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TEMA 2__DATOS MAESTROS

Contenido

1. EL PLAN CONTABLE ............................................................................................ 2

Definir el plan de cuentas. ...........................................................................................

Definir las propiedades del plan de cuentas: ...............................................................

Asignar el plan contable a la sociedad ........................................................................

2. DATOS MAESTROS DE CUENTAS DE MAYOR .................................................. 5

Datos de las cuentas de mayor en el segmento del plan: ............................................

Grupos de cuentas para cuentas de mayor .............................................................

Cuentas de balance y de beneficios ........................................................................

Datos de las cuentas de mayor en la sociedad ...........................................................

Visualizacion de partidas individuales ......................................................................

Compensacin de partidas abiertas .........................................................................

Cuenta en moneda local ..........................................................................................

3. CENTRO DE BENEFICIO Y SEGMENTO. .......................................................... 17

4. VARIANTE DE EJERCICIO Y DE PERIODOS. .................................................. 18

5. VARIANTE DE PERIODOS. ............................................................................... 21

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1. EL PLAN CONTABLE

El plan de cuentas contiene la estructura y la informacin bsica de las cuentas de mayor. El plan contable es una variante que se copia a la sociedad a partir del template utilizado al crearla. Pero se puede crear y asignar a la sociedad un nuevo plan de cuentas:

Definir el plan de cuentas.

Al igual que ocurre con la sociedad, el plan contable se puede copiar a partir de templates que existen en SAP:

IMG- Gestin financiera - contabilidad principal - cuentas de mayor - datos maestros - tratamiento inicial - tratar ndice plan de cuentas.

Se selecciona el plan que se toma como modelo (en este caso el CAES que es el template de plan de cuentas de Espaa) y men tratar - copiar como o botn copiar como:

Aparece la siguiente pantalla, en la que se definen las caractersticas del plan de cuentas:

Imagen 1: Pantalla para indicar las caractersticas del plan contable.

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Definir las propiedades del plan de cuentas:

Imagen 2: Definir el plan de cuentas.

El plan de cuentas se define con un identificador (un cdigo) de 4 caracteres alfanumricos.

El idioma de actualizacin es el idioma en el que se actualizan las descripciones de las cuentas.

Longitud del nmero de cuentas de mayor. SAP permite hasta 10 dgitos para crear subcuentas.

La integracin con CO (Controlling: contabilidad de costes) entre las cuentas de mayor y las clases de coste, determina si al actualizar los datos maestros de las cuentas de mayor se actualiza el registro maestro de costes, la integracin puede ser automtica, es decir, por cada cuenta de prdidas y ganancias creada en FI se crea una clase de costes correspondiente en CO, el requisito previo es que se indique un valor propuesto para la categora de clase de coste para esta clase de coste, puesto que si no existe ningn valor de propuestas el sistema asume que no debe crear ninguna clase de coste. Si la integracin es manual, el usuario crea las clases de costes que necesite, normalmente se aconseja que sea manual.

Se indica el plan de cuentas para consolidacin (si la empresa forma parte de un grupo y las cuentas consolidadas se presentan con un plan distinto del operativo), lo que se llama el plan de cuentas del grupo.

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Se puede asignar un nmero de cuenta de grupo para cada cuenta de mayor, que se utiliza para la gestin de informes multisociedades, si las sociedades utilizan planes de cuentas diferentes. Si se introduce un plan de cuentas del grupo, se debe introducir el nmero de cuenta de grupo en el campo correspondiente (ser un campo obligatorio) al definir la cuenta de mayor en el plan operativo y el sistema verifica que ese nmero de cuenta de grupo existe en el plan de cuentas del grupo. Varias cuentas de mayor de un plan de cuentas operativo pueden remitirse a la misma cuenta del grupo. Tambin ser necesario definir una estructura de balance/cuenta de Prdidas Ganancias para el plan de cuentas del grupo.

La desventaja de usar un plan de cuentas del grupo es que no se puede realizar controlling multisociedades porque las sociedades del grupo usan distintos planes operativos.

