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Dirección General de Auditoría Interna “Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

INF-DGAI-000-2010- 03 de junio del 2010

San José, 04 de junio del 2010INF-DGAI-016-2010

LicenciadaLoretta Rodríguez MuñozPresidenta del Tribunal Aduanero Nacional

ASUNTO: Servicio de Auditoría,Informe de Control Interno

Estimada señora:

Nos permitimos presentarle el informe INF-DGAI-016-2010 sobre la evaluación de la gestión del Tribunal Aduanero Nacional.

Se presentan en el apartado de resultados algunos aspectos de control interno que requieren ser fortalecidos en el Tribunal Aduanero Nacional, por lo que se giran las recomendaciones correspondientes para que se incorporen como parte de la mejora continua que lleva a cabo ese Tribunal.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones, o si discrepa de ellas elevar el informe a señor Ministro de Hacienda.

Por lo anterior, de conformidad con lo indicado, y lo dispuesto en el Manual para la atención de los informes de la Contraloría General de la República y la Dirección General de Auditoría Interna en el Ministerio de Hacienda1, le agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto, dentro del plazo antes señalado, así como en un plazo razonable presentar el plan de acción para la atención y cumplimiento de las recomendaciones.

Olman Saborío AlfaroDirector General

Estudio Nº 003 - 2010

1 Decreto N° 34323-H y su reforma, publicado en La Gaceta N° 38 del 22 de febrero del 2008

“Hacienda Pública activa para el desarrollo económico y social"

INF-DGAI-016-2010

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL TRIBUNAL ADUANERO NACIONAL

JUNIO, 2010

“Hacienda Pública activa para el desarrollo económico y social"San José, Avenida Segunda, Calle 1 y 3 Teléfono 2284-5242 Telefax: 2222-1334




TABLA DE CONTENIDO

Resumen Ejecutivo........................................................................................................................................... i

1. Introducción..............................................................................................................................................1

1.1. Origen..................................................................................................................................................1

1.2. Objetivo del estudio...........................................................................................................................1

1.3. Alcance................................................................................................................................................1

1.4. Comunicación oral de resultados....................................................................................................1

1.5. Normativa relacionada con trámite de informe.............................................................................1

1.6. Generalidades....................................................................................................................................2

Objetivos específicos.............................................................................................................................3

2. Resultados..................................................................................................................................................3

2.1 Aspectos positivos en el Tribunal Aduanero Nacional................................................................3

2.2 . Sobre el Procedimiento para el Control de Expedientes en el Tribunal Aduanero Nacional

(TAN).............................................................................................................................................................4

2.3 Sobre el plazo de resolución de los casos en el Tribunal Aduanero Nacional.......................5

2.4 Sobre la información del publicada en la página Web................................................................7

2.5 Sobre los sistemas de información en el Tribunal Aduanero Nacional....................................8

2.6 Aspectos a corregir sobre la autoevaluación de control interno en el TAN.............................9

3. Conclusiones............................................................................................................................................10

4. Recomendaciones....................................................................................................................................11





RESUMEN EJECUTIVO

El estudio se origina como parte de la ejecución de Plan de Auditoría del 2010, como una auditoría operativa y comprende la revisión de los controles establecidos en el Tribunal Aduanero Nacional en lo relacionado a: planificación, sistemas de información, ingreso y resolución de expedientes entre otros aspectos relacionados con su gestión durante el año 2009, ampliándose cuando se consideró necesario.

El Tribunal Aduanero Nacional (TAN) ha realizado esfuerzos para el mejoramiento del Sistema de Control Interno, al contar, principalmente con los siguientes elementos: Autoevaluación de Control Interno, valoración del riesgo planes anuales y estratégicos, manuales de procedimientos debidamente oficializados, asignación por escrito de funciones a los funcionarios del TAN e instrumentos de rendición de cuentas, que contribuyen al cumplimiento de la normativa vigente, la salvaguarda de los recursos públicos, la eficiencia y eficacia en las operaciones, así como la confiabilidad y oportunidad de la información que se genera para la toma de decisiones.

No obstante, se determinaron algunos aspectos de control susceptibles a ser mejorados, según se expone a continuación:

a. El Manual de procedimientos para el Control de Expedientes que ingresan al TAN, se ajusta en su mayoría a sanas practicas y a la normativa que regula la materia de control interno, no obstante, dicho procedimiento podría complementarse con fluxogramas y diagramas, que permitan ofrecer una representación gráfica de la secuencia de actividades, y que facilite la incorporación de tiempos estimados para la realización de cada actividad. Aunado a lo anterior, dicho procedimiento no indica claramente ni hace referencia al tiempo de duración estimado para las principales actividades (recepción del expediente a inicio de rotación, votación, notificación, entre otros), ni para el total del trámite de los expedientes que ingresan al Tribunal Aduanero Nacional.

b. La Ley 8790, Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el ejercicio Económico del año 2010, se señala que el tiempo promedio para la resolución de los casos ingresados está definido en 79 días para el año 2009, no obstante, según la revisión efectuada para el año 2009 el promedio en días hábiles para la resolución de los casos fue de 100.53 días, considerando desde la fecha de recepción del expediente hasta la notificación a las partes, lo que significa que en el año 2009 la duración del trámite de expediente se excedió en 21 días con relación al promedio establecido por el TAN. Además, se determinó entre otros resultados de dicha revisión, que la mayor duración en el trámite de los expedientes, se da entre la fecha de votación y la notificación de la sentencia, con un promedio de 55,52 días, lo que representa un 55.22% o sea que más de la mitad de la duración en todo el trámite se da en la redacción de la votación y su notificación.

