Selección POLÍTICA DE ASCENSOS Y...

Política de ascensos y promoción

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OBJETIVO

Establecer los parámetros para determinar los ascensos de cargo en la Corporación Club El Nogal.

JUSTIFICACIÓN Es necesario para la Corporación que realice un proceso justo y transparente. OBSERVACIONES Esta política aplica para todos los procesos de selección interna que realiza el área de Talento Humano. Deben ser solicitados a través de una requisición de personal y no aplica para ascensos generados entre los contratistas.

CARGOS QUE PARTICIPAN Todos los cargos se expondrán en convocatoria interna, excepto aquellos que dependen directamente de la Junta Directiva y los cargos que la Gerencia General, Subgerencia Administrativa o la Dirección de Talento Humano determinen que se debe realizar por convocatoria externa. Se podrá tener un solo candidato, siempre y cuando el empleado se inscriba y concurse dentro de una convocatoria. DEFINICIÓN DE LAS CONDICIONES DE LA CONVOCATORIA Definir los aspectos de la convocatoria de acuerdo con los requisitos del perfil de cargo

el cual debe estar actualizado. El Jefe de Selección debe enviar la convocatoria al líder de proceso y a la Dirección de Talento Humano o a la persona encargada de Talento Humano, a través del correo electrónico corporativo para su aprobación.

La estructura de la convocatoria debe contener: requisitos de inscripción y procedimiento a seguir, tiempo de la publicación, información acerca de la forma de


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inscripción, los criterios a tener en cuenta en la evaluación con sus respectivos porcentajes, y los nombres de las personas que realizarán el proceso de selección.

PUBLICACIÓN E INSCRIPCIÓN La publicación de la convocatoria se hará a través del correo electrónico corporativo y

en las carteleras de empleados durante cuatro (4) días hábiles (incluye el sábado). Las personas inscritas deben cumplir con el 100% de los requisitos de inscripción; en

caso contrario no podrán continuar en el proceso. Cada candidato inscrito recibirá un código del proceso que se registrará para todos los

efectos del proceso. Cada candidato debe completar una ficha de postulación consistente en un formulario

sobre antecedentes personales y una carta de motivación. Así mismo, enviar su hoja de vida con el detalle de los conocimientos y experiencias, y copia de los principales diplomas.

La Jefatura de Selección debe realizar un informe con los antecedentes del candidato

que puedan aportar al proceso: procesos disciplinarios y antecedentes de salud ocupacional.

PROCESO DE EVALUACIÓN

Las personas encargadas de realizar el proceso de evaluación dentro de la convocatoria deben:

Aplicar las pruebas técnicas y psicotécnicas a las que haya lugar de acuerdo con el

cargo. Realizar las entrevistas. La Jefatura de Selección y Desarrollo debe comunicar los resultados del proceso y

enviar al jefe inmediato y/o subgerente del área, a la Dirección de Talento Humano o al jefe encargado del área de Talento Humano para su aprobación a través del correo electrónico corporativo.


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PUBLICACIÓN DE LOS RESULTADOS Los resultados se publicaran a través del correo electrónico corporativo y en las

carteleras de personal durante cinco (5) días. La Jefatura de Personal, nómina y contratación, informarán al candidato seleccionado

la fecha en que inicia y termina su período de prueba.

Los candidatos que no sean seleccionados deben recibir cartas de agradecimiento y un resumen de su desempeño durante el proceso.

Los soportes del proceso de selección se deben archivar en la hoja de vida de cada

colaborador que participó en la convocatoria.

DURACIÓN DE LA VALIDEZ DE LOS RESULTADOS Los resultados del proceso tendrán validez durante seis (6) meses después de la

publicación de los mismos.

PROCEDIMIENTO DE PROCESOS DE SELECCIÓN Y DESARROLLO

Todos los procesos de selección del Club, tanto internos como externos deben realizarse basados en el siguiente procedimiento: 1. Objetivo Establecer el proceso de selección y contratación de personal que va a laborar en el Club, de acuerdo con las competencias establecidas en las descripciones de cargo y bajo las condiciones legales establecidas.

