SEP Institutos Tecnológicos

ESTUDIAR PARA PREVERY PREVER PARA ACTUAR

Secretaría de Educación Pública

Instituto Tecnológico de Colima

VILLA DE ÁLVAREZ, COL., MARZO DE 2011

QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DELICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN

PRESENTA ERIKA HOYOS ABUNDIS

M.C. LEOPOLDO VALLADARES ASESOR

OPCIÓN XMEMORIA DE RESIDENCIA PROFESIONAL

SEPInstitutos Tecnológicos

“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍAGENERAL DEL H.AYUNTAMIENTO DE COLIMA”

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEDICATORIA En primer lugar quiero agradecer a dios por bendecirme para llegar hasta donde

eh llegado, por proporcionarme todas las herramientas que necesito para poder

salir adelante.

Dedico esta memoria de residencia a toda mi familia, A mis padres: Jovita Abundis

López y Jorge Hoyos Palomino; Por su comprensión y ayuda en los momentos

malos y menos malos, que junto con mis hermanos me han enseñado a encarar

las adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el intento. Me han

dado todo lo que soy como persona, mis valores, mis principios, mi perseverancia

y mi empeño, todo ello con una gran dosis de amor y sin pedir nunca nada a

cambio.

Agradezco a mis asesores, en especial al M.C Leopoldo Valladares Guzmán, por

su valiosa asesoría, por todos sus conocimientos que compartió conmigo y por su

valioso tiempo dedicado a este proyecto.

Un agradecimiento profundo a mi esposo Alexander Herrera Macías por sus

consejos, paciencia y sobre todo por su apoyo incondicional a lo largo de este

trabajo. También quiero agradecer a mis compañeros de grupo por todos los

momentos y experiencias vividas a lo largo de la carrera.

Finalmente quiero agradecer a todas aquellas personas que de alguna manera

hicieron posible la realización de este trabajo y que no las mencione, gracias a

todos por sus consejos.


CONTENIDO

CAPITULO I

Introducción ---------------------------------------------------------------------------------------------- 5

Planteamiento del problema ------------------------------------------------------------------------- 6

Justificación ---------------------------------------------------------------------------------------------- 7

Alcances y limitaciones ------------------------------------------------------------------------------ 8

Fundamento teórico ----------------------------------------------------------------------------------- 9

Marco histórico ----------------------------------------------------------------------------------------15

Metodología utilizada --------------------------------------------------------------------------------17

CAPITULO II

Manual de procedimientos-------------------------------------------------------------------------- 20

Introducción -------------------------------------------------------------------------------------------- 22

Base legal ---------------------------------------------------------------------------------------------- 23

Organigrama ------------------------------------------------------------------------------------------- 24

Misión----------------------------------------------------------------------------------------------------- 25

Visión----------------------------------------------------------------------------------------------------- 25

Objetivo general --------------------------------------------------------------------------------------- 26

Objetivo especifico------------------------------------------------------------------------------------ 26

Diagramas de flujo------------------------------------------------------------------------------------ 27

Anexos

CAPITULO III

Conclusiones------------------------------------------------------------------------------------------ 260

Recomendaciones----------------------------------------------------------------------------------- 261

Fuentes de Información---------------------------------------------------------------------------- 262


5

CAPITULO 1

INTRODUCCION

En el presente documento se mostraran los procedimientos que se llevaron a cabo

dentro de la Secretaría General del H. ayuntamiento de Colima. Por lo que se

consideró necesario llevar a la práctica los conocimientos adquiridos dentro del

Instituto Tecnológico de Colima.

Con base en estos conocimientos se realizó el manual de procedimientos de

dicha secretaria, buscando facilitar las tareas que se llevan a cabo dentro de la

dependencia, con la finalidad de documentar dichos procedimientos.

Otra de las funciones que realizo dicho manual es que cada uno de los integrantes

de la Secretaría General, conozca a ciencia cierta cómo debe desarrollar sus

actividades, con la finalidad de contribuir y lograr un mayor rendimiento por parte

de los trabajadores, repercutiendo así en la satisfacción y mejora del municipio de

colima.

De esta manera, la Secretaría General del H. Ayuntamiento de Colima atenderá

las peticiones que se hacen dentro de dicha institución, así como también las que

vienen del exterior de ésta, en tiempo y forma, cumpliendo así con el objetivo de la

Secretaría General, de una manera más eficiente.

La utilización adecuada de este manual de procedimientos, es de mucha

importancia para la consecución del objetivo general del H. Ayuntamiento que es,

atender y cumplir con la ciudadanía los compromisos de ser una administración

comprometida con el bien de los habitantes del municipio de Colima, en lo que a

servicios del H. Ayuntamiento se refiere.


6

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Todo tipo de organización ya sea pública o privada tiene un manejo de manera

ordenada cuando se cuenta con manuales que contribuyan al logro de sus

objetivos de manera exitosa.

El H. Ayuntamiento de Colima tiene la necesidad de contar con un instrumento

que le permita al trabajador conocer de manera clara y objetiva cuales son las

actividades que habrá de desempeñar y como las tiene que ejecutar.

La Secretaría General no cuenta con un documento que describa de manera

detallada y específica los procedimientos que se deben de llevar a cabo dentro de

la misma.

Los trabajadores deben contar con las instrucciones precisas de cómo desarrollar

sus actividades, para con ello poder obtener un buen desempeño de los mismos.

Por lo tanto se determina la necesidad de elaborar el manual de procedimientos y

sus respectivos diagramas de flujo para asegurarse de que la organización va a

operar de manera veraz y objetiva de acuerdo como se establece en el programa

de actividades que se desarrollan dentro de cada una de las dependencias de la

organización en cuestión (H. Ayuntamiento de Colima).


7

JUSTIFICACION

El principal motivo por el cual se llevara a cabo la elaboración de dicho manual es

con la finalidad de que el H. Ayuntamiento de Colima tenga documentados sus

procedimientos, los cuales permitirán un mejor servicio hacia los clientes, en este

caso la ciudadanía.

Esta dirección no cuenta con dicho manual, para ello es necesario se identifiquen

los procedimientos que se realizan dentro de la dirección de oficialía mayor,

posteriormente realizar entrevistas a los trabajadores así como el método de

observación todo esto para recabar la información suficiente que permita detectar

las fallas en las cuales se están incurriendo.

Además de tener documentados los procedimientos, se pretende evitar tiempos

muertos y ofrecer un servicio de manera eficiente. Siendo así se hará notar una

mejoría en el rendimiento de los trabajadores implicando satisfacción a la sociedad

En la mayoría de las organizaciones ya sean del sector público o privado, es de

vital importancia contar con los procedimientos de manera documentada, porque

se evita tener errores que suelen cometerse cuando no se tiene el conocimiento

sobre cómo realizar las tareas que se llevan a cabo dentro de las diferentes áreas

con las que cuentan las organizaciones en las que se pretende tener éxito dentro

de la misma, cuando se están bien establecidos los objetivos.


8

ALCANCES Y LIMITACIONES

-ALCANCES La dirección de Secretaría General tiene a su cargo la Secretaria del

Ayuntamiento, Abasto y Comercialización, Registro Civil, Junta Municipal de

Reclutamiento, Fomento Deportivo, Cultura y Fomento Educativo y Asuntos

Jurídicos. Cuya misión es: “Administración comprometida que trabajara en forma

eficiente, transparente, honesta y democrática para beneficio de los Ciudadanos

del Municipio de Colima.”

Con la realización de dicho manual se verán beneficiadas cinco Direcciones,

haciéndolas más funcionales y eficientes.

-LIMITACIONES

Las principales limitaciones que se presentaron fueron la disponibilidad de tiempo,

tanto de los integrantes de la organización para las entrevistas con la persona

encargada de servicios al igual que la persona que realiza este documento. A su

vez la información que fue requerida para la elaboración de este documento,


9

FUNDAMENTO TEORICO

Los manuales Administrativos menciona Velázquez 2010), son documentos

escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos

administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la

empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán

seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones

procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como

herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene

información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los

objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean

de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones

en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación

precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades

administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo

o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar

los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las

actividades que se le han encomendado.


10

Procedimiento:

Es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma

forma, escribió Clement. Ronald (2006), con una serie común de pasos

claramente definidos, que permiten realizar una ocupación o trabajo correctamente

Puede considerarse también como la sucesión cronológica y secuencial de

operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen como una unidad, en

función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito

predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación

de tiempos de realización, el uso de los recursos materiales y tecnológicos y la

aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y

eficiente desarrollo de las operaciones.

Un procedimiento se caracteriza por no ser un sistema y por no ser un método

individual de trabajo. Un procedimiento se caracteriza por no ser una actividad

específica. El conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce

como un sistema. Ejemplos: sistema de adquisiciones, sistema de administración

de personal, sistema de contabilidad, entre otros.

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las

operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten,

cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los

responsables de llevarlas a cabo.

Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende

varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada

operación.


11

Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene

que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar

las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos

de varias opciones.

Las Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se

intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de

las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de

éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en

forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.

Los Diagramas de Flujo son la Representación gráfica de la sucesión en que se

realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o

materiales en donde se muestran las unidades administrativas en cada operación

descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada

caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual,

brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión.

Un procedimiento se caracteriza por no ser un programa. Un programa es un plan

general para ejecutar un conjunto de actividades dentro de los tiempos estimados.

Ejemplos: La construcción de un edificio, la capacitación del personal, la

desconcentración de delegaciones regionales, etc.


12

Diagramas de flujo:

Los diagramas de flujo (o flujo gramas) son diagramas que emplean símbolos

gráficos para representar los pasos o etapas de un proceso. También permiten

describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interacción.

Las personas que no están directamente involucradas en los procesos de

realización del producto o servicio, tienen imágenes idealizadas de los mismos,

que pocas veces coinciden con la realidad.

La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el

proceso que representa está ahora disponible para ser analizado, no sólo por

quienes lo llevan a cabo, sino también por todas las partes interesadas que

aportarán nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.

Ventajas de diagramas de flujo:

* Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El

cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo

reemplaza varias páginas de texto.

* Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se

identifican los pasos redundantes, los flujos de los procesos, los conflictos de

autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.

* Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se

realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.

* Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y

también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.


13

Manual de procedimiento:

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad

administrativa Menciona Ostermann (1999).

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen

precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y

ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o

equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto

desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica

referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las

labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia

en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no

adecuadamente.

¿Cuál es la utilidad de contar con manuales en la organización?

-Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de

tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

-Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal

ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

-Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

-Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de

tiempos.


14

-Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

-Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración.

-Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

-Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

-Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo.

-Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

-Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los

sistemas, procedimientos y métodos.


15

MARCO HISTÓRICO

La Villa de Colima se fundó el 25 de julio de 1523, en un lugar cercano a Caxitlán.

Su fundador fue el capitán Gonzalo de Sandoval, quien recibió órdenes de Hernán

Cortés de “buscar un buen sitio y fundar una villa de españoles que debería

llamarse Coliman". El Capitán Sandoval localizó este sitio en donde actualmente

se encuentra en la ciudad de colima.

Como el lugar donde se fundó la primera villa era malsano, sus pobladores y el

ayuntamiento tomaron el acuerdo, en 1525, de trasladarse al sitio actual,

consumándose este traslado el 20 de enero de 1527 que corresponde a la

fundación de la Villa de San Sebastián de la provincia de Colima. Esta fundación

fue la octava realizada por los conquistadores en el territorio de la Nueva España.

El 20 de junio de 1823 el Coronel colimense Anastasio Brizuela Comandante de la

21 División de Milicias del Sur, que con anterioridad se había puesto de acuerdo

con el Ayuntamiento de la Villa de Colima y con los principales vecinos de la

población, acordaron la segregación del partido de Colima de la Intendencia de

Guadalajara.

La Constitución General de la República promulgada el 5 de febrero de 1857,

otorgó al territorio de Colima su categoría de estado libre y soberano. El primer

gobernador fue el General Manual Álvarez.

El licenciado Benito Juárez, Presidente de la República acompañado por


16

miembros de su Gabinete permaneció en Colima del 25 de marzo de 1858 al 11

de abril del mismo año, embarcándose en Manzanillo rumbo a Panamá. En esta

ciudad nombró Ministro de Guerra al general Santos Degollado.

El apóstol de la democracia don Francisco I. Madero, arribó a Colima el 27 de

diciembre de 1909, efectuando un mitin de carácter político en un lugar conocido

como el "Rastrillo" en el cual arengó al pueblo sobre la importancia del respeto al

sufragio y a la democracia política.

El general Juan José Ríos fue el primer gobernante revolucionario que ejerció el

poder entre 1914 y 1916, realizando un programa de grandes reformas sociales de

importante significado en Colima.

En 1916, estuvo en Colima don Venustiano Carranza, primer jefe del Ejército

Constitucionalista y depositario del Poder Ejecutivo, invitado por el general Juan

José Ríos para inaugurar la biblioteca pública del estado y abanderar el Batallón

Rojo que se integró en Colima de acuerdo al H. Ayuntamiento de Colima. (2010).


17

METODOLOGIA UTILIZADA

Para la realización del manual de procedimientos se llevara a cabo la siguiente

metodología:

- Se analiza el organigrama de la Secretaria General dentro de la cual

existen: Secretaria del Ayuntamiento, Junta Municipal de Reclutamiento,

Fomento Deportivo, Registro Civil, Abasto y Comercialización. para conocer

cada uno de sus departamentos junto con las personas que son

responsables de los procedimientos.

- Se inicia en la Secretaria del Ayuntamiento, en donde se entrevista a cada

uno de los trabajadores para que expliquen detalladamente las actividades

que realizan.

- Una vez conociendo la información se procede a la captura de la misma

para la elaboración de los diagramas de flujo.

- Al momento de la captura de los datos se realiza una validación con los

trabajadores para que no exista ningún error en la información capturada.

- En caso de existir errores se procede a la modificación de los mismos para

que la información sea la correcta.

- Una vez con los procesos correctos se procede a la elaboración de los

diagramas de flujo.

- Al momento de terminarlos se hace una validación para verificar que estén

correctos.


18

- Posteriormente se pasa a la Junta Municipal de Reclutamiento para la

recolección de información y la realización de los diagramas de igual

manera.

- Como siguiente actividad se pasa a Fomento Deportivo y después a

Registro Civil, llevando a cabo el mismo procedimiento.

- Se concluye en Abasto y Comercialización en donde se recopila la

información y se elaboran los procedimientos con base en la información de

campo obtenida en esta dirección

- Al momento de terminar con los 5 departamentos que se encuentran dentro

de la Secretaria General se hace una verificación para validar que estén

correctos dichos procedimientos con el apoyo de los asesores.

- En caso de que existan correcciones, se realizan las modificaciones

correspondientes. .

- Finalmente se hace entrega del manual de procedimientos terminado.


19

“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE

LA SECRETARIA GENERAL DEL H.

