REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE …

REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 1

PROPUESTA DE REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE

MUESTRAS EN EL ALMACÉN DE RETENCIÓN DEL LABORATORIO QUIMPAC

DE COLOMBIA S.A.

AUTOR

JULIO CESAR RIASCOS PINEDA

Ensayo ABP presentado como requisito para optar al título de:

INGENIERO INDUSTRIAL

Directora:

CLAUDIA CAROLINA CALDERÓN LÓPEZ

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA

PROGRAMA INGENIERÍA INDUSTRIAL

BOGOTÁ, 03 DE JUNIO DE 2021


Propuesta de Reestructuración de Estantes y Distribución de Muestras en el Almacén de

Retención del Laboratorio Quimpac de Colombia S.A.

Julio César Riascos Pineda

Código D6201050

Programa de Ingeniería Industrial

Facultad de Estudios a Distancia FAEDIS, Universidad Militar Nueva Granada

Nota del Autor

Julio César Riascos Pineda, Estudiante del Programa de Ingeniería Industrial FAEDIS presenta

este proyecto ABP para para optar al título de Ingeniero Industrial.

Este trabajo fue dirigido por la docente Claudia Carolina Calderón López, Docente de Cátedra

del Programa de Ingeniería Industrial FAEDIS.

Cualquier correspondencia referente a este proyecto debe ser enviado a

[email protected] e [email protected].

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


Contenido

Resumen ......................................................................................................................................... 8

1 Planteamiento del Problema .............................................................................................. 12

2 Objetivos .............................................................................................................................. 15

2.1 Objetivo General ............................................................................................................ 15

2.2 Objetivos Específicos ..................................................................................................... 15

3 Justificación ......................................................................................................................... 15

4 Marco de Referencia ........................................................................................................... 17

4.1 Marco Contextual ........................................................................................................... 17

4.2 Antecedentes .................................................................................................................. 18

4.3 Bases Teóricas ................................................................................................................ 19

4.4 Definición de Términos. ................................................................................................. 21

5 Metodología ......................................................................................................................... 22

5.1 Análisis de la Información ............................................................................................. 22

5.2 Reestructuración de Estantes .......................................................................................... 23

5.3 Distribución de las muestras .......................................................................................... 23

5.3.1 Método FIFO ................................................................................................. 24

5.3.2 Método ABC para el Control de Inventarios ................................................ 24

5.3.3 Distribución de Productos por Compactibilidad Química ............................ 24

5.3.4 Metodología 5s para Mantener el Orden y Aseo del Almacenamiento ........ 25

5.4 Medición de Tiempos de Búsqueda de Muestras ........................................................... 25

6 Resultados ............................................................................................................................ 26


6.1 Capítulo 1. Análisis Preliminar del Estado de los Estantes y del Proceso de Distribución

de Muestras ............................................................................................................................... 27

6.1.1 Descripción Inicial de los Estantes................................................................ 27

6.1.2 Distribución Actual de los Estantes .............................................................. 29

6.1.3 Inventario del Almacenamiento año 2020 .................................................... 32

6.1.4 Análisis DOFA .............................................................................................. 36

6.1.5 Lluvia de Ideas .............................................................................................. 38

6.2 Capítulo 2. Materiales para la Elaboración de los Estantes ........................................... 39

6.3 Capitulo 3. Prototipo de Estante para Favorecer el Almacenamiento y Disminuir el

Desperdicio de Espacio ............................................................................................................. 40

6.4 Capítulo 4. Análisis de los Métodos que se Pueden Establecer para Mejorar la

Distribución de las Muestras ..................................................................................................... 47

6.4.1 Implementación de 5S para Mantener el Orden y la Distribución del Almacén

y sus Estantes. 54

6.4.2 Propuesta Ampliación del pasillo. ................................................................. 56

7 Alternativas de Solución ..................................................................................................... 58

8 Presupuesto .......................................................................................................................... 60

Conclusiones ................................................................................................................................ 64

Bibliografía .................................................................................................................................. 66

Anexos .......................................................................................................................................... 70


Tablas

Tabla 1 .......................................................................................................................................... 27

Tabla 2 .......................................................................................................................................... 27

Tabla 3 .......................................................................................................................................... 28

Tabla 4 .......................................................................................................................................... 33

Tabla 5 .......................................................................................................................................... 36

Tabla 6 .......................................................................................................................................... 43

Tabla 7 .......................................................................................................................................... 43

Tabla 8 .......................................................................................................................................... 44

Tabla 9 .......................................................................................................................................... 44

Tabla 10 ........................................................................................................................................ 44

Tabla 11 ........................................................................................................................................ 45

Tabla 12 ........................................................................................................................................ 46

Tabla 13 ........................................................................................................................................ 52

Tabla 14 ........................................................................................................................................ 53

Tabla 15 ........................................................................................................................................ 59

Tabla 16 ........................................................................................................................................ 61

Tabla 17 ........................................................................................................................................ 61

Tabla 18 ........................................................................................................................................ 62

Tabla 19 ........................................................................................................................................ 63

Tabla 20 ........................................................................................................................................ 63


Figuras

Figura 1 ......................................................................................................................................... 29

Figura 2 ......................................................................................................................................... 30

Figura 3 ......................................................................................................................................... 32

Figura 4 ......................................................................................................................................... 34

Figura 5 ......................................................................................................................................... 35

Figura 6 ......................................................................................................................................... 41

Figura 7 ......................................................................................................................................... 42

Figura 8 ......................................................................................................................................... 47

Figura 9 ......................................................................................................................................... 49

Figura 9 ......................................................................................................................................... 51

Figura 10 ....................................................................................................................................... 52

Figura 11 ....................................................................................................................................... 56

Figura 12 ....................................................................................................................................... 57

Figura 13 ....................................................................................................................................... 58


Anexos

Anexo A. Caja para el almacenamiento de las muestras en los estantes. ..................................... 70

Anexo B. Cotización de las cajas para guardar las muestras en los estantes. ............................... 71

Anexo C. Consolidado de reclamos año 2020 Quimpac de Colombia S.A .................................. 72

Anexo D. Requerimiento de medidas de estantes teniendo en cuenta medidas de las cajas. ....... 73

Anexo E. Solicitud de cotización de cajas .................................................................................... 74


Resumen

Dada la necesidad que tiene el Laboratorio Quimpac de Colombia de mejorar los

procesos de almacenamiento y distribución de muestras en el almacén de retención, se realiza

una propuesta que se enfoca en la reestructuración de los estantes y la disposición de las

muestras que allí reposan con el fin de optimizar el espacio usado y lograr así, una mayor

capacidad de acopio y orden.

Para esto, se realizó un análisis de la situación actual en el almacén de retención,

enfocado en el estado físico de los estantes, la capacidad de almacenamiento, el inventario que se

maneja en un año de acopio de muestras, y la forma como se distribuyen éstas en el almacén. El

análisis de esta información ratificó lo que se venía evidenciando, acerca de la insuficiencia de

espacio para el almacenamiento. También se realizó un análisis utilizando la matriz DOFA como

herramienta para identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, y así tener

una visión más detallada de la situación.

A fin de brindar una solución al Laboratorio con respecto al proceso de almacenamiento

y apoyado en la herramienta Sketchup, se propone un diseño de estante compacto, hecho de

materiales de fibra de vidrio, resistente al ambiente y con mayor capacidad, teniendo en cuenta

las necesidades del almacén. En cuanto al proceso de distribución de muestras, se plantea utilizar

la combinación del método FIFO para la gestión del inventario, una clasificación ABC en

función a la demanda o rotación para localizar los productos en los estantes y los criterios

generales para almacenamiento de químicos y separación de productos por incompatibilidades.

Adicionalmente, se recomienda aplicar la metodología 5s para que el proceso de ingreso y retiro

de muestras sea más visual, ordenado y limpio.


De esta forma, el impacto en el proceso será evidente en sus estanterías, en el orden, la

distribución de muestras, reducción de tiempo horas hombre en la búsqueda de una muestra para

análisis y optimización del espacio.

Palabras claves: Muestras de retención, optimización, 5S, organización, almacenamiento,

estantes.

Summary

Given the need of the Quimpac Laboratory of Colombia to improve the processes of storage and

distribution of samples in the retention warehouse, a proposal is made that focuses on the

restructuring of the shelves and the arrangement of the samples that rest there, favoring the space

used and thus achieving a greater capacity of collection and order.

For this, an analysis of the current shelf situation was performed, documenting the

physical condition, storage capacity, inventory that is handled in a year of collection of retention

samples, and how samples are distributed in the warehouse. With the help of Excel, the collected

information was disclosed with descriptive statistics the data that confirms the inadequacy of

storage space. Subsequently, a DOFA analysis was carried out as a tool to study the situation

aimed at identifying the strengths, weaknesses, threats and opportunities for changes that favor

the process.

To provide a solution according to the Laboratory's needs about the storage process and

making use of the Sketchup tool, a compact shelf design is proposed, made of fiberglass

materials that meets the needs in the warehouse, making them environmentally resistant and with

greater capacity. Taking into account that the combination of the FIFO method for inventory

management should be improved, an ABC classification based on demand or rotation to locate

the products on the shelves and the general criteria for storing chemicals and separating the


products by incompatibilities , additional will be applied the management tool 5s to make the

process of entry and removal of samples more visual, orderly and clean.

In this way, the impact on the process will be evident on your shelves, in order, the

distribution of samples, reduction of time in man hours when searching for a sample for analysis

and space optimization.

Keywords: Retention, optimization, 5S, organization, storage, shelves samples.


En el campo de la logística es de vital importancia mantener el orden y la disposición del

espacio, esto facilita los flujos de los procesos en los lugares de almacenamiento, por ello las

estanterías se convierten en un sistema de almacenaje muy importante que permite organizar y

optimizar los espacios donde se acopian diferentes materiales. Este proyecto ABP está enfocado

en reestructurar la estantería, mantener el orden y la distribución de muestras en el almacén de

retención del Laboratorio Quimpac de Colombia. La mejora de este proceso apalancaría la

solución de otros inconvenientes, como son los tiempos de respuesta a los clientes cuando estos

realizan solicitudes, reclamos y verificaciones de calidad que implican un reanálisis de las

muestras guardadas en el almacén.

Con la intención de dar solución a este problema se investigaron las causas que están

retrasando el proceso, y que han ido desencadenando una serie de sucesos que indican una falta

de capacidad de acopio en los estantes, una ineficiente distribución y organización de los

productos almacenados en ellos. Aprovechando esta situación, se propone cambiar los materiales

que componen los estantes actuales para darles una mayor resistencia al ambiente corrosivo que

se maneja en la empresa por causa de las características químicas de los productos

manufacturados, además establecer procedimientos basados en un sistema de almacenamiento

ordenado que faciliten la búsqueda de muestras en el almacén de retención y sea orientado a la

organización, sistematización y categorización de las mismas, aplicando la herramienta de

gestión 5s.

