Secretaría GeneralOrganización de los Estados Americanos

Desarrollo e Implantación de un Sistema de Planificación, Control y Evaluación

Presentación del DPCE a la CAAP29 de Noviembre, 2006

2

Mandato: AG/RES. 2257 (XXXVI-O/06)

13. Evaluación y control de resultados

a. Encomendar al Secretario General que, con el objeto de mejorar la transparencia y eficacia de las operaciones de la Secretaría General, continúe los esfuerzos por establecer sistemas adecuados de planificación, control y evaluación que permitan a los Estados Miembros dar seguimiento a la programación y control presupuestario

3

Departamento de Planificación, Control y Evaluación (DPCE)

Funciones: • Coordinar los procesos de planificación, control y

evaluación de toda la Secretaría General• Desarrollar y administrar los instrumentos que

permitan una gestión articulada de los procesos de planificación, control y evaluación

• Gestionar la programación y control presupuestarios en coordinación con la SAF

• Gestionar información gerencial y estadísticas institucionales necesarias para toma de decisiones

• Secretaría Técnica de la Comisión de Evaluación de Proyectos

4

Definiciones:

1. Planificación = Proceso de proyección de actividades, de anticipación de resultados y de asignación de recursos

2. Control = Registro sistemático de resultados alcanzados y recursos ejecutados (sirve para determinar si se hizo lo planificado)

3. Evaluación = Proceso de valoración de resultados de acuerdo a parámetros e indicadores preestablecidos (para que sirvió)

5

Desarrollo e Implantación del Sistema

Pasos: Desarrollo de instrumentos de

planificación y control Formulación de planes operativos y

programación presupuestaria Control operativo Evaluación de resultados

6

Sistema de Planificación, Control y Evaluación

Planificación Estratégica

Planificación yControl Operativo

Monitoreo y Evaluación

Programación y Control Presupuestario

Programación y Control Presupuestario

7

Componentes del Sistema

Planificación estratégica: Define objetivos y cursos de acción a seguir, establece prioridades y orienta el uso de recursos

Contenidos: Definición de visión y misión institucionales Establecimiento de marco temporal de referencia Identificación de estrategias y líneas de acción Definición de objetivos y metas estratégicas Desarrollo de programas y metas de gestión Formulación de planes de implementación (planificación

operativa y programación presupuestaria) Sistema de monitoreo, evaluación y control

8

Componentes del Sistema (cont.)

Planificación operativa: Identificación de metas operativas para cada dependencia de la SG y su incorporación en calidad de metas programáticas en la elaboración del presupuesto

Metodología:

Elaboración de tabla de productos-procesos para la clasificación y administración de metas

Elaboración de tabla de recursos para la estimación de costos de las metas

Identificación y registro de metas operativas de las dependencias de la SG, en el marco de las metas de gestión

Asignación de recursos a cada meta operativa Elaboración del Plan Operativo Anual (POA) Programación presupuestaria por metas operativas

9

Componentes del Sistema (cont.)

Control Operativo: Registro del grado de cumplimiento de las metas operativas para cada dependencia de la SG y de las expectativas de cumplimiento pleno al finalizar el año

Metodología: Registro y justificación del cumplimiento de cada

meta, en términos físicos y presupuestarios Registro y justificación de la expectativa de

cumplimiento hasta fin de año Imputación de recursos presupuestarios a metas

ejecutadas

10

Instrumentos de Planificación y Control

Ejemplos

11

Tabla Productos-Procesos

Cód Denominación abreviada

PE 01 FORO DE DIALOGO HEMISFERICOPE 02 PROCESOS POLITICOSPE 03 DESARROLLO INTEGRALPE 04 SEGURIDAD MULTIDIMENSIONALPE 05 DERECHOS HUMANOSPE 06 ASUNTOS JURIDICOS INTERNACIONALESPE 07 FORMACION DE RECURSOS HUMANOSPE 08 SERVICIOS CULTURALESPE 09 SERVICIOS DE CONFERENCIAS

PRODUCTOS

1. Productos Externos

PRODUCTOS

Cód. Denominación

PROCESOS

Cód Denominación

PE 06

PE 06 03 Programas y proyectos de investigación y asistencia técnica en jurisprudencia internacional

PE 06 04

ASUNTOS JURIDICOS INTERNACIONALES

PE 06 01 Cuerpos políticos y organismos especializados en legislación internacional