2. Alcance Inicia desde que el líder y/o responsable de procesos, genera la requisición de necesidades de personal y termina con la firma del contrato.

La autoridad de garantizar la selección y contratación de personal requerido está a cargo del Director de Gestión de Talento Humano.

La responsabilidad de la realización de las actividades relacionadas con la selección y contratación de personal requerido, está a cargo del Jefe de Selección y Desarrollo, la


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Psicóloga de Selección y Desarrollo, el Analista de Nómina y el Asistente de Nómina y Contratación.

La responsabilidad de hacer la solicitud del personal requerido está a cargo del líder y/o responsable del proceso.

3. Campo de aplicación La autoridad de garantizar la selección y contratación de personal requerido está a cargo del Director de Gestión de Talento Humano. La responsabilidad de la realización de las actividades relacionadas con la selección y contratación de personal requerido, está a cargo del Jefe de Selección y Desarrollo, la Psicóloga de Selección y Desarrollo, el Analista de Nómina y el Asistente de Nómina y Contratación. La responsabilidad de hacer la solicitud del personal requerido está a cargo del líder y/o responsable del proceso.

4. Definiciones

Búsqueda interna: Es aquella que se realiza con personal de la misma organización.

Búsqueda externa: Es aquella en la cual se convoca a personal que no tiene vinculación laboral con la empresa.

Cargos temporales: Son aquellos que se requieren por un tiempo determinado para cubrir vacantes generadas por licencias, vacaciones, permisos, incapacidades, etc., así como la realización de actividades específicas o por aumentos de servicio y producción.

Descripciones de cargo: Información referente al objetivo general del cargo, funciones, responsabilidades y autoridad del mismo, personal supervisado y competencias requeridas en cuanto a educación, formación, experiencia y habilidades.

Rotación temprana: Personal que se desvincula de la empresa antes de los primeros seis meses.

Fuentes de reclutamiento: Medios utilizados para reclutar personal en el mercado externo de trabajo o al interior de la compañía.

Pruebas: Conjunto de instrumentos técnicos y psicológicos que permiten verificar determinadas competencias y características personales.


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Referencias: Información laboral, personal y legal de un candidato que sirve de apoyo en la decisión de su contratación.

5. Especificaciones del servicio

a) Presupuesto de gastos del personal.

b) Fuentes de reclutamiento.

c) Detección de necesidades de personal.

d) Personal de apoyo (laboratorios clínicos, examen con médico ocupacional, estudios de seguridad).

e) Pruebas psicotécnicas, técnicas, entrevistas con Gerentes, Subgerentes, Directores y/o Jefes de procesos.

f) Selección y evaluación de proveedores: laboratorio clínico, médico S.O., y empresa contratista de estudios de seguridad.

g) Cuando se realice selección para un cargo Directivo no se diligencia el formato de entrevista. Se realiza un informe con el análisis y los resultados del proceso de reclutamiento y selección para la Subgerencia o Gerencia General, preparado por el Jefe de Selección y Desarrollo y la Dirección de Talento Humano.

h) Cuando se envía a examen de ingreso con médico de salud ocupacional, el Jefe de Salud Ocupacional debe enviar al Jefe de Selección y Desarrollo / Psicólogo de Selección, el concepto de aptitud laboral para dar continuidad a la contratación de la persona.

i) Los contratos utilizados deben ser validados por el área Jurídica.