Con el desarrollo de este proyecto, se espera aportar al almacén de retención de muestras

una posibilidad de mejorar el proceso de almacenamiento, que por falta de organización y

capacidad se percibe caótico, con mucho desorden, haciendo de este espacio un lugar incómodo

para trabajar.


Los resultados que presentó el análisis de mejora realizado al almacén de muestras de

retención soportan la propuesta planteada en este trabajo, éstas se explicarán al detalle a lo largo

del documento y posteriormente se evaluarán los beneficios que podrían obtenerse al momento

de decidir implementar las mejoras planteadas.

1 Planteamiento del Problema

Quimpac de Colombia S.A es una empresa productora de suministros químicos dirigidos

a la desinfección y tratamiento del agua, estos productos son cloro líquido, cloro gas, hipoclorito

de sodio, cloruro férrico y ferroso, ácido clorhídrico, soda cáustica, policloruro de aluminio,

hidroxicloruro de aluminio y derivados.(Quimpac, 2016)

La compañía garantiza las especificaciones de calidad de manufactura de sus productos al

realizarle los respectivos análisis y ensayos de control, para ello cuenta con un laboratorio

químico, que no solo se encarga de hacer análisis fisicoquímicos a los productos terminados, sino

que adicionalmente monitoriza el proceso de fabricación de estos productos y asegura su calidad

final (Ministerio de Salud, 1998). Una vez liberado el producto, este es enviado a los tanques de

almacenamiento y desde allí se procede a llenar los carrotanques para despachar a cada cliente.

De cada carro despachado se recoge una muestra para nuevamente verificar la calidad por medio

de un análisis químico y físico.

La muestra recolectada, que también se denomina contramuestra, es guardada en el

almacén de retención durante el periodo de caducidad como constancia de la calidad del

despacho. Esta muestra testigo es la garantía que tiene el área de control de calidad, cuando se

presentan casos de reclamación de clientes o sean solicitadas en alguna auditoria de calidad

como seguimiento de trazabilidad. (MSCBS, 2006)


Al momento de presentarse una solicitud de reclamo por deficiencias en la calidad de

producto, se procede hacer la respectiva investigación y un informe de esta, donde inicialmente

se revisa la muestra guardada en el almacén de retención, se analiza nuevamente para verificar

las especificaciones de calidad declaradas en el certificado de análisis del despacho, estas deben

coincidir con el nuevo reporte de los análisis realizados. Para la empresa es de gran importancia

realizar este procedimiento y darle a conocer al cliente los resultados de lo sucedido para no

perder la confianza que se tiene entre las dos partes, este proceso es una estrategia de la

compañía para respaldar la calidad de los productos (Quimpac, 2018). De acuerdo con los

resultados de la investigación, se llega a un acuerdo financiero, si la inconformidad es causada

por deficiencias en los procedimientos internos de la empresa; de no ser así el cliente asume los

gastos de transportes por devolución.

Los ácidos clorhídrico y sulfúrico son los productos de mayor control en la compañía,

debido a que son suministros controlados por estupefacientes y alguna deficiencia en su

concentración tiene implicaciones legales, las cuales deben ser soportadas técnica y legalmente

(López, 2013).

El trabajo de los analistas debe ser bien ejecutado desde la revisión del proceso de

producción, el análisis de producto final, hasta el despacho y almacenamiento de la muestra en el

almacén de muestras de retención, debido a que esta últimas son el respaldo que garantiza la

confiabilidad de los resultados emitidos por el laboratorio químico de la compañía. (Ministerio

de Salud, 2016).

El almacenamiento de muestras de retención de los productos despachados es de gran

importancia, porque son un material de referencia y deben estar disponibles al momento de ser


requeridas con fines analíticos, por reclamos de clientes o asuntos legales. Estas muestras son la

representación de los lotes de producto producido y despachado.

En el almacén de retención se ubican las muestras que respaldan a la compañía en el

proceso de calidad de los productos, este almacén está sufriendo daños en sus estantes por la

corrosión causada por lo vapores y los goteos generados por muestras mal almacenas debido a la

falta de espacio.

Para fines prácticos y por buenas prácticas de laboratorio, las muestras de retención

deben ser de fácil acceso y de localización. La falta de capacidad de almacenamiento y de un

sistema de organización adecuado, aumenta el problema de búsqueda en el almacén por

deficiencias en el almacenamiento de muestras. Actualmente el ingreso de materiales está

presentando inconvenientes observándose una falencia en la ubicación, búsqueda y orden en

general, donde no se logra identificar de una manera fácil y rápida la localización de las muestras

de retención, y uno de los motivos de esta situación radica en la insuficiencia de la capacidad de

almacenamiento.

El costo del mantenimiento del almacén de muestras de retención está contemplado

dentro de los análisis de control de calidad que se les realizan a los productos manufacturados

por la compañía, sin embargo, este proceso se convierte en el respaldo de garantía de la calidad.

Considerando la importancia del buen manejo de las muestras de retención según lo planteado

anteriormente, se requiere mejorar el almacenamiento y distribución de éstas para que el uso del

almacén sea más eficiente y así mitigar el problema que se está presentando.

Por lo anterior se plantea la siguiente pregunta de investigación:

¿Cómo disponer de un espacio adecuado que facilite el almacenamiento y distribución de

muestras en el almacén de retención del Laboratorio Quimpac de Colombia S.A.?


2 Objetivos

2.1 Objetivo General

Diseñar una propuesta de reestructuración de estantes y distribución de muestras en el

almacén de retención del laboratorio Quimpac de Colombia S.A., ofreciendo una solución que

redunde en una mejor organización de esta área.

2.2 Objetivos Específicos

• Realizar un análisis preliminar del estado de los estantes y del proceso de distribución de

muestras, estableciendo las condiciones que se tienen en el almacén de retención del

Laboratorio.

• Establecer cuáles son los materiales adecuados y resistentes a las condiciones ambientales

del almacén para la elaboración de los estantes y disposición adecuada de las muestras

retención.

• Diseñar una propuesta de un prototipo de estante que sea compacto y que favorezca el

almacenamiento, disminuyendo el desperdicio de espacio en esta área.

• Realizar un análisis de los métodos que se pueden establecer para mejorar la distribución

de las muestras en el almacén de retención en el Laboratorio Quimpac de Colombia S.A,

para que el proceso de almacenamiento, distribución, orden y búsqueda sea eficiente.

3 Justificación

Con este proyecto ABP se pretende abordar el problema logístico que se está presentando

con los estantes y la distribución de las muestras en almacén de retención del Laboratorio de

Quimpac de Colombia S.A. Esta propuesta nace de la necesidad de mejorar la estantería por

causa del deterioro, falta de capacidad de almacenamiento y una inadecuada distribución Dado lo


anterior y con el fin de brindar un servicio de calidad, el laboratorio requiere hacer cambios que

muestren resultados rápidos y tangibles.

Los estantes, sean metálicos, de madera, o de otros materiales, permitirán la colocación

de las unidades logísticas sobre las estructuras, el uso de dichas estructuras permite

aprovecharlos para el almacenamiento de materiales. Para diseñar unos estantes que cumplan con

las condiciones de calidad necesarias, se debe tener en cuenta algunas normativas como la

estabilidad y la capacidad de carga. Tamborero del Pino ( 1993) afirma que “en general se

pueden considerar como estables, con una capacidad de carga suficiente y una posición vertical,

las estanterías cargadas y descargadas a mano, si la altura del estante con carga no es superior al

quíntuplo de su profundidad” (p.3). Es importante tener en cuenta la capacidad de carga de la

estantería, esta información deberá ser suministrada por el fabricante; para el almacén de

retención no se tiene esta información y se deben hacer ensayos. Según Tamborero del Pino (

1993) “la capacidad de carga de los elementos sustentadores se podrán complementar o sustituir

con ensayos. Para determinar la capacidad de carga de instalaciones y elementos de almacenaje,

la seguridad contra la rotura debe ser de al menos 1,8 de la carga prevista” (p.2). Esto significa

que después de elaborados los estantes se deben realizar las respectivas evaluaciones para

determinar si los estantes reestructurados son los adecuados para soportar el peso de los

productos que allí se almacenarán.

En cuanto a la distribución en general, la instalación de los estantes debe estar acorde con

un buen sistema de almacenamiento que cubra estas necesidades.

El mejor aprovechamiento del espacio, la reducción al mínimo de la manipulación de las

mercancías, la facilidad de acceso al producto almacenado, el máximo índice de rotación posible,


la flexibilidad máxima para la colocación del producto y la facilidad de control del inventario o

cantidades almacenadas (Mecalux, 2021).

La distribución se utiliza para mejorar los procesos de los almacenes de suministros. Con

ayuda del boceto o diseño logrará proyectar la mejor ubicación del inventario en el almacén,

permitiendo fluidez, la seguridad del personal y los inventarios, asegurando mejoras en tiempos

y movimientos (Mejía et al., 2016).

Este trabajo está enfocado en reestructurar los estantes, cambiando los materiales que lo

componen, mejorando la distribución de los productos, la capacidad de almacenamiento y el

orden. Además, se incluirá una propuesta para una futura reforma en el espacio del almacén, y

dar a conocer otras necesidades existentes que darán lugar a futuros proyectos de mejora. En

cuanto a la reforma de estantes y distribución de las muestras es considerada viable por la

disposición de los recursos y se evidenciará con la disminución de los tiempos de búsqueda por

parte de los usuarios del almacén de retención, logrando agilizar el servicio prestado a los

clientes internos y externos, ofreciendo un servicio más rápido y oportuno cuando se realice una

solicitud o reclamo de algún cliente.

4 Marco de Referencia

4.1 Marco Contextual

Con el objetivo de hacer una reestructuración que facilite el proceso de almacenamiento y

la distribución de las muestras en el almacén de retención de Quimpac de Colombia S.A, este

proyecto busca facilitar una solución que, genere un impacto positivo en cuanto a la situación

que se está presentando en esta área.


Una vez definido el sistema de almacenamiento o un estante bien distribuido

acondicionado a las condiciones ambientales del almacén, se debe establecer un método

para almacenar los materiales. Existen dos métodos básicos, válidos tanto para el

almacenamiento en bloque como para el almacenamiento con estanterías (Carreño Solís,

2018, p.75)

El primer método es el almacenamiento caótico que consiste guardar materiales en

cualquier zona que este libre en el almacén, pero se requiere de una excelente marcación o

codificación.

El segundo método es el almacenamiento fijo donde a cada material se le asigna una zona

fija para ser almacenada, este último se pretende implementar para mejorar la organización y

tener un almacén bien reestructurado. Y se complementará con métodos para el flujo de

inventario como lo son el FIFO, ABC y el método de gestión de 5s para mantener el orden y la

limpieza.

