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TRATAMIENTO DE CUENTAS

Ultimo cambio el: 9/4/2008 11:28:00

Nombre archivo:Tratamiento de cuentas de mayor Ultimo cambio por: Equipo FI Página 1 de 35

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1. VISUALIZACIÓN DE SALDOS Se accede siguiendo el siguiente camino en el menú funcional: Finanzas/ Libro mayor/ Cuenta / Visualizar saldos. (Transacción FS10N)

En la pantalla que nos aparece, completamos la cuenta, la sociedad y el ejercicio de los que deseamos obtener información. En los campos “Cuenta de Mayor” y “Sociedad” es posible realizar una selección múltiple de valores mediante el icono :



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Esta función la utilizaremos cuando queramos obtener la información de más de una cuenta ó para más de una sociedad. Cuando se indiquen nuevos datos en esta pantalla, debemos pulsar el icono para que sean seleccionados. Una vez indicado los datos deseados ejecutamos el informe:



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El informe nos muestra por periódo, el saldo de las contabilizaciones al debe, al haber, el saldo neto del periódo y el saldo acumulado. Haciendo doble clic sobre cualquiera de los importes, accedemos a la visualización de las partidas que los componen. También accedemos a la misma pantalla si lo que hacemos es posicionarnos sobre cualquiera de los importes y pulsar el botón :



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Una vez en esta pantalla, haciendo doble clic sobre cualquiera de estas posiciones accedemos al documento contable que originó este apunte:

Y pulsando el botón: , podemos ver el asiento contable completo:



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2. VISUALIZACIÓN DE PARTIDAS Dentro del menú de Libro Mayor tenemos la posibilidad de ver las partidas de cualquier cuenta de mayor. Para ello seguiremos el siguiente camino en el menú funcional: Finanzas / Libro Mayor / Cuenta / Visualizar ó Modificar partidas. (Transacción FBL3N)



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En primer lugar tendremos que seleccionar el código de una cuenta de mayor y una sociedad. Al igual que hemos visto en la visualización de saldos, tenemos la posibilidad de realizar una selección múltiple en ambos campos, a través del icono A continuación aparecen un grupo de campos denominados selección de partidas en el que delimitaremos que tipo de partidas queremos que aparezcan en el informe. En primer lugar indicaremos el status de las partidas que queremos visualizar:



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- Partidas abiertas: Debemos seleccionar esta opción en el caso de

querer obtener el detalle de las partidas abiertas de la cuenta de mayor en una fecha determinada, fecha que se debe indicar a continuación en el campo En resumen, lo que estamos obteniendo es el detalle de las partidas que componen el saldo de la cuenta en la fecha indicada

- Partidas compensadas: Debemos seleccionar esta opción cuando lo

que queremos es visualizar las partidas compensadas ( partidas que han sido cobradas, pagadas, anuladas ó compensadas). Podemos delimitar la obtención de dichas partidas a una fecha ó intervalo de fechas en el que han sido compensadas a través del campo

ó incluso analizar qué partidas actualmente compensadas estaban abiertas en una fecha determinada:

- Todas las partidas: Podemos visualizar todas las partidas contabilizadas en una cuenta de mayor y para una fecha ó intervalo de fechas determinado:

Una vez indicado el status de las partidas que deseamos, debemos indicar que tipo de partidas vamos a seleccionar: Partidas normales (son documentos contables), documentos estadísticos y/ó partidas preliminares.

Por último, podemos indicar el Layout con el que visualizar la lista de partidas por defecto e incluso limitar el nº de partidas a visualizar:



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El Layout es la disposición de visualización de las partidas y determina que campos se visualizan y como se clasifican. Tal y como veremos más adelante, el usuario puede crear y modificar sus propios Layouts. Una vez indicados todos los datos ejecutamos el informe:

Según el Layout que seleccionemos, vamos a visualizar la información de las partidas abiertas en diferentes formatos, cada uno de los cuáles está compuesto por distintos campos y en diferente orden. Vamos a explicar las funciones disponibles en la barra de pulsadores:

Estos iconos permiten movernos por las columnas del informe y es de utilidad cuando no vemos en una misma pantalla todas las columnas.