Servicios especializados en asuntos jurídicos internacionales

PE 06 02 Mecanismos de seguimiento a acuerdos y mandatos

13

PE 06 01 01 Prestación de servicios de secretaría técnica y de asesoría en asuntos jurídicos internacionales a los cuerpos y órganos políticos de la organización

PE 06 01 02 Prestación de servicios de secretaría al Comité Jurídico Interamericano y las Conferencias Especializadas Interamericanas sobre temas de derecho internacional

PE 06 01 03 Prestación de servicios de secretaría del mecanismo de seguimiento de la Convención Interamericana contra la Corrupción

PE 06 01 04

PE 06 01 05

SUBPROCESOSPROCESOS

Cód DenominaciónCód Denominación

PE 06 01 Cuerpos políticos y organismos especializados en legislación internacional

Tabla Productos-Procesos

14

Productos – Procesos - Subprocesos

PE 06 01 01 Prestación de servicios de secretaría técnica y de asesoría en asuntos jurídicos internacionales a los cuerpos y órganos políticos de la organización

PE 06 01 02 Prestación de servicios de secretaría al Comité Jurídico Interamericano y las Conferencias Especializadas Interamericanas sobre temas de derecho internacional

PE 06 01 03 Prestación de servicios de secretaría del mecanismo de seguimiento de la Convención Interamericana contra la Corrupción

PE 06 01 04

PE 06 01 05

PE 06 02 01 Desarrollo de propuestas para el seguimiento a convenciones y tratados interamericanos de cooperación jurídica y judicial

PE 06 02 02 Creación de redes para la difusión de información sobre mecanismos de cooperación jurídica

PE 06 02 03 Seguimiento a la implementación de acuerdos, tratados, convenciones y mandatos

PE 06 02 04

PE 06 03 01 Elaboración de propuestas de estrategias, planes de acción y programas de fortalecimiento de la asistencia jurídica entre los Estados

PE 06 03 02 Preparación de estudios e investigaciones sobre desarrollo y codificación del derecho internacional

PE 06 03 03

Ejecución directa de proyectos de asistencia técnica y capacitación sobre derecho internacionalPE 06 03 04

PE 06 04 01 Asesoría a las otras áreas de la Secretaría en asuntos de derecho internacional y contribución a tratados internacionales

PE 06 04 02 Planeación y desarrollo de cursos de capacitación sobre derecho internacional

PE 06 04 03 Publicación de estudios y trabajos sobre temas jurícos

PE 06 04 04

PE 06 02 Mecanismos de seguimiento a acuerdos y mandatos desarrollados

PE 06 01 Cuerpos políticos y organismos especializados en legislación internacional apoyados y fortalecidos

Servicios especializados en asuntos jurídicos internacionales prestados

PE 06 03 Programas y proyectos de investigación y asistencia técnica en jurisprudencia internacional formulados y ejecutados

PE 06 04

ASUNTOS JURIDICOS INTERNACIONALES

PE 06

15

Ejemplo registro de metas

41B 41D 41E

OF

ICIN

A D

EL

D

IRE

CT

OR

DE

RE

CH

O

INT

ER

NA

CIO

NA

L

CO

OP

ER

AC

ION

JU

RID

ICA

Unidad de medida

Cant.

9 27 21 4. ASUNTOS JURIDICOS INTERNACIONALES41B. OFICINA EJECUTIVA DEL DIRECTOR

P 41B 1 XAsesoramiento a la AG y a la Reunión de Consulta en asuntos de derecho internacional

P 41B 2 XProyectos de resolución para la AG, CP, y comisiones en temas jurídicos internacionales

P 41B 3 XGestión de financiamiento para programas y proyectos de derecho internacional

P 41B 4 XGestión y supervisión del Programa Interamericano de Derecho Internacional

P 41B 5 X Gestión de asuntos jurídicos internacionalesP 41B 6 Documento 1 Plan operativo anual del área de derecho internacional

P 41B 7 XMantenimiento de relaciones con otras instituciones en el campo del derecho internacional

P 41B 8 X Administración del sitio web de derecho internacional P 41B 9 X Gestion y supervision administrativa del area

41D. DERECHO INTERNACIONAL

P 41D 1 Reunión 2Reuniones anuales del Comité Jurídico Interamericano (1 de 2 semanas /1 de 4 semanas)

