REINTEGROS Y PAGOS POR EL FONDO FIJO CAJA CHICA PARA EL SINAC SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE...

REINTEGROS Y PAGOS POR EL FONDO FIJO CAJA CHICA PARA EL SINAC

REINTEGROS Y PAGOS POR EL FONDO FIJO CAJA CHICA PARA EL SINAC

SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓNSECRETARÍA EJECUTIVA

DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE

MI NAETMinisterio de Ambiente,

Energía y Telecomunicaciones

MI NAETMinisterio de Ambiente,


POR: JULIO HERNÁNDEZ CHAVARRIA

FEBRERO, 2013

NORMATIVAS Y LINEAMIENTOS APLICABLES A LA OPERACIÓN DEL FONDO FIJO CAJAS CHICAS PARA EL SINAC

1. Reglamento del Fondo Fijo Caja Chica para el SINAC

2. Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas

3. Reglamento de Gastos de Alimentación para Funcionarios del SINAC

4. Reglamento de Gastos de Viaje para Funcionarios Públicos

5. Manual Operativo para el Fondo General de Caja Chica del SINAC

6. Partidas Autorizadas

7. Límite de Gastos Autorizados

Definición del Fondo Fijo - Caja Chica. Lo constituirán los anticipos de recursos propios y asignados por el SINAC, como un servicio facilitador de la ejecución presupuestaria, para realizar gastos menores, atendiendo situaciones no previsibles oportunamente y para adquirir bienes y servicios de carácter indispensables y urgentes.

Naturaleza. Es un procedimiento de excepción para aquellos gastos menores de verdadera necesidad e importancia para el funcionamiento del SINAC, que justifique el pago fuera de los trámites ordinarios, según criterio justificado de la Administración.

REGLAMENTO PARA LA OPERACIÓN DEL FONDO FIJO - CAJA CHICA PARA EL SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN

Gaceta No. 52, del 13 de marzo, 2008

Gastos menores indispensables y urgentes. Son aquellos que no excedan el monto máximo fijado por el SINAC (15% monto asignado) y que corresponden a la adquisición de bienes y servicios que no se encuentren en bodegas. Además, entre los denominados gastos menores se consideran los viáticos.

La Proveeduría Institucional (basado en el Plan de Compras de las AC’s) deberá organizarse y planificar adecuadamente las compras de materiales y suministros que el SINAC necesite con el fin de utilizar lo menos posible el Fondo Fijo - Caja Chica autorizado.

Contenido presupuestario y económico. Todas las compras o pagos que se realicen por medio del Fondo Fijo - Caja Chica deberán contar con el debido contenido presupuestario y económico.

Evaluar la necesidad y urgencia de realizar compras por Caja Chica.

- Que el bien o servicio solicitado corresponda a las subpartidas presupuestarias y autorizadas para realizar gastos por caja chica.

Seleccionar el proveedor de los bienes o servicios en procura del mayor beneficio institucional en cuanto a precio y calidad.

Para las compras de bienes superiores a un monto máximo que defina el Responsable, se requerirá certificación del Coordinador Administrativo, explicando detalladamente la necesidad de la compra.

Requisitos para Compras

Solicitar a los proveedores cotizaciones del bien o servicio a comprar sin impuestos.

Las compras de bienes y servicios se realizarán de acuerdo con el formulario Vale Fondo Fijo de Caja chica.

Las compras deberán estar exentas del Impuesto General sobre las Ventas, salvo situaciones especiales y autorizadas por el Responsable, en las que se podrán aceptar facturas o comprobantes de caja con el impuesto de venta incluido.

Recibido conforme de la compra del bien o servicio.

Toda compra deberá quedar respaldada por factura comercial.

En cajas auxiliares en efectivo se podrán realizar pagos correspondientes a facturas, tiquetes o comprobantes por montos menores.

MINAET

Ministerio de Ambiente,


MINAET

Ministerio de Ambiente, Energía y

Telecomunicaciones

Todo pago realizado deberá quedar respaldo por una factura comercial, tiquete o comprobante y cumplir con los siguientes requisitos para su cancelación:

Factura confeccionada en original a nombre del MINAET-SINAC, (seguido de las siglas de cada área), indicando:

• bienes o servicios adquiridos • fecha de adquisición• sello de cancelación.

