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1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La Estructura Organizacional puede ser definida como las distintas maneras

en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para

alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los

objetivos; es una estructura intencional de roles, cada persona asume un

papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.

Dentro de una buena estructura organizacional debe encontrase:

Delegación de autoridad

Áreas de mando

Poder y autoridad

Especialización de empleados

Organizar es identificar y clasificar las actividades que se deben realizar en

la empresa; se agrupan actividades, a cada grupo se les asigna un director

con autoridad para supervisar y tomar decisiones.

Un Departamento es el área o división especifica de una organización sobre

la que un gerente tiene autoridad para el desempeño de actividades

establecidas.

Las empresas del sector portuario deben tener una estructura

organizacional muy bien definida, debido a que, de ello depende su buen

funcionamiento. Cuando no se lleva de manera adecuada la organización, lo

más seguro es que se presenten perdidas, ya que, se da un desequilibrio

dentro de la empresa que abarca desde todo el personal que en ella labora,

hasta la producción de la misma. La empresa tiene una serie de pasos a

seguir, y cada trabajador conoce sus responsabilidades, se lleva un orden

desde el cargo más alto hasta el cargo más sencillo. Entre los errores más

destacados de las empresas cuando no se lleva una buena estructura

organizacional están:

2

Pérdida de la información

Mayores costos

Pérdida del control

Se crean problemas administrativos, se pierde la unidad de mando

Conflictos de autoridad

1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cuál es la Estructura Organizacional de la empresa OPL CARGA del sector

portuario para realizar un análisis comparativo utilizando las teorías

administrativas?

1.3 JUSTIFICACIÓN

Es de gran importancia el estudio de estructura organizacional que se le

realizara a la empresa OPL CARGA, debido a los conocimientos que se

adquieren y a los procesos prácticos que se dan en una empresa como tal.

De este tema se puede sacar mucho beneficio ya sea profesional, o personal.

En el conocemos a diferentes personas, diferentes puntos de vistas, pero a

la hora del funcionamiento laboral, se sigue el mismo ritmo, es una gran

oportunidad estar presente durante el desarrollo del proyecto de aula en la

empresa.

En Colombia infortunadamente se ha perdido el principio de investigar, hoy

en día no se profundizan los temas, solo lo que nos dicen, no lo que

nosotros mismos averiguamos. Esta ausencia de investigadores en nuestro

país se debe a la falta de lectura, de análisis, de comprensión literaria,

debido a que muchas instituciones educativas no lo exigen. Sería de gran

beneficio, que la investigación se fomentara desde casa, ya que, a la hora de

llegar a una institución universitaria no sea de desagrado a los estudiantes,

porque es allí donde se guía y se enseña a investigar. Es allí donde nos

damos cuenta los frutos que puede darnos una buena investigación como lo

es:

Identificación de errores

Curas a enfermedades

Adquisición de conocimientos

3

La empresa a investigar se denomina OPL carga, (operadores logísticos),

ubicada en la Avenida el Bosque Transversal 54 N° 21A 17 Local 8.

1.4 OBJETIVOS

1.4.1 Objetivo General: Describir la Estructura Organizacional de la empresa OPL carga del

sector portuario para realizar un análisis comparativo utilizando las teorías administrativas.

1.4.2 Objetivos Específicos

Definir claramente el concepto de estructura organizacional

Investigar y comprender cada una de las teorías administrativas

Conocer los servicios que presta la empresa OPL carga y a qué sector se dirigen sus

servicios

Analizar el desarrollo laboral de la empresa.

Identificar la aplicación de teorías administrativas en la empresa a investigar.

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1. MARCO REFERENCIAL

2.1 INVESTIGACIONES PREVIAS.

“IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA

EMPRESA DISTRIBUIDORA COLOMBIA LTDA PARA REALIZAR UN ANÁLISIS

COMPARATIVO A TRAVÉS DE LA TEORÍAS ORGANIZACIONALES.” Cristian David Revollo

Vásquez, María de los Ángeles Torres Gonzales, Facultad de ciencias económicas,

programa de gestión naviera y portuaria, 2009.

Este proyecto de aula concluye con la importancia de la estructura organizacional en la

empresa del sector logístico distribución de carga, teniendo en cuenta que su fuerte es el

manejo de importaciones, comercialización y distribución de mercancías.

2.2 BASES TEÓRICAS.

2.2.1 Empresa1: La empresa es la unidad económico-social con fines de lucro, en la que el

capital, recursos naturales, el trabajo y la dirección se coordinan para llevar a cabo una

producción socialmente útil, de acuerdo con las exigencias del bien común. Los elementos

necesarios para formar una empresa los Factores Productivos: capital, trabajo y recursos

materiales

En general, se entiende por empresa al organismo social integrado por elementos humanos,

técnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la obtención de utilidades, o bien,

la prestación de servicios a la comunidad, coordinados por un administrador que toma

decisiones en forma oportuna para la consecución de los objetivos para los que fueron

creadas. Para cumplir con este objetivo la empresa combina naturaleza y capital.

En Administración la empresa es el grupo social en el que a través de la Administración de

capital y el trabajo se producen bienes y servicios, tendientes a la satisfacción de las

necesidades de la sociedad.

En Derecho es una entidad jurídica creada con ánimo de lucro y está sujeta al Derecho

mercantil.

Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que desarrollen, en:

1 www.wikipedia.com

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Industriales. La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de

bienes mediante la transformación de la materia o extracción de materias primas.

Las industrias, a su vez, se clasifican en:

o Extractivas. Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya

sea renovables o no renovables. Ejemplos de este tipo de empresas son las

pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.

o Manufactureras: Son empresas que transforman la materia prima en

productos terminados, y pueden ser:

De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa

las necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir,

muebles, alimentos, aparatos eléctricos, etc.

De producción. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo:

maquinaria ligera, productos químicos, etc.

