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1.4.1 Planificación de los parámetros de un proyecto (alcance, estructura,

especificaciones y estimaciones de tiempo costo y recursos)

La consecución exitosa del objetivo del proyecto suele verse limitada por cuatro factores: alcance, costo, programa y satisfacción del cliente (figura 1.1).

El alcance de un proyecto —llamado también alcance del trabajo— es eltrabajo que debe hacerse para que el cliente se convenza de que las entregas(las cosas por  hacer), es decir el producto u objetos tangibles que han desuministrarse) cumplan con los requisitos o criterios de aceptación acordados al comenzar el proyecto. Por ejemplo, el alcance podría ser el trabajo de limpiar elsuelo, de construir una casa y de poner la jardinería ornamental según lasespecificaciones hechas por el cliente y aceptadas por el contratista. El clienteespera que el alcance del trabajo se lleve a cabo con la calidad deseada. Así, enel proyecto de construcción de una casa, el cliente espera que la mano de obrasea de calidad óptima. No quedará satisfecho si se concluye la obra pero es difícil

abrir y cerrar las ventanas, si las llaves de agua gotean o si la jardineríaornamental está llena de piedras.

El costo de un proyecto es la cantidad que el cliente se compromete a pagar por la terminación aceptable del proyecto. El costo se basa en un presupuesto queabarca una estimación de los costos relacionados con varios recursos queservirán para llevar a cabo el proyecto. Puede incluir los sueldos de los quetrabajan en él, los materiales y suministros, el arrendamiento de equipo o deinstalaciones y los honorarios de los subcontratistas o consultores que seencargan de algunas actividades. Por ejemplo, si se trata de una boda, entre otrascosas se presupuestará lo siguiente: flores, vestido de la novia, frac, agencia debanquetes, pastel, alquiler de la limusina, fotógrafos.

El programa de un proyecto es el cronograma que especifica cuándoempezarán y terminarán las actividades. El objetivo de un proyecto generalmenteestablece el tiempo en que su alcance debe terminarse en una fecha convenidapor el cliente y la persona o empresa que se encargarán de realizarlo. Puede ser la fecha de aniversario de un pueblo o aquella en que se quiere terminar unahabitación más de la casa.

El objetivo de un proyecto es terminar el alcance sin rebasar el presupuesto,en determinada fecha y con entera satisfacción del cliente. Para facilitar suconsecución, es importante elaborar un plan antes de iniciar el proyecto; en él seincluirán todas las actividades, los costos conexos y las estimaciones del tiemponecesario para concluirlas. Cuando no se elabore, crece el riesgo de no terminar totalmente el proyecto dentro de los límites del presupuesto y a tiempo.

Una vez comenzado un proyecto, algunas circunstancias imprevistas puedenponer en peligro el logro del objetivo respecto al alcance, al costo o al programa.

• El costo de algunos materiales puede ser más alto que la estimación inicial.• El mal tiempo puede ocasionar retrasos.• Quizá haya que rediseñar o modificar una pieza muy compleja de maquinaria

automatizada para que cumpla con las especificaciones de desempeño.

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El director del proyecto tiene la misión de prevenir, prever y superar ese tipo de

circunstancias a fin de terminar el alcance del proyecto en el plazo fijado, sin

rebasar el presupuesto y a entera satisfacción del cliente.

Una buena planeación y comunicación resultan indispensables para evitar queocurran problemas o para atenuar en lo posible el impacto que tienen en elobjetivo cuando se presenten. El director ha de planear y comunicar de antemanoy de ofrecer liderazgo para que el equipo del proyecto consiga el objetivo.

La responsabilidad principal del director del proyecto consiste en asegurarse deque el cliente quede satisfecho. Para ello no basta concluir el proyecto dentro delpresupuesto y a tiempo ni preguntarle al cliente —al final del proyecto— si está

satisfecho. Se requiere una comunicación permanente con él para mantenerloinformado y averiguar si sus expectativas han cambiado. He aquí algunasmaneras de lograrla: tener reuniones periódicas, presentarle informes sobre elavance, hablarle frecuentemente por teléfono y comunicarse con él por correoelectrónico. Ello no se logrará si no se le hace que participe en forma activa en laejecución. A lo largo del proyecto el director debe saber si el cliente estásatisfecho o no. Si se comunica regularmente con él, demostrará un verdaderointerés por cumplir con sus expectativas, además de que así evitará sorpresasdesagradables más tarde.

