Reuniones Efectivas - Medical Science Campus · Envio de recordatorios de la reunión. Razones para...
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Reuniones Efectivas
RCM Desarrollo de FacultadGilberto Guevara, MBA
21 de mayo, 2016
Todos los dias mas de 83 millones
de personas participan en 11.5 millones de reuniones
P urposeA gendaC ode of ConductE xpectationsR oles and Responsibilities
Acrónimo para toda reunión PACER
Propósito
• Obtiene logrosorganizacionales y ayuda a susparticipantes de multiples maneras
• El propósito y la prueba de unareunión efectiva es que sin importar el tema, la gente se siente que les tomaron en cuenta sus necesidades, y se trabajaron los temas en la agenda
A través de objetivos lograr el rendimiento y rendición de cuentas de planes ejecutables
Agenda (Objetivos)
• Diagnóstico de un Gestor Efectivo
• Características de las reuniones
• Herramientas para el manejo de la
reunión
La anatomía de un GestorEfectivo de Reuniones
Video: “WE WERE SOLDIERS” section Broken Arrow.
Liderando de forma efectiva
Tipos de liderazgo• Autoritario—lider toma las decisiones
• Consultativo—lider consulta a los demas, luego toma su decisión
• Democrático—todos votan; la mayoria o algún porcentaje promediado gana
• Consenso—despues de haber escuchado las perspectivas de bajo consideración, todos acuerdan apoyar la decisión aun cuando no haya sido la de su elección
Nota: Consenso es dificil de lograr, pero asegura el mayor compromiso y empoderamiento de los participantes
Conducting the meeting 7
Todos los miembros son participantes activos
• Líder• Arbitro del tiempo
• Monitor del proceso• Vocal• Secretario• ROI
- Sienta las guías y las metas- Asegura el cumplimeinto del
tiempo - Mantiene el equipo enfocado- Provee reportes - Toma notas- Riesgos, Oportunidades e
Issues
Papeles & Responsabilidades
Anatomía de la reunión
• Planifique• Informe• Maneje• Escriba• Dele seguimiento
• Grupo• Equipo: juego de
palabras no hay “I” en “Team”
• Estructura• Jerarquia
Pasos en el proceso Composición
Código de Comportamiento
• Determine como se correrá la reunión • Como interactuarán• y compartamientos deseados
• Empezar a tiempo• Solo una conversación a la vez• Permitir el redondeo de las ideas• Celulares apagados• Alimentos
Reglas del proceso Reglas
Componentes
PropósitoPropósito AgendaAgenda LugarLugar
TiempoTiempo EquipoEquipo ParticipaciónParticipación
AcciónAcción SeguimientoSeguimiento ValorValor
• Reuniones regulares• Reuniones asuntos
puntuales
• Presentaciones
• Conferencias
• Reuniones de emergencia
• Seminario
Tipos de reuniones
• Formales• Informales• Estructuradas• Procesales• Fortuitas
Tipos de reuniones
Teleconferencias Reglas de juego Telefonos en silencio ¿ Caundo habla cada cual? Presentación de los participantes
Video conferencias Presentar a los participantes Mirar a la camara Usar los nombres de los participantes Eliminar los ruidos ambientales
Reuniones en linea Asegurar que los enlaces funcionen Practicar con el software Envio de recordatorios de la reunión
Razones para una reunión• Compartir información• Capacitación• Discusión• Generación de ideas• Planificación• Taller• Consultar o dar insumo• Resolver problemas• Buscar soluciones• Manejo de crisis • Reportar logros o
evaluaciones• Definir objetivos y metas
• Definir tareas y delegar• Tomar decisiones• Comunicar o aclarar temas• Aclarar políticas
institucionales• Construcción de equipo• Motivación• Invitados especiales• Procesos
interdepartamentales• ….
