Radicado No. 20211300267813 CAMACHO *20211300267813*
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Radicado No. 20211300267813 Fecha: 2021/09/08 06:35:58 PM Anexos: INFORME FINAL DE AUD Folios:146 Destinatario: ANIBAL FERNANDEZ DE SOTO CAMACHO Asociado: *20211300267813* Av. Calle 26 # 57- 83 Torre 7 Tel: 3779595 Código Postal: 111321 www.scj.gov.co MEMORANDO Para: ANÍBAL FERNÁNDEZ DE SOTO Secretario de Seguridad, Convivencia y Justicia De: SILENIA NEIRA TORRES Jefe Oficina de Control Interno Fecha: 08 de septiembre de 2021 Radicado Asociado: Asunto: Informe Final de Auditoría al proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas, en los contratos de mantenimiento y suministro de combustible y gas para los vehículos de propiedad y/o a cargo de la SDSCJ. Respetado Doctor Aníbal, Reciba un atento saludo. En cumplimiento de las actividades programadas en el Plan Anual de Auditoría de la Vigencia 2021, la Oficina de Control Interno realizó la auditoría interna de gestión al proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas, en los contratos de mantenimiento y suministro de combustible y gas para los vehículos de propiedad y/o a cargo de la SDSCJ, informe final que se adjunta. Como resultado de este ejercicio, y en cumplimiento del procedimiento PD-SM-01 Auditoría Interna, se remitirá el cronograma para adelantar la construcción del plan de mejoramiento con el proceso, herramienta que permitirá gestionar los resultados del ejercicio auditor garantizando la mejora continua. Cordialmente, SILENIA NEIRA TORRES Jefe Oficina de Control Interno Anexos: Informe de Auditoría, proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas. Copia: Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento de Capacidades Operativas. Proyectó: Diana Montaña B. – Contratista OCI Revisó: Silenia Neira Torres – Jefe Oficina de Control Interno Archivado en: Oficina de Control Interno, 130.17.06 Informes de Auditorias de Gestión a Procesos
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Radicado No. 20211300267813 Fecha: 2021/09/08 06:35:58 PM Anexos: INFORME FINAL DE AUD Folios:146 Destinatario: ANIBAL FERNANDEZ DE SOTO CAMACHO Asociado:
*20211300267813*
Av. Calle 26 # 57- 83 Torre 7 Tel: 3779595 Código Postal: 111321 www.scj.gov.co
MEMORANDO Para: ANÍBAL FERNÁNDEZ DE SOTO
Secretario de Seguridad, Convivencia y Justicia De: SILENIA NEIRA TORRES Jefe Oficina de Control Interno Fecha: 08 de septiembre de 2021 Radicado Asociado: Asunto: Informe Final de Auditoría al proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas, en los contratos de mantenimiento y suministro de combustible y gas para los vehículos de propiedad y/o a cargo de la SDSCJ. Respetado Doctor Aníbal, Reciba un atento saludo. En cumplimiento de las actividades programadas en el Plan Anual de Auditoría de la Vigencia 2021, la Oficina de Control Interno realizó la auditoría interna de gestión al proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas, en los contratos de mantenimiento y suministro de combustible y gas para los vehículos de propiedad y/o a cargo de la SDSCJ, informe final que se adjunta. Como resultado de este ejercicio, y en cumplimiento del procedimiento PD-SM-01 Auditoría Interna, se remitirá el cronograma para adelantar la construcción del plan de mejoramiento con el proceso, herramienta que permitirá gestionar los resultados del ejercicio auditor garantizando la mejora continua.
Cordialmente,
SILENIA NEIRA TORRES
Jefe Oficina de Control Interno Anexos: Informe de Auditoría, proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas. Copia: Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento de Capacidades Operativas. Proyectó: Diana Montaña B. – Contratista OCI Revisó: Silenia Neira Torres – Jefe Oficina de Control Interno Archivado en: Oficina de Control Interno, 130.17.06 Informes de Auditorias de Gestión a Procesos
INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA
Fortalecimiento de Capacidades Operativas
Oficina de Control Interno 8 de septiembre de 2021
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Contenido CONTEXTO .................................................................................................................................. 3
1. OBJETIVOS DE AUDITORÍA ................................................................................................ 9
1.1. Objetivo general. ............................................................................................................ 9
1.2. Objetivos específicos. ..................................................................................................... 9
2. ALCANCE ............................................................................................................................. 9
2.1. Aspectos generales. ....................................................................................................... 9
2.2. Aspectos específicos (Visitas de Campo). ...................................................................... 9
2.3. Limitación de la Auditoría. ............................................................................................. 10
3. METODOLOGÍA Y CRITERIOS APLICADOS .................................................................... 10
4. RESULTADOS DEL EJERCICIO DE AUDITORÍA ............................................................. 11
4.1. Fortalezas del proceso. ................................................................................................ 11
4.2. Componente Estratégico. ............................................................................................. 12
4.3. Componente Contractual .............................................................................................. 18
4.4. Componente Tecnológico ............................................................................................. 48
4.5. Componente Financiero................................................................................................ 56
4.6. Componente Técnico .................................................................................................... 68
4.7. Componente Administrativo .......................................................................................... 98
4.8. Componente Planes de Mejoramiento ........................................................................ 113
5. OPORTUNIDADES DE MEJORA ..................................................................................... 117
6. CONCLUSIONES .............................................................................................................. 134
7. RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 139
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CONTEXTO
En cumplimiento del artículo 17 del Decreto 648 de 2017 alineado con el rol de “Evaluación y Seguimiento”, así como del Plan Anual de Auditoría para la vigencia 2021, la Oficina de Control Interno, realizo la planeación y ejecución de la Auditoría Interna de Gestión al proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas para la Seguridad, Convivencia y Justicia respecto de las actividades propias para la prestación del servicio del suministro del mantenimiento, combustible y gas para el parque automotor de propiedad y/o a cargo de la SDSCJ. El contexto que aborda esta actividad, comprende: Programas, Proyectos y Metas Plan de Desarrollo – Proyectos de Inversión El proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas para la Seguridad, Convivencia y Justicia de la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia participa en los siguientes ejes: 2° Implementar estrategias de seguridad, convivencia y justicia que permitan cumplir las metas de seguridad
establecidas en el Plan Distrital de Desarrollo y enfrentar a la criminalidad y al crimen organizado en las
condiciones que lo exija el escenario delictivo en el contexto de la pandemia del Covid-19.
6° Fortalecer las estrategias de acceso a la justicia para la ciudadanía que requiere de respuestas frente a
servicios de acceso a la justicia, en especial, la articulación de los diferentes operadores del nivel nacional y
territorial. Así como la integración y articulación de operadores de justicia no formal y comunitaria.
7° Implementar estrategias para fortalecer la convivencia ciudadana desde la aplicación del Código Nacional
de Seguridad y Convivencia.
El proyecto de inversión asociado corresponde al 7792 Fortalecimiento de los organismos de seguridad y justicia en Bogotá. Composición Orgánica del proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas El proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas para la Seguridad, Convivencia y Justicia de la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia (en adelante, SDSCJ) está compuesto por 102 funcionarios, con una vinculación: 1 Subsecretario (1%), 3 Directores (3%), 25 Personal de Planta (25%) y 75 Contratistas por prestación de servicios (72%), así:
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Imagen 1. Elaboración propia. Composición Orgánica del equipo auditado.
La Dirección Técnica participa con el 29% del personal, la Dirección de Operaciones con el 18% y la Dirección de Bienes con el 46% del personal, consecuente con las funciones que desempeña cada dependencia:
Dependencia Directivo Planta Contratista Total %
Subsecretaría 1 4 2 7 7%
Técnica 1 8 21 30 29%
Operaciones 1 4 14 19 18%
Bienes 1 9 38 48 46%
Total 4 25 75 104 100%
% 4% 24% 72% 100% Tabla 1. Elaboración propia. Análisis composición orgánica del auditado.
Sistema de Gestión de Calidad El proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas para la Seguridad, Convivencia y Justicia de la SDSCJ cuenta con la caracterización del proceso C-FC-1 V4 y su documentación asociada. Específicamente para el objeto de la auditoría, la evaluación se centró en el Manual M-FC.1 Metodología de Supervisión de Contratos Dirección de Bienes (V1), y los procedimientos PD-FC-7 Etapa Precontractual para la Adquisición de Bienes y/o Servicios para los Organismos de SCJ (V5), PD-FC-1 Mantenimiento parque automotor a cargo de la SDSCJ (V4) y PD-FC-4 Abastecimiento Combustibles al Parque Automotor a cargo de la SDSCJ (V4), principalmente, dada la transversalidad de la operación del proceso, debieron considerarse otros por hacerse absolutamente necesario para la evaluación. Sistema de Gestión de Riesgos El proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas para la Seguridad, Convivencia y Justicia de la SDSCJ cuenta con siete (7) riesgos asociados al objeto de la actividad de auditoría, Cinco (5) de ellos corresponden a riesgos por procesos (representan el 71%) de los cuales uno de ellos cuenta con riesgo residual “moderado” y (dos) 2 de ellos corresponden a riesgos por posibles
Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento de
Capacidades Operativas
Dirección TécnicaDirección de Operaciones para
el FortalecimientoDirección de Bienes para la S,
C y AJ
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actos de corrupción (que representan el 29%). Para su gestión cuentan con los siguientes controles asociados: Riesgos por Procesos:
No. Riesgo
Proceso Riesgo Riesgo
Inherente Riesgo
Residual Control (es) Asociados
29 Gestión Jurídica
y Contractual
Liquidación extemporánea de los contratos fuera de los plazos acordados en el contrato o los establecidos por la ley
Alto Moderado Seguimiento bimestral de los contratos que estén pendientes por liquidar para iniciar el trámite correspondiente.
48
Fortalecimiento de Capacidades Operativas para
la S, C y AJ
Uso de los bienes en comodato con un fin diferente a lo pactado en los contratos interadministrativos de comodato
Alto Bajo
Controles mensuales a los inmuebles o bienes entregados en comodato a los organismos de Seguridad, donde hará revisión minuciosa de los mismos, para que se hagan los ajustes pertinentes.
50
Fortalecimiento de Capacidades Operativas para
la S, C y AJ
No suministrar los bienes y servicios de manera oportuna
Bajo Bajo Seguimiento mensual del cumplimiento del calendario precontractual y contractual.
68
Fortalecimiento de Capacidades Operativas para
la S, C y AJ
Inadecuada disposición de los residuos peligrosos (Talleres)
Bajo Bajo
Certificados mensuales de disposición final de los residuos peligrosos generados en los talleres.
Certificados de disposición de llantas gestionados en los talleres cada vez que sea necesario.
Visitas semestrales a los centros de acopio de cada taller en cumplimiento a la GTC-24 y los documentos ambientales.
75 Direccionamiento
Sectorial e Institucional
Emisiones Atmosféricas (Emisiones Atmosféricas y Emisiones de Gases)
Moderado Bajo
Verificación semestral del consolidado de las revisiones Técnico mecánicas de los vehículos de la entidad que administra la Dirección de Bienes.
Certificados de mantenimiento semestral de las plantas eléctricas que se encuentran ubicadas en las diferentes sedes.
Tabla 2. Elaboración propia. Riesgos por procesos asociados al objeto de la auditoría.
Riesgos por posibles Actos de Corrupción:
No. Riesgo
Proceso Riesgo Control (es) Asociados
8
Fortalecimiento de Capacidades Operativas para
la S, C y AJ
Suministro de combustible, por parte del proveedor a los vehículos que no son de propiedad y/o no están a cargo de la Secretaria Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia, al servicio de las agencias de seguridad, mediante contratos de comodato
Visitas de verificación a las Estaciones de Servicio-EDS, para la corrección de kilometraje y cumplimiento del procedimiento de abastecimiento según cronograma mensual.
Solicitudes de las Agencias de Seguridad para la activación, bloqueo y/o corrección de kilometraje verificadas contra la Matriz control para realizar la activación, bloqueo o corrección de ser necesario.
Solicitud a los asignatarios de las agencias de seguridad la anotación del error en el registro del kilometraje por parte del promotor de la EDS en el váucher original archivado en la correspondiente EDS.
Verificación en sitio, de la instalación de los chips de combustible realizada por el proveedor para los casos de cambio a los existentes, vehículo nuevo, pérdida o daño.
16 Gestión
Financiera Tramitar pagos sin cumplir con los requisitos establecidos
Verificación de cada cuenta que es radicada por medio del Aplicativo de gestión documental (ORFEO) al usuario creado para tal fin (DF Cuentas Contingencia), de acuerdo al I-GF-10.
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No. Riesgo
Proceso Riesgo Control (es) Asociados
Capacitación y entrenamiento en el puesto de trabajo para el nuevo personal del área con el fin de que sean capacitados cada vez que sea necesario.
19 Gestión Jurídica y
Contractual
Favorecer a un proponente determinado en algún proceso de contratación, adelantado mediante cualquier modalidad de selección, al establecer requisitos que sólo puedan cumplir él, así como omitir la verificación del cumplimiento de los requisitos legales para la celebración de un contrato.
En comité de contratación aprobación de los procesos contractuales (ficha técnica - exigencias y características del proyecto).
Socializaciones, capacitaciones bimestrales.
Tabla 3. Elaboración propia. Riesgos por posibles actos de corrupción asociados al objeto de la auditoría
Los anteriores riesgos presentan evidencia de cumplimiento en la realización de los controles (según informes de seguimiento), los cuales son 100% manuales. Sistemas de Información El proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas para la Seguridad, Convivencia y Justicia de la SDSCJ cuenta con Bases de Datos realizada por la Dirección de Operaciones mediante la cual se establece el control financiero y administrativo de los contratos a cargo de la Dirección de Bienes (Supervisor). También cuenta con el Sistema de Bienes denominado “Microsoft Dynamics 365 Sistema de Bienes – SIMBA”, proyecto que inició en la vigencia 2019, y que a la fecha de la auditoría se encuentra en proceso de finalización del proyecto, para iniciar su implementación. En ese sentido y teniendo en consideración el alcance del ejercicio de la auditoría, para el equipo auditor es concluyente que el Sistema SIMBA no se encuentra en producción. Procesos de Contratación asociados al objetivo de la auditoria El proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas para la Seguridad, Convivencia y Justicia de la SDSCJ durante el segundo semestre 2020 y primer semestre 2021 suscribió los siguientes contratos para el suministro de mantenimiento y combustible:
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Tabla 4. Elaboración propia. Contratación asociada al objeto de la auditoría
Para el ejercicio auditor, los contratos relacionados anteriormente fueron objeto de auditoría por lo que no se aplicó muestreo. Los resultados de su evaluación se detallan en el numeral 4° de este documento. El suministro de gas natural fue cubierto mediante el contrato SCJ-757-2019 suscrito con Gas Natural S.A. ESP. En la presente auditoría fue evaluado en el Componente Financiero, resultados que se detallan en el numeral 4.4. de este documento. Composición del Parque Automotor A junio 2021, el parque automotor de la SDSCJ se compone de 5.741 bienes (100%), de los cuales, 4.528 de ellos (78,9%) corresponden a Motocicletas, 710 (12,4%) corresponden a Camionetas, 365 (6,4%) corresponden a Vehículos, principalmente:
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Tabla 5. Elaboración propia. Composición del Parque Automotor asociado al objeto de la auditoría, basado en el inventario general de la SDSCJ (Almacén). Planes de Mejoramiento El proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas para la Seguridad, Convivencia y Justicia de la SDSCJ cuenta con dos planes de mejoramiento vigentes a corte de la auditoría: Institucional: La SDSCJ en julio y diciembre de 2020 suscribió el Plan de Mejoramiento Institucional ante la Contraloría de Bogotá para gestionar los resultados de los informes de auditoría No. 215 y 219 PAD-2020, en este el proceso objeto de auditoría tiene participación directa para tramitar 11 hallazgos (8 del informe 215 y 3 del informe 219), con plazos establecidos para el segundo semestre de 2020 y noviembre de 2021. Dado lo anterior, se evaluó la efectividad de las acciones que agotaron su ejecución dentro del alcance de esta auditoría. Interno (Auditorías Internas de Gestión): La Oficina de Control Interno realizó dos (2) auditorías al proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas para la Seguridad, Convivencia y Justicia durante las vigencias 2019 y 2020. De estos ejercicios, y otros ejercicios de seguimiento, se generaron los planes de mejoramiento internos para gestionar seis (6) pronunciamientos: 4 observaciones y 2 Oportunidades de Mejora a cargo del auditado, las cuales fueron seleccionadas para evaluar su efectividad en este ejercicio auditor.
MARCA BUS BUSETACAI
MOVILCAMIONETA CAMPERO FURGÓN MICROBÚS MOTOCICLETA
VEHÍCULO O
AUTOMÓVILTOTAL %
CHEVROLET 55 8 0 55 1 2 0 0 108 229 4%
DODGE 0 0 0 10 0 0 0 0 0 10 0,2%
FORD 0 0 0 3 0 0 0 0 1 4 0,1%
HINO 3 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0,1%
HONDA 0 0 0 0 0 0 0 1.034 0 1.034 18%
HYUNDAI 4 3 1 8 0 1 3 0 5 25 0,4%
IVECO 4 0 0 0 0 0 2 0 0 6 0,1%
KAWASAKI 0 0 0 0 0 0 0 24 0 24 0,4%
MAZDA 0 0 0 35 0 0 0 24 2 61 1%
MERCEDES BENZ 4 0 0 0 0 0 0 0 1 5 0,1%
NISSAN 0 0 0 236 0 0 1 0 0 237 4%
RENAULT 2 1 0 348 16 0 10 0 248 625 11%
SUZUKI 0 0 0 0 0 0 0 1.808 0 1.808 31%
TOYOTA 0 0 0 12 17 0 0 0 0 29 1%
VOLKSWAGEN 0 0 0 3 0 0 0 0 0 3 0,1%
YAMAHA 0 0 0 0 0 0 0 1.662 0 1.662 29%
TOTAL 72 12 1 710 34 3 16 4.528 365 5.741 100%
% 1,3% 0,2% 0,02% 12,4% 0,6% 0,1% 0,3% 78,9% 6,4% 100,0%
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1. OBJETIVOS DE AUDITORÍA 1.1. Objetivo general.
Evaluar la gestión realizada por el proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas para la Seguridad, Convivencia y Justicia en los contratos de suministro de mantenimiento, combustible y gas para el parque automotor de propiedad y/o a cargo de la SDSCJ. 1.2. Objetivos específicos.
Δ Evaluar la coherencia de los objetivos del proceso respecto de los objetivos del Plan de
Desarrollo Distrital, proyectos de inversión y los objetivos institucionales. Δ Evaluar la gestión del proceso a través de las herramientas gerenciales establecidas por la
SDSCJ para el seguimiento y monitoreo. Δ Evaluar la gestión contractual que soporta el suministro de mantenimiento, combustible y gas
a los bienes muebles (parque automotor). Δ Evaluar la gestión de la supervisión de los contratos que soportan el suministro de
mantenimiento, combustible y gas a los bienes muebles (parque automotor). Δ Verificar la articulación de la supervisión en los componentes: Técnico, Administrativo,
Financiero y Contractual en la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento de Capacidades Operativas para la S, C y AJ, respecto a los contratos objeto de auditoría.
Δ Evaluar la funcionalidad, operatividad, aplicación, reportes e interfaces de los sistemas de información que soportan la gestión del suministro de mantenimiento, combustible y gas a los bienes muebles (parque automotor).
Δ Evaluar la liquidación y pago de la facturación presentada por los contratistas para el suministro de mantenimiento, combustible y gas a los bienes muebles (parque automotor).
Δ Validar los documentos asociados al proceso Fortalecimiento de Capacidades Operativas para la S. C y AJ y su articulación con el Sistema de Gestión de Calidad.
Δ Conceptuar sobre la efectividad de los Planes de Mejoramiento (internos y externos) asociados al proceso Fortalecimiento de Capacidades Operativas para la S. C y AJ.
2. ALCANCE 2.1. Aspectos generales. Contratos de suministro de mantenimiento, combustible y gas para el parque automotor de propiedad y/o a cargo de la SDSCJ que adelanta el proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas para la S. C y AJ, por el período comprendido entre el 01 de julio de 2020 y el 30 de abril de 2021. Contempla la gestión de los resultados de las auditorías anteriores, emitidos en las vigencias 2019 – 2020 y gestionadas en las vigencias 2019, 2020 y 2021. 2.2. Aspectos específicos (Visitas de Campo). Verificación Contractual, Financiera y Técnica al suministro de mantenimiento, combustible y gas para el parque automotor de propiedad y/o a cargo de la SDSCJ que adelanta el proceso de
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Fortalecimiento de Capacidades Operativas para la S. C y AJ, para el período comprendido entre el 01 de julio de 2020 y el 30 de junio de 2021. 2.3. Limitación de la Auditoría. No se obtuvo acceso a los tiquetes de recarga de combustible emitidos por el proveedor Terpel (física o digital), los cuales no reposan en los expedientes contractuales (físicos / digitales), razón por la cual se presentó limitación del ejercicio auditor, para la evaluación de la documentación soporte de la liquidación y cobro (facturación) del suministro de combustible. 3. METODOLOGÍA Y CRITERIOS APLICADOS
Para este ejercicio se aplicaron las técnicas de auditoría: consultas, observación, inspección, revisión documental, rastro, procedimientos analíticos, confirmaciones, mediante los siguientes procedimientos: Δ Consultas de información (intranet, página web institucional, sistemas de información, etc.) y
de los documentos relacionados con el proceso. Δ Diseño y aplicación de pruebas de auditoría, conforme a los objetivos propuestos. Δ Verificación de los expedientes contractuales (físicos / digitales). Δ Análisis y cotejo de información para identificar observaciones y oportunidades de mejora. Δ Presentación de avance de la auditoría. Δ Comunicación del informe preliminar de auditoría. Δ Análisis de la respuesta al informe preliminar y comunicación del informe final para emisión del
plan de mejoramiento interno.
Los criterios aplicados en esta auditoría se relacionan en el Anexo No. 1 de este documento. La auditoría interna al proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas inició el 03 de junio de 2021 mediante Memorando No. 20211300174233. El avance de la auditoría se presentó el 26 de julio de 2021 (reunión virtual), en atención a las recomendaciones de Bioseguridad implementados por la SDSCJ. Mediante correo electrónico fue comunicado el informe preliminar el 09 de agosto de 2021, y del cual, se recibieron observaciones por parte de la Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental el 18 de agosto de 2021, de la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento de Capacidades Operativas el 19 de agosto de 2021, y de la Dirección de Tecnologías y Sistemas de Información el 23 de agosto de 2021 (oficio 20215100249103), las cuales fueron analizadas para la emisión de la versión definitiva de este informe, tal y como quedara consignado en los posteriores apartes. Finalmente, en atención a solicitudes verbales de la Dirección de Bienes, se solicitó información adicional para la revaluación de la Observación Preliminar No. 17 asociada al proceso de autorización de las cotizaciones emitidas por los talleres, requerimiento comunicado mediante correo electrónico el 30-ago-21, información que suministrada por el auditado el 31-ago-21, analizada e incorporada en el informe final.
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4. RESULTADOS DEL EJERCICIO DE AUDITORÍA
Para cumplir con los objetivos propuestos y con el fin de facilitar la compresión de los resultados de la auditoría al proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas para la S. C y AJ, los resultados se agruparon por componente, como se detallará más adelante. 4.1. FORTALEZAS DEL PROCESO. Las fortalezas del proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas para la S. C y AJ identificadas durante el ejercicio auditor son: El proceso auditado demostró excelente disposición, recepción y colaboración ante las
diferentes pruebas adelantadas por el equipo auditor.
Disponibilidad en sitio para consulta de información y ejecución de visitas de campo, según lo planificado.
Cumplimiento de la Política de Cotización 3° “65% valor Fasecolda” (procedimiento PD-FC-1 Mantenimiento Parque Automotor) en relación con las autorizaciones de servicios de mantenimiento (cotizaciones).
Según la información contractual, la experiencia profesional del personal vinculado por OPS adscrita a la Dirección de Operaciones corresponde a sectores diferentes al sector automotriz, razón por la cual se observa transparencia y ausencia de posibles conflictos de interés en el sector para el desarrollo de sus funciones.
Las funciones de la Dirección de Operaciones coinciden tácitamente entre el Decreto 413 de 2016 y el Manual de Funciones para ese cargo.
El proceso cumplió con la presentación organizada en las herramientas de medición la documentación y evidencias asociadas al Sistema Integrado de Gestión, indicadores y el POA.
El sistema de seguridad de la información y asignación de permiso definidos por MS Dynamic 365 en el sistema SIMBA está estructurado por roles de seguridad en cada módulo del sistema y permisos a funcionalidades y manipulación de datos de acuerdo con las labores que desarrollan los usuarios funcionales en cada módulo, la estructura de seguridad garantiza la protección de la información y el acceso al aplicativo.
Cada Rol de Seguridad es asignado a los usuarios funcionales, de acuerdo con la labor que
ejerce la Dirección de Bienes. El Sistema permite “Perfiles de Seguridad de Campo”, el cual da la opción de que un campo pueda ser leído, modificado o eliminado por un usuario funcional según el rol asignado.
La Base de Datos del sistema SIMBA permite generar vistas con filtros de datos administrados por el sistema, para los requerimientos de información de salida que correspondan.
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El sistema SIMBA cuenta con información documental que respalda la ejecución de los contratos de comodatos, de Otros Sí, los bienes muebles e inmuebles que administra el sistema, de seguros, de semovientes, de Tics. La información es alojada en SharePoint de la Dirección de Bienes, de donde extrae la información para carga a este sistema, lo que garantiza su disposición a los usuarios con oportunidad y celeridad.
La infraestructura de los talleres, los equipos y los puestos de trabajo para el suministro de mantenimiento son dedicados, lo que puede permitir brindar celeridad en la ejecución de operaciones de servicio rápido por parte del contratista (operaciones de atención inmediata y en menor tiempo).
El personal administrativo y operativo de las EDS cumple el procedimiento para el suministro de combustible, aplicando los controles y emitiendo los registros de la prestación del servicio, con la herramienta sistematizada de Terpel.
4.2. COMPONENTE ESTRATÉGICO. Comprende la evaluación de los siguientes temas: Δ Cumplimiento del Decreto 413 de 2016.
Δ Articulación de la supervisión en los componentes: Técnico, Administrativo, Financiero y
Contractual en la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento de Capacidades Operativas para la S, C y AJ, respecto a los contratos objeto de auditoría.
Δ Metas asociadas al Plan de Desarrollo, proyectos de inversión y objetivos institucionales. 4.2.1. Observación No. 1. Disparidad de información respecto a un profesional
universitario código 219 grado 16, que conforma el proceso (Dirección Técnica), respecto de lo establecido en el Manual de Funciones Resolución 301 de 2018, adicionalmente, se encontró similitud de funciones para los profesionales especializados y profesionales asignados al proceso en general, lo cual podría dificultar la concertación de compromisos y la generación de entregables en la evaluación de desempeño, además de lo interior la falta de claridad y certeza en las funciones asignadas, entorpece el cumplimiento de sus metas asignadas.
Dentro de los objetivos específicos de la auditoría se estableció realizar un cotejo de información para verificar que las funciones asignadas mediante el Decreto 413 de 2016 se encontraban asignadas a través del Manual de Funciones y sus resoluciones modificatorias, así como a los profesionales especializados y universitarios que conforman su estructura organizacional. Luego de realizar el análisis correspondiente a la información allegada por el proceso, pudo evidenciarse lo que se enuncia a continuación:
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De conformidad con la Resolución 301 de 2017 Manual de Funciones, la Dirección Técnica tiene asignados (3) tres profesionales especializados código 222 grado 30, 27 y 19, el equipo auditor fue informado sobre la participación de dos (2) profesionales especializados código 222 grado 30 y 19, respecto al grado 27, se informa que este cargo se encuentra en vacancia temporal. Por otra parte, mientras el referido manual anuncia dos profesionales universitarios código 219 grado 16, el proceso informa la participación de tres (3), anunciando que mediante memorando con radicado No. 20205200137693 de 23 de julio de 2020, este cargo fue reubicado en la Dirección Técnica por necesidades del servicio. Se observó que los profesionales especializados código 222 grado 30 y 27 presentan similitud de funciones en más de un 70%, idéntica situación presentan los profesionales especializados código 222 grado 27 y 19. Para la Dirección de Bienes, el referido Manual anuncia la asignación de dos (2) profesionales especializado Código 222 Grado 30 y cuatro (4) profesionales universitarios Código 219 Grado 16, el proceso informo sobre dos (2) Profesionales Especializados 222 Grado 30 y tres Profesionales Universitarios Código 219 Grado 16, anunciando que uno se encuentra en vacancia temporal. Adicional, se identificó duplicidad de funciones en más de un 30% para las funciones asignadas para el profesional especializado código 22 grado 30 y el profesional universitario código 219 grado 16. Al respecto, es necesario enunciar lo establecido mediante el Decreto 1083 de 2015:
“ARTÍCULO 2.2.2.6.2 Contenido del manual específico de funciones y de competencias laborales. El manual
específico de funciones y de competencias laborales deberá contener como mínimo:
1. Identificación y ubicación del empleo.
2. Contenido funcional: que comprende el propósito y la descripción de funciones esenciales del empleo.
3. Conocimientos básicos o esenciales.
4. Requisitos de formación académica y de experiencia”.
La duplicidad de funciones no permite asignar funciones específicas a los profesionales para que
consecuentemente con ello, contribuyan al cumplimiento de las metas asignadas al proceso, pues podría
presentarse divergencia entre quien debe realizar cada una de ellas, adicionalmente, impide dificulta llevar a
cabo una evaluación del desempeño objetiva de acuerdo a los resultados que debe entregar cada funcionario.”
En la misma vía la enunciada normativa se pronuncia, frente a la necesidad de actualizar el manual de funciones en los siguientes términos:
“ARTÍCULO 2.2.1.4.1. Actualización de plantas de empleo. Las entidades y organismos de la Administración
Pública, con el objeto de mantener actualizadas sus plantas de personal, deberán adelantar las siguientes
acciones mínimo cada dos años:
a. Analizar y ajustar los procesos y procedimientos existentes en la entidad.
b. Evaluar la incidencia de las nuevas funciones o metas asignadas al organismo o entidad, en relación con
productos y/ o servicios y cobertura institucional.
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c. Analizar los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos que se requieran para el cumplimiento de las
funciones.
d. Evaluar el modelo de operación de la entidad y las distintas modalidades legales para la eficiente y eficaz
prestación de servicios.
e. Revisar los objetos de los contratos de prestación de servicios, cuando a ello hubiere lugar, garantizando
que se ajusten a los parámetros señalados en la Ley 80 de 1993, a la jurisprudencia de las Altas Cortes y en
especial a las sentencias C-614 de 2009 y C-171 de 2012 de la Corte Constitucional.
f. Determinar los empleos que se encuentran en vacancia definitiva y transitoria, así como aquellos provistos
a través de nombramiento provisional.”
Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “este proceso
interactúa con otros que involucra no solo las dependencias de la subsecretaria de inversiones, sino también con otras
dependencias…
Con respecto a profesional especializado código 222 grado 27, este grado se encuentra en vacancia temporal,
información que puede ser ampliada en la Dirección de Gestión Humana de la entidad…
Por otro lado, profesional universitario grado 16, donde participan 3 personas, es de aclarar que, con relación al
tercer profesional universitarios código 219 grado 16, es importante señalar que mediante memorando con radicado
No. 20205200137693 de 23 de julio de 2020, este cargo fue reubicado en la Dirección Técnica por necesidades del
servicio…
con relación a la similitud de funciones entre los profesionales especializados código 222 grado 30 y 27 y entre la
similitud de funciones entre los profesionales especializados 222 - 19 y los profesionales universitarios 219- 16, es de
aclarar que las mismas fueron definidas en el manual de funciones, liderado por la Dirección de Gestión Humana…
Con relación a los profesionales universitarios Código 219 Grado 16, en el cual se reportó de tres Profesionales
Universitarios Código 219 Grado 16, el otro se encuentra en vacancia temporal…”.
De recibo la información allegada por el proceso, en consecuencia, se ajustó el aparte correspondiente. Si bien es cierto, el proceso cuenta con una estructura orgánica definida en el Manual de Funciones, debe mantenerse la observación para lo que corresponde al profesional universitario código 219 grado 16. La duplicidad de funciones respecto a los profesionales especializados y universitarios y la desactualización del Manual de Funciones de la SDSCJ, para brindarle el tratamiento correspondiente a través del plan de mejoramiento. 4.2.2. Observación No. 2. Debilidades en la articulación de actividades necesarias para
vigilar con efectividad la ejecución de los contratos, debido a fallas relacionadas con el Sistema de Control Interno, desatendiendo las políticas establecidas en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión en las dimensiones “Direccionamiento Estratégico y Planeación”, Gestión con valores para resultados”, “Evaluación de resultados”, “Información y comunicación” y “Control Interno”; lo que podría impactar negativamente la medición del desempeño institucional para la vigencia 2022 en el Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión FURAG.
Durante el ejercicio auditor se identificaron actividades inherentes al proceso contractual para el suministro de mantenimiento, combustible y gas al parque automotor, que ejerce las direcciones que componen el proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas, que impacta el
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conocimiento previo necesario de la evolución de la contratación (etapas pre y contractual) para la supervisión y monitoreo (etapa post contractual), debido a: Δ La ausencia de reportes globales para análisis de desempeño (herramientas tecnológicas:
Sistema SIMBA, reportes Power Bi, etc.), lo que impide la toma de decisiones oportunas (para la adopción de correcciones y/o identificación de desviaciones).
Δ Concentración de controles manuales, lo que podría generar errores humanos, reprocesos, y un mínimo avance en la gestión documental del proceso.
Δ Una inadecuada segregación de funciones especialmente en el “Apoyo a la supervisión”, teniendo en cuenta que: » El “Apoyo a la Supervisión” concentra las actividades de: programación, autorización y
aprobación para pago de los servicios de mantenimiento, frente a los procesos de contratación, que en la actualidad son ejecutadas por una sola persona (en cada contrato).
» Los controles inherentes para el cumplimiento de las obligaciones (generales y específicas) establecidas en los expedientes contractuales (que deben cumplirse de manera independiente tanto por la SDSCJ como por los proveedores) se encuentran diluidos en la actualidad, es decir, las Bases en Excel que soportan los controles son idénticos.
Imagen 2. Elaboración propia, análisis de la función de la supervisión contractual.
Lo expuesto, podría impactar negativamente el cumplimiento de las políticas de gestión y desempeño inherentes al Sistema Integrado de Gestión de la SDSCJ, y de esa forma, disminuir la medición del desempeño institucional vigencia 2022 en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en las dimensiones “Direccionamiento Estratégico y Planeación”, Gestión con valores para resultados”, “Evaluación de resultados”, “Información y comunicación” y “Control Interno” (versión 4, Función Pública).
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Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “se hace la
aplicación de la metodología de la supervisión M-FC-1, adoptada por la Dirección de Bienes con sus respectivos
formatos, en el cual, se establecen parámetros de control que permiten realizar un seguimiento y control continuo sobre
la ejecución de los contratos a cargo de la Dirección de Bienes…
…se cuenta con un software, el cual se encuentra en desarrollo de la segunda fase con el fin, de integrar los programas
de los proveedores Vanti y Terpel, de igual forma para, la implementación de las órdenes de trabajo y el índice de
oportunidad del Servicio IOS…
… Así mismo, se solicitó a la Dirección de Tecnologías y Sistemas de la Información, en reunión del 25 de junio del
presente año, el desarrollo de la integración con la herramienta POWER BI para que permita generar DashBoard,
para una asertiva toma de decisiones…
…se considera que la información que presenta el contratista a la Entidad, si es la misma ya que se realiza una
conciliación mensual para efectos de los controles de la información, para los pagos y la parte técnica.
Lo relacionado con las obligaciones generales y específicas se plasman en el informe de supervisión realizado por el
apoyo técnico y/o supervisor de acuerdo a los insumos entregados por el contratista mensualmente.”
Analizada la respuesta suministrada, si bien la Dirección de Bienes cuenta con la Metodología de Supervisión M-FC-1, y estiman el desarrollo de la segunda fase del Sistema SIMBA, el equipo auditor considera que, es necesario fortalecer los controles presentes en la metodología, dado que los mismos, en la actualidad son 100% manuales, y de igual manera, los controles asociadas a las órdenes de trabajo que soportan la información, la parte técnica y los pagos son los mismos entre la SDSCJ y los contratistas, razón por la cual, un proceso de “conciliación” es inexistente como control (por ser la misma fuente de información). Por lo expuesto, y dado la complejidad de las observaciones que enmarcan el presente informe debe mantenerse la Observación No. 2 en el informe final, para que se formulen las acciones preventivas necesarias para su gestión en el Plan de Mejoramiento Interno. 4.2.3. Observación No. 3. Debilidad en la planeación y gestión presupuestal del proceso
respecto de las metas de inversión relacionadas con el suministro de combustible y el mantenimiento del parque automotor, pues se constituyeron reservas del presupuesto vigencia 2020 para giros en 2021, para combustible en un 41,79% y mantenimiento en un 4,04%, las cuales no se han girado en su totalidad, situación que puede afectar la programación del PAC, y puede ocasionar la constitución de pasivos exigibles, acarreando con ello las acciones presupuestales establecidas por la Secretaría Distrital de Hacienda.
Verificado el comportamiento de las Metas Plan de Desarrollo y sus respectivas metas de inversión reportadas a la Oficina Asesora de Planeación en el Plan de Acción, por parte del proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas, se encontró que reprogramaron de los recursos asignados para las metas: Suministro de combustible y mantenimiento del parque automotor vigencia 2020, de acuerdo a lo siguiente: Para la meta 532 Implementar 5 estrategias que fortalezcan la operación de los organismos de seguridad, convivencia y justicia de la ciudad, de las que hacen parte las metas de inversión (K) 7
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Garantizar 100% el mantenimiento y sostenibilidad del parque automotor al servicio a los organismos de seguridad de la ciudad y (K) 13 Garantizar 100% la operación y sostenimiento del proyecto (suministro de Combustible), se presentó una reprogramación en la ejecución de los recursos, que disminuyó la inversión en 46% y 74% respectivamente en cada meta, el detalle se establece de la siguiente manera:
Descripción Meta Inversión PI 7507 Programado
may-20 Reprogramación dic-
20 Disminución
7. Garantizar 100% el mantenimiento y sostenibilidad del parque automotor al servicio a los organismos de seguridad de la ciudad
22.582.081.293 12.301.879.592 46%
13. Garantizar 100% la operación y sostenimiento del proyecto (suministro de Combustible)
41.414.492.531 10.944.699.782 74%
Tabla 6. Elaboración propia. Análisis metas Plan de Desarrollo, SegPlan may-20 – SegPlan dic-20 BMPT. Con relación a las reservas establecidas para las metas de inversión 7 y 13, se observa falta de planeación desde el diagnóstico de las necesidades a contratar y la ejecución de dicho presupuesto, por lo que puede existir riesgo de afectación financiero a la programación del PAC, estableciendo reservas presupuestales que, de no ejecutarse, podrían constituir pasivos exigibles y afectar con ello la gestión presupuestal del proceso y de la entidad, veamos el detalle:
Descripción Meta Inversión PI 7507 Reserva
Definitiva 2021 % Reserva vs compromiso
Reserva Sin Autorización Giro
30-jun-21
7. Garantizar 100% el mantenimiento y sostenibilidad del parque automotor al servicio a los organismos de seguridad de la ciudad
484.819.120 4,04% 77.666.881
13. Garantizar 100% la operación y sostenimiento del proyecto (suministro de Combustible)
4.471.200.752 41,79% 451.044.038
Tabla 7. Elaboración propia. Estado de reservas Metas de Inversión, corte jun-21 meta 532 BMPT. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “aclararse
inicialmente que tanto el suministro de combustible, como el mantenimiento del parque automotor son actividades que
dentro del proyecto de 7507 estaban asociadas exclusivamente a la meta de inversión número 7…
…de los $22.582.081.293 que estaban programados en mayo para toda la vigencia 2020 se ejecutaron con recursos
del proyecto 7507 (PDD 2016-2024) $12.301.879 y los recursos que no fueron comprometidos ($10.280.201.701)
correspondiente al 46% fueron trasladados para reprogramar los proyectos del nuevo Plan Distrital de Desarrollo
2020-20224…
… no puede concluirse que ese 46% corresponde a una diferencia entre lo planeado y lo ejecutado, como lo indica la
Tabla 6, la cual además para los datos de la meta No. 13, tiene un error de transcripción en el valor de lo programado
en mayo del 2020, el cual no corresponde a la suma de$ 41.414.492.531 sino a $21.414.492.531…
…Respecto a la tabla 7 del informe, ésta indica un remanente presupuestal de $310.472.926 para la meta 7 del proyecto
7507, el cual corresponde a lo diferencia entre los comprometidos y los girados. Esta diferencia se da como
consecuencia descuentos efectuados en las liquidaciones de los siguientes contratos de mantenimiento…
Al validar la información suministrada durante la auditoría, se observó que la contratación de los servicios de mantenimiento y suministro de combustibles se realiza a través de la meta 13. Sin embargo, se considera necesario mantener lo observado de las reservas sin autorización de giro,
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que se establecieron a partir de los compromisos pactados para el cumplimiento de las metas a cargo de la SDSCJ, independientemente que se trate de contratos de mantenimiento y suministro de combustibles al parque automotor, en especial a la exactitud de la información que es pública en SEGPLAN inversión y gestión con corte a 31 de mayo de 2020, publicado en la página web institucional, por cuanto, las cifras presentadas por la OCI encuentran concordancia con la información pública del proceso, por lo cual se recomienda realizar los ajustes correspondientes en las competencias que le asisten a la primera y segunda línea de defensa, para que la OCI, en su tercera línea de defensa de evaluación independiente, encuentre veracidad en la información publicada. De recibo parte de lo argumentado por el proceso y en ese sentido, se eliminó del pronunciamiento preliminar, lo asociado a los compromisos de las metas de inversión 7 y 13 vigencia 2020.
Por lo expuesto, y teniendo en cuenta que se hace necesario se realice un mayor control a la ejecución del PAC frente a la planeación de la contratación, se confirma la Observación No. 3 en el informe final, para que se formulen las acciones preventivas necesarias para su gestión en el Plan de Mejoramiento Interno.
4.3. COMPONENTE CONTRACTUAL.
Para la evaluación contractual, se analizaron los procesos de contratación: 121-2020, 490-2020,
925-2020, 966-2020, 967-2020, 968-2020, 1461-2020, 1754-2020, y 709-2021, que representaron
el 89,32% en valor y el 69,23% frente a la cantidad del total de la contratación para el suministro
de mantenimiento y combustible:
Tabla 8. Elaboración propia. Participación de contratación analizada en Componente Contractual.
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Las fuentes de información objeto de consulta para la evaluación fueron: Los expedientes
contractuales (físicos/digitales) suministrados por el auditado, la información pública disponible en
la plataforma SECOP y la página web institucional.
Etapa pre contractual
4.3.1. Observación No. 4. Debilidad en la estructuración de los Estudios Previos frente a la identificación acertada de las obligaciones de los contratistas, toda vez que, respecto a los Acuerdos Marco de Precios (suministro de combustible), a los cuales la SDSCJ se acogió durante el año 2020, no se tomaron para verificación las obligaciones específicas a cargo del proveedor. Lo anterior, trae como consecuencia, que dichas obligaciones no sean objeto de seguimiento riguroso por parte del supervisor, lo que puede impactar negativamente la ejecución del contrato y la no identificando de posibles debilidades para establecer oportunamente acciones correctivas.
