Prestadores con Facturación Unificada y Facturación Electrónica ...
RéGimen De FacturacióN
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Régimen de Facturación El Régimen de Facturación es el proceso a través del cual el SRI autoriza la emisión de documentos que acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios de cualquier naturaleza. ¿Qué son los comprobantes de venta? Son los documentos que deben entregarse cuando se transfiere un bien o se preste un servicio. Los comprobantes de venta autorizados son los siguientes Qué son los comprobantes de retención? Son los documentos que acreditan la retención del impuesto al valor agregado y del impuesto a la renta, que efectúan las personas o empresas que actúan como agentes de retención. ¿Qué son los documentos complementarios? Estos documentos son complementarios a los comprobantes de venta, se utilizan para reversar transacciones, cobrar intereses, transportar bienes, etc. Los documentos complementarios son: ¿Puedo verificar si un documento es autorizado? Es obligación de todos los contribuyentes verificar que los comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención que reciban y emitan hayan sido impresos y llenados correctamente. A través de la siguiente consulta podrá comprobar si un documento es autorizado. ¿Cómo se obtiene autorización para imprimir los comprobantes? La autorización para la impresión de comprobantes de venta, de retención y documentos complementarios se obtiene a través de imprentas autorizadas. Los contribuyentes también podrán solicitar al SRI autorización para imprimirlos mediante sistemas computarizados propios (autoimpresores) o máquinas registradoras previamente calificadas. ¿Qué son las imprentas autorizadas? Las imprentas autorizadas son aquellas que el SRI, luego de un proceso de selección, las ha calificado como las únicas facultadas para solicitar autorización e imprimir comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención de los contribuyentes.
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Régimen de Facturación
El Régimen de Facturación es el proceso a través del cual el SRI autoriza la emisión de
documentos que acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios de
cualquier naturaleza.
¿Qué son los comprobantes de venta?
Son los documentos que deben entregarse cuando se transfiere un bien o se preste un
servicio. Los comprobantes de venta autorizados son los siguientes
Qué son los comprobantes de retención?
Son los documentos que acreditan la retención del impuesto al valor agregado y del
impuesto a la renta, que efectúan las personas o empresas que actúan como agentes de
retención.
¿Qué son los documentos complementarios?
Estos documentos son complementarios a los comprobantes de venta, se utilizan para
reversar transacciones, cobrar intereses, transportar bienes, etc. Los documentos
complementarios son:
¿Puedo verificar si un documento es autorizado?
Es obligación de todos los contribuyentes verificar que los comprobantes de venta,
documentos complementarios y comprobantes de retención que reciban y emitan hayan
sido impresos y llenados correctamente. A través de la siguiente consulta podrá
comprobar si un documento es autorizado.
¿Cómo se obtiene autorización para imprimir los comprobantes?
La autorización para la impresión de comprobantes de venta, de retención y documentos
complementarios se obtiene a través de imprentas autorizadas. Los contribuyentes
también podrán solicitar al SRI autorización para imprimirlos mediante sistemas
computarizados propios (autoimpresores) o máquinas registradoras previamente
calificadas.
¿Qué son las imprentas autorizadas?
Las imprentas autorizadas son aquellas que el SRI, luego de un proceso de selección, las
ha calificado como las únicas facultadas para solicitar autorización e imprimir
comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención de
los contribuyentes.
¿Cuál es la vigencia de la autorización de los comprobantes de venta, documentos
complementarios y comprobantes de retención?
La autorización tendrá una vigencia de 12 meses cuando el contribuyente se encuentre
en "Lista Blanca". En el caso excepcional en el que no haya cumplido con una
obligación, el SRI le autorizará la impresión por un plazo de tres meses por una sola
vez, mientras se pone al día.
¿Qué es la Lista Blanca?
