R-DC-111-2011. CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLIC A.

DESPACHO CONTRALOR. San Jos, a las ocho horas del siete de julio de dos mil

once.

Considerando:

I. -Que de conformidad con lo dispuesto en la Ley reguladora de los gastos de viaje y

gastos por concepto de transporte para todos los funcionarios del Estado, N 3462, del 26

de noviembre de 1964, le corresponde a la Contralora General de la Repblica regular

dicha materia y, en consecuencia, realizar las modificaciones que procedan, as como

revisar y ajustar peridicamente sus tarifas. Tal normativa contempla las disposiciones

generales a que deben supeditarse las erogaciones que, por concepto de gastos de viaje y de

transporte, realizan los funcionarios o empleados del Estado y de las instituciones y

empresas pblicas o estatales, cuando deben desplazarse dentro o fuera del pas, en

cumplimiento de sus funciones.

II.- Que la Sala Constitucional en el voto N 5825-97 de 19 de setiembre de 1997,

refirindose al artculo 1 de la Ley N 3462, defini la competencia de la Contralora

General en esta materia.

III.- Que con base en la atribucin contenida en el artculo 5 de la Ley N 3462, este

rgano Contralor procedi a publicar en el Diario Oficial La Gaceta N 119 del 21 de junio

del 2011, el aviso sobre el proyecto de modificacin de los artculos 20 inciso c), 21, 35,

36, 37, 45, 47 y 53 del Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios

Pblicos, para or las observaciones y objeciones presentadas por los interesados dentro

del trmino sealado al efecto.

IV.-Que, luego de analizar las observaciones presentadas con motivo de la publicacin

aludida, esta Contralora General resuelve modificar los artculos referidos supra del

Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Pblicos, y, a su vez,

publicar el texto completo del Reglamento citado en nuestro sitio web (www.cgr.go.cr),

ello con base en la atribucin contenida en el artculo 5 de la Ley N 3462, previo aviso en

el Diario Oficial La Gaceta.

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CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

REGLAMENTO DE GASTOS DE VIAJE Y DE TRANSPORTE PARA FUNCIONARIOS PBLICOS

CAPTULO I DISPOSICIONES GENERALES

Artculo 1.- mbito de aplicacin. El presente Reglamento establece las disposiciones generales a que debern someterse las erogaciones que, por concepto de gastos de viaje y de transporte, deban realizar los funcionarios o empleados del Estado y de las instituciones y empresas pblicas o estatales, en adelante entes pblicos, cualquiera que sea la naturaleza jurdica de stas, segn lo disponen la Ley No. 3462 del 26 de noviembre de 1964 y el artculo 7 del Decreto Ejecutivo No. 7927-H del 12 de enero de 1978, cuando, en cumplimiento de sus funciones, deban desplazarse dentro o fuera del territorio nacional. Artculo 2.- Concepto. Por vitico debe entenderse aquella suma destinada a la atencin de gastos de hospedaje, alimentacin y otros gastos menores, que los entes pblicos reconocen a sus servidores cuando stos deban desplazarse en forma transitoria de su centro de trabajo con el fin de cumplir con las obligaciones de su cargo. Artculo 3.- Sujetos beneficiarios. Los gastos a que se refiere este Reglamento nicamente sern cubiertos a los funcionarios que prestan sus servicios a algn ente pblico, como parte de su organizacin, en virtud de un acto vlido y eficaz de investidura, con entera independencia del carcter imperativo, representativo, remunerado, permanente o pblico de la actividad respectiva. Artculo 4.- Sujetos beneficiarios, excepciones. Tambin pueden ser cubiertos estos gastos a: a) Los asesores de organismos internacionales que prestan sus servicios a algn ente

pblico, siempre que as est establecido en los convenios internacionales y programas de asistencia tcnica vigentes.

b) Las comitivas del seor Presidente de la Repblica, constituidas mediante acuerdo

ejecutivo. c) Los miembros de las delegaciones oficiales nombrados por acuerdo ejecutivo. d) Los funcionarios pblicos que prestan sus servicios en beneficio de un ente distinto del

que paga su salario. Esta situacin es procedente siempre y cuando se cumplan simultneamente las siguientes condiciones:

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i. Que medie un convenio escrito entre los entes involucrados, en el que estn establecidas las condiciones bajo las cuales se cedi al funcionario, como son, entre otras, el objeto de dicha cesin y el perodo de duracin de sta.

