RECAUDO Y ADMINISTRACIÓN DE LA CUOTA DE...

Elaboró: Edna Carolina Hernández Tiusabá

Sandra Lorelis Urbina Camacho Aprobó:

Jesús Emilio Rivera Bocanegra

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PROCESO: RECAUDO Y ADMINISTRACIÓN DE LA

CUOTA DE FOMENTO GANADERO Y LECHERO

SUBPROCESO: RECAUDO Y SUPERVISIÓN DE LA DE CUOTA

DE FOMENTO GANADERO Y LECHERO

ACTIVIDAD : PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DIRECTO DE CONTROL

PARA PRODUCCION, COMERCIALIZACION Y/O PROCESAMIENTO DE LECHE – PUNTO FIJO

CÓDIGO: RC-P06

VERSIÓN: 1.0

TABLA DE CONTENIDO

Tabla de Contenido ......................................................................................................... 1

1. OBJETIVO ................................................................................................................ 3

2. ALCANCE ................................................................................................................ 3

3. GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS ........................................................................... 3

4. GENERALIDADES ................................................................................................... 4

5. ACTIVIDADES ......................................................................................................... 5

5.1. Determinación del Punto de Leche Sujeto a Inspección. ...................................... 5

5.2. Instauración del Punto de Control de Leche ......................................................... 6

5.3. Objetivos de las Planillas de Control del Punto Fijo de Leche .............................. 6

5.4. Registro de los Datos y Elaboración del Informe. ................................................. 7

5.5. Revisión del Informe de Supervisión del Establecimiento ..................................... 9

5.6. Recurso Humano. ............................................................................................... 11




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6. CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................... 12

7. ANEXOS ................................................................................................................ 12

Proceso o Subproceso: RECAUDO Y ADMINISTRACIÓN DE LA


Código: RC-P06

Versión: 1.0

Nombre del documento: PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DIRECTA DE

CONTROL PARA PRODUCCION, COMERCIALIZACION Y/O PROCESAMIENTO DE LECHE – PUNTO FIJO

Fecha Aprobación: 30/04/2014

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1. OBJETIVO

Asegurar que el reporte mensual por concepto de Cuota de Fomento Ganadero y Lechero corresponde a la realidad económica de los establecimientos productores, comercializadores o procesadores de leche cruda, para controlar la evasión o elusión de la contribución parafiscal.

2. ALCANCE

Los Supervisores de los establecimientos productores, comercializadores o procesadores de leche, como delegados del Auditor Interno de FEDEGÁN – FNG, son los encargados de verificar, supervisar y ejercer control permanente a las rutas y a la recepción de litros de leche cruda en la plataforma de ingreso tales establecimientos sujetos a control. Dichos controles se llevan a cabo durante el horario de recepción y producción autorizado para los mismos.

Los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo participan de manera activa y permanente en este proceso, a través de las actividades de capacitación, acompañamiento, revisión mensual de la información recopilada y registrada por los Supervisores en los formatos estandarizados a nivel nacional y en la ejecución del procedimiento mensual de auditoría financiera, que permite concluir sobre la razonabilidad operativa y contable de los establecimientos sujetos a control.

La oficina de Auditoría Interna –AI– recibe los informes mensuales de cada una de las plantas sujetas a supervisión, con el propósito de surtir un proceso de validación y emitir un memorando de observaciones, que puede conllevar la solicitud de aclaraciones sobre el comportamiento de las compras de leche cruda, variación en el precio, en el volumen y en la identificación de los proveedores, entre otros conceptos.

3. GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS

AI: Auditoría Interna.

Leche Cruda Entera: Es el producto no alterado, no adulterado, del ordeño higiénico, regular, completo e ininterrumpido de vacas o búfalas sanas, que no contenga calostro y que esté exento de color, olor, sabor y consistencia anormales.

Establecimiento: Para efectos de este procedimiento se considera establecimiento, las plantas de enfriamiento o centros de acopio, las plantas para higienización, pulverización, para la producción de derivados lácteos, los depósitos y expendios de leche.