c. Los resultados de la gestión del Tribunal Aduanero Nacional son divulgados a través de la página Web del Ministerio de Hacienda, lo cual es significativo para que los diversos usuarios puedan conocer las jurisprudencias en materia aduanera y que pueden servir para el mejoramiento de la gestión de las dependencias que se relacionan con el quehacer diario, sin


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embargo, esta información presenta inconsistencias en la información que se ofrece a los diferentes usuarios en la página Web del Ministerio de Hacienda. Al contar con información consistente permite que el usuario tenga a disposición toda la información relacionada con la jurisprudencia emitida por el TAN, lo que va a facilitar la aplicación uniforme de las normas por parte de las autoridades competentes y generar confiabilidad a los usuarios de los servicios.

d. El TAN no cuenta con un sistema integral que contribuya a llevar el control de los expedientes que ingresan para todo el tramite resolutorio, actualmente utilizan una hoja de Excel; sin embargo, esta herramienta no permite coadyuvar el control de una manera fácil y eficiente como complemento del Procedimiento de control de Expedientes del Tribunal en sus diversas etapas. El contar con un sistema de información integral, le permite al Tribunal contar con una herramienta que contribuya con el control de los expedientes que ingresan, y que además, permita un control más eficiente sobre los expedientes y la gestión de los mismos, que adicionalmente, contribuya a que la información más relevante quede almacenada para que permita realizar consultas y obtener reportes de datos importantes, facilitando la obtención de la información relacionada con su gestión.

e. La Autoevaluación de Control Interno que realiza el TAN es al mes de diciembre de cada año, sin embargo, esa evaluación se realiza en el mes de diciembre de cada año y no en la primera quincena de marzo de cada año, conforme a lo dispuesto en la Directriz 004-2007 del 1º de diciembre del 2007. Si bien, los resultados de dicha autoevaluación son presentados al Ministro de Hacienda en el mes de abril, siempre hay una incongruencia con las restantes autoevaluaciones, que si fueron realizadas en la primera quincena de marzo. Al existir congruencia en el periodo de la autoevaluación, permite tener un panorama institucional del sistema de control interno a un periodo determinado, por lo tanto las decisiones tomadas al respecto van a ser conducidas al perfeccionamiento del sistema de control interno de una forma integral.

Por lo expuesto anteriormente, se deben tomar acciones correctivas para fortalecer y mejorar los aspectos expuestos en el presente informe, relacionado con la gestión del Tribunal Aduanero Nacional

Este informe está sujeto a las disposiciones del artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo de diez días hábiles posterior al recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones.


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1. INTRODUCCIÓN

1.1. Origen

El estudio se origina como parte de la ejecución de Plan de Auditoría del 2010, como una auditoría operativa.

1.2. Objetivo del estudio

Evaluar la gestión del Tribunal Aduanero Nacional para determinar el cumplimiento de la normativa vigente, la salvaguarda de los recursos públicos, la eficiencia y eficacia en las operaciones, así como la confiabilidad y oportunidad de la información que se genera para la toma de decisiones; así como de sus objetivos.

1.3. Alcance.

Comprende la revisión de los controles establecidos en el Tribunal Aduanero Nacional en lo relacionado a: planificación, sistemas de información, ingreso y trámite de expedientes entre otros aspectos, relacionados con su gestión durante el año 2009, ampliándose cuando se consideró necesario.

En el desarrollo del estudio se observaron las normas generales de auditoría para el Sector Público, en la medida en que las circunstancias permitieron su aplicación, y las disposiciones del Decreto N° 34573-H Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Dirección General de Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda.

1.4. Comunicación oral de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados oralmente a la Licda. Loretta Rodríguez Muñoz, Presidenta del Tribunal Aduanero Nacional, en reunión del 02 de junio del 2010, quien indicó que en términos generales está de acuerdo con la presentación de los resultados y las recomendaciones, nos obstante, indicó la dificultad de llevar a cabo algunas mejoras como la estimación de tiempos, el desarrollo de un sistema para el control de los expedientes, entre otros.

Las observaciones realizadas por los participantes, en la medida de las circunstancias, fueron consideradas en este informe.

1.5. Normativa relacionada con trámite de informe

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, a continuación se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en cuanto al Sistema de Control Interno y a la atención de informes.

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“Artículo 10.—Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. “Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. “El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

1.6. Generalidades.

Mediante la Ley General de Aduanas (LGA), Ley 7557 del 20 de octubre del 20052, se crea el Tribunal Aduanero Nacional como un órgano de decisión autónoma, adscrito al Ministerio de Hacienda, Tribunal que tendrá competencia para conocer y decidir, en última instancia administrativa, los recursos contra los actos dictados por el Servicio Nacional de Aduanas. Es un órgano desconcentrado máximo del Ministerio de Hacienda.

El Tribunal Aduanero Nacional, a pesar de que sus decisiones se dan en sede administrativa, es independiente de la Administración activa, tanto por la autonomía que expresamente señala la Ley, como también por la forma en que son elegidos sus integrantes y el régimen procesal que debe observar en su actuación. Tal condición debe ser garantía para la eficacia de sus decisiones, permitiéndole también que por su especialidad se dé por agotada la vía administrativa, para

2 modificada mediante por la Ley Nº 8373 de 18 de agosto del 2003, publicada en la Gaceta N° 171 de 05 de setiembre del 2003Pág. 2 de 15

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brindar una herramienta de justicia eficiente y expedita en beneficio del Estado y los contribuyentes.

