SAPIENS VERSION 11 - NIIF

Esta nueva versión del software Sapiens le ayuda en su gestión para la adopción por primera vez de las normas internacionales de información Financiera.

Con esta versión Ud. obtiene ayuda tecnológica para llevar a cabo el procedimiento para la conversión de sus estados financieros actuales a estados financieros bajo las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF. Esto para el primer año de transición. Beneficios obtenidos con la Versión 11.0:

Manejo de nuevo plan de cuentas para las NIIF con equivalencias al PUC actual.

Creación automática de contabilidad paralela a la contabilidad contable para captura de valoraciones y efectos de transición a NIIF.

Capturar de manera documentada (notas/ referencias) el efecto de transición a NIIF y generar el correspondiente Saldo NIIF.

Generación de los siguientes reportes:

- Estado de posición financiera PCGA a la fecha de transición.

- Reporte de novedades para conversión a NIIF.

- Estado de posición financiera NIIF (comparativo con PCGA)

- Estado de ingresos comprensivos y ganancias retenidas.

- Impresión de notas a los estados financieros.

Traslado de saldos NIIF como saldos contables posterior al año de transición. Como complemento a esta nueva versión y siendo la herramienta base para el año posterior al año de transición y una vez el cliente ha realizado la revisión de políticas usadas actualmente para ver si están dentro del marco del NIIF, ofreceremos nuevos procesos para generar las correspondientes valoraciones y ajustes de los datos contables según lo indique cada norma.

Ingreso al modulo NIIF Para el ingreso al Modulo NIIF debe ir por Procesos, NIIF:

Al ingresar al modulo le aparecerá la siguiente Ventana:

NOTA: Para la activación del modulo se requiere conexión a Internet.

2 CUENTAS NIIF Las cuentas NIIF son primordiales para la ejecución normal del modulo, al oprimir el botón “Maestro” le aparecerá la siguiente ventana:

En esta ventana usted puede consultar, crear, modificar y borrar las cuentas NIIF que se utilizaran en las

demás opciones del módulo. Cabe mencionar que el plan de cuentas que se encuentra predeterminado en esta opción es el mismo que utiliza en el módulo de contabilidad; No obstante, cualquier modificación que realice en esta pantalla no alterara su PUC. Los campos a diligenciar son:

Cuenta: Es el número de la cuenta NIIF.

Nombre: El nombre que llevara la cuenta NIIF.

Tipo: Este campo indica si la cuenta es mayor o auxiliar. Las cuentas mayores son las que se dividen en subcuentas y las auxiliares son las que reciben directamente del movimiento.

Naturaleza: Debe marcar si el código es Débito o Crédito.

Nivel: Este es el nivel jerárquico que lleva dentro del maestro de cuentas NIIF, este campo lo asigna el sistema automáticamente una vez se haya ejecutado el proceso de Consolidación.

Nit Necesario: A la hora de realizar un documento contable, si tiene marcada esta casilla el sistema no le permitirá continuar realizándolo si no se le ha asignado un NIT.

C.COSTO Necesario: al igual que la casilla de NIT, el sistema no permitirá seguir realizando el documento si no se le asigna un Centro de Costos.

Aplicar Porcentaje en Documentos, porcentaje y tope: Estos campos indican si la cuenta NIIF pertenece a algún tipo concepto de retención en la fuente, el porcentaje que le corresponde y el tope para efectuar la retención. Estos campos se utilizan para agilizar la captura de documentos.

2. NIIF MAEST VS PUC

Esta opción es la primordial para el correcto funcionamiento del modulo debido a que es en la cual usted va a homologar los códigos NIIF con las cuentas del PUC. La cuenta NIIF la deberá digitar al frente de cada una de las cuentas del PUC con el fin de que en la ejecución de procesos automáticos, la información contable sea cargada el módulo NIIF para poder realizar los ajustes respectivos. NOTA: Una cuenta NIIF podrá tener equivalencia con varias cuentas del PUC, para esto deberá digitar la cuenta NIIF al frente de cada cuenta PUC en repetidas ocasiones según sea la necesidad.

3. Documentos NIIF En esta opción usted capturara los efectos de la transición sobre las cuentas NIIF, para esto primero debe crear un documento por Configuración, Tipos de documento

El sistema le presentara la siguiente pantalla

Tipo: Este campo es primordial debido a que es el primer dato que el sistema solicita para capturar un documento. El documento debe llevar como tipo NIF.