P 41D 2 Documento 1 Proyecto de declaración sobre pueblos indígenas

P 41D 3 Documento 1 Proyecto de convención sobre racismo

P 41D 4 Documento 2Plan de acción sobre personas con discapacidad y reglamento del comite consultivo

P 41D 5 Documento 2 Proyectos de convención para la CIDIP-VII

SUBPROGRAMASMETAS OPERATIVAS DE LA UNIDAD DE GESTIÓN

CÓDIGO

TIPO

DESCRIPCIÓN

Cu

alit

ati

va

Cuantitativa

16

Resumen de Metas – POA 2007

FOR

O D

E D

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GO

H

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PRO

CES

OS

POLÍ

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VIC

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UC

TOS

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L PR

OD

UC

TOS

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GAN

IZAC

ION

ALES

CAPITULO DENOMINACION DEL CAPITULO PE 01 PE 02 PE 03 PE 04 PE 05 PE 06 PE 07 PE 08 PE 09 PE PI PO Grand Total

1 SECRETARIO GENERAL 1 6 1 1 2 11 43 7 61

2 SECRETARIO GENERAL ADJUNTO 13 4 19 2 33 1 6 21 1 100 59 10 169

3ORGANISMOS AUTÓNOMOS Y DESCENTRALIZADOS 3 30 46 79 18 5 102

4DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURÍDICOS INTERNACIONALES 11 35 1 47 6 1 54

5

SUBSECRETARÍA DE SEGURIDAD MULTIDIMENSIONAL 85 85 4 89

6

SUBSECRETARÍA DE ASUNTOS POLÍTICOS 4 95 99 15 114

7SECRETARÍA EJECUTIVA PARA EL DESARROLLO INTEGRAL 1 194 4 199 20 1 220

8SUBSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS 3 1 1 1 6 109 28 143

9INFRAESTRUCTURA BÁSICA Y COSTOS COMUNES 0 6 6 12

Grand Total 36 106 214 87 64 37 57 24 1 626 280 58 964

17

Ejemplo costeo de metas – Recursos Humanos

SUBPROGRAMA # Meta Descripción de la meta Exist Adic Exist Adic

41B 1Asesoramiento a la AG y a la Reunión de Consulta en asuntos de derecho internacional

D01 Director Mes/Persona 17.52 1.00 17.52 17.52

G06Servicios generales

Mes/Persona 7.84 1.00 7.84 7.84

P05 Profesional Mes/Persona 15.87 2.50 39.68 39.68

TOTAL RECURSOS HUMANOS META 1 65.04

41B 2Proyectos de resolución para la AG, CP, y comisiones en temas jurídicos internacionales

D01 Director Mes/Persona 17.52 2.50 43.80 43.80

G06Servicios generales

Mes/Persona 7.84 2.50 19.60 19.60

P05 Profesional Mes/Persona 15.87 3.50 55.55 55.55

TOTAL RECURSOS HUMANOS META 2 118.95

RECURSOS HUMANOS

Deno

min

ació

n

Unid

ad d

e m

edid

a

En la

sed

e

Clase Costo unitario Cantidades Valor presup

Total

Fuer

a de

sed

e Permanentes No permanentes

Unitario

Códi

go

18

Ejemplo costeo de metas – Recursos Materiales

SUBPROGRAMA # Meta Descripción de la meta

41B 1Asesoramiento a la AG y a la Reunión de Consulta en asuntos de derecho internacional

306 MATERIAL DE OFICINA año/unidad organizativa 0.11 0.70 0.08

215 TELEFONO/FAX contratación 0.11 2.60 0.29

213SERVICIOS DE INTERNET Y LAN

contratación 0.11 0.60 0.07

303 DOCUMENTOS IMPRESOS año/unidad organizativa 0.11 0.20 0.02

TOTAL RECURSOS MATERIALES META 1 0.46

41B 2Proyectos de resolución para la AG, CP, y comisiones en temas jurídicos internacionales

306 MATERIAL DE OFICINA año/unidad organizativa 0.11 0.70 0.08

215 TELEFONO/FAX contratación 0.11 2.60 0.29

213SERVICIOS DE INTERNET Y LAN

contratación 0.11 0.60 0.07

303 DOCUMENTOS IMPRESOS año/unidad organizativa 0.11 0.20 0.02

TOTAL RECURSOS MATERIALES META 2 0.46

RECURSOS MATERIALES Y ACTIVOS

Clase

Cant

idad

Valor presupuestado

Códi

go Descripción Unitario Total

Unidad de medida

19

Ejemplo de Control Operativo

#Meta 41B. OFICINA EJECUTIVA DEL DIRECTOR

1Asesoramiento a la AG y a la Reunión de Consulta en asuntos de derecho internacional

