s06 La Función de Planeación

1

GESTIÓN Y DESARROLLO DE SOLUCIONES TELEMÁTICAS

ESPECIALIZACIÓN EN TELEMATICA

Universidad del Cauca

Facultad de Ingeniería Electrónica y Telecomunicaciones

Instituto de Postgrado en Electrónica y

Telecomunicaciones

Universidad Autónoma de Occidente

Escuela de Postgrados

2

La Función de Planeación

Conceptos Generales

Concepto

• Proceso formal y sistematizado que comprende el investigar yanalizar las condiciones futuras para escoger un curso de acciónque la organización va a seguir, tomando en cuenta el M.A.E. y lascapacidades internas de la organización.

• Se debe fijar la misión, determinar los objetivos, formular lasestrategias, requeridas para posicionar la organización en unaforma ventajosa y competitiva.

– Donde estamos ahora? Situación actual.

– Donde queremos estar? Objetivos deseados.

– Cómo hacemos para llegar allá? Acciones necesarias.

¡La planeación toma en cuenta las implicaciones futuras de decisiones actuales!

3


Conceptos Generales

Utilidad e Importancia de la Planeación

• La planeación es fundamental para examinar de formacrítica los siguientes puntos:– Qué producto (bienes o servicios) o línea de productos

estamos fabricando?

– Se seguirá utilizando este producto en x años?

– Cómo estamos en relación con la competencia?

– Qué producto quieren los consumidores?

– Qué productos está ofreciendo la competencia?

– Qué nuevas tecnologías hay en el mercado que puedanafectar nuestro producto?

– Qué nueva tecnología podemos utilizar para nuestroproducto?

– Qué nuevas leyes y regulaciones expedirá el gobierno?

4


Conceptos Generales

Utilidad e Importancia de la Planeación

• Si una organización quiere ser exitosa en sulabor debe saber tratar con el cambio yadaptarse a él. La planeación es la únicaherramienta que tiene la gerencia de unaorganización para poder adaptarse al cambioy saber tratar con ese cambio.

• Hellriegel y Slocum:– Una organización que no planee su futuro no va a tener

futuro.

– La forma más efectiva de tratar con el cambio es ayudara crearlo.

– La planeación sin acción es fútil pero la acción sinplaneación es fatal.

5


Conceptos Generales

Clases de Planeación

• Planeación formal e informal: Cuando no hay planes

formales, no existen objetivos ni programaciones y los

problemas diarios reciben más atención que lo que se

ha pensado planear. Un plan formal es un plan

documentado, presentado en forma escrita, y que se ha

desarrollado utilizando un proceso identificable.

• Planeación a largo y corto plazo: Tradicionalmente elcorto plazo se identifica con planes a 1 año y el largoplazo con planes a 3 años o más. Los dos tipos deplanes coexisten en toda organización. El periodo paradefinir el largo plazo depende de la estabilidad delM.A.E.

6


Conceptos Generales


• Planeación estratégica y táctica: La planeación

estratégica es a largo plazo, involucrando la

totalidad de la organización y buscando ubicarla

en una posición exitosa en el M.A.E. Se formulan

estrategias para poder obtener los objetivos que

se han determinado en el marco de la misión.

En la planeación táctica se implementa o ejecuta

el plan estratégico o sea las estrategias elegidas

en la planeación estratégica.

7


Conceptos Generales


• Planeación a nivel organizacional, divisional ofuncional: La planeación a nivel organizacionalcomprende a toda la organización y tiene que ver conlos objetivos y estrategias corporativas. Laplaneación a nivel divisional tiene que ver con unaparte de la organización y su plan estará enmarcadoen el plan organizacional. La planeación en el nivelfuncional tiene que ver con funciones, generalmentede apoyo y transversales a la actividadorganizacional.

Esta clasificación da cuenta sólo del alcance delproceso de planeación en el ámbito organizacional.

8


Administración Estratégica


• Se define como el conjunto de decisiones yacciones que resulta en la formulación eimplementación de estrategias, diseñadaspara lograr los objetivos de la organización.

