Sensorial - Orientación al Estudiante | Facultad de...

Sensorial

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Nievas Lariguet, Candela

Soto Aroca, Alexandra

Vela, María Paz

Ziliotto, Verónica Mara

Organización de Eventos III

Moreira, Patricia

Organización de Eventos T.N.

1° Cuatrimestre 28/05/2014Cuatrimestre

80740

ÍndicePresentación Productora............................................................................................................................. 1

Servicios y tareas........................................................................................................................................2

Organigrama Productora............................................................................................................................. 4

Generalidades............................................................................................................................................. 5

Nombre del Evento .................................................................................................................................5

Sinopsis del evento a relevar .................................................................................................................. 5

Objetivos del evento................................................................................................................................ 6

Ficha técnica........................................................................................................................................... 7

Etapas de Producción .................................................................................................................................8

Rubros y desglose las tareas realizadas en el proceso de pre-producción.......................................... 10

Comunicación y Gráfica ............................................................................................................................ 12

Afiche evento ........................................................................................................................................15

Página creada en Facebook ................................................................................................................. 16

Cuenta creada en Twitter...................................................................................................................... 17

Planimetría, Montaje y Ambientación........................................................................................................18

Plano del salón y distribución de los espacios...................................................................................... 21

Rubros................................................................................................................................................... 22

Limpieza............................................................................................................................................ 22

Seguridad.......................................................................................................................................... 22

Puntos de Contacto .......................................................................................................................... 22

Catering ............................................................................................................................................ 22

Menú ................................................................................................................................................. 23

Presupuesto Económico ........................................................................................................................... 26

Timming del evento...................................................................................................................................29

Comercialización del evento ..................................................................................................................... 30

1

Nuestra empresa se destaca por su profesionalismo, originalidad y compromiso en la organización integral de eventos. Somos una

productora que brinda servicios logísticos y técnicos para desarrollar y coordinar acciones de promoción, actividades de recreación e

integración, jornadas de capacitación, agasajos y festejos.

Carpe Diem Eventos está conformado por un staff de organizadores y especialistas de primer nivel.

Nuestro objetivo es hacer de tu evento un momento inolvidable que perdure en el tiempo.

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Servicios y tareas

Nuestros servicios incluyen todo el proceso de la organización integral de eventos.

Pre-producción:

• Diseñar el cronograma del evento.

• Cotización, elección y contratación de proveedores.

• Realizar contrataciones de personal eventual.

• Bloqueos y reservas (salones, predios, hoteles y otros

servicios).

• Seleccionar un servicio de catering adecuado para el

evento.

• Crear una ambientación y espacios acordes con la

finalidad del evento.

• Difundir el evento.

• Desarrollar Invitaciones (físicas y digitales).

• Prensa: selección de medios, gacetillas, press kit e

invitaciones.

• Realizar servicio RSVP telefónico y digital (in-bound y

out-bound).

• Realización de página web y newsletter.

• Confeccionar acreditaciones: Pre-acreditaciones e

inscripciones.

• Contratar equipamiento técnico, mobiliario, luz, sonido.

• Armados previos.Señalética.

• Brindar asistencia logística.

• Organización de eventos subsidiarios.

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Producción:

• Coordinar a los proveedores, recursos humanos.

• Acreditaciones.

• Traslados.

• Coordinación y supervisión.

• Manejo y solución de imprevistos.

• Armados y desarmados.

• Eventos subsidiarios.

• Conferencia de prensa.

Post-producción

• Agradecimientos.

• Relevamiento de datos.

• Confección de bases de datos.

• Establecer contactos.

• Medición de resultados: clipping de prensa,

publicaciones.

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Organigrama Productora

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Generalidades

Nombre del Evento

¨SENSORIAL¨

Sinopsis del evento a relevar

Los principales protagonistas de este evento son las luces, los sonidos y las imágenes. A través del juego y puesta en escena de

estos elementos se transportará a los invitados a lugares remotos, sentirán emociones distintas y pondrán su cuerpo y mente en

movimiento.

En una primera instancia se presentará una secuencia de imágenes acompañadas por luces y sonidos que será complementado con

una puesta en escena de artistas en vivo que trabajan con elementos y luces de colores.

En un segundo momento se presentará otra secuencia de imágenes, luces y sonidos relacionados con el agua, evocando

tranquilidad, relajación y serenidad.

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Luego, se dará paso a artistas que a través de instrumentos tocados en vivo, juego de luces y sonidos e imágenes, nos llevarán a

recorrer un viaje en el tiempo, desde la época de la evolución humana hasta la modernidad y el futuro. Terminando el evento con

música electrónica en vivo mezclada por un Disc Jockey.