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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE CÓMO LO HACE REGISTROS

PLANEAR

Imprimir documentos

requeridos para el proceso

Jefe de Selección y Desarrollo y Psicóloga de Selección y Desarrollo

Se imprime formato de entrevista

Formato de Entrevista RO3-PGTH001; versión 007, febrero 2013

Revisar pruebas psicotécnicas a

aplicar

Psicóloga de Selección y Desarrollo

Se imprimen las pruebas psicotécnicas o se revisa si se

tienen electrónicamente en caso de requerirse

Pruebas psicotécnicas

Validar vacante existente en el

sistema

Psicóloga de Selección y Desarrollo y Asistente de

Talento Humano

La jefe de selección revisa un documento en Excel en el que

se lleva el control de las vacantes

Documento en medio magnético en computador del responsable

Mantener bases de datos de

empleo y sitios externos

actualizados


Se revisan las bases de datos de acuerdo con las

convocatorias que estén abiertas


Validar anualmente

estrategia de reclutamiento y

selección

Jefe de Selección y Desarrollo y

Director de Talento Humano

En reunión de área se valida la estrategia

Acta de reunión

Se programan los procesos de

selección tanto internos como

externos

Jefe de Selección y Desarrollo y Psicóloga de Selección y Desarrollo

Se programan a través del Zimbra y/o se registran en el cuaderno de notas

Zimbra, cuaderno de notas


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HACER

Recibir la requisición o autorización

temporal por mail para dar inicio al

proceso

Jefe de Selección y Desarrollo y/o


Se recibe la requisición de personal (el líder debe

adjuntar el perfil del cargo aprobado por la Gerencia General y la Dirección de

Talento Humano, en caso de cargos nuevos). Se debe diligenciar también para pasantes el formato de

requisición de personal. Para los casos en que no se haya entregado la requisición de la

vacante, se podrá realizar hasta el reclutamiento del

cargo con la autorización por correo de la Directora de

Talento Humano

Formato de Requisición de personal R02-P-GTH001; versión 005, febrero 2013

Crear vacante Asistente de Talento Humano

Revisar el sistema y validar para dejar abierta la vacante

En el sistema

Validar si es vacante nueva o

reemplazo



Se revisa en la base de datos que se lleva de las vacantes

generadas, de acuerdo con el reporte del Asistente de

Nómina y Contratación y se valida cada requisición

recibida


En caso de ser nuevo cargo, un cargo de Director o de Subgerente de área, se debe realizar el perfil

del cargo para un cargo nuevo. La requisición debe



Se verifica que los documentos correspondientes

estén firmados

Formato de Requisición de personal R02-P-GTH001; versión 005, febrero 2013

Formato de Descripción del


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venir obligatoriamente con la firma de la Gerencia General

cargo RO1-PGTH001; versión 009, febrero 2013

En vacantes para reemplazo se

valida con el Jefe inmediato el perfil

existente



Se revisa el perfil de cargo actual y se envía a los líderes

de proceso para validar las condiciones

Formato de Descripción del cargo RO1-PGTH001; versión 009, febrero 2013

Confirmar condiciones de

convocatoria con Jefe inmediato



Si se trata de una convocatoria interna se envía la convocatoria interna para validación de la Dirección de

Talento Humano y del líder de proceso. Se envía por correo electrónico al Jefe inmediato

las características de la convocatoria para su

aprobación cada vez a que haya lugar. Siempre se debe enviar el perfil del cargo para la confirmación por parte del

Jefe inmediato de los cambios que haya tenido

R04-PGGH001- versión 005

Ubicar fuentes de reclutamiento



De acuerdo con el cargo que se requiera cubrir, se valida el

tipo de base de dato necesaria

Listado de bases de datos de empleo

Preselección de la hoja de vida


Psicóloga de Selección y

Se preseleccionan las hojas de vida de acuerdo con el cumplimiento del perfil de

cargo. Se debe realizar un a

Listado de candidatos preseleccionados


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Desarrollo filtro a través de una llamada en la que se aclaren datos de la hoja de vida según el perfil y las condiciones del cargo

para entrevistas

Si cumple la hoja de vida se cita a entrevista y se

solicitan documentos

soporte



Se cita al candidato a entrevista y se realiza entrevista de Talento

Humano. Las personas que se presentan a entrevista deben llevar: soportes de

estudio, cursos y experiencia laboral, fotocopia de la libreta militar (para los hombres) y

certificado de manipulación de alimentos (si el cargo lo

require)

Formato de entrevista. RO3-PGTH001; versión 007, febrero 2013

Se solicita verificación de

antecedentes en la Oficina de Seguridad



A través de Zimbra se envía al área de monitoreo del Club, un correo con la información de los candidatos (nombres y

números de cédulas), para verificar antecedentes

judiciales de los candidatos preseleccionados.