• Se integran la planeación estratégica y laplaneación táctica u operativa. Es decirintegra la parte creativa con la parte deejecución. Integra objetivos a largo plazo conobjetivos a corto plazo.

9



Misión de la

Organización

Perfil de la

Organización

Medio Ambiente

Externo

Análisis de Oportunidades

y Elección Estratégica

Qué es

Qué es lo posible

Qué se desea

Objetivos a largo plazo Estrategias

Objetivos anuales Estrategias operativas

Implementación

de la estrategiasSeguimiento y

evaluación

10



Elementos de la Administración Estratégica

• La misión indica el propósito fundamental que define a una

organización, la diferencia de otras organizaciones e

identifica el conjunto de sus operaciones en términos de

productos y mercados.– El tipo básico de bienes y servicios que se van a ofrecer.

– Los grupos de mercados o clientes cuyas necesidades se van

a satisfacer.

– La tecnología que se va a utilizar en la producción o entrega

del producto (bienes o servicios).

– El interés básico para sobrevivir por medio del crecimiento y

utilidades.

– La filosofía administrativa de la organización.

– La imagen que la organización desea tener en la sociedad.

– El concepto que de la organización deben tener las personas

que trabajan en ella.

11




• El perfil de la organización es el resultado del análisis

interno de la organización, el cual determina lo que puede

hacer la organización utilizando las personas y recursos

actuales o disponibles.

– Evalúa los puntos fuertes, es decir lo que la organización

puede hacer mejor que la competencia.

– Evalúa los puntos débiles, es decir aquellos que la

organización hace de una forma pobre en relación con la

competencia o no tiene las capacidades para hacerlo

mientras la competencia si las tiene.

– Indica la cantidad y calidad del personal, de los recursos

físicos y de los financieros disponibles.

12




• El Medio Ambiente Externo consiste en una serie de factores que

influencian la elección que hace la organización sobre el rumbo

que toma y las acciones que realiza. A largo plazo influencia

también su estructura y procesos internos. La mayoría de las

veces estos factores escapan al control de la organización.

– El M.A.E. General. Escaso o ningún control sobre ellos.

– El M.A.E. Específico. Se tiene mayor control, a través de las

estrategias que se adopten.

– El M.A.E. presenta oportunidades, amenazas y restricciones.

13




• Análisis conjunto de las oportunidades, significa cruzar las

oportunidades que ofrece el M.A.E. con el perfil de la

organización (fortalezas, debilidades y capacidades) con el

fin de identificar las oportunidades posibles. Cruzadas,

estas últimas con la misión, determina las oportunidades

deseables.

• La elección estratégica tiene como propósito proporcionar

la combinación de objetivos a largo plazo y de las

estrategias que posicionarán la organización, a sí como los

medios para obtener la misión de la organización. La

selección no es secuencial y obedece a un conjunto de

criterios.

14




Análisis del conjunto de oportunidades

y elección estratégica

Oportunidades

Posibles y

Deseables

Objetivos a

Largo Plazo

Estrategias

Opcionales

Elección

estratégica

15




• Objetivos a largo plazo son los resultados que una

organización quiere obtener en un periodo determinado

de tiempo; dependen de la estabilidad del M.A.E.

• Los objetivos deben ser medibles, específicos, obtenibles

y consistentes con los demás objetivos de la

organización.

• Algunas de las áreas donde se pueden desarrollar

objetivos son: posición competitiva, liderazgo

tecnológico, utilidades, productividad, relaciones con los

empleados, desarrollo del personal, responsabilidad

social.

16




• Las Estrategias son el cómo se van a obtener los

objetivos a largo plazo. Se definen como un enfoque

general y amplio que guía las actividades principales que

se han diseñado para obtener los objetivos a largo plazo.

• Los autores han identificado, en el estudio de los

comportamientos organizacionales, un conjunto de

estrategias que pueden agruparse de manera diversa. En

general, dependiendo de la complejidad organizacional

habrá la necesidad de recurrir a varias estrategias o a una

combinación de ellas.

17




• Los Objetivos Anuales son los resultados que una

organización quiere obtener en un periodo de un año.

• Son necesarios para volver operativos los objetivos a

largo plazo. Por lo tanto, deben ser más específicos y

concretos.