En caso de pérdida de la factura original, se podrá aceptar una copia o fotocopia que deberá estar sellada y firmada por el encargado de la empresa responsable de estos trámites, haciendo constar que es copia fiel de la factura original. El Director deberá dar el visto bueno para que dicho documento sustituya la factura original

Condiciones de Pago a Proveedores

Toda factura, tiquete o comprobante deberá indicar sólo bienes o servicios de la misma subpartida presupuestaria.

No se admitirán facturas con alteraciones, raspaduras, deterioradas o ilegibles. Las facturas no se pueden modificar o corregir de ningún modo con líquido corrector, tachaduras o borrones.

Las facturas canceladas mediante efectivo deberán estar aprobadas al reverso por el Responsable de la Caja Chica.

Recibido conforme de los bienes o servicios, indicando el nombre, la firma y el número de cédula de la persona que los recibió.

Para su liquidación todas las facturas deberán tramitarse dentro del año en que estén fechadas.

Reintegro de Caja Chica. El Responsable deberá procurar una adecuada rotación del fondo a fin de que éste no se agote. El monto mínimo estimado que deberá mantenerse en el fondo para solicitar los reintegros será de un 10% del total asignado.

El responsable deberá tramitar con la diligencia y frecuencia debida, los reintegros de las sumas pagadas, de conformidad con el procedimiento y los requerimientos presupuestarios y de pago que establezca el Departamento Financiero-Contable de la Secretaría Ejecutiva del SINAC. Cumplidos los requisitos anteriores, se procederá al reintegro solicitado.

Reintegro al Fondo Fijo

UBICACION: ____________________________________ FECHA:________________________NOMBRE DEL ENCARGADO (A) DEL MANEJO DE LA CAJA CHICA: _______________________________PERÍODO QUE COMPRENDE:______________________________________________________

BALANCE ÚLTIMA CUENTA: -₡

REINTEGRO FONDOS DE CAJA CHICA -₡

COMPROBANTES INCORRECTOS DEVUELTOS -₡

FACTURAS PENDIENTES DE LIQUIDAR -₡

VALES DE CAJA CHICA SIN LIQUIDAR -₡

TOTAL FONDOS CONFIADOS -₡

MENOS COMPROBANTES PAGADOS Y ADJUNTOS -₡

MENOS OTROS: (especifique) -₡

BALANCE EFECTIVO EN CAJA CHICA (*Art. 27 Reg.) -₡

(*debe mantenerse como mínimo el 10%, del monto asignado.)

Certifico que es correcto el anterior estado de cuenta y que el efectivo arriba indicado esta en mi custodia.

_____________________________ _______________________________Firma Encargado (a) Caja Chica Firma Responsable Caja Chica

REINTEGRO FONDOS DE CAJA CHICA:

COMPROBANTES INCORRECTOS DEVUELTOS -₡

OTROS, ARRIBA INDICADO -₡

CHEQUE No. ______________, del ___________________ -₡

BALANCE EFECTIVO EN CAJA CHICA, ARRIBA INDICADO -₡

TOTAL FONDOS CONFIADOS -₡

Observaciones:

MINISTERIO DE AMBIENTE, ENERGIA Y TELECOMUNICACIONES

SISTEMA NACIONAL DE AREAS DE CONSERVACION

ENCARGADO DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE______________________________________________________

FONDO DE PARQUES NACIONALES

PARA USO EXCLUSIVO DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE

SECRETARÍA EJECUTIVA

REINTEGRO DE FONDOS DE CAJA CHICA EN EFECTIVO

MINAET


Telecomunicaciones

Ubicación:

MONTO AUTORIZADO DE CAJA CHICA (Por contar) ¢

CONTADO:

¢

¢

¢

¢

¢

TOTAL CONTADO ¢

Sobrante Faltante ¢

DE = DE =

DE = DE =

DE = DE =

DE = DE =

DE = DE =

DE =

Observaciones:

20,00

10,00

5,00 -

-

-

-

-

50,00

25,00

-

-

-

-

-

500,00

100,00

5.000,00

2.000,00

1.000,00

-

Facturas canceladas ( Anexo Nº 1)

Vales ( Anexo Nº 2)

Reintegro en trámite:

*Balance Efectivo en Caja:

Diferencia:

*BALANCE EFECTIVO EN CAJA ( Billetes y Monedas)

10.000,00

Los aquí firmantes damos fe de que la información consignada en este arqueo es reflejo fiel y exacto del estado real del fondo, tanto en efectivo como en otros valores presentes en la Caja

Chica a esta fecha y que fueron contados por el encargado de su manejo y custodia.

