Proyecto de Mejora Continua_cssmp_Henry Corcio Nuñuvero
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GOBIERNO REGIONAL LA LIBERTAD
GERENCIA REGIONAL DE SALUD LA LIBERTAD
RED DE SERVICIOS DE SALUD LA LIBERTAD
MICRO RED TRUJILLO
CENTRO DE SALUD SAN MARTN DE PORRES
DISTRITO TRUJILLO
PROVINCIA TRUJILLO
DEPARTAMENTO LA LIBERTAD
INFORME FINAL PROYECTO DE MEJORA CONTINUA
HENRY ELVIS CORCIO NUUVERO
QUMICO FARMACUTICO
C.Q.F.P. 16626
UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO
(SERUMS EQUIVALENTE)
FECHA DE INICIO: 15112013
FECHA DE TRMINO: 14112014
TRUJILLOPERU
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NDICE
I.- INFORMACIN GENERAL DE LA ORGANIZACIN ...................................... 1
A.- INFORMACIN DEL ESTABLECIMIENTO DE SALUD ............................. 1
B.-CATEGORA ....................................................................................................... 1C.- TAMAO DEL ESTABLECIMIENTO U ORGANIZACIN ......................... 1
D.-Aspectos Importantes de la organizacin: ............................................................ 5
1.- Servicios que Ofrece: .................................................................................... 5
2.- Relacin de principales grupos de usuarios: ................................................. 6
E.- Representante Oficial de la Organizacin ........................................................... 6
F.- Miembros de Alta Direccin: .............................................................................. 6
G.- Firma ................................................................................................................... 6
H. Miembros del equipo de Mejora Y Equipo Responsable del proyecto. ............... 7
II.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL CENTRO DE SALUD SAN
MARTIN DE PORRES ................................................................................................ 8
III.- TRMINOS DE ACEPTACIN .......................................................................... 9
IV.- PERFIL DEL PROYECTO ................................................................................. 10
Objetivo General: .................................................................................................... 11
Objetivos Especficos .............................................................................................. 11
Estrategias: .............................................................................................................. 11Resultados ............................................................................................................... 11
Conclusiones: .......................................................................................................... 12
V.- GLOSARIO DE TRMINOS Y ABREVIACIONES ......................................... 13
VI.- RESPUESTAS A LOS CRITERIOS Y SUBCRITERIOS ................................. 18
1.- LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN: ..................... 18
1.1. Organizacin y Soporte para promover el trabajo en Equipo: .................. 18
1.2- Facilidades Otorgadas al Equipo del Proyecto de Mejora Continua de la
Calidad: ............................................................................................................. 19
2.- IDENTIFICACIN Y SELECCIN DEL PROYECTO DE MEJORA .......... 20
2.1 Anlisis de la Estrategia de la Organizacin y de Oportunidades de Mejora
.......................................................................................................................... 20
2.2 Estimacin del Impacto en los Resultados de la Organizacin .................. 21
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3.- MTODO DE SOLUCIN DE PROBLEMAS Y HERRAMIENTAS DE LA
CALIDAD ............................................................................................................... 21
3.1 - Mtodo de Solucin de Problemas. .......................................................... 21
3.2 RECOLECCIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN ....................... 233.3.- HERRAMIENTAS DE LA CALIDAD ................................................... 24
3.4 CONCORDANCIA ENTRE EL MTODO Y LAS HERRAMIENTAS:24
4. GESTIN DEL PROYECTO Y TRABAJO EN EQUIPO: ............................... 24
4.1 Criterios para la Conformacin del Equipo de Proyecto: ........................... 24
4.2. Planificacin del proyecto: ........................................................................ 25
4.3. Gestin del tiempo: .................................................................................... 25
4.4. Gestin de la Relacin con Personas y reas claves de la Organizacin: 26
4.5 Documentacin: .......................................................................................... 26
5.-CAPACITACION: .............................................................................................. 26
5.1 Programa de Capacitacin del Equipo:....................................................... 26
5.2 Evaluacin e Impacto de las Actividades de Capacitacin: ....................... 26
6.- INNOVACIN .................................................................................................. 26
6.1.- Amplitud en la bsqueda de opciones y desarrollo de Alternativas: ....... 27
6.2.- Originalidad de la Solucin Propuesta: .................................................... 27
6.3.- Habilidad para Implantar Soluciones de Bajo Costo y Alto Impacto: ..... 277.- RESULTADOS: ................................................................................................. 28
8.- SOSTENIBILIDAD Y MEJORA ...................................................................... 29
8.1.- Sostenibilidad y Mejora............................................................................ 29
9. ANEXOS: ............................................................................................................ 29
ANEXO 01: Identificacin Del Problema Dentro Del Proceso Crtico
Identificado. ...................................................................................................... 31
ANEXO 02: Priorizacin De Problemas .......................................................... 32
ANEXO 03: Identificacin De Causa Raz Del Problema Priorizado ............. 33
ANEXO 04: Identificacin De Soluciones Efectivas Lluvia De Ideas ............ 34
ANEXO 05: Plan De Accin ............................................................................ 35
ANEXO 06: Monitoreo Del Ciclo De Mejora Continua .................................. 36
ANEXO 07: Documentacin ............................................................................ 38
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ANEXO 08: Check List .................................................................................... 49
ANEXO 09: Fotos: Implementacion del servicio ............................................. 52
ANEXO 10: Procedimientos Operativos Estandares (POEs) ........................... 67
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I. INFORMACION GENERAL DE LA ORGANIZACIN
A.Informacin del establecimiento de salud
El Centro de Salud San Martn de Porres se encuentra ubicado en la
Urbanizacin Los Jazmines Mz. O Lote 1de la ciudad de Trujillo, Distrito deTrujillo, Provincia de Trujillo, Departamento La Libertad., el cual a su vez
pertenece a la Micro red Trujillo Metropolitano, Direccin de la Red de
Servicios de Salud Trujillo, de la Gerencia Regional de Salud La Libertad.
Tiene bajo su cargo un rea territorial de aproximadamente 14.2 Km2. que
comprende los sectores de la Urb. Torres Araujo, Urb. La Perla, Urb.
Monserrate, Pueblo Joven Monserrate, Urb. El Sol, Asentamiento Humano
Los Jazmines, Urb. Las Casuarinas, Urb. Los Laureles, Urb. Santa Mara 5
Etapa, Urb. Santa Mara 2 etapa y Urb. San Vicente.
B.Categora
Categora I3 Centro De Salud
C.Tamao del establecimiento u organizacin
El Centro de Salud San Martn de Porres cuenta con una moderna
infraestructura, construida en material noble y la cual consta de tres pisos,
albergando ms de 25 ambientes, diseados para brindar una atencin de
calidad para nuestros usuarios.
Los cuales estn distribuidos de la siguiente manera:
a) 1 Ambiente para Admisin:Donde trabajan en conjunto el personal de
Admisin, tiene 2 escritorios, archiveros para las Historias Clnicas y
Flderes de los sectores.
b) 1 Ambiente para Caja: cuenta con un escritorio y una silla para la
encargada de esa rea.
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c) 1 Ambiente para Triaje:Cuenta con balanza peditrica, balanza para adulto,
tallmetro, un escritorio de metal con 2 sillas y un archivero.
d) 1 Ambiente para Estrategias Sanitarias:Donde se atiende a los pacientesde PCT, Zoonosis, Malaria y Dengue, cuenta con un escritorio metlico, 1
silla metlica y 1 de plstico, 1 estante para los medicamentos de PCT en sus
respectivos tapers rotulados con el nombre del paciente de TBC, un estante
para archivero de documentos y registros, adems de un lavatorio,
refrigeradora, bao, y un ambiente en donde los pacientes dejan su muestra de
esputo.
e) 1 Ambiente para Vacunatorio: Donde se realiza la Vacunacin del nio
menor de 5 aos. As como tambin para adultos.
f) 1 Ambiente para SIS y Asistente Social: Donde se realiza la afiliacin y
seguimiento de todos los pacientes beneficiarios de este seguro, cuenta con
dos escritorios, dos sillas, un estante multiusos en donde se encuentra la
computadora que sirve para la afiliacin y un estante para documentos, ya que
de ah se monitorea todas las entidades que pertenecen a la jurisdiccin.
g) 1 Ambiente para Tpico: Donde se atienden emergencias, ciruga menor
como suturas y curaciones, adems se colocan inyectables por lo que cuenta
con 1 camilla, 1 escritorio, 2 sillas, lmpara, vitrina donde se ubican diversos
materiales.
h) 1 Ambiente para Farmacia:Para el dispendio de las medicinas y materialesrelacionados, cuenta con estantes, 2 mesas, 2 sillas y 1 computadora.
i) 2 Ambientes para Puerperio: Que an no estn equipadas; por lo tanto no se
hace uso de este ambiente.
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j) 1 Sala de Parto: Que an no est equipada; por lo tanto no se hace uso de
este ambiente.
k) 1 ambiente para Esterilizacin: Este cuenta con un esterilizador, y material
estril como algodones, gasas, espculos, bajalenguas, hisopos, equipo de
curacin los cuales son preparados por un personal encargado de distribuir a
todos los consultorios.
l) 1 Consultorio para Consultas de Cncer: En dicho ambiente se brindan las
consejeras sobre cncer a cargo de una Enfermera capacitada.
m)1 Ambiente para Jefatura: Donde se rene el personal para discutir
diferentes asuntos.
n) 1 Ambiente para Estadstica: cuenta con 2 computadoras, 1 escritorio y 4
sillas, adems de archiveros para los distintos formatos y documentos que se
manejan, un mapa de la Jurisdiccin del Establecimiento, y los mapas de los
diferentes sectores identificando los principales riesgos.
o) 1 Ambiente para Psicologa: Donde trabajan los SERUMS e internos de
Psicologa atendiendo a los pacientes, cuenta con 1 escritorio y 3 sillas.
p) 2 Ambiente para Mujer:Donde trabaja las Obstetras encargadas de atender
a las gestantes, Planificacin familiar, contando en su ambiente con camillas
ginecolgicas, 2 escritorios, 6 sillas, 1 banco, 1 estante, 1 lmpara y 1 mesadonde se colocan los distintos materiales. Adems cuenta con un bao.
q) 2 Ambiente para Consultorio de Medicina: Cuenta con 2 escritorios, 2
camillas y 6 sillas, adems cuenta con lavamanos.