Comerciales. Son intermediarias entre productor y consumidor; su función

primordial es la compra/venta de productos terminados. Pueden clasificarse en:

o Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos.

o Minoristas (detallistas): Venden al menudeo.

o Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignación.

Servicio. Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se

clasifican en:

o Transporte

o Turismo

o Instituciones financieras

o Servicios públicos (energía, agua, comunicaciones)

o Servicios privados (asesoría, ventas, publicidad, contable, administrativo)

o Educación

o Finanzas

o Salubridad

Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus propietarios.

Podemos distinguir, según la forma jurídica.

Empresas individuales: si sólo pertenece a una persona. Esta puede responder

frente a terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad limitada, o sólo

hasta el monto del aporte para su constitución, en el caso de las empresas

individuales de responsabilidad limitada o EIRL. Es la forma más sencilla de

establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o de carácter familiar.

Empresas societarias o sociedades: constituidas por varias personas. Dentro de

esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva, la sociedad

comanditaria y la sociedad de responsabilidad limitada

Las cooperativas u otras organizaciones de economía social.

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Según su dimensión.

No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qué es una empresa

grande o pequeña, puesto que no existe un criterio único para medir el tamaño de la

empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas, el capital propio, número

de trabajadores, beneficios, etc. El más utilizado suele ser según el número de trabajadores.

Este criterio delimita la magnitud de las empresas de la forma mostrada a continuación:

Micro empresa: si posee 10 o menos trabajadores.

Pequeña empresa: si tiene un número entre 11 y 50 trabajadores.

Mediana empresa: si tiene un número entre 51 y 250 trabajadores.

Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores.

Multinacional: si posee ventas internacionales.

En función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su actividad, se pueden

distinguir, según su ámbito de actuación:

1. Empresas locales

2. Regionales

3. Nacionales

4. Multinacionales

5. Transnacionales

6. Mundial

Según la procedencia de capital

1. Empresa privada: si el capital está en manos de accionistas particulares

(empresa familiar si es la familia, empresa auto gestionada si son los

trabajadores, etc.)

2. Empresa pública: si el capital y el control está en manos del Estado

3. Empresa mixta: si la propiedad es compartida

Según la cuota de mercado que poseen las empresas

1. Empresa aspirante: aquélla cuya estrategia va dirigida a ampliar su cuota frente al

líder y demás empresas competidoras, y dependiendo de los objetivos que se

plantee, actuará de una forma u otra en su planificación estratégica.

2. Empresa especialista: aquélla que responde a necesidades muy concretas, dentro

de un segmento de mercado, fácilmente defendible frente a los competidores y en el

que pueda actuar casi en condiciones de monopolio. Este segmento debe tener un

tamaño lo suficientemente grande como para que sea rentable, pero no tanto como

para atraer a las empresas líderes.

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3. Empresa líder: aquélla que marca la pauta en cuanto a precio, innovaciones,

publicidad, etc., siendo normalmente imitada por el resto de los actuantes en el

mercado.

4. Empresa seguidora: aquélla que no dispone de una cuota suficientemente grande

como para inquietar a la empresa líder.

Pasos para crear una empresa:

Verifique el nombre o razón social.

En el puesto de información de cualquiera de las Sedes de la Cámara de Comercio,

puede solicitar un volante para la consulta de nombres.

Diligencie el formulario con los nombres que desea consultar y la actividad a la que

se va a dedicar.

Cancele el valor de la consulta la cual cuesta $1.500.

Presente el formulario diligenciado en las ventanillas de Cámara de Comercio y el

empleado le indicará cuando reclamarlo, con el fin de saber si puede usar dicho

nombre o no debido a que ya existe o hay alguno similar.

Una vez aprobado el nombre pase a hacer lo siguiente:

Elabore la minuta con el siguiente contenido básico:

Los datos de los socios constituyentes: nombres completos, cédulas, nacionalidad,

estado civil y domicilio.

La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma.

El domicilio de la sociedad y de las sucursales que se establezcan.

El negocio de la sociedad (objeto social), enunciando en forma clara y completa las

actividades principales.

El capital social pagado por cada socio. Si es una sociedad por acciones se deberá

expresar el capital suscrito y pagado, la forma como se cancelarán las cuotas y el

valor nominal de las acciones representativas del capital. (ver paso uno).

Se debe expresar como se administrará la sociedad, las facultades de los

administradores, las asambleas y juntas de los socios, según lo establecido

legalmente para cada tipo de sociedad (para mayor información vea el código de

comercio).

Los días y la forma de convocar y constituir la asamblea o junta de socios ya sea de

manera ordinaria o extraordinaria, y la forma como se decidirá en un determinado

asunto.

Las fechas en que se deben hacer los balances generales y como se distribuirán las

utilidades, así como también la reserva legal.

La duración de la empresa y sus causales para disolverla, y la forma de liquidarla.

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Establecer el representante legal de la sociedad con su domicilio, sus facultades y

obligaciones.

Ir a la notaría:

Le transcribirán su minuta conformando así la Escritura Pública, firmada por el

notario con los sellos respectivos y adicionalmente por los socios con la cédula y

sus huellas.

Adquirir el formulario de matrícula mercantil:

Adquirir en la Cámara de Comercio el formulario de Matrícula Mercantil “Sociedades

Comerciales”, posteriormente debe presentar en la ventanilla de la Cámara de Comercio lo

siguiente:

El formulario de matrícula mercantil diligenciando, junto con el volante de “consulta

de nombres” aprobado.

Dos copias autenticadas de la escritura pública de constitución de la sociedad, en la

que debe aparecer el nombramiento del representante legal. En el caso de ser

empresa unipersonal, el documento privado sino se constituyó por escritura pública.

Recibo de pago del impuesto de Registro expedido por Rentas Departamentales.

Carta de cada una de las personas nombradas, como: representantes legales, junta

directiva y revisor fiscal cuando sea el caso.

Documento de identificación del representante legal.

Permiso de funcionamiento de la sociedad, en caso de hallarse sujeta a vigilancia

estatal.