En la lista blanca se encuentran los contribuyentes que están al día en el cumplimiento
de sus obligaciones tributarias: como presentar declaraciones, pagar impuestos, multas u
obligaciones tributarias firmes y mantener la información del RUC actualizada.
¿Qué hago si no estoy en lista blanca?
Si un contribuyente no se encuentra en lista blanca quiere decir que no ha cumplido con
alguna obligación tributaria. Para conocer el motivo por el cual no se encuentra en lista
blanca a través de nuestros servicios en línea, deberá previamente solicitar una clave de
acceso.
Infracciones y Sanciones
La falta de emisión o entrega de facturas, notas o boletas de venta, la emisión
incompleta o falsa de éstas, y, el no uso o uso parcial de los sellos, constituyen casos de
defraudación que serán sancionados de conformidad con el Código Tributario.
Facturas
Las facturas son comprobantes de venta que sustentan la transferencia de un bien o la
prestación de un servicio. Son utilizadas cuando la transacción se realiza con personas
jurídicas o con personas naturales que necesiten sustentar crédito tributario del IVA, y
en operaciones de exportación
Información de interés
¿Quién emite?
Son emitidas por el proveedor del bien o por quien presta un servicio.
¿Quién imprime?
Pueden ser impresas en imprentas autorizadas, quienes se encargan de solicitar al SRI la
autorización para el contribuyente, o a través de sistemas computarizados
(autoimpresores), previa la autorización expresa del SRI.
¿Cuál es la información básica que debe tener?
La factura debe contener información del vendedor, del adquirente y de la transacción
desagregando los impuestos; así como los datos de la imprenta autorizada, de la
autorización de la Factura y de su caducidad. Los elementos mínimos son los que se
detallan a continuación
¿Cómo se debe llenar?
Podrán ser llenadas en forma manual, mecánica o a través de sistemas
computarizados. Las Facturas en original y copia, deben ser llenadas en forma
simultánea mediante el uso de papel carbón, carbonado o autocopiativo químico; en
cualquier caso las copias deberán ser idénticas al original, caso contrario no serán
válidas.
Formato o modelo
Las facturas no tienen un formato establecido, este depende de las necesidades del
contribuyente, sin embargo, estos documentos deberán contener como mínimo los
requisitos de impresión y de llenado que se detallan a continuación.
¿Puedo verificar si un documento es autorizado?
Es obligación de todos los contribuyentes verificar que las facturas cuenten con todos
los requisitos antes de emitirlas. Y en el caso de los adquirentes revisar que sean
válidas al momento de recibirlas. A través de la siguiente consulta podrá comprobar si
un documento es autorizado
¿Qué hacer si la información ingresada es equivocada?
Estos documentos no deberán presentar borrones, tachones o enmendaduras, por tanto,
cuando se cometan errores al llenar una factura, deberá anularse consignando la leyenda
"ANULADO" y archivarla en original y todas sus copias en forma cronológica, durante
un período de 6 años.
¿Cuándo y cómo se da de baja el documento?
Las facturas no emitidas deben ser dadas de baja en los siguientes 15 días de producido
el hecho que motive la baja. Para ello se deberá llenar el formulario 321 y entregarlo en
las oficinas del SRI junto con las facturas, para que estas sean destruidas.
¿Cuándo y cómo se actualiza la información del documento?
Una factura únicamente puede emitirse bajo condiciones en las que se autorizó, es decir,
con los datos registrados en el RUC en ese momento. Sin embargo, con autorización
expresa de SRI el contribuyente podrá emitirlas en forma temporal cuando existan
cambios de domicilio o nombre comercial previamente registrados en el RUC, o en
ferias o exposiciones.
¿Cuánto tiempo debo guardar los documentos?
Las facturas que sean sustento de la contabilidad deben ser archivadas por 6 años. En
los casos en los que los documentos sean autoimpresos, deberá mantenerlos
adicionalmente en archivo magnético. Todos los documentos deberán estar disponibles
ante cualquier requerimiento del SRI
Base Legal
¿Cuáles son mis obligaciones como emisor del documento?