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Plataforma de Ingreso: Lugar destinado para la recepción de leche cruda en la cual se determinan las condiciones microbiológicas y de calidad con las cuales se da ingreso al producto.

CFGL: Cuota de Fomento Ganadero y Lechero.

Destino de la Leche: Constituye la clasificación de la leche recibida para maquila o producción, necesaria para determinar la base del cálculo y pago de la contribución parafiscal y establecer posibles elusores o evasores de la misma.

Maquila: Proceso mediante el cual se contrata la transformación de una materia prima, en este caso la leche cruda, sin perder la propiedad de la misma. Los procesos habituales de maquila para la leche son: enfriamiento, pasteurización, pulverización y empacado, entre otros.

Fedegan: Federación Colombiana de Ganaderos.

FNG: Fondo Nacional del Ganado.

Identificación de la Ruta: Nombre o denominación que describe el recorrido de recolección de la leche. Normalmente obedece al nombre de la vereda, barrio, pueblo del recorrido, nombre del conductor; color, marca, modelo del vehículo o placa de identificación del mismo.

PGREP: Profesional de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo.

Recaudo: Verificación efectiva de la consignación de la CFGL por parte del recaudador a través de la confirmación por extracto bancario.

Recaudador: Persona obligada al recaudo según el artículo 6° de la Ley No. 89 del 10 de diciembre de 1993 y el artículo 1° del Decreto 2255 del 15 de junio de 2007 que modifica el artículo 5° del Decreto No. 696 del 30 de marzo de 1994.

Supervisor de la Planta: Delegado del Auditor Interno de Fedegán – FNG, encargado de verificar, supervisar y controlar permanentemente la entrada de leche al establecimiento productor, comercializador y/o procesador de leche.

4. GENERALIDADES

El marco legal vigente con el que cuenta FEDEGÁN – FNG para realizar los procesos de fiscalización en los establecimientos dedicados a la producción, comercialización y/o procesamiento de la leche son:

El Parágrafo 2 del Artículo 1 del Decreto 2025 de 1996, establece que la Auditoría Interna podrá efectuar, cuando fuere pertinente, mediciones a las áreas de producción y sobre la producción misma, así como realizar los aforos a las contribuciones parafiscales resultantes de tales mediciones.



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El Artículo 2° de la Resolución 232 de 2012 establece que “para efectos de la utilización del mecanismo de control denominado Puntos fijos de control para la Producción y Procesamiento de Leche” y con el propósito de determinar la razonabilidad de la operación de los establecimientos productores y/o procesadores de leche, se establecen los siguientes procedimientos:

o Control de las áreas de producción de leche cruda: Para tal efecto, se

efectuarán mediciones sobre el número de litros de leche cruda producidos por día.

o Control a las áreas de elaboración de productos lácteos: Para tal efecto se efectuarán mediciones que controlarán el número de litros de leche que ingresan a los establecimientos procesadores de productos lácteos”.

El Artículo 3° de la Resolución 232 de 2012 establece el concurso de autoridades públicas. “De conformidad con lo establecido en esta Resolución, corresponderá a las autoridades municipales y en particular a la Policía Nacional, efectuar los controles a los que haya lugar en virtud de sus respectivas competencias”.

5. ACTIVIDADES

5.1. Determinación del Punto de Leche Sujeto a Inspección.

La justificación para implementar un punto de inspección, radica en la presencia de situaciones relacionadas con la recepción de denuncias por evasión, investigaciones y/o inconsistencias en el reporte de la información del recaudo de la contribución parafiscal.

Denuncias: Declaraciones a cerca del estado ilegal, irregular o anómalo de un establecimiento, procedentes de la autoridad competente o de terceros identificados o no.

Investigaciones: Actividades llevadas a cabo por los PGREP y/o Supervisores de las plantas, conducentes a ampliar la información sobre situaciones anómalas detectadas en el establecimiento.

Inconsistencias en la Información: Diferencias entre la facturación y el reporte de los litros del establecimiento, o las resultantes de cruces de información realizados por Fedegán – FNG con entes de control policivos, sanitarios o fiscalizadores.