En caso de aporte de inmuebles al capital social, acreditar el pago del impuesto de

anotación y registro (boleta de rentas).

Solicitar en la taquilla de la Cámara de Comercio el valor de la liquidación de los

derechos de matrícula.

Cancelar los derechos de matrícula. Al momento del pago le entregarán un recibo

con el cual podrá reclamar el certificado de su matrícula, así como las copias de los

formularios, las escrituras y las cartas de aceptación. Según nuestro ejemplo para

un capital de $10.000.000 se debe cancelar $176.000.

Obtener copia del certificado de existencia y representación legal de la sociedad.

Luego de haber realizado la inscripción, usted podrá solicitar a la Cámara de

Comercio, el certificado de existencia y representación, es un documento que le

permite al comerciante o sociedad realizar algunos trámites (inscripción ante la

administración de impuestos, industria y comercio, etc.) o simplemente acreditar su

matrícula en el registro mercantil.

Registro de libros de comercio: Una vez matriculada la sociedad o empresa, el propietario

de esta o el representante legal debe presentar y solicitar el registro de los libros de

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comercio, con carta dirigida a la Cámara de Comercio y diligenciar el formulario de solicitud

respectivo.

Los pasos a seguir en la Cámara de Comercio:

Llevar el formato, la carta y los libros en cualquier taquilla de la Cámara de

Comercio.

Pagar los derechos de inscripción de los libros. Al momento de cancelar le

entregarán el recibo de pago con el cual podrá reclamar los libros registrados, en la

fecha que allí se indica. Actualmente cada libro tiene un costo de $15.000.

Cuando le entreguen los libros, verifique que la primera página de cada libro

registrado este sellado por la Cámara de Comercio y rubricadas todas las demás.

Ir a la DIAN: Ir a la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para que

obtenga el número de identificación tributaria (NIT), el cual es necesario para identificarse

en el desarrollo de las actividades comerciales. Para este número de identificación, el cual

es expedido en una tarjeta, se debe realizar el trámite correspondiente en la DIAN, que se

encuentre en el municipio donde se está domiciliado. Pasos a seguir:

Con el certificado de existencia y representación que solicite en la Cámara de

Comercio, diríjase a la DIAN y solicite el formulario de RUT (registro único tributario).

Una vez adquirido y diligenciado el formulario, preséntese ante la DIAN, con los

siguientes documentos:

o Formulario de RUT diligenciado en original y dos copias.

o Copia de la escritura pública de constitución.

o Certificado de existencia y representación, expedido por la Cámara de Comercio,

con fecha no mayor a tres meses antes de su presentación.

o Fotocopia de la cédula del representante legal.

Afiliación a la aseguradora de riesgos profesionales (ARP): Algunas de ellas son: el ISS,

Colmena, Suratep, entre otros. Los pasos a seguir son:

Una vez elegida la ARP, el empleador debe llenar una solicitud de vinculación de la empresa

al sistema general de riesgos pr5ofesionales, la cual es suministrada sin ningún costo por la

ARP, dependiendo el grado y la clase de riesgo de las actividades de la empresa, ellos

establecen la tarifa de riesgo la cual es un porcentaje total de la nómina y debe ser asumida

por el empleador, dicho valor se debe pagar cada mes.

Adicionalmente debe vincular a cada trabajador, llenando la solicitud de vinculación del

trabajador al sistema general de riesgos profesionales.

RÉGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL: Usted deberá inscribir a alguna entidad promotora de

salud (EPS) a todos sus trabajadores, los empleados podrán elegir libremente a que entidad

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desean vincularse (Coomeva, Susalud, Cafesalud, Cruz Blanca, entre otras). Una vez elegida

el empleador deberá adelantar el proceso de afiliación tanto de la empresa como para el

trabajador, mediante la diligencia de los formularios, los cuales son suministrados en la EPS

elegida.

El formulario de afiliación del trabajador deberá diligenciarse en original y dos copias, el

original es para la EPS, una copia para el empleador y la otra para el trabajador.

El porcentaje total de aportes a salud es de un 12% del salario devengado por el trabajador.

El valor resultante se divide en tres partes iguales, de las cuales el trabajador debe pagar

una y el empleador las dos restantes.

Fondo de pensiones y cesantías: El empleador debe afiliar a todos los miembros de la

empresa al fondo de pensiones, el cual el trabajador podrá elegir. Una vez elegido se llena la

solicitud de vinculación, la cual se la suministra el fondo.

Ya vinculado se debe pagar mensualmente el 13.5% del salario devengado por el trabajador,

dicho valor se divide en cuatro y de estas el empleador paga tres y una el trabajador.

Aportes parafiscales: Son pagos a que está obligado todo empleador a cancelar sobre el

valor de la nómina mensual a través de las cajas de compensación familiar para: Subsidio

familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y SENA.

Para realizar la respectiva inscripción, se debe adquirir un formulario en la Caja donde

desea afiliarse (Comfama o Confenalco), donde le entregarán adjunto el formulario de

afiliación al ICBF y al SENA.

Los pasos para la afiliación de la empresa son:

Presentar solicitud escrita, suministrada por la Caja de Compensación Familiar,

donde conste: domicilio, NIT, información sobre si estaba afiliado o no a alguna caja

de compensación familiar. A la solicitud se le debe anexar lo siguiente:

o Fotocopia de la cédula si es persona natural

o Certificado de existencia y representación legal vigente si es persona jurídica.

o Relación de trabajadores indicando para cada uno: número de cédula, nombre

completo y salario actual.

o Formulario diligenciado de afiliación a la empresa.

o Formulario de afiliación del trabajador y de las personas a cargo.

Para afiliar al trabajador debe:

o Presentar el formulario de inscripción del trabajador debidamente diligenciado.

o Adjuntar los documentos necesarios para inscribir las personas que tengan a

cargo trabajadores.

