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ResoIucíón N° 1077

(AqosTo24 cJe 1995)

Por lacual se establecen normas sobre el proceso de responsabilidad por manejo de bienes en el Servicio Nacional deAprendizaje - SENA

El Director General del Servicio Nacional de Aprendizaje,SENA, enejercicio de sus facultades legales yen especial lasprevistas en el Numeral 5 del artículo 13 de la Ley 119 de1994, y

CoNSÍdERANdo

Que de acuerdo con lo previsto en el numeral 5 del artículo 13dela Ley 119 de1994, unade las funciones del Director General,es lade dictar losactos admin istrativos necesarios para lagestiónadministrativa.

Queesdeberde los funcionarios públicos, según lo señalado enelartículo 6o.del Decreto Ley 2400de1968,vigilary salvaguardarlos intereses del Estado y responder por la conservación de losdocumentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a suguarda o administración y rendir oportunamente cuenta de suutilización.

Que mediante la Resolución Ns 030de 1994, sedelegó en losDirectores Regionales, los Jefes Seccionales, Coordinadores deZonas yJefes de Centro, lafacultad de administrar los bienes dela Entidad, ubicados en el área de su jurisdicción.

Que la Ley 87de 1993 establece como uno de los objetivos delControlInternode lasEntidades del Estado el proteger losrecursosde laorganización, buscando suadecuada administración antelos posibles riesgos que la afecten.

Que de conformidad con lo previsto en el literal c. del artículo3o. de la Ley 87 de 1993, en cada área de la organización el

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funcionario encargado dedirigirla es responsable por el controlinterno ante su Jefe inmediato, de acuerdo con los niveles deautoridad establecidos en la Entidad.

Que es función de la Oficina de Control, de acuerdo con lopreceptuado enel literal g., del artículo 12 dela Ley 87de1993,verificar los procesos relacionados con el manejo delos recursos,bienes ylos sistemas deinformación dela Entidad yrecomendarlos correctivos que sean necesarios.

Que por medio de la Resolución 0497 de 1994, se redefinió ycomplementó el Sistema de Control Interno en el SENA.

Que es necesario reglamentar el proceso administrativotendiente aestablecer la responsabilidad en que puedan incurrirlos funcionarios del SENA acuyo cargo seencuentre la tenencia,uso, manejo administración, custodia, inversión, recaudo otransporte de bienes de propiedad de la entidad.

ARTICULO PRIMERO. REspoNSAbilidAd dr los SERvidoREspúblicos

Los empleados públicos, trabajadores oficiales y los contratistasdel Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, que tengan,manejen, usen, administren, custodien, recauden, inviertan otransporten bienes de propiedad de la entidad, serán responsables personalmente dela pérdida odaño quedichos bienessufran cuandoestenoprovenga deldeterioro natural, de su usolegítimo o de otra causa justificada.

En consecuencia, responderán porelvalorde los bienesen casode pérdida, cuando se deduzca responsabilidades en ella, usoimpropio, manejo o inversión no autorizados.

Asímismo, responderán de todo daño o deterioro ocasionadopor el descuido en la conservación ouso delas propiedades queestuvieren bajo su responsabilidad, sin perjuicio dela obligaciónde repararlos o reponerlos.

Parágrafo: De conformidad con lo previsto en el literal c. delartículo 3o. dela Ley 87de1993, encada área dela organización

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el funcionarioencargado dedirigirla es responsable por el controlinterno ante su Jefe inmediato, de acuerdo con los niveles deautoridad establecidos en la Entidad.

ARTICULO SECUNDO. EiwplEAdos dE Manejo

La responsabilidad de los empleados de manejo se limita aaquellos bienes o efectos que bajo cualquier titulo tengan enexistencia en sus almacenes o dependencias y a los que leshayan sido entregados para su servicio y el de su oficina.

La responsabilidad de actos irregulares, que se ejecutenatendiendo a órdenes superiores, se deducirá contra quien lasemitió, siempre que éstas consten por escrito o se compruebepor cualquierotro medio probatorio.

