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1Rendición de Cuentas Informe de Gestión 2013 - 2014

Rendición de CuentasSubdirección del Sistema Nacional de Archivos-SNA

Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos

Informe de Gestión Vigencia 2013-2014


Tabla de ContenidoINTRODUCCIÓN

SUBDIRECCIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS - SNA Antecedentes 1.1 Grupo Articulación y Desarrollo del SNA * Plan de Acción de Inversión - 2014 * Capacitación Archivística por venta de servicios * Capacitación Regional * Consejos Territoriales de Archivos * Comités Técnicos del SNA * Red Nacional de Archivos 1.2 Grupo de Inspección y Vigilancia - 2013 * Proceso de Inspección * Proceso de Vigilancia * Evaluación y/o actualización de Planes de Mejoramiento Archivístico – PMA * Seguimiento a Entidades del orden territorial * Proceso de Control * Ejecución Presupuestal 1.3 Grupo de Archivos Étnicos y Derechos Humanos - 2013 * Acompañamiento a los Grupos Étnicos * Resultados de la Gestión 2014

SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS AR-CHIVÍSTICOS 1.4 Antecedentes 1.5 Aspectos metodológicos relevantes 1.6 Resultados de la Gestión 2013 * Proyectos * Asistencia Técnica 1.7 Resultados de la Gestión 2014 (Enero 2014 - Ma- yo 2014) * Proyectos * Asistencia Técnica 1.8 Estado de Ejecución * Resultados Comparativos

3

4444

5678

11111213

14151616

171727

353535363638

4040414343


INTRODUCCIÓNEl Archivo General de la Nación es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA, de regir la política archivística en nuestro país y de cus-todiar, resguardar y proteger el patrimonio documental que conserva.

Por esta razón, es nuestra tarea garantizar la conservación del patrimonio documental, asegurando los derechos de los ciudadanos y el acceso a la información, así como el me-joramiento continuo y la efi ciencia a través de una gestión documental articulada con el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y el cumplimiento de las políticas gubernamentales en el ámbito de archivos; para el efecto, nuestra estructura organizacional está defi nida así:

Gráfi co 1. Organigrama AGN 2014

Así pues, dando cumplimiento a las políticas del Gobierno Nacional en materia de rendición de cuentas a la ciudada-nía, como herramienta de transparencia y control social, en el presente documento se lleva a cabo la presentación del compendio de las actividades desarrolladas por la Subdirec-ción del Sistema Nacional de Archivos y la Subdirección de Proyectos Archivísticos, durante el año 2013 y lo que va corri-do del año 2014.


SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL

DE ARCHIVOS - SNA

AntecedentesLa Subdirección del Sistema Nacional de Archivos – SNA, es creada mediante el Decreto 2126 de 2012, artículo 9, numeral 9, la cual tiene como función diseñar y desarro-llar la política archivística en materia de archivos rela-cionados con los derechos humanos, grupos étnicos, los derechos de las víctimas de confl icto interno, así como de otros archivos especiales, sonoros, gráfi cos, orales y audiovisuales. Para dar cumplimiento a dicha función, se dicta mediante la Resolución 477 de 2012 que los grupos que conformarán esta subdirección son:

A. Grupo de Articulación y Desarrollo del Sistema Nacio-nal de Archivos.B. Grupo de Inspección y Vigilancia.C. Grupo de Archivos Étnicos y Derechos Humanos.

1.1 Grupo de Articulación y Desarrollo del SNA

* Plan de Acción de Inversión - 2014

Como se puede observar en la Tabla 1, la ejecución presupuestal de inversión del Grupo de Articulación y Desarrollo del Sistema Nacional de Archivos durante el primer semestre de 2014 es del 33% para el rubro de Servicios Personales y 80% para el rubro de Gastos Generales.


Tabla 1. Ejecución presupuestal Grupo de Articulación y Desarrollo del SNA

* Capacitación Archivística por venta de servicios

Durante el primer semestre del año 2014, se tuvo un total de 730 participantes que asistieron a las capaci-taciones programadas por este grupo, los siguientes cursos:

1. Curso Básico de Archivos Nivel 12. Socialización Derechos Humanos3. Taller de Elaboración, Evaluación y Aplicación de TRD4. Curso: Fundamentos de la Gestión Documental Electrónica y Sistemas de Gestión Documento Elec-trónico de Archivo - SGDEA 5. Taller de Fondos Acumulados 6. Jornada Socialización de Instrumentos Archivísti-cos: GUÍAS-PGD-PINAR- BANCO TERMINOLÓGICO7. Seminario Preservación Digital Workshop8. Curso Digitalización Certifi cada9. Socialización Descripción Documental10. Taller de Conservación Documental11. Taller de Descripción Documental12. Curso: Tendencias TI en Materia de Gestión Do-cumental13. Capacitación por venta de servicios: Instituto de Estudios del Ministerio Público de la Procuraduría.