Son obligaciones del emisor mantener facturas vigentes, es decir renovar la autorización
antes de que esta se caduque. Emitirlas y entregarlas en cualquier transacción que se
realice con contribuyentes que tienen derecho a crédito tributario y en operaciones de
exportación. Además, archivarlas secuencial y cronológicamente y presentarlas ante
requerimientos del SRI.
¿Puede una tercera persona realizar mis trámites?
Todos los trámites de facturación las debe realizar el contribuyente en forma personal,
en caso de sociedades estas solicitudes las debe efectuar el representante legal o su
representante autorizado en forma expresa.
Infracciones y Sanciones
La falta de emisión o entrega de facturas, notas o boletas de venta, la emisión
incompleta o falsa de éstas, y, el no uso o uso parcial de los sellos, constituyen casos de
defraudación que serán sancionados de conformidad con el Código Tributario.
Notas o boletas de venta
Las notas o boletas de venta son comprobantes de venta utilizados en transacciones con
consumidores o usuarios finales. No sustentan crédito tributario de IVA.
¿Quién emite?
Son emitidas por el proveedor del bien o por quien presta un servicio, en transacciones
con consumidores finales.
¿Quién imprime?
Pueden ser impresas en imprentas autorizadas, quienes se encargan de solicitar al SRI la
autorización para el contribuyente, o a través de sistemas computarizados
(autoimpresores), previa la autorización expresa del SRI.
¿Cuál es la información básica que debe tener?
La nota de venta no requiere la información del adquiriente ni el desglose de los
impuestos. Debe contener los datos del vendedor y de la transacción en forma general,
así como los de la autorización. Los elementos mínimos son los que se detallan a
continuación.
¿Cómo se debe llenar?
Podrán ser llenadas en forma manual, mecánica o a través de sistemas
computarizados. Las notas de venta en original y copia, deben ser llenadas en forma
simultánea mediante el uso de papel carbón, carbonado o autocopiativo químico; en
cualquier caso las copias deberán ser idénticas al original, caso contrario no serán
válidas.
Formato o modelo
Las notas de venta no tienen un formato establecido, este depende de las necesidades
del contribuyente, sin embargo estos documentos deberán contener como mínimo los
requisitos de impresión y de llenado que se detallan a continuación.
¿Qué son las notas de venta simplificadas?
Son formatos de fácil llenado. Las notas de venta simplificadas pueden usarse en
negocios con pocos ítems como heladerías, panaderías, transporte, etc.
¿Puedo verificar si un documento es autorizado?
Es obligación de todos los contribuyentes verificar que las notas de venta cuenten con
todos los requisitos antes de emitirlas. Y en el caso de los adquirentes revisar que sean
válidas al momento de recibirlas. A través de la siguiente consulta podrá comprobar si
un documento es autorizado.
¿Qué hacer si la información ingresada es equivocada?
Estos documentos no deberán presentar borrones, tachones o enmendaduras, por tanto,
cuando se cometan errores al llenar una nota de venta, deberá anularse consignando la
leyenda "ANULADO"y archivarla en original y todas sus copias en forma cronológica,
durante un período de 6 años.
¿Cuándo y cómo se da de baja el documento?
Las notas de venta no emitidas deben ser dadas de baja en los siguientes 15 días de
producido el hecho que motive la baja. Para ello se deberá llenar el formulario 321 y
entregarlo en las oficinas del SRI junto con las notas de venta, para que estas sean
destruidas
¿Cuándo y cómo se actualiza la información del documento?
Pueden emitirse bajo condiciones en las que se autorizó, es decir con los datos
registrados en el RUC en ese momento. Sin embargo, con autorización expresa de SRI
el contribuyente podrá emitirlos en forma temporal cuando existan cambios de
domicilio o nombre comercial previamente registrados en el RUC, o en ferias o
exposiciones
¿Cuánto tiempo debo guardarlos?