AYUNTAMIENTO DE COLIMA”


20

Nombre del Manual Fecha de Elaboración

Manual de procedimientos

Agosto- Diciembre 2010

CAPITULO II

“MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS”

Elaboró

Erika Hoyos Abundis


21




INDICE

Introducción

Base legal

Organigrama

Misión

Visión

Objetivos

Diagramas de procedimientos

Conclusión

Recomendaciones

Elaboró

Erika Hoyos Abundis


22



Agosto- diciembre 2010

INTRODUCCIÓN

Debido a las necesidad de la organizaciones de estar a la vanguardia en lo que

se refiere a la materia administrativa se lleva a cabo la realización de un manual

de procedimientos de la dirección de Secretaria General, por medio del cual se

darán a conocer especificaciones de los puestos de dicha dirección, así como la

posible modificación de procedimientos realizados por los trabajadores de esta

área.

El manual cuenta con información fidedigna basada en fundamentos legales,

organigramas, descripción de las funciones de cada uno de los trabajadores.

Todo esto con el único objetivo de establecer información real para ellos y los

futuros empleados, siendo el cliente/ciudadano el benefactor de dichas mejoras.

Elaboro

Erika Hoyos Abundis


23



Agosto- diciembre 2010

BASE LEGAL

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley del Municipio Libre del Estado de Colima.

Ley de responsabilidad del servidor público.

Ley orgánica municipal.

Ley de transparencia.

Reglamento para comercio en Mercados, Tianguis y Vía Pública del

Municipio de Colima.

Reglamento de Cementerios.

Reglamento de Expedición de Licencias para el Funcionamiento de

Establecimientos Comerciales Industriales y de Servicios.

Reglamento de los Clubes Juveniles Municipales.

Reglamento de Gobierno Municipal.

Elaboro

Erika Hoyos Abundis


24




ORGANIGRAMA GENERAL

Elaboró

Erika Hoyos Abundis


25




MISIÓN

Ser una dependencia que presta servicios de calidad, en el menor tiempo posible,

atendiendo los requerimientos de transparencia y honestidad en beneficio de la

ciudadanía.

Ser una dependencia que satisface los requerimientos de una manera eficaz.

VISION

Elaboro

Erika Hoyos Abundis


26




OBGETIVO GENERAL

Proporcionar un documento que facilite las labores dentro de la dirección de

Secretaría General, el cual permita obtener un mejor rendimiento de los

prestadores de servicios públicos. Así como la mejora de cada uno de

procedimientos que se llevan a cabo.

-Facilitar a la dirección de Secretaría General el control de los procesos que ahí se realizan. -Proporcionar un documento el cual permita una capacitación más eficiente y rápida a las personas de nuevo ingreso. - Eliminar duplicidad de funciones. - Reducir tiempo de trámites. -Dar un servicio de manera eficiente a la ciudadanía.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Elaboro

Erika Hoyos Abundis


27




SECRETARÍA DEL

AYUNTAMIENTO

Elaboro

Erika Hoyos Abundis

Manual de Procedimientos

28

ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Sesiones de Cabildo (Ordinarias y Extraordinarias)

DESCRIPCIÓN GENÉRICA DEL PROCEDIMIENTO

Atender y transparentar los consensos y acuerdos generados en las Sesiones de Cabildo mediante la publicación de las actas de Cabildo en la página Web del H. Ayuntamiento.

DEPENDENCIA DIRECCIÓN O ÁREA RESPONSABLE

Secretaria General Secretaría del H. Ayuntamiento

PUESTO O UNIDAD RESPONSABLE

Secretario del H. Ayuntamiento

Act. No.

Descripción de la actividad Operación Responsable

1 Emite oficio de solicitud a la Secretaria del Ayuntamiento para que se emita a las comisiones correspondientes.

Dependencia Solicitante

2 Recibe la solicitud enviada.

Secretaria Coordinadora

3 Analiza y separa la correspondencia para dirigirla a la comisión que corresponda.


4 Elabora y turna el memorándum de la solicitud dirigida a la comisión correspondiente.


5 Reciben Memorándum de la solicitud. Analizan la información y emiten dictamen aprobado o negado.

Comisiones del Honorable Cabildo

6 Turna el dictamen a la Secretaria Coordinadora. Comisiones del Honorable Cabildo


29

7 Recibe dictamen para que se incluya en el orden del día de la convocatoria de la próxima sesión de cabildo.


8 Elabora la convocatoria de la Sesión de Cabildo, donde se desglosa: tipo se sesión, hora, día, dictámenes y puntos de acuerdo.

Secretario del Ayuntamiento

9 Entrega Convocatoria a los integrantes del Cabildo.


10 Reciben convocatoria para la sesión de cabildo.

Integrantes del Cabildo

11 Se presentan al lugar donde se convoco.


12 Desarrolla la sesión (Puntos a tratar).

Presidente

13 Se aceptan o se rechazan los puntos que se trataron. (Mayoría, unanimidad).


14 Se clausura la sesión. Integrantes del Cabildo

15 Elabora la certificación correspondiente, una vez que el dictamen fue aprobado o rechazado en la sesión de cabildo.


16 Firma la certificación y la regresa a la secretaria coordinadora.


17 Notifica a las dependencias interesadas, las decisiones que se obtuvieron en la sesión de cabildo.


18 Reciben respuesta a la petición y termina el proceso para la Dependencia Solicitante.

Dependencia Solicitante

19 Elabora acta de Cabildo para su aprobación en la próxima sesión de cabildo.



30

20 Aprueban actas de cabildo.


21 Turnar mediante memorándum el acta de Cabildo aprobada en la sesión de Cabildo a la Dirección de Sistemas para su publicación en la página Web del Ayuntamiento.


22 Recibe oficio de respuesta de la publicación del acta de Cabildo en la página Web.

Dirección de Sistemas

23 Lo publica en la página Web.

Dirección de Sistemas

24 Fin del proceso.

OBSERVACIONES GENERALES

INFORMACIÓN GENERAL DE LA DEPENDENCIA

DOMICILIO DE LA DEPENDENCIA HORARIO DE ATENCIÓN

Gregorio Torres Quintero #85 Colima Col. Lunes a Viernes 8:30 am_ 3:00 pm y de 6:00 pm a 8:00 pm


31

DIAGRAMA GENERAL DEL PROCEDIMIENTO


Sesiones de Cabildo (Ordinarias y Extraordinarias)


Atender y transparentar los consensos y acuerdos generados en las Sesiones de Cabildo mediante la publicación de las actas de Cabildo en la página Web del H. Ayuntamiento.





DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Dependencia Secretaria Comisiones del H. Secretario del Integrantes del Presidente Dirección de Solicitante Coordinadora Cabildo Ayuntamiento Cabildo Sistemas

Inicio

Saludar a los solicitantes y hacer

entrega de la guía de requisitos.

Recibe la solicitud enviada.

Reciben Memorándum de la solicitud. Analizan la información y emiten

dictamen aprobado o negado.

A

Emite oficio de solicitud a la Secretaria del

Ayuntamiento para que se emita a las comisiones

correspondientes.

Analiza y separa la correspondencia para

dirigirla a la comisión que corresponda.

Elabora y turna el memorándum de la solicitud dirigida a la

comisión correspondiente.


32

B

Turna el dictamen a la Secretaria Coordinadora.

A

Elabora la convocatoria de la Sesión de Cabildo, donde se desglosa: tipo

se sesión, hora, día, dictámenes y puntos de

acuerdo.

Reciben convocatoria para la sesión de cabildo.

Entrega Convocatoria a los integrantes del

Cabildo.

Se presentan al lugar donde se convoco.

Desarrolla la sesión (Puntos a tratar).

Se aceptan o se rechazan los puntos que se

trataron. (Mayoría, unanimidad).

Recibe dictamen para que se incluya en el orden del día de la convocatoria de

la próxima sesión de cabildo.


33

.

B

Elabora la certificación correspondiente, una

vez que el dictamen fue aprobado o rechazado en la sesión de cabildo.

Se clausura la sesión.

Reciben respuesta a la petición.

. Notifica a las dependencias

interesadas, las decisiones que se obtuvieron en la

sesión de cabildo.

Elabora acta de Cabildo para su aprobación en la

próxima sesión de cabildo.

Recibe oficio de respuesta de la

publicación del acta de Cabildo en la página

Web.

1

Aprueban actas de cabildo.

Turnar mediante memorándum el acta de Cabildo aprobada en la sesión de Cabildo a la Dirección de Sistemas

para su publicación en la página Web del Ayuntamiento.

Firma la certificación y la regresa a la secretaria

coordinadora.

C


34

Elaboró: Erika Hoyos Abundis Revisó: Leopoldo Valladares Guzmán Autorizó: Luis Alberto Cacho Díaz

Fin



Lo publica en la página Web.

1

C


35



Autorización del uso de Jardines y Espacios Públicos


Otorgar permisos para hacer uso de los Espacios Públicos o Jardines, siempre y cuando se tenga disponibilidad.




Secretaria

Act. No.


1

Envía solicitud a la secretaria para hacer uso de algún Jardín o Espacio Público.

Ciudadano

2 Recibe solicitud y verifica disponibilidad en el lugar solicitado. Secretaria

3 -Si no hay disponibilidad continua en el paso 4. -Si se tiene disponibilidad continua en el paso 6.

Secretaria

4 Se le ofrecen alternativas. Secretaria

5 -Si al ciudadano no le interesa algún otro lugar se termina el proceso. -Si le interesa alguna alternativa continua en la actividad siguiente.

Ciudadano

6 Elabora documento de autorización y lo pasa a firma con el Secretario del H. Ayuntamiento.

Secretaria


36

7 Firma el documento de autorización y se lo regresa a la secretaria. Secretario del H. Ayuntamiento

8 Envía oficio de autorización al ciudadano.

Secretaria

9 Recibe respuesta y se termina el proceso para el ciudadano. Ciudadano

10 Archiva documento. Secretaria

11 Fin del proceso.




Gregorio Torres Quintero #85 Colima Col. Lunes a Viernes 8:30 am_ 3:00 pm y de 6:00 pm a 8:00 pm


37



Autorización del uso de Jardines y Espacios Públicos


Otorgar permisos para hacer uso de los Espacios Públicos o Jardines, siempre y cuando se tenga disponibilidad.





DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Ciudadano Secretaria Secretario del H. Ayuntamiento

Inicio



Recibe solicitud y verifica disponibilidad en el lugar solicitado.

¿Disponible?

Se le ofrecen otras alternativas

No

Si

1

A

Envía solicitud para hacer uso de algún Jardín o Espacio Público.


38


Si

No

¿Le interesa alguna alternativa? 2

A

Firma el documento de autorización. Elabora documento de autorización y lo pasa a firma.

Envía oficio de autorización al ciudadano.

2

Recibe respuesta

Fin



1

2

Archiva documento.


39




JUNTA MUNICIPAL DE

RECLUTAMIENTO

Elaboro

Erika Hoyos Abundis


40



Liberación de la Pre Cartilla del S.M.N


Facilitar al ciudadano la obtención de la Pre Cartilla del Servicio Militar Nacional, una vez cubiertos los requerimientos establecidos por la Secretaría de la Defensa Nacional.


Secretaria General Registro Civil


Encargada de Servicios

Act. No.


1

Saludar a los solicitantes y hacer entrega de los requisitos.

Secretaria

2 Reciben la guía de requisitos, y entregan la documentación requerida.

Solicitante

3 Consulta el libro para verificar que no se encuentre registrado el solicitante. Secretaria

4 Verifica si ya se encuentra registrado el interesado. -Si se encuentra registrado se rechaza el trámite. -Si no se encuentra registrado continua en la actividad siguiente.

Secretaria

5 Llena el formato largo y corto. Secretaria

6 Revisa que los datos de la Pre cartilla estén correctos. -Si están correctos continúa en la actividad siguiente. -Si no están correctos se llena el formato largo y corto de nuevo.

Solicitante

7 Recibe pre cartilla y la entrega al jefe de departamento. Secretaria


41

8 Pasa a los interesados para que pongan su huella.

Jefe de Departamento

9 Coloca huella y regresa Solicitante

10 Sella la Pre cartilla y entrega a la secretaria. Jefe de Departamento

11 Recibe Pre cartilla y aplica encuesta de satisfacción.

Secretaria

12 Contesta la encuesta y la entrega a la secretaria

Solicitante

13 Recibe encuesta y entrega pre cartilla al Jefe de Departamento

Secretaria

14 Archiva la documentación entregada por el solicitante, los duplicados, triplicados y la encuesta de satisfacción.

Secretaria

15 Recibe pre cartilla y pasa a presidencia para que se firme.


16 Firma la Pre Cartilla y se la entrega a la secretaria. Presidente

17 Recibe y entrega Pre Cartilla

Secretaria

18 Recibe Pre cartilla y termina el proceso con el solicitante. Solicitante

19 Elabora la relación general para aprobación de la 20/a Zona Militar.

Secretaria

20 Realiza informe mensual de Efectivos enlistados.

Secretaria


42

21 Informar al Presidente Municipal mediante oficio la fecha de Sorteo del Servicio Militar Nacional.

Secretaria

22 El presidente Municipal Recibe acuse de oficio.

Presidente

23 Recibe porcentaje de Bolas Blancas y Negras aprobadas para el Sorteo Militar Nacional y envía oficio a la SEDENA.


24 La SEDENA recibe acuse de oficio.

Dependencias Participantes

25 Envía oficios a las dependencias involucradas para realizar el sorteo del Servicio Militar Nacional.


26 Reciben: Acuse de Oficios: -Secretaria del H Ayuntamiento: Autoriza la logística. -Comunicación Social: Informa a la Ciudadanía sobre el Sorteo Militar. -Oficialía Mayor: Proporciona el uso del equipo y mobiliario requerido.


27 Prepara lo necesario para realizar el sorteo.


28 Lleva a cabo el Sorteo del Servicio Militar Nacional y Genera acta de sorteo, balance general y actas de inutilización de Pre Cartillas.


29 Envía oficio a la 20/a Zona Militar junto con el legajo de resultados del sorteo


30 Recibe Oficio la 20/a Zona Militar.


31 Sella la Pre Cartilla, conforme a los resultados del sorteo del Servicio Militar Nacional.


31 Fin del proceso.


43




Gregorio Torres Quintero #85 Colima Col. Lunes a Viernes 8:30 am_ 8:30 pm


44



Liberación de la Pre Cartilla del S.M.N


Facilitar al ciudadano la obtención de la Pre Cartilla del Servicio Militar Nacional, una vez cubiertos los requerimientos establecidos por la Secretaría de la Defensa Nacional.






Secretaria Solicitante Jefe de Departamento Dependencias Participantes

No

Si

Inicio



Saludar a los solicitantes y hacer entrega de la guía de requisitos.

1

Se consulta el libro para verificar que no se encuentre registrado el solicitante.

Se rechaza el trámite.

A

¿Se encuentra registrado?

Reciben la guía de requisitos, y entregan la documentación requerida.


45

S

No Si

Llena el formato largo y corto.

