Calidad Alimentaria. Implantación de la Norma ISO 22000/05

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Responsabilidades de la Dirección I

Módulo 6

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Al finalizar esta unidad didáctica será capaz de:

Conocer las responsabilidades de la Dirección relativas a compromiso,

Política, Organización y respuesta a emergencias.

Entender qué hace falta para dar cumplimiento a esos requisitos de forma

satisfactoria.

En esta unidad desarrollaremos los siguientes contenidos:

Compromiso de la Dirección

Definición de la Política de inocuidad de los alimentos.

Planificación del sistema de gestión

Responsabilidad y autoridad.

Preparación y respuesta ante emergencias.

CONTENIDOS

OBJETIVOS

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Una de las bases de los sistemas de Gestión es el compromiso de la Dirección. No se conoce un

sistema que funcione de una forma adecuada sin que el máximo responsable de la organización esté

impulsando la puesta en marcha y el mantenimiento del mismo.

ISO 22.000, al igual que otras normas de gestión, dedica uno de sus capítulos a las “responsabilidades

de la Dirección” entendiendo Dirección como el “conjunto de personas que ocupan la primera

línea directiva de la empresa”. En PYMES este concepto quedará posiblemente restringido a la

figura del Gerente. En empresas de mayor tamaño estará compuesto por el conjunto de Directores de

las diferentes áreas o departamentos de la compañía.

En este módulo y el siguiente vamos a desgranar esas responsabilidades y a dar pautas para el

cumplimiento de los requisitos establecidos por la Norma.

El Compromiso de la Dirección y la Definición de la Política.

ISO 22.000 pide que la alta dirección se comprometa con el desarrollo e implantación del sistema a

través de los siguientes actos:

• Poniendo los recursos, humanos, materiales y de ambiente de trabajo, necesarios para la

producción de productos seguros que satisfagan los requisitos de la norma.

• Definiendo la Política de Inocuidad de los Alimentos de la organización.

• Asegurándose de que se planifica y mantiene el Sistema de Gestión de la Inocuidad de los

Alimentos, tanto para cumplir los objetivos como para mantener su integridad ante cualquier

cambio.

• Demostrando que los objetivos empresariales apoyan con la inocuidad de los alimentos

producidos.

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• Comunicando internamente la importancia de cumplir todos los requisitos relacionados con la

inocuidad de los alimentos, tanto los de la norma, como los de la legislación aplicable y los

establecidos por clientes.

• Asegurándose que se establecen dispositivos eficaces de comunicación externa que garanticen

la disponibilidad de información en cuestiones relativas a la inocuidad de los alimentos.

• Asegurándose de que las responsabilidades en relación al Sistema están definidas y son

comunicadas a toda la organización. Y dentro de la estructura organizativa, como figura

específica, debe ser designado el líder del Equipo de la Inocuidad de los Alimentos.

• Asegurándose de estar preparados para hacer frente a situaciones de emergencia que afecten a

la organización.

• Revisando el Sistema a intervalos planificados, con el fin de asegurarse de que se mantiene su

eficacia, adecuación a los requisitos y se mejora continuamente.

La definición de la Política

ISO 22.000 define la Política de Inocuidad de los Alimentos como: “Las intenciones globales y

orientación de una organización relativas a la inocuidad de los alimentos tal como se

expresan formalmente por la alta dirección”.

La política de una empresa debe ser definida por la alta dirección, y comunicada adecuadamente tanto

a nivel interno como a las partes implicadas.

La Norma pide además que sea conforme con los requisitos (legales, normativos y de clientes), que se

revise adecuadamente para garantizar esa adecuación, y que se despliegue en unos objetivos, a través

de los cuales podremos ver el desempeño de las ideas plasmadas en la Política.

En un nivel práctico podríamos decir que la Política es el documento que establece la filosofía de la

compañía en lo relativo a seguridad alimentaria, y los objetivos son los hechos, concretos y medibles,

que nos van a permitir ver en qué medida esa filosofía se está cumpliendo o no.

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ISO/TS 22.004 (Recordemos “Orientación para la aplicación de ISO 22.000/05”), establece que los

objetivos deben ser SMART, es decir

• Specific –Específicos: es decir, concretos, claros y con el suficiente grado de detalle.

• Measurable- Medibles: para poder evaluar de forma totalmente objetiva su grado de

consecución.

• Achievable- Alcanzables: ambiciosos pero no imposibles de lograr.

• Realistic- Realistas: En sintonía con los valores de la compañía, con la Política de

inocuidad y con la posición de la empresa en la cadena alimentaria

• Timely- Con plazos de cumplimiento determinados

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Un ejemplo de política de inocuidad alimentaria de acuerdo a ISO 22.000 puede ser:

La empresa XXXX se dedica a la elaboración de __________________________________________

La Dirección de esta empresa a través de la presente Política de Inocuidad de los Alimentos, quiere

transmitir los principios de la compañía en su compromiso con la calidad y seguridad alimentaria que

son:

• Mantener el más alto nivel de calidad y seguridad alimentaria en todos nuestros productos.