Las notas de venta que sean sustento de la contabilidad deben ser archivadas por 6 años.
En los casos en los que los documentos sean autoimpresos, deberá mantenerlos
adicionalmente en archivo magnético. Todos los documentos deberán estar disponibles
ante cualquier requerimiento del SRI.
¿Cuáles son mis obligaciones como emisor del documento?
Son obligaciones del emisor mantener notas de venta vigentes, es decir renovar la
autorización antes de que estas se caduquen. Emitirlas y entregarlas en cualquier
transacción que realice el contribuyente autorizado, archivarlas secuencial y
cronológicamente, y presentarlas ante requerimientos del SRI.
¿Puede una tercera persona realizar mis trámites?
Todos los trámites de facturación las debe realizar el contribuyente en forma personal,
en caso de sociedades estas solicitudes las debe efectuar el representante legal o su
representante autorizado en forma expresa.
Infracciones y Sanciones
La falta de emisión o entrega de facturas, notas o boletas de venta, la emisión
incompleta o falsa de éstas, y, el no uso o uso parcial de los sellos, constituyen casos de
defraudación que serán sancionados de conformidad con el Código Tributario.
Liquidación de compras de bienes y prestación de servicios
Las liquidaciones de compras de bienes o prestación se servicios sustentan la
adquisición puesto que son emitidas por el adquirente. Se utilizan cuando el comprador
adquiera bienes o servicios a extranjeros no residentes y a personas naturales
imposibilitadas de emitir un comprobante de venta.
¿Quién emite?
Solo pueden ser emitidas por las sociedades y personas naturales obligadas a llevar
contabilidad para sustentar crédito tributario de IVA.
¿Quién imprime?
Pueden ser impresas en imprentas autorizadas, quienes se encargan de solicitar al SRI la
autorización para el contribuyente, o a través de sistemas computarizados
(autoimpresores), previa la autorización expresa del SRI.
¿Cuál es la información básica que debe tener?
La liquidación de compras y prestación de servicios debe contener información del
adquirente, del vendedor y de la transacción; así como los datos de la autorización y de
su caducidad. Los elementos mínimos son los que se detallan a continuación.
¿Cómo se debe llenar?
Podrán ser llenadas en forma manual, mecánica o a través de sistemas
computarizados. Las Liquidaciones de compra deberán llenarse en original y copia,
deben ser llenadas en forma simultánea mediante el uso de papel carbón, carbonado o
autocopiativo químico, en cualquier caso las copias deberán ser idénticas al original;
caso contrario no serán válidas.
Formato o modelo
Las liquidaciones no tienen un formato establecido, este depende de las necesidades del
contribuyente, sin embargo estos documentos deberán contener como mínimo los
requisitos de impresión y de llenado que se detallan a continuación.
¿Puedo verificar si un documento es autorizado?
Es obligación de todos los contribuyentes verificar que las liquidaciones de compra de
bienes o prestación de servicios cuenten con todos los requisitos tanto preimpresos
como de llenado antes de emitirlas. A través de la siguiente consulta podrá comprobar
si un documento es autorizado.
¿Qué hacer si la información ingresada es equivocada?
Estos documentos no deberán presentar borrones, tachones o enmendaduras, por tanto
cuando se comentan errores al llenar una liquidación, deberá anularse consignando la
leyenda "ANULADO" y archivarla en original y todas sus copias en forma cronológica,
durante un período de 6 años.
¿Cuándo y cómo se da de baja el documento?
Las liquidaciones no emitidas deben ser dadas de baja en los siguientes 15 días de
producido el hecho que motive la baja. Para ello se deberá llenar el formulario 321 y
entregarlo en las oficinas del SRI junto con las liquidaciones, para que estas sean
destruidas.
¿Cuándo y cómo se actualiza la información del documento?