Objetivos del evento

Promocionar y difundir las nuevas tecnologías audiovisuales.

Lograr que el público, a través de escenas multimediales, experimente nuevas vivencias sensoriales.

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Ficha técnica

FICHA EVENTO

NOMBRE ¨Sensorial¨

TIPO DE EVENTO Cultural.

FECHA Miércoles 25 de Junio de 2014.

HORARIO 19.30 a 22 horas.

LOCACION

Salón Plaza Eventos.

Dirección: Av. AlvarezJonte 2910 – CABA

Web: http://www.victoriaplazaeventos.com

VALOR ENTRADA Sin cargo. Inscripción previa.

ORGANIZADO POR

Carpe Diem Eventos.

Web: http://www.carpediemeventos.com.ar

Contacto: Candela Nievas Lariguet.

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Etapas de Producción

La actividad artística elegida fue la del ¨Arte Audiovisual¨. La propuesta se basa en el diseño, desarrollo y producción de escenas

multimedias mediante el uso de tecnología informática. El trabajo artístico está en inspirado en todo tipo de historias acompañado de

imágenes que se fusionan en diversos estilos musicales como el R&B, Rock, ElectroTango, World, Ambience y Electrónico.

La selección de esta actividad artística se basó en la originalidad de la puesta en escena y la interacción que surge entre los

asistentes y el espectáculo en sí. La propuesta es la vivencia de un evento dinámico y novedoso donde las pulsaciones varían y los

sentidos se potencian.

La sede es el Salón Plaza Eventos, ubicado en la Av. AlvarezJonte 2910, Capital Federal.

La selección se fundamenta en el ¨re-estreno¨ de las instalaciones y servicios del lugar. Actualmente, el salón ha sido remodelado

con trabajos de pintura, incorporación de mobiliario moderno, equipos de sonido y luminaria de última generación.

La ubicación geográfica del salón- se encuentra en la intersección de dos

grandes avenidas- permite un fácil acceso mediante transportes públicos

(tales como colectivos y subte). También, para aquellos que se movilizan

con vehículo propio, hay un estacionamiento enfrente.

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Fotos del Salón

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Rubros y desglose las tareas realizadas en el proceso de pre-producciónRUBRO DESCRIPCION

TAREAS1 LOCACION

1.1 Salón Plaza Victoria. Diseñar el cronograma del evento.1.1.1 Personal en toillets. Evaluar la viabilidad del proyecto.1.1.2 Personal en guardarropas. Elegir la sede. Verificar instalaciones y servicios.

1.1.3 DJ. Bloqueo y reserva (salón).1.1.4 Iluminación. Contratar equipamiento técnico, mobiliario, luz, sonido.1.1.5 Ambientación. Crear una ambientación y espacios acordes con la finalidad del evento.

1.1.6 Cobertura Médica.

1.1.7 Personal de limpieza2 CATERING

2.1 Menú Estilo FingerFood Seleccionar un servicio de catering adecuado.

2.1.1 Personal de cocina Degustar el menú seleccionado.2.1.2 Mozos2.1.3 Vajilla2.1.4 Mantelería

2.1.5 Bebidas sin Alcohol.3 FOTOGRAFIA Y VIDEO

3.1 Filmación Seleccionar proveedor y contratar servicio.

3.1.1 Fotográfo4 COMUNICACIÓN

4.1 Redes Sociales. Apertura de página de Facebook y Twitter.4.2 Invitaciones Señalética

4.3 Banners Desarrollar Invitaciones (físicas y digitales).5 SEGUROS

5.1 ARTVerificar Documentación legal del personal contratado.

5.2 Responsabilidad Civil6 UTILERIA

6.1 Identificación p/ acreditaciones Confeccionar y disponer de acreditaciones e inscripciones.7 SHOW-ANIMACION

7.1 Banda Vibejays Cotizar, elegir y contratar proveedores.7.1.1 Proyector 5000 c/ soporte Diseñar la temática para los shows.7.1.2 Micrófonos

7.2 Show Lumínico

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La dinámica laboral que se utilizó fue presencial y mediante el uso de internet. Se realizaron reuniones internas entre el grupo de

trabajo y reuniones externas con proveedores, utilizando como punto de encuentro el salón del evento. Una vez finalizado cada

encuentro, se confeccionaba un parte escrito con el resumen de lo conversado y era enviado por mail.