Lo anterior pudo evidenciarse de la siguiente manera: Δ En Los Estudios Previos del contrato 121-2020 se evidencia a folio 11, que se tomaron como
obligaciones generales de los Proveedores, las establecidas en la Cláusula 11 del Acuerdo Marco de Precios, en los numerales 11.1 al 11.32, sin embargo, La Cláusula 11 establece las “Obligaciones Específicas del Acuerdo Marco” a cargo del proveedor y estas se encuentran en los numerales 11.33 al 11.44, pero estas no fueron tenidas en cuenta para la ejecución del contrato, veamos el detalle en las siguientes imágenes:
Imagen 3. Estudios Previos, Contrato 121-2020.
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Imagen 4. Acuerdo Marco de Precios para el suministro de Combustible CCE-715-1-AMP-2018.
Las incongruencias presentadas entre los acuerdos marco y lo planificado por la entidad o viceversa es una debilidad que reviste gran importancia, para realizar un correcto seguimiento a la ejecución contractual, para ilustrar el caso se hace necesario traer a colación el siguiente ejemplo: Mediante el estudio previo del contrato 490 de 2020, se dejó estructurado la siguiente obligación:
Imagen 5. Estudio previo contrato 490 de 2020 página numeral 2.8.1
Mientras que en el Acuerdo Marco de Precios CCE-715-1-AMP-2018 para el suministro de combustible, se estableció en el numeral 3.5 lo siguiente
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Imagen 6. Acuerdo marco de precios CCE-715-1-AMP-2018
Como se colige de las imágenes anteriores, mientras en la etapa precontractual, se dejó evidenciada la necesidad de que el proveedor suministrara directamente el combustible al Batallón de Alta Montaña Bamar ubicado en el municipio de Fusagasugá, el acuerdo marco, dejo establecido que la entrega solo se realizaría en el municipio donde se encuentra ubicado el proveedor, sin advertir, que el acuerdo tiene vigencia en el orden nacional, en tal medida el suministro podría realizarse directamente por el proveedor en dicho municipio. Como consecuencia de esta divergencia entre lo planeado y lo contratado tenemos que para este Batallón perteneciente a la Brigada 13, la entrega de combustible se hace directamente a sus emisarios en la EDS Villa Alsacia de Terpel ubicado en la Avenida Boyacá Nª 12-03 de la Ciudad de Bogotá D.C, esto se realiza aproximadamente cada 3 o 4 meses, el transporte es para un promedio 380-400 galones de ACPM y la recepción se realiza a través de canecas o botillos de propiedad del ejército, se transporta en un camión oficial asignado por la Institución, el transporte se contabiliza entre tres (3) horas y media, el transporte se realiza sin atender lo normado mediante el Decreto 1503 de 2002 y asumiéndose todos los riesgos que de ello se desprenden. La situación se evidencia en la siguiente imagen:
Imagen 7. Transporte de combustible al Batallón de Alta Montaña Bamar
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Esta situación observada, incumple el artículo 2.2.1.2.1.2.10. del Decreto 1082 de 2015 que señala: “… El Acuerdo Marco de Precios debe establecer, entre otros aspectos, la forma de: a) evaluar el
cumplimiento de las obligaciones a cargo de los proveedores y de los compradores; b) proceder frente al
incumplimiento de las órdenes de compra; y c) actuar frente a los reclamos de calidad y oportunidad de la
prestación.”, lo anterior en concordancia con los arts. 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011. De igual forma se contraviene el literal c) del numeral 15.2 del Manual de Contratación, Supervisión e Interventoría MA-JC-4, toda vez que desde los estudios previos se debe tener coordinación y planeación entre el Supervisor y el apoyo a la supervisión respecto del proceso que van a supervisar. Aunado a lo anterior no se da cumplimiento total al principio de planeación que rige la Contratación Estatal, toda vez que: “(…) El principio de planeación hace referencia al deber de la entidad contratante de
realizar estudios previos adecuados (estudios de prefactibilidad, factibilidad, ingeniería, suelos, etc.), con el fin de
precisar el objeto del contrato, las obligaciones mutuas de las partes, la distribución de los riesgos y el precio,
estructurar debidamente su financiación y permitir a los interesados diseñar sus ofertas y buscar diferentes fuentes
de recursos” (subrayado fuera del texto original), así lo señala la Corte Constitucional en el numeral 2.7.2.1 de la Sentencia C-300 de 2012. En concordancia con lo expuesto, no es posible que se tengan claras las obligaciones mutuas entre las partes de conformidad con lo expuesto en el Acuerdo Marco de Precios CCE-715-1-AMP-2018 (suministro de combustible) para este caso, las cuales efectivamente se encuentran claras y expresas en dicho documento, y que quienes tienen a cargo el deber de estructurar el proceso dentro de la SDSCJ no tomen integralmente las obligaciones que van a regir el acuerdo y que los supervisores tiene el deber de verificar una a una. Lo anterior, pudo ocasionar como consecuencia un ejercicio de supervisión parcial respecto de las obligaciones totales a cargo del Proveedor de Combustibles, y por tanto que se pudieran pasar por alto incumplimientos que afectaran la correcta ejecución del contrato, sin que la entidad pudiera realizar los alertamientos correspondientes a fin de tomar los correctivos necesarios en tiempos adecuados. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “…la contratación
realizada para el suministro de combustible, se efectuó bajo la modalidad del Acuerdo Marco de Precios; por lo tanto,
tal y como lo indica el artículo 2.2.1.2.1.2.10 del Decreto 1082 de 2015 …
… en la ejecución del contrato para el suministro de combustible a los vehículos al servicio de la Entidad, no presentó
anomalía alguna que afectara el normal desarrollo del mismo…
… Las incongruencias presentadas entre los acuerdos marco y lo planificado por la entidad o viceversa es una debilidad
que reviste gran importancia, para realizar un correcto seguimiento a la ejecución contractual, …
…. Como consecuencia de esta divergencia entre lo planeado y lo contratado tenemos que para este Batallón
perteneciente a la Brigada 13, la entrega de combustible se hace directamente a sus emisarios en la EDS Villa Alsacia
de Terpel ubicado en la Avenida Boyacá Nª 12-03 de la Ciudad de Bogotá D.C, esto se realiza aproximadamente cada
3 o 4 meses, el transporte es para un promedio 380-400 galones de ACPM y la recepción se realiza a través de canecas
o botillos de propiedad del ejército, se transporta en un camión oficial asignado por la Institución, el transporte se
contabiliza entre tres (3) horas y media, el transporte se realiza sin atender lo normado mediante el Decreto 1503 de
2002 y asumiéndose todos los riesgos que de ello se desprenden….
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…en atención a que no se cuentan con las adecuaciones necesarias en las instalaciones del batallón de Alta Montaña,
para almacenar un mínimo de 500 galones, que deberán ser transportados por el contratista Terpel, se realiza el
abastecimiento del combustible en las canecas o pimpinas…”
Informa la Dirección de Recursos Físicos: “…se considera pertinente aclarar que la contratación realizada
para el suministro de combustible, se efectuó bajo la modalidad del Acuerdo Marco de Precios.
… Lo anterior con el fin de precisar que, si bien en los estudios previos no quedaron estipuladas taxativamente las
obligaciones específicas, ello no limita el ejercicio de supervisión del contrato frente al cumplimiento de las mismas,
situación que en todo momento fue verificada por la Entidad, precisamente frente a la validación de lo establecido en
el acuerdo marco. Aunado a lo anterior, en la ejecución del contrato para el suministro de combustible a los vehículos
al servicio de la Entidad, no presento anomalía alguna que afectara el normal desarrollo del mismo. Sin embargo, para
el contrato 1261 de 2021, orden de compra No. 70617 de 2021, se tuvieron en cuenta en el estudio previo…”
Analizada la respuesta brindada, es importante señalar que, las debilidades en la estructuración de las obligaciones del proveedor en el Estudio Previo impactó el ejercicio de Supervisión, evidenciado en las observaciones a los respectivos informes; de igual manera, la responsabilidad de estructurar el proceso en la etapa precontractual implica la profundización y completitud de las obligaciones que deben ser supervisadas, por estar ligada al principio de planeación, el cual alberga que se prevean los aspectos contractuales para satisfacer adecuadamente la necesidad institucional, garantizando la eficacia y la eficiencia en la contratación. Ahora bien, respecto a lo aducido por el proceso en cuanto al transporte de combustible, no es de recibo lo aportando por el equipo auditado más cuando se evidenció, idéntica situación para el suministro de combustible a la MEBOG para garantizar el funcionamiento del actual sistema de radio del Distrito capital compuesto por 5 sitios de repetición físicos y 9 lógicos ubicados en: Cerro El Cable, Cerro Suba, Cerro Cruz Verde, Grumo y Sierra Morena. Durante visita in sitú realizada al Cerro Cruz Verde el día 12 de agosto de los corrientes, se pudo evidenciar falencias en el suministro de combustible, a pesar de ser de gran importancia para el Cerro en la medida que con este se garantiza el fluido eléctrico para continuar con la prestación del servicio de la plataforma de Radio Troncalizado que cubre la ciudad y que comunica a la Policía Metropolitana de Bogotá, la Secretaría Distrital de Movilidad, Bomberos, CRUE, IDIGER y recientemente al IDRD y C4. Es de destacar el esfuerzo por parte del recurso humano y tecnológico que lo mantienen en funcionamiento, a pesar de los frecuentes cortes eléctricos que se presentan por la altura de la zona. El transporte de combustible expone a la entidad al incumplimiento de la normatividad vigente, tal y como se expone a continuación: En primera medida se reitera el incumplimiento del acuerdo marco de precios en el sentido de que este debe garantizar el transporte mínimo para 200 galones, tal y como se puede observar en la imagen número 6 del presente informe y el que puede desprenderse del incumplimiento del Decreto 1753 de 2015, ya que no se observó cumplimiento alguno para los siguientes preceptos: (…) ARTÍCULO 2.2.1.1.2.2.3.86. Transporte terrestre. El transporte de combustibles líquidos derivados del
petróleo que se movilice por vía terrestre, solo podrá ser prestado en vehículos con carrocería tipo tanque. El
transportador deberá cumplir con los requisitos establecidos en el Decreto Reglamentario Único del Sector
Transporte, sección "Transporte terrestre de mercancías peligrosas por carretera o en las normas que lo modifiquen,
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adicionen o sustituyan. Asimismo, deberá portar la guía única de transporte, de conformidad con lo establecido en
el presente decreto.
PARÁGRAFO 2. Solo los vehículos que porten el original y copia de la guía única de transporte debidamente
diligenciada podrán transportar combustibles líquidos derivados del petróleo por las carreteras nacionales. La
Fuerza Pública y demás autoridades que ejerzan funciones de policía judicial deberán solicitar al transportador de
dichos combustibles la guía única de transporte para estos productos. En el evento de que no la porten deberán
inmovilizar inmediatamente los vehículos y ponerlos a disposición de las autoridades judiciales competentes.
PARÁGRAFO 4. Todo vehículo que transporte combustibles líquidos derivados del petróleo debe ser de
carrocería tipo tanque y deberá mantener vigente una póliza de responsabilidad civil extracontractual en los términos
establecidos en el presente decreto.
PARÁGRAFO 5. Autorizase en los municipios del territorio colombiano y sin perjuicio de las autorizaciones y
competencias de otras autoridades, el transporte de combustibles líquidos derivados del petróleo en máximo cuatro
(4) recipientes de cincuenta y cinco (55) galones, los cuales deberán estar sellados de manera que a temperaturas
normales no permitan el escape de líquido ni vapor, con destino exclusivo al sector agrícola, industrial y comercial.
El volumen de combustible almacenado en dichos recipientes no podrá exceder los doscientos veinte (220) galones
y podrá adquirirse hasta un máximo de 8.000 galones/mes, en una estación de servicio automotriz o fluvial, sin que
pueda ser trasladado a otra jurisdicción municipal diferente a donde se compró, salvo en el evento en que no exista
en un municipio determinado estación de servicio, caso en el cual se autoriza la venta, previa notificación del
distribuidor minorista al mayorista para efectos del giro de la sobretasa respectiva”.
Por otra parte, si bien la Dirección de Recursos Físicos allega los estudios previos adelantados para la suscripción del contrato 1261 de 2021, las debilidades identificadas buscan que el ejercicio de supervisión permita trazar las obligaciones contenidas en éstos, frente al propio ejercicio de supervisión, aunado a lo observado en la actual prestación del suministro de combustible al Batallón de Alta Montaña Bamar y al Cerro Cruz Verde. Por lo expuesto, se confirma la Observación No. 4 en el informe final, para que se formulen las acciones correctivas y preventivas necesarias para su gestión en el Plan de Mejoramiento Interno. 4.3.2. Observación No. 5. Incertidumbre frente a los fundamentos jurídicos y/o técnicos
que soportaron el cambio en la línea de negocio que venía adelantando la entidad entre la vigencia 2020 y la vigencia 2021, al cambiar de la exigencia de repuestos genuinos a originales, desatendiendo los estudios técnicos históricos realizados por la entidad y llevando consecuentemente al aumento de la probabilidad de materialidad de riesgos, en la calidad de los servicios, bienes e insumos contratados, respecto de la prestación del servicio para el parque automotor destinado a la seguridad de la ciudadanía del Distrito Capital.
En la verificación y análisis de la documentación pre contractual generada para los procesos de contratación adelantados en las vigencias 2020 (Contratos 966 - 967 - 968 – 1461 y 1754) y 2021 (Contratos 1293 – 1294 – 1295 y 1297), se identificaron inconsistencias en los fundamentos jurídicos y/o técnicos que soportaron el cambio en la línea de negocio que venía adelantando la entidad respecto de la exigencia al proveedor de la utilización de repuestos genuinos, tal y como se dejó bien fundamentado en los contratos celebrados durante la vigencia 2020, ahora, sin tener
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muy claro las razones, resulto que para la vigencia 2021 solamente se le exige al proveedor el suministro de repuestos originales desmejorándose con ello la calidad en la prestación del servicio. Por tal razón, esta situación desmejoro la calidad de los servicios exigidos al futuro contratista, como se había dejado señalado en los Estudios Previos y su Anexo No.2 “Ficha Técnica”, documentos que fueron parte integral para la firma de los contratos 966 de 2020, 967 de 2020, 968 de 2020, 1461 de 2020 y 1754 de 2020, frente al requisito del criterio unificado sobre la Genuinidad de los Repuestos establecido por la SDSCJ:
Requisito técnico contratos 2020 (contratos 925 (Nissan) – 966 (Yamaha) 967 (Toyota) – 968 (Chevrolet) – 1461 (Renault) 1754 (Suzuki)
Requisito técnico contrato 709 – 2021 (Nissan)
Requisito técnico identificado para contratación 2021 (contratos1293 – 1294 – 1295 y 1297 (Acuerdo Marco de Precios CCE-226-AMP-2020)
“Repuestos Genuinos Bajo los cuales se ejecutan los contratos suscritos por la SDSCJ. Son todas las piezas suministradas por el fabricante del vehículo de acuerdo con las necesidades de este, el genuino es el que se vende en la caja de la marca del auto y el que la marca del automóvil manda a fabricar y es comercializado solo a través de los concesionarios de la marca, bajo las especificaciones exactas de diseño Características: • Cumplen con exactitud las especificaciones del fabricante del vehículo. • Están continuamente optimizándose, incorporando la más reciente en desarrollo y tecnología de diseño del vehículo de acuerdo con condiciones de topografía y desempeño. • Contemplan Garantía total de fabricante o ensamblador del vehículo, dado que las especificaciones del repuesto son probadas directamente por el fabricante o ensamblador del vehículo que garantizan fiabilidad y durabilidad de acuerdo a desempeño establecido por en el ensamblador o fabricante del vehículo. • Están soportados por una Red de Servicios del fabricante o ensamblador del vehículo. • Su canal de distribución se realiza a través de los representantes de la marca del vehículo (concesionarios o distribuidores directos de fábrica), los cuales cuentan con la trazabilidad desde el momento de su compra de acuerdo al número de VIN (Vehicle Identification Number) llamado número de chasis o número de bastidor es una secuencia de dígitos que identifica el vehículo puesto por el fabricante. Así mismo se ha identificado en el mercado que estos repuestos genuinos se comercializan bajo la marca del fabricante del vehículo. (…) NOTA: En el servicio de mantenimiento de los vehículos se instalarán repuestos Genuinos y solo en casos eventuales
Cláusula 3: Alcance del objeto del Acuerdo Marco Los Proveedores se obligan a realizar el Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de los vehículos de acuerdo con las disposiciones técnicas indicadas por las casas matrices, suministrando autopartes y repuestos originales, nuevas sin re-manufacturar o repotenciar, garantizando que la Mano de Obra sea calificada para la prestación del servicio, así mismo, entregar las autopartes y repuestos originales, nuevos sin re-manufacturar o repotenciar, cumpliendo con los requerimientos técnicos establecidos para cada caso, así como las normas técnicas establecidas en los estudios y documentos previos, el pliego de condiciones, y las Ofertas presentadas a Colombia Compra Eficiente en la licitación pública CCENEG-031-1-2020 y el presente documento. (Subrayado fuera de texto)
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Requisito técnico contratos 2020 (contratos 925 (Nissan) – 966 (Yamaha) 967 (Toyota) – 968 (Chevrolet) – 1461 (Renault) 1754 (Suzuki)
Requisito técnico contrato 709 – 2021 (Nissan)
Requisito técnico identificado para contratación 2021 (contratos1293 – 1294 – 1295 y 1297 (Acuerdo Marco de Precios CCE-226-AMP-2020)
verificados por el supervisor del contrato se permitirá la instalación de repuestos OEM.” (Subrayado fuera de texto).
Tabla 9. Comparativo entre contratación basada entre repuestos Genuinos y Originales.
Por otra parte, en el momento de determinar el modelo de selección contractual para el año 2021, mediante radicado 20214300059153 de fecha 15 de febrero de 2021, se solicitó el mantenimiento para vehículos de marca Renault, Toyota y Chevrolet, y así mismo en el formato F-FC-301 se indicó en el aparte "Se han estudiado otras alternativas para satisfacer la necesidad o solucionar el problema
descrito", que: "Se lleva a cabo la verificación de alternativas que permitan satisfacer esta necesidad mediante la
tienda virtual del estado (Colombia Compra Eficiente), sin embargo no se encontró acuerdo marco para el
mantenimiento preventivo y correctivo, que permita mantener en funcionamiento de manera apropiada los vehículos
de las marcas seleccionadas."(subrayado fuera de texto).
Resultado de esta observación, se aclaró mediante correo electrónico de fecha 02 de agosto de 2021, que:
“En referencia al servicio de mantenimiento del parque automotor, es de notar que la Secretaría Distrital de
Seguridad, Convivencia y Justicia adelanto procesos de selección bajo condiciones técnicas similares en los
procesos de contracción en la vigencia 2020 y 2021 ajustando las mismas de acuerdo a la ejecución y
recomendaciones realizadas por la Dirección de Bienes. Dado lo anterior, la SDSCJ adelantó el proceso de
selección abreviada por subasta inversa electrónica SCJ-SASI-005-2021 cuyo objeto fue “Prestar el servicio de
mantenimiento preventivo y correctivo con insumos, repuestos y mano de obra, a los vehículos de propiedad y
a cargo de la Secretaría Distrital de Seguridad Convivencia y Justicia, Lotes: Renault, Chevrolet, Toyota y
Multimarca”. Durante la etapa de observaciones al prepliego de condiciones del referido proceso se recibieron
observaciones las cuales fueron analizadas técnica y jurídicamente por lo estructuradores del proceso
contractual y los directivos de la Subsecretaria de Inversiones y Fortalecimiento de las Capacidades Operativas
para verificar la obligatoriedad de adherirse a lo especificado en el Decreto 310 de 2021 "Por el cual se
reglamenta el artículo 41 de la Ley 1955 de 2019, sobre las condiciones para implementar la obligatoriedad y
aplicación de los Acuerdos Marco de Precios y se modifican los artículos 2.2.1.2.1.2.7. y 2.2.1.2.1.2.12. del
Decreto 1082 de 2015, Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional".
Realizado el análisis jurídico la SDSCJ determinó que en aplicación al decreto 310 de 2021 debía adherirse al
acuerdo marco de precios CCE-286-AMP-2020 “Adquisición de (i) Servicio de Mantenimiento Preventivo y
Correctivo incluidas Autopartes y Mano de Obra; y (ii) Adquisición de autopartes” para los vehículos que hacen
parte del parque automotor de la Secretaría y que están contemplados en el mismo. Dado lo anterior, la SDSCJ
en su momento, emitió respuesta a la observación realizada al pliego de la siguiente manera:
“…Respuesta A Observaciones Presentadas Al Proyecto De Pliego De Condiciones Selección Abreviada Por
Subasta Inversa Electrónica Scj-Sif-Sasi-005-2021 Objeto: Prestar El Servicio De Mantenimiento Preventivo Y
Correctivo Con Insumos, Repuestos Y Mano De Obra, A Los Vehículos De Propiedad Y A Cargo De La
Secretaria De Seguridad Convivencia Y Justicia. En atención al proceso de subasta nro. SCJ-SIF-SASI-0052021
cuyo objeto consiste en “Prestar El Servicio De Mantenimiento Preventivo Y Correctivo Con Insumos, Repuestos
Y Mano De Obra, A Los Vehículos De Propiedad Y A Cargo De La Secretaria De Seguridad Convivencia Y
Justicia, Lotes: Renault, Chevrolet, Toyota Y Multimarca”, se precisa que de conformidad con la recomendación
efectuada desde la Dirección de Operaciones y la reunión realizada con Colombia Compra Eficiente, la entidad
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adelantara el proceso de contratación mediante el acuerdo marco de precios CCE-286-AMP-2020 (i) Servicio
de Mantenimiento Preventivo y Correctivo incluidas Autopartes y Mano de Obra, en concordancia con el
artículo No. 1 del decreto 310 de 2021 que modifica el artículo 2.2.1.2.1.2.7. del Decreto 1082 de 2015. En
virtud de lo anterior, y con relación a las observaciones técnicas, jurídicas y financieras realizadas al proceso
de subasta nro. SCJ-SIF-SASI-005-2021, la Entidad no dará respuesta a las mismas, atendiendo que el proceso
contractual se llevará a cabo mediante otra modalidad de selección…”. Subrayado y negrilla fuera de texto.
Es pertinente precisar que la adhesión de la entidad al acuerdo marco de precios a través de órdenes de compra,
se hace bajo los lineamientos técnicos establecidos por la Agencia de Contratación Pública Colombia Compra
Eficiente en el proceso previo de selección, limitando así la realización de exigencias técnicas a los proveedores
adicionales a las contempladas en los anexos técnicos que hacen parte del acuerdo marco de precios.”
Teniendo en cuenta la aclaración presentada, llama la atención el hecho de que, no se haya indicado esta información en los estudios previos, así como también el hecho de que previamente se señaló en el formato F-FC-301 que no existían Acuerdos Marco de Precios para llevar a cabo el mantenimiento preventivo y correctivo de la flota automotriz de la entidad. Lo cual es una imprecisión del equipo estructurador del proceso, toda vez que el acuerdo marco al cual se suscribió la entidad, data de la vigencia 2020. Así las cosas, la causa de esta situación podría obedecer a que los responsables de adelantar los requisitos técnicos no aplican y/o desconocen los criterios manejados por la SDSCJ en la estructuración de los procesos, a fin de contratar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo para el parque automotor. En consecuencia, el Acuerdo Marco CCE-226-AMP-2020, no se adecuaba a los estándares inicialmente requeridos por la entidad para la prestación del servicio; no obstante, se identificó que, en los Estudios Previos presentados para los procesos contractuales de este suministro, se hacía una clara distinción entre repuestos genuinos y originales, sin embargo, durante la contratación 2021, tal distinción desapareció realizando una homologación de los términos. Por otra parte, esta Oficina de Control insiste nuevamente en la recomendación que ha emitido en varios informes anteriores, de la siguiente manera
“Si bien es cierto que la ejecución del contrato se ciñe a lo establecido en el acuerdo marco, no se evidencian
controles adicionales dado que este mismo hallazgo se presentó en la auditoria anterior, por tanto, si las
condiciones ofrecidas por Colombia Compra Eficiente no se ajustan a las necesidades y controles requeridos
por la Entidad se sugiere cambiar la modalidad de selección a una que se ajuste a las necesidades y/o
requerimientos de la SDSCJ y que le permita a la entidad 58 en su calidad de contratante vincular con
obligaciones más sólidas y comprometidas en el seguimiento y control al contratista1”
En este contexto, y conociéndose por todas las líneas de defensa las claras dificultades que se han presentado para la ejecución de los contratos de suministro de combustible en la realidad de los acuerdos marco, no deja de resultar preocupante la ejecución de los contratos de mantenimiento, en la misma realidad de estos, debido al desconocimiento y desatención de la complejidad del desarrollo de la misionalidad de esta Secretaria y el número de automotores que
1 Informe Final de auditoría radicado 20201300156483.
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demandan la prestación del servicio, la cual relentiza la operación y hace más dispendioso su seguimiento y control. Frente a esta alarmante situación resulta imperativo para la Dirección de Bienes, rediseñar la estrategia establecida para potencializar las verificaciones realizadas por los supervisores y atender las recomendaciones emitidas a través de los diferentes apartes de este informe. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “…Capital a través
de la Circular 014 del 22 de abril de 2021 emitida por la Secretaría Jurídica Distrital de donde se concluye la
obligatoriedad en la adhesión de los Acuerdos Marco de Precios para las Entidades que, como la Secretaría Distrital
de Seguridad, Convivencia y Justicia, se encuentran sometidas al Estatuto General de la Contratación Pública y cuyo
ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano ya ha sido efectuado…
… en virtud del Decreto 391 del 2021, la Secretaría tiene la obligación de adherirse a los Acuerdos Marcos de Precios,
si bien hay situaciones que preocupan a la Entidad, es también una oportunidad para encarar los procesos de una
forma distinta bajo esa obligatoriedad que ya está establecida…
…la entidad no cambió la exigencia de repuestos genuinos a originales, dado que los mismos son establecidos única y
exclusivamente por el acuerdo marco de precios, el cual la entidad tiene la obligación de adherirse, sin embargo, la
Dirección Técnica y la Dirección de Bienes manifestaron que dentro de la ejecución del contrato se podría presentar
dificultades dado que se tienen que suministrar repuestos originales y como se sabe siempre se ha presentado discusión
entre los repuestos originales y los repuestos genuinos.”
Una vez analizada la respuesta, si bien la entidad fundamenta la adhesión de los Acuerdos Marco de Precios, con la aplicación del Decreto Nacional 310 de 2021 y la Circular 014 de 2021, el equipo auditor concluye como necesario, fortalecer los procesos adelantados en la estructuración del proceso contractual, en especial, de cara a los nuevos procesos de contratación que adelanta la Subsecretaría, que incluya las consultas ante posibles inconformidades frente a la Agencia Nacional de Contratación Pública, en este caso, de los repuestos establecidos contractualmente y su impacto, al pasar de repuestos genuinos a repuestos originales. Por lo expuesto, se confirma la Observación No. 5 en el informe final, para que se formulen las acciones preventivas necesarias para su gestión en el Plan de Mejoramiento Interno.
4.3.3. Observación No. 6. Debilidad frente a los criterios que llevaron a determinar la modalidad de selección para designar el contratista encargado de ejecutar los contratos 925 de 2020 y 709 de 2021, respecto de los soportes documentales presentados, al no exigirse por parte de la entidad, un certificado vigente que respalde su calidad de exclusividad para el mantenimiento correctivo y preventivo en la marca NISSAN, toda vez que el certificado presentado por el proveedor data de 1998, Lo que puede originar incertidumbre frente a la calidad del servicio contratado y la exclusividad para la prestación del servicio por el contratista.
Con el fin de verificar y corroborar la utilización de repuestos genuinos en el mantenimiento preventivo y correctivo de los automotores de la marca Nissan propiedad y/o a cardo de la SDSCJ, el equipo auditor efectuó una visita el día 12 de julio de 2021 a las instalaciones de Talleres
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Autorizados S.A., de acuerdo a las obligaciones contraídas con la firma de los contratos 925 para la vigencia 2020 y 709 para la vigencia 2021. Durante la visita, en aras de verificar las obligaciones contraídas para la ejecución contractual, fuimos informados de que los repuestos utilizados para el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos marca Nissan eran originales, tal como lo señalaron las personas responsables de garantizar la ejecución al contrato. Es decir, que no se está dando cumplimiento a lo dispuesto en las especificaciones técnicas del contrato, respecto de la utilización de repuestos genuinos; cabe resaltar que el Supervisor del contrato 709 de 2021, se encontraba en el lugar de la visita, y bajo la anterior premisa, aseguró que los contratistas no tienen clara la diferencia entre los repuestos genuinos y repuestos originales lo cual pudo derivar a que hicieran tal aseveración. Adicional, en la presentación de avance de la auditoria del 26-jul-21, los auditados informaron que: “En relación a los repuestos originales por parte del contratista en la visita realizada, informaron que en
el mercado existen diferentes criterios y, por ende, es posible que las personas no estén familiarizadas con
estas definiciones”.
Respecto del manejo de diferentes definiciones para precisar el tipo de repuestos (Genuinos, Originales Casa Matriz, OEM, Homologados y demás), es importante resaltar que, los responsables de llevar a cabo la elaboración de los Estudios Previos y sus correspondientes Anexos, fueron quienes determinaron y establecieron la unificación de criterios, y con base en éstos, es que se llevó a cabo la contratación, motivo por el cual, el equipo auditor, no encuentra sustento a los argumentos respecto del manejo de distintos criterios, puesto que se entendería que el contratista al ceñirse por los lineamientos impartidos por la SDSCJ, está en pleno conocimiento de los requisitos establecidos para el mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor de marca Nissan y a su vez el supervisor empoderado de los mismos vigila fielmente la ejecución contractual. Lo anterior, evidencia una clara desconexión entre la Dirección Técnica encargada de la etapa precontractual y la Dirección de Bienes en la etapa contractual, el no contar el supervisor con conocimiento claro y técnico de la operación potencializa la materialidad de topo tipo de riesgos. Con base en lo ante puesto, existió inobservancia de lo establecido en los Estudios Previos en su Anexo No. 2, en su numeral 2 “Conceptos Técnicos Repuestos Ejecución del Contrato”, ítem 2.1, el cual señaló:
“Repuestos Genuinos
Bajo los cuales se ejecutan los contratos suscritos por la SDSCJ.
Son todas las piezas suministradas por el fabricante del vehículo de acuerdo con las necesidades de este, el
genuino es el que se vende en la caja de la marca del auto y el que la marca del automóvil manda a fabricar y
es comercializado solo a través de los concesionarios de la marca, bajo las especificaciones exactas de diseño
Características:
• Cumplen con exactitud las especificaciones del fabricante del vehículo.
• Están continuamente optimizándose, incorporando la más reciente en desarrollo y tecnología de diseño del
vehículo de acuerdo con condiciones de topografía y desempeño.
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• Contemplan Garantía total de fabricante o ensamblador del vehículo, dado que las especificaciones del
repuesto son probadas directamente por el fabricante o ensamblador del vehículo que garantizan fiabilidad y
durabilidad de acuerdo a desempeño establecido por en el ensamblador o fabricante del vehículo.
• Están soportados por una Red de Servicios del fabricante o ensamblador del vehículo.
• Su canal de distribución se realiza a través de los representantes de la marca del vehículo (concesionarios o
distribuidores directos de fábrica), los cuales cuentan con la trazabilidad desde el momento de su compra de
acuerdo al número de VIN (Vehicle Identification Number) llamado número de chasis o número de bastidor es
una secuencia de dígitos que identifica el vehículo puesto por el fabricante.
Así mismo se ha identificado en el mercado que estos repuestos genuinos se comercializan bajo la marca del
fabricante del vehículo.
(…)
Nota: En el servicio de mantenimiento de los vehículos se instalarán repuestos Genuinos y solo en casos
eventuales verificados por el supervisor del contrato se permitirá la instalación de repuestos OEM.”
(Subrayado fuera de texto). Δ Ahora bien, se justificó la contratación Directa de este Taller, mediante un certificado de
exclusividad que data de 1998, sin encontrarse una actualización en el estudio previo o sus anexos. Llamo la atención del equipo auditor que esta fue el único contrato que se adelantó con este tipo de modalidad de selección.
Al respecto el proceso informó: sobre la validación de la exclusividad, por tratarse de un certificado emitido por la Cámara de Comercio, el concepto (radicación 18, trámite 113, actuación 440) emitido por la Superintendencia de Industria y Comercio, bajo el cual dispuso:
“(…) informamos que no existe disposición legal que establezca como debe probarse la calidad de proveedor
o distribuidor exclusivo de un producto o servicio. En esta medida, será la administración la que establezca
directamente en sus pliegos cuál es el documento que considera les acredita tal calidad a efectos de poder
adelantar la contratación directa.
(…)
En este orden, dado que la función pública registra a cargo de las Cámaras de Comercio es taxativa y reglada,
esto es, sujeta a lo dispuesto en la ley y en las instrucciones impartidas por esta Superintendencia a través de
la Circular Única, no corresponde a las cámaras certificar la exclusividad de comercialización de un
producto, solamente certificar los actos y contratos que hayan sido objeto de registro.” (subrayado fuera de texto).
Corolario a lo anterior, no se encuentra soporte del primer argumento expuesto en la presentación de avance, toda vez que, las Cámaras de Comercio solamente certifican los actos y contratos que hayan sido objeto de registro, más no les corresponde certificar la exclusividad de comercialización de un producto, bien o servicio. Las observaciones anteriores, dejan en evidencia falencias derivadas de inexactitudes y/o desconocimiento de los criterios unificados por la SDSCJ al momento de llevar a cabo la contratación, así como también posibles aseveraciones erróneas debido al vacío normativo que existe tanto en entes reguladores como por parte de la entidad frente a la certificación de la exclusividad que tiene el contratista, que para el presente caso es Talleres Autorizados S.A.
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Lo anterior, puede poner a la SDSCJ ante un posible riesgo de pérdida de recursos financieros y un detrimento patrimonial, al contratar de manera directa con un oferente que puede tener vencida su exclusividad en el manejo de repuestos genuinos y/o originales, así mismo, se puede dilucidar que, de darse estas posibilidades, se pueden presentar investigaciones disciplinarias, penales y/o fiscales debido al posible beneficio de intereses particulares. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “…la disposición
normativa que permite dar aplicación a la contratación directa establecida en el artículo 2, numeral 4 literal g de la
ley 1150 de 2007, está compilada en el artículo 2.2.1.2.1.4.8. del Decreto 1082 de 2015…
…La Distribuidora Nissan registra ante cámara de Comercio el agente de servicios autorizados exclusivo para todo el
territorio de la República de Colombia a TALLERES AUTORIZADOS S.A, con NIT 860.519.235-3 para prestar el
servicio técnico y reparación de los equipos marca NISSAN, así como el suministro de repuestos genuinos…
…Si bien el documento de agencia comercial data del 20 de abril de 1998, este documento se presume válido, pues no
obra cancelación del mismo registrado en la Cámara de Comercio, luego se puede colegir que el contrato de agencia
comercial se encuentra vigente, pues se hizo por escrito y se encuentra inscrito en Cámara de Comercio, circunstancia
esta que nos permite afirmar que tiene validez frente a terceros.”
Teniendo en cuenta que, la contratación directa con el oferente objeto de observación, se centró en garantizar el uso de repuesto genuinos, se resalta que, el que fuera un taller autorizado, fue el criterio utilizado por la Entidad para encaminar los estudios previos y demás documentos generados durante la estructuración del proceso, lo que les permitió garantizar la genuinidad de los repuestos; de otra parte, se resalta que, las Cámaras de Comercio no son las encargadas de garantizar la exclusividad en la comercialización de un producto (según la SIC), toda vez que por los vacíos legales existentes, es la SDSCJ contratante a quien le corresponde dirimir la situación. Por lo expuesto, se confirma la Observación No. 6 en el informe final, para que se formulen las acciones preventivas necesarias para su gestión en el Plan de Mejoramiento Interno. 4.3.4. Observación No. 7. Ausencia de completitud de requisitos documentales y de
información sine qua non en la identificación de la necesidad, estudios previos y la emisión de los mismos, lo que contraviene el manual de funciones y los procedimientos establecidos por la entidad, pues la falta de rigurosidad en la elaboración y emisión de los documentos, no permite identificar la trazabilidad en la línea de tiempo y validar la participación de los profesionales encargados de una y otra etapa, dificultando la interacción entre las tres (3) Direcciones que conforman el proceso, para garantizar en el marco de la primera línea de defensa la suficiente garantía en la celebración eficiente de todas las etapas contractuales y la confluencia de conocimientos para vigilar su correcta ejecución.
En la evaluación de la información de los expedientes contractuales respecto de las etapas pre contractual y contractual de los contratos 490-2020, 925-2020, 967-2020, 968-2020, 1461-2020, 1754-2020, 966-2020 y 709-2021, el equipo auditor identificó ausencia de requisitos documentales y de información relevante para la identificación de la necesidad, la elaboración de los Estudios Previos y la emisión de los mismos. Veamos lo evidenciado por el equipo auditor:
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Δ En el expediente del contrato 490-2020 no constan: o El memorando remisorio para continuidad del proceso de contratación a la Dirección
Técnica (No. 20204100053963 del 31-mar-20) no reposa en el expediente contractual.
Δ En el expediente del contrato 1754 de 2020, no consta: o Quien realizó la ficha técnica ni su fecha de elaboración. o Respecto de los criterios habilitantes jurídicos y técnicos, estos constan en el estudio
previo, sin embargo, no consta quien participó en su determinación. o Respecto a los criterios habilitantes financieros, solo consta en los indicadores financieros:
"fuente: estudio del sector aprobados por la dirección financiera", no consta fecha de emisión del Estudio Previo.
Frente a esta observación, la Dirección de Bienes señaló que, los criterios habilitantes jurídicos y técnicos como parte de la estructuración de los estudios previos, los realiza el equipo estructurador conformado por los profesionales: técnico, financiero y jurídico, quienes firman el documento de los estudios previos. Específicamente para los aspectos técnicos, fueron remitidos según radicado 20204100200183.
Δ En el expediente del contrato 966 de 2020, no constan:
o Formato F-FC-301, que, según lo informado por la Dirección de Bienes, fue radicado mediante memorandos 20204300057483 y 20204100079413.
o En el anexo 2 Ficha técnica no consta quienes participaron en su elaboración, ni fecha la fecha de elaboración de ésta, de igual forma no consta la fecha de emisión del estudio previo, que, según lo informado por la Dirección de Bienes, fue radicado mediante memorando 20204100200183.
o No se observó el análisis que permita conocer el resultado de la comparación y homogeneidad de las cotizaciones recibidas en el estudio previo. En resolución 756 de 2020 consta recepción de observaciones por parte de MOTO SPEED NL SAS Y UNION MOTOR GROUP SAS, las cuales no constan en la carpeta, ni consta su respuesta en la carpeta contractual (fl 365).
Δ Respecto del contrato 925-2020, en el expediente no consta: o El formato F-FC-301 Requerimiento Solicitud Bienes y Servicios, que, según lo informado
por la Dirección de Bienes, fue radicado mediante memorando 20204300057483. o Solamente se identificó una solicitud de cotización la cual fue emitida el día 20 de febrero
de 2020, no obstante, llama la atención que la cotización relacionada en el expediente data de fecha 14 de febrero, es decir la cotización ya se encontraba elaborada desde antes de su solicitud.
Δ Respecto del contrato 709-2021, no se observó:
o Dentro del expediente, no se pudo identificar quiénes participaron de la concertación de las especificaciones técnicas en la identificación de la necesidad. Según lo informado por la Dirección de Bienes, estas especificaciones se definieron en mesa de trabajo de la Dirección Técnica el 17-feb-21.
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o Se presentó solicitud de concepto técnico mediante memorando rad. 20214100044723 de fecha 03 de febrero de 2021, pero no se identificó el concepto técnico dentro de la documentación. Según lo informado por la Dirección de Bienes, la respuesta a la solicitud del concepto consta en Orfeo (memorando 20212000091273).
o Dentro del expediente no reposa el documento que se remitió donde se identificaran las especificaciones técnicas de la cotización.
o Se identificó análisis del sector y estudio de mercado, el cual se puede identificar en folios 73 a 124 del primer tomo, cabe señalar que, como no fue posible identificar la cotización dentro del expediente, no se tuvo el alcance para corroborar si esa información se tuvo o no en cuenta.
o El proceso se estructuró a precio unitario, teniendo en cuenta que los ítems requeridos dependerán de la necesidad de la entidad durante el periodo de ejecución del contrato. Cabe señalar que este análisis se llevó a cabo en marzo de 2020, lo cual genera dudas razonables al equipo auditor respecto de la estructuración del anexo No. 1 de los estudios previos, teniendo en cuenta que este análisis es anterior al análisis que se efectuó para el contrato 925 de 2020. (folio 73 tomo 1).
o No se relacionó la fecha de la emisión de los Estudios Previos, dando lugar a la imposibilidad de determinar el alcance y vigencia del documento presentado. Según lo informado por la Dirección de Bienes, la trazabilidad del proceso se evidencia en el memorando 20214100087923 en Orfeo.
Δ Respecto del contrato 967 y 968 de 2020:
o No fue posible determinar la fecha de elaboración de la ficha técnica, de acuerdo a lo establecido en el folio 106, tomo 1. Según lo informado por la Dirección de Bienes, lo observado corresponde a la del requerimiento definitivo para la estructuración de los estudios previos.
o No se identificó concepto técnico de la adquisición, aun cuando se emitió el memorando rad. 20202000064833 de fecha 14 de abril de 2020. Dada esta situación, el equipo auditor procedió a realizar seguimiento en el aplicativo ORFEO de la SDSCJ del memorando, identificando que el trámite fue concluido el 29 de abril de 2020, por el usuario Franklin Hernán Arévalo, con el concepto "Viabilidad de Contratación mantenimiento de vehículos carpeta del proceso de contratación".
o No fue posible validar las especificaciones toda vez que, verificado el expediente, no se pudieron observar los documentos aportados por el contratista donde se certificaran las autorizaciones, permisos y licencias requeridas en el proceso.
o No fue posible identificar quienes emitieron las respuestas por parte del comité evaluador, frente a las observaciones presentadas por los oferentes, así como tampoco fue posible identificar la fecha de los documentos.
Δ Respecto del contrato 1461-2020, no consta en el expediente contractual: o No se pudo identificar dentro del expediente que la ficha técnica estuviera validada y
concertada por las partes. Según lo informado por el auditado, la Dirección Técnica realizó mesa de trabajo el 24-feb-20 para definir las especificaciones técnicas, con la participaron de la supervisión de la Dirección de Bienes y el estructurador de la Dirección Técnica.
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Así las cosas, es claro que la etapa pre contractual presentó inconsistencias y debilidades respecto de información y documentos que eran parte orgánica del procedimiento de contratación, siendo la posible causa de estas observaciones las debilidades y/o deficiencias por parte de los responsables de adelantar los procesos contractuales frente al conocimiento de los procedimientos y manuales de la entidad, situación que pone en riesgo a la SDSCJ ante un incumplimiento de lineamientos normativos y/o procedimentales para llevar a cabo los procesos de contratación, así como la aprobación y su ejecución sin la verificación y/o visto bueno por parte de los responsables, de acuerdo a la designación por parte del Ordenador del gasto. Estas debilidades, contravienen lo dispuesto en las siguientes normas: Las anteriores debilidades, evidencia incumplimiento frente a: o Procedimiento Etapa Precontractual para la Adquisición de bienes y/o Servicios para los
Organismos de SCJ – Cod. PD-FC-7, versión 5, en sus actividades No. 1 y No. 12 de la descripción del procedimiento, así:
Actividad No. 1: “Recibir requerimiento solicitud de Bienes y/o Servicios mediante formato F-FC 301,
“Requerimiento Solicitud Bienes y Servicios Gestionados por la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento de
Capacidades Operativas”, que esté bien diligenciado, firmado por el responsable de la entidad solicitante”.