Recoge Pre cartilla y la entrega al jefe de departamento para que tome las huellas del

solicitante.

Coloca su huella.

Revisa que los datos de la Pre cartilla estén correctos.

Sella la Pre Cartilla

Recoge Pre cartilla y aplica encuesta de satisfacción.

Recibe y entrega Pre Cartilla

Pasa a los interesados para que pongan su huella

Contesta la encuesta y la entrega a la secretaria

A

Datos correctos

B

Recibe Pre Cartillas y pasa a presidencia.

Presidente Municipal Firma la Pre Cartilla y se la entrega a la

secretaria ´para que continúe con el proceso.

Realiza informe mensual de Efectivos enlistados.

Elabora la relación general para aprobación de la 20/a Zona Militar.

1

2

2

Recibe encuesta y entrega pre cartilla al Jefe de Departamento

Recibe Pre Cartilla.

Archiva la documentación entregada por el solicitante, duplicado, triplicado

y encuesta de satisfacción.


46


Fin



Llevar a cabo el Sorteo del Servicio Militar Nacional y Genera acta de sorteo, balance

general y actas de inutilización de Pre Cartillas.

B

El presidente Municipal Recibe acuse de

oficio.

Recibe Oficio la 20/a Zona Militar.

Informar al Presidente Municipal mediante oficio la fecha de Sorteo del

Servicio Militar Nacional.

Reciben: Acuse de Oficios -Secretaria del H Ayuntamiento: Autoriza la logística. -Comunicación Social: Informa a la Ciudadanía sobre el Sorteo Militar. -Oficialía Mayor: Proporciona el uso del equipo y mobiliario requerido.

Prepara lo necesario para realizar el sorteo.

La SEDENA recibe acuse de oficio.

Sella la Pre Cartilla, conforme a los resultados del sorteo del Servicio Militar Nacional.

1

1

Recibe porcentaje de Bolas Blancas y Negras aprobadas para el Sorteo Militar

Nacional y envía oficio a la SEDENA.

1

1

Envía oficios a las dependencias involucradas para realizar el sorteo del

Servicio Militar Nacional.

Envía oficio a la 20/a Zona Militar junto con el legajo de resultados del sorteo

1


47




FOMENTO DEPORTIVO

Elaboro

Erika Hoyos Abundis


48



Gestión de Apoyos Deportivos


Proporcionar y gestionar de acuerdo a las posibilidades de esta Área del H. Ayuntamiento, el requerimiento solicitado por la población deportiva en general del municipio, mediante la información proporcionada a través de una solicitud u oficio.


Secretaria General Fomento Deportivo


Jefe del Departamento de Fomento Deportivo

Act. No.


1 Entrega solicitud de petición, junto con su credencial de elector.

Interesado

2 Recibe y sella de recibido. Secretaria

3 Registra la petición en la libreta.

Encargado de Almacén

4 -Si solicitan Material Deportivo continua en la actividad siguiente.

-Si no solicitan Material deportivo pasa a la actividad numero 13.


5 -Si hay existencia de material continua en el siguiente paso. -Si no se tiene el material se le informa al interesado vía telefónica.


6 Informa al Jefe de departamento sobre la petición del interesado.



49

7 Revisa petición.

Jefe del Departamento

8 Determina si se autoriza o no la entrega de material. -Si se autoriza continua en la actividad siguiente. -Si no se autoriza se le informa al interesado vía telefónica


9 Informa al encargado para que entregue el material.


10 Entrega material deportivo al interesado y le pide que firme de recibido.


11 Recibe material, firma de recibo y termina el proceso con el interesado.

Interesado

12 Recibe el comprobante y lo archiva.


13 -Si solicitan Uniformes Deportivos continua en la actividad siguiente. -Si no solicitan Uniformes Deportivos pasa a la actividad numero 34.


14 Informa al jefe de dpto. Para que gestione el apoyo.


15 Gestiona apoyo con el secretario del ayuntamiento


16 Revisa la petición.


17 Determina si se autoriza o no la entrega de Uniformes Deportivos. -Si se autoriza continua en la actividad siguiente. -Si no se autoriza se le informa al interesado vía telefónica


18 Informa al jefe de depto.


19 Informa a la secretaria para que realice la requisición.



50

20 Elabora requisición y envía el formato

Secretaria

21 Recibe la requisición, la da de alta y la pasa con el Oficial mayor.


22 Libera la requisición.

Oficialía Mayor

23 La envía a Recursos Materiales para la cotización de proveedores.

Oficialía Mayor

24 Realiza la cotización de proveedores

Recursos Materiales

25 Si excede de $4500 continua en la actividad siguiente. Si no excede de $4500 continua en la actividad numero

Recursos Materiales

26 Envía cotización a comité de compras.

Recursos Materiales

27 Selecciona el proveedor y le informa a recursos materiales.

Comité de Compras

28 Realiza compra Informa al jefe de depto. La fecha de entrega de los uniformes.

Recursos Materiales

29 Recibe y entrega los uniformes al encargado.


30 Recibe uniformes y se comunica con el interesado para que pase a recogerlos.


31 Entrega uniformes y comprobante de recibo al interesado.


32 Recibe uniformes, firma de recibido y termina el proceso para el interesado.

Interesado


51

33 Recibe comprobante y lo archiva.


34 -Si solicitan Apoyo Económico continua en la actividad siguiente. -Si no solicitan Apoyo Económico se termina el proceso.

Secretaria

35 Envía la petición al presidente para que la autorice o la rechace.

Secretaria

36 Analiza la petición.

Presidente

37 Determina si se autoriza o el Apoyo Económico. -Si se autoriza continua en la actividad siguiente. -Si no se autoriza se le informa al interesado vía telefónica

Presidente

38 Informa al Jefe de Departamento de la autorización del apoyo económico.

Presidente

39 Le instruye a la secretaria para que llene los formatos.


40 Llena el formato efectivo cheque, el acuerdo, Elabora recibo en blanco y recaba la firma del interesado.

Secretaria

41 Firma el recibo y lo entrega a la secretaria.

Interesado

42 Pasa a firma con el Director de Cultura.

Secretaria

43 Firma la autorización y recaba las firmas.

Dirección de Cultura

44 Firma la autorización.


45 Firma la autorización.

Oficial Mayor


52

46 Firma la autorización, y le informa a la secretaria cuando puede pasar el interesado Dirección de Egresos

47 Informa al interesado cuando puede pasar por su cheque.

Secretaria

48 Se da por enterado y pasa a egresos por su cheque.

Interesado

48 Elabora el cheque y lo entrega al interesado Dirección de Egresos

50 Recibe apoyo económico.

Interesado

51 Fin del proceso.




Rio San Antonio #534 Col. Placetas Estadio Colima. Lunes a Viernes de: 8:30 am_ 15:00 pm


53



Gestión de Apoyos Deportivos


Proporcionar y gestionar de acuerdo a las posibilidades de esta Área del H. Ayuntamiento, el requerimiento solicitado por la población deportiva en general del municipio, mediante la información proporcionada a través de una solicitud u oficio.



PUESTO O UNIDAD RESPONSABLE Jefe del Departamento de Fomento Deportivo.

DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Interesado Secretaria Encargado Jefe del Secretario del Presidente Oficialía Dirección de Recursos Comité de Dirección de

De Almacén Departamento Ayuntamiento Mayor Egresos Materiales Compras Cultura

No

Si

No

Si

Inicio



Entrega solicitud de

petición, junto con su credencial de

elector.

Recibe y sella de

recibido.

¿Solicitan Material

Deportivo?

1

¿Hay existencia?

Informa al Jefe de dpto.

Revisa petición.

A

2

Registra la petición en la libreta.


54

Si

No

A

¿Se autoriza?

Informa al encargado para que

entregue el

material.

3

Entrega material

deportivo al interesado y le pide que

firme de recibido.

Recibe el material y firma el recibo.

3

No

Si

1

¿Solicitan Uniformes

Deportivos? 4

Informa al jefe de depto.

Informa al interesado

vía telefónica.

2

No

Si

¿Se Autoriza? 2

Informa a la secretaria para que realice la

requisición. B

Recibe el comproba

nte.

Elabora requisición y

envía el formato

Informa al jefe de dpto.

Para que gestione el

apoyo.

Gestiona apoyo con el secretario del ayuntamiento

.

Revisa la petición.


55

No

Si

B Recibe la

requisición, la da de alta y la pasa con

el Oficial mayor.

Libera la requisición.

La envía a Recursos

Materiales para la

cotización de proveedores.

Realiza la cotización de proveedores

Selecciona el proveedor y le informa a

recursos materiales.

Realiza compra

Informa al jefe de depto.

La fecha de entrega de los

uniformes.

Recibe uniformes y

se comunica

con el interesado para que

pase a recogerlos.

Entrega uniformes y

comprobante de recibo al interesado.

Recibe uniformes y

firma de recibido.

¿Excede de $4500?

Envía cotización a comité de compras.

Recibe y entrega los

uniformes al encargado.

C


56

No

Si

Si

No

¿Se Autoriza?

3

¿Solicitan apoyo

económico?

4

3

Firma el recibo y lo

entrega a la secretaria.

Envía la petición al presidente para que la

autorice o la rechace.

Analiza la petición.

2

Informa al Jefe de

Departamento de la

autorización del apoyo

económico.

Pasa a firma con el Director

de Cultura.

Le instruye a la secretaria

para que llene los

formatos.

Recibe comproba

nte.

C

Llena el formato efectivo

cheque, el acuerdo,

Elabora recibo en blanco y

recaba la firma del

interesado.

D


57


Firma la autorización.

Firma la autorización, y le informa a la secretaria

cuando puede pasar el

interesado.

. Firma la

autorización y recaba las firmas.

Informa al interesado

cuando puede pasar

por su cheque.

Firma la autorización.

3

3

Se da por enterado y

pasa a egresos por su cheque.

Una vez que contraloría

revisa la documentación, elabora el cheque y lo entrega al

interesado.

Recibe apoyo económico.

Fin



D

3


58



Enseñanza Deportiva


Convocar y organizar a la población en general actividades que fomenten la práctica, enseñanza y participación deportiva, logrando un mejor desarrollo físico, mental y social.


Secretaria General Fomento Deportivo PUESTO O UNIDAD RESPONSABLE

Coordinador de Escuelas Municipales.

Act. No.


1

Pasan con los entrenadores para que le entreguen guía de requisitos y cedula de inscripción.

Interesados

2 Entregan guía de requisitos.

Entrenadores de Escuelas Municipales

3 Reciben guía de requisitos y entregan la documentación requerida.

Interesados

4 -Si la documentación esta completa continúa en la actividad siguiente. -Si no está completa regresa al paso anterior.


5 Informa al solicitante las características y condiciones de la actividad deportiva.


6 Informa ubicación de las instalaciones deportivas, donde se lleva la enseñanza de cada deporte (basquetbol, fútbol, karate-do y voleibol) y nombre y horarios de los entrenadores.


7 Forma los equipos por edades (categoría) de cada deporte.



59

8 Inicia actividades de acuerdo al plan de trabajo y reglamento de Escuela Municipal.


9 Solicita uniformes deportivos al Jede de Departamento.


10 Entrega playeras de entrenamiento y uniformes de juego a los alumnos inscritos.


11 Reciben uniformes deportivos y pasan con el entrenador.

Interesados

12 Aplica Test/prueba por deporte (inicio de cada ciclo).


13 Contestan el test y lo entregan al entrenador.

Interesados

14 Recibe test e interpreta respuestas.


15 Desarrolla enseñanza y práctica deportiva de cada deporte.


16 Se Inscribe y participaren torneos que los convoquen o inviten las Asociaciones Deportivas, Clubes, Instituciones Oficiales o Federaciones.


17 Reportar Mensualmente al Coordinador la lista de asistencia y cedulas de inscripción de cada participante.


18 Recibe lista de asistencia y cedulas de inscripción.

Coordinador de Escuelas Municipales

19 Elabora carpetas por deporte y categoría y le informa al entrenador.


20 Informa sobre los resultados que se obtuvieron en los torneos anteriormente realizados.



60

21 Archiva los resultados obtenidos en las carpetas.


22 Analiza resultados.


23 Verifica si estuvo dentro de los 3 primeros lugares. -Sí estuvo dentro de los 3 primeros lugares continua en la actividad siguiente. -Si no estuvo en los primeros lugares termina el proceso.


24 Entrega reconocimientos a los ganadores por deporte y categoría.


25 Reciben reconocimientos.

Interesados

26 Fin del proceso.






61



Enseñanza Deportiva





PUESTO O UNIDAD RESPONSABLE Coordinador de Escuelas Municipales


Interesados Entrenadores de Escuelas Municipales Coordinador de Escuelas Municipales Jefe de Departamento

No

Si

¿Está la documentación Completa? 1

1

Informa al solicitante las características y condiciones de la actividad deportiva.

A

Inicio



Pasan con los entrenadores para que le entreguen guía de requisitos y cedula de inscripción.

Entregan guía de requisitos.

Reciben guía de requisitos y entregan la documentación requerida.


62

Informa ubicación de las instalaciones deportivas, donde se lleva la enseñanza de cada deporte (basquetbol, fútbol, karate-do y voleibol) y

nombre y horarios de los entrenadores.

A

Forma los equipos por edades (categoría) de cada deporte.

Inicia actividades de acuerdo al plan de trabajo y reglamento de Escuela Municipal.

Solicita uniformes deportivos al Jede de Departamento.

Entrega playeras de entrenamiento y uniformes de juego a los alumnos inscritos.

Reciben uniformes deportivos y pasan con el entrenador.

Recibe test e interpreta respuestas.

Aplica Test/prueba por deporte (inicio de cada ciclo).

Contestan el test y lo entregan al entrenador.

Desarrolla enseñanza y práctica deportiva de cada deporte.

Inscribir y participar en torneos que los convoquen o inviten las Asociaciones Deportivas, Clubes,

Instituciones Oficiales o Federaciones.

B


63


No

Si

Reportar Mensualmente al Coordinador la lista de asistencia y cedulas de inscripción de cada

participante.

Recibe lista de asistencia y cedulas de inscripción.

Informa sobre los resultados que se obtuvieron en los torneos anteriormente realizados.

B

Archiva los resultados obtenidos en las carpetas.

Analiza resultados.

¿Estuvo dentro de los 3 primeros lugares?

Se entregan reconocimientos a los ganadores por deporte y categoría.

Reciben reconocimientos.

Fin

2

2

Elabora carpetas por deporte y categoría y le informa al entrenador.


64



Realización de Eventos Deportivos






Coordinador Deportivo

Act. No.


1

Planea y organiza eventos/actividades deportivas.


2 -Si el evento es Municipal continúa en la actividad siguiente. -Si el evento no es Municipal continua en la actividad numero 14.