Gráfi co 2. Compendio de capacitación realizada por ven-ta de servicios

Como se puede observar en el Gráfi co 2, la mayor participación se presentó en la Jornada de socializa-ción de instrumentos archivísticos que contó con 123 participantes, seguida del seminario de preservación digital que contó con 119 participantes.

* Capacitación Regional

TEMÁTICA DE LOS CURSOS

Cubrimos 10 departamentos con 2064 participantes.Las principales temáticas que se trataron en las capa-citaciones dictadas por el Grupo son:

* Capacitación sobre TRD entidades del orden de-partamental y municipal.* Gestión documental: herramientas y tendencias.* Taller práctico de conservación.


Número de participantes por región

* Consejos Territoriales de Archivos

Durante el primer semestre del año, como se observa en la Tabla 2 se realizaron siete reuniones en igual nú-mero de departamentos.

Tabla 2. Actividades realizadas por departamento


* Comités Técnicos del SNA

Como se puede observar en el Gráfi co 3, existen ac-tualmente ocho comités técnicos que son: (I) Gestión Documental, (II) Preservación Digital; (III) conserva-ción; (IV) Clasifi cación, Ordenación y Descripción; (V) Nacional De Archivos de Instituciones de Educación Superior; (VI) De Licencias Urbanísticas; (VII) Archivos Clínicos Y Hospitalarios; (VIII) Archivos Audiovisuales, Sonoros, Fotográfi co y Otros Archivos Especiales. En 2014, dichos comités realizaron 69 reuniones.

Gráfi co 3. Comités técnicos del SNA

Cada uno de estos comités posee proyectos que ge-neraron publicaciones, por lo que a continuación se presentan los resultados de la gestión hecha en el pri-mer semestre para cada comité.

A. Comité Técnico de Gestión Documental


B. Comité Técnico de Preservación Digital

C. Comité Técnico de Clasifi cación, Ordenación y Descripción


D. Comité Técnico de Conservación

E. Comité Técnico de Licencias Urbanísticas

• Guía sobre el manejo y organización de las series misionales que se derivan del licenciamiento urba-nístico.

F. Comité Técnico de Archivos Clínicos y Hospitala-rios

• Proyecto de resolución, modifi cación del proyec-to de Resolución 1995 de 1999, por la cual se esta-blece normas para el manejo de la historia clínica.

G. Comité Técnico de Archivos de Instituciones de Educación Superior

• Guía de buenas prácticas para la gestión docu-mental de las historias y registros académicos, de las Instituciones de Educación Superior.

• Política de Gestión documental de las Institucio-nes de Educación Superior.

H. Comité Técnico de Archivos Audiovisuales, Sono-ros, Fotográfi cos y otros especiales

• Proyecto de decreto sobre archivos fotográfi cos, sonoros y audiovisuales.


* Red Nacional de Archivos

En desarrollo de esta actividad se han adelantado las siguientes acciones:

1.2 Grupo de Inspección y Vigilancia - 2013

1.2.1 Proceso de Inspección

En cumplimiento de la función otorgada al Grupo de Inspección y Vigilancia durante la vigencia de marzo a diciembre de 2013 se llevaron a cabo 132 visitas de Inspección y Vigilancia a entidades del Orden nación y Orden Territorial. De igual forma se efectuaron 408 seguimientos por medio del Informe Preliminar de la Gestión Documental IFPG, en colaboración con los Promotores de Cultura del Ministerio de Cultura.

1.2.2 Proceso De Control

Durante la vigencia de marzo a diciembre de 2013 el grupo de Inspección y Vigilancia se llevaron a cabo 35 visitas de Inspección y Vigilancia derivadas de de-nuncias efectuadas por particulares, entes de control o solicitudes de parte y de ofi cio.


Tabla 3. Población por año

Gráfi co 4. Cantidad de personas por año

* Proceso de Inspección

En cumplimiento de la función otorgada al Grupo de Inspección y Vigilancia durante el primer semestre de 2014 se llevaron a cabo 68 nuevas visitas de Inspec-ción y Vigilancia, 14 Entidades de Orden Nacional co-rrespondiente a un 21% y 54 del Orden Territorial co-rrespondiente a un 79%. (Ver Tabla 4).


Gráfi co 5. Visitas realizadas por el GIV

Tabla 4. Visitas de Inspección y vigilancia

* Proceso de Vigilancia

Durante la vigencia del 2014 en el primer semestre de 2014 se constituyeron y aprobaron 32 nuevos Planes de Mejoramiento Archivístico –PMA, 11 Entidades de Orden Nacional correspondiente a un 34% y 21 del Or-den Territorial correspondiente a un 66%. (Ver Tabla 5).

Gráfi co 6. PMA aprobados en 2014


Tabla 5. Constitución y aprobación de PMA

* Evaluación y/o actualización de Planes de Mejora-miento Archivístico –PMA Durante la vigencia del 2014 en el primer semestre de 2014 se evaluaron y actualizaron 102 Planes de Me-joramiento Archivístico –PMA, 48 Entidades de Orden Nacional correspondiente a un 47% y 54 del Orden Te-rritorial correspondiente a un 53%.