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r) 1 Ambiente para CRED del nio y Adolescente:Cuenta con un escritorio
metlico, una camilla peditrica, balanza, tallmetro, sillas, mesa pequea para
los nios, estantes para la colocacin de documentos y una vitrina paracolocar los juguetes con los que se evala a los nios, tarjetero para hacer
seguimiento.
s) 2 Ambiente para Consultorio Dental:Donde se atiende a los pacientes de
consulta odontolgica, tanto para adultos como para nios y adolescentes,
cuenta con 2 escritorios, 4 sillas, 1 silln odontolgico y esterilizador de
materiales.
t) 1 Ambiente para Laboratorio Clnico: Cuenta con 1 escritorio, 1 mesa, 1
dispensa para guardar los diferentes reactivos, 2 microscopios, centrfuga de
tubos, cabina para bacilos copias y 1 refrigeradora para conservar los
reactivos.
u) 1 Ambiente para Almacn: En el cual se depositan distintos materiales de
trabajo como formatos de atencin, hojas HIS, etc. y material de escritorio e
insumos contando con un kardex diario, as como tambin los alimentos de
los diferentes programas de TBC.
v) 1 Auditorio Multifuncional: Totalmente equipado, cuenta con can
multimedia, una mesa amplia para eventos, un masetero y sillas de plsticos
color verde.
w) Servicios Higinicos: Son 7 servicios higinicos, tanto para hombres como
para mujeres, que se encuentren en los tres pisos, tanto para el personal del
establecimiento como para los pacientes.
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D.Aspectos importantes de la organizacin:
1. Servicios que Ofrece:
Consulta Externa:
Medicina General.Odontologa.
Psicologa.
Obstetricia.
Planificacin Familiar.
Servicios Intermedios:
Enfermera.
Nutricin.
Servicios de Apoyo:
Laboratorio.
Farmacia.
Atenciones en Tpico:
Curaciones.
Inyectables.
Suturas
Venoclsis
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2. Relacin de principales grupos de usuarios:
E.Representante Oficial de la Organizacin
Mdico cirujano Tatiana Paredes Lpez
F.Miembros de Alta Direccin:
MIEMBRO DE ALTA DIRECCIN CARGO
M.C. Jos Evangelista Vargas Gerente Regional De Salud
M.C. Patricia Urquiaga Casos Gerente De La UTES N6
Dra. Obst. Eliana Guzmn Avalos Responsable de gestin de calidad de Red Trujillo
M.C. David Rodrguez Daz Sub Gerente de Micro Red Trujillo Metropolitano
Q.F. Elena Peralta TingalResponsable de Calidad de Micro Red Trujillo
Metropolitano
M.C. Tatiana Paredes Lpez Jefe del Centro de Salud San Martin de Porres
G.Firma
__________________________Jefe del Centro de Salud
ETAPAS DE
VIDACOMPOSICIN TOTAL FEMENINO MASCULINO
Nio
Menor de 1 ao 331 169 162
De 1 ao 353 180 173
De 2 a 4 aos 1122 574 548
De 5 a 11 aos 2538 1299 1239
Adolescente De 12 a 19 aos 3768 1929 1839
Adulto De 20 a 44 aos 14366 7355 7011
Adulto Mayor De 65 a ms 2931 1500 1431
TOTAL 25409 13006 12403
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H.Miembros del equipo de Mejora Y Equipo Responsable del proyecto.
1.- Equipo Encargado del Diseo del Proyecto
SERUMISTA: Qumico Farmacutico Henry Elvis Corcio Nuuvero
C.Q.F.P. 16626
Universidad Nacional de Trujillo
2.- Equipo Encargado de su Implementacin:
Lic. En enfermera: Rossina De la Rosa Condormango
Miembro del equipo de Calidad del C.S. San Martin de Porres.
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II. ORGANIGRAMA
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III. TERMINOS DE ACEPTACIN
Por la presente declaro que conozco los objetivos de gestin de calidad, siendo
uno de ellos implementar proyectos de mejora continua, por lo que presento el
proyecto de mejora continua de calidad denominado: Reubicacin del Serviciode Farmacia para mejorar las condiciones de almacenamiento de productos
farmacuticos, dispositivos mdicos y productos sanitarios en el Centro de Salud
San Martn de Porres de Trujillo. Asimismo acepto el carcter inapelable de las
decisiones de la oficina de Gestin de Calidad en Salud de la Red de Servicios de
Salud Trujillo.
Declaro que es cierto la informacin y los datos proporcionados en el presente
informe. Entiendo que dicho informe ser revisado por la oficina de Gestin de la
Calidad tanto de la Micro Red de Salud Trujillo como la Red de Servicios de
Salud Trujillo.
Acepto la difusin de mi proyecto si la Red de Servicios de Salud Trujillo as lo
estima conveniente y me comprometo con transmitir la sostenibilidad del
proyecto de mejora del Centro de Salud San Martin de Porres
Trujillo, Noviembre de 2014.
Firma FirmaCoordinador del Equipo de Mejora Responsable del proyecto
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IV. PERFIL DEL PROYECTO
En el Per uno de los principales problemas que afrontan las reas destinadas al
servicio de Farmacia es la falta de condiciones apropiadas (temperatura y
humedad controladas) y la falta de infraestructuras adecuadas para el correctoalmacenamiento de los medicamentos utilizando ambientes provisionales;
adems, no se cuenta con personal idneo que cumpla y haga cumplir la
normativa vigente. Es evidente que el almacenamiento de medicamentos
reconocidos por Ley es un aspecto importante en el marco de su uso racional,
mantener las condiciones adecuadas en cuanto a temperatura, humedad, luz, aire,
radiaciones, etc. aseguran la conservacin tanto de sus caractersticas
fisicoqumicas as como de sus propiedades farmacolgicas.
Las Buenas Prcticas de Almacenamiento (BPA), constituyen un elemento
fundamental dentro de toda institucin destinada al manejo de productos
farmacuticos, que engloba polticas, actividades y recursos con el objeto
mantener y garantizar la calidad, conservacin y el cuidado de los medicamentos,
para una buena prestacin de servicios de salud. El manual de BPA, dispuesto
por el MINSA, establece claramente directrices referentes a la infraestructura de
ambientes, manejo de documentacin, empleo de equipos y materiales
adecuados, normas para el personal idneo, entre otros, en relacin a la calidad y
seguridad del producto en todos los procesos desde su adquisicin hasta su
distribucin.
Para una correcta distribucin y almacenamiento de medicamentos, adems de un
ambiente adecuado, es necesario tener un control sobre todo lo que ingresa y
sale; esto se refiere, entre otras actividades, a mantener las ubicaciones fsicasbien definidas, qu clase de material se podr almacenar en cada una, as como
tambin conocer su capacidad y cualquier otra caracterstica necesaria.
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Ante esta realidad se busca solucionar esta deficiencia aplicando la normativa
vigente a travs del Manual de Buenas Prcticas de Almacenamiento de
productos farmacuticos, dispositivos mdicos y productos sanitarios establecido
por la DIGEMID e identificando todas las actividades y funciones de laspersonas que laboran en la Farmacia del Centro de Salud San Martn de Porres
(CSSMP) mediante procedimientos operativos estndar (POEs) adecuadamente
elaborados, revisados por la Jefatura del establecimiento y aprobados el
responsable de farmacia de micro red con la necesidad de alcanzar una
estandarizacin de las condiciones de almacenamiento.
Objetivo General: Reubicar el servicio de farmacia del CSSMP a un ambiente con infraestructura
adecuada mejorando la calidad del servicio.
Objetivos Especficos
Disponer de un ambiente adecuado.
Cumplir con la normativa vigente y aplicar la BPA.
Garantizar el mantenimiento de la calidad y seguridad de los productos
farmacuticos, dispositivos mdicos y productos sanitarios.
Brindar un servicio de calidad al usuario.
Administrar con eficacia y eficiencia los recursos disponibles, para un mejor
cumplimiento de la misin institucional.
Estrategias:
Capacitar al personal de salud, mediante charlas educativas e informativas,
sobre las BPA y la importancia de su aplicacin.
Implementar el manual POEs.
Aplicar los Procedimientos, registrar las actividades y evaluar los resultados.
o modificar los Procedimientos en caso de ser necesario.
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Resultados
Resultados esperados
o Aprobacin de jefatura.
o Servicio reubicado en un ambiente adecuadoo Aplicacin de BPA para la correcta conservacin y almacenamiento
de los medicamentos.
o Personal de salud capacitado en aplicacin de BPA.
o Brindar servicio de calidad al usuario.
Resultados obtenidos:
o
Personal de salud firman un acta de compromiso para lograr mejorarlos objetivos en la organizacin, orden y limpieza del servicio.
o Se realiz capacitacin al 100% por el qumico farmacutico
SERUMS sobre la importancia de tener un ambiente adecuado para
el funcionamiento del servicio de farmacia.
o Se implement en un 80% el servicio a travs de la colocacin de
letreros, seales, parihuelas, kardex, listado de precios.
o Se gestion la implementacin de material mobiliario nuevo
(anaqueles, parihuelas, escritorio, computadora)
Conclusiones:
o Se logr reubicar el servicio de farmacia a un ambiente con mejor
infraestructura, as mismo se gestion con jefatura del
establecimiento la implementacin del mismo mejorando la calidad
del servicio y garantizando el mantenimiento de la calidad y
seguridad de los productos farmacuticos, dispositivos mdicos yproductos sanitarios.
o Se capacito al personal de salud sobre la importancia de la aplicacin
de las BPA y el cumplimiento de la normativa vigente.