Las decisiones del Tribunal pueden ser objeto de impugnación en la vía contencioso- administrativa, cumpliendo los plazos y requisitos señalados en la Ley Reguladora de la Jurisdicción Contencioso Administrativa, Ley N° 3667 del 12 de marzo de 1966 y sus reformas.

El objetivo general y específicos del este Tribunal3, son las siguientes:

Objetivo general: “Garantizar la satisfacción procesal y resolución definitiva de los asuntos sometidos a su consideración.”

Objetivos específicos.

Conocer y resolver en el menor plazo posible y como órgano especializado los recursos de apelación interpuestos contra actos dictados por el Servicio Nacional de Aduanas conforme al ordenamiento jurídico, de manera que propicie una correcta aplicación e interpretación de la normativa aduanera, respetando los derechos del administrado y de la administración.

Crear una jurisprudencia aduanera y administrativa que facilite la aplicación uniforme de las normas por parte de las autoridades competentes y genere seguridad jurídica y certeza tributaria a los usuarios de los servicios.

Fortalecer el sistema de Control Institucional a fin de que su sistema de control se convierta en herramientas efectivas para conducir a la Institución hacia el logro de sus objetivos.

Actualmente el Tribunal está integrado por siete miembros (4 abogados y 3 miembros especialistas en materias aduaneras), 6 funcionarios de apoyo (entre ellos el encargado del área administrativa, Encargado de Control Interno y Planificación, jueza Instructora, auxiliar judicial y un notificador) y un asistente de presidencia, de conformidad con lo que establece el artículo 206 de la Ley General de Aduanas, Ley 7557.

2. RESULTADOS

2.1 Aspectos positivos en el Tribunal Aduanero Nacional.

El Tribunal Aduanero Nacional (TAN) ha realizado esfuerzos para mejorar su Sistema de Control Interno, garantizando la salvaguarda de los recursos públicos, la eficiencia y eficacia en las operaciones, el cumplimiento de la normativa vigente, la confiabilidad y oportunidad que se genera para la toma de decisiones, Lo antes descrito, se visualiza, principalmente con los siguientes elementos con que dispone ese Tribunal, a saber:

a. Autoevaluación de Control Interno, que contribuye al perfeccionamiento del Sistema de Control Interno del Tribunal Aduanero Nacional, como medio para lograr sus objetivos. Como parte de las acciones emprendidas por el TAN cuenta con autoevaluación anual de

3 Página Web del Ministerio de Hacienda

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control interno, Plan de mejora que se incorporó al Plan Anual Operativo, cronograma con actividades relacionadas con el Plan de Mejora, así como informes periódicos sobre el tema. No obstante, en el apartado 2.6 de este informe se señalan aspectos a mejorar en la Autoevaluación de Control Interno.

b. Valoración del Riesgo, en el que se identifican el nivel de riesgo y se adoptan los métodos de uso continuo y sistemático, a fin de analizar y administrar el nivel de dicho riesgo en el Tribunal Aduanero Nacional, para lo cual el TAN estableció sus riesgos del área administrativa en el año 2008-2009, así como la inclusión de meta para el mes de marzo del 2010 en el Plan Anual Operativo 2010.

c. Planificación, se dispone de planes anuales y estratégicos que le permiten al Tribunal Aduanero Nacional, formular un estado futuro que resulta deseable, y definir de manera general, medios y acciones idóneos para alcanzar plenamente ese estado, alineado con la planificación estratégica, operativa y presupuestaria. El TAN cuenta con Plan Anual Operativo 2010, Plan estratégico 2008-2011, además mensualmente están programadas reuniones para verificar el cumplimento de las metas establecidas y definir acciones necesarias para cumplir mensualmente con el Plan Anual.

d. Manuales de procedimientos debidamente oficializados, entre éstos está el Manual de procedimientos para el Control de Expedientes que ingresan al TAN que constituyen una guía de trabajo para los funcionarios de cómo hacer las tareas y además sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos establecidos para realizar su trabajo.

e. Asignación por escrito de funciones a los funcionarios del TAN, que permite delimitar responsabilidades y establecer claramente las funciones que desarrolla cada funcionario en el Tribunal Aduanero Nacional.

f. Rendición de cuentas a través de informes mensuales de labores, informes bimensuales dirigidos al Ministro y vice Ministro de Ingresos, informes trimestrales en donde se expone la situación del Plan Anual Operativo (PAO) a los funcionarios del Tribunal, e informes semestrales sobre cumplimiento del PAO y Presupuesto, Boletines de Jurisprudencia, entre otros.

2.2 . Sobre el Procedimiento para el Control de Expedientes en el Tribunal Aduanero Nacional (TAN)

El Tribunal Aduanero Nacional cuenta con un Manual de procedimientos para el Control de Expedientes que ingresan al TAN, el cual se ajusta en su mayoría a sanas practicas y a la normativa que regula la materia de control interno, no obstante, dicho procedimiento podría ser mejorado con la incorporación de fluxogramas y diagramas, que permitan ofrecer una representación gráfica de la secuencia de actividades, y que facilite señalar los tiempos máximos para la realización de cada actividad, aspecto que es básico en un manual de procedimientos, según lo establece la Guía de Manuales Administrativos emitido por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, de mayo del 2009.