Otra opcin es, en lugar de utilizar un plan de cuentas del grupo, usar planes de cuentas del pas. Todas las sociedades utilizan el mismo plan operativo, pero las que necesiten un plan especial para presentar informes externos tienen la siguiente opcin: se asigna a la empresa un plan de cuentas de pas (que cumple con la normativa legal del pas en que opera la sociedad), al crear la cuenta de mayor en el segmento de la sociedad, se introduce el nmero de cuenta a nivel del plan de pas (nmero de cuenta alternativo). Cada nmero del plan de cuentas del pas slo se puede usar una vez. Esta opcin permite a las empresas del grupo realizar controlling multisociedad, porque todas las empresas tienen el mismo plan operativo, pero tiene la desventaja de que los responsables de la contabilidad que estn acostumbrados a trabajar con el plan vigente en el pas tendrn que aprender a utilizar el plan de cuentas operativo

Se bloquea el Plan de Cuentas cuando no se quiere volver a utilizar el plan de cuentas, por ejemplo cuando se ha quedado obsoleto y se quiere evitar que se utilice. No se puede borrar un plan una vez que se asigna a una empresa.

Se puede obtener un listado de las cuentas de mayor del plan de cuentas mediante el informe RFSKPL00.

Asignar el plan contable a la sociedad:

Una vez definido el plan de cuentas, hay que indicarlo como el plan operativo que va a utilizar la sociedad financiera:

IMG - Gestin financiera - contabilidad principal - cuentas de mayor - datos maestros - tratamiento inicial - asignar sociedad a un plan de cuentas.

Un mismo Plan contable se puede asignar a varias sociedades financieras. (Principio de variantes).

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El componente Controlling emplea el mismo plan de cuentas que el componente Gestin financiera. Si se pretende que las sociedades utilicen el Controlling multisociedades, debern utilizar el mismo plan de cuentas.

Se puede utilizar el informe RFSKVZ00 para visualizar el directorio de cuentas de mayor con datos especficos del plan de cuentas y de la sociedad.

2. DATOS MAESTROS DE CUENTAS DE MAYOR

Los datos de las cuentas de mayor se introducen en dos niveles (o segmentos):

1. A nivel del plan de cuentas: Se introducen datos generales, informacin vlida para todas las sociedades que puedan utilizar el mismo plan contable.

2. A nivel de la sociedad financiera: datos concretos para una determinada sociedad financiera.

Es posible definir y modificar el layout de las etiquetas para el tratamiento individual de los datos maestros de la cuenta de mayor. Se puede definir:

El nmero de etiquetas

El ttulo de las etiquetas

Los grupos de campo que se precisan y su posicin en las etiquetas

Puede seleccionar los layouts para el tratamiento central, y para el tratamiento en el plan del rea especfica de cuentas y sociedades. El sistema estndar contiene layouts para dichas funciones de tratamiento (empiezan por SAP). Se pueden copiar estos layouts, ajustarlos a sus necesidades y luego asignarlos a su plan de cuentas o a sus grupos de cuentas.

Datos de las cuentas de mayor en el segmento del plan:

Se indica el nmero de la cuenta, su descripcin (un texto breve y otro explicativo), campos de control y datos de consolidacin.

La informacin introducida en el segmento del plan de cuentas para una cuenta de mayor es vlida para todas las sociedades financieras que trabajan con el mismo plan contable.

Estos datos se introducen una vez, cada vez que registra informacin en el segmento de sociedad, el sistema accede automticamente a la informacin del segmento del plan de cuentas.

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Grupos de cuentas para cuentas de mayor

Uno de los datos que el usuario debe introducir al definir una cuenta de mayor en el segmento del plan de cuentas es el grupo de cuentas:

Como un plan de cuentas contiene muchas clases diferentes de cuentas, las cuentas se pueden agrupar en distintos grupos de cuentas. Normalmente, en un grupo de cuentas se renen cuentas que tienen la misma funcin en el libro mayor, por ejemplo, cuentas monetarias, cuentas de activos fijos, cuentas de gastos, etc. Asignando un rango de nmeros a un grupo de cuentas podemos asegurarnos de que las cuentas de la misma clase se incluyan en el mismo intervalo de nmeros. Los intervalos de nmeros para cuentas de mayor pueden solaparse, los mismos cdigos de cuentas de mayor se pueden asignar a varios grupos. Hay introducir el grupo de cuentas al crear la cuenta de mayor en el segmento del plan de cuentas; controla los campos que el usuario va a tener que indicar al crear la cuenta en el segmento de sociedad. Los grupos de cuentas se paramtrizan en: SPRO- gestin financiera - contabilidad principal - cuentas de mayor - datos maestros - preparar - definir grupos de cuentas. Normalmente, se copian los grupos del plan contable que se usa como modelo, se seleccionan y botn copiar como o men tratar copiar como:

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Status de Campo El status de campo permite controlar la visualizacin y la actualizacin de los datos maestros de cuenta.