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“Visualizar documento”: Situándonos sobre cualquier partida y pulsando este icono accedemos a visualizar la posición del documento contable correspondiente. Esto también lo conseguimos haciendo doble clic sobre la partida.

“Modificar documento”: Situándonos sobre cualquier partida y pulsando este icono accedemos a modificar la posición del documento contable correspondiente.

“Modificación en masa”: Permite realizar la modificación masiva de determinados datos de las partidas que seleccionemos. Para ejecutar la función primero debemos seleccionar las n partidas a modificar:

A continuación pulsando el icono de modificación en masa accedemos a la pantalla donde aparecen los campos que podemos modificar:



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Se indican los datos a modificar y se ejecuta pulsando el icono

Las partidas modificadas quedan marcadas. Para ver las modificaciones debemos seleccionar la opción “Refrescar” del menú “Lista”:

“Visualizar log de errores”: Si durante el proceso de modificación en masa se produce algún error, estos podrían consultarse pulsando este icono.

“Visualizar información de cheques”: En los documentos de pago donde se ha generado un cheque ó pagaré, podemos acceder a la información de los mismos pulsando este icono

“Datos maestros de la cuenta”: Pulsando este icono accedemos a los datos maestros de la cuenta de mayor seleccionada

“Solicitud de corrección”: No se utiliza

“Fijar filtros”: A traves de este icono podemos “filtrar” la información por los valores de los campos de las distintas columnas. Antes de pulsar este icono debemos seleccionar la columna en la que vamos a realizar el filtro de datos. Para ello haremos un clic en la cabecera de la columna que corresponda:



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En nuestro ejemplo hemos seleccionado la columna “Ce.coste”. A continuación pulsamos el icono y accedemos a la siguiente pantalla:

En la que indicaremos el valor ó valores que queremos visualizar. Aceptamos pulsando el icono



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“Clasificar partidas”: A través de estos iconos podremos clasificar en orden ascendente ó descendente los datos de las columnas que previamente hayamos seleccionado (tal y como explicamos en el apartado anterior)

“Modificar dispoción”: A través de este icono podremos modificar la disposición seleccionada, esto es, podemos añadir, quitar, ordenar ó clasificar los campos que deseemos. Al pulsarlo accedemos a la siguiente pantalla:

Esta pantalla está estructurada en 2 partes, en la izquierda están los campos de la disposición actual y en la derecha el resto de campos susceptibles de ser incluidos. Para añadir campos en la disposición utilizaremos los iconos y y para quitarlos de la disposición utilizaremos los iconos y . En cualquier caso, previamente tenemos que marcar los campos a trasladar.



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Al añadir un campo, este se situa por defecto el último de la disposición (como vemos a continuación con el centro de Bº):

No obstante, si antes de moverlo marcamos un campo de la disposición, el nuevo campo quedara insertado justo antes de dicho campo:



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Pulsando el icono

Para ordenar los campos de la disposición podemos seleccionarlos y cortarlos con el icono para luego marcar otro campo e incluirlo justo delante con el icono . Esto también lo conseguimos modificando directamente en el campo el nº de posición .



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Para cada campo también podemos definir su longitud teniendo en cuenta que los valores que trae por defecto son los standard

Una vez definidos los campos a visualizar, aceptamos mediante el icono

y accedemos a la lista con los campos que hemos definido en la disposición:

“Seleccionar disposición”: A través de este icono podemos seleccionar cualquiera de las disposiciones disponibles tanto estándar como las grabadas con nuestro usuario:

Para seleccionar una hacemos doble clic sobre ella.

“Grabar Layout”: Cuando hemos diseñado una disposición y creemos que va a ser utilizada frecuentemente, podemos grabarla a través de este icono.