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5.2. Instauración del Punto de Control de Leche

A partir del resultado de las investigaciones de las irregularidades detectadas y determinados los criterios de costo beneficio del control, FEDEGÁN – FNG decide ejercer las facultades de fiscalización con las que cuenta en un establecimiento de producción y/o procesamiento de leche determinado.

Para tal efecto, la oficina de Auditoría Interna elabora una comunicación dirigida al representante legal o propietario del establecimiento, informando la fecha de inicio del procedimiento de control y la identificación del Supervisor que se encargará de la realización de tales actividades. Por lo general, la fecha de la comunicación corresponde a la fecha de inicio del procedimiento y ésta es radicada por el PGREP asignado a la zona al momento de la instauración. Lo anterior, para no poner en alerta a los propietarios de los establecimientos y generar reacciones que imposibiliten la aplicación del mecanismo.

5.3. Objetivos de las Planillas de Control del Punto Fijo de Leche

Los objetivos de las planillas establecidas por la Oficina de Auditoría Interna para el desarrollo del punto fijo de leche deberán ser tomados en cuenta en el desarrollo del trabajo tanto del Supervisor como del PGREP y se describen a continuación:

Planilla Diaria de Control de Rutas.

Los objetivos de esta planilla son:

o Verificar que los datos suministrados correspondientes a nombre e

identificación de cada ruta, estén debidamente registrados y correspondan a los vehículos que ingresan.

o Comprobar que los litros registrados en cada planilla correspondan a los recibidos diariamente.

o Servir de base de liquidación de la Planilla Diaria de Recepción de Leche y del Consolidado Mensual de Rutas.

Planilla Diaria de Recepción de Leche Cruda.


o Registrar los datos completos de todos los proveedores (nombre completo o

razón social e identificación).

o Establecer objetivamente el número de litros recibidos por cada proveedor y registrar el valor de cada litro según corresponda. La formulación de las



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planillas arrojará automáticamente los resultados de las compras, los totales de litros y de compras diariamente.

o Especificar si es recaudador directo de la CFGL.

o Cotejar la información con la Planilla Diaria de Control de Rutas.

o Servir de base de liquidación para el Consolidado Mensual de Recepción de Leche Cruda.

Consolidado Mensual de Rutas.


o Establecer el número litros que ingresan mensualmente por cada ruta.

o Verificar que las cantidades recibidas por cada ruta coincidan con las registradas en la Planilla Diaria de Recepción de Leche Cruda.

o Minimizar los errores en la información originados en el traslado de los datos entre planillas y consolidados.

Consolidado Mensual de Recepción de Leche Cruda.

Los objetivos de esta Planilla son:

o Mostrar de manera resumida y detallada el total de litros recibidos, el valor

total de las compras, el valor promedio de cada litro de leche y la liquidación de la CFGL a diario, con el fin obtener la recopilación de la información total para cada mes.

o Comprobar que el número de litros registrados en este consolidado, coincida con los plasmados en el Consolidado Mensual de Rutas.

o Cuando se compra a recaudadores directos de la CFGL, se deben restar del total de litros procesados o acopiados, los que cumplan con esta condición.

o Validar aquellos terceros que contratan procesos de maquila para determinar si son recaudadores directos de la CFGL o de lo contrario programar la auditoría para su registro como nuevos recaudadores.

5.4. Registro de los Datos y Elaboración del Informe. El Supervisor inicia las actividades de control en la fecha de la comunicación de instauración del punto fijo. Si para esta fecha han transcurrido algunos días del mes o incluso horas de inicio de la operación, el Supervisor tiene la responsabilidad de recuperar al detalle la información de las rutas y de la recepción de leche a partir de los



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registros existentes en el establecimiento y de documentarlos en los formatos diseñados por la oficina de Auditoría Interna para tal fin.