- Se puede asignar a campos que no utilice el status Ocultar (los campos ocultos todava pueden contener valores que se tengan en consideracin).

- Los campos cuyos valores no se deban modificar pueden tener el status Visualizar (incluso en el modo de modificacin).

- Para los campos donde sea necesario introducir un valor, se puede definir el status Entrada obligatoria.

- Los campos que pueden contener una entrada, pero que no son obligatorios, se pueden fijar en Entrada opcional.

Los campos moneda de la cuenta y Grupo de estatus de campo siempre son de entrada obligatoria y ese status no se puede modificar.

Hay que tener en cuenta que los campos que se visualizan en el registro maestro de la cuenta de mayor no solo estn controlados por el grupo de cuentas, sino tambin por la transaccin que se utilice para tratar los datos (crear, visualizar, modificar), si una vez creada la cuenta no se quiere que un determinado campo se pueda modificar, se puede indicar con el status de visualizar en la transaccin modificar datos maestros: IMG - gestin financiera - contabilidad principal - cuentas de mayor - datos maestros - tratamiento inicial - actividades adicionales - definir formato de pantalla por transaccin.:

Para cada campo, las definiciones de status de campo del grupo de cuentas y la transaccin se tienen en cuenta y se utiliza la que tenga mayor prioridad. Las prioridades estn determinadas del siguiente modo (empezando con la mayor prioridad):

Ocultar

Visualizar

Entrada obligatoria

Entrada opcional

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Los campos a los que se accede con la transaccin Visualizar registro maestro siempre se visualizan, o bien estn ocultos, ya que en una transaccin de visualizacin no es posible introducir datos.

Si no se quiere utilizar el control especfico de transaccin, basta con establecer el status del campo para todos los campos en opcional. Puesto que este status de campo tiene la prioridad menor, siempre se utiliza el control especfico del grupo contable.

Dentro de los grupos de cuentas es especialmente importante el de cuentas asociadas: son cuentas de mayor asignadas a los registros maestros de los interlocutores comerciales, todas las contabilizaciones realizadas desde la contabilidad auxiliar se registran de automticamente en las cuentas asociadas asignadas, de forma que el libro mayor est siempre actualizado. En las cuentas de mayor asociadas el usuario no puede realizar contabilizaciones de forma directa, las anotaciones en las cuentas asociadas proceden de los submdulos de acreedores, deudores, activos fijos, se puede definir una cuenta como asociada indicando en el campo cuenta asociada para clase de cuenta las clases de cuenta D para deudores, K para acreedores, la cuenta asociada solo ser vlida para la clase de cuenta especificada:

Son cuentas asociadas tpicas las de deudores y acreedores. Si desea ver las cuentas de interlocutor comercial asignadas a una cuenta asociada especfica, puede seleccionar el campo para la cuenta asociada en la lista de deudores o acreedores mediante las selecciones libres.

Cuentas de balance y de beneficios

En el segmento del plan de cuentas debe especificar si la cuenta es una cuenta de balance o una cuenta de prdidas y ganancias. Ambas clases de cuenta se tratan de forma diferente en el cierre:

- En el caso de las cuentas de balance, el saldo se arrastra a la misma cuenta y las cuentas comienzan el nuevo ejercicio con el mismo saldo.

- En el caso de las cuentas de beneficios, el saldo se transfiere a una cuenta de remanente y la cuenta de beneficios inicia el nuevo ejercicio con saldo cero. Se asigna una clave (por ejemplo, X) a la cuenta a la que se arrastra el saldo. Debe introducir esta

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clave en el campo "Tipo de cuenta de prdidas y ganancias" en el segmento del plan de cuentas.

