El Control de Gestión

Abdón Luppi

Gestión del Futuro en el Presente

La idea principal es manejar el presente conduciendo hacia el

futuro

10/04/23 Seminarios Integrales 3

Verificando la actualidad se construye el futuro

Como mantenerse al corriente de todo lo que sucede en la empresa y como afecta esto al futuro

10/04/23 Seminarios Integrales 4

Metas y objetivos Saber que logramos los objetivos

planteados Tener estos objetivos explícitos Corroborar que la tendencia es

correcta Obtener este cuadro con costo

mínimo

10/04/23 Seminarios Integrales 5

Situación actual Es muy común que se carezca de

información actualizada Muchos datos poca información Necesidad de tener “instrumentos de

vuelo” Pensar que un SInGer requiere muchos

recursos Falta el “diseñador” de la

información.

10/04/23 Seminarios Integrales 6

¿Cómo hemos llegado hasta aquí? Nunca hubo tiempo para la “carga

administrativa” Se supone (erradamente) que se

necesita un “ejercito” para armar y/u operar el sistema

10/04/23 Seminarios Integrales 7

Opciones disponibles Seguir manejando a ciegas (NO ES

UNA OPCIÓN VÁLIDA) Desarrollar el sistema modular, al

ritmo de las necesidades de la empresa

Adaptar el sistema a la empresa

10/04/23 Seminarios Integrales 8

Recomendación Iniciar el desarrollo Incorporar recursos adicionales “Instrumental” mínimo de vuelo

(en poco tiempo). Esta fase permitirá “acercarnos”

mejor a los objetivos estratégicos.

10/04/23 Seminarios Integrales 9

Las acciones son: Definir si se quiere ir al oculista (realmente veo bien)

Seguir los técnicas recomendadas por los especialistas

Comparar los resultados con la realidad actual

10/04/23 Seminarios Integrales 10

Control de Gestión

Cuadro de Mando Integral

Perspectiva del Cliente

PerspectivaComercial

Interna

PerspectivaFinanciera

Perspectiva de Innovación yAprendizaje

10/04/23 Seminarios Integrales 11

Control de GestiónMediciones Financieras

Flujo de Efectivo Crecimiento de Ventas Ingresos de Operación Retorno de Capital

10/04/23 Seminarios Integrales 12

Control de GestiónMediciones Comerciales Internas

Tiempo del Ciclo Costo por Unidad Rendimiento Introducción de Nuevos Productos

10/04/23 Seminarios Integrales 13

Control de GestiónMediciones de Innovación y Aprendizaje

Tiempo para desarrollar una generación de productos

Ciclo vital de madurez del producto Tiempo de lanzar al mercado vs.

competencia.

10/04/23 Seminarios Integrales 14

Control de GestiónMediciones Con respecto al Cliente

Porcentaje de Ventas a Partir de Nuevos Productos

Entrega a Tiempo Participación de Compras de

Clientes Importantes Ranking de Clientes Importantes

10/04/23 Seminarios Integrales 15

Control de GestiónHerramientas

Indicadores de DuPont

Control Presupuestario

Variaciones

Punto de Equilibrio

10/04/23 Seminarios Integrales 16

Control de Gestión_____________________________________________________

Integral (toda la empresa) Implica factores internos y externos

Comerciales Operacionales Económicos Financieros Globales

10/04/23 Seminarios Integrales 17

Control de Gestión

Factores críticos:

10/04/23 Seminarios Integrales 18

Control de GestiónFactores Críticos

Comercial Producción

Financieros Globales

10/04/23 Seminarios Integrales 19

Control de Gestión

Características_____________________________________________________

Información por Excepción No es indispensable conocer los detalles,

salvo en casos específicos Importa conocer la tendencia Comparar con los objetivos

predeterminados Resultados Anteriores Presupuestos, Metas Propuestas o Proyectos

10/04/23 Seminarios Integrales 20

Control de Gestión

Herramientas_____________________________________________________

Bases de datos Que sean “manejables” y de fácil

creación y acceso Que contengan restricciones de acceso y

permitan accesibilidad a los usuarios autorizados

Que brinden “Información” Su fin principal es la toma de decisiones

mediante la retroalimentación (feed back)

10/04/23 Seminarios Integrales 21

Control de Gestión

Herramientas_____________________________________________________

Cuadros Gráficos Tendencias Comparaciones Comentarios Indicadores Resúmenes

10/04/23 Seminarios Integrales 22

Control de Gestión

Herramientas_____________________________________________________

Equipos de cómputos Diseñadores del sistema Operadores Usuarios

Las más de las veces son las mismas, con uno o dos asistentes.