Una liquidación únicamente puede emitirse bajo condiciones en las que se autorizó, es
decir con los datos registrados en el RUC en ese momento. Sin embargo, con
autorización expresa del SRI el contribuyente podrá emitirlas en forma temporal
cuando existan cambios de domicilio o nombre comercial previamente registrados en el
RUC, o en ferias o exposiciones.
¿Cuánto tiempo debo guardarlos?
Las liquidaciones de compras que sean sustento de la contabilidad deben ser archivadas
por 6 años. En los casos en los que los documentos sean autoimpresos, deberá
mantenerlos adicionalmente en archivo magnético. Todos los documentos deberán estar
disponibles ante cualquier requerimiento del SRI.
Base Legal
¿Cuáles son mis obligaciones como emisor del documento?
Son obligaciones del emisor mantener liquidaciones vigentes, es decir renovar la
autorización antes de que estas se caduquen. Emitirlas y entregarlas únicamente en las
adquisiciones autorizadas, archivarlas secuencial y cronológicamente, y presentarlas
ante requerimientos del SRI.
¿Puede una tercera persona realizar mis trámites?
Todos los trámites de facturación las debe realizar el contribuyente en forma personal,
en caso de sociedades estas solicitudes las debe efectuar el representante legal o su
representante autorizado en forma expresa.
Infracciones y Sanciones
La falta de emisión o entrega de facturas, notas o boletas de venta, la emisión
incompleta o falsa de éstas, y, el no uso o uso parcial de los sellos, constituyen casos de
defraudación que serán sancionados de conformidad con el Código Tributario.
Tiquetes emitidos por máquinas registradoras
Los tiquetes emitidos por máquinas registradoras se entregan únicamente en
transacciones con consumidores o usuarios finales, puesto que no permiten la
identificación del comprador.
¿Quién emite?
Son emitidas por el proveedor del bien o por quien presta un servicio, en forma
automática a través de las máquinas registradoras calificadas y autorizadas por el SRI.
¿Quién imprime?
Los tiquetes son impresos a través de máquinas registradoras cuyas marcas y modelos
hayan sido calificadas previamente por el SRI. El uso de máquinas registradoras debe
ser declarado por el contribuyente previa su utilización.
¿Cuál es la información básica que debe tener?
Los tiquetes emitidos por máquinas registradoras no permiten la identificación del
adquiriente. Deben contener los datos del vendedor y de la transacción en forma
general, así como los de la autorización y su caducidad. Los elementos mínimos son
los que se detallan a continuación.
¿Cómo se debe llenar?
Los tiquetes se llenan en forma automática por la máquina registradora, se emitirán en
original, además de la cinta testigo o de auditoria. La cinta testigo no podrá ser
generada mediante sistemas de impresión térmica.
Formato o modelo
Los tiquetes deberán contener la información del vendedor, de la transacción, así como
la marca, modelo de fabricación y número de serie, y el número secuencial
autogenerado de la máquina registradora. Los requisitos mínimos se detallan a
continuación.
¿Puedo verificar si un documento es autorizado?
Es obligación de todos los contribuyentes verificar que los tiquetes cuenten todos los
requisitos al momento de recibirlos. A través de la siguiente consulta podrá comprobar
si un tiquete es autorizado.
¿Qué hacer si la información ingresada es equivocada?
Los tiquetes emitidos con error deberán anularse consignando la leyenda "ANULADO"
y archivados en original y todas sus copias en forma cronológica, durante un período de
6 años.
¿Cuándo y cómo se actualiza la información del documento?
Cuando el contribuyente cambie sus datos, en los siguientes 8 días deberá actualizar la
información en el RUC, cambiar los datos en la máquina registradora para que los
tiquetes que emitan contengan información actualizada y declarar el cambio en el SRI a
través del formulario 331.
¿Cuánto tiempo debo guardarlos?