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Debemos indicar el nombre de la disposición que vamos a grabar (debe emperzar por “Z”) y su denominación:

La grabaremos mediante pulsando el icono Si ahora visualizamos la lista de los layouts disponibles, comprobamos que está la que hemos creado:

“Totalizar valores”: A través de este icono podemos totalizar los valores de las columnas de importe.

“Subtotalizar valores”: A través de este icono podemos subtotalizar por cualquiera de los campos de la disposición. Para ello, antes de pulsar este icono, debemos seleccionar la columna que deseemos haciendo un clic sobre su cabecera.



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En nuestro ejemplo vamos a subtotalizar por centro de coste:

A través de este icono también podemos definir la variante de clasificación de nuestro layout. Para ello debemos pulsarlo sin marcar antes ninguna columna. De esta forma accedemos a la siguiente pantalla:



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En ella podemos añadir ó quitar los campos por los que queremos clasificar

ó subtotalizar . Además en el campo podemos establecer si subrayar ó realizar un salto de página en la lista cada vez que cambie ese campo:

“Comprimir”: Si en nuestro layout tenemos subtotales, a través de este icono podemos comprimir la lista para ver exclusivamente los mismos:



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Si pulsamos sobre el “*” de cada línea accedemos se despliega el detalle de las partidas para ese subtotal:

"Desplegar”: Al igual que podemos comprimir, con este icono desplegamos los subtotales que previamente marquemos.

“Status de listas”: Nos informa de los criterios de clasificación y filtros que tengamos en ese momento y realiza una estadística de los registros seleccionados:



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SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL LIBRO MAYOR. Para acceder al Árbol de aplicación Selección de informes del Libro Mayor hay que seguir el siguiente camino: Finanzas / Gestión Financiera / Libro Mayor/ Operaciones Periódicas /Sistema Info / Selección de Informes. Una vez situados en dicho árbol, podremos obtener principalmente los informes que a continuación de detallan: 1.1.- SALDOS DE CUENTAS DE MAYOR

Desplegaremos el árbol de informes en : Conformidad - Documentación/Cuenta/Saldos ctas. Mayor/SAP_MíN

En esta pantalla pulsaremos el botón DATOS ADICIONALES, para conseguir una mayor delimitación, si queremos, del informe.



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En esta pantalla rellenaremos los campos Plan de Cuentas, Sociedad, año del informe y período dentro de dicho año . En el campo Cuenta de mayor, podremos delimitar por alguna cuenta en concreto o un intervalo de las mismas, incluyéndose todas si no ponemos nada. Se puede además delimitar por periodo para sacar el informe para un mes determinado.

En la 2ª parte de esta pantalla de Selección de datos podremos, además en el Apartado Control de Salida, concretar el número de dígitos con los que saldrá emitido el informe, así como editar sólo los totales.

De esta forma, tras pulsar el botón EJECUTAR el informe que obtendríamos sería del tipo:



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1.2.- LISTAS DE SALDOS DE MAYOR

Desplegaremos el árbol de informes en : Sistema de Información/Información de cuentas/Lista de saldos/SAP_MÍN

De esta manera accederemos a la pantalla de Selección de datos para

este informe, en la que igual que en el anterior, pulsaremos el botón para acceder a todas las posibles delimitaciones del mismo.



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En esta pantalla rellenaremos los campos Plan de Cuentas, Sociedad, Ejercicio y períodos del informe, pudiendo también en este caso obtener delimitaciones adicionales por saldos, cuentas de mayor, etc.

En la segunda parte de la pantalla de Selección de datos, en el Apartado Control de Salida podremos aportar también otras delimitaciones nivel número de dígitos, impresión de cuentas no contabilizadas, etc. En este destacar el flag Versión de grupo, que una vez marcado nos permitirá emitir un Balance Agregado para el caso de seleccionar más de una sociedad. Si dicho flag no se marcara con varias sociedades seleccionadas, nos emitiría el listado uno a uno para cada sociedad.