Gráfi co 7. Evaluación y/o actualización PMA

Tabla 6. Evaluación y/o actualización PMA


* Seguimiento a Entidades del orden territorial

Durante la vigencia del 2014 en el primer semestre se llevó acabo seguimiento a 413 entidades tanto nacio-nales como territoriales, estos seguimientos obedecen a comunicaciones escritas sobre consultas de las Enti-dades o reuniones efectuadas en con las mismas para la revisión de avances y compromisos.

Gráfi co 8. Seguimiento a Entidades

Tabla 7. Seguimiento a entidades


* Proceso de Control

Durante el primer semestre de 2014 se llevaron a cabo 14 visitas de Inspección y Vigilancia derivadas de de-nuncias efectuadas por particulares, entes de control o solicitudes de parte y de ofi cio. Como se puede ob-servar en el Gráfi co, el 21% corresponden a visitas de orden nacional y el 79% a visitas de orden territorial.

Gráfi co 9. Visitas derivadas de denuncias

* Ejecución Presupuestal

En cuanto a la ejecución del presupuesto del Grupo de Inspección y Vigilancia, a la fecha, se ha paga-do por prestación de servicios profesionales y técnicos $78.756.750 correspondiente al 51% del presupuesto asignado que es de 153.646.500.


1.2 Grupo de Archivos Étnicos y Derechos Huma-nos - 2013

A partir del 29 de noviembre de 2012, el Grupo de Archi-vos Étnicos y Derechos Humanos desarrolla sus activida-des

* Acompañamiento a Grupos Étnicos

El acompañamiento en el registro, la conformación y la protección de sus archivos, está diseñado de la si-guiente manera:

- Acercamiento a las comunidades: este se hace por iniciativa del AGN o por voluntad de las comunida-des.

Taller de Restauración – San Basilio de Palenque

- Comunicación ofi cial con la propuesta pedagógi-ca: Se plantea a las comunidades (vía consejeros y autoridades propias) la propuesta de acompaña-miento en la conformación, conservación y protec-ción de sus archivos a partir de un taller consistente en dos módulos (Memoria y archivos y Herramientas básicas de archivos). Las comunidades responden sobre la aprobación de la propuesta y sus comenta-rios y aportes a la misma.


Taller de Construcción de Archivos – San Basilio de Palenque

- Visita de concertación: se realizan asambleas ge-nerales con la comunidad o reuniones con autorida-des para que ellos socialicen y consulten a las co-munidades que representan, los pasos que se surten son: presentación del proyecto, concertación de contenidos y actividades del Taller (metodología, in-tensidad horaria, certifi cación), socialización de ex-periencias que se hayan adelantado por la comuni-dad relacionadas con la memoria y su recuperación y los enfoques desde los cuales les interese llevarlos a cabo (alusión a planes de vida de la comunidad, otros documentos, etc.), defi nición de interlocutores y responsables, canales de comunicación y meca-nismos de coordinación para la preparación y desa-rrollo de las actividades, determinación de asistentes al taller (revisión y confi rmación de los asistentes al taller buscando que dentro del grupo, además del (los) hablante(s) de la lengua (si aplica), se cuente con la presencia de etnoeducadores y líderes de la comunidad. Logística general.

- Realización de los talleres: búsqueda de informa-ción e identifi cación y registro de documentos que pueden llegar a conformar el archivo en las comu-nidades.


Taller de Memoria y Archivos – Cabildo Pilt-Kwazy, Orito Putumayo.

Taller de Memoria y Archivos – Cabildo Alnamawani, Orito, Putumayo

- Entrega de información: Búsqueda de fuentes pri-marias (AGN) y secundarias que conformarán el ar-chivo de la comunidad (se realiza contando con to-das las fuentes disponibles).

- Determinación del espacio físico que ocupará el archivo y las necesidades de infraestructura (está actividad se está coordinando según el caso con las comunidades directamente, con el Ministerio de Cultura y con cooperación Internacional).

- Entrega de productos: Según el caso y la concer-tación, se entregarán cartillas bilingües, exposiciones sobre la comunidad y el proceso de conformación de su archivo, y micrositios.


- Seguimiento: Establecido ya el lugar y la responsa-bilidad de la comunidad acerca de la continuidad del archivo se harán seguimientos periódicos hasta el punto de lograr su funcionamiento autónomo y la vinculación de estos dentro del SNA.

Acciones desarrolladas

A diciembre de 2013, se han logrado identifi car cerca de 3500 documentos de los fondos que reposan en el acervo documental del AGN que muestran algún tipo de relación con el tema de San Basilio de Palen-que o San Andrés, y dada la magnitud de la cifra es necesario continuar seleccionando y delimitando los documentos más pertinentes. Sin embargo, hay alre-dedor de 350 documentos que serán valiosos para la comunidad raizal y palenquera.