(subrayado fuera de texto). Actividad No. 12: Gestionar y organizar los documentos del expediente único precontractual, conforme a las normas
de archivo y la lista de chequeo de la modalidad de selección que corresponda (Lista de chequeo - contratación
mínima cuantía lista; de chequeo - selección abreviada menor cuantía; lista de chequeo -licitación pública, lista de
chequeo - concurso de méritos) los documentos mínimos son:
Formato F -FC- 301 requerimiento solicitud bienes y servicios gestionados por la subsecretaría de
inversiones y fortalecimiento de capacidades operativas.
Formato vigente de estudios previos con los respectivos soportes.
Actas de mesas técnicas (cuando aplique)
Ficha técnica.
Actas de visita de campo F-FC- 295 (cuando aplique)
Concepto técnico de la Subsecretaría de Seguridad Convivencia o de la Subsecretaría de Acceso
Justicia según su competencia.
Solicitudes de cotización
Cotizaciones
Actas de reunión (cuando aplique)
o El Manual de Contratación y Supervisión MA-JC-4 (adoptado mediante Resolución No. 929 de
oct-20) literal a) del numeral 15.9.1 Funciones del supervisor: “Velar porque el expediente del contrato
esté completo y actualizado de acuerdo con la información resultante de la ejecución del contrato”. Por otra parte, la falta de rigurosidad en la elaboración y emisión de los documentos, no permite identificar la trazabilidad en la línea de tiempo y validar la participación de los profesionales encargados de una y otra etapa, para verificar el estricto cumplimiento del Manual de Funciones, donde se dejó plasmado la necesidad de la interacción entre las tres (3) Direcciones que conforman el proceso, para garantizar en el marco de la primera línea de defensa la suficiente
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garantía en la celebración eficiente de todas las etapas contractuales y la confluencia de conocimientos para vigilar su correcta ejecución. Por Beneficio de Auditoría, en el proceso de auditoría se observó: Del contrato 490 de 2020: o El formato F-FC-301 folio 13, en el acápite de datos de verificación de la SDSCJ aval para
continuar con el proceso, estos campos se encontraban sin diligenciamiento, debido a que este registro fue actualizado posterior a la celebración del contrato y al informe preliminar de auditoría, esta observación, no hará parte del plan de mejoramiento.
De los contratos 967, 968 de 2020: o El formato F-FC-301 Requerimiento Solicitud Bienes y Servicios, no fue posible identificar
fecha de suscripción ni la firma de la persona que dio el aval para continuar con el proceso, debido a que este registro fue actualizado posterior a la celebración del contrato y al informe preliminar de auditoría, esta observación, no hará parte del plan de mejoramiento.
Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento frente al contrato 121 de 2020: “…la radicación del proceso contractual ante la Dirección Jurídica y contractual, se realizó de
acuerdo a los procedimientos y formatos establecidos por este proceso, y no los procedimientos ni formatos asociados
al proceso de Fortalecimiento de capacidades operativas… considerando que se están asociando formatos
pertenecientes a un proceso diferente…
… el proceso de contratación que derivo en la suscripción del contrato 121 de 2020, fue adelantado por la Dirección
Jurídica y contractual, la cual se solicitó mediante memorando 20205400013173…
…la Entidad no requiere hacer estudio de mercado cuando adelanta la contratación mediante Acuerdo Marco, ya que
la Entidad se acoge a todas las condiciones y parámetros establecidos por Colombia Compra, entre ellos las fichas
técnicas, eventos de cotización y demás documentos que forman parte integral del Acuerdo Marco…”
Del contrato 490 de 2020: “…Los formatos de los estudios previos no tienen fecha en la estructura del documento,
sin embargo, se puede hacer la trazabilidad a través la fecha de expedición de la viabilidad de contratación, fecha del
CDP, y de la fecha del memorando que remite la Dirección Técnica a la Dirección de Operaciones…
…Con relación al formato F-FC-301 en el acápite de datos de verificación de la SDSCJ, para la fecha de suscripción
del mismo, el formato tenía un aval para continuar con el proceso, no obstante, debido a la dificultad de la consecución
de la firma en los formatos, se solicitó el aval a través de la solicitud de concepto técnico…”
Del contrato 1754 de 2020: “…los criterios habilitantes jurídicos y técnicos como parte de la estructuración de
los estudios previos, se hace a través del equipo estructurador conformado por el profesional técnico, profesional
financiero y profesional jurídico quienes firman el documento de los estudios previos…
… los aspectos técnicos fueron remitidos por la Dirección de Bienes mediante radicado 20204100200183, y sus anexos
cargados en la plataforma Orfeo de la entidad.
Del contrato 966 de 2020: “Si bien en el expediente no se evidenció en formato F-FC-301, este fue radicado a la
Dirección Técnica, para tramite de los estudios previos mediante radicado 20204300057483 y el mismo formo parte
de la carpeta radicada por parte de la Dirección técnica a la Dirección de Operaciones…Frente al formato F-FC-742
no se encuentra en el expediente toda vez que este formato fue creado el 10 de junio del 2020, posterior a la fecha de
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estructuración de los estudios previos, sin embargo, se tiene el concepto de viabilidad técnica remitido mediante
memorando 20202000064833 por la Subsecretaria de Seguridad.
Los aspectos técnicos son remitidos por la Dirección de Bienes mediante radicado 20204100200183 donde se anexan
todos los documentos técnicos cargados en la plataforma Orfeo…
Los formatos de estudios previos no tienen fecha en la estructura del documento, sin embargo, se puede hacer la
trazabilidad a través la fecha de expedición de la viabilidad de contratación, fecha del CDP, y de la fecha del
memorando que remite la Dirección Técnica a la Dirección de Operaciones …”
Del contrato 925 de 2020: “Si bien, en el expediente no se evidenció en formato F-FC-301, este fue radicado a la
Dirección Técnica, para tramite de los estudios previos mediante radicado 20204300057483, el mismo formo parte de
la carpeta radicada por parte de la Dirección Técnica a la Dirección de Operaciones, mediante radicado
20204100093283…
… Con relación a la solicitud de cotización… la misma corresponde a la solicitud de cotización de la mano de obra
hombre, cotización que fue remitida por dinissan al correo electrónico institucional correspondiente al usuario
[email protected], profesional de la Dirección Técnica, el 11 de marzo de 2021…
… Los formatos de estudios previos no tienen fecha en la estructura del documento, sin embargo, se puede hacer la
trazabilidad a través la fecha de expedición de la viabilidad de contratación, fecha del CDP, y de la fecha del
memorando que remite la Dirección Técnica a la Dirección de Operaciones, para dar continuidad al proceso de
selección y contratación, para este contrato fue mediante radicado 20204300128013 folio 8 del expediente…”
Del contrato 709 de 2020: “Si bien, en el expediente no se evidenció quiénes participaron en la concertación de
las especificaciones técnicas, es de señalar que la Dirección Técnica, realizó mesa de trabajo el 17 de febrero de 2021,
para la definición de las especificaciones técnicas, en la que participaron personal de la supervisión de la Dirección
de Bienes y el estructurador de la Dirección Técnica…
… Frente a la solicitud del concepto técnico solicitado a la Subsecretaria de Seguridad y Convivencia mediante
memorando con radicado 20214100044723, se recibió respuesta mediante radicado 20212000091273.
Los formatos de estudios previos no tienen fecha en la estructura del documento, sin embargo, se puede hacer la
trazabilidad a través la fecha de expedición de la viabilidad de contratación, fecha del CDP, y de la fecha del
memorando que remite la Dirección Técnica a la Dirección de Operaciones, para dar continuidad al proceso de
selección y contratación, para este contrato mediante radicado 20214100087923”
De los contratos 967, 968 y1461 de 2020: “Si bien, en el expediente no se evidenció quiénes participaron en
la concertación de las especificaciones técnicas, es de señalar que la Dirección Técnica, realizó mesa de trabajo el 17
de febrero de 2021, para la definición de las especificaciones técnicas, en la que participaron personal de la supervisión
de la Dirección de Bienes y el estructurador de la Dirección Técnica…
Finalmente, la Subsecretaria de Inversiones y las tres direcciones que la conforman, actualmente se encuentran
diseñando un plan de contingencia para realizar la intervención del archivo de gestión, el cual es alimentado desde las
tres direcciones, con el objeto de lograr la completitud de los expedientes con la debida intervención documental; esta
actividad se desarrolla con la guía de la Dirección de Recursos Físicos y gestión Documental…”
Informa la Dirección de Recursos Físicos: “…frente al contrato 121 de 2020, orden de compra No. 44724 de
2020… los recursos que respaldan este contrato son de funcionamiento, por lo cual el proceso fue adelantado por la
Dirección Jurídica y contractual… la radicación del proceso contractual…se realizó de acuerdo a los procedimientos
y formatos establecidos por este proceso, y no los procedimientos ni formatos asociados al proceso de Fortalecimiento
de capacidades operativas para la S, C y AJ.
… teniendo en cuenta que el proceso de contratación llevado a cabo para el suministro de combustible de los vehículos
al servicio de la Entidad, se realiza bajo la modalidad del Acuerdo Marco de Precios… la Entidad no requiere hacer
estudio de mercado cuando adelanta la contratación mediante Acuerdo Marco, ya que la Entidad se acoge a todas las
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condiciones y parámetros establecidos por Colombia Compra, entre ellos las fichas técnicas, eventos de cotización y
demás documentos que forman parte integral del Acuerdo Marco”.
Analizadas las respuestas, es importante señalar: Δ Se elimina de la observación, lo asociado a la aplicación del formato F-JC-11 del contrato 121
de 2020, por encontrar pertinente su pronunciamiento en un ejercicio de auditoría anterior. Δ Del contrato 490-2020, se complementa lo asociado al memorando remisorio a la Dirección
Técnica por Beneficio de Auditoría. De otra parte, teniendo en cuenta que el formato F-FC-301 fue actualizado de manera posterior, se elimina del aparte del pronunciamiento inicial, por beneficio de auditoría.
Δ Del contrato 1754-2020, se complementa la observación, con lo informado por el auditado. Δ Del contrato 966-2020, se complementó lo observado del formato F-FC-301. Se eliminó lo
informado del formato F-FC-742 por encontrar pertinente su vigencia respecto del proceso contractual. Se complementa la observación en general con la información allegada, y se hace énfasis en relación al propósito de las observaciones respecto del estudio previo.
Δ Del contrato 925-2020, se complementó lo observado del formato F-FC-301. Respecto de la cotización señalada en el pronunciamiento inicial se mantiene, toda vez que, en la información brindada en la respuesta, el correo electrónico suministrado data del 11 de marzo de 2021, no obstante, el proceso pre contractual se surtió para el contrato objeto de verificación, en la vigencia 2020. Finalmente, se elimina de la observación lo asociado al estudio previo, por encontrar pertinente lo informado por el auditado.
Δ Del contrato 709-2021, se complementa la observación con la respuesta suministrada por el auditado.
Δ De los contratos 967 y 968-2020, se elimina el formato F-FC-742 por encontrar pertinente su vigencia respecto del proceso contractual. Se complementa lo informado por el auditado respecto de la fecha de las especificaciones técnicas únicamente. De otra parte, es importante señalar, que no se puede endilgar el cumplimiento de un requisito documental con la elaboración de otro documento, por tanto, la suscripción de un documento en su totalidad tiene por finalidad el entendimiento hasta esa etapa de los responsables de su aprobación para corroborar el avance de la etapa pre contractual.
Δ Del contrato 1461-2020, se complementó la observación con la información brindada por el auditado.
Δ Se ajustó lo señalado al Manual de Contratación y Supervisión. Finalmente, teniendo en cuenta que la Subsecretaría de Inversiones está diseñando un plan de contingencia para realizar la intervención del archivo de gestión que permitan garantizar la completitud de los expedientes contractuales, se ajusta y se confirma la Observación No. 7 en el informe final, para que se formulen las acciones preventivas necesarias que garantice el correcto diligenciamiento de los formatos e instrumentos utilizados por el proceso evitando reprocesos y búsquedas dispendiosa en búsqueda de la completitud d la información. Para lo anterior se deberá establecer el Plan de Mejoramiento Interno que busque facilitar el seguimiento por parte de la OCI. Etapa contractual
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4.3.5. Observación No. 8. Debilidad en el ejercicio de supervisión respecto de las obligaciones (generales / específicas) a cargo del contratista, uso incorrecto de los formatos establecidos por la SDSCJ, y ausencia de evidencias claras de las verificaciones que se realizaron durante el ejercicio supervisor, lo cual puede conllevar al incumplimiento contractual y normativo, sin que se establezcan las alertas respectivas a fin de tomar los correctivos necesarios dentro de los tiempos pertinentes. Además, existió inobservancia documental frente a la designación del apoyo a la supervisión dando lugar a que los informes no revelen datos confiables, pertinentes, medibles y cuantificables, para poder acreditar que los mantenimientos se hayan llevado a cabo por parte de los contratistas conforme a lo establecido en el contrato.
Las falencias evidenciadas en el ejercicio supervisor, las observo el equipo auditor de forma general de la siguiente manera: Δ Un proceso poco planificado de la Supervisión de los contratos, en los cuales no se realiza una
adecuada identificación de las obligaciones del proveedor, para realizar con base en ello un estricto seguimiento.
Δ Hábitos de reutilización de formatos documentales para el informe de supervisión en el cual se copia y pega la información en los formatos F-JC -455 de un mes a otro o de un contrato a otro, sin realizar adecuadamente las revisiones de la información allí consignada.
Δ Gran número de contratos a cargo de un (1) Supervisión, y para los apoyos a la supervisión, cuyo volumen pueda generar poca atención a los detalles requeridos en toda actividad supervisora.
Lo anterior se evidencia dentro del ejercicio auditor, así: a. Soportes de la Supervisión, de índole documental:
o Para el contrato 490-2020, se observa durante los informes correspondientes a los meses de
abril de 2020 hasta el 30 de abril de 2020, que el Supervisor no verificó las obligaciones específicas, las cuales constan en los numerales 11.33 al 11.44 de la Cláusula 11. Obligaciones de los Proveedores, del Acuerdo Marco de Precios CCE-715-1-AMP-2018, limitándose el Supervisor a la verificación de las Obligaciones Generales establecidas en los numerales 11.1 al 11.32 de la cláusula ya citada.
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Imagen 8. Informe Mensual No. 3 Ejecución Contractual. Contrato 490-2020.
En la identificación del Informe No. 25 que corresponde al periodo 16-04-2021 al 30-04-2021 (que reposa en el tomo 7 del expediente), se observó que, en el expediente se encuentra mal archivado, el informe de supervisión del contrato 757-2019 con GAS NATURAL SA ESP, lo que evidencia una inadecuada gestión documental:
Imagen 9. Informe Mensual No. 25 Ejecución Contractual, que reposa en Contrato 490-2020.
o Para el Contrato 1754 de 2020 se evidenció falta de verificación de la Factura Electrónica de Venta No. FVE 5, del 08-feb-21 emitida por MOTOSTORE 72 SAS, allegada para soportar el cumplimiento de los numerales 11 y 13 de las Obligaciones Específicas del Contratista, factura que no cumple con los requisitos de Factura de Venta, específicamente el literal f) del artículo
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617 del Estatuto Tributario, en el cual se establece que esta debe contener la “Descripción
específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados”, toda vez que el campo de “
Descripción” no fue diligenciado, situación que no fue informada o evidenciada por el Supervisor del contrato bajo examen, como se observa a continuación:
Imagen 10. Informe folio1891 del tomo 13, Contrato 1754-2020.
o Para el Contrato 1754 de 2020 se evidenció, respecto a la Obligación Específica No 14 de la
Cláusula Octava, que no consta en la carpeta contractual acta de verificación o documento de la realización efectiva de la verificación requerida por parte del Supervisor, previo al acta de inicio. Igual situación se presenta con el Contrato 966 de 2020 en la obligación 14 de la Cláusula Séptima. La Obligación específica establecía:
14. “Disponer en su stock, los repuestos con miras a atender las solicitudes en los tiempos fijados durante
la ejecución del contrato, y su verificación por parte del supervisor previo al acta de inicio.”
o En los informes de Supervisión consignados en el formato F-JC-455 se evidencia disparidad
en las obligaciones plasmadas en este, respecto de las contenidas en el contrato 1754-2020, tal situación se evidencia en las obligaciones Nos: 4, 5, 7, 8, 11, 12, 16, 18, 19, 23, 25, 27 y 28. Situación especialmente grave respecto de la obligación número 4 que establece un kilometraje superior para el servicio posventa y la obligación No. 28 que no está contenida en la minuta del contrato. Ejemplo:
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Imagen 11. Formato F-JC-455 Contrato 1754-2020.
Imagen 12. Formato F-JC-455 Contrato 1754-2020.
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Imagen 13. Formato F-JC-455 Contrato 1754-2020.
Imagen 14. Contrato 1754-2020.
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Imagen 15. Contrato 1754-2020.
o Para el contrato 1754 de 2020, se identificó en SECOP el archivo denominado “Reportes de Movilización Aceites 2020”, documento PDF que a folio 03 presenta Formulario de Recuperadora García Obregón S.A.S No. 6904 el cual no presenta diligenciamiento del espacio destinado a los “Datos del Acopiador (Secundario) Procesador Dispositor Final”, lo cual contrasta con el total diligenciamiento de los otros dos reportes (Nos. 8192 y 8504) que aportan en el mencionado archivo, situación al parecer no identificada por el Supervisor y el Apoyo a la Supervisión.
Imagen 16. Consulta SECOP - Reportes de Movilización Aceites 2020 – Contrato 1754 – 2020.
o Para el contrato 966 de 2020, se observó que no constan soportes de las órdenes de pago 7
y 8 en tomo 38, aunque con radicado 20215500122053 del 15-04-2021 figura el memorando de traslado correspondiente a la unidad ejecutora 2 el cual tiene como objeto el traslado de ordenes pago del mes de marzo de 2021, sin embargo, los informes correspondientes a los
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meses de diciembre de 2020, enero y febrero de 2021, en el formato F-JC-455. La obligación No. 2 consta realizada, sin embargo, hace referencia a: " …en el periodo comprendido entre el 16 de
julio y el 31 de julio…". Denotando que se realizó copiado de informe anterior, sin revisar adecuadamente lo que se consignó en el informe, generando también la interrogante de si realizó de manera oportuna el cumplimiento de la obligación durante el periodo.
o En concordancia, con lo anterior, se evidenció que los informes de supervisión presentados durante los meses de julio, diciembre de 2020, enero y febrero de 2021, tienen los cuatro los mismos porcentajes de cumplimiento de los tiempos requeridos respecto del cumplimiento de la obligación 5 consignada en el Formato F-JC-455, lo cual conduce a colegir que pudo realizarse un copiado y pegado de la información del mes de julio de 2020. Se resalta que los porcentajes de cumplimiento sean exactos para los periodos señalados anteriormente, y para los informes 3, 4 y 5 de los meses septiembre, octubre y noviembre 2020, el porcentaje de cumplimiento de la obligación 5 sea exactamente del 86%, en los tres periodos finalmente indicados.
Imagen 17. Informe No. 1. Mes de julio de 2020. Contrato 966-2020.
Imagen 18. Informe No. 2. Mes de agosto de 2020. Contrato 966-2020.
o Para el contrato 966 de 2020, se constató en el informe de supervisión del mes de abril 2021,
que el formato F-JC-455, está incompleto dentro del tomo 38, solo están los folios 1,3,5 y 7, siendo en total 7 folios, faltando en la documental los folios pares.
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o De los informes verificados en los expedientes contractuales, se observó que los informes de supervisión de los contratos: 925-2020 (Nissan) y 968-2020 (Toyonorte) presentan iguales características en cuanto a su elaboración y desarrollo, situación que se resalta, toda vez que presentaron diferentes supervisores.
Imagen 19. Informe Ago-20. Contrato 925-2020. Imagen 20. Informe Ago-20. Contrato 968-2020.
o Del contrato 968 de 2020, se resalta que, en la obligación No. 11 de los informes se hizo mención de mantenimiento a "motocicletas", creando una duda razonable toda vez que, dentro de los estudios previos, pliegos de condiciones y demás anexos que son parte orgánica del expediente, se hace referencia únicamente a automóviles Marca Toyota adscritos a la MEBOG, Brigada No. XIII y SDSCJ, lo cual confirmaría la ausencia de supervisión y seguimiento del contrato en mención.
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Imagen 21. Informe septiembre de 2020. Cto. 968-2020.
La existencia de esta observación, puede conllevar como consecuencia el no poder determinar posibles incumplimientos en la ejecución del contrato sin que se puedan establecer las alertas respectivas, a fin de tomar los correctivos necesarios dentro de los tiempos pertinentes, generando una posible afectación fiscal a la entidad, y posibles responsabilidades ante los entes de vigilancia y control. Lo anteriormente referido, incumple el Manual de Supervisión, respecto del ítem IV), del numeral 15.11 MA-JC-4, el cual establece: “Diligenciar correctamente los formatos dispuestos por la entidad en el
ejercicio de las labores de seguimiento y control de los contratos o convenios”. Adicional a ello, no se da total observancia a los literales f) y j) del numeral 15.9.1 Funciones Generales (Funciones de los Supervisores e Interventores). De igual manera, no se da total cumplimiento al literal t) del numeral 15.9.2 Funciones en la Etapa Contractual del citado manual. Incumplimiento de la Ley 1474 de 2011 ARTÍCULO 83. Supervisión e interventoría contractual, que establece: Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de
corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar
permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según
corresponda.
La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que, sobre el
cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos
especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos
de prestación de servicios que sean requeridos”.
En concordancia con lo anterior, no se da cumplimiento el numeral 9 de la Cláusula Novena del Contrato 1754 de 2020 y del numeral 9 de la Cláusula Décima del contrato 966 de 2020. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno:
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Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “…Respecto de la
inobservancia documental frente a la designación del apoyo a la supervisión, se adjuntan los soportes de los
memorandos de designación de los apoyos a la supervisión.
…Con relación al uso incorrecto del formato F-JC-11, me permito aclarar que esta observación fue realizada en la
auditoría interna realizada en la vigencia 2020, en la que el contrato 121 de 2020 fue auditado…
…Respecto de las obligaciones señaladas, se determina que, si son verificadas por la supervisión del contrato, ya que
son las esenciales para la ejecución contractual, son obligaciones que se reiteran mes a mes y el número de vehículos
a los cuales se les suministra el combustible es el mismo…
Del contrato 1754 de 2020: “En lo relacionado con esta factura del proveedor de la Unión Temporal UMG7, se
adjunta el anexo de la facturación, donde se corroboran los repuestos suministrados …
De otra parte, y en atención al hallazgo de la Contraloría Distrital en el informe de Auditoría No. 180, se formuló la
siguiente acción:
“Actualizar el procedimiento PD- FC- 1, con el fin de brindar mayor detalle a los conceptos que deben contener la
factura, tales como: especificidad del servicio o bien prestado, las cantidades por cada ítem según contrato y el No.del
anexo donde se discrimine cada valor en la factura, atendiendo los lineamientos del literal F art. 617 del Estatuto
Tributario y el art. 11 de la res. 42 de 2020 de la DIAN. Socializar al interior de Subsecretaria de Inversiones y
Fortalecimiento CO” dentro del plan de mejoramiento externo de la SDSCJ”.
Lo cual, también se usará para este tipo de soportes, en los contratos de mantenimiento.
…La Dirección de Bienes velará por que se plasmen taxativamente las obligaciones, así como, la verificación de las
mismas y que sus soportes concuerden y sean acordes en el informe de supervisión…
Del contrato 966 de 2020: “…es necesario anotar que se velará por que se plasmen la información adecuada en
los informes de supervisión …
…se constató que se trataron de errores de transcripción en el informe de supervisión, ya que verificado el IOS aplicado
mes a mes y que fue descontado en la facturación correspondiente, es diferente al plasmado en el informe…
… desde la Dirección de Bienes se velará por que se plasme esta información correctamente en los respectivos informes
de supervisión…
Del contrato 968 de 2020: “…, se observa que se presentó un error humano en la digitación de moto cuando
debía ser vehículo, no obstante, en adelante se utilizará en los informes la palabra “automotor” de manera general
…”
Informa la Dirección de Recursos Físicos, del contrato 121 de 2020: “…esta observación fue realizada
en la auditoria interna realizada en la vigencia 2020, en la que el contrato 121 de 2020 fue auditado.
… la presente observación hace referencia a una observación realizada y que fue subsanada, razón por la cual se
considera que no es procedente al ser un tema ya tratado y que no hace referencia a una reiteración en el uso del
formado incorrecto, sino a dos observaciones sobre el mismo hecho.”
Analizadas las respuestas, es importante señalar: Δ La Dirección de Bienes aportó la documentación que evidencia la designación del apoyo a la
supervisión, sin embargo, las mismas no reposan en los expedientes de contratación, objeto de evaluación.
Δ Se elimina de la observación, lo asociado a la aplicación del formato F-JC-11 del contrato 121 de 2020, por encontrar pertinente su pronunciamiento en un ejercicio de auditoría anterior.
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Δ La Dirección de Bienes aportó la documentación que evidencia el seguimiento y el cumplimiento de algunas obligaciones específicas del acuerdo marco contrato 490 de 2020 (correo de solicitud de instalación de IBUTOM a la Organización Terpel, correo electrónico de los costos de la instalación, fotografías del proceso de instalación, listado de los establecimientos para el suministro de combustible), sin embargo, las mismas no reposan en los expedientes de contratación, objeto de evaluación.
Δ Si bien, se demostró que en el expediente del contrato 490 de 2020 (tomo 7) se encuentra el informe de supervisión No. 25 del periodo 16 al 30 de abril de 2021, la observación hace referencia es a documentación existente al interior del expediente contractual 490 de 2021 del contrato 757 de 2019, lo que evidencia errores en la gestión documental a este contrato. Por lo anterior, se hace claridad en la respuesta para dar mayor claridad a la debilidad identificada.
Δ Lo observado a la factura electrónica FVE5 del 08-feb-21 del contrato 1754 de 2020, si bien la Dirección de Bienes aporta el anexo de la facturación que sustenta el valor facturado, esta información no reposa en el expediente de contratación, objeto de evaluación.
Δ La Dirección de Bienes revisará la composición taxativa de las obligaciones y su verificación del contrato 1754 de 2020, razón por la cual se comprende su aceptación.
Δ Fue aportado documento legible del formulario de la Recuperadora “García Obregón No. 6904 del contrato 1754 de 2020, del cual, es necesario se realicen los ajustes necesarios a la información publicada en SECOP, para garantizar la identificación total de su contenido.
Δ Del contrato 966 de 2020, se retira de la observación lo señalado al memorando 20215500122053, por encontrar pertinente la gestión documental aplicable, y se confirma lo señalado en relación a su contenido y demás errores de archivo, por ser aceptado por parte del auditado.
Δ Lo observado al contrato 968 de 2020 fue aceptado por el auditado. En razón a lo anterior, el equipo auditor concluye que, la observación está enfocada en la ausencia de datos relevantes que permitan identificar su veracidad, situación reiterativa dentro de los expedientes contractuales evaluados, además de las debilidades en el ejercicio de supervisión, al no ser tomadas todas las obligaciones contractuales en los informes de supervisión, lo que impide garantizar el ordenado proceso y su trazabilidad en las diferentes etapas de la contratación. Por lo expuesto, se ajusta y se confirma la Observación No. 8 en el informe final, para que se formulen las acciones correctivas y preventivas necesarias para su gestión en el Plan de Mejoramiento Interno. 4.4. COMPONENTE TECNOLÓGICO. El sistema de información SIMBA presenta retraso desde el 13 de agosto de 2019, cuando debió estar la operación al 100%, de acuerdo con los términos pactados en el contrato 1065 de 2018. Por diferentes dificultades técnicas, la SDSCJ proyectó su puesta en marcha con la Data cargada para finales de 2019. Para ello estableció un cronograma de actividades que debieron cumplirse a finales de ese año. Como resultado de su evaluación, identificaron incumplimiento de lo pactado. En enero de 2020 la SDSC estableció compromisos entre la Dirección de Tecnología y Sistemas de Información y la Dirección de Bienes, con el fin de poner en producción el sistema en ese mismo
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mes. Sin embargo, en el seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno en mayo de 2020, se observó el no cumplimiento por ambas partes. De la auditoría de seguimiento realizada a la Dirección de Bienes en la vigencia 2020, se estableció un plan de mejoramiento en agosto 2020, con una ejecución para el componente tecnológico hasta diciembre 2020. Sin embargo, en este ejercicio auditor, se observaron módulos sin finalizar, tal es el caso que nos ocupa así: el módulo de “Movilidad” presenta avance del 80%, Infraestructura, Semovientes y Tics el 95%, según lo informado, por falta de recurso humano en la DTSI para adelantar las mejoras y desarrollos en los módulos mencionados. Los módulos de Infraestructura, Seguros, Semovientes y Apoyo Tecnológico han logrado un 95% en el cargue de la Data y en producción, en conclusión, se evidencia un avance en la implementación de todo el sistema del 93,3%, el proceso justifica estas debilidades por falta de un desarrollador en la DTSI, quien deberá atender los requerimientos pendientes en los módulos, para lograr la meta de implementación del sistema en un 100%. Es importante señalar que, el contratista entregó el sistema funcionando a la Dirección de Bienes a principios de 2020. A esa fecha, esa Dirección no manifestó la necesidad de los desarrollos de las vistas mencionadas del módulo de Movilidad, e informó que esos requerimientos surgieron posterior a la puesta en marcha del sistema. 4.4.1. Observación No. 9. Debilidad en el cargue de la Data y puesta en marcha de SIMBA
en un 100%, por rezago en la gestión administrativa de la Dirección de Bienes y de recurso humano especializado en la DTSI, lo que incumple el Decreto 413 de 2016, la Resolución 851 de 2019, y genera incertidumbre en la efectividad y eficiencia del sistema y posibles riesgos en la toma de decisiones, por no brindar completitud de la información y oportunidad requerida para la gestión de los bienes en la SDSCJ.
De acuerdo a lo verificado, el módulo que está en producción y cuenta con la Data cargada en el sistema SIMBA es “Comodatos”. Los demás módulos presentan avance entre el 80% y el 95%. Del módulo de Bienes de Movilidad, se evidenció retrasos del 20% en la creación de vistas que puedan gestionar “Mantenimiento Ordenes de Trabajo en talleres de vehículos”, “revisiones GNV” y “Revisión Tecno mecánica”. En la Data, el retraso está representado en el cargue de los tipos de repuestos y servicios automotores con los precios autorizados y en los desarrollos, en el Índice de Oportunidad de Servicio – IOS, reportes y demás, estas vistas o pestañas de trabajo, solo están estructuradas en Mockus y Casos de Uso, etapas previas al desarrollo.
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Imagen 22. Pestañas Revisión Tecno mecánica y Mantenimiento – OT de automotores en el módulo de Movilidad sin vistas y sin Data.
Por no estar en producción los procesos mencionados, durante las visitas de campo realizadas a los talleres de servicio, se evidencio que los contratistas encargados de realizar el mantenimiento del parque automotor, no pueden utilizar SIMBA como usuarios externos del sistema. En razón a ello, utilizan softwares propios, lo que genera como consecuencia, llevar manualmente el control y administración de los mantenimientos a través de la matriz formulada por la SDSCJ y en formatos de los contratistas (Orden de trabajo con base a la programación, ingreso del vehículo, registro fotográfico, cotización del mantenimiento preventivo/correctivo, autorización de la cotización por el supervisor del contrato, reparación con evidencia fotográfica de repuestos, reporte de las OT para aprobar facturación del contratista, reporte de orden de salida y recibo a satisfacción del vehículo). La ausencia de la herramienta sistematizada e información disponible y confiable constituyen un riesgo global en los procesos de supervisión del suministro del mantenimiento, combustible y gas al parque automotor de la SDSCJ. En el análisis documental realizado, se evidenció además, una contradicción o falencia técnica contractual por contemplar el procedimiento administrativo y operativo de la SDSCJ, “Mantenimiento Parque Automotor a cargo de la SDSCJ PD-FC-1_0”, como de obligatoriedad para llevar el control de las actividades de mantenimiento vehicular, el cual no se aplica en la ejecución de los contratos, en razón a que las actividades se basaban en la utilización de los reportes de: “Mantenimiento Ordenes de Trabajo” y “Revisión Tecno mecánica” del sistema de información SIMBA, los cuales no están implementados. Es importante señalar que, desde enero de 2020, no se destinó un agente tecnológico en la DTSI para brindar soporte y mantenimiento al sistema SIMBA; así las cosas, se evidencia falta de
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gestión administrativa, presupuestal y contractual por ambas Direcciones para garantizar el recurso humano requerido, que permitiera poner en marcha los módulos del sistema de información. Aunado a lo anterior, se observó documentación que evidencia estar pendientes otras mejoras en los módulos de Comodatos, Semovientes, Seguros, Infraestructura, Combustibles y Seguimiento y Control de Contratos, proyectadas junto con las de Movilidad desde mediados de 2020, las cuales, a la fecha de la auditoría están a la espera de ser atendidas. Actualmente el sistema presenta limitaciones no resueltas o abordadas desde la contratación del sistema de información, lo que impide optimizar o mejorar la labor a los usuarios y la gestión administrativa de bienes de movilidad en la SDSCJ. Lo anterior denota inobservancia de la Resolución 851 de 2019, artículo 16, literal e) “Controles en
la adquisición, desarrollo y mantenimiento de sistemas: la DTSI será la única autorizada para la adquisición,
desarrollo, administración, mantenimiento e implementación de aplicaciones, sistemas de información…” y del Decreto 413 de 2016, artículo 24, literal b) “Administrar los bienes muebles adquiridos por la Secretaría para
destinarlos al fortalecimiento de las capacidades operativas de las autoridades de seguridad, convivencia y
justicia…”, y el artículo 26, literal b “apoyar el fortalecimiento del uso de las tecnologías de información y
telecomunicaciones y la gestión del conocimiento”. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “La Dirección de
Bienes en reiteradas ocasiones ha adelantado las actividades tendientes a solicitar a la Dirección de Tecnologías y
Sistemas de la Información, se realicen las mejoras de la FASE I y el desarrollo de la FASE II del Sistema SIMBA, tal
como se puede evidenciar en la carpeta adjunta “Trazabilidad Solicitudes a Dirección TIC – SIMBA", ya que es una
necesidad poner en marcha el 100% del aplicativo con el fin de optimizar las labores de la Dirección en cuanto al
manejo de la información y la supervisión de los contratos…
… a la fecha de la presentación de esta respuesta, la Dirección de Tecnologías de Sistemas de la Información NO ha
entregado el mencionado plan de trabajo”
Informa para esta observación la Dirección de Tecnologías y Sistemas de la Información: “El 13 de
noviembre del 2018 se suscribió el contrato No.1065… la Dirección de Tecnologías y Sistemas de la Información no
consideró pertinente contratar un profesional que realizara las actividades de mantenimiento hasta tanto no se
identificaran requerimientos adicionales a los inicialmente planteados, iniciando la definición de los mismos a partir
de septiembre del 2020, actividad que fue asumida por el ingeniero Christian David Naranjo López a través del contrato
218 del 2020, en lo que correspondió a actividades de revisión y análisis de los requerimientos solicitados por los
usuarios funcionales…
En este mismo sentido, se dio continuidad a la contratación de este recurso mediante el contrato 206 del 2021… para
el módulo de Comodatos se realizaron las actividades requeridas para lograr la integración de SIMBA con los módulos
de SAI, las cuales están contempladas en el plan de trabajo como “Revisión de la integración de SIMBA con SAE/SAI
para la creación automática de los bienes”, y a través de lo cual se estimó alcanzar los porcentajes de avance aquí
mencionados, para el 25 de agosto de 2021…
…Para el módulo de Combustible de acuerdo a las mejoras propuestas para la segunda fase del sistema SIMBA y
teniendo en cuenta las prioridades dadas por la Dirección de Bienes, se realizaron pruebas del servicio expuesto por
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VANTI. Es de anotar que, para esta implementación se debe realizar el levantamiento de requerimientos a fin de
determinar la información a cargar al sistema de acuerdo con las necesidades de la operación…
Para el módulo de servicios públicos se debe realizar por parte de la Dirección de Bienes, la revisión con las entidades
prestadoras de servicios públicos, de una posible integración o generación de una plantilla para el cargue…
… Las actividades que permiten obtener las vistas para el Mantenimiento Ordenes de Trabajo en talleres de vehículos,
revisiones GNV y Revisión Tecno Mecánica, está incluido el plan de trabajo que será enviado el 25 de agosto de 2021…
… Se realizaron reuniones con la Dirección de Bienes para revisar la correlación con la actualización del
procedimiento Mantenimiento Parque Automotor a cargo de la SDSCJ PDFC-1_0, para determinar futuras mejoras a
incluir en la segunda fase…
… Adicionalmente a lo anterior, en el plan de trabajo se relacionan mejoras para el módulo de movilidad y combustible
tales como: vencimiento de revisiones tecno mecánicas de 30 días, 15 días y vencidas…
… Las mejoras para los módulos de Comodatos, Semovientes, Seguros, Infraestructura, Combustibles y Seguimiento y
Control de Contratos, y Movilidad están incluidas en el plan de trabajo que se estará enviando el 25 de agosto 2021,
con el alcance definido en los requerimientos levantados.”
Teniendo en cuenta que, entre julio 2020 y junio 2021, los requerimientos técnicos de Bienes a la DTSI se relacionaron con mejoras en SIMBA y desarrollos pendientes para lograr el cargue de la Data y puesta en marcha del sistema al 100%, solo hasta mayo 2021, la DTSI presentó un plan de trabajo parcial brindado soluciones puntuales a algunos requerimientos, omitiendo las mejoras y desarrollos solicitados, situación que impidió la optimización integral del sistema, generando como consecuencia, las limitaciones y falta de herramientas sistematizadas como a apoyo a las labores de los usuarios y a la gestión administrativa de bienes de movilidad en la SDSCJ. De igual manera, nos informa la DTSI que, el 25-ago-21 emitirán el plan de trabajo con el alcance definido en los requerimientos levantados, que impactará los módulos de Comodatos, Semovientes, Seguros, Infraestructura, Combustibles y Seguimiento y Control de Contratos, y Movilidad. Por lo expuesto, teniendo en cuenta que no se cuenta con un plan definitivo de trabajo con líneas de tiempos de ejecución y metas de cada una de las acciones que den solución a los requerimientos técnicos en cada uno de los módulos de SIMBA, se confirma la Observación No.9 en el informe final, para que se formulen las acciones preventivas necesarias para su gestión en el Plan de Mejoramiento Interno. 4.4.2. Observación No. 10. Falencias en la integración o interfaz entre los sistemas SIMBA
y SAI por falta de apoyo técnico especializado, incumpliendo el Decreto 413 de 2016, lo que ocasiona retrasos en la gestión de datos de bienes provenientes del área de almacén, posibles cargas laborales adicionales, exponiendo a la Data de los sistemas a posibles errores en la carga manual, así como posibles riesgos en la calidad de la información saliente.
Desde enero 2021 no está funcionando la integración entre los sistemas SIMBA y SAI. El proceso informa: “Se presentó una falla técnica que impide cargar los datos de los bienes a SIMBA, a partir
de esa fecha el Almacén le envía en Excel a la Dirección de Bienes todos los bienes muebles e inmuebles que ingresan
a la entidad para crearlos en SIMBA”, proceso manual que conlleva a posibles cargas laborales
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adicionales a los usuarios funcionales y a cometer probables errores humanos durante el cargue de la información. Teniendo en cuenta que la DTSI no cuenta con un desarrollador (especialista en Dynamics 365) para hacer los ajustes técnicos necesarios en SIMBA y poner nuevamente en funcionamiento la interfaz entre los dos sistemas, esta situación puede generar a los usuarios funcionales pérdida de tiempo, y expone la calidad de la información durante el proceso manual mencionado. Evidencia de lo señalado, se observó al comparar la Base en Excel del parque automotor que administra la Dirección de Bienes (que reportó un total de 4.753 ítems) con el Inventario General de Bienes de la SDSCJ que administra el área de Almacén de la Dirección de Recursos Físicos y Documental, pues se observó que 17 ítems (que representan el 0,36%) no están registrados en el Inventario General de Bienes, así:
Placa Marca Tipo Contrato asociado
según Bienes
OFQ88E HONDA Motocicleta Contrato 1212-2021
GCX058 RENAULT Camioneta Contrato 1461-2020
GCX057 RENAULT Camioneta Contrato 1461-2020
GCX056 RENAULT Camioneta Contrato 1461-2020
GCX055 RENAULT Camioneta Contrato 1461-2020
GCX054 RENAULT Camioneta Contrato 1461-2020
OCJ846 HYUNDAI Camioneta No informó
OBG377 MITSUBISHI CAI Móvil No informó
OBG378 MITSUBISHI CAI Móvil No informó
OBH553 MITSUBISHI Camión No informó
OBH567 MITSUBISHI CAI Móvil No informó
OBH570 MITSUBISHI CAI Móvil No informó
OBH579 MITSUBISHI CAI Móvil No informó
OCK047 CHEVROLET Camioneta Contrato 967 -2020
OJX080 RENAULT Campero Contrato 1461-2020
OOR39B SUZUKI Motocicleta Contrato 1754-2020
OOT61B SUZUKI Motocicleta Contrato 1754-2020
Tabla 10. Elaboración Propia, ítems informados por Bienes, no contemplados en el inventario de SDSCJ.
En consecuencia, se evidencia incumplimiento del Decreto 413 de 2016, artículo 26, literal b) “Apoyar el fortalecimiento del uso de las tecnologías de información y telecomunicaciones y la gestión del
conocimiento”, y de la Resolución 851 de 2019, artículo 16, literal e) “Controles en la adquisición,
desarrollo y mantenimiento de sistemas: la DTSI será la única autorizada para la adquisición, desarrollo,
administración, mantenimiento e implementación de aplicaciones, sistemas de información…”.
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Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “Evidenciada esta
situación, se comunicó en reunión de fecha 29 de junio de 2021, adjunta al presente, a la Dirección a TIC con el fin de
que se verificara dicha falla en la integración y a la fecha, no se ha dado respuesta al requerimiento ni tampoco se ha
solucionado el inconveniente, por parte de la Dirección de Tecnologías”.
Informa para esta observación la Dirección de Tecnologías y Sistemas de la Información: “La
integración de SIMBA con los módulos de SAI, está contemplada en el plan de trabajo en la actividad “Revisión de la
integración de SIMBA con SAE/SAI para la creación automática de los bienes”, programada para el 25 de agosto de
2021.
En agosto del 2020, se contrató al ingeniero Christian David Naranjo López para soportar y desarrollar las actividades
requeridas por el sistema SIMBA en relación a la revisión y análisis de los requerimientos solicitados por los usuarios
funcionales, contrato 218 del 2020 y del cual se adjunta los informes mensuales que permiten evidenciar el desarrollo
de las actividades. En este mismo sentido, se dio continuidad a la contratación de este recurso mediante el contrato
206 del 2021 (Archivo anexo Contrato Christian Naranjo).”