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De esta forma, el informe que obtendríamos, tras pulsar el botón EJECUTAR sería del tipo:

1.3.- LISTA ESTRUCTURADA DE SALDOS Desplegaremos el árbol de informes en : Sistema de Información/Información de cuentas/Lista estructurada de saldos/SAP_MÍN

De esta manera accederemos a la pantalla de Selección de datos para

este informe, en la que igual que en el anterior, pulsaremos el botón para acceder a todas las posibles delimitaciones del mismo.



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En esta pantalla rellenaremos los campos Plan de Cuentas, Sociedad, Ejercicio, periodos del informe y estructura del mismo, indicando dicha estructura en el campo Versión del Balance/cta. PyG, pudiendo además obtener delimitaciones adicionales como año de comparación, arrastre o no de saldos, etc.

En el Control del Salida del informe podremos especificar además la moneda de visualización del mismo, fecha de conversión y tipo de cotización. De esta forma, el informe que obtendríamos, tras pulsar el botón

EJECUTAR sería del tipo:



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1.4.- PLAN DE CUENTAS

Desplegaremos el arbol de informes en: Libro mayor/ Listas/ Cuenta/ Indice de cuentas: plan de cuentas/ SAP_MIN:

En la pantalla que nos aparece solamente tenemos que incluir el Plan de Cuentas:

Pero si lo que queremos es conseguir una mayor delimitacion del informe a obtener pulsaremos el botón “Datos adicionales”: , que nos conduce a la siguiente pantalla:



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De la misma forma que antes para la obtención del informe podemos

delimitar por distintos conceptos, como pueden ser nº de cuenta, grupo, etc.Una vez hechas las delimitaciones pertinentes, y completado el campo “Plan de cuentas”, procedemos a obtención el informe, pulsando el botón

“Ejecutar”:

1.5.- EXTRACTO DE CUENTAS Desplegaremos el árbol de informes en : Listas/Cuenta/Extracto de cuenta/SAP_MÍN_GL



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De esta manera accederemos a la pantalla de Selección de datos

para este informe, en la que igual que en el anterior, pulsaremos el botón para acceder a todas las posibles delimitaciones del mismo.

En esta pantalla de Selección de datos rellenaremos los campos Sociedad, Ejercicio pudiendo además delimitar por documentos, fechas de contabilización, posiciones de cuentas de Mayor, Deudores, Acreedores, Activos, etc. En este informe el nivel de delimitación que podemos alcanzar es bastante elevado, como podremos comprobar en la pantalla de Selección de datos, cuya segunda parte mostramos:



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Una vez hechas las delimitaciones, accederemos al informe pulsando el botón

EJECUTAR ,

Este informe reflejará el detalle de la composición de los saldos de las cuentas seleccionadas. 1.6.- PARTIDAS INDIVIDUALES DE MAYOR Desplegaremos el árbol de informes en: Conformidad/Documentación / Cuenta/ Partidas individuales libro mayor/ SAP_MIN



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La pantalla que a continuación nos aparece:

Si queremos conseguir una mayor delimitación del informe, pulsaremos el botón “Datos adicionales”:



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En esta pantalla rellenaremos los campos Plan de Cuentas, Sociedad, pudiendo además delimitar por otros conceptos como Fecha de compensación, cuenta de mayor, partidas abiertas en fecha clave, etc.

Una vez hechas las delimitaciones que consideremos oportunas, solo nos queda ejecutar el informe, pulsando el botón :

1.7.- LIBRO DIARIO



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Desplegaremos el árbol de informes en:

De esta forma accederemos a la siguiente pantalla de selección de datos.

En esta pantalla rellenaremos los campos de Sociedad, Ejercicio y Fecha de Contabilización.



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En otras delimitaciones podremos definir aún nuestro libro diario, aunque con los datos señalados en un principio será suficiente.

Una vez completados los datos de selección, pulsaremos obteniendo un informe del tipo



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