SEMINARIO DE CAPACITACIÓN

PRESIDENTES ELECTOS DE CLUB

Distrito 4170

REUNIONES EFECTIVAS

PETS 2018-2019

DISTRITO4170

Licenciado en Ciencias y Técnicas de la Información. IBERO

Maestría y Postgrado en Desarrollo Humano, Psicoterapia Gestalt. Liderazgo Organizacional. IBERO e IHPG

Certificado Internacional en Coaching Ejecutivo ISNS y Dirección Estratégica de Instituciones. UCB

Director General de JD Consultores Asociados S.C.

Experiencia Gerencial y Directiva en:

•  Planeación y Desarrollo del Talento

•  Comunicación Organizacional y RRPP

•  Coaching y Capacitación de Ejecutivos •  Desarrollo Organizacional y Gestión de RRHH Experiencia Académica: •  Director Fundador C. Comunicación. UTepeyac •  Coordinador y Profesor Educación Contínua Ibero, Tec Mtey, ITAM, La Salle, UNAM, UP, UVM, Colegio de Imagen Pública, Etc.

Facilitador: Jorge Delgado Velázquez

Licenciado en Ciencias y Técnicas de la Información. IBERO

Maestría y Postgrado en Desarrollo Humano, Psicoterapia Gestalt. Liderazgo Organizacional. IBERO e IHPG

Certificado Internacional en Coaching Ejecutivo ISNS y Dirección Estratégica de Instituciones. UCB

Director General de JD Consultores Asociados S.C.

Experiencia Gerencial y Directiva en:

•  Planeación y Desarrollo del Talento

•  Comunicación Organizacional y RRPP

•  Coaching y Capacitación de Ejecutivos •  Desarrollo Organizacional y Gestión de RRHH Experiencia Académica: •  Director Fundador C. Comunicación.UTepeyac •  Coordinador y Profesor Educación Contínua Ibero, Tec Mtey, ITAM, La Salle, UNAM, UP, UVM, Colegio de Imagen Pública, Etc.

Facilitador: Jorge Delgado Velázquez

Experiencia Rotaria: •  Socio Fundador 1993. CR Viveros Coyoacán Presidente 98-99 /13-14. C/Mención Presidencial Socio Paul Harris

Distrito 4170: •  Asistente de Gobernador y Prosecretario. •  Instructor Distrital 16-17 y Comités Distritales.

Propuestas, Capacitación, Servicio ATO, etc. •  Director Distrital de Protocolo 16-17 y 18-19.

“Las normas y formalidades en cualquier organización, hacen la diferencia para sobresalir de otras”.

•  Identificar las reuniones que dirigen los presidentes de club.

•  Captar sugerencias para celebrar reuniones efectivas.

•  Intercambiar ideas para modificar el formato de las reuniones para que sean más interesantes y productivas.

•  Familiarizarse con los preparativos para la visita del gobernador.

OBJETIVOS

JUNTA O REUNIÓN EN UNA PALABRA…

Significado de la palabra junta en muchas organizaciones:

ü  Estado de ánimo alterado ü  Aburrimiento ü  Pérdida de tiempo ü  Desorganización ü  Conflictos y excusas ü  Confusión en lo acordado

Entonces ¿por qué o para qué las reuniones?

Porque …

… son necesarias. … son una manera natural de trabajar en los comités. … proporcionan la oportunidad para discutir y evaluar

objetivos del plan estratégico. … mantienen informados a los miembros del club. … logran la unidad y cohesión del equipo. … fomentan el conocimiento mutuo y compañerismo. … consolidan los recursos para la toma de decisiones.

CONDUCIR JUNTAS O REUNIONES… PARA UNIFICAR OBJETIVOS, ESTRATEGIAS Y ACCIONES

PREGUNTAS PARA LA DISCUSIÓN

•  ¿Qué hacen durante las reuniones semanales del club?

•  ¿Asisten los socios por deber o interés?

•  ¿Cómo captan en sus clubes las impresiones de los socios (activos, visitantes, nuevos y en perspectiva) respecto al formato de las reuniones semanales?

