RRPP 2014 Parte 4 (dictado en Grupo Forum Capacitación)
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Temas a desarrollar:
Comunicación Interna y Externa (Conceptos)
Análisis Situacional
Públicos Internos
Clasificación y Direccionalidad en CI
Canales y Facilitadores
Relaciones con Medios de Comunicación
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Comunicación Interna: herramienta de gestión cuyo fin prioritario es
alcanzar eficacia en la recepción y comprensión de mensajes, dirigida al publico
interno de una empresa, organismo público u ONG. Apunta a generar un entorno
productivo, armonioso y participativo.
Comunicación Externa: acciones de marketing, prensa, publicidad,
propaganda, etc. Dirigida a públicos externos a la organización que produce/emite
este tipo de mensajes/contenidos.
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La Comunicación Interna permite: (en Plan de Gestión)
1. Generar implicación personal
2. Armonizar acciones de la empresa
3. Propiciar un cambio de actitudes
4. Mejorar la productividad
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El análisis situacional: Instancia de Diagnóstico
• Parte de investigar y reconocer las necesidades insatisfechas del público interno.
• Permite detectar fortalezas y debilidades de la institución en su gestión de comunicación.
• Ofrece una mirada general con un recorte espacio temporal. Se mide con técnicas cuantitativas, cualitativas o mixtas.
¡Es un sondeo!
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Tipos de Diagnósticos
AMPLIOS ESPECÍFICOS
Investigación de clima InternoEvalúa sentimientos y percepciones que establecen el “humor de la organización”
AwarenessDiagnóstico de menor alcance. Relevamiento de canales.
Auditoría de Comunicación InternaEvalúa la efectividad de los mensajes de CI y su adecuación al Plan de Gestión.
ReadershipMedición de lectura. Releva el interés sobre temas difundidos en canales implementados.
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Públicos Internos
Comunicaciones Internas: Empleados
Públicos Internos Indirectos: Familia y Allegados Empleados Tercerizados Proveedores Distribuidores
Se nutren de com. Externas y participan de otras esferas sociales:• Miran TV• Leen Diarios• Son Votantes• Son vecinos• Son Consumidores
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La RECEPCIÓN como prioridad
• Debe ser de 2 vías, BIDIRECCIONAL
• La COMUNICACIÓN como Proceso continuo
• Oportunidad del Mensaje
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¿Dónde está la Clave en Comunicación Interna?
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RESPUESTA:
¡En la Comprensión del Mensaje!
Recordar que:
No todo lo que se comunica es asimilado por el Receptor
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Consecuencias de los tipos de Comunicación
DOS VÍAS UNA VÍA
Clima Colaborativo Clima de Tensión
Seguridad Mayor Inseguridad
Mayor Compromiso Genera Dependencia
Genera Empowerment(independencia)
Posible Ineficacia
Mayor Eficacia en la tarea Fomenta y propicia el Rumor
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Clasificación de las Comunicaciones Internas
Comunicación Formal:
aborda temas institucionales principalmente. Planificada,
sistemática y delineada por la organización, utilizando canales
oficialmente instituidos. Suele ser más lenta que la informal.
Comunicación Informal:
No circula en los canales institucionales. Se divulga más
velozmente. No debe confundirse con el canal informal (ejemplo
desayuno de trabajo: reunión informal con comunicaciones
formales).
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Direccionalidad de las Comunicaciones Internas
DESCENDENTE
Se genera en las áreasdirectivas y fluye porcanales oficiales
ASCENDENTE
De abajo para arriba dentro delorganigrama de la empresa, haciamandos medios y/o gerenciales.Puede generar clima de tensión.Fomenta la participación y estimulael consenso de ideas.
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Tienen como objetivo estimular el trabajo en equipo, aumentar el
rendimiento, lograr satisfacción, dinamizar el potencial creativo.
OBLICUOS O TRANSVERSALES
No sólo se da entre los niveles jerárquicos, también entre distintas áreas.
