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DATOS MAESTROS ACTIVOS FIJOS

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DATOS MAESTROS 1.1- Creación de inmovilizados Este proceso siempre debe realizarse antes de la adquisición del inmovilizado. Al crear un elemento, le indicamos sus datos maestros y el sistema le asignará un número, todo ello sin hacer ninguna contabilización. El camino a seguir por el menú Funcional es el siguiente: 1) Finanzas / Datos Maestros/ Activos fijos /Crear (Transacción AS01)

En esta pantalla se debe indicar la clase de activo fijo a la que pertenecerá el elemento y la sociedad en la que se creará:

Si no conocemos la clase de Activo Fijo, podemos pinchar en el match-code de su campo apareciendo esta pantalla donde podemos elegir distintos criterios de búsqueda.



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Al ejecutar esta pantalla nos aparece una lista con las clases de inmovilizados que hay creadas, si pinchamos sobre el código de uno de ellas, la seleccionaremos y nos volverá a la pantalla inicial.

Para acceder a las pantallas con los distintos campos característicos de la clase de inmovilizado, pincharemos en los iconos de la parte superior izquierda y completaremos los campos. Estos campos vienen determinados por la Regla de Estructura de pantalla asignada a la clase de inmovilizados anteriormente seleccionada.

Iconos para navegar por las distintas pantallas



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En esta pantalla los campos “Alta inicial el” y “Año de alta” se alimentan automáticamente al efectuar el alta del activo.

Aquí el “Centro de coste” representa donde vamos a hacer las imputaciones anuales de las cuotas de amortización. Es posible que una vez creado el Activo Fijo, tengamos que modificar el Centro de Coste, por cualquier circunstancia, lo que haremos en este caso, en vez de modificar este campo directamente, sera lo siguiente:

Pulsaremos el botón:



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Y en esta pantalla pulsaremos el botón Aparece una pantalla en la que tenemos que introducir la fecha de inicio del nuevo intervalo, es decir la fecha a partir de la cual queremos que las imputaciones de la cuota de amortización vayan a un centro de coste distinto.

Una vez hecho esto, modificamos en la tabla en Centro de Coste, y ponemos el nuevo:

Solo nos quedaría grabar: La ventaja de esta forma es que disponemos del historial completo del activo sabemos a que centro/s de Costes se imputaba antes la amortización, y cuando empezo a imputarse al actual.



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Es simplemente una forma para clasificar.

En esta pantalla, indicaremos si el A.Fijo se comprará nuevo ó de 2ª mano. En este último caso, si seleccionamos la etiqueta “Valoración”, el sistema nos disparará un “Warning” que nos avisa sobre la necesidad de cambiar la clave de amortización, ya que se ha establecido que para los elementos de activo adquiridos de segunda mano, la amortización sea el doble que la establecida para elementos nuevos:

En esta pantalla, también debemos completar el campo “Orden de inversión”, que se utiliza en Controlling para transportar los datos reales el presupuesto de inversiones:

Si desplegamos el match-code, aparece una pantalla de selección donde debemos indicar en el campo “Clase de orden” la entrada “0600”:



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Pulsando “intro”, accedemos a la lista de órdenes de inversión, donde seleccionaremos la correspondiente para nuestro activo en CPRO. Se ha creado una orden de inversión por cada clase de activo y en cada sociedad:

Los elementos de inmovilizado se amortizarán al mes siguiente de su fecha de activación.



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Las claves de amortización que se han parametrizado son las siguientes: ZLIN Am ortización lineal en función de la vida útil.CO DEREZP02 Am ortización lineal porcentaje-2% .CO DEREZP03 Am ortización lineal porcentaje-3% .CO DEREZP04 Am ortización lineal porcentaje-4% .CO DEREZP06 Am ortización lineal porcentaje-6% .CO DEREZP10 Am ortización lineal porcentaje-10% .CODEREZP12 Am ortización lineal porcentaje-12% .CODEREZP15 Am ortización lineal porcentaje-15% .CODEREZP16 Am ortización lineal porcentaje-16% .CODEREZP17 Am ortización lineal porcentaje-17% .CODEREZP20 Am ortización lineal porcentaje-20% .CODEREZP24 Am ortización lineal porcentaje-24% .CODEREZP25 Am ortización lineal porcentaje-25% .CODEREZP30 Am ortización lineal porcentaje-30% .CODEREZP32 Am ortización lineal porcentaje-32% .CODEREZP34 Am ortización lineal porcentaje-34% .CODEREZP40 Am ortización lineal porcentaje-40% .CODEREZP50 Am ortización lineal porcentaje-50% .CODEREZP60 Am ortización lineal porcentaje-60% .CODEREZD40 Am ortización Degresiva-40% .CODERE La “Clave de amortización” la alimenta el sistema automáticamente dependiendo de la clase de inmovilizado en la que estamos creando el activo. Controla la valoración de inmovilizados en las distintas áreas de valoración. Las claves de amortización asociadas a cada clase de inmovilizado son las siguientes:

CONTABLE ANALÍTICA200000 GASTOS CONSTITUCIÓN ZP20 ZP20201000 GASTOS DE PRIMER ESTABLECIMIENTO ZP20 ZP20202000 GASTOS AMPLIACIÓN DE CAPITAL ZP20 ZP20210000 GASTOS DE I+D ZP20 ZP20211000 CONCESIONES ADMINISTRATIVAS ZP20 ZP20212000 PROPIEDAD INDUSTRIAL ZP10 ZP10213000 FONDO DE COMERCIO ZP10 ZP10214000 DERECHOS DE TRASPASO ZP10 ZP10215000 APLICACIONES INFORMÁTICAS ZP25 ZP25217000 DCHOS.S/BIENES ARREND.FRO. ZP16 ZP16218000 DERECHOS DE EXCLUSIVIDAD ZLIN ZLIN218100 DERECHOS DE INSTALACIÓN ZLIN ZLIN221000 CONSTRUCCIONES ZP02 ZP02222000 INSTALACIONES TÉCNICAS ZP12 ZP12223000 MAQUINARIA ZP10 ZP10224000 UTILLAJE ZP30 ZP30225000 OTRAS INSTALACIONES ZP12 ZP12225900 INMOVILIZADO EN DEPÓSITO ZP15 ZP15226000 MOBILIARIO ZP10 ZP10227000 EQUIPOS PROCESO INFORMACIÓN ZP25 ZP25228000 ELEMENTOS TRANSPORTE ZP16 ZP16229000 MÁQUINAS "A" ZP20 ZP20229010 MÁQUINAS DEPORTIVAS ZP20 ZP20229100 MÁQUINAS "B" ZP20 ZP50



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En el caso de activos de segunda mano, indicaremos una clave cuyo porcentaje de amortización sea el doble que el propuesto por el sistema y ajustaremos la vida útil al nuevo porcentaje. Es decir, si este activo fuese adquirido de segunda mano, deberíamos cambiar la clave “ZP10”-Amortización lineal 10%, por una nueva clave “ZP20”-Amortización lineal 20%, ajustando la vida útil en este caso a 5 años.

Una vez completados los campos necesarios, grabamos; facilitándonos el sistema un mensaje con el número del Activo Fijo creado. Se puede crear un inmovilizado como copia de otro, para ello se debe indicar en el campo “modelo” los datos del inmovilizado que queremos copiar (es suficiente con indicar la sociedad destino y el nº de Activo fijo modelo).



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Con esta opción, aparecerán los mismos campos que en el activo “modelo”, pero tenemos la opción de modificar los campos necesarios. Una vez comprobados los datos se han de grabar. 1.2 - Creación de Activos desde logística Cuando en el módulo de logística se crea el pedido de un elemento de activo, se genera automáticamente un registro maestro, que posteriormente debe ser completado por el responsable de Activos en Finanzas. Para que este responsable tenga conocimiento de la creación de este registro maestro y pueda completarlo con los datos necesarios, el sistema también genera, automáticamente, un “mail” interno que recibe este responsable, donde se comunica la adquisición del elemento y desde el cúal se puede acceder al pedido:

Abrimos el correo pulsando el botón :

Ahora presionamos sobre el icono accediendo de esta forma al pedido del activo:



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Lo primero que necesitamos localizar es el número de serie, y lo encontramos presionando sobre el icono :

En esta pantalla seleccionaremos Pasar a / Número de serie:



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El número que aparece marcado es el que estábamos buscando, y es con el que posteriormente el responsable completará los datos maestros del activo creado. A continuación pasamos a localizar el código de dicho activo fijo para poder modificarlo. Para ello accedemos a Entorno / Pedido

De esta forma hemos accedido a esta pantalla, donde presionamos sobre el

botón de imputaciones



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El número buscado (Código del activo generado) es el que aparece marcado. A partir de aquí necesitaremos introducirnos en el maestro de Activos Fijos para completarlo con estos datos. Para ello seleccionaremos Finanzas / Datos Maestros / Activos fijos / Modificar (Transacción AS02)

En la siguiente pantalla completamos los campos de sociedad y Activo Fijo, este último con el código que obtuvimos anteriormente:

A continuación pulsaremos el botón . Accedemos al maestro e insertamos el número de serie en el lugar que aparece marcado:



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En la siguiente pestaña “Dependiente del tiempo” se introduce el Centro de Coste:

Y el último dato a introducir lo hacemos en la pestaña “Origen” introduciendo la orden de inversión:



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Una vez completados estos datos grabamos, quedando el activo listo para ser capitalizado cuando se reciba la factura. 1.3 – Crear subnúmero (no contemplado actualmente en el Grupo Codere) Podemos crear un inmovilizado con varios subnúmeros dentro de una misma clase de inmovilizado p.e.: Para un equipo informático, se puede crear subnúmeros para distinguir entre el monitor, el teclado,.... Estos subnúmeros tendrán los mismos datos y criterios de amortización que el inmovilizado principal, aunque pueden ser diferentes. Podremos cambiar datos como: Denominación, emplazamiento,Centro de coste, amortización,………

• Para crear el subnúmero, seguimos este camino en el menú funcional: Finanzas / Gestión financiera / Activos fijos / Activo fijo / Crear / Subnúmero / Activo fijo. (Transacción AS11).