Usted deberá conservar las cintas testigo o de auditoria de los tiquetes de máquina
registradora que ha emitido en forma cronológica durante un período de 6 años. Todos
los documentos deberán estar disponibles ante cualquier requerimiento del SRI.
Base Legal
¿Cuáles son mis obligaciones como emisor del documento?
Son obligaciones del emisor mantener la autorización de máquinas registradoras vigente
y su información actualizada. Emitir y entregar tiquetes en cualquier transacción que
realice, y mantener notas de venta con autorización vigente para entregarlas en los casos
de daño de la máquina registradora.
¿Puede una tercera persona realizar mis trámites?
Todos los trámites de facturación los debe realizar el contribuyente en forma personal,
en caso de sociedades estas solicitudes las debe efectuar el representante legal o su
representante autorizado en forma expresa.
Infracciones y Sanciones
La falta de emisión o entrega de facturas, notas o boletas de venta, la emisión
incompleta o falsa de éstas, y, el no uso o uso parcial de los sellos, constituyen casos de
defraudación que serán sancionados de conformidad con el Código Tributario.
Boletos o entradas a espectáculos públicos
Los boletos o entradas a espectáculos públicos son comprobantes de venta entregados a
los consumidores finales por la asistencia a eventos como: conciertos, partidos de
fútbol, funciones de teatro, etc.
¿Quién emite?
Son emitidos por el organizador del espectáculo público.
¿Quién imprime?
Pueden ser impresos en imprentas autorizadas, quienes se encargan de solicitar al SRI la
autorización para el contribuyente.
¿Cuál es la información básica que debe tener?
Los boletos o entradas a espectáculos públicos deben contener información del
organizador y del evento como fecha, y precio; así como los datos de la autorización y
de su caducidad. Los elementos mínimos son los que se detallan a continuación.
¿Cómo se debe llenar?
Toda la información es obligatoriamente preimpresa directamente en la imprenta
autorizada previa autorización del SRI
Formato o modelo
Los boletos o entradas no tienen un formato establecido, depende de las necesidades
del contribuyente, sin embargo estos documentos deberán contener como mínimo los
requisitos de impresión que se detallan a continuación.
¿Puedo verificar si un documento es autorizado?
Es obligación de todos los contribuyentes verificar que los boletos o entradas cuenten
con todos los requisitos antes de entregarlas. Y en el caso de los asistentes revisar que
sean válidas al momento de recibirlas. A través de la siguiente consulta podrá
comprobar si un documento es autorizado.
¿Qué hacer si la información ingresada es equivocada?
Estos documentos contienen todos sus requisitos preimpresos. En los casos en los se
anule deberá consignarse la leyenda "ANULADO" y archivarlos en original y todas sus
copias en forma cronológica, durante un período de 6 años.
¿Cuándo y cómo se da de baja el documento?
Los boletos o entradas no entregadas deben ser dados de baja en los siguientes 15 días
de producida la caducidad. Para ello se deberá llenar el formulario 321 y entregarlo en
las oficinas del SRI junto con los documentos para que estos sean destruidos, o en su
defecto con el Acta de Destrucción Municipal.
¿Cuándo y cómo se actualiza la información del documento?
Estos documentos únicamente pueden emitirse bajo condiciones en las que se autorizó,
es decir para el lugar y fecha, así como con los datos registrados en el RUC en ese
momento. Sin embargo, con autorización expresa de SRI el contribuyente podrá
emitirlos en forma temporal cuando existan cambios de domicilio o nombre comercial
previamente registrados en el RUC.
¿Cuánto tiempo debo guardarlos?
Los documentos de sustento de los ingresos percibidos por espectáculos públicos
deberán mantenerse en archivo por 6 años.
Base Legal
¿Cuáles son mis obligaciones como emisor del documento?
Son obligaciones del emisor entregar boletos o entradas autorizados, vigentes y que
cumplan con todos los requisitos.
¿Puede una tercera persona realizar mis trámites?