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V. GLOSARIO DE TERMINOS Y ABREVIACIONES
Acondicionado: Disposicin de algo en las condiciones adecuadas
Adulteracin: Condicin en la que el contenido o naturaleza de un producto
farmacutico y afines resulta de un proceso de manufactura que no se ajusta a
las buenas prcticas de fabricacin. Por ejemplo, la adulteracin puede
deberse a la presencia en un medicamento de cualquier sustancia que
desmejora su calidad, aumenta las impurezas sobre los lmites establecidos o
resulta en un producto cuya identidad no es genuina.
Almacenamiento: Manipulacin, guarda y conservacin segura de un
producto.
Almacenamiento de medicamentos: Proceso tcnico administrativo que
consiste en guardar o poner en el almacn o farmacia los medicamentos,
material mdico segn las BPA, que garanticen el mantenimiento de la
calidad y la seguridad hasta su distribucin o utilizacin.
Apilar: Poner una cosa sobre otra, haciendo una pila o montn.
rea de Almacenamiento:Destinada a mantener los productos o insumos en
forma ordenada y en condiciones adecuadas para conservar sus caractersticas
de calidad, basndose en el Manual de Buenas Prcticas de Almacenamiento.
Cuenta con las reas internas de Devolucin, Rechazo y Vencimiento y de
Cuarentena.
rea de Dispensacin:Destinada a la recepcin de recetas, verificacin de
los productos antes de su dispensacin y atencin farmacutica.
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rea administrativa:Su objetivo es promover la existencia de mecanismos
de control y registros que permitan mejorar el funcionamiento del
establecimiento farmacutico.
Buenas Prcticas de Almacenamiento (BPA): Es el conjunto de normas
clnicas que tienen carcter obligatorio para las empresas importadoras,
drogueras, distribuidoras, farmacias, boticas, servicios de farmacia, centros
de distribucin de las direcciones regionales y sub regionales, y almacenes
de los hospitales.
Buenas Prcticas de Dispensacin (BPD): Es el acto profesional de la
entrega del medicamento correcto al usuario indicado en el momento
oportuno, acompaado de la informacin para el correcto uso del mismo y el
cumplimiento de los objetivos teraputicos buscados.
Calificado: Persona que rene todas las caractersticas necesarias para
realizar algo.
Capacitado:Persona que ha sido habilitada para realizar algo.
Cuarentena:situacin en que los productos son aislados, por medios fsicos u
otros medios eficaces, a la espera de decisin de su aprobacin, rechazo o
reprocesamiento.
Dispensacin: La dispensacin es el acto en que el farmacutico entrega la
medicacin prescrita por el mdico al paciente, junto a la informacinnecesaria para su uso racional. Es un acto de responsabilidad profesional
aislado en el tiempo, cuya sucesin en cada paciente puede generar un
seguimiento farmacoteraputico,descrito dentro de laatencin farmacutica
http://es.wikipedia.org/wiki/Farmac%C3%A9uticohttp://es.wikipedia.org/wiki/Medicaci%C3%B3nhttp://es.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9dicohttp://es.wikipedia.org/wiki/Pacientehttp://es.wikipedia.org/wiki/Pacientehttp://es.wikipedia.org/wiki/Seguimiento_farmacoterap%C3%A9uticohttp://es.wikipedia.org/wiki/Atenci%C3%B3n_farmac%C3%A9uticahttp://es.wikipedia.org/wiki/Atenci%C3%B3n_farmac%C3%A9uticahttp://es.wikipedia.org/wiki/Seguimiento_farmacoterap%C3%A9uticohttp://es.wikipedia.org/wiki/Pacientehttp://es.wikipedia.org/wiki/Pacientehttp://es.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9dicohttp://es.wikipedia.org/wiki/Medicaci%C3%B3nhttp://es.wikipedia.org/wiki/Farmac%C3%A9utico -
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Fecha de expiracin o vencimiento: Es el dato sealado en el rotulado delos
envases mediato e inmediato del producto que indica el mes y el ao
calendario ms all del cual no puede esperase que el producto conserve su
estabilidad y eficacia. Este dato se expresa con nmeros cardinalesanteponiendo el trmino EXPIRA VENCE o cualquier trmino
equivalente.
Forma farmacutica: Forma o estado fsico en que se presenta un producto
para su administracin o empleo en los seres humanos y animales, como
tableta, cpsula, gragea, jarabe, crema e inyectables, entre otras.
Garanta de Calidad: Proceso sistemtico mediante el cual se logra la
adecuada concordancia entre los productos y servicios y especificaciones, por
medio de la evaluacin y verificacin de los procedimientos empleados, para
la fabricacin, control de calidad, llenado, embalaje, almacenamiento, ventas,
distribucin y post mercadeo de los productos.
Inspeccin: Sistema integrado de actividades que comprende los procesos de
programacin, obtencin de informacin, evaluacin y verificacin con el fin
de comprobar la observancia de las normas sobre Buenas Prcticas de
Manufactura, Buenas Prcticas de Almacenamiento y Buenas Prcticas de
Dispensacin en los establecimientos farmacuticos, as como el
cumplimiento de las especificaciones tcnicas bajo las cuales se autoriz el
producto en el Registro Sanitario.
Lote: Una cantidad de materia prima o insumo, material de envasado o
producto fabricado en un solo proceso, de tal manera que pueda esperarse que
sea homogneo. En el caso de un proceso continuo de fabricacin, el lote debe
corresponder a una fraccin definida de la produccin, que se caracterice por
la homogeneidad que se busca en el producto, A veces es preciso dividir un
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lote en un serie de sub-lotes, que ms tarde se unen de nuevo para formar un
lote fiel homogneo.
Medicamento: Es aquel preparado farmacutico obtenido a partir de uno oms principios activos, que puedo o no contener excipiente, que es presentado
bajo una forma farmacutica definida, dosificado y empleado para la
prevencin, diagnstico, o tratamiento de un enfermedad o estado patolgico
o para modificar sistemas fisiolgicos en beneficio de la persona a quien le
fue administrado.
Nmero de lote de fabricacin: Es una combinacin definida de nmerosy/o letras que responde a una codificacin que permite identificar el lote, mes
y ao de fabricacin y nmero de serie. La codificacin del lote de un
producto nacional es la siguiente:
- El primero y el ltimo nmero corresponde a las dos ltimas cifras del ao
de fabricacin.
- La primera cifra intermedia indica el mes.
- La segunda cifra corresponde al nmero correlativo del lote de
fabricacin.
Principio activo: Es la materia prima, sustancia o mezcla de sustancias
dotadas de un efecto farmacolgico determinado.
Producto de origen biolgico: Producto farmacutico procedente de clulas,
tejidos u organismos humanos, animales o bacterianos, con los cuales se
preparan vacunas, sueros, alrgenos, hemoderivados y biotecnolgicos.
Procedimiento de Operacin Estandarizado (POE):Procedimiento escrito
autorizado que contiene instrucciones para realizar operaciones que no
necesariamente son especficas para un producto o material determinado, si no
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de naturaleza ms general (por ejemplo: manejo, mantenimiento y limpieza de
equipos; limpieza de instalaciones y control ambiental; muestreo e
inspeccin). Algunos procedimientos de esta naturaleza pueden utilizarse
como complemento de la documentacin especfica para un producto, sea stauna documentacin maestra o referente a la produccin de lotes.
Recepcin: rea donde se realiza la verificacin de los productos cuando
ingresan al almacn, estas deben ser ubicadas separadas del rea de
almacenamiento.
Regente: Profesional Qumico Farmacutico que tiene la responsabilidad,cuanto afecte la identidad, pureza y buen estado de los productos que se
manipulan, almacenan o suministran en stos.
Reaccin adversa: Es la reaccin nociva y no intencionada que se produce a
dosis utilizadas normalmente en el hombre para la profilaxis, el diagnstico,
el tratamiento de enfermedades o para la modificacin de una funcin
fisiolgica. Puede ser:
- Reaccin Adversa No sera: Manifestaciones clnicas poco significativas
o de baja intensidad, que no requieren de ninguna medida teraputica
importante y/o que no ameritan suspensin del tratamiento.
- Reaccin Adversa Seria: Manifestaciones clnicas importantes, sin
amenaza inmediata de la vida pero que requieren de medidas teraputicas
y/o suspensin del tratamiento.
- Reaccin Adversa Grave: Las que producen la muerte, amenazan la vida
del paciente, producen incapacidad permanente o sustancial, requieren
hospitalizacin o prolongan el tiempo de hospitalizacin, producen
anomalas congnitas o procesos malignos.
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Sistema FEFO:Sistema de rotacin de productos almacenados que establece
que los productos que primero expiran son los que primero salen (First Expire
First Output).
Sistema FIFO:Sistema de rotacin de productos almacenados que establece
que los productos que primer o ingresan son los que primero salen (First Input
First Output)
Validacin:Accin que demuestra, en forma documentada, que un proceso,
equipo, material, actividad o sistema que conduce a los resultados previstos
garanta de Calidad: Proceso sistemtico mediante el cual se logra la adecuadaconcordancia entre los productos y servicios y especificaciones, por medio de
la evaluacin y verificacin de los procedimientos empleados, para la
fabricacin, control de calidad, llenado, embalaje, almacenamiento, ventas,
distribucin y post mercadeo de los productos.
Vida til: Periodo de tiempo durante el cual se espera que un producto
almacenado correctamente, satisfaga las especificaciones establecidas. Se
emplea para determinar la fecha de expiracin del producto y se determinan a
travs de estabilidad en varios lotes del producto.
