Etimolgicamente la palabra registro viene de Prstamo (s. xiv) del latnregesta,regestorumlista, registro, catlogo, memorias, derivado deregererellevar hacia atrs, de donde consignar por escrito (datos, fechas). De la familia etimolgica degesto(V.).Un registro es entonces un documento donde se relacionan ciertos acontecimientos o cosas; especialmente aquellos que deben constar permanentemente de forma oficial.

En rea de Calidad los registros son las evidencias de las tareas realizadas en elsistema de gestin de la calidad, adems de ser la base en la que encuentran los datos para analizar el comportamiento y las mejoras de cada uno de los procesos del sistema de gestin de calidadSe establecen para demostrar que se han cumplido todos los requisitos de la norma, por lo que la organizacin requiere: definir, disear, desarrollar emitir, implantar y mantener los procedimientos para identificar, archivar, controlar, llenar mantener y disponer de los registro de calidad.Los registros de calidad se conservan para demostrar la conformidad con los requisitos y el manejo eficaz del sistema de administracin de calidad, debern establecerse y mantenerse para suministrar pruebas de conformidad del Sistema de Calidad.

OBJETIVO DE LOS REGISTROS DE CALIDADRealizar seguimiento de cmo se comporta cada una de las etapas del sistema diseado de calidad

TIPOS DE REGISTROS

Registro civil: registro donde se hacen constar por autoridades competentes los nacimientos, matrimonios, defunciones y dems hechos relativos al estado civil de las personas. Registro de la propiedad: registro donde se hacen constar los bienes inmuebles que hay en un lugar, el nombre de sus dueos, los derechos y las cargas fiscales que pesan sobre los mismos."inscribir una casa en el registro de la propiedad" Registro de la propiedad industrial: registro donde se inscriben las patentes de invencin o de introduccin, marcas de fbrica, nombres comerciales, etc., y se obtiene el amparo legal de los derechos relativos a todo ello. Registro de la propiedad intelectual: registro donde se inscriben y amparan los derechos de autores, traductores o editores de obras cientficas, literarias o artsticas.

CLASES DE REGISTRO DE CALIDAD

1. Segn su origena. Registros Internos:documentadosen formatos definidos y codificados por laorganizacin, El ejemplo tpico de registro interno que puede estar sin codificar es el informe de revisin por la direccin.

b. Registros Externos: formatos no definidos ni codificados por laorganizacin, por ejemplo: albaranes de proveedores,certificadosexternos de cursos realizados, etc.

2. Segn su soportea. Con o sin formato: informes extensos como el informe de revisin, se debe detallar la informacin mnima necesaria que deben contener b. Impreso definido: poseen campos definidos para su implementacin

3. Segn su naturaleza a. Papel: se refiere a registros impresos b. Electrnico: son aquellos que se llevan bien sea en PC o CD, deben protegerse con claves de seguridad y restricciones de accesos

CONTENIDO DE LOS REGISTROS

Todos los registros generados en la institucin y que pertenezcan al sistema de gestin de la calidad, debern poseer un nombre que los identifique, los registros que se desprendan de los procedimientos normativos y procedimientos operativos se deben indicar en el mismo procedimiento, indicando su nombre. Identificacin de los documentos y su actualizacin Demostrar en ellos que se han realizado las mediciones, inspecciones y verificaciones, pruebas realizadas, as como los resultados obtenidos en cada una de ellas Los criterios de aceptacin y rechazo Control de los productos y servicios no conformes Comprobacin de las acciones correctivas y preventivas generadas por la empresa para evitar las no conformidades La identificacin que contenga las fechas de medicin, inspeccin, verificacin y pruebas; los nombres del personal que realizo la medicin, inspeccin, verificacin y pruebas, as como la identificacin y medicin de los instrumentos y equipos utilizados en esta actividad

DERECHO DE ACCESO

Indica las personas encargadas de proteger, clasificar y archivar los registros del sistema de calidad. Adems de las personas que de acuerdo a su responsabilidad y facultades establecidas en sistema pueden tener acceso a los registros