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Estimación de tiempos La estimación del tiempo forma parte del proceso de Gestión del Tiempo de la

 Administración de Proyectos.

La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr laconclusión del proyecto a tiempo. Los procesos de Gestión del Tiempo delProyecto incluyen lo siguiente:

1 Definición de las Actividades: identifica las actividades específicas delcronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes productosentregables del proyecto.

2 Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta lasdependencias entre las actividades del cronograma.

3 Estimación de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades derecursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma.

4 Estimación de la Duración de las Actividades: estima la cantidad de períodoslaborables que serán necesarios para completar cada actividad del cronograma.

5 Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, laduración de las actividades, los requisitos de recursos y las restricciones delcronograma para crear el cronograma del proyecto.

6 Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del proyecto.

Estimación de costos 

La estimación de costes de una actividad es una evaluación cuantitativa de loscostes probables de los recursos necesarios para completar las actividades del

cronograma del proyecto. Este tipo de estimación puede presentarse en forma deresumen o en detalle.

Los costes se estiman para todos los recursos que se aplican a la estimación decostes de la actividad. Esto incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales,los equipos, los servicios, las instalaciones, la tecnología de la información, ycategorías especiales como una asignación por inflación o una reserva paracontingencias de coste.

 A continuación se bosquejan las principales técnicas utilizadas para la estimaciónde costes:

1. Estimación por analogía.- La estimación de costes por analogía implica usar el

coste real de proyectos anteriores similares como base para estimar el coste delproyecto actual. La estimación de costes por analogía se utiliza frecuentementepara la estimación de costes cuando la cantidad de información detallada sobre elproyecto es limitada (por ejemplo, en las fases tempranas). La estimación decostes por analogía utiliza el juicio de expertos. La estimación de costes por analogía es, en general, menos costosa que otras técnicas, pero generalmentetambién es menos exacta. Es más fiable cuando los proyectos anteriores sonsimilares de hecho y no sólo en apariencia, y las personas o grupos que preparanlas estimaciones tienen la experiencia necesaria.

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.2 Determinación de Tarifas de Costes de Recursos La persona que determina lastarifas o el grupo que prepara las estimaciones debe conocer las tarifas de costesunitarios, tales como el coste del personal por hora y el coste del material a granelpor yarda o metro cúbico, correspondientes a cada recurso para estimar los costesde la actividad del cronograma. Reunir cotizaciones, es un método de obtener lastarifas. Para los productos, servicios o resultados que deben obtenerse por 

contrato, se pueden incluir las tarifas estándar con factores de escalamiento en elcontrato. Las bases de datos comerciales y las listas de precios publicadas de losvendedores son otra fuente de tarifas de costes. Si no se conocen las tarifas decostes reales, entonces las propias tarifas tendrán que estimarse.

.3 Estimación Ascendente Esta técnica implica estimar el coste de paquetes detrabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel másbajo de detalle. Este coste detallado luego se resume o “acumula” en niveles

superiores para fines de información y seguimiento. El coste y la exactitud de laestimación de costes ascendente en general está motivada por el tamaño y lacomplejidad de la actividad del cronograma o del paquete de trabajo individuales.En general, las actividades con un esfuerzo asociado menor aumentan la exactitudde las estimaciones de costes de las actividades del cronograma.

.4 Estimación Paramétrica La estimación paramétrica es una técnica que utilizauna relación estadística entre los datos históricos y otras variables (por ej., metroscuadrados en la construcción, líneas de códigos en el desarrollo de software,horas de mano de obra requeridas) para calcular una estimación de costes paraun recurso de la actividad del cronograma. Esta técnica puede producir nivelessuperiores de exactitud dependiendo de la complejidad, así como también de lacantidad subyacente de recursos y la información de costes incorporada almodelo. Un ejemplo relacionado con el coste supone multiplicar la cantidadplanificada de trabajo a realizar por el coste histórico por unidad, a fin de obtener el coste estimado.