Queda evidencia en el correo de Zimbra en la carpeta “Antecedentes”

Aplicar e interpretar pruebas

psicotécnicas



Se citan a los candidatos al Centro Administrativo del Club

para la realización de las pruebas psicotécnicas

correspondientes al cargo al que se están postulando: 16 pf (todos), Valanti (todos),

Nego (para cargos que tienen comunicación directa con socios) y Eros (jefaturas,

cargos directivos o gerenciales). Posteriormente

se interpretan cada una de las pruebas: Valanti y 16 pf tienen

Las pruebas quedan

guardadas en medio magnético: 16 pf y Valanti se encuentran en la carpeta “Pruebas aplicadas”, Eros

queda en la plataforma de

Psigma online y el Nego queda en

físico anexo al respectivo


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su respectivo software, Eros a través de la plataforma

Psigma online y Nego tiene su respectivo cuadernillo. La interpretación que hace el

profesional queda plasmada en la entrevista

proceso. La interpretación

queda por escrito en la entrevista

realizada al candidato. Para los candidatos

seleccionados y contratados las pruebas y las respectivas

interpretaciones quedan en la hoja

de vida.

Presentar candidatos a

Jefes inmediatos y/o Director de

Talento Humano



Selección envía a jefes inmediatos los procesos de

los candidatos preseleccionados, con la

respectiva hoja de vida y la entrevista con la

interpretación de las pruebas y el concepto general

favorable. Se envía una carta de presentación con el nombre del cargo y los

candidatos preseleccionados

La evidencia queda en el formato de

entrevista de Talento Humano y en la carta de

presentación que se envía anexa a los procesos para

la firma de recibido del jefe

inmediato.

Realizar Assessment

Center, pruebas prácticas y de valores para

cargos críticos


Psicóloga de Selección y Desarrollo / Director de

Talento Humano

Para llevar a cabo el Assessment Center, se debe establecer el lugar donde se realizará y el tiempo. Lo ideal es que no demore más de dos

(2) horas. Se evaluarán las competencias

organizacionales, los valores y los principios establecidos

en la Corporación a través de juegos de roles, de la historia de vida y del plan de vida de los candidatos. Las pruebas

Registros de calificación del Assessment

Center y pruebas técnicas con

calificación del jefe inmediato


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prácticas las realizará el Jefe de área a cada uno de los

candidatos.

Candidatos aprobados se les entrega lista de

documentos y se firman

autorizaciones requeridas de

acuerdo al cargo



Se citan los candidatos seleccionados a inicio de contratación en el Centro Administrativo para que

diligencien la hoja de vida del Club y para entregar y explicar los siguientes

formatos:

A - Estudio de seguridad: Informar el procedimiento del

estudio de seguridad y las recomendaciones pertinentes para que el candidato firme la

respectiva autorización

B - Orden de exámenes médicos por cargo: Informar

horario de atención y recomendaciones antes de

asistir a los laboratorios (firmado y sellado)

C - Requisición de uniformes: Brindar información acerca de

los horarios en el ropero (firmado y sellado)

D - Documentos de ingreso de personal por cargo:

Explicar cada uno de los documentos que debe

presentar para firmar contrato.

E - Para cargos del área de

Hoja de vida de las personas contratadas

Autorización de estudios de

seguridad, orden de exámenes

médicos, requisición de

uniformes, listado de documentos

para contratación y /o polígrafo

dependiendo del cargo y formato de hoja de vida

Estos registros no están codificados


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seguridad, y vestier de socios y socias, la autorización de

polígrafo

Enviar copia de hoja de vida al

proceso de seguridad del Club y solicitar

estudio de seguridad externo



Con previa autorización del candidato, se envía a través

de Zimbra la solicitud a la empresa de seguridad ISVI de

un estudio preliminar de antecedentes, anotaciones judiciales y de policía. Si el

concepto de este primer filtro es favorable se envía solicitud a ISVI de visita domiciliaria. Si

no es favorable el concepto del estudio preliminar el

proceso de contratación se cancela.