VI. RESPUESTAS A LOS CRITERIOS Y SUBCRITERIOS
1. Liderazgo y Compromiso de la alta Direccin:
1.1.Organizacin y Soporte para promover el trabajo en Equipo:
Se coordin con jefatura del establecimiento, los responsables de calidad y
personal involucrado en el rea, para hacer de su conocimiento la
reubicacin del servicio de farmacia; se elabor un proyecto con la finalidad
de realizar un correcto almacenamiento de los medicamentos y material
mdico. Para esto se solicit su contribucin durante su ejecucin de las
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estrategias establecidas como parte del Proyecto de Mejora Continua
noviembre 2013octubre 2014.
1.2.Facilidades Otorgadas al Equipo del Proyecto de Mejora Continua de laCalidad:
La Gerencia de la Micro Red del Trujillo, apoya y respalda al equipo de
Mejora Continua de la Calidad del Centro de Salud San Martin de
Porres en la realizacin del presente proyecto con la coordinacin y
asesoramiento permanente de la responsable de Gestin de la Calidad.
La Jefatura del Centro de Salud San Martin de Porres brinda las
facilidades al Potencial Humano, para establecer reuniones decoordinacin y de ejecucin de acciones descritas en los planes de
mejora.
Provee de apoyo logstico con la disposicin de material para la
realizacin de ste proyecto.
Coordinacin permanente con el personal de salud para integrarse al
trabajo realizado.
1.3. Apoyo de la Alta Direccin en la Implementacin de las Propuestas de
Solucin
Se realiz una reunin con el director del Centro de Salud San Martin de
Porres, para establecer los problemas que existen en el centro de salud ver
cul de ellos se tomaran en cuenta para desarrollarlo y de esta manera
establecer La lluvia de ideas y por qu- porque de cada problema para
priorizar el que mayor puntuacin tuvo ese da segn las necesidades.
1.4.Reconocimiento a los equipos de proyectos de Mejora
El proyecto de mejora fue presentado al Director del Centro de Salud San
Martin de Porres reconociendo que estaba bien elaborado, siendo remitido a
la Micro Red del Trujillo para su aprobacin, mediante MEMO N 0077
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2014GRLL GGRGSUTES.TE./MR.T/SG. Luego fue presentado al
COORDINADOR DE SERUMS 2014 C.S. San Martin de Porres,
certificando con una constancia de Aprobacin y ejecucin del Proyecto
Titulado. Reubicacin del Servicio de Farmacia para mejorar las
condiciones de almacenamiento de productos farmacuticos, dispositivos
mdicos y productos sanitarios en el Centro de Salud San Martn de Porres
de Trujillo
2. Identificacin y Seleccin del Proyecto de Mejora
2.1 Anlisis de la Estrategia de la Organizacin y de Oportunidades de
Mejora. Desde la Perspectiva Financiera: El Proyecto no gener ningn costo
excesivo; se realizaron reuniones de capacitacin, fortalecimiento de
competencias y conocimientos en el tema.
Respecto a la Mejora de los Procesos Internos: Se establecieron las
estrategias a realizaren el proyecto con la finalidad de que el personal de
salud se concientice con respecto a la importancia de las buenas prcticas
de almacenamiento (BPM).
En relacin al Desempeo del Personal: Se ha logrado la
sensibilizacin, motivacin y compromiso del personalde la salud, que
labora en el Centro de Salud San Martin de Porres.
Respecto a la Organizacin: Se coordin con jefatura la reubicacin e
implementacin del servicio solicitando material y mobiliario necesario,
as como la monitorizacin del mismo a fin que el servicio se mantenga
en ptimas condiciones.
Respecto a la satisfaccin del usuario externo: Los usuarios se vieron
beneficiados ya que tienen la oportunidad de un trato directo con el
personal de farmacia; quien dentro de sus funciones est la de orientar al
paciente para un uso racional del medicamento.
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Respecto a la satisfaccin del usuario interno: Como responsable del
proyecto me siento satisfecho al ver que la ejecucin del proyecto
beneficia a la poblacin del centro de salud y a la misma institucin, as
mismo se recibi apoyo por el personal de salud especialmente por lajefatura por su contribucin en la estrategia de implementacin.
2.2 Estimacin del Impacto en los Resultados de la Organizacin
El impacto se mide en relacin al compromiso adquirido, que se vio
reflejado en la mejora de la organizacin, orden, limpieza y aplicacin de
las Buenas Prcticas de Almacenamiento del servicio de farmacia del
Centro de Salud San Martin de Porres. La direccin de Calidad fue laencargada de monitorizar este proyecto y los acuerdos establecidos. Los
indicadores de impacto considerados se midieron a travs de los resultados.
3. MTODO DE SOLUCIN DE PROBLEMAS Y HERRAMIENTAS DE
LA CALIDAD
3.1. Mtodo de Solucin de Problemas.
Para la descripcin del proceso de anlisis y solucin de problemas
utilizada por el equipo de mejora se us la metodologa descrita en la RM
N 6402006 /MINSA Manual para la Mejora Continua de la Calidad y
en la Directiva Administrativa N 004 2008 GR LL/GGR GRS
DESP DCS Pautas para la Formulacin de Proyectos de Mejora
Continua para el Rediseo de Procesos dela Gerencia Regional de Salud
La Libertad.
Utilizando para ello el siguiente anlisis:
3.1.1.- Decidir qu problema ser tratado primero
Una vez identificados y expuestos los problemas (anexo 01), fueron
priorizados utilizando como herramienta la Matriz de Priorizacin, se
decidi trabajar conjuntamente con todo el personal de salud. Se decidi
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que la prioridad era reubicar el servicio de farmacia para mantener los
ambientes limpios, ordenados y aplicar las buenas prcticas de
almacenamiento, y dispensacin beneficindose de esta manera no solo el
personal de salud, sino tambin al usuario externo.
3.1.2.-Definir las etapas que pas la experiencia de mejora continua:
1er CICLO PHEA:
Se realiz la primera reunin donde se recolect la informacin de cada
personal de salud, sobre las dificultades que se vienen dando en la
institucin a travs de una lluvia de ideas, donde as se podra identificar el
problema crtico, se utiliz herramienta matriz de seleccin, en la cual se
design una numeracin, adems, se realiz la sumatoria de estos y as, se
obtuvo el tem con mayor puntuacin, teniendo como resultado el problema
a tratar del proyecto que fue la deficiente infraestructura del rea de
farmacia y las reas destinadas al almacenamiento provisional de los
productos farmacuticos, al igual que tambin se lleg a establecer un
listado con las diversas soluciones para minimizar el problema
predominante.
Para identificar las causas raz del problema priorizado se emple la
herramienta del Por qu? Por qu? Por qu?, con lo cual se plante el
problema, determinando sus diversas causas con cada interrogante
establecida en sus tres niveles, as, obtuvimos los resultados en espera de la
posible solucin.
Para el desarrollo de una solucin efectiva se emple la tcnica de lluvia deideas, beneficindonos en la obtencin de mltiples oportunidades de hacer
sugerencias sobre un determinado causa y aprovechando la capacidad
creativa del personal de salud, con ello establecimos las estrategias para su
implementacin.
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La implementacin de la solucin efectiva la llevamos a cabo a travs de la
herramienta plan de accin, en donde visualizamos nuestros objetivos
especficos, las actividades, tareas, productos, personal responsableestableciendo el cronograma y desarrollando las soluciones pertinentes a
cada objetivo, cada personal de salud se comprometi apoyar en la
realizacin del proyecto
3.2 RECOLECCION Y ANALISIS DE LA INFORMACION
3.2.1. Identificar oportunidades de mejora: Se identific limpieza
inadecuada, hacinamiento de productos, ausencia de manuales de
Buenas prcticas de almacenamiento y procedimientos operativos
estndar, ambientes inadecuados para almacenamiento.
3.2.2. Identificar el problema priorizado: se elabor una lluvia de ideas para
la identificacin del problema donde se obtuvo que no se contaba con un
ambiente adecuado para el funcionamiento del servicio de farmacia,
adems de no contar con un almacn exclusivo para el almacenamiento
de productos farmacuticos; siendo este el problema prioritario del
Centro de Salud San Martn de Porres. (Anexo 01)
3.2.3 Identificar las causas races del problema: Posteriormente mediante
la lluvia de ideas y utilizando la matriz del Por qu?Por qu?, la de
priorizacin y el diagrama de causa efecto se identificaron las
principales causas races. (Anexo 03)
3.2.4. Desarrollar una solucin efectiva que se pueda implementar: Para la
implementacin de una solucin efectiva se utiliz la lluvia de ideas y el
cuadro de estrategias. (Anexo 04)3.2.5. Implementar la solucin:Mediante el Plan de Accin.(Anexo 05)
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3.3 HERRAMIENTAS DE LA CALIDAD
Lluvia de Ideas: se elaboraron diversas propuestas por el personal del C.S.
San Martin de Porres, aprovechando la capacidad creativa de los mismos,
siendo sus ideas consideradas para la formulacin de problemas.(Anexo 01)
Matriz de seleccin: Al priorizar por puntuacin generada por los miembros
participantes del proyecto de mejora donde se evaluaron la importancia,
frecuencia y vulnerabilidad que deberan ser atendidas en dicho orden. (Anexo
02)
Por qu? Por qu?:una vez identificados los problemas se procedi a
cuestionar las causas que generaban estos problemas en el C.S. San Martin de
Porres.(Anexo 03) Plan de accin: Se aplic la lluvia de ideas para elaborar plan de accin, en
donde visualizamos nuestros objetivos especficos, las actividades, tareas,
productos, personal responsable, estableciendo el cronograma, presupuesto y
desarrollando las soluciones pertinentes a cada objetivo.(Anexo 05)
3.4 CONCORDANCIA ENTRE EL MTODO Y LAS HERRAMIENTAS:
Se ejecutaron las estrategias para dar solucin al problema matriz y de esta
forma aplicar dichas estrategias en cada periodo de realizacin del proyecto,
obteniendo resultados esperados al reubicar el servicio de farmacia a un nuevo
ambiente, evaluando que el plan de accin tuvo resultados.