- Acopio información sobre Inzá, Cauca y Chaparral, Tolima

Con el Cabildo La Gaitana en Inzá, Cauca y con el Cabildo Yaguara en Chaparral, Tolima se dio inicio a la revisión bibliográfi ca y documental de las comuni-dades Nasa y Yaguara, con los siguientes resultados:


Zona de infl uencia del Cabildo Yaguara:

13 referencias bibliográfi cas sobre la zona101 documentos que se encuentran en el Archivo General de la Nación 1 documento digital

Zona de infl uencia del Cabildo La Gaitana:

25 referencias bibliográfi cas 49 documentos que se encuentran el Archivo Ge-neral de la Nación8 documentos digitales.

- Actividades con las Comunidades del archipiélago de San Andrés y Providencia

Población atendida:

Como se puede observar en el siguiente gráfi co, la población con mayor porcentaje de participación en el Resguardo Yaguara con el 41% del total de po-blación atendida.


Gráfi co 9. Población atendida

En la tabla 8, se puede observar la cantidad de po-blación atendida por cada comunidad relaciona-da, danto un total de 370 personas atendidas a lo largo de la gestión.

Tabla 8. Población atendida

Logros de la vigencia 2013

• Ampliación de la población atendida con respec-to al 2012 • Diversifi cación de la oferta de insumos para el tra-bajo con comunidades: micrositios, bases de datos, videos, exposiciones.• Articulación con otras entidades públicas.• Presentación de resultados en eventos académi-cos: análisis de la intervención y experiencias.• Elaboración de dos textos para publicación: Dere-chos Humanos.


a) Diseñar e implementar la política pública relacio-nada con la gestión y administración de los archivos de derechos humanos y memoria histórica.

Esta actividad se viene realizando desde el año 2010, en los años 2011 y 2012 se han retomado las metodo-logías y documentos de trabajo.

• Articulación Archivo General de la Nación y Cen-tro Nacional de Memoria Histórica - CMH

Desde enero de 2013 la articulación está acorde con la ley 1448 de 2011 y sus decretos reglamenta-rios, los avances en esta materia son:

• Visitas conjuntas Grupo de Inspección y Vigilan-cia -GIV- y Grupo de Archivos Étnicos y Derechos Humanos -GED-1.

La Subdirección del Sistema Nacional de Archivos, determinó que se llevarían a cabo durante el año 2013, visitas conjuntas a las entidades que hacen parte del Sistema Nacional de Reparación y Aten-ción Integral a las Víctimas - SNARIV-.

Estas visitas tuvieron una doble fi nalidad: llevar a cabo las actividades propias de las funciones del GIV en cuanto a la inspección y hacer una indaga-ción del papel que cumple cada entidad dentro

1. La información de este aparte se realizó con la colaboración del GIV: Memo-rando 908 del 27 de junio de 2013.


del SNARIV con miras a conocer la documentación producida y la gestión documental en relación con el tema de Derechos Humanos y la atención a las víctimas, con el propósito de preservar y asegurar la adecuada administración de esta documentación.

• Visitas a las entidades del SNARIV en el año 2013

• Entidades visitadas por ramas del poder público

• Capacitación sobre Archivos y Derechos Huma-nos

- En Ibagué (Tolima) se realizó una sensibilización para estudiantes del SENA y funcionarios de la Go-bernación y la alcaldía el día 9 de julio de 2013, con un total de 400 asistentes.- En Chaparral (Tolima) se realizó una capacita-ción para funcionarios de la alcaldía los días 10 y 11 de julio, con un total de 40 asistentes.- En Bogotá se realizó el Seminario Archivos y De-rechos Humanos para entidades del SNARIV los días 25 y 26 de julio de 2013, con un total de 95 asistentes.- En San Onofre (Sucre) y Carmen de Bolívar (Bo-lívar) se realizó una capacitación para funciona-rios de las administraciones municipales de estos municipios y de San Jacinto, y Ovejas el 31 de oc-tubre de 2013 con 98 asistentes (en acuerdo con la Unidad Administrativa para la Consolidación Territorial).- En San Onofre (Sucre) se realizó el Seminario Ar-chivos y Derechos Humanos para funcionarios vinculados específi camente con el tema de vícti-mas y derechos humanos de las administraciones


municipales de San Jacinto, Ovejas, San Onofre y Carmen de Bolívar, los días 6 y 7 de noviembre con 21 asistentes (en acuerdo con la Unidad Ad-ministrativa para la Consolidación Territorial).- En Bogotá, una capacitación corta (3 horas) para la Agencia de Defensa Jurídica del Estado sobre estándares jurisprudenciales en materia de archivos y archivos y derechos humanos el 18 de octubre con 15 asistentes. Total población atendida: 669 personas.

• Logros de la vigencia 2013

- Acercamiento a gestión documental asociada al tema de derechos humanos de las entidades que conforman el SNARIV. - Elaboración de un texto para publicación sobre los Archivos y los derechos humanos.- Capacitación sobre archivos y derechos huma-nos.- Articulación con otras entidades.- Adelanto del dispositivo normativo para el de-sarrollo del Protocolo de política archivística y de gestión documental (Acuerdo).

b) Diseñar e implementar la política pública relacio-nada con la gestión y administración de los archivos sonoros, fotográfi cos, orales y otros archivos espe-ciales.


