SEGUNDO INFORME CUATRIMESTRAL DEL ESTADO DEL … · 2.1. TALENTO HUMANO Las Ceibas, Empresas...

SEGUNDO INFORME

CUATRIMESTRAL DEL

ESTADO DEL CONTROL

INTERNO

EDGAR LEONEL CONTA

Asesor De Control Interno De Gestión

JULIO

2018

Contenido 1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 3

2. CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN ......................................................... 3

2.1. TALENTO HUMANO ..................................................................................... 3

2.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ........................................................ 6

2.3 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO .................................................................. 15

3. CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO .............................................. 15

3.1. AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL ....................................................... 15

3.2. AUDITORIA INTERNA ................................................................................ 16

3.3. PLANES DE MEJORAMIENTO ................................................................... 16

4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES ............................................................ 16

5. ESTADO GENERAL DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN 38

1. INTRODUCCIÓN

En desarrollo del principio de transparencia y cumpliendo con lo establecido en el

artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, la Oficina de Control Interno presenta el

Informe cuatrimestral del estado del Sistema de Control Interno para el periodo

comprendido entre el 12 de Marzo de 2017 y el 12 de Julio de 2018, el cual

contiene los avances y logros por cada componente del Modelo Estándar de

Control Interno.

2. CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

2.1. TALENTO HUMANO

Las Ceibas, Empresas Publicas de Neiva E.S.P., con el fin de contribuir al

cumplimiento de su Misión y para gestionar adecuadamente, recursos humanos

realizó en el segundo Cuatrimestre del Año las siguientes actividades:

Se realizaron capacitaciones a los funcionarios de la empresa en los

siguientes temas:

ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN

MARZO FECHA ACTIVIDAD LUGAR

9-03-2018. Capacitación Manejo seguro de excavaciones manuales

Planta kenedy

16-03-2018. Capacitación Teletrabajo SOLTEMPO

22-03- 2018.

Capacitación Comité de convivencia Sede administrativa

23-03-2018.

Taller Manejo del estrés Planta Kennedy

ABRIL

5-04-2018

Taller relaciones interpersonales Sede adminitrativa

6-04-2018

Taller actos y condiciones inseguras Planta Kennedy

12 -04-2018

Evaluación y certificación de competencias laborales: Acueducto

SENA

13 -04-2018

Manejo manual de cargas Planta Kennedy

13 -04-2018

Manejo de situaciones criticas Auditorio asesoramos al día

18-04-2018

Uso adecuado de videoterminales Sede administrativa

19-04-2018 Capacitación normatividad e instrumentos archivísticos

Planta Recreo

19-04-2018 Brigadas integrales de emergencia Planta Jardín

20-04-2018

Capacitación buenos hábitos al volante Auditorio asesoramos al dia

20-04-2018

Protección del consumidor-Ley 1480 Planta Recreo, Planta Jardín y sede centro

27-04-2018

Capacitación enfermedades respiratorias Planta Kennedy

MAYO

10-05-2018

Uso y mantenimiento de los Elementos de Protección personal

Planta Kenedy

10-05-2018

Capacitación normatividad e instrumentos archivísticos

Planta Kenedy

11-05-2018

Prevención de Riesgos Biológicos (Mordeduras y picaduras de animales).

Planta Kennedy

11-05-2018

Comportamiento seguro en seguridad vial Auditorio asesoramos al dia

11-05-2018

Capacitación manejo de señalización de vías Auditorio asesoramos al dia

18-05-2018

Capacitación en Manejo Defensivo Auditorio asesoramos al dia

18-05-2018

Taller de investigación de incidentes y accidentes de trabajo

Planta Kenedy

17-05-2018 23-05-2018

Trabajo de equipo y toma de decisiones- ESAP Restaurante Barbacoa Parque de la Musica- salón de los espejos

22-05-2018

Inducción y Reinducción Auditorio SENA industrial

25-05-2018

Capacitación responsabilidades y competencias a los miembros de los diferentes Comites: Inspecciones de seguridad al COPASST

Planta kenedy

25-05-2018

Higiene Postural enfocado a espalda y cuello y miembros superiores

Planta kenedy

25-05-2018

Socialización y sensibilización del SG-SST a los inspectores (Revisión de formatos)