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Una vez esté en la Caja de Compensación Familiar elegida, debe pagar durante los

primeros diez días del mes, el valor correspondiente al 9% del total devengado en la

nómina mensual, los cuales deberán ser asumidos por el empleador. La distribución

del 9% es la siguiente:

o 2% para el SENA.

o 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

o 4% para la Caja de Compensación Familiar.

2.2.2 Sector logística de carga2: es la parte de la empresa que se encarga de organizar el

servicio para la distribución de mercancías, coloca los productos en su destino, en la fecha

indicada y en las condiciones deseadas.

La logística de carga, se emplea para satisfacer las necesidades de cada uno de los

clientes. Cabe destacar que para cada una de las mercaderías que se envían, las unidades

de transporte están totalmente equipadas y sumamente seguras para que no se dañen, y

corran peligro de contaminación o deterioro. Por diferentes medios de transportes, los

envíos llegan a todo lugar, ya sea en una zona regional, urbana, nacional o al exterior. Cada

carga tiene un seguro, por si se presentan algún inconveniente en las unidades de

transportes o en los depósitos. Hay distintos tipos de servicios para cada necesidad, si por

ejemplo, una industria necesita transportar alimentos siguiendo una cadena de frío, la carga

que se utilizará será refrigerada y la empresa transportadora seguirá una logística de carga

adecuada para que la llegada sea rápida y efectiva a su destino.

La logística de carga que se utiliza en todos los casos, debe estar preparada para evitar que

corra los mínimos riesgos el producto durante el traslado, tomando todo tipo de

precauciones para llevar la carga con la mayor eficacia hasta el lugar de entrega. Hay todo

tipo de unidades que según el producto a llevar tendrá un requerimiento especial.

Es importante que los almacenes o depósitos en donde se coloquen los contenedores,

cuenten con un equipamiento de seguridad, como por ejemplo, materiales para la

protección de mercadería, detectores de incendio o rayos, como así también montacargas,

bandas trasportadoras auto elevadores, espacios fijos y algunos lugares para clientes

exclusivos. Estos galpones deben estar asegurados, bien controlados, monitoreados, con

una logística de carga que permita diferenciar una carga refrigerada de otra totalmente

distinta, como por ejemplo, productos sueltos, líquidos, etc, y de ésta manera vemos que la

mercadería es almacenada con seriedad. Según la logística de carga que se programe

teniendo en cuenta: el lugar y la rapidez, donde se envíe el producto se realiza por diversos

medios: aéreos, terrestres, marítimos y por ferrocarril. Además se pueden combinar cada

uno de los servicios teniendo en cuenta en forma definida el horario de salida y de llegada, o

de puerto en puerto, o de terminal en terminal. Para cada uno de los diferentes transportes

2 www.logisticaytransporte.org

12

hay infinidades de unidades que llevan la mercadería y mediante una logística de carga

adecuada se utilizará el más conveniente.

Para la carga marítima es fundamental contar con una logística de carga porque hay que

combinar con el transporte que lleva la carga hasta el barco. Estos deben tener el

equipamiento necesario para llevar la mercadería hasta la bodega y allí clasificarla según su

contenido. Siempre se tiene que tener en cuenta el manejo de la carga y prevenir riesgos

innecesarios.

La carga terrestre, que es muy usada, cuenta con un sistema de logística de carga para

optimizar costos, problemas de horarios, ubicación de los vehículos en las diferentes rutas,

monitoreados en forma satelital, para evitar inconvenientes de todo tipo y exigir la máxima

seguridad en el control de la mercadería. Hay diferentes unidades para transportar las

cargas, fletes, remolques, furgones térmicos, tractores, camiones, furgones cerrados,

furgones vidriados, camionetas, mini fletes, etc. Todos vehículos están equipados con un

sistema de localización que les permite controlar a la flota e informar todos sus

movimientos.

2.2.3 Teoría Clásica3: Henry Fayol (1841-1925), creador de la teoría clásica, nació en

Constantinopla y falleció en Paris. Se graduó de ingeniería de minas en una empresa

metalúrgica y de minas donde desarrollo toda su carrera. Fayol expuso su teoría de la

administración en el año 1916.

Fayol destaca que toda empresa cumple 6 funciones:

Funciones técnicas: es la producción de bienes y servicios de la empresa.

Funciones comerciales: la compra, venta o intercambio.

Funciones financieras: búsqueda y gestión de capital.

Funciones de seguridad: protección y preservación de la personas y los bienes

Funciones contables: inventarios, registros, balances, costos y estadísticas.

Funciones administrativas: coordinan y sincronizan las demás funciones de la

empresa y esta siempre por encima de ellas.

Principios generales de la administración según fayol.

División del trabajo

Centralización

Autoridad y responsabilidad

Cadena escalar

Disciplina

Orden

3 www.wikipedia.com

13

Equidad

Unidad de mando

Unidad de dirección

Estabilidad del personal

Espíritu de equipo

Jerarquía

Iniciativa

Remuneración del personal

La teoría clásica define el acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y

controlar. Estos elementos de la administración que constituyen el llamado proceso

administrativo se hallan presentes en cualquier actividad del administrador y en cualquier

nivel o área de actividad de la empresa.

2.2.4 Departamentalización4: Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades

en unidades específicas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente

observar la siguiente secuencia:

• Listar todas las funciones de la empresa.

• Clasificarlas.

• Agruparlas según un orden jerárquico.

• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y

los puestos.

• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

• El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse

con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.

Clases de departamentalización.

Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades

análogas según su función principal.

4 www.monografias.com

14

Por producto: Es características de las empresas fabricantes de diversas líneas de

productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos

relacionados entre sí.

Grafica o por territorios: se realiza en base a las zonas geográficas en las que se encuentra

presente la empresa.

Por clientes: por lo general se aplica a empresas comerciales, principalmente almacenes y

su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos

compradores o clientes.

Por proceso o equipo: en la industria, el agrupamiento de equipos en distintos

departamentos reportara eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta

automotriz.