En el Customizing, los usuarios definen la cuenta de remanente, que se asigna a cuentas de gastos durante la creacin del registro maestro de libro mayor. Si slo hay una cuenta de remanente, el sistema utilizar automticamente la cuenta definida en el Customizing. Si hay ms de una cuenta de remanente, al crear un registro maestro, puede seleccionar la cuenta de remanente para cada cuenta de prdidas y ganancias. La cuenta remanente se parametriza en: IMG - gestin financiera - contabilidad principal - cuentas de mayor - datos maestros - tratamiento inicial - especificar cuenta de remanente. Creacin de Cuentas de Mayor

Las cuentas de mayor se crean en el segmento del plan mediante la transaccin:

Men- finanzas - gestin financiera - libro mayor - datos maestros - cuentas de mayor - tratamiento individual - en el plan de cuentas.

Datos de las cuentas de mayor en la sociedad

Para que se puedan utilizar en la sociedad una de las cuentas del plan de cuentas asignado, debe crear un segmento de sociedad para la cuenta. Este segmento de sociedad se aade al segmento del plan de cuentas, junto al cual forma la cuenta.

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El segmento de sociedad contiene informacin que se refiere exclusivamente a la sociedad en cuestin. Con esta informacin se controla el registro de documentos de contabilizacin y la gestin de datos de contabilidad.

El usuario define la informacin relevante para cada sociedad en cuanto a: Moneda

Impuestos

Cuenta asociada

Visualizar partidas individuales

Clave clasificacin

Grupo status-campo

Bco.prp. Indicador de intereses Todas las sociedades que quieren utilizar una cuenta del plan de cuentas asignado deben crear un segmento de sociedad propio. Como el nmero de cuenta y la denominacin de la cuenta se actualizan en el plan de cuentas, la cuenta tiene el mismo nmero y denominacin en todas las sociedades que trabajan con el mismo plan contable. Las cuentas de mayor deben de tener los dos segmentos, plan de cuentas y sociedad, de hecho, a la hora de registrar operaciones, se utilizan las cuentas creadas a nivel sociedad.

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El segmento de sociedad contiene informacin que se refiere exclusivamente a la sociedad en cuestin, los datos de la cuenta de mayor a nivel sociedad controlan el registro de documentos contables. Los datos en el segmento de sociedad de la misma cuenta de mayor pueden ser distintos segn las necesidades de la sociedad, por ejemplo en el tratamiento del IVA que se indica en el campo categora fiscal (hay empresas que trabajan con un IVA del 21%, otras al 10%, etc.) Las cuentas de mayor se crean en el segmento de sociedad mediante la transaccin:

Men - finanzas - gestin financiera -libro mayor - datos maestros - cuentas de mayor - tratamiento individual - en la sociedad:

Algunas de los campos importantes que se indican en las cuentas de mayor en el segmento de sociedad son:

Visualizacin de partidas individuales Las cifras de movimientos son el total de contabilizaciones de todas las partidas individuales en el Debe o el Haber. El saldo es la diferencia entre la cifra de movimientos en el Debe y la cifra de movimientos en el Haber. El campo "Visualizacin de partidas individuales" es un campo de control del segmento de la sociedad de una cuenta.

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- Al contabilizar un documento en las cuentas sin "visualizacin de partidas individuales", slo se actualizan las cifras de movimientos. Cuando un usuario desea consultar la cuenta, slo puede ver el saldo y el total de los movimientos.

- En las cuentas con "visualizacin de partidas individuales" se almacenan los datos ms importantes de las partidas individuales contabilizadas en una tabla de ndices especial. Puesto que ya estn contenidos en los documentos, estos datos son redundantes y requieren un espacio de memoria y un tiempo de tratamiento adicionales. Cuando un usuario desea consultar su cuenta, puede visualizar tanto el saldo como las partidas individuales que dan lugar a ese saldo.

