INTRODUCCIN Y HERRAMIENTAS DE GESTIN DE PROYECTOS

Paola Andrea Cardona Hernndez

Agosto, 2015

PULSE OF THE PROFESSION:

Cmo captar el valor de la Direccin de Proyectos

1. Punto de vista personal sobre los hallazgos del PMI:

HALLAZGOS (Tomado del estudio Pulse 2015 del PMI)

PUNTO DE VISTA PERSONAL

Las organizaciones de alto desempeo que se rigen por prcticas comprobadas de direccin de proyectos reducen los riesgos y los costos y mejoran los ndices de xito de proyectos.

Es evidente y fcilmente comprensible que las organizaciones que tienen un enfoque basado en la aplicacin de las herramientas, tcnicas, aspectos y prcticas de la direccin de proyectos son mucho ms exitosas y competitivas a nivel mundial (Incluso), que las organizaciones que no trabajan bajo estos estndares. Estudios como estos son muy significativos para crear conciencia en las industrias de la importancia de la gestin de los proyectos, lastimosamente el alcance de esta informacin se ve muy reducido, slo a un pequeo porcentaje de la poblacin, generalmente a personas expertas en el rea o a profesionales en formacin (Como es mi caso). Considero que toda organizacin debera tener dentro de su nmina a un director de proyectos y ser este un cargo tan indispensable como un lder de produccin o de calidad, adems de que este profesional es el que ms puede apoyar a la organizacin en la gestin del cambio y a adaptarse a un mercado tan cambiante como es el actual. En una onda de globalizacin, de vanguardia, en la que luchamos porque en el intercambio de bienes y servicios se hable en un mismo idioma, se evidencia la total compatibilidad entre los aspectos bsicos para la direccin de proyectos y algunas normas internacionales como, la calidad (ISO 9001), el medio ambiente (ISO 14001), la salud y seguridad industrial (OSHAS 18001) y la norma de gestin de riesgos (ISO 31000), entre otras; evidencindose una interseccin entre todos estos estndares, que nos llevan a fusionar la calidad de los proyectos, el uso eficiente de recursos, la gestin de riesgos y la competencia del personal con la calidad total, para poder hablar finalmente de organizaciones de alto desempeo, como nos los indicaba el informe presentado por el PMI. Como conclusin, los hallazgos del estudio Pulse 2015 del PMI, son muy acertados y nos dan un indicador del avance que se est teniendo en la implementacin de una cultura enfocada en la gestin de proyectos en el mundo y de la necesidad de cambio y adaptacin que tenemos las empresas que an no entramos en los porcentajes positivos del ejercicio, pues de no hacerlo ingresaremos en una etapa de letargo hasta probablemente la extincin,

Las organizaciones de alto desempeo cumplen con los objetivos y propsitos comerciales originales con una frecuencia 2.5 veces superior.

Las organizaciones de alto desempeo desperdician aproximadamente 13 veces menos dinero que las organizaciones de bajo desempeo.

Las organizaciones de alto desempeo tienen un enfoque en los siguientes aspectos bsicos: Entienden el valor de la direccin de proyectos, tienen patrocinadores ejecutivos activamente comprometidos, alinean los proyectos a la estrategia de la organizacin, desarrollan y mantienen los talentos en la direccin de proyectos, establecen una alineada y eficaz PMO y aplican prcticas estandarizadas de direccin de proyectos en toda la organizacin.

Las organizaciones de alto desempeo que se enfocan en la cultura organizacional, los talentos y los procesos, tienen un mayor nmero de proyectos que cumplen sus objetivos y acaban satisfactoriamente ms proyectos.

La deficiencia de talentos perjudic considerablemente el 40% de las tareas de implementacin de estrategias en las organizaciones encuestadas.

Las organizaciones que invierten en el desarrollo y la capacitacin de gerentes de proyecto profesionales, logran un mejor desempeo en los proyectos, ejecutan ms satisfactoriamente las iniciativas estratgicas y se convierten en organizaciones de alto desempeo.

Las organizaciones de alto desempeo que obtienen un mayor nmero de proyectos exitosos se enfocan en: Un proceso formal para hacer madurar las prcticas actuales de direccin de proyectos, prcticas estandarizadas de direccin de proyectos, PMO para toda la empresa o especfica(s) para cada

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departamento que est(n) altamente alineadas a la estrategia.

al no ser organizaciones altamente competitivas en el mercado y no poder suplir las necesidades de nuestros clientes. Pocas organizaciones son altamente efectivas en la

transmisin del conocimiento.

Las organizaciones de alto desempeo reconocen la necesidad de enfocarse en el desarrollo y capacitacin de talentos para lograr un mejor desempeo de los proyectos y ejecutar las iniciativas estratgicas.

Las organizaciones que tienen establecido un proceso formal para la transmisin del conocimiento mejoran los resultados de los proyectos en: Objetivos cumplidos, culminacin a tiempo y dentro del presupuesto.

Las organizaciones que aplican prcticas de gestin de riesgos obtienen resultados considerablemente mejores en sus proyectos.

Las organizaciones que aplican tcnicas y herramientas de alta agilidad estn en aumento, adems obtienen resultados considerablemente mejores en sus proyectos.

Slo una de cada cinco organizaciones comunican tener un alto nivel de madurez en la realizacin de beneficios, estas organizaciones tienen resultados considerablemente mejores en sus proyectos (Organizaciones de alto desempeo), reconociendo que es una obligacin del negocio.