Encargado de Caja ChicaRealizado por


SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN

SECRETARIA EJECUTIVA

ARQUEO DE CAJA CHICA EN EFECTIVO

Fecha:

Otros: (especifique)

MINAET


Telecomunicaciones

FECHA CASA COMERCIAL O FACTURA No. SUBP. MONTO UTILIZADO EN:BENEFICIARIO OFICINA, P.N. (OTROS)

TOTAL -


SISTEMA NACIONAL DE AREAS DE CONSERVACIONSECRETARÍA EJECUTIVA

ANEXO # 1 DETALLE DEL REINTEGRO POR FACTURAS CANCELADAS (ORDENADAS POR FECHA)FONDO FIJO CAJA CHICA EN EFECTIVO

MINAET


Telecomunicaciones

FECHA SOLICITANTE VALE No. SUBP. MONTO PARA SER UTILIZADO EN:OFICINA, P.N. (OTROS)

TOTAL -



ANEXO # 2 DETALLE DE VALES PENDIENTES DE FACTURA CANCELADA (ORDENADOS POR FECHA)FONDO FIJO CAJA CHICA EN EFECTIVO

MINAET


Telecomunicaciones

SUBPARTIDA MONTO 1- Recursos Foresta- 2- Áreas Protegidas 3- Planificación y

les y Vida Silvestre Administración

2.01.04 21.500,00 - 21.500,00 - 2.99.03 10.000,00 - - 10.000,00

TOTALES 31.500,00 - 21.500,00 10.000,00

MINISTERIO DE AMBIENTE, ENERGIA Y TELECOMUNICACIONESSISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN

RESUMEN POR SUBPARTIDAS Y PROGRAMAS

Encargado (a) Caja Chica Responsable Caja Chica

FONDO FIJO CAJA CHICA EN EFECTIVO


CERTIFICO QUE ES CORRECTO EL MONTO ANTERIOR

PROGRAMAS:DETALLE:

MINAET


Telecomunicaciones

PROCEDIMIENTO PARA EJECUTAR COMPRAS MAYORES A LOS MONTOS AUTORIZADOS POR EL FONDO FIJO CAJA CHICA

El procedimiento para cuando se necesite realizar compras mayores al gasto máximo autorizado por el fondo fijo caja chica

en efectivo, siempre que sean de carácter urgente, indispensable e imprevisible es el siguiente:

1.Pedir autorización por medio de correo electrónico con su debida justificación a la señora Ana Lucía Ovares, jefa del Departamento financiero Contable, responsable del fondo fijo de Caja Chica para el SINAC, para que el pago se realice por medio la cuenta corriente #216554-6 SINAC FONDO FIJO CAJA CHICA PARQUES NACIONALES.

2. Definida la necesidad del gasto, debe revisarse y verificarse que se cuenta con el contenido presupuestario y económico, se envía al Departamento Financiero Contable acompañado de: Solicitud del pedido de compra Fondo Fijo Caja Chica (Anexo No1)

Cuadro comparativo de análisis de ofertas: dos proformas o más (Anexo No 2).

Proformas de las casas comerciales participantes en las ofertas. Pedido de Compra (Anexo No. 3).

3.En el Departamento Financiero-Contable se procede a su revisión, si es correcto, se autoriza el pedido de compra al Área respectiva o Unidad Organizativa del SINAC, para que se proceda a retirar los bienes o servicios adquiridos, acompañado de la factura original autorizada por la Dirección General de Tributación Directa. De lo contrario se devuelve para que se realicen las correcciones correspondientes.

4.El responsable de la compra en el Área o Unidad Organizativa del SINAC, envía al Departamento Financiero-Contable la factura original conjuntamente con la copia del pedido de compra debidamente recibido, firmado y sellado por el proveedor, así como también el informe de que se ha recibido a satisfacción los bienes o servicios adquiridos para que se proceda con su respectivo pago.

5.En el Departamento Financiero-Contable se procede a realizar la trasferencia de fondos Rápida, a la cuenta del proveedor, ésta transferencia se envía vía fax al Área respectiva o a la Unidad Organizativa del SINAC correspondiente, para que se encargue de que la casa proveedora confeccione el recibo de cancelación de la factura.

6.El responsable de la compra en el Área, o Unidad Organizativa del SINAC, envía al Departamento Financiero-Contable el original del recibo para su respectivo archivo.

Se exceptúan de la aplicación del procedimiento anterior únicamente aquellos gastos no previsibles oportunamente, urgentes y de verdadera necesidad e importancia para el buen funcionamiento de SINAC.