Para lograr resultados favorables y resolver esta problemática, se revisaron algunos

documentos referentes al tema de investigación como son tesis de grados, normas, libros de

logística, guías para el almacenamiento adecuado de sustancias químicas, páginas web, de los

cuales se dará una breve explicación a continuación.

4.2 Antecedentes

Se revisaron diferentes trabajos de grado y seleccionaron los más relevantes. . Las tesis

consultadas son:

• Consideraciones para la Selección, Diseño y Montaje de Instalaciones de

Almacenamiento (Estanterías) para Uso Industrial. Con objetivo de recopilar, evaluar y


presentar consideraciones técnicas y económicas para la selección, diseño y montaje de

instalaciones de almacenamiento industrial (Quixtan Cajas, 2019).

• Diseño de la Distribución Física de la Bodega de Producto Terminado en la Empresa

Arrocera La Esmeralda S.A.S para Mejorar la Capacidad de Almacenamiento. Con el

objetivo de diseñar una alternativa para la distribución física de la zona de

almacenamiento de la Arrocera la Esmeralda, con el fin de aumentar su capacidad de

almacenaje mediante un modelo que optimice la utilización de los espacios (Caviedes

Charry & Gonzalez, 2016).

Las tesis anteriores son un material importante para este proyecto debido a que se ajustan

al tema que se trabajará en este proyecto, porque se da referencia a las especificaciones técnicas

que se deben cumplir al momento de diseñar un estante y las metodologías que se pueden aplicar

para mejorar la distribución de los materiales que allí serán almacenados, estas metodologías son

FIFO y ABC para la gestión de inventario.

4.3 Bases Teóricas

La primera tesis trabaja con la norma española NTP 298: Almacenamiento en estanterías

y estructuras, esta contiene la descripción técnica que se debe cumplir para estanterías y

estructuras, indicándose los riesgos relacionados con el diseño y montaje, así como las medidas

de prevención y protección en cada caso(Tamborero del pino, 1993).

De acuerdo con la revisión bibliográfica realizada y analizada para este proyecto, se

escogieron las siguientes normas:

• Debido a que el Laboratorio no aplica una norma específica para elaboración de estantes,

se adoptará la NTP 298 para tener una referencia técnica. También se consultó la norma


técnica Colombia NTC 5689 para estanterías elaboradas en acero, pero la NTP 298 se

ajusta más a las necesidades de este proyecto.

• Para la organización de los productos por compactibilidad en los estantes se citó la NTP

725: Seguridad en el laboratorio almacenamiento de productos químicos (Rosell Farrás,

2004).

• Con el objetivo de realizar una mejor distribución se consultó, las herramientas para la

mejora de la calidad, del instituto uruguayo de normas citándose información de “análisis

DOFA para múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la

organización o en diferentes circunstancias de análisis tales como: producto, mercado,

producto- mercado, sector de la organización, unidad estratégica de negocio” (López

Lemos, 2009, p.91).

Los siguientes libros se citaron como fuentes principales.

• Almacenamiento de materiales de la Editorial Universidad Manuela Beltrán primera

edición del año 2018. Donde se citaron los temas:

“Sistemas y Métodos de Almacenamiento, Principios y Funciones del Almacenaje,

Unidades de Manipulación Sistemas de Almacenamiento Arrumes en Tarima, Tipos y

Equipos para el Almacenamientos, Ubicación de los Objetos en las Zonas de

Almacenamiento y Zonificación ABC” (Pachón Pedraza, 2018, p.43).

• Métodos de almacenamiento y gestión de las existencias, de la biblioteca virtual Marge

Books, de esta bibliografía se citó el método gestión de almacén “FIFO first in, first out

que facilita la trazabilidad del artículo y reduce el almacenaje de productos obsoletos, al

dar salida primero a los más antiguos” (Flamarique, 2018, p.8). Y el método de

clasificación ABC para ubicación de muestras por zonas de los estantes.


Se consultaron varias guías para el almacenamiento de químicos de las cuales se citan la

NTP 725 y la guía de Buenas Prácticas en el Almacenamiento de Productos Químicos (Aurelio

et al., 2009). Para darle una mejor ubicación a las muestras de retención en los estantes según su

compactibilidad química. También se consultaron una gran variedad de páginas web referentes al

tema de investigación para complementar algunos conceptos.

4.4 Definición de Términos.

FIFO “(first in, first out o el primero que entra es el primero que sale), la última

mercancía entrada se debe ubicar de manera que facilite la salida del producto con mayor

antigüedad que se tenga en el almacén” (Flamarique, 2018, p.8).

Zonificación ABC. A.- alta rotación y de valor alto, B.- media rotación, C.- baja rotación.

Basados en esta premisa, podemos clasificar los productos dentro del almacén, en zonas

debidamente diferenciadas, de manera que cada uno de ellos corresponda adecuadamente a las

características de los materiales y /o productos que allí se ubican. (Pachón Pedraza, 2018, p.62)

DOFA. Es una importante herramienta de formulación de estrategias que conduce al desarrollo

de cuatro tipos de estrategias que representan fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

Las estrategias FO se basan en el uso de las fortalezas internas de una firma con el objeto de

aprovechar las oportunidades externas (Campos, 2009, p.1).

Muestra de Retención: Muestra completamente acondicionado tomada de un lote de

producto terminado que se almacena durante el período de validez.(Ministerio de sanidad y

politica social, 2006).


5 Metodología

En este proyecto se realizará un análisis de la situación actual para dar conocer un

panorama general de la estantería y la distribución de las muestras en el almacén de retención del

laboratorio de Quimpac de Colombia S.A., con el propósito de mejorar algunos de los aspectos

que están afectando este proceso.

Para dar solución a esta situación problema, se plantea lo siguiente:

5.1 Análisis de la Información

En primer lugar, se hizo una descripción de la condición física de los estantes, se dio a

conocer la capacidad teórica de almacenamiento y el inventario que se manejó en el año 2020,

evidenciado en tablas y gráficas. Se describió la forma de almacenamiento o distribución actual

de las muestras, seguido se realizaron registros fotográficos que evidencian el estado de los

estantes.

Este procedimiento se realizó usando de herramienta SAP (Systems, Applications,

Products in Data Processing) para determinar el inventario de los productos almacenados en el

año 2020, con esta información se calculó el porcentaje real de la capacidad de almacenamiento

de los estantes. Y con la herramienta Excel se tabularon y graficaron los datos del porcentaje de

espacio que ocupa cada producto en los estantes. Se realizó una descripción de la distribución

actual del almacenamiento y posteriormente se hizo un análisis DOFA como “una herramienta

analítica que permitirá trabajar con toda la información que se posea sobre el objeto de estudio,

para identificar las fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas que se

presentarán en el proyecto”(López Lemos, 2009, p.91).


Con estos puntos identificados, se procedió a desarrollar una lluvia de ideas con el grupo

de trabajo de control de calidad, para así establecer los puntos claves en los que se deben

concentrar.

5.2 Reestructuración de Estantes

Los estantes son una herramienta muy importante para aprovechar los espacios en

bodegas o almacenes porque sirven para almacenar mercancías de una forma organizada usando

espacios verticales.

En Quimpac se utiliza estantes de método fijo “los materiales se ubican en zonas

determinadas, con número fijo de estantes. Es utilizado en almacenes con poca variedad de

materiales por su simplicidad y porque, en casos extremos, no requiere ningún código formal de

la ubicación”(Carreño Solís, 2018, p.75).

Con este tipo de estantes hay que ser cuidadosos porque al determinar lugares fijos en los

estantes para almacenar se puede llegar a tener problemas de alto stock causando que el espacio

sea insuficiente. Para evitar esto es importante tener almacenamiento adicional y una

metodología de almacenamiento adecuada.

En consecuencia, para tener un máximo provecho de espacio en el almacén de retención,

se utilizó el software Sketchup 2018 como herramienta para realizar los planos de la estantería y

lograr aumentar la capacidad de almacenamiento, eliminando desperdicio de espacios en la

estantería (Trimble, 2018). Y finalmente dar a conocer las medias exactas de los materiales que

se necesitarán para la elaboración de estos y calcular su costo.

5.3 Distribución de las muestras

Hay varios tipos de estrategias para el proceso de almacenamiento asignados, que no

requieren precisamente de estudios matemáticos a profundidad, sino que, por el contrario, a


través de la experiencia propia y de la lógica humana, permiten establecer algunas directrices

muy útiles para la disposición y la distribución de los materiales y productos (Pachón Pedraza,

2018, p.59)

Para esta investigación se tiene la estrategia de combinar métodos para que la

distribución de las muestras en los estantes restructurados sea más organizada y darles máximo

provecho a los espacios. Algunas de las estrategias para esta investigación son:

5.3.1 Método FIFO

“ Los primeros productos en entrar al almacén son los primeros en salir” (Castro, 2006).

Este método será de mucha utilidad para este proyecto debido a que la mayoría de los productos

de Quimpac tienen la misma fecha de caducidad, esto facilitaría la evacuación de las muestras

sabiendo que las primeras muestras almacenas van a ser las primeras en salir.

5.3.2 Método ABC para el Control de Inventarios

Consiste en segmentar el almacenamiento en tres (3) zonas según Flamarique 2018.

A productos de alta rotación, el 15% al 20% representa el 60% al 80% de movimientos

en costos, ventas e inventarios.

B producto con rotación media, el 25% al 35% representa el 10% a 20% de movimientos

en costos, ventas e inventarios.

C productos con rotación baja, el 40% al 60% representa el 5% a 10% de movimientos en

costos, ventas e inventarios.

5.3.3 Distribución de Productos por Compactibilidad Química

El almacenamiento de productos químicos presenta unas características de peligrosidad

que pueden materializarse en accidentes importantes si no se han tomado las medidas técnicas u

organizativas necesarias. Estos riesgos están relacionados con la peligrosidad intrínseca de los


productos, la cantidad almacenada, el tipo y tamaño del envase, la ubicación del almacén y la

distribución dentro del mismo.(Rosell Farrás, 2004,p.1)

Nieto et al (2009), nos dice que “Las sustancias corrosivas contenidas en recipientes

pequeños (ácidos y álcalis) deben almacenarse separados entre sí y sobre bandejas, no

directamente sobre estanterías”(p.27).

Diaz ( 2008), dice que “los líquidos tóxicos, ácidos, cáusticos, combustibles, se colocarán

en niveles bajos”(p.4).

De acuerdo con los criterios anteriores se procedió a hacer un planteamiento de la

distribución de las muestras en los estantes.

5.3.4 Metodología 5s para Mantener el Orden y Aseo del Almacenamiento

“Las 5´S es una metodología de trabajo, originaria de Japón, después de la Segunda

Guerra Mundial, y se basa en los principios de aumento de la productividad, reducir el consumo

de materiales y los tiempos de trabajo”(Álvarez Velezmoro & Paucar Poma, 2021, p.4).