Dicho procedimiento no indica claramente ni hace referencia al tiempo de duración estimado para las principales actividades (recepción del expediente a inicio de rotación, votación, notificación, entre otros), ni para el total del trámite de los expedientes que ingresan al Tribunal Aduanero Nacional.

En ese sentido la norma 4.1 Actividades de Control del Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público de la Contraloría General de la República (N-2-2009-CO-DFOE) establece lo siguiente: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, las actividades de control pertinentes, como políticas, procedimientos y mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad.”

La incorporación de fluxogramas y diagramas representados en forma sencilla y accesible en el Manual de Procedimientos para el control de expedientes que ingresan al TAN, brinda una descripción clara de las operaciones del Tribunal Aduanero Nacional, facilitando la comprensión de las mismas. Además contribuye a la visualización de las actividades necesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida entre las personas y el tiempo.

Además, la falta de un plazo establecido, tal como se indicó, genera que no se logre una uniformidad razonable en la duración de la atención y resolución de los expedientes presentados en el Tribunal Aduanero Nacional, que no se cuente con parámetros necesarios para ejercer el control necesario y que se tenga una garantía razonable que los casos interpuestos contra actos dictados por el Servicio Nacional de Aduanas se estén conociendo y resolviendo oportunamente por el TAN.

Según lo manifestado por la Licda. Loretta Rodríguez Muñoz en la comunicación de resultados, citada en el punto 1.4 del presente informe, la incorporación de tiempo de duración estimado para las principales actividades es difícil para el Tribunal Aduanero Nacional, considerando la complejidad de las tareas que desarrolla ese Tribunal, así como la diversidad de situaciones que pueden presentarse en los casos que reciben. Indica además, que en reuniones del Órgano Colegiado éste ha manifestado la dificultad de definir plazos para las actividades del Tribunal, sin embargo han acordado la implementación de medidas de control alternas que permitan agilizar el proceso, tales como la creación de trámites corto, trámites complejo, y programas de capacitación a los miembros del Tribunal en temas relacionados con la resolución de los casos.

2.3 Sobre el plazo de resolución de los casos en el Tribunal Aduanero Nacional.

La Ley 8790, Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el ejercicio Económico del año 2010, indica que la meta para el tiempo promedio para la resolución de los casos ingresados está definido en 79 días para el año 2009, y que ese promedio se obtuvo de las Estadísticas del Tribunal Aduanero Nacional.

Sin embargo, en la revisión realizada a 954 expedientes de los 221 de casos resueltos en el año 2009, se refleja que el tiempo promedio de duración es de 100,54 días hábiles, considerando

4 Representa un 43% del total de resoluciones del año 2010, se tomó como criterio de selección los casos con los montos reconocidos o multa impuesta más alta.





desde la fecha de recepción del expediente hasta la notificación a las partes, lo que significa que actualmente la duración del trámite de expediente se excede en 21 días con relación al promedio establecido por el TAN. El detalle de duración por días para cada expediente, se observa en el anexo único de este informe.

La mayor duración en el trámite de los expedientes, se da entre la fecha de votación y la notificación de la sentencia, con un promedio de 55,52 días, lo que evidencia que más de la mitad de la duración en todo el trámite se da entre la redacción de la votación y su notificación.

Además, del anexo único antes señalado; se evidencia que 55 casos lo que representa un 57%, 89 duraron más del promedio de 79 días establecidos por el TAN. Igualmente, se presentan 42 (44,21%) casos que superan los 100 días.

También dentro de los expedientes revisados se encontró el número 209-151, sentencia 2009-159 que al 8 de abril del 2010 no había sido notificado a pesar de que la fecha de votación fue 9 de octubre del 2009.

En el siguiente gráfico se observa el promedio de días de los expedientes revisados

0

20

40

60

80

100

3

39

39

14Trámites con duración menor a 50 días

Trámites con duración de 50 a 99 días

Trámites con duración de 100 a 199 días

Trámites con duración mayor a 200 días

Es de conocimiento el esfuerzo que realiza el TAN para establecer tiempos estándar para los procesos y con ello reducir los plazos de resolución, tal como se desprende del informe denominado "Estudio y Análisis de Tiempos en la Gestión de Expedientes del Tribunal Aduanero Nacional", elaborado por el Centro de Investigación y Capacitación en Administración Pública de la Universidad de Costa Rica, efectuado a solicitud de dicho Tribunal.

No obstante, la duración superior a lo establecido en la meta del TAN, en la resolución de los casos que se presentan para el trámite, generó una desviación con la meta establecida para el año 2009, situación que genera el riesgo de incumplimiento de la meta señalada para el año





2010, que es de 80 días de no disponerse de los controles requeridos en cuanto al trámite de los casos.

Aunado a lo anterior, lo expuesto podría generar que al extender la duración en la resolución de casos por parte del TAN, se disminuye el tiempo del trámite del Servicio Nacional de Aduanas, en caso de que tenga que hacer acciones correctivas adicionales, más si se considera el riesgo de prescripción.