Todos los trámites de facturación las debe realizar el contribuyente en forma personal,
en caso de sociedades estas solicitudes las debe efectuar el representante legal o su
representante autorizado en forma expresa.
Infracciones y Sanciones
La falta de emisión o entrega de facturas, notas o boletas de venta, la emisión
incompleta o falsa de éstas, y, el no uso o uso parcial de los sellos, constituyen casos de
defraudación que serán sancionados de conformidad con el Código Tributario.
Otros documentos autorizados
También son documentos autorizados aquellos emitidos por las instituciones
financieras, el Documento Único de Aduanas y los boletos aéreos, siempre que cuenten
con el RUC o Cédula de Identidad, razón social o nombre del comprador y el desglose
del IVA.
¿Cuál es la información básica que debe tener?
Deben contener como mínimo: RUC o Cédula de Identidad y razón social o nombre del
comprador y el desglose del IVA.
¿Cuánto tiempo debo guardarlos?
La documentación sustento de la contabilidad debe ser archivada por el tiempo
establecido en la normativa vigente esto es 6 años.
Base Legal
¿Cuáles son mis obligaciones como emisor del documento?
Los emisores de estos documentos, deberán declarar los ingresos obtenidos como
resultado de la actividad económica, así como, transferir los montos de IVA que
perciban.
Base Legal
Infracciones y Sanciones
La falta de emisión o entrega de facturas, notas o boletas de venta, la emisión
incompleta o falsa de éstas, y, el no uso o uso parcial de los sellos, constituyen casos de
defraudación que serán sancionados de conformidad con el Código Tributario.
Comprobantes de retención
Son documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los
compradores de bienes o servicios a los proveedores de los mismos.
¿Quién emite?
Lo emiten los agentes de retención, esto es los compradores que sean sociedades o
personas naturales obligadas a llevar contabilidad.
¿Quién imprime?
Pueden ser impresos en imprentas autorizadas, quienes se encargan de solicitar al SRI la
autorización para el contribuyente, o a través de sistemas computarizados, previa la
autorización expresa del SRI.
¿Cuál es la información básica que debe tener?
Los comprobantes de retención deberán contener de manera general la información
completa sobre el comprador y vendedor del bien o servicio de acuerdo a la normativa
vigente
¿Cómo se debe llenar?
Podrán ser llenados en forma manual, mecánica o a través de sistemas
computarizados. Los comprobantes de retención en original y copia, deben ser
llenados en forma simultánea mediante el uso de papel carbón, carbonado o
autocopiativo químico, en cualquier caso las copias deberán ser idénticas al original;
caso contrario no serán válidas.
Formato o modelo
A continuación, encontrárá el formato del comprobante de retención.
¿Puedo verificar si un documento es autorizado?
Es obligación de todos los contribuyentes verificar que los comprobantes de retención
cuenten con todos los requisitos antes de emitirlas. Y en el caso de los adquirentes
revisar que sean válidas al momento de recibirlas. A través de la siguiente consulta
podrá comprobar si un documento es autorizado.
¿Qué hacer si la información ingresada es equivocada?
Estos documentos no deberán presentar borrones, tachones o enmendaduras, por tanto
cuando se comentan errores al llenar un comprobante de retención, deberá anularse
consignando la leyenda "ANULADO" y archivarla en original y todas sus copias en
forma cronológica, durante un período de 6 años.
¿Cuándo y cómo se da de baja el documento?
Los comprobantes de retención no emitidos deben ser dados de baja en los siguientes 15
días de producido el hecho que motive la baja. Para ello se deberá llenar el formulario
321 y entregarlo en las oficinas del SRI junto con los comprobantes, para que estos sean
destruidos.
¿Cuándo y cómo se actualiza la información del documento?