10/04/23 Seminarios Integrales 23

Control de Gestión

Implementación_____________________________________________________

Para comenzar con la implementación del Sistema de Información Gerencial (SINGER) se necesita la decisión del primer nivel decisorio de la empresa

10/04/23 Seminarios Integrales 24

Control de Gestión

Implementación_____________________________________________________

Contando con esta aprobación (decisión) se comienza con ese mismo nivel con la definición de información necesaria para el buen desempeño empresarial

10/04/23 Seminarios Integrales 25

Control de Gestión Elementos Necesarios_____________________________________________________

La empresa (el Directorio, el Gerente General) determina el rumbo que toma la empresa, el

control de gestión le permite determinar si se está en el camino que conduce al objetivo fijado.

N

10/04/23 Seminarios Integrales 26

Control de Gestión Elementos Necesarios_____________________________________________________

El diseñador del sistema le ayuda a encontrar el camino que lo conduce a mantener la empresa bajo un ambiente dinámico de control y crecimiento.

10/04/23 Seminarios Integrales 27

Control de Gestión

Principios básicos_____________________________________________________

¿? El control de

gestión nos permite salir del camino de las dudas al de la determinación de los aciertos

10/04/23 Seminarios Integrales 28

Control de Gestión

¿Como?_____________________________________________________

Mediante la implementación de informes periódicos (diarios, semanales, por mes, trimestrales y anuales) comprensivos de la marcha de la empresa

1 2 3

4 5 6 7 8 9 10

11 12 13 14 15 16 17

18 19 20 21 22 23 24

25 26 28 29 30 3127

10/04/23 Seminarios Integrales 29

Control de Gestión

¿De qué cosa?_____________________________________________________

De los factores críticos que se producen en la empresa. Aquellos elementos decisivos, sobre los cuales se actuará y representan los puntos clave de la empresa

10/04/23 Seminarios Integrales 30

Control de Gestión

Áreas de Aplicación__________________________________________________

La meta de toda empresa es:

Ganar DineroGanar Dinero

10/04/23 Seminarios Integrales 31

Control de Gestión

Áreas de Aplicación Se aplica sobre todas las áreas de

la empresa que ayuden a ganar dinero en el presente y en el futuro.

Aquellas áreas o acciones que no tiendan a ganar dinero no pertenecen al ámbito de la empresa.

10/04/23 Seminarios Integrales 32

Control de Gestión De cara a la realidad ¿Por donde comenzamos?

Conociendo nuestros productos Descubriendo nuestros clientes Analizando la calidad de nuestros

servicios Estableciendo nuestras pautas de

crecimiento Determinando como contribuye cada

ítem a la meta de la empresa

10/04/23 Seminarios Integrales 33

¿Y cómo? Entrando en el camino especifico del

desarrollo de un sistema de información a la gerencia, debemos establecer que toda la información que se genere debe contribuir a la toma de decisiones, y que estas decisiones tienen como fin incrementar la rentabilidad de la empresa.

10/04/23 Seminarios Integrales 34

Por lo tanto: Tendremos:

Información por excepción Clara, Concisa y Concreta Legible y entendible Homogénea y constante De fácil acceso y que permita análisis Económica (de bajo costo de

generación)

10/04/23 Seminarios Integrales 35

Ejemplo: Ventas

Número Fecha Cliente Importe Producto Cantidad Condición0001-123456 21-Ago-00 ABC 10.245,00$ Perfiles 1.000 300001-123457 21-Ago-00 ZXY 3.000,00$ Barrales 300 450001-123458 21-Ago-00 LLL 6.589,00$ Tirantes 500 600001-123459 22-Ago-00 ZZZ 9.852,00$ Cabreadas 450 150001-123460 22-Ago-00 CCC 500,00$ Trigo 6.000 600001-123461 25-Ago-00 CBA 750,00$ Soja 3.000 900001-123462 25-Ago-00 ABC 4.598,00$ Tarimas 200 150001-123463 28-Ago-00 LLL 280,00$ Azucar 10.000 300001-123464 28-Ago-00 ABC 3.987,00$ Perfiles 300 450001-123465 28-Ago-00 ZXY 500,00$ Barrales 45 600001-123466 28-Ago-00 LLL 750,00$ Tirantes 50 150001-123467 29-Ago-00 ZZZ 4.598,00$ Cabreadas 200 600001-123468 29-Ago-00 CCC 280,00$ Trigo 3.080 900001-123469 30-Ago-00 CBA 3.987,00$ Soja 15.948 150001-123470 30-Ago-00 ABC 3.585,75$ Tarimas 140 300001-123471 30-Ago-00 LLL 1.050,00$ Azucar 3.750 450001-123472 31-Ago-00 ABC 2.306,15$ Trigo 25.000 600001-123473 31-Ago-00 ZXY 3.448,20$ Soja 15.000 150001-123474 31-Ago-00 LLL 175,00$ Tirantes 10 600001-123475 31-Ago-00 CBA 262,50$ Cabreadas 10 90

Basados en el resumen de facturación que se genera en forma casi automática se obtienen múltiples usos (fiscales, operacionales, financieros)

10/04/23 Seminarios Integrales 36

Ej:Ventas por Segmentos Esta información, es

importante en el transcurso del tiempo porque se puede determinar cual es la tendencia de venta de cada uno de nuestros productos, e ir viendo el reemplazo de aquellos de menor rentabilidad por otros mejores.