3 Realiza convocatoria y se le da a conocer a los interesados.


4 Se enteran de la convocatoria y de los requisitos.

Interesado

5 Se presentan con los promotores deportivos para inscribirse. Continua en la actividad numero 9.

Interesado

6 Elabora circular y la envía a los promotores deportivos, solicitando su presencia para la reunión, en la cual se les informara: fecha límite de inscripciones, sistema de competencia, inauguración, premiación y clausura.



65

7 Reciben circular y se presentan a la reunión.

Promotores Deportivos

8 Se lleva a cabo la reunión y una vez terminada se retiran los promotores deportivos.


9 Inscriben a los interesados y programan los juegos.


10 Entregan información al coordinador.


11 Revisa la programación y la pasa al formato de calidad.


12 Archiva la información.


13 Realizan evento o actividad deportiva y al finalizar el evento entregan la papelería al Coordinador para que la archive (actividad anterior).


14 -Si el evento es de carácter Estatal, Nacional o Internacional continúa en la actividad siguiente. -Si el evento no es de carácter Estatal, Nacional o Internacional termina el proceso.


15 Elabora el formato de la convocatoria con las especificaciones que debe cumplir, y lo entrega a la Dirección de Comunicación Social para que diseñe e imprima la convocatoria.


16 Diseña la convocatoria con las especificaciones que le solicitan.

Dirección General de Comunicación Social

17 Imprime la convocatoria y se la entrega al Coordinador.

Dirección General de Comunicación Social

18 Recibe y revisa que la convocatoria cuente con los requisitos solicitados.


19 -Si la convocatoria cuenta con las especificaciones, continua en la actividad siguiente. -Si no cuenta con ellas regresa al paso 16.



66

20 Lleva a cabo la difusión.


21 Se enteran de la convocatoria y pasan con el coordinador a inscribirse.

Interesado

22 Inscribe a los participantes.


23 Lleva a cabo el evento.


24 Aplica encuesta de satisfacción a los interesados.


25 Contesta encuesta de satisfacción y la entrega al coordinador.

Interesado

26 Recibe encuesta de satisfacción y la archiva.


27 Fin del proceso.






67



Realización de Eventos Deportivos





PUESTO O UNIDAD RESPONSABLE Coordinador Deportivo

DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Coordinador Deportivo Dirección General de Comunicación social Promotores Deportivos Interesados

No

Si

Inicio



A

Planea y organiza eventos/actividades deportivas.

¿Es evento Municipal?

Realiza convocatoria y se le da a conocer a los interesados.

Se enteran de la convocatoria y de los requisitos.

Reciben circular y se presentan a la reunión.

Se presentan con los promotores deportivos para inscribirse.

1

Elabora circular y la envía a los promotores deportivos, solicitando su presencia para la

reunión, en la cual se les informara: fecha límite de inscripciones, sistema de competencia,

inauguración, premiación y clausura.

2


68

No

Si

Se lleva a cabo la reunión y una vez terminada se retiran los promotores deportivos.

A

Entregan información al coordinador.

Inscriben a los interesados y programan los juegos.

Revisa la programación y la pasa al formato de calidad.

4

2

Realizan evento o actividad deportiva y al finalizar el evento entregan la papelería al

Coordinador para que la archive.

3

3

¿Es evento de carácter Estatal, Nacional o

Internacional?

1

4

Diseña la convocatoria con las especificaciones que le solicitan.

Recibe y revisa que la convocatoria cuente con los requisitos solicitados.

5

B

Archiva la información.

Elabora el formato de la convocatoria con las especificaciones que debe cumplir, y lo entrega a la Dirección de Comunicación Social para que diseñe e

imprima la convocatoria.

Imprime la convocatoria y se la entrega al Coordinador.


69


Fin



No

Si

¿La convocatoria cuenta con las especificaciones?

5

Lleva a cabo la difusión. Se enteran de la convocatoria y pasan con el

coordinador a inscribirse.

B

Inscribe a los participantes.

Aplica encuesta de satisfacción a los interesados. Contesta encuesta de satisfacción y la entrega

al coordinador.

4

Recibe encuesta de satisfacción y la archiva.

Lleva a cabo el evento.


70




REGISTRO CIVIL

Elaboro

Erika Hoyos Abundis


71



Matrimonios (Oficina)


Realizar y celebrar los matrimonios solicitados en oficina que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1


Encargada de Servicio

2 Reciben la guía de requisitos y entrega la documentación correspondiente. Contrayentes

3 Registra el acta de matrimonio en el sistema integral del Registro Civil e imprime un borrador para que los interesados lo revisen y firmen de conformidad, una vez que los datos sean los correctos.


4 -Si los datos están correctos continúa en la actividad siguiente. -Si no están correctos regresa a la actividad 3.

Contrayentes

5 Elabora orden de pago y la entrega a los contrayentes para que pasen a pagar a la dirección de ingresos.


6 Efectúa el pago en las oficinas de la Dirección de Ingresos de la Tesorería Municipal.

Contrayentes


72

7 Realiza el cobro y emite comprobante de pago.

Dirección de Ingresos

8 Entrega el comprobante de pago a la encargada del servicio.

Contrayentes

9 Imprime el acta original (archivo, oficialía e interesado) junto con los exhortos, convenios y capitulaciones matrimoniales.


10

Recaba las firmas de las personas que intervienen en el acto. Encargada de Servicios

11 Firman el acta y ponen sus huellas.

Contrayentes

12 Firman el acta y pasan con el Oficial de Registro. Testigos

13 Da lectura a la carta matrimonial y firma el acta de matrimonio. Oficial de Registro

14 Entrega documentos a los contrayentes.

Oficial de Registro

15 Reciben documentos (acta y carta matrimonial).

Contrayentes

16 Firma actas (archivo y oficialía) junto con exhortos, dos por cada uno de los contrayentes y entrega a la Encargada de Servicios.

Oficial de Registro Civil

17 Recibe y entrega las actas junto con los exhortos al encargado de archivo para que lleve a cabo su distribución.


18 Recibe actas para la elaboración del libro de matrimonio.

Encargada de Archivo

19 Envía los exhortos al lugar donde están registrados los contrayentes.



73

20 Fin del proceso.




Gregorio Torres Quintero #80 Colima Col. Lunes a Viernes de: 8:30 am_ 15:00 pm


74



Matrimonios (Oficina)


Realizar y celebrar los matrimonios solicitados en oficina, que cumplan con los requisitos






Encargada de Servicios Contrayentes Dirección de Ingresos Testigos Oficial de Registro Encargado de Archivo

Inicio



Saluda a los solicitantes y hacer entrega de la guía de

requisitos.

1

A

Reciben guía de requisitos, y entregan la documentación

requerida.

Se registra el acta de matrimonio en el sistema integral del Registro Civil y

Se imprime un borrador para que los interesados lo

revisen y firmen de conformidad una vez que los datos sean correctos.


75

Si

No

¿Datos Correctos?

1

Recibe la orden de pago y pasa a la caja.

Recaba las firmas de las personas que intervienen en

el acto (interesados y testigos) y la huella de los

contrayentes.

Firman el acta y ponen sus huellas.

Firman el acta y pasan con el Oficial de Registro.

Da lectura a la carta matrimonial y firma el acta

de matrimonio.

A

Entrega documentos a los contrayentes (acta y carta

matrimonial).

Firma actas (archivo y oficialía) junto con exhortos y entrega a

la Encargada de Servicios.

2

B

Recibe el borrador y revisa que los datos estén correctos.

Elabora la orden de pago para que el solicitante pase a

pagar a la dirección de ingresos.

Realiza el cobro y emite comprobante.

Entrega el comprobante de pago.

Recibe comprobante de pago e imprime el acta original en 3 tantos (archivo, oficialía e

interesado) junto con los exhortos, convenios y carta

matrimonial.

Recibe acta y carta matrimonial.

Recibe y entrega las actas junto con los exhortos.


76


Fin



B

Recibe actas para la elaboración del libro de

matrimonio.

2

Envía los exhortos al lugar donde están registrados los

contrayentes. .


77



Matrimonios (Domicilio)


Realizar y celebrar los matrimonios en el domicilio solicitado por el interesado, siempre y cuando se cumpla con los requisitos.





Act. No.


1



2 Reciben guía de requisitos y pasan con el Oficial Secretaria.

Contrayentes

3 Verifica que se tenga disponibilidad en la agenda.

Oficial Secretaria

4 -Si está disponible se agenda y se le informa a la Encargada de Servicio, para que elabore la orden de pago. -Si no está disponible se busca alguna otra fecha.

Oficial Secretaria

5 -Si se llega a un acuerdo con otra fecha se le informa a la Encargada de Servicio, para que elabore la orden de pago. -Si no se acuerda otra fecha se termina el proceso.

Oficial Secretaria




78

7 Efectúa el pago en las oficinas de la Dirección de Ingresos de la Tesorería Municipal. Contrayentes



9 Entrega comprobante de pago a la encargada del servicio.

Contrayentes

10 Se agenda con lugar, hora y fecha. Oficial Secretaria

11 Informa a los contrayentes que deben presentar los documentos 5 días antes. Oficial Secretaria

12 Presentan documentación requerida. Contrayentes

13 Recibe documentación y registra el acta de matrimonio en el sistema integral del Registro Civil, imprime un borrador para que los interesados lo revisen y firmen de conformidad, una vez que los datos sean los correctos.


14 -Si los datos están correctos continúa en la actividad siguiente. -Si no están correctos se registra nuevamente el acta de matrimonio.

Contrayentes

15 Corrobora hora, fecha y lugar en el que se llevara a cabo el matrimonio.


16 Imprime el acta original en 3 tantos (archivo, oficialía e interesado) junto con los exhortos, convenios y carta matrimonial y se le notifica al oficial de registro.


17 Se presenta al lugar donde se llevara a cabo el matrimonio.


18 Recaba las firmas de las personas que intervienen en el acto. Oficial de Registro Civil

19 Firman el acta.

Testigos


79

20 Firman el acta y ponen sus huellas. Contrayentes

21 Da lectura a la carta matrimonial y firma el acta de matrimonio. Oficial de Registro Civil

22 Entrega documentos a los contrayentes (acta y carta matrimonial) y se despide. Oficial de Registro Civil

23 Recibe acta y carta matrimonial.

Contrayentes

24 El oficial firma acta (archivo y oficialía) junto con exhortos, dos por cada uno de los contrayentes, entrega a la encargada de servicios estos documentos para su distribución correspondiente.


25 Recibe y entrega las actas junto con los exhortos al encargado de archivo para que lleve a cabo sus actividades.






28 Fin del proceso.






80



Matrimonios (Domicilio)


Realizar y celebrar los matrimonios en el domicilio solicitado por el interesado, siempre y cuando se cumpla con los requisitos.






Encargada de Servicios Contrayentes Oficial Secretaria Dirección de Ingresos Testigos Oficial de Registro Encargado de Archivo

No

Si Si

No

Inicio



Saludar a los solicitantes y hacer entrega de la guía

de requisitos.

¿Agenda Disponible?


1

A

Verifica que se tenga disponibilidad en la

agenda.

Informa a la Encargada de Servicios, para que

elabore orden de pago.

¿Se acuerda otra fecha?

Reciben la guía de requisitos, y pasan con

el Oficial Secretaria. Para indicar la fecha en la que desean casarse.

Elabora la orden de pago para que el

solicitante pase a pagar a la dirección de

ingresos.



81

No

Si

2

A

Se agenda hora, lugar y fecha

Informa a los contrayentes que deben

presentar los documentos 5 días antes.

2

Datos Correctos

B

Corrobora hora, fecha y lugar en el que se llevara

a cabo el matrimonio.

Se presenta al lugar del evento.

Recibe documentación y registra el acta de matrimonio en el

sistema integral del Registro Civil.

Se imprime un borrador para que los interesados

lo revisen y firmen de conformidad una vez

que los datos sean correctos.


Entregan la documentación

requerida.

Recibe el borrador y se revisa que los datos

estén correctos.

Imprime el acta original en 3 tantos (archivo, oficialía e interesado)

junto con los exhortos, convenios y carta

matrimonial. Se le notifica al Oficial

de Registro.


82


Recaba las firmas de las personas que intervienen en el acto (interesados y testigos) y la huella de

los contrayentes.


Firman el acta.

Da lectura a la carta matrimonial y firma el acta de matrimonio.

Fin



Entrega documentos a los contrayentes (acta y carta matrimonial).

Y se despide.

Firma acta (archivo y oficialía) junto con

exhortos.

Envía los exhortos al lugar donde están

registrados los contrayentes.

B

1

1


Recibe actas y se las entrega a la

Encargada de Archivo.

Recibe actas para la elaboración del libro

de matrimonio.


83



Matrimonios (Nacionales con Extranjeros)


Realizar y celebrar los Matrimonios solicitados de Nacionales con Extranjeros que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1



2 Reciben la guía de requisitos y entrega la documentación correspondiente. Contrayentes



4 -Si los datos están correctos continúa en la actividad siguiente. -Si no están correctos los datos se regresa actividad 3.

Contrayentes




Contrayentes


84




Contrayentes



10

Se recaban las firmas de las personas que intervienen en el acto. Encargada de Servicios


Contrayentes

12 Firman el acta y pasan con el Oficial de Registro. Testigos

13 Da lectura a la carta matrimonial y firma el acta de matrimonio. Oficial de Registro Civil

14 Entrega documentos a los contrayentes.


15 Reciben documentos (acta y carta matrimonial).

Contrayentes

16 Firma actas (archivo y oficialía) junto con exhortos, dos por cada uno de los contrayentes.


17 Recibe y entrega las actas junto con los exhortos al encargado de archivo para que lleve a cabo su distribución.







85

20 Fin del proceso.






86



Matrimonios (Nacionales con Extranjeros)


Realizar y celebrar los Matrimonios solicitados de Nacionales con Extranjeros que cumplan con los requisitos.






Encargada de Servicios Contrayentes Dirección de Ingresos Testigos Oficial de Registro Encargado de Archivo

Inicio




requisitos.

1

A

Reciben la guía de requisitos, y entregan la documentación

requerida.

Registra el acta de matrimonio en el sistema integral del

Registro Civil e imprime un borrador para que los

interesados lo revisen y firmen de conformidad una vez que

los datos sean correctos.


87

No Si

Datos Correctos

1




contrayentes.


Firman el acta y pasan con el Oficial de Registro.

Da lectura a la carta matrimonial y firma acta de

matrimonio.

A

Entrega documentos a los contrayentes (acta y carta

matrimonial).

Firma actas (archivo y oficialía) junto con exhortos.

2

B






Recibe comprobante de pago e imprime el acta original en 3 tantos (archivo, oficialía e

interesado) junto con los exhortos, convenios y carta

matrimonial.


Recibe y entrega las actas junto con los exhortos.


88


Fin



B


matrimonio.

2

Envía los exhortos al lugar donde están registrados los

contrayentes. .