2.4 Sobre la información del publicada en la página Web.

El Tribunal Aduanero Nacional hace esfuerzos para divulgar el resultado de su gestión a través de la página Web del Ministerio de Hacienda, a fin de crear una jurisprudencia aduanera y administrativa que facilite la aplicación uniforme de las normas por parte de las autoridades competentes y genere seguridad jurídica y certeza tributaria a los usuarios de sus servicios

Sin embargo, se encontró que esta información presenta algunas inconsistencias, en razón de lo siguiente:

a. Según la información presentada en los Boletines Trimestrales del Tribunal Aduanero Nacional, para el año 2009 se resolvieron en total 240 casos; sin embargo, en la información encontrada como parte de los Informes Estadísticas de las Sentencias emitidas por el Tribunal Aduanero Nacional en el cuadro denominado “Cuadro de Contraloría 2009” se señalan 221 sentencias resueltas para el año 2009 misma cantidad que la mencionada en los logros del TAN que se encuentran también en la página Web.

b. Se encontraron 22 sentencias que no fueron mencionados en los citados boletines y que si se incluyeron en el cuadro "Contraloría a Diciembre 2009". Se determinó además, que una sentencia incluida en el cuadro "Contraloría a Diciembre 2009", no fue incluida en los boletines. También que existen 26 sentencias con dos tipos de resolución, según la información consignada en los boletines; y finalmente existen 88 sentencias que no se incluyeron en el índice de Jurisprudencia del IV del 2009.

Las Normas de control interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE, establecen en la norma 5.6 relacionada con la calidad de la Información, la necesidad de que el jerarca y los titulares subordinados, aseguren razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. Los atributos fundamentales de la calidad de la información están referidos a la confiabilidad, oportunidad y utilidad. Específicamente el apartado 5.6.1 que indica:

“5.6.1 Confiabilidad La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y codificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente. El control interno debe contemplar los mecanismos necesarios que permitan asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia y oportunidad de la información que se genere y comunique.”





La información que brinda el Tribunal Aduanero Nacional en su página Web, por tanto, requiere controles suficientes que aseguren que la información recopilada y generada sea la misma en los diferentes documentos que pueden ser consultados por los distintos usuarios, (funcionarios del Tribunal Aduanero Nacional, Sistema Nacional de Aduanas y público en general), considerando que esta información es un insumo importante para la toma de decisiones, al ser jurisprudencia de las resoluciones que el Tribunal emite con cada sentencia.

En nuestra opinión se podría aprovechar la coyuntura institucional, que se está rediseñando (construyendo) la página Web, para depurar la información del TAN y establecer los controles pertinentes en razón de la importancia que tiene la información que ahí se encuentra, para que el usuario tenga a disposición la información relacionada con la jurisprudencia emitida por el TAN en forma confiable.

2.5 Sobre los sistemas de información en el Tribunal Aduanero Nacional.

El TAN no cuenta con un sistema de información integral que contribuya a llevar el control de los expedientes que ingresan para el trámite resolutorio y que permita coadyuvar el control de una manera fácil y eficiente como complemento del Procedimiento de control de Expedientes del Tribunal en sus diversas etapas.

Actualmente utilizan una hoja de Excel para llevar un control de los expedientes y sus etapas, el cual es actualizado por la Auxiliar del Tribunal y la Asistente Administrativa y no permite emitir informes automatizados ni estadísticas de la situación de cada uno de los expedientes que ingresan al Tribunal.

Lo antes expuesto, es una limitación para que el TAN disponga de un control integral de la situación de los casos en conocimiento y resolución de los recursos de apelación interpuestos contra actos dictados por el Servicio Nacional de Aduanas, que facilite incorporar toda la información relacionada con los casos que atiende, realizar consultas para diferentes fines, conocer el estado de los casos, realizar la supervisión, entre otros.

La necesidad de un sistema, fue detectado por la Presidencia del Tribunal Aduanero Nacional, ya que en el año 2004 con la Licitación por Registro LR 211-2004, se inició el proceso para el desarrollo del Sistema Tribunal-e, que vendría a llenar las necesidades del TAN en cuanto a sistemas de información, proporcionándole una herramienta que permitiera tener toda la información relacionada con los expedientes, situación de cada caso en trámite, sentencias y que además permitiera generar informes tanto para la gestión del TAN, como herramienta de control interno y rendición de cuentas.

Sin embargo, con Resolución 0028-2010 del 13 de enero del 2010 la Señora Ministra de Hacienda resuelve ordenar a la Proveeduría Institucional iniciar el procedimiento para declarar el incumplimiento contractual por parte del Consorcio Grupo CMA y la empresa Sasso y Soto S.A., que resultó adjudicatario de la Licitación por Registro número LR-000211-2004.

La Norma 5.1 Sistemas de información de las Normas de control interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE, establece que: "El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer los elementos y condiciones necesarias para que de manera organizada, uniforme, consistente y oportuna se ejecuten las actividades de obtener, procesar,





generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente y económica, y con apego al bloque de legalidad, la información de la gestión institucional y otra de interés para la consecución de los objetivos institucionales. El conjunto de esos elementos y condiciones con las características y fines indicados, se denomina sistema de información, los cuales pueden instaurarse en forma manual, automatizada, o ambas."

El disponer de un sistema de información, le permitiría al Tribunal contar con una herramienta que ayude al control de los expedientes que ingresan en trámite y la gestión de los mismos, que adicionalmente, contribuya a que la información más relevante quede almacenada para que permita realizar consultas y obtener reportes de datos importantes, facilitando la obtención de la información relacionada con su gestión.

La Licda. Loretta Rodríguez Muñoz indicó en la comunicación de resultados, citada en el punto 1.4 del presente informe, que considera que la implementación de un sistema de información en el Tribunal Aduanero Nacional es un proceso sumamente complejo por la naturaleza de la función, porque ese Tribunal no dispone de los recursos, y que además dependiendo de los casos que se atienden debe valorarse el costo -beneficio que tendría su implementación.