Para nadie es un secreto que el orden es clave para desarrollar un trabajo, este punto

queda como una sugerencia para mantener el almacén en condiciones óptimas y realizar un buen

uso de los estantes y un buen almacenamiento. El objetivo es lograr un lugar de trabajo con una

mejor organización. Las 5s tiene como principios básicos el orden y la limpieza. La herramienta

necesaria para ejecutarlo es la disciplina y se puede lograr con el compromiso del personal del

área.

5.4 Medición de Tiempos de Búsqueda de Muestras

La medición de tiempos es importante para poder determinar qué tan eficiente puede

llegar a ser la propuesta aquí planteada, además servirá para realizar el análisis de costos hora

hombre que implica la utilización del almacén de muestras de retención.


En conjunto con el personal del área de calidad, se realizaron 6 medidas de tiempos de

búsqueda de muestras de retención por conveniencia, debido al poco personal relacionado del

área, estos tiempos servirán para hacer cálculos de ahorros.

6 Resultados

Luego de analizar la situación que se presenta en el almacén de retención del Laboratorio

Quimpac de Colombia S.A., se evidencia falta de organización, la mala ubicación de muestras,

deterioro de los estantes y capacidad de almacenamiento insuficiente.

Para el desarrollo de este proyecta se procede a seguir con los puntos planteados en el

proceso metodológico, para esto es preciso:

• Definir bien el problema haciendo un estudio detallado de las causas por las cuales se está

presentando la problemática, haciendo un análisis de la situación inicial de para saber

cómo se encuentra el almacén de retención y precisar cuáles son las necesidades y

aspectos que mejorar, como se plantea en el apartado 5.1 de la Metodología.

• Formular las posibles soluciones junto con el jefe de calidad y el analista líder, quienes

están involucrados directamente con el proceso, son los responsables del área y de las

aprobaciones que requiera el almacén del laboratorio de Quimpac de Colombia S.A.

• Evaluar las alternativas propuestas para seleccionar la más conveniente para el proceso.

También se tendrá en cuenta lo siguiente:

• Análisis Preliminar.

• Análisis DOFA.

• Lluvia de Ideas.


6.1 Capítulo 1. Análisis Preliminar del Estado de los Estantes y del Proceso de

Distribución de Muestras

En este apartado se evidenciará el estado de los estantes, dimensiones, la capacidad de

almacenamiento, la distribución de muestras y el inventario almacenado en el año 2020.

6.1.1 Descripción Inicial de los Estantes

Es importante saber las condiciones iniciales en las que se encuentran los estantes. Para

conocer el estado físico, sus dimensiones y la capacidad de almacenamiento.

En la siguiente tabla se presenta el resumen las características físicas de los estantes

Tabla 1

Características físicas de los estantes actuales

Altura (m) Ancho (m) Fondo (m) Número de niveles

Estante 1 2,00 3,68 0,45 7

Estante 2 2,00 2,73 0,45 7

Nota. Los datos anteriores fueron medidos directamente en los estantes ubicados en el almacén.

Elaboración propia.

A continuación, en la tabla 2 se muestra el resumen de la capacidad de almacenamiento

de cada estante y la capacidad total.

Tabla 2

Resumen Capacidad Actual de Almacenamiento de Muestras en los Estantes 1 y 2

Módulos Capacidad de Cajas Capacidad de

muestras por caja

Capacidad de

muestras

Estante 1 4 84 20 1680

Estante 2 3 63 20 1260

Total 7 147 - 2940


Nota. Los datos anteriores fueron medidos directamente en los estantes ubicados en el almacén.


A continuación, en la tabla 3 se muestra el peso promedio que se almacena cada uno de

los estantes y el peso total.

Tabla 3

Peso Promedio que se almacena en los Estantes

Cajas Peso caja con 20 Unidades de Muestras kg Peso kg

Estante1 84 8,9 748

Estante2 63 8,9 561

Peso total - - 1308

Nota. Los estantes están diseñados para una capacidad de carga de1960 kg y 1470 kg respectivamente.

Fuente de especificaciones de Rimax. Elaboración propia adaptada con la información de Rimax.

El material de estos estantes es de plástico, polímero que es más resistente a la corrosión

que el metal pero que también sufre efectos de oxidación por absorción con el contacto de los

productos de Quimpac.

La absorción de los químicos causa ablandamiento, plastificación, distorsión de la

estructura o incluso pérdida de peso del material. la corrosión causa la oxidación de las

moléculas de la resina, como resultado de exposición de condiciones de oxidación. Un

polímero que ha sufrido oxidación generalmente se endurece y fractura con más facilidad

(Jiménez, 2005, p.1)

En los estantes del almacén de muestras de retención de Quimpac de Colombia S.A, ya se

observan cambios físicos, siendo evidente en partes una degradación del color en el plástico y

una rigidez en el material. Tal y como se observa en la Figura 1.


Figura 1

Estado del plástico que conforman los estantes

Nota. En la Figura 1 se puede detallar el cambio de color en el plástico que conforma los estantes, esto es

causado por la oxidación y deterioro del material por el contacto de los productos. Fotografía tomada a los

estantes del almacén de muestras de retención. Elaboración propia.

6.1.2 Distribución Actual de los Estantes

En la actualidad los estantes del almacén de muestras de retención de Quimpac de

Colombia S.A., no cuenta con alguna normatividad o procedimiento documentado que haga

referencia a la distribución, esta se realizó bajo el criterio del jefe del laboratorio.

Por lo que se evidencia, se puede observar que el almacén se basa en el método de

ubicación aleatoria o caótica.

Carreño Solís ( 2018) afirma que:

Consiste en almacenar los materiales en cualquier zona que esté libre dentro del almacén.

Este método produce una mejor utilización del espacio que, pero requiere la utilización de


un código de ubicación para la zona o estante que permita la rápida localización de los

materiales lo estudiado se puede reconocer un Método de ubicación aleatoria o caótica.

(p.75)

Pero este método en el almacén de muestras de retención de Quimpac de Colombia S.A.,

tiene problemas cuando existen picos altos en el ingreso de materiales, debido a que existe poco

espacio en los estantes, el sistema colapsa y por estos motivos se empieza a ver cajas con

sobrecargas o muestras fueras de las mismas.

Figura 2

Distribución actual del estante 1

Nota. La figura 2 da a conocer como es la orientación para realizar el almacenamiento de las muestras en

el estante 1 marcado por secciones para cada producto por meses y otros por semanas. Datos tomados

directamente de los estantes. Elaboración propia con Microsoft Excel.

El almacenamiento en los estantes no cuenta con algún método de organización ni norma

alguna que esté documentada, simplemente se ha seccionado por bloques el estante, se marca con

lun ma mi lun ma mi julio agos sep oct nov Dic

ju vi sa ju vi sa abril mayo junio dic dic dic

lun ma mi lu ma mi ene feb mar nov dic dic

ju vi sa ju vi sa oct nov dic nov nov nov

lun ma mi enero feb marz sept sept sept oct oct nov

ju vi sa marz abril abril julio agosto agosto dic dic dic

lun ma mi ju vi sa mayo mayo junio nov nov nov

semana1 hipoclorito semana 1 soda



semana 2 Acidos semana 2 Acidos Acidos de exportacion Cloruro ferrico

maeterias prima MP


semana 1 Acidos acido exportacion

semana 1 Acidos acido exportacion Acidos de exportacion

Acidos de exportacion

Acidos de exportacion

maeterias prima MP

maeterias prima MP maeterias prima MP

pac-ach-derivados

pac-ach-derivados

pac-ach-derivados

pac-ach-derivados


el nombre de cada producto que se almacena y se le asignan cajas por meses durante el trascurso

del año, a medida que se va guardando las muestras. En la figura 2, se evidencia la marcación del

estante 1 según el tipo de producto que se desea almacenar y las fechas por meses o días, meses

para las muestras de mayor permanencia o semanas para los productos de salida rápida.

Las muestras con mayor flujo que corresponden a hipoclorito de sodio, ácido clorhídrico

y soda cáustica se ubican más cerca a la salida en el estante 1, las cajas son marcadas por días

agrupadas en semana uno y dos como se muestra en la figura 2.

Finalizado el año se hace un barrido de las muestras, liberando nuevamente las cajas para

continuar con el almacenamiento.

El estante 2 es un poco más organizado está dividido en tres bloques, y cada bloque o

módulo está marcado para un tipo de producto. A estos bloques se le asignan cajas marcadas por

meses para ir almacenando durante el transcurso de un año.

A continuación, en la figura 3, se presenta la marcación de los estantes y la distribución

de las cajas por meses para cada producto.


Figura 3

Distribución actual del estante 2

Nota. La figura 3 muestra como es la orientación para realizar el almacenamiento de las muestras en el

estante 2. Datos tomados directamente de los estantes. Elaboración propia con Microsoft Excel.

La distribución de las muestras que tiene actualmente el almacén de Quimpac de

Colombia S.A., no cuenta con criterios de separación de productos por compactibilidad.

Rosell Farrás ( 2004) afirma que “se debe agrupar y clasificar los productos por su riesgo

respetando las restricciones de almacenamientos conjuntos de productos incompatibles”(p.3).

Las restricciones son que las sustancias básicas deben estar separados de los ácidos y el

hipoclorito no debe estar junto a los ácidos (Diaz, 2008).

6.1.3 Inventario del Almacenamiento año 2020

El inventario del almacén es necesario para saber que los estantes están con la capacidad

de almacenar las muestras de un año, para decir con la suficiente seguridad que la restauración

debe hacerse lo más pronto posible, además que se necesita para saber cuánto espacio se

requiere para la reestructuración y darle una verdadera solución al acopio de muestras generadas

enero enero enero junio junio junio enero enero febre

enero febre febre junio julio julio febre marz marz

febre febre marz julio julio julio abril abril mayo

marz marz marz agost agost agost mayo mayo junio

abril abril abril agost sept sept junio julio julio

abril mayo mayo sept sept sept agosto agosto septiem

mayo mayo mayo octub octub octub septiem octub octubpac-ach-derivados pac-ach-derivados Cloruro ferrico


en un año, dado que estas deben permanecer de 6 a 12 meses en el almacén como mínimo para

asegurar estén presentes durante el tiempo de vigencia de los productos.

La información del inventario anual se recopiló de los datos registrados en el sistema

SAP de cada producto despachado en el año 2020, y así se determinó la cantidad de muestras que

ingresaron al almacén de retención en ese periodo. Con la información de los ingresos del año

2020, se realizó el siguiente tratamiento de datos estadísticos como se muestra en la Tabla 4. A

continuación, se presentan los datos del inventario en el año 2020.