Determinar el objetivo
Informar
Tormenta de ideas
Reportes de progreso
Revisar progreso
Resolver problemas
Tomar decisiones
Logros de una reunión
• Decisión• Discusión• Información• Planificación• Generación de ideas• Recibo de insumo• Acuerdos
• Desarrollo de políticas
• Construir y/o fortalecer equipos
• Motivación• Presentación de
invitados
Características Negativas
83% Se alejan del tema77%Pobre o ninguna preparación
74%Efectividad cuestionable68%Fallas al no escuchar
62%Verbosidad de los participantes60%Duración
51%Falta de participación
“Achieving Effective Meetings – Not Easy but Possible” by Bradfor D. Smart form an survey of 635 executives
Características Positivas
• 88% Permitir la participación • 66% Definición de propósito• 62% Tratar todos los asuntos en la agenda• 59% Asignar tareas de seguimiento• 47% Anotar lo discutido• 46% Invitar solo el personal esencial• 36% Escribir agenda con tiempos límites
Fuente: GM Consultants, Pittsburg, 1993
• Lista de Cotejo (ANTES)
• Definir el propósito y los resultadosesperados
• Desarrollar la agenda• Determinar participantes• Reservar salón y equipo requerido• Decidir en el arreglo mas efectivo• Distribuir la agenda previo a la reunión• Informar a los participantes sobre
preparaciones necesarias
Antes de la reunión
Determinar el objetivo
Prepare la
agenda
Hago los arreglos y
reservacion para el lugar
Envie invitaciones
Comportamientos que ayudan
• Comenzar a tiempo• Servir de portero• Revisar y mantener la agenda• Asignar el secretario(a) o anotador(a) • Asignar tareas o responsabilidades y
establecer las fechas para su terminación• Aclarar y probar entendimiento• Resumir• Terminar a tiempo• Enviar la notas de la reunión
........Construir Confianza
Consideraciones…
• Planifique descansos cada 45 minutos, 5 minutos es óptimo para estirar, textear, tomar café o refresco…
• Brown bags, evite reuniones de almuerzo• Mantenga el horario aun si la discusión está
en apogeo• Verifique los aspectos fisicos de la reunión• Llegue temprano
Como trabajar con miembros dificiles
• Escuche, no debata• Hable en privado primero• Convierta comportamientos negativos
en contribuciones positivas• Hágalo la responsabilidad del grupo• No lo personalice• Trate otras metodologías, pequeños
grupos, pares, tormenta de ideas, etc
Algunos comportamientos dificiles
TardanzasAgradezca a los que llegaron a tiempo
ArgumentativoMantenga su temple (Chill). Busque algun punto meritorio. Hable en privado
Conversaciones LateralesEvite el sarcasmo. Reenfoque el grupo en la reunión
Perdiendo el enfoqueUse el “Estacionamiento” para ideas no tratadas en la agenda. Repita el propósito de la reunion
Más comportamientos difíciles
• Quejumbroso(a)
• No participan
• Celulares
• Ilustrar lo que se puede y lo que no se puede cambiar. Incluya al grupo en buscarideas de como trabajar el asunto
• Examine lo que los motiva. Pregúnteles su opinion
• Solicitar que se pongan en silencio y no textear durantela reunión
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=e5XhMktuuu8
Comportamiento personal
• Contacto visual – es indicativo del interés porel interlocutor
• Postura - Expresa la actitud y nivel de energia, lenguaje
corporal dice mucho
• Expresiones - Expresiones faciales dicenmucho mas que las palabras(1:1000)
• Silencio - Es permisible
Ideas para mejorar…
• Cambiar el estilo de la presentación• Cambiar el lugar regular de la reunión• Rote la dirección de la reunión• Establezca el “estacionamiento” para
capturar otras ideas• Haga las reuniones mas entretenidas
– Rompehielo– Reuniones de pie
REPASO - Elementos
• Objetivo de la reunión:– Se necesita una decisión?– Se quiere generar ideas?– Se estan recogiendo reportes y actualizaciones?– Se esta comunicando algo?– Se estan desarrollando planes?