Planta kenedy

04-05-2018 18-05-2018 25-05-2018

Inducción Planta Recreo

JUNIO

01-06-2018

Taller Relaciones interpersonales Planta kenedy

22-06-2018

Estilos de vida saludables y prevención de desordenes musculoesqueléticos

Planta kenedy

Se realizó simulacro relacionado a continuación:

SIMULACROS FECHA ACTIVIDAD LUGAR

10-05-2018 Simulacro por escape de gas cloro Planta jardín

Se realizaron las reuniones del COPASST de los meses de estudio en

cumplimiento con lo establecido en la normatividad vigente relacionado a

continuación:

ACTAS DE REUNIONES

REUNIONES DEL COMITÉ DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

FECHA ACTIVIDAD LUGAR

15-03-2018 Reunión del COPASST Planta Jardín


21-05-2018 Reunión SOLTEMPO: Aclaración Dotación y EPP Planta Jardín



REUNIONES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL


-01-2018 Reunión del Comité de convivencia Laboral Planta Recreo

-02-2018 Reunión del Comité de convivencia Laboral Planta Recreo

REUNIÓN ASEO Y ORGANIZACIÓN DE PLANTA Y BOCATOMAS

7-03-2018. Reunión aseo y organización de planta y bocatomas

Planta Jardín

REUNIÓN MESA LABORAL


9-03-2018 Reunión mesa laboral Sede administrativa

Se realizaron las siguientes actividades coordinadas por la oficina de Talento

Humano para un buen desempeño del personal de la empresa.

ACTIVIDADES DE BIENESTAR FECHA ACTIVIDAD LUGAR

02-03-2018 Brigada de salud Planta Kenedy

02-03-2018 Brigada de salud Sede Centro

08-03-2018 Celebración día de la Mujer Sede Centro

18-04-2018 Semana de salud Planta Recreo, Planta Jardín y

sede centro

26-04-2018 Desayuno día de la Secretaria Restaurante Barbacoa

01-05-2018 Celebración día internacional del trabajo Restaurante los arrieros

15-06-2018 Jornada Donación de sangre Planta Kenedy y Planta Recreo

15-06-2018 Celebración del San pedrito Discoteca Manhatan

2.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Desde el proceso de Dirección de Planeación y Control de resultados.

FORMATOS Y FORMULARIOS SUI REPORTADOS: Los Formatos y Formularios

que se reportaron de marzo a junio del 2018 son los siguientes:

Año 2009: Se reportó el siguiente Formulario del año 2009:

o Actualización de puntos de muestreo de agua en red de distribución.


o Acta de recibo a conformidad de la materialización de los puntos de

muestreo en red de distribución rango 4.



muestreo en red de distribución rango 4.

Año 2015: Se reportó los siguientes Formularios y Formatos del año 2015:

o Flujo de caja real acueducto

o Flujo de caja real alcantarillado

o Fuentes Superficiales


o Indicadores Cuantitativos de Gestión – Acueducto

o Información Abastecimiento por Carrotanque – Regularmente

o Costos de energía acueducto

o Facturación acueducto – IGAC

o Operación de Sistemas de Tratamiento de Agua Potable_3181PLANTA

KENNEDY


EL JARDIN


EL RECREO

o Fuentes Superficiales

o Redes sistema de acueducto

o Indicadores Cuantitativos de Gestión – Alcantarillado

o Facturación alcantarillado – IGAC

o Redes sistema de alcantarillado


o Información Comercial Acueducto y Alcantarillado

o Publicación indicadores para control social a las personas prestadoras de

servicios públicos -Acueducto

o Personal por Categoría de Empleo - Acueducto

o Indicadores Cuantitativos de Gestión – Acueducto

o Costos y Gastos Acueducto

o Registro Abastecimiento por Carrotanque

o Información Abastecimiento por Carrotanque – Regularmente

o CPB - costos particulares de bombeo

o Encuesta Transacción Agua en Bloque CMOP

o Facturación Acueducto

o Reclamaciones del Servicio de Acueducto


KENNEDY


EL JARDIN


EL RECREO

o Distribución de Agua Potable


muestreo en red de distribución rango 4

o Actas de toma de muestras concertadas para características no

obligatorias rango 4

o Actas de toma de muestras concertadas para características básicas

rango 4

o Actas de toma de muestras concertadas para características especiales

rango 4

o Redes sistema de acueducto

o Continuidad en la Oferta del Servicio de Acueducto

o Publicación indicadores para control social a las personas prestadoras de

servicios públicos-alcantarillado

o Personal por Categoría de Empleo - Alcantarillado

o Indicadores Cuantitativos de Gestión – Alcantarillado

o Costos y Gastos Alcantarillado

o Costos de Energía Alcantarillado – CE

o Costos de energía alcantarillado utilizada en tratamiento de aguas

residuales

o CPB Costos Particulares de Bombeo Alcantarillado

o Facturación Alcantarillado

o Redes sistema de alcantarillado

o Medición de Nivel de Satisfacción del Cliente - NSC-P


o Información Comercial Acueducto y Alcantarillado

o Facturas por Estrato en PDF Acueducto

o Facturación Acueducto

o Reclamaciones del Servicio de Acueducto

o Facturas por Estrato en PDF Acueducto

o Medición de Presión Sectores Hidráulicos

o Continuidad en la Oferta del Servicio de Acueducto

o Suspensiones Servicio de Acueducto

o Calidad Agua Características Básicas - rango 4

o Características Especiales- rango 2, 3 y 4

o Características no Obligatorias - rango 2, 3 y 4

o Muestreo Calidad del Agua Fuente Superficial

o Facturas por Estrato en PDF Alcantarillado

o Facturación Alcantarillado

o Cuestionario Registro de eventos - Servicio de Acueducto

o Cuestionario Registro de eventos - Servicio de Alcantarillado

Adicionalmente se realizaron la reinducción y verificación de los pendientes con las

diferentes áreas y subgerencias en las siguientes fechas:

El 09 de abril del 2018 con la Oficina de Control Interno de gestión.

El 02 de mayo del 2018 con la Subgerencia comercial.

El 03 de mayo del 2018 con la Subgerencia Administrativa y Financiera.

El 03 de mayo del 2018 con la Subgerencia Técnica y operativa.

INFORMES PRESENTADOS AL DANE: Los informes que se presentaron al DANE

de los meses de marzo a junio del 2018 son los siguientes:

Cargos Fijos

Novedades y M3

Número de usuarios

Promedio y Consumos

Rangos de Consumos

Subsidios y Contribuciones

Indicador de Inversión de Obras Civiles-IIOC

Encuesta de desarrollo e innovación tecnológica

INFORMES ANEXOS A LA CUENTA DE COBRO DE SUSBSIDIOS: Los informes

que se presentaron como anexos para la cuenta de cobro de subsidios de los meses

de marzo a junio del 2018 son los siguientes:

Catastro de Acueducto

Catastro de Alcantarillado

Balance de Subsidios y Contribuciones

Detalle de Subsidios y Contribuciones de Acueducto

Detalle de Subsidios y Contribuciones de Alcantarillado

INFORMES REGULATORIOS Y TARIFARIOS: Los Informes que se presentaron

regulatorios y tarifarios de los meses de marzo a junio del 2018 son los siguientes:

Calculo y Seguimiento a indicadores de Descuentos.

Tratamiento Tarifario para pilas públicas.

Aplicación contribución en zonas comunes.

Análisis impacto de la nueva metodología tarifaria de Aseo.

Actualización de las tarifas de acuerdo al IPC.

Aplicación del Puntaje DEA.

Aplicación tarifa Agua Cruda.

Ajuste a la tarifa del Costo Medio de Tasas Ambientales.

Calculo y Publicación de Indicadores de Gestión de la vigencia 2017

Desde el Sistema de Gestion de la Calidad.

Actualización del mapa de riesgos de la entidad

Acompañamiento en el diligenciamiento de las herramientas autodiagnósticas

del MIPG

Se realizaron 2 comités Integrados de Gestión y desempeño en los meses de

Marzo y Abril

Se revisaron los trámites del SUIT, se actualizaron, inscribieron y se están

gestionado los nuevos trámites, según lo determinado en mesa de trabajo.

Creación, modificación, actualización de procedimientos y formatos del SIG,

según solicitud de cada proceso y en conjunto con los dueños de cada

actividad.

Actualización permanente de la página web institucional en el link del SIG y

de TRAMITES SUIT.