Puesto que la visualizacin de partidas individuales consume recursos adicionales del sistema, slo se debera utilizar si no existe otra manera de consultar las partidas individuales. No debe activar la visualizacin de partidas individuales para:

- Cuentas asociadas (las partidas individuales se gestionan en las cuentas de la contabilidad auxiliar)

- Cuentas de ingresos (las partidas individuales se gestionan en la aplicacin de gestin de pedidos de cliente)

- Cuentas de existencias de material (las partidas individuales se gestionan en la aplicacin Gestin de compras)

- Cuentas de impuestos (las posiciones de impuestos slo tienen sentido en relacin con el documento; los importes del impuesto ya se han verificado al contabilizar el documento.)

Compensacin de partidas abiertas

Las partidas de cuentas con gestin de partidas abiertas se marcan como abiertas o compensadas.

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Para poder activar la gestin de partidas abiertas debe estar activada la visualizacin de partidas individuales. La gestin de partidas abiertas es un requisito si se necesita verificar si hay una contrapartida para una operacin contable determinada. Las partidas abiertas y compensadas se pueden visualizar por separado para que se pueda comprobar rpidamente qu operaciones falta compensar. Debe utilizarse la gestin de partidas abiertas para las siguientes cuentas:

- Cuentas bancarias de compensacin. - Cuentas de compensacin para la entrada de mercancas/recepcin de facturas. - Cuentas de compensacin de nminas.

Slo se podr activar y desactivar la gestin de partidas abiertas cuando el saldo de la cuenta sea cero.

Cuenta en moneda local Se puede seleccionar una de las siguientes monedas como moneda de cuenta:

- Moneda local (ML). - Moneda extranjera.

Como estndar, la moneda local se propone como moneda de cuenta al crear una cuenta de mayor. Si la moneda de la cuenta es la moneda local, se pueden contabilizar importes en la cuenta en cualquier moneda. Las otras monedas se convierten a la moneda local para cada partida individual. Si la moneda de la cuenta es moneda extranjera, solo se pueden registrar importes en esa divisa.

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Si adems se activa la casilla de seleccin saldos solo en moneda local, las cifras de movimientos solo se gestionarn para importes convertidos a moneda local. Debe seleccionar este campo para compensar cuentas donde quiera hacerlo imputando posiciones con el mismo importe en moneda local entre s, sin necesidad de contabilizar diferencias de tipo de cambio. El indicador debe estar fijado en cuentas de compensacin de descuentos y para la entrada de mercancas/recepcin de facturas. El campo no debe marcarse en las cuentas asociadas para deudores y acreedores. Este indicador suele estar fijado para cuentas de balance que no se gestionan en moneda extranjera y sin gestin de partidas abiertas.

Grupo de estatus de campo El grupo de status de campo que se indica al crear la cuenta en la sociedad controla los campos que aparecen cuando se utiliza la cuenta en los registros contables: Los grupos de status de campo se compactan en una variante de status de campo. Los grupos entre los cuales se elige el corresponde a la cuenta de mayor que se est dando de alta dependen de la variante de status de campo asignada a la sociedad Normalmente, se asigna la misma variante de status de campo a todas sus sociedades para que la misma informacin de status de campo sea vlida entre las sociedades. La misma variante se puede asignar a ms de una sociedad. SAP suministra una serie de grupos de estatus de campo estndar. Se recomienda copiar los grupos suministrados y modificarlos segn corresponda.

La variante de estatus de campo se configura en la actividad:

IMG - gestin financiera - parametrizaciones bsicas - documento - posicin de documento - control -definir variante de status de campo.

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Una vez definida la variante y los grupos que la integran se asigna a la sociedad financiera en: IMG - gestin financiera - parametrizaciones bsicas - documento - posicin de documento - control - asignar variante a sociedad financiera.

No se pueden realizar contabilizaciones hasta finalizar este proceso. Si un documento se contabiliza en una cuenta de contabilidad auxiliar, se utiliza el grupo de status de campo de la cuenta asociada.

Crear las cuentas de mayor de forma Centralizadas

Las cuentas de mayor pueden crearse en los dos segmentos mediante una nica transaccin: Menu - finanzas - gestin financiera - libro mayor - datos maestros - cuentas de mayor - tratamiento individual - central.

Los campos a cubrir coinciden con los indicados en las transacciones de crear cuentas en el plan y en la sociedad:

En estas transacciones de crear cuentas de mayor, existe la opcin de crear copiando los datos de otra cuenta ya existente con las mismas propiedades, nicamente modificando la denominacin de la cuenta de referencia segn corresponda.