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Por secuencia: es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres

turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se traten de labores que manejen

una gran cantidad de números o letras.

2.2.5 Estructura Organizacional5: se refiere a la forma en que se dividen agrupan y

coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y

los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados.

Cargo: Es un conjunto de funciones con posición definida dentro de la estructura organizacional, es decir, en el organigrama. Ubicar un cargo dentro del organigrama indica definir cuatro aspectos: el nivel jerárquico, el área o el departamento en que está localizado, el superior jerárquico (ante quien responde) y los subordinados (sobre los que ejerce autoridad).

5 www.gestiopolis.com

16

Análisis del cargo

1. Requisitos intelectuales (instrucción básica, experiencia anterior, iniciativa necesaria, y aptitudes necesarias)

2. Requisitos Físicos (esfuerzo, concentración y complexión necesaria) 3. Responsabilidades incluidas (por supervisión de personal, materiales y equipos,

métodos y procesos, dinero, títulos o documentos, información confidencial y por seguridad de terceros)

4. Condiciones de trabajo (ambiente de trabajo, riesgos inherentes.

Tarea: Es el conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante en determinado

puesto de trabajo; hace referencia a cargos simples y rutinarios, como los que ejecutan los

que trabajan por horas y los obreros.

Función: Es un conjunto de tareas (cargos por horas) o atribuciones (cargos por meses) que el ocupante del cargo ejerce de manera sistemática y reiterada, o un individuo que, sin ocupar un cargo, desempeña una función de manera transitoria o definitiva. Para que un conjunto de tareas o atribuciones constituya una función, se requiere que haya repetición al ejecutarlas.

Misión: La Misión es la razón de ser de una persona, equipo y empresa, con

lo que le permite existir, lograr su sostenibilidad o rentabilidad, describe el

propósito general de la organización.

La Misión proyecta la singularidad de la organización, sin importar el

tamaño. Idealmente la Declaración de la Misión debe constar de 3 partes:

1. Descripción de lo que la empresa hace,

2. Para quién está dirigido el esfuerzo, el target, el marcado objetivo.

3. Presentación de la particularidad, lo singular de la organización,

factor inferencial.

No debe confundirse la Misión con el "Lema" de la empresa, un lema puede

enunciar un principio, mas no proyecta la misión, como algo permanente y

duradero.

Visión: La Visión Estratégica es una imagen del futuro deseado que

buscamos crear con nuestros esfuerzos y acciones. Es la brújula que nos

guiará a líderes y colaboradores. Será aquello que nos permitirá que todas

las cosas que hagamos, tengan sentido y coherencia.

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¿Qué es lo realmente queremos?

Debe ser factible alcanzarla, no debe ser una fantasía.

La Visión motiva e inspira.

Debe ser compartida.

Debe ser clara y sencilla, de fácil comunicación.

La visión es una declaración acerca de lo que su organización quiere llegar a

ser. Debe tener resonancia con todos los miembros de la organización y

permitirles sentirse orgullosos, emocionados, y ser parte de algo mucho

más grande que ellos mismos. Una visión debe potenciar las capacidades de

la organización y la imagen de sí misma. La Visión le da forma y dirección al

futuro de la organización.

2.2.6 Tipos de carga6: Carga de importación: carga que llega del exterior y es

nacionalizada en Colombia.

Carga de importación en tránsito nacional: la carga es nacionalizada en la ciudad de destino.

Carga en trámite internacional: es la carga que sale de Colombia, se nacionaliza en el país de destino.

Carga transitoria: no se queda en el puerto. Carga de exportación: sale de Cartagena hacia otro país. Carga de cabotaje: cargas que van de un puerto a otro, dentro del mismo país. Carga peligrosa: explosiva. Carga perecedera: delicada, se puede dañar fácilmente (alimentos). Carga refrigerada: productos que necesitan refrigeración (carnes, flores, bananos,

etc). Carga suelta: carga que se empaca por bultos. Carga fraccionada: cajas. Carga especiales: requieren un medio de transporte especializado. Carga de valores: arte, joyas, dinero. Carga voluminosas: cargas de gran tamaño. Carga maquinarias: dotaciones industriales, hospitalarias, etc. Carga automotriz: autos.

2.2.7 Legislación de Transporte Terrestre7: Ley 16/87, de 30 de julio, de ordenación de los

transportes terrestres.

6 Legislación de la navegación acuática en Colombia y su seguridad

7 www.google.com

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Reglamento de la ley de ordenación de los transportes terrestres

Orden de 2 de agosto de 2001 por la que se desarrolla el artículo 235 del reglamento de la ley de ordenación de los transportes terrestres en materia de protección y supresión de pasos a nivel

Ley 15 del 30 de abril de 1959, por la cual se da mandato al Estado para intervenir en la industria del transporte, se decreta el auxilio patronal de transporte, se crea el fondo de transporte urbano y se dictan otras disposiciones.

Ley 79 del 23 de diciembre de 1988, por la cual se actualiza la legislación cooperativa.

Ley 105 del 30 de diciembre de 1993, por la cual se dictan disposiciones básicas sobre el transporte, se redistribuyen competencias y recursos entre la Nación y las Entidades Territoriales, se reglamenta la planeación en el sector transporte y se dictan otras disposiciones.

Ley 336 del 20 de diciembre de 1996, por la cual se adopta el Estatuto Nacional de Transporte.

2.3 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS

ANÁLISIS: Un análisis en sentido amplio es la descomposición de un todo en partes para poder estudiar su estructura, sistemas operativos o funciones.

ADMINISTRACIÓN: La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas.

CARGA: Cosa transportada a hombros, a lomo, o en cualquier vehículo

DEPARTAMENTO: Cada una de las partes en que se divide un territorio cualquiera, un edificio, un vehículo, una caja, etc.

ESTRUCTURA: Distribución y orden de las partes importantes de una empresa.

EXPORTACIÓN: es cualquier bien o servicio enviado a otra parte del mundo, con propósitos comerciales.