.5 Software de Gestión de Proyectos El software de gestión de proyectos, como

por ejemplo, las aplicaciones de software de estimación de costes, las hojas decálculo computarizadas, y las herramientas de simulación y estadísticas, esampliamente utilizado para asistir en el proceso de estimación de costes. Dichasherramientas pueden simplificar el uso de algunas de las técnicas de estimaciónde costes y, por consiguiente, facilitar la consideración rápida de las diversasalternativas de estimación de costes.

.6 Análisis de Propuestas para Licitaciones Entre otros métodos de estimación decostes se incluyen el análisis de propuestas para licitaciones y un análisis de loque debería costar el proyecto. En los casos en los que los proyectos se gananmediante procesos competitivos, se le podrá demandar al equipo del proyecto untrabajo de estimación de costes adicional para examinar el precio de los productosentregables individuales, y obtener un coste que respalde el coste total final del

proyecto.

El resultado final de la estimación de costes es conocido como Presupuesto delProyecto. La preparación del presupuesto de costes implica sumar los costesestimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individualespara establecer una línea base de coste total, a fin de medir el rendimiento delproyecto. El enunciado del alcance del proyecto proporciona el presupuestoresumen. Sin embargo, las estimaciones de costes de las actividades delcronograma o de los paquetes de trabajo se preparan con anterioridad a lassolicitudes de presupuesto detallado y la autorización de trabajo.

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Estimación de recursos y costes

La estimación de recursos y costes es una actividad importante que debe llevarsea cabo con el mayor detalle posible, porque permite al comprador establecer unaaproximación al coste total y plazos del desarrollo del sistema.

Para ello se requiere experiencia, acceso a una buena información histórica ydeterminación para confiar en medidas cuantitativas cuando todo lo que existe sondatos cualitativos.

Factores que afectan a esta estimación:

La complejidad del proyecto, cuantificando la misma en función de:

Número de módulos y nivel de interrelación entre los mismos. Número y tipo de las interfaces externas con otros sistemas, programas o

datos. Grado de distribución y heterogeneidad del entorno de implantación. Grado de sofisticación de las herramientas de desarrollo. Naturaleza de los algoritmos que se deben diseñar y programar.

Otros factores específicos del proyecto.

La dimensión del sistema a desarrollar: conforme aumenta el tamaño de unsistema de información, la interdependencia entre los distintos elementos delsistema de información crece rápidamente y la descomposición del problema enpartes más pequeñas se hace más difícil.

El grado de estructuración del proyecto: por estructuración se entiende la facilidadcon que las funciones pueden ser compartimentalizadas y la naturaleza jerárquicade la información a tratar. A medida que el grado de estructuración aumenta, laposibilidad de estimar con precisión mejora y, por consiguiente, el riesgodisminuye.

Existen varias técnicas de estimación para el desarrollo de sistemas deinformación. Aunque cada una tiene sus puntos fuertes y débiles, todas tienen encomún las siguientes características:

Se ha de establecer de antemano el alcance del proyecto.

Como base para la realización de estimaciones, se usan las métricas del software,es decir, medidas relativas al esfuerzo de desarrollo del equipo lógico.

El proyecto se desglosa en partes más pequeñas cuyos costes y recursos seestiman individualmente.

Ejemplos de estas técnicas (de las cuales existe amplia bibliografía) son:

Análisis de puntos de función. Técnicas de descomposición. Modelos empíricos de estimación. Herramientas automáticas de estimación.

Una vez estimado el tiempo y recursos necesarios para el desarrollo de laaplicación y teniendo en cuenta las tarifas de los distintos profesionales del

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desarrollo, se puede establecer una aproximación al presupuesto que va a exigir eldesarrollo del sistema de información objeto del pliego.

La Administración ha promovido el desarrollo de una herramienta, SISDEL(Sistema Integrado de Soporte al Desarrollo de Equipos Lógicos), que sirve comoayuda a la gestión de la calidad, a la planificación y control de plazos, y a la

estimación de proyectos de desarrollo de sistemas de información.