REESTRUCTURACIÓN DE LOS MANUALES DE …

ESTUDIAR PARA PREVERY PREVER PARA ACTUAR

Instituto Tecnológico de Colima

Dirección General de Educación Superior Tecnológica

Institutos TecnológicosSEP

R

P R E M I OINTRAGOB

2006

a la

06

RSGC - 617INICIO: 2012.09.28

TERMINO: 2015.09.28

ISO 9001:2008

PROCESO EDUCATIVO

S G C

S N E S T

IMNC-RSGC-617

IMNC-RSGC-617IMNC-RSGC-617

CERTIFICADO BAJO LANORMA ISO 9001:2008

CERTIFICADO BAJO LANORMA ISO 9001:2008

REESTRUCTURACIÓN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS

Villa de Álvarez, Col., Julio de 2013

OPCIÓN X MEMORIA DE RESIDENCIA PROFESIONAL

QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN

PRESENTA NANCY YERALDIN PITA MACHUCA

ASESOR LIC. MIGUEL ANGEL VILLASEÑOR URIBE

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

1. LA EMPRESA

1.1 ANTECEDENTES 5

1.2 JUSTIFICACIÓN 7

1.3 OBJETIVOS 8

1.4 ALCANCES Y LIMITACIONES 9

1.5 FUNDAMENTO TEÓRICO 11

1.6 ACTIVIDADES REALIZADAS 24

2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN

2.1 OBJETIVO DEL MANUAL 26

2.2 MISIÓN Y VISION 27

2.3 VALORES 28

2.4 ESTRUCTURA ORGANICA 30

2.5 ORGANIGRAMA 32

2.6 PERFIL DE PUESTO 33

2.7 DESCRIPCION DE PUESTOS 34

3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

3.1 OBJETIVO DEL MANUAL 35

3.2 PROCEDIMIENTOS 36

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1 CONCLUSIONES 38

4.2 AGRADECIMIENTOS 39

4.3 RECOMENDACIONES 40

REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS

1

5. BIBLIOGRAFÍA

4.3 BIBLIOGRAFÍA 41


2

INTRODUCCIÓN

La reestructuración del manual de organización se realizó en CASTILLO GRUPO

COORPORATIVO del estado de Colima, con la finalidad de desarrollar y culminar el

proyecto de residencia profesional y a su vez poder brindar un documento al corporativo

donde se plasme la estructura organizacional, objetivos, funciones, autoridad y

responsabilidad de los distintos puestos que integran a la empresa; además, contiene los

procedimientos de producción y administrativos más significativos de la empresa.

La actualización del presente manual deberá ser constante o cuando se presente algún

cambio en la estructura organizacional para mantener su utilidad en la empresa.

Los manuales organizacionales representan una guía práctica que se utiliza como

herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información

ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas

y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una

eficiente administración.


3

1. LA EMPRESA


4

1.1 - ANTECEDENTES

CASTILLO GRUPO COORPORATIVO del estado de Colima es una empresa 100%

mexicana que ha logrado transformarse y crecer con firmeza.

Nace en Ciudad Guzmán, Jalisco, México, en el año de 1980, fundada por su actual

director general, el Sr. Hilario Castillo Bautista, quien abre las puertas por primera vez a los

clientes en el mes de diciembre de dicho año, contando con tan solo 2 colaboradores y una

unidad de reparto.

La idea inicial era la de las protecciones residenciales, puertas, ventanas escaleras,

etc. (herrería); con el paso del tiempo y según las exigencias de los clientes se vio en la

necesidad de extender sus servicios al ramo de la construcción y la industria en general,

aplicando la herrería de una forma más especializada y acorde a cada necesidad.

