Reconocer la función y organización administrativa Objetivo:

Reconocer la función y organización administrativa

Objetivo:

“El Proceso Administrativo”

… o las Funciones de la Administración…

OrganizacióOrganizaciónn

¿Cómo ¿Cómo Hacerlo?Hacerlo?

OrganizacióOrganizaciónn

¿Cómo ¿Cómo Hacerlo?Hacerlo?

El proceso administrativo (f unciones de la administración) La lógica del Proceso Administrativo: Prever Proveer Actuar Planificación Organización Dirección y Control

Organizar… “qué elementos o condiciones son necesarios para obtener el resultado propuesto y cómo se deben combinar entre sí estos elementos para conseguir dicho resultado de modo eficiente”.

Organizar… “determinar las funciones necesarias para lograr el objetivo, estableciendo la autoridad y asignando responsabilidad a las personas que tendrán a su cargo estas funciones”.

En forma precisa, podemos decir que la organización es el proceso de determinar las actividades y cargos necesarios dentro de la empresa, distribuyéndolos de acuerdo con las mejores relaciones funcionales, definiendo claramente la autoridad, responsabilidad y deberes de cada uno y asignándolos a individuos para que el esfuerzo global disponible pueda ser aplicado y coordinado eficientemente.

La organización provee los elementos humanos y materiales necesarios para el adecuado funcionamiento de la empresa.

“Determinar las actividades de la mejor forma posible que permita el adecuado funcionamiento de la empresa”.

Organizar…

Estrategia:La organización sigue a la estrategiaAdaptación al entorno para alcanzar los objetivos.

Tecnología:Influencia de la tecnología del proceso productivo en la estructura organizativa.

Estabilidad:Ambiente estable, ritmo de los cambios es menor, no afecta en gran medida a la organización.Ambiente inestable genera un alto grado de incertidumbre, lo que obliga a la organización a adaptarse continuamente.

Determinación del Objetivo

División del trabajo en Operaciones Parciales

Agrupación de las Operaciones Parciales en Unidades Administrativas

Definición de Obligaciones y Responsabilidades (Definición de Cargos)

Asignación de Personal

Delegación de Autoridad

Criterios de Departamentalización:

• Homogeneidad de las tareas

• Categoría de funciones

• Producto

• Territorio

• Cliente

• Procesos

• Equipos

TRABAJO A

REALIZAR

(cómo hacer)

DEFINICIÓN

DEL TRABAJO

(qué hacer)

Unidad Administrativa 1




1. Objetivo

Cargo:

Agrupación de tareas afines que se efectúan en una misma estación de trabajo.

“Un CARGO… varios PUESTOS DE TRABAJO” (Ejemplo: Cajero de Supermercado)

ORGANIZACIÓN FORMAL vs. ORGANIZACIÓN INFORMAL

Organización Formal

Organización Informal

Relación entre cargos

Relación entre

personas

(1) Representación gráfica o esquemática de las relaciones entre cargos de una organización.

(2) Un Organigrama es un gráfico o esquema en

el que generalmente se representan los diversos cargos por rectángulos unidos por líneas, que revisten importancia, porque definen las relaciones de autoridad y poder dentro de la organización. Los niveles altos se colocan en la parte superior del gráfico y viceversa.

Gerencia

Función Informática

Funcióncontabilidad

FunciónPersonal

FunciónJurídica

FunciónComercialización

FunciónProducción

FunciónFinanzas

FunciónCompras

FunciónCostos

Funciones Asesoras (intervienen en todas las áreas)

Funciones Operativas (relación directa con el proceso productivo)

SubgerenciaComercial

Depto

Subgerencia Producción

DeptoDepto

Directorio

SubgerenciaFinanzas

Gerencia General

Taller Unidad

DeptoDepto

Taller Unidad•ObservaciónObservación:

un organigrama puede ser bueno, malo o regular.

Para una empresa depende de cada caso específico y no existe generalización.

El Organigrama

¿Por qué las relaciones no se dan como lo habíamos pensado al establecer nuestro organigrama?¿Tiene fallas el esquema?¿Puede ser mejorado?