2. Comparacin: Situacin actual de PQA vs los hallazgos del estudio:

Se puede definir a PQA como una organizacin de bajo desempeo debido a varios factores

como lo son:

Es una organizacin sin un profesional en direccin de proyectos y una PMO definida.

No est integrada a la organizacin una actitud de direccin de proyectos.

Los proyectos son realizados sin una previa planificacin, ms bien atendiendo a las

necesidades inmediatas y son proyectos direccionados generalmente por los lderes de

rea o profesionales contratados externamente, quienes s tienen conocimiento en sus

especialidades pero no tienen formacin alguna o significativa en la direccin de

proyectos, adems que los mismos no siempre estn alineados a las estrategias de la

organizacin.

Se ha presentado el cambio de la direccin o administracin general de la empresa en

tres oportunidades en el transcurso de 6 aos, lo que ha influido en una inestabilidad

organizacional y cambio de los objetivos y estrategias de acuerdo a cada nuevo lder.

No existe una cultura organizacional que entienda el valor real de la direccin de

proyectos.

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S se puede evidenciar una gestin de talentos como parte de un objetivo

organizacional, sin embargo no en la direccin de proyectos.

De igual forma se puede evidenciar en la organizacin un enfoque de procesos mediante

la aplicacin de prcticas estandarizadas, pero no en la direccin de proyectos.

No se puede evidenciar una gestin de riesgos y existen falencias en la prctica

fundamental de agilidad organizacional.

3. Aspectos viables a aplicar en PQA:

Considero que en PQA es viable iniciar con la implementacin de una PMO para toda la empresa

y la contratacin de un profesional en la direccin de proyectos, con este profesional comenzar

por la aplicacin de algunos aspectos bsicos como son:

Crear una cultura organizacional que ayude a entender a la empresa el valor de la

direccin de proyectos.

Extrapolar las prcticas ya implementadas de gestin de talentos y estandarizacin de

procesos a la direccin de proyectos con este nuevo lder.

De igual forma, es viable que este nuevo director de proyectos se enfoque en implementar

algunas de las prcticas fundamentales, como son:

Transmisin del conocimiento.

Gestin de riesgos.

Agilidad organizacional.

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4. Plan de accin para aplicar los aspectos viables en PQA:

ASPECTOS VIABLES A APLICAR PLAN DE ACCIN/ ACCIN RESPONSABLE

Contratar un profesional en direccin de proyectos.

Exponer ante la gerencia la necesidad latente de la consecucin de este profesional para el cumplimiento de objetivos y reduccin en desperdicios de dinero en los proyectos.

Gerente administrativo.

Realizar la convocatoria, seleccin y contratacin del profesional en direccin de proyectos.

Jefe de talento humano.

Realizar induccin general al nuevo lder y entrega de la informacin existente para desempear el cargo.

Jefe de talento humano y Gerente administrativo.

Crear una PMO para toda la empresa.

Planificar la implementacin una PMO en PQA.

Director de proyectos PQA. Solicitar aprobacin financiera a la gerencia general/ presidencia.

Crear una PMO en PQA teniendo en cuenta con la cronologa y etapas de un proyecto, como esto lo es en s mismo.

Crear una cultura organizacional

Divulgar y concientizar a los lderes y directivos de la empresa sobre el valor de la direccin de proyectos a travs de charlas, espacios activos, publicaciones.

Director de proyectos con apoyo del rea de publicidad.

Alinear los proyectos a las estrategias de la organizacin por medio de reuniones con la alta direccin y publicar a todos los niveles de la empresa.

Director de proyectos con apoyo de la alta direccin.

Acoplar la gestin de proyectos al SGC de PQA. Director de proyectos y Jefe de SGC.

Gestin de talentos y estandarizacin de procesos.

Adaptar la gestin de talentos del director de proyectos a la deteccin de necesidades de capacitacin y programa de formacin del SGC de PQA.

Jefe de talento humano y Jefe directo del director de proyectos.

Crear el manual de responsabilidades PQA del director de proyectos: Descripcin del cargo, misin, elementos de competencia, naturaleza del cargo y alcance de responsabilidades, principales decisiones, relaciones internas y externas, perfil de conocimiento y experiencia,

Jefe de talento humano y Jefe directo del director de proyectos.

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perfil de competencias, aspectos normativos y de ley, ambiente y condiciones de trabajo.

Adaptar la estandarizacin de procesos de direccin de proyectos al SGC de PQA y realizar sensibilizacin y divulgacin a todos los niveles de la empresa.

Director de proyectos y Jefe de SGC.

Transmisin del conocimiento.

Realizar charlas activas y segregadas para compartir lecciones aprendidas, vivencias o errores comnmente cometidos de modo que se pueda crear un ambiente de sensibilizacin/concientizacin a todos los niveles de la empresa.

Director de proyectos.

Impulsar la implementacin de acciones correctivas y preventivas y ensear el manejo de las mismas.

Director de proyectos y Jefe de SGC.

Gestin de riesgos.

Capacitar al director de proyectos y al Jefe de SGC con una entidad externa en la ISO 31000.

Jefe de talento humano.

Realizar el efecto multiplicador (Capacitacin ISO 31000) a los lderes de PQA.

Jefe de SGC.

Implementar a nivel estratgico y operativo la ISO 31000 en PQA y crear una cultura organizacional activa ante la gestin del riesgo.

Jefe de SGC con apoyo del Director de proyectos.

Agilidad organizacional.

Implementar una cultura de aplicacin de tcnicas giles en la direccin de proyectos a travs de: Capacitacin, sensibilizacin, publicaciones, programas de formacin, motivaciones y recompensas.

Director de proyectos.