• Analizar nuestras fases de producción para detectar los peligros de inocuidad alimentaria y

tratar de prevenirlos a través de un sistema de análisis de peligros y puntos críticos de control

(APPCC) establecido de acuerdo a los principios de Codex.

• Controlar tanto los procesos realizados en nuestras instalaciones como la fase de transporte y

entrega a cliente posterior para asegurar la llegada del producto en perfectas condiciones.

• Mantener nuestras instalaciones en el más alto nivel de limpieza y orden.

• Formar a nuestro personal en materia de higiene alimentaria garantizando el cumplimiento de

las buenas prácticas de fabricación.

• Establecer los canales de comunicación internos y externos que nos permitan dar respuesta a

las demandas de información sobre la inocuidad de nuestros productos.

• Revisar esta política y realizar los ajustes necesarios del sistema de gestión de seguridad

alimentaria para asegurar que se mantiene su adecuación a los requisitos legales, normativos y

de cliente y que se mejora continuamente la eficacia del sistema.

Firmado La Dirección

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La Definición de Responsabilidades.

ISO 22.000 es una norma de Gestión de la seguridad alimentaria, que, al estar basada en los requisitos

Codex, asume que la responsabilidad en materia de inocuidad alimentaria no debe ser exclusiva del

departamento de Gestión de calidad o de inocuidad, sino que cada miembro de la organización debe

conocer y cumplir sus responsabilidades en la materia.

El hecho cierto es que la implantación del sistema requiere la participación activa de la mayoría de las

funciones de la empresa, incluyendo I + D (en el desarrollo de nuevos productos que deberán ser

seguros desde su concepción), producción (activamente involucrada), compras (implicada en la

selección de proveedores y la recepción de los materiales), recursos humanos (activamente implicados

en la selección y formación del personal)….

Por este motivo la norma establece, como una responsabilidad de la Dirección, la definición de las

responsabilidades y autoridades en materia de inocuidad alimentaria, es decir que cada área y cada

miembro en la organización debe conocer su responsabilidad en cuanto a seguridad alimentaria, y

además todo el mundo debe conocer quien o quienes tienen autoridad para iniciar determinados

procesos o tomar determinadas decisiones.

Así por ejemplo, es responsabilidad del equipo de seguridad alimentaria analizar los peligros y

establecer unas medidas de control adecuadas. Pero, si una de las medidas es el lavado y desinfección

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de las manos antes de la entrada en la planta, es responsabilidad de cada operario, adecuadamente

formado para ello, lavarse las manos de acuerdo a la instrucción establecida.

Además la norma establece que todo el personal tiene la responsabilidad de informar a las personas

designadas cuando detecte un problema relacionado con la seguridad alimentaria. Y que esas personas

designadas tendrán la autoridad suficiente para iniciar las acciones oportunas ante los problemas.

El líder del equipo de inocuidad alimentaria

El líder, es la persona que ha sido designado por la Alta Dirección, para que con independencia de

otras responsabilidades, asuma la responsabilidad y autoridad para:

• dirigir y organizar a los miembros del Equipo de Inocuidad de los Alimentos.

• asegurarse de que los miembros del Equipo posean o reciban la formación necesaria para el

desempeño de su cometido.

• asegurarse que el Sistema de Gestión de la Inocuidad de los Alimentos se desarrolla,

implementa, se mantiene y actualiza.

• servir de enlace con la Alta Dirección, informando de los aspectos relevantes en cuanto al

funcionamiento y eficacia del Sistema.

Aunque la norma no detalla la formación necesaria para el líder del equipo lo habitual es que sea una

persona con un alto conocimiento en seguridad alimentaria y específicamente en el sistema APPCC,

siendo deseable además que tenga formación y/o experiencia en dirección de equipos y en la

implantación de sistemas de gestión.

Por otro lado si esa persona desarrolla otras funciones en la compañía éstas no deberán entrar en

conflicto con las relativas a seguridad alimentaria.

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En cualquier caso la empresa deberá definir las competencias necesarias del puesto y conservar los

registros que demuestran la capacitación del líder del equipo de acuerdo a lo que veremos en el

apartado de formación.

La preparación y respuesta a emergencias.

ISO 22.000 incluye entre las responsabilidades de la dirección la necesidad de que se establezcan

procedimientos para gestionar potenciales situaciones de emergencia y accidentes que puedan afectar a

la inocuidad de los alimentos.

La norma, no establece pautas para elaborar estos documentos, y aunque, al igual que otros sistemas de

gestión, dedica un apartado (punto 7.10) a los productos no conformes, y dentro de éste un punto

(7.10.4) dedicado a “retirada de productos”, lo cierto es que estas “situaciones de emergencia”

comprenden mucho más que la situación de productos fuera de especificaciones.