Tabla 4

Inventario de Muestras Ingresadas al Almacén de Retención en el Año 2020

Muestras Tiempo de

almacenamiento

Cantidad de muestras

almacenadas en el año

2020

% Ocupado en los

Estantes

Ácido 2 Semanas 240 8

Hipoclorito 2 Semanas 240 8

Soda al 32 y 50% 2 Semanas 240 8

Materias primas 6 Meses 240 8

Ferrico 6 Meses 587 20

ACH 20 6 Meses 715 24

PAC 19 6 Meses 229 8

PAC 10 6 Meses 72 2

ACH 10 6 Meses 92 3

QP5500Q 6 Meses 131 4

QP5500_91 6 Meses 159 5

Ácido de Exportación 1 Año 442 15

Total almacenado - 3387 115a

Nota. a Este resultado indica que los estantes estan almacenando el 15% más de su capacidad en un año.

Datos extraídos del sistema SAP de las muestras almacenadas en el año 2020. Elaboración propia.


Para los productos ácido, hipoclorito y soda 50% y 32%, y materias primas (MP), el

inventario fijo es doce cajas o 240 unidades de muestras para cada material, este es un espacio

fijo que ocupan en los estantes.

En la siguiente figura 4 se hace la distribución gráfica de los datos presentados en la tabla

4 para ver de una manera detallada la distribución de los productos.

Nota. Distribución del almacenamiento año 2020 de muestras ingresadas al almacén de retención con los

datos tabla 3, extraídos de sistema SAP usado en Quimpac de Colombia. Grafica elaboración propia en

Microsoft Excel.

En la tabla 4 se puede observar el porcentaje de la distribución de las muestras por cada

producto ingresadas al almacén a lo largo del año 2020. Este inventario es más alto que la

capacidad de almacenamiento de los estantes, quedándose por fuera de los estantes un 15% de

las muestras ingresadas, de esta manera se determina que no se tiene la capacidad de almacenar

todas las muestras producidas, debido a que las muestras se deben almacenar por lo menos un

año.

Figura 4

Distribución del Almacenamiento Realizado el año 2020


Este sobrecupo en el almacén se hace evidente porque hay muestras que están quedando

mal almacenadas, por fuera de las cajas y sobre los estantes como se muestra a continuación en

la figura 5. Esto es un número considerable de muestras, equivalente a 441 unidades que

quedarían generando desorden y confusión, causando que la búsqueda de una muestra de

retención requiera de más tiempo.

Figura 5

Estado Actual año 2021. Almacenamiento en los estantes del almacén retención de muestras

Nota. Lado izquierdo estante 1 y 2, lado derecho acercamiento estante 2. Primeros meses del 2021 se

observa la falencia en capacidad de almacenamiento por falta de cajas para los meses de enero y febrero.

Fotografía elaboración propia tomada en el almacén de muestras de retención.

De la distribución actual se puede concluir que es de carácter urgente una

reestructuración de los estantes y la forma de la distribución de las muestras porque la falta de

espacio para almacenar hace que siempre se tenga un desorden, haciendo que el proceso de

almacenamiento sea deficiente y que repercute en muchos otros aspectos afectando finalmente la

calidad del servicio que presta.


6.1.4 Análisis DOFA

El análisis FODA consiste en realizar una evaluación de los factores fuertes y débiles que

en su conjunto diagnostican la situación interna de una organización, así como su

evaluación externa; es decir, las oportunidades y amenazas. También es una herramienta

que puede considerarse sencilla y permite obtener una perspectiva general de la situación

estratégica de una organización determinada. (Ponce, 2006, p.2)

Tabla 5

Análisis de los estantes y la distribución de las muestras.

Fortalezas Oportunidades

F1. Existe el compromiso del personal del área para

mantener en buen uso del almacén.

O1. Mejorar los estantes del almacén para

favorecer capacidad de almacenamiento de

muestras.

F2. El personal del laboratorio es calificado para

darle un buen manejo al almacén de muestras de

retención.

O2. Se pueden diseñar estantes con materiales más

resistentes a los productos manejados por la

empresa y lograr una mayor resistencia.

F3. Disponibilidad de recursos para que el proyecto

sea tangible.

O3. Mejorar la distribución de las muestras en los

estantes para disminuir los tiempos de búsqueda

en el almacén favoreciendo el trabajo del personal

del área.

F4. Disponibilidad de estantes, cajas, de un espacio

para el almacenamiento de las muestras.

O4. Implementar procedimiento de ingreso de

muestras al almacén de retención dando camino a

otras posibilidades de mejoras.

Debilidades Amenazas

D1. Los estantes tienen espacios muertos, que

desfavorece la capacidad de almacenar más cantidad

de muestras.

A1. Posibilidad de no encontrar las muestras en el

almacén por causa de la mala distribución y el

desorden, afectando el tiempo de respuesta del

personal del área.

D2. Los materiales que componen los estantes sufren

degradación por causa de los productos mal

almacenados y generan goteos.

A2. Una posible saturación por falta de capacidad

en el almacenamiento puede causar incremento en

el desorden.

D3. Las cajas de polipropileno para contener las

muestras en los estantes son muy blandas y sufren

daños con facilidad.

A3. Una posible fractura de los estantes causada

por la salpicadura de productos que degradan los

materiales que lo componen.

D4. La distribución de las muestras en los estantes no

es la adecuada porque favorece al desorden.

A4. La distribución de las muestras en los estantes

no está separada por compactibilidad química.

D5. El proceso de búsqueda de una muestra en el

almacén requiere de mucho tiempo.

A5. Que los gastos superen las expectativas del

jefe de control de calidad.

D6. Ausencia de una normas y procedimientos A6. Salpicaduras por químicos mal almacenados

en los estantes.


Nota. La tabla 5 presenta las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas que se encontraron en los

estantes y la distribución del almacenamiento. Elaboración propia en Microsoft Excel.

Con el análisis de cruces se generarán estrategias que ayudarán a disminuir el problema

en el almacenamiento de las muestras en almacén de retención. Y serán de apoyo para la

generación de ideas.

Estrategias FO: Aprovechar las fortalezas y oportunidades para generar una estrategia.

• Seleccionando a una persona calificada, comprometida a mejorar el almacén en busca de

un buen almacenamiento, que proponga ideas para la distribución, que se encargue de la

administración y la logística.

Estrategias DO: se debe buscar una estrategia que con las oportunidades ayuden a

disminuir las debilidades.

• Buscar un diseño de estante que sea más compacto para que se eliminen los espacios

muertos y así favorecer la capacidad de almacenamiento, la distribución y que cumpla

con las características técnicas para el almacenamiento de los productos de Quimpac de

Colombia.

Estrategias FA: se debe aprovechar las fortalezas para sacar una estrategia que pueda

frenar las amenazas.

• Teniendo en cuenta que una de las fortalezas del área de control de calidad es su recurso

humano, se debe proponer una estrategia para frenar las amenazas más relevantes que

está sufriendo el almacén. Una estrategia es seleccionar un responsable del almacén que

supervise el proceso periódicamente y que haga una propuesta para que se mantenga el

orden y aseo en el área si es necesario que se disponga de recursos para trabajar en

conjunto con el personal de servicios generales.


Estrategia DA: Son tácticas defensivas que pretenden disminuir las debilidades internas y

evitar las amenazas del entorno.

• Por la falta de normas y procedimientos en el almacén, se de buscar adoptar métodos de

almacenamientos que ayuden a mejorar la distribución y clasificación de las muestras, así

el proceso será ordenado y distribuido por la compatibilidad de los productos.

• Se debe adoptar normas para la elaboración de estantes y para tener estantes que cumplan

características técnicas de almacenamiento, es necesario fabricar estantes en fibra de

vidrio para tener una mayor resistencia a los químicos.

• Se debe hacer cambios de cajas a unas más resistentes para proteger las estructuras por

derrames o salpicaduras.

Con los puntos anteriores se buscará disminuir las debilidades, y se logrará un impacto

considerable para evitar las amenazas.

6.1.5 Lluvia de Ideas

Con el objetivo de solucionar la problemática, se conformó un equipo de trabajo

integrado con el jefe del laboratorio y el analista líder, y teniendo en cuenta el análisis de cruces

de la matriz DOFA, se generaron ideas para solucionar el problema y alcanzar el objetivo de esta

investigación.

• En este punto se realizaron dos propuestas principales que son complemento una de la

otra. La reestructuración de los estantes y la distribución de las muestras.

“Se reacondicionarán los espacios y metodologías de almacenamiento con el fin de

aumentar la capacidad de almacenaje y mejorar la distribución”(Caviedes Charry &

Gonzalez, 2016).


La reestructuración de los estantes se realizará bajo la norma NTP 298 que son las

Normas Técnicas de Prevención en el Trabajo y las metodologías de distribución a usar

son las FIFO para el flujo del inventario, ABC para sectorizar los estantes por

movimientos de mercancías y distribución por compactibilidad química.

• La segunda es la implementación Metodología 5s para Mantener el Orden y Aseo del

Almacenamiento

• Por último, la propuesta para la mejora del espacio en el pasillo, se propone la ampliación

del cuarto de retención.

6.2 Capítulo 2. Materiales para la Elaboración de los Estantes

Con la reestructuración se buscará mejorar los estantes para que sean más resistentes a la

corrosión, con mayor capacidad de almacenamiento y una apropiada distribución.

Precediendo a ejecutar este trabajo se realizó una búsqueda de materiales en fibra de

vidrio, usados en las diferentes áreas del proceso por Quimpac de Colombia S, A, estos

materiales hacen parte del stock del almacén de planta, esto facilitó el acceso a ellos para

tomarles medidas, y con ayuda del software skethchup darles una configuración a los estantes

para condicionarlos al espacio del almacén.

Teniendo antecedentes de este material usado por la empresa, se dan a conocer las

características de la fibra de vidrio a continuación:

Es un material que posee la capacidad de soportar altas temperaturas hasta de 150°C,

buena adherencia fibra-matriz, resistencia mecánica específica muy alta, buenas

propiedades dieléctricas, Incombustibilidad. - Estabilidad dimensional. - Buena

resistencia a los agentes químicos ácidos y básicos. Este material es usado en la

fabricación de barcos, pisos de plataformas, partes de autos, y escaleras. la fibra de vidrio


es resistente a la erosión química y del medio ambiente. Por tanto, no se deteriora

fácilmente. (Palsa, 2021, p.3)

6.3 Capítulo 3. Prototipo de Estante para Favorecer el Almacenamiento y Disminuir el

Desperdicio de Espacio

Para la elaboración de los estantes se tendrá en cuenta la Norma NTP 298:

Almacenamiento en estanterías y estructuras. Donde se especifican algunos de los aspectos

importantes que deben cumplir este tipo de estructuras y están en los apartados:

• Cálculos, Diseño y Estabilidad (Tamborero del pino, 1993).