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Tras indicar el activo en el que crearemos el subnúmero, pulsamos INTRO, y accedemos a las distintas pantallas de datos maestros donde modificaremos aquellos campos según corresponda • Para visualizar los subnúmeros creados, seguimos este camino en el menú

funcional:

Finanzas / Gestión financiera / Activos fijos / Activo fijo / Visualizar / Activo fijo (Transacción AS03).



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1.4 – Modificar un inmovilizado Menú de usuario: Finanzas / Gestión financiera / Activos fijos / Activo fijo / Modificar / Activo fijo (Transacción AS02).

En esta pantalla seleccionamos el Inmovilizado y ejecutamos, apareciendo las pantallas donde podemos realizar las modificaciones de aquellos datos que en el momento de crear el elemento no se conocían ó que han cambiado. A continuación grabaríamos. 1.5 – Visualizar información sobre el inmovilizado Una vez creado el inmovilizado, tenemos la posibilidad de visualizar no solo los datos maestros del mismo, sino también información sobre el usuario que creó ó modifico los registros maestros y cuando lo hizo. Menú de usuario: Finanzas / Datos maestros/ Activos fijos / Visualizar / (Transacción AS03). Seleccionamos un activo y en el menú seleccionamos: Detalles / Datos de gestión



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Para conocer el status del activo seleccionamos en el menú: Detalles / Visualizar status

1.6 – Visualizar las modificaciones realizadas en un inmovilizado Las modificaciones realizadas sobre un inmovilizado, pueden consultarse tanto por elementos como por campo concreto. Menú de usuario: Finanzas / Datos maestros / Activos fijos / Visualizar / (Transacción AS03). Indicamos un activo y seleccionamos en el menú: Entorno / Documentos de modificación / A activo fijo



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Nos aparece esta pantalla donde visualizamos todos los campos modificados en el inmovilizado Haciendo doble clic sobre el campo que queremos analizar, accedemos a la modificación realizada:

Repitiendo la operación obtenemos información más detallada sobre quién y cuándo se realizó el cambio.



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1.7 – Borrar Inmovilizado Los inmovilizados que no han sido contabilizados pueden ser borrados fisicamente de la base de datos, mientras que los que tienen movimientos solamente pueden desactivarse. Menú de usuario: Finanzas / Datos maestros / Activos fijos / Borrar / (Transacción AS06).



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Desplegamos el match code de Activo Fijo y seleccionamos el activo a eliminar haciendo doble clic sobre el mismo. A continuación pulsando INTRO accedemos a esta pantalla donde debemos marcar el flag “Borrar fisicamente activo fijo” y grabar.



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1.8 – Bloquear un inmovilizado El bloqueo de un inmovilizado implica que dicho elemento no podrá recibir más altas, sin embargo, si será posible la emisión de traslados y la contabilización de bajas sobre este. En caso de que posteriormente se desee volver a contabilizar un alta sobre este inmovilizado, deberá eliminarse el indicador de bloqueo. Menú de usuario: Finanzas / Datos maestros / Activos fijos / Bloquear / (Transacción AS05).

Tras seleccionar el inmovilizado que vamos a bloquear, ejecutamos y accedemos a esta pantalla de tratamiento donde marcaremos el indicador de “bloqueado para altas” y grabamos.

Para verificar que el inmovilizado está bloqueado, procedemos a visualizar su status a través del camino del menú funcional explicado anteriormente:



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1.9 – Verificación de datos maestros Esta herramienta nos va a servir para comprobar de forma rápida si tenemos activos a los que les falta por completar algún campo obligatorio dentro de su maestro, y en el caso de que así sea, cuales son estos campos, y proceder de esta manera a cumplimentarlos. El camino en el menú funcional: Finanzas / Activos fijos/ Operaciones periódicas/ Activos fijos incompletos. (Transacción AUVA)

En la siguiente pantalla que nos aparece, tenemos que escribir el nombre de la sociedad, de la cual queremos visualizar los activos que tengan alguno de sus campos obligatorios sin completar.



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Podemos especificar más: para un tipo de activos, para varios tipos de activos, para uno o varios activos concretos…a través de los campos incluidos en Selecciones y de los botones de Selección múltiple.

Pulsamos el boton Ejecutar: . A continuación el sistema presenta una pantalla, con los activos incompletos, indicando además,que campos obligatorios estan sin completar:

En esta pantalla podríamos desplazarnos hacia arriba / abajo para ver la lista

de activos incompletos mediante los botones .

También podríamos imprimir esta lista a través del botón , o siguiendo el camino Lista / Imprimir.



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Haciendo doble clic sobre cualquiera de estos activos, o bien seleccionándolo y

pulsando , accedemos al maestro de dicho activo, y procedemos a rellenar los campos obligatorios que faltan.

Una vez que hemos completado los datos en el maestro, solo nos quedaría

grabar: .



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