Teniendo en cuenta que se hace necesario que la integración entre los sistemas SIMBA y SAI sea automática y facilite el cargue en línea de los datos de los bienes en SIMBA que ingresan a SAI/SAE, y que la DTSI contempla esta actividad en el plan de trabajo que emitirá el 25-ago-21, se confirma la observación No. 10 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 4.4.3. Observación No. 11. Exclusión del módulo “Servicios Públicos” de la puesta en
marcha del sistema SIMBA por decisión de la Dirección de Bienes, presuntamente por no realizar, en la etapa previa a la contratación del sistema, un estudio de la necesidad del desarrollo y su implementación, lo que advierte debilidades en el principio de planeación, generando desgaste administrativo, así como la ejecución de recursos (económicos, humanos, físicos, etc.) que no representaron ningún beneficio ni valor agregado a la SDSCJ.
Para la vigencia 2018 la SDSCJ contrató el desarrollo del Sistema de Información para la administración y control de los bienes, muebles e inmuebles de la entidad SIMBA, pero presuntamente no tuvo en cuenta la opinión de los usuarios funcionales para decidir y llevar acabo el desarrollo del módulo de “Servicios Públicos”, el cual, en ese momento lo consideraron funcional. Sin embargo, a comienzos de la vigencia 2020 contemplando el criterio de los usuarios del módulo desistieron de su implementación, al observar que no prestaba ningún beneficio, lo que probablemente demuestra, improvisación y mala toma de decisiones por parte de la Dirección de Bienes. La data de ese módulo se cargó en diciembre de 2019, controlada y auditada por el área de Análisis de Estudios Estratégicos. Sin embargo, la nueva administración de Bienes (en enero 2020) determinó que el módulo de “Servicios Públicos” representaba una carga laboral mayor y adicional, razón por la cual no continuaron cargando la información, y por ende, no se utilizó el módulo. En ese mismo sentido el
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proceso manifiesta que: “el año pasado los funcionarios de Control de Cuentas de Bienes se pronunciaron de
igual manera; la Data era muy voluminosa (facturas de servicios públicos) y se estaba digitando y cargando
manualmente al sistema, tal cual como se estaba llevando en Excel…”. En este contexto, se evidencia un desaprovechamiento tecnológico con el desarrollo de este módulo, siendo indispensable haber realizado un estudio más a fondo de las necesidades propias del área, que hubiesen aportado una sistematización beneficiosa para la gestión administrativa de los bienes, y por ende, optimizar el uso de recursos destinados para ello. Dado lo expuesto, se presume un posible incumplimiento de los Principios de la Contratación Estatal que señalan: “…el principio de la planeación hace referencia a aquellas actividades que deben realizar
las entidades del estado antes de adelantar un proceso de contratación encaminadas a determinar, de forma precisa,
la necesidad pública que se pretende satisfacer, el objeto a contratar y los recursos con cargo a los cuales ejecutará
el contrato, todo lo cual tiene como fin último satisfacer el interés general, haciendo uso de los recursos públicos de
manera eficiente y eficaz”. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “…mensualmente
los operadores de servicios públicos, están radicando un promedio de 4800 facturas, lo que generaría que las mismas
deban ser cargadas manualmente al software, situación que no es eficiente operativamente, ya que la información o
reporte que genera es meramente para fines estadísticos, por lo que se determinó que en este momento, esta actividad
no es necesaria, con relación a la carga de actividades que maneja la Dirección de Bienes, adicional a ello requeriría
la contratación de un personal adicional para realizar esta labor”.
De esta observación, la DTSI no emitió ningún pronunciamiento.
Teniendo en cuenta que se hace necesario se evalúe la implementación del módulo “Servicios Públicas” del sistema SIMBA se confirma la observación No. 11 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 4.4.4. Observación No. 12. Debilidad en la disponibilidad del Manual para los usuarios de
SIMBA, incumpliendo las Normas NTC-ISO-IEC 27001, limitando la funcionalidad de la fuente de consulta por no estar cargado en el sistema, ocasionando reprocesos y dificultan la gestión administrativa.
Los usuarios funcionales no cuentan con herramientas de consulta que les permita resolver inquietudes asociadas al manejo del sistema, lo que ocasiona que dependan del administrador según solicitudes, lo que retrasa las operaciones que requieren de prontitud y celeridad. El sistema SIMBA no tiene habilitado el Manual en Línea lo que puede ocasionar retrasos en los procesos que ejecutan los usuarios funcionales, afectando tareas adyacentes que dependen de la rapidez de esos procesos. El Manual de Usuario se encuentra en una carpeta virtual, por lo que los usuarios pueden obviar su uso o consulta e incrementa la probabilidad de cometer errores en la gestión.
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Lo anterior evidencia posible incumplimiento de las Normas NTC-ISO-IEC 27001, numeral A.10.1.1. que señala: “Documentación de los procedimientos de operación; Los procedimientos de operación se
deben documentar, mantener y estar disponibles para todos los usuarios que los necesiten”. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “…se solicitará a
la Dirección de Tecnología y Sistemas de la Información, se incluya en el menú principal del sistema SIMBA los
diferentes manuales para que sean consultados por los usuarios, ya que la Dirección de Bienes, es usuaria y gestor del
software”
Informa para esta observación la Dirección de Tecnologías y Sistemas de la Información: “El sistema
SIMBA cuenta con los instructivos requeridos para su adecuado uso, los cuales entregados por la firma Controles
Empresariales y pueden ser consultados en la carpeta de evidencias adjunta.
En este mismo se está revisando la viabilidad técnica de permitir su consulta en línea a través de una opción en el
sistema SIMBA.”
Teniendo en cuenta que se incluirá en el menú principal del sistema SIMBA los diferentes manuales, y que la DTSI revisará la viabilidad técnica de permitir su consulta en línea en el sistema, se confirma la observación No. 12 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 4.5. COMPONENTE FINANCIERO.
Para la evaluación de la liquidación y pago del suministro de mantenimiento, combustible y gas, fueron seleccionados los contratos 1461, 966, 967 y 925 de 2020 (dos meses de facturación), teniendo en cuenta: el tipo de servicio contratado y la información disponible para la evaluación. 4.5.1. Observación No. 13. Tiempos de facturación superiores al periodo establecido (mes
vencido) en la cláusula “forma de pago” para los contratos: 1461, 966, 967 y 925 de 2020, lo que afecta la programación del PAC y la ejecución presupuestal y aumentando los riesgos de incumplimiento contractual entre las partes contractuales.
Lo anterior, evidenciado así: Δ Contrato 967 de 2020:
Término de ejecución 9 meses
Fecha Acta Inicio 16/07/20
Fecha Terminación 15/05/21
Valor inicial $ 571.588.000
Valor Adiciones $ 26.827.001
Valor Total $ 598.415.001
Prórroga 1 mes
Pagos identificados
15 al 31 de julio $ 466.238
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15 al 31 de julio $ 26.936.639
Agosto $ 72.836.235
Septiembre $ 1.183.043
Septiembre $ 79.217.222
Octubre $ 312.244
Octubre $ 76.579.504
Noviembre $ 4.083.155
Noviembre $ 41.151.029
Diciembre $ 3.210.586
Diciembre $ 64.868.991
Enero $ 55.111.457
Febrero $ 2.004.858
Febrero $ 46.126.224
Marzo $ 3.497.191
Marzo $ 26.652.787
Pagos OP SDH $ 504.237.403
Pendiente de ejecución $ 94.177.598 Tabla 11. Elaboración Propia, información Contrato 967 de 2020.
A la fecha de este informe se encuentra pendiente por ejecutar un saldo de 15,74%. Todas las cuentas para pago presentadas por el proveedor, presentan debilidades en el cumplimiento de la forma de pago establecida contractualmente, fueron radicadas en la Dirección Financiera en fechas extemporáneas, algunos casos presentan devolución de cuenta:
Periodo a facturar
Radicación por parte
del proveedor
Radicación en
financiera
Fecha de pago
Observación Meses
extemporáneos
Julio 1-mar-21 3-mar-21 24-mar-
21
La cuenta se presentó de manera extemporánea, el servicio prestado en el mes de julio, se cobró en el mes de marzo de 2021
8 meses
Fue anulada la OP, se devolvió la cuenta.
Agosto 1-mar-21 3-mar-21 24-mar-
21
La cuenta se presentó de manera extemporánea, el servicio prestado en el mes de agosto, se cobró en el mes de marzo de 2021
7 meses
Fue anulada la OP, se devolvió la cuenta.
Septiembre 1-mar-21 4-mar-21 24-mar-
21
La cuenta se presentó de manera extemporánea, el servicio prestado en el mes de septiembre, se cobró en el mes de marzo de 2021
6 meses
15-mar-21 Fue anulada la OP, se devolvió la cuenta.
Octubre 18-mar-21 19-mar-21
18-mar-21
La cuenta se presentó de manera extemporánea, el servicio prestado en el mes de octubre, se cobró en el mes de marzo de 202
5 meses 24-mar-
21
Noviembre 18-mar-21
19-mar-21 29-mar-
21 La cuenta se presentó de manera extemporánea, el servicio prestado en el mes de noviembre, se cobró en el mes de marzo de 2021
4 meses
24-mar-21 24-mar-
21
Diciembre 15-abr-21 22-abr-21 27-abr-21 La cuenta se presentó de manera extemporánea, el servicio prestado en el
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Periodo a facturar
Radicación por parte
del proveedor
Radicación en
financiera
Fecha de pago
Observación Meses
extemporáneos
mes de diciembre, se cobró en el mes de abril de 2021
Enero 17-abr-21 22-abr-21 27-abr-21
La cuenta se presentó de manera extemporánea, el servicio prestado en el mes de enero, se cobró en el mes de abril de 2021
2 meses
Febrero 7-may-21 13-may-21 26-may-
20
La cuenta se presentó de manera extemporánea, el servicio prestado en el mes de febrero , se cobró en el mes de mayo de 2021 y fue devuelta en dos oportunidades
2 meses
Marzo 7-may-21 20-may-21 26-may-
20
La cuenta se presentó de manera extemporánea, el servicio prestado en el mes de marzo , se cobró en el mes de mayo de 2021 y fue devuelta en dos oportunidades
1 mes
Tabla 12. Elaboración Propia, análisis radicación de cuentas contrato 967 de 2020.
Δ Contrato 966 de 2020.
Término de ejecución 9 meses
Fecha Acta Inicio 16/07/20
Fecha Terminación 15/05/21
Valor inicial $ 1.960.000.000
Valor Adiciones $ 345.000.000
Valor Total $ 2.305.000.000
Prorroga 1 mes
Pagos Identificados
Julio $ 3.366.770
Agosto $ 333.212.270
Septiembre $ 272.735.580
Octubre $ 378.447.656
Noviembre $ 242.381.740
Diciembre $ 165.294.992
Enero $ 226.623.605
Febrero $ 206.773.654
Marzo $ 63.936.546
Marzo $ 64.823.790
Abril $ 180.309.420
Pagos OP SDH $ 2.137.906.023
Pendiente de ejecución $ 167.093.977 Tabla 13. Elaboración Propia, información Contrato 966 de 2020.
A la fecha de este informe se encuentra pendiente por ejecutar un saldo de 7,25%. Algunas cuentas para pago presentadas por el proveedor presentaron debilidades en el cumplimiento de la forma de pago establecida contractualmente, fueron radicadas en la Dirección Financiera extemporáneamente, y en algunos casos presentan devolución de la cuenta:
Periodo a facturar
Radicación por parte del
proveedor
Radicación en financiera
Fecha de pago
Observación Meses
extemporáneos
Julio 13-ago-20 14-sept-20 16-sept-20 Radicación por parte del supervisor a la Dirección Financiera fue extemporánea
1 mes Agosto 4-sept-20 20-oct-20 21-oct-20
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Periodo a facturar
Radicación por parte del
proveedor
Radicación en financiera
Fecha de pago
Observación Meses
extemporáneos
Diciembre 20-ene-21 17-feb-21 18-feb-21
Enero 16-feb-21 11-mar-21 15-mar-21
Tabla 14. Elaboración Propia, análisis radicación de cuentas contrato 966 de 2020.
Según lo informado por la Dirección de Bienes, las cuentas anteriormente relacionadas fueron presentadas para trámite de pago, una vez se tramitó el Otro Sí No. 3, el cual contempló modificar algunas referencias de repuestos. Δ Contrato 925 de 2020.
Término de ejecución 9 meses
Fecha Acta Inicio 16/06/20
Fecha Terminación 15/03/21
VALOR CONTRATO INICIAL $ 415.245.260
Valor Adiciones $ 165.000.000
Valor Total $ 580.245.260
Pagos Identificados:
Junio $ 1.643.414
Junio $ 2.965.674
Julio $ 574.820
Julio $ 75.600.206
Agosto $ 115.274.287
Pagos OP SDH $ 196.058.401
Pendiente de ejecución $ 384.186.859 Tabla 15. Elaboración Propia, información Contrato 925 de 2020.
A la fecha de este informe se encuentra pendiente por ejecutar un saldo de 66,21%. Al verificar los pagos, se observó que el proveedor radicó los documentos de los períodos septiembre, octubre, noviembre y diciembre 2020 al supervisor del contrato, cuentas que no han sido tramitadas desde el mes de enero 2021. Además, se observó:
Periodo a facturar
Radicación por parte del
proveedor
Radicación en financiera
Fecha de pago
Observación Meses
extemporáneos
Entre el 01 de julio de 2020 y el 31 de Julio de 2020
31-jul-20 22-oct-20 23-oct-20
La cuenta se presentó de manera extemporánea, el servicio prestado en el mes de julio, se cobró en el mes de octubre de 2021
2 meses
Tabla 16. Elaboración Propia, análisis radicación de cuentas contrato 925 de 2020.
Lo anterior afecta la gestión financiera, al tener que establecer reservas en la vigencia 2021 para pagar los contratos vigencia 2020, y aumentan la probabilidad de constituir pasivos exigibles. A la fecha del informe se desconoce el estado real de las cuentas por presentar para este contrato. Según lo informado por la Oficina Asesora de Planeación, el estado de las reservas constituidas con presupuesto de la vigencia 2020 a cargo de este contrato son:
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Nombre BP Beneficiario
Objeto Valor neto Autorización
giro Pendiente por pagar
Talleres Autorizados S.A.
Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con insumos, repuestos genuinos y mano de obra calificada a los vehículos de marca Nissan de propiedad y a cargo de la secretaría distrital de seguridad convivencia y justicia.
$ 323.001.640 $ 259.949.715 $ 63.051.925
Tabla 17. Elaboración Propia, con base en información de Planeación, Estado reservas contrato 925 de 2020.
De lo expuesto, la Dirección de Bienes, informo que:
“Durante el mes de octubre del año 2020 se envió por parte de Talleres Autorizados el paquete de radicación
de la factura correspondiente al mes de agosto de 2020, la factura fue radicada en la Dirección Financiera, sin
embargo, esta fue devuelto por inconsistencias en el SISCO.
En el mes de enero de 2021, se realizó cambio de apoyo a la supervisión, quien al indagar sobre el estado de
cuenta del contrato, se evidenció que el pago no se había efectuado y que sin él no se podían radicar más pagos
por la vigencia actual de facturas, se les indica esta situación al contratista Talleres Autorizados y se les informa
que deben volver a radicar nuevamente la facturación de agosto de 2021, con fechas actualizadas del 2021 de
acuerdo a lo informado por la Dirección Financiera, frente a lo cual el contratista manifiesta no estar de
acuerdo y que no lo va a realizar nuevamente la factura.
El día 15 de marzo, al finalizar el contrato el contratista accede a realizar la facturación, sin embargo, radica
nuevamente con los soportes en el mes de mayo de 2021.
Posteriormente, para el mes de junio de 2021, el contratista radicó las facturas de los meses de septiembre y
octubre de 2020, los cuales fueron tramitados y pagados en el mes de junio.
En el mes de julio, se radicó el pago del mes de noviembre de 2020 y en este mes de agosto se radicaron la
facturación correspondiente a los meses de diciembre -2020, enero de 2021 y febrero de 2021, quedando
pendiente para pago 15 días del mes de marzo de 2021, los cuales se realizarán contra liquidación, trámite que
se está adelantando desde la Dirección de Bienes.”
Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento, del contrato 1461 de 2020: “…el contratista radicó la factura el 18 de noviembre de 2020, uno de los últimos días para la
radicación de las cuentas en la Dirección Financiera, el apoyo a la supervisión, debe realizar una revisión completa
de la documentación presentada, por lo que no fue posible radicarla para el mes de noviembre en Financiera.
Frente al caso de esta factura, la misma fue objeto de devolución, para que se adjuntara el certificado de aporte a
parafiscales por parte de la Dirección Financiera…
Del contrato 967 de 2020: “…En este caso en particular, se presentaron las cuentas una vez se realizó otro sí No.
3, para modificar algunas referencias de repuestos e incluir un listado de repuestos solicitados a casa matriz de la
marca Chevrolet en Colombia… Frente a las devoluciones de la facturación, esto corresponde a lo siguiente: …
Del contrato 966 de 2020: “…la Dirección de Bienes ha requerido a los contratistas con el fin de que se presenten
las facturas y toda la documentación adicional de acuerdo al cronograma establecido por la Dirección en cada mes.
Se adjunta comunicado externo remitido a todos los proveedores de la Dirección de Bienes.
Del contrato 925 de 2020: “…Durante el mes de octubre del año 2020 se envió por parte de Talleres Autorizados
el paquete de radicación de la factura correspondiente al mes de agosto de 2020, la factura fue radicada en la Dirección
Financiera, sin embargo, esta fue devuelto por inconsistencias en el SISCO…En el mes de julio, se radicó el pago del
mes de noviembre de 2020 y en este mes de agosto se radicaron la facturación correspondiente a los meses de diciembre
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-2020, enero de 2021 y febrero de 2021, quedando pendiente para pago 15 días del mes de marzo de 2021, los cuales
se realizarán contra liquidación, trámite que se está adelantando desde la Dirección de Bienes”.
Analizada la respuesta, es importante señalar: Δ Del contrato 1461 de 2020, se eliminó el pronunciamiento (oportunidad de la radicación de las
cuentas), por encontrar razonable la respuesta brindada. Δ De contrato 967 de 2020, se incluyó la justificación del tiempo incurrido para la radicación de
las cuentas, relacionado con la adquisición de algunas referencias de repuestos. Δ Del contrato 966 de 2020, se incluyó los factores que inciden en el proceso de radicación de
cuentas. Se resalta que no se suministró en los anexos a la respuesta, el “comunicado externo remitido a todos los proveedores de la Dirección de Bienes”, que se señala en la respuesta.
Δ Del contrato 925 de 2020, se incluyó la totalidad de la respuesta brindada por el auditado, por considerarla importante, para la construcción del plan de mejoramiento interno.
Dado lo anterior, y teniendo en cuenta el posible riesgo que representa no ejecutar en debida forma el PAC, así como aumentar la constitución de pasivos exigibles debido a una ausencia de puntos de control que permitan diligencia en la exigencia al proveedor de los requisitos para el pago (lo que genera devoluciones y/o desgaste administrativo), se ajusta y confirma la observación No. 13 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 4.5.2. Observación No. 14. Incumplimiento de los requisitos documentales que soportan la
ejecución y pago de los contratos de mantenimiento, de acuerdo con lo establecido en el Anexos Técnico No. 2 y el procedimiento mantenimiento parque automotor PD-FC-1, ocasionando debilidades en los puntos de control del proceso e incertidumbre en el seguimiento y control a la ejecución contractual realizada por la Supervisión.
Los Anexos Técnicos de los contratos establecen el procedimiento y los documentos requeridos para el ingreso del parque automotor al mantenimiento (preventivo, correctivo y consumible). Al verificar los pagos seleccionados para los contratos 1461 y 967 de 2020, se observó ausencia de documentos que evidencien: ingreso del vehículo, autorizaciones del supervisor, informes técnicos y tipo de mantenimiento realizado al vehículo, se identificaron inconsistencias entre el archivo Base (Excel) y la documentación física del expediente contractual, y se observaron cotizaciones emitidas de programaciones para mantenimiento, sin poder evidenciar registro del rechazo de la autorización, ocasionando debilidades en los puntos de control del proceso e incertidumbre en el seguimiento y control a la ejecución contractual realizada por la Supervisión. Lo anterior, sustentado así: Δ Contrato 1461 de 2020, periodo de pago: diciembre 2020.
o Inconsistencias entre la información registrada en el expediente contractual y la Base en
Excel, del tipo de mantenimiento realizado a los vehículos que ingresaron al taller:
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Orden cot
Tipo Placa Ingreso Cotización Autorización Entrega Mantenimiento
8140 Correctivo OJX140 4-dic 4-dic 4-dic 5-dic Preventivo
8147 Correctivo OJX138 7-dic 7-dic 7-dic 9-dic Preventivo
8150 Correctivo OLN185 7-dic 7-dic 7-dic 7-dic Preventivo
8122 Correctivo OJX122 2-dic 2-dic 2-dic 2-dic Preventivo
8141 Correctivo OEU936 4-dic 4-dic 5-dic 5-dic Preventivo
8142 Correctivo OEU967 4-dic 4-dic 5-dic 5-dic Preventivo
8371 Correctivo OJX030 18-dic 18-dic 18-dic 18-dic Preventivo
8123 Correctivo OLN138 2-dic 2-dic 2-dic 2-dic Preventivo
8117 Correctivo OLN157 1-dic 1-dic 1-dic 1-dic Preventivo
8137 Correctivo OEU956 4-dic 4-dic 4-dic 5-dic Preventivo
8143 Correctivo OLN202 4-dic 4-dic 4-dic 4-dic Preventivo
8136 Correctivo OEU981 9-dic 9-dic 9-dic 10-dic Preventivo
8125 Correctivo OJX152 3-dic 3-dic 3-dic 3-dic Preventivo
8121 Correctivo OLN197 2-dic 2-dic 2-dic 2-dic Preventivo
8126 Correctivo OLN195 3-dic 3-dic 3-dic 3-dic Preventivo
8120 Correctivo OJX085 1-dic 1-dic 1-dic 1-dic Preventivo
Tabla 18. Elaboración Propia, análisis cuenta Dic-20, contrato 1461 de 2020.
o No se observó en el expediente del contrato firma o correo de la autorización del supervisor
para los vehículos:
Orden cot Placa Ingreso Cotización Autorización Entrega Mantenimiento
124523 OJY261 4-dic 9-dic 10-dic 15-dic Correctivo
506 OJX023 24-nov 7-dic 7-dic 17-dic Correctivo
8292 OLN205 11-dic. 11-dic. 11-dic. 11-dic. Correctivo
8257 OJX131 9-dic 9-dic 10-dic 10-dic Correctivo
366 OJX085 23-nov 27-nov 27-nov 13-dic Correctivo
Tabla 19. Elaboración Propia, análisis cuenta Dic-20, contrato 1461 de 2020.
o No se observó en el expediente del contrato el informe técnico realizado por el proveedor al vehículo, firma o correo de la autorización del supervisor, es inconsistente el registro en carpeta física y la Base de Excel el tipo de mantenimiento realizado al vehículo de placa OEU969, bajo la orden de trabajo 8209 gestionada el 02-dic-20, mantenimiento correctivo.
Δ Contrato 1461 de 2020, periodo de pago: abril 2021.
o Según la orden de cotización 124792 la placa OJX151 (folio 1027, carpeta 53) ingresó al taller
el 30-dic20, con entrega a satisfacción el 02-mar-21 según el expediente contractual. Al comparar esta información con la Base en Excel consolidado del mes, reporta fecha de entrega 13-abr-21, observando posible incumplimiento en los tiempos previstos para el mantenimiento según el Anexo Técnico 2. De acuerdo a lo informado por la Dirección de Bienes, esta situación se presentó porque el automotor presentó inicialmente una falla en el sistema de encendido, proceso en el que el taller incurrió en siete (7) semanas para la reparación debido al tiempo necesario de los repuestos requeridos por la casa matriz, principalmente. Si bien es cierto, el supervisor aplicó el descuento por el índice de oportunidad en el servicio por valor de $20.067 frente al trabajo realizado, esta novedad no compensa el tiempo incurrido
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por el taller para superar el daño del automotor, vehículo que durante ese tiempo estuvo fuera de circulación.
Δ Contrato 967 de 2020, periodos de pago: julio 2020, diciembre 2020 y febrero 2021.
o En el expediente contractual se observó que la firma de autorización del supervisor es posterior a la fecha del servicio prestado, a pesar que en la matriz consolidada aportada por el proceso aparece otra fecha, no se observó correo electrónico impreso o digital para la autorización, lo que genera incertidumbre en el procedimiento de seguimiento y control aplicado a la verificación de la ejecución de los mantenimientos realizados a los vehículos en el momento de la prestación del servicio. Ver anexo No. 2.
o Órdenes de trabajo con firma de autorización para los vehículos, que presentan servicio de mantenimiento en curso, se observaron cotizaciones de repuestos no previstos en el anexo de tempario:
Orden cot Placa Ingreso Cotización Autorización Terminación
371 OEU915 23/11/20 23/11/20 01/12/20 02/12/20
394 OBI813 28/12/20 28/12/20 28/12/20 28/12/20
405 OJX052 03/12/20 03/12/20 03/12/20 03/12/20
408 OJX054 30/12/20 30/12/20 07/01/21 11/01/21
409 OCK051 11/12/20 11/12/20 15/12/20 17/12/20
414 OBI973 05/12/20 05/12/20 15/12/20 17/12/20
Tabla 20. Elaboración Propia, análisis cuenta, contrato 967 de 2020.
o Órdenes de servicio en las que se observó en el informe del RUNT “la información suministrada
no corresponde con sus datos reales por favor comuníquese con la autoridad de tránsito en la cual solicito su
trámite” y que presentan la autorización posterior a la fecha del servicio:
Orden cot Placa Ingreso Cotización Autorización Terminación Mantenimiento tipo / no tipo
5 OBI850 27/07/20 27/07/20 27/07/20 31/07/20 Correctivo
16 OBI929 28/07/20 28/07/20 29/07/20 31/07/20 Correctivo
Tabla 21. Elaboración Propia, análisis cuenta, contrato 967 de 2020.
De acuerdo a lo informado por la Dirección de Bienes, esta situación se presentó debido a que algunos ítems de repuestos suministrados por el contratista, no se encontraban en el anexo técnico de repuestos del contrato vigente en ese momento, y señalan:
“…no fue posible realizar la cotización del total de repuestos y servicios suministrados oportunamente, por lo
tanto, la cotización y autorización respectiva de los trabajos sólo pudo realizarse una vez se aprobó el
modificatorio 3 (26 de febrero de 2021) para la inclusión de ítem de repuestos faltantes, requeridos por los
vehículos de la SDSCJ”. (Subrayado fuera de texto). Si bien es cierto, la entidad a través del modificatorio 3 subsanó la situación identificada, llama la atención, que la misma, se generó posterior a la prestación “oportuna” del servicio.
Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno:
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Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento, del contrato 1461 de 2020: “…durante los meses de noviembre de 2020 y diciembre de 2020, se realizó un plan de contingencia
de revisiones técnico mecánicas, en donde los vehículos debían ir directamente al CDA para el respectivo certificado,
autorizándose las mismas por parte del apoyo a la supervisión Juan Carlos Martínez, posterior a ello se remitió, por
parte del contratista, los soportes de cuántos vehículos asistieron a estas revisiones y sus soportes, siendo verificado
contra el RUNT placa por placa.…
…De la verificación realizada, se determinó que la información de la SDSCJ que reposa en la carpeta contractual y la
tabla dinámica en Excel entregada al equipo auditor, la información concuerda con los mantenimientos realizados a
cada vehículo, por lo que, no se evidencian las diferencias aquí presentadas, es decir, no se presentan variaciones en
cuanto al tipo de mantenimiento realizado…
… Se adjuntan imágenes de los correos de autorización por parte del supervisor del contrato, estas autorizaciones
fueron enviadas a la carpeta contractual, con memorando No 20214300018893, para la cuenta del mes de diciembre
de 2020…
…Observamos que la base (Excel) en la que se están basando no es la suministrada por la Dirección de Bienes, por
ejemplo, las dos primeras cotizaciones (384,415) las tenemos en nuestra base como pagas en el mes de noviembre del
año 2020, de los 26 siguientes, todas son REVISIONES TECNO MECÁNICAS del mes de diciembre de 2020, que junto
a las del mes de noviembre hacen parte del plan de contingencia que se realizó para dejar al día todas las RTM que se
tenían pendientes en el parque automotor de marca Renault, las cuales fueron autorizadas en sitio por el apoyo a la
supervisión …
Del contrato 1461 de 2020: “…Por la fecha de matrícula los vehículos de la tabla No.26, aún no requieren la
revisión técnico mecánica, debido a que no tienen 6 años de antigüedad para expedirla, esto en consonancia con lo
establecido en el artículo 202 del Decreto 019 de 2012…
…Se anexa el correo de autorización de la Revisión Técnico Mecánica para el vehículo de placas OEU989, es de anotar
que estos soportes se remitieron a la carpeta contractual mediante memorando No.20214300158303 del 13 de mayo
de 2021, entregando los documentos en físico directamente al expediente…
Del contrato 967 de 2020: “…Como consecuencia de que algunos ítems de repuestos suministrados por el
contratista, no se encontraban en el anexo técnico de repuestos del contrato, no fue posible realizar la cotización del
total de repuestos y servicios suministrados oportunamente, por lo tanto, la cotización y autorización respectiva de los
trabajos sólo pudo realizarse una vez se aprobó el modificatorio 3 (26 de febrero de 2021) para la inclusión de ítem de
repuestos faltantes, requeridos por los vehículos de la SDSCJ…
Analizada la respuesta, se concluye que: Δ Del contrato 1461 de 2020- período dic-20, se eliminó del pronunciamiento inicial lo asociado
a la revisión técnico mecánica, las inconsistencias en el registro del tipo de mantenimiento realizado a los vehículos autorizados, entre la Base (Excel) y el expediente contractual. Adicional, se eliminó lo relacionado a la ausencia de las autorizaciones, y de los mantenimientos a los vehículos OJY250 y OJX019. Por último, se confirma lo comunicado en relación a los mantenimientos preventivos, y el caso del automotor de placa OEU969, por no indicar información diferente a la evaluada durante el proceso auditor.
Δ Del contrato 1461 de 2020- período abr-21, se eliminó del pronunciamiento inicial lo relacionado a la documentación de la revisión técnico-mecánica. Se confirma lo observado del automotor OJX151, incluyendo lo informado en la respuesta y se elimina lo asociado a la ausencia de los mantenimientos correctivos comunicados inicialmente.
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Δ Del contrato 967 de 2020, se incluyó la respuesta brindada por el auditado, para complementar la observación presentada de manera preliminar, y se eliminó lo reportado en relación a la cotización 399.
De otra parte, a pesar que los documentos que la OCI encuentra como ausentes del ejercicio de auditoría son argumentados por el auditado mediante correos electrónicos o correspondencia entre las Direcciones según la competencia, la observación se dirige a la ausencia de los documentos que según anexo técnico No. 2 y la minuta contractual deben estar archivados en los expedientes contractuales. Por lo expuesto, se confirma la observación No. 14 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 4.5.3. Observación No. 15. Facturas en los contratos 966 y 1461 de 2020 que no cuentan
con el detalle de las órdenes de trabajo o cotizaciones por mano de obra y repuestos, no adjuntan el cuadro control que permita identificar las órdenes de trabajo que las soporten, lo que genera incertidumbre de los servicios prestados y pagados, evidencia debilidades en el ejercicio de supervisión para la aprobación de los servicios y un posible incumplimiento a los artículos 617 y 619 del Estatuto Tributario.
Al verificar la documentación soporte de la facturación de los contratos 966 y 1461 de 2020, se observó que los documentos no presentan el detalle de los ítems cobrados por cada mes presentado, ni un cuadro control de las ordenes de trabajo o cotizaciones que soportan el cobro realizado. o Para el contrato 966 de 2020, la factura soporte para el cobro de agosto, septiembre y octubre
2020 presenta valores globales, lo que impide validar las ordenes de trabajo que soportan la factura:
Contrato Mes # factura Observación
966 ago-20 B2FE9968 DE 04/09/2020
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Contrato Mes # factura Observación
966 sept-20 B2FE-11888 DE 15/10/2020
966 oct-20 B2FE-13353 DE 11/18/2020
Tabla 22. Elaboración Propia, análisis cobros, contrato 966 de 2020.
o Para el contrato 1461 de 2020, las facturas que soportan los pagos de los meses de
noviembre, diciembre 2020, enero, febrero, marzo y abril 2021 presentaron conceptos globales, lo que impide validar las ordenes de trabajo que soportan la factura. Ver anexo 3.
Lo anterior, impide verificar los servicios de mantenimiento prestados y pagados por período, y evidencia un posible incumplimiento del art. 617, literal f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados del Estatuto Tributario que indica: “Parágrafo: El sistema de
facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su
verificación y auditoría.” , así como lo establecido en la Resolución 000042, Título V, Capítulo I Requisitos de la factura electrónica de venta, numeral 8°, que señala: “De conformidad con el literal f)
del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o
ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que
permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la denominación -bien cubierto- cuando se
traten de los bienes vendidos del artículo 24 de la Ley 2010 de 2010, los impuestos de que trata el numeral 13 del
presente artículo cuando fuere del caso, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.”, así como el numeral 9° que establece: “De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617
del Estatuto Tributario, el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria
de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta.”, teniendo en cuenta que la documentación de la SDSCJ evaluada que soporta los pagos, impiden evidenciar de manera clara y precisa los conceptos y detalles aprobados. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “…Con relación a
esta observación y en atención al hallazgo de la auditoria No. 180 emitida por la Contraloría Distrital de Bogotá, se
planteó la siguiente acción de mejora:
“Actualizar el procedimiento PD- FC- 1, con el fin de brindar mayor detalle a los conceptos que deben contener la
factura, tales como: especificidad del servicio o bien prestado, las cantidades por cada ítem según contrato y el No. del
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anexo donde se discrimine cada valor en la factura, atendiendo los lineamientos del literal F art. 617 del Estatuto
Tributario y el art. 11 de la res. 42 de 2020 de la DIAN. Socializar al interior de Subsecretaria de Inversiones y
Fortalecimiento CO”.
La cual, se está implementando en la Dirección de Bienes, a partir del mes de agosto de 2021, en las facturaciones
presentadas por los talleres de mantenimiento.”
Teniendo en cuenta que ya se cuentan con acciones tendientes a gestionar la debilidad en el Plan de Mejoramiento Institucional, las mismas harán parte del Plan de Mejoramiento Interno, por lo que se confirma la observación No. 15 en el informe final. 4.5.4. Observación No. 16. Inconsistencias y/o errores en el registro del kilometraje en las
matrices de control (Excel) adoptadas por el proceso, en los contratos 490 de 2020 y 757 de 2019 (combustible y gas), lo que genera incertidumbre en el control y seguimiento aplicado al funcionamiento de los odómetros y al procesamiento de la información (captura y registro) y ocasiona diversa información no homogénea, dificultando la toma de decisiones.
Evaluadas las Bases (Excel) de los consumos de combustible y gas de los contratos 490 de 2020 y 757 de 2019, se identificaron inconsistencias y/o errores en el registro del kilometraje frente a los históricos, lo que genera incertidumbre en el control y seguimiento aplicado al funcionamiento de los odómetros y al procesamiento de la información (captura y registro) y ocasiona diversa información no homogénea, dificultando la toma de decisiones, así: o Consumos de combustible entre 2, 4, 6 y en algunos casos 8 galones, según se administre a
motocicletas o vehículos, en algunos casos, con un día de diferencia, las distancias que recorre el vehículo son de entre 0 y 10 kilómetros.
o Algunos vehículos recargan gas varias veces en un día, y los registros diarios no se realizan de manera ordenada, ni se registra la hora en la que acuden los vehículos, lo que produce que los kilómetros recorridos vayan de mayor a menor en los registros verificados.
o En algunos vehículos la fluctuación en el kilometraje es desproporcionada y abrupta con pocos días de diferencia, posiblemente debido a errores de digitación, lo que genera incertidumbre frente al consumo y los kilómetros recorridos día a día; y a la funcionalidad del odómetro (contador de kilómetros), del chip y/o chip maestro, según corresponda.
o Algunos kilometrajes mínimos presentan la misma cantidad de suministro de combustible respecto de kilometrajes altos.
Estas situaciones ya habían sido comunicadas mediante informe de auditoría de seguimiento vigencia 2020, lo que permite inferir que las acciones implementadas no han sido efectivas y no ha logrado mejorarse el establecimiento de controles efectivos. Ver el detalle que sustenta la observación, en el anexo No. 4. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “…En atención a
la observación planteada, es preciso traer a colación el documento construido por la Subsecretaría de Inversiones
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“Documento Análisis Técnico y Jurídico para la Adquisición de Combustibles para SDSCJ”, el cual aborda el tema
del registro de los kilometrajes…
… De acuerdo con las consultas realizadas por la Subsecretaría, se determinó que en la actualidad, no existe ninguna
herramienta adicional a la de reportar el kilometraje de forma manual, por lo que, queda seguir trabajando
constantemente en la sensibilización y capacitación a las agencias y asignatarios de los automotores, a fin de que se
reporten en debida forma los kilometrajes
Se anexa el documento expedido por la Subsecretaría de Inversiones, como cumplimiento a la acción 20094 del plan
de mejoramiento de la vigencia 2020.”
Analizada la respuesta soportada en un extracto del “Documento Análisis Técnico y Jurídico para la
Adquisición de Combustibles para SDSCJ”, en la práctica, la observación hace relación a las actividades y registros de control y seguimiento al consumo combustible y gas (Excel) que se emiten en la actualidad, lo cual es el repositorio de datos en tiempo real y con los componentes como: hora de tanqueo, kilómetros recorridos, entre otros. Esta circunstancia es considerada una constante de riesgo al no tener información que pueda dar una medida y se logren manejar probabilidades y/o austeridad a futuros contratos con estos rubros. Por lo expuesto, se confirma la observación No. 16 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno.
4.6. COMPONENTE TÉCNICO.
Para evaluar los aspectos técnicos que comprenden los contratos para el suministro de mantenimiento y combustibles, se realizaron visitas de campo entre los meses de julio y agosto de 2021, así:
Mantenimiento (12-13 de julio de 2021)
Contratos Taller Dirección
SCJ-709-2021 Talleres autorizados S.A. Carrera 56 No. 9 - 90
SCJ-925-2020
SCJ-967-2020 Inversiones El Norte S.A. (Talleres El Norte) Carrera 61 G No. 51 B - 13 Sur
SCJ-1461-2020 Autogalias S.A.S. Autopista Norte No. 159A-60
Calle 145 No. 84-30 Suba
SCJ-966-2020 Incolmotos Yamaha Calle 71c No. 29b-36
SCJ-968-2020 Toyonorte Avenida Calle 127 No. 21-41
Combustibles (04 de agosto de 2021)
Contratos EDS Dirección
SCJ-490-2020
La conejera Carrera 98B No. 140B-60
Las Vegas Carrera 51 No. 58D - 17 Sur
Garrollantas Avenida 1 No. 24-08
Tabla 23. Elaboración Propia, programación visitas de campo.
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Para complementar este ejercicio, se realizaron las visitas de campo: Δ El 19 y 21 de julio de 2021, las Estaciones de Policía: Barrios Unidos, Chapinero, Ciudad
Bolívar, Kennedy, y Santa Fé. Δ El 04 de agosto de 2021, el Batallón de Alta Montaña – BAMAR. Para el desarrollo de las visitas de campo se contempló la validación de los siguientes requisitos: o Normatividad ambiental y de Seguridad Industrial. o Áreas mínimas de taller. o Herramientas y Equipos de Taller. o Stock de Repuestos (Almacén) o Procedimiento (recepción, diagnóstico, cotización, mantenimiento, facturación). o Personal asociado. o Sistemas de información.
Para evaluar los aspectos técnicos que comprenden los contratos para el suministro de mantenimiento y combustibles, se realizaron visitas de campo entre los meses de julio y agosto de 2021, así:
Mantenimiento (12-13 de julio de 2021)
Contratos Taller Dirección
SCJ-709-2021 Talleres autorizados S.A. Carrera 56 No. 9 - 90
SCJ-925-2020
SCJ-967-2020 Inversiones El Norte S.A. (Talleres El Norte) Carrera 61 G No. 51 B - 13 Sur
SCJ-1461-2020 Autogalias S.A.S. Autopista Norte No. 159A-60
Calle 145 No. 84-30 Suba
SCJ-966-2020 Incolmotos Yamaha Calle 71c No. 29b-36
SCJ-968-2020 Toyonorte Avenida Calle 127 No. 21-41
Combustibles (04 de agosto de 2021)
Contratos EDS Dirección
SCJ-490-2020
La conejera Carrera 98B No. 140B-60
Las Vegas Carrera 51 No. 58D - 17 Sur
Garrollantas Avenida 1 No. 24-08
Tabla 23. Elaboración Propia, programación visitas de campo.
Para complementar este ejercicio, se realizaron las visitas de campo que se enuncian a continuación:
Δ El 19 y 21 de julio de 2021, las Estaciones de Policía: Barrios Unidos, Chapinero, Ciudad
Bolívar, Kennedy, y Santa Fe.
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Δ El 04 y 12 de agosto de 2021, el Batallón de Alta Montaña – BAMAR y el Cerro Cruz Verde. Para el desarrollo de las visitas de campo, respecto a los talleres que prestan el servicio de
mantenimiento, se contempló la validación de los siguientes requisitos: o Normatividad ambiental y de Seguridad Industrial. o Áreas mínimas de taller. o Herramientas y Equipos de Taller. o Stock de Repuestos (Almacén) o Procedimiento (recepción, diagnóstico, cotización, mantenimiento, facturación). o Personal asociado. o Sistemas de información.
4.6.1. Observación No. 17. Insuficientes directrices y/o lineamientos y ausencia de controles formales para quienes fungen como “Apoyo a la Supervisión”, debido a que, en las actividades relacionadas con las autorizaciones para las cotizaciones emitidas por los proveedores durante la revisión técnica (procedimiento de Mantenimiento) que ejecutan los talleres, en la confirmación “técnica” de las cotizaciones, no se evidencian controles formales ejecutados por los Ingenieros Mecánicos de la SDSCJ, situación que impide evidenciar la verificación de la calidad, pertinencia y costos asociados de los servicios cotizados, conforme lo establece el Anexo Técnico de los expedientes contractuales, lo que conlleva no prever posibles actos de corrupción inherentes a estas actividades (servicios no debidos).
Lo anterior, evidenciado en: Δ El manual M-FC-1 Metodología de Supervisión de Contratos Dirección de Bienes, numeral
8.1., contempla como directrices para el “Seguimiento Técnico”:
“El supervisor y/o apoyo a la supervisión, deberá realizar la vigilancia, seguimiento y control del objeto
contractual, verificando cada uno de los procesos técnicos, de conformidad con las Normas Técnicas
Aplicables.” (subrayado propio).
Es decir, los lineamientos allí descritos son considerados “generales”, por cuanto no señalan de manera clara, puntos de control mínimos para la verificación de los procesos técnicos susceptibles de supervisión, conforme a las normas que les aplique, ni la documentación que evidencie su ejecución homogénea para todos los contratistas. Δ En la misma vía el procedimiento PD-FC-1 Mantenimiento del Parque Automotor a cargo de
la SDSCJ, no contempla una Política de Operación o Punto de Control que establezca los parámetros necesarios para la verificación de los procesos técnicos susceptibles de supervisión, especialmente en las actividades asociadas a las autorizaciones de las cotizaciones emitidas por los proveedores, considerado, este como el control de controles (Pues constituye el origen de las obligaciones económicas por parte de la SDSCJ con los terceros).