ARTICULO TERCERO. ComPetencía

El Jefe inmediato, en cadadependenciade laEntidad, tendrá lacompetencia para iniciar las diligencias preliminares quepermitan establecer la responsabilidad que en un momentodado pueda caber a los usuarios y depositarios de bienes depropiedad del SENA, por la pérdida o daño que sufran en supoder, cuando no provengan del deterioro natural o por razónde su uso legítimo o de otra causa justificada.

Parágrafo primero: Cuando quien adelante las diligenciaspreliminares, requiera de alguna asesoría, deberá acudir a laOficina de Control de la Dirección General para que estadependencia, una vez estudiada la situación, imparta larecomendación o instrucción que considere necesaria.

Parágrafo segundo: Una vez finalizadas las diligenciaspreliminares, la Oficina de Control de la Dirección General,evaluará la situación yadoptará las medidas que sean del caso,sin perjuicio de las que en ejercicio de sus funcionesconstitucionales ylegales pueda adelantar encualqu ier momentola Contraloría General de la República.

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ARTICULO CUARTO. Proceso dE REspoNSAbilicUd

Es el conjunto deactuaciones que adelanta la administración dela Entidad con el fin de establecer la responsabilidad de losservidores públicos del SENA y la de los particulares que porcualquier circunstancia se les haya encomendado la custodia,administración y manejo de bienes y recursos del SENA.

El proceso de responsabilidad administrativa se ejecutaráobservando plenamente los principios deeconomía, celeridad,eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción y segarantizará en su desarrollo el debido proceso yel derecho a ladefensa, de conformidad con lopreceptuado porel artículo 29de la Constitución Política.

ARTICULO QUINTO. Inícíacíón <IeI Proceso

El proceso de responsabilidades se iniciará como resultado de:a. Las auditorías practicadas por la Oficina de Control de laDirección Generalo de las evaluaciones que efectúe laDivisiónde Recursos Físicos o las dependencias que hagan susvecesenlas regionales.

b. Los informes de control físico y de gestión.

c. La revisión de los inventarios a cargo del funcionario.

d. La etapa preliminar adelantada por denuncias, quejas opetición de investigación por irregularidades en el manejo delos bienes, o porsolicitud de exoneración administrativa.

e. La solicitud verbal o escrita de cualquier funcionarioinformando al jefe inmediato dela pérdida, daño odepreciaciónde un bien.

f. Los casosestablecidosen el artículo26 de la Ley 42 de 1993.

Parágrafo: Cuando el valor del bien o bienes en inventarios noexceda de cuarenta (40) salarios mínimos legales mensuales, elcompetente para adelantar la investigación será el Jefe de ladependencia donde se haya presentado el hecho, o la personaque él designe.

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Cuando elvalorexceda de cuarenta (40) salarios mínimos legalesmensuales, la competencia para adelantar la investigación latendrá la persona que designe el Jefe de la Oficina de Controlen laDirección Generalyen las Regionales, elsuperior inmediatodel Jefe de la dependencia en la cual se haya presentado elhecho.

ARTICULO SEXTO. DiliqENciAS PreIímínares

Las denuncias, informes o irregularidades que se formulen enrelacióncon el manejo de losbienes de propiedad de laEntidado que se detecten en las visitas que en cumplimiento de susfunciones realice la Oficina de Control de la Dirección General

o las Oficinasde Control de las Regionales o quienes hagan susveces, deberán ser objeto de diligencias preliminarescon el finde determinar si existe mérito para que la Contraloría Generalde la República o cualquier autoridad competente abra formalinvestigación o en casocontrario ordenesu archivoy/olaremisióna la autoridad competente correspondiente.

Parágrafo: El término máximo para adelantar las diligenciaspreliminares en ningún caso deberá exceder de diez (10) díashábiles,contados a partirdel día siguienteal de lafecha del actoadministrativo que designe al investigador.