Correos de solicitud de

estudio preliminar y de visita

domiciliaria, y respuesta por

parte de ISVI en el correo de

Zimbra.

Formato de autorización de

estudio de seguridad (no

codificado)

Revisar informe de estudio de seguridad y

copiar en carpeta


Psicóloga de Selección Desarrollo

La empresa externa ISVI se encarga de enviar los

respectivos informes del estudio de seguridad, los

cuales deben ser revisados y contrastados con la entrevista

de talento humano y con la información suministrada por

el candidato en su hoja de vida. Posteriormente la

Psicóloga de Selección se encarga de guardar los informes en la carpeta

confidencial de “Estudios de seguridad” y se informa al

Analista de Talento Humano, a Dirección de Talento

Carpeta magnética

confidencial donde se

guardan los estudios de seguridad


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Humano, al Jefe de Selección y Desarrollo y al Director de

Seguridad que los informes ya pueden ser vistos por ellos, y si tienen concepto favorable o no por parte de la empresa de

seguridad. Si no son favorables se cancela el proceso de contratación

Este paso no aplica para convocatorias internas

Recibir visto bueno de

Seguridad y Salud

Ocupacional



A través de Zimbra, tanto la empresa de seguridad ISVI como Salud Ocupacional

envían el concepto de cada uno de los candidatos que se

encuentran en proceso de contratación para poder

continuar con el respectivo ingreso

Correos a través de Zimbra, los

cuales se guardan en

carpeta de “Isvi” y de “Salud

Ocupacional”

Aprobados los procesos, se

continúa



Cuando se tiene el concepto favorable tanto del estudio de

seguridad como de Salud Ocupacional, se procede a

entregar los procesos a contratación para el

respectivo proceso de ingreso

En Sinergy se ingresa la

información de los candidatos

que se pasarán a contratación para

el respectivo ingreso

Completar información en el sistema sobre los

datos del candidato

Analista de Nómina y

Contratación

Se ingresa la información en Sinergy, de acuerdo al

proceso con cada candidato y se matricula a nómina una

vez se encuentre asignada la vacante

Hoja de vida del empleado

Sistema Sinergy


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Se llama al candidato para recibir la documentación y se

realiza las afiliaciones a seguridad social y caja de

compensación

Se abre la hoja de vida por cada candidato, se marca y se archiva la documentación

Citar a firma de contrato

Asistente de Nómina y

Contratación

De acuerdo con la fecha de inducción, se cita el personal

para firma de contrato

Correo interno

Registros Excel

Citar a inducción Asistente de

Nómina y Contratación

Mensualmente se llevan a cabo tres (3) inducciones a

las cuales se deben citar los candidatos que han cumplido con todos los requisitos del

proceso de contratación para realizar el respectivo ingreso

Cuadro en Excel

Proceso de contratación

Llamada telefónica

VERIFICAR

Semanalmente validar las

vacantes en proceso

Director Talento Humano / Jefe de

Selección y Desarrollo

En cuadro de seguimiento revisar el estado de cada

uno de los procesos adelantados

En el sistema archivo

Trimestralmente validar los

resultados de cada uno de los

procesos

Director Talento Humano / Jefe

Selección y Desarrollo

En reunión, validar los resultados adecuados y los

que no han cumplido los parámetros

Acta de reunión, formato de acción

correctiva, preventiva o de

mejora


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ACTUAR

Generar las acciones a los

procesos que no cumplieron parámetros

Director Gestión de Talento Humano y Jefe de Selección y

Desarrollo

En reunión, generar las acciones

correspondientes a las actividades que no cumplieron los

parámetros establecidos

Acta de reunión

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