• Los objetivos a largo plazo tratan de la posición que

tendrá la organización en el futuro en relación con su

medio ambiente externo competitivo. Los objetivos

anuales identifican logros específicos de las áreas

funcionales: producción, finanzas, comercialización,

personal, investigación y desarrollo.

18


Administración EstratégicaElementos de la Administración Estratégica

• Las Estrategias Operativas describen de manera detalladalos medios que se van a utilizar para obtener los objetivosanuales.

• Para cada objetivo anual se desarrolla una estrategiaoperativa, el conjunto de las cuales sirven para identificary coordinar las acciones que se desarrollan en cada áreafuncional.

• La implementación de las estrategias comprende laasignación de responsabilidades al personal y laubicación de los recursos necesarios y adecuados. Mideel logro de los objetivos y la misión.

19




• El modelo de Administración Estratégica descrito indica

que cualquier cambio en alguna de las partes del sistema

afectará a uno o varios componentes.

• La administración estratégica es un sistema dinámico,

en donde sus componentes están en constante cambio.

• La administración estratégica es un proceso de

naturaleza secuencial, que sigue un cierto orden y

requiere de retroalimentación.

20


Planeación Estratégica y Operativa

Planes Estratégicos y Planes Operativos.

• A partir del modelo de Administración Estratégica,

podemos reconocer dos tipos o jerarquías de planeación

organizacional, que podemos denotar como Planes

Estratégicos y Planes Operativos.

• Los Planes Estratégicos comprenden la determinación de

la Misión, Los Objetivos de Largo Plazo y Las Estrategias,

elementos vitales para la existencia de las organizaciones.

• Los Planes Operativos guían, apoyan y comunican como

se va a implementar la estrategia; comprenden las

políticas, los procedimientos, normas, programas y

presupuestos.

21


Planeación Estratégica

Formulación de la Misión.

¿Qué?

(Necesidades, productos, servicios)

¿Para Quién?

(Consumidores, clientes, usuarios)

¿Cómo?

(Actividades, Tecnologías, métodos)

¿Por Qué?

22



Formulación de la Misión.

• En la contestación de las cuatro preguntas

claves para la formulación de la misión, operan

diversas fuerzas conductoras que determinan

una particular forma de definir la misión:– Bienes que fabrican o servicios que ofrecen.

– Mercado atendido.

– Tecnología.

– Capacidad Operativa.

– Métodos de distribución o venta.

– Recursos Naturales.

– Utilidad o retorno.

23



Criterios para evaluar la Misión.

• Enunciado claro y comprensible.

• Brevedad de la declaración ( 100 palabras)

• Respuesta al Qué, Quiénes, Cómo y Por Qué.

• Amplitud de la misión vs. Enfoque.

• Reflejo de las ventajas competitivas de la

organización.

La formulación de la misión es un proceso, es decir, es

dinámico y por lo tanto cambiante y reiterativo.

24



Los Objetivos de la Organización.

• Son los resultados específicos que se quieren lograr

cuando se quiere obtener la misión de una organización.

Deben indicar de forma clara, precisa y concreta qué se

va a obtener y en que tiempo se lograrán esos

resultados. Los resultados deben ser medibles y

verificables.

• Los Objetivos se pueden agrupar de diversas formas:

– Objetivos Inherentes.

– Objetivos Oficiales y Operativos.

– Objetivos a Largo y Corto Plazo.

– Objetivos de Adquisición y de Retención.

25



Clases de Objetivos.

• Los Objetivos Inherentes son los objetivos básicos que

guían o sirven de base a los demás objetivos y

generalmente no se especifican: Sobrevivir y Producir

Beneficios.

• Los Objetivos Oficiales y Operativos son los que se

determinan y divulgan de manera explícita y pública y

aquellos que en la práctica se intentan lograr.

• Los Objetivos a Largo y Corto Plazo es una clasificación

dependiente del periodo de tiempo definido para el

objetivo.

• Los Objetivos de Adquisición y de Retención son

aquellos trazados para lograr algo que no se tiene y

conservar algo ya logrado.

26



Formulación de los Objetivos.