ARTICULO SÉPTIMO. Inícíacíón dt Ias diliqENCÍAs preIímínares

Las diligencias preliminares deberán contener la siguienteinformación y procedimiento:

Designación del investigador

Datos Generales: Ciudad, fecha, dependencia en la cual sepresenta la irregularidad y lugar de sede del funcionario.

Fundamentos de hecho: Comprende la descripción de lapresuntas irregularidades que ameritan abrir diligenciaspreliminares, reservándose el investigador lafacultad de abocarel conocimiento de lasdemás irregularidadesque encuentre enel transcurso del proceso.

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Fundamentos de derecho: Se citarán las disposiciones legalesy reglamentarias que facultan a la Entidad para adelantar losprocesos de responsabilidadesadministrativas y al investigadorpara abrir y llevar a cabo las correspondientes diligencias.

Auto de apertura: Es la diligencia mediante la cual el investigador designado declara abierta la investigación preliminar yseñala las pruebas que deben practicarse.

Cuando el proceso de responsabilidad administrativa culminecon responsables, y sólo con fines estadísticos, se informara elresultado de la investigación administrativa al Jefe de ControlInterno de la Dirección General.

Informe al Representante Legal: De laapertura de las diligencias preliminaresse deberá informaral Director General y /o alDirector Regional, según el caso.

El investigador designado, buscará la oportuna y eficientecolaboración que lainvestigación requiera, conelfin de garantizarla buena marcha de esta.

ARTICULO OCTAVO. ORdENAciÓN de pRusbAS

El investigador designado, mediante auto ordenará practicar lapruebas que le sean solicitadas, siempre que las estimeconducentes y pertinentes para elesclarecimientode loshechos,así como lasespeciales que considere procedentes en relacióncon los hechos materia de investigación. Serán admisibles losmedios probatorios señalados en la ley.

Las pruebas se consignaránen actassuscritaspor losfuncionariosque en ellas intervengan.

ARTICULO NOVENO. InForme a Ia FíscaIía

En cualquier etapa de la investigación preliminar en que obreprueba que demuestre laexistenciade hechos violatorios de laley penal que atente contra el patrimonio del Estado, se pondrá

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en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación, para lodesu competencia.

ARTICULO DÉCIMO. Cíerre di U ¡NVESTiqAciÓN

Surtida la etapa instructiva, en un término de cinco (5) díashábiles, el investigadordesignado proferirá auto de cierre de lainvestigación preliminar y archivo o en caso contrario darátraslado a la Contraloría General de la República para lo de sucompetencia.

Parágrafo: El correspondiente cuentadante, cumpliendo losrequisitos de oportunidad y forma exigidos por la ContraloríaGeneral de la República, será el responsable de solicitar anteesta Entidad la definición de su responsabilidad fiscal oexoneración a que haya lugar, según el caso.

La División de Recursos Físicos de la Dirección General o la

dependencia que haga sus veces en las Regionales, será laresponsable de remitira laContraloríaGeneral de la Repúblicao a la correspondiente Seccional, en caso que se trate de unaRegional, la documentación e información necesaria.

ARTICULO DÉCIMO PRIMERO. Notííícacíón

El auto que ordene el cierre de la investigación ysu archivo o elcierre de la investigación y su traslado a la Contraloría Generalde la República, deberá notificarse al presunto o presuntosresponsables y al asegurador si lo hubiere en forma personal oen su defecto por edicto, el cual será fijado en lugarpúblico porel término de diez(10) días calendario, con inserción de laparteresolutiva de la providencia.

En ladiligenciade notificación se leentregará alnotificadocopiaíntegra, auténtica y gratuita del auto.

Parágrafo: En caso de existir responsabilidad por negligencia ofalta de cuidado, en el mismo auto, deberá sugerirse al Jefe dela Entidad o al Director Regional, según el caso, que ordene laapertura de la correspondiente investigación disciplinaria.

