REUNIONES DE TRABAJO

INDICE • 1.- CONCEPTO  

• 2.- FUNCIONES   • 3.- TIPOS DE REUNIONES  

 • 4.- FASES DE UNA REUNIÓN DE TRABAJO  • 5.- PREGUNTAS PARA MODERAR UNA REUNIÓN  • 6.- TIPOLOGÍA DE PARTICIPANTES

¿Qué es una reunión?1.- CONCEPTO 

• La reunión de trabajo es una técnica que permite que personas con objetivos comunes intercambien información  y lleguen a compromisos colectivos para conseguir las metas fijadas.

¿Para qué se hace una reunión?FUNCIONES

• Difundir información• Recoger opiniones• Analizar y resolver problemas• Tomar decisiones• Trabajar en equipo• Satisfacer necesidades humanas de afiliación y

contacto

TIPOS CARACTERÍSTICAS SALA

DESCENDENTES

El moderador de la reunión informa a los asistentes (ordenes, normativas nuevas, cambios de objetivos...) y los asistentes se limitan a escuchar e intervenir, únicamente, para solicitar aclaraciones sobre la información facilitada.

ASCENDENTEEn éstas reuniones el moderador recaba información de los asistentes: opiniones, datos, impresiones, causas de un determinado funcionamiento, etc.

DEBATE

Cuando la información circula de forma horizontal entre los participantes. El objetivo de estas reuniones es analizar un tema en común y llegar a conclusiones o acciones aceptadas por todos. Todos los participantes en la reunión tienen voz y voto.

TIPOS DE REUNIONES

FASES Aspectos a tener en cuenta

P

R

E

P

A

R

A

C

I

Ó

N

Elección del tema Definición de los objetivos de la

reunión Preparación de la información, se

prepararán los documentos que se entregan a los asistentes y el orden del día

Determinación de los asistentes Recursos materiales: local (cómodo,

bien iluminado, sin ruidos) equipos auxiliares (pizarra, diapositivas, transparencias, video, etc.)

Convocatoria de la reunión: Fecha, hora, duración y lugar Tema y objetivos (dossier

informativo) Lista de participantes y breve

presentación de cada uno (si no se conocen)

Orden del día Petición de la confirmación de

asistencia Determinación del tiempo: La

duración aconsejada es de una a dos horas.

FASES DE UNA REUNIONES

FASES ETAPAS

D

E

S

A

R

R

O

L

L

O

DEBATE

Acogida: Breve presentación de los participantes, si no se conocen. El moderador justifica su presencia y lo que espera de ellos.

Presentación del tema: Se señala con precisión los objetivos y se fija el proceso que se seguirá para tratar el tema.

Desarrollo del debate: se sigue el orden de intervención establecido, respetando los tiempos y garantizando la participación de los asistentes.

Cierre: se resumen de los acuerdos alcanzados.

DESCENDENTES

Transmisión de Información: En esta etapa el moderador comienza justificando la reunión. A continuación se exponen los objetivos de la reunión y se da la información que se deseaba transmitir a los participantes.

Confirmación: en esta segunda etapa se confirma que se ha entendido la información transmitida, aclarando las dudas mediante turnos de ruegos y preguntas.

FASES DE UNA REUNIONES

TIPOS CARACTERÍSTICAS

Generales Dirigida a todos los asistentes. Su finalidad es recoger información y estimular la participación

Directas Formulada a un participante concreto. Tiene como finalidad fomentar la participación, hacer intervenir a todos o conocer la opinión del preguntado.

Abiertas Dirigidas a todos y cada uno de los participantes. Pretenden incitar a la creatividad y a la reflexión de los asistentes.

Cerradas Admiten como respuesta un "si" o un "no". Pretenden conocer o definir posturas u optar por una alternativa.

Reformulaciones

El moderador devuelve la cuestión que se ha planteado, "parafraseandola". Son útiles para verificar que la pregunta se ha comprendido correctamente y para demostrar una actitud de escucha.