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Δ Durante las visitas de campo realizadas a los talleres (con duración estimada de 4 horas por taller), se observó que el “Apoyo a la Supervisión” no realizó ninguna actividad de verificación de los procesos técnicos susceptibles de ese apoyo a la supervisión. Durante las entrevistas realizadas, informaron realizar procesos de verificación en taller durante la inspección del parque automotor por el proveedor, de manera discrecional, es decir, cuando a su juicio lo consideran necesario.
Si Bien en el Anexo Técnico de los expedientes contractuales hacen énfasis en la forma de gestionar las autorizaciones de trabajo y cotización, la instalación de repuestos y su certificación, así como de las garantías en los trabajos y repuestos realizados, no contemplan una guía de mantenimiento estándar que permita llevar a cabo la valoración final de los mantenimientos realizados, solo señala que “Se tendrán en cuenta las Guías de mantenimiento preventivo General de cada
marca, ya que estas cambian de acuerdo al tipo de casa matriz”.
La ausencia de este tipo de lineamientos no permite a la entidad llevar a cabo un control técnico estándar y homogéneo durante la prestación del servicio de mantenimiento, especialmente al inicio de la prestación del servicio: la autorización de las cotizaciones, lo que impide determinar si los servicios encomendados son prestados con la calidad exigida y además, si la genuinidad de los repuestos instalados, responden a lo contratado y esperado por la SDSCJ, y por ende, permitan mantener la vida útil del parque automotor, así como minimizar riegos ante accidentes y/o novedades por fallas mecánicas. A pesar que los talleres autorizados para mantenimiento (preventivo y correctivo) ejecutan sus procedimientos y actividades de acuerdo al manual de reparación del fabricante, y este, debe ser llevado de manera responsable por el contratista, no existe ningún lineamiento que permita su validación durante la prestación del servicio, dejando la libertad y toma de decisiones frente a las necesidades de los vehículos en un 100% al criterio del taller, condición que debilita la participación técnica para la supervisión de los contratos por parte de la SDSCJ. En ese sentido, no se evidenció si en la práctica se ejecutan actividades técnicas de verificación por la SDSCJ en relación con las operaciones que realiza el personal del taller al parque automotor, lo que impide identificar posibles elementos no necesarios para la solución a un problema técnico, posibles malos procedimientos en el desarrollo de las reparaciones, dificultad en determinar la fiabilidad entre las cotizaciones de los talleres y los procedimientos de los fabricantes (Manual de Reparación), dado que están a cargo del prestador del servicio en a un 100%. Finalmente, es el apoyo a la supervisión el primer filtro (control principal) para proteger la moralidad administrativa y prevenir la ocurrencia de posibles hechos de corrupción, aspecto que, de cara a la segunda fase de la implementación del sistema SIMBA, no está contemplado. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “…de acuerdo a la
verificación que realizan tanto los apoyos técnicos, como el apoyo ingeniero, en algunos casos se establecen
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reparaciones que, a juicio del personal de apoyo, no son técnicamente viables o no son necesarias en las intervenciones
de los automotores, por lo que, no se autorizan estos mantenimientos…
… la ejecución contractual debe estar sujeta a los procedimientos establecidos por la Entidad y a las cláusulas
contractuales, en lo relacionado con la parte técnica, es necesario indicar que, precisamente ese es el fin de realizar
la contratación de este servicio, ya que, en primer lugar la SDSCJ no tiene las capacidades para adelantar estos
mantenimientos a los más de 4750 vehículos al servicio de las agencias de seguridad del Distrito y en segundo, toda
vez que, los proveedores son los expertos en la emisión de los diagnósticos y conceptos de los mantenimientos, por
conocer los protocolos y planes de mantenimiento correspondiente a cada marca.”
Analizada la respuesta, es preciso señalar: Δ El propósito de la observación se refiere al mecanismo de control existente, como “control de
controles” al inicio de la prestación del servicio en taller, relacionado con la autorización de estos.
Δ En análisis conjunto con la Dirección de Bienes, fue informado el equipo auditor de la existencia de controles que se ejercen en el taller por el apoyo a la supervisión, en el que cuenta con información adicional que cubre esta actividad, por lo que se recibió información adicional (mail del 31-ago-21 18:14).
Imagen 24. Información Dirección de Bienes, 31-ago-21.
Analizada la documentación allegada, frente a la muestra de auditoría, se observó:
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Tabla 24. Análisis impacto controles adicionales, información Dirección de Bienes 31-ago-21.
En ese sentido, el impacto observado del control adicional aplicado por el apoyo a la supervisión frente a la información inicialmente evaluada por el equipo auditor, es menor al 2% en promedio, Por otra parte, de los nueve (9) períodos seleccionados para evaluación (cuatro contratos), solo se recibió información de cuatro (4) períodos, lo que representa el 44% únicamente. Por lo expuesto, dados los resultados arrojados en las visitas a los talleres por el equipo auditor identificando debilidades relacionadas al apoyo a la supervisión, los procedimientos técnicos realizados por el contratista, y la aplicación de los manuales del fabricante, se ajusta y se confirma la observación No. 17 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 4.6.2. Observación No. 18 Fotografías que soportan los informes técnicos y/o de
diagnóstico ilegibles (borrosas, incompletas) y/o insuficientes (tamaño diminuto), que le impiden a la SDSCJ evidenciar técnicamente la situación que presentó el parque automotor al momento del diagnóstico realizado por los proveedores de mantenimiento, atributo que reviste importancia alta, como medio existente para corroborar las cotizaciones presentadas y la correspondencia de los servicios sujetos de autorización (bienes que pertenecen a las SDSCJ o a cargo de ésta), especialmente en aquellos servicios de alto costo para cada automotor (distinta a las Políticas de Cotización establecidas en el procedimiento PD-FC-1 V4), lo que denota insuficiencia de los controles para verificar el cumplimiento del componente contractual más importante, dada la naturaleza jurídica de los contratos.
Contrato
No.Período
Cantidad de
órdenes evaluadas
Cantidad de
órdenes Automotor
Impacto control
adicionalObservacion
dic-20 171 5
OJX008, OLO638, OEU957,
OJX135, OLO471
Adicional, dos mails con el estado
general y consolidado en taller
2,924%
El control adicional,
representa el 2,924%
de la evaluación inicial
abr-21 87
dic-20 71 5OIB084, OIB091, OCK054,
OEU931, OJX0617,042%
El control adicional,
representa el 7,042%
de la evaluación inicial
feb-21 43
abr-21 59
dic-20 208 5DDP46E, DDP95E, DDV33E,
OGB84E, OGC28E2,404%
El control adicional,
representa el 2,404%
de la evaluación inicial
abr-21 190 5DDS82E, DDT02E, DDT93E,
DDY52E, OAO14E2,632%
El control adicional,
representa el 2,632%
de la evaluación inicial
dic-20 No suministrado 4ODT177, ODT179, OKZ815,
OLN232
abr-21 No suministrado
Análisis Control Interno
No suministrado
No suministrado
No suministrado
Información Evaluada según muestra de
auditoría
925-2020
966-2020
967-2020
1461-2020
Información según Bienes con control
adicional, 31-ago-21
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En la ejecución de las pruebas de auditoría definidas para esta actividad (primera, revisión documental de tipo administrativo, técnico y financiero; segunda, observación del servicio en taller mediante visitas de campo, visitas y entrevistas a los asignatarios), se concluyó que: Δ Las fotografías son la principal evidencia (prueba), con que cuenta la entidad para evidenciar
el estado y para verificar los repuestos o accesorios en mal estado del parque automotor, que son susceptibles de mantenimiento, sin embargo, se identificó que algunos de estos documentos impiden valorar y argumentar de manera suficiente las piezas (repuestos) requeridas y autorizadas para cambio, en especial importancia, aquellos con diagnóstico de difícil solución y/o reparaciones correctivas de alto costo.
Δ Las fotografías de los informes técnicos / diagnósticos son ilegibles (borrosas, incompletas) y/o insuficientes (tamaño diminuto). Es importante señalar, que estos documentos son propios de los proveedores, por lo que algunos, destinan páginas completas de fotografías ampliadas, mientras que otros, minimizan estos registros.
Δ Para la identificación de los repuestos, el formato F-FC-280 “Cotización” V2 contempla solamente la información asociada al costo de los servicios (categoría, consecutivo ítem, referencia SECOP y descripción), más no incluye información detallada de los repuestos (seriales y/o códigos inherentes a su identificación), información que permitiría una verificación posterior para evaluación de la genuinidad de los repuestos instalados.
Δ En los procesos de autorización (por correo electrónico) los titulares y/o apoyos a la Supervisión SDSCJ comunican su aprobación, sin emitir comentarios / observaciones respecto de la validación técnica, que se espera, debe realizar, como: evaluaciones visuales, pruebas estáticas y/o pruebas dinámicas.
Δ No se observó ningún tipo de verificación y/o acompañamiento en los procesos de instalación de repuestos genuinos y en las operaciones de acuerdo al manual de reparación del fabricante, los lineamientos y las necesidades de la SDSCJ, especialmente en aquellos procesos de alto costo.
Las anteriores situaciones, generan como consecuencia: a. No poder validar técnicamente la situación que presentó el parque automotor al momento del
diagnóstico realizado por los proveedores de mantenimiento, atributo que reviste importancia alta, como único medio existente para corroborar las cotizaciones presentadas.
b. No poder confirmar la correspondencia de los repuestos inherentes a los servicios autorizados, y su instalación única en bienes de la SDSCJ o a cargo de ésta, especialmente en aquellos servicios de alto costo para cada automotor (distinta a las Políticas de Cotización establecidas en el procedimiento PD-FC-1 V4).
c. No poder validar la genuinidad de los repuestos adquiridos e instalados en la ejecución de los trabajos de mantenimiento.
d. No poder monitorear la garantía posventa a los repuestos adquiridos e instalados en los servicios de mantenimiento autorizados.
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Imagen 23. Documentos observados en visita de campo, Contrato 925 de 2021.
Imagen 24. Documentos observados en visita de campo, Contrato 1461 de 2020.
Lo expuesto evidencia condiciones adversas que se podrían materializar, como el fraude en la no instalación de piezas genuinas, la instalación de piezas usadas o incluso el dejar instalado el mismo repuesto por parte del técnico, y, aun así, contemplarlo en la facturación. Es claro que los talleres están expuestos a riesgos orientados a las malas prácticas, no solo por los administradores, sino también por el personal técnico, el cual en momentos de la operación es libre para decidir y ejecutar actividades a su propio criterio, sin ningún tipo de supervisión.
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Por otra parte, los montos definidos para autorización por parte de la supervisión y/o sus apoyos establecidos en las Políticas de Operación "El supervisor y/o apoyo a la supervisión podrá decidir de manera
autónoma autorizar los siguientes presupuestos de cotización: Automóviles: Presupuesto de cotización <=20
SLMMV, Motocicletas bajo Cilindraje (<=200cc) Presupuesto de cotización <=10 SLMMV, Motocicletas alto
cilindraje (>201cc) Presupuesto de cotización <=12 SLMMV...”, a juicio del equipo auditor, son considerados permisivos (altos), por ende, no generan ningún control a los requerimientos del taller (cotizaciones), sin oportunidad de tener como referencia un tope máximo que genere una alarma y lleve a realizar un mejor análisis al presupuesto, lo que podría ocasionar, autorizaciones de alto costo sin la validación técnica necesaria. Finalmente, lo expuesto debilita las iniciativas implementadas por la SDSCJ para mantener el parque automotor en buenas condiciones mecánicas para su funcionamiento. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “…respecto a que
las fotografías adjuntas a los informes … este no es el único medio por el cual se realizan las aprobaciones, ya que se
tienen los apoyos técnicos de supervisión que se encuentran en los talleres con el fin de validar el diagnóstico y la
información y quienes también realizan las labores de verificación y/o acompañamiento necesario en la instalación de
los repuestos por parte del personal técnico de los talleres, minimizando el riesgo de reutilización de los repuestos.
Además, los repuestos instalados deben ser marcados con la fecha de instalación por lo cual no es a propio criterio la
realización de los mantenimientos, sino que se cuenta con la supervisión por parte del personal de la SDSCJ.
En cuanto al Formato F-FC-280 “Cotización” V2, contempla el espacio denominado “Referencia Secop” el cual es
extraído del proceso precontractual con las referencias establecidos en los listados de repuestos y temparios de mano
de obra, en el cual se incluye el código inherente de identificación de cada repuesto individualizado, junto con la demás
información detallada requerida para la cotización. Es de anotar que este formato tiene propiedades de seguridad que
no permite que sean modificados por parte del contratista durante la ejecución. El tamaño de las fotografías es acorde
a los formatos.
… Los montos para la autorización de la cotización no se considera que sean altos, ya que son acordes a los
mantenimientos requeridos y cada cotización cuenta con la validación técnica necesaria, el control del presupuesto de
cada contrato y tienen un tope máximo definido en las políticas de operación del Procedimiento PD-FC-1…
… los valores establecidos de los repuestos y mano de obra, están pactados contractualmente y son publicados desde
la etapa precontractual del proceso de selección, en este sentido no es posible que se cobren valores por encima de lo
establecido…”
Analizada la respuesta, y teniendo en cuenta que a través de las visitas técnicas a los talleres se observaron debilidades en los informes que no son sensibles a supervisión, e impiden realizar una lectura juiciosa y rigurosa, ya que no son lo suficientemente legibles para una validación con detalle de los componentes (repuestos) afectados y autorizados en las cotizaciones. Lo anterior sin perjuicio de la existencia de otros controles (repuestos instalados marcados con la fecha de instalación y el Formato F-FC-280 “Cotización” V2), que como se denota en el texto del presente informe se hace necesario fortalecer. En vista de lo expuesto se ajusta y se confirma la observación No. 18 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 4.6.3. Observación No. 19 Ausencia de herramientas de control (manuales o tecnológicas),
de propiedad de la SDSCJ, que permitan identificar reingresos a los talleres del
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parque automotor con novedades de servicios que incluyen partes automotrices similares, referentes en los Anexo Técnico de la contratación, lo que ocasiona realizar análisis que dependan del conocimiento propio de la operación del apoyo a la supervisión según el contrato vigente, la información operativa a la que tenga acceso de la información histórica de los talleres, así como posibles errores humanos, reprocesos, autorizaciones de servicios no debidos, situación que conlleva no poder prever posibles actos de corrupción inherentes a estas actividades.
Durante las entrevistas realizadas a los asignatarios de los vehículos propiedad de la SDSCJ (5 Estaciones de Policía y el Batallón de Alta Montaña BAMAR, adscrito a la Brigada XIII), con el fin de conocer su opinión en la prestación del servicio de mantenimiento al parque automotor, el equipo auditor fue informado de los siguientes contratiempos: a. Identificado de fallas en el mantenimiento prestado, que los obligan a devolver los vehículos
a los talleres, para su reajuste o nuevos mantenimientos. b. Condiciones de montaje de repuestos sin características de procedimiento calificado (piezas
amaradas con cables, piezas no remplazadas), entre otras novedades.
Imagen 25. Camioneta que reportó ajuste con amarres (cable) a las partes mecánicas.
c. El vehículo OLM-900 ha presentado constantes fallas, situación que ha llevado a que, en el
último mes, ingresara al taller Nissan 4 veces: 13 de junio 2021, 15 de junio 2021, 22 de junio 2021 y el 28 de junio 2021, ingreso y salió el mismo día, la falla es por pérdida de combustible.
d. Dos (2) vehículos que presentan tiempos significativos de permanencia en el taller, identificados con las placas ODT173 y OBI857 (más de un año); según el diagnóstico por mal uso, razón por la cual, la Unidad Militar presentó su réplica correspondiente, en el que, según lo informado en respuesta al informe preliminar por la Dirección de Bienes, la reparación del vehículo OIB857 “debe ser asumida directamente por la Brigada XIII del Ejército”.
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Por otra parte, analizado el Instructivo I-FC-4 “Lineamientos por Malos Usos de Vehículos Asignados en
Comodato”, respecto de la observación enunciada, para el equipo auditor es importante realizar algunas precisiones:
Δ Los desgastes prematuros o fallas inusuales e impredecibles, se pueden presentar como lo
indica el documento, por falta de mantenimiento preventivo, acción que no se lleva con rigurosidad a todo el parque automotor de propiedad de la SDSCJ.
Δ La debilidad en la programación de los mantenimientos, conlleva que los asignatarios tomen la determinación de realizar los requerimientos de los vehículos y motocicletas en talleres no autorizados, con la posibilidad de instalar repuestos no genuinos, o en su defecto, continuar usando los vehículos y motocicletas sin realizar los mantenimientos preventivos correspondientes al tiempo o kilometraje cumplido, acción que también ocasiona, que los vehículos no cumplan la vida útil especificada por el fabricante en cada uno de los sistemas.
Δ Si bien es cierto, el instructivo establece lineamientos orientados al uso de los bienes acorde a su naturaleza, es necesario que contenga lineamientos orientados a la identificación de daños o afectaciones de manera prematura o impredecibles, que también son atribuibles a la falta de mantenimiento preventivo del parque automotor, lo que puede desencadenar características como, acortar la vida útil del vehículo y sus componentes, presentar accidentes de tránsito o tener problemas mecánicos que impliquen quedarse varado, tales, como, chequeos frecuentes al estado y funcionamiento de cada uno los sistemas más importantes como las llantas, la batería, el sistema de frenos, la iluminación, el escape, la suspensión, el sistema de lubricación, entre otros.
Δ No contempla capacitaciones a los operadores del parque automotor, que puedan permitir una inspección diaria de los componentes, como el sistema de refrigeración, el sistema de lubricación, revisión del nivel y estado del fluido, la suspensión, frenos y luminosidad de forma visual y en el momento de la marcha, actividades que no demandan mucho tiempo o capacidades técnicas para su realización.
Δ No contempla lineamientos que permita velar por salvaguardar la integridad del parque automotor, frente a la instalación de repuestos que no sean genuinos, en aquellos casos en los que la reparación, deba ser asumido por los asignatarios. Ejemplo: vehículo OIB857.
Δ Para finalizar, se recomienda realizar un análisis respecto a la responsabilidad de las partes, de acuerdo a los pronunciamientos emitidos en esta observación, pues el equipo auditor pudo identificar inconformidad por parte de las agencias reflejada en varias oposiciones que han allegado apelando el concepto del mal uso de acuerdo a lo informado, y sobre todo a la necesidad de minimizar los riesgos de realizar los mantenimientos en sitios no autorizados y con repuestos de baja calidad, debido a los altos costos que representan algunos y que pueden costar hasta más del 50% de los salarios asignados a los uniformados.
Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “El control de
ingresos y reingresos se llevan en los archivos de históricos de mantenimiento y en los consolidados mensuales para
su seguimiento por parte de los supervisores y/o apoyos de supervisión se realiza en las tablas dinámicas de Excel.
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- El vehículo OLM900, ante los reiterados ingresos a taller se solicitó al contratista un informe al respecto, en él se
evidencia que el vehículo ha ingresado al taller por fallas en diferentes sistemas y que se han solucionado. Se anexa
informe del taller
- El ODT173 debido a que el mantenimiento correctivo era de alto costo no se podía atender en el contrato 925-2020,
por lo que fue necesario cotizarlo por el taller dentro del nuevo contrato 709-2021. Se adjunta correo y cotización.
-OBI 857, ingresó en febrero de 2020 y lo retiraron sin reparar debido a que fue diagnosticado por mal uso. Según lo
establecido por el Instructivo I-FC-4 “Lineamientos por malos usos de vehículos asignados en comodato” y en el
Contrato de Comodato 791-2019 la reparación debe ser asumida directamente por la Brigada XIII del Ejército.
Respecto a la observación de piezas amarradas con cables o alambres, los vehículos ingresan así a los talleres debido
a que en ocasiones los asignatarios de los vehículos realizan intervenciones no autorizadas a los automotores por lo
que estas piezas son reemplazadas al ingresar al taller. No hay evidencia que los vehículos salgan con este tipo de
piezas de los talleres.”
Si bien es cierto el proceso cuenta con información creada en Excel, el propósito de la observación es buscar un cambio en el manejo de la información y de herramienta donde se consigna la misma, preferiblemente a través de un sistema de información confiable para la toma de decisiones, análisis, que brinden soporte en la supervisión y toma de decisiones. Teniendo en cuenta lo observado por el auditado en la respuesta al informe preliminar, se incluyó observaciones al Instructivo I-FC-4 “Lineamientos por Malos Usos de Vehículos Asignados en Comodato”, dada la importancia de las inspecciones durante la operación del parque automotor. Por lo expuesto, se ajusta y se confirma la observación No. 19 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno.
4.6.4. Observación No. 20. Falta de un lugar específico para el depósito y almacenamiento temporal de residuos y componentes generados en la operación de taller, lo que denota debilidades en el seguimiento al cumplimiento de las normas ambientales establecidas para el contrato de mantenimiento 709 de 2021 (Anexo Técnico) y posible incumplimiento de la Ley 1258 de 2008 (Normas prohibitivas en materia ambiental), exponiendo a la SDSCJ a posibles sanciones por parte de entidades ambientales o de control, y finalmente, una posible materialización del riesgo por procesos R68 “Inadecuada disposición de los residuos peligrosos (Talleres)”.
En las visitas realizadas a los talleres de los proveedores para el suministro de Mantenimiento al parque automotor, se observó debilidades en los lugares destinados para el depósito y almacenamiento temporal de residuos y componentes generados en la operación, lo que impide el buen manejo, aprovechamiento y separación responsable de los elementos sobrantes, lo que denota debilidades en el seguimiento al cumplimiento de las normas ambientales establecidas para los contratos de mantenimiento (Anexo Técnico). Esta circunstancia se observó en los siguientes contratos: Δ Contrato 709 de 2021 (Talleres Autorizados S.A.), estado: en ejecución. Durante la visita realizada el 13-jul-21, se evidenció falta de ejecución de procesos de separación, distribución responsable y buen uso para la disposición final de los residuos generados por el
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taller, condiciones establecidas en el contrato (normatividad ambiental), ya que, pese a que cuentan con la infraestructura necesaria para la ejecución del contrato, se observó debilidad en el compromiso del acopio primario en lugares establecidos para tal fin. En razón a ello, durante el recorrido del taller se observaron repuestos usados y elementos (residuos peligrosos) en los puestos de trabajo y zonas no dispuestas para el acopio de residuos, condición que podría ocasionar accidentes de trabajo, contaminación del medio ambiente, posibles demoras en los procesos de mantenimiento.
Imagen 26. Visita de Campo, Talleres Autorizados, 13-jul-21.
Lo anterior, evidencia incumplimiento al numeral 24 de las obligaciones del contratista, que señala:
(..) Cumplir con todos los requerimientos ambientales y de seguridad industrial exigidos por la ley y
establecidos por la ficha técnica, así como acatar las sugerencias realizadas por SDSCJ a las visitas
realizadas por gestión ambiental (…).
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Adicional, ocasiona: » Un posible incumplimiento de la Ley 1258 de 2008 (Normas prohibitivas en materia ambiental), » Expone a la SDSCJ a posibles sanciones por parte de entidades ambientales o de control, » Evidencia una posible materialización del riesgo por procesos R68 “Inadecuada disposición de los
residuos peligrosos (Talleres)”, al no ser suficiente el monitoreo mensual a la emisión de los certificados de la disposición final de los residuos, y las visitas semestrales a los centros de acopio de cada taller en cumplimiento a la GTC-24 y los documentos ambientales.
De igual manera, por Beneficio de Auditoría se observó: Δ Contrato 968 de 2020 (Toyonorte), estado: en proceso de liquidación. En la visita de 14-jul-21, el Gerente del Taller comunicó al equipo auditor, la no existencia de lugares destinados para el depósito y almacenamiento temporal de residuos y componentes generados en la operación, sin embargo, se deja la claridad de que dicho deposito pudo estar ubicado en la otra sede del taller. Δ Contrato 1461de 2020 (Autogalias S.A.S.), estado: en proceso de liquidación. En la visita de 14-jul-21 a la sede Suba, se observó: a). Las baterías están sobre el suelo, en el que se puede presentar contaminación cruzada con otras sustancias. b). No hay un lugar destinado para el acopio de llantas. c) Dado que en esta sede del taller no se realizan trabajos de latonería, no se tiene un espacio para el acopio de chatarra, según lo informado al equipo auditor, los residuos de chatarra se trasladan a la sede Norte. Δ Se resalta que, que para efectos de cumplimiento de la obligación en los informes de
supervisión emitidos en la SDSCJ y que soportan la ejecución contractual, reportan cumplimiento de esta obligación, soportado con los certificados de disposición final de estos residuos, sin presentarse otro documento que valide los hechos certificados.
Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “…en las fechas de
las visitas al taller Toyonorte (Contrato 968-2020), este contrato finalizó el día 15 de mayo de 2021, por lo tanto, en el
momento de realizar la visita ya no se tenía un vínculo contractual con la SDSCJ...
…Durante la ejecución de los contratos en el área dedicada para los mantenimientos a los vehículos de la Secretaría,
se conservó y aplicó la normatividad ambiental de acuerdo con lo establecido contractualmente.
Respecto al contrato 709 de 2021, con el fin de verificar el cumplimiento de la obligación, el Grupo PIGA de la Oficina
Asesora de Planeación realizó visita al taller el día 22 de junio de 2021, en donde se dejó constancia del cumplimiento
de la normatividad ambiental. Se anexan documentos de seguimiento y control PIGA F-DS-115 y los soportes de
disposición finales de los residuos generados durante la ejecución.”
En el ejercicio auditor se evidenció la no existencia de un lugar de acopio primario para la disposición de los materiales usados y residuos peligrosos, previa a su disposición final, situación confirmada por el contratista en entrevista. En ese sentido, si bien se cuenta con documentación que demuestra la disposición final a los materiales, la misma no es consecuente con la realidad
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en el taller con el que actualmente se cuenta con una relación contractual para el servicio de mantenimiento. Por otra parte, se precisó en el contenido de la observación la vigencia de los contratos 968 y 1461 de 2020, para que, en el pronunciamiento inicial, se resalte el beneficio de auditoría que generó el proceso auditor. Así mismo se infiere que las condiciones evidenciadas en los talleres pueden llegar a concluir que el seguimiento y control del PIGA no ha sido suficiente para validar el cumplimiento de dicha obligación contractual. Por lo expuesto, los controles de seguimiento y control para verificar de forma permanente esta obligación es susceptible de mejora, razón por la cual se ajustó y confirmó la observación No. 20 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de Mejoramiento Interno. 4.6.5. Observación No. 21. Debilidad en el seguimiento y supervisión de los vehículos
ingresados al taller para trabajos de mantenimiento correctivo. Se observaron vehículos / motocicletas que reposan en taller con tiempo superior al establecido en el clausulado contractual (meses) sin que se presente la “autorización” de los trabajos a realizar, situación que incumple los tiempos de cotización, podría ocasionar desviaciones en los tiempos establecidos para la prestación del servicio (Anexo Técnico), y finalmente, una posible materialización del riesgo por procesos R50 “No suministrar los bienes y servicios de manera oportuna”.
De las visitas realizadas a los talleres de los proveedores para el suministro de Mantenimiento al parque automotor, se observaron vehículos / motocicletas que reposan en taller con tiempo superior al establecido en el clausulado contractual (meses/días hábiles) sin que se presente la “autorización” de los trabajos a realizar, situación que incumple los tiempos de cotización, podría ocasionar desviaciones en los tiempos establecidos para la prestación del servicio (Anexo Técnico), y finalmente, una posible materialización del riesgo por procesos R50 “No suministrar los
bienes y servicios de manera oportuna”. Esta circunstancia se observó en los siguientes contratos: Δ Contrato 709 de 2021 (Talleres Autorizados S.A.). Durante la visita realizada el 13-jul-21, se evidenciaron diferentes vehículos en las áreas pulmón del taller (elevadores dobles) y puestos de trabajo, los cuales registran fechas de entrada y salida superiores a las establecidas en el procedimiento. Los tiempos prolongados desde la apertura de la orden de trabajo, se han presentado en razón a que no se recibieron las autorizaciones de las cotizaciones enviadas. Los vehículos identificados en la visita de campo con esta condición, corresponden a las placas: ODT173, ODT171, ODT165 y ODT180, los cuales, según lo informado por el Jefe de Taller, pertenecen al contrato de la vigencia 2020:
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Imagen 27. Visita de Campo, Talleres Autorizados, 13-jul-21.
Los retrasos en las autorizaciones afectan la rotación del taller, la utilización de espacios que pueden ser utilizados para el servicio y necesidades de otros vehículos de la SDSCJ, adicional, los vehículos en reposo pueden estar afectados en sus componentes mecánicos, así como descargas masivas de corriente, cristalización de componentes de estanqueidad (retenedores, empaques), deterioro de neumáticos por encontrarse en una sola posición, entre otras. De las novedades identificadas, la Dirección de Bienes informó que, debido a que los mantenimientos correctivos eran de alto costo por presentar fallas del motor, no fueron gestionadas en el 925-2020, por lo que les fue necesario cotizarlo en el nuevo contrato 709-2021. Δ Contrato SCJ-1754-2020 (Unión Temporal UMG7).
En la visita realizad el 14-jul-21, se observaron ocho (8) motocicletas, 7 en el primer piso (recepción, de placas: OFU23E, OOV43B, OFN23E, AWU45D, JUA43C, MMP45C, AWU54D) y 1 en el tercer piso (taller, de placa: AWU22D) las cuales, según lo informado por el Jefe de Taller, se encuentran en proceso de prestación del servicio, a la espera de repuestos requeridos para superar lo requerido en las ordenes de servicio:
Imagen 28. Motocicletas en espera por finalización del servicio.
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Para validar el cumplimiento en la prestación del servicio de mantenimiento “Correctivo”, fueron seleccionadas aleatoriamente 5 motocicletas (63% de lo observado), las cuales presentan el siguiente estado:
Tabla 25. Elaboración propia, análisis estado de motocicletas en espera por finalización del servicio.
Estas novedades, contradicen los tiempos máximos para la prestación del servicio de mantenimiento correctivo (64 horas laborales, que se estiman en 7 días laborales) del numeral 8 de la ficha técnica “Anexo No. 2” del contrato SCJ-1754-2020 denominado “Tiempos de ejecución del servicio”. Lo anterior, incumple lo establecido en los numerales 2° y 7° establecidos en la cláusula 7° Obligaciones generales del contratista, y los numerales 1° y 2° de la cláusula 8° Obligaciones específicas del contratista, que establecen:
“Cláusula séptima – Obligaciones Generales del contratista:
2. Cumplir con lo previsto en las disposiciones de las especificaciones esenciales, así como en la propuesta
presentada.
7. Reportar de manera inmediata cualquier novedad o anomalía, al supervisor y/o interventor del contrato, según
corresponda.
Cláusula octava – Obligaciones Específicas del contratista:
1. Cumplir con todos los requerimientos técnicos, administrativos, financieros, de calidad y las garantías
establecidas para la ejecución del objeto contractual.
2. Dar cumplimiento al procedimiento incluido en el estudio previo y la ficha técnica del pliego de condiciones
establecido por la entidad para ejecutar el objeto del contrato.”
De las novedades identificadas, la Dirección de Bienes informó que aplicarán el descuento por el índice de oportunidad del servicio, los cuales ascienden a $234.320, valor que considera el equipo auditor, es mínimo frente al desuso y/o posible deterioro de los automotores relacionados. Las situaciones descritas, pueden generar impactos internos / externos, a saber: » Internos (SDSCJ): Reprocesos, débil y/o inadecuada ejecución presupuestal, posible
deterioro al parque automotor. » Externos (Grupos de Valor): Reprocesos, falta de vehículos para la operación de seguridad
en la ciudad, limitar la labor de la MEBOG y el Ejército Brigada 13.
No. Fecha
MMP45C 4981 19-may-21 20-may-21 20-may-21 27-may-21 Presenta más de 50 días en taller.
AWU54D 5095 22-may-21 22-may-21 22-may-21 12-jun-21 Presenta más de 20 días en taller.
OFU23E 5283 6-jul-21 6-jul-21 9-jul-21 9-jul-21 Presenta 3 días en taller.
JUA43C N.P. N.P. N.P. N.P. N.P. No fue suministrada información sobre la moto
AWU33D Tercer Nivel 5176 8-jun-21 8-jun-21 8-jun-21 17-jun-21 Presenta más de 20 días en taller.
Observación OCI
Primer Piso,
recepción
Orden de ServicioPlaca Ubicación
Fecha
informe
técnico
Fecha
cotización
Fecha
autorización
Supervisor
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Adicionalmente se hace imperioso enunciar que durante las visitas realizadas tanto a los COSEC, como a las estaciones de policía y al Batallón de Alta Montaña, se recibió una queja general, por parte de las agencias de seguridad, y fue: la mora en la prestación del servicio que data básicamente desde el mes de enero, la falta de oportunidad en los servicios solicitados versus los autorizados y las debilidades en la prestación del servicio tanto por el tiempo destinado a ello como en la calidad. Para el caso vale la pena lo aportar lo enunciado por la Brigada 13, en la siguiente manera: (…) Informaron, por ejemplo, que un cambio de aceite puede durar entre 3 y 4 días, los mantenimientos preventivos
en forma general duran a veces más de 4 días. En el caso el vehículo con placa OLM883 ingresó el 27-jul-21 para
mantenimiento preventivo y duró 6 días en taller. Fue entregado el 02-ago-21. Según el asignatario, el
mantenimiento correctivo puede demorar más de 15 días.
También reportaron que, durante los meses de mayo, junio y julio de 2021 no hubo servicio de mantenimiento para
las marcas Chevrolet, Renault, Volkswagen, Toyota. De igual manera, del 01-abr-21 al 15-may-21 no se contó con
el servicio de mantenimiento a la marca Hyundai. Por ende, informan que, a la fecha de la visita (04-ago-21), en los
talleres de las marcas: Toyota, Renault, Volkswagen y Chevrolet se encuentran 20 vehículos aproximadamente sin
mantenimiento (preventivo / correctivo). incluyen vehículos prioritarios, 2 carro tanques, para proveer agua potable
a las bases militares (5) donde prestan su servicio aproximadamente 10.000 hombres.
Puntualmente, de la a ambulancia OLM87, informaron que ingresó al taller para la marca Chevrolet por daños en
el sistema de arranque y realizaron el mantenimiento, sin embargo, al mes siguiente presentó nuevamente dañó; al
verificar la novedad por personal de la Unidad Militar, establecieron que el repuesto se remplazó por uno genérico.
Lo anterior, evidencia débil seguimiento técnico por la supervisión a la operación de mantenimiento realizada por
los talleres, lo que ocasiona reprocesos, autorizaciones de servicios deficientes o de baja calidad, situación que
conlleva no poder prever posibles actos de corrupción inherentes a estas actividades (…).
Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “Respecto a las
observaciones por demoras en la aprobación de las cotizaciones en el Contrato 709 de 2021 Talleres Autorizados
S.A.S., se debió a que los mantenimientos correctivos eran de alto costo ya que presentaron fallas en el motor y no se
podía atender en el contrato 925-2020, por lo que fue necesario cotizarlo por el taller dentro del nuevo contrato 709-
2021.
Respecto al Contrato 1754 de 2020, tal como se establece en el informe estas “se encuentran en proceso de prestación
del servicio, a la espera de repuestos requeridos para superar lo requerido en las ordenes de servicio”, se presentaron
las siguientes situaciones:
MMP45C: Se reparó el conjunto motor. Por esta demora en la reparación se le aplicará el descuento del índice de
oportunidad del servicio.
AWU54D: Reparación de cabeza fuerza con conjunto motor, salió del taller el 31 de julio, por esta demora en la
reparación se le aplicará el descuento del índice de oportunidad del servicio.
OFU23E: Presenta falta del kit de arreste, salió del taller 21 julio por esta demora en la reparación se aplicará
descuento por índice de oportunidad del servicio.
JUA43C: Motocicleta para postular por reintegro por su alto valor de reparación. La unidad encargada debe retirar
la moto del taller.
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AWU33D: Reparación, salió del taller el 19 de julio por esta demora en la reparación se le aplica el descuento del
índice de oportunidad del servicio.”
Analizada la respuesta, el equipo auditor concluye que, las aclaraciones presentadas no justifican los tiempos de ejecución correspondientes a los mantenimientos preventivos y/o correctivos de los vehículos evaluados, independientemente de las decisiones tomadas con respecto a los valores cotizados por el contratista vs. los valores Fasecolda, teniendo en cuenta que, los tiempos desde la apertura inicial de la orden de trabajo y la visita de auditoría, superan el tiempo límite para la gestión con cada uno de los casos, lo que evidencia una débil toma de decisiones. Por lo expuesto, se complementa y se confirma la observación No. 21 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 4.6.6. Observación No. 22. Debilidades relacionadas a la calidad del tipo de repuestos en
Almacén del taller del contrato 1461 de 2020, por posible confusión en la aplicación de los términos “Repuestos Genuinos” y “Repuestos Originales”, y sin contar con el certificado de repuestos genuinos, lo que podría incumplir los requisitos técnicos establecidos en el clausulado contractual (Anexo Técnico).
En la visita realizada a la sede Norte del proveedor Autogalias S.A.S., en el recorrido a la bodega (Almacén), se observó confusión en los términos de repuestos genuinos y originales por el almacenista, informando al equipo auditor que correspondían a repuestos genuinos los almacenados. Adicional, se observó cajas contentivas de los repuestos con las cajas selladas e impresas con la alusión a “GENUIN” como también cajas con alusión a “PIECES D’ ORIGINAL”, y no fue presentado durante la visita, ni posterior a ella, el certificado de repuestos genuinos, lo que podría incumplir los requisitos técnicos establecidos en el clausulado contractual (Anexo Técnico):
Imagen 29. Visita de Campo 14-jul-21, Taller Autogalias – sede Norte.
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Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “…hay que hacer
la claridad que Autogalias S.A.S. es un taller autorizado por la Marca Renault para la prestación del servicio de
mantenimiento de vehículos de su marca, por lo anterior, hay que resaltar que los talleres autorizados o talleres marcas
la casa matriz solo permiten instalar repuestos enviados y direccionados por esta…”
Analizada la respuesta, el equipo auditor concluye que, es una obligación el suministro de repuestos genuinos para la operación a los vehículos de propiedad de la SDSCJ, por tal razón, deben ser aportados y suministrados los certificados que así lo acrediten. Adicional así las facultades de operación sean obligatorias, los talleres podrían hacer uso del mercado paralelo, sin notificar o reportar, y así hacer uso de estos elementos (repuestos) como genuinos, utilizando repuestos originales en las reparaciones autorizadas. Por lo expuesto, se confirma la observación No. 22 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 4.6.7. Observación No. 23. Personal técnico mínimo requerido para el desarrollo del
contrato SCJ-1754-2020, menor al establecido en el numeral 12 de la ficha técnica “Anexo No. 2” del contrato SCJ-1754-2020 en el cargo “Mecánicos en Motocicletas”, situación que incumple los numerales 2° y 7° establecidos en la cláusula 7° Obligaciones generales del contratista, y los numerales 1° y 2° de la cláusula 8° Obligaciones específicas del contratista.
El numeral 12 de la ficha técnica “Anexo No. 2” que hace parte integral del contrato SCJ-1754-2020 establece que el contratista se compromete a contar con el personal o equipo humano mínimo requerido para la ejecución del contrato, el cual establece el cargo “Mecánicos en Motocicletas”, con las siguientes características (subrayado propio):
“Cargo: Mecánicos en Motocicletas
Personas: 25 personas de carácter exclusivo a la ejecución del contrato
Descripción: Técnicos mecánicos en motocicletas con experiencia mínima de 3 años en trabajos de mecánica
en motocicletas. Durante la ejecución del contrato:
- Cada técnico debe tener su respectivo puesto de trabajo y respectivamente identificado.
- Deberá estar directa y constantemente vinculado con la ejecución del contrato.”
Al verificar el cumplimiento de este requisito técnico, se identificó que en la actualidad el servicio es prestado por Unión Temporal UMG7 con diez (10) personas con cargo “Mecánicos en Motocicletas” (confirmado según consulta de pago de aportes parafiscales No. 51918885 del 12-jul-21 correspondiente al pago de los períodos: julio 2021 para salud y junio 2021 para pensión. Como evidencia, se observaron las tarjetas de ingreso a taller del día de la visita, confirmando así el faltante del personal del cargo “Mecánicos en Motocicletas” identificado. De igual manera, según el informe de supervisión que soporta el pago del mes de junio de 2021 correspondiente al período: 28-may-21 al 27-jun-21 emitido el 15-jul-21 consultado en SECOP II,
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se observó que comunican “Cumplimiento” a los numerales 1° y 2° de la cláusula 8° Obligaciones específicas del contratista:
Imagen 30. Página 5 Informe de Supervisión 15-jul-21, consultado en SECOP II, proceso SCJ-SIF-SASI-014-2020.
Lo anterior, incumple lo establecido en los numerales 2° y 7° establecidos en la cláusula 7° Obligaciones generales del contratista, y los numerales 1° y 2° de la cláusula 8° Obligaciones específicas del contratista, que establecen:
“Cláusula séptima – Obligaciones Generales del contratista:
2. Cumplir con lo previsto en las disposiciones de las especificaciones esenciales, así como en la propuesta
presentada.
7. Reportar de manera inmediata cualquier novedad o anomalía, al supervisor y/o interventor del contrato,
según corresponda.
Cláusula octava – Obligaciones Específicas del contratista:
1. Cumplir con todos los requerimientos técnicos, administrativos, financieros, de calidad y las garantías
establecidas para la ejecución del objeto contractual.
2. Dar cumplimiento al procedimiento incluido en el estudio previo y la ficha técnica del pliego de condiciones
establecido por la entidad para ejecutar el objeto del contrato.”
Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “En el periodo
certificado 28-may-21 al 27-jun-21, no se evidenció la falta de personal en la ejecución del contrato, por lo tanto, se
tramitó el pago ya que se cumplieron las obligaciones por parte del contratista.
Debido a que esta situación se presentó a inicios del mes de julio de 2021, una vez se evidenció, se realizó una reunión
con el contratista, como quedó evidenciado en acta de reunión del 1 de julio de 2021, (Anexo 1), se requirió al
contratista mediante oficio 20214300427952, para que diera cumplimiento a las obligaciones contractuales, en
específico lo relacionado con el personal mínimo requerido para la ejecución (Anexo 2). El día 30 de julio de 2021 se
envía la respuesta del contratista donde remite el listado y las hojas de vida del personal que continuará atendiendo
las obligaciones del contrato (Anexo 3). Anexos comunicaciones y hojas de vida del personal.”
Si bien es cierto, las acciones informadas implementadas por la supervisión al contrato SCJ-1754-2020, al parecer, estaría subsanada para la ejecución del contrato conforme a las condiciones establecidas en el Anexo Técnico a partir de agosto 2021 (beneficio de auditoría), el equipo auditor considera necesario que se establezcan puntos de control adicionales, que permitan validar que efectivamente el personal técnico mínimo requerido sea objeto de validaciones permanentes a fin
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de verificar el cumplimiento contractual en el sitio de trabajo, por esta razón, se confirma la observación No. 23 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 4.6.8. Observación No. 24. Debilidad en la asignación de mantenimiento para los vehículos
marca Renault por cuanto, en las Estaciones de Policía visitadas, se observaron vehículos fuera de servicio, lo anterior al parecer, por no tener contrato vigente para la prestación del suministro de mantenimiento preventivo / correctivo, condición que, según los Oficiales Logísticos de la MEBOG, afectan la prestación del servicio y el apoyo a las operaciones realizadas en las zonas a las cuales está asignado dicho parque automotor.