– Al final de la reunion, yo quiero que el grupo…
Repaso, cont…• Agenda:
– Prioridades, que debe ser discutido?– Resultados, que se necesita lograr?– Participantes, quienes deben de estar
presentes?– Secuencia, orden de temas a discutir?– Tiempo, cuanto tiempo se le asigna a cada
tema?– Dia y hora, cuando se lleva a cabo la
reunión?– Lugar, donde se lleva a cabo la reunión?
Objetivos
T
S mart - inteligentes
M easurable - medibles
A chievable
R ealistic
T imely
SMA
R
Meetings Checklistdone comments date/ref
Agenda
Priorities
Outcomes
Sequence
Timings
Attendees
Date
Time
Venue
Variety
Notification
Notes of last meeting
Directions/map
Materials (as required by agenda items)
Reference material for ad-hoc queries
Results and performance data
Equipment (make separate check-list)
Electrical Power (if applicable)
Domestics
Catering arrangements
Note-paper, pens, name-plates
Refreshments
Guest care/instructions
Heading: Date and Time:Venue:Present:Apologies for absence:In attendance:
notes, agreements and actions (change item headings as applicable) person responsible for each action agreed
1. Approval of previous meeting notes/minutes:2. Matters arising:3. Finance/financial performance6. Operations or Divisional Activities8. Distribution9. Environmental10. Quality Assurance, etc11. Human Resources12. Projects13. Communications and Team Briefing Core Brief14. Any other business15. Date of next meeting
Time meeting finished:
Signed and dated as a true record.............................
Writer's initials, file reference and date:
Puntos claves…
• Haga que la reunión valga, si no, NO vale reunirse
• Defina las metas y distribuya la agenda antes• Maneje la reunión, y manténgala en el tiempo• Recoja el insumo constructivo de los
participantes• Cierre con un plan de acción, dejando saber los
próximos pasos• Anote el progreso de las decisiones tomadas en
la reunión• Comunique las decisiones y las próximas
acciones
Despues de la reunión
Enviar minutas de la reunion 2 dias
despues
Enviar minutas de la reunion 2 dias
despues
Monitorear el progreso de las
decisiones tomadas en la
reunión
Monitorear el progreso de las
decisiones tomadas en la
reunión
Evaluar el valor de la reunión
Evaluar el valor de la reunión
El costo de las reuniones• Horas de trabajo—Calcular el sueldo combinado de los participantes
+ costo administrativo (overhead) + costos variables / Horas de trabajo anual (52 semanas x 40 horas = 2,080 horas anuales)
• Fuera de horas de trabajo – Calcular el costo de cuidado de niños o adultos y otras funciones
Calcule el costo de sus reuniones
Agregar costos adicionales de refrescos/comida, papel, alquiler de equipo etc.
Sueldos anuales
Overhead Total Horas anuales de trabajo
Costo por hora de reunión
$500,000 $40,000 $540,000 2,080 $259.62/hr
Recursos • Templates• http://www.mindtools.com/CommSkll/RunningMeetings.htm
• http://www.youtube.com/watch?v=o-lGX3TTPwI
• Videos Running Meetings:• http://www.youtube.com/watch?v=xQW1fEwYZVA
• Roberts Rules of order,• http://www.roberstrulesmakesimple.com• http://www.youtube.com/watch?v=uvLDlPlxaRg• http://www.youtube.com/watch?v=o-lGX3TTPwI
Referencias
• “Before And After The Meeting”, Tom Krattenmaker, Harvard Business Review
• “Effective Meeting: A Checklist for Success”, Nick Morgan, Harvard Business Review
• “Five Tips for Better Virtual Meetings”, Karen Bodaand Rebecca Hinkle, Harvard Business Review
• “Getting Everyone to Agree in Meetings - The Impossible Dream?”, Charlie Hawkins, www.makemeetingsmatter.com
• How to Make Meetings Work!, Michael Doyle