Para 1981 se vio la oportunidad de negocio en el giro de las cortinas de acero,

aumentando así un servicio más en la empresa, y para 1983 la empresa se expande

abriendo 3 sucursales, una en la ciudad de Autlán de Navarro, Jalisco, otra en Tepic,

Nayarit y una más en Colima, Colima. Debido al sismo de 1985 y a la gran demanda en la

matriz de Cd. Guzmán, se decide cerrar las tres sucursales y solo quedarse con la matriz,

aumentando un nuevo giro que fue la de cercas de malla ciclón.

Al paso del tiempo, el mercado se fue haciendo más exigente y ante el aumento de

la tecnología la empresa se vio obligada a entrar en la industria de la automatización; en el

año de 1990, los primeros trabajos de automatización fueron las cortina de acero; ya para

entonces la empresa contaba con un equipo de trabajo de 8 colaboradores y tres unidades

de reparto e instalaciones propias.


5

Para 1998 se abre una sucursal nuevamente en el estado de Colima, en la ciudad de Villa

de Álvarez, iniciando en esta con el giro de cortinas de acero y cercas de malla ciclón; tres

años después, en el 2001, se abre otro giro más que fue la renta de andamios.

Hoy en día, CASTILLO GRUPO CORPORATIVO cuenta con una amplia gama de servicios

que van desde la fabricación de protecciones, venta y renta de andamios, fabricación,

instalación y automatización de cortinas de acero, instalación de cercas de malla ciclón,

cercas electrificadas y reja de acero, automatización de portones para cochera, instalación

de puertas ascendentes, y sumando a esto todos los servicios de mantenimientos

correctivo y preventivo para las puertas automáticas y cortinas de acero, así como la

distribución para la venta de motores y refacciones para las puertas automáticas.

Actualmente se cuenta con una infraestructura para cubrir las demandas del mercado,

contando con 23 colaboradores y 15 unidades de trabajo.

Es un compromiso brindar la más alta calidad en los productos que ofrecen, así como en

los procesos de elaboración e instalación de estos, contando con el personal mejor

capacitado dentro de nuestro mercado.

Castillo Grupo Corporativo genera servicios a los sectores industrial, deportivo,

agropecuario, de la construcción, residencial, entre otros.


6

1.2 - JUSTIFICACIÓN

Este proyecto fue realizado de acuerdo a las necesidades de Castillo Grupo Corporativo de

Colima, debido a que no se contaba con un documento que precisara las funciones de

cada una de las áreas de este.

El manual de organización es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar

las funciones del personal que conforma la estructura organizativa, delimitando, a su vez,

sus responsabilidades y logrando, mediante su adecuada implementación, la comunicación

funcional entre puestos y estructura.

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se

crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene

todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre funciones y procedimientos

de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.


7

1.3.- OBJETIVOS

1.3.1 GENERAL

Elaborar los manuales de organización y procedimientos de CASTILLO GRUPO

CORPORATIVO, para asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar

las labores que les han sido encomendadas, así como permitir el ahorro de tiempos y

esfuerzos, evitando funciones de control y supervisión innecesarias.

1.3.2 ESPECÍFICOS

Definir los objetivos, políticas, estructuras, funciones y responsabilidades de cada

área de la organización.

Determinar competencias del personal.

Definir los perfiles de puestos.

Documentar los procedimientos administrativos de la empresa.

Estructurar un sistema de registros de control.


8

1.4 – ALCANCES Y LIMITACIONES

1.4.1 ALCANCES.

Visualizar las responsabilidades de cada puesto, ya que cada una de ellas se

encuentra ya descrita para su mejor entendimiento.

El Manual de Organización servirá como base para elaborar el manual de

procedimientos

Orientar al personal de nuevo ingreso, para que pueda mediante la estructura

organizacional conocer los puestos que conforman el corporativo y las actividades

de los mismos.

Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás

integrantes de la organización; con la determinación de cada puesto evitaremos

duplicidad de actividades y mejora en el servicio.

Establecer su estructura organizacional, para que puedan ubicar a todos los

miembros de la empresa y a sus jefes superiores en caso de que se requiera alguna

ayuda.