Durante las visitas realizadas a las Estaciones de Policía el 19 y 21 de julio de 2021, se observaron vehículos marca Renault fuera de servicio, lo que impide prestar las actividades propias que adelanta la MEBOG. Según lo informado por los Oficiales Logísticos entrevistados, no ha sido posible adelantar los mantenimientos de los vehículos por falta de contrato, preocupando la operación y compromisos que desarrollan a la comunidad. Además, informaron que la mayoría de vehículos asignados pertenecen a la marca Renault, por ende, es significativa la cantidad de vehículos fuera de operación.
Imagen 31. Visita de Campo Estaciones de Policía 19 y 21-jul-21, MEBOG.
Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “El contrato 1293
de 2021 cuyo objeto es “Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con insumos, repuestos y mano
de obra a los vehículos de propiedad y a cargo de la SDSCJ (Vehículos Renault)”. inició el 26 de julio de 2021, por lo
que a partir de esa fecha se iniciaron las programaciones de los vehículos de la marca para mantenimiento.”
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Debe mantenerse la observación teniendo en consideración los radicados allegados por la Mebog, en donde se informa a través de sendos oficios (20215410317781, 20215410293621), que su misionalidad se está viendo afectada por la baja prestación de los servicios así:
Imagen 32. Radicado 20215410293621 Sistema de gestión documental Orfeo.
Adicionalmente en visita realizada GRUMOV Grupo de movilidad de la Mebog, por el equipo auditor el 19-ago-21, de acuerdo a lo informado, la afectación en la prestación del servicio colapso desde el mes de mayo 2021, y afecto el 78% del parque automotor asignado a la MEBOG, tal cual como está evidenciado en el oficio 20215410408601. También se informó: “(…) De cuatro (4) Necro móviles, tres (3) las identificadas con las placas OKZ690, OKZ687
OKZ689, se encuentran fuera de servicio, en este momento solo hay una (1) funcionando, fue necesario acudir a
Tránsito, para que nos prestaran una (1). Continuamos sin la prestación del servicio para la marca DOGGE RAM
Y LAS Toyota blindadas, identificadas con las siguientes placas: 0L0 657 010 368 OBT 432 y OBT 355 (…)”.
Adicionalmente, teniendo en cuenta lo aportado por el proceso en el sentido de que a partir de julio 2021 se iniciaron las programaciones de los vehículos para mantenimiento, se confirma la observación No. 24 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias y en adelante se cuente con la programación suficiente que garantice la continuidad en la prestación del servicio, y las acciones preventivas puedan verse reflejadas en el Plan de mejoramiento Interno.
4.6.9. Observación No. 25. Debilidad en la evolución de agendamiento para mantenimiento (preventivo/correctivo), que, según lo informado por los Oficiales Logísticos, al realizar la programación de mantenimiento para los vehículos y motocicletas, existen retrasos en la asignación de los turnos a los talleres para realizar los procedimientos, situación evidenciada en todas las Estaciones de Policía visitadas, generando así el uso del recurso sin mantenimiento, lo cual puede ocasionar daños prematuros que a futuro, incrementarán mayores costos de reparación.
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Durante la entrevista realizada a los Oficial Logísticos en las visitas realizadas a las Estaciones el 19 y 21 de julio de 2021 y al Grupo de Movilidad de la Policía (GRUMOV), así como confirmaciones con los supervisores de los contratos y los talleres, se evidencia baja asignación de turnos o citas en los talleres de servicio vs. las solicitadas por la MEBOG. Según lo informado por GRUMO, existen hasta 20 requerimientos o más por semana para los cuales se asigna cita tan solo al 10% de las ellas, condición que es repetitiva.
Imagen 33. Visita de Campo Estaciones de Policía 19 y 21-jul-21, MEBOG.
Durante las visitas realizadas a las Estaciones de Policía, se observó un total de 90 motocicletas pendientes por agendamiento: Kennedy: 28 (31%), Ciudad Bolívar: 18 (20%), Santafé 2 (2%), y Chapinero: 42 (47%). Lo anterior genera retrasos en los mantenimientos programados con el fin de mantener el buen uso y buena vida útil de las motocicletas propiedad de la SDSCJ, ya que por la necesidad y tareas a las que están destinados, no es posible retirarlos de la operación, orientando entonces a su uso sin contar con los mantenimientos respetivos (ya sea por kilometraje o por fallas correctivas). Adicionalmente, la Oficina de Control Interno, realizo un análisis para determinar el porcentaje de automotores autorizados para mantenimiento teniendo como referencia la solicitud allegada por la Mebog, encontrando el siguiente balance:
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Tabla 26. Comparativo, solicitud de mantenimiento por parte de las agencias versus las autorizaciones emitidas por el
proceso Fortalecimiento de Capacidades Operativas
Tal y como se observa se encontró oportunidad de mejora en la asignación de autorizaciones de acuerdo a las marcas, pues para los meses de abril, mayo y agosto de 2021, para algunas marcas como Renault y Suzuki, no se autorizó servicio de mantenimiento. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “En la verificación
de la observación no se evidencia el balance señalado, sin embargo, es preciso señalar que los supervisores y/o apoyo
a supervisión programan de acuerdo a la capacidad contratada de cada taller. Sin embargo, de acuerdo a lo indicado
en las políticas de operación del Procedimiento PD-FC-1 Mantenimiento de parque automotor, cada organismo de
seguridad es el encargado de realizar la priorización para la programación de los vehículos a su cargo, para el caso
de la MEBOG se realiza a través de GRUMO.
…La programación semanal se realiza utilizando la capacidad de cada taller maximizando la cantidad de vehículos a
atender a cada una de las agencias, es de aclarar que se da prioridad tanto a las RTM y a las certificaciones de Gas
Natural Vehicular…”
Analizada la respuesta brindada por el auditado, el equipo auditor concluye que, la relación en Excel de las programaciones de mantenimiento no permiten evidenciar la gestión de la programación presentada, así como no se observan objeciones / reclamaciones al recibo de vehículos por superarse la capacidad instalada o la disponibilidad de personal para la prestación del servicio por parte de los talleres, situación que dista de lo evidenciado en las visitas realizadas, independientemente de lo contenido en el procedimiento PD-FC-1 Mantenimiento del Parque Automotor, que señala que, cada organismo de seguridad sea el encargado de realizar la priorización para la programación de los vehículos a su cargo. Por otra parte, tal como se nota en
Fecha de solicitud de programaciónVehículos
programados Agencia Vehículos autorizados para mantenimiento
42 SuzukiMebog Brigada
13
57 Renault Mebog
PROGRAMACIÓN MANTENIMIENTO
MOTOCICLETAS SUZUKI SEMANA 18- 26
ABRIL DE 2021
14 SuzukiMebog Brigada
13Sin datos para realizar el análisis
PROGRAMACIÓN MANTENIMIENTO
VEHÍCULOS RENAULT SEMANA 19-
5 MAYO DE 2021
5 Renault Mebog
Del 3 al 7 de mayo de 2021 se realizaron
autorizaciones para las marcas Yamaha y Nissan.
No se identificó autorización para el
mantenimiento de Renault.
24 Renault Mebog
26 SuzukiMebog Brigada
13
PROGRAMACIÓN MANTENIMIENTO
VEHÍCULOS RENAULT Y MOTOCICLETAS
SUZUKI SEMANA 31 AGOSTO 2 y 3 DE 2021
Del 2 al 6 de agosto de 2021, se realizaron
autorizaciones para las marcas Yamaha y Mazda.
No se identificó autorización para el
mantenimiento de Suzuki y Renault.
PROGRAMACIÓN MANTENIMIENTO
VEHÍCULOS RENAULT Y MOTOCICLETAS
SUZUKI SEMANA 15- 5 y 7 ABRIL DE 2021
Del 5 al 7 de abril de 2021 se realizaron
autorizaciones para las marcas Toyota, Yamaha,
Hyundai y Dodge. No se identificó autorización para
el mantenimiento de Suzuki y Renault.
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la tabla No. 26 se evidencio oportunidad de mejora respecto a la asignación de las autorizaciones por marca, para que pueda garantizarse homogeneidad e igualdad de condiciones en la prestación del servicio atendiendo en debida forma la necesidad y la capacidad instalada de los talleres, razón por la cual, se confirma la observación No. 25 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 4.6.10. Observación No. 26. Visitas de seguimiento insuficientes a las estaciones de servicio
encargadas de la provisión de suministro de combustible, lo que incumple lo establecido en el procedimiento Abastecimiento de Combustible al Parque Automotor a cargo de la SDSCJ (PD-FC-4), pues las visitas las realiza un solo servidor que ejerce las funciones de “Apoyo a la Supervisión”, frente a la cantidad de EDS, situación que impide identificar de manera oportuna posibles fallas operativas, e incrementa la probabilidad de materialización del riesgo de corrupción R8 “Suministro de combustible, por parte del proveedor a los vehículos que no son de propiedad y/o no
están a cargo de la Secretaria Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia, al servicio de las agencias de
seguridad, mediante contratos de comodato”. Las visitas de campo realizadas a las estaciones de servicio Terpel: La Conejera, Las Vegas y Garrollantas el 04-ago-21 se realizaron para verificar el cumplimiento del procedimiento Abastecimiento Combustibles al Parque Automotor a Cargo de la SDSCJ - PD-FC-4. V.4. En la revisión documental adelantada, se identificó el incumplimiento de la actividad14 del citado procedimiento, que establece “Programar visitas quincenales a las Estaciones de Servicio-EDS, Talleres de
mantenimiento, Estaciones de Policía, Unidades Militares asignadas a la Brigada XIII”, dado que se realizan de forma esporádica, incumpliendo la periodicidad establecida (quincenal) y por ende, el desarrollo de actividades de verificación y sensibilización, además de que el formato utilizado no corresponde al que establece el procedimiento: “F-FC-292 Visitas Control Abastecimiento Combustible”. Δ EDS La Conejera –Suba: No presentaron visitas de supervisión posterior al 12-feb-21:
Imagen 34. Acta de última visita a la EDS La Conejera – Suba, del 12-feb-21.
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Δ EDS Las Vegas – Ciudad Bolívar: Presentaron solamente un acta, la cual no contiene fecha de emisión:
Imagen 35. Acta de única visita a la EDS Las Vegas, sin fecha.
Δ EDS Garrollantas – Mártires: La administración de la EDS informó que la última visita realizada por el supervisor SDSCJ fue el 31-may-21:
Imagen 36. Acta de última visita a la EDS Garrollantas, del 31-may-21.
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Lo anterior, impacta la gestión que soporta el riesgo de corrupción R8 “Suministro de combustible, por
parte del proveedor a los vehículos que no son de propiedad y/o no están a cargo de la Secretaria Distrital de
Seguridad, Convivencia y Justicia, al servicio de las agencias de seguridad, mediante contratos de comodato”, el cual, el principal control asociado es:
“El funcionario y/o contratista encargado hará las visitas de verificación a las Estaciones de Servicio-EDS,
para la corrección de kilometraje y cumplimiento del procedimiento de abastecimiento, las cuales se harán
mediante un cronograma mensual, todo para evitar que el combustible sea distribuido de manera incorrecta
y para automotores que no estén a cargo de la Secretaria, todo verificado bajo el Procedimiento PD-FC-4
"Abastecimiento de combustible al parque automotor a cargo de la Entidad", realiza el comparativo de los
datos registrados en los formatos F-FC-292 versus la información del software de Gestión del Proveedor,
hace la respectiva verificación correspondiente y toma decisiones al respecto, Para los casos en los cuales no
se realice la visita, la supervisión y/o los apoyos a la supervisión, realizaran una muestra sobre los registros
fotográficos enviados por los asignatarios en el momento del abastecimiento, donde se verificara que el
reporte del kilometraje está de acuerdo al valor del odómetro. Con la información recibida se alimenta la
Matriz control y el informe del registro fotográfico de kilometraje. Como evidencia de ello quedaran la Matriz
control y el informe del registro fotográfico de kilometraje. El cargue de las evidencias se realizará
cuatrimestralmente.”.
En ese sentido, analizados los criterios de verificación que define el formato F-FC-292 para aplicar en las visitas de manera aleatoria, se observó: Δ Campos diligenciados de manera estándar, es decir, contienen información fija que es el punto
de control clave de verificación, como: Chip instalado, intención de autoservicio y kilometraje correcto. Ejemplos:
Imagen 37. Soporte Gestión de Riesgos por Corrupción -. Control 1, del 11-mar-21. Consulta SharePoint de Planeación.
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Imagen 38. Soporte Gestión de Riesgos por Corrupción -. Control 1, del 12-mar-21. Consulta SharePoint de Planeación.
Imagen 39. Soporte Gestión de Riesgos por Corrupción -. Control 1, del 13-mar-21. Consulta SharePoint de Planeación.
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Δ Al parecer, el registro de la información de la visita, obedece a la información enviada por los asignatarios de las agencias, debido a la cuarentena. Ejemplo:
Imagen 40. Soporte Gestión de Riesgos por Corrupción -. Control 1, del 12-mar-21. Consulta SharePoint de Planeación.
Lo anterior, evidencia la necesidad de ajustar el formato F-FC-292 a la realidad del proceso, por cuanto en la actividad, su diligenciamiento no responde a una visita, lo que impide evidenciar su correcta aplicación y la verificación del kilometraje observado, respecto del software de Gestión del Proveedor. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “En las visitas
realizadas a las EDS se diligencia el formato “F-FC-292 Visitas Control Abastecimiento Combustible”, el cual se
adjunta como soporte para el seguimiento de los riesgos de anticorrupción y en los indicadores del POA, a los
administradores de las estaciones de servicio no se les entrega copia de este formato ya que se diligencia y se entregan
las actas de reunión como soporte…
Mensualmente se programa y realizan visitas aproximadamente al 25% de las EDS ubicadas en la ciudad de Bogotá,
de acuerdo a disponibilidad del personal, sin embargo, en algunas ocasiones por distintos temas como son afectaciones
de orden público en la ciudad hay visitas que no se pueden efectuar.
Teniendo en cuenta, el aislamiento obligatorio por la presencia del COVID-19, se obtuvo información virtualmente…
… la captura de registros fotográficos, nos ha proporcionado una herramienta importante, como es, contar
constantemente con el registro del kilometraje correcto, de acuerdo con lo establecido en el odómetro de cada uno de
los automotores…”
Teniendo en cuenta el resultado de las visitas adelantadas a las Estaciones de Servicio, no se evidenció acta de visita quincenal, además, los entrevistados no identifican la realización de dichas visitas. De otra parte, se incorporó en la observación el análisis del formato F-FC-292 de las visitas de control de abastecimiento de combustible diligenciadas por los responsables de la supervisión de contrato, lo que contradice el procedimiento Abastecimiento Combustibles al Parque Automotor
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a Cargo de la SDSCJ - PD-FC-4. V.4, actividad 14. Lo anterior, incumple la periodicidad, completitud, por cuanto en la práctica, se realizan con porcentajes parciales y con fuentes de información distinto a la visita física (WhatsApp). Por lo expuesto, se ajusta y se confirma la observación No. 26 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 4.7. COMPONENTE ADMINISTRATIVO.
Comprende la evaluación de los siguientes temas:
Δ Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
Δ Sistema de Gestión de Calidad.
Δ Ley de Transparencia.
Δ Atención de PQR.
Δ Sistema de Gestión Documental.
Δ Administración de riesgos.
4.7.1. Observación No. 27. Información que soporta los cumplimientos técnicos y financieros necesarios para el análisis del desempeño de cada contrato elaborado con criterios propios por quien ejerce la función de “Apoyo a la Supervisión”, razón por la cual, no existe homogeneidad en la información disponible para consulta a usuarios y/o partes interesadas, lo que impide contar con información estadística compacta para facilitar la ejecución de las operaciones, ocasionar posibles reprocesos, impedir un adecuado flujo de información interna, así como una afectación negativa al desempeño de la dimensión “Información y Comunicación” del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (V4, Función Pública).
Durante la ejecución del proceso auditor, se realizaron siete requerimientos de información. 4 de ellos (representaron el 57%) se orientaron a confirmar las diferentes fuentes de información asociadas al monitoreo de la información técnica y financiera que soporta la supervisión de la contratación objeto de evaluación. Al comprar los diferentes reportes suministrados elaborados por quienes ejercen la función de “Apoyo a la Supervisión” de los contratos de mantenimiento, se observó que los formatos allegados son diversos, no son uniformes, y además presentan las siguientes falencias: Δ Ausencia estimada en un 63% de los reportes que soporten la información estadística de los
históricos de mantenimiento por cada contrato y período ejecutado. Δ Ausencia estimada en un 60% de los reportes que soportan la información estadística de las
liquidaciones de los IOS por cada contrato y período ejecutado. Δ Ausencia estimada en un 59% de los reportes que soportan la información estadística de los
consumos por cada contrato y período ejecutado.
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Por lo expuesto, se observa falta de homogeneidad en la información disponible para consulta a usuarios y/o partes interesadas de la misma, impide contar con información estadística homogénea para facilitar la ejecución de las operaciones, ocasiona posibles reprocesos, impide un adecuado flujo de información interna, así como una afectación negativa al desempeño de la dimensión “Información y Comunicación” del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (V4, Función Pública). Con relación a la información solicitada que soporta la evaluación de los pagos de los contratos de combustible (490-2020) y gas (757-2019), no fueron suministrados los documentos (váucher) que soportan la prestación del servicio, correspondiente a los meses de diciembre 2020 y enero 2021, y los mismos, tampoco reposan en los expedientes contractuales ni en las cuentas radicadas a la Dirección Financiera para el pago respectivo, situación que sustenta la limitación al alcance de la auditoría, informado en este documento. La Dirección de Bienes informó que tienen contemplado en la Fase II de desarrollo del sistema SIMBA, la generación de reportes homogéneos. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “En el ejercicio de
la supervisión de cada contrato de mantenimiento se cuenta con la información necesaria para llevar a cabo el control
de la ejecución contractual, con estos controles se lleva la información de los mantenimientos realizados en el mes con
el fin de generar la información necesaria para el pago y la información para los históricos de mantenimiento.
De otra parte, se tiene contemplado en la Fase II de desarrollo del sistema SIMBA, contar con la generación de reportes
homogenizados, sin embargo, La Dirección de Bienes en reiteradas ocasiones ha solicitado a la Dirección de
Tecnologías y Sistemas de la Información, se realicen las mejoras de la FASE I y el desarrollo de la FASE II del Sistema
SIMBA, ya que es una necesidad poner en marcha el 100% del aplicativo con el fin de optimizar las labores de la
Dirección en cuanto al manejo de la información y la supervisión de los contratos…
…En relación al contrato 490 del 2020 y el 757 de 2019 de GNV, teniendo en cuenta que quincenalmente se generan
más de 15.000 Voucher, no se adjuntan a la facturación, ya que no aportaría un valor agregado el contar con este
volumen de documentos, toda vez que se pueden validar los consumos a través el aplicativo RUMBO, de conformidad
con los parámetros establecidos por la SDSCJ, para el suministro de combustible para las agencias de seguridad del
Distrito.”
Teniendo en cuenta que la entidad tiene contemplado el desarrollo de la fase II del sistema SIMBA que contempla la generación de reportes homogéneos, se ajusta y se confirma la observación No.27 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno y poder realizar el seguimiento por parte dela OCI, para verificar su realización.
4.7.2. Observación No. 28. Inoperancia del sistema SIMBA en los procedimientos del proceso, que vinculan actividades de seguimiento y control derivadas de sus componentes, incumpliendo lo establecido el numeral 8.1 planificación y control operacional de la norma ISO 9001:2015, lo anterior derivado de los retrasos en su implementación, situación que expone a la SDSCJ a la materialización de riesgos
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operativos, pérdidas de información, registros, derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos, así como sanciones por parte de entes de control.
Los procedimientos relacionados con la administración del parque automotor cuentan con actividades de gestión y puntos de control asociados al sistema SIMBA. Teniendo en cuenta que no se encuentra en producción en la actualidad, impide el cumplimiento de puntos de control en los siguientes procedimientos: Δ Mantenimiento Parque Automotor a Cargo de la SDSCJ PD-FC-1. V.4: gran parte de las
acciones contempladas están relacionadas con en el módulo de Movilidad, Mantenimiento – Ordenes de Trabajo Automotor en el sistema SIMBA. Lo anterior, teniendo en cuenta que solo está en producción en el módulo de Movilidad, la opción “Ordenes de Trabajo de Bicicletas”, más no la opción de automotores.
En las visitas a los talleres prestadores del servicio, se observó el diligenciamiento de los formatos establecidos a partir de los datos reportados por sus propios sistemas de información, información que se remite vía correo electrónico. Esta condición se presenta porque no se cuenta con enlaces con acceso al sistema SIMBA que permitan compartir la información de forma segura y en tiempo real.
Δ Reclamación de Seguros PD-FC-3. V.3: actualmente el módulo destinado para el procedimiento
se encuentra implementado con información básica, se proyecta el desarrollo para cargar anexos documentales, fotográficos relacionados con seguros, etc. El componente de seguros, se encuentra dentro del módulo de movilidad y a la fecha no se encuentra en producción.
Δ Abastecimiento Combustibles al Parque Automotor a Cargo de la SDSCJ PD-FC-4 V.4: el procedimiento no incorpora actividades relacionadas con SIMBA, durante la revisión del sistema, se pudo evidenciar, que está en producción la pestaña “Consumos de Combustible” donde se lleva un control y el récord histórico detallado del consumo de combustible de vehículos y plantas eléctricas de la entidad, sin embargo, el procedimiento no contempla puntos de control asociados a este sistema.
Las actividades que no se están ejecutando vulnera lo establecido en el numeral 8.1 “Planificación y control operacional” de la norma ISO 9001:2015, que indica:
“La empresa tiene que realizar una planificación, implantación y control de todos los procesos necesarios
para cumplir con los requisitos que establece la provisión de servicios y productos, además de implantar las
acciones determinadas en el apartado 6, mediante:
a) La determinación de todos los requisitos de los servicios y productos de la empresa.
b) Establecer los diferentes criterios para:
o Los procesos
o Que se acepten los servicios y los productos
c) Se determinan todos los recursos necesarios para conseguir la conformidad de los requisitos de los servicios
y los productos.
d) Se determina y almacena la información documentada en la extensión oportuna:
o Ofrecer confianza sobre los procesos que se han llevado a cabo según lo que se ha planificado.
o Para demostrar la conformidad de los productos y los servicios que ofrece.
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Por lo anterior, es necesario validar y controlar los cambios que se presenten en la actualización de los documentos (planificados y revisados) que permitan controlar las consecuencias de los cambios que no estén previstos, para disminuir los efectos adversos que pudiesen presentarse durante el desarrollo de los mismos. De igual manera, asegurar que los procesos que se contratan de forma externa se controlen y estén alineados con los procedimientos vigentes. Los retrasos en la implementación del sistema SIMBA ocasionó en el Sistema de Gestión de Calidad, contemplar actividades fuera de los estándares establecidos en el diseño procedimientos, incumpliendo los lineamientos de las actividades definidas, situación que expone a la SDSCJ a riesgos operacionales, posible pérdida de información y registros de servicios no conformes y/o sanciones por parte de Entes de Control. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “Teniendo en
cuenta, que en el proceso de implementación de la fase II del Sistema SIMBA, el cual se tenía programado para la
vigencia 2021, la Dirección de TIC solicitó a la Dirección de Bienes la actualización del procedimiento PD-FC-1 con
el fin adelantar los ajustes al aplicativo, dicha actualización fue llevada a cabo en el mes de diciembre de 2020, a la
fecha no se han adelantado el desarrollo de la Fase II, por lo que ha sido necesario que se continúen llevando los
controles y aprobaciones a bases de bases de datos y correos electrónicos, por parte de los supervisores y/o apoyos a
la supervisión de contratos.
La Dirección de Bienes en reiteradas ocasiones ha adelantado las actividades tendientes a solicitar a la Dirección de
Tecnologías y Sistemas de la Información, se realicen las mejoras de la FASE I y el desarrollo de la FASE II del Sistema
SIMBA.”
Informa para esta observación la Dirección de Tecnologías y Sistemas de Información: “En relación
a los ajustes relacionados con el módulo de Movilidad, funcionalidades; Mantenimiento Parque Automotor a Cargo de
la SDSCJ, y Mantenimiento – Ordenes de Trabajo Automotor en el sistema SIMBA, los mismos están contemplados en
el plan de trabado que incluye las mejoras para modulo movilidad.
Respecto a la funcionalidad de órdenes de trabajo se debe definir el alcance funcional de los ajustes que se requieran
en las mesas de trabajo, lo cual será incluido en el plan de trabajo en la siguiente fase.
Respecto al acceso parte de los talleres prestadores del servicio al sistema SIMBA, se informará el enlace de acceso
respectivo, a través del líder funcional de la dependencia. Vale la pena mencionar que en la actualidad algunos talleres
han hecho uso del sistema y su ingreso se refleja en los logs de auditoria. (ver carpeta ingreso usuarios.
Respecto al módulo de Seguros se ha incluido en el plan de trabajo que se enviara el 25 de agosto con la definición y
alcance que a la fecha se ha documentado.
En relación al módulo de seguros y la funcionalidad Abastecimiento Combustibles al Parque Automotor, se realizará
el levantamiento de los requerimiento y alcance será definido en las mesas de trabajo que se desarrollen en el marco
de la siguiente fase del proyecto.”
Teniendo en cuenta que la entidad tiene contemplado el desarrollo de la fase II del sistema SIMBA, actividad que deberá impactar los procedimientos y puntos de control existentes en la documentación del proceso en el Sistema de Gestión de la Calidad, y que, la DTSI contemplará estos cambios en el plan de trabajo que emitirán el 25-ago-21 así como el desarrollo de las actividades previstas para la siguiente fase del proyecto, se confirma la observación No. 28 en el
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informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 4.7.3. Observación No. 29. Debilidades en el diseño y estructuración de la documentación
del proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas (caracterización y procedimientos), contraviniendo lo establecido en la norma ISO 9001:2015 Numerales 6.1.1, 7.5.2, 7.5.3 y 8.1, por la ausencia de Políticas de Operación, controles efectivos, uso y aplicación de la documentación y herramientas del proceso, y a la posible materialización de riesgos operativos y reputacionales, al uso de documentación no controlada, y observaciones / sanciones por entes de control.
El equipo auditor debió realizar un análisis riguroso a toda la documentación asociada al proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas en el Sistema de Gestión de la Calidad de la SDSCJ, así superaran el alcance de la auditoría, debido a la transversalidad del proceso y a que su misional impacta en un 70%, la ejecución de los recursos, en suma, el total de documentos que administra el proceso asciende a 58 documentos así:
Tipología del Documento Cantidad
Caracterización 1
Procedimientos 10
Formatos 38
Instructivos 4
Guías 1
Manuales 1
Metodologías 1
Planes 1
Plantillas 1
Total 58 Tabla 27. Documentos SGC, proceso Fortalecimiento de Capacidades Operativas, consulta Intranet.
Evaluados los documentos del proceso auditado, se observó: Δ Documentos publicados no registrados en la Caracterización.
En los documentos internos asociados, no se referencian los formatos: Declaración Impedimento y-o Conflicto de Intereses Para Procesos de Contratación (F-FC-103), Acta de Entrega e Inventario Viviendas Fiscales (F-FC-512), Lista de Chequeo Construcción Infraestructura Gestionados por la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento de Capacidades Operativas (F-FC-525), Base de datos Comodatos Vigentes Dirección de Bienes para la Seguridad, Convivencia y Acceso a la Justicia (F-FC-657), Seguimiento Ordenes de Trabajo y Verificación de Documentos para Radicación de Facturación (F-FC-727) y Equipo Mínimo de Trabajo (F-FC-801). Estos documentos están incluidos en los procedimientos, por lo que es necesario incluirse como documentos internos en la caracterización, para que permitan su identificación, y evitar con ello la pérdida información.
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La omisión de estos documentos en la caracterización, podrían generar afectaciones al libre acceso a la información, de conformidad con el numeral 7.5.2 Creación y Actualización, de la Norma ISO 9001:2015, que indica:
“Genera y actualiza la información documentada, por lo que la empresa tiene que asegurarse de:
a) Se realiza la identificación y la descripción.
b) El formato y los medios de soporte”.
Así como el uso de documentación obsoleta o copias no controladas, y pronunciamientos por parte de Entes de Control o Entes Certificadores. Δ Desarticulación de la caracterización y procedimientos del proceso con el sistema SIMBA. La caracterización del proceso no refleja la existencia / implementación de SIMBA, sistema de información transversal y de apoyo a procedimientos que operan en el proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas. Lo anterior podría incumplir el numeral 7.5.3 de la Norma ISO 9001:2015 “La información documentada que se requiere por el Sistema de Gestión de la Calidad y por la norma
ISO 9001 debe estar controlada para asegurarse de que:
a) Se encuentre disponible y sea idóneo para utilizarlo, cuando y donde se necesite.
b) Se encuentre adecuadamente protegida”.
Δ Procedimientos con falencias en los puntos de control establecidos. Revisada la documentación del proceso Fortalecimiento de Capacidades Operativas, 5 de 10 procedimientos (es decir el 50%) requieren una revisión y reestructuración de los puntos de control, debido a que la formulación actual no cumple lo establecido por la Oficina Asesora de Planeación, respecto de:
“Corresponde a actividades o acciones que se adelantan para mitigar la probabilidad de desviación del fin
que se persigue en la actividad y que puede afectar los resultados del procedimiento. Los controles se
documentan sobre las actividades que pueden generar mayor probabilidad de riesgo, se inicia con un verbo
en infinitivo (es frecuente el uso de palabras como: verificar, revisar, controlar, etc.) el texto debe ir
verticalmente centrado y horizontalmente justificado. Cada procedimiento debe tener mínimo un punto de
control.”
Los procedimientos con debilidades en la formulación de puntos de control son:
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Imagen 41. Procedimientos con debilidades en la formulación de puntos de control.
Las fallas en la formulación de los puntos de control, comprenden: no iniciar la acción con verbo infinitivo, no hacer claridad de cómo y para qué se realizan, en su formulación asocian formatos de actividades a desarrollar (radicaciones, envió de comunicaciones, actualización de bases de datos, entre otros). El detalle de los procedimientos con puntos de control que presentan debilidades en su formulación, se puede observar en el anexo No. 5 de este documento. Con las inconsistencias presentadas, se incumple el numeral 6.1.1 Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Norma ISO 9001:2015, que indica:
“La organización debe considerar las cuestiones referidas en el apartado 4.1, los requisitos referidos en el
apartado 4.2, y determinar los riesgos y oportunidades que es ineludible abordar con el objetivo de:
a) Asegurar que el Sistema de Gestión de la Calidad pueda alcanzar sus resultados previstos.
b) Aumentar los efectos deseables.
c) Prevenir o reducir efectos no deseados.
d) Alcanzar la mejora”.
Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “Con relación a la
posible observación No. 29 se aclara que la Subsecretaría de Inversiones está trabajando en las actualizaciones
pertinentes de los procedimientos un busca de mejorar y fortalecer el proceso teniendo en cuenta los lineamientos
establecidos por la Oficina Asesora de Planeación, sin embargo, es de aclarar que esto no implica la perdida de
información, ni afecta el libre acceso a la información como lo dice el informe preliminar.”
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Teniendo en cuenta que la Subsecretaría de Inversiones está trabajando en las actualizaciones de los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad, se confirma la observación No. 29 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 4.7.4. Observación No. 30. Eliminada como Observación, trasladada como Oportunidad de
Mejora en el informe final. Debilidad en la publicación de ítems del Índice de Transparencia y Acceso a la Información Pública (ITA) en la página web (Botón de Transparencia), incumpliendo lo establecido en la Ley 1712 de 2014 Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública.
4.7.5. Observación No. 31. Tiempos de respuesta de PQRS que incumplen el art. 5° del
Decreto 491 de 2020, derivado de traumatismos administrativos, ocasionados por la emergencia del Covid-19, situación que podría generar pronunciamientos por parte de Entes de Control.
A raíz de la emergencia sanitaria por el Covid-19, los tiempos de respuesta a las PQRS establecidos en la Ley 1437 de 2011 aplicaron a nivel nacional hasta el 31-mar-20. A partir del 01-abr-20 fueron ampliados por el Decreto 491 de 2020, así:
Clase de PQRS Tiempo Días Hábiles
Ley 1437 de 2011 Hasta 31/03/2020
Tiempo Días Hábiles Decreto 491 de 2020
Desde 1/04/2020
Derecho de Petición 15 30
Denuncias por Posibles Actos de Corrupción 15 30
Queja 15 30
Reclamo 15 30
Sugerencia 15 30
Solicitud de Información y/o Copias 10 20
Consulta 30 35
Tabla 28. Tiempos de respuesta a PQRS, https://coronaviruscolombia.gov.co/Covid19/index.html.
Del 01-jul-20 al 30-abr-21, la SDSCJ recibió 9.717 PQRS, de las cuales se respondieron de forma oportuna 9.168 que representan el 94% del total. 549 de ellas, fueron respondidas de manera extemporánea: 6% del total. En ese período, a la Subsecretaria de Fortalecimiento de Capacidades Operativas y sus tres Direcciones: (Técnica, Operaciones y Bienes), le fue asignado 45 PQRS (100%), de las cuales respondió de manera oportuna 37 de ellas (que representan el 82%) y 8 de ellas, fueron respondidas de manera extemporánea (18% del total). Las 8 PQR extemporáneas, correspondieron a los períodos: enero a marzo de 2020 4 de ellas, (50%), y entre abril y diciembre de 2020 4 de ellas (50%). La tipología comprende: 5 Derechos de Petición de Interés particular, 2 Derechos de Petición de Interés General y 2 Consultas, veamos el detalle:
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Mes/Año Tipología SDQS Canal
de Ingreso
Radicado de Entrada
Fecha de Radicado
de Entrada
Fecha de Vencimiento
Tiempo de Respuesta
en Días
May/2020 Derecho de petición de interés general Web 20205410260871 20/05/2020 1/07/2020 31
May/2020 Consulta Web 20205410271431 29/05/2020 5/03/2020 36
Sep/2020 Consulta Web 20205410455881 30/09/2020 29/10/2020 35
Nov/2020 Derecho de petición de interés particular
Escrito 20205410452511 29/09/2020 12/11/2020 36
Dic/2020 Derecho de petición de interés general e/mail 20205410501061 20/10/2020 03/12/2020 31
Dic/2020 Derecho de petición de interés particular
Web 20205410522031 27/10/2020 11/12/2020 31
Ene/2021 Derecho de petición de interés particular
Escrito 20215410023021 18/01/2021 1/03/2021 45
Mar/2021 Derecho de petición de interés particular
e/mail 20215410091161 10/03/2021 26/04/2021 33
Tabla 29. Relación de PQRS extemporáneas – Subsecretaria de Inversiones y Fortalecimiento de Capacidades Operativas.
Valorada la información suministrada por la Oficina de Atención al Ciudadano, el porcentaje de respuestas extemporáneas del proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas es del 18%, considerado “Alto” frente a otras dependencias. Lo anterior, incumple el art. 5° del Decreto 491 de 2020, lo que podría generar pronunciamientos por parte de Entes de Control. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “Actualmente se
están utilizando los controles establecidos dentro del aplicativo Orfeo, como lo son los correos de advertencia de
vencimiento, los semáforos de colores en el Sistema de Gestión Documental y los informes generados, en aras de dar
cumplimiento en los tiempos establecidos en el Decreto 491 de 2020. Se anexa Informe consulta radicados recibidos
por la dependencia.”
El equipo auditor considera necesario que se adelanten mejoras y controles adicionales al sistema de información, para garantizar la emisión oportuna de las respuestas para la gestión oportuna de las PQRS asignadas, razón por la cual se confirma la observación No. 31 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 4.7.6. Observación No. 32. Retrasos en la Gestión Documental del proceso de
Fortalecimiento de Capacidades Operativas por parte de quienes los apoyos a la supervisión asociada, incumpliendo el procedimiento Administración de Archivos (PD-FD-2), los lineamientos y la Ley 594 de 2000, ocasionando posibles pérdidas de documentación, y sanciones por parte de Entes de Vigilancia y Control.
El 09-jul-21 la Oficina de Control Interno en compañía de un representante de la Dependencia de Archivo del proceso de Recursos Físicos y Gestión Documental realizó una visita a las áreas de archivo del proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas, observando:
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Δ Inadecuado manejo y conservación de documentos asociados a expedientes contractuales. El archivo de gestión de la Dirección de Operaciones correspondiente a las vigencias: 2020 y 2021 se encuentran organizado conforme al procedimiento de Archivo; sin embargo, en algunos casos la información no está completa en los expedientes contractuales:
Imagen 42. Archivo de Gestión - Fortalecimiento de Capacidades Operativas.
Respecto del proceso de actualización de la documentación vigencias 2019 y 2020, que soporta la gestión del Plan de Mejoramiento Institucional con fecha máxima de gestión: 30-jun-21, se observó retrasos en la actividad. Es pertinente señalar que, el proceso solicitó ampliación del plazo para la ejecución de la acción de mejora a la Contraloría de Bogotá, la cual fue desestimada (oficio 20215410308011). De esta documentación, la representante del área de Archivo de la SDSCJ identificó que la Dirección de Bienes aplica la serie “Informes” con la subserie “Informes de Gestión” conforme la TRD versión 1. Sin embargo, el archivo de gestión ubicado en el piso 13, presenta documentación que hace parte de otras series documentales y de otras dependencias. De igual manera, la Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental informó el Inventario Documental de la Dirección de Bienes a abril 2021, compuesto por 755 registros, los cuales equivalen a 36.782 folios: 51% documentos contractuales y 49% documentos varios, de acuerdo a lo siguiente:
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Imagen 43. Inventario Documental Dirección de Bienes, emitido por el área de Archivo de la SDSCJ.
Al 09-jul-21 en desarrollo del ejercicio auditor, la documentación que reposa en la Dirección de Bienes continúa sin ser intervenida:
Imagen 44. Área de Archivo de la Dirección de Bienes, visita de auditoría del 09-jul-21.
Si bien la Dirección de Operaciones cuenta con espacios e instalaciones adecuados y con personal idóneo para la intervención técnica del archivo de gestión, son las dependencias generadoras de la información, las encargadas de organizar la documentación y remitírsela de manera oportuna, para su gestión y conservación. Las prácticas identificadas en el manejo y administración de la documentación en la Dirección de Bienes, ocasionan reprocesos, alteraciones cronológicas en la organización de los expedientes contractuales, así como ausencia de documentos o registros, llevando a la posible materialización del riesgo por proceso: “Pérdida o extravió documental por parte de un servidor que, aprovechando su posición
frente a un recurso público, privilegia a un tercero con información para su beneficio”.
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Lo anterior, incumple art. 16 de la Ley 594 de 2000 que establece: “Obligaciones de los funcionarios a
cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos
de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos,
tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los
documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los
servicios archivísticos” y el procedimiento Administración de Archivos. PD-FD-2, y puede ocasionar pérdidas de información, reprocesos administrativos y posibles sanciones por parte de Entes de Vigilancia y Control. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “Para continuar
con el proceso de ordenación y trasferencia documental se requiere elaborar un plan de contingencia que permitirá
concluir la clasificación de los tipos documentales que se evidenciaron en la Dirección de Bienes, con la respectiva
ordenación documental de los expedientes contractuales. Es de precisar, que esta actividad dependerá de los recursos
financieros y humanos adicionales a los disponibles para la vigencia 2020 y 2021 en la Dirección de Operaciones y
Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental, ya que para culminar el plan de mejoramiento de intervención
de la gestión documental del archivo de vigencias 2019 y 2020 en la brevedad de lo posible –actualmente vencido– se
requiere de todo el personal actualmente vinculado en exclusiva dedicación a la ordenación archivística de los archivos
de la Dirección de Operaciones y la Dirección Jurídica y Contractual.”
Teniendo en cuenta que el auditado adelanta un proceso de ordenación y trasferencia documental y elaborará un plan de contingencia para la clasificación de los tipos documentales, se confirma la observación No. 32 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno, que sustentarán las observaciones Nos.: 32 y 33 de este informe. 4.7.7. Observación No. 33. Ineficacia en la acción propuesta en el Plan de Mejoramiento
Institucional, orientada a definir el plan de trabajo para adelantar la intervención de la Gestión Documental vigencias 2019 – 2020, ocasionando su “incumplimiento” conforme la Resolución 036 de 2019 de la Contraloría de Bogotá, lo anterior por retrasos en la organización del archivo de gestión y la digitalización documental, situación que podría ocasionar posibles sanciones por parte del Ente de Control.
2 de las 8 acciones de mejora que gestionan el hallazgo 3.1.1.1. del Plan de Mejoramiento Institucional gestionadas entre las Direcciones de: Bienes, Recursos Físicos, Jurídica y de Operaciones presentan estado “Vencido”:
No Acción Estado de la acción (OCI / Contraloría)
1 Actualizar los diagnósticos de Gestión Documental de las Direcciones Jurídica y Contractual y la Dirección de Operaciones, como punto de partida para la intervención de los expedientes contractuales de la Entidad
Gestionada en términos / Efectiva
2 Definir el plan de trabajo para adelantar la intervención de la gestión documental vigencias 2019 - 2020 al interior de cada una de las Direcciones Jurídica y Contractual y la Dirección de Operaciones, de conformidad con el Diagnóstico entregado
Vencida / Efectiva
3 Adelantar la intervención de la gestión documental vigencias 2019 - 2020 al interior de cada una de las Direcciones Jurídica y de Operaciones, de conformidad con el Plan de Trabajo
Vencida / Vencida
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No Acción Estado de la acción (OCI / Contraloría)
4 Realizar una mesa de trabajo para definir los lineamientos a través de los cuales se dará la intervención documental de los expedientes contractuales (físicos y electrónicos) y de la publicación en el SECOP, definiendo tiempos y responsables
Gestionada en términos / Efectiva
5 Formalizar en el SGC y en las TR (documental y electrónica) las funciones, responsabilidades, procesos y procedimientos los lineamientos asociados a la ejecución de la gestión documental de manera transversal en la Secretaría
Gestionada en términos / Efectiva
6 Capacitación de los lineamientos para establecer la documentación que debe contener los expedientes contractuales (físicos y electrónicos) de manera transversal en la Secretaría
Gestionada en términos / Efectiva
7 Implementar un plan de trabajo para normalizar la transferencia del archivo de gestión que ya cumplió el tiempo necesario para su traslado al archivo de gestión, de manera transversal en la entidad
Gestionada en términos / Efectiva
8 Actualización, publicación, socialización y monitoreo del PINAR, de acuerdo a las necesidades identificadas durante la vigencia 2020
Gestionada en términos / Efectiva
Tabla 30. Elaboración propia. Análisis acciones Hallazgo 3.1.1.1. PMI.
De acuerdo al seguimiento que realiza Control Interno al Plan de Mejoramiento Institucional, la Dirección Jurídica, reporta al 21-may-21: gestión documental vigencia 2019 intervenidos 152 contratos (18.72%, que corresponden a 263 carpetas, 33.665 folios). De la vigencia 2020, han intervenido 257 contratos (19.31%, carpetas digitales). La Dirección de Operaciones reporta un avance total de 78,4% en la intervención documental de los contratos vigencias 2019 y 2020; del procesamiento técnico del archivo vigencia 2020, los contratos reportan un avance del 95,8%; y para la vigencia 2019, un avance del 40,9%. La Resolución 036 de 2019 de la Contraloría de Bogotá establece para una acción que presenta estado “incumplido” que:
“El sujeto de vigilancia y control fiscal deberá culminar las acciones incumplidas dentro de los siguientes
treinta (30) días hábiles improrrogables, contados a partir de la fecha de comunicación del informe final de
auditoría (radicado), sin perjuicio de las sanciones previstas en la presente resolución, evento en el cual
deberá presentar el seguimiento a través del Sistema de Rendición de Cuentas, dispuesto por la Contraloría
de Bogotá D.C, para lo cual el sujeto de vigilancia tendrá cinco (5) días hábiles para reportar el seguimiento
en el sistema a partir del día siguiente a la culminación del plazo (30 días), señalado anteriormente. En la
verificación de las acciones incumplidas, solo aplica la calificación de cumplida efectiva o averiguación
preliminar”.