4.- GESTION DEL PROYECTO Y TRABAJO EN EQUIPO:
4.1 Criterios para la Conformacin del Equipo de Proyecto:
El proyecto de mejora continua lo realice solo como SERUMNISTA del
Servicio de Farmacia, recibiendo apoyo por parte de Jefatura del C.S.
San Martin de Porres, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
Haber realizado alguna innovacin en mejora de la Institucin.
Personal Responsable e Identificado con la Institucin
Ser parte del equipo de Gestin del Puesto de Salud
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Tener disponibilidad para el trabajo en equipo
Asumiendo las siguientes acciones:
Reconocer a la Calidad como el fin supremo de nuestra propia calidadde vida.
El usuario interno y el usuario externo son importantes para nuestros
establecimientos
Promueve la gestin de la calidad en unin e integracin de todos,
alrededor de los valores de la organizacin.
Desarrollar un hbito de limpieza, orden y correcto almacenamiento.
Desarrollar un comportamiento responsable, eficaz, tolerante y de
calidad en el trabajo.
Promueve el trabajo en equipo hacia el logro de la misin de la
institucin.
Instituye una nueva cultura organizacional del trabajo alegre,
comunicativo, fluido, creativo, con equipo de alto rendimiento y
abiertos al cambio. Para lograr los objetivos en la mejora del servicio.
4.2. Planificacin del proyecto:
En varias reuniones de trabajo con jefatura, se plantearon las actividades a
desarrollar para el logro de los objetivos, las mismas que fueron
programadas en un tiempo determinado con plazos establecidos, para el
cumplimiento de las acciones y para establecer las alternativas de solucin
a los problemas encontrados.
4.3. Gestin del tiempo:Los trminos de plazo programados para lograr los objetivos del
proyecto fueron, antes de concluir el periodo de SERUMS; as tendra
reportes trimestrales que permitiran evaluar como marchaba el
proyecto.
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4.4. Gestin de la Relacin con Personas y reas claves de la Organizacin :
El equipo de Gestin de la Calidad del C.S. San Martin de Porres mantiene
una estrecha relacin, con las reas claves de la organizacin, dando lasfacilidades para ir obteniendo, progresivamente, ptimos resultados del
proyecto, de tal manera se dio cumplimiento a lo programado.
4.5 Documentacin:
Se cuenta con la siguiente documentacin:
Constancia de aprobacin del Proyecto de Mejora Continua.
Lista de asistencias Registro fotogrfico
5. CAPACITACION:
5.1 Programa de Capacitacin del Equipo:
Se capacit al personal de salud sobre buenas prcticas de almacenamiento
y la importancia de tener un ambiente adecuado destinado tanto al
funcionamiento del servicio de farmacia como al almacenamiento de
productos farmacuticos.
5.2 Evaluacin e Impacto de las Actividades de Capacitacin:
Despus de haber sido capacitados, y fortalecidos en las competencias para
desarrollar proyectos de mejora continua de calidad, el personal de salud
del C.S. San Martin de Porres concord en que existe mayor orden y
limpieza en el servicio.
6. INNOVACIN
Con este proyecto se ha demostrado que para lograr calidad en los servicios de
salud no se necesita grandes presupuestos, se realiz rediseando los procesos,
con los recursos que se contaba y a corto plazo, generando el trabajo en equipo.
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La innovacin de ste proyecto est basada en la implementar un sistema de
orden, limpieza y correcto almacenamiento y distribucin de recursos, lo cual
permiti que los usuarios reciban una atencin de calidad.
6.1. Amplitud en la bsqueda de opciones y desarrollo de Alternativas:
Se recopil informacin que ayude al cumplimiento de los objetivos, luego
mediante reuniones de trabajo, se plantearon diversas opciones en el
desarrollo de este proyecto.
6.2. Originalidad de la Solucin Propuesta:
Se busc y cre soluciones no convencionales, luego en reuniones tcnicas
de socializacin se procedi a seleccionar las ms innovadoras y que
pueden ser adaptadas a nuestra realidad, para esto se evalu el impacto y la
sostenibilidad de las estrategias utilizadas. Por lo tanto, este proyecto busca
que el personal de farmacia realice mejoras en el servicio continuamente;
se utiliz un Check List elaborada por el SERUMS a cargo del proyecto, el
cual sirvi para hacer una evaluacin trimestral en el servicio de farmacia
para evaluar los avances en el nivel de mejorar la condiciones de
almacenamiento y limpieza.
6.3. Habilidad para Implantar Soluciones de Bajo Costo y Alto Impacto:
Una vez identificado el problema y oportunidad de mejora, se busc
soluciones y la mejor forma de solucionar el problema fue buscando
mejorar las condiciones de almacenamiento del servicio de farmacia
mediante la reubicacin a un nuevo ambiente. Para esto se logr el
compromiso de jefatura y gestin de calidad del C.S. San Martin de Porres.
Pudiendo concluir entonces que logrando el compromiso de los
responsables del servicio y trabajadores del establecimiento de salud enmejorar la prctica de buenas prcticas de almacenamiento se est logrando
elevar los niveles de satisfaccin del usuario y del personal de salud, con
voluntad de trabajo y trabajo en equipo.
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7. RESULTADOS
Se logr una mejor coordinacin y comunicacin interdisciplinaria dentro
del C.S. San Martin de Porres.
Mediante lo coordinacin con Jefatura y personal de gestin de calidad del
C.S. San Martin de Porres, se logr tener un ambiente mucho ms limpio y
organizado.
Se les brinda a los pacientes atencin de calidad, al tener un ambiente
ordenado y limpio.
MONITOREO MENSUAL DEL CICLO DE MEJORA CONTINUA
En el presente grfico se muestra que se logr mejorar al 80% el servicio de
farmacia del Centro de Salud San Martin de Porres. Este monitoreo fue
aplicado mensualmente, los valores de calificacin fueron resultado de las
suma de los puntos obtenidos en el Check List (Anexo N 08) a la cual seasign un punto por cada tem conforme y cero por cada tem inconforme;
obviando aquellos que no aplican pero podran implementare a futuro. De
los 80 items se logr cumplir con 64 de ellos lo que representa el 80%.
0
10
20
30
40
50
60
70
junio julio agosto septiembre octubre
Puntaje
Avance mensual
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8. SOSTENIBILIDAD Y MEJORA
8.1. Sostenibilidad y Mejora
La sostenibilidad y continuidad del proyecto est asegurada por el Equipo de
Gestin de Calidad que apoyan la implementacin, se ha acordado en reuninde equipo de gestin, jefatura y del personal que se mantiene enel servicio,
realizar los monitoreo trimestrales del proyecto para verificar su adecuada
implementacin o identificar puntos crticos que an se tengan que ir
modificando.
9. ANEXOS:
Anexo 01: Identificacin del problema dentro del proceso crtico
identificado. (Lluvia de Ideas) Anexo 02: Priorizacin de Problemas
Anexo 03: Identificacin de Causa Raz del Problema Priorizado
Anexo 04: Identificacin de Soluciones Efectivas Lluvia de Ideas
Anexo 05: Plan de Accin
Anexo 06: Monitoreo del ciclo d mejora continua
Anexo 07: Documentacin
Anexo 08: Checklist
Anexo 09: Fotos: Implementacion del servicio
Anexo 10: Procedimiento Operativo Estndar (POEs)
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ANEXOS
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ANEXO: 01
IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA DENTRO DEL PROCESO CRTICO IDENTIFICADO.
Problemasen el C.S.
San Martinde Porres
Infraestructurainadecuada
destinada parafarmacia
Falta deQuimico
Farmaceuticopermanente
Falta demantenimientopara garantizar
BPA
Ausencia deManual POEs yaplicacion de
BPA
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ANEXO: 02
PRIORIZACIN DE PROBLEMAS
Problemas
identificadosImportancia Frecuencia Factibilidad Total
Infraestructura
inadecuada destinada
para farmacia.
3 3 3 9
Falta de Mantenimiento
contino para asegurar
el adecuado
almacenamiento de
medicamentos.
3 3 3 9
Ausencia deun manual
POEs y aplicacin de
BPA.
3 3 3 9
Falta de personal
Qumico Farmacutico
responsable del servicio
de farmacia del CSSMP
3 3 1 7
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ANEXO: 03
IDENTIFICACIN DE CAUSA RAZ DEL PROBLEMA PRIORIZADO
Causas (1 nivel)
Por qu?
Causas (2 nivel)
Porque
Causas (3 nivel)
Porque
Falta de ambiente con
infraestructura adecuada
para funcionamiento del
servicio de farmacia.
No existe ambientes
adecuados especficamente
para el rea de Farmacia
No hay una
adecuada
distribucin de
ambientes dentro del
EESS
El ambiente del servicio de
farmacia requiere mejora en
las condiciones de limpieza y
mantenimiento para
asegurar el adecuado
almacenamiento de los
medicamentos.
Falta de personal qumico
farmacutico perenne por
turno para cubrir la atencin
farmacutica, y asegurar el
cumplimiento de las BPA.
Falta de presupuesto
asignado al servicio
de farmacia.
Falta de aplicacin de
normativas, BPA y ausencia
de POEs
Desconocimiento del
personal de apoyo al
servicio.