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Canales de ComunicaciónTRADICIONALES TECNOLÓGICOS
House organ / Newsletter Intranet / Internet
Cartelera Blogs
Programa de intercambios E-mails
Manual de políticas de RRHH – de procedimiento
Agenda Electrónica
Reuniones Newsletter electrónicas
Encuestas de clima Glosarios y Guías de pregunta frecuente
Balance Social / Reporte de sostenibilidad Foros
Actividades Deportivas/Culturales Portales de e-learning
Buzón de comunicaciones Buzones elect. de sugerencias de ideas
Memos/Circulares / Folletos
Cartas de felicitación, bienvenida, etc
Capacitación / Seminarios
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Facilitadores
Grupo de personas con diferentes niveles de responsabilidad que poseen vocación y habilidad para comunicar con cualidades para liderar proyectos.
• Son reconocidos y respetados.• Detectan necesidades de comunicación y las atienden
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Comunicación Interna = MULTIDIRECCIONALIDAD
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Relaciones con los Medios de Comunicación
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Algunas reflexiones iniciales
• La mayoría de los responsables de R.R.P.P. han iniciado su carreracomo periodistas
• Averiguar el responsable de prensa y establecer contacto conpreguntas iniciales y proporcionar información
• Confiar en los representantes de los medios utilizando Información adoble vía
“Es muy importante establecer un vinculo estrecho con los
periodistas y editores”
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Planificar el trabajo con Medios de Comunicación
1. Dar a los medios lo que necesitan, en el formato y momento adecuado.
2. Contacto directo con los medios.
3. Comunicados de prensa, celebración de conferencias de prensa,
teleconferencias, presentaciones públicas, etc.
4. Evitar malentendidos en manifestaciones confidenciales o extraoficiales
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5. Saber decir <<NO>> sin molestar al medio. Responder sin divulgar
información delicada.
6. Exactitud a la hora de responder a los medios.
7. Entregar la información prometida en el momento acordado.
8. Planificación anticipada a preguntas difíciles.
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El Comunicado de prensa
• Es una comunicación clara, correcta y de fácil entendimiento.
• Deben enviarse a todos los periódicos y otras publicaciones adecuadas
(siempre de manera personalizada y no masiva). O de forma exclusiva
a dos publicaciones competidoras entre sí.
• Deben preparase dos comunicados: periódicos tradicionales y para
prensa técnica y especializada.
“Toda la información importante debe estar en el primer párrafo”
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¿Cómo armar el Comunicado de prensa?
Una sola cara de papel. Escrito a máquina, a doble espacio.
La identidad del remitente debe estar clara.
Título corto y descriptivo en la cabecera, aunque luego el periodista dé su titular.
Redacción clara y sin ambigüedades. No subrayar palabras. Usar mayúsculas para
nombres propios y marcas registradas.
No más de dos páginas A4. Márgenes amplios. Si hay información técnica detallada,
deberá incluirse en hoja a parte.
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La calidad del texto está en su escritura correcta
El comunicado debe estar claro y sencillo de entender.
Es recomendable revisar su redacción y evitar la soberbia
Formula: Creatividad +Brevedad + Sencillez
La importancia de escribir bien
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Algunos recursos importantes
La Fotografía: debe ser de alta calidad, pertinencia e incluir un pie de foto
La palabra hablada: con la expansión de la TV y la Radio es muy
importante preparar a conciencia toda intervención oral.
Visitas a Instalaciones
Cartas a Directores
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Medir resultados
Investigar o encargar sondeos de prensa.
Buscar medios en los que aparece la noticia, edición y en qué páginas.
Circulación de la publicación y perfil de lectores.
Ver la Cobertura, el impacto de los comunicados de prensa.
Analizar Modo en el que la imagen, los productos y las actividades son
proyectadas por los medios importantes.
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¡La Distribución de los comunicados es PRIMORDIAL!
-Si la información no llega a destino de forma rápida, el mensaje pierde eficacia, sentido y pertinencia-
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