Una vez obtenida la información de la operación de la planta hasta el momento de inicio del punto fijo, el Supervisor se encuentra facultado para verificar y controlar a través de observación física el ingreso de la leche. Esto implica que:

A la llegada de cada ruta con destino a la planta o establecimiento, el Supervisor deberá solicitar al Administrador o al Delegado el documento que acredita la movilización de la leche, para confrontar su contenido con el producto efectivamente transportado. La información así obtenida deberá registrarse en la Planilla Diaria de Control de Rutas, considerando los siguientes datos: identificación de la ruta, placas del vehículo y cantidad de litros de leche recibidos.

Cuando la leche es descargada en la plataforma de ingreso, el Supervisor deberá validar que la cantidad de litros transportados coincida con la cantidad de litros efectivamente recibidos.

Surtido el proceso de recepción en plataforma, el Supervisor con el apoyo del Administrador o el Delegado, según los procedimientos internos de la planta, deberá detallar el registro de la recepción de la leche por proveedor en la Planilla Diaria de Recepción de Leche Cruda. Esto implica que por cada tercero deberá obtenerse la siguiente información:

o Nit. o Nombre completo de la persona natural o jurídica. o Establecer si es recaudador o no de la CFGL. o Origen del producto por departamento y municipio. o Identificación de la ruta. o Número de placa del vehículo. o Litros recibidos. o Precio de compra del litro de leche. o Total de la compra. o Destino de la leche.

Tanto la Planilla Diaria de Control de Rutas como la Diaria de Recepción de Leche Cruda, deberán quedar totalizadas, impresas y firmadas por el Supervisor y el Representante Legal o funcionario Delegado por parte del establecimiento para tal fin, al finalizar cada jornada.



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Se aclara que tanto las Planillas Diarias de Control de Rutas, como las Diarias de Recepción de Leche Cruda se documentarán en un archivo electrónico, en excel cuya disposición será una hoja equivalente a cada día de operación. Estas hojas diarias están referenciadas a una hoja denominada Consolidado Mensual que por formulación alimenta de manera automática los totales diarios para poder establecer el total de los ingresos mensuales. Cabe resaltar que el Supervisor y el PGREP deberán validar que los resultados del consolidado coincidan con los reportes diarios en litros.

El Supervisor deberá entregar al PGREP al finalizar cada mes el informe para revisión, verificando de manera previa, el cumplimiento de los objetivos de cada planilla. Este informe incluye en orden de presentación lo siguiente:


Consolidado Mensual de Control de Rutas.

La totalidad de las Planillas Diarias de Recepción de Leche Cruda, enumeradas de forma consecutiva (se aclara que el consecutivo se reinicia cada mes).

La totalidad de las Planillas Diarias de Control de Rutas, con los mismos requerimientos de la anterior.

5.5. Revisión del Informe de Supervisión del Establecimiento

El PGREP deberá revisar el informe de supervisión conjuntamente con el Supervisor a fin de mes, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

Las Planillas Diarias de Control de Rutas y de Recepción de Leche Cruda deben cumplir con los objetivos descritos en este procedimiento.

Los reportes Consolidados de Rutas y de Recepción deben coincidir con los datos de las planillas diarias.

Una vez establecida la razonabilidad del informe del Supervisor, el PGREP deberá efectuar la auditoría financiera a partir de la información obtenida en el punto fijo así:

No deberán existir diferencias ni en litros, ni en el valor de las compras, entre los datos del punto fijo y los de la auditoría.

Se deberá validar de manera aleatoria que la información por tercero determinada a través del punto fijo coincide con la de los auxiliares de contabilidad del recaudador.



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Validar que se descuenten los litros y las compras de la maquila y de los recaudadores directos para evitar el doble cobro de la CFGL.

Finalizado este proceso deberá remitir el informe al nivel central, de acuerdo con el cronograma anual que se determine, tanto en forma física como electrónica. Vale la pena recalcar que el informe físico comprende:

Fotocopia de la liquidación de auditoría del período bajo supervisión.



La totalidad de las Planillas Diarias de Recepción de Leche Cruda, enumeradas de forma consecutiva.

La totalidad de las Planillas Diarias de Control de Rutas, enumeradas de forma consecutiva.