Contactos telefónicos (llamados, mensajes de texto y chat on line) junto con el sistema de Dropbox fueron recursos empleados para

la gestión de las tareas de pre-producción.

El proyecto ciclo de eventos jóvenes de la Universidad de Palermo tiene requerimientos específicos que se deberán presentar en la

institución y que varían de acuerdo al lugar de realización del evento.

En nuestro caso particular, al realizarlo afuera de la facultad, las gestiones a realizar fueron:

1. Entrega de la ficha del evento: nombre del evento, día, fecha, sede, profesor, materia, carrera, sinopsis del evento. Este material

fue presentado a Luciana Cossio y es común para los eventos realizados afuera o dentro de la sede.

2. Presentación ante Ariel Santamaría (en la sede de Cabrera 3641) de la ficha con los datos (DNI, fecha de nacimiento,

nacionalidad) de los integrantes del equipo y de la profesora para poder realizar los seguros del día del evento.

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Comunicación y Gráfica

El propósito principal del área de comunicación es informar, presentar y persuadir al público para logar una mayor convocatoria.Se

tomaron en cuenta diferentes aspectos que consideramos importantes, ya que la comunicación del evento es uno de los medios por

el cual se puede generar mayor impacto y atención del público.

Para realizar el diseño se tomó en cuenta el tipo depúblico al cual nos dirigimos. Éste es un público de hombres y mujeres entre los

20 y los 45 de años, de clase social ABC, que residen en Capital Federal o sus alrededores. Personas interesadas en vivenciar

nuevas experiencias, innovadoras, interesadas en nuevas tecnologías y formas alternativas de expresión del arte. A partir de este

target y sus características, se ingenió una propuesta fresca y moderna que genere atención entre los asistentes.

Se realizó un diseño llamativo y diferente, acorde con la temática del evento. Se utilizó un contraste entre el color negro y blanco de

fondo y un color para resaltar información tal como fecha del evento y dirección. Un juego de luces de automóviles en movimiento

para empezar a jugar con las escenasmultimedias que se podrán experimentar en el evento. Se pensó en un título sugestivo para

anunciar la idea de lo que queremos comunicar. Para la campaña en redes sociales se utilizaron frases de persuasión y atractivas,

sin revelar demasiado la temática del evento.

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Para realizar la comunicación del evento se llevaron a cabo diferentes acciones:

Se realizó una publicación en la revista de Eventos Jóvenes, publicada por la Universidad de Palermo.

Se creó una cuenta de correo electrónico, para poder así crear las diferentes cuentas en las redes sociales, donde se

realizará una campaña publicitaria de mayor intensidad. Se creó una cuenta en Twitter, donde se publican constantemente

información del evento. A su vez, también está la cuenta en Facebook, donde - además de anunciar el próximo evento-

podemos apreciar eventos anteriores bajo la organización de nuestra productora.

La confección de un afiche publicitario, el cual estará ubicado en las diferentes sedes de la Universidad de Palermo.

Siguiendo con la misma temática, se hizo el diseño de las invitaciones.

La principal participación artística de nuestro evento a cargo de ¨Vibejays¨ también hace publicaciones en su página web

(http://www.vibejays.com/). Allí convoca la asistencia de sus seguidores.

Nuestra estrategia es generar expectativa a través de las redes sociales mencionadas anteriormente, al hacer diariamente una

cuenta regresiva del tiempo restante para la realización del evento.

Además de la comunicación en redes sociales, se realizó un afiche publicitario, el cual estará ubicado en las diferentes sedes de la

Universidad de Palermo. Siguiendo con la misma temática, se hizo el diseño de las invitaciones para invitados especiales.

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La información relevante en las piezas gráficas:

1- El título con una tipografía llamativa, que impacte más que ninguna otra pieza de la gráfica.

2- La locación donde se llevará a cabo el evento, informar dirección exacta, y – en este caso- el nombre de la sede.

3- La fecha en la cual son citados los asistentes así como el horario de comienzo del evento.

4- La información de contacto: un correo electrónico y teléfono (para confirmar asistencia).

5- La incorporación de los logos de las empresas participantes, incluyendo el de la productora de eventos a cargo.

Logo perteneciente a la empresa:FLUO TEATRO.

Tendrán a cargo el show lumínicodel evento.

Logo perteneciente a la empresa:Vibejays.

Tendrán a cargo lasambientaciones multimediales.

Logo perteneciente a la empresa:Victoria Plaza Eventos.

Es la sede elegida para llevar acabo el evento.