• No hay una fórmula correcta para la formulación de los

objetivos pero se recomienda atender algunos criterios:– Tratar una sola idea y de forma específica.

– Tener tiempo límite para su logro.

– Debe poder evaluarse y preferiblemente de forma

cuantitativa.

– Relacionado con un resultado y no con la actividad que hay

que realizar para lograr el resultado.

– Debe constituir un reto, pero debe ser realizable.

“Nuestro Objetivo es maximizar las ventas del producto A”

“Nuestro Objetivo es aumentar las ventas”

“Queremos ser los mayores productores de neveras del país

y aumentar la participación en el mercado”

27



Las Estrategias de la Organización.

• Indican cómo se van a obtener los resultados definidos

por los objetivos. Es decir, que tipo de acciones es

necesario realizar. Cada objetivo debe tener asociada al

menos una estrategia y cada estrategia debe estar

asociada con al menos un objetivo.

• La estrategia debe considerar:

– Cómo responder a las condiciones cambiantes.

– Cómo ubicar las personas y los recursos.

– Cómo administrar cada una de las áreas y actividades

para crear un esfuerzo estratégico unificado.

– Cómo competir en cada área o línea de negocio en que

está involucrada la organización.

28



Clases de Estrategias.

• Las estrategias, al igual que los objetivos, se

clasifican según el nivel organizacional para el

que se seleccionan.

– Estrategias a nivel Corporativo. Qué líneas de negocio

van a recibir recursos, cuanto y con que prioridad?

– Estrategias a nivel división o línea de negocios.

Responde a aspectos del entorno ( cómo competir?) y

a aspectos del interior organizacional (cómo coordinar

y ejecutar?)

– Estrategias a nivel funcional u operativo. Determinan

las acciones específicas que se realizan en el contexto

de las estrategias superiores.

29



Tipos de Estrategias.

• Concentración: En un producto, mercado o tecnología.

• Desarrollo del Mercado: Conseguir nuevos clientes para

los productos actuales.

• Desarrollo del Producto: Prolongar el ciclo de vida de

productos existentes o crear nuevos productos.

• Integración Vertical: Adquirir o controlar otras

organizaciones que suministren entradas o que utilizan o

venden las salidas.

• Integración Horizontal: Adquirir o controlar otras

organizaciones competidoras en el mismo o diferente

mercado.

• Diversificación: Añadir nuevos negocios o líneas al

existente.

30



Tipos de Estrategias.

• Proyecto Compartido o Contrato de Asociación: Los

denominados Joint Venture es usada por restricciones o

compartir riesgos.

• Innovación: Impactar el mercado a través de la

concreción de nuevos productos o servicios,

desarrollados creativamente.

• Repliegue: Estrategia defensiva de reubicación o

reatrincheramiento.

• Desinversión: Vender un negocio o división de la

organización.

• Liquidación: Terminar un negocio o división de la

organización.

31



Evaluación de Estrategias.

Rápido Crecimiento del Mercado

Lento Crecimiento del Mercado

Cuadrante ICuadrante II

Cuadrante III Cuadrante IV

Po

sic

ión

Co

mp

eti

tiva F

uert

e

Po

sic

ión

Co

mp

eti

tiva D

éb

il

1. Concentración

2. Integración Vertical

3. Diversificación

1. Reformulación

Concentración

2. Integración Horizontal

3. Desinversión

4. Liquidación

1. Diversificación

Concentración

2. Diversificación

3. Riesgo Compartido

1. Repliegue

2. Diversificación

3. Desinversión

4. Liquidación

32



Factores en la Selección de Estrategias.

• La estrategia actual.

• Grado de dependencia externa.

• Actitud frente al riesgo

• Consideraciones políticas internas.

• Reacción de la competencia.

Implementación y Control de la Estrategia.

• Consiste en determinar cuál es el desempeño

actual y asegurarse de que éste sea

consistente con el desempeño esperado.

33



Implementación y Control de la Estrategia.