Se hizo primera auditoria interna al SIG en el mes de Mayo

Seguimiento a las acciones correctivas derivadas de auditoria interna con los

procesos involucrados..

Corte inicial para revisión por la dirección.

Participación en el comité interno de archivo

Participación en la capacitación de integración de planes institucionales según

decreto 612 de 2018.

Se apoyó y realizo reinducción a todo el personal de la empresa.

Revisión de la metodología para la rendición de cuentas.

Desde el seguimiento y apoyo a Regalías, SUIF, GESPROY y entes de control.

FECHA ACTIVIDAD

09/05/2018

Acta de Cierre del Proyecto BPIN 2015410010016 - "CONSTRUCCIÓN DE LA FASE III DEL ALCANTARILLADO SANITARIO DEL CENTRO POBLADO GUACIRCO DEL CORREGIMIENTO GUACIRCO DEL MUNICIPIO DE NEIVA DEPARTAMENTO DEL HUILA"

20/03/2018

Levantamiento de Medida Preventiva PAP 035-17 Aplicada por el Departamento Nacional de Planeación al proyecto Bpin 2015410010009 - "CONSTRUCCIÓN DE UN POZO PROFUNDO Y EL SISTEMA DE ACUEDUCTO POR BOMBEO ENERGÍA RENOVABLE (SOLAR), EN EL RESGUARDO INDÍGENA LA GABRIELA CORREGIMIENTO DEL CAGUAN ZONA RURAL DEL MUNICIPIO DE NEIVA DEPARTAMENTO DEL HUILA"

Marzo a Junio

Realizar el monitoreo, seguimiento, control y evaluación - SMCE de los recursos de regalías cuyo ejecutor designado sea LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P. mediante Ia plataforma GESPROY — SGR y CUENTAS SG

Marzo a Junio

Realizar el cargue de la información a través de la plataforma GESPROY – SGR y CUENTAS SGR así como la desactivación del mismo, de los proyectos de inversión financiados con el Sistema General de Regalías

Mayo

Acompañamiento a funcionarios de la Contraloría General de la Republica los días 22, 23 y 24 de mayo dentro de la indagación preliminar ANT IP 2017 01281 al proyecto Bpin 2015410010003 – “Construcción Red Alcantarillado De Aguas Lluvias En La Urbanización Fronteras II Etapa Del Municipio De Neiva

Departamento Del Huila”

06/06/2018 Respuesta a notificación aviso del acto administrativo N° DVR-SDC-20174460024759 del 12/05/2017 PACS-139-17 Formulación de cargos. Departamento Nacional de Planeación.

27/04/2018

Acompañamiento a funcionarios del Departamento Nacional de Planeación para realizar seguimiento al proyecto Bpin 2015410010009 - "CONSTRUCCIÓN DE UN POZO PROFUNDO Y EL SISTEMA DE ACUEDUCTO POR BOMBEO ENERGÍA RENOVABLE (SOLAR), EN EL RESGUARDO INDÍGENA LA GABRIELA CORREGIMIENTO DEL CAGUAN ZONA RURAL DEL MUNICIPIO DE NEIVA DEPARTAMENTO DEL HUILA", atraves de un Dron.

Desde el seguimiento y apoyo a los proyectos de inversión y banco de

proyectos:

REUNIONES REALIZADAS

FECHA TEMA PARTICIPANTES TIPO DE SOPORTE

23/03/2018

Revisión Soportes Proyecto Construcción De La Fase Iv Del Alcantarillado Sanitario Del Centro Poblado Guacirco Del Corregimiento De Guacirco, Del Municipio De Neiva, Departamento Del Huila

Ismael Rubiano - Marisol Cuenca Vargas (Profesional Planeación)

Acta De Reunión

17/04/2018

Revisión Soportes Proyecto Construcción De La Red De Alcantarillado Sanitario En El Sector De Villa Marinela Parte Alta Y Granjas Comunitarias Zona Rural Del Municipio De Neiva

Angie Nieto - Jairo Rivera (Subgerencia Técnica) - Marisol Cuenca Vargas (Profesional Planeación)

Acta De Reunión

17/04/2018

Revisión Proyecto Mejoramiento Y Optimización De La Red De Alcantarillado De Aguas Lluvias Del Barrio Las Granjas Del Municipio De Neiva, Departamento Del Huila

John Cerrera Lara, Catalina Lloreda (Profesionales De Apoyo Área Técnica) - Héctor Buitrago (Director Técnico) - Enrique Cruz (Ingeniero) - Marisol Cuenca Vargas (Profesional Planeación)

Acta De Reunión

17/04/2018

Revisión Lista De Chequeo Del Proyecto Mejoramiento Y Optimización Del Sistema De Acueducto Y Alcantarillado En Varios Sectores Del Municipio De Neiva, Departamento Del Huila En Marco Del Pda.