En este sentido se debe tener claro que las organizaciones están compuestas por SERES HUMANOS, con diferencias de personalidad (individual y colectiva), lo cual los hace multidimensionales y complejos.

ORGANIZACIÓN INFORMAL

empresaObjetivosRazones

Necesidades

Normalmente, la empresa tiene necesidades de obtener personal por razones distintas a las que

tienen esas personas para emplearse en la empresa.

personal

Las interrelaciones individuales y de grupos informales dentro de la empresa hacen que la real estructura organizativa difiera del organigrama.

En la organización informal, las personas se dan su propia organización, que no tiene porque coincidir con el organigrama formal. En la organización informal surge el poder informal (líder no formal, la amistad, la afinidad, etc.). La existencia de una organización informal no es un hecho malo e indeseable. Lo que realmente importa es que ella existe y si un administrador no la toma en cuenta o la desconoce, todo esquema organizativo se desmorona.

En síntesis el organigrama no suele mostrar la verdadera realidad de las interrelaciones dentro de la empresa.

Por lo tanto, la verdadera organización es el organigrama, modificado por todas las relaciones que se producen espontáneamente entre las personas y los grupos, lo que le imprime a la organización un sello de gran dinamismo.

Consideraciones sobre “Organización”

División del Trabajo

Cadena de Mando

Unidad de Mando

Ambito del Control

Todo trabajador debe

ocupar un cargoformado por

“tareas afines”

Tareas Afines Especialización Eficiencia

Productividad

Productividad = Cantidad Producida / Recursos Utilizados

¿Esta relación “siempre” se da?

¿Por qué se dice que en el ámbito de la productividad la especialización es un “arma de doble filo”?


Depto


DeptoDepto

Directorio

SubgerenciaFinanzas

Gerencia General

Taller Unidad

DeptoDepto

Taller Unidad

Cadena de Mando

“Las órdenes deben recorrer secuencialmente los eslabones de la cadena jerárquica (sin saltarse niveles)”


Depto


DeptoDepto

Directorio

SubgerenciaFinanzas

Gerencia General

Taller Unidad

DeptoDepto

Taller Unidad

Unidad de Mando

“Se debe tener UN SOLO JEFE de quién recibir órdenes y a quién informar y responder”


Depto


DeptoDepto

Directorio

SubgerenciaFinanzas

Gerencia General

Taller Unidad

DeptoDepto

Taller Unidad

Ambito del Control “La RESPONSABILIDAD fija el límite del CONTROL” – “CONTROLO hasta dónde soy RESPONSABLE”

División del Trabajo.Todo trabajador debe ocupar un cargo formado por tareas afines y de ese modo pueda especializarse en un trabajo que tiene características definidas. La idea es que la especialización lleve a la eficiencia.

Cadena de Mando.Las órdenes deben recorrer secuencialmente los eslabones o niveles de la cadena jerárquica sin saltarse estos niveles. Unidad de Mando.Un solo jefe de quien recibir órdenes y a quien responder por las tareas. Ambito del Control.El control debe cubrir el ámbito del cual se es responsable (la responsabilidad fija el límite del control).

Problemas y Conflictos de Organización Þ Excesiva centralizaciónÞ Excesiva descentralizaciónÞ Duplicación de tareasÞ Areas de nadieÞ Dualidad de mandoÞ Cargos ambiguosÞ Servicio mal asignadoÞ Afán de pertenenciaÞ Descentralización simulada

Excesiva centralización

Excesiva descentralización

rigidez

caos

No olvidar la frase de H.Fayol…“en asuntos de administración, todo es cuestión de proporciones”

Duplicación de tareas:“2 ó más personas hacen lo mismo”…

Areas de nadie:“1 tarea nadie la hace”…

Tarea APersona A

Tarea BPersona B

duplicaciónde tareas

área de nadie

Desplazamiento de las tareas de la

Persona B

Dualidad de mandoCargos ambiguos

“DOS JEFES para UN SUBORDINADO”

“NO ACTUALIZACIÓN DE LOS CARGOS”

FIN DE LA PRESENTACIÓNMuchas Gracias

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