Cdigo: PSGA-004 SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL PETROPERU S.A. - REFINERIA TALARA Versin: 02 Fecha Aprob: 30.08.05

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Prohibido reproducir o hacer cualquier cambio sin autorizacin de Petrleos del Per PETROPERU S.A.

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS

Cambios con respecto a la versin anterior

Se actualiza de acuerdo a la denominacin de los cargos de la organizacin aprobada el 25.08.2005 (Circular de Organizacin RRHH-DP-083-2005).

Se precisan los documentos base para elaborar el ndice de Registros (tem 6.a).

N DE COPIA CONTROLADA

FUNCIN RESPONSABLE DE LA COPIA

Cargo Firma Fecha

Elaborado por:

LUIS ADANAQUE R. COORDINADOR SGA

29.08.05

Revisado por:

OSCAR VERA G. REPRESENTANTE EQUIPO AMBIENTAL

30.08.05

Aprobado por:

GEORDIE MONTOYA G. REPRESENTANTE ALTA DIRECCION

30.08.05

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Procedimiento para el Control de Registros

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1. Objetivo El presente procedimiento tiene como objetivo asegurar la identificacin, conservacin y disposicin de los registros del Sistema de Gestin Ambiental. Asimismo, garantizar que sean legibles, identificables, y trazables a la actividad correspondiente.

2. Alcance Se aplican a los registros generados por Refinera Talara como resultado de la implementacin y operacin de su Sistema de Gestin Ambiental.

3. Referencias Seccin 4.5.3 del Manual del Sistema de Gestin Ambiental. 4. Responsables

- Coordinador S.G.A.

- Jefes de Unidad / rea. - Personal de cada Unidad que maneja registros. - Analista de Informtica y Telecomunicaciones.

5. Definiciones y abreviaturas Registro.- Evidencia objetiva que demuestra la realizacin y resultados de una

actividad.

6. Descripcin

a. - Identificacin de registros El Jefe de Unidad/rea en base a sus Matrices de Control Operacional (MCO) y Matrices de Monitoreo (MDM) elabora un INDICE DE REGISTROS (ver Anexo 1), donde se detalla el nombre de los registros que se generan como resultado del desarrollo de los procedimientos del Sistema de Gestin Ambiental, as como los formatos utilizados para cada caso si los hubiera. En esta misma lista, se especifica al responsable de mantener cada uno de estos registros, as como su ubicacin.

El Coordinador del SGA compila los ndices de Registros de cada rea, los cuales estarn disponibles para informacin del personal a travs de la Intranet.

Cada vez que se requiera actualizar el ndice de registros el Jefe de Unidad/rea comunica al coordinador del SGA para que se realice la modificacin.

El ndice de Registros deber indicar la ltima fecha de actualizacin.

b.- Conservacin Los archivos se mantendrn en la ubicacin designada en el Indice de Registros, bajo la responsabilidad del funcionario designado en esta mismo ndice. Los archivos se ubicarn de manera ordenada, ya sea por fechas, orden alfabtico, u otro orden

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lgico. El ambiente donde se ubiquen debe asegurar su proteccin contra daos, prdidas o deterioro por efectos del sol o el agua.

El acceso a los registros archivados en cada rea ser determinado por el respectivo funcionario responsable.

c.- Proteccin de registros electrnicos Aquellos registros relacionados con el SGA que son conservados en medios electrnicos (Intranet), son protegidos contra daos o prdida, a travs de copias de seguridad (backups), los cuales se hacen diariamente en forma automtica y son conservados por una semana por el rea de Informtica y Telecomunicaciones.

Los registros electrnicos relacionados con el SGA, no deben ser guardados en archivos personales con la finalidad de asegurar su backup.

d.- Disposicin La disposicin de los registros fsicos/impresos, se realiza luego que se haya cumplido el tiempo de conservacin establecido en el ndice. Una vez cumplido este tiempo, el responsable de su conservacin proceder a eliminarlos o pasarlos a un archivo histrico, segn se indique en el ndice de registros.

Los registros electrnicos permanecen en el Servidor.

7. Registros

ndice de Registros 8. Anexos

Formato del ndice de Registros

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Anexo 1

Formato: ndice de Registros

Cdigo del

Registro (Si es aplicable)

Nombre del Registro

Responsable de Conservacin

Tiempo de Conservacin

Disposicin Final

Nota: Por ejemplo

Cdigo del Registro

Nombre del Registro

Responsable de Conservacin

Tiempo de Conservacin

Disposicin Final

_____ Boleta Ambiental

Asistente de Proteccin Ambiental

1 ao

Archivo fsico (en oficina de

Proteccin Ambiental)