1.4.2 LIMITACIONES

Los cambios en la estructura organizacional del Corporativo pueden provocar la

desactualización del manual, esta limitante refiere en que los cambios del personal


9

nuevo no sean descritos en el mismo, puesto que no se podría ubicar el trabajador

nuevo en estructura ni a los jefes que han sido relevados.

Que la empresa no ponga en práctica los manuales y no pueda ser comprobado si

fueron funcionales. Los manuales son realizados con el fin de mostrarle al personal

nuevo y los de antigüedad sus principales funciones, si estos no son puestos en

práctica, la empresa perderá tiempo en capacitar al personal sin mostrarles

físicamente sus principales actividades.

La disposición del personal para dar la información requerida para los manuales,

puesto que cada actividad que realizan es propia del puesto y muchas veces no

tiene la disponibilidad de proporcionar información.


10

1.5.- FUNDAMENTO TEÓRICO

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y

coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la

información de una organización.

"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y

pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".1

1.5.1 El manual como medio de comunicación:

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener

informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección

superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en

forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso

instrumento administrativo.

“En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las

decisiones administrativas y, por ello, tienen como propósito señalar en forma sistemática

la información administrativa”.2

1.5.2 Objetivos de los manuales:

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten

cumplir con los siguientes objetivos:

1 Reyes Ponce, A. 1992, “Administración de empresas”, pág. 223

2 Reyes Ponce, A. 1981, “Administración de Personal, Sueldos y Salarios”, pág. 56


11

a) Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones,

políticas, procedimientos, normas, etc.

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar

responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la

uniformidad en el trabajo.

d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,

facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas

administrativas.

f) Conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas,

ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

g) Auxiliar en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya

que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

h) Servir para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

i) Apoyar en la consulta de todo el personal.

j) Facilitar las tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación

de autoridad, etc.

k) Establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

l) Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración

arbitraria.

m) ll) Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

n) Facilitar las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

o) Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo

deben hacerlo.

p) Ayudar a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

q) Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los

sistemas, procedimientos y métodos.


12

1.5.3 Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos:

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la

importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera

le restan importancia.

1.5.3.1 Ventajas:

1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.

2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan

general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

3. Facilita el estudio de los problemas de organización.

4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias

en la organización.

5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del

personal clave.

6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la

organización.

7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos

niveles.

9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación

de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más

antiguos.

11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

12. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los

procedimientos, las funciones, las normas, etc.


13

14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del

tiempo.

16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

17. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

18. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el

seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

1.5.3.2 Desventajas:

1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un

manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un

manual y conservarlo al día.

3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las

operaciones.

5. El costo de producción y actualización puede ser alto.

6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.

7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales,

cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

8. Muy sintética carece de utilidad; muy detallada los convierte en complicados.


14

1.5.4 Clasificación de los Manuales administrativos

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración,

destacan los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organización,

por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción

humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de

ejecución, pues son una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar

los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han

encomendado.

Depende de la información y de las necesidades de cada institución o empresa privada,

para saber con que tipo de manuales se debe contar. Se hace la aclaración de que pueden

abarcar dichos manuales a toda la empresa: una dirección, un departamento, una oficina,

sección, una mesa, un puesto, etcétera.

Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes.

El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. En

ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres

diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

1.5.4.1 Por su contenido

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo

tenemos los siguientes:

1.5.4.1.1 Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el

organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da


15

al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien

elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que

pertenece y forma parte de la organización.

1.5.4.1.2 Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la

estructura organizacional formal, a través de la descripción de los objetivos, funciones,

autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

1.5.4.1.3 Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos

seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una

organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

1.5.4.1.4 Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos

administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este

manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para

orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para

aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos

prescritos al realizar su trabajo.

1.5.4.1.5 Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o

simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de

distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un

ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y

organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en

la práctica administrativa.