Nombre: En este campo usted debe digitar el nombre que llevara el documento.

Abreviatura: Nombre resumido del documento.

Consecutivo automático: Si usted desea que el tipo de documento escogido maneje consecutivo automático, marque la casilla y seleccione de la lista inmediatamente siguiente la clase de consecutivos con la que quiere trabajar.

Consecutivo por mes, Consecutivo por sucursal: Si usted desea que el documento a manejar discrimine el consecutivo según el mes o la sucursal en la que se esté trabajando.

Documento: Indica si el documento se captura directamente en el formato de documento contable.

Plantilla: Indica si el tipo de documento debe ser capturado en un formato especial adicional al formato contable.

Componentes: Según la casilla que se seleccione (ACTIVO o PRÉSTAMO), el sistema asignará una columna adicional para discriminar en este documento a que activo o préstamo se está afectando contablemente.

Columnas adicionales: Usted puede definir hasta tres columnas adicionales en la captura del documento. Para esto, marque la casilla correspondiente y digite al frente el nombre del campo que desea utilizar. (Ejemplo: Vendedor, Línea). Al ingresar a capturar documentos, el sistema le presenta las columnas que usted definió.

Procesos: Para procesos como ajustes en contabilidad, activos, etc., usted podrá seleccionar un documento fijo sobre el cual se ejecutaran siempre estos procesos.

Una vez haya creado el tipo de documento debe dirigirse hacia el botón documentos dentro del modulo NIIF, seleccione el mes en el cual capturara el documento, le aparecerá la siguiente ventana:

En esta ventana usted debe crear solamente los documentos tipo NIF debido que que son los que le servirán de apoyo o complemento a la hora de capturar las Notas NIIF.

4. Importar movimiento En esta opción usted puede importar todos los documentos contables y reclasificar las cuentas dependiendo a la parametrización que haya realizado en la opción NIIF MAEST VS PUC. Al oprimir el botón le aparcera la siguiente ventana:

El primer botón que puede observar es SALDOS INICIALES, este proceso realiza la importación de saldos iniciales desde la contabilidad Normal a la contabilidad NIIF; Nuevamente teniendo en cuenta la parametrización realizada en la opción anterior. En la ventana también aparecen todos los meses del año, usted debe seleccionar el que contenga los documentos que desea importar al módulo NIIF. En el siguiente ejemplo podrá observar cómo trabaja el proceso:

El anterior es un documento capturado por Documentos, Contabilidad en el mes de Enero, este documento utiliza las cuentas 11051001 y 24151001 que en el ejemplo equivalen a las cuentas NIIF 1.01.01.01.01 y

1.01.02.01.00 respectivamente.

El anterior documento es el generado tras ejecutar el proceso de importar movimiento al mes de Enero, como puede observar en la imagen, es el mismo documento creado por contabilidad pero en este caso se reclasificaron las cuentas parametrizadas por la opción NIIF MAEST VS PUC.

Subir movimiento Este proceso realiza la recuperación de documentos para que se reflejen en los saldos de contabilidad NIIF. .

Seleccione el mes del año en el cual usted desea subir el movimiento de contabilidad, el sistema también le permite subir el movimiento de todo el año presionando el botón año de contabilidad. Consolidar:

Este proceso realiza la revisión de las cuentas para detectar e informarle si existen cuentas inconsistentes (No pueden haber cuentas auxiliares con subdivisiones) para que usted las corrija, la función principal de este proceso es acumular los saldos en las cuentas mayores para que usted pueda generar estados financieros. Este proceso lo puede ejecutar un número ilimitado de veces debido a que no le afecta los saldos en las

cuentas auxiliares ni tampoco perderá la información que ha digitado hasta el momento. Notas NIIF En esta opción usted podrá capturar las notas explicativas que serán el complemento a los estados financieros. Para capturar la nota oprima click en el botón Notas NIIF; El sistema le mostrara la siguiente ventana:

Año: Este es el año en el cual va a capturar la nota.

Mes: Este es el mes en el cual va a capturar la nota.

Cuenta NIIF: Esta es la cuenta que llevara la nota para que se refleje en los estados financieros.

NIIF aplicada: Aquí usted debe digitar el número de la norma NIIF a la que aplique la nota.