2.6 Aspectos a corregir sobre la autoevaluación de control interno en el TAN

Tal como se indicó en el punto 2.1, el Tribunal Aduanero Nacional realiza una Autoevaluación de Control Interno e incorpora los planes de mejora al Plan Estratégico, sin embargo, esa evaluación se realiza en el mes de diciembre de cada año y no en la primera quincena de marzo de cada año, conforme a lo dispuesto en la Directriz 004-2007 del 1º de diciembre del 2007.

Al respecto, dicha Directriz Nº 004-20075, denominada " Directriz sobre los Lineamientos para aplicación de la Ley de Control Interno y el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Instituciones y Órganos Sujetos a su fiscalización y normativa conexa.", en su Artículo 3º, relacionado con la Autoevaluación del control interno, indica:

"En el período comprendido entre el 1º y 15 de marzo de cada año, cada Dependencia del Ministerio, Tribunal u Órgano adscrito realizará una autoevaluación de su Sistema de Control Interno, tomando como referencia los cuestionarios utilizados en los procesos de autoevaluación ministerial aplicados en los períodos 2004-2005 y 2005-2006…”

Si bien, los resultados de dicha autoevaluación son presentados al Ministro de Hacienda en el mes de abril según se establece, existe el riesgo de una incongruencia al momento de consolidar la información con las restantes autoevaluaciones de las demás dependencias, que si fueron realizadas en la primer quincena de marzo y por tanto se podría afectar el tener un panorama institucional del sistema de control interno a un periodo determinado, y tomar decisiones al respecto sobre el perfeccionamiento del sistema de control interno de una forma integral.

La Licda. Loretta Rodríguez Muñoz, indicó en la comunicación de resultados que esa actividad la realizan en el mes de diciembre porque consideran imprescindible esa información para su planificación anual y que dicha situación la han comunicado a la Unidad de Planificación Institucional, además, aportó, copia de un correo electrónico de fecha 03 de Diciembre de 2009, 5 Publicada en La Gaceta 40 del 26 de febrero del 2007





remitido a Marlene Jimenez Matamoros y con copia a Celia White Ward de la Unidad de Planificación Institucional y al Lic. Jose Ramón Arce Bustos Presidente del Tribunal Aduanero Nacional en ese entonces. En este correo el Lic. Jorge Gómez Orozco, Encargado de Planificación y Control Interno del TAN indicó que de acuerdo con las consultas hechas a la funcionaria de Planificación Institucional del Ministerio de Hacienda, Marlen Jiménez Matamoros vía telefónica el 13 de noviembre del año en curso y lo consultado a la señora Nuria Zumbado de la Contraloría General de la República; ese Tribunal tiene la aprobación para efectuar la Autoevaluación de Control Interno en el citado mes.

3. CONCLUSIONES

El Tribunal Aduanero Nacional (TAN) ha realizado esfuerzos para el mejoramiento del Sistema de Control Interno, al contar, principalmente con los siguientes elementos: Autoevaluación de Control Interno, valoración del riesgo, planes anuales y estratégicos, manuales de procedimientos debidamente oficializados, asignación por escrito de funciones a los funcionarios del TAN e instrumentos de rendición de cuentas, que contribuyen al cumplimiento de la normativa vigente, la salvaguarda de los recursos públicos, la eficiencia y eficacia en las operaciones, así como la confiabilidad y oportunidad de la información que se genera para la toma de decisiones. (Ver punto 2.1 de este informe)

3.1 El Manual de procedimientos para el Control de Expedientes que ingresan al TAN, se ajusta en su mayoría a sanas practicas y a la normativa que regula la materia de control interno, no obstante, dicho procedimiento podría ser mejorado con la incorporación de fluxogramas y diagramas que brindan una descripción clara de las operaciones del Tribunal Aduanero Nacional, facilitando la comprensión de las mismas, y que además facilite la incorporación de tiempos máximos para la realización de cada actividad. Aunado a lo anterior, dicho procedimiento no indica ni hace referencia al tiempo de duración estimado para las principales actividades (recepción del expediente a inicio de rotación, votación, notificación, entre otros), ni para el total del trámite de los expedientes que ingresan al Tribunal Aduanero Nacional. (ver punto 2.2 de este informe)

3.2 La Ley 8790, Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el ejercicio Económico del año 2010, señala que el tiempo promedio para la resolución de los casos ingresados está definido en 79 días para el año 2009, no obstante, según la revisión efectuada para el año 2009 el promedio en días hábiles para la resolución de los casos fue de 100.54 días, considerando desde la fecha de recepción del expediente hasta la notificación a las partes, lo que significa que en año 2009 la duración del trámite de expediente excedió en 21 días con relación al promedio establecido por el TAN. Además, se determinó, que la mayor duración en el trámite de los expedientes, se da entre la fecha de votación y la notificación de la sentencia, con un promedio de 55,33 días, lo que evidencia que más de la mitad de la duración en todo el trámite se emplea en la redacción de la votación y su notificación. (Ver punto 2.3 de este informe)

3.3 Los resultados de la gestión del Tribunal Aduanero Nacional son divulgados a través de la página Web del Ministerio de Hacienda, para que los diversos usuarios puedan conocer las jurisprudencias en materia aduanera, sin embargo, esta información presenta inconsistencias que afectan su confiabilidad. El contar con información consistente permite que el usuario tenga a disposición la información relacionada con la jurisprudencia emitida por el TAN, se





facilite la aplicación uniforme de las normas por parte de las autoridades competentes, y se genere seguridad jurídica y certeza tributaria a los usuarios de los servicios. (Ver punto 2.4 del presente informe)