16

1.5.4.2 Por su función específica

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este

apartado puede haber los siguientes manuales:

1.5.4.2.1 Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las

instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta

solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección,

ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de

fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

1.5.4.2.2 Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en

definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que

afectan sus actividades.

1.5.4.2.3 Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las

rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas,

procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de

referencia para tomar decisiones cotidianas.

1.5.4.2.4 Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades

financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones

específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero,

protección de bienes y suministro de información financiera.

1.5.4.2.5 Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la

contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en

esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del


17

departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo

de registros, control de la elaboración de información financiera.

1.5.4.2.6 Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de

procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que puede

contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas,

control y cobro de las operaciones, entre otros.

1.5.4.2.7 Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a

comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a

personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y

selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos

personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.

1.5.4.2.8 Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función

operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad

administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal

interesado en esa función.

1.5.4.2.9 Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican las labores,

los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados que

un manual de procedimientos.

1.5.4.3 General.

Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes

manuales:


18

1.5.4.3.1 Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación

organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su

estructura funcional.

1.5.4.3.2 Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación,

contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un

organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.

1.5.4.3.3 Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y

actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen

líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a

condiciones generales.

1.5.5 Manual de organización.

“El manual de organización es un documento oficial que describe claramente la estructura

orgánica y las funciones asignadas a cada elemento de una organización, así como las

tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo. El manual de

organización es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo que describe las

relaciones orgánicas que se dan entre las unidades administrativas de una dependencia,

enunciando sus objetivos y funciones, siendo por ello, un elemento de apoyo al

funcionamiento administrativo.”3

1.5.5.1 Objetivos del Manual de Organización

Presentar una visión de conjunto de la unidad administrativa.

Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa, para evitar

duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

3 Joaquín Rodríguez Valencia, Administración Moderna del Personal, pag.128


19

Colaborar en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y

proporcionar la uniformidad.

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la

repetición de instrucciones y directrices.

Proporcionar información básica para la planeación e instrumentar medidas de

modernización administrativa.

Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su

incorporación e inducción a las distintas áreas.

Ser un instrumento útil de orientación e información sobre las funciones o

atribuciones asignadas a las unidades responsables.

1.5.5.2 Funciones.

Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades

administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesario para cumplir con las

atribuciones de la organización. Es conveniente que en la presentación de las funciones se

tomen en cuenta los siguientes aspectos:

Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura

orgánica.

Que sigan el orden establecido en la estructura.

Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.

1.5.5.3 Análisis de puesto

El análisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los

deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de

capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas. Igualmente, se puede

definir como el procedimiento de recolección, evaluación y organización de información

sobre un puesto de trabajo determinado.


20

1.5.5.4 Descripción de puestos

Una descripción de puesto es un documento conciso de información objetiva que identifica

la tarea por cumplir y la responsabilidad que implica el puesto. Además, bosqueja la

relación entre el puesto y otros puestos en la organización, los requisitos para cumplir el

trabajo y su frecuencia o ámbito de ejecución. Es importante observar que la descripción se

basa en la naturaleza del trabajo, y no en el individuo que lo desempeña en la actualidad.

1.5.5.5 Elementos que componen las descripciones de puesto

Designación del puesto, unidad organizacional y relación de dependencia. Estos puntos

identifican el puesto y le dan sus características propias. Diferencian a cada puesto de los

demás. Consiguientemente, aun dos descripciones de puestos con la misma designación e

igual nivel de remuneración pueden tener tareas, responsabilidades y relaciones de

dependencia diferentes.

Síntesis del puesto, deberes y responsabilidades. Aquí se define el trabajo por cumplir y se

proporcionan los elementos esenciales para el análisis posterior.

Deberes y responsabilidades. Cuando las ocupaciones están vinculadas muy

estrechamente, la descripción de las relaciones recíprocas entre cada puesto es crítica.