La revisión del informe de supervisión de la planta por parte de los Profesionales del Grupo de Supervisión de Recaudo del nivel central, comprende:

Recepcionar y revisar los informes de supervisión de los establecimientos considerando los criterios establecidos en el procedimiento. Hacen parte integral del informe: o Informe Mensual de Supervisión del establecimiento, y o Liquidación de auditoría.

Elaborar memorando de observaciones como resultado del proceso de revisión y enviarlo al Profesional de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo y al Supervisor de Planta.

Archivar el informe mensual de supervisión incluyendo la liquidación de auditoría y el memorando de observaciones.

El envío del memorando de observaciones al PGREP, implica:

Recepcionar el memorando de observaciones emitido por el nivel central y socializarlo al Supervisor de Planta.

Verificar que el Supervisor de Planta realice las correcciones y acate las observaciones contenidas en el memorando. Las observaciones pueden implicar el envío de algún soporte y solicitudes de corrección o reemplazo de:



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o Planillas Diarias de Control de Rutas. o Planillas Diarias de Recepción de Leche Cruda. o Consolidados Mensuales de Rutas y de Recepción de Leche Cruda.

Enviar al nivel central, las planillas solicitadas para corrección o reemplazo y documentación de respaldo que haya sido requerida.

El nivel central recepciona los documentos solicitados en el memorando de observaciones y valida que la información remitida por el Profesional de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo satisfaga lo requerido en el mismo. Una vez ha validado su consistencia, procede a su archivo.

5.6. Recurso Humano. Supervisores Establecimientos Productores, Comercializadores y/o Procesadores de Leche: Las obligaciones de los Supervisores de los establecimientos productores, comercializadores y/o procesadores de leche en relación con este procedimiento son:

Laborar de acuerdo con la programación y horarios establecidos por FEDEGAN-FNG. El tiempo de duración de los turnos de trabajo dependerá de los horarios de recepción de leche definidos en cada establecimiento.

Llegar media hora antes al inicio del proceso de recepción de la leche y quedarse hasta el momento en el que el establecimiento finaliza la operación.

Tratar en forma respetuosa y cordial al personal del establecimiento, evitando generar conflictos.

No interferir en los procesos operativos de las plantas.

Recopilar la información de acuerdo con el procedimiento y los formatos determinados por FEDEGAN – FNG.

Verificar, supervisar y controlar el ingreso de los litros de leche recibidos, en los establecimientos asignados.

Alimentar de manera correcta los archivos correspondientes sin modificar las fórmulas y formatos.

Verificar mensualmente los informes Consolidados de Rutas y de Recepción de Leche, en los que se resume la cantidad recibida en litros durante el período.

Hacer firmar los formatos diariamente por parte de la persona responsable de la operación en cada una de las plantas.



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Entregar a los PGREP el informe definitivo según el cronograma establecido, para su revisión, retroalimentación y solicitud de cambio o reemplazo.

Garantizar que los formatos revelan la información de los hechos presentados en cada establecimiento tal y como suceden.

Acatar las observaciones que surjan de la revisión de los informes, ya sea por parte de los PGREP o de la Oficina de Auditoría Interna de FEDEGAN – FNG.

Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo: Los PGREP son los encargados de:

Brindar el apoyo logístico y de capacitación, adicional al ofrecido por el nivel central, necesario para que el proceso de supervisión se lleve a cabo en forma eficiente.

Revisar mensualmente los informes consolidados de supervisión de los puntos fijos.

Realizar el proceso de auditoría al recaudo en forma mensual para constatar que la información del punto fijo, sea congruente con la información contable del establecimiento, productor o acopiador de leche.

Realizar la entrega mensual a la Oficina de Auditoría Interna, del informe final del punto fijo sujeto a supervisión según el cronograma establecido.

Ver Diagrama de Flujo.

6. CONTROL DE CAMBIOS

Descripción del Cambio Fecha Modificación Nueva Versión

Versión Inicial. 30/04/2014 1.0

7. ANEXOS

Planilla Diaria de Recepción de Leche Cruda.

Planilla Diaria de Control de Rutas.



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