IMPORTACIÓN: es el transporte legítimo de bienes y servicios nacionales exportados por un país pretendido para su uso o consumo en el interior de otro país.

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LOGÍSTICA: conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución.

ORGANIZACIÓN: Grupo social compuesto por personas, tareas y administración, que forman una estructura sistemática de relaciones de interacción, tendientes a producir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno y así poder satisfacer su propósito distintivo que es su misión.

PUERTO: Se define el puerto como el conjunto de obras, instalaciones y servicios que proporcionan el espacio de aguas tranquilas necesarias para la estancia segura de los buques, mientras se realizan las operaciones de carga, descarga y almacenaje de las mercancías y el tránsito de viajeros.

SEGURIDAD: Cotidianamente se puede referir a la seguridad como la ausencia de riesgo o también a la confianza en algo o alguien.

TEORÍA: Cotidianamente se puede referir a la seguridad como la ausencia de riesgo o también a la confianza en algo o alguien.

TRANSPORTE: traslado de personas o bienes de un lugar a otro. El transporte es una actividad fundamental de la Logística que consiste en colocar los productos de importancia en el momento preciso y en el destino deseado.

TRANSPORTE TERRESTRE: es el medio de transporte que se realiza sobre o en la corteza terrestre. La mayoría de los transportes terrestres se realizan sobre ruedas.

TRANSPORTE MARÍTIMO: El transporte marítimo es la acción de llevar personas o cosas por mar de un punto geográfico a otro a bordo de un buque con un fin lucrativo.

2.4 MARCO LEGAL

Ley de transporte terrestre.

Resolución 13791 del 21 de diciembre de 1988: Por la cual se determinan los límites de pesos y dimensiones en los vehículos de carga para su operación normal en las carreteras del país.

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Resolución 1705 del 8 de agosto de 1991: por la cual se reglamenta el transporte de combustibles, se establece un procedimiento y se adopta el formato DETC-01.

Resolución 1093 del 27 de diciembre de 1991: por la cual se reglamenta la planilla para el transporte de sustancias químicas de uso restringido.

Acuerdo 050 del 14 de octubre de 1993: por el cual se establece el procedimiento para los trámites relacionados con el registro nacional de remolques, semirremolques, multimodulares.

Resolución 2025 del 23 de junio de 1994: por la cual se reglamenta el registro de transporte de combustibles para los vehículos motorizados y no motorizados, destinado al transporte de gas propano (GLP) y gas natural comprimido (GNC); se establece un procedimiento y se adoptan unos formatos.

Resolución 777 del 14 de febrero de 1995: por la cual se delega una función y se fijan unos requisitos y procedimientos para conceder o negar permisos para el transporte de carga extra pesada y extra dimensional, por las carreteras nacionales a cargo del Instituto Nacional de Vías.

Decreto 1910 del 27 de octubre de 1996: por el cual se reglamenta parcialmente el contrato de transporte de carga y se dictan otras disposiciones.

Decreto 988 del 7 de abril de 1997: por el cual se suprime la tarjeta de operación para prestar el servicio público de transporte terrestre automotor de carga.

Resolución 1895 del 17 de abril de 1997: por la cual se dictan unas medidas en materia de vehículos de transporte de carga.

Resolución 1896 del 14 de abril de 1997, por la cual se dictan unas disposiciones sobre el manifiesto de carga y se deroga una resolución.

Resolución 2113 del 25 de abril de 1997, por la cual se modifica la resolución 1896 de 1997.

Decreto No. 1150 del 25 de abril de 1997, por el cual se fijan criterios sobre las relaciones económicas entre las empresas de transporte y los propietarios de vehículos de carga.

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Resolución No. 5888 del 7 de octubre de 1997, por la cual se establecen los límites máximos de pesos brutos vehiculares para los vehículos de transporte de carga cuyas configuraciones correspondan a los camiones articulados con semirremolques C3-S2 y C3-S3.

Resolución No. 688 del 6 de marzo de 1998, por la cual se actualizan los costos de operación para los vehículos de servicio público de transporte terrestre automotor de carga determinados en la Resolución No. 4394 de 1997.

Resolución No. 870 del 20 de marzo de 1988, por la cual se modifica la resolución 2113 de 1997.

Decreto No. 650 del 1º de abril de 1998, por el cual se crea el Comité de Reposición y regulación del parque automotor.

Decreto No. 651 del 1º de abril de 1998, por el cual se establecen unas sanciones en materia de transporte terrestre automotor de carga.

Decreto No. 652 del 1º de abril de 1998, por el cual se deroga el Decreto 636 de 1998.

Resolución No. 1020 del1º de abril de 1998, por la cual se fijan los criterios sobre las relaciones económicas entre las empresas de transporte y los propietarios y/o conductores de vehículos de carga.

Decreto No. 735 del 22 de abril de 1998, por el cual se modifica el artículo 1º del Decreto No. 650 del 1º de abril de 1998.

Decreto No. 1293 del 9 de julio de 1998, por el cual se modifica el parágrafo del artículo segundo del Decreto No. 650 del 1º de abril de 1998.

Decreto No. 1550 del 4 de agosto de 1998, por el cual se modifica el parágrafo del artículo 1º del Decreto No. 1293 de 1998.

Resolución No. 566 del 31 de marzo de 1999, por la cual se modifica parcialmente la Resolución No. 1895 de 1997 sobre transformación de vehículos de transporte de carga.

Decreto 173 del 5 de febrero de 2001, por el cual se reglamenta el servicio público de transporte terrestre automotor de carga.

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3. DISEÑO METODOLOGICO

3.1 ENFOQUE, METODO Y TIPO DE INVESTIGACION

La investigación tiene un enfoque formativo porque se van a poner en práctica los conocimientos adquiridos.

Método cualitativo: contacto directo con la empresa a la cual se le va a hacer el estudio.