Por lo expuesto, la Oficina de Control Interno advierte del poco tiempo con el que se cuenta para dar por cumplida esta acción, por tanto, desde las Direcciones Jurídica y la Dirección de Operaciones, con el apoyo de la Dirección de Recursos Físicos y Documental, deben tomar las medidas de contingencia pertinentes, para poder cumplir la acción de mejora del Plan. Ahora bien, como quiera que la Contraloría de Bogotá, durante sus diferentes evaluaciones, ha advertido la reincidencia de este hallazgo, el alertamiento también se direcciona a advertir que por estos hechos, máxime cuando la acción quedo incumplida la entidad puede verse avocada a un proceso sancionatorio de orden fiscal y además de ello se puede afectar la calificación de la gestión del Plan de Mejoramiento de la SDSCJ, impactándose con ello la ponderación para lograr el fenecimiento de la cuenta.
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Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “La Dirección de
Operaciones para el Fortalecimiento y la Dirección Jurídica y Contractual, con el apoyo de la Dirección de Recursos
Físicos y Gestión Documental, aunaron esfuerzos para dar cumplimiento a la acción descrita mediante el plan de
mejoramiento. Sin embargo, tal como fue expuesto al ente de control mediante oficio 2021420027346, se presentaron
una serie de dificultades de diversa índole en el curso de la intervención documental del archivo que impidieron el
cumplimiento dentro del ámbito previsto, especialmente a finales del año 2020 y principios del 2021 por las cuales se
justifica el avance reportado…
…Teniendo en cuenta que la acción es prioritaria para dar cumplimiento al plan de mejoramiento, se espera
implementar de un plan de contingencia que requerirá recursos financieros y humanos adicionales a los disponibles
para la vigencia 2020 y 2021 en la Dirección de Operaciones, Dirección Jurídica y Contractual y Dirección de
Recursos Físicos y Gestión Documental.
Lo anterior, permitirá avanzar más ágilmente en la intervención documental de los archivos de vigencias 2020 y 2021
y, consecuentemente, propender por la mejora continua de la gestión documental de la Entidad.”
Teniendo en cuenta que el auditado adelanta un proceso de ordenación y trasferencia documental y elaborará un plan de contingencia para la clasificación de los tipos documentales, se confirma la observación No. 33 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno, que sustentarán las observaciones Nos.: 32 y 33 de este informe.
4.7.8. Observación No. 34. Controles insuficientes para la gestión del riesgo por procesos R50 “No suministrar los bienes y servicios de manera oportuna”, y del riesgo de corrupción R16 “Tramitar pagos sin cumplir con los requisitos establecidos” por cuanto se identificaron hechos durante la auditoría que evidencia una posible materialización del mismo, lo que impide su adecuada gestión e incumple la Política de Administración de Riesgos.
El control asociado para la gestión del riesgo R50 “No suministrar los bienes y servicios de manera oportuna” está orientado al seguimiento mensual del cumplimiento del calendario precontractual y contractual para garantizar los bienes y servicios oportunamente en la SDSCJ, el cual es insuficiente, toda vez que se identificó durante el ejercicio auditor, las siguientes circunstancias que evidencian una posible materialización, lo que incumple la Política de Administración de Riesgos, a saber: Δ Vehículos marca Nissan, 8 días hábiles sin suministro de mantenimiento. Δ Vehículos marca Renault, 12 días hábiles sin suministro de mantenimiento. Δ Vehículos marca Chevrolet, 23 días hábiles sin suministro de mantenimiento.
Proceso Contratista Fecha de
suscripción
Fecha Acta de Inicio
Plazo final + modificaciones
Observación Control Interno
SCJ-925-2020 TALLERES AUTORIZADOS S.A.
29-may-20 16-jun-20 15-mar-21 Entre el 16 y el 25 de marzo/21 la SDSCJ no contó con mantenimiento para el parque automotor Marca: Nissan. 210 unidades de automotores. SCJ-709-2021 19-mar-21 26-mar-21 25-dic-21
SCJ-1461-2020 AUTOGALIAS S.A.S. 15-sep-20 1-oct-20 30-jun-21 Entre el 01-jul-20 y el 15-jul-21 la SDSCJ no contó con mantenimiento para el parque automotor Marca: Renault. 565 unidades de automotores.
SCJ-1293-2021 OC 70896
AUTO INVERSIONES COLOMBIA SA
16-jul-20 No
identificado 21-mar-22
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Proceso Contratista Fecha de
suscripción
Fecha Acta de Inicio
Plazo final + modificaciones
Observación Control Interno
SCJ-967-2020 INVERSIONES EL NORTE SAS
16-jul-20 16-jul-20 15-may-21 Entre el 16-may-20 y el 15-jun-21 la SDSCJ no contó con mantenimiento para el parque automotor Marca: Chevrolet. 194 unidades de automotores.
SCJ-1297-2021 OC 70917
AUTO INVERSIONES COLOMBIA SA
16-jul-20 No
identificado 21-mar-22
Tabla 31. Elaboración propia. Análisis suministro de mantenimiento y listado de bienes, parque automotor.
Lo anterior, materializa la consecuencia asociada a este riesgo, la cual señala: “insatisfacción de las
necesidades de seguridad, convivencia y justicia identificadas”. Por otra parte, los controles asociados para gestionar el riesgo de corrupción R16 “Tramitar pagos
sin cumplir con los requisitos establecidos” están orientados al cumplimiento y conocimiento del instructivo para Pagos (I-GF-1) a cargo de la Dirección Financiera únicamente, no contemplan las verificaciones previas a la documentación que debe soportar el pago de las cuentas presentadas por los contratistas, acciones que las ejercer la supervisión de los contratos, y de las cuales se observaron debilidades, razón por la cual se consideran insuficientes, toda vez que se identificó durante el ejercicio auditor, las siguientes circunstancias que evidencian una posible materialización, lo que incumple la Política de Administración de Riesgos, a saber: Δ Observación No. 14. Incumplimiento de los requisitos documentales que soportan la ejecución
y pago de los contratos de mantenimiento, de acuerdo con lo establecido en el Anexos Técnico No. 2 y el procedimiento mantenimiento parque automotor PD-FC-1, ocasionando debilidades en los puntos de control del proceso e incertidumbre en el seguimiento y control a la ejecución contractual realizada por la Supervisión.
Δ Observación No. 15. Facturas en los contratos 966 y 1461 de 2020 que no cuentan con el detalle de las órdenes de trabajo o cotizaciones por mano de obra y repuestos, no adjuntan el cuadro control que permita identificar las órdenes de trabajo que las soporten, lo que genera incertidumbre de los servicios prestados y pagados, evidencia debilidades en el ejercicio de supervisión para la aprobación de los servicios y un posible incumplimiento a los artículos 617 y 619 del Estatuto Tributario.
Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “: Los procesos que
se relacionan en la tabla 38, fueron estructurados y radicados en la Dirección de Operaciones para tramite de selección
y contratación dentro de los tiempos establecidos en el plan anual de adquisiciones como se muestra memorando a
través de 20214100101213, y proceso SECOP No. SCJ-SIF-SASI-005-2021, sin embargo, posteriormente de acuerdo
a los lineamentos dados mediante circular 014 del 22 de abril de 2021 donde se da obligatoriedad en la adhesión de
los Acuerdos Marco de Precios, se dieron instrucciones de hacer los cambios de modalidad de contratación lo que
conllevó a un reproceso ajustando los estudios previos generando retrasos en la contratación del servicio.”
Teniendo en cuenta que el suministro de mantenimiento se vio afectado en los períodos señalados por el equipo auditor se evidencia una posible materialización del Riesgo 50, razón por la cual se analizó su impacto en el riesgo de corrupción R16 incluyendo su posible materialización en la
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observación, razón por la cual, se ajusta y se confirma la observación No. 34 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 4.7.9. Observación No. 35. Factores de riesgo no identificados, asociados a la Seguridad
Digital en la gestión administrativa del proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas asociadas al suministro de mantenimiento, combustible y gas, lo que incumple lo establecido en la Política de Administración de Riesgos.
Durante el ejercicio auditor se identificaron debilidades asociadas a la Seguridad Digital, lo que incumple la Política de Administración de Riesgos, así: Δ Los retrasos en el mantenimiento a los módulos en producción y en la implementación y
puesta en marcha en el módulo de movilidad de la herramienta Mantenimiento Automotor – Ordenes
de Trabajo, la Revisión Tecno mecánica y Revisiones GNV de los Automotores podrían generar una posible vulneración de los datos e información. En la Dirección de Bienes, estos procesos (administración, control y gestión) se realizan manualmente (Excel).
Δ Inoperancia del sistema SIMBA como herramienta de control, para la programación, planeación, ejecución y pagos de los mantenimientos – ordenes de trabajo y revisiones tecno mecánica y de GNV, debilitando la toma de decisiones.
Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “: La Dirección de
Bienes en reiteradas ocasiones ha adelantado las actividades tendientes a solicitar a la Dirección de Tecnologías y
Sistemas de la Información, se realicen las mejoras de la FASE I y el desarrollo de la FASE II del Sistema SIMBA.”
Informa para esta observación la Dirección de Tecnologías y Sistema de Información: “: En las
actividades propuesta en el Plan de Trabajo que se entregará el 25 de agosto de 2021 se incorporará el desarrollo e
implementación relacionado con la Revisión Tecno Mecánica y de Gas Natural Vehicular.”
Teniendo en cuenta que fueron identificados factores de riesgo inherentes a la Seguridad Digital en la gestión administrativa del proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas asociadas al suministro de mantenimiento, combustible y gas, actividades que estarán contempladas en el plan de trabajo que suscribirá el 25-ago-21 la DTSI, se confirma la observación No. 35 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno.
4.8. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO.
Para evaluar la efectividad de las acciones que conforman el plan de mejoramiento institucional e interno, a cargo del proceso, se seleccionaron las acciones que permitieron gestionar los hallazgos / observaciones de las auditorías (externas / internas) vigentes para el período comprendido entre el 01-jul-20 y el 30-abr-21.
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Δ Plan de Mejoramiento Institucional (Auditorías Externas por la Contraloría de Bogotá). El Plan de Mejoramiento Institucional a cargo del proceso se compone de 11 hallazgos (8 del informe 215 y 3 del informe 219), con plazos entre el segundo semestre de 2020 y noviembre de 2021. Analizado el contenido y pertinencia de los hallazgos identificados en relación al objetivo del ejercicio auditor, la evaluación no contempló el hallazgo 3.1.3.5. “Contrato 1081 de 2018 por fallas en el control de cantidades de obra recibidas por la interventoría, en cuantía de $261.311.894,00.”, por esa razón no se conceptúa su efectividad. Evaluada la gestión de las acciones que soportan los diez (10) hallazgos objeto de análisis, se concluyó que dos (2) hallazgos son “Efectivos” (hallazgos 3.2.1.2. y 3.2.1.9.) así como la 2° acción del hallazgo 3.1.3.6., lo que representa que el 25% del total de acciones que lo soportan:
Hallazgo Concepto gestión PMI
No. Tipo
3.1.1.2. Administrativo Inefectiva
3.1.3.1. Administrativo Inefectiva
3.1.3.6. Administrativo Inefectiva, acción 1
3.1.3.6. Administrativo Efectiva, acción 2
3.1.3.16. Administrativo-Disciplinario Inefectiva
3.1.1.1. Administrativo Inefectiva
3.1.3.13. Administrativo Inefectiva
3.2.1.6. Administrativo Inefectiva
3.1.3.6. Administrativo Inefectiva, acción 1
3.1.3.6. Administrativo Inefectiva, acción 2
3.2.1.2. Administrativo Efectiva
3.2.1.9. Administrativo-Disciplinario Efectiva
3.2.1.4. Administrativo-Disciplinario Inefectiva
Tabla 32. Elaboración propia. Análisis Efectividad del PMI a cargo de FCO.
Por lo anterior, ocho (8) hallazgos gestionados a través de diez (10) acciones obtuvieron concepto de “Inefectividad”, lo que representa el 75% del Plan analizado, en razón a:
Hallazgo Controles formales o Puntos de control que
componen el plan
Concepto gestión
PMI
Observación Control Interno No. Descripción
3.1.1.2. Ausencia o por no aplicación de puntos de control que avalen una supervisión de calidad a los contratos que celebra la entidad. Implementar una prueba piloto a la
metodología para el seguimiento y control (específica) a la ejecución de la supervisión de contratos
Inefectivo
Durante el ejercicio auditor se
evidenciaron observaciones (Componentes Estratégico y Contractual) que impactan la metodología
3.1.3.1. Fallas en la supervisión de los contratos 644 de 2018, 862 de 2018, 159 de 2019 y 854 de 2019.
3.1.3.6. Fallas en el control del registro y catalogación de servicios prestados por el contratista dentro del contrato 662 de 2018.
3.1.3.16. Llevar a cabo el pago total del 100% sin atender a los requisitos que se pactaron dentro del contrato 1053 de 2019.
Implementar una prueba piloto a la metodología para el seguimiento y control (específica) a la ejecución de la supervisión de contratos
Inefectivo
Durante el ejercicio auditor se evidenciaron observaciones (Componentes Estratégico y Contractual) que impactan la metodología
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Hallazgo Controles formales o Puntos de control que
componen el plan
Concepto gestión
PMI
Observación Control Interno No. Descripción
3.1.1.1. No iniciar la ejecución del Plan Institucional de Archivos - PINAR aprobado por la SDSCJ como instrumento de gestión documental.
Definir el plan de trabajo para adelantar la intervención de la gestión documental vigencias 2019 - 2020 al interior de cada una de las Direcciones Jurídica y Contractual y la Dirección de Operaciones, de conformidad con el Diagnóstico entregado
Inefectivo
Durante el ejercicio auditor se evidenciaron observaciones (Componentes Estratégico, Contractual) y administrativo que impactan Gestión Documental del proceso vigencias 2019-2020
3.1.3.13.
Contrato 1051 de 2019 por falta de verificación y control en el diligenciamiento del consolidado definitivo de la verificación Jurídica, Técnica y Financiera del proceso de selección abreviada por subasta inversa No. SCJ-SASI-020 de 2019, para la adquisición de espectrómetro portátil para la Fiscalía General de la Nación seccional Bogotá, y en su lugar relacionaban “Planes Turísticos MEBOG”.
Actualizar la documentación asociada del proceso respecto de los criterios mínimos que debe cumplir el Comité Evaluador para las evaluaciones a realizar en los procesos de Selección Abreviada por Subasta Inversa (documentación soporte), en el SGC de la Secretaría.
Inefectivo
Para verificar el cumplimiento de los requisitos de la nueva sede del contrato SCJ-1754-2020, según memorando 20214300165863 del 31-may-21 la Dirección de Bienes informa que el proveedor cumple con los requisitos técnicos aplicables en el contrato. Como evidencia, adjuntan Acta de Reunión según formato F-DS-10, la cual no corresponde a los formatos establecidos por la Dirección Jurídica para estas actuaciones.
3.2.1.6.
Faltas contempladas en el artículo 4 numeral 10, articulo 25 numeral 17 de la Ley 80 de 1993, articulo 19 de la Ley 1150 de 2007, articulo 2.2.1.1.2.3.1 del Decreto 1082 de 2015 al no cumplir con el lleno de los requisitos exigidos para la facturación y aprobación de pagos contemplados en las minutas de los contratos Nos. 901, 905 y 906 de 2019.
Generar un lineamiento, estableciendo las pautas que debe tener en consideración el supervisor para garantizar la completitud de los expedientes contractuales.
Inefectivo
Durante el ejercicio auditor se evidenciaron observaciones (Componentes Contractual y Financiero) que impactan la Gestión Documental del proceso contrato 709 de 2021
3.1.3.6. Fallas en el control del registro y catalogación de servicios prestados por el contratista dentro del contrato 662 de 2018.
Fortalecer la formulación en los anexos técnicos de los pliegos contractuales para los repuestos, mano de obra y no previstos, lo que permitirá fijar la aplicación unificada de metodologías de esquemas de trabajo por talleres autorizados (casa matriz de los concesionarios) para la contratación vigencia 2021, garantizando así la calidad de los mismos
Inefectivo
Durante el ejercicio auditor se evidenciaron observaciones (Componente Contractual) en relación a la exigencia mínima en los pliegos de condiciones de que los repuestos a suministrar sean genuinos y/o originales bajo la modalidad de Acuerdo Marco de Precios.
3.1.3.6. Fallas en el control del registro y catalogación de servicios prestados por el contratista dentro del contrato 662 de 2018.
Incluir como requisito habilitante en los procesos contractuales para el mantenimiento de vehículos certificación de taller autorizado por la casa matriz de la marca de vehículos a la cual se le hace el mantenimiento.
Inefectivo
Durante el ejercicio auditor se evidenciaron observaciones (Componente Contractual) en relación a la inexistencia de documentación actualizada que permita la verificación de los requisitos habilitantes de los anexos técnicos de la contratación (Cto. 709-2021).
3.2.1.4.
Fallas en la etapa de planeación de proceso Selección Abreviada por Subasta Inversa No. SCJ-SIF-SASI-005-2019 que dio origen a los contratos Nos. 901, 905 y 906 de 2019.
Incluir políticas operacionales en los procedimientos del Proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas en relación al mantenimiento del parque automotor con servicio postventa.
Inefectivo
Durante el ejercicio auditor se evidenciaron observaciones (Componente Administrativo) en relación a la inexistencia de información estadística que permita la verificación de las políticas de operación y lo contenido en los anexos técnicos de la contratación
Tabla 33. Elaboración propia. Análisis Efectividad del PMI a cargo de FCO.
Δ Plan de Mejoramiento Interno (Auditorías Internas de Gestión por la Oficina de Control Interno de la SDSCJ).
El Plan de Mejoramiento Interno objeto de evaluación, comprendió seis (6) pronunciamientos: 4 observaciones y 2 Oportunidades de Mejora, las cuales fueron seleccionados para determinar su efectividad en este ejercicio auditor.
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Evaluada la gestión de las acciones que soportan los pronunciamientos objeto de análisis, se concluyó que todas son “Inefectivas”, lo que representan el 100% de las acciones que lo soportan:
No. Tipo Concepto gestión PMxP
20015 Observación Inefectivo
20026 Oportunidad de Mejora Inefectivo
20027 Oportunidad de Mejora Inefectivo
20081 Observación Inefectivo
20088 Observación Inefectivo
20094 Observación Inefectivo
Tabla 34. Elaboración propia. Análisis Efectividad del PMxP a cargo de FCO.
El concepto de inefectividad emitido, se soporta en lo siguiente:
No. Tipo Detalle del
pronunciamiento
Controles formales o Puntos de control que
componen el plan
Concepto gestión
PMI
Observación Control Interno
20015 Observación
5.1.1 Alerta frente al posible incumplimiento de las metas producto número 113, 125 y 126, definidas en el Plan de Desarrollo "Bogotá Mejor para Todos", lo anterior teniendo en consideración el grado de avance que reporta el SEGPLAN, lo que puede generar investigaciones de tipo disciplinario.
2. Definir y concertar un cronograma interinstitucional por fases del proyecto, una vez sea definida la meta del plan de desarrollo, con las entidades que tienen directa o indirectamente injerencia en ella. En dicho cronograma se incluirán las actividades de para cada una de las entidades intervinientes, con los responsables y tiempos de ejecución.
Inefectivo
Durante el ejercicio auditor se evidenció una Oportunidad de Mejora que impactan metas del Plan de Desarrollo
20026 Oportunidad de Mejora
6.1 Atrasos en el cronograma de ejecución de la obra, impactando negativamente el cumplimiento de la meta producto No. 113 del Plan de Desarrollo, para lo cual las acciones emprendidas han sido poco efectivas. Ø Plan de contingencia
Concertar con el interventor del contrato, una reprogramación del cronograma de la obra, en el cual se definirán los recursos humanos y físicos necesarios a fin de otorgarle el debido cumplimiento.
Inefectivo
20027 Oportunidad de Mejora
6.1 Atrasos en el cronograma de ejecución de la obra, impactando negativamente el cumplimiento de la meta producto No. 113 del Plan de Desarrollo, para lo cual las acciones emprendidas han sido poco efectivas. Ø Plan de contingencia
Realizar seguimiento semanal en Comité de Obra, al avance del cronograma de la obra de acuerdo a lo reportado por la interventoría.
Inefectivo
20081 Observación
Debilidad en la planificación de visitas para la inspección y seguimiento de los bienes, lo que impide determinar la periodicidad y selección para su realización, y podría ocasionar deficiencia en los controles establecidos.
Elaborar un plan de trabajo y cronograma que determine las visitas a realizar trimestralmente
Inefectivo
Durante el ejercicio auditor se evidenciaron observaciones (Componente Técnico) que impactan el monitoreo al estado de los bienes (parque automotor)
20088 Observación
Los elementos evaluados físicamente mediante las visitas In-Situ presentan debilidades respecto a su identificación (placa de inventario), custodia y existencia, lo que evidencia debilidades en los controles administrativos y retrasa la gestión de la entidad, al no lograrse establecer su estado actual oportunamente, así como ocasionar posible incertidumbre de las cifras contenidas en los estados financieros (cuenta Inventarios por sobreestimación y/o subestimación).
Modificar el clausulado contractual para formalizar la solicitud del reporte trimestral de siniestrabilidad de los bienes asignados a los comodatarios e incluir una obligación de presentar reportes anuales del estado de las placas, el uso y ubicación.
Inefectivo
Durante el ejercicio auditor se evidenciaron observaciones (Componente Técnico) que impactan el monitoreo al estado de los bienes (parque automotor)
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No. Tipo Detalle del
pronunciamiento
Controles formales o Puntos de control que
componen el plan
Concepto gestión
PMI
Observación Control Interno
20094 Observación
7.2.3.6. debilidades en la ejecución de los contratos de suministro de combustible, debido a que las matrices adoptadas por el proceso, presentan inconsistencias y errores, lo que genera incertidumbre respecto a los consumos de combustible efectivamente realizados pues su estandarización no permite efectuar una correcta trazabilidad. lo anterior puede exponer a la entidad a posibles reproches por parte de los entes de control.
Proferir un documento con una posición institucional donde se establezca un análisis jurídico y técnico detallado, respecto de la pertinencia de seguir contratante el suministro de combustible de gasolina por acuerdo marco de precios, en el que se incluya un estudio de mercado buscando nuevos proveedores que ofrezcan una contratación que arrojen mayores beneficios respecto del control de la ejecución del contrato.
Inefectivo
En la auditoría se presenta limitación en cuanto a la falta de acceso de los váuchers de combustible (SCJ-490-2020) y Gas (757-2019), y se evidenciaron observaciones (Componente contractual) que hace referencia a las modalidades de contratación y la supervisión aplicada
Tabla 35. Elaboración propia. Análisis Efectividad del PMI a cargo de FCO.
5. OPORTUNIDADES DE MEJORA
5.1. Oportunidad de Mejora No. 1. Se identificó la función “Generar en el aplicativo SISCO los Certificados de Gestión de Cuenta de los contratos a cargo de la Dirección de Operaciones para el Fortalecimiento” asignada a un solo contratista (Sr. Germán Arturo Peña Uribe contrato SCJ-48-2021), en el entendido que no habría un cargo con soporte en caso de ausencia del funcionario, para su ejecución.
En ese sentido se considera importante que esta función sea asignada como mínimo a dos (2) funcionarios de la Dirección de Operaciones, que permita su ejecución en caso de ausencia, lo que permitirá su ejecución en caso de algún contratiempo.
Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta oportunidad de mejora la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “Se
está trabajando en conjunto con la Dirección de TIC, con el fin de que se realice una capacitación de la herramienta
SISCO a la DOF, posteriormente se elegirá a la persona que tendrá habilitado en dicho sistema las mismas
funcionalidades del Contratista Germán Peña, a fin de que siempre haya una persona que pueda dar soporte en caso
de ausencia del Contratista en mención.”
Teniendo en cuenta que se adelantarán capacitaciones en el sistema SI Capital II para la generación de los certificados SISCO para que exista más de un (1) funcionario con esa función, se confirma la Oportunidad de Mejora No. 1 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno.
5.2. Oportunidad de Mejora No. 2. Se identificaron actividades entorno al registro y cargue de información en el Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP II y de la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC), las cuales deberían ser más uniformes, pues impactan 12 de 14 contratos de prestación de servicios, así:
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Tabla 36. Elaboración propia, análisis de funciones Dirección de Operaciones.
Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta oportunidad de mejora la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “Se va
a revisar al interior de la Dirección de Operaciones si efectivamente habría un impacto en la implementación de la
oportunidad de mejora propuesta, para determinar su implementación.”
Teniendo en cuenta que se adelantarán revisiones a en la Dirección de Operaciones en relación a las funciones señaladas para su posible mejora, se confirma la Oportunidad de Mejora No. 2 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 5.3. Oportunidad de Mejora No. 3. Los indicadores de gestión del proceso durante las vigencias
evaluadas presentaron comportamiento sobresaliente o de sobre ejecución, por lo que, esta Oficina recomienda establecer indicadores de gestión de impacto que evalúen la gestión del proceso de acuerdo con los objetivos estratégicos.
En la vigencia 2020 los indicadores de gestión 1, 2 y 3 del proceso presentaron desempeño sobresaliente y sobre ejecución de la meta de 90%, razón por la cual para la vigencia 2021 se incrementó la meta al 95% de cumplimiento, sin embargo, esta medición está orientada a tareas operativas, no contemplan la medición de lineamientos técnicos a través de la ejecución y supervisión de contratos que permitan monitorear el impacto de las acciones realizadas. Las tareas operativas que soportan los indicadores de gestión 1, 2 y 3 son:
Nombre del Indicador
Objetivo del Indicador Naturaleza Tendencia Variables
Porcentaje de procesos realizados
Verificar el porcentaje de los procesos realizados con base a los requerimientos llegados
Eficacia Estable
# Procesos realizados por la Dirección Técnica
# Requerimientos solicitados
Elaboración de Contratos
Verificar el cumplimiento en la elaboración de los contratos/convenios.
# Contratos elaborados
# Solicitudes de contratación
Detalle de función / obligación
específica
SCJ-1189-2021
20-may-21
SCJ-1-2021
20-ene-21
SCJ-132-2021
08-feb-21
SCJ-133-2021
08-feb-21
SCJ-154-2021
09-feb-21
SCJ-162-2021
10-feb-21
SCJ-163-2021
10-feb-21
SCJ-21-2021
27-ene-21
SCJ-23-2021
27-ene-21
SCJ-48-2021
01-feb-21
SCJ-70-2021
03-feb-21
SCJ-71-2021
03-feb-21
SCJ-84-2021
04-feb-21
SCJ-9-2021
21-ene-21
Total
general%
Apoyar las compras públicas que se
requieran a través de la Tienda Virtual del
Estado Colombiano (TVEC) ya sea través
del mecanismo de Grandes Superficies o
mediante Acuerdos Marco de Precios.
1 1 1 3 21%
Publicar de forma mensual en la
plataforma del Sistema Electrónico de
Contratación Pública SECOPII los informes
y/o productos de ejecución contractual
con los soportes, si hubiere lugar a ellos,
de acuerdo con lo estipulado en la Ley
1712 de 2014.
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 12 86%
Realizar la publicación y/o revisión de las
publicaciones de los documentos y actos
del proceso contractual, dentro del
ténmino legal en el Sistema Electrónico
para la Contratación Pública (I y II).
1 1 1 1 4 29%
Realizar la publicación y/o revisión de las
publicaciones de los documentos y actos
del proceso contractual, dentro del
término legal en el Sistema Electrónico
para la Contratación Pública (I y 11) y en
la Tienda Virtual del Estado Colombiano
(TVEC).
1 1 1 1 1 5 36%
Impacto 14% 7% 21% 21% 14% 7% 7% 7% 14% 7% 14% 14% 7% 14%
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Nombre del Indicador
Objetivo del Indicador Naturaleza Tendencia Variables
Elaboración de modificaciones contractuales
Verificar el cumplimiento en la elaboración de las modificaciones contractuales
#Modificaciones contractuales elaboradas
# Solicitudes de modificaciones contractuales
Tabla 37. Elaboración propia, Indicadores de gestión 1, 2 y 3 proceso FCO.
Por otra parte, el indicador 4 “Porcentaje de solicitudes de mantenimiento gestionadas” se cumplió en un 100% en el 2020, presentó sobre ejecución del 27% en el primer trimestre 2021 (medición reportada 127%, entre las variables: solicitudes de mantenimiento / solicitudes gestionadas), razón por la cual estiman un cumplimiento del 100% para la vigencia 2021, el cual debería contemplar actividades de gestión y no corresponder a tareas operativas. Por ejemplo: Análisis de entrada y salida de vehículos cuantitativo y cualitativo del mantenimiento correctivo y/o preventivo, el tiempo en el taller, entre otros. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta oportunidad de mejora la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “Los
indicadores de gestión han sido revisados en conjunto con la Oficina Asesora de Planeación y se ha concluido que
dada la naturaleza operativa de las actividades que se desarrollan, los indicadores formulados deben medir la eficacia
de la operación. Sin embargo, para la vigencia 2022 se va a hacer una nueva revisión de los indicadores a fin de
determinar si es necesario hacer una actualización de los mismos o crear nuevos indicadores.”
Teniendo en cuenta que se adelantarán revisiones a los indicadores para su aplicación en la vigencia 2022 para su posible actualización / creación de nuevos indicadores, se confirma la Oportunidad de Mejora No. 3 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno.
5.4. Oportunidad de Mejora No. 4. La ejecución física y presupuestal de la meta 368 durante 2020 no tuvo ejecución óptima, por lo que es recomendable establecer acciones de mejora en el seguimiento para su cumplimiento óptimo.
La meta 368 Implementar al 100% una estrategia que apoye la cualificación del personal uniformado Distrital para el mejoramiento del servicio a la ciudadanía basado en Derechos Humanos, el enfoque de género, y la atención de violencias, conflictividades y delitos urbanos reportó una ejecución presupuestal de 79,1% y en magnitud de 80% a diciembre 2020, lo que no permitió cumplir el presupuesto programado $1.337’659.198, con giros por $79’480.000, con un rezago de 25% al cierre de la vigencia. Al declararse desierta la convocatoria para la entrega de incentivos, el proceso debió implementar acciones preventivas y correctivas para cumplir con la meta asumidas por el equipo contratado, razón por la cual es necesario un monitoreo a la ejecución del presupuesto y su pertinencia bajo los principios de legalidad, inclusión y equidad, participación y transparencia, servicio al ciudadano, organización, integración y cooperación y competencia, así como el cumplimiento del principio de planeación con personal calificado.
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Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta oportunidad de mejora la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “…debe
aclararse que en la vigencia 2020, se realizó seguimiento mensual a la gestión realizada en las metas que se encuentran
a cargo de la Subsecretaría de Inversiones, sin embargo, es importante aclarar que la trazabilidad que se tiene frente
al proceso de incentivos…
…Por las razones expuestas …en nuestro concepto no hubo debilidad en la planeación del presupuesto relacionado
con el proceso de incentivos, como se demuestra el análisis que acá presentamos, la no ejecución total de los recursos
disponibles se debe en ocasión a causas exógenas que impidieron.”
Si bien, las acciones preventivas y correctivas adoptadas por el proceso para la ejecución de los recursos de la meta 368 en el año 2020 con el fin de cumplir la meta establecida, las mismas, impiden validar la efectividad de las acciones con las que se esperaba impactar a las partes interesadas, en relación a la cualificación del personal uniformado distrital para el mejoramiento del servicio a la ciudadanía basado en Derechos Humanos, el enfoque de género, la atención de violencias, conflictividades y delitos urbanos. Por lo expuesto, se confirma la Oportunidad de Mejora No. 4 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno.
5.5. Oportunidad de Mejora No. 5. Debilidades en la formulación de los indicadores asociados a las metas del Plan Operativo Anual, derivadas de la no aplicación de los parámetros establecidos para su formulación, en la guía para la construcción y análisis de indicadores de gestión de Función Pública y la guía para la elaboración del plan operativo anual G-DS-1 respectivamente, situación que puede dificultar la toma de decisiones por parte de la alta dirección, igualmente podrían dar origen a observaciones por entes de control.
El control de la gestión de los planes se sustenta en la administración de los recursos y en el reconocimiento del derecho que poseen los grupos de valor y usuarios finales de los bienes y servicios públicos a conocer sobre el fin último y el impacto de dichos recursos. Los resultados que se obtienen de la ejecución de los planes deben medirse en las diferentes etapas de su desarrollo, a fin de que los resultados obtenidos a través de la medición permitan mejorar la planificación, entender con mayor precisión las oportunidades de mejora de determinados procesos y analizar el desempeño de las acciones, logrando tomar decisiones con mayor certeza y confiabilidad. En razón de lo anterior, estas mediciones deben ser relevantes y útiles en el tiempo, para facilitar la toma de decisiones, deben contar con la precisión necesaria que permita reflejar fielmente lo que se quiere analizar, la cual se obtiene de una correcta definición de las características de las unidades a medir y un correcto diseño y elección de las herramientas de medición. En términos de oportunidad, los resultados de lo medido deben estar disponibles en el tiempo en que la información sea relevante para la toma de decisiones, guardando la debida proporcionalidad y racionalidad entre los costos incurridos en la medición y los beneficios o la relevancia de la información suministrada.
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La distribución de las metas de los Planes Operativos Anuales asociados al proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas por dependencias son: 6 metas en la Subsecretaria de Inversiones para el Fortalecimiento y Capacidades Operativas, 6 metas en la Dirección Técnica, 6 metas en la Dirección de Operaciones y 10 metas para la Dirección de Bienes, para un total de veintiocho (28) metas, de las cuales se desprenden veinticuatro (24) indicadores de “Eficacia”, tres (3) indicadores de “Efectividad” y un (1) indicador de “Eficiencia”. Las características de los tipos de indicadores definidas por Función Pública, corresponden a:
“Indicadores de eficacia: Los indicadores de eficacia, buscan determinar sí el cumplimiento de un objetivo
específico es coherente con la meta establecida previamente (…).
Indicadores de eficiencia: Este tipo de indicadores pretenden medir la relación existente entre el avance en el
logro de un determinado objetivo y los recursos empleados para la consecución del mismo (…).
Indicadores de efectividad: Los indicadores de impacto o efectividad buscan identificar, a través de
metodologías minuciosas, los cambios en la población objetivo luego de implementados ciertos programas,
proyectos o haber recibido ciertos bienes o servicios (…). Evaluadas las matrices del POA por dependencia, se evidenciaron debilidades comunes en la formulación del 64% de las metas e indicadores (18 de 28). Ver su detalle en el anexo No. 6). Las observaciones recurrentes observadas durante la revisión son: o Se construyen metas asociadas a mesas de trabajo en las que no se mide el resultado
derivado de las actividades allí desarrolladas, sino la cuantificación de éstas, afectando la relevancia de la información que allí podría obtenerse para la toma de decisiones.
o Se diseñan metas basadas en el cumplimiento de criterios normativos (Leyes, decretos, manuales, resoluciones, procedimientos, etc.), las cuales representan obligaciones y deberes de imprescindible cumplimiento.
o Debilidades en la correcta identificación de las variables, formulación y estructura de los indicadores.
o Se realizaron adaptaciones y modificaciones a la casilla de la fórmula.
Dependencia Meta Nombre Indicador Formula / Estructura
Observación
Sub. Inversiones Realizar 6 mesas de trabajo internas con las Direcciones de Operaciones, Bienes y Técnica para evaluar la ejecución y cumplimiento de las actividades del Plan Anual de Adquisiciones a cargo de la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento de Capacidades Operativas.
Número de mesas de trabajo técnicas realizadas con los clientes internos y externos para el seguimiento a la planeación, ejecución y necesidades de adquisición de bienes y servicios requeridos para el fortalecimiento de las capacidades operativas de los organismos de seguridad y justicia del Distrito.
Número de mesas de trabajo técnicas realizadas con los clientes internos y externos para el seguimiento a la planeación, ejecución y necesidades de adquisición de bienes y servicios requeridos para el fortalecimiento de las capacidades operativas de los organismos de seguridad y justicia del Distrito.
Se debe valorar si la meta está relacionada con la cantidad de mesas de trabajo realizadas o los resultados obtenidos de las estas.
D. Técnica Realizar las revisiones y/o actualización a que haya lugar de la documentación y de procedimientos que permitan consolidar la
Documentación (Procedimientos, formatos, instructivos, guías etc.) revisada y/o actualizada de la Dirección Técnica
Documentación revisada y actualizada a que haya lugar que permitan consolidar la gestión misional de la Dirección
la meta no expresa una magnitud medible en su formulación.
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Dependencia Meta Nombre Indicador Formula / Estructura
Observación
gestión misional de la Dirección Técnica de la Subsecretaría de Inversión y fortalecimiento de capacidades operativas.
Técnica de la Subsecretaría de Inversión y fortalecimiento de capacidades operativas.
El Indicador solo cuenta con una variable, sin embargo, el proceso lo identificó en su estructura como un Índice o razón
D. Operaciones Efectuar 12 reportes de contratación al sistema SIVICOF de la Contraloría Distrital.
Número de reportes de contratación al sistema SIVICOF de la Contraloría Distrital
Número de reportes de contratación al sistema SIVICOF de la Contraloría Distrital
Se debe tener en cuenta que en la formulación de las metas los cumplimientos de la normativa no pueden ser considerados como metas a cumplir, dado su obligatoriedad.
D. Bienes Implementar la Metodología de supervisión de contratos de la dirección de Bienes M-FC-1 en el 80% de los contratos vigentes asignados a la Dirección de Bienes de la SDSCJ
Supervisión de contratos Número de contrato que cumplen con la metodología / Total de contratos vigentes asignados para la supervisión a la Dirección de bienes
Falta de claridad entre la meta, el nombre del indicador, la meta no se puede cumplir de forma parcial dado que esta normalizada en un manual.
Tabla 38. Ejemplos de Metas e Indicadores POA, que requieren ajuste
La estructuración de las metas y los indicadores en los Planes Operativos Anuales de las vigencias 2020 y 2021, en algunos casos, dificultan la obtención de información relevante que permita en su proceso de seguimiento a la gestión del proceso, medir el avance o detectar fallas en el logro de los objetivos o cumplimiento de metas en un periodo de tiempo determinado.
La formulación de metas que generen información relevante durante su seguimiento, facilita la medición de los resultados, de las intervenciones del proceso frente a grupos de valor, en lo correspondiente a intervenciones públicas, así como el desarrollo de proyectos o políticas públicas. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta oportunidad de mejora la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “Se va
a hacer una revisión de las metas propuestas en el POA, a fin de determinar si es necesario hacer una actualización de
las mismas o proponer unas metas adicionales; lo cual aplicaría para la formulación del POA 2022.”
Teniendo en cuenta que se adelantarán revisiones a las metas propuestas en el POA para su actualización / reformulación, se confirma la Oportunidad de Mejora No. 5 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 5.6. Oportunidad de Mejora No. 6. Generar reportes parametrizables y a la medida de acuerdo
con los requerimientos de la Dirección de Bienes y demás dependencias, en los formatos estandarizados y autorizados por la SDSCJ en PDF, Excel, Word, con el fin de lograr mayor oportunidad de la información, facilitar la toma de decisiones, gestiones administrativas y operativas que correspondan.
Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno:
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Para esta oportunidad de mejora, los auditados no presentaron ningún comentario, razón por la cual se confirma en el informe final de auditoría, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 5.7. Oportunidad de Mejora No. 7. Integrar Dynamic 365 con Power Bi para visualizar procesos
de analítica de datos que permita generar estadísticas, métricas y/o resultados a la medida en cada módulo de SIMBA, con la finalidad de seguimiento y control desde un nivel directivo y de apoyo a la toma de decisiones. El objetivo también es avanzar en un proceso de inteligencia de negocios que permita mejorar la gestión.
Se sugiere que los reportes estén dispuestos en tableros de control en tiempo real, a través una representación gráfica con la información cuantitativa de cada módulo, lo que permitiría optimizar el uso de las licencias de Power BI de la SDSCJ. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Para esta oportunidad de mejora, la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento no presentó ningún comentario. Informa la Dirección de Tecnologías y Sistema de Información: “: Una vez la Dirección de Bienes
considere pertinente este requerimiento, se adelantarán las mesas de trabajo respectivas.”
Teniendo en cuenta que estas actividades estarán contempladas por la DTSI una vez sean requeridas por la Dirección de Bienes, se confirma la Oportunidad de Mejora No. 7 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 5.8. Oportunidad de Mejora No. 8. Integrar SIMBA con los sistemas Vanti y Terpel a través del
módulo de Combustibles para que la información se controle y administre en el sistema de Bienes y funcione en línea, así la Data siempre estará actualizada a la fecha, dado que el usuario funcional de ese módulo debe gestionar tablas en Excel de control de combustibles, y también debe ingresar a los 2 sistemas mencionados para ejecutar acciones similares, lo que representa un desgaste laboral y disposición de tiempo de trabajo apreciable. Con la integración se ahorrarían horas de trabajo y la información de combustibles estaría al día. En la auditoría se evidenció rezago de un (1) mes en la información que ingresa al sistema por este concepto.
Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Para esta oportunidad de mejora, la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento no presentó ningún comentario. Informa la Dirección de Tecnologías y Sistema de Información: “: Para el módulo de Combustible y de
acuerdo a las mejoras y prioridades propuestas para la segunda fase del sistema SIMBA por parte de la Dirección de
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Bienes, se realizaron verificaciones iniciales del servicio expuesto por VANTI. Para esta implementación se realizará
el levantamiento de requerimientos que permita identificar entre otros aspectos la información que se va a cargar.”
Teniendo en cuenta que estas actividades estarán contempladas por la DTSI en el desarrollo de la segunda fase del sistema SIMBA requeridas por la Dirección de Bienes, se confirma la Oportunidad de Mejora No. 8 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 5.9. Oportunidad de Mejora No. 9. Contemplar en el sistema SIMBA (módulo “Seguimiento y
Control de Contratos” en etapa de análisis del procedimiento y levantamiento de requerimientos), una pestaña (opción) con campos que permitan realizar monitoreo automático a requisitos claves establecidos en los anexos técnicos de los contratos que soporta el suministro de mantenimiento (indicadores), tales como:
Δ Capacidad operativa utilizada por puestos de trabajo para cada taller. Δ Aplicación de los parámetros de mantenimiento preventivo previstos general por cada marca
del parque automotor de acuerdo al tipo de casa matriz. Δ Tiempos incurridos entre los diagnósticos y las cotizaciones de mantenimiento para cada
taller. Δ Frecuencia de aplicación de las cotizaciones (tipo / no tipo) para cada taller. Δ Frecuencia de aplicación de las autorizaciones tanto por el representante del taller (jefe) como
por la SDSCJ (Supervisor / Apoyo a la Supervisión). Δ Cumplimiento de tiempos de cotización (tipo / no tipo), cotización mantenimiento correctivo
(32 h). Δ Cumplimiento de tiempos de ejecución (tipo / no tipo), mantenimiento correctivo (64 h). Δ Cumplimiento de los requisitos mínimos, tales como: herramientas y equipos, entre otros. Δ Cumplimiento de la garantía técnica mínima de los repuestos instalados en los
mantenimientos ejecutados por cada taller. Δ Cumplimiento a los requisitos establecidos para la presentación de las facturas y su
periodicidad, para el cobro de los servicios prestados por los proveedores por cada contrato.