William Sefair - Nicolás Oviedo (Profesionales Subgerencia Técnica) - Marisol Cuenca Vargas (Profesional Planeación)

Acta De Reunión

19/04/2018

Revisión Formato Para Acta De Constitución De Proyectos

Arq. Francisco De Aguiar - Marisol Cuenca Vargas (Profesionales Del Área De Planeación)

Acta De Reunión

30/04/2018

Entrega De Soportes En Medio Magnético Del Proyecto Construcción De La Red De Alcantarillado Sanitario En El Sector De Villa Marinela Parte Alta Y Granjas Comunitarias Zona Rural Del Municipio De Neiva

Angie Nieto (Subgerencia Técnica) - Marisol Cuenca Vargas (Profesional Planeación)

Acta De Reunión

09/05/2018

Solicitud De Documentos Informativos

Jorge Pacheco Dussan - (Profesional Universitario)

Comunicación Interna

11/05/2018

Solicitud Presupuesto Actualizado Vigencia 2018

Bertha Dussan Diaz -(Profesional Universitario)


15/05/2018

Solicitud De Análisis De Precios Unitarios Apu Y Acta De Aprobación De Precios

Yoalveth Lozano Lozada - (Profesional De Apoyo Área Técnica)


15/05/2018

Revisión Documentos De Ajuste Al Proyecto Mejoramiento Y Optimización De La Red De Alcantarillado De Aguas Lluvias Del Barrio Las Granjas Del Municipio De Neiva, Departamento Del Huila

Enrique Cruz (Ingeniero) - Marisol Cuenca Vargas (Profesional Planeación)

Acta De Reunión

28/05/2018

Revisión Documentos Técnicos Para Las Subsanaciones Del Proyecto Mejoramiento Y Optimización De La Red De Alcantarillado De Aguas Lluvias Del Barrio Las Granjas Del Municipio De Neiva, Departamento Del Huila

Jeisson Otalora (Ingeniero) - Marisol Cuenca Vargas (Profesional Planeación)

Acta De Reunión

20/06/2018

Comité Interno De Archivo (Se Revisa El Tema Del Proyecto Para La Ubicación Del Archivo Central Y La Ubicación De Este De Acuerdo Al Área Mínima Requerida Por Norma)

Deyci M. Cabrera Ochoa (Jefe De Planeación) - Eliana Thola - Albenis Andrade (Profesionales Universitarios) - Norbelly Artunduaga (Asesor Financiero) - Rodrigo Polania (Sub. Administrativo) - Lina Matilde Andrade (Psicóloga) - Edgar Conta (Asesor Control Interno) - Luis Perdomo (Profesional Especializado) - Arq. Francisco De Aguiar - Marisol Cuenca Vargas (Profesionales Del Área De Planeación)

Control Asistencia

26/06/2018

Formatos Soportes Para Radicación De Proyectos

Olga Lucia Acosta (Subgerente Tecnica Y Operativa)


Desde el apoyo a la gestión de la oficina asesora de planeación y en temas

relacionados con el Plan Departamental de Aguas – PDA.

Apoyo a la contestación de los PQR, derechos de petición, debates de control

político del Concejo de Neiva, y demás requerimiento a las entidades

gubernamentales y entes de control.

Se realizó el trámite y pago de las cuentas finales del contrato de obra No.