Falta de profesional
qumico farmacutico
para asegurar el
cumplimiento de
normativas, BPA e
implementacin de
POES
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ANEXO 04
IDENTIFICACIN DE SOLUCIONES EFECTIVAS LLUVIA DE IDEAS
Lluvia de ideas
NIVEL CAUSA ESTRATEGIAS
1
Falta de ambiente con infraestructura
adecuada para funcionamiento del servicio de
farmacia.
Gestionar en jefatura del
establecimiento la
reubicacin del servicio de
farmacia mediante solicitud
y acta de compromiso.
Comunicar al personal de
control de calidad y del
servicio para apoyar a la
reubicacin del servicio.
Realizar acciones pertinentes
para el adecuado
cumplimiento y aplicacin de
las BPA.
Desarrollar el manual
POEs.
2Falta de mantenimiento y limpieza al ambiente
asignado
3Falta de presupuesto del CSSMP asignado al
servicio de farmacia.
4
Necesidad de cumplir con abastecimiento de
medicamentos provenientes del sub almacn
de la DIGEMID
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ANEXO 05: PLAN DE ACCIN
OBJETIVOESPECIFICO
ACTIVIDADES TAREAS PRODUCTOS RESPONSABLENOV13
DIC13
ENE14
FEB14
MAR14
ABR14
MAY14
JUN14
JUL14
Reubicacin del
servicio de farmacia
del CSSMP a un
ambiente con
infraestructura
adecuada mejorando
la calidad del servicio.
Presentar solicitud de reubicacin a
jefatura del establecimiento.Elaborar solicitud de
reubicacin delservicio.
Formular checklist
rea ReubicadaQumico Farmacutico
SERUMS
Acondicionamiento de ambientes.
Implementacin de POEs y BPA.
rea ReubicadaQumico Farmacutico
SERUMS
Disponer de un
ambiente adecuado y
aplicar la BPA
garantizando la
calidad y seguridad
de los productos
farmacuticos,
dispositivos mdicos yproductos sanitarios.
Almacenar los medicamentos de formaordenada para no alterar la calidad de
los mismos, que no se produzcanconfusiones y permitir una rotacin
correcta de las existencias evitando losvencimientos.
Ubicacin demedicamentos de
acuerdo a su formafarmacutica y
cumpliendo el sistemaFIFO Y FEFO.
Colocacin de letrerosy seales deseguridad.
rea ReubicadaQumico Farmacutico
SERUMS
Determinar si l os medicamentos,material mdico y otros productos
farmacuticos cumplen con lascondiciones de limpieza, evitando laacumulacin de polvo, desechos o
insectos que deterioren al medicamentoen su almacenamiento.
rea ReubicadaQumico Farmacutico
SERUMS
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ANEXO 06: Monitoreo del ciclo de mejora continua
Matriz para monitoreo
Producto Indicador Resultado esperado Basal Periodicidad Clarificacin
Coordinacin con
jefaturaDocumento Aprobacin de jefatura
MayoJunio2014
Compromiso de jefaturapara el cambio de
ambiente y reubicacin delservicio
Reubicacin del
servicioFarmaciareubicada
Servicio reubicado en unambiente adecuado
MayoJunio
2014
Ambiente adecuado parala recepcin,
almacenamiento ydispensacin demedicamentos
BPA Manual BPA Aplicacin de BPA Julio Agosto2014
Se complementa uncorrecto almacenamientoaplicando las BPA.
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Matriz de monitoreo del ciclo de mejora
Producto Indicador Resultado esperado Basal Periodicidad Resultado Alcanzado
Coordinacin con
jefatura DocumentoAprobacin de jefatura
Abril Junio
2014 25 % del proyecto
Reubicacin del
servicioFarmaciareubicada
Servicio reubicado en unambiente adecuado
Abril Junio
201425 % del proyecto
BPA Manual BPA Aplicacin de BPA Julio Agosto
201450 % del proyecto
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ANEXO N 07
DOCUMENTACION
RESULTADOS Y RECOMENDACIONES DE SUPERVICION REALIZADA EL07/12/2014
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CONSTANCIA DE APROBACION DE PROYECTO
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DOCUMENTACION PARA IMPLEMENTACION DEL SERVICIO
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ANEXO N 08
CONF NO
CONF
OBSERVACION
DE INSCRIPCIN
Copia del DNI del propietario o representante legal
Copia del RUC/SUNAT en la cual debe consignarse el tipo y nombre comercial delEE.FF
Original y Copia B/V por el pago de la Tasa en(DIRES) Funcionamiento y Regencia
Libro de actas foliado (OCURRENCIAS)
Libro de recetas de Psicotrpicos y estupefacientes (CUANDO CORRESPONDA)
Copia del carnet de colegiatura vigente o constancia de trmite
Habilidad profesional del qumico farmacutico ORIGINAL
Copia del ttulo profesional
Plano o Croquis simple de ubicacin geogrfica del local
Plano o Croquis simple de la distribucin interna del local
.m2 (Recepcin);...m2 (Dispensacin);.m2 (S.S.H.H.); .m2 (Almacn)
....m2 (Baja o rechazados);..m2 (Gestin administrativa(ADMINISTRACIN QF)
reas debidamente delimitadas y sealadas (Recepcin y Baja dentro de almacndebidamente diferenciados
Extintores Carga vigente x 6 kg e instalado en lugar adecuado, no debeinterrumpir el paso
Termo Higrmetro en el rea de almacn
NO medicamentos mientras no obtenga la autorizacin
NO letreros eternos mientras no obtenga la autorizacin
DEL PERSONAL
Uso de credencial
Usa de uniforme y los implementos de seguridad (de ser necesario)
Se encuentra limpio y aseado
Su vestimenta est limpia
Conoce y cumple con sus funciones segn POES
DEL ALMACENAMIENTO
Las diferentes reas se encuentran limpias
Se cumple con el procedimiento de RECEPCIN de productos
Se cumple con el procedimiento de ALMACENAMIENTO de productos
Se cumple con el procedimiento de DISPENSACIN de productos
La dispensacin se cumple segn la regla FEFO
Los materiales rechazados , obsoletos o deteriorados se mantienen en lugarseparado del rea de almacenamiento debidamente identificados
Las cajas se mantienen limpias y cerradas
Existe un rea de CUARENTENA
DE LA DOCUMENTACIN
Copia del CARNET DE SANIDAD de los trabajadores ACTUALIZADO
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Copia de Certificado de Capacitacin en el MANEJO DE EXTINTORES
N. comercial= RUC = Letrero externo =Boletas = Aut. Sanitaria = Ocurrencias =D.Tcnica
Libro oficial : OCURRENCIAS debidamente actualizado
Libro oficial : POES (familiarizado con los procesos)
Libro oficial : PRIMEROS AUXILIOSLibro oficial : MEDICAMENTOS CONTROLADOS (Si se maneja)
Libro oficial : PREPARADOS MAGISTRALES (Si se maneja)
Certificado de FUMIGACIN , no mayor a 6 meses
Las guas de ingreso y salida son archivadas en forma correlativa.
Existe un listado de stock actualizado
Se cumple con el registro de datos de humedad y temperatura segn elprocedimiento
Se mantiene documentacin del ingreso y salida de los productos
Se archiva Copia de la receta dispensada (plazo de 1 ao desde la fecha de
dispensacin)Se observa Autorizacin sanitaria publicada en el rea de dispensacin
Se cuenta con el Observatorio de precios actualizado
Se tiene un Listado de sustancias farmacuticas SENSIBLES A LA LUZ
Se tiene un Listado de sustancias farmacuticas ALTAMENTE SENSIBLES
DEL AMBIENTE Y MOVILIARIO
Letrero externo = RUC
Ambiente independiente /NO Conexin directa con vivienda
Local limpio, pintado y fcil de limpiar
Tamao del ambiente adecuado acorde a la variedad del volumen de productos a
dispensarLa puerta debe brindar seguridad y fcil trnsito
LOS SERVICIO HIGINICOS estn separados del rea de dispensacin y almacn
Cuenta con servicios de agua y luz/La iluminacin funciona correctamente
Cuenta Adecuada iluminacin y circulacin interna de aire
Tiene PARIHUELAS adecuadas
Las superficies de los pisos y paredes se encuentran limpios y en buen estado.
Bao adecuado con agua, desage y luz
Instalaciones elctricas adecuadas
Las vitrinas son de melamine
El HORARIO est en una parte visible al Pblico
Cuenta con VENTILADOR en el rea de ALMACN
DE LOS MEDICAMENTOS
El Corte de tabletas es adecuado, dejando la F. VENCIMIENTO Y NMERO DE LOTEa la vista
No debe existir medicamentos VENCIDOS
No debe existir medicamentos DETERIORADOS
No debe existir medicamentos FALSIFICADOS
No debe existir medicamentos tipo MUESTRAS MDICAS
No debe existir medicamentos tipo IMPORTADOS O DE CONTRABANDO
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LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO
No debe haber basura en las reas cercanas a las puertas de ingreso y salida
El personal de limpieza realiza las labores de limpieza de acuerdo al procedimiento
Las superficies de los pisos y paredes se encuentran en buen estado.
Las puertas de ingreso y salida se encuentran en buen estado
No hay manchas de humedad ni charcos de agua dentro del EstablecimientoFarmacutico
La iluminacin funciona correctamente
SEGURIDAD
Se cumple con la norma de acceso restringido al rea de almacenamiento
Los productos estn almacenos de acuerdo a las normas de seguridad interna
Las reas estn sealizadas y delimitadas
Se cumple con no fumar ni comer dentro del Establecimiento Farmacutico
Los extintores se encuentran cargados y vigentes.