3.4 El TAN no cuenta con un sistema integral que contribuya a llevar el control de los expedientes que ingresan para todo el tramite resolutorio, actualmente utilizan una hoja de Excel; sin embargo, esta herramienta no permite coadyuvar de una manera fácil y eficiente como complemento del Procedimiento de control de Expedientes del Tribunal en sus diversas etapas. El disponer de un sistema de información integral, le permitiría al Tribunal contar con una herramienta que contribuya con el control de los expedientes en trámite y la gestión de los mismos, que adicionalmente, contribuya a que la información más relevante quede almacenada para que permita realizar consultas y obtener reportes de datos importantes, facilitando la obtención de la información relacionada con su gestión. (Ver punto 2.5 de este informe)

3.5 La Autoevaluación de Control Interno que realiza el TAN en el mes de diciembre de cada año y no en la primera quincena de marzo de cada año, conforme con lo dispuesto en la Directriz 004-2007 del 1º de diciembre del 2007 del Señor Ministro. Si bien, los resultados de dicha autoevaluación son presentados al Ministro de Hacienda en el mes de abril, existe el riesgo de incongruencia con las restantes autoevaluaciones de las demás dependencias que podría afectar la consolidación de la información a una fecha determinada. La congruencia en el periodo de ejecución de la autoevaluación, permite tener un panorama institucional del sistema de control interno a una fecha determinada, y tomar decisiones para el perfeccionamiento del sistema de control interno de una forma integral. (Ver punto 2.6 del presente informe)

4. RECOMENDACIONES

A la Presidenta del Tribunal Aduanero Nacional.

1.1 Se valore la conveniencia de incluir en el Manual de Procedimientos para el Control de Expedientes que ingresan al TAN, fluxogramas y diagramas, que permitan contar con una representación gráfica de la secuencia de actividades, y que facilite la incorporación de tiempos estimados para la realización de actividades. (Ver punto 3.1 del presente informe)

1.2 Ordenar que se realice una revisión general de los resultados más significativos presentados en el punto 2.3 del presente informe, relacionados con la duración de la resolución de los casos tramitados en el Tribunal Aduanero Nacional, a fin de determinar las causas de las diferencias presentadas con el tiempo promedio definido, y realizar los ajustes correspondientes conforme las medidas alternativas de control que se han venido implementando en cuanto a la consideración de casos de Trámite Rápido, Trámite Complejo, capacitación a los miembros del Tribunal en temas relacionados con las resoluciones, entre otros relacionados. (Ver punto 3.2 del presente informe)

1.3 Ordenar que se establezcan los mecanismos de control necesarios, a fin de asegurar que la información que brinda el Tribunal Aduanero Nacional, en los boletines trimestrales y otros documentos relacionados con estadísticas, publicados en la página Web del Ministerio de Hacienda, sea congruente, asegurándose que sea recopilada y generada bajo un alto grado





de calidad y de seguridad, y además de ser oportuna y actualizada, a fin de que pueda convertirse en un valioso instrumento para la toma de decisiones, tanto para el Tribunal como para la Dirección General de Aduanas, las diferentes Aduanas y el público en general que consulte dicha información. (Ver punto 3.3 del presente informe)

1.4 Valorar la conveniencia de contar con una herramienta informática que le permita al Tribunal Aduanero Nacional llevar el control de los expedientes que ingresan para el trámite resolutorio, y que facilite conservar la información relacionada con los expedientes, la condición de cada caso, los reportes requeridos para toma de decisiones y rendición de cuentas. (Ver punto 3.4 del presente informe)

1.5 Coordinar con la Unidad de Planificación Institucional respecto a la realización de Autoevaluación de Control Interno del Tribunal Aduanero Nacional que actualmente se realiza en el mes de diciembre, a efecto de que se valore la conveniencia de continuar con esa práctica, sin detrimento de lo establecido en la Directriz Nº 004-2007, "Directriz sobre los Lineamientos para aplicación de la Ley de Control Interno y el Manual de Norma de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Instituciones y Órganos sujetos a su fiscalización y normativa conexa”; y de proceder se brinde la autorización respectiva. (Ver punto 3.5 del presente informe)

Con base en lo anterior, se le solicita respetuosamente, proceder en lo que corresponda, conforme con el artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, y la aplicación del Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna, y comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo de 10 días hábiles establecido en el citado artículo, así como el plan de acción que en un plazo razonable, se defina para la efectiva implementación de lo recomendado.