ALTACumplida en la sesión del período anual de la AG

100% 100% Pueden surgir eventos no programados

2Proyectos de resolución para la AG, CP y comisiones en temas jurídicos internacionales

ALTA

Cumplidos los de las reuniones ya realizadas. En preparación los de las reuniones futuras.

75% 100%

3Gestión de financiamiento para programas y proyectos de derecho internacional

MEDIA

Convenios logrados con Estados Unidos y negociaciones en curso con Canadá

67% 10%Canadá-CIDA manifestó su interés en financiar proyectos, pero es poco probable que se concrete en el 2006

CUMPLIMIENTO DE LA META LOGRADO HASTA LA FECHA

ALERTAS PARA TOMA DE DECISION

Descripción de las metas logradas en el período

(sólo cuando el grado de avance es mayor que cero)

% A

vanc

e ac

umul

ado

logr

ado

Res

pons

abili

dad

com

part

ida

con

unid

ades

o p

uest

os

Estimación de cumplimiento 100% en fecha

Observaciones, justificaciones, problemas y recomendaciones relativas al cumplimiento de metas y

pronóstico de cumplimiento

No

se c

umpl

irá

Poco

pro

babl

e

Prob

able

Muy

pro

babl

e

Se c

umpl

irá

Crit

icid

ad m

eta

(pes

o / 1

00)

20

Resultados de Control Operativo

1 DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURIDICOS INTERNACIONALES% AVANCE PROMEDIO Y ESTIMACION DE CUMPLIMIENTO POR SUBPROGRAMA

CODIGO DESCRIPCION SUBPROGRAMA TOTAL% AVANCE PROMEDIO

PROBABILIDAD DE CUMPLIMIENTO AL 100%

CODIGO DESCRIPCION DEL SUBPROGRAMA41B OFICINA EJECUTIVA DEL DIRECTOR 9 76.0% 88.9%41D DERECHO INTERNACIONAL 33 61.1% 73.3%41E COOPERACION JURIDICA 26 73.1% 78.1%

TOTAL 68 67.6% 77.2%

21

Resultados de Control Operativo

2 DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURIDICOS INTERNACIONALES% AVANCE PROMEDIO Y ESTIMACION DE CUMPLIMIENTO POR PRODUCTO

CODIGO DESCRIPCION PRODUCTO TOTAL% AVANCE PROMEDIO

PROBABILIDAD DE CUMPLIMIENTO AL 100%

PE 01 FORO DE DIÁLOGO HEMISFÉRICO 13 66.9% 83.8%PE 06 ASUNTOS JURIDICOS INTERNACIONALES 42 65.1% 72.5%PE 08 SERVICIOS CULTURALES 1 67.0% 20.0%PI AF SERVICIOS ADMINISTRATIVO-FINANCIEROS 2 75.0% 100.0%PI CI COORDINACION INSTITUCIONAL LOGRADA 5 73.4% 98.0%

PI TV 1 95.0% 100.0%

PO CI CAPACIDAD INFORMATICA 1 100.0% 100.0%PO PE CAPACIDAD DE GESTION DE PRODUCCION EXTERNA 3 72.3% 68.3%

TOTAL 68 67.6% 77.2%

SERVICIOS DE TRANSFERENCIAS Y VENTAS DE BIENES Y SERVICIOS

22

Resultados de Control Operativo

3 DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURIDICOS INTERNACIONALES%AVANCE PROMEDIO Y ESTIMACION DE CUMPLIMIENTO POR PROCESO

CODIGO DESCRIPCION PROCESO TOTAL% AVANCE PROMEDIO

PROBABILIDAD DE CUMPLIMIENTO AL 100%

PE 01 0113 66.9% 83.8%

PE 06 0115 56.7% 61.0%

PE 06 02 18 79.6% 94.4%

PE 06 03 4 42.5% 35.0%

PE 06 04 5 56.0% 58.0%PE 08 03 1 67.0% 20.0%PI AF AS 2 75.0% 100.0%PI CI CP 2 75.0% 100.0%PI CI PC 1 67.0% 90.0%PI CI RI 2 75.0% 100.0%PI TV BN 1 95.0% 100.0%PO CI 01 1 100.0% 100.0%PO PE 01 1 80.0% 95.0%PO PE 03 2 68.5% 55.0%