Lo anterior, permitirá minimizar posibles errores humanos, reprocesos, y garantizará la disponibilidad de información para la confirmación de tableros de control, que permitan ejercer monitoreo automático al desempeño del proceso operativo.
Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Para esta oportunidad de mejora, la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento no presentó ningún comentario. Informa para esta observación la Dirección de Tecnologías y Sistema de Información: “: Respecto al
módulo de Seguimiento y Control de Contratos, se realizará mesa de trabajo con la Dirección de Bienes para evaluar
el alcance del mismo.”
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Teniendo en cuenta que estas actividades serán revisadas por la DTSI y la Dirección de Bienes para evaluar su alcance, se confirma la Oportunidad de Mejora No. 9 en el informe final, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión, en el Plan de mejoramiento Interno. 5.10. Oportunidad de Mejora No. 10. No se cumple a cabalidad el instructivo de pagos, debido
a que se observó que las cuentas de cobro de los contratos de mantenimiento y suministro de combustible radicadas por el supervisor a la Dirección Financiera, fueron devueltas en repetidas ocasiones.
o Contrato 490 de 2020, se observaron devoluciones para los pagos de los meses agosto 2020,
octubre 2020 y marzo 2021, a pesar que no supero la mensualidad establecida, lo que genera reprocesos:
Periodo a facturar Radicación por
parte del proveedor Radicación en
financiera Fecha de
pago Observación
Del 1o. al 15 de agosto/2020 18-ago-20 11-sept-20 - 18-sept-20
21-sept-20 La cuenta fue devuelta el 11 de septiembre
Del 16 al 31 de agosto/2020 31-ago-20 11-sept-20 - 18-sept-20
21-sept-20 La cuenta fue devuelta el 11 de septiembre
Del 16 Al 30 septiembre/2020 + Transporte Combustible C4
28-oct-20 19-oct-20 - 21-oct-20 -28-oct-20
28-oct-20 La cuenta fue devuelta dos veces el 19 y el 21 de octubre
Del 16 al 28 de febrero/2021 8-mar-21 9-abr-2021 - 14-abr-21
19-abr-21 La cuenta fue devuelta el 9 de abril
Tabla 39. Elaboración propia, análisis pagos, contrato 490 de 2020.
o Contrato 1461 de 2020, la cuenta para el pago 1 fue devuelta ocasionando que el pago fuera
efectivo en diciembre 2020:
Periodo a facturar Radicación por proveedor
Radicación en financiera
Fecha de pago
Observación
Entre el 1 de octubre al 31 de octubre de 2020
18-nov-20 10-dic-20 Dic-20 Devolución de factura por inconsistencias en SISCO
Tabla 40. Elaboración propia, análisis pagos, contrato 1461 de 2020.
5.11. Oportunidad de Mejora No. 11. La infraestructura para la conservación del
combustible en el Batallón de Alta Montaña BAMAR y en el Sumapaz, requieren de la asignación de recursos correspondientes, así como de la adecuación del sistema de transporte y depósito, lo anterior a fin de minimizar los riesgos que de estas actividades se desprenden.
El ACPM que llega a BAMAR y luego es transportado al Batallón de Sumapaz, es alojado en el lugar dispuesto para el efecto tal y como se evidencia:
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Imagen 45. deposito BAMAR Fusagasugá fuente OCI
El combustible allí depositado es suministrado al vehículo OLM-900 Nissan NP 300 de uso exclusivo del comandante del Batallón, a quien se provee para llevar a cabo los constantes recorridos a toda la localidad de Sumapaz, incluyendo las visitas al Batallón ubicado en el páramo de Sumapaz Puerto de Mando Avanzado. La distancia es en promedio de aquí hasta allá de 211 km, el tiempo de recorrido es de 6 o 7 horas, siempre debe llevarse la provisión en el mismo vehículo. El patrullaje se realiza mínimo una vez a la semana, el solo recorrido necesita 40-45 galones, la capacidad del vehículo es de 20 galones. En Sumapaz, también se mantiene alguna provisión de combustible, como puede evidenciarse a continuación:
Imagen 46. deposito Batallón Sumpaz fuente OCI
Los miembros de la Brigada 13, manifestaron tener mucho cuidado con el mantenimiento y protocolo en la custodia del combustible.
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5.12. Oportunidad de Mejora No. 12. Alerta de posible incumplimiento de la meta 346 programada en el Plan de Desarrollo 2020-2024 que dio continuidad a la meta 113 del plan de desarrollo 2016-2020, en la que se establecieron recursos y magnitud hasta 2021, que presenta baja ejecución física y presupuestal (Segplan), lo que puede generar investigaciones de tipo disciplinario.
Con la entrada del Plan de Desarrollo “Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para la Bogotá del Siglo XXI”, que dio continuidad a la construcción del 100% la sede de la Policía Metropolitana de Bogotá, con una línea de base de 0,47 del Plan de Desarrollo Bogotá Mejor Para Todos, en la que se estableció una meta para 2020 de 0,60% en magnitud, el avance reportado a 31 de diciembre de 2020 fue de 76,67%, para un 0,46 de lo programado para el cumplimiento de una sede, en cuanto a la ejecución presupuestal, la meta presentó una ejecución de apenas 66,6%. Durante la vigencia 2020 se presentó el modificatorio No. 9 al contrato 1132 de 2019, cuya prórroga será hasta el 31 de julio de 2021, junto a este, se presenta un cronograma de obra, en el que se establecen los tiempos de entrega acorde a lo establecido contractualmente, sin embargo, desde 2020, se reportaron retrasos ocasionados por la emergencia sanitaria, que redundaron en la disminución del 51% de personal de obra, sin embargo, de acuerdo con lo informado por el proceso, se organizaron y extendieron horario y turnos de trabajo para el avance que no se logró en el 100%. De acuerdo con los informes semanales de interventoría, se realizaron pagos de pasivos al Consorcio de Seguridad Urbana por $20.971.876.528 y se adicionó y prorrogó el contrato de interventoría 1129 de 2018 por $2.343.283.765, información que concuerda con lo reportado por el proceso en SegPlan y de acuerdo con lo evidenciado en la ejecución presupuestal del Sistema BogData, con giros por $ 20.971.876.528. La Oficina de Control Interno desde el seguimiento a la ejecución de las Metas Plan de Desarrollo a cargo de la SDSCJ, y desde la auditoría de seguimiento a los Proyectos de la SDSCJ, MEBOG y Campoverde en 2019, alertó a la Administración de esta situación de manera recurrente, sobre el posible incumplimiento que podría derivar en acciones de tipo disciplinario, así como las acciones administrativas y legales por incumplimientos contractuales, para la reparación integral de los intereses de la ciudad. En la verificación realizada para la meta 346 durante la vigencia 2021, se estableció una meta de magnitud de una sede más, que, con corte a 31 de marzo de 2021 reporta ejecución física de 67% y presupuestal de 5,4% del total programado por valor de $94.084.653.000. Se han tramitado los pagos a los contratistas de obra e interventoría, en materia de cortes de obra, lo que impacta los pasivos exigibles, representando un inadecuado manejo presupuestal. En el 2021 el rendimiento se vio restringido por la contingencia del Covid-19, por lo que la Interventoría reprogramó la obra, contempló extender la jornada e incluir 80 personas (para un total de 260 personas), con lo cual la fecha de terminación de los recursos contratados actualmente ($132.000 millones) se extiende hasta el 31 de julio de 2021.
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Dado lo expuesto, genera incertidumbre que el proyecto no se encuentre financiado en un 100% para dar total terminación a las obras. En consecuencia, la SDSCJ deberá adicionar y prorrogar los contratos de obra, de Interventoría y de Supervisión Arquitectónica a partir de la vigencia 2021, sin que se encuentren programados recursos desde el Plan de Desarrollo, lo que evidencia falta de planeación y gestión de los riesgos asociados a la obra que se encuentra en desarrollo desde el año 2010 y que impacta la gestión del proceso administrativamente (ejecución presupuestal), demostrando que acciones planteadas en el Plan de Mejoramiento Interno vigencia 2019 no fueron efectivas. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: De las oportunidades de mejora Nos.: 10, 11 y 12 los auditados no presentaron ningún comentario, razón por la cual se confirman en el informe final de auditoría, para que se formulen las acciones necesarias para su gestión en el Plan de mejoramiento Interno. 5.13. Oportunidad de Mejora No. 13. Debilidad en la publicación de ítems del Índice de
Transparencia y Acceso a la Información Pública (ITA) en la página web (Botón de Transparencia), incumpliendo lo establecido en la Ley 1712 de 2014 Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública
El proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas tiene a su cargo objetivos y tareas que requieren el cumplimiento de las obligaciones de publicar información derivadas de la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, a través de las subcategorías establecidas en la matriz ITA que vigila la Procuraduría General de la Nación en los siguientes numerales: 2. Información de interés y 8. Contratación. Lo anterior, se confirma según memorando 20215300179983 del 09-jun-21 emitido por la Dirección Jurídica y Contractual, en el que señalan: “(…) Es obligación del contratista subir la información
de ejecución contractual al Secop II y es deber del supervisor verificar que efectivamente se haya realizado”, y así mismo señalan el resultado del monitoreo de esa actividad a mayo 2021, reportando faltantes en la información que debe ser publicada en SECOP de 45 contratos a cargo de la Subsecretaría de Inversiones, por lo que se conmina a llevar a cabo su publicación. Respuesta del proceso auditado y la Oficina de Control Interno: Informa para esta observación la Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento: “De acuerdo con
lo establecido en la Ley 1712 de 2014… exige la publicación de “concursos y licitaciones”, mas no se especifica que
se deba hacer la publicación de la información de las convocatorias económicas para procesos de selección por subasta
inversa; es decir, que se está dando cumplimiento a lo establecido en la norma.
Respecto a los informes de ejecución contractual, estos se publican mensualmente en el Portal de SECOP II, conforme
a lo establecido en el ítem 8.3.2 de la Metodología de Supervisión de Contratos de la Dirección de Bienes M-FC-1, una
vez se tramiten los pagos correspondientes y se generen los informes de supervisión. Se realiza seguimiento mensual
de la publicación por parte de los supervisores. Se adjunta matriz de seguimiento realizado por la Dirección de Bienes.”
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Teniendo en cuenta lo normado en el art. 10° de la Ley 1712 de 2014, el artículo 2.1.1.2.1.8 del Decreto Sectorial 1081 de 2015, y en especial, lo señalado en el memorando 20215300179983 del 09-jun-21 emitido por la Dirección Jurídica y Contractual, se elimina la Observación No. 30 del informe preliminar, y se crea la Oportunidad de Mejora No. 15 en el informe final, para que se formulen las acciones preventivas necesarias para su gestión en el Plan de Mejoramiento Interno. Las siguientes Oportunidades de Mejora se incluyen en el informe final de auditoría, con el fin de ampliar las causas y consecuencias identificadas de las visitas realizadas por el equipo auditor, para que se formulen las acciones preventivas necesarias para su gestión en el Plan de Mejoramiento Interno, razón por la cual, no requieren socialización previa con los auditados: 5.14. Oportunidad de Mejora No. 14. Se hace necesario aunar esfuerzos para mejorar la vía
pública que conduce al Cerro Cruz verde, mejorando las condiciones de acceso y seguridad a sus transeúntes, residentes y sobre todo mejorar las condiciones de vida al personal uniformado que se encarga de la custodia de los bienes de la entidad, la Mebog y otras entidades del orden Nacional y Distrital.
En el cerro Cruz Verde, se encuentran ubicadas las antenas repetidoras que garantizan la señal de las comunicaciones en el Distrito. De acuerdo a lo informado por el Sargento Intendente Jhon Fredy Salgado Ríos, quien manifestó encontrarse a cargo de la seguridad de las antenas que permiten la comunicación entre la Secretaria, Bomberos, gestión de riesgos e incluso Presidencia de la República, y el C4. La función de las antenas es facilitar la comunicación del Distrito debido a las antenas repetidoras de señal. Según lo señalado, el terreno es de propiedad de privada, se permanece allí en calidad de arrendatarios, el pagador es telefónica, Movistar, Canal 13 y RTVC. El sargento que atendió la visita, manifestó pertenecer a la Mebog del Departamento de Cundinamarca, el terreno es zona rural de Bogotá Distrito Capital. Para garantizar la seguridad del lugar y del equipo telemático allí ubicado, se cuenta con seis (6) funcionarios de la Policía Nacional, una (1) unidad del ejército, dos (2) suboficiales y cuatro (4) auxiliares de policía, estos salen del Cerro cada 60 días. La zona presenta inseguridad y ellos mismos han sido víctimas de hurto. El equipo auditor pudo evidenciar las condiciones precarias, en que viven los miembros de la fuerza pública: La infraestructura presenta agrietamiento y riesgo de derrumbarse, no hay agua potable, se consume agua lluvia no apta para el consumo humano y no cuentan con manejo de basuras, la situación se evidencia de la siguiente manera:
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Imagen 47. Infraestructura Cerro Cruz Verde Fuente OCI
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Imagen 48. Infraestructura Cerro Cruz Verde Fuente OCI
El equipo auditor fue informado de que la mayoría de la infraestructura, planta eléctrica, equipos de comunicación radio y repetición son de propiedad de la MEBOG de Bogotá y la SDSCJ. La planta genera la energía cuando no hay fluido eléctrico, esto se presenta casi cada dos días, y duran así dos o tres días más. Durante este tiempo se utiliza el combustible para que no falle la comunicación en el recargue de baterías que sirven de soporte eléctrico para los equipos de telemática los cuales deben estar conectados siempre. El promedio de consumo es quincenal 250 galones. El mayor riesgo es que se colapsen las comunicaciones, la combustión se requiere para salvaguardar la vida de los agentes que custodian el lugar y los diferentes equipos allí instalados. La vía de acceso presenta condición de mal estado de conservación, siendo la única manera de llegar al Cerro, a pesar de su cercanía al Distrito y a la majestuosidad de su paisaje, la zona está totalmente olvidada por el Distrito y el Estado. Llegar a allí parece una labor titánica el suministro de combustible puede durar hasta más de 12 horas debido a las dificultades geológicas del terreno (desprendimiento de alud y zona rocosa), veamos el detalle:
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Imagen 49. Vía de acceso Cerro Cruz Verde Fuente OCI
La falta de mantenimiento en la vía, ocasiona que el combustible se derrame incrementándose los riesgos para los funcionarios que lo transportan, así mismo la inseguridad de la zona. Por otra parte, se hace necesario cuando las condiciones lo exigen, traspasar el combustible a otro automotor para lograr el objetivo de llevarlo al cerro. Durante el recorrido se pudo evidenciar que del vehículo se cayó una caneca sin que los transportistas se percataran.
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Imagen 50. transporte combustible al Cerro Cruz Verde Fuente OCI
5.15. Oportunidad de Mejora No. 15. La SDSCJ debe optimizar proceso de destinación final,
reposición o cobertura, para aquellos vehículos que ya prestaron su vida útil. A la fecha se encuentran pendientes de reposición en las diversas estaciones de policía ciento setenta (170) vehículos y ocho (8) vehículos del Fondo de Vigilancia y Seguridad que no han podido ingresar a la Secretaría Distrital de Seguridad Convivencia y Justicia.
En la misma vía, se hace necesario priorizar la situación jurídica de algunas motocicletas, pues se encontró que, a 19 de agosto de 2021, se encuentran en depósito sin celebración de comodato, hace más de tres (3) 168 motocicletas y 9 camionetas. El registro fotográfico, fue el siguiente:
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Imagen 51. Bienes en depósito sin celebración de comodato
6. CONCLUSIONES Componente Estratégico Δ Similitud de funciones respecto de los profesionales especializados y universitarios que
conforman el proceso, de acuerdo a lo enunciado en la Resolución 301 de 2018 (manual de funciones), lo que puede generar conflicto en la concertación de compromisos y la definición de entregables, indispensables para tener claros los propósitos y para coadyuvar en el cumplimiento de las metas asignadas al proceso.
Δ Las funciones a cargo de la Dirección de Operaciones son coherentes con las establecidas en el Decreto 413 de 2016.
Δ No se identificaron posibles conflictos de interés en el personal de la Dirección de Operaciones que pudiera afectar la toma de decisiones asociadas a los procesos de contratación objeto de la auditoría.
Δ Debilidades en la articulación de actividades necesarias para cumplir las funciones inherentes a la ejecución de los contratos evaluados (mantenimiento, combustible y gas), situación que impacta el conocimiento previo necesario de la evolución de la contratación, la supervisión y monitoreo, debido a la ausencia de reportes globales para análisis de desempeño, concentración de controles manuales, inadecuada segregación de funciones, que impide contar
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con información que permita la toma de decisiones oportunas (adopción de correcciones y/o identificación de desviaciones), lo que podría impactar negativamente el cumplimiento de las políticas de gestión y desempeño inherentes al Sistema Integrado de Gestión de la SDSCJ, y de esa forma, disminuir la medición del desempeño institucional para la vigencia 2022 en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
Δ Debilidad en la publicación de información en el sitio de transparencia, responsabilidad del proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas, en los ítems de convocatorias y ejecución presupuestal.
Δ Debilidad en la planificación y gestión presupuestal del proceso respecto a la ejecución de la contratación para el suministro de combustibles y el mantenimiento al parque automotor de propiedad o a cargo de la SDSCJ, estableciendo reservas presupuestales considerables, que a la fecha no tienen autorización de giro.
Δ Se evidencian fallas en el seguimiento contractual y de ejecución presupuestal de la meta 346 programada en el Plan de Desarrollo 2020-2024, que posiblemente deriven en incumplimientos, situación que se ha reiterado en varios informes de la Oficina de Control Interno.
Δ Los indicadores de gestión del proceso están orientados a medir tareas operativas, sin contemplar actividades de impacto en el mantenimiento al parque automotor, que permita ejercer monitoreo de los objetivos y funciones asignadas.
Δ Debilidades en la formulación de metas e indicadores planteados en el Plan Operativo Anual vigencias 2020 o 2021; en algunos casos se establecieron metas que corresponden a gestiones administrativas, cumplimientos normativos y de manual de funciones, lo cual afecta la calidad, pertinencia y oportunidad de la información del POA para la toma de decisiones por la Línea Estratégica y la Primera Línea de Defensa.
Componente Contractual Δ La falta de rigurosidad en la elaboración y emisión de los documentos, no permite identificar la
trazabilidad en la línea de tiempo y validar la participación de los profesionales encargados de una y otra etapa, para verificar el estricto cumplimiento del Manual de Funciones, donde se dejó plasmado la necesidad de la interacción entre las tres (3) Direcciones que conforman el proceso, para garantizar en el marco de la primera línea de defensa la suficiente garantía en la celebración eficiente de todas las etapas contractuales y la confluencia de conocimientos para vigilar su correcta ejecución.
Δ Debilidades de alto impacto en el cumplimiento de las funciones de supervisión en los contratos
de prestación de servicios para el mantenimiento del parque automotor y el suministro de combustible.
Δ Alta complejidad en el ejercicio de supervisión a los contratos de suministro de mantenimiento, combustible y gas, máxime si para la vigencia 2021 se realiza la agregación de demanda a los
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Acuerdos Marco de Precios para recibir estos servicios, por lo cual, se considera necesario fortalecer la Supervisión para que cuente con un mayor soporte técnico, jurídico y financiero, dado la cantidad de bienes y el presupuesto asociado, que permita minimizar la existencia de error.
Δ Conociéndose por todas las líneas de defensa las claras dificultades que se han presentado
para la ejecución de los contratos de suministro de combustible en la realidad de los acuerdos marco, no deja de resultar preocupante la ejecución de los contratos de mantenimiento, en la misma realidad de estos, debido al desconocimiento y desatención de la complejidad del desarrollo de la misionalidad de esta Secretaria y el número de automotores que demandan la prestación del servicio, la cual relentiza la operación y hace más dispendioso su seguimiento y control. Frente a esta alarmante situación resulta imperativo para la Dirección de Bienes, rediseñar la estrategia establecida para potencializar las verificaciones realizadas por los supervisores y atender las recomendaciones emitidas a través de los diferentes apartes de este informe.
Δ Se evidencio falta de oportunidad y calidad en el suministro de combustible, debido a las
inconsistencias e impresiones denotadas en el acuerdo marco de precios y a la renuencia del contratista de otorgarle estricto cumplimiento.
Componente Tecnológico Δ MS Dynamic 365 brinda un sistema apropiado de seguridad de la información del sistema de
información SIMBA de la Dirección de Bienes, garantizando la protección de datos y de acceso.
Δ El objetivo y alcance del SIMBA contempla brindar soporte en el desarrollo del trabajo operativo, dar celeridad en los procesos administrativos, controlar de manera automática el parque automotor y facilitar la toma de decisiones, lo que garantiza la veracidad, confiabilidad y oportunidad de la información que debe generar el sistema.
Δ No se planeó adecuadamente las necesidades de sistematización de procesos en la Dirección de Bienes, al tomar la decisión de desarrollar el módulo de Servicios Públicos con la contratación de SIMBA en el año 2018, módulo que no representa beneficio a la gestión administrativa y funcional del área, escenario que impidió optimizar el uso de los recursos destinados para ese fin.
Componente Financiero Δ Los contratos 1461, 966, 967 y 925 2020 presentaron tiempos de facturación superiores al
periodo establecido en la cláusula Forma de Pago, afectando la programación del PAC y su ejecución, incrementando la constitución de reservas presupuestales 2021 de recursos que debieron girarse en la vigencia 2020.
Δ Debilidades en el cumplimiento de requerimientos documentales que soportan la ejecución de los contratos de mantenimiento, de acuerdo con lo establecido en los anexos técnicos.
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Δ No tener en cuenta lo establecido en el Estatuto Tributario (art. 617 y 619) en las facturas
mensuales de los contratos 966 y 1461 de 2020, por no contar con el detalle de las órdenes de trabajo o cotizaciones que las soportan (mano de obra y repuestos).
Δ Inconsistencias y/o posibles errores de digitación en los registros de los kilometrajes que impiden validar los cobros realizados y aprobados por la SDSCJ.
Δ Debilidad en la aplicación del Instructivo de Pagos de la Dirección Financiera por observar devolución de cuentas de los contratos evaluados: 490 y 1461 de 2020.
Componente Técnico Δ Se observaron debilidades en el cumplimiento de las normas ambientales para la disposición
adecuado de los residuos en la etapa primaria de separación, en dos talleres objeto de evaluación (auditorías de campo), lo que representó el 33% de los talleres auditados.
Δ Se observaron cinco (5) motocicletas que superan los tiempos máximos para la prestación del servicio de mantenimiento correctivo (64 horas laborales, que se estiman en 7 días laborales) del numeral 8 de la ficha técnica “Anexo No. 2” del contrato SCJ-1754-2020 denominado “Tiempos de ejecución del servicio”.
Δ Posible incumplimiento de los numerales 2° y 7° de la cláusula 7° Obligaciones generales del contratista, y los numerales 1° y 2° de la cláusula 8° Obligaciones específicas del contratista del contrato SCJ-1754-2020 suscrito con la Unión Temporal UMG7, que si bien fueron advertidas por el Supervisor y Apoyo a la Supervisión, relacionadas al personal o equipo humano mínimo requerido para la ejecución del contrato, específicamente por prestar el servicio con personal inferior al establecido: Presenta quince (15) personas del cargo “Mecánicos en Motocicletas” menor al requerido: veinticinco (25) personas, deben monitorearse con mayor rigurosidad para verificar su presencia en sitio de trabajo.
Δ Se observó cumplimiento parcial al procedimiento para el abastecimiento de combustible al parque automotor adscrito a la SDSCJ, por cuanto no se están realizando las visitas quincenales a las EDS, lo que impide identificar posibles desviaciones en la prestación del servicio, y debilita la gestión del control asociado al riesgos de corrupción R8 “Suministro de
combustible, por parte del proveedor a los vehículos que no son de propiedad y/o no están a cargo de la Secretaria
Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia, al servicio de las agencias de seguridad, mediante contratos de
comodato”.
Δ Informes técnicos y/o de diagnóstico con insuficiente evidencia que le impiden a la SDSCJ validar técnicamente la situación que presentó el parque automotor al momento del diagnóstico realizado por los proveedores de mantenimiento, la correspondencia de los servicios sujetos de autorización (bienes que pertenecen a las SDSCJ o a cargo de ésta), y no poder validar la genuinidad de los repuestos adquiridos e instalados en la ejecución de los trabajos de mantenimiento.
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Δ Los requisitos técnicos que establece la contratación del servicio de mantenimiento requieren
de herramientas y puntos de control eficaces para la verificación de la calidad en la prestación del servicio y de la genuinidad de los repuestos por parte de la SDSCJ, actuaciones que son ejecutadas por los proveedores con total autonomía.
Δ Los asignatarios encuestados durante la auditoría (Estaciones de Policía y Brigada XIII)
manifestaron debilidades en el mantenimiento del parque automotor, en relación a calidad de los repuestos, mano de obra, tiempos de servicio, ausencias de procedimientos mecánicos calificados, originado por ausencia de monitoreo a desarrollo del proceso operativo en taller por parte de la Supervisión de la SDSCJ. Lo anterior, impacta negativamente en los valores agregados del servicio de mantenimiento contratado, como es el caso de no poder hacer efectivas las garantías a los repuestos autorizados y mano de obra, lo que podría ocasionar, desgastes operativos y administrativos, tanto a la SDSCJ como a los Asignatarios.
Componente Administrativo Δ De los 10 procedimientos con los que cuenta el proceso auditado, 5 de ellos (50%) presentan
deficiencias en la formulación de puntos de control, 3 procedimientos (30%) incluyen actividades y puntos de control relacionados con el SIMBA, los cuales presentan debilidad en su formulación y no son aplicados en la actualidad, debido a la mora de la salida a producción de ese sistema.
Δ Es necesario que desde la segunda Línea de Defensa se refuerce metodológicamente la estructuración y diseño de los puntos de control asociados a los procedimientos, que permitan controlar posibles eventos de riesgos en la SDSCJ.
Δ El 18% de las PQR asignadas a la Subsecretaria de Inversiones y Fortalecimiento de Capacidades Operativas entre el 01-jul-20 y el 30-abr-21 presentaron respuestas extemporáneas, lo que puede generar posible incumplimiento del art. 5° del Decreto 491 de 2020, y por ende, posibles pronunciamientos por parte de Entes de Control.
Δ A abril 2021, el proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas ha intervenido 1.792 carpetas de archivo, que equivalen al 27% del total (6.636 carpetas), quedando por intervenir 4.844 carpetas, lo que impactó de manera negativa el estado de la acción 2 y 3 del hallazgo 3.1.1.1. del Plan de Mejoramiento Institucional (Contraloría de Bogotá), calificándolas como “Vencidas”. El término de ejecución de estas actividades se cumplió el 15-jun-21.
Δ Los controles asociados a la gestión del riesgo por procesos R50 “No suministrar los bienes y
servicios de manera oportuna”, y del riesgo de corrupción R16 “Tramitar pagos sin cumplir con los
requisitos establecidos” se consideran insuficientes, debido a que se identificaron hechos durante la auditoría que evidencia su posible materialización, y un posible incumplimiento de la Política de Administración de Riesgos.
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Oportunidades de Mejora Δ Se identificaron 15 oportunidades de mejora, que impactan los procesos de: Fortalecimiento de
Capacidades Operativas, Gestión de Tecnología de Información, Gestión de Recursos Físicos y Documental, Gestión Jurídica y Contractual, para que se formulen las acciones preventivas necesarias para su gestión en el Plan de Mejoramiento Interno.
7. RECOMENDACIONES Componente Estratégico: Δ Actualizar el Manual de Funciones de conformidad con lo establecido en la normativa y velar
por que la información develada corresponda con la realidad de cada proceso, asignando funciones de conformidad con los perfiles y las cargas de trabajo que permitan realizar una medición del cumplimiento de las funciones y de las metas asignadas para contribuir con las del proceso.
Δ Realizar un análisis transversal que integre las dependencias que componen el proceso de Fortalecimiento de Capacidades Operativas, para articular las necesidades de información y las actividades inherentes a la supervisión de la contratación en todas sus etapas: precontractual, contractual y postcontractual).
Δ Evaluar la posibilidad de implementar la rotación del personal de apoyo que soporta la
supervisión en los contratos objeto de evaluación.
Δ Implementar una adecuada segregación de funciones relacionadas a las actividades de: programación, autorización y aprobación para pago de los servicios de mantenimiento, frente a los procesos de contratación.
Δ Establecer herramientas que permitan programar el presupuesto desde su formulación a las Metas Plan de Desarrollo, teniendo en cuenta fases como el diagnóstico de necesidades, que incluya estudios de riesgo social, político y de salud, así como las tendencias de gastos, ejecución y evaluación, conforme el Decreto 111 de 1996 Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación.
Δ Realizar jornadas de capacitación práctica para la formulación de metas e indicadores, que garantice la estructura de medición y monitoreo a los Planes Operativos Anuales y demás herramientas de control y gestión, para que se cuente con información relevante que sirva de insumo para la toma de decisiones.
Δ Actualizar el formato F-DS-524 Matriz Plan Operativo Anual que señale la formulación de indicadores con más de dos variables, para no limitarlo a criterios de índice o razón, porcentaje y/o valores absolutos.
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Componente Contractual Δ Establecer desde los estudios previos las obligaciones del contratista para que se realice su
adecuado seguimiento, que incluyan las obligaciones específicas del contratista consagradas en los Acuerdos Marco de Precios, para que se tomen todas las obligaciones (generales y específicas) en el ejercicio supervisor.
Δ Establecer parámetros técnicos sustentados y sostenibles, que además permitan determinar las razones de los cambios en los criterios objetivos de contratación, en relación de las características de los bienes y servicios que deberán ser contratados por la SDSCJ para satisfacer sus diferentes necesidades, garantizando calidad, buen servicio y costos adecuados.
Δ Teniendo en cuenta que Talleres Autorizados S.A. presta el servicio para el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos marca Nissan en la SDSCJ bajo los contratos 925-2020 y actualmente el 709-2021, es importante solicitar el certificado de repuestos genuinos de manera mensual, dando cumplimiento a las obligaciones específicas del contratista dispuestas en los numerales 10, 11 y 12. De otra parte, solicitar se actualice el documento que le acredita la exclusividad para mantenimiento correctivo y preventivo por parte de Nissan Japón a no más de 2 años.
Δ Se insta a los equipos responsables de adelantar los procesos de selección contractual a actualizar los formatos que intervienen en los procedimientos de estudios previos, respuestas a las observaciones de los oferentes y demás documentación a lo largo del proceso de contratación, con el fin de que se pueda identificar la fecha de emisión y la fecha de aprobación de los instrumentos, así como los participantes y responsables de su diligenciamiento y contenido.
Δ Establecer puntos de control respecto de las obligaciones supervisadas y formatos usados. Implementar rutas o links de repositorios donde se carguen las evidencias verificadas mensualmente por parte del supervisor, documentar adecuadamente los seguimientos efectuados in situ, para evidenciar la trazabilidad de las revisiones y sustentar el criterio de cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Δ Los Estudios Previos ni en los Estudios del Sector que soportan los contratos de mantenimiento, no contemplan criterios de “Tolerancia” (porcentaje) en relación a la cantidad del parque automotor sujeto a inmovilización e intervención en taller (por novedades), aspecto contemplado para el cumplimiento de la política de seguridad por parte de la SDSCJ (expedientes contractuales / información suministrada por mail del 02-ago-21). Por lo anterior, es necesario se incluya este criterio en la documentación que soporta la etapa precontractual, que permitan reflejar el análisis de estos aspectos.
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Componente Tecnológico Δ Definir un plan de trabajo a corto plazo entre la Dirección de Bienes y la DTSI que se ajuste a
una línea de tiempo para lograr la implementación de SIMBA en un 100% con toda la Data y los desarrollos pendientes, que permita ver el alcance y mejoras del sistema SIMBA desde la factibilidad/viabilidad de los casos de usos y Mockups, desarrollo correspondiente, pruebas y puesta en marcha en ambiente de producción.
Δ Resolver la falla técnica que impide cargar en línea los datos de los bienes que ingresan al Almacén desde SAI a SIMBA, para superar los retrasos en la gestión, control y administración de bienes, minimizar las cargas laborales y la posible exposición de la Data del sistema a errores durante la carga manual.
Δ Planear las necesidades de sistematización de procesos en la Dirección de Bienes, que representen beneficios a la gestión administrativa, y así evitar desgaste administrativo y mal uso de recursos por tomar decisiones apresuradas ante sistematizaciones inapropiadas.
Δ Implementar el Manual del sistema SIMBA en línea, para que este recurso esté disponible para consulta y orientación de las labores relacionadas directamente con el sistema a los usuarios funcionales, lo que les permitirá resolver oportuna y eficazmente sus inquietudes.
Δ El proceso de exportación de los reportes a “Plantillas en Excel” debe tener restricciones de usuario, que solo le permitan exportar al custodio o persona autorizada, adicional se sugiere que el administrador del sistema, en el módulo de seguridad, elimine el acceso “abril en Excel online” para los usuarios funcionales, y así evitar los riesgos asociados a la manipulación indebida en línea de los datos y la posible alteración o pérdida de información original y su presunta ineficiencia en la emisión de informes.
Δ La documentación de los comodatos y bienes registrados en SIMBA deben mostrarse y
presentarse por la pestaña “Documentación” para un mayor uso y acceso (conveniente y práctico), dado que los documentos de los bienes administrados, se consultan a través de la vista “Relacionados”, por “Documentos”; ruta dispendiosa y larga para el usuario final, lo anterior, minimiza el desconocimiento de los submenús. Si es del caso, se sugiere definir un nuevo mockup del levantamiento de un caso de uso, con un alcance más funcional.
Componente Financiero Δ Establecer puntos de control respecto de la autorización de los pagos para que se realicen
conforme al Plan Anual de Caja-PAC, asegurando su ejecución financiera y contractual.
Δ Implementar verificaciones aleatorias mensuales a los datos de las Bases (Excel) que la alimentan respecto del kilometraje, y así los datos almacenados sirvan de control para los consumos en relación a los recorridos realizados, en periodos de tiempo.
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Δ Fortalecer los controles administrativos para facilitar el seguimiento y monitoreo de los contratos de mantenimiento, combustible y gas, pues las acciones emprendidas han sido poco efectivas, aspectos que ya han sido advertidos por Entes de Control como por la Oficina de Control Interno (auditorias anteriores).
Componente Técnico Δ Determinar el estado real de los vehículos y las motocicletas, y establecer acuerdos con el
contratista para superar estas novedades, y en caso de incumplimiento a los acuerdos, implementar las acciones sancionatorias contempladas en el clausulado del contrato SCJ-1754-2020 suscrito con la Unión Temporal UMG7 y del contrato 709-2021 suscrito con Talleres Autorizados S.A.
Δ Determinar el estado real del personal asociado al contrato SCJ-1754-2020 suscrito con la Unión Temporal UMG7, e implementar las acciones sancionatorias contempladas en el clausulado contractual, en caso de evidenciar incumplimiento.
Δ Establecer talleres de mantenimiento por diferentes zonas de la ciudad, que permita facilitar el desplazamiento de los asignatarios desde las Estaciones de Policía adscritas a las localidades, lo anterior, dado a que se encuentran a gran distancia de los talleres, dificultando la logística y desplazamiento para aquellos bienes que requieren mantenimiento.
Δ Realizar un estudio de cargas a fin de mirar la pertinencia de reforzar el personal que ejercer la
función de “Apoyo a la Supervisión” que permita realizar las verificaciones en sitio y sensibilizaciones a las EDS, de conformidad con el procedimiento Abastecimiento Combustibles al Parque Automotor a Cargo de la SDSCJ - PD-FC-4. V.4. Se recomienda designar para la validación del componente técnico los Ingenieros Mecánicos con los que cuenta el proceso o si es del caso contratar profesionales con este perfil que realicen las visitas correspondientes para validar los mantenimientos sobre todo aquellos que requieren mayor asignación de recursos.
Δ Diseñar e implementar al interior del proceso, herramientas de control tanto para el apoyo a la
supervisión como al proceso en sí, que permitan revisar y validar la correcta prestación del servicio técnico de mantenimiento, así como la calidad de los repuestos instalados, preferiblemente con evidencias documentales y registros fotográficos, que den cuenta de su operatividad y genuinidad.
Δ Fortalecer las políticas de operación, los procedimientos y el esquema del formato F-FC-280 “Cotización”, que permita evidenciar de manera suficiente, los componentes en mal estado del parque automotor susceptible de mantenimiento, para permitir dar valor y argumento suficiente a las piezas (repuestos) requeridas y autorizadas para cambio, en especial importancia, en aquellos con diagnóstico de difícil solución y/o reparaciones correctivas, así como también contemplar puntos de control que permita trazar evaluaciones visuales, pruebas estáticas y/o pruebas dinámicas en la prestación del servicio, así como la verificación posterior de la genuinidad de los repuestos adquiridos e instalados, y la garantía posventa inherente a ellos.
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Δ Redefinir y segregar las actividades que ejerce el apoyo a la Supervisión con el fin de orientarla a las verificaciones técnicas necesarias, coherentes con sus perfiles, para incluir mayor rigurosidad al seguimiento del parque automotor en proceso de reparación, ya que sin esta condición se pueden aumentar los retornos a los talleres, reportando la misma falla o una nueva consecuente a la mala intervención en el primer ingreso a taller, malas prácticas por los contratistas, que permita minimizar novedades operativas (varadas en vías, desplazamientos y tiempos no aprovechables) que afecten la misionalidad de la MEBOG y/o la Brigada XIII. Formular controles para un seguimiento técnico a servicio de mantenimiento contratado, que permita validar en tiempo real el proceso operativo que se ejecuta al parque automotor, en especial atención, en aquellas novedades de alto costo asociado, lo que permitirá facilitar el seguimiento individualizado al parque automotor, y poder contar con información histórica propia, especialmente en relación a los repuestos instalados, lo que garantizará una mayor exigencia a la calidad esperada por parte de los contratistas.
Δ Evaluar la posibilidad de contemplar el desarrollo en SIMBA de reportes y pestañas de consulta, al máximo nivel de detalle de los repuestos contemplados en los servicios de mantenimiento autorizados de alto costo, información originada en los talleres y que se cargue en línea en este sistema, lo que permitirá una óptima administración de la información estadística, y fortalece la memoria institucional.
Componente Administrativo Δ Revisar y actualizar la caracterización del proceso Fortalecimiento de Capacidades Operativas,
teniendo en cuenta la valoración del contexto interno, externo y del proceso a fin de estructurar el ciclo PHVA con los procedimientos existentes y la totalidad de los documentos de apoyo y herramientas sistematizadas asociadas.
Δ Reformular los puntos de control que presentan debilidad en los procedimientos asociados al proceso Fortalecimiento de Capacidades Operativas, conforme a las directrices impartidas desde el Sistema Integrado de Gestión de la SDSCJ.
Δ Publicar los procesos de contratación, licitación pública y subasta inversa en la página web institucional (Botón de Transparencia), lo que permitirá cumplir la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 189 de 2020 de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
Δ Adelantar seguimientos periódicos a la gestión de las PQRS asignadas a la Subsecretaria de Inversiones y Fortalecimiento de Capacidades Operativas, que permita cumplir los términos de ley con estándares de calidad, y garantizar la comprensión de las respuestas por los diferentes grupos de valor.
Δ La Dirección de bienes deberá adelantar un plan de choque con los apoyos a la función de Supervisión de contratos, para lograr la organización y remisión documentos que permitan la actualización de los expedientes contractuales, de custodia por la Dirección de Operaciones.
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Δ La Dirección de Bienes deberá gestionar ante la Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental el entrenamiento y apoyo necesario para la depuración e intervención de la documentación contractual que no se haya trasladado al archivo de gestión.
Componente Planes de Mejoramiento Δ Evaluada la efectividad de los Planes de Mejoramiento a cargo del proceso de Fortalecimiento
de Capacidades Operativas, se concluyó: » Institucional: dos (2) hallazgos son “Efectivos” Nos.: 3.2.1.2. y 3.2.1.9.), y la 2° acción del
hallazgo 3.1.3.6., lo que representan el 25% de las acciones que lo soportan. La gestión de diez (10) hallazgos fueron calificados como “Inefectivos” lo que representan el 75% de las acciones objeto de evaluación.
» Interno: seis (6) pronunciamientos (4 observaciones y 2 Oportunidades de Mejora) fueron calificadas como “Inefectivas”, lo que representan el 100% de las acciones objeto de evaluación.
Oportunidades de Mejora Δ Formular indicadores de impacto para medir la gestión del proceso en el cumplimiento del
objetivo y su planeación, que contemplen actividades de gestión y no correspondan a tareas operativas. Por ejemplo: Análisis de entrada y salida de vehículos cuantitativo y cualitativo del mantenimiento correctivo y/o preventivo, el tiempo en el taller, entre otros.
Δ Establecer acciones correctivas y preventivas para optimizar la ejecución de las metas plan, lo que permitirá prever posibles incumplimientos y baja ejecución física y presupuestal, fortalecer la planeación presupuestal y contractual.
Δ Contemplar en el sistema SIMBA campos que permitan realizar monitoreo automático a requisitos claves establecidos en los anexos técnicos de los contratos que soporta el suministro de mantenimiento (indicadores), lo que permitirá minimizar posibles errores humanos, reprocesos, y garantizará la disponibilidad de información para la confirmación de tableros de control, que permitan ejercer monitoreo automático al desempeño del proceso operativo.
Δ Mejorar la prestación del servicio de suministro de combustible para el Bamar y Sumapaz, tanto
en el transporte como en la infraestructura para el depósito.
Δ Establecer las acciones necesarias para normalizar los recursos y tiempos invertidos hasta la fecha para la construcción de la sede MEBOG. Capacitar e implementar acciones de mejora para la programación de metas, recursos y seguimientos que se realizan a las ejecuciones contractuales del proceso y de las interventorías contratadas, y tener en cuenta los riesgos externos (Covid-19) y no previstos, que permitan minimizar retrasos y desgaste administrativo y financiero.
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Δ Aunar esfuerzos para mejorar el acceso al Cerro Cruz Verde. así como la calidad de vida de los uniformados encargados de brindar seguridad a los elementos allí custodiados.
Δ Se debe optimizar proceso de destinación final, reposición o cobertura, para aquellos vehículos
que ya prestaron su vida útil, al respecto la SDSCJ, Pues a 19 de agosto de 2021, se encuentran pendientes de reposición en las estaciones ciento setenta (170) vehículos la solicitud se realizó con radicado 20215410251141. A sí mismo se encuentran ocho (8) vehículos del Fondo de Vigilancia y Seguridad que no han podido ingresar a la Secretaría Distrital de Seguridad Convivencia y Justicia. De la misma manera proceder a brindar legitimidad a los automotores que se encuentran en depósito sin celebración de comodato hace más de tres (3), en la Mebog, que corresponde a ciento sesenta y ocho (168) motocicletas y nueve (9) camionetas.
Cordialmente,
SILENIA NEIRA TORRES Jefe Oficina de Control Interno Informe de Auditoría elaborado por: Diana Montaña B. – Contratista OCI. Ejecución del Trabajo: Equipo Auditor. Revisado y Aprobado por: Silenia Neira Torres – Jefe Oficina de Control Interno.