Tratamiento colectivo de las cuentas de mayor.

El sistema mySAP ERP ofrece funciones de proceso colectivo para los registros maestros de cuentas de mayor. La transaccin es.

Men Finanzas - Gestin Financiera Libro mayor Datos Maestros - Cuentas de Mayor Tratamiento colectivo datos del plan de cuentas/datos de la sociedad/denominaciones

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Puede modificar los datos maestros en el segmento del plan de cuentas, el segmento de sociedad o las denominaciones de varias cuentas de mayor simultneamente. Las cuentas de mayor pueden proceder de distintos planes de cuentas.

Primero escogemos que cuentas queremos modificar y para que sociedad o plan de cuentas. Se pueden modificar los campos que se visualizan de uno en uno en las filas, o hacer un cambio masivo, indicando los nuevos valores para reemplazar los valores existentes en la parte superior y despus se clicka en Tratar realizar modificaciones. En todas las cuentas de mayor seleccionadas, el valor antiguo se reemplaza por el nuevo valor. Las modificaciones realizadas en cuentas de mayor existentes entran en vigor una vez grabadas y podran tener consecuencias importantes. Por lo tanto, es importante verificar las modificaciones antes de grabar.

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Para visualizar las modificaciones realizadas tenemos dos informes, uno a nivel de cuenta individual:

Men Finanzas - Gestin Financiera Libro mayor Datos Maestros - Cuentas de Mayor visualizar modificaciones Central/en el plan de cuentas/en la sociedad

El otro informe est dentro del apartado se sistemas de informacin:

Men Finanzas - Gestin Financiera Libro mayor sistemas de informacin informes para el libro mayor - Datos maestros - Visualizacin modificaciones cuentas mayor - Visualizacin de modificaciones de cuentas de mayor

3. CENTRO DE BENEFICIO Y SEGMENTO Con la nueva Contabilidad principal, todas las empresas pueden definir qu elementos/objetos pueden utilizarse para crear informes (balance/PyG).

SAP slo aprueba oficialmente el uso de segmentos si se utilizan los centros de beneficio simultneamente. Los segmentos slo pueden derivarse automticamente mediante centros de beneficios. En muchas situaciones empresariales, particularmente en logstica, no se puede ingresar el segmento manualmente. Existen varias interfaces estndar que tampoco soportan el segmento. Por este motivo, slo se aprueba oficialmente el uso de segmentos si tambin se utilizan centros de beneficio.

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La Contabilidad del centro de beneficio se origin en Controlling. Sin embargo, debido al aumento de su importancia para la contabilidad externa, ahora tambin forma parte de la Gestin financiera. Cada empresa individual decide si la Contabilidad del centro de beneficio es un instrumento de contabilidad interna o externa. Para definir un segmento: SPRO IMG - Estructura de la empresa - Definicin - Gestin financiera - Definir segmento. La transaccin para configurar un centro de beneficio: SPRO IMG definicin - gestin financiera definir centro de beneficio.

4. VARIANTE DE EJERCICIO

Para que se pueda llevar a cabo el registro de documentos, la sociedad financiera debe de tener asignada una variante de ejercicio. Para asignar operaciones contables a diferentes perodos, hay que definir un ejercicio con perodos contables. Las variantes de ejercicio estndar estn predefinidas en el sistema y se pueden utilizar como modelos.

Para definir nuevas variantes de ejercicio:

IMG - gestin financiera - parametrizaciones bsicas de gestin financiera - ejercicio - actualizar variante de ejercicio (ejercicio corto):

La variante de ejercicio se puede definir como independiente del ao o no:

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Una variante de ejercicio debe definirse como dependiente del ao si se cumple una de las siguientes condiciones:

- Las fechas de inicio y de fin de los perodos contables para algunos ejercicios son diferentes a las fechas de otros ejercicios.

- Algunos ejercicios utilizan otro nmero de perodos contables. - Si todos los ejercicios de la variante tienen el mismo nmero de perodos y los

periodos contables siempre empiezan y terminan el mismo da del ao, se habla de una variante independiente del ao. Los ejercicios suelen ser independientes del ao. Una variante de ejercicio independiente del ao se puede definir como:

- Coincidente con el ao natural (es lo ms habitual). - Independiente del calendario (ejercicio desplazado).