DE LAS PROHIBICIONES
Prohibidos inyectables y venoclisis, tampoco letreros que los promociones
No sorteos promociones y otros que induzcan al uso irracional de medicamentos
No letrero de atencin x , si no existe 3 QFs para cubrir horario
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ANEXO N 09
AMBIENTE DE FARMACIA PRINCIPAL ANTES DE LA
IMPLEMENTACIN
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AMBIENTE DE FARMACIA PRINCIPAL DESPUES DE LAIMPLEMENTACIN
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LISTA DE PRECIO EXIBIDA AL PUBLICO
PERIODICO MURAL
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AREA DE ARCHIVO
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SEALIZACION DE AREAS
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REGISTRO DE TEMPERATURA
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KARDEX ACTUALIZADO
MANUALES
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CUADERNO DE CARGOS Y RE`PORTE DIARIO
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DOCUMENTACION
Requerimientos
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Informe SISMED mensual
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ANEXO N 10
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
ESPECIFICOS ESTNDARES (POEs)
SERVICIO DEFARMACIA C.S. SANMARTIN DE PORRES
DE: Q.F. CORCIO NUUVERO HENRY ELVIS
2014
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INDICE
INTRODUCCION---------------------------------------------------------------------------- 1
OBJETIVO: ---------------------------------------------------------------------------------- 2
BASE LEGAL: ------------------------------------------------------------------------------- 2
DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECFICAS POR NIVEL DECARGOS ---3
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTANDARES POR AREAS
I. ELABORACION DE UN POEs 5
II.RECEPCION DE PRODUCTOS 11
III.ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS 22
IV. DISPENSACION DE PRODUCTOS 34
V.POLITICA DE INVENTARIO 37
VI. REALIZACION DE REQUERIMIENTOS 39
VII.QUEJASRECLAMOS - DEVOLUCIONES 41
VIII. MANEJO DE VENCIDOS Y DETERIORADOS 45
IX. MANTENIMIENTO DEL SERVICIO 47
X. CONTROL DE TEMPERATURA Y HUMEDAD 51
XI. LIMPIEZA DEL SERVICIO DE FARMACIA 53
XII. CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DE PERSONAL 57
CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DE PERSONAL
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1
INTRODUCCION
El presente manual es un instrumento de gestin, en el que se establecen normas y
procedimientos operativos que debe seguir el personal del Servicio de Farmacia del CENTRODE SALUD SAN MARTN DE PORRES, en cumplimiento de los objetivos establecidos
por las Normas Sanitarias Vigentes.
Permite ofrecer una descripcin actualizada y precisa de las actividades contenidas en cada
etapa de los procesos, contribuyendo a la ejecucin correcta y oportuna de las actividades
encomendadas al personal, propiciando de esta manera la uniformidad en el trabajo, el ahorro
de tiempo, de esfuerzos, la maximizacin de los recursos humanos, tecnolgicos y financieros
y el mejoramiento de la gestin.
Permitir tambin planear, organizar, dirigir y controlar de una manera ms eficaz las
funciones que se designan a cada uno de los miembros del establecimiento. Lo interesante de
este manual en lo que respecta a las entradas y salidas de productos farmacuticos, es que
busca a que se contribuya a mejorar la eficacia y eficiencia en la recepcin, almacenamiento y
dispensacin y en resguardo del buen estado y conservacin de los mismos y en cumplimiento
de las buenas prcticas de almacenamiento.
Para el personal resulta beneficioso porque le permite mejorar sus funciones para tratar de
realizarlas eficazmente, conociendo cada uno de los pasos ejecutados al momento de recibir,
almacenar, seleccionar y dispensar. De este modo, se espera que para los nuevos empleados
con la implantacin de este manual de Normas y Procedimientos no surjan inconvenientes ni
deficiencias internas en las reas de dispensacin y de almacn. El cual tambin facilitar la
informacin clara y sencilla de las actividades a la hora de realizar las actividades queengloban el manejo de los productos farmacuticos en la Farmacia. Es importante sealar que
el presente documento debe ser peridicamente revisado por el Qumico Farmacutico, con el
objetivo de actualizarlo de acuerdo a sus necesidades reales.
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2
OBJETIVO:
Establecer los procedimientos Operativos para optimizar las condiciones de almacenamiento y
realizar la recepcin, dispensacin de los productos farmacuticos y afines en el Centro de
Salud San Martin de Porres, bajo condiciones seguridad para los trabajadores y la poblacin
usuaria. De tal manera que se pueda brindar una atencin farmacutica con criterios de calidad
tcnica y cientfica, utilizando una metodologa uniforme y mejorando el cumplimiento de sus
funciones y la calidad de atencin a los pacientes.
BASE LEGAL:
Ley N 26842Ley general de Salud.
Ley N 27657 - Ley del Ministerio de Salud.
Ley N 27658 - Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado.
Ley N 27444Ley General del Procedimiento Administrativo.
Ley N 28173Ley del Trabajo del Qumico Farmacutico del Per
DS N 013-2002-SA.Aprueba el Reglamento de la Ley N 27657- Ley del Ministerio
de Salud.
DS N 023-2005-SAAprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones del
Ministerio de Salud.
DS N 008-2006-SAAprueban Reglamento de la Ley N 28173, Ley del Trabajo del
Qumico Farmacutico del Per.
Ley N 29459Ley de productos farmacuticos Dispositivos mdicos y productos
sanitarios.
DS N0142011SAReglamento de Establecimientos Farmacuticos.
DS N 023-2001Reglamento de estupefacientes, psicotrpicos y otras sustancias sujetas
a Fiscalizacin Sanitaria.
RM N539-99- SA/DM. Gua de Inspeccin para establecimientos de produccinFarmacutica.
RM N1240-2400/minsaAprueban la Poltica Nacional de Medicamentos.
RM N 062-2010/MINSA Petitorio Nacional de Medicamentos Esenciales.
-
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3
DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECFICAS POR NIVEL DE CARGOS
El personal que participa en la dispensacin debe estar adecuadamente identificado, mantener
una higiene personal correcta y llevar prendas de vestir limpias y que protejan.
I. Del Qumico Farmacutico
a. Asumir la Regencia Profesional del Establecimiento ante DIREMID durante el horario
de funcionamiento del establecimiento.
b. Brindar atencin farmacutica, garantizando la dispensacin continua y oportuna de los
productos farmacuticos y afines, seguros y efectivos para los pacientes ambulatorios y
pblico usuario.
c. Cumplir y hacer cumplir las normas legales y sanitarias que rigen el funcionamiento de
los establecimientos farmacuticos y el expendio de productos farmacuticos y afines.
d. Brindar informacin y consejera a los pacientes y/o familiares promoviendo el uso
racional de medicamentos.
e. Cumplir con las Buenas Prcticas de Dispensacin y Almacenamiento, asegurando el
cumplimiento de las normas de bioseguridad.
f. Supervisar el expendio y la realizacin del inventario de los productos farmacuticos y
afines.
g. Conocer, cumplir y hacer cumplir las Directivas, Reglamentos, Manuales, Normas yDisposiciones relacionadas con el desempeo laboral as como los roles de trabajo.
h. Informar diariamente las ocurrencias del da (descritas en el libro de ocurrencias),
irregularidades y deficiencias a fin que la administracin general y/o la autoridad de
saludDIREMIDtome las medidas pertinentes.
i. Revisar y visar los pedidos de reposicin semanal de las especialidades farmacuticas e
insumos de proveedores autorizados.
j. Realizar capacitaciones en atencin farmacutica y evaluaciones peridicas del
desempeo laboral del personal.
k. Ofrecer alternativas farmacuticas a las prescritas por el mdico, garantizando la calidad
y eficacia del producto.
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l. Verificar el Registro Sanitario y fecha de vencimiento entre otros, de los medicamentos,
otros productos farmacuticos y afines que se dispensen o expendan en el
establecimiento farmacutico de dispensacin.
m. Realizar la baja tcnica de los productos vencidos, deteriorados y/u observados por la
autoridad de salud.
n. Cumplir con la tica profesional de la orden farmacutica.
Requisitos mnimos.
a. Ttulo profesional de Qumico Farmacutico debidamente colegiado y habilitado.
b. Trabajo en equipo y bajo presin.
c. Capacitacin y experiencia en las Buenas Prcticas de Almacenamiento y Dispensacin
productos farmacuticos y afines.
d. Conocimientos en atencin farmacutica y seguimientos farmacoteraputicos.
e. Conocimientos bsicos en Uso Racional de Medicamentos y Farmacovigilancia.
f. Amplia experiencia en la conduccin de personal.
g. Tener buen trato con los pacientes y pblico en general.
II.Del Personal Auxiliara. Para cumplir con las Buenas Prcticas de Dispensacin, se aconseja contar con
personal auxiliar capaz de realizar las tareas que no impliquen juicio profesional, el
mismo que estar bajo la supervisin del Qumico Farmacutico. Este personal debe
haber recibido capacitacin adecuada y ser incorporado en procesos de capacitacin
continua.
b. El personal auxiliar est impedido, bajo responsabilidad del regente y del propietario
del establecimiento de dispensacin, de realizar actos correspondientes a la
dispensacin de productos farmacuticos de venta bajo receta mdica o de ofrecer a los
usuarios alternativas al medicamento prescrito. La dispensacin es de responsabilidad
exclusiva del profesional Qumico Farmacutico.
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SERVICIO DE FARMACIA CENTRO DE SALUD SAN MARTN DE PORRES
NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO ELABPOE001
ELABORACION DE UN POEREVISIN 01
VIGENCIA 01/01/15 AL 31/12/2015
Elaborado por: Revisado por. Aprobado por: PAGINA
Henry Corcio Nuuvero Rossina De la Rosa C. Rossina De la Rosa C. 1 DE 8
1- Objetivo:
Describir las medidas destinadas a la creacin y al manejo de los Procedimientos
Operativos Estandarizados (POEs) en el CENTRO DE SALUD SAN MARTN DE
PORRES, asegurando una estructura uniforme y la asignacin de responsabilidades
en la elaboracin, revisin, verificacin, aprobacin y control de los mismos.