0102030405060708090

1ertrim.

2dotrim.

3ertrim.

4totrim.

Prod A Prod B Prod C

10/04/23 Seminarios Integrales 37

Ej: Por Condición de pago Nos permite determinar

el flujo de fondos, y con esto prever probables déficit o superávit de caja, y con la previsión del suceso implementar de antemano los recursos alternativos (créditos, cambios de política, etc.)

0102030405060708090

1ertrim.

3ertrim.

EsteOesteNorte

10/04/23 Seminarios Integrales 38

Ej:Rotación de productos A través del análisis

de la facturación se puede determinar la rotación de nuestros productos y con ello prever mejor nuestra producción y compras de insumos.

0102030405060708090

100

1er

trim

.

2do t

rim

.

3er

trim

.

4to

tri

m.

EsteOesteNorte

10/04/23 Seminarios Integrales 39

Ej: Con las notas de crédito

Se puede analizar las causas de las notas de crédito y establecer patrones para el control de calidad, mejorando, la misma y reduciendo los costos de recepción reenvío y mala imagen.

10/04/23 Seminarios Integrales 40

Comparación con el mercado Sabiendo nuestras

ventas y estimado el mercado global, podemos determinar cual es nuestra presencia en el mercado y aplicar una estrategia para mejorar nuestra posición

0

10

20

30

40

50

1ertrim.

2dotrim.

3ertrim.

4totrim.

Nosotros Comp. AComp. B

10/04/23 Seminarios Integrales 41

Aplicación de Indicadores Se puede refinar y simplificar el uso

de indicadores tanto como se quiera, inclusive hasta obtener señales automáticas Semáforos, Alarmas, Informes Automáticos (o de

autogeneración)

10/04/23 Seminarios Integrales 42

¿Con qué se realiza? ¿Se pueden hacer manualmente?

Si pero es muy costoso en términos de oportunidad y certeza

Con PC Tienen en la actualidad el mejor costo

beneficio Pueden trabajar en forma independiente o

como punto de una gran red. Trabajan generando informes o por data

warehousing y data mining (repositorio y minería de datos.

10/04/23 Seminarios Integrales 43

Control Presupuestario, Punto de Equilibrio, DuPont, Índices

¿Qué son?¿Para qué sirven? ¿Como se utilizan?¿Cuánto

cuestan? ¿Dan resultado?¿Para que se

necesitan? ¿Se puede vivir sin ellos?

10/04/23 Seminarios Integrales 44

Control Presupuestario, Punto de Equilibrio, DuPont, Índices Son indicadores

(información concentrada) Muestran en forma sintética la marcha de la

empresa. Se arman y “ven” en forma periódica Son muy económicos Informan en forma concreta y precisa Son los instrumentos adecuados para conducir

una empresa.

10/04/23 Seminarios Integrales 45

Control Presupuestario Se necesita tener un presupuesto Se comparan los resultados reales

con los presupuestados Se toman decisiones a partir de

las comparaciones con los resultados programados y los “reales”.

10/04/23 Seminarios Integrales 46

Presupuestos Los presupuestos son en base anual, con detalle

mensual. Tienen base operacional (operaciones de la

empresa) y están expresados en moneda corriente.

Sus resultados tienden a lograr los objetivos estratégicos.

Se preparan en base a actuaciones pasadas, y en estimaciones futuras de los resultados actuales.

Son integrales (toda la empresa) y se expresan en denominador común (moneda)

10/04/23 Seminarios Integrales 47

Control Presupuestario Compara resultados actuales (reales)

con los pronosticados (Presupuestos) Se investigan las variaciones Se establecen las causas de las

variaciones. Se toman las decisiones para seguir

el rumbo que marca la estrategia

10/04/23 Seminarios Integrales 48

Punto de equilibrio Herramienta que permite

determinar a priori el nivel de operaciones óptimo.

Tiene en cuenta los costos y gastos variables y los fijos.

Ayuda a determinar (por anticipado) los resultados.

Permite predecir la utilidad a un cierto nivel de actividad

10/04/23 Seminarios Integrales 49

Dupont Analiza la rentabilidad de la empresa. Descompone el resultado en tres

elementos: Rentabilidad Rotación Apalancamiento

Permite determinar los productos o mercados que mejor se adapten.

Se puede aplicar a un área ó a toda la empresa

10/04/23 Seminarios Integrales 50

Índices Son fórmulas resumidas que

muestran gran cantidad de datos en forma sintética.

Permiten la comparación con esos mismos indicadores de otras empresas

Ayudan a determinar tendencias y a anunciar desvíos