Ejes de desarrollo: Los núcleos interinstitucionales en los que se basará la investigación son los siguientes:

- Para archivos y soportes audiovisuales: Funda-ción Patrimonio Fílmico Colombiano, Radio Televi-sión Nacional de Colombia (RTVC), Museo Nacio-nal, Señal Memoria.- Para archivos y soportes sonoros: RTVC, Bibliote-ca Luis Ángel Arango, Departamento de Lingüís-tica de la Facultad de Ciencias Humanas de la Universidad Nacional de Colombia, Centro de Es-tudios Socioculturales e Internacionales de la Uni-versidad de los Andes(CESO)- Para archivo fotográfi co: Museo de Bogotá, Bi-blioteca Luis Ángel Arango, e Instituto Colombia-no de Antropología e Historia (ICANH).

Logros de la vigencia 2013

• Creación del comité técnico asesor del AGN, en archivos sonoros, audiovisuales, fotográfi cos y otros archivo especiales.• Propuesta y diseño de la beca “Los Archivos y los Derechos Humanos” y “Archivos fotográfi cos del siglo xx”. • Propuesta de dispositivos normativos (Decreto o Acuerdo).• Articulación con entidades.


* Resultados de la Gestión 2014

a) Acompañamiento a los grupos étnicos, en el re-gistro, la conformación y la protección de sus archi-vos. Primer Semestre.

Módulo II con el Cabildo La Gaitana de Inzá, Cauca.

El AGN adelanta procesos de interlocución con co-munidades pertenecientes a los grupos étnicos del país, mediante los cuales está buscando establecer escenarios de diálogo intercultural encaminados a aportar los elementos y herramientas que éstas con-sideren relevantes y útiles para su proceso de conso-lidación étnica y cultural. A partir de estos procesos se ha logrado compartir y discutir nociones sobre la memoria, el patrimonio cultural y documental, los ar-chivos, los documentos y los procesos para su orga-nización y conservación, abordados desde los ámbi-tos social y archivístico.

Las comunidades y población atendida en el primer semestre de 2014 se relacionan en la siguiente tabla:

Tabla 9. Población atendida en el primer semestre 2014


El siguiente cuadro muestra las actividades, lo progra-mado y los productos a entregar para el primer semes-tre de 2014:

• Acopio información

Como parte de la preparación y apoyo a las visitas de concertación y talleres con el Cabildo La Gaitana en Inzá, Cauca, con el Cabildo Yaguara en Chaparral, Tolima y el Resguardo Misak de Silvia, Cauca se dio inicio a la revisión bibliográfi ca y documental de estas comunidades con los siguientes resultados a la fecha:


- Zona de infl uencia del Cabildo Yaguara:

13 referencias bibliográfi cas sobre la zona.101 documentos que se encuentran en el Archivo General de la Nación. 1 documento digital.

- Zona de infl uencia del Cabildo La Gaitana:

25 referencias bibliográfi cas. 49 documentos que se encuentran el Archivo Gene-ral de la Nación.8 documentos digitales.

- Zona del Cauca en general

60 documentos que se encuentran el Archivo Gene-ral de la Nación.

Los avances más importantes, para el periodo com-prendido entre el mes de enero y el mes de junio de 2014, se circunscriben principalmente al desarrollo de la política e identifi cación de las necesidades norma-tivas para la protección de los archivos relacionados con los derechos humanos y el confl icto armado inter-no en Colombia, en las entidades que se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.

En concordancia con lo anterior, se han desarrollado las siguientes actividades:

a. Sensibilizar y capacitar sobre el tema de Archivos y Derechos Humanos para la protección de los Ar-chivos de DDHH y Memoria Histórica.

La sensibilización y capacitación presencial, median-te videoconferencias y talleres, pretenden ofrecer lineamientos para el levantamiento de información sobre los archivos de DDHH y conocer las activida-des desarrolladas en este sentido por las entidades territoriales y nacionales que atienden a las víctimas, para la identifi cación de los documentos que se ge-neran en ese trámite.


a. Sensibilizar y capacitar sobre el tema de Archivos y Derechos Humanos para la protección de los Ar-chivos de DDHH y Memoria Histórica.

La sensibilización y capacitación presencial, median-te videoconferencias y talleres, pretenden ofrecer lineamientos para el levantamiento de información sobre los archivos de DDHH y conocer las activida-des desarrolladas en este sentido por las entidades territoriales y nacionales que atienden a las víctimas, para la identifi cación de los documentos que se ge-neran en ese trámite.

b. Identifi car producción documental de las entida-des relacionadas con la atención a víctimas.

Con base en las actividades realizadas en 2013 con el Grupo de Inspección, Control y Vigilancia, se ela-boró un documento inicial que tiene como objetivo presentar un balance general sobre las acciones di-rigidas a las víctimas por cada una de las entidades, haciendo énfasis especial en las acciones vincula-das con la producción documental de Archivos de derechos humanos existentes en cada una de las entidades.