TOTAL 68 67.6% 77.2%

Gestión administrativaConducción política y gerencial

Mecanismos de seguimiento a acuerdos y mandatosProgramas y proyectos de investigación y asistencia técnica en jurisprudencia internacionalServicios especializados en asuntos jurídicos Gestión de servicios culturales

Desarrollo de instrumentos de gestiónDesarrollo de fuentes de financiamiento

Planificación y control institucionalRelaciones públicas e institucionalesGestión de transferencia y venta de bienesDesarrollos informáticos

Foros políticos de diálogo hemisférico

Cuerpos políticos y organismos especializados en legislación internacional

23

Resultados de Control Operativo

4 DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURIDICOS INTERNACIONALES%AVANCE PROMEDIO Y ESTIMACION DE CUMPLIMIENTO POR SUBPROCESO

CODIGO DESCRIPCION SUBPROCESO TOTAL% AVANCE PROMEDIO

PROBABILIDAD DE CUMPLIMIENTO AL 100%

PE 01 01 01 2 100.0% 100.0%PE 01 01 02 11 60.9% 80.9%

PE 06 01 01 10 63.7% 62.0%

PE 06 01 02 3 50.0% 66.7%

PE 06 01 03 2 31.7% 47.5%

PE 06 02 02 7 78.6% 100.0%PE 06 02 03 11 80.3% 90.9%PE 06 03 03 4 42.5% 35.0%PE 06 04 02 4 60.0% 72.5%PE 06 04 03 1 40.0% 0.0%PE08 03 02 1 67.0% 20.0%PI AF AS 02 2 75.0% 100.0%PI CI CP 02 2 75.0% 100.0%PI CI PC 02 1 67.0% 90.0%PI CI RI 01 1 75.0% 100.0%PI CI RI 02 1 75.0% 100.0%PI TV BN 02 1 95.0% 100.0%PO CI 01 04 1 100.0% 100.0%PO PE 01 04 1 80.0% 95.0%PO PE 03 02 2 68.5% 55.0%

TOTAL 68 67.6% 77.2%

Ejecución directa de proyectos de desarrollo de instrumentos de gestiónGestión de fuentes de financiamiento

Ventas de bienes a tercerosEjecución directa de proyectos de desarrollo de capacidad informática

Gestión de gerencia institucionalGestión de planificación operativa institucionalGestión de relaciones institucionalesGestión de difusión e imagen institucional

Prestación de servicios de secretaría a los órganos políticos de mas alto nivel Preparación de documentos de base sobre temas prioritarios de la OEA para

Prestación de servicios de secretaría técnica y de asesoría en asuntos jurídicos internacionales a los cuerpos y órganos políticos de la organización

Prestación de servicios de secretaría al Comité Jurídico Interamericano y las Conferencias Especializadas Interamericanas sobre temas de derecho internacional

Planeación y desarrollo de cursos de capacitación sobre derecho internacional Publicación de estudios y trabajos sobre temas jurídicos Gestión de servicios culturales especiales para misiones e institucionesServicios administrativos

Prestación de servicios de secretaría del mecanismo de seguimiento de la Convención Interamericana contra la CorrupciónCreación de redes para la difusión de información sobre mecanismos de Seguimiento a la implementación de acuerdos, tratados, convenciones y Ejecución directa de proyectos de asistencia técnica y capacitación sobre

24

Resultados

En cumplimiento del mandato de que los Estados Miembros puedan dar seguimiento a la programación y control presupuestario, el sistema de planificación, control y evaluación ofrece información sobre:

1. Identificación de metas

2. Gasto por meta

3. Estado de ejecución de metas

4. Impacto de cambios en metas

25

Próximos Pasos

Plan Operativo 2006 (ex-post): En desarrollo actualmente Control operativo disponible en marzo 2007

Plan Operativo 2007: Desarrollado en feb-mar 2006 Primer control trimestral en abril 2007 Tablero de control disponible a partir de

marzo 2007. Plan Operativo 2008:

En proceso en apoyo a la programación presupuestaria de 2008.