Los aspectos para tener en cuanta son:

El informe técnico con datos geométricos, plan de cargas, capacidad de carga que se

puede remplazar con ensayos midiendo la seguridad contra la rotura que debe ser al menos 1,8

de la carga prevista (suma de la carga máxima útil admisible y los pesos propios de la

instalación). Todas las instalaciones deberían tener un cuerpo máximo de 4 metros de ancho,

para estantes cargados y descargados a mano la relación altura ancho (H/A) no debe ser mayor a

5.

A continuación, se muestra un bosquejo de los estantes teniendo en cuenta las medidas

reales de los materiales.


Figura 6

Bosquejo para la elaboración del estante

Nota. Teniendo en cuenta las dimensiones de los materiales, tubos en fibra y ángulos, se propone la

configuración entre ellos, como resultado Estante 1 Con medidas de 3,77 metros de largo, alto 2m y de

fondo 40cm con un almacenamiento de 96 cajas. Elaboración propia con el software Sketchup 2018

obtenido de (Trimble, 2018). www.sketchup.com.


Figura 7

Bosquejo para la elaboración del estante 2

Nota. Teniendo en cuenta las dimensiones de los materiales, tubos en fibra y ángulos, se propone la

configuración entre ellos, como resultado Estante 2 Con medidas de 2,83 metros de largo, alto 2m y de

fondo 40cm con un almacenamiento de 72 cajas. Elaboración propia con el software Sketchup 2018

obtenido de (Trimble, 2018) www.sketchup.com.

Estos estantes, aunque cumplen la relación de profundidad altura de la NTP 298, para

darles una mejor estabilidad es importante asegurarlos mediante elementos que permitan la unión

entre estanterías y dejarlos anclados al piso.

A continuación, se muestran los resúmenes de capacidad de almacenamiento y de peso

que almacenaría los estantes reestructurados tablas 6 y 7.


Tabla 6

Resumen Capacidad de Almacenamiento de Muestras con la Reestructuración de Estantes

Módulos Cajas Capacidad de

muestras por caja Capacidad de muestras

Estante 1 4 96 24 2304

Estante 2 3 72 24 1728

Total 7 168 4032

Nota. Valores de capacidad de almacenamiento que se obtendrían en los estantes 1 y 2. Datos fuente

teórica obtenidos de la reestructuración de los estantes. Elaboración propia.

Tabla 7

Peso Promedio que se Almacenara en los Estantes Reestructurados

Cajas Peso caja con 24 unidades de

muestras kg Peso total kg

Estante1 96 11,18 1073

Estante2 72 11,18 805

Total 1878

Nota. Valores de la cantidad de carga que se tendrían en los estantes 1 y 2. Datos fuente teórica obtenidos

de la reestructuración de los estantes. Elaboración propia.

Con la restructuración de los estantes se logrará un aumento en la capacidad de

almacenamiento de 1092 muestras más, correspondiente a un porcentaje de 37,14% en aumento

de capacidad comparado con los estantes anteriores, con una disminución en el ancho del estante

de 5cm, y una ganancia de espacio en el pasillo de 9 cm ±1cm, que facilitaría moverse por el

almacén de retención.

A continuación, se especifican los materiales en fibra de vidrio necesarios para la

reestructuración de los estantes.


Tabla 8

Especificaciones requeridas para la elaboración del Estante # 1 medidas: 2m de alto x3,77m de largo x

0,40m de fondo

Especificaciones Fabricante Código SAP Medida Unidad Cantidad Total,

metros

Angulo de 5x5cm de 4,8mm Fibratore 007 033806 3,770 m 2 7,54

Angulo de 5x5cm de 4,8mm Fibratore 007 033806 0,40 m 45 18

Tubo cuadrado de 3x3cm Fibratore 007 024413 3,770 m 42 158,34

Nota. Especificaciones obtenidas del sistema SAP usado en el almacén de materiales de Quimpac de

Colombia. Elaboración propia.

Tabla 9

Especificaciones requeridas para la elaboración del Estante # 2 medidas: 2m de alto x2,83m de largo x

0,40m de fondo

Especificaciones Fabricante Código SAP Medida Unidad Cantidad Total,

metros



Tubo cuadrado de 3x3cm Fibratore 007 024413 2,830 m 40 113,2

Nota. Especificaciones obtenidas del sistema SAP usado en el almacén de materiales de Quimpac de

Colombia. Elaboración propia.

Tabla 10

Requerimiento total de Especificaciones de fibra de vidrio para los dos estantes reestructurados

Angulo de 5x5cm de 4,8mm 45,6 metros

Tubo cuadrado de 3x3cm 271,54 metros


Nota. El precio de estos materiales se está negociando con un valor inicial de $16.000 el metro. para un

valor más o menos de $5.074.240 solo materiales. Especificaciones obtenidas del sistema SAP usado en

el almacén de materiales de Quimpac de Colombia. Elaboración propia.

A continuación, con la tabla 11 se dará a conocer ganancias que se tendrán después de la

reestructuración de los estantes y se hace una pequeña comparación para visualizarlas de forma

rápida.

Tabla 11

Comparación entre los Estantes Actuales y los de la Propuesta de Reestructuración

Estantes actuales Estantes Reestructurados

Capacidad de almacenamiento: 2940 muestras. Capacidad de almacenamiento:4032 muestras.

Aumento de capacidad 37.14%.

Tamaño del pasillo: 55 cm. Tamaño del pasillo: 64cm.

Almacenamiento muy cerca a la ultura del techo. Almacenamiento hasta los 2m de altura, sobra

37cm entre el estante y techo.

Cajas encima de los estantes quedando fuera de los

entrepaños. Todas las cajas en los entrepaños.

Sin espacio entre el suelo y el primer nivel. 31 cm libres entre el primer nivel y el suelo.

Capacidad de carga 70kg por entrepaño.

Según las caracteristicas de los materiales la

capacidad de carga debe ser mayor a 70kg. Hacer

ensayo con 1.8 de la carga nominal.

Materiales de los estantes se afectan por los

productos almacenados.

Estantes compuestos de materiales más resistentes

a la corrosión.

Nota. Tabla 11 adaptada con la información de los estantes actuales, los resultados de los estantes

reestructurados e información NTP 298. Elaboración propia.

Con los resultados de la reestructuración de los estantes, se logrará alcanzar una mayor

capacidad de almacenamiento 37,14% más de los que se tiene actualmente. Se lograría un pasillo

más amplio más o menos de 10 cm que facilitaría la movilidad del personal, al tener más espacio

de almacenamiento no se debería encontrar muestras fuera de las cajas de almacenamiento

siendo evidente un cambio en cuanto al orden.


Se logrará tener un almacenamiento a menor altura, facilitando el ingreso de muestras a

lugares más altos de los estantes. Se tendrá espacio libre entre el suelo y el primer entrepaño

dando la posibilidad de mantener el área limpia por debajo de los estantes, además que facilitaría

la movilidad del personal.

A continuación, en la tabla 12 y la Figura 8, se puede visualizar que los estantes nuevos

le darán al almacén una capacidad adicional del 16%, este valor resulta después de hacer una

ubicación teórica del inventario del año 2020 en los estantes después de la reestructuración como

se muestra en la figura 8.

Tabla 12

Inventario de Muestras almacenadas en el año 2020 en Estantes Reestructurados

Muestras Tiempo de almacenamiento Cantidad de muestras

almacenadas en el año 2020

% Ocupado en los Estantes

Reestructurados

Ácido 2 Semanas 240 6

Hipoclorito 2 Semanas 240 6

Soda al 32 y 50% 2 Semanas 240 6

Materias primas 6 Meses 240 6

Ferrico 6 Meses 587 15

ACH 20 6 Meses 715 18

PAC 19 6 Meses 229 6

PAC 10 6 Meses 72 2

ACH 10 6 Meses 92 2

QP5500Q 6 Meses 131 3

QP5500_91 6 Meses 159 4

Ácido de Exportación 1 Año 442 11

Total Inventario 2020 - 3387 84a

Nota. Datos extraídos del sistema SAP de los despachos realizados de Quimpac de Colombia año

2020. a Porcentaje que ocuparían las muestras ingresadas al almacén en el año 2020 pero

reubicadas en los estantes Reestructurados. Elaboración propia.


A continuación, se gráfica la información de la tabla 12 para visualizar la distribución del

inventario en el año 2020 en los estantes reestructurados.

Figura 8

Distribución Gráfica de las muestras almacenadas en el año 2020 con los datos de la tabla 12

Nota. La figura 8 muestra cómo sería la distribución de las muestras producidas en el año 2020 en los

estantes Reestructurados, se evidencia un espacio libre del 16%. Elaboración propia usando Microsoft

Excel.

6.4 Capítulo 4. Análisis de los Métodos que se Pueden Establecer para Mejorar la

Distribución de las Muestras

Establecer una distribución adecuada de las muestras en el almacén de retención en el

Laboratorio Quimpac de Colombia S.A, es de gran importancia para que el proceso de

almacenamiento, distribución, orden y búsqueda sea eficiente.

La propuesta de la distribución de muestras en los estantes consiste utilizar varios

métodos en conjunto para tener un almacenamiento organizado por zonas de alta, media y baja

rotación con el método ABC, el otro método de rotación de inventario es el FIFO donde las


primeras muestras que ingresan serán las primeras muestras en salir al terminar un periodo de un

año de almacenamiento. Además, se hará una separación de productos por compactibilidad

química.

Los estantes y cajas serán debidamente identificados por colores y números

correspondiente a cada tipo de producto o zona. La idea es llenar los estantes empezando de

abajo hacia arriba siguiendo el orden numérico para no generar confusiones. Y mantener las

condiciones de organización, orden y limpieza se pretende implementar la metodología de las 5s

para que el almacenamiento se mantenga limpio y ordenado.

A continuación, se presenta los métodos que se usaran para distribuir las muestras en los

estantes.

Método FIFO, las primeras muestras en entrar al almacén serán las primeras en salir.

Será de gran utilidad debido a que la mayoría de las muestras tienen un tiempo de permanencia

de un año en el almacén.

Método ABC, se realizará la clasificación ABC de los productos almacenados,

el cual indica el orden estratégico para la acomodación de las referencias existentes según

el nivel de rotación de cada una, esto con el fin de tener las referencias de mayor flujo

más cerca a la puerta y separar los productos por zonas (Caviedes Charry & Gonzalez,

2016, p.49).

• Productos o artículos A de una rotación alta o muy alta. Normalmente constituyen entre

el 15 % y 20 % de los artículos y representan entre el 60 % y 80 % de los movimientos,

las ventas, los costos y el inventario.


• Productos o artículos B con una rotación media. Normalmente constituyen entre el 25 %

y 35 % de los productos y representan entre el 10 % y 20 % de los movimientos, las

ventas, los costos y el inventario.