PROCESOS DE CONTROL DE REGISTROS

Define los controles necesarios para la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de permanencia y eliminacin de los registros de calidad.Este procedimiento exige que los registros de calidad permanezcan legibles, fcilmente identificables y disponibles.Los registros debern mantenerse legibles, identificables y recuperables. Deber haber procedimientos para poder establecer el control para la identificacin, la memorizacin, la proteccin y la recuperacin, y el tiempo de conservacin y eliminacin de los datos relativos a la calidad.Se deber establecerse un procedimiento documentado para definir los siguientes controles: Aprobacin de los documentos Revisin y actualizacin de los documentos Asegurarse de que estn identificados los cambios y el estado de revisin actual de los documentos Asegurarse de que las respectivas versiones de los documentos estn disponibles en el punto de uso Asegurarse de que los documentos se mantengan legibles e identificables Asegurarse de que los documentos de origen externo estn identificados y su distribucin est controlada Impedir el uso involuntario de documentos obsoletos

FACTORES QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA PARA UN CORRECTO CONTROL DE LOS REGISTROS

1. Identificacin:Los registros deben ser fcilmente identificables. La identificacin debe realizarse en dos niveles. En un primer nivel son identificados por el formato empleado para su cumplimentacin y en un segundo nivel, se deben diferenciar por un campo identificador presente en el propio formato: la fecha de cumplimentacin, el nmero, el nombre de la persona, etc.2. Almacenamiento:Es necesario determinar donde se realiza el archivo de los registros para poder despus encontrarlos fcilmente.3. Proteccin:Es necesario determinar los niveles de proteccin de los registros para as evitar cambios en la informacin que contienen, por ejemplo proteccin con contrasea o existencia de archivos con acceso restringido. Un aspecto fundamental es la realizacin de copias de seguridad de los registros digitales de la organizacin.4. Recuperacin:Es necesario determinar la metodologa para acceder y encontrar registros de actividades anteriores.5. Retencin:Es necesario determinar el tiempo de conservacin de los registros. Es recomendable, exigible por algunas entidades de certificacin, que el tiempo de conservacin sea de tres aos, coincidiendo as con el plazo de concesin de los certificadosISO 9001. Hay que recordar que pueden existir registros que por cuestiones legales tienen un tiempo de conservacin mayor.6. Disposicin de los registros:Es necesario determinar cmo se efectuar la eliminacin de los registros o donde se archivarn de forma indefinida, si as se ha establecido.CONCEPTO DE FORMATOS

Etimolgicamente proviene del italiano formato, compuesto sobre el participio del verbo formare (forma, dar forma). Formare del latn que indica formaUn formato es un documento o plantilla en el que se anotan los datos relacionados con la realizacin de cualquier tarea del sistema o resultados de actividades realizadas. Documentos que tienen el objetivo de estandarizar la presentacin y contenido de alguna informacin, el formato diligenciado es un registro.

DIFERENCIA ENTRE FORMATO Y REGISTRO

Un formato es una plantilla para la toma de datos o para anotar los resultados de actividades realizadas. El registro es la propia plantilla pero ya con datos concretos., es decir, el formato diligenciado es un registro

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Formato: Documentos que tienen el objetivo de estandarizar la presentacin y contenido de alguna informacin, el formato diligenciado es un registro.

EJEMPO DE FORMATOS QUE SE USAN EN DIFERENTES AREAS DE LA EMPRESA

BENEFICIO TENER UN CORRECTO PROCESO DE CONTROL DE REGISTROS

Facilita el acceso a los datospara el anlisis de indicadores de desempeo de los procesos del sistema. Facilita el proceso de realizacin de auditorasal encontrar rpidamente los registros solicitados durante la misma. Establece las bases para la proteccin de la informacin, evitando su uso indebido y la posible prdida de datos necesarios para el desarrollo de los procesos. Consigue obtener el orden en el archivo de la informacin. La burocracia y el papeleo es directamente proporcional al desorden en el archivo.

CONCLUSION

Los registros se consideran un tipo especial de documento. Deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia objetiva de la conformidad de las actividades realizadas o resultados obtenidos con los requisitos as como del funcionamiento eficaz del SGC. Deben permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables. La organizacin debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros.

BIBLIOGRAFA

http://hederaconsultores.blogspot.com/2013/09/ISO9001-Control-registros.html http://www.normas9000.com/iso-9000-13.html http://www.portalcalidad.com/ Aparisi, F y Carrin, A., 1999, Registros y Auditoras en la Gestin de la Calidad. Servicio de Publicaciones de la Universidad Politcnica de Valencia