Lo anterior, sin perjuicio de lo establecido en los artculos 22 Bis, inciso a); 50 inciso a) y 112 inciso a), del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil (D.E. N 21 del 14 de diciembre de 1954 y sus reformas).

ii. Que el ente que est recibiendo los servicios del funcionario (ente

beneficiario) se haya comprometido, en el convenio suscrito, a reconocer el pago de viticos cuando, de acuerdo con las condiciones establecidas en este Reglamento, ste proceda.

iii. Que el convenio haya sido suscrito con antelacin a la ocurrencia de los

eventos o actividades cuyos viticos se pretende reconocer, ello con la finalidad de garantizar que su materializacin no se efecte con el nico fin de reconocer el pago de viticos.

e) Los funcionarios o empleados del sector privado que prestan, temporalmente y en

forma gratuita, sus servicios en algn ente pblico, siempre y cuando dicha situacin se ampare en algn convenio suscrito por ambas partes en el cual se cumplan simultneamente las mismas condiciones enumeradas en los sub-incisos i), ii) y iii) del inciso d) anterior.

f) Aquellos contratistas para los que, en razn de la naturaleza del contrato, se justifique

incorporar, como parte del costo para la Administracin, el reconocimiento de este tipo de gastos.

En cualquier otro caso se requiere solicitar la autorizacin que indica el Artculo 53. Artculo 5.- Oportunidad del gasto. Deber existir una estrecha relacin entre el motivo del viaje y la naturaleza del cargo que desempean cualquiera de los sujetos indicados en los Artculos 3 y 4. Asimismo, en el caso de las delegaciones oficiales nombradas por acuerdo ejecutivo, adems del evidente inters pblico que las debe caracterizar, es necesario que exista una relacin directa entre el motivo de stas y el rango o especialidad profesional o tcnica de la (s) persona (s) designada (s). Artculo 6.- Asignaciones mximas. Las sumas establecidas para gastos a que se refiere este Reglamento son asignaciones mximas; en consecuencia, los entes pblicos pueden aplicar tarifas menores en casos regulados en forma previa, formal y general por la propia Administracin.

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CAPTULO II DE LAS AUTORIZACIONES Y LIQUIDACIONES

Artculo 7. - Competencia para extender autorizaciones. En el caso de viajes al interior del pas, corresponder dar las autorizaciones de stos y del adelanto para los gastos de viaje y de transporte, al respectivo jefe de divisin, de direccin general, de departamento, o, en su defecto, al funcionario que designe el rgano competente de la entidad de que se trate. Por su parte, corresponde a la Autoridad Superior Administrativa del ente pblico respectivo, dictar el acuerdo de autorizacin de los viajes al exterior, as como del adelanto correspondiente, en la forma que seala el Artculo 31 de este Reglamento. Se entiende como Autoridad Superior Administrativa: presidente ejecutivo, gerente general, alcalde o funcionario administrativo de mayor rango dentro de la institucin u organizacin, segn corresponda. A su vez corresponder al jerarca dictar el acuerdo de autorizacin de viajes al exterior cuando se trate de la Autoridad Superior Administrativa, del auditor y sub-auditor internos y de los miembros del rgano colegiado. Se entiende por jerarca el superior jerrquico, unipersonal o colegiado del rgano o ente, quien ejerce la mxima autoridad. Para aquellos casos en los cuales, por la urgencia del viaje u otra circunstancia, no se pueda reunir el jerarca, la Autoridad Superior Administrativa podr realizar el viaje bajo su exclusiva responsabilidad, debiendo informar al jerarca en la primer reunin inmediata a su regreso, todo sin perjuicio de las polticas y lineamientos que pudiere dictar el jerarca para este tipo de casos. En el caso de los Ministerios, el dictado y firma del acuerdo que autoriza los viajes al exterior de los respectivos funcionarios pblicos, corresponde al Ministro. Por su parte, el acuerdo que autoriza los viajes al exterior de los ministros deber ser dictado y firmado por el Presidente de la Repblica. Artculo 8.- Adelanto. Por adelanto debe entenderse la suma total estimada para los gastos de viaje que correspondan al perodo de la gira, de acuerdo con las tablas incluidas en este Reglamento; as como los gastos de transporte cuando proceda. Posteriormente a la autorizacin del viaje, el o los funcionarios que van a realizar la gira debern solicitar a la Administracin el adelanto correspondiente a dicho viaje, esto con la finalidad de asegurar el debido contenido presupuestario para los gastos respectivos. En casos de excepcin, debidamente documentados, razonados y autorizados, por la Administracin, se podrn girar adelantos para ms de una gira, aspecto que debe constar explcitamente en el documento de autorizacin del viaje. La

5 Administracin, de forma previa, formal y general, dispondr la forma o el mecanismo para hacer efectivo el pago del adelanto. En el caso de viajes dentro del pas, la solicitud de adelanto debe ser hecha por el (los) funcionario(s) que vaya(n) a salir de gira, en el formulario que para tal efecto establezca la Administracin, el cual deber contener, entre otra informacin, la relativa a cada uno de los funcionarios, los lugares a visitar, el