• Productos o artículos C con una rotación baja o muy baja. Normalmente constituyen entre

el 40 % y 60 % de los artículos y representan entre el 5 % y 10 % de los movimientos, las

ventas, los costos y el inventario.(Flamarique, 2018, p.12)

Con la información de los reclamos realizados en el año 2020 del anexo F, se procedió a

realizar el diagrama de Pareto para clasificar las zonas de los estantes.

Figura 9

Gráfico de Pareto de los movimientos por reclamos.

Nota. Los datos de esta gráfica fueron sacados del anexo C, consolidado de reclamos año 2020

Quimpac de Colombia S.A. Elaboración propia en Microsoft Excel.

En la figura 9 se puede observar que el ácido, la soda y el hipoclorito son clasificación A

de alta rotación. El férrico queda clasificado como zona B y el Ach, Pac y sus derivados en zona


C. Con esta información se procederá a clasificar estas zonas por colores para identificarlas más

rápido.

La distribución de los productos por contabilidad química se realiza para evitar posibles

accidentes por mezclas peligrosas.

Nieto et al (2009), nos dice que “Las sustancias corrosivas contenidas en recipientes

pequeños (ácidos y álcalis) deben almacenarse separados entre sí y sobre bandejas, no

directamente sobre estanterías”(p.27).

Diaz ( 2008), dice que “los líquidos tóxicos, ácidos, cáusticos, combustibles, se colocarán

en niveles bajos”(p.4).

Cuando un producto o material ingresa al almacén, este deberá ya tener una

ubicación bien definida que le permita su posterior localización, principalmente si nos

encontramos ante un modelo desorganizado. Se recomienda para definir la ubicación

utilizar modelos basados en coordenadas que se basan en números, letras o en

combinaciones de ambas. Se debe primero definir las zonas dentro del almacén,

posteriormente se deberá identificar el espacio (Pachón Pedraza, 2018, p.64).

Para estos estantes se procederá a utilizar coordenadas numéricas conservando la

marcación de los estantes, para los productos de la zona A hipoclorito, soda y acido de rotación

semanal se marcará alfanumérico.

De acuerdo con los criterios anteriores, se procederá hacer un planteamiento de la

distribución de las muestras en los estantes. Como se observa en las siguientes figuras.


Figura 10

Propuesta de la Distribución de las Muestras para el Estante 1 Reestructurado

Nota. Con esta distribución se pretende cambiar la distribución actual del estante 1 para eliminar la

dependencia de cajas marcadas por meses. Elaboración propia con Microsoft Excel.

En el estante 2 se deja el ácido separándose de los productos incompatibles como los son

la soda caustica y el hipoclorito de sodio. La metodología de ingreso es la misma que el estante 1

para seguir un proceso que sea ordenado.

Modulo 4 Modulo 3 Modulo 2 Modulo 1

Nivel 8 L96 M95 MI94 72 71 70 48 47 46 24 23 22

Nivel 7 J93 V92 S91 69 68 67 45 44 43 21 20 19

Nivel 6 L90 M89 MI88 66 65 64 42 41 40 18 17 16

Nivel 5 J87 V86 S85 63 62 61 39 38 37 15 14 13

Nivel 4 L84 M83 MI82 60 59 58 36 35 34 12 11 10

Nivel 3 J81 V80 S79 57 56 55 33 32 31 9 8 7

Nivel 2 L78 M77 MI76 54 53 52 30 29 28 6 5 4

Nivel 1 J75 V74 S73 51 50 49 27 26 25 3 2 1

Cajas

ZONA C Almacenamiento PAC, ACH y Derivados

ZONA B Almacenamientode férrico

ZONA A Almacenamiento hipoclorito

Almacenamiento de soda

semana 1 soda c

semana 2 soda c

semana 2 soda c

semana 1 hipoclorito


semana 1 soda c




Figura 11

Propuesta de la Distribución de las Muestras para el Estante 2 Reestructurado

Nota. Con esta distribución se pretende cambiar la distribución actual del estante 2 para eliminar la

dependencia de cajas marcadas por meses. Elaboración propia con Microsoft Excel.

En la siguiente tabla se muestra el sistema de coordenadas que se debe seguir para hacer

el ingreso de las muestras en el almacén de retención.

Tabla 13

Sistema de codificación para el ingreso de muestras al almacén de retención con la reestructuración

E M N C

Estante Modulo Nivel Caja

Modulo 1 Modulo 2 Modulo 3

Nivel 8 22 23 24 46 47 48 70 71 72

Nivel 7 19 20 21 43 44 45 67 68 69

Nivel 6 16 17 18 40 41 42 64 65 66

Nivel 5 13 14 15 37 38 39 61 62 63

Nivel 4 10 11 12 34 35 36 J58 V59 S60

Nivel 3 7 8 9 31 M32 MI33 L55 M56 MI57

Nivel 2 4 5 6 28 29 30 J52 V53 S54

Nivel 1 1 2 3 25 26 27 L49 M50 Mi51

ZONA C Almacenamiento PAC,ACH y Derivados

ZONA A Almacenamiento de Ácido

ZONA C Almacenamiento materias primas 61 AL 72

semana 1 Acidos

semana 2 Acidos

semana 2 Acidos

semana 1 Acidos


Nota. Por ejemplo, la ubicación de la primera muestra de cloruro férrico seria: cajas cafés, Estante 1,

Modulo 2, Nivel 7, Caja 43 el código queda E1M2N7C43 ver figura 9. Elaboración propia con Microsoft

Excel.

A continuación, en la tabla 14 se muestran las ventajas que tiene la distribución

reestructurada y se contrasta con las desventajas de la distribución que se quiere cambiar.

Tabla 14

Desventajas y Ventajas entre la Distribución Actual y la Propuesta para la Reestructuración

Desventaja de la distribución actual Ventajas de la distribución con la reestructuración

El almacenamiento está limitado al número de cajas

designadas por meses.

No está limitado el almacenamiento por cajas

marcadas en meses.

No existe registro de ingreso para las muestras. Existe registro de ingreso de muestras antes de ser

almacenadas en los estantes.

No hay una separación de productos por

compactibilidad química.

Existe separación de productos por

compactibilidad química y orientación por colores

en los estantes.

Tiempos extensos en la búsqueda de una muestra

almacenada.

Por la organización, encontrar las muestras será

más rápido.

No se pueden mover todas las cajas a la vez para

realizar la limpieza porque no hay seguridad de que

cuando se regresen a los estantes queden en el

mismo lugar.

Se pueden mover todas las cajas para hacer

limpieza de los estantes. debido a que cada caja

tiene su lugar asignado por numeración.

No hay supervisión del almacenamiento. Tiene la propuesta de las 5S para mantener en

condiciones el almacenamiento y distribución.

No existe protocolos de mantenimiento y limpieza No tiene desventajas con respecto a la distribución

actual.

No se observan ventajas en la distribución de las

muestras con respecto a la propuesta.

Nota. Elaboración propia con Microsoft Excel.


6.4.1 Implementación de 5S para Mantener el Orden y la Distribución del Almacén y sus

Estantes.

Para mantener la distribución del almacén de muestras de retención es muy importante

tener un personal con disciplina que se preocupe del estado de los estantes y por lo menos que

una persona sea la encargada de supervisar el proceso de las 5S para que el almacén se mantenga

en las mejores condiciones de trabajo.

1S SEIRI (seleccionar, eliminar, reducir)

Con esta primera S se quiere eliminar lo innecesario en el almacén de retención, como

espacios muertos en los estantes, muestras que no estén en el envase destinado para las muestras

de retención, sobrecargas en las cajas de almacenamiento, cajas de cartón en el pasillo y

muestras sin ubicar puestas en el piso o en otro lugar que no sean en su respectiva caja y estante.

etc. En general no debe haber materiales que no estén relacionados con el almacenamiento.

2S SEITON (ordenar, identificar)

Esta segunda S consistirá en ordenar los estantes por sectores de colores asignados para

cada producto, se identificará las cajas con rótulos y número, además se marcará bien cada

estante, modulo, nivel y se dejará una imagen fotográfica en la entrada de cómo está la

distribución del almacén para que el personal siempre tenga presente el orden.

Este procedimiento es importante para establecer un lugar específico para cada cosa, de

manera que se facilite su identificación, localización, disposición y devolución o regreso a su

lugar de origen.

Con el objetivo de tener un proceso rápido, sencillo, eliminando el error y gestionando el

orden de forma visual.


3S SEISO (limpiar, sanear, anticipar)

Definitivamente este es un punto muy importante para implementar en el almacén de

muestras de retención debido a que se están presentando muchos desperdicios que están

generando degradación de los estantes y visualmente hace ver el almacén en un mal estado,

descuidado y sin importancia

En esta S se debe tener en cuenta para el almacén en general un proceso de limpieza

programado y que por lo menos una vez al mes se destine a un personal del laboratorio de

calidad y un auxiliar para ejecutar un protocolo establecido de limpieza con una lista de chequeo

de cada punto a revisar para hacerlo de la misma manera el ejercicio de limpieza y dejar una

evidencia fotográfica del estado en que queda el almacén para que lo tenga en cuenta la otra

persona que realice el proceso.

4S SEIKETSU (estandarizar y normalizar)

Con esta S se busca mantener el cumplimiento de las S anteriores y lo ideal es establecer

un protocolo que estandarice la ejecución de las tres S anteriores para que este procedimiento se

mantenga y se haga siempre de la misma manera.

5S SHITSUKE (auditar, autodisciplina, hábito)

Por último, en esta S es muy importante crear la disciplina de supervisión con listas de

chequeo, estar revisando constantemente el estado de los estantes, que la distribución de las cajas

esté siempre igual siguiendo la numeración y la secuencia, que se mantenga limpio y sin objetos

o muestras en el pasillo que se guarden las muestras de materias primas en los envases adecuados

no en bolsas plásticas ni en envases de vidrio de otras dimisiones.

Es importante mantener siempre una disciplina de propuestas de mejora con el objetivo

de mantener un almacén con estantes en optimas condición y con una distribución impecable.


A continuación, se muestran algunas inconsistencias que se quieren eliminar para hacer

un proceso ordenado de almacenamiento y distribución.

Figura 12

Desorden generado por los malos hábitos de almacenamiento

Nota. En la imagen se puede observar las consecuencias de un almacenamiento en desorden,

estantes sucios por el mal almacenamiento generando goteos, almacenamiento en el envase no

apropiado sumadas a una mala ubicación de las muestras. Fuente almacén de muestras de

retención. Elaboración propia.

6.4.2 Propuesta Ampliación del pasillo.

Para el pasillo se recomienda la adecuación con una ampliación de 60cm para lograr un

pasillo cómodo de 123cm basado en el instructivo de almacenamiento y en el Manual de Gestión

de Almacenes, para pasillos secundarios o peatonales en almacenes se recomienda tenga una

dimensión mínima de 100cm (Iglesias, 2012).