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Afiche evento

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Página creada en Facebook

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Cuenta creada en Twitter

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Planimetría, Montaje y Ambientación

El espacio a utilizar para el evento es el salón Victoria Plaza Eventos, ubicado entre la Av. Nazca y la Av. ÁlvaezJonte, en el barrio

de Santa Rita (Villa del Parque), en la esquina. Dirección: AV. AlvarezJonte 2910.

El mismo se encuentra en la planta alta de la confitería Victoria Plaza, de ahí el nombre del salón. La entrada es por la Av. Jonte,

subiendo escalera, aunque posee ascensor.

El salón cuenta con un foyer antes de entrar al salón principal, el cual es ideal para realizar una recepción antes de pasar al mismo.

La separación entre ambos está hecha con un telón, de manera que es optativo su uso. La utilización del cortinado permite crear

mayor expectativa sobre cómo será el lugar y cómo estará ambientado, al mismo tiempo que reduce el espacio de recepción y lo

hace íntimo.

El salón es muy amplio, posee grandes ventanales que dan sobre las avenidas provistos de cortinados y blackout, algunos de los

ventanales cuentan con puertas que permite la salida hacia un balcón.

El salón tiene una capacidad para 200 personas. Cuenta con servicio de recepción, guardarropas cerca de la entrada, toilletes en

segundo piso y cocina.

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Posee una barra con espacio para barman y cabina con equipamiento

para DJ.

Se encuentra provisto de parlantes dispuestos estratégicamente para

crear un sonido envolvente.

Dentro de la iluminación el salón cuenta con perimetrales, pines,

robóticas, leds, máquina de humo y láser.

Para el evento se utilizarán toda la iluminación y sonido con que cuenta el salón y, además se utilizarán dos proyectores de 5000

con su soporte (colgado), cables varios y micrófono.

En cuanto a la ambientación, el evento se basa en los juegos de luces y sonidos, por lo que los climas serán creados a través de

colores de las luces y distintos sonidos, que son los protagonistas.

Se dispondrán livings de color blanco con mesas ratonas y puff haciendo juego. Como es un evento donde las personas estarán

paradas la mayor parte del tiempo, los mismos se dispondrán a los costados y en el fondo, de manera de no entorpecer con el paso

y que no revelen una ubicación central, pero que podrán ser usados en caso de que alguien los necesite o guste hacerlo.

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para DJ.












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para DJ.












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Sobre las mesas se colocará como centro unas bolas trasparentes de diferentes tamaños,

las mismas poseen luces led que cambian de color.

En el foyer y entrada al salón, donde se realizará la recepción se colocarán tres sauces

con luces led blancas.

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Plano del salón y distribución de los espacios

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Rubros

•Limpieza:

Es sumamente importante, está a cargo del salón.

•Seguridad:

El salón se encuentra ubicado en una zona concurrida entre dos avenidas. El salón no cuenta con personal de seguridad.

•Puntos de Contacto:

No es necesario, es un salón chico. De todos modos un buen punto de contacto es el foyer.

•Catering:

Es muy importante. Está a cargo del salón, pero se pensó en un catering personalizado adecuado a las necesidades del evento. Se

eligió como servicio el bandejeado y el mismo cuenta con tres espacios; una entrada o recepción con bocaditos fríos con bebidas sin

alcohol y jugos, luego bocaditos calientes con tragos con alcohol y para finalizar una presentación de masas dulces.

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Menú:

Bocados Fríos

Variedad de canapés

Variedad de bruschettas

Grisines envueltos en jamón crudo

Brochette de capresse con tomate confitado

Minitortilla española

Shot de salteaditoorietal

Shot de berenjena a la marinera y tomate

Focaccia con pasta de aceitunas

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Menú:

Bocados Fríos









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Menú:

Bocados Fríos









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Bocados Calientes:

Empanaditas de carne

Empanaditas de pollo

Empanaditas de jamon y queso

Empanaditas de cebolla y queso

Minichoripan

Pinchos de pollo

Brochette de ternera

Brochette de pollo

Pizzetitas

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Bocados Calientes:





Minichoripan

Pinchos de pollo


Brochette de pollo

Pizzetitas

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Bocados Calientes:





Minichoripan

Pinchos de pollo


Brochette de pollo

Pizzetitas

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Bocados Dulces:

Minibrownie

Minilemon

Ministronger de manzana

INCLUYE:

Personal

Vajilla

Mantelería

Bebida sin alcohol

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Bocados Dulces:

Minibrownie

Minilemon


INCLUYE:

Personal

Vajilla

Mantelería

Bebida sin alcohol

25

Bocados Dulces:

Minibrownie

Minilemon


INCLUYE:

Personal

Vajilla

Mantelería

Bebida sin alcohol

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Presupuesto Económico

PRESUPUESTO EVENTO ¨SENSORIAL¨

RUBRO DESCRIPCION CANTIDADPRECIO

UNITARIOPRECIOTOTAL

OBSERVACIONES

1 LOCACIÓN

1.1 Salón Plaza Victoria. 1 $ 2.500,00 $ 2.500,001er Piso. Acceso por ascensor yescaleras. Capacidad: 200 personas.

1.1.1 Personal en toillets. 4 (incluido) -1.1.2 Personal en guardarropas. 1 (incluido) -

1.1.3 DJ. 1 (incluido) -Consola de sonido. Parlantes.Micrófonos.

1.1.4 Iluminación. 1 (incluido) -Perimetrales, láser, robóticas, leds ymáquina de humo.

1.1.5 Ambientación. 1 (incluido) -Livings y fanales como centros demesa. Sauces luminosos. PantallasLeds.

1.1.6 Cobertura Médica. 1 (incluido) -1.1.7 Personal de limpieza 10 (incluido) -

SUBTOTAL RUBRO 1 $ 2.500,00

2 CATERING

2.1 Menú Estilo FingerFood 100 $ 50,00 $ 5.000,00 Bocados fríos, calientes y dulces.2.1.1 Personal de cocina 10 (incluido) - Chef y ayudantes de cocina.2.1.2 Mozos 8 (incluido) -2.1.3 Vajilla 1 (incluido) -

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2.1.4 Mantelería 1 (incluido) -

2.1.5 Bebidas sin Alcohol. 1 (incluido) -Gaseosas línea Coca-Cola. Servicio

durante todo el evento


3 FOTOGRAFIA Y VIDEO

3.1 Filmación 1 $ 300,00 $ 300,003.1.1 Fotográfo 1 (incluido) -

SUBTOTAL RUBRO 3 $ 300,00

4 COMUNICACIÓN

4.1 Redes Sociales. 1 0,00 0,00 Apertura Facebook y Twitter4.2 Invitaciones 100 $ 150,00 $ 150,004.3 Banners 2 $ 200,00 $ 200,00


5 SEGUROS

5.1 ART (incluido) -5.2 Responsabilidad Civil -


6 UTILERIA

6.1 Identificación p/ acreditaciones 100 $ 3,50 $ 350,00 Cotillón Luminoso.


7 SHOW-ANIMACION

7.1 Banda Vibejays 1 $ 1.400,00 $ 1.400,00 Contacto: Marcos.7.1.1 Proyector 5000 c/ soporte 2 (incluido) -

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7.1.2 Micrófonos 4 (incluido) -7.2 Show Lumínico 1 $ 1.000,00 $ 1.000,00 Contacto: Eleneora.


8 IMPREVISTOS

8.1 Varios 1 $ 1.000,00 $ 1.000,00


TOTAL $ 11.900,00

NOTA: Los honorarios que corresponden a la Productora Carpe Diem Eventos equivalen al 10% del valor total.

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Timming del evento

TIMMING EVENTO SENSORIAL

19.30Hs.Comienzo de Acreditación.

Recepción con bebidas y entrada de bocaditos fríos.

19.55Hs. Ingreso al salón principal.

20.00Hs. Apertura. Primera ambientación audiovisual.

20.05Hs. Show Lumínico.

20.25Hs.Finalización Show Lumínico.Inicio de catering. Bebidas y Tragos.

20.40Hs. Segunda ambientación audiovisual.

20.50Hs.Finalización Segunda ambientación audiovisual.

Continuación de Catering.

21.05Hs. Tercera ambientación audiovisual: ¨La Máquina del Tiempo¨

21.25Hs.Finalización Tercera ambientación audiovisual.

Musicalización a cargo del DJ (hasta final de evento).

21.35Hs. Mesa Dulce.

21.50Hs. Agradecimientos.

22.00Hs. Fin de Evento.

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Comercialización del evento

Con la intención de lograr ampliar la convocatoria,la productora de eventos entregó una serie de invitaciones especiales al grupo

Vibejays -encargado de la artística principal del evento-, a fin de convocar a sus fieles seguidores.

Precisamente, se generó una alianza comercial con la banda Vibejays a fin de promocionar su proyecto – integrado por productores

musicales y visuales- de crear escenas multimediales para todo tipo de eventos.

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