89



Constancia de Soltería


Realizar y entregar Constancias de Soltería a los interesados que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1 Saludar al solicitante y pedirle el acta de nacimiento. Encargada de Servicio

2 Presenta acta de nacimiento. Interesado

3 Se hace la búsqueda en el sistema integral del Registro Civil. Encargada de Servicio

4 Una vez que son localizados los datos se elabora la orden de pago y la entrega a los interesados para que pasen a pagar a la dirección de ingresos.



Interesado

6 Realiza el cobro y emite comprobante de pago. Dirección de Ingresos


90

7 Entrega el comprobante de pago.

Interesado

8 Imprime constancia de soltería y pasa a firma con el Oficial de Registro Civil.


9 Firma la constancia de soltería y la entrega a la Encargada del Servicio. Oficial de Registro

10 Recibe y entrega constancia de soltería a los interesados y órdenes de pago a la Encargada de Archivo.


11 Recibe constancia de soltería. Interesado

12 Recibe órdenes de pago para la elaboración del libro.

Encargada de archivo

13 Fin del proceso.






91



Constancia de Soltería


Realizar y entregar Constancias de Soltería a los interesados que cumplan con los requisitos.






Encargada de Servicios Interesado Dirección de Ingresos Oficial de Registro Encargado de Archivo

Inicio



Saludar al solicitante y pedirle el acta de nacimiento

Una vez que son localizados los datos, se elabora la orden de pago

para que el solicitante pase a pagar.

Se hace la búsqueda en el sistema integral del Registro Civil.


A

Presenta copia del acta de nacimiento.



92



Recibe comprobante de pago e imprime constancia de soltería.

A

Pasa a firma con el Oficial de Registro Civil.

Firma la constancia de soltería.

Recibe constancia y se la entrega a los interesados y a la Encargada de Archivo.

Fin



Recibe constancia de soltería.

Recibe orden de pago para elaboración del informe mensual.


93



Inscripción de Matrimonios de Extranjeros


Realizar la Inscripción de Matrimonios de Extranjeros, que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1



2 Reciben la guía de requisitos y entrega la documentación correspondiente Interesados



4 Se revisa que los datos estén correctos. -Si los datos están correctos continúa en la actividad siguiente. -Si no están correctos se regresa a la actividad 3.

Interesados




Interesados




94

8 Entrega el comprobante de pago, a la encargada del servicio.

Interesados



10



Interesados

12 Firman el acta. Testigos

13 Firma actas de inscripción de matrimonio (archivo y oficialía) y después los entrega a la Encargada del Servicio.


14 Recibe y entrega las actas de inscripción de matrimonio


15 Reciben actas de inscripción de matrimonio.

Interesados



17 Fin del proceso.






95



Inscripción de Matrimonios de Extranjeros


Realizar la Inscripción de Matrimonios de Extranjeros, que cumplan con los requisitos.






Encargada de Servicios Interesados Dirección de Ingresos Testigos Oficial de Registro Encargado de Archivo

Inicio



Saludar a los solicitantes y hacer entrega de la guía de

requisitos.

Se registra el acta de matrimonio en el sistema integral del Registro Civil y

Se imprime un borrador para que los interesados lo


Reciben la guía de requisitos, y entregan la

documentación requerida.

1

A


96

Si

No Datos

Correctos

1

Entrega comprobante de pago.


Se realiza el cobro y se entrega al solicitante.

Elabora la orden de pago para que el solicitante pase

a pagar a la dirección de

ingresos.

Recibe acta de inscripción de matrimonio.



contrayentes.


Firman el acta.

Firma actas de inscripción de matrimonio (archivo y

oficialía), después los entrega a la Encargada del

Servicio.


matrimonio.

Fin



A

Recibe comprobante de pago e imprime el acta

original en 3 tantos (archivo, oficialía e interesado) junto con los exhortos, convenios

y carta matrimonial.

Recibe y entrega las actas de inscripción de

matrimonio.

Recibe el borrador y revisa que los datos estén

correctos.


97



98



Divorcio Administrativo (Separación de Bienes)


Realizar y celebrar los Divorcios Administrativos solicitados, que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1



2 Reciben guía de requisitos y entregan la documentación correspondiente. Interesados

3 Se capturan datos en la solicitud de divorcio y se imprime un borrador para que los interesados y los testigos lo revisen y firmen de conformidad.


4 Revisa que los datos estén correctos. -Si los datos están correctos continúa en la actividad siguiente. -Si no están correctos se regresa a la actividad 3.

Interesados

5 Se agenda una cita 15 días después para firmar el acta de divorcio.


6 15 días después se presentan para firmar el acta de divorcio.

Interesados


99

7 Elabora orden de pago y la entrega a los interesados para que pasen a pagar a la dirección de ingresos.


8 Efectúa el pago en las oficinas de la Dirección de Ingresos de la Tesorería Municipal. Interesados

9 Recibe y emite comprobante de pago. Dirección de Ingresos


Interesados

11 Captura acta de divorcio e imprime el acta original (archivo, oficialía e interesado).


12 Firman el acta.

Interesados

13 Firman el acta.

Testigos

14 Firma el acta y la entrega a la Encargada de Servicios.


15 Recibe, Sella y entrega actas de divorcio a los interesados y a la encargada de archivo.


16 Reciben actas de divorcio.

Interesados

17 Recibe actas de divorcio para la elaboración del libro de divorcios.


18 Fin del proceso.


100






101



Divorcio Administrativo (Separación de Bienes)


Realizar y celebrar los Divorcios Administrativos solicitados, que cumplan con los requisitos.







Inicio




requisitos.

1


requerida.

Capturan datos en la solicitud de divorcio y

Se imprime un borrador para que los interesados y los

testigos lo revisen y firmen de

conformidad una vez que los datos sean correctos.

A


102

No Si

1

Datos Correctos


Captura el acta original de divorcio imprimiendo. En 3 tantos (archivo, oficialía e

interesado).

Firman la solicitud y ponen sus huellas.

Firman la solicitud.

Fin



A

Recibe actas y las entrega a los interesados y a la Encargada de Archivo.

Sella y Firma acta Firman el acta.

Firman el acta.

Se agenda una cita 15 días después, para firmar el acta y se le informa al interesado.



15 días después se presentan para firmar el acta.




Reciben acta de divorcio.


divorcio.


103



104



Divorcio Administrativo (Sociedad Conyugal)


Realizar y celebrar los Divorcios Administrativos solicitados que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1



2 Recibe la guía de requisitos y entrega la documentación correspondiente. Interesados

3 Se capturan datos en la solicitud de divorcio y se imprime un borrador para que los interesados y los testigos lo revisen y firmen de conformidad.



Interesados

5 Se agenda una cita 15 días después para firmar el acta de divorcio.


6 15 días después se presentan para firmar el acta de divorcio.

Interesados


105



8 Efectúa el pago en las oficinas de la Dirección de Ingresos de la Tesorería Municipal. Interesados

9 Recibe y emite comprobante de pago. Dirección de Ingresos

10 Entrega comprobante de pago a la encargada del servicio.

Interesados

11 Captura acta de divorcio e imprime el acta original (archivo, oficialía e interesado).


12 Firman el acta.

Interesados

13 Firman el acta.

Testigos



15 Sella y entrega actas de divorcio a los interesados y a la encargada de archivo. Encargada de Servicios

16 Reciben actas de divorcio.

Interesados

17 Recibe actas de divorcio para la elaboración del libro de divorcios.


18 Fin del proceso.


106






107



Divorcio Administrativo (Sociedad Conyugal)


Realizar y celebrar los Divorcios Administrativos solicitados que cumplan con los requisitos.







Inicio




requisitos.

1


requerida.

Se capturan datos en la solicitud de divorcio y

Se imprime un borrador para que los interesados y los

testigos lo revisen y firmen de


A


108

No Si

1

Datos Correctos


Captura el acta original de divorcio imprimiendo. En 3 tantos (archivo, oficialía e

interesado).

Firman la solicitud y ponen sus huellas.

Firman la solicitud.

Fin



A

Recibe actas y las entrega a los interesados y a la Encargada de Archivo.

Sella y Firma acta Firman el acta.

Firman el acta.

Se agenda una cita 15 días después, para firmar el acta y se le informa al interesado.



15 días después se presentan para firmar el acta.




Reciben acta de divorcio.


divorcio.


109



110



Divorcio por Orden Judicial


Llevar a cabo los Divorcios por Orden Judicial que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1

Saludar al solicitante y pedirle la sentencia judicial.


2 Presenta oficio de sentencia judicial dirigido a la Oficialía de Registro Civil donde quedo asentado el matrimonio.

Interesado

3 Revisa que la documentación este en orden. -Si es correcta continúa con la actividad siguiente. -Si no es correcta regresa a La actividad 2.


4 Elabora orden de pago y entrega al interesado para que pase a pagar a la dirección de ingresos.


5 Efectúa el pago en las oficinas de la Dirección de Ingresos de la Tesorería Municipal. Interesado



111


Interesado

8 Notica la fecha en la que puede pasar a recoger el acta de divorcio. Encargada de Servicio

9 Se presenta a recoger el acta de divorcio. Interesado

10 Elabora acta de divorcio con base a la sentencia judicial e imprime 3 tantos y las sella.


11 Firma el acta de divorcio y las regresa a la Encargada de Servicios. Oficial de Registro Civil

12 Entrega actas de divorcio al interesado y al Encargado de Archivo. Encargada de Servicios

13 Recibe acta de divorcio. Interesado

14 Recibe actas de divorcio para la elaboración del libro.


15 Fin del proceso.






112



Divorcio por Orden Judicial


Llevar a cabo los Divorcios por Orden Judicial que cumplan con los requisitos.





DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Encargada de Servicio Interesado Dirección de Ingresos Oficial de Registro Encargado de Archivo

No

Si

Inicio



Realiza el cobro y se entrega al solicitante

A

Saluda al solicitante y le pide la sentencia judicial.

Elabora la orden de pago para que el solicitante pase a pagar a la

dirección de ingresos.

¿Documento En orden?

Entrega el oficio de sentencia judicial.



113


Firma acta de divorcio.

Fin



. Recibe y entrega actas de

divorcio al Interesado y a la Encargada de Archivo..

Se presenta a recoger su acta.

Elabora acta de divorcio con base a la sentencia judicial e imprime 3

tantos y las sella.

Recibe acta de divorcio.

Recibe actas para la elaboración del libro de divorcio.

A

Recibe comprobante de pago y se le notifica fecha al interesado para

recoger su acta de divorcio.



114



Inscripción de Divorcio por Orden Judicial


Llevar a cabo las Inscripciones de Divorcio por Orden Judicial que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1

Saludar al solicitante y pedirle la sentencia judicial.


2 Presenta oficio de sentencia judicial dirigido a la Oficialía de Registro Civil donde quedo asentado el matrimonio.

Interesado

3 Revisa que la documentación este en orden. -Si es correcta continúa con la actividad siguiente. -Si no es correcta regresa al interesado a que se lo modifiquen.


4 Elabora orden de pago y entrega al interesado para que pasen a pagar a la dirección de ingresos.


5 Efectúa el pago en las oficinas de la Dirección de Ingresos de la Tesorería Municipal. Interesado



115


Interesado

8 Notica la fecha en la que puede pasar a recoger la inscripción de divorcio. Encargada de Servicio

9 Se presenta a recoger su inscripción de divorcio. Interesado

10 Elabora acta de divorcio con base a la sentencia judicial e imprime 3 tantos y las sella.


11 Firma la inscripción de divorcio y la regresa a la Encargada de Servicios. Oficial de Registro Civil

12 Entrega inscripción de divorcio al interesado y al Encargado de Archivo. Encargada de Servicios

13 Recibe inscripción de divorcio. Interesado

14 Recibe inscripción de divorcio para la elaboración del libro.


15 Fin del proceso.






116

DIAGRAMA GENERAL DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Inscripción de Divorcio por Orden Judicial DESCRIPCIÓN GENÉRICA DEL PROCEDIMIENTO

Llevar a cabo las Inscripciones de Divorcio por Orden Judicial que cumplan con los requisitos.

DEPENDENCIA DIRECCIÓN O ÁREA RESPONSABLE Secretaria General Registro Civil

PUESTO O UNIDAD RESPONSABLE Encargada de Servicios

DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Encargada de Servicio Interesado Dirección de Ingresos Oficial de Registro Encargado de Archivo

No

Si

Inicio



Realiza el cobro y se entrega al solicitante

A

Saluda al solicitante y le pide la sentencia judicial.

Elabora la orden de pago para que el solicitante pase a pagar a la


¿Documento En orden?

Entrega el oficio de sentencia judicial.



117


Firma acta de divorcio.

Fin



. Recibe y entrega inscripción

de divorcio al Interesado y a la Encargada de Archivo..

Recibe comprobante de pago y se le notifica fecha al interesado para recoger su inscripción de divorcio.


Se presenta a recoger su inscripción.

Elabora inscripción de divorcio con base a la sentencia judicial e imprime 3 tantos y las sella.

Recibe inscripción de divorcio.

Recibe inscripción para la elaboración del libro de divorcio.

A


118



Adopción Simple


Llevar a cabo las Adopciones Simples solicitadas, que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1

Saludar a los solicitantes y solicitar el oficio de adopción.


2 Presentar oficio de adopción emitido por el juzgado que llevo a cabo el trámite. Padres Adoptivos

3 Se revisa que la documentación esta completa. -Si esta correcta continúa en la actividad siguiente. -Si no están correcta se regresa a la actividad 2.




5 Efectúa el pago en las oficinas de la Dirección de Ingresos de la Tesorería Municipal. Padres Adoptivos



119


Padres Adoptivos

8 Elabora acta de adopción con base a los datos con que cuenta el acta emitida por el juez, e imprime 3 tantos y las sella.


9 Pasa a firma con el Oficial de Registro. Encargada de Servicios

10 Firma el acta de adopción y la entrega a la Encargada de Servicios.

Oficial de Registro

11 Entrega actas a los padres adoptantes y al Encargado de Archivo. Encargada de Servicios

12 Reciben actas de adopción

Padres Adoptivos

13 Recibe actas de adopción para la elaboración del libro.


14 Fin del proceso.






120



Adopciones Simple


Llevar a cabo las Adopciones Simples solicitadas que cumplan con los requisitos.






Encargada de Servicios Padres Adoptivos Adoptado Dirección de Ingresos Oficial de Registro Encargado de Archivo

No

Si

Inicio



Saludar a los solicitantes y solicitar el oficio de

adopción.

Elabora la orden de pago para que el solicitante pase a pagar

a la dirección de ingresos.

¿Doc. Correcta?


Realiza el cobro y se entrega al solicitante.

A

Entrega oficio de adopción emitido por el juzgado que

llevo a cabo el trámite.


121


Revisa y firma el acta de adopción.

Fin



A

Pasa a firmas con el Oficial de Registro Civil.

Recibe actas de adopción para la elaboración del libro de

nacimientos.


Recibe comprobante de pago y elabora acta de adopción con base a la sentencia e

imprime 3 tantos y las sella.

Reciben acta de adopción

Recibe actas y lleva a cabo su distribución.