Por último, se presentaron observaciones críticas a la implementación de la Ley de Víctimas a cargo de los organismos de control -Defensoría del Pueblo, Procuraduría y Contraloría General de la Nación- y se emplearon como fuente el primer informe de se-guimiento y monitoreo a la implementación de los decretos ley de víctimas indígenas, negras, afroco-lombianas, palenqueras, raizales y ROM 2013, y el se-gundo informe de seguimiento y monitoreo a la im-plementación de la ley de víctimas y restitución de tierras 2012-2013.

Encuesta Censo Archivos

A partir de los diversos acercamientos que han te-nido el Grupo de Archivos Étnicos y Derechos Hu-manos de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos, el 27 de marzo de 2014 se aplicó una en-cuesta, en el marco del Lanzamiento del Instituto de Educación de Derechos Humanos organizado por diversas entidades del Estado y la Organización de Estados Iberoamericanos.

El propósito de la encuesta fue hacer una aproxima-ción a los eventuales vacíos que puedan existir en las personerías e identifi car las necesidades de forma-ción que puedan existir para, de manera concerta-da, generar estrategias orientadas a atenderlas.

Con estas características, la encuesta fue aplicada a 131 personeros distribuidos por Departamentos así:


Teniendo en cuenta la clasifi cación de municipios que realiza la Contaduría General de la República de los 103 municipios de los cuales se recogieron da-tos: 86 son categoría 6 (83.5%), 3 son categoría 4 (3 %), 7 son categoría 5 (6.8%), 3 son categoría 1 (3 %), 2 son categoría 3 (2%), 1 es categoría 2 (0.8%) y 1 (Cali) es categoría E).

b) Diseñar e implementar la política pública relacio-nada con la gestión y administración de los archivos sonoros, fotográfi cos, orales y otros archivos espe-ciales. Primer Semestre

Durante el año 2014 se llevaron a cabo:

- Reuniones de trabajo: 17 de febrero, 24 de febrero, 1 de abril, 4 de junio.- Plenarias: 13 de marzo, 19 de mayo, 14 de julio.

Buscando una mejor organización de las activida-des del comité, éste se subdividió en cinco grupos (estándares, conceptual, articulación, programa de gestión documental (pgd) y glosario.)

A la fecha, se ha trabajado un glosario para cada uno de los formatos y soportes correspondientes a fotografía, audiovisual y sonoro con una matriz ge-neral que permite la comparación y armonización de términos.

Se tiene un borrador de decreto “Por el cual se regla-mentan los títulos I, IV, V y XI de la ley 594 de 2000, el título III de la ley 1379 de 2010, los artículos I y III de la ley 814 de 2003, y se establecen otras disposiciones


sobre la conservación y preservación de documen-tos audiovisuales, sonoros, fotográfi cos, y otros archi-vos especiales y en soportes diferentes al papel”.

En él se desarrollan los siguientes aspectos: objeto, ámbito de aplicación y defi niciones; gestión y orga-nización; conservación y preservación de documen-tos, divulgación, difusión y estímulos.

Eventos

Gestión y apoyo: - Organización del taller de archivos fotográfi cos, dictado por el experto André Porto, de Brasil.- Organización del taller sobre documentos audio-visuales (U-matic), en conjunto con la cinemateca distrital. Dictado por la experta Lazy Barca de Brasil.

Participación: - Asistencia al Taller de archivos sonoros y digitaliza-ción, ofrecido por el archivo de Bogotá en febrero de 2014, dictado por la experta Perla Rodríguez de México.- Diplomado en Gestión del Patrimonio Audiovisual.- Asistencia y participación como ponente en el Sexto seminario internacional de archivos sonoros y audiovisuales. La democratización del patrimonio sonoro y audiovisual en la era digital. 23 al 27 de ju-nio de 2014 México D.F.

c) Becas de investigación “Los Archivos y los De-rechos Humanos” y “Archivos fotográfi cos del siglo XX”

Para el año 2014 se reformuló la beca sobre archi-vos y derechos humanos con un estímulo de veinte millones de pesos. El objeto es estimular la investiga-ción sobre la recuperación de la memoria histórica a partir del uso de los archivos públicos y privados. Recolectar experiencias producto de procesos de defensa de los derechos humanos, dignifi cación de las víctimas del confl icto armado interno y construc-ción de memoria histórica a nivel local, regional y nacional, que en su desarrollo hayan hecho uso de documentos y archivos públicos y/o privados.


Beca Archivos fotográfi cos del siglo xx: con un estí-mulo de veinte millones de pesos, cuyo objeto con-siste en garantizar el rescate de colecciones fotográ-fi cas, privadas o institucionales, inéditas o conocidas; que se encuentren en peligro de desaparecer, ya sea por el fallecimiento de sus autores o custodios, o por deterioro físico de los soportes. Las mencionadas colecciones deben poseer valores históricos y/o es-téticos manifi estos que las hagan representativas del siglo XX, de una técnica, escuela o mirada de autor.