No. Nota: Aquí usted debe digitar el consecutivo que lleva la nota.

Nota: Aquí debe escribir la nota que se reflejara en los estados financieros.

Efecto de transición: En esta opción el sistema le mostrara los documentos tipo NIF en donde tuvo movimientos la cuenta anteriormente digitada y los convertirá en un archivo de texto para que puedan ser copiados y pegados en el campo NOTA. Para el ejemplo podrá observar el siguiente documento, el cual es tipo NIF:

Una vez haya oprimido el botón Ver efecto de transición el sistema le mostrara el documento de la siguiente manera:

Usted puede copiar todo el documento con Ctrl + X y pegarlo en el campo notas con Ctrl + V. Finalmente debe oprimir click sobre el botón Grabar

REPORTES En esta opción podrá generar los diferentes reportes para las NIIF, Los siguientes son los reportes: ESTADO DE POSICION FINANCIERA NIIF:

En esta reportes usted podrá observar el saldo que tiene la cuenta en su contabilidad normal, el efecto de la transición que son los documentos que ha capturado en el modulo y finalmente el saldo de la cuenta NIIF, tenga en cuenta que para generar este reporte debe tener parametrizada la opción NIIF MAEST VS PUC. ESTADO DE POSICION FINANCIERA PARA ETAPA DE TRANSICION:

En este reporte, y de acuerdo con la homologación realizada por NIIF MAEST VS PUC el sistema le mostrara el saldo de la cuenta contable y el saldo de la cuenta NIIF.

NIIF – NOTAS En este reporte usted podrá consultar las notas que han sido creadas en las cuentas NIIF.

(En la imagen anterior podrá observar la nota creada en el ejemplo de creación de notas)

ESTADO DE INGRESOS COMPRENSIVOS Y GANANCIAS RETENIDAS

REPORTE DE NOVEDADES PARA CONVERSION A NIIF

Adicionalmente encontrara los siguiente 5 reportes los cuales usted utiliza frecuentemente en su contabilidad local:

AUXILIAR DE CUENTAS NIIF

DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD

CONSECUTIVOS

BALANCE DE PRUEBAS CON TERCEROS

BALANCE CON EFECTO NIIF Existe un reporte llamado ARCHIVO BALANCE 2014 cuya funcionalidad es generar el balance PCGA del 2014 depurado. Cabe aclara que la depuración mencionada consiste en el numero de columnas, es decir, tiene las columnas necesarias para que el archivo pueda ser interpretado por usted con el fin de que realice las modificaciones pertinentes ya que puede utilizar este archivo para preparar su balance de apertura NIIF

PROCESOS NIIF SUBIR MOVIMIENTO NIIF DESDE ARCHIVO EXCEL

Este proceso tiene como propósito permitirles a los usuarios cargar al módulo NIIF varios documentos de ajustes que se encuentren en un archivo en Excel cuyo nombre debe ser SUBIRNIIF; Este archivo lo encontrara en la raíz del aplicativo. En el archivo encontrará los siguientes campos: DOCUMENTO: Tipo de documento, en este caso debe ser NIIF CONSECUTIVO: Es el número del documento DIA: Día del documento MES: Mes del documento AÑO: Año del documento NCODIGO: Número de identificación del tercero de cada registro del documento CODIGO: Cuenta contable de cada registro del documento CCOSTO: Centro de costo de cada registro del documento (Opcional) PCODIGO: Numero de préstamo de cada registro del documento (Opcional) CHEQUE: Numero del cheque (Opcional) NOTA: Descripción del documento DESCRIP: Descripción de cada uno de los registros del documento DATO1: Campo variable en documentos (Opcional) BASE: Si se requiere debe digitarla, de lo contrario dejar en blanco DEBITO: Digite el valor Debito del documento CREDITO: Digite el valor Crédito del documento FACTURA: Dejar en blanco FECHA: Dejar en blanco SUBIR: Dejar en blanco Una vez haya diligenciado la plantilla, deberá ejecutar este proceso y oprimir doble click en el espacio en blanco para seleccionar el archivo a cargar, posteriormente deberá seleccionar el mes al cual se cargara la información y finalmente deberá oprimir click sobre el botón “Aceptar” para procesar la información. NOTA: Una vez haya ejecutado el proceso deberá subir movimiento del mes en el cual cargo la información, también deberá consolidar con el fin de actualizar los saldos.