2- Alcance:
Aplica a todas las operaciones que se realizan en el CENTRO DE SALUD SAN
MARTN DE PORRES, relacionadas con el personal, planificacin, recepcin,
dispensacin, almacenamiento y devoluciones.
3- Responsable (s):
Director General
Otorga la conformidad o aprobacin final de los Procedimientos Operativos
Estandarizados quedando en total conocimiento de las actividades y procesos que se
realizan en el CENTRO DE SALUD SAN MARTN DE PORRES.
Jefes de Servicio
Revisan y verifican los Procedimientos Operativos Estandarizados elaborados en
sus reas.
Aseguran la implementacin y el cumplimiento del adiestramiento de los
Procedimientos Operativos Estandarizado.
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NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO REVISIN PAGINA
ELABORACION DE UN POE ELABPOE001 01 2 DE 8
Velan por la revisin peridica de los Procedimientos Operativos Estandarizado
vigentes y su documentacin.
Responsables de rea
Solicitan y elaboran los Procedimientos Operativos Estandarizados de su rea.
Entregan al rea de Calidad, los POE aprobados que hayan sido realizado en
su rea.
Deben entregar archivos en fsico y electrnico.
Verifican el cumplimiento de lo establecido en los POE, en el rea a su cargo. En los casos de existir nuevas versiones de los POE, recopilan las copias
controladas de los POE obsoletos de su rea, para ser devueltas al rea de
Calidad.
4- DISPOSICIONES GENERALES:
4.1 Para que los Procedimientos Operativos Estandarizados puedan ser utilizados
con ptimos resultados deben estar actualizados, y ser detallados para facilitarla comprensin y aplicacin del Procedimiento.
4.2 Los Procedimientos Operativos Estandarizados deben ser revisados cada tres
(3) aos o antes si se requiere.
4.3 Realizar revisiones peridicas de la Normativa y actualizar los Procedimientos
Operativos Estandarizados cuando se generen cambios en ellas.
4.4 Antes de la emisin de un Procedimiento Operativo Estndar, deber ser
revisado y aprobado por el personal autorizado para asegurar la exactitud,
adecuacin y estructura apropiada.
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NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO REVISIN PAGINA
ELABORACION DE UN POE ELABPOE001 01 3 DE 8
5-PROCEDIMIENTO:
5.1 Generalidades
Para la elaboracin de un Procedimiento Operativo Estndar se requiere tomar
en cuenta los siguientes aspectos:
- Necesidades de la institucin, en cuanto a documentar todos los procesos
operativos.
- Personas involucradas en los procesos y actividades que sern descritos en
los Procedimientos Operativos Estndar.
- Datos del proceso existente a documentar a travs de entrevistas y
cuestionarios.
- Fuentes adicionales de documentacin o referencias de las reas
operativas.
5.2 Estructura de la plantilla de un Procedimiento Operativo Estandarizado.
- El tipo de letra a utilizar debe ser Times New Roman, tamao 12 en estilo
normal, con alineacin justificada y de color negro.
- La informacin: cdigo, sustituye a, emisin y pgina deben estar escritoscon el tipo de letra Times New Roman tamao 9, maysculas, negritas y
centrado.
- Todos los textos deben ir con interlineado sencillo dejando espacio
adicional entre prrafos.
- Los Ttulos deben estar en mayscula. Los subttulos con la primera letra
en mayscula y el resto en minscula; ambos en negrita, enumerados y con
alineacin justificada.
- Los procedimientos deben ser redactados en infinitivo (Ej. Verificar).
- La numeracin ser hasta el tercer nivel y en el caso de vieta usar guin.
- Mrgenes: Superior: 1 cm sobre el encabezado y 1 cm entre encabezado y texto,
Inferior: 2 cm, Derecho: 2 cm e Izquierdo: 3 cm
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NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO REVISIN PAGINA
ELABORACION DE UN POE ELABPOE001 01 4 DE 8
5.3 Portada de un procedimiento.
La primera pgina de los procedimientos debe contener un recuadro como
encabezado, que debe describir lo siguiente:
- En la parte superior izquierda, el nombre de la Institucin y el logotipo
registrado.
- En la casilla superior derecha, colocar en la primera lnea a la izquierda el rea
que corresponda en mayscula y negrita.
- Debajo del rea colocar el titulo escrito en mayscula y centrado.
- Debe ser nico, preciso y debe tener relacin directa con el contenido del
Procedimiento Operativo Estndar.
- En la segunda fila, en la primera casilla colocar CODIGO: escrito en
mayscula, negrita y centrado; seguido de dos puntos, se coloca el cdigo que
corresponda con el procedimiento. El cdigo debe ser nico y homogneo para
todos los documentos del mismo tipo y debe seguir el siguiente modelo: AA-
NNN-VV. Donde:
POE significa Procedimiento Operativo Estandarizado.
AA: abreviatura que identifica al rea. Deben usarse las siguientes:
- ASC - Aseguramiento de la calidad
- PDProduccin
- CDContaminacin y Derrames
- AFAlmacn de Farmacia
Si el rea que realiza el POE no aparece en este listado, esta abreviatura debe
solicitarse al rea de Calidad.
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NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO REVISIN PAGINA
ELABORACION DE UN POE ELABPOE001 01 5 DE 8
NNN se refiere al nmero correlativo del documento realizado en el rea, si no se
conoce debe verificarse con el rea de Calidad.
VV indica el nmero correlativo de la versin. Para la primera edicin se coloca cero
cero (00)
- En la segunda casilla de la segunda fila, colocar Sustituye a: Escrito en mayscula,
negrita y centrado; seguido de dos puntos se coloca el cdigo que corresponda con el
procedimiento sustituido. Si es la primera versin se debe colocar Ninguno.
- En la tercera casilla, colocar Emisin: escrito en mayscula, negrita y centrado,
seguido de dos puntos indicar la fecha de la elaboracin del procedimiento, colocando
mes-ao.
- En la cuarta casilla colocar Pgina: escrito en mayscula, negrita y centrado, seguido
de dos puntos se coloca el nmero de pgina / pginas totales que contiene el
procedimiento incluyendo los anexos. En el centro de la pgina, colocar las casillas
para las firmas correspondientes a quienes elaboran, revisan y aprueban el POE.
- Elaborado, Revisado y Aprobado estarn escritas en letra Times New Roman 12,
normal, tipo ttulo, efecto versales, seguidas de dos puntos. Adems habr casillas que
deben indicar el nombre de las personas que firmarn el procedimiento, sus cargos, y
espacios para colocar la firma y la fecha de la firma.
- Los nombres se dispondrn: primer nombre obligatorio, segundo Nombre opcional yel primer apellido obligatorio; estarn escritos con La misma fuente y adems en
negrita.
-
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NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO REVISIN PAGINA
ELABORACION DE UN POE ELABPOE001 01 6 DE 8
- Las personas que firman la revisin pueden ser: Asesor, Director general, Jefe del
departamento correspondiente, es decir, quienes sean los responsables por la revisin
de todos los procedimientos elaborados en el rea a su cargo la persona que elabora no
puede ser la misma que revisa.El Asesor Tcnico de Asuntos Regulatorios y Calidad
debe aprobar con su firma, ya que es responsable de verificar que el procedimiento
cumpla con los lineamientos establecidos por las normativas y dems procedimientos.
- Por lo tanto su firma debe aparecer en todos los procedimientos realizados en la
Institucin. Igualmente deben firmar el Jefe del Servicio y el Director general,
quienes otorgan la conformidad de aprobacin de todo lo establecido en los
procedimientos.
- Las firmas deben ser recolectadas por la persona que elabora el POE, ser efectuadas en
tinta azul y ser idnticas a las autorizadas y registradas por Control de Calidad. La
firma del Director general, el Jefe del Servicio y Asesor Tcnico de Calidad son
nicas e intransferibles, y deben estar en todos los Procedimientos Operativos
Estandarizados inherentes a la Institucin.
- Al final de la pgina, en dos lneas se coloca VIGENCIA DESDE: y
VENCIMIENTO: en letra Times New Roman 12, normal, tipo ttulo, efecto versales,
seguidas de dos puntos; a sus lados, indicar la fecha en la que se activ el
procedimiento colocando da-mes-ao y su correspondiente fecha de vencimiento. El
documento se considera vigente a partir de la fecha de aprobacin por el Director
general y Vencido tres aos despus de esta fecha; estas dos fechas las debe colocar de
forma manual la persona responsable de la elaboracin del procedimiento en dicho
momento de aprobacin.
-
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NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO REVISIN PAGINA
ELABORACION DE UN POE ELABPOE001 01 7 DE 8
Estructura del contenido del procedimiento.1. OBJETIVO: Describe en forma breve el propsito del Procedimiento.
2. ALCANCE: Determina el mbito de aplicacin, de acuerdo a aspectos organizativos y
al objetivo.
3. RESPONSABLES: Determina los cargos y sus obligaciones relacionadas con la
correcta ejecucin del POE.
4. DISPOSICIONES GENERALES: Definen aspectos comunes de carcter obligatorio
que deben cumplirse en la aplicacin del Procedimiento.
5. PROCEDIMIENTO: Describe de manera detallada, las actividades que se debenseguir para la ejecucin del proceso.
6. REGISTROS: Determina las reas y/o cargos a quienes se les debe distribuir las copias
controladas del POE, segn las actividades y responsabilidades descritas en l. Una vez
aprobado el POE, quien lo elabora se encargar de entregarlo al rea de Calidad, y de
acuerdo a lo indicado en este punto, Calidad se encargar de la emisin de las copias
controladas y de su entrega a las reas. Las copias controladas deben ser copias fieles
del original, cada hoja ser sellada COPIA CONTROLADA y firmada en tinta azul.
La responsabilidad de resguardar los procedimientos originales y de hacer entrega de
copias a quienes las requieran, ser de Calidad.
7. ANEXOS: