Introducción 1-54

Introducción 2-54

Introducción 3-54

Lección 1

Histor ia

Los principales hitos en la historia de SAP como compañía de software son:

1972. Fundación. Cinco antiguos empleados de IBM fundan la compañía SAP en Alemania con el objetivo de desarrollar un software para la gestión en tiempo real de los procesos de negocio.

1973. SAP R1. Se libera el primer producto SAP, conocido como R1, que cubre principalmente la funcionalidad del área de la contabilidad.

1977. La confirmación. La compañía mueve su sede a su localización actual en Waldorf. Consiguen implantar su software en compañías no alemanas, se inicia la internacionalización del producto.

1979. SAP R/2. Sigue el desarrollo y mejora del software. Gracias a un intenso trabajo con bases de datos IBM y en el control de diálogo, aparece una nueva versión, el SAP R/2 que se basa en la arquitectura mainframe.

1984. La evolución. El crecimiento y éxito de la compañía continúa. SAP R/2 es continuamente ampliado con nueva funcionalidad de negocio (módulos).

1987. Nueva área de consultoria. El crecimiento del producto sigue, lo empiezan a usar compañías de tamaño medio, esto permite abrir una nueva área de negocio basada en la consultoría de soporte a sus clientes. Se empieza a desarrollar el SAP R/3.

1990. La expansión. Se da un nuevo empuje a la internacionalización del producto con nuevas subsidiarias en Austria, Suecia, Dinamarca, Italia y Estados Unidos. Los crecientes ingresos son reinvertidos en la continua ampliación de SAP R/2 y en desarrollar el nuevo SAP/R3.

1991. SAP R/3. Se presenta el nuevo producto SAP R/3. Se trata de una evolución de SAP R/2 a la arquitectura cliente/servidor, unificando las interfases gráficas, utilizando bases de datos relacionadas de forma integrada y permitiendo su ejecución en computadores de distintos proveedores (no solo IBM).

1992. El despegue de R/3. Tras la exitosa instalación de R/3 en algunas compañías se procede a la comercialización de SAP R/3, esto implica un rápido crecimiento. Aparecen compañías independientes que dan soporte de consultoría en la instalación de SAP R/3.

1999. mySAP.com. Se inicia la estrategia mySAP.com que significa una revisión de la estrategia y rango de productos integrando el software existente de ERP (SAP R/3) con las nuevas tecnologías Web y el e-commerce.

2000. Líder mundial. SAP se convierte en el líder mundial de software de gestión. Con más de 10 millones de usuarios, 36.000 instalaciones y 1.000 partners, SAP se convierte en la tercera compañía de desarrollo de software del mundo.

2003. mySAP ERP. Se sustituye la estrategia mySAP.com por el concepto mySAP Bussiness Suite. Se introduce una nueva solución ERP, mySAP ERP.

2004. La evolución continúa. Se entrega la primera versión de SAP Netweaver, la nueva base y plataforma de integración en la que en un futuro se basarán todos los productos SAP.

Introducción 4-54

Evolución en clientes, empleados y beneficios.

SAP en la actualidad

Software estándar vs. Software a medida.

Tras la continua introducción y evolución de los sistemas de gestión empresarial durante 30 años, la situación a principios de los 90 es la siguiente:

Los diferentes departamentos de gestión de la organización usan distintas aplicaciones informáticas desarrolladas a medida, la integración entre éstas es compleja y consume muchos recursos (interfases, control de errores, retraso en la comunicación de datos,....).

Una situación como ésta obligaba a los departamentos de TI a incurrir en grandes costes de mantenimiento, evolución y operación.

Los sistemas estándares de gestión de negocio (como SAP R/3) son sistemas que se desarrollan para dar respuesta a esta problemática.

SAP R/3 como líder de los productos ERP ofrece las siguientes características y ventajas a las organizaciones que lo usan:

Exhaustivo: El sistema R/3 engloba la práctica totalidad de los procesos de gestión de la empresa.

Integrado: Las funcionalidades de las distintas áreas de negocio están integradas en tiempo real en un mismo sistema y base de datos. Se reducen así los costes de interfase y el retraso en el flujo de la información entre áreas.

Abierto: Se puede implantar bajo distintos sistemas operativos y bases de datos.

Actualizado: Dos de los grandes problemas de los últimos años como han sido el efecto 2000 y el Euro, al usar SAP no existían ya que es responsabilidad del proveedor el mantenimiento y la evolución del producto. Adicionalmente, SAP garantiza una constante actualización del software para incorporar las últimas

Introducción 5-54

estrategias y tendencias de las TI (EDI, Data Warehouse, java, Midleware, XML, comerció electrónico....).

Software Enterprise Resource Planning puesto al día.

Con el software ERP, SAP se ha convertido en un estándar mundial, inicialmente con la versión host SAP R/2, posteriormente con la versión cliente/servidor SAP R/3. Con el desarrollo de la plataforma SAP R/3 (el SAP basis) se ha seguido evolucionando primero con SAP R/3 Enterprise y en estos momentos con la implantación de SAP Netweaver como plataforma común para la solución ERP y el resto de soluciones de SAP.

Evolución del ERP SAP (de SAP R/3 hacia MySAP ERP)

Introducción 6-54

Lección 2

Lenguaje ABAP

El ABAP Workbench es un entorno integrado de desarrollo de aplicaciones. Entre otras funciones soporta el desarrollo, debugging y administración de aplicaciones escritas en ABAP. También permite la definición, creación y administración de tablas y otros elementos de la base de datos.

El lenguaje ABAP.

ABAP (Advanced Business Application Programming) es un lenguaje de programación de 4ª generación desarrollado por SAP y orientado al desarrollo de aplicaciones de gestión. La mayoría de las aplicaciones de un sistema SAP están escritas en ABAP. Un programa ABAP está formado por sentencias individuales, cada sentencia comienza con una palabra clave y finaliza con un “.”.

En ABAP habitualmente se usan comandos de OPEN SQL para acceder a la Base de Datos. Esto consiste en un conjunto de sentencias ABAP que permiten el acceso a la base de datos central del sistema SAP, independientemente de la marca o características técnicas de la base de datos, esto es, las aplicaciones desarrolladas con ABAP son independientes de la base de datos usada en la instalación SAP.

Algunas de las principales características del lenguaje ABAP son:

• Multilenguaje. Todos los elementos de texto usados en un desarrollo admiten traducción para su uso en más de un lenguaje.

• Entorno intuitivo y simple para el desarrollo de interfases gráficos de usuario (pantallas, en lenguaje ABAP dynpros).

• Programación orientada a objetos (ABAP objects).

• Independiente de plataforma (usando OPEN SQL).

• Acceso eficiente a estructuras de datos.

Es un lenguaje estructurado orientado a eventos. Es decir no es un clásico lenguaje de programación con estructura lineal (TOP-DOWN), sino que la secuencia de instrucciones depende del cumplimiento de una condición o evento.

Entre las distintas aplicaciones que se pueden desarrollar con este lenguaje se encuentran:

• Reporting (Clásico e interactivo).

• Programación de diálogo o Transacciones. (Diseño de superficies CUA y diseño de pantallas).

• Otras aplicaciones. (Interfaces, Batch Input, Formularios SAP Script, programas de comunicaciones...etc).

Introducción 7-54

Principales herramientas del ABAP Workbench.

Como ya hemos dicho usaremos el ABAP Workbench para escribir los programas de las aplicaciones SAP. El ABAP Workbench consiste en una serie de herramientas gráficas para el desarrollo de programas. A continuación nombraremos las más utilizadas:

• Editor ABAP (transacción SE38) para escribir programas ABAP.

• Diccionario ABAP (transacción SE11) para definir tablas, elementos de datos, estructuras y demás.

• Screen Painter (transacción SE51) para crear interfases gráficas de usuario.

• Function Builder (transacción SE37) para crear y gestionar módulos de funciones. Un módulo de funciones encapsula código ABAP utilizable en más de un programación ayuda de parámetros de entrada y salida.

• ABAP debugger la herramienta se puede lanzar junto con cualquier report o transacción y permite seguir paso a paso la ejecución para validar el contenido de variables y la lógica de ejecución.

Acceso al código ABAP de SAP.

SAP entrega el código ABAP de todos sus programas. Los desarrolladores pueden visualizar este código y usarlo como ejemplo o modelo para sus propios desarrollos.

Desde cualquier aplicación SAP se puede acceder al código desde la opción de menú “Sistema -> Status”. Con esta opción nos aparece un pop-up con el nombre técnico de los programas, pantallas, tablas afectadas y con doble-click podemos acceder a la herramienta Workbench correspondiente donde podremos visualizar el código desarrollado por SAP.

Acceso a código SAP

Introducción 8-54

Lección 3

Vers iones (3.0, 4 .0 , 4 .5 , etc .)

Como ya hemos visto en el breve resumen de la historia de SAP, el ERP de SAP ha evolucionado en el tiempo añadiendo nuevas funcionalidades y adaptándose a las nuevas arquitecturas.

Así, R/1 que empezó cubriendo sólo la contabilidad y trabajando en entorno DOS evolucionó hacia SAP R/2 con la funcionalidad completa (contabilidad, logística, recursos humanos,...) y en entorno mainframe. La siguiente evolución fue hacia SAP R/3 en entorno cliente servidor. Cada evolución lleva parejo un cambio de nombre y, de hecho, de producto. Dentro de cada producto se van liberando versiones sucesivas, cada nueva versión incorpora correcciones de errores detectados así como mejoras en la funcionalidad ofertada.

Es importante para una empresa que decide instalar software SAP conocer qué versión esta disponible, hasta cuándo lo estará y cómo se mantendrá el software por parte de SAP.

El Ramp-up.

Ramp-up es el nombre que se da a la fase de introducción de un nuevo producto o versión de uno existente.

El software en esta fase se puede usar de manera productiva.

Solo esta disponible el nuevo lanzamiento para un conjunto de clientes que están de acuerdo con SAP en instalar y evaluar el nuevo producto/versión. SAP se compromete a dar un soporte intensivo a estos clientes.

Las implementaciones que se realizan durante la fase de Ramp-up son usadas para detectar errores y añadir funcionalidades necesarias.

Mantenimiento de software por parte de SAP.

Cada instalación de SAP lleva parejo un contrato de mantenimiento del software. Este contrato incluye Support Packages, lo cuales son entregados por SAP periódicamente. Los Support Packages solucionan errores detectados en la actual versión, estos Support-Packages son entregados regularmente por SAP. En la siguiente página Web de SAP Service Marketplace http://service.sap.com/ocs-schedule podemos encontrar una lista completa de los disponibles.

Así, la evolución del software SAP se realiza mediante Support Packages y con el lanzamiento de nuevas versiones, también en SAP Service Marketplace http://service.sap.com/releasestrategy podemos encontrar el plan de entrega de versiones de SAP.

Introducción 9-54

Estrategia de mantenimiento

Estrategia de mantenimiento para SAP R/3.

La estrategia ofrecida por SAP en todos sus productos desde 2004 se resume en el concepto “5-1-2”. Así, en cualquier versión SAP se compromete a dar 5 años de soporte con el coste standard, un año más con un coste añadido adicional del 2% y si es necesario dos años adicionales con un coste añadido adicional del 4%.

Introducción 10-54

Introducción 11-54

SAP R/3 trata de dar respuesta a todas las necesidades de gestión de una empresa. Esta funcionalidad esta separada en módulos o áreas de negocio. Las tres principales son: Logística, Finanzas y Recursos Humanos. Estos módulo, dada su complejidad se dividen a su vez en submódulos.

En el sistema SAP R/3 cada módulo y submódulo se identifica con una abreviatura de dos letras.

Cada módulo tiene sus propias tablas en la base de datos común, elementos organizativos necesarios para definir la estructura de la empresa desde el punto de vista del módulo correspondiente y la funcionalidad de negocio.

Introducción 12-54

Lección 1

Estructuras organizat ivas de una empresa

SAP proporciona un conjunto de elementos organizativos que permiten reflejar la realidad organizativa de la compañía.

Estos elementos organizativos son básicos en cada una de los grandes módulos (Finanzas, Logística y Recursos Humanos), a continuación veremos los más representativos:

Cliente (Mandante):

Podemos definir el mandante de una forma sencilla como una división tecnológica de la base de datos a la que acceden los usuarios, ejemplificando, quiere decir que dos usuarios podrían trabajar sobre la misma tabla accediendo a un cliente con el mismo código sin interferir uno con otro en ningún momento debido a que los datos de cada uno, aún siendo del mismo tipo y con el mismo código, no serían los mismos al pertenecer a diferentes mandantes. No obstante y, aunque la mayoría de datos en SAP son dependientes de mandante, existen en SAP datos comunes a todos los mandantes en parametrizaciones de la empresa. Son datos con los que hay que tener un especial cuidado debido a que son accesibles desde cualquier mandante. Vulgarizando el concepto también podríamos utilizar el mandante para diferenciar agrupaciones de sociedades financieras que pertenecen a mi empresa mediante la utilización del mismo mandante por parte de todas ellas.

Sociedad:

La sociedad representa una entidad jurídica independiente dentro de la organización. La sociedad define la visión legal de la compañía a nivel nacional, define el calendario fiscal, la moneda local y los requerimientos legales de reporting:

• Libro diario, balance de sumas y saldos, libro de IVA.

• Modelos 110, 111, 915, 190 sobre IRPF.

• Modelo 347 sobre volumen anual de operaciones.

• Modelo 349 sobre compras y ventas intracomunitarias.

• Intrastat.

Es el elemento organizativo central dentro del módulo de finanzas. De él cuelga toda la estructura organizativa Logística.

División:

La división es una unidad organizativa de Finanzas que corresponde a un área de actividad delimitada de la empresa o a un área de responsabilidad de la empresa. Es decir dentro de una Sociedad se pueden diferenciar n negocios diferentes mediante el uso de la división.

Sociedad CO.

Introducción 13-54

La sociedad CO es una unidad organizativa de Finanzas que estructura la empresa desde el punto de vista de la contabilidad de costes.

Una sociedad CO puede tener asignadas una o varias sociedades.

- Relación 1:1

La contabilidad de costes se efectúa por separado para cada sociedad. La vista contable coincide con la vista analítica.

- Relación 1:n

Se efectúa una contabilidad de costes multisociedades. Todos los datos relevantes para la contabilidad de costes se agrupan en una sociedad CO compartida y se encuentran a disposición para las imputaciones y evaluaciones. La vista de contabilidad de costes y la vista contable no coinciden en este caso.

Centro:

Es el elemento organizativo central dentro del módulo de logística, es una unidad organizativa física, es decir, tiene una dirección, idioma, etc…, se realizan tareas de producción, aprovisionamiento, mantenimiento, planificación y ventas. Un centro representa un centro de producción (factoría) o una sucursal dentro de una empresa.

El centro se asigna únicamente a una sociedad; una sociedad puede poseer varios centros; varios almacenes, en los que se gestionan stocks de material, pueden formar parte de un mismo centro; un centro y un sector tienen asignada únicamente una división; un centro puede ser asignado a varias combinaciones de organización de ventas/canal de distribución; un centro puede tener varios puestos de expedición; un puesto de expedición puede ser asignado a varios centros un centro puede ser definido como centro de planificación del mantenimiento.

A nivel de Activos Fijos se utiliza para indicar el emplazamiento de estos.

Sector:

Posibilidad de agrupar materiales, productos o servicios. Por mediación del sector, el sistema determina el área de ventas y la división a las que se ha asignado un material, producto o servicio. Un material puede pertenecer a un único sector.

Almacén:

Un almacén es el lugar donde está depositado físicamente el stock dentro de un centro.

Dentro de un centro puede haber uno o varios almacenes (Almacén de materia Prima, Almacén de producto Terminado), un almacén tiene una denominación y como mínimo una dirección. Es posible almacenar datos de material específicos de almacén. A nivel de almacén los stocks se gestionan sólo cuantitativamente y no en base al valor el inventario se efectúa a nivel de almacén. Un almacén puede ser asignado a un número de almacén en la gestión de almacenes (WM).

Introducción 14-54

Área de Ventas:

Es el elemento organizativo central dentro del área comercial y gestiona las ventas (Ofertas, Pedidos, Entregas y Facturas) a los clientes. Está formada por:

• Organización de Ventas: jurídicamente, una organización de ventas está integrada en una única sociedad FI; uno o varios centros pueden pertenecer a una organización de ventas; un mismo centro puede pertenecer a varias Organizaciones de Ventas dentro de una organización de ventas se pueden definir datos maestros propios; una organización de ventas puede tener, por lo tanto, datos maestros propios de material y de clientes, así como condiciones y una determinación de precios también propias.

• Canal de Distribución: permite la entrega de la mercancía o prestación de servicios. Un ejemplo típico de canal de distribución es Comercio al por mayor, al por menor o venta directa al público. Un canal de distribución puede estar asignado a varias organizaciones de ventas.

• Sector: Se definió anteriormente.

Puesto de Expedición:

Lugar en el que se tratan las entregas. Puede tratarse de un lugar físico (p. ej., un almacén o un grupo de rampas de carga) o de una agrupación lógica (p. ej., un grupo de personas encargadas de llevar a cabo las actividades de expedición).

Área de Compras:

Elemento organizativo de aprovisionamiento externo (Compras), está formado por:

• Organización de Compras: La organización de compras es una unidad organizativa que procura artículos y negocia condiciones generales de precio de compra con los proveedores. Es responsable de todas las transacciones de compras en la empresa (Solicitudes de Pedido, Ofertas, Pedidos Abiertos, Pedidos, Verificación de Facturas).

• Grupo de Compras: Un grupo de compras corresponde a un encargado de compras o a un grupo de encargados de compras que realizan las operaciones de compra siguientes, aprovisionar determinados artículos o mercancías. Actuar de contacto para proveedores

División de personal:

Es el elemento central en la clasificación de los empleados en la organización. A nivel de división de personal se definen los posibles horarios, convenios, normativa de acceso que los empleados tendrán.

Datos maestros

En SAP, los datos maestros son creados centralmente y están disponibles para todos los módulos, aplicaciones y usuarios autorizados.

La grabación centralizada garantiza que los datos son siempre consistentes, actualizados y libres de redundancias.

Introducción 15-54

Los datos maestros incorporan aspecto organizativos en su información que permiten que un mismo datos maestro tenga distintos valores en algunos de sus atributos en función del elemento organizativo en cuestión (sociedad, centro,....).

La integración de todos los datos maestros (clientes, materiales,....) en una única base de datos consigue que la cuestión de la redundancia de datos no sea un problema y que la integridad este garantizada. Todos los módulos pueden usar los datos almacenados, así desde el modulo de logística se pueden consultar y usar datos maestros de los empleados (por ejemplo mecánicos en una orden de mantenimiento).

Resumiremos brevemente los principales Datos Maestros, hay datos maestros que pueden pertenecer a varios módulos:

• Maestro de Materiales: se compone de varias vistas,

o Datos base, indicaremos la Unidad de Medida, Sector, nº antiguo…

o Vista de compras, indicaremos para que centro se va a comprar, unidad de medida de compra…

o Vista de almacén, almacén donde se cuantificará el stock, gestión de lotes, ubicación

o Vista de contabilidad, valoración fija o variable, categoría de valoración para la determinación automática de cuentas.

o Vistas de Ventas, Organización y Canal de Distribución, Centro, Unidad de Medida de Venta, indicadores de impuestos de material, grupos de imputación para la determinación automática de cuentas de ingreso.

o Vistas de Planificación de Necesidades, Grupo de planificación, gestión de aprovisionamiento, punto de pedido, stock de seguridad.

o Pronóstico: Periodos y reglas de cálculo para planificación por consumos.

o Textos de Compras y Ventas.

o Unidades de conversión, EAN’s,..

• Maestro de Clientes y Proveedores:

o El sistema tiene una clasificación denominada Grupo de Cuentas a la que se asignan los Deudores y Acreedores en función de determinadas características de estos.

o Se dan de alta en la Sociedad como Deudores y Acreedores, con sus datos de dirección, comunicación, datos fiscales, cuenta asociada en el libro de mayor, vías de pago, datos bancarios,…

o Se dan de alta como Clientes o Proveedores en una o varias Áreas de Ventas o Compras respectivamente, se negocian diferentes condiciones de pago.

o Las funciones de interlocutor determinan quien solicita una mercancía, donde va destinada, quien emite una factura.

• Maestro de Cuentas del Libro de Mayor: se definen las cuentas de la contabilidad financiera, indicando el grupo de cuentas, (por ejemplo si es de gasto, si lleva IVA, si es de existencias) si la cuenta es de Balance o de

Introducción 16-54

Beneficios. Si es relevante para la gestión de partidas abiertas, si solo se contabiliza automáticamente (por ejemplo las existencias se contabilizan mediante la integración de los módulos logísticos con el financiero).

• Clases de Coste en la Contabilidad Analítica: Las Cuentas de Beneficios se definen a su vez en la contabilidad analítica de costes, son posiciones de plan de cuentas relevantes para el cálculo de costes. Pudiendo proponer una imputación a Centros de Coste y Ordenes (seguidamente hablaremos de ello).

• Centros de Coste: Es la unidad organizativa, dentro de una sociedad CO, que representa un emplazamiento claramente delimitado donde se producen costes. Se puede crear el sector organizativo partiendo de puntos de vista funcionales, relativos a liquidaciones, relativos a actividades, espaciales y/o relativos a la responsabilidad, por ejemplo un Centro Logístico puede ser a su vez un Centro de Coste, este pertenece a una Sociedad CO y se puede asignar a una única División.

Los centros de coste se utilizan para la imputación diferenciada de gastos generales en actividades organizativas basadas en la utilización de las áreas relevantes (función de determinación de costes) y para la contabilidad de costes diferenciados producidos en una organización (función de la contabilidad de costes).

Es posible asignar clases de actividad a un centro de coste. Éstas dividen las actividades concretas que se pueden producir en un centro de coste.

• Órdenes CO: Las órdenes CO se utilizan generalmente para planificar, agrupar y liquidar los costes de trabajos y tareas internos. El Sistema SAP permite controlar las órdenes CO a lo largo de todo el ciclo de duración; desde la creación inicial, pasando por la planificación y contabilización de todos los costes reales, hasta la liquidación final y el archivo.

• Activos Fijos: El componente de Contabilidad de activos fijos (FI-AA) se utiliza para gestionar y supervisar activos fijos con el Sistema R/3 de SAP. En la Gestión financiera del Sistema R/3 de SAP, sirve de libro auxiliar del libro mayor de FI, suministrando información detallada sobre los movimientos relacionados con activos fijos.

• Registro Info de Compras: Su función es la de servir como fuente de información para Compras. El registro info de compras (también conocido con la forma abreviada "registro info") contiene información sobre un material específico y un proveedor que suministra el material. Por ejemplo, se guarda la determinación de precio actual del proveedor en el registro info.

El registro info permite a los encargados de compras determinar rápidamente:

o Los materiales que han sido ofrecidos o suministrados anteriormente por un proveedor específico.

o Los proveedores que han ofrecido o suministrado un material específico.

Introducción 17-54

• Condiciones de Precio de Venta: Mediante las condiciones de venta se determina el precio de venta, descuentos, promociones, impuestos,… a un Cliente en función de múltiples combinaciones, siendo el Área de Ventas la principal característica.

Introducción 18-54

Lección 2

F inanzas: FI , CO, TR

Finanzas lo componen los módulos de gestión financiera, controlling y tesorería.

Gestión Financiera Contabilidad general, Cuentas a pagar, cuentas a cobrar y activos fijos son las tres áreas que componen el núcleo del módulo de Gestión Financiera. Mediante este módulo nos encargamos de la contabilidad financiera de la empresa, es decir, recogemos todos los hechos económicos relevantes para la elaboración del informe de balance de cuentas y cuenta de resultados. Estos informes o estados financieros deben de mostrar el estado real de la estructura económica de la empresa, por esta razón el módulo de Gestión Financiera recoge mediante apuntes contables todos los hechos del resto de módulos de SAP que puedan modificar la elaboración de estos informes. Podemos deducir entonces que es un módulo nuclear y fuertemente integrado con el resto.

Un ejemplo clarificador de integración con el módulo de Gestión Financiera podría ser la facturación de pedidos de venta ó entregas de material hacia un cliente, este hecho económico sería relevante para finanzas ya que por una parte una venta implica la salida de la mercancía que se vende(disminución de stock en la entrega, mediante la determinación automática de cuentas de MM (a través de la Categoría de Valoración del Material el sistema minora las existencias) y por otra el aumento de los ingresos por dicha venta (determinación automática de cuentas de ingresos, en función del Grupo de Imputación del Material), por tanto un apunte contable desde ventas hacia finanzas es inevitable.

Introducción 19-54

Los procesos más importantes del área de Gestión Financiera son: El registro de asientos contables, procesos de compensación, mantenimiento de datos maestros de clientes y proveedores junto con la gestión de pagos, el registro manual de facturas de gastos o ingresos junto con la entrada o salida de pagos, los procesos periódicos de cierre que permiten elaborar el balance de cuentas y cuenta de resultados y la gestión de los activos fijos que dispone la empresa.

• Contabilidad General

Registra los hechos económicos a nivel general de la empresa con el fin de conocer su situación patrimonial y cumplir con las disposiciones legales. Los procesos principales del área de contabilidad general son los siguientes

El libro mayor de Gestión financiera posee las siguientes características:

• Libre elección de nivel: grupo de empresas o sociedad GL • Contabilización automática y simultánea de todas las posiciones de libro

auxiliar en las correspondientes cuentas de mayor (cuentas asociadas) • Actualización simultánea de las áreas del libro mayor y contabilidad de

costes • Evaluación en tiempo real y gestión de informes sobre los datos actuales de

contabilidad, en forma de visualizaciones de cuentas, balances con diferentes versiones de balances y análisis adicionales.

Básicamente, el libro mayor sirve como registro completo de todas las operaciones contables. Se trata de la referencia actualizada y centralizada relativa a la presentación de cuentas. Una operación individual real se puede verificar en cualquier momento en tiempo real mediante la visualización de los documentos originales, las partidas individuales y las cifras de movimientos en diferentes niveles.

Integración de la contabilidad general

Introducción 20-54

• Registro de apuntes contables

Utilizados para generar el Balance y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Por consiguiente, durante todo el ejercicio, los hechos que afectan al balance y/o a la cuenta de resultados deben anotarse empleando asientos contables, como por ejemplo Contabilización de Caja/Bancos, Contabilización de Gastos, Contabilización de Ingresos, Contabilización de Nómina y Seguros Sociales, Contabilización general.

• Procesos de compensación

Procedimiento de agrupación de varios documentos para los que queremos establecer una relación de algún tipo.

• Procesos de cierre de períodos

Proceso de cierre del mes

Los procesos de cierre del área de finanzas afectan al normal funcionamiento del resto de módulos para poder cumplir con el requerimiento principal de finanzas: la elaboración de un balance y una cuenta de resultados que reflejen fielmente el estado de la empresa. De entre los procesos a realizar podemos destacar:

• Declaración de IVA • Valoraciones • Liquidaciones • Amortizaciones • Valoración de la moneda extranjera • Reconciliación de documentos

El departamento de Finanzas determina cuando abrir y cerrar periodos para que los usuarios puedan contabilizar o no en ciertos períodos, esto garantiza la fiabilidad del Balance.

Introducción 21-54

• Cuentas a pagar

El principal objetivo que pretende cubrir el módulo de Cuentas a Pagar es el registro de los hechos económicos relacionados con proveedores y acreedores, la gestión de pagos a los proveedores y la obtención de los informes oficiales.

Las funciones principales que cubre el módulo de Cuentas a Pagar son las siguientes:

• Mantenimiento de datos maestros de proveedores • Registro de facturas, cargos y abonos, anticipos. • Gestión de los pagos

o Pagos Manuales al contado o Pagos parciales o Pagos mediante efectos o Programa de pagos automáticos

• Informes

En caso de Proveedores las facturas se contabilizan a través del verificación de factura logística de MM, es decir en base al Pedido de Compras y la recepción de la mercancía pedida el sistema genera un apunte contable de la factura recibida en base a los precios acordados y la cantidad recibida. El sistema asegura de esta manera no duplicar facturas y conciliar diferencias de precio, de esta manera tenemos una partida abierta. Las Condiciones de Pago, Vía de Pago, etc vienen heredadas del Maestro de Proveedores. En caso de Acreedores la factura o abono se registra de forma manual, indicando la cuenta del Acreedor, la cuenta de contrapartida, los impuestos los puede determinar el sistema de forma automática o manual. Mediante la Contabilización de Pagos Manuales se compensa una partida abierta de un Acreedor quedando saldada esa deuda con este. El programa automático de Pagos permite pagar a determinados Acreedores de una sociedad en función de la Vía de Pago las deudas pendientes en el día seleccionado, compensando automáticamente todas las partidas abiertas de estos. Existen varios informes que me permiten visualizar las partidas abiertas, compensadas, saldos etc. De estos acreedores.

Introducción 22-54

• Cuentas a cobrar

Las funciones principales que cubre el módulo de Cuentas a Cobrar son las siguientes:

• Mantenimiento de datos maestros de clientes • Registro de facturas, cargos y abonos • Gestión de los cobros al contado y mediante efectos • Gestión de impagados • Informes

El caso de Clientes las facturas se contabilizan desde el Módulo de Ventas SD, bien en base a un pedido, un pedido abierto o una entrega, el sistema generará las facturas en base al acuerdo de precios acordado con el cliente en la Condiciones de Ventas así como los descuentos, mediante la determinación de cuentas de ingreso y en base a la Organización de Ventas, Centro, Grupo de Imputación de Material el sistema determina las cuentas de ingreso/descuentos y además la línea de impuestos. Se genera una partida abierta al deudor. En el caso de deudores el asiento se realizará de forma manual.

Mediante la Contabilización de Cobros Manuales se compensa una partida abierta de un Deudor quedando saldada esa deuda con este.

El programa automático de cobros permite realizar el cobro de por ejemplo recibos domiciliados de una sociedad en función de la Vía de Pago las deudas pendientes en el día seleccionado, compensando automáticamente todas las partidas abiertas de estos. Existen varios informes que me permiten visualizar las partidas abiertas, compensadas, saldos etc. de estos deudores.

Introducción 23-54

• Activos Fijos

Ámbito de análisis del módulo de activos fijos

Como resultado de la integración en el Sistema R/3, la Contabilidad de activos fijos (FI-AA) transfiere directamente datos a otros componentes del Sistema R/3 y desde otros componentes del mismo. Por ejemplo, es posible contabilizar directamente desde el componente Gestión de materiales (MM) a FI-AA. Cuando un activo fijo se adquiere o es de producción propia, se puede contabilizar directamente la recepción de facturas, la entrada de mercancías o la toma del almacén, a activos fijos en FI-AA. Al mismo tiempo, se puede transferir la amortización y el interés directamente a los componentes de Gestión financiera (FI) y Controlling (CO). Desde el componente Mantenimiento (PM), se pueden liquidar actividades de mantenimiento que requieran capitalización a activos fijos.

La gestión de los activos fijos tiene por objetivo la valoración de los activos fijos recogidos en el inventario de la organización. Asimismo desde este módulo se realizan operaciones de alta, baja y traslado de los mismos.

El principal objetivo que pretende cubrir el módulo de Gestión de Activos Fijos es el siguiente:

• Registro del inmovilizado de la empresa • Cálculo de la depreciación • Cuadros de Activos Fijos.

Introducción 24-54

Controlling

El Controlling le proporciona la información para facilitar las decisiones de gestión. Facilita la coordinación, el control y la optimización de todos los procesos en una empresa. Esto implica registrar tanto el consumo de los factores de fabricación como los servicios suministrados por una empresa.

Además de documentar sucesos reales, la tarea principal del Controlling es la planificación. Puede determinar desviaciones mediante la comparación de datos reales con datos de plan. La determinación de dichas desviaciones permite controlar flujos empresariales.

Las cuentas de explotación, como la que corresponde al cálculo del margen de cobertura, se utilizan para controlar la rentabilidad de áreas concretas de una organización y de la organización completa.

El área de Controlling se dedica principalmente a la elaboración de la contabilidad analítica cuyo destinatario es la propia organización. Los objetivos de la contabilidad Analítica son los siguientes:

• Análisis de la rentabilidad de los segmentos de mercado. • Identificación de los costes incurridos por cada sección. • Control presupuestario. • Cálculo del coste del producto.

Para satisfacer estos requerimientos el área de controlling se subdivide en los siguientes módulos:

Contabilidad de clases de coste (CO-OM-CEL)

La Contabilidad de clases de coste y de ingresos le proporciona un resumen de los costes e ingresos de una empresa. La mayoría de los valores se transfieren automáticamente desde la Gestión financiera al Controlling. La contabilidad de clases de coste y de ingresos solamente calcula costes que no representan otro gasto o solamente representan un gasto en la Gestión financiera.

En caso necesario, la reconciliación de los valores en la Gestión financiera y el Controlling se efectúa en la Contabilidad de clases de coste y de ingresos.

Contabilidad de centros de coste (CO-OM-CCA)

La contabilidad de centros de coste se emplea para poner en práctica el Controlling en una organización. Es útil para imputar gastos generales a la ubicación en la que se han producido.

Contabilidad de costes por procesos (CO-OM-ABC)

La contabilidad de costes por procesos analiza aquellos procesos empresariales en los que intervienen varios departamentos de una organización. Mediante este proceso se establecen prioridades para los objetivos de la organización y para la optimización de los flujos empresariales.

Introducción 25-54

Órdenes CO (CO-OM-OPA)

Utilice órdenes CO para agrupar y gestionar las órdenes originadas por un job concreto. A los jobs se les puede asignar un presupuesto, que supervisa el sistema, a fin de asegurar que no se exceda.

Controlling de costes del producto (CO-PC)

El Controlling de costes del producto calcula los costes que se producen durante la fabricación de un producto o el suministro de un servicio. Permite calcular el precio mínimo de un producto de modo que su comercialización sea provechosa.

Cuenta de resultados (CO-PA)

La cuenta de resultados analiza el beneficio o la pérdida de una empresa por sectores del mercado individuales. El sistema imputa los costes correspondientes a los ingresos para cada sector del mercado.

La cuenta de resultados proporciona una base para la toma de decisiones como, por ejemplo, la determinación de precios, la selección de clientes, el acondicionamiento y la elección del canal de distribución.

Contabilidad de centros de beneficio (EC-PCA)

La contabilidad de centros de beneficio evalúa el beneficio o la pérdida de áreas independientes de una empresa. Estas áreas son responsables de sus costes e ingresos.

La Contabilidad de centros de beneficio es un componente de estadística contable del sistema SAP. Esto significa que tiene una función doble: una estadística y otra verdaderamente contable. Además de costes e ingresos, puede visualizar cifras clave como el rendimiento de la inversión, el capital circulante o el flujo de caja de un centro de beneficio.

Tesorería El módulo de tesorería se preocupa esencialmente de la gestión de caja, tanto de la gestión de la liquidez como de la conciliación bancaria mediante dos informes principales:

• Informes de previsión

• Informe de posición

Introducción 26-54

Lección 3

Logíst ica: MM, SD, PP

Producción, ventas y aprovisionamiento son las tres principales áreas de operación. Muy a menudo son realizados por departamentos diferentes pero sus interconexiones son evidentes:

Una orden de producción se genera a partir de un pedido de ventas o un plan de ventas previstas; las necesidades de aprovisionamiento se generan a partir de planes de producción o de la bajada de los stocks,...

Si bien estos procesos son los más habituales dentro de una compañía en el área logística, según el perfil de la organización, otras áreas como el mantenimiento, la gestión de almacenes o el control de calidad adquieren una importancia elevada.

Por ejemplo para una compañía ferroviaria son probablemente más importantes los procesos de mantenimiento de vías y trenes que la venta de tickets.

Todos estos procesos forman parte del módulo de logística y se encuentran integrados con el módulo de finanzas (contabilización de facturas,...) y recursos humanos.

Principales áreas dentro de SAP R/3 logística

Introducción 27-54

Gestión de ventas: Toda la gestión de ventas se realiza en base al Área de Ventas. Se crean diferentes clases de documento y de posición para gestionar las ventas.

Nos proporciona las principales funcionalidades de los procesos de ventas del back-office: Encuestas, presupuestación, generación de órdenes, contratos, facturación y una completa gestión del ciclo de vida de los clientes (status de pedidos, facturación, cobro y gestión de crédito).

Proceso de venta

Ofertas

Mediante la generación de Ofertas, puedo presentar a un cliente o cliente potencial una oferta de mis productos o servicios, digamos que aquí nace el flujo de ventas, entran en juego las funciones de interlocutor, la determinación de precio, esquemas de cálculo, condiciones de pago,…

Mediante la determinación de mensajes ésta se podrá imprimir, enviar por fax, por mail,…

Pedidos de venta

Durante la creación de pedidos de venta el sistema gestiona las funciones básicas:

• Monitorizar la transacción de ventas

• Chequeo de disponibilidad

• Transferencia de necesidades al MRP (material requirement planning)

• Planificar la entrega

• Cálculo de precios e impuestos

• Control de límites de crédito

• Gestión de documento (electrónicos y en papel)

Introducción 28-54

Depende de la configuración del sistema que estas funciones estén más o menos automatizadas. Los datos generados se guardan en documentos de ventas.

Se pueden crear en base a una oferta transfiriéndose los datos de ésta al pedido, el sistema verifica la disponibilidad de ese material, en caso positivo hará una reserva y en caso negativo posteriormente el MRP generará una orden de fabricación.

También se realiza una verificación del crédito/riesgo del cliente y, si éste sobrepasa estos límites, el pedido se generará pero quedará bloqueado para la entrega, pudiéndose liberar posteriormente una vez éste haya saldado sus deudas.

Las condiciones de precio esquemas, de calculo e impuestos ya, vienen determinados de la oferta. Mediante la gestión de status el sistema conoce si el pedido está tratado totalmente, sin tratar o tratado parcialmente.

Pedidos Abiertos (Contratos)

Mediante la generación y tratamiento de pedidos abiertos (se pueden realizar en base a una oferta) puedo tratar un compromiso adquirido con un cliente en un intervalo de tiempo, el compromiso puede ser un material (que le iré entregando parcialmente) o un servicio que ofrezco, además, los pedidos abiertos me permiten hacer uso de los planes de facturación y de esta manera puedo facturar periódicamente un porcentaje de un material o una cantidad fija.

Entrega

Mediante la generación de entregas en base a los pedidos de venta, el cliente retira la mercancía de los puestos de expedición situados en los Centros de la Sociedad. Dentro de la parte de Logistics Execution se puede preparar el transporte con sus rutas, contenedores,... los embalajes y los movimientos dentro del almacén (WM). Una vez contabilizada la entrega el sistema generará un apunte en MM minorando el stock retirado y otro en FI y CO contabilizando esta salida en el libro de mayor y la contabilidad analítica.

Facturas

Desde el Pool de Facturación el usuario puede seleccionar los pedidos, pedidos abiertos (Planes de Facturación) y entregas pendientes de facturar. En un rango de fechas para determinados clientes o Áreas de Ventas, el pool permite seleccionar al usuario qué documentos quiere facturar, el sistema actualizará los status de los distintos documentos, genera la factura SD y ésta, a su vez, la factura FI y el consiguiente apunte en CO. Mediante la determinación de mensajes la factura se puede imprimir, enviar vía fax, vía mail o vía EDI (describiremos brevemente este tema en el portfolio) generándose un IDoc de ésta.

Introducción 29-54

Producción: SAP R/3 ayuda a la compañía gestionan de la totalidad de las actividades de producción, desde la planificación a la ejecución y el análisis.

SAP R/3 presenta todas las necesidades para una gestión de la producción orientada al cliente que es totalmente compatible con just-in-time (JIT) y Kanban estrategias.

Combinado información de una gran variedad de procesos de negocio (planificación, contabilidad de costes, recursos humanos, gestión de materiales, gestión de almacenes, mantenimiento de planta y control de calidad)

Planificación de la producción

Planificación de la producción. Una visión general del proceso de planificación de la producción incluye los siguientes pasos:

Planificación de ventas (SOP):

Genera planes de venta y de producción usando valores previstos de venta y los requerimientos de venta que se obtienen del sistema de gestión de ventas y del análisis de los costes y beneficios. Los requerimientos son reflejados en el sistema como cantidades planificadas de un producto en un periodo determinado.

Gestión de la demanda:

Conecta la funcionalidad de planificación con la programación de la producción. También determina los requerimientos de cantidad y fechas para la finalización de los productos basados en los cálculos del SOP.

Master Production Scheduling (MPS):

Permite para recursos de fabricación críticos una planificación más fina. MPS es un paso opcional en el proceso.

Introducción 30-54

Materials Requirements Planning (MRP):

Nos permite una planificación detallada de la programación para los productos considerando los componentes intermedios. La salida de un MRP es tanto ordenes de producción como solicitudes de compra.

Incluyes los siguientes pasos: creación y liberación de órdenes de producción, expedición de componentes, confirmación de las actividades de producción, recepción de mercancías y finalización de productos.

Ejecución de la producción Las órdenes de producción contienen todos los datos relevantes desde el punto de vista de fabricación: objetivos, recursos necesarios y costes. Una orden de producción estándar cubre la demanda de un material o producto individual pero también se pueden producir más de un producto de manera conjunta y posteriormente distribuir los costes incurridos.

Antes de ejecutar una orden de producción es necesario liberarla. Una vez la orden tiene status “Liberada” se pueden imprimir documentación, entregar componentes desde el stock y confirmar operaciones. Antes de liberar una orden hemos de asegurarnos de disponer de suficiente capacidad de fabricación para asumirla. Se puede usar una herramienta gráfica para visualizar la planificación a corto de órdenes.

Confirmación de órdenes y recepción de producto En la confirmación de una orden de producción informa de las cantidades producidas, desechos, tiempo de producción y fechas de finalización.

Confirmación puede ser del total de la orden o de forma parcial operación por operación de forma individual.

Una vez confirmada la orden de producción las cantidades producidas son automáticamente incorporadas al stock.

Imputación La imputación de una orden de producción significa recoger y contabilizarlos costes incurridos en la fabricación y de los materiales consumidos. La imputación de órdenes es una prueba de la fuerte Integración entre la Planificación de la Producción y la Contabilidad.

Introducción 31-54

Gestión de compras: Desde la gestión de compras el sistema abastece de materiales o servicios externos a un centro logístico. Todo se gestiona en base al Área de Compras y las clases de documentos de compras.

Los procesos básicos del la gestión de compras de servicios o materiales son:

Solicitudes de Pedido (Determinación de requerimientos).

Los requerimientos de materiales son calculados por los usuarios de los distintos departamentos o a través de la planificación de materiales.

Las solicitudes de Pedido de material pueden ser introducidas manualmente por los usuarios o bien generadas automáticamente desde los procesos de planificación (MRP).

Se pueden sujetar a estrategias de liberación, para que las aprueben los responsables de la empresa.

Peticiones de Oferta

Una vez liberadas las solicitudes de pedido mediante la herramienta de asignar y tratar convertimos las solicitudes de pedido en petición de oferta solicitando así ofertas a diferentes proveedores.

Actualización de Ofertas

Una vez recibidas las ofertas de los distintos proveedores actualizaremos las peticiones con los precios e intervalos de validez. Se puede parametrizar el sistema para que se actualice o cree el registro info para futuras compras de esta manera conozco precios para la combinación de materiales, proveedores, organización de compras y centro.

Pedido Puntual

A través de la comparación de ofertas podemos determinar cual es la mejor y convertir esta en Pedido de Compras, mediante la determinación de mensajes los pedidos de compra pueden ser enviadas a los proveedores mediante impreso, fax, mail o de forma electrónica vía EDI.

Por lo general los pedidos de sujetan a una estrategia de liberación para que los responsables del departamento aprueben o no dicha compra.

Los materiales pueden ir al almacén, ser un gasto o también llevarse a un activo fijo.

Pedido Abierto de Compras (Contrato)

Se pueden alcanzar compromisos con Proveedores validos en un intervalo de tiempo, los pedidos abiertos se suelen hacer bien en base a cantidad o valor, se pueden generar en base a una solicitud o una oferta, permite generar múltiples pedidos puntuales en base a este.

Introducción 32-54

Recepción de materiales y gestión de stock

El personal de recepción de materiales puede confirmar las recepciones de material de manera sencilla entrando únicamente el número de pedido. Se pueden establecer márgenes de tolerancia en las cantidades recepcionadas. El almacenista confirmará las cantidades y efectuará la recepción del pedido total o parcial, se generará un apunte en MM incrementando el stock y el correspondiente apunte en FI y CO, en caso de que el material se haya llevado al activo el sistema generará un apunte en MM pero no lo hará en FI.

Verificación de facturas

El sistema permite realizar la verificación de las facturas recibidas. El departamento de contabilidad recibe información de las variaciones de precio y cantidad entre el pedido y las entradas de material y la factura emitida., esto se consigue gracias a la integración entre Logística y Finanzas. Esto facilita el procesos de auditoria y verificación de facturas.

Introduciendo el número o número de pedidos el sistema comprueba si estos han sido recepcionados y procede a la contabilización tanto en MM como en FI generando la factura Acreedora, en caso de haber llevado el material al activo este se dará de alta en este momento heredando este todos los datos de la compra.

Gestión de compras

Introducción 33-54

Lección 4

Recursos humanos: HR, PR, QM

Tradicionalmente, la gestión de recursos humanos se ha considerado un área aislada del resto de sistemas de gestión de la empresa. SAP, sin embargo, la ha integrado junto al resto de áreas. Entre las principales funcionalidades ofrecidas cabe destacar las siguientes:

Principales funcionalidades del SAP RRHH

Gestión de la estructura organizativa:

Nos permite definir de manera rápida y sencilla las estructuras organizativas de la empresa.

Ejemplo de estructura organizativa

Introducción 34-54

Los elementos organizativos principales en la definición de la estructura organizativa:

Unidad organizativa. Representa una sección, área funcional, área geográfica o departamento de la organización. Varias unidades organizativas junto con sus relaciones de dependencia dibujan el organigrama de la empresa.

Funciones. Son la definición genérica que agrupa las tareas, y funciones comunes a varias posiciones de la empresa.

Posición. Representan los puestos de trabajo individuales definidos en la empresa. Las posiciones están asignadas a una Unidad Organizativa. Una posición hereda las características generales a una función.

Personas. Las personas ocupan posiciones de la estructura organizativa. Representan a los empleados de la empresa. La información de los empleados se mantiene en el submódulo de administración de personal, en la gestión de la estructura organizativa nos limitamos a asignar un empleado a un puesto de trabajo.

Contratación.

Nos permite gestionar el proceso completo de contratación desde la entrada de los datos de los candidatos hasta finalizar con la asignación del empleado contratado a un puesto de trabajo.

Permite tanto la gestión de procesos de contratación externos (contratación de nuevos empleados) como internos (cambios internos en la ocupación de puestos de trabajo).

Las necesidades de contratación están representadas por vacantes. Las vacantes son posiciones que necesitan ser ocupadas.

Proceso de contratación.

Introducción 35-54

Un típico proceso de contratación consta de los siguientes pasos:

• La posición vacante es publicada.

• Se registran los datos de los candidatos.

• Se realizan los procesos de selección.

• Se genera el contrato del candidato seleccionado y envían sus datos a la gestión de empleado para registrarlo como tal.

El módulo de contratación proporciona herramientas para automatizar procesos como correspondencia y otros. Esta característica libera al departamento de contratación de tareas administrativas.

Visión transacción mantenimiento infotipos empleado

Gestión de personal

Los datos de los empleados son almacenados en infotipos. Cada infotipo es una tabla de la base de datos y agrupa información de un mismo tipo: datos bancarios, datos personales, dirección, datos organizativos, horario, seguridad social, impuestos;...

Los datos de un infotipo pueden ser creados, visualizados, modificados, copiados y borrados.

Introducción 36-54

Hay un infotipo especialmente importante en la gestión de personal, se trata del de “Estructura Organizativa”.

Infotipo Asignación Organizativa

En este infotipo se asigna organizativamente a tres estructuras: La de empresa, la de personal y la de organigrama. Cada una de ellas influye en distintos aspectos de la gestión de los empleados.

Para facilitar la grabación de los datos de un empleado se pueden usar y definir las medidas de personal. Las medidas de personal permiten gestionar fácilmente registros de datos que afectan a más de un infotipo. Por ejemplo, cuando se contrata a un nuevo empleado se requiere dar información del mismo en más de un infotipo. Típicamente se han de informar, como mínimo, los siguientes infotipos: Asignación Organizacional, Datos Personales, Dirección, Horario de Trabajo, Datos de Nómina y Datos Bancarios.

Secuencia de una medida de personal

Introducción 37-54

El sistema permite que un mismo infotipo muestre información distinta en función del país. Así el infotipo de impuestos es distinto en un empleado español que en uno alemán. Esto es especialmente importante en empresas multinacionales.

Desarrollo de personal

El desarrollo de personal permite gestionar todas las acciones necesarias para maximizar el valor de sus empleados en relación con la empresa. Permite planificar y ejecutar medidas para fomentar el desarrollo profesional de los empleados.

Principales tares del área de desarrollo de personal.

La comparación de perfiles consiste en la comparación para detectar puntos fuertes y débiles de un empleado en relación con el puesto de trabajo que ocupa. Esto se consigue por un lado definiendo los requerimientos de un puesto de trabajo y por otra las calificaciones de los empleados. Estos dos perfiles de requerimientos y calificaciones son comparados.

El no cumplimiento parcial o completo de un requerimiento del puesto puede generar la propuesta de realización de una acción formativa por parte del empleado en cuestión.

También nos permite definir y realizar el seguimiento de su cumplimiento de planes de carrera y desarrollo individual.

Otra de las funcionalidades prevista es la de realizar la gestión completa (desde la definición hasta la aprobación por parte del evaluado) de valoraciones del rendimiento.

Introducción 38-54

Formación

El componente de formación consiste en la integración de todas las actividades necesarias de preparación de un evento formativo; definición del catalogo de formación; gestión de las actividades diarias de un evento formativo y realización de las tareas periódicas necesarias.

Principales acciones de la gestión de la formación.

La fase de preparación de un evento formativo incluye la creación y actualización de todos los datos maestros que se usarán en la creación del catálogo de formación: horarios, sedes, instructores, recursos y costes. También crearemos los agrupadores que nos ayudarán a organizar el catálogo de formación.

La creación del catálogo de formación permite definir qué cursos se realizarán y en qué fechas. Podemos crear el curso directamente o bien realizar una planificación para buscar las fechas que nos permitan disponer de la sala y otros recursos necesarios.

Una vez planificados los cursos se realizan las actividades diarias necesarias como gestión de inscripciones, cancelaciones,.... Gracias a incluir la posibilidad de envíos masivos de correspondencia o mails podemos realizar convocatorias masivas o informar a los participantes de las fechas confirmadas de realización del curso.

La fase de tareas repetitivas incluye las tareas periódicas tales como la confirmación de eventos, la cancelación y seguimiento, entre otros.

Introducción 39-54

Gestión de tiempos

La gestión de tiempos cubre todas las actividades relacionadas con la definición de horarios, asignación de éstos a los empleados por un lado y el seguimiento de marcajes e incidencias (ausencias y presencias) de los empleados por otros.

Resumen tareas de la gestión de tiempos

La gestión de tiempos es la que nos permite registrar y controlar los días de vacaciones, las bajas por enfermedad o accidentes, los marcajes horarios de los relojes de control de acceso, la asistencia a cursos, a viajes de empresa y otros. La información registrada puede ser enviada, toda ella o parcialmente, al módulo de nómina para su efecto económico.

Cálculo de nómina

El cálculo de la nómina nos permite calcular el pago a realizar a cada empleado en función de su salario y otras condiciones. El proceso de cálculo de nómina incluye la generación de formularios oficiales, formulario de recibo de nómina, transferencias a contabilidad y generación del pago.

Resumen tareas cálculo del cálculo de la nómina

Introducción 40-54

Employee self service

Bajo este nombre se incluyen toda una serie de servicios WEB (integrados en el portal SAP) que permiten a los empleado obtener información sobre su relación con la empresa (recibos de nómina, certificados de IRPF, formaciones, vacaciones...) y modificar parte de sus datos (como datos bancarios, familiares, direcciones....).

Control de Calidad (QM)

Propósito General

Con las funciones incluidas en el módulo de gestión de la calidad (QM) podemos implementar elementos clave de un sistema de calidad integrado, estas funciones están complementadas por otros componentes dentro del sistema SAP, tales como aplicaciones dentro de los módulos de MM, SD o PP.

Gracias a la integración del módulo de QM es posible llevar a cabo las tareas que conciernen a la gestión de la calidad dentro del sistema R/3 dentro de los módulos de gestión de materiales, producción, ventas y distribución y contabilidad de costes.

Implementación de la solución

Para poder implementar estos elementos, el módulo de QM se subdivide en:

• QM-PT

Herramientas de planificación para la gestión de las tareas de inspección y calidad.

• QM-IM

Módulo dedicado al proceso de inspección el cual permite determinar si el producto fabricado satisface los requerimientos de calidad previamente definidos.

• QM-QC

Control de calidad para procesos y productos, utilizado principalmente para actualizar el nivel de calidad basado en los resultados de inspecciones.

• QM-CA

Gestión de certificados de calidad. Mediante este componente podemos generar, distribuir o imprimir certificados automáticamente.

• QM-QN

Introducción 41-54

Utilizado para registrar y procesar notificaciones de calidad como por ejemplo problemas derivados de la mala calidad de productos o servicios. Desde este componente, entre otras funcionalidades, podríamos monitorizar la corrección de este tipo de problemas.

Características principales

Mediante el módulo de control de calidad podemos dar soporte a tareas tales como planes de calidad, inspecciones de calidad y control de calidad. También disponemos de la posibilidad de gestionar certificados de calidad y gestionar problemáticas mediante la ayuda de las notificaciones de calidad.

• Componentes asociados o Datos Maestros como por ejemplo de características de inspección,

inspección de calidad y control de calidad. o Planes de inspección. o Control de calidad en SD. o Sistema de información de calidad. o Certificados de calidad. o Notificaciones de calidad.

Introducción 42-54

Lección 5

Mult iapl icac iones: PS, WF, IS

WORKFLOW Introducción

SAP Bussiness Workflow es una herramienta que nos permite la implementación técnica de procesos de negocio. Permite dar soporte y agilizar el proceso de negocio ahorrando tiempo y costes. Permite a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar.

El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de workflow. El control incluye el monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.

En el sistema SAP, el sistema de workflow se integra completamente con las funciones de negocio del sistema R/3 a través del Business Objects Repository (BOR).

Adicionalmente el sistema de workflow de SAP permite su integración con la gestión organizacional lo que permite relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas del workflow.

Típicamente los workflows se utilizan para automatizar procesos de autorización donde una determinada información va pasando por distintos responsables para su autorización, se ejecuta de la misma forma repetidamente en el tiempo.

Un ejemplo típico para un workflow sería las Estrategias de Liberación de Pedidos de Compras, van pasando por los distintos responsables de Compras, en el momento en que uno libera se lanza un workflow para el siguiente responsable en la cadena de la liberación.

Las ventajas son múltiples, reducimos tiempos, costes, es fácil de modificar.

Introducción 43-54

Terminología

En el siguiente esquema vemos claramente los pasos de un Workflow.

El Workflow controla el flujo del proceso de negocio que se ha definido. Este flujo de proceso se compone de pasos. Para poder lanzar la secuencia de pasos definida en el workflow es necesario definir que eventos generan su activación.

En un workflow se ejecutan pasos, cada paso tiene asociada una Actividad o Tarea.

¿Con que objeto?

La tareas interactúan con el sistema mediante métodos asociados a un Bussiness Object.

Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves

Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias específicas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores

¿Quién?

Los distintos participantes en los pasos de un workflow reciben el nombre de agentes.

Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles. Los agentes posibles son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirán.

¿Cuándo?

El lanzamiento de un workflow se produce al generarse un evento en el sistema.

Introducción 44-54

PS

El sistema de proyectos es una solución global independiente del sector que permite realizar el seguimiento de todas las tareas de un proyecto. Se aplica a todo tipo de proyectos: inversión, marketing, I+D, construcción de instalaciones, etc.

Desde el punto de vista de los procesos de negocio, podemos considerar que existen unas fases por las que va a pasar cualquier tipo de proyecto:

1. Concepto. 2. Estructuración. 3. Planificación de costes y fechas. 4. Presupuestación. 5. Realización. 6. Cierre.

El sistema de proyectos da soporte a la gestión de un proyecto a lo largo de todas las fases de ciclo de vida de éste. Además, con anterioridad a la definición y ejecución de proyectos concretos, permite definir estructuras estándar que sirven como punto de partida para la creación de estructuras operativas. El sistema de proyectos incorpora herramientas gráficas que permiten realizar la estructuración del proyecto utilizando técnicas estándar como diagramas de Gantt y diagramas de grafos e interfaces para productos PC como GRANEDA, MS Access, MS Project y hojas de cálculo.

Existen dos estructuras básicas que son propias del sistema de proyectos. El plan de estructura de proyecto (PEP) que nos permite estructurar éste de forma jerárquica, y el grafo que nos permite definir con el máximo nivel de detalle las tareas, sus relaciones y las necesidades de recursos que conllevan.

Los módulos que dan soporte a la gestión del proyecto en cada una de sus fases mencionadas anteriormente son:

1. Datos básicos. 2. Estructuras operativas. 3. Planificación. 4. Presupuestación. 5. Realización. 6. Sistema de información.

En el componente de PS de estructuras operativas se especifican todos los datos necesarios para describir completamente un proyecto y las necesidades que genera.

La principal ventaja del sistema de proyectos reside en la integración existente entre éste y el resto de las aplicaciones R/3. En este apartado se describe brevemente de qué manera se realiza esta integración con cada uno de los demás módulos. Los puntos siguientes incluyen alguna de estas posibilidades de integración:

Introducción 45-54

Integración con MM

Al crear un documento de compra y al hacer una reserva en el almacén se puede imputar contra un elemento PEP, de forma, que al efectuar la entrada de mercancía en el primer caso, y la salida de mercancía en el segundo, los costes se contabilizan directamente al elemento PEP. Se puede mantener una integración más fuerte cuando las necesidades del proyecto de materiales o servicios se definen en las operaciones del grafo. R/3 genera automáticamente las solicitudes de pedido y reservas correspondientes, que naturalmente se crean imputadas al grafo.

Integración con IM

Un programa de inversión es una estructura jerárquica. El último nivel de esta estructura son las medidas de inversión. Las medidas de inversión son elementos PEP de nivel 1 y órdenes del módulo CO. Por tanto, cuando se gestionan proyectos de inversión, la integración IM se realiza de forma natural, ya que estos proyectos son las medidas de inversión que componen el programa.

Integración con SD

En este caso también existen dos posibles formas de integración. Un pedido se puede imputar a un elemento PEP de forma que podemos analizar los costes que recibe el proyecto con respecto a los ingresos correspondientes a la venta del proyecto.

La integración puede ser más directa utilizando la definición automática de proyecto desde pedidos de ventas, asignando el material que vamos a vender a un grafo estándar. Además, si se utilizan materiales configurables se puede definir el proyecto en función de las características del material, utilizando la configuración de variantes.

Integración con PM

Las órdenes de mantenimiento se pueden asignar a un elemento PEP. Por ejemplo, en el caso de un proyecto con garantía durante un tiempo después de la entrega, si se asignan las órdenes de mantenimiento correspondientes a un elemento PEP del proyecto, se pueden analizar los costes de mantenimiento conjuntamente con el resto de los costes del proyecto.

Integración con PP

Una orden de producción se puede asignar a un elemento PEP. Por ejemplo, cuando se realiza un proyecto que incluye fabricación interna.

Integración con FI

Desde PS se puede crear planificación financiera para los flujos de fondos de un elemento PEP. Además, existe la integración indirecta de costes reales a través de la integración de PS con MM.

Introducción 46-54

Integración con CO

El sistema de proyectos recibe los costes internos a través de la facturación de actividades, recargo, distribución y subreparto. Además una orden CO se puede asignar a un elemento PEP.

Integración con AM

Se pueden definir los proyectos de forma que a los elementos PEP creados se les asocie un inmovilizado en curso, aunque también se puede optar por la liquidación directa de los costes del proyecto a un activo fijo.

IS

SAP cuenta también con verticales y microverticales. Las verticales son conocidas también como IS o Industry Solution y son SAP orientados a diversas industrias, como por ejemplo periódicos, mineras, cías. de telecomunicaciones. Las microverticales son SAP que atienden a industrias específicas, como por ejemplo: empresas agroexportadoras, piscifactorías, etc. Las Verticales son desarrolladas por SAP y las microverticales por los socios de SAP.

Introducción 47-54

Introducción 48-54

Lección 1

Port fo l io de productos SAP

SAP está constantemente ampliando su catálogo de productos con el objetivo de abarcar el máximo de sectores y soluciones posibles. Todos los productos ofertados por SAP tienen como uno de sus puntos fuertes la integración con el resto.

A continuación se muestra un cuadro resumen de los productos SAP:

Resumen de productos de SAP

SAP Netweaver.

Es la solución tecnológica común a todos los productos SAP. En él se integran soluciones útiles para el resto de productos. Puede encontrar más información en http://www.sap.com/netweaver

mySAP Bussiness Suite.

MySAP Bussiness Suite, antes conocido como mySAP.com, agrupa todas las soluciones multisector basadas en SAP Netweaver. Es dentro de este conjunto donde encontramos los productos más populares de SAP como MySAP ERP (evolución de SAP R/3), MySAP CRM, mySAP SRM, ....

Puede encontrar más información en http://www.sap.com/solutions

SAP Smart Bussiness Solutions.

Engloba las soluciones SAP para pequeña y mediana empresa. Existen dos productos básicos:

Introducción 49-54

MySAP All-in-one es un producto basado en un sistema SAP R/3 ampliado con diferentes funcionalidades de otras soluciones SAP. El cliente selecciona que funcionalidades requiere, con lo que en cada instalación resulta un MySAP All-in-one distinto. El producto esta dirigido a empresas desde una docena hasta unos cientos de usuarios.

SAP Bussiness One es un producto cuya base tecnológica no es Netweaver. Esta desarrollado en C++ y puede ser instalado bajo Windows. Incorpora funcionalidad de contabilidad, compras, ventas y gestión de almacenes. Es un producto dirigido a la pequeña empresa.

Puede encontrar más información en http://www.sap.com/smb

SAP xApps (collaborative cross applications)

Son soluciones que nos permiten integrar los productos existentes unos con otros accediendo a las distintas bases de datos y funcionalidades, usando interfase abiertos (arquitectura J2EE). Nos permite construir nuevas aplicaciones sobre la base de los productos ya existentes.

Puede encontrar más información en http://www.sap.com/xapps

Industry Solutions.

Industry solutions incorpora funcionalidades específicas de distintos sectores industriales. Estas funcionalidades están implementadas en SAP R/3 y se facilitan como Add-Ons.

Puede encontrar más información en http://www.sap.com/industry

Introducción 50-54

Lección 2

SAP Netweaver y SAP Porta l

SAP Netweaver es la plataforma tecnológica que da servicios comunes a todas las soluciones SAP. Está formado por una serie de componentes que dan respuesta a necesidades básicas en cualquier entorno tecnológico.

SAP Netweaver es la base de cualquier nuevo producto. Esta plataforma común potencia y facilita la integración entre distintas soluciones y da respuesta a una necesidad creciente en las organizaciones de integración de sistemas.

La plataforma persigue ser el elemento central de integración de todas las aplicaciones, SAP y noSAP, de la organización. Modificando la arquitectura habitual (en que cada sistema se comunica con el resto de manera independiente) a una arquitectura en que todas las integraciones usan un módulo común. Podemos ver esta evolución en los siguientes gráficos:

Arquitectura actual Infraestructura de integración de sistemas

SAP Netweaver proporciona las funciones centrales de integración de las aplicaciones de negocio de una organización en cuatro niveles de integración:

Niveles de integración y componentes de SAP Netweaver.

Introducción 51-54

Integración de personas.

La integración de personas persigue que todos los empleados de la organización tengan disponible la información y funcionalidad que ellos requieren en su trabajo diária. El SAP Enterprise Portal (EP) es la herramienta clave en esta integración.

El enterprise portal es la puerta de entrada de los usuarios finales a los sistemas de la organización y su modo de acceso a la información, aplicaciones y servicios de la compañía. Todos los SAP y no SAP sistemas, data warehouses, documentos, contenidos y servicios Web son presentados de una manera uniforme y sencilla al empleado.

Integración de información.

La integración de información provee acceso a toda la información, estructurada y no estructurada de la organización. El núcleo de este nivel es el SAP Bussiness Information Warehouse (BI), el cual, facilita datos de distintos sistemas para su evaluación. Otros componentes de este nivel son el Knowledge Management (MI) (también usado en el SAP portal) para la gestión de documentos y el Master Data Management (MDM) como proveedor unificado de datos maestros.

El sistema SAP R/3 es un sistema OLTP (Online Transaction Processing) que recoge información transaccional (factura con sus detalles, pedidos con sus detalles,....) y la almacena, el sistema SAP R/3 incorpora informes ya definidos y permite desarrollar otros nuevos para la consulta de estos datos.

Cuando nos manejamos en un sistema OLTP con un gran volumen de transacciones, los informes con datos calculados (totales, agrupaciones) pueden ser lentos de ejecución.

Para resolver esta situación aparecen los sistemas OLAP (online analytical processing), SAP Bussiness Management es uno de ellos. Estos sistemas clasifican y homogeneizan la información de uno o varios sistemas OLTP con el objetivo de facilitar la generación de informes analíticos sobre esta información.

Relación entre sistemas OLTP y OLAP

Introducción 52-54

Integración de procesos.

La integración de procesos asegura que los procesos de negocio pueden ejecutarse de forma homogénea a través de los distintos sistemas de la organización. Esto se consigue usando XML y Workflow en otras tecnologías. Aquí la herramienta central es el SAP Exchange Infrastructure (SAP XI).

SAP XI permite la conexión entre sistemas SAP y no-SAP de diferentes proveedores, distintas versiones o distintas plataformas (Java, ABAP y otros).

SAP XI se basa en arquitecturas abiertas (principalmente XML y Java)para ofrecer servicios esenciales en los entornos heterogéneos y complejos de las organizaciones actuales. Servicios como el intercambio de mensajes, configurando el control de flujos de negocio entre sistemas además de transformar el contenido entre receptor y emisor.

Plataforma de aplicaciones.

Con SAP Web Application Server (Web AS) incorpora entornos de ejecución para J2EE y ABAP, lo que le permite utilizar aplicaciones Web y Web Services dentro de un entorno abierto.

SAP Web AS es una evolución del componente SAP Basis que conformaba el núcleo en los sistemas SAP R/3.

SAP Web Application Server

Entre las principales funcionalidades que ofrece cabe destacar las siguientes:

• Un entorno de ejecución de aplicaciones fiable y seguro tras más de 10 años de evolución.

• Gestión y ejecución segura (roles, usuarios, ....) de procesos de negocio.

Introducción 53-54

• Entorno de desarrollo de aplicaciones.

• Soporte a la mayoría de estándares de la industria, tales como: http, HTTPs, SMTP, SOAP, XML,....

• Gran escalabilidad.

• Independencia de sistemas operativos y bases de datos.

El siguiente cuadro muestra los cuatro niveles de integración anteriores resumiendo las herramientas y funcionalidades de cada uno de ellos.

Nivel de integración Quién

A quién aplica

Qué

Características Principales

Cómo

Principales componentes

Integración de personas

Todos los usuarios

Dar acceso a las aplicaciones en un entorno único

EP

Integración de información

Key users, Administradores, Desarrolladores, Gestores

Consolidar datos de varios sistemas

MI MDM

BW

MDM

Integración de procesos

Administradores, Desarrolladores

Distribución y integración de sistemas

XI

Plataforma de aplicaciones

Administradores, Desarrolladores

Plataforma de desarrollo de todos los componentes de SAP Netweaver

Web AS

SAP Marketplace

http:\\service.sap.com es el punto de acceso de partners y clientes a distintas funcionalidades y servicios ofertados por SAP.

Introducción 54-54

SAP Service Marketplace

No todos los servicios son de libre acceso, para algunos de ellos es necesario un usuario y password facilitados por SAP a sus clientes o partners. Algunos de los más relevantes son:

SAP Support Portal: (necesario certificado de cliente)

Permite reportar incidencias de los sistemas SAP instalados, encontrar parches y solución a problemas.

SAP Help Portal: (libre)

Acceso a los manuales online de todas las versiones e idiomas de SAP R/3.

SAP Development Network: (requiere registrarse como usuario)

Foro para desarrolladores de todas las áreas y soluciones. SAP sólo lo administra, las soluciones y documentos no son responsabilidad de SAP.