá utilizarse la técnica del “peinado”, alternando, por su orden, Autoridades y Personalidades.

6.- En caso de duda, el Anfitrión como tal será quien determinará el establecimiento del orden entre sus invitados, marcando las precedencias, según estime conveniente, respetando como ya se ha indicado, lo establecido por la Legislación vigente.

7.- En el caso de las banderas, deberán diferenciarse las oficiales de las privadas, situándose en lugares diferentes. Las primeras de acuerdo a la Legislación vigente, en lugar preferente, a la derecha del escenario o presidencia, y ordenadas adecuadamente según lo establecido. Las banderas de la empresa se colocarán a la izquierda compensando el espacio.

8.- En las empresas u organismos privados no se colocarán banderas oficiales en las fachadas, ya que esta prerrogativa es sinónimo de oficialidad, estando debidamente legislados en que lugares y en que orden deben ondear la Bandera Nacional y el resto de banderas oficiales.

9.- En aquellos actos que exista un Patrocinador, un Homenajeado, o alguna personalidad de carácter especial, de acuerdo a la costumbre y al uso se colocarán de forma destacada, ya sea en la presidencia o fuera del escenario o estrado.

10.- La negociación en todos los casos es una práctica inteligente a tener en cuenta en el ordenamiento y trato a dar, a diversas personalidades o autoridades invitadas a un acto.

11.- En ningún caso quien presida el acto abandonará su lugar, no pudiendo acudir a un podium lateral para hablar, pues en este caso quedaría el acto sin nadie que presidiera.

12.- El anfitrión en todo momento atenderá y agasajará adecuadamente a su invitado de honor otorgándoles el máximo respeto. Lo recibirá de acuerdo con las normas, según el tipo de autoridad y lo despedirá de igual forma.

13.- La previsión de conflictos, y el estudio anticipado de las situaciones es algo que deberá tenerse en cuenta en cualquier acto, así como una especial atención a los medios de comunicación escritos y gráficos, será algo que unido al sentido común con criterio empresarial, debe envolver todo acto de empresa.