Un comprobante de retención únicamente puede emitirse bajo condiciones en las que se
autorizó, es decir, con los datos registrados en el RUC en ese momento. Sin embargo,
con autorización expresa del SRI el contribuyente podrá emitirlos en forma temporal
cuando existan cambios de domicilio o nombre comercial previamente registrados en el
RUC, o en ferias o exposiciones.
¿Cuánto tiempo debo guardarlos?
Los comprobantes de retención que sean sustento de la contabilidad deben ser
archivados por 6 años. En los casos en los que los documentos sean autoimpresos,
deberá mantenerlos adicionalmente en archivo magnético. Todos los documentos
deberán estar disponibles ante cualquier requerimiento del SRI.
¿Cuáles son mis obligaciones como emisor del documento?
Los agentes de retención están obligados a entregar el respectivo comprobante de
retención dentro del término no mayor de cinco días de recibido el comprobante de
venta. Así mismo, están obligados a declarar y depositar mensualmente los valores
retenidos en las entidades financieras autorizadas para recaudar tributos.
Base Legal
¿Puede una tercera persona realizar mis trámites?
Todos los trámites de facturación las debe realizar el contribuyente en forma personal,
en caso de sociedades estas solicitudes las debe efectuar el representante legal o su
representante autorizado en forma expresa.
Infracciones y Sanciones
La falta de emisión o entrega de facturas, notas o boletas de venta, la emisión
incompleta o falsa de éstas, y, el no uso o uso parcial de los sellos, constituyen casos de
defraudación que serán sancionados de conformidad con el Código Tributario.
Conceptos Básicos de la Retención de Impuestos
La retención es la obligación que tiene el comprador de bienes y servicios, de no
entregar el valor total de la compra al proveedor, sino de guardar o retener un porcentaje
en concepto de impuestos. Este valor debe ser entregado al Estado a nombre del
contribuyente, para quien esta retención le significa un prepago o anticipo de impuestos.
¿Qué impuestos deben ser retenidos?
Deben retenerse en el porcentaje correspondiente, el Impuesto a la Renta y el Impuesto
al Valor Agregado.
¿Quién debe retener impuestos?
El agente de retención, que como regla general, es quien compra bienes o servicios.
Pueden ser personas naturales obligadas a llevar contabilidad, sucesiones indivisas o
sociedades dependiendo de las disposiciones de las normas vigentes para cada tipo de
impuesto.
¿Existe alguna autorización especial para retener impuestos?
No, ésta obligación nace directamente de la Ley o del Reglamento. Sin embargo, la
Administración Tributaria puede disponer que una persona se constituya en agente de
retención mediante una autorización o disposición especial.
¿Qué documento debo entregar al retener un impuesto?
Un comprobante de retención, que acredita las retenciones de impuestos realizadas por
los agentes de retención, éste deberá estar a disposición del proveedor dentro de los
cinco días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha de presentación de la factura,
nota de venta o de la emisión de la liquidación de compras y prestación de servicios.
¿Qué obligaciones tengo como agente de retención?
1. Retener los impuestos legalmente establecidos. 2. Declarar y depositar los valores retenidos. 3. Entregar el comprobante de retención. 4. Proporcionar la información requerida. 5. Registrar contablemente las retenciones y pagos realizados; y, 6. Mantener un archivo de los comprobantes y de las declaraciones.
¿Qué documento debo exigir cuando me retienen un impuesto?
Debe exigir un comprobante de retención debidamente autorizado.
¿Qué debo hacer cuando me retienen un impuesto?
El valor del impuesto retenido que consta en el comprobante de retención, podrá ser
utilizado como parte de pago o crédito tributario, en las declaraciones y pagos que
presente el contribuyente.
Infracciones y Sanciones
No retener o no depositar los valores retenidos, será sancionado con el 100% del valor
no retenido o no depositado. Por otro lado la no entrega del comprobante de retención
con el 5%. El retraso en la presentación de la declaración de retenciones con el 3%
mensual. Además son aplicables las sanciones detalladas en el documento adjunto.
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