Xinia R. López CorellaProfesional de Auditoría interna 3

Oldemar Murillo Arce, CoordinadorAuditoría Área de Ingresos

Estudio Nº 003-2010





Anexo ÚnicoDuración del trámite de expedientes

Año 2009

Información de las sentencias seleccionadas Duración en días hábiles del trámite

de los expedientes6

No. Sentencia N° Expediente Procedencia Monto Reconocido o

Multa impuesta

2009-007 2008-220 DGA 3.096.455,94 2372009-010 2008-245 Caldera 244.599,33 2282009-080 2009-047 DGA 41.601.410,00 2112009-006 2008-219 DGA 1.805.449,10 1982009-031 2009-004 Paso Canoas 1.477.131,92 1882009-096 2009-074 Paso Canoas 258.663,80 1842009-011 2008-225 Santamaría 30.506.934,56 1792009-102 2009-067 DGA 335.332,13 1782009-100 2009-014 DGA 1.518.554,48 1762009-173 2009-096 DGA 5.582.863,67 1752009-090 2009-100 DGA 2.832.212,50 1742009-073 2009-011 Limón 625.970,56 1722009-066 2008-253 Central 7.931.668,36 1652009-123 2009-098 DGA 241.220,00 1652009-113 2009-083 Caldera 1.143.107,05 1612009-174 2009-097 DGA 706.281,06 1602009-111 2009-111 DGA 12.964.929,52 1582009-154 2009-142 Limón 1.613.371,11 1522009-081 2009-058 Central 712.264,09 1502009-005 2008-217 Central 962.000,00 1492009-103 2009-068 Central 764.281,35 1462009-1597 2009-151 Central 236.191,93 1632009-121 2009-089 Caldera 4.284.404,51 1402009-025 2008-227 DGA 2.134.290,00 1392009-062 2009-050 DGA 214.963,73 1382009-109 2009-080 Santamaría 1.395.360,68 1362009-065 2009-053 DGA 597.949,31 1352009-094 2009-065 Central 1.510.583,25 1242009-052 2009-007 Central 1.030.708,88 1232009-110 2009-091 Central 3.194.116,83 1202009-059 2009-029 DGA 2.986.693,48 118

6 Días transcurridos desde la recepción del expediente hasta la fecha de notificación.7 Al 8 de abril del 2010 no había sido notificada la sentencia a las partes.





Información de las sentencias seleccionadas Duración en días hábiles del trámite de los expedientesNo.

Sentencia N° Expediente Procedencia Monto Reconocido o Multa impuesta

2009-033 2009-046 DGA 2.914.278,67 1172009-053 2009-012 Santamaría 1.393.839,74 1142009-004 2008-193 Santamaría 4.544.217,37 1142009-180 2009-165 Central 4.189.784,15 1132009-077 2009-071 Central 1.510.585,44 1132009-063 2009-051 DGA 250.256,33 1112009-074 2009-060 DGA 260.910,00 1102009-118 2009-095 DGA 734.577,32 1062009-177 2009-136 Peñas Blancas 1.720.278,56 1052009-084 2009-077 DGA 494.364,60 1042009-127 2009-115 Santamaría 7.381.959,26 1002009-037 2009-033 DGA 973.853,52 982009-041 2009-037 DGA 4.586.149,93 982009-046 2009-042 DGA 3.898.509,61 982009-120 2009-113 Central 719.854,34 982009-001 2008-207 DGA 221.712,17 942009-034 2009-048 DGA 1.410.779,78 942009-002 2008-222 DGA 214.471,09 912009-079 2009-032 DGA 1.931.088,23 862009-124 2009-107 Central 1.097.239,76 862009-130 2009-119 Central 1.428.223,80 852009-175 2009-149 DGA 1.853.062,90 842009-054 2009-024 DGA 4.288.333,53 822009-055 2009-025 DGA 4.837.672,08 822009-038 2009-034 DGA 2.234.643,70 792009-032 2009-015 DGA 3.530.594,43 782009-043 2009-039 DGA 2.950.560,71 782009-047 2009-043 DGA 3.464.554,13 782009-153 2009-141 Central 2.647.262,94 782009-042 2009-038 DGA 2.936.082,68 772009-119 2009-108 Central 3.151.854,49 772009-140 2009-128 Central 6.425.782,72 772009-196 2009-175 DGA 2.673.666,45 772009-156 2009-152 Limón 2.258.662,48 762009-182 2009-168 DGA 432.642,19 722009-095 2009-072 Central 3.827.522,75 70





Información de las sentencias seleccionadas Duración en días hábiles del trámite de los expedientesNo.

Sentencia N° Expediente Procedencia Monto Reconocido o Multa impuesta

2009-085 2009-078 DGA 2.636.590,48 672009-086 2009-079 DGA 2.178.958,53 672009-171 2009-154 DGA 2.950.560,71 662009-131 2009-120 Central 1.908.999,89 602009-133 2009-122 Santamaría 961.193,74 592009-019 2009-013 Santamaría 1.000.510,39 582009-181 2009-172 DGA 3.898.509,61 582009-200 2009-189 DGA 253.931,51 572009-201 2009-190 DGA 451.542,67 572009-198 2009-184 DGA 497.777,97 552009-185 2009-182 Central 248.771,00 542009-017 2009-008 Limón 287.085,20 522009-178 2009-173 Central 580.567,15 522009-151 2009-147 Santamaría 1.674.527,99 502009-089 2009-099 DGA 1.172.065,02 462009-091 2009-101 DGA 5.585.642,30 442009-143 2009-131 Paso Canoas 691.490,22 432009-187 2009-179 DGA 403.535,08 432009-195 2009-181 Central 268.303,35 422009-166 2009-164 Santamaría 319.722,36 412009-163 2009-161 Santamaría 705.220,43 372009-214 2009-207 Central 546.388,51 292009-160 2009-158 Santamaría 1.881.361,36 232009-216 2009-209 Santamaría 1.251.144,00 172009-217 2009-210 Santamaría 2.304.597,35 172009-205 2009-200 DGA 706.642,64 15

Promedio 100,536842



San José, dd/mmm/aaaa · Web viewii “Hacienda Pública activa para el desarrollo económico y...

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