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ARTICULO DÉCIMO SECUNDO. Recursos

Contra el auto procede únicamente el recurso de reposicióndentro de loscinco (5) días hábilessiguientesa la notificación alpresuntoo presuntosresponsables yalaseguradorsi lohubiere.

El recurso debe contener los requisitosexigidosen el artículo 52del Código Contencioso Administrativo y deberá resolversedentro de los quince (15) días hábiles siguientes.

ARTICULO DÉCIMO TERCERO. Ejecutoría dd Auto

El auto que ordene el traslado a la Contraloría General de laRepúbl ica, quedará en firme cuando se hayadecididoel recursoo cuando habiendo sido notificado en debida forma no se hayainterpuesto recurso alguno.

ARTICULO DÉCIMO CUARTO. InFormes

Los responsables del Control Interno en cada área de laorganización, inmediatamente termine la correspondienteinvestigación administrativa, deberán informar sobreel resultadode la misma al Director General de la Entidad, a la SubdirecciónAdministrativa y Financiera de la Dirección General o de laRegional, segúnelcaso,a laDivisión de Recursos Financieros dela Dirección General o ladependencia que hagasusveces en lasRegionales.

ARTICULO DÉCIMO QUINTO. Formas dE leqAÜZAciÓN dEruspoNSAbilutad ES

Paralegalizar losvaloresen cuenta de responsabilidadesfiscalesde bienes por faltantes de inventarios, el cuentadante podráoptar por una de las siguientes alternativas:

a. Solicitar el descargo correspondiente, cuando la autoridadcompetente haya emitido fallo sin responsabilidad fiscal,mediantelapresentación delactoadministrativo de exoneraciónfiscal.

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b. Cuandolacompañíaaseguradora de los bienesde laentidadrepone el elemento o hace efectivo el pago de su valor en lascondiciones queestablezca la administración, siemprey cuandola investigación administrativa hubiere emitido conceptofavorable al funcionario, en cuanto a su responsabilidad en elmanejo del bien.

c. Reponerelbienporotrodesimilarescaracterísticasycalidad,que se encuentre en condiciones de normal funcionamiento ycuya reposición seaaceptada por la Administración. En la notade entrada al Almacén se dejará expresa constancia de estehecho.

d. Cuando elcuentadante entregaelreciboporpagoen Tesoreríadel valordel bien correspondiente al faltante, previo trámite deautorización y en las condiciones que la Entidad establezca.

ARTICULO DÉCIMO SÉPTIMO. Determínacíón dEl vaIor a

pAqAR

Cuando se establezcaque el funcionario debe cancelar elvalorde sus responsabilidades, parael pago en Tesorería de aquellasque fueron causadas con anterioridad al 31 de diciembre de lavigencia inmediatamente anterior, la suma a cancelar sedeterminará porlaDivisión de Recursos Físicos o ladependenciaque haga sus veces en las Regionales, Seccionales, Zonas oGrupos Administrativos, empleando uno de los siguientesmétodos:

a. El sesenta por ciento (60%) del valor comercial actual delbien, sobre cotizaciones que obtenga el SENA por medio de laDivisión de Recursos Físicos en la Dirección General o quienhaga sus veces en las Regionales, Seccionales, Zonas o GruposAdministrativos.

b. El sesentaporciento(60%) aplicado al llevar a valor presenteelcostodel bienen inventarios, usandoparaelefectoel promediodel índice de Precios al Consumidor (IPC), certificado por elDAÑE para los últimos cuatro (4) años, así:

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S = P(1+i)n

en donde:

S : Valor actual del bien

P : Valor histórico del elemento

Valor promedio del IPC en los últimos cuatro (4) años

Número de años de adquirido el bien

Parágrafo: Cuando el valordel bien en el inventario sea menorde un salario mínimo legal mensual, la División de RecursosFísicos en la Dirección General o quienes hagan sus veces enlas Regionales, Seccionales, Zonas y Grupos Administrativos,previo elestudio correspondiente, podrá autorizar lacancelacióndel valor en Tesorería, según el costo histórico del mismo.