1. Establecer los estándares de desempeño

2. Medir y evaluar el desempeño actual y

compararlo con los estándares

3. Diagnosticar las causas de las desviaciones

4. Tomar acciones correctivas

5. Continuar recibiendo retroalimentación del

medio ambiente interno y externo y monitorear

el desempeño actual

34


Planeación Operativa

Políticas.

• Especifican cómo se van a administrar

las actividades internas de la

organización. Se desarrollan a nivel de

las áreas funcionales como guías para

la toma de decisiones.

• Es una guía para tomar decisiones en

relación con lo que se debe hacer y lo

que no se debe hacer. Es flexible (en lo

posible, es preferible)

35



Desarrollo de Políticas.

• Implementar la estrategia seleccionada.

• Fijar un criterio uniforme para resolver

situaciones similares y frecuentes.

• Aumentar la eficiencia de la

organización.

• Coordinar las diversas unidades de la

organización.

36



Clases de Políticas.

• Políticas de Producción:– De control de calidad

– Mantenimiento de equipos.

– Compra de equipos

– Utilización de materias primas

– Proveedores.

– Utilización y capacidad de la planta.

• Políticas de Personal:– De salarios.

– De selección y contratación.

– De promoción

– De capacitación.

37



Clases de Políticas.

• Políticas de Finanzas:– De pago de dividendos.

– De préstamos.

– De Utilización de capital.

– De sistemas de costos.

• Políticas de Comercialización:– De precios.

– De promoción.

– De devolución de mercancías.

– De publicidad.

– De líneas de productos.

38



Requisitos para el desarrollo de Políticas.

• Deben ser consistentes con las

estrategias, objetivos y misión.

• Deben tomar en cuenta los cambios en

el medio ambiente externo.

• Deben ser flexibles.

• No deben ser ni muy amplias ni muy

estrechas.

• Deben ser aplicadas.

39



Procedimientos.

• Serie detallada de instrucciones para ejecutar

un conjunto de acciones que suelen ocurrir con

frecuencia o con regularidad. Especifica los

pasos a seguir y el orden en que deben

realizarse para resolver una situación

especifica o lograr una acción determinada.

Normas.

• Indican lo que se puede hacer y lo que no se

puede hacer en determinadas situaciones. Las

normas son rígidas y no permiten discusión.

40



Programas.

• Son planes operativos que se utilizan una sola

vez. Especifican los pasos y el orden en que

se deben realizar para cumplir una acción

específica, fechas, responsables, costos,

participantes, lugares, etc.

Presupuestos.

• Son planes operativos que se utilizan una sola

vez. Es un plan de ubicación de personas y

recursos en términos de dinero. Son

instrumentos de planeación y de control.

41


Pronósticos, Oportunidades y Amenazas

Pronósticos.

• “ El futuro es un producto que ha evolucionadodel pasado y del presente pero que no estádeterminado exclusivamente ni por el pasadoni por el presente. El futuro se ve afectado poreventos sin precedentes – cambios quepueden algunas veces anticiparse pero no sepueden predecir con exactitud. El futurotambien está afectado por una serie deacciones sociales controlables, diseñadas paraguiar su evolución”

(Selwyn Enzer – Centro de Investigaciones Futuras – Universidad de California del Sur)

42



Pronósticos.

• Pronosticar se refiere a poder predecir, proyectar oestimar eventos o condiciones futuras en el medioambiente externo de la organización. Se relacionacon eventos o condiciones probables.

• Existen varios campos en los que se recurre alpronóstico: Pronósticos Económicos, Sociales,Políticos, Tecnológicos.

• Se utilizan diversas técnicas para el pronóstico,algunas cualitativas y otras cuantitativas, útilesdependiendo del periodo de tiempo, costos deimplantación, características de la información,complejidad de la técnica, estabilidad del M.A.E.

43



Oportunidades y Amenazas.

• Factores externos a la organización que laafectan en sentido favorable o desfavorable.

• Para poder aprovechar las oportunidades ytratar de evitar las amenazas provenientes delentorno, la organización debe partir de suspuntos fuertes (fortalezas) y sus puntosdébiles (Debilidades).

• La herramienta más común para el análisis es

la denominada Matriz DOFA.

s06 La Función de Planeación

Education

Transcript of s06 La Función de Planeación