PREGUNTAS PARA MODERAR 

TIPOLOGÍA DE LOS PARTICIPANTESTIPO CARACTERÍSTICAS

Tímido No se atreve a participar por falta de seguridad en

sí mismo o por miedo a los demás Atento pero callado, con capacidad de escucha

Distraído No sigue el desarrollo de la reunión está pensando

en otra cosa Sus intervenciones suelen estar desligadas del

tema Intenta distraer a los demás

Preguntón Hace preguntas comprometedoras para conocer la

opinión del moderador Ofrece su punto de vista como crítica al del

moderador

Mudo voluntario

Se niega participar porque se sobrevalora y desprecia el trabajo del grupo

Piensa que la reunión es una perdida de tiempo

Liante Prolonga la reunión más de lo necesario, vuelve a

temas que ya estaban cerrados Desvía la conversación y se pierde en detalles sin

importancia

Discutidor Opone un pero a todas las proposiciones Crea tensión: pasa de discutir aspectos técnicos a

ataques personales.

Tenaz (Obstinado)

Quiere tener siempre la razón y pretende imponer su criterio

Considera enemigo a los que discrepan de su opinión

Sabelotodo Trata de impresionar con sus conocimientos Habla de todos los temas y tiene todas las

soluciones Siempre le ha pasado o ha leído algo parecido

TIPOLOGÍA DE LOS PARTICIPANTESTIPO TRATO

Tímido

Distraído

Preguntón

Mudo voluntario

Liante

Discutidor

Tenaz (Obstinado)

Sabelotodo

TIPOLOGÍA DE LOS PARTICIPANTESTIPO TRATO

Tímido Invitarle a aportar sus ideas, reforzando sus

respuestas Hacer referencia a sus aportaciones a largo

de la reunión

Distraído Controlarlo mirándolo con frecuencia Preguntas directas (diciendo primero su

nombre) Hacerle participar contrastando su opinión

con la de los demás

Preguntón Plantear al grupo las preguntas que hace al

moderador o hacer que el las responda Procurar no responder de inmediato sus

preguntas, aplazarlas al final

Mudo voluntario

Hacerle preguntas directas, especialmente con cuestiones complejas.

Someter sus opiniones al juicio del grupo

Liante Interrumpir educadamente su exposición Confrontar su opinión con la del grupo

Discutidor No involucrarse en la discusión, excusando

falta de tiempo... Enfrentar su opinión a la del grupo

Tenaz (Obstinado)

Conseguir acuerdos parciales y progresivos Formular con claridad su opinión y plantearla

al grupo

Sabelotodo Reforzar las intervenciones de otros

miembros contrarias a la suya Formularle problemas y preguntas difíciles Relativizar su punto de vista, presentándolo

como un más

CONVOCATORIA REUNIÓNEstimados/as alumnos/as: • Se convoca alumnado del Ciclo Formativo de Grado Superior de

Automoción que cursan el módulo de FOL, a la reunión que se celebrara el día 6 de abril de 2011, en el aula 1 del Taller de Automoción del IES Parque Aluche de Madrid. La reunión se iniciará a las 17:50  teniendo una duración aproximada de 50 minutos, con el siguiente ORDEN DEL DÍA:

• Lectura y aprobación, si procede, del orden del día• Realizar la dinámica de los cuadrados• Exposiciones de dos grupos de alumnos• Corregir el ejercicio de la tipología de partipantes• Presentar el tema Reuniones de trabajo• Ruegos y Preguntas

En Madrid a 6 de abril

Fdo: Alejandro Merino Sánchez Profesor de Fol

ACTA DE LA REUNIÓN CELEBRADA EL DÍA 6 DE ABRIL DE 2011

• Se inicia la reunión siendo las 17:55, con un 50 % de los convocados, posteriormente se incorporan otros alumnos, la reunión es coordinada por el profesor, quien cede la palabra a uno de los alumnos que es el encargado de leer el orden del día, tras su lectura y con algunas aclaraciones, se somete a votación por parte del profesor, es aprobado por unanimidad.

Se pasa al segundo punto del orden del día y se procede a la realización de la dinámica de los cuadrados por un grupo de alumnos, el resto observa

Posteriormente los alumnos suben al aula de ordenadores en la que dos grupos exponen sus trabajos, sobre la planificación del trabajo en grupo.

En el siguiente punto del orden del día se corrige el ejercicio de la tipología de participantes en los grupos o reuniones de trabajo

Por último el profesor presenta el tema de reuniones de trabajo que se comenzará la próxima semana

Para concluir la reunión se abre el turno de ruegos y preguntas, en que uno de los alumnos ruega que se pueda salir al descanso; terminando la reunión siendo las 18:38.