122



Constancia de Extemporaneidad


Entregar Constancias de Extemporaneidad a los interesados que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1 Saludar al solicitante y pedirle el acta de nacimiento. Encargada de Servicio

2 Presentar acta de nacimiento. Interesado

3 Se hace la búsqueda en el sistema integral del Registro Civil. Encargada de Servicio

4 Una vez que son localizados los datos se elabora la orden de pago y la entrega a los interesados para que pasen a pagar a la dirección de ingresos.



Interesado



123

7 Entrega el comprobante de pago.

Interesado

8 Imprime constancia de extemporaneidad y pasa a firma con el Oficial de Registro.


9 Firma la constancia de extemporaneidad y la entrega a la Encargada del Servicio. Oficial de Registro

10 Recibe y entrega constancia de extemporaneidad a los interesados y órdenes de pago a la Encargada de Archivo.


11 Recibe constancia de extemporaneidad.

Interesado

12 Recibe órdenes de pago para la elaboración del libro.


13 Fin del proceso.






124



Constancia de Extemporaneidad


Entregar Constancias de Extemporaneidad a los interesados que cumplan con los requisitos.







Inicio



Saludar a los solicitantes y pedirles el acta de nacimiento.

Una vez que son localizados los datos, se elabora la orden de pago

para que el solicitante pase a pagar.

Se hace la búsqueda en el sistema integral del Registro Civil.



Recibe comprobante de pago e imprime constancia de

extemporaneidad.

A

Presenta copia del acta de nacimiento.



125


A


Firma la constancia de extemporaneidad.

Recibe constancia y se la entrega a los interesados y a la Encargada de Archivo.

Fin



Recibe constancia de extemporaneidad.

Recibe orden de pago para elaboración del informe mensual.


126



Anotaciones (Rectificación o Aclaración) Marginales


Llevar a cabo las anotaciones, Rectificaciones o Aclaraciones Marginales solicitadas, siempre y cuando cumplan con lo requerido.




Oficial Secretaria

Act. No.


1

Saludar al solicitante y pedirle la resolución administrativa de la Dirección del Registro Civil y cuestionar el tipo error que tiene el acta pueden ser: *Nacimientos *Matrimonios *Divorcio *Defunción

Oficial Secretaria

2 Entrega la resolución administrativa de la dirección del Registro Civil.

Interesado

3 Recibe la resolución administrativa y si trae el acta corregida también. Oficial Secretaria

4 -Si trae el acta corregida se elabora orden de pago de la de la Anotación Marginal. -Si no trae el acta corregida se elabora orden de pago de la copia certificada y de la Anotación Marginal.

Oficial Secretaria


127

5 Se le orienta al interesado para que pase a pagar a la Dirección de Ingresos. Oficial Secretaria

6 Pasa a la Dirección de Ingresos a realizar el pago. Interesado

7 Realiza el cobro y emite comprobante al solicitante Dirección de Ingresos

8 Recibe y entrega comprobante de pago a la oficial secretaria. Interesado

9 Recibe comprobante de pago y firma y sella de recibido la copia de resolución. Oficial Secretaria

10 Se corrige el acta en el sistema.

Oficial Secretaria

11 -Si el interesado ya la traía el acta corregida continua en el paso 12. -Si no la traía corregida continua en el paso 14.

Oficial Secretaria

12 Entrega la copia de resolución y acta corregida o copia certificada corregida.

Oficial Secretaria

13 El interesado recibe su copia de resolución y acta corregida o su copia certificada corregida y se termina el proceso.

Oficial Secretaria

14 Solicita copia certificada a la Encargada de archivo.

Oficial Secretaria

15 Entrega copia certificada al Oficial Secretaria. Encargada de Archivo

16 Recibe copia certificada y regresa al paso 12.

Oficial Secretaria

17 Saca el libro y lo entrega al Oficial Secretaria. Encargada de Archivo


128

18 Recibe el libro y realiza la anotación marginal, después se pasa con el oficial para que firme el libro.

Oficial Secretaria

19 Firma el libro. Oficial de Registro

20 Fin del proceso.






129



Anotaciones (Rectificación o Aclaración) Marginales


Llevar a cabo las anotaciones, Rectificaciones o Aclaraciones Marginales solicitadas, siempre y cuando cumplan con lo requerido.






Oficial Secretaria Interesado Dirección de Ingresos Oficial de Registro Encargado de Archivo

No

No

Si

Inicio



Saludar a los solicitantes y pedirles la resolución administrativa. Cuestionar el tipo error que tiene el acta puede ser: *Nacimientos, *Matrimonios *Divorcio y *Defunción.

Entrega la resolución administrativa de la dirección del

Registro Civil.

Recibe la resolución administrativa y si trae el acta

corregida también.

A

1

Elabora orden de pago de la copia certificada corregida y de la anotación

marginal y se entrega.

¿Acta corregida?


130

No Si

A


1

Recibe el comprobante de pago, Firma y sella de recibido la copia de

resolución.

Corrige el acta en el sistema.

Recibe Documentos.

¿El interesado traía el acta corregida

impresa?

2

Saca el libro y se lo entrega al Oficial Secretaria.

Firma el libro.

Recibe el libro y lleva a cabo la anotación marginal, después se pasa con el oficial para que firme el libro

Fin



2

Solicita copia certificada en archivo.

Entrega la copia de resolución.

Saca copia certificada y la entrega.

Recibe y pasa a la Dirección de Ingresos a pagar.

3

3

Recibe y entrega copia certificada junto con la copia de resolución.

4

4

Se elabora orden de pago de la anotación marginal y se entrega al

interesado.

Realiza el cobro y entrega comprobante al solicitante.


131



132



Concesión del Panteón (Gaveta) Terreno, Construcción, Limpieza y Titulo


Elaborar los Títulos de Propiedad a los interesados que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1

Solicitan en el panteón la compra del terreno.

Interesado

2 Entrega al interesado un memorándum que contiene la descripción del terreno, junto con la orden de pago y le informa al interesado que debe pasar a la Dirección de Ingresos a pagar.

Encargado del Panteón

3 Recibe memorándum y orden de pago y pasa a la dirección de ingresos a pagar. Interesado

4 Realiza el cobro y emite comprobante de pago, le informa que debe pasar con la Encargada de Servicios a continuar el proceso.


5 Entrega comprobante de pago y memorándum.

Interesado

6 Recibe documentos y realiza el título de propiedad conforme a lo establecido. Encargada de Servicios


133

7 Pasa a firma con Oficial de Registro Civil. Encargada de Servicios

8 Firma el título de propiedad y lo entrega a la Encargada de Servicio para que realice su distribución.


9 Recibe título de propiedad lo sella y entrega al interesado. Encargada de Servicios

10 Recibe título de propiedad.

Interesado

11 Entrega copia del título de propiedad al Encargado de Archivo.


12 Recibe copia del título de propiedad para elaboración del expediente.


13 Fin del proceso.






134



Concesión del Panteón (Gaveta) Terreno, Construcción, Limpieza y Titulo


Elaborar los Títulos de Propiedad a los interesados que cumplan con los requisitos.






Encargada de Servicios Interesado Encargado del Panteón Dirección de Ingresos Oficial de Registro Encargado de Archivo

Inicio



Solicita la compra de un terreno en el panteón.

Recibe el memorándum y pasa a la Dirección de

Ingresos a realizar el pago.

Entrega comprobante de pago y memorándum.

A

Entrega un memorándum con la descripción del

terreno y le informa que pase a Ingresos a pagar.

Realiza el cobro y entrega comprobante al solicitante,

informándole que pase con la Encargada de Servicios a

continuar el proceso. Recibe documentos y realiza

el título de propiedad conforme a lo establecido en

el memorándum.


135


Fin



A


Firma el título de propiedad y lo entrega a la encargada

de servicio.

Recibe título de propiedad, lo sella y lo

entrega.

1

1

Recibe título de propiedad.

Entrega copia del título de propiedad.

Recibe copia de título de propiedad, para

elaboración de expediente.


136



Duplicado de Titulo de Propiedad


Realizar y Entregar los Duplicados de Títulos de Propiedad a los interesados que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1

Saluda al interesado y pregunta sobre el servicio que desea realizar.


2 Solicita un duplicado de titulo.

Interesado

3 Informa al interesado que debe pasar al Departamento Jurídico a solicitar autorización de duplicado de titulo.


4 Solicita el permiso para obtención de duplicado de titulo

Interesado

5 Entrega permiso para obtención de duplicado de titulo

Departamento Jurídico

6 Recibe autorización del Departamento Jurídico y la entrega a la encargada de servicio.

Interesado


137

7 Recibe documentos y elabora la orden de pago para que el solicitante pase a pagar a la dirección de ingresos.


8 Recibe orden de pago y pasa a la Dirección de Ingresos a realizar el pago. Interesado

9 Realiza el cobro emite comprobante de pago. Dirección de Ingresos

10 Entrega comprobante a la Encargada de Servicios

Interesado

11 Recibe comprobante de pago y lleva a cabo el registra en el sistema integral de Registro Civil.


12 Imprime y se sella el duplicado de titulo.


13 Pasa a firma con el Oficial de Registro Civil. Encargada de Servicios

14 Firma el título de propiedad y lo entrega a la Encargada de Servicios


15 Recibe duplicado de titulo, lo sella y lo entrega a los interesados y a la Encargada de Archivo.


16 Recibe duplicado de titulo.

Interesado

17 Recibe copia del duplicado de titulo para elaboración del expediente.


18 Fin del proceso.






138



Duplicado de Titulo de Propiedad


Realizar y Entregar los Duplicados de Títulos de Propiedad a los interesados que cumplan con los requisitos.






Encargada de Servicios Interesado Departamento Jurídico Dirección de Ingresos Oficial de Registro Encargado de Archivo

Inicio



Solicita un duplicado de titulo.

Recibe autorización del Departamento Jurídico y la entrega a la encargada de

servicio.

Saluda al interesado y pregunta sobre el servicio

que desea realizar.

Pasa al departamento jurídico a solicitar

autorización.

Informa al interesado que debe pasar al Departamento

Jurídico a solicitar autorización de duplicado de

titulo.

A

Entrega permiso para obtención de duplicado de

titulo

Recibe orden de pago y pasa a caja.

Recibe documentos y elabora orden de pago para que el

interesado pase a pagar a la Dirección de Ingresos.

Recibe y emite comprobante de pago.


139


Recibe duplicados de títulos, los sella y

entrega.

Fin



A

Imprime y sella el duplicado de titulo.


de servicio.

Entrega comprobante.

Pasa a firma con el Oficial de Registro

Lleva a cabo el Registro en el Sistema Integra de

Registro Civil

Recibe duplicado de titulo.

Recibe copia del duplicado de titulo para elaboración del

expediente.


140



Traspaso de Titulo de propiedad


Otorgar los Traspasos de Títulos de Propiedad a los interesados que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1

Saluda al interesado y pregunta sobre el servicio que desea realizar.


2 Solicita un traspaso de titulo.

Interesado

3 Informa al interesado que debe pasar al Departamento Jurídico a solicitar autorización de traspaso de titulo.


4 Solicita el permiso para obtención de traspaso de titulo

Interesado

5 Entrega permiso para obtención de traspaso de titulo

Departamento Jurídico

6 Recibe autorización del Departamento Jurídico y la entrega a la encargada de servicio.

Interesado


141

7 Recibe documentos y elabora la orden de pago para que el solicitante pase a pagar a la dirección de ingresos.


8 Recibe orden de pago y pasa a la Dirección de Ingresos a realizar el pago. Interesado

9 Realiza el cobro emite comprobante de pago. Dirección de Ingresos

10 Entrega comprobante a la Encargada de Servicios

Interesado

11 Recibe comprobante de pago y lleva a cabo el registra en el sistema integral de Registro Civil.


12 Imprime y se sella el traspaso de titulo.


13 Pasa a firma con el Oficial de Registro Civil. Encargada de Servicios

14 Firma el título de propiedad y lo entrega a la Encargada de Servicios


15 Recibe traspaso de titulo, lo sella y lo entrega a los interesados y a la Encargada de Archivo.


16 Recibe traspaso de titulo.

Interesado

17 Recibe copia del traspaso de titulo para elaboración del expediente.


18 Fin del proceso.






142



Traspaso de Titulo de propiedad


Otorgar los Traspasos de Títulos de Propiedad a los interesados que cumplan con los requisitos.






Encargada de Servicios Interesado Departamento Jurídico Dirección de Ingresos Oficial de Registro Encargado de Archivo

Inicio



Solicita un traspaso de titulo.

Recibe autorización del Departamento Jurídico y la entrega a la encargada de

servicio.

Saluda al interesado y pregunta sobre el servicio

que desea realizar.

Pasa al departamento jurídico a solicitar

autorización.

Informa al interesado que debe pasar al Departamento

Jurídico a solicitar autorización de traspaso de

titulo.

A

Entrega permiso para obtención de traspaso de

titulo


Recibe documentos y elabora orden de pago para que el

interesado pase a pagar a la Dirección de Ingresos.



143


Recibe traspaso de títulos, los sella y

entrega.

Fin



A

Imprime y sella el traspaso de titulo.


de servicio.

Entrega comprobante.

Pasa a firma con el Oficial de Registro

Lleva a cabo el Registro en el Sistema Integra de

Registro Civil

Recibe traspaso de titulo.

Recibe copia del traspaso de titulo para elaboración del

expediente.


144



Registro de Nacimiento en tiempo (0_6 meses)


Registrar a todos los bebes menores de 6 meses, que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1




3 Se registra el acta de nacimiento en el sistema integral del Registro Civil, se imprime un borrador para que los interesados lo revisen y firmen de conformidad, una vez que los datos sean los correctos.


4 Revisan que los datos estén correctos. -Si los datos están correctos continúa en la actividad siguiente. -Si no están correctos se regresa a la actividad 3.

Interesados

5 Imprime y sella el acta original en 3 tantos (archivo, oficialía e interesado). Encargada de Servicio


145

6 Recaba las firmas de las personas que intervienen en el acto y se sella.


7 Firman el acta.

Interesados

8 Coloca su huella. Niño


10 Firma el acta del interesado. Oficial de Registro

11 Entrega acta y CURP a los interesados y a la Encargada de Archivo.


12 Reciben acta y CURP.

Interesados

13 Reciben actas para la elaboración del libro de nacimientos. Encargada de Archivo

14 Fin del proceso.






146



Registro de Nacimiento en tiempo (0_6 meses)


Registrar a todos los bebes menores de 6 meses, que cumplan con los requisitos.






Encargada de Servicios Interesados Bebe Testigos Oficial de Registro Encargado de Archivo

A

Inicio




requisitos.

Realiza la captura en el sistema integral del Registro Civil e imprime un borrador para que los interesados lo





correctos.

1


147


No Si

Imprime acta original y CURP en 3 tantos (Interesado,

Oficialía y Archivo).

Datos Correctos

1

Firma y sella el acta. Pasa a firma por parte de los

involucrados.

Firman el acta.

Firman el acta.