El procedimiento para estos casos es: a primera hora del día siguiente de ejecutado el gasto, se debe informar a la jefatura del Departamento Financiero Contable justificando por medio de oficio la emergencia y enviarlo a este Departamento adjuntando los documentos correspondientes.

CANTIDAD COSTO COSTO COSTO COSTO COSTO COSTO

UNITARIO TOTAL UNITARIO TOTAL UNITARIO TOTAL

1 transporte de madera decomisada 1 180.000,00 180.000,00 200.000,00 200.000,00 160.000,00 160.000,00

180.000,00 200.000,00 160.000,00

105150653

DESCRIPCIÓNLINEA #

Cédula Jurídica o Física

TOTALES

3 101 112933 3 101 085757

OBSERVACIONES: Se escoge la oferta número 3, es la más conveniente para lo intereses de nuestra Institución.

CUADRO COMPARATIVO ANÁLISIS DE OFERTAS

CASA COMERCIAL

OFERTA 3

ISAAC ARTAVIA MORATRANSPO RTES MURILLO

OFERTA 1 OFERTA 2

FLETES TRES ASES



CUENTA CORRIENTE No 216554-6, DEL BANCO NACIONAL DE COSTA RICA

SINAC FONDO FIJO CAJA CHICA PARQUES NACIONALES

# DE FACTURA MONTO

DEVUELTA

1195 28.250,00

63564 20.930,00

63565 14.465,00

varias 158.919,00

varias 150.274,00

154310 11.030,00 Facturas de crédito, fecha con otro color de lapicero y otra letra.





- -

227863 5.495,00

103 30.000,00

8080 26.775,00

89055 23.850,00

varias 80.121,00

8202 - fecha de adquisición anterior a la fecha del cheque de apertura de la caja chica, compras sin contenido económico



10014 6.000,00

135610 21.960,00

155719 12.000,00

varias 166.071,20

varias 102.447,08

varias 104.424,75

varias 45.000,00

varias 122.251,00

Proforma120 87.474,15

Proforma108 95.000,00

varias 198.608,75

8938540 10.000,00

8939395 5.000,00

varias 130.278,07 se presentó copias de dos facturas (se cancela únicamente facturas originales)

Factura por compra de arreglo floral, (prohibición con fondos públicos según acuerdo presidencial 3 P-02)

sin justificación.

Factura emitida a nombre de FUNDACA

de la factura 70862 a la 70867, de la misma casa comercial, mismo día, (fraccionamiento)

por compra de pizzas, palitos de ajo con queso.

por compra de pollos asados.

no uso de los formularios actuales

Sumatoria de facturas no da con el monto del reintegro.

Pago por cuenta corriente, ambas proformas misma casa comercial, (membrete a nombre de la empresa)

Pago por cuenta corriente, ambas proformas misma casa comercial (membrete a nombre del dueño)

según reglamento se debe dejar como mínimo en efectivo el 10% de la caja chica (¢20,000,00, se dejó ¢1,391,25)

Factura por compra de gasolina (se adquiere por cupones o tarjeta)

Factura por compra de gasolina (se adquiere por cupones o tarjeta)


Factura emitida a nombre de AUTOSERVICIOS CHAVES

Factura sin timbraje, concepto servicio de restaurant.

Factura sin timbraje, concepto servicio de restaurant.



reintegro con formularios incompletos, sin firmas autorizadas

Factura por confección de tarjetas de presentación, (prohibición con fondos públicos s/ acuerdo presidencial 3 P-02)

Factura corregida con lapicero, monto repintado, concepto varios.

Factura sin timbraje, concepto reparación de celular, sin indicar el #, responsabilidad del funcionario?

MINISTERIO DE AMBIENTE, ENERGÍA Y TELECOMUNICACIONES

SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN


INFORME DE DEVOLUCIONES DE REINTEGROS Y PAGOS POR CAJA CHICA.

MOTIVO DE LA DEVOLUCIÓN

facturas con varias subpartidas (se permite únicamente facturas de una misma subpartida)

PROCESO A SEGUIR PARA PAGO O REINTEGRO DE LA CAJA CHICA

SubregiónParque Nacional

Otras Oficinas

Contabilidad del ÁreaContabilidad del Área

Financiero – Secretaría EjecutivaFinanciero – Secretaría Ejecutiva

Transferencia de Fondos ¢Transferencia de Fondos ¢Cheque ¢Cheque ¢

GRACIASGRACIAS

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