Tipo de investigación

Descriptiva: porque se describe la situación actual que presenta la empresa, y a la vez es analítica, por lo que, se realizara una comparación de lo que se encuentra en la empresa y la teoría organizacional.

3.2 DELIMITACIÓN

3.2.1 Conceptual: Escogemos una empresa del sector portuario, a ésta se le realiza una investigación a su Estructura Organizacional, para luego describirla y realizar un análisis comparándola con las teorías administrativas.

3.2.2 Especial o Geográfica: OPL CARGA, operadores logísticos, Av. el Bosque Transversal 54 N° 21ª 17 local 8.

3.3 FUENTE DE INFORMACIÓN

3.3.1 Primarias: las personas que colaboraron en la investigación.

Osvaldo Guerreo, docente de Administración II

Luz Marina Sánchez, docente de Metodología de la Investigación

María Reyes, docente de Legislación Comercial

Ignacio Anaya, docente de Economía

Néstor Gómez Plata, Director del departamento de seguridad en la empresa OPL carga.

3.3.2 Secundarias: www.google.com, www.wikipedia.com, www.gestiopolis.com, libros de administración, ley 16/87, de 30 de julio, de ordenación de los transportes terrestres.

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3.4 VARIABLES

1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Estructura que descompone la labor de la compañía en tareas especializadas, asigna éstas a personas y departamentos y coordina las tareas.

2. LA EMPRESA: es la unidad económico-social, con fines de lucro, en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para realizar una actividad.

3. TEORÍAS ORGANIZACIONALES: una serie de conceptos y principios que describen y explican el fenómeno de las organizaciones. Por ello, han de ser aplicables a cualquier situación y momento.

4. ANÁLISIS: descomposición de un todo en partes para poder estudiar su estructura, sistemas operativos o funciones.

3.5 PRESUPUESTO

Cantidad Rubro Valor 1 Resma 10.500

50 Impresiones 15.000

10 Transporte 20.000

3.6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Febrero Marzo Abril Mayo

Actividades/fecha 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Recolección de la información

Elaboración del proyecto

Visitas a la empresa

Asesoría de docentes

Entrega final del proyecto

Sustentación

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4. DESARROLLO DEL PROYECTO

4.1 OPL CARGA Operadores Logísticos

OPL carga (operadores logísticos), Empresa de transporte terrestre de carga y servicios logísticos, a todos los destinos nacionales.

La historia sobre la creación de OPL CARGA tiene sus inicios el 27 de enero de 2006, cuando se funda COMERCOLSA S.A. Compañía creada para comprar y vender, entre otros, granos, maíz y sorgo a las avícolas en el interior del país.

Basados en la importancia que el transporte significó en la movilización de los granos, la Compañía buscó una alianza comercial estratégica con una empresa regional de transporte de carga para aprovechar las oportunidades que brinda el sector en esta materia. A medida que la Compañía iba creciendo, la Junta Directiva decidió independizar el funcionamiento de Comercolsa del de su aliada, Transportes Paola. Para ello tramitaron ante el Ministerio de Transporte la licencia y luego de su aprobación la alianza concluyó.

A finales de año comenzaron los ajustes en la operación para la puesta en marcha de la nueva sociedad que transformaría Comercolsa S.A. en Operadores Logísticos de Carga, e iniciar su funcionamiento en enero de 2007. La transformación de la Compañía y el talento humano que ingresaba a inyectarle toda su experiencia al negocio, hizo que el crecimiento de OPL Carga se disparara. Prueba de ello fue que en cinco meses se superaron las metas de ventas propuestas para dos años. De 20 mil toneladas, el segundo mes se transportaban 60 mil y en pocos meses 120 mil. De 3 agencias en Buenaventura, Santa Marta y Barranquilla, en 16 meses se abrieron 13 oficinas más en el país.

4.2 MISION Y VISION

MISION

OPL CARGA OFRECE TRANSPORTE TERRESTRE DE CARGA Y SERVICIOS LOGÍSTICOS AL SECTOR INDUSTRIAL, COMERCIAL Y PORTUARIO A TRAVÉS DE TALENTO HUMANO IDÓNEO E INFRAESTRUCTURA ESPECIALIZADA, PARA SATISFACER LAS NECESIDADES DEL CLIENTE

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CON CUMPLIMIENTO, RESPONSABILIDAD Y SEGURIDAD, GENERANDO RENTABILIDAD Y BIENESTAR A SUS EMPLEADOS.

VISION

OPL CARGA BUSCA SER RECONOCIDA EN EL ÁMBITO NACIONAL Y POSICIONARSE COMO UNA EMPRESA DE TRANSPORTE DE CARGA Y SERVICIOS LOGÍSTICOS CON OPERACIÓN INTERNACIONAL, CON FLOTA PROPIA Y AMPLIA FIDELIZACIÓN DE TERCEROS; BASADA EN ESTÁNDARES DE GESTIÓN; CALIDAD Y SEGURIDAD, CON TECNOLOGÍA DE PUNTA Y PERSONAL ALTAMENTE CALIFICADO.

4.3 PORTAFOLIO DE SERVICIOS

Transporte terrestre de carga y servicios logísticos al sector industrial, comercial y portuario.

Transporte Masivo Terrestre Nacional, tipo de Productos: Gráneles, siderúrgicos, bebidas, cartón, carbón, contenedores, cemento, químicos, materiales para la construcción, líquidos (Biodiesel) y productos semimasivos.

OPL Carga cuenta con una red de 16 agencias cubriendo las principales ciudades y puertos del país, conectadas vía satélite; lo que permite trabajar en tiempo real y el fácil acceso a los proveedores de transporte y a los generadores de carga.

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4.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

4.4.1 Organigrama OPL Carga

Departamento de seguridad.

Jefes de agencias

Director de seguridad.

Departamento administrativo.

Contabilidad.

Tesoreria.

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Departamento comercial.

Gerentes comerciales

Servicio al cliente.