El oficial y firma el acta del Interesado.

Fin



A

Entrega acta y CURP a los interesados y a la


Coloca su huella

Reciben acta y CURP.


nacimientos.


148



Registro de Nacimiento Extemporáneo (6 Meses a 7 Años)


Registrar a todos los niños mayores de 6 meses y menores de 7 años, que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1




3 Registra el acta de nacimiento en el sistema integral del Registro Civil e imprime un borrador para que los interesados lo revisen y firmen de conformidad, una vez que los datos sean los correctos.



Interesados




149


Interesados




Interesado

9 Imprime el acta original (archivo, oficialía e interesado) junto con la cobertura. Encargada de Servicios

10


11 Firman el acta.

Interesados



14 Firma el acta del interesado y la cobertura. Oficial de Registro




Interesados



150

18 Fin del proceso.






151

Encargada de Servicios Interesados Niño Dirección de Ingresos Testigos Oficial de Registro Encargado de Archivo



Registro de Nacimiento Extemporáneo (6 Meses a 7 Años)


Registrar a todos los niños mayores de 6 meses y menores de 7 años, que cumplan con los requisitos.






Inicio



Saludar a los solicitantes y hacer entrega de la

guía de requisitos.

Registra el acta de nacimiento en el sistema integral del Registro Civil e imprime un borrador

para que los interesados lo revisen y firmen de




1

A


estén correctos.


152

No


Elabora orden de pago para que el solicitante

pase a pagar a la


A

Datos Correctos

1

Recibe el documento y Entrega el comprobante

de pago.





de nacimientos.

Recaba las firmas de las personas que intervienen en el acto (interesados y testigos) y la huella del

niño.

Firman el acta.

Coloca su Huella.

Firman el acta.

El oficial firma el acta del Interesado y la cobertura.

Entrega acta y CURP a los interesados. Y a la encargada de archivo

entrega acta.

Recibe comprobante de pago e imprime y sella el acta original en 3 tantos

(archivo, oficialía e interesado), junto con la

cobertura.

Fin




153



Registro de Nacimiento Extemporáneo (7 Años a 18 Años)


Registrar a todos los niños mayores de 7 años y menores de 18, que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1






4 Revisa que los datos estén correctos. -Si los datos están correctos continúa en la actividad siguiente. -Si no están correctos se regresa a la actividad 3..

Interesados




154


Interesados




Interesado


10


11 Firman el acta.

Interesados







Interesados



155

18 Fin del proceso.






156

Encargada de Servicios Interesados Niño Dirección de Ingresos Testigos Oficial de Registro Encargado de Archivo



Registro de Nacimiento Extemporáneo (7 Años a 18 Años)


Registrar a todos los niños mayores de 7 años y menores de 18, que cumplan con los requisitos.






Inicio










1

A


estén correctos.


157

No



pase a pagar a la


A

Datos Correctos

1


de pago.





de nacimientos.


niño.

Firman el acta.

Coloca su Huella.

Firman el acta.



entrega acta.



cobertura.

Fin




158



Registro de Nacimiento Extemporáneo (Mayor de 18 Años)


Registrar a todos los jóvenes mayores de 18 años, que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1







Interesados




159


Interesados




Interesado


10


11 Firman el acta.

Interesados







Interesados



160

18 Fin del proceso.






161

Encargada de Servicios Interesados Ciudadano Dirección de Ingresos Testigos Oficial de Registro Encargado de Archivo



Registro de Nacimiento Extemporáneo (Mayor de 18 Años)


Registrar a todos los jóvenes mayores de 18 años, que cumplan con los requisitos.






Inicio










1

A


estén correctos.


162

No



pase a pagar a la


A

Datos Correctos

1


de pago.





de nacimientos.


niño.

Firman el acta.

Coloca su Huella.

Firman el acta.



entrega acta.



cobertura.

Fin




163



Adopciones Plenas


Llevar a cabo el registro de las Adopciones Plenas solicitadas, que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1




3 Realiza la captura en el sistema integral del Registro Civil e imprime un borrador para que los interesados lo revisen y firmen de conformidad, una vez que los datos sean los correctos.



Interesados




164


Interesados




Interesado

9 Imprime el acta original (archivo, oficialía e interesado) y la sella. Encargada de Servicios

10


11 Firman el acta.

Interesados

12 Coloca su huella. Bebe





16 Recibe documentos.

Interesado

17 Recibe actas para la elaboración del libro de nacimientos. Encargada de Archivo


165

18 Fin del proceso.






166



Adopciones Plenas


Llevar a cabo el registro de las Adopciones Plenas solicitadas, que cumplan con los requisitos.






Encargada de Servicio Interesados Adoptado Testigos Dirección de Ingresos Oficial de Registro Encargado de Archivo

A

Inicio






estén correctos.

1



Realiza la captura en el sistema integral del

Registro Civil e imprime un borrador para que los interesados lo revisen y firmen de conformidad una vez que los datos

sean correctos.


167


No Si

Elabora la orden de pago para que el solicitante

pase a pagar a la dirección de ingresos.

.

Datos Correctos

1

Se pasa a firma por parte de los involucrados.

Firman el acta.

Firman el acta.

El oficial firma el acta del Interesado.


original y CURP en 3 tantos (Interesado,

Oficialía y Archivo) y se sella.

Fin



A

Realiza el cobro y entrega al solicitante.

Entrega acta y CURP a los interesados y a

la encargada de archivo.

Coloca su huella

Recibe documentos.



nacimientos.

Recibe el documento y entrega el comprobante

de pago.


168



Registro de Nacimiento (Domicilio)


Registrar a todos los bebes, niños y adultos, en el domicilio que señale el interesado siempre y cuando se cumpla con los requisitos.





Act. No.


1







Interesados




Interesados


169




Interesado

9 Imprime el acta original (archivo, oficialía e interesado) la sella y le notifica al Oficial de Registro para que se presente al domicilio del interesado.


10 Se presenta al domicilio del Interesado Oficial de Registro


12 Firman el acta.

Testigos

13 Coloca su huella. Ciudadano

14 Firman el acta. Interesados


16 Entrega acta y CURP a los interesados y a la Encargada de Servicios.

Oficial de Registro


Interesados

18 Recibe actas y las entrega a la Encargada de archivo para la elaboración del libro. Encargada de Servicios


20 Fin del proceso.






170




Registro de Nacimiento (Domicilio)


Registrar a todos los bebes, niños y adultos, en el domicilio que señale el interesado, siempre y cuando se cumpla con los requisitos.






Inicio





Registra el acta de nacimiento en el

sistema integral del Registro Civil e imprime un borrador para que

los interesados lo revisen y firmen de

conformidad una vez que los datos sean

correctos.



1

A


estén correctos.


171

No



pase a pagar a la


A

Datos Correctos

1

Reciben documentos.



Realiza el cobro y emite comprobante de pago al

interesado.

Recibe actas, y las entrega a la encargada de

archivo para la elaboración del libro de

nacimientos.

Recaba las firmas de las personas que

intervienen en el acto (interesados y

testigos) y la huella del niño.

Firman el acta.

Coloca su Huella.

Firman el acta.

El oficial y firma el acta del

Interesado.

Entrega acta y CURP a los interesados.

También entrega actas a la encargada

del servicio.

Imprime el acta original en 3 tantos (archivo,

oficialía e interesado). Se sella el acta y se le

notifica al Oficial de Registro.

2

Fin



2

Se presenta al domicilio del interesado.


nacimiento.


172



Registro de Nacimiento (Enfermedad)


Registrar a todos los bebes, niños y adultos, en el Hospital que señale el interesado, siempre y cuando se cumpla con los requisitos.





Act. No.


1







Interesados




Interesados




173


Interesado

9 Imprime el acta original (archivo, oficialía e interesado) la sella y le notifica al Oficial de Registro para que se presente al hospital que señalo el interesado.


10 Se presenta al hospital. Oficial de Registro


12 Firman el acta.

Testigos

13 Coloca su huella. Ciudadano

14 Firman el acta. Interesados


16 Entrega acta y CURP a los interesados y a la Encargada de Servicios.

Oficial de Registro


Interesados

18 Recibe actas y las entrega a la Encargada de archivo para la elaboración del libro. Encargada de Servicios


20 Fin del proceso.






174




Registro de Nacimiento (Enfermedad)


Registrar a todos los bebes, niños y adultos, en el Hospital que señale el interesado, siempre y cuando se cumpla con los requisitos.






Inicio





Registra el acta de nacimiento en el

sistema integral del Registro Civil e imprime un borrador para que

los interesados lo revisen y firmen de

conformidad una vez que los datos sean

correctos.



1

A


estén correctos.


175

No



pase a pagar a la


A

Datos Correctos

1

Reciben documentos.




interesado.

Recibe actas, y las entrega a la encargada de

archivo para la elaboración del libro de

nacimientos.

Recaba las firmas de las personas que

intervienen en el acto (interesados y

testigos) y la huella del niño.

Firman el acta.

Coloca su Huella.

Firman el acta.

El oficial y firma el acta del

Interesado.

Entrega acta y CURP a los interesados.

También entrega actas a la encargada

del servicio.

Imprime el acta original en 3 tantos (archivo,

oficialía e interesado). Se sella el acta y se le

notifica al Oficial de Registro.

2

Fin



2

Se presenta al hospital que señalo el interesado.


nacimiento.


176



Registro de Reconocimiento de Hijos


Registrar a todos los bebes, niños y adultos que sean reconocidos y que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1







Interesados




Interesados


177




Interesado


10


11 Firman el acta.

Interesados

12 Coloca su huella. Bebe





16 Reciben documentos.

Interesados


18 Fin del proceso.






178



Registro de Reconocimiento de Hijos


Registrar a todos los bebes, niños y adultos que sean reconocidos y que cumplan con los requisitos.







A

Inicio







sean correctos.



1


estén correctos.


179


No Si

Datos Correctos

1




Pasa a firma por parte de los involucrados.

Firman el acta.

Firman el acta.


Fin



A


Entrega acta y CURP a los interesados. También entrega

actas a la encargada de archivo.

Coloca su huella


Reciben documentos.

Recibe el documento y entrega el comprobante

de pago.




nacimientos.


180



Registro de Adopciones Plenas


Llevar a cabo el registro de todas las adopciones solicitadas que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1






4 Revisa que los datos estén correctos. -Si los datos están correctos continúa en la actividad siguiente. -Si no están correctos regresa a la actividad 3.

Interesados




Interesados


181




Interesado


10


11 Firman el acta.

Interesados

12 Coloca su huella. Adoptado





16 Reciben documentos.

Interesados


18 Fin del proceso.






182



Registro de Adopciones Plenas


Llevar a cabo el registro de todas las adopciones solicitadas que cumplan con los requisitos.







A

Inicio







1

Recibe el borrador y se revisa que los datos estén

correctos.



sean correctos.


183


No Si



Datos Correctos

1



Firman el acta.

Firman el acta.


Fin



A


.



Coloca su huella


Reciben documentos.





nacimientos.


184



Inscripción de Nacimiento de Extranjero


Registrar a todos los bebes, niños y adultos que sean nacidos en el extranjero y que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1







Interesados




Interesados


185




Interesados


10

Se recaban las firmas de las personas que intervienen en el acto. Encargada de Servicios

11 Firman el acta.

Interesados

12 Coloca su huella. Adoptado





16 Reciben documentos. Interesados


18 Fin del proceso.






186



Inscripción de Nacimiento de Extranjero


Registrar a todos los bebes, niños y adultos que sean nacidos en el extranjero y que cumplan con los requisitos.







A

Inicio







sean correctos.



1

Recibe el borrador y revisa que los datos

estén correctos.


187


No Si


pase a pagar.

Datos Correctos

1


nacimientos.


Firman el acta.

Firman el acta.


Fin



A



Coloca su huella







Reciben documentos.


188



Expedición de actas certificadas


Expedir actas certificadas a los ciudadanos que estén registrados en esta Oficialía.





Act. No.


1

Saluda a los solicitantes y preguntarle el tipo de acta certificada que necesita. pueden ser: *Nacimientos *Defunción *Divorcio *Reconocimientos -Inscripción (Actos celebrados en el Extranjero e inscritos en Esta Oficialía): *Nacimiento *Matrimonio *Defunción


2 Notifica el tipo de acta que necesita y otorga sus datos. Interesado

3 Lleva a cabo la búsqueda en el sistema integral del Registro Civil, con el nombre del interesado, Fecha de nacimiento y/o Nombres de los padres.


4 Elabora la orden de pago y le orienta al interesado para que pase a pagar a la Dirección de Ingresos y regrese por su acta.



189


Interesados




Interesado

8 Recibe comprobante de pago y verifica si esta capturada en el sistema. Encargada de Servicios

9 Si no está capturada en el sistema busca el libro, se captura el acta y continúa en la actividad siguiente.

Encargada de archivo.

10 Imprime y sella el acta, después se entrega al Oficial de Registro. Encargada de Servicios

11 Firma la copia certificada y la entrega a la Encargada de Servicios. Oficial de Registro

12 Recibe copia certificada, la entrega al interesado y a la Encargada de Archivo. Encargada de Servicios

13 Recibe copia certificada.

Interesado

14 Recibe órdenes de pago para archivar. Encargada de Archivo

15 Fin del proceso.






190



Expedición de actas certificadas


Expedir actas certificadas a los ciudadanos que estén registrados en esta Oficialía.







Inicio



Saluda a los solicitantes y preguntar al ciudadano el tipo de acta certificada que necesita. Pueden ser: *Nacimientos *Defunción *Divorcio *Reconocimientos -Inscripción (Actos celebrados en el Extranjero e inscritos en Esta Oficialía). *Nacimiento *Matrimonio *Defunción

A

Lleva a cabo la búsqueda en el sistema integral del Registro Civil. (Se anota no. De libro y año de registro).

Notifica el tipo de acta que necesita y otorga sus datos.


191


No

Si


Recibe comprobante de pago.

El oficial firma la copia certificada.

Fin




A

Realiza el cobro y emite comprobante al interesado.

Entrega copia certificada.

¿Esta capturada en el sistema?

Imprime acta y la sella.

Elabora orden de pago y la entrega al interesado.

Busca el libro y captura el acta.

Recibe copia certificada.

Recibe órdenes de pago para archivar.


192



Inhumaciones Fosa Común


Elaborar las actas de defunción y otorgar los permisos de inhumación en fosa común, que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1

Saluda a los solicitantes y hacer entrega de los requisitos.


2 Recibe la guía de requisitos y entrega la documentación correspondiente. Interesado



4 Se revisa que los datos estén correctos. -Si los datos están correctos continúa en la actividad siguiente. -Si no están correctos regresa a la actividad 3.

