CARATTERISTICHE PIATTAFORMA

Multisocietaria e multi�lialeModulare e scalabileIntegrabile a sistemi gestionali ed ERP in uso

Gestione documentale

Archiviazione centralizzata e organizzataOrganizzazione documentale tramite pratiche, fascicoli o hashtagStandardizzazione moduli e modelliMovimentazione multicanale delle informazioniTracciabilità attività svolte sui documentiConservazione elettronica a norma

Work�ow di processo

De�nizione dei work�ow tramite modellatore gra�coAssegnazione automatica attività a chi deve svolgerle

Monitoraggio e Report

Evidenza dei carichi di lavoroMonitoraggio della durata delle attivitàIndividuazione dei colli di bottiglia

Back O�ce AutomationAutomazione processo di engagementAutomazione processi di gestione reputazione on lineGestione corrispondenza multicanaleGestione spedizione circolari tra più sedi/�liali e tracciamento visualizzazioniGestione richiesta �doGestione Sistema Qualità etc.

ACTIVATE your business

ARXivar è la piattaforma di Information & Process Management che permette di archiviare ed organizzare grandi moli di documenti e automatizzare qualsiasi tipo di processo, grazie alla sua modularità e �essibilità. ARXivar garantisce l'integrità e la riservatezza dei documenti, in linea con i requisiti dello standard ISO/IEC 27001.

ARXivar RETAILGestione dei documenti e

dei processi per il Settore Retail

www.arxivar.it

CHE COS’È ARXIVAR?

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Razionalizzare le procedure interne, diminuendo i tempi di ogni attività.

Organizzare tutti i documenti coinvolti in modo preciso e strutturato, direttamente dai sistemi gestionali

Migliorare la comunicazione verso �liali, sedi, clienti e fornitori

CON ARXIVAR PUOI

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INVIO DOCUMENTAZIONE HR FILIALIEsigenzaPIAZZA ITALIA aveva esigenza di velocizzare e migliorare l’invio alle �liali, da parte dell’u�co HR, di documenti (lettere di assunzione, licenziamento, richiami, etc..) per poi ricevere le relative copie �rmate.

Cosa è stato realizzatoI documenti inseriti in una speci�ca cartella vengono archiviati in automatico in ARXivar, recuperando nel pro�lo del documento nome, �liale e tipo di comunicazone. L‘archiviazione scatena un work�ow di approvazione del documento da inviare. In caso di approvazione viene assegnato un protocollo ad ogni documento e applicato un barcode, per facilitare il recupero del documento �rmato e convertito in PDF. Al termine del processo viene inviata alla �liale una noti�ca. I responsabili di �liale stampano i documenti, li fanno �rmare al dipendente, li scansionano e salvano in una cartella condivisa a seguito di cui il �le originale viene revisionato.

RisultatiGrazie ad ARXivar è stato velocizzato il processo di invio dei documenti. Non si hanno più problemi di distribuzione dei �le, prima gestiti attraversi dischi condivisi con criticità nella gestione degli accessi. E’ stato inoltre velocizzato il processo di ricezione dei documenti e realizzato un report per monitorare la documentazione rientrata.

ALCUNI PROGETTI REALIZZATI

PROCESSO QUALIFICAZIONE VETTORIEsigenzaCentralizzare il corredo documentale di tutte le aziende del Gruppo ARCESE a supporto dei processi operativi e amministrativi.

Cosa è stato realizzatoIl progetto è partito dalla digitalizzazione del ciclo attivo e passivo per poi estendersi ad altri processi core, quali quelli di quali�cazione dei vettori e di gestione del Sistema Qualità. Nell’ambito del processo di acquisto diretto di servizi di trasporto, ARXivar è alla base di tutte le fasi legate alla gestione del ciclo di vita della certi�cazione del sub-vettore e del relativo corredo documentale. La piattaforma ha permesso non solo di creare un repository centralizzato, ma di supportare anche processi strutturati e ottimizzati per la gestione dell’anagra�ca vettore e del ciclo di vita del vettore stesso, nonché della documentazione inerente alla sua certi�cazione.

RisultatiCentralizzazione documenti prima disseminati tra sistemi gestionali di�erenti per ciascuna società del gruppo; processi integrati e monitorati.

GESTIONE TENTATA VENDITA E QUALITÀEsigenzaBINDI era alla ricerca di una soluzione completa per gestire:l’archiviazione e conservazione dei documenti amministrativi,il processo di tentata vendita e il processo di certi�cazione della qualità

Cosa è stato realizzatoProcesso di tentata vendita: Il tentatista stampa una bolla di tentata vendita corredata di barcode che viene fatta �rmare al momento della consegna della merce; Successivamente tutte le bolle vengono scansionate e parallelamente i palmari sincronizzati nel sistema ERP con generazione del pro�lo ARXivar correlato, che viene automaticamente associato alla bolla scannerizzata.

E’ stato creato un �usso procedurale per la pubblicazione dei documenti della qualità etica e ambientale, partendo da modelli aziendali approvati e passando da diversi step approvativi. Il processo si conclude con l’invio del documento al cliente tramite link e monitoraggio delle aperture.

Risultati6 milioni di documenti archiviati nell’arco di dieci anni; digitalizzazione del processo di tentata vendita; automazione delle procedure di qualità etica e ambientale.

GESTIONE DIGITALE DDTEsigenzaUNIEURO consegna ogni giorno migliaia di prodotti a centinaia di punti vendita nel territorio italiano ed era in cerca di una soluzione per sempli�care e velocizzare le attività di logistica outbound. Obiettivo: Condividere e tracciare l’invio dei documenti di trasporto dal magazzino centrale a tutti i punti vendita.

Cosa è stato realizzatoIl DDT non viaggia più in formato cartaceo ma viene condiviso in formato elettronico con i punti di distribuzione prima della consegna della merce. I DDT vengono condivisi tramite link che rimanda l’utente del punto vendita al portale Aziendale/ARXivar da cui può consultare il riepilogo dei DDT ed e�ettuare il download, con un solo click.

RisultatiOggi i Documenti di Trasporto, per la consegna della merce dai magazzini centrali verso i diversi punti vendita, i franchising e gli hub di zona, sono gestiti in modalità esclusivamente elettronica; riduzione dei tempi e dei costi di spedizione della merce; aumento della customer satisfaction.

Progetto realizzato da Talea Consulting

Progetto realizzato da Matrix Solution