Estructura Organizacional: analítica

4.4.2 Cargos, Funciones y Tareas

Gerente General,

Supervisar el funcionamiento administrativo y operativo de la empresa Establecer estándares de calidad en la prestación de nuestros servicios. Realizar cotizaciones de acuerdo al servicio que soliciten nuestros clientes. Retroalimentar toda la información referente a las operaciones de la empresa. Autorizar los pagos en general. Apoyar la gestión de cobro de cartera

Gerente comercial: Coordinar y gestionar todas operaciones logísticas y comerciales de la empresa.

Gerente administrativa: dirigir y controlar todas las actividades administrativas que se dan dentro de la empresa Jefe de agencia:

velar por el cumplimiento seguro y puntual de cada contrato monitorear el transporte de la carga en compañía de todo el departamento de

seguridad Director de seguridad:

Permitir que la carga llegue completa y en perfecto estado a su destino Los vehículos y sus conductores deben ir seguros en la vía. Prevenir cualquier tipo de accidente, ya sea, a la carga o a los trasportadores Asegurarse de que los conductores de la carga tengas los permisos necesarios Asegurarse que se lleve un monitoreo seguro y puntual a cada transportador y

mantener informados a los clientes acerca de sus cargas. Auxiliar Contable,

Llevar control de los pagos a realizar en las fechas establecidas, como: arriendos, teléfonos fijos y celulares, servicios públicos, obligaciones con la DIAN, Ica, etc.

Llevar control de los vales de las estaciones de servicio contratadas, y organizarlos para el pago.

Llevar control de la caja menor la cual tiene un monto de $ 1.000.000, hacer el reembolso de la misma cuando se haya consumido más del 60%. Enviar copia del archivo a gerencia.

Llevar el archivo de las facturas de cartera para adjuntarlas al recibo de pago. Organizarlas para el envío por la empresa correspondiente asignar la guía de envío

y llevar control de las mismas. Suministrar a gerencia y administración los listados contables que se necesiten,

como listados de cartera, proveedores y anexos de balance. Enviar a gerencia el cuadro detallado de gastos del mes a más tardar el 15.

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Tesorero(a), Realizar los pagos a proveedores y sobre anticipos a conductores. Realizar la nomina quincenalmente, liquidarla y efectuar el pago. Realizar oportunamente los pagos y liquidaciones de la seguridad social de todos

los empleados. Suministrar al Despachador 1, el archivo con el pago mensual de la seguridad

social para el envío a los muelles de carga. Recepcionista,

Realizar los pedidos de carga. Mostrar la oferta de servicios. Aclarar inquietudes Dar todo tipo de información acerca de los precios por servicios, y formas de pago.

4.5 ANALISIS DE LA EMPRESA

De acuerdo a la investigación realizada a la Estructura Organizacional de la empresa OPL CARGA, y después de una comparación con las teorías administrativas, encontramos que carece de cargos, lo cual permite que su desempeño sea un poco lento, debido a que, recaen muchas funciones y tareas en una sola persona. Por otra parte nos dimos cuenta, que su Estructura es muy organizada por lo que es vertical y muestra claramente las jerarquías.

Además de identificar lo anterior en la investigación, al realizar la comparación, nos dimos cuenta que la empresa investigada no tuvo en cuenta, algunos aportes de las teorías administrativas a la hora de armar su organigrama, encontramos 3 aspectos faltos en él, como lo son: división del trabajo (mencionado anteriormente, falta de cargos), aspecto funcional, no es analítico.

Aparte encontramos que la Estructura Organizacional de la empresa OPL CARGA cuenta con ciertos aspectos de la teoría de fayol: Funciones Comerciales, Funciones Financieras, Funciones de Seguridad, Funciones Contables, Funciones Administrativas

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4.6 DEPARTAMENTO LOGISTICA DE CARGA

La empresa OPL CARGA, no presenta un Departamento De Logística De Carga, en vez de eso, presenta una Cadena Logística, la cual se determina de la siguiente forma: la gerencia comercial se encarga de identificar a los clientes, es decir, los dueños de la carga, acto seguido; servicio al cliente coloca el pedido en lista, la Gerencia de Operaciones se encarga de contratar las tracto mulas requeridas para el transporte de la carga, por último el Departamento de Seguridad; se encarga de verificar la trazabilidad de los vehículos durante su recorrido, hasta que se descarga donde el cliente desee.

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DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA OPL CARGA DEL SECTOR PORTUARIO PARA

REALIZAR UN ANÁLISIS COMPARATIVO UTILIZANDO LAS TEORÍAS ADMINISTRATIVAS.

HEIDY MARIN ZUÑIGA

KAREN MARTINEZ VANEGAS

YOLIMA MASTRASCUZA

FRANK PETERSEN DUKE

FUNDACIÓN TECNOLÓGICA ANTONIO DE ARÉVALO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN NAVIERA Y PORTUARIA

II Y III SEMESTRE

CARTAGENA DE INDIAS-MAYO-2010

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CONCLUSIONES

La anterior investigación realizada a la empresa OPL CARGA, en

un espacio de tiempo comprendido entre marzo y mayo del 2010

estuvo centrada la descripción y análisis de la Estructura

Organizacional, comparada con las teorías administrativas.

El antepuesto proyecto está en la facultad de detallar los

aspectos más importantes de una Estructura Organizacional, así

como los diferentes cargos, funciones y tareas que se desarrollan

en estos entes económicos.

Además se nos permitió conocer la Estructura Organizacional de

OPL CARGA, y conocer los servicios que presta, identificar de

cerca todo el proceso de documentación a la hora de legalizar

una carga para que pueda emprender el viaje, OPL CARGA nos

mostro su buena organización, pero también nos permitió

conocer falencias en su Estructura.

Este proyecto de aula concluye con la importancia de una

Estructura Organizacional completa, en la empresa del sector

logístico de transporte de carga, teniendo en cuenta que se debe

llevar un orden jerárquico, ya que, de ello depende el buen

desarrollo laboral.