También es importante para describir puestos que tienen amplias relaciones fuera de la

compañía.

1.5.6 Manual de procedimientos

El manual de procedimientos presenta sistemas y técnicas específicas, señala el

procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de

cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Es un

procedimiento por escrito4.

4 Martin G. Álvarez Torres, Manual para elaborar manuales de Políticas y Procedimientos, pag.86


21

Los manuales de procedimiento, por sus características diversas, pueden clasificarse en

manuales de procedimiento de oficina y de fábrica.

También puede referirse en:

1. A tareas y trabajo individuales, por ejemplo, cómo operar una máquina de

contabilidad.

2. A prácticas departamentales en que se indican los procedimientos de operación de

todo un departamento.

3. A prácticas generales en un área determinada de actividad, como manuales

procedimiento comerciales, de producción, financieras, etcétera.

Los manuales de procedimientos generalmente contienen un texto que señala las políticas

y procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo, con ilustraciones a base de

diagramas, cuadros y dibujos para aclarar los datos.

En los de procedimientos de oficina es costumbre incluir o reproducir las formas que se

emplean en el procedimiento de que se trate, bien sea llenada con un ejemplo o con

instrucciones para su llenado.

Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace que los

tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. Una inmensa mayoría de los

manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines.

1.5.6.1 El manual de procedimientos deberá contener:

- Carátula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el

logotipo, el nombre del manual y la organización responsable.

- Portada. Esta continúa después de la carátula, lleva el nombre del manual, de la

organización responsable de su aplicación y el lugar y la fecha de edición.


22

- Índice general. Es la presentación resumida y ordenada de los elementos

constitutivos del documento.

- Presentación. Es la explicación clara y concisa de los objetivos del manual y la

exposición de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorización del

titular.

1.5.6.2 Cada uno de los procedimientos del manual contendrá:

- Objetivos de procedimiento. Se planteará el propósito que se pretende lograr con la

ejecución del procedimiento.

- Políticas y normas de operación. Exposición de criterios y normas que orienten la

realización de las actividades sin tener que consultar los niveles jerárquicos

superiores.

- Descripción de las operaciones. Presentación secuencial de los pasos que se deben

realizar dentro de un procedimiento, al precisar los puestos o unidades responsables

de su ejecución.

- Diagrama de flujo. Representación del flujo de operaciones para mostrar las

unidades que participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las mismas.


23

1.6.-ACTIVIDADES REALIZADAS

Determinación del formato de análisis de puesto; este formato se determinó en conjunto con el gerente general, puesto que seleccionamos los puntos que a él le servirían para el análisis de puestos.

Recopilación de información por medio de cuestionarios, entrevistas y observaciones; estas fueron seleccionadas, pues era lo más viable para el proyecto, por el tipo de trabajo que se realizaba.

Aplicación del Análisis de Puestos a los 25 empleados; una vez determinado el formato se aplicaron para obtener información, fue recabada mientras los trabajadores realizaban sus actividades.

Actualización de los Organigramas; no se contaba con estos pero se tenían los puestos definidos, así que se reorganizaron y se ubicó al personal.

Restructuración del Manual de Organización; en este manual se definió el perfil para cada puesto, la descripción de sus actividades y su ubicación en el organigrama, además se generaron nuevos puestos para equilibrar el trabajo.

Realización de entrevistas con las áreas que intervienen en los procedimientos, las actividades son enlazadas puesto que un departamento necesita de otro. Para definir procedimientos se tuvo que hablar con cada involucrado en el proceso y ajustar sus actividades pues había duplicidad de funciones y con ello pérdida de tiempo.

Captura y organización de la información obtenida; una vez definidos los procesos se determinó cuáles pertenecían a cada puesto, para evitar duplicidades.

Restructuración del Manual de Procedimientos; se definieron los procedimientos administrativos, se crearon documentos para la obtención de datos, con esto el archivar a cada cliente seria mas fácil, puesto ya se tiene un plantilla para llenar con sus datos.