Esto se puede realizar moviendo la pared de superboard junto al estante 1 y haciendo el

movimiento del mesón de la estación análisis de sales. cómo se observa en la figura 14, la pared

de color amarillo y el mesón adjunto serian desplazados a la derecha 60cm.

Figura 13

Plano del almacén de retención de muestras del laboratorio de Quimpac de Colombia S.A

Nota. En amarillo se resalta la pared en superborad de se deberá correr para ampliar el almacén de

muestras del laboratorio. Fuente archivos Quimpac de Colombia SA. Elaborado por Agudelo & Javela

Ingeniería S.AS con la herramienta AutoCAD.

Con estos cambios el almacén quedaría con un espacio muy adecuado con pasillo de 1

metro y 23 centímetros, cómodo para entrar y buscar muestras sin presentar problemas.


Figura 14

Ampliación del almacén de muestras de retención

Nota. Adecuación de pasillo con 1,23 m. Elaboración propia con el software Sketchup 2018 obtenido de

(Trimble, 2018). www.sketchup.com.

7 Alternativas de Solución

Teniendo en cuenta las oportunidades de mejora que se le exponen al equipo de trabajo

del laboratorio químico, jefe de laboratorio y analista líder, ellos con su previa aprobación por el

Gerente de procesos. Tomarán la decisión de calificar las ideas y determinar las propuestas que

serán ejecutadas según su criterio, ellos disponen de la toma de decisión y de un presupuesto

anual para los gastos de insumos y tecnología necesarias para el laboratorio. Se presenta este


trabajo para darle valor a la decisión de ejecutarse las propuestas aquí plasmadas con este

proyecto.

A continuación, se presenta formato de evaluación de las propuestas calificadas.

Tabla 15

Evaluación de alternativas

1.Propuesta de Reestructuración de los Estantes calificación 4,6

Evaluación de alternativas SI NO 1 2 3 4 5

¿Se dispone del recurso necesario para alcanzar el objetivo? x x

¿Cumple con las expectativas de los objetivos? x x

¿Cree que se obtengan resultados rápidos? x x

¿Se puede implementar esta propuesta de forma rápida? x x

¿Cumple con las condiciones financieras, ambientales y técnicas

para que la propuesta sea exitosa? x x

2.Propuesta Distribución de muestras en el almacén de retención calificación 5,0








3.Propuesta 5S para mantener el orden y la Distribución de

muestras en el almacén de retención calificación 5,0








4.Propuesta ampliación del pasillo calificación 2,0









Con los resultados obtenidos, se toma la decisión de adoptar las tres (3) primeras

propuestas y verbalmente el jefe de calidad afirmo que destinara se un presupuesto de

$18.000.000 para ejecutar el proyecto de los estantes y se establece el compromiso de cumplir

con las propuestas 2 y 3 para mantener el almacén ordenado, se asigna al encargado del almacén,

para que lo supervise periódicamente y este pendiente de las ordenes de mantenimiento si es

necesario.

Con respecto a la ampliación de la propuesta 4, se argumentó que no es factible por falta

de recursos, aunque el presupuesto de ampliación es bajo, hacer la implicaría reducir el área de

análisis de sales. Y en este momento tiene más necesidad esta área que ampliar el almacén.

8 Presupuesto

A continuación, se presenta presupuesto basado a los requerimientos del laboratorio de

reestructurar los estantes del almacén de retención, elaborados en material de fibra de vidrio, y el

cambio de las cajas de almacenamiento en polipropileno. A su vez, se presenta el presupuesto de

la ampliación del pasillo del almacén de muestras de retención.

Para este presupuesto se realizó un trabajo muy preciso de toma de medidas para no

generar desperdicios de materiales en la elaboración y ejecución de este proyecto.

A continuación, en la tabla 16, se presenta el costo para la elaboración de los estantes en

fibra de vidrio.


Tabla 16

Costo Total de la Reestructuración de los Estantes

Material Medidas Unidades

necesarias Valor unidad Valor

Angulo de 5x5cm de 4,8mm 45,6m 45,6 $ 16.000 $ 729.600

Tubo cuadrado de 3x3cm 272m 272 $ 16.000 $ 4.352.000

Tornillo panel punta broca 2" 2" 100 $ 50 $ 5.000

Tornillo panel punta broca

1/2" 1/2" 100 $ 30 $ 3.000

Cajas de polipropileno a 260 $ 22.346 $ 5.810.070

Papel Contac de colores 3mx 45cm 12 $ 9.750 $ 117.000

Mano de Obra - - $ $ 3.600.000

Gasto total $ 14.616.670,24

Nota. a Anexo B se adjunta cotización de las cajas de polipropileno, datos obtenidos del sistema

SAP del almacén de materiales. Elaboración propia.

A continuación, se calcula el tiempo promedio gastado para la búsqueda de una (1)

muestra en el almacén de retención.

Tabla 17

Cálculo de Costos por búsquedas en el almacén de Muestras en el año 2020

Analista Guía

Cantidad de

Muestra

Tiempo búsqueda

minutos

Costo

Analista 1 MT 60247796 1 45 $ 10.631,25

Analista 2 RT 60273610 1 32 $ 7.560,00

Analista 3 MD 60276358 1 70 $ 16.537,50

Analista 4 MS 60276895 1 30 $ 7.087,50

Analista 5 JR 60247950 1 75 $ 17.718,75

Analista 6 CC 60247918 1 43 $ 10.158,75

Promedio 1 49 $ 11.615,63

Búsquedas de muestras año 2020 146a 7.154b $ 1.690.132,50


Nota. La búsqueda de las muestras se realizó con ayuda de los analistas del laboratorio para determinar el

tiempo promedio que se gasta para buscar una (1) muestra en el almacén. Costo de la hora de trabajo

$14.175. a Este valor fue tomado del archivo de estadísticas de reclamos anuales ver Anexo C. b valor del

tiempo gastado para 146 búsquedas. Para calcular cuánto sería el gasto en un año de búsqueda de

muestras en el almacén de muestras. Elaboración propia.

Con la tabla 18 se quiere dar a conocer el gasto total que genera el almacén actualmente en

mantenimiento, organización y búsquedas.

Tabla 18

Gastos anuales en mantenimiento, organización y búsqueda de muestras.

Gastos anuales año 2020 Valor

Búsquedas de muestras $ 1.690.132,50

Mantenimiento de estantes $ 500.000,00

Organización 24 horas $ 340.200,00

Total $ 2.530.332,50

Nota. La búsqueda de las muestras se realizó con ayuda de los analistas del laboratorio para determinar el

tiempo y costo de mano de obra anual y el mantenimiento está sujeto al consto por cambio de estantes.


En la tabla 19 se muestra los gastos anuales que se pretenden alcanzar después de

ejecutar el proyecto en mantenimiento, organización y búsquedas de muestras.


Tabla 19

Gastos anuales en mantenimiento y búsqueda de muestras que se pretende con la reestructuración

Gastos anuales que se pretenden Valor

Búsquedas de muestras 5min $ 172.462,50

Mantenimiento de estantes $ 167.000,00

Mano de obra en organización 8 horas $ 113.400,00

Total $ 452.862,50

Nota. Con la reestructuración se pretende reducir costos en el mantenimiento de estantes y búsquedas de

muestras. Elaboración propia.

Con base en los resultados expuestos en las tablas 18 y 19 con esta propuesta se pretende

tener un ahorro anual de $ 2.077.470,00, con esto se lograría recuperar la inversión de la

reestructuración de los estantes en 7 años.

A continuación, en la tabla 20 se presenta cotización para la ampliación del pasillo del

almacén de muestras de retención de Quimpac de Colombia S.A.

Tabla 20

Cotización de los costos para hacer la ampliación del pasillo en el almacén

Material Especificaciones Unidades

necesarias

Valor

unidad Valor total

Superboard Estándar 6mm de

244x122cm 7 $44.000 $308.000

Perfil Paral Fibrocemento Ternium 89x42x0.60mm

2.44m 10 $13.944 $139.440

Tornillo panel punta broca 6X1/2" 1/2" 200 $30 $6.000

Masilla Sellaflex Juntas Cuñete x 28

KG 28 kg 1 $184.150 $184.150

Mano de obra demolición

construcción $1.600.000

Gasto total $2.237.590,0

Nota. Fuente de información de los materiales para la construcción de la pared con Drywall. Cotización

Realizada en adldrywall.com/shop/.


Conclusiones

• Se diseñó una propuesta que diera solución al problema de almacenamiento y distribución

al almacén de retención, y que dejara unos estantes más compactos, con mayor capacidad

de almacenamiento con métodos de distribución que mejorara la calidad de los

procedimientos que ahí se realizan.

• Con el análisis preliminar se logró identificar los aspectos a mejorar en el almacén de

retención, en los estantes y el proceso de distribución de muestras, esto permitió presentar

oportunidades de mejora que se evidenciarán en el almacenamiento, distribución y orden

del almacén de muestras de retención de Quimpac de Colombia S.A.

• Al mejorar la distribución de los estantes se mejoran los tiempos de entrada y búsqueda

de muestras en el almacén de retención, se tendrá más orden, un almacén más limpio y un

ambiente agradable, con ahorro en mano de obra y mejora en la calidad del servicio que

el laboratorio presta a los clientes internos y externos.

• Se estableció un sistema de almacenamiento basado en la metodología ABC y FIFO

adecuado, guiado por colores, distribuido por compatibilidad de productos dando una

secuencia lógica al proceso de ingreso sin generar confusiones, este permitió instaurar la

distribución, orden y mejorar el proceso de búsqueda en el almacén de muestras de

retención en Quimpac de Colombia S.A,

• Se logró proponer un prototipo de estantería con materiales en fibra de vidrio, lo cual

resultó ser el más adecuado para evitar el deterioro por la corrosión del ambiente, este

diseño permite un mayor almacenamiento, mejor distribución orden y manejo de las

muestras de retención almacenadas, mejorando los tiempos de respuesta del laboratorio


químico que involucran el análisis fisicoquímico de las muestras de retención de

Quimpac de Colombia. S.A.


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Anexos

Anexo A. Caja para el almacenamiento de las muestras en los estantes.

Nota. Medidas Externas 30cm de frente, 40 de fondo y altura de 17cm, y medidas internas de 27x37 cm,

capacidad de muestras 24 unidades


Anexo B. Cotización de las cajas para guardar las muestras en los estantes.


Anexo C. Consolidado de reclamos año 2020 Quimpac de Colombia S.A

Nota. Elaborado por el personal de aseguramiento de calidad Quimpac de Colombia S.A año 2020


Anexo D. Requerimiento de medidas de estantes teniendo en cuenta medidas de las cajas.


Anexo E. Solicitud de cotización de cajas

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