020 de 2015 y de interventoría No. 07 de 2015 “CONSTRUCCIÓN DEL

COLECTOR SANITARIO DE LA CALLE 19 ENTRE LA CRA 52 Y CRA

64, LA CRA 59, LA CRA 63 Y LA CRA 64 DESDE LA CALLE 20 HASTA LA

CALLE 22, LA CALLE 22 DESDE LA CRA 63 HASTA LA CRA 64 Y TRAMO

DE CONEXIÓN CON EL INTERCEPTOR DEL RIO LAS CEIBAS. SECTOR

MEDIA LUNA, COMUNA 10 DE LA CIUDAD DE NEIVA-HUILA FASE I”

Con la implementación del SIGEVAS – MVCT (Sistema de Información para

la Gestión y Control de Programas de Agua y Saneamiento Básico) se realizó

el cargue y reporte de los proyectos:

CONSTRUCCIÓN DE LA RED DE ALCANTARILLADO SANITARIO

EN LA CARRERA 2 ENTRE CALLE 2 SUR Y CARRERA 5, SECTOR

SURABASTOS, COMUNA 6 DE LA CIUDAD DE NEIVA.

CONSTRUCCIÓN TERMINACIÓN DE OBRAS DEL RESERVORIO

PONDAJE POCO A POCO EN EL MUNICIPIO DE NEIVA.

CONSTRUCCIÓN ALCANTARILLADO BARRIO PANORAMA

MUNICIPIO DE NEIVA.

LÍNEA DE CONDUCCIÓN DEL RESERVORIO POCO A POCO A LA

PLANTA DE TRATAMIENTO EL RECREO.

CONSTRUCCIÓN DEL COLECTOR DE LA RED DE

ALCANTARILLADO SANITARIO SOBRE LA AVENIDA LA TOMA

MARGEN IZQUIERDA ENTRE LA CARRERA 4 Y LA CARRERA 18

DE LA CIUDAD DE NEIVA.

Se gestionó la disponibilidad presupuestal y registró presupuestal para la

vigencia 2018 del PAP-PDA Neiva.

Se realizó el trámite de aplicación a los rendimientos financieros del anticipo

del contrato de interventoría 07-2015 “construcción DEL COLECTOR

SANITARIO DE LA CALLE 19 ENTRE LA CRA 52 Y CRA 64, LA CRA 59, LA

CRA 63 Y LA CRA 64 DESDE LA CALLE 20 HASTA LA CALLE 22, LA

CALLE 22 DESDE LA CRA 63 HASTA LA CRA 64 Y TRAMO DE CONEXIÓN

CON EL INTERCEPTOR DEL RIO LAS CEIBAS. SECTOR MEDIA LUNA,

COMUNA 10 DE LA CIUDAD DE NEIVA-HUILA FASE I” de acuerdo al

reporte generado en los informes mensuales de la fiduciaria CONSORCIO

FIA

Se realiza mensualmente el informe de avance y ejecución de los proyectos

que sean financiados con recursos de PDA; reportados a la Secretaria de

Hacienda Municipal y a la Fiduciaria Consorcio FIA.

Se realizó la liberación de saldos del CDR 25 – del contrato de obra 044-2015

“construcción DEL ALCANTARILLADO SANITARIO BARRIO BARREIRO

COMPRENDIDO ENTRE CALLES 27 A 29 Y CARRERAS 52A A 55A;

BARRIO MIRAFLORES COMPRENDIDO ENTRE CALLES 22 A 24 Y

CARRERAS 55A A 63; BARRIO PALMAS II COMPRENDIDO ENTRE

CALLES 22A A 20 Y CARRERAS 63 A 64; BARRIO NEIVA YA

COMPRENDIDO ENTRE CALLES 20A A 19 Y CARRERAS 61A A 64 Y

TRAMOS DE CONEXIÓN CON EL INTERCEPTOR DEL RIO LAS CEIBAS.

SECTOR LA MEDIA LUNA COMUNA 10 DE LA CIUDAD DE NEIVA - HUILA.

FASE 2” de acuerdo al reporte generado en los informes mensuales de la

fiduciaria CONSORCIO FIA.

Se apoya en la liquidación de los contratos de obra e interventoría que tenga

recursos de PDA.

Se avanzó con la organización y recopilación completa del archivo físico y

digital de la información y comunicaciones correspondiente al PDA.

2.3 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

Las Ceibas, Empresas públicas de Neiva E.S.P. cuenta con un sistema de

Administración del Riesgo liderado por la Oficina de Planeación el cual maneja dos

matrices de riesgos, una asociada a los riesgos de corrupción y otra con los riesgos

de gestión, en las cuales se define el responsable, el causal, el indicador, etc., que

permiten gestionar adecuadamente el riesgo inherente a su operación.