Si el ejercicio se define como ao natural, los perodos contables se corresponden con los meses del ao. Por lo tanto, un ejercicio que sea un ao natural debe tener 12 perodos contables. La variante de ejercicio comprende la definicin de perodos contables y perodos especiales. Los perodos especiales se utilizan para contabilizaciones que no se asignan a perodos de tiempo, sino al proceso empresarial de cierre del ejercicio. En total, se pueden definir 16 perodos (12 perodos contables normales y hasta 4 perodos especiales).

El sistema deriva el perodo contable de la fecha de contabilizacin. Si la fecha de contabilizacin est situada dentro del ltimo perodo contable normal, puede contabilizar la operacin en uno de los perodos especiales. Si el ejercicio se define como independiente de calendario, hay que definir los perodos contables asignando fechas de fin para cada perodo. Un ejercicio independiente de calendario puede tener entre 1 y 16 perodos contables. Si el ejercicio no empieza el 1 de enero, los perodos del ao pertenecientes al ejercicio anterior o posterior deben poseer un indicador -1 o +1.

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Una variante de ejercicio debe definirse como dependiente del ao si se cumplen las siguientes condiciones o una de ellas:

- Las fechas de inicio y fin de los perodos contables de algunos ejercicios son diferentes de las fechas de otros ejercicios.

- Algunos ejercicios utilizan otra cantidad de perodos contables.

Si un ejercicio de una variante de ejercicio tiene menos perodos contables que los dems, ste recibe la denominacin de ejercicio corto. Esto puede ser necesario, por ejemplo, cuando el cierre del ejercicio debe realizarse antes del final del ejercicio normal (por ejemplo, si se ha modificado la fecha de inicio del ejercicio o se ha vendido la empresa). Hay que definir el ejercicio corto y su nmero de perodos contables antes de poder definir las fechas de perodo. Para este ejercicio, slo puede asignar un nmero menor de perodos contables.

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Una vez definida la variante de ejercicio y sus propiedades, hay que asignarla a la sociedad financiera. Varias sociedades financieras pueden utilizar la misma variante de ejercicio.

La variante de ejercicio no especifica si un perodo est abierto o cerrado. Estos datos se gestionan en otra tabla. En la variante de ejercicio slo estn definidas la cantidad de perodos y sus fechas de inicio y de fin.

5. VARIANTE DE PERODOS CONTABLES

Los perodos contables se definen en la variante de ejercicio, pero para determinar los perodos contables que estn abiertos para poder registrar documentos, SAP utiliza la variante de perodos contables abiertos.

Una vez indicado el cdigo y descripcin de la nueva variante, se configuran los perodos contables abiertos:

IMG - gestin financiera - parametrizaciones bsicas de gestin financiera - documento - perodos contables - abrir y cerrar perodos contables.

Normalmente slo est abierto el perodo contable actual y el resto de perodos estn cerrados. Al trmino de un perodo contable, ste suele cerrarse y se abre el siguiente perodo contable.

Se puede abrir un perodo contable introduciendo un intervalo en la variante de perodo contable que incluya este perodo. Es posible tener abiertos tantos perodos contables como se desee. Durante el cierre del perodo, se pueden abrir perodos especiales para contabilizaciones de los ajustes. Durante el cierre, deben estar abiertos simultneamente dos

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intervalos de perodos de dos ejercicios. Por este motivo se pueden introducir dos intervalos de perodos en la tabla de perodos contables. Al primer intervalo de perodos se puede asignar un grupo de autorizaciones. En este caso slo pueden realizar contabilizaciones en el primer intervalo de perodos los usuarios de este grupo de autorizaciones. Se recomienda utilizar el primer intervalo de perodos para perodos especiales y slo dar autorizacin para realizar contabilizaciones en perodos especiales a los contables encargados del cierre.

Los perodos contables se pueden tratar de forma diferente para las distintas clases de cuenta, es decir, para un perodo contable determinado pueden permitirse contabilizaciones en cuentas de deudor, mientras que las contabilizaciones en cuentas de acreedor no estn permitidas.