•  ¿Cuáles son los puntos fuertes de sus reuniones semanales?

•  ¿Qué harían para mejorar las reuniones semanales?

•  ¿Cómo se prepararán para la visita del gobernador?

•  ¿Cómo van a involucrar a los socios en la visita del gobernador?

•  ¿Qué hacen durante las asambleas y en qué se diferencian éstas de las reuniones del club?

•  ¿En qué tipo de local se reúne el club para las asambleas?

•  ¿Qué harían para que las asambleas del club sean más eficaces?

•  ¿De qué manera contribuye la calidad de una reunión a la experiencia que se vive en el club?

•  ¿Cómo se adoptan las decisiones en las reuniones de la directiva del club?

•  ¿Cómo podrían ser más eficaces las reuniones de la directiva?

•  ¿En qué ocasiones realizan sus asambleas de club?

PREGUNTAS PARA LA DISCUSIÓN

Recursos •  Sé un líder: presidente de club, Capítulo 2: Administración del

club •  Ideas para reuniones en Rotary.org •  Guía para clubes dinámicos: Plan de liderazgo para su club

TOMA ACCIÓN

REUNIONES

o  Conéctense con los socios en las reuniones para que compartan su orgullo

de rotarios y los éxitos de Rotary. o  Las reuniones de la directiva deben ser eficaces y concentrarse en las

metas e iniciativas del club. o  Trabajen con el Comité de Administración para organizar reuniones

entretenidas e informativas. o  Planeen sus reuniones de manera que coincidan con el

calendario de Rotary. o  Planeen sus eventos y proyectos según el interés que expresen los socios. o  Aprovechen las asambleas de club para intercambiar ideas innovadoras y

analizar el progreso alcanzado. o  Hagan los preparativos con anticipación junto con el asistente del

gobernador y los líderes del club para que la visita del gobernador sea todo un éxito.

No dejes de abordar cualquier asunto distrital o relacione con el tema

15 3 2 4

1.-PRESIDENTE;2.-SECRETARIO;3.-…;4.-…;5.-…..

Imaginemos en otro momento lo siguiente:

o  Una sesión con una mesa y sin campana.

o  Con personas hablando y sin emblemas.

o  Una reunión sin emblemas rotarios.

o  Sin temas o proyectos específicos en qué aportar.

Podría ser cualquier junta de trabajo, de análisis de problemas o toma de decisiones, de ventas o simplemente una reunión social. TODO menos una Reunión Rotaria.

¿Por qué darle importancia al Protocolo?

¿Que representa nuestra organización?

ü  Seriedad ü Honorabilidad ü  Servicio ü  Formalidad ü Diversidad ü  Liderazgo ¿Que distingue a Rotary de otras?

¡¡Su forma y sus reglas!!

Entonces …

v Orden del Día bien estructurada.

v Correcta ubicación de las banderas en los mástiles.

v Distinción de iniciar la sesión con un campanazo.

v Realizar Honores o Loa a la Bandera del País Himno Nacional <solo en algunos casos>

v Reflexión Rotaria.

v Desarrollo de la reunión en forma ordenada y formal que caracteriza a Rotary.

v Presentar por orden a los rotarios por sus nombramientos actuales, pasados y futuros.

En las reuniones Rotarias no puede faltar…

Requiere:

•  Calidad

•  Tiempo

•  Talento

Preguntas clave que me debo hacer:

ü  ¿Por qué y para qué?

ü  ¿Quiénes y cómo deberán participar?

ü  ¿Cuándo llevarlas a cabo?

ü  ¿Dónde llevarlas a cabo?

Preparación de una Reunión

REUNIONES EFECTIVAS

Deben lograr: 1.  Objetivos precisos. 2.  Mantener o mejorar relaciones. 3.  Un uso productivo del tiempo. Deben ser: •  Breves y al grano. •  Bien organizadas. •  Con la participación intensa de todos, cuando

discrepen. Deben considerar que: •  El conflicto es constructivo y creativo. •  Se toman decisiones y se establece un plan de acción. •  Se revisa abiertamente la efectividad de la reunión.