Se evidencia que se actualizo la matriz de riesgo Anticorrupción por medio del

Contrato De Prestación de Consultoría 109 de 2018 y la matriz de riesgo de Gestión

el 23 de Abril de 2018.

3. CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

3.1. AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL

Se monitoreo la gestión de la empresa en los diferentes procesos. A continuación

se mencionan algunas de las actividades realizadas:

Se realizó seguimiento a las metas de producto que hacen parte del plan de

desarrollo institucional.

Se realizó seguimiento al plan de acción que fue diseñado por cada una de

las áreas en cumplimiento a las metas de producto que integra el plan de

desarrollo institucional.

Se Consolido las diferentes evidencias que reportan el cumplimiento de las

metas de producto que hacen parte del plan de desarrollo institucional.

Se Consolido la ejecución presupuestal por cada una de las metas de

producto que hacen parte del plan de desarrollo institucional y reportarlas en

el formato del POAI diseñado para tal fin.

Se determinó el tablero de control sobre la evaluación que se hace de manera

periódica.

Se Identificó el ranking de cumplimiento sobre el desarrollo de cada una de

las metas que tienen a cargo las diferentes subgerencias de la empresa.

Se consolido la información requerida por el Concejo de Neiva.

Se consolido la información requerida para realizar la rendición de cuentas.

3.2. AUDITORIA INTERNA

Para verificar el estado actual de la empresa en todos sus procesos y hacerle

seguimiento a los hallazgos no subsanados de vigencias anteriores, se

realizaron 2 auditorías internas en el periodo de estudio a los proceso de

Financiera y Contratación y se encuentran en proceso de Ejecución las

Auditorias de Acueducto y alcantarillado, Planeación y Jurídica.

3.3. PLANES DE MEJORAMIENTO

Como producto de las auditorias de cada proceso se genera los planes de

mejoramiento con el seguimiento de los hallazgos de vigencias anteriores y con el

compromiso de realizar acciones de mejorar para hallazgos encontrados en las

auditorias actuales, los cuales la oficina de control interno los tiene monitoreados

para que estos hallazgos se subsanen de un año a otro.

A Junio de 2018 existen 8 planes de mejoramiento, uno por cada proceso de la

empresa los cuales se encuentran en seguimiento por parte de la oficina de control

interno durante el desarrollo de la auditoria Interna al proceso.

A corte 30 de Junio de 2018 se le hizo seguimiento a los planes de mejoramiento

suscritos por los entes de control como lo son la Contraloría Municipal de Neiva y la

Contraloría General de la Republica en los cuales se revisaron el estado actual de

cada hallazgo allí suscrito y se remitió dicho seguimiento al ente de control

competente.

4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

La oficina de Comunicaciones de Las Ceibas, Empresas Públicas de Neiva E.S.P.,

correspondientes a los meses de Marzo, Abril, Mayo y Junio del año 2018 se

realizaron las siguientes actividades:

5. ESTADO GENERAL DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE

GESTIÓN

La oficina de control Interno de Gestión de las Ceibas, Empresas Publicas de Neiva

E.S.P. mediante su actividad de evaluación y seguimiento a los proceso de la

empresa y lo requerido por los entes de control damos cumplimiento a las

disposiciones legales, en direccionamiento por el Departamento de la Función

pública realizó las siguientes actividades:

Se reportó por medio de la página WEB el Informe de Austeridad del Gasto

del primer y segundo Trimestre del año 2018.

Se hizo seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano en

Mayo el cual se encuentra para consulta en la página WEB de la empresa.

Se realizó el seguimiento al normograma de la oficina en Mayo de la presente

vigencia.

Se realizó la socialización del fomento de auto control con todo el personal de

la empresa en Mayo.

Lo anterior sustentado con el equipo de trabajo altamente calificado realizando una

gestión transparente de la información a través del monitoreo de los planes de

mejoramiento y demás planes suscritos en la empresa por entes de control como las

contralorías, todo esto a través de los informes generados por esta oficina.

EDGAR LEONEL CONTA . MARÍA ANGELICA VEGA MURTE Asesor Control Interno De Gestión. Ingeniera Contratista OACI

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