SAP EhP5

GESTIN DE CONTRATOS

EhP5 - Contratos

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Fecha Autor Descripcin Versin 22/05/2012 Jorge Casares Elaboracin del documento 01

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INDICE

1. PRESENTACIN ................................................................................................................4 2. CLUSULAS ADICIONALES.............................................................................................5 3. RASTREO DE CONTRATOS .............................................................................................9 4. GENERACIN MASIVA DE CONTRATOS .....................................................................10 5. MANTENIMIENTO DE CONTRATOS ..............................................................................12 6. CONTRACT MANAGEMENT WORKBENCH..................................................................14

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1. PRESENTACIN

Con la liberacin del EhP5 por parte de SAP se han aadido nuevas funcionalidades al SAP ECC. La ms importante de todas ellas seguramente se trate de la gestin ampliada de contra-tos.

La gestin ampliada de contratos en SAP consiste en un conjunto de nuevas herramientas orientadas a la gestin sencilla y eficiente del proceso de contratacin. Adems, tambin se han ampliado las posibilidades de las herramientas actuales. Los puntos ms destacables de la solucin son:

Inclusin de clusulas adicionales en la impresin de contratos: permite incluir clusulas adicionales en la impresin de contratos de manera automtica.

Rastreo de contratos / Contract Tracking Tool: Informe para llevar a cabo un segui-miento de los contratos (fechas de fin, renovaciones, inicios y fin de bonificaciones, etc).

Generacin masiva de contratos: Permite generar formularios de impresin de contra-tos de manera masiva.

Mantenimiento de contratos: Herramienta para actualizar los contratos en masa (con-vertir contratos temporales en indefinidos, tiempo parcial a jornada completa, etc).

Contract Management Workbench: Cuadro de mandos central que integra todas las funcionalidades anteriores y las ya existentes relativas a contratos.

A lo largo del presente documento se presentan con ms detalle cada uno de los puntos arriba mencionados.

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2. CLUSULAS ADICIONALES La inclusin de clusulas adicionales a los contratos es una prctica comn en muchas empre-sas. Normalmente, se emplean siempre el mismo conjunto de clusulas adicionales o se vara entre distintos conjuntos dependiendo de la modalidad de contrato, convenio que rige, centro de trabajo, etc.

La impresin de contratos en SAP ofrece la generacin de formularios PDF editables. Esta fun-cionalidad permite la inclusin manual de clusulas adicionales, pero supone una carga grande de trabajo adicional. Carga de trabajo que en muchas ocasiones adems es repetitiva.

La gestin ampliada de contratos incluida en SAP EhP5 ofrece una cmoda y elegante solucin para la automatizacin de estos procesos. Permite asociar un conjunto de clusulas a un cdi-go de contrato de cliente. De este modo, un mismo cdigo de contrato puede tener diversos cdigos de cliente, cada uno de ellos con un conjunto distinto de clusulas adicionales.

Adems pueden realizarse filtros para que cualquier cdigo de contrato solamente est dispo-nible para ciertas subdivisiones de personal, facilitando de este modo la gestin de contratos y minimizando la probabilidad de error por parte de los usuarios.

Por ejemplo, a los empleados 4001, 4002 y 4003 se les ha realizado a todos el mismo contrato: 100 Contrato ordinario a tiempo completo indefinido. Al primero no se le aplica ninguna clusula adicional en el contrato, al segundo se le aplican dos clusulas y al tercero otras dos clusulas distintas.

Basta con escoger el cdigo de contrato de cliente adecuado para cada uno. Esto generar en la impresin de contratos (tanto desde el infotipo como en la impresin en masa) las clusulas correspondientes:

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3. RASTREO DE CONTRATOS

Esta herramienta facilita en gran medida el seguimiento y mantenimiento del ciclo de vida de los contra-tos. Permite identificar de manera sencilla y directa los eventos importantes y que merecen atencin rela-tivos a contratos, actuando de checklist para la gestin de los contratos en vigor.

El informe muestra todos los contratos de los empleados en los rangos de fechas seleccionados, junto con las fecha de los prximos eventos. Los eventos mostrados en el sistema de manera estndar son:

Fecha de inicio del contrato. Fecha de fin. Fecha de inicio de bonificacin. Fecha de fin de bonificacin.

Esta lista de eventos puede aumentarse de acorde a las necesidades de cada cliente. A continuacin se muestra una captura de pantalla del informe:

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4. GENERACIN MASIVA DE CONTRATOS Esta funcionalidad es similar y complementaria a la impresin de contratos en masa. La impresin de contratos en masa permita imprimir de manera masiva los contratos de los empleados de acuerdo a los formularios que tenan informados en el infotipo. Si no tenan formulario informado, no se generaba la impresin.

La generacin masiva de contratos se encarga de crear de manera masiva formularios a los empleados y de actualizar los status de impresin. Resumiendo, se encarga de modificar masivamente la pestaa "Impresin" del infotipo 0016 Elementos de contrato.

Como puede observarse en la imagen, el EhP5 incluye un nuevo campo en la pestaa de Impresin: "status copia bsica". Este campo nos permite mantener dos copias del mismo contrato (original y copia bsica), cada una con su propio estado, ampliando todava ms las posibilidades de la impresin de con-tratos.

En la pantalla de seleccin del programa podremos escoger qu empleados queremos actualizar, el for-mulario, el status e indicar si tambin queremos actualizar la copia bsica. Tambin permite escoger si se mantienen o sobrescriben los formularios ya informados en los infotipos e incluye un modo de test pa-ra realizar pruebas.

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5. MANTENIMIENTO DE CONTRATOS

De acorde a la idea de simplificar y facilitar la gestin del ciclo de vida del proceso de contratacin, esta herramienta incluye una innovadora y potente funcionalidad para realizar cambios de contrato en masa.

Este programa permite definir y ejecutar una serie de operaciones sobre contratos. Cada operacin su-pone un proceso de transformacin de un cdigo de contrato antiguo en un cdigo de contrato nuevo. Algunos ejemplos de operaciones sobre contratos son: convertir un contrato temporal a indefinido, pasar de tiempo parcial a tiempo completo, contrato de pruebas a indefinido, etc.

Para determinar el nuevo cdigo de contrato, se tiene en cuenta la siguiente informacin del empleado que se est tratando:

Cdigo de contrato antiguo. Divisin y subdivisin de personal. Clase y rea de convenio.

En la pantalla de seleccin se indica los empleados que se quieren tratar, la operacin que se quiere rea-lizar y en qu fecha:

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6. CONTRACT MANAGEMENT WORKBENCH

Esta herramienta est diseada para actuar como cuadro de mandos central y punto nico de acceso a toda la funcionalidad de la gestin de contratos. Desde una nica pantalla, se integran todas las funcio-nalidades de contratos, tanto las nuevas como las ya existentes. Esto redunda en una mejora de la efi-ciencia y reduccin de la curva de aprendizaje de los usuarios.

El usuario final simplemente tiene que seleccionar empleados y rangos de fechas. A continuacin tendr a su disposicin una lista con todos los contratos que aplican y todas las herramientas para mantenerlos. Basta con escoger los registros con los empleados-contratos deseados y la herramienta pertinente.

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Como se puede observar en la imagen, en la parte superior se encuentran todas las herramientas de la gestin de contratos. Esta lista de herramientas es ampliable, permitiendo introducir programas Z de cliente.