CAPITULO 2 : PLANEACION DE LAS COMPRAS

Planeación y Pronósticos de Compras; Comprende los pronósticos, objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuesto.

Los Pronósticos.- El Gerente de Compra, deben mirar hacia el futuro en forma sistemática y constante para determinar las condiciones que existirán en pronosticar el volumen de compra.

Objetivos.- Obtener mejor precio; son susceptibles a cambios en los niveles de precio de venta o de compra, por lo que necesitan constante estudio; obtener mejor calidad sin que estos afecten el precio siempre en salvaguardia de los materiales e insumos; negociaciones en las condiciones de pago y entrega deben ser conformes a las políticas de generales de la empresa y sus planes de financiamiento; los volúmenes de compra siempre deben ser los suficientes para mantener activo el área de producción sin que estos afecten el exceso de materiales sobrantes; el control de inventario servirá para mantener los registros de materiales en los diversos almacenes y estos en curso de fabricación, ellos requerirán que los materiales se compren con la debida anticipación y entregados en el lugar requerido por la producción.

Políticas de Compras.- Deben estar acorde a las políticas Generales de la Empresa, debiendo ser claramente expuestas, ser razonables y fáciles de llevar a la práctica indicando factores limitativos y determinantes, deben ser claras. Abarca las fuentes de Abastecimiento, especificaciones, precio y calidad, investigación y desarrollo, compras recíprocas, ética, compras anticipadas, venta de materiales excedente y desperdicios.

Procedimientos.- Deben ser adaptadas a las realidades de cada empresa, en forma general la clasificación debe ser por Nacimiento del Pedido, Elaboración, registro y seguimiento del pedido, recepción, supervisión y colocación del artículo, conciliación de documentos y chequeo de operaciones para su pago. Todos estos con responsabilidades de las áreas implicadas las cuales tendrán procedimientos y manuales para su correcto cumplimiento.

Programas de Compras.- Instrumento administrativo que contiene los pasos a seguir para una correcta adquisición racional en el momento oportuno, precisando la fecha de iniciación, los tiempos de tolerancia, desarrollo y fechas límites según las dificultades y la disponibilidad de tiempo sin perjuicio de la producción que atraería consecuencias incosteables.

Presupuesto de Compras; Establecen controles financieros que permiten medir los esfuerzos de las diversas áreas y evaluar los resultados que permitan detectar desviaciones a lo planeado y determinar medidas de corrección. Se clasifican en Presupuesto de Operaciones; que determinan las estimaciones de gastos para mantener la operación del área, por su propia naturaleza no representa dificultad, Presupuesto de Compra de Materiales; Es el que se debe prestarle mayor atención tanto en su preparación como en su aplicación, pues es el que se canaliza el mayor gasto totales de la empresa y el que estará sujeto a los ingresos de la empresa.