Sesión 2 REUNIONES

•  Identificar las reuniones que dirigen los presidentes de club.

•  Captar sugerencias para celebrar reuniones efectivas.

•  Intercambiar ideas para modificar el formato de las reuniones para que sean más interesantes y productivas.

•  Familiarizarse con los preparativos para la visita del gobernador.

REVISIÓN DE OBJETIVOS

“La mucha luz es como la mucha sombra:

no deja ver ” Octavio Paz

¡¡ ÉXITO !! PRESIDENTES

2018-2019

DISTRITO4170

DISTRITO4170

ANEXOS

Asigna a los panelistas uno o más de los siguientes temas: 1.  Propósito, aspectos logísticos y frecuencia de las reuniones a cargo del presidente 2.  Cómo preparar la visita del gobernador 3.  Mejores prácticas para las reuniones 4.  Cómo asegurar que las reuniones cumplan su cometido (ser flexible, manejar los

conflictos, permanecer centrado) 5.  Delegación de las responsabilidades de las reuniones 6.  Sugerencias para que las reuniones de la directiva sean eficaces 7.  Cómo planificar reuniones interesantes: ideas sobre oradores, actividades o temas. 8.  Cómo conducir asambleas de club dinámicas

Temas de las presentaciones

La palabra MACERO viene de la contracción de: MAestro de CEremonia Rotario, Pero también es correcto llamarle a si a quien tiene el control de la ceremonia por el Mazo!!! O sea al Director de Protocolo. •  Debe tener un amplio conocimiento del Protocolo y aptitud en la que debe

destacar ser fundamentalmente muy cortés y estar atento al comienzo de cada reunión rotaria.

•  Su prioridad es el respeto por el protocolo rotario. •  Dará la bienvenida y atenderá a los visitantes. •  Se le define como el Director del Protocolo. Se otorga a rotarios con vasta experiencia y conocedores de los estatutos de Rotary y detalles de cada puesto, hecho que les permite darle a cada quien el lugar que le corresponde. Este Rotario debe tener sensibilidad, flexibilidad y adaptabilidad para resolver imprevistos. La expresión de Sargento de Armas se mantiene por la idea de que ellos, controlan y cuidan cualquier evento Rotario. Conocen las normas rotarias y están a la orden del Director de Protocolo. Durante las convenciones o eventos internacionales, rotarios pagan cientos de dólares para poder ser sargentos de armas, ya que representa un Privilegio y un Honor ES EL ANFITRION

El Macero, Director de Protocolo, Sargento de Armas

•  Utiliza viñetas para indicar los temas que deseas destacar •  Escribe el texto que utilizará el presentador en la sección

reservada a las notas •  Incluye fotografías del distrito o región para añadir un

mayor impacto visual •  No incluyas mucho texto en las diapositivas, por ejemplo, no

se recomienda usar más de cuatro viñetas por página

REUNIONES

Proceso para una reunión efectiva

INICIAR Expresar el Objetivo y beneficios

CERRAR Concretar acuerdos y

compromisos

MANTENER Obtener y compartir

información. Solicitar y proponer

alternativas.

Página:36

2.9 MANEJAR JUNTAS… VÍA PARA UNIFICAR OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS

La conducción de juntas eficaces

Requiere de un Proceso

Conversacional

Enfoque conversacional “Cada vez que hablamos, o escribimos, estamos

dando a conocer nuestros modelos mentales, nuestra historia, nuestros conceptos…

No hablamos de lo que vemos, sólo vemos aquello de

lo que podemos hablar…

La gente ve lo que quiere ver y lo que puede ver, de acuerdo a su historia personal, a sus filtros, a sus juicios y prejuicios, a su religión, su cultura, a sus

mitos.

Por eso es tan importante primero tratar de comprender qué y cómo piensan nuestros

interlocutores antes de intentar convencerlos con nuestras ideas”

Humberto Maturana Página:37