24

2.-MANUAL DE

ORGANIZACIÓN


25

2.1.- OBJETIVO DEL MANUAL

El manual de organización, es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar

las funciones del personal que conforman la estructura de la organización, delimitando, a

su vez, sus responsabilidades y logrando, mediante su adecuada implementación, la

correspondencia funcional entre puestos y estructura.

Sirve como instrumento para que los trabajadores de la empresa conozcan la misión,

visión, sus funciones en el puesto en el que se encuentran y la manera estructural de la

empresa que identifique su puesto dentro de ella y los demás que la componen.


26

2.2.- MISION Y VISIÓN

MISIÓN

Ofrecer productos y servicios de la mejor calidad que dan seguridad y protección al

patrimonio de nuestros clientes, además de la facilidad de acceso, elegancia y comodidad.

VISION

Ser la mejor y más reconocida empresa a nivel regional, con finanzas sanas, con

colaboradores capacitados, bien remunerados y comprometidos con la empresa y la

satisfacción de nuestros clientes.


27

2.3.-VALORES

CONFIANZA

Cada una de las personas que laboran dentro de nuestra empresa cuenta con

nuestro respaldo en cada uno de sus propósitos para crecer como persona dentro y

fuera de CASTILLO.

“El futuro pertenece a quienes creen en la belleza de sus sueños”. ELEANOR

ROOSEVELT

RESPONSABILIDAD

La conciencia de cada persona le permite reflexionar acerca de la importancia de

cada uno de sus actos y de la labor que se le encomienda día a día para cumplir con

la empresa y llegar con bien a su hogar.

“Si cada uno limpia su vereda, la calle estará limpia”. JOHANA W. VON GOETHE

LEALTAD

Corresponder a una obligación que se tiene con los demás nos une en el propósito

de ser personas morales.

“No eches veneno en los vasos de los ausentes”. PITAGORAS

HONESTIDAD

Los seres humanos tiene una estrecha relación con los principios de verdad, justicia

y con la integridad moral. Una persona honesta es aquella que procura siempre

anteponer la verdad en sus pensamientos, expresiones y acciones.

“No hagas aquello por lo que no quieres que se te conozca”. WALDO EMERSON


28

SERVICIO

Adoptar la idea de ayudar de manera espontánea, como una actitud permanente de

colaboración hacia los demás. La persona servicial lo es en su trabajo, con su

familia, pero también en la calle ayudando a otras personas que lo necesitan.

“El que no sirve para servir, no sirve para vivir”. MADRE TERESA DE CALCUTA

PUNTUALIDAD

Estar a tiempo para cumplir con nuestras obligaciones es necesario para dotar a

nuestra personalidad de carácter, orden y eficacia.

“La puntualidad es la cortesía de los reyes” LUIS XVIII DE FRANCIA

ORDEN

El hábito de una persona para ser organizado en el medio donde se desenvuelva; es

decir trabajo, casa, oficina, etc.

“Haz siempre una sola cosa a la vez”. F.A. SUAREZ

SUPERACIÓN

Motivar a la persona a perfeccionarse a sí misma, en lo humano, espiritual,

profesional y económico, venciendo los obstáculos y dificultades que se presenten,

desarrollando la capacidad de hacer mayores esfuerzos para logara cada objetivo

que se proponga.

“Progresar es marchar hacia la perfección”. BAIMER

COMPROMISO

Cumplir con las obligaciones haciendo un poco más de lo esperado al grado de

sorprender, por que vive, piensa y sueña con sacar adelante a su familia, su trabajo,

su estudio y todo aquello en lo que ha empleado su palabra.