ARTICULO DÉCIMO OCTAVO. PÉRdidA dE eIementos Ad-OUÍRÍdos EN La VÍqENCÍA

Cuando la responsabilidad fiscal se constituya por pérdida deelementos adquiridos en la respectiva vigencia fiscal, seseguiráel siguiente procedimiento:

a. El funcionario podrá reponer el bien en el almacén, siempreycuandoseencuentre en condicionesdefuncionamiento normaly observe características y calidades similares al bien perdido.

b. El funcionario podrá cancelardirectamente en latesoreríaelequivalente al cien por ciento (100%) del valordel bien, el cualserá establecido así:

1) Conbaseen laúltima comprarealizada dentrodel últimoaño por la División de Recursos Físicos en laDirecciónGeneralo quien hagasus veces en las Regionales.

2) Con base en las cotizaciones que se obtengan en unestablecimiento comercial, legalmentereconocidoy aceptadopor el SENA.

3) En caso de no ser posible la aplicación de los anterioreseventos, el valor que el funcionario deberá consignar en la

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Tesorería correspondiente será el que fije la División deRecursos Físicos en la Dirección General o la dependenciaque haga sus veces en las Regionales, Seccionales, Zonas yGrupos Administrativos.

ARTICULO DÉCIMO NOVENO. PÉRdídAs en bíblioTECAS yCENTROS dE doCUMENTACÍÓN E ÍnFoRMACÍÓN

Para que proceda la exoneración administrativa yfiscal de loscuentadantes quetengan a su cargo bienes de bibliotecas, centrosde documentación e información, la División de RecursosFísicos en la Dirección General y las Subdirecciones Administrativas en las Regionales, previo el estudio correspondiente,reglamentarán el margen aceptable de pérdidas en estas dependencias, mediante acto administrativo debidamentemotivado, para lo cual tendrán en cuenta el volumen deelementos y el índice de rotación de los mismos.

ARTICULOVICÉSIMO. El Grupode Contabilidad en laDirección General o la dependencia que haga sus veces en lasRegionales, Seccionales, Zonas y Grupos Administrativos, conbase en la información suministrada, será el responsable de dara conocer trimestralmente los saldos en cuenta de responsabilidades de bienesa lafechade terminación de cadatrimestre.

ARTICULO VICÉSIMO PRIMERO. PIazo Para lEqAlizAciÓN

Los funcionarios cuentadantes con saldos pendientesenla cuentade responsabilidades, contarán con tres (3) meses improrrogables, contados a partir de lafecha deenvío de lainformaciónde los saldos, para proceder a legalizar los valores a favor de laEntidad.

El incumplimiento de esta obligación será causal de malaconducta del funcionario.

ARTICULO VICÉSIMO SECUNDO. CobRos

La Oficina Jurídica en la Dirección General o quien haga susveces en las Regionales, procederá a efectuar los cobros por la

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vía legal para recuperar los bienes de la Entidad ysalvaguardarel patrimonio del SENA.

Para este efecto, en forma mensual, las distintas dependenciasa nivel nacional, reportarán a la División de Recursos Físicos dela Dirección General el informe correspondiente.

ARTICULO VIGÉSIMO TERCERO. InFormes

La Subdirección Administrativa y Financiera de cada unade lasRegionales de la Entidad, informarán a la División de RecursosFísicos de laDirección General,a lafinalización de cada trimestre,elestado de la cuenta de responsabilidad, indicando los valores,los responsables y la programación de cobros tendientes alsaneamiento de las cuentas correspondientes.

ARTICULO VICÉSIMO CUARTO. ViqENCÍA

La presente Resolución rige apartir de lafechade su expedicióny deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNIQÚESE Y CÚMPLASE:

Dada en Santafé de Bogotá D.C., a los 24 días de agosto de 1995

Carlos Hernán Peñaloza Martínez

Director General

Andrés Traslaviña Cifuentes

Subdirector Administrativo y Financiero (E)

Andrés Várela Algarra

Secretario General