CARGUE INDIVIDUAL DOCUMENTO PCGA A NIIF

Este proceso tiene como función importar documentos individuales de la contabilidad normal (PCGA) a la contabilidad NIIF, para esto debe digitar en la pantalla del proceso el mes del documento, el tipo y consecutivo del documento que desea cargar al sistema. BORRAR DOCUMENTOS NIIF

Este proceso le permite realizar la eliminación masiva de documento NIIF que hayan sido cargados al modulo pero no sean necesarios, dado a que el cargue de la información por medio del proceso “Subir Movimiento” es por cuenta y no por documento, es decir el sistema cargara todo el movimiento de una cuenta sin tener en cuenta el documento. Para utilizar el proceso debe desplegar la lista de documentos existentes, seleccinar el que desea eliminar y finalmente elegir de que periodos desea eliminar los documentos. Cabe recalacar que la eliminación es masiva; Si desea eliminar solo un documento deberá hacerlo ingresando al documento por la opción “Documentos NIIF”

IMPORTARCION DE HOMOLOGACION DE CUENTAS DESDE EXCEL Por medo de este proceso podrá realizar la homologación de todas las cuentas (Opción NIIF VS PUC) desde un archivo en Excel, dicho archivo debe tener las siguientes columnas: CTAPUC : Cuenta del PUC local CTANIIF: Cuenta NIIF El archivo debe estar guardado en extensión XLS, las columnas deben estar en formato texto. Una vez haya preparado el archivo deberá ejecutar el proceso de homologación, oprimir doble click en el campo que allí se indica y buscar el archivo a importar. Este proceso también le brinda la posibilidad de homologar automáticamente las cuentas para que sean las mismas, es decir, si usted por defecto tiene el mismo PUC local para NIIF el sistema hará la homologación de esta manera: Cuenta NIIF 1 = Cuenta PUC 1 Cuenta NIIF 11= Cuenta PUC 11 Cuenta NIIF 1105 = Cuenta PUC 1105 Cuenta NIIF 110501 = Cuenta PUC 1100501

IMPORTACION DE PLAN DE CUENTAS NIIF

Este proceso le permite importar desde un archivo en Excel el plan de cuentas NIIF, teniendo en cuenta que por defecto las cuentas NIIF son la mismas que las del PUC local. Este proceso le brinda la posibilidad de cargar un nuevo PUC NIIF o añadir registros al existente. La estructura necesaria para ejecutar el proceso es: 1. CODIGO – Almacena el código de la cuenta 2. NOMBRE – Almacena el nombre de la cuenta 3. NATU – Este campo debe llenarse con la palabra Debito o Credito dependiendo del caso, no debe llevar tildes, la primera letra de cada palabra debe estar en mayúsculas y las demás en minúsculas 4. TIPO – Este campo debe llenarse con la palabra Mayor o Auxiliar dependiendo del caso, la primera letra de cada palabra debe estar en mayúsculas y las demás en minúsculas 5. NITSN – Indica si la cuenta requiere NIT obligatorio, debe llenarse con una N o S 6. COSSN – Indica si la cuenta requiere C. Costo obligatorio, debe llenarse con una N o S

REVELACIONES POR CUENTA Este proceso le permite capturar las notas o descripciones de los ajustes que haya hecho en el modulo NIIF. Para ejecutarlo deberá oprimir el botón Procesos y buscar el que lleva el nombre de ‘APLICACION REVELACION CUENTAS’:

REVELACIONES POR DOCUMENTO Este proceso le permite aplicar la revelación de forma individual o general sobre algún documento contable. por procesos Otros debe ejecutar el proceso llamado ‘APLICACION REVELACIONES CONTAB’:

A continuación se describen los campos a diligenciar:

1. Datos del documento a aplicar o borrar revelación, se carga con botón ‘cargar Doc.’ 2. Se Visualiza registros de cuentas que fueron marcadas para recibir revelaciones.

3. Se Coloca Nro. de registro para aplicar revelación donde sale otra pantalla para aplicar de forma individual.

De esta forma se escribe la revelación y se aplica para que cargue sobre el documento y el registro contable. Para el caso de borrar la revelación de forma individual se ejecuta botón de borrar revelación. 4. Se digita revelación para ejecutarla de forma general, igual en este se elimina revelación del

documento consultado en forma general. 5. Salir del proceso.