“La imaginación sirve para viajar y cuesta menos”. GEORGE WILLIAM CURTIS


29

2.4.- ESTRUCTURA ORGÁNICA

1. DIRECTOR GENERAL

1.0.1 GERENTE GENERAL

1.0.1.1 Despacho Contable

1.0.1.2 Despacho Jurídico

1.0.1.3 Asesoría y capacitación Profesional

1.0.1.4 Asesoría y capacitación Espiritual

1.1 SUB GERENTE DE ANDAMIOS

1.1.1 Ejecutivo de Ventas

1.1.2 Chofer Repartidor

1.2 SUBGERENTE DE PRODUCCIÓN

1.2.1 Supervisor de Producción Cortinas de Acero

1.2.1.1 Ejecutiva de Ventas

1.2.1.2 Auxiliar de Ventas y Producción

1.2.1.3 Almacén

1.2.1.4 Técnico Certificado

1.2.1.5 Técnico Oficial

1.2.1.6 Medio Oficial

1.2.1.7 Ayudante - Aprendiz

1.2.2 Supervisor de Producción Cercas de Malla Ciclón


30


1.2.2.2 Auxiliar de Ventas y Producción

1.2.2.3 Almacén





1.2.2.8 Ayudante - Aprendiz

1.2.3 Supervisor de Producción Puertas Automáticas y Cercas Electrificadas


1.2.3.2 Auxiliar de ventas y Producción

1.2.3.3 Almacén




1.2.3.7 Ayudante – Aprendiz

1.3 SUB GERENTE DE VENTAS Y ADMINISTRACIÓN

1.3.1 Contabilidad y Finanzas

1.3.1.1 Auxiliar Contable y Recursos

1.3.2 Encargado Compras y Auditoria

1.3.3 Mensajero comodín


31

2.5.- ORGANIGRAMA

DIRECTOR

SUB GERENTE DE

PRODUCCION

SUB GERENTE DE

VENTAS Y

ADMINISTRACION

SUB GERENTE

ANDAMIOS

EJECUTIVO DE

VENTAS

CHOFER

REPARTIDOR

SUPERVISOR DE

PRODUCCION, DE

CORTINAS DE ACERO

SUPERVISOR DE

PRODUCCION DE

PUERTAS AUTOMATICAS Y

CERCAS ELECTRIFICADAS

TECNICO

CERTIFICADO

TECNICO

OFICIAL

MEDIO OFICIAL

AYUDANTE

APRENDIZ

TECNICO

CERTIFICADO

TECNICO

OFICIAL

MEDIO OFICIAL

AYUDANTE

APRENDIZ

DESPACHO

CONTABLE

DESPACHO

JURIDICO

ASESORIA Y

CAPACITACION

PROFESIONAL

ASESORIA Y

CAPACITACION

ESPIRITUAL

ENCARGADO

CONTABILIDAD

Y FINANZAS

SUPERVISOR DE

PRODUCCION DE

CERCAS MALLA CICLON

EJECUTIVA DE VENTAS

AUXILIAR VENTAS Y PRODUCCION

TECNICO CERTIFICADO

TECNICO OFICIAL

MEDIO OFICIAL

AYUDANTEAPRENDIZ

EJECUTIVA DE VENTAS


EJECUTIVA DE VENTAS


ENCARGADO COMPRAS Y AUDITORIAS

MENSAJERO COMODIN

AUXILIAR CONTABLE

GERENTE GENERAL

ALMACEN

ALMACEN

ALMACEN


32

2.6.- PERFIL DE PUESTOS

ANEXO 1


33

2.7 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

ANEXO 2


34

3.- MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS


35

3.1 OBJETIVO DEL MANUAL

Los procedimientos son un instrumento administrativo que permite a los empleados

conocer el funcionamiento interno de la empresa, a través de la descripción de las

actividades, además de ser un auxiliar en la inducción del personal de nuevo ingreso, ya

que el documento expone qué deben hacer, cómo deben hacerlo y con quién coordinarse

para realizar sus rutinas de trabajo, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o

equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de

las actividades dentro de la empresa.

