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Ing. Carmen Chicasaca A.
GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE EMPRESAS
Módulo: I Unidad: VI Semana: 8
GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE EMPRESAS
Administración, ciencia, teoría y la base de la teoría y la práctica de la administración global
Planeación Organización Integración de personal Dirección Control
Semana 8CONTROL
CONTENIDOS TEMÁTICOS
El sistema y el proceso de control Técnicas de control y tecnología
de la información
El sistema y el proceso de control
CONTROL• DEFINICION:
Es la medición y corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes creados para alcanzarlos
CONTROL• La planeación y el Control
están ligados estrechamente.• Sin objetivos y planes no se
puede controlar porque el desempeño se tiene que comparar con algunos criterios establecidos.
CONTROL
• El control es la función de todo los gerentes y jefes, desde el presidente hasta el supervisor
PROCESO BÁSICO DEL CONTROL
1. Establecimiento de estándares
2. Medir el desempeño y comparar con los estándares
3. Corregir las desviaciones
Estándares• Definición: Son criterios contra los
cuales se mide el desempeño real o esperado.
• En la mayor parte de las operaciones esto no es posible controlar todas las tareas que se están realizando debido a la complejidad y la diversidad de tareas que debe realizar
Estándares• Punto crítico: Son aquellas
actividades que si no se hacen bien entorpecen el logro del objetivo o aquellos muestran mejor que otros factores si los planes están funcionando
• Principio del control del punto crítico
El control efectivo requiere de atención a aquellos factores críticos para evaluar el desempeño con los planes
Preguntas para seleccionar
los puntos críticos• ¿Qué refleja mejor las metas de mi
departamento?• ¿Qué me mostrará mejor cuando no se
cumplen estas metas?• ¿Qué medirá mejor las desviaciones críticas?• ¿Qué me dirá quien es el responsable de
cualquier fracaso?• ¿Qué estándares costarán menos?• ¿para que estándares se dispone
económicamente, de información?
Tipos de estándares 1. Físicos: son mediciones no monetarias y son
comunes de en el nivel operativo2. De costos: son medidas monetarias , comunes
en el nivel de operaciones3. De capital: Mediciones monetarias de artículos
físicos. ( capital invertido en la empresa)
4. De ingresos : Asignar valores monetarios a las ventas
5. De programa6. Intangibles : No se expresan en mediciones
físicas o monetarias7. Metas como estándares: cumplimiento de
metas8. Planes estratégicos : cumplimiento de planes
Control• El control es un sistema de
retroalimentación .
Comparación del Desempeño real con
los estándares
IdentificaciónDe las
desviaciones
Análisis de las Causas de lasdesviaciones
Programa de Acción
correctiva
Implantación De las
correcciones
Desempeño deseado
Desempeño real
Medición del Desempeño
real
ControlInformación en Tiempo Real y
Control.• Es la información sobre qué está
pasando mientras ocurre.• La información en tiempo real es posible
a trabes de la tecnología (uso de computadores y la recopilación ,transmisión y almacenamiento de datos.
• La información en tiempo real no necesariamente hace posible el control en tiempo real
Control• Información adelantada: es la
utilización de pronósticos• Ejemplo:
– Pronósticos basados en Información histórica
– Pronósticos basados en los últimos resultados( ventas,)
Requisitos para los controles efectivos
1. Adaptación de los controles a los planes y puestos.
2. Adaptación de los controles a los administradores
3. Garantizar la identificación de excepciones en puntos críticos
4. Objetividad de los controles5. Flexibilidad de los controles6. Adaptación del sistema de control al
clima organizacional7. Economía de los controles
Corrección de Desviaciones
• Los estándares deben reflejar los diversos puestos en la estructura organizacional. Así se sabe donde aplicar acciones correctivas.
• La forma de corregir las desviaciones es:– Rehaciendo lo planes o modificando metas– Ejercer su función de organización mediante la
reasignación o aclaración de tareas– Contratación de personal adicional, mejor selección
y capacitación de los subordinados– Despido = recontratación– Mejor Dirección
AREAS CLAVES DE RESULTADO EN LA EMPRESA
• Posición en el mercado• Innovación• Productividad• Recursos Físicos y Financieros• Rentabilidad• Desempeño y actitud del
trabajador• Responsabilidad Pública• Servicio y Calidad
TECNICAS DE CONTROL
PRESUPUESTO:Son declaraciones de
resultados anticipados ya sea en términos financieros (de ingresos, gastos ,de capital) como no financieros (Horas hombre, volúmenes de venta, unidades de producción).
PRESUPUESTO
• Tipos de presupuestos:
– Ingresos y Gastos–Tiempo ,espacio ,material y
producto–Gastos de Capital–Efectivo
PROBLEMAS DEL PRESUPUESTO
1. Presupuestación excesiva
2. Exceder las metas de la empresa
3. Esconder las ineficiencias
4. Ocasionar inflexibilidad
OTRAS TÉCNICAS DE PRESUPUESTO
• Presupuestos variables: se diseñan para que cambien según cambia alguna variable importante como ser las ventas o la producción
• Presupuestos alternativos y complementarios : presupuestos para diferentes escenarios
• Presupuesto base Cero: se separa el presupuesto por unidad y se presupuesta a partir de cero es decir se realiza todo se calcula de nuevo para cada período.
Factores para un proceso de presupuesto efectivo
• Los presupuestos se diseñan pero sólo como herramientas y no sustituyen la administración
• Para mayor efectividad la elaboración y administración del presupuesto tiene que estar apoyada por la alta Dirección
• Participación : todos lo que lo van a usar debieran participar
• Estándares
Técnicas de control y tecnología de la información
Recursos de TI
Datos: Todos los objetos de información interna y externa, estructurada o no, gráficas, sonidos, etc.
Aplicaciones: Sistemas de información, que integran procedimientos manuales y sistematizados.
Tecnología: Hardware y software básico, sistemas operativos, de administración de bases de datos, de redes, telecomunicaciones, multimedia, etc.
Instalaciones: Recursos necesarios para alojar y dar soporte a los sistemas.
Recurso Humano :Habilidad, actitud y productividad del personal.
Procesos de TI - Los Tres Niveles
DominiosAgrupación natural de procesos, normalmente corresponden a un dominio o una responsabilidad organizacional
Procesos
Conjuntos o series de actividades unidas con delimitación o cortes de control.
Actividadeso tareas
Acciones requeridas para lograr un resultado medible. Las ActividadesTienen un ciclo de vida mientras que las tareas son discretas.
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GRACIAS