SUBDIRECCIÓN DE ASIS-TENCIA TÉCNICA Y PRO-YECTOS ARCHIVÍSTICOS1.2 Antecedentes

La rendición de cuentas de la Subdirección de Asistencia Técnica y proyectos Archivísticos, correspondiente a los años 2013-2014, tiene como fi n presentar un resumen eje-cutivo de las diferentes actividades adelantadas e iden-tifi car los principales logros obtenidos por el área para enmarcarse dentro de las políticas de modernización del Estado.

En desarrollo de estas políticas, la Subdirección enfatizó su gestión en implementar un sistema de planeación, ejecu-ción y control de proyectos de gestión documental que permita una mayor efi ciencia en los trámites de adminis-tración y control de los mismos, acorde con la reglamen-tación legal sobre la materia. Para lograr este propósito fue necesario revisar la metodología utilizada por el Archi-vo General de la Nación para el desarrollo de proyectos, abarcando los aspectos archivísticos y de conservación, que determinan las condiciones de infraestructura, de almacenamiento, de organización archivística y de con-servación de archivos, así como estudiar la normatividad vigente expedida por el Archivo General de la Nación, como ente rector de la Política Archivística en el país.

1.5 Aspectos metodológicos relevantes

Uno de los principales aspectos a destacar fue el trabajo adelantado para estandarizar las principales actividades de la coordinación de proyectos, dado que después del análisis realizado se identifi caron varias amenazas tanto para el área como para la entidad que podían poner en riesgo el desarrollo adecuado de los diferentes proyectos y generar sobrecostos y/o sobre tiempo en la ejecución de los mismos.


Para solucionar este problema se realizaron los diferentes estudios de Tiempos y Movimientos que fueron requeridos para la defi nición de metas por actividad y se elaboró el Anexo de Metas/Actividad, el cual hace parte integral de los contratos de contratistas y se presenta a continuación:

1.6 Resultados de la Gestión 2013

A continuación se presentan los principales resultados ob-tenidos durante la vigencia 2013, tanto para el área de Proyectos, como para el área de Asistencia Técnica.

* Proyectos

Se fi rmaron 38 Contratos interadministrativos Nuevos, conformados de la siguiente manera: 27 Contratos fi r-mados en 2013 para ejecutar el mismo año, 8 Adicio-nes de contrato a través de Otro Si con incremento de valor y 3 Contratos fi rmados en 2013 para ejecutar con vigencias futuras (2013 y 2014) y se ejecutaron 52 con-tratos, entre los fi rmados durante la vigencia (38), los fi rmados en vigencias anteriores (6 Contratos de enti-dades liquidadas y 4 fi rmados en diciembre de 2012) y los contratos que se atendieron por garantía: UGPP, Organizaciones Solidarias (2 contratos) y Presidencia de la República.

El valor de los contratos interadministrativos fi rmados en el 2013 ascendió a la suma de $20.995’562.610.

Para atender estas actividades se contó con el apo-yo de 1 profesional, 3 técnicos y 240 contratistas y ha-cia fi nal del año asignaron 2 profesionales más para el área.

La distribución de contratos ejecutados en el 2013, de acuerdo con su tipología, se presenta a continuación:


La discriminación de los ingresos obtenidos en el 2013, junto con los ingresos de estos contratos pendientes por recaudar en el 2014, se presenta a continuación:


Otro aspecto importante de resaltar es que durante la vigencia de 2013 se presentó, por primera vez en el AGN, el estudio correspondiente para tramitar la aprobación de presupuesto para la vigencia futura de 2014 para el área de Proyectos, con el fi n de dar continuidad a los contratistas durante el cambio de vi-gencia y eliminar tiempos muertos durante el cambio de vigencia, autorización que fue impartida.

* Asistencia Técnica

La meta inicial fi jada para el año 2013 fue de setenta (70) asistencias técnicas, de acuerdo con el Plan de Acción, pero debido a los resultados obtenidos en el primer semestre esta meta se aumentó para el segun-do semestre en un 43%, llevándola a 100 entidades, con la fi nalidad de ampliar la cobertura de entidades atendidas, logrando un cumplimiento efectivo del 98%.

Para realizar esta labor el Grupo de Asistencia Técnica contó con tres (3) profesionales y un auxiliar adminis-trativo y con el apoyo del Grupo de Gestión Proyectos para la realización de algunas asistencias, cuando así se requirió.

La mayor concentración de asistencias técnicas se desarrolló en la ciudad de Bogotá con un porcenta-je de 61,63% por la facilidad en cuanto al desplaza-miento y la concentración de entidades de todos los sectores, luego el departamento del Caquetá con un porcentaje de 8,14% y Cundinamarca con 5,81%, en-tre los más visitados.

En cuanto a la solicitud de los temas archivísticos los más solicitados fueron: las Tablas de Retención Do-cumental con un porcentaje del 20,47 %, esto por en el impacto que tuvo el nuevo Decreto 2578 de 2013 que reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del esta-do y el Acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifi ca el procedimiento para la


elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Docu-mental”, dándole como función a los Comités Inter-nos de Archivo en los territorios y Comités de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional, la aprobación de sus propias Tablas de Retención Docu-mental y Programa de Gestión Documental.