Se pretende que este manual ayude a la reducción de errores que se puedan presentar en

las diferentes actividades que se realizan en CASTILLO GRUPO CORPORATIVO

http://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml


36

3.2 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO 3


37

4. CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES


38

4.1 CONCLUSIONES.

Se logró el principal objetivo de la residencia profesional, la creación de los manuales de

organización y de procedimientos administrativos de Castillo Grupo Corporativo.

Con esto pude entender la importancia de la administración en las empresas, pues si no se

tiene el control, se puede perder a los clientes por el mal funcionamiento, la dirección que la

empresa toma es debido a las decisiones que se elijan, por ello el personal debe estar

preparado para atender su área y sacar adelante el trabajo.


39

4.2 AGRADECIMIENTOS

Este proyecto de residencia me permitió poner en práctica los conocimientos adquiridos

durante mi carrera profesional.

Esta Residencia está dedicada a Dios, inicialmente porque me ha dado la oportunidad del

saber y ayudarme a alcanzar mis metas.

Cuando tenía cinco años me preguntaron que quería ser de grande. Dije: astronauta,

presidenta, o mejor, princesa. A los diez volvieron a preguntarme y dije: estrella del rock,

cantante, doctora o jugadora profesional de voleibol.

Pero ahora que soy mayor, ¿quieren una respuesta seria?, quiero ser feliz.

No es momento de tomar decisiones rápidas, es momento de cometer errores,

enamorarme, de cambiar de idea y volver a cambiar porque no hay nada permanente.

A mis padres, Héctor Gustavo Pita Rico y Rita Machuca Magaña. He llegado a esta etapa

gracias a ustedes porque a pesar de las carencias nunca dijeron no; han realizado su

mayor esfuerzo por educarme y formarme. Esta residencia está dedicada especialmente a

mi súper héroe, mi papá, como símbolo de gratitud por el amor incondicional que siempre

me has dado.

A mis hermanos Hanssy Pita Machuca a Bryant Pita Machuca por ayudarme a liberar el

estrés de tantas tareas´, con luchas, peleas y gritos, por que si pudiese elegir ellos fueron

mis hermanos.

El presente proyecto es un esfuerzo en el cual, directa o indirectamente, participaron varias

personas, leyendo, opinando, corrigiendo, teniéndome paciencia, dando ánimo,

acompañando en los momentos de crisis y en los momentos de felicidad, la ayuda de mi

ingeniero favorito, Cesar Montal pues colaboró a enriquecer mis comentarios.

A mis asesores, por su amable aceptación, por el tiempo y las recomendaciones vertidas

en mi proyecto, pues se esmeraron en mejorarlo.


40

4.3 RECOMENDACIONES

Al realizar los manuales se pensó principalmente en el beneficio de la empresa; es por ello

que espero que los manuales se den a conocer al personal y se pongan en práctica.

La actualización de estos permitirá llevar el control sobre la estructura de la empresa, los

nuevos procesos a seguir y la involucración de los empleados con la empresa, la misión y

visión que queremos mostrar a los clientes.

Además, con estos manuales nos podemos dar cuenta de la duplicidad de funciones y en

dónde nos hace falta personal o dónde podemos reubicarlo para su mayor desarrollo

profesional.


41

5.- BIBLIOGRAFÍA

Joaquín Rodríguez Valencia, Administración Moderna del Personal Sexta Edición.

Editorial Thomson México: 2002

Reyes Ponce, A. 1981, “Administración de Personal Sueldos y Salarios”, Limusa,

Segunda Edición.

Martin G. Álvarez Torres Manual para elaborar manuales de Políticas y

Procedimientos Editorial Panorama

Reyes Ponce, A. 1992, “Administración de empresas”, Limusa, Segunda parte.

Marco A. Jáuregui H., Manual de aseguramiento de calidad, Editorial Mc Graw Hill.

México: 1996

REESTRUCTURACIÓN DE LOS MANUALES DE …

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