Así ISO/TS 22.004 recoge entre sus recomendaciones que “la empresa sea consciente de las

potenciales situaciones de emergencia, que pueden incluir, por ejemplo, incendios, inundaciones,

bioterrorismo y sabotaje, cortes de energía, accidentes de vehículos y contaminación del ambiente.

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Cómo hacer un plan de emergencia para la inocuidad alimentaria eficaz

La RAE define emergencia como “Suceso, accidente que sobreviene”, ó “Situación de peligro o

desastre que requiere una acción inmediata”. Por tanto podemos decir que un plan de emergencias es

aquel que nos prepara para hacer frente a lo inesperado en las mejores condiciones posibles.

El plan de emergencia es a la industria alimentaria como el airbag a los coches, ojalá que nunca lo

veamos funcionar pero más vale que si algún día es necesario salte adecuadamente.

El objetivo principal de un plan de emergencia es mejorar la preparación de la planta. Ante una crisis,

el nivel de tensión es muy alto y el tiempo de respuesta muy breve, por lo que contar con un

procedimiento documentado, sobre el que además podemos formar al personal de la planta, facilitará la

inmediata puesta en marcha de las acciones preestablecidas mientras se analiza la situación de

emergencia particular a la que nos enfrentamos.

Basándonos en el ciclo PDCA, base de los sistemas de Gestión, nuestro plan de emergencia deberá:

1. Elaborarse (Plan-P): es decir, determinar qué posibles situaciones pueden constituir una

emergencia y cómo les podremos, llegado el caso hacer frente, y documentar las conclusiones

en nuestro Plan. Para ello llevaremos a cabo una evaluación de seguridad alimentaria mediante

el equipo de inocuidad alimentaria.

La sistemática es similar a la del Plan APPCC, basándonos en el diagrama de flujo de nuestro

proceso deberemos valorar los posibles riesgos para cada uno de los peligros identificados,

sólo que en esta ocasión:

• los peligros son las potenciales situaciones de emergencia a que se puede ver expuesta la

compañía (inundaciones, sabotajes, cortes de luz…) en función de su ubicación,

características, tipos de producto elaborados….

• El equipo deberá considerar tanto las amenazas internas como las externas (una

emergencia puede venir causada por una inundación pero también por un sabotaje

interno).

• La evaluación del riesgo deberá tener en cuenta la probabilidad e que el evento suceda y la

gravedad de las consecuencias, medida no sólo en términos de seguridad alimentaria sino

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de otros aspectos que puedan tener impacto en nuestro negocio (desabastecimiento del

mercado, imagen de marca, cantidad de producto a eliminar…)

2. Ejecutarse (Do-D): o sea poner en marcha todas las medidas preventivas diseñadas.

Para ello listaremos las medidas preventivas que ya tenemos para evitar la presentación de los

riesgos identificados (por ejemplo, un riesgo en una planta congeladora es el corte del

suministro eléctrico y cuento con un generador de emergencia que me da autonomía durante 8

horas), y definiremos y priorizaremos aquellas que debemos implantar para mitigar las

vulnerabilidades identificadas.

Entre las medidas a considerar está la planificación de qué hacer con el producto afectado en

caso de presentación de la emergencia, y cómo vamos a comunicar la situación a las partes

afectadas.

Una vez que desarrollado el Plan de emergencias, deberá ponerse en marcha:

• asignando responsabilidades en cuanto a la ejecución del plan y a la comunicación

sobre el mismo

• creando un listado de contactos de emergencia, a los que avisar en función de la

emergencia (Autoridades competentes, policía y bomberos, seguros, clientes y

proveedores, almacenes externos…)

• formando al personal sobre los posibles eventos que pueden constituir una emergencia y

las medidas de actuación en cada caso.

3. Comprobar que funciona (Check-C): mediante una vigilancia periódica y documentada cuya

frecuencia dependerá de las medidas establecidas y la realización de simulacros.

4. Actuar según sea necesario (ACT-A): es decir, revisar el plan, por lo menos una vez al año, y

siempre que sea necesario y tomar las medidas adecuadas para mantenerlo actualizado.

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RESUMEN

Responsabilidades de la Dirección I: Política, definición de responsabilidades y respuesta a

emergencias

Para que un sistema de gestión se implante de una forma eficaz es básico que la dirección de la

compañía se comprometa con su puesta en marcha.

Ese compromiso implica como primer paso la dotación de los recursos necesarios.

Además el máximo responsable de la organización deberá plasmar su compromiso por escrito a través

de la Política de inocuidad alimentaria que será comunicada a toda la compañía y desplegada en

objetivos medibles.

Así mismo es responsabilidad de la línea directiva definir y comunicar las responsabilidades en

materia de inocuidad y estar preparado ante las posibles emergencias o accidentes que puedan afectar a

la planta mediante la elaboración de un plan de emergencias.