Los Programas de Gestión Documental también fue-ron demandados en un alto porcentaje (14,96%) por el impacto de lo citado anteriormente y especialmente el Decreto 2609 de 2012, el cual aclara lo relacionado con el Programa de Gestión Documental (PGD) en sus diferentes soportes (físicos y electrónicos), presentan-do los elementos, sus procesos, la aplicación y la meto-dología de elaboración. La organización documental con un porcentaje de 11,81%,que cubre el ciclo vital del documento, la normatividad archivística (8,66%)y los Fondos Acumulados(7,87%) son líneas importantes que conjuntamente con las citadas anteriormente son las más demandadas por las entidades con el propósi-to de cumplir con la Ley General de Archivos.


1.7 Resultados de la Gestión 2014 (Enero 2014-mayo 2014)

A continuación se presentan los principales resultados obtenidos durante el primer cuatrimestre de la vigencia 2014, tanto para el área de Proyectos, como para el área de Asistencia Técnica, así como una relación del estado en que se encuentran cada uno de los proyectos que se están desarrollando en la actualidad y las asistencias téc-nicas en curso.

* Proyectos

Actualmente están en ejecución 24 Contratos, confor-mados de la siguiente manera:

• 4 Contratos fi rmados en 2014 para ejecutar el mis-mo año: Minagricultura (Administración Integral), Mincultura (2 Contratos de Custodia), Fondo Rota-torio Departamento Administrativo de Seguridad (2 Contratos - Conservación Archivos Fase V (Fotos) e Interventoría Proceso Fotocopiado Documentos en Papel Térmico (Contrato que no ha iniciado por mala defi nición del Objeto)), • 11 Adiciones de contrato a través de Otro Si con incremento de valor,• 6 Contratos de entidades liquidadas para ejecutar en 5 años y • 3 Contratos fi rmados en 2013 para ejecutar con vi-gencias futuras (2013 y 2014): Minvivienda (Limpieza, Clasifi cación y Descripción de Planos), DAPRE (Orga-nización 485 ML) y Justicia Penal Militar (Organización 280 ML).En el primer trimestre se cerraron 5 Contratos: Organizaciones Solidarias (Organización), Minvivien-da (Diagnóstico), CNTV (Interventoría Medios Au-diovisuales), CNTV (Interventoría Documental) e ISS (Diagnóstico).


* Asistencia Técnica

La meta fi jada para el año 2014 es de cien (100) asis-tencias técnicas para ser ejecutadas por el Grupo de Asistencia Técnica Archivística equipo de la Subdirec-ción de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos, con base en las solicitudes presentadas por las enti-dades del Estado directamente y de cincuenta (50) asistencias técnicas para ser ejecutadas por el resto de profesionales de la entidad a entidades con baja califi cación, reportadas dentro de los índices IGA y FU-RAG.

A corte de Junio 30 de 2014 se han atendido 54 asis-tencias para un cumplimiento del 52%; en el momento se está fortaleciendo el Grupo de Asistencia Técnica Archivística con profesionales que brindarán asisten-cia técnica a estas entidades con baja califi cación IGA-FURAG.

A continuación se presenta el resumen de AT atendi-das en el primer semestre del año


Cuadro 5 – Asistencias Técnicas realizadas con corte 30 de junio de 2014


1.8 Estado de Ejecución de Proyectos

* Resultados Comparativos

En este aparte se presentan los resultados comparati-vos de las 2 vigencias, los cuales, como se puede ob-servar, muestran un incremento signifi cativo tanto en el cumplimiento como en la superación de las metas establecidas para la Subdirección. Adicionalmente, se incluye el comparativo con los resultados espera-dos para el año 2014.


Grupo de Gestión de Proyectos Archivísticos

• Ejecución de Proyectos vigencia 2013

OBJETO: Realizar el diagnóstico del estado de los procesos de gestión documental que actualmente se desarrollan en la entidad.


Actividades de Diagnóstico


Logros del Cuatrienio 2010 – 2013A continuación se muestra un comparativo por año de los contratos interadministrativos fi rmados en cada vigencia. No obstante la ejecución y el ingreso de di-chos montos se puede dar en diferentes vigencias, como por ejemplo los Contratos Interadministrativos fi rmados con entidades liquidadas: Caja Agraria, Fes, IFI, Fondo Ganadero de Caquetá, Bancafé y Fidues-tado.


La ejecución presupuestal para cada uno de los con-tratos se presenta mensualmente al Grupo de Con-tabilidad, a través de “Informes Financieros”, en los cuales se detallan los costos y gastos incurridos para el cumplimiento de todas las obligaciones contractua-les.

Se observa que, los contratos celebrados para orga-nización documental demandan mayores gastos y costos para la contratación de personal y adquisición de insumos, frente a una menor inversión requerida para los contratos cuyo objeto está relacionado con el almacenamiento, alquiler de depósitos o adminis-tración integral.


Presupuesto asignado y ejecutadoEnero – Junio 2014

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