Interesado

5 Imprime el acta original (Archivo, Oficialía e interesado) junto con la orden de Inhumación.


6 Recaban las firmas de los interesados.



193

7 Firma el acta de defunción y la entrega a la Encargada de Servicios.

Interesado

8 Recibe acta y la pasa a firma con el Oficial de Registro. Encargada de Servicios

9 Recibe y firma el acta de defunción y entrega a la Encargada de Servicios.

Oficial de Registro

10 Sella acta de defunción y entrega a los interesados. Encargada de Servicios

11 Recibe acta de defunción.

Interesado

12 Realiza el registro en la libreta de defunciones y hace la anotación en la parte inferior del certificado.


13 -Si el difunto era mayor de edad se llena el formato en Excel, la hoja del IFE. -Si no era mayor de edad continua en la actividad siguiente.


14 Entrega las actas al encargado de archivo para su custodia y elaboración de los libros de defunciones.


15 Recibe actas para la elaboración del libro.


16 Fin del proceso.

Fin del proceso.




Gregorio Torres Quintero #80 Colima Col. Lunes a Viernes 8:30 am_ 8:30 pm Sábado y Domingo 8:30 am_ 6:00 pm


194



Inhumaciones Fosa Común


Elaborar las actas de defunción y otorgar los permisos de inhumación en fosa común, que cumplan con los requisitos.






Encargada de Servicios Interesado Testigos Oficial de Registro Encargado de Archivo

No Si


requerida.

Inicio




Registra en el Sistema Integral del Registro Civil el acta de defunción e imprime un borrador para que los interesados lo revisen y firmen de conformidad una vez que los datos

sean correctos.

¿Datos Correctos? 1

1

A

Recibe el borrador y se revisa que los datos estén correctos.


195

Si

No

Imprime el acta original (Archivo, Oficialía e interesado) junto con la

orden de pago.

Recibe acta de defunción.

Fin



3

Firma el acta de defunción.

Recibe actas para la elaboración del libro de defunciones.

Recibe actas y pasa a firma con el Oficial de Registro.

A

Recaba las firmas de los interesados.


Sella el acta de defunción y entrega al interesado.

2

Realiza el registro en la libreta de defunciones y hace la anotación en

la parte inferior del certificado.

¿Difunto mayor de

edad?

Entrega actas al Encargado de Archivo para la elaboración del libro.

3

2

Llena el formato en Excel la hoja del IFE.



196



197



Inhumaciones Colima, Tepames y Lo de Villa


Elaborar las actas de defunción y otorgar los permisos de inhumación en Colima, Tepames y Lo de Villa, según sea el caso; siempre y cuando se cumpla con los requisitos.





Act. No.


1




3 Realiza la captura en el sistema integral del Registro Civil el acta de defunción y se imprime un borrador para que los interesados lo revisen y firmen de conformidad, una vez que los datos sean los correctos.



Interesado

5 Elabora orden de pago y la entrega al interesado para que pasen a pagar a la dirección de ingresos.



Interesado




198


Interesado

9 Imprime el acta original (archivo, oficialía e interesado) junto con la orden de inhumación.


10

Recaba las firmas de las personas que intervienen en el acto y las sella. Encargada de Servicios

11 Firman el acta de defunción.

Interesados

12 Firma el acta de defunción.

Interesado

13 Firma el acta y la entrega a la Encargada de Servicios. Oficial de Registro


15 Recibe acta de defunción.

Interesado









20 Fin del proceso.

Fin del proceso.






199



Inhumaciones Colima, Tepames y Lo de Villa


Elaborar las actas de defunción y otorgar los permisos de inhumación en Colima, Tepames y Lo de Villa, según sea el caso; siempre y cuando se cumpla con los requisitos.






Encargada de Servicios Interesado Testigos Dirección de Ingresos Oficial de Registro Encargado de Archivo

.

Inicio




requisitos.

Registra en el Sistema Integral del Registro Civil el acta de

defunción e imprime un borrador para que los

interesados lo revisen y firmen de conformidad una vez que

los datos sean correctos.




correctos.

1

A


200

No Si

Elabora orden de pago y se entrega al interesado para que pase a la dirección de ingresos a realizar el pago.

Datos Correctos

1

Recibe orden de pago y pasa a la dirección de

ingresos.


Imprime el acta original (Archivo, Oficialía e

interesado) junto con la orden de Inhumación en caso

de que la defunción haya ocurrió fuera del Municipio

no se Imprime el acta.

A


2

Recibe documento.

Recaba firmas y sella el acta. Firma el acta de defunción. Firma el acta de defunción. Firma el acta de defunción.

Entrega Documentos.

Realiza el registro en la libreta de defunciones, y hace la

anotación en la parte inferior del certificado.

B


201


Fin



2

Si

No

Entrega las actas al encargado de archivo.

Difunto mayor de edad.

Llenar el formato en Excel la hoja del IFE.


defunciones.

B


202



Traslados


Otorgar los permisos de Traslados siempre y cuando se cumpla con los requisitos.





Act. No.


1




3 Realiza la captura en el sistema integral del Registro Civil el acta de defunción e imprime un borrador para que los interesados lo revisen y firmen de conformidad, una vez que los datos sean los correctos.



Interesado




Interesado




203

8 Entrega el comprobante de pago, a la encargada del servicio. Interesados

9 Imprime el acta original (archivo, oficialía e interesado) junto con la orden de traslado.


10



Interesados


Interesado



15 Recibe permiso de traslado.

Interesado









20

Fin del proceso.






204



Traslados


Otorgar los permisos de Traslados siempre y cuando se cumpla con los requisitos.







Inicio




requisitos.

Se registra en el Sistema Integral del Registro Civil el

acta de defunción e imprime un borrador para que los interesados lo revisen y

firmen de conformidad una vez que los datos sean

correctos.



1

A


correctos.


205

No Si

Datos Correctos

1


ingresos.


A


2

Recibe permiso para traslado.


Entrega Documentos.





interesado) junto con la orden de traslado.

B


206


Fin



2

Si

No



Se llenar el formato en Excel la hoja del IFE.


defunciones.

B


207



Cremaciones


Otorgar los permisos de Cremación siempre y cuando se cumpla con los requisitos.





Act. No.


1







Interesado




Interesado




208


9 Imprime el acta original (archivo, oficialía e interesado) junto con la orden de cremación.


10



Interesados


Interesado



15 Recibe permiso de cremación.

Interesado









20

Fin del proceso.






209



Cremaciones


Otorgar los permisos de Cremación siempre y cuando se cumpla con los requisitos.







Inicio




requisitos.




correctos.



1

A


correctos.


210

No Si

Datos Correctos

1


ingresos.


A


2

Recibe permiso para Cremación.


Entrega Documentos.





interesado) junto con la orden de cremación.

B


211


Fin



2

Si

No





defunciones.

B


212



Internación - Cremación


Elaborar las actas de defunción y otorgar los permisos de Internación - Cremación, siempre y cuando se cumplan con los requisitos.





Act. No.


1




3 Lleva a cabo el registro en el formato de defunciones de Excel. Encargada de Servicio




Interesado




213


Interesados

8 Imprime el acta original (archivo, oficialía e interesado) junto con la orden de cremación y entrega al interesado para que revise que los datos sean correctos.



Interesado

10 Sella el formato y pasa con el Oficial de Registro para que firme.


11 Firma el formato de defunción y entrega a la Encargada de Servicios. Oficial de Registro

12 Recibe y entrega documento al interesado. Encargada de Servicios

13 Recibe documentos. Interesado

14 Realiza el registro en la libreta de defunciones, y hace la anotación en la parte inferior del certificado.


15 Entrega los formatos al encargado de archivo para su custodia y elaboración del expediente.


16 Recibe actas para la elaboración del expediente.


17 Fin del proceso.






214



Internación – Cremación


Elaborar las actas de defunción y otorgar los permisos de Internación - Cremación, siempre y cuando se cumplan con los requisitos.







Inicio



Saluda a los solicitantes y hacer entrega de la guía de requisitos.

Recibe orden de pago y pasa a la dirección de ingresos.

1

A


requerida.

Lleva a cabo el registro en el formato de defunciones de Excel.

Elabora orden de pago y se entrega al interesado para que pase a la




215


No Si

Datos Correctos

1


Fin



A

2

2

Sella el formato y pasa con el Oficial de Registro para que firme.

Firma el formato de defunción.

Entrega Documentos

Realiza el registro en la libreta de defunciones, y hace la anotación en


Entrega los formatos al encargado de archivo para la elaboración del

expediente.

Imprime el formato de cremación y entrega al interesado para que revise

que los datos estén correctos.

Recibe documento.

Recibe formatos para la elaboración del expediente.


216



Internación – Inhumación


Elaborar las actas de defunción y otorgar los permisos de Internación - Inhumación siempre y cuando se cumplan con los requisitos.





Act. No.


1




3 Lleva a cabo el registro en el formato de defunciones de Excel. Encargada de Servicio




Interesado




217


Interesados

8 Imprime el acta original (archivo, oficialía e interesado) junto con la orden de inhumación y entrega al interesado para que revise que los datos sean correctos.



Interesado

10 Sella el formato y pasa con el Oficial de Registro para que firme.


11 Firma el formato de defunción y entrega a la Encargada de Servicios. Oficial de Registro

12 Recibe y entrega documento al interesado. Encargada de Servicios

13 Recibe documentos. Interesado

14 Realiza el registro en la libreta de defunciones, y hace la anotación en la parte inferior del certificado.


15 Entrega los formatos al encargado de archivo para su custodia y elaboración del expediente.


16 Recibe actas para la elaboración del expediente.


17 Fin del proceso.






218



Internación – Inhumación


Elaborar las actas de defunción y otorgar los permisos de Internación – Inhumación siempre y cuando se cumplan con los requisitos.







Inicio



Saluda a los solicitantes y hacer entrega de la guía de requisitos.

Recibe orden de pago y pasa a la dirección de ingresos.

1

A


requerida.

Lleva a cabo el registro en el formato de defunciones de Excel.

Elabora orden de pago y se entrega al interesado para que pase a la




219


No Si

Datos Correctos

1


Fin



A

2

2

Sella el formato y pasa con el Oficial de Registro para que firme.

Firma el formato de defunción.

Entrega Documentos

Realiza el registro en la libreta de defunciones, y hace la anotación en


Entrega los formatos al encargado de archivo para la elaboración del

expediente.

Imprime el formato de inhumación y entrega al interesado para que revise

que los datos estén correctos.

Recibe documento.

Recibe formatos para la elaboración del expediente.


220



Traslados de Óbito


Elaborar las actas de defunción y otorgar los permisos de Traslados de Óbito, siempre y cuando se cumplan con los requisitos.





Act. No.


1







Interesado




Interesado





221

9 Imprime el acta original (archivo, oficialía e interesado) junto con la orden de traslado de óbito.


10



Interesados


Interesado



15 Recibe permiso de traslado de óbito.

Interesado









20 Fin del proceso.






222



Traslados de Óbito


Elaborar las actas de defunción y otorgar los permisos de Traslados de Óbito, siempre y cuando se cumplan con los requisitos.







Inicio




requisitos.




correctos.



1

A


correctos.


223

No Si

Datos Correctos

1


ingresos.


A


2

Recibe permiso para traslado de óbito.


Entrega Documentos.





interesado) junto con el permiso de traslado de óbito.

B


224


Fin



2


defunciones.

Si

No




B


225



Traslado con Escala


Elaborar las actas de defunción y otorgar los permisos de Traslado con Escala siempre y cuando se cumplan con los requisitos.





Act. No.


1




3 Realiza la captura en el sistema integral del Registro Civil el acta de defunción y se imprime un borrador para que los interesados lo revisen y firmen de conformidad, una vez que los datos sean los correctos.



Interesado




Interesado





226

9 Imprime el acta original (archivo, oficialía e interesado) junto con la orden de traslado con Escala.


10



Interesados


Interesado



15 Recibe permiso de traslado con Escala.

Interesado









20 Fin del proceso.






227



Traslados con Escala


Elaborar las actas de defunción y otorgar los permisos de Traslado con Escala siempre y cuando se cumplan con los requisitos.







Inicio




requisitos.




correctos.



1

A


correctos.


228

No Si

Datos Correctos

1


ingresos.


A


2

Recibe permiso para traslado con Escala.


Entrega Documentos.





interesado) junto con el permiso de traslado con

Escala.

B


229


Fin



2


defunciones.

Si

No




B


230

NÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS


Exhumación


Realizar las Exhumaciones que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1

Saludar a los solicitantes y entrega guía de requisitos.

Secretaria

2 Presentan documentación. Interesado

3 -Si la documentación esta completa continúa en la actividad siguiente. -Si no está completa regresa al paso numero 2.

Secretaria

4 Verifica la gaveta en la cual se va llevar a cabo la exhumación.

Secretaria

5 Realiza un oficio dirigido a salubridad, y otro al registro civil y se entrega al interesado.

Secretaria

6 Recibe oficio y solicita permiso para exhumar.

Interesado


231

7 Recibe oficio y otorga el permiso de exhumación.

Salubridad

8 Recibe la autorización y la entrega a la Encargada de Archivo.

Interesado

9 Recibe documentación y captura datos del difunto en el formato de Excel.


10 Elabora orden de pago y la entrega al interesado.


11 Recibe orden de pago y pasa a caja.

Interesado

12 Recibe y emite comprobante de pago.


13 Entrega comprobante de pago. .

Interesado

14 Recibe comprobante de pago e imprime la orden de exhumación. Encargada de Servicios

15 Pasa a firma con el Oficial de Registro Civil.


16 Firma la orden de exhumación y la regresa con la Encargada del Servicio.

Oficial de Registro

17 Recibe orden de exhumación y la entrega al interesado y a la encargada de archivo.


18 Recibe orden de exhumación.

Interesado


232

19 Recibe copia de la orden de exhumación para elaboración del expediente.

Encargado de Archivo

20 Fin del proceso.

OBSERVACIONES GENERALES Encargada de Archivo



Avenida Camino Real Colima Col. Lunes a Viernes 8:30 am_ 8:30 pm Sábado y Domingo 8:30 am_ 6:00 pm


233



Exhumación


Realizar las Exhumaciones que cumplan con los requisitos.






Encargada de Servicios Interesado Secretaria Dirección de Ingresos Salubridad Oficial de Registro Encargado de Archivo

No

Si

Inicio



Doc. Completa

A

Verifica la gaveta en la cual se va llevar a cabo

la exhumación.

Presentan requisitos

Saluda al solicitante y entrega de la guía de

requisitos.


234


Recibe orden de exhumación.

Elabora orden de pago y la entrega al interesado.

Recibe oficio y solicita permiso para exhumar.

Recibe documentación y captura datos del

difunto en el formato de Excel.

Fin



A


.

Pasa a firma con el

Oficial de Registro Civil.

Recibe la autorización y la entrega a la


Firma la orden de exhumación y la regresa

con la Encargada del Servicio.


Recibe comprobante de pago e imprime la orden

de exhumación.

Recibe orden de exhumación y la

entrega al interesado y a la encargada de

archivo.

Realiza un oficio dirigido a salubridad, y otro al registro civil y

se entrega al interesado.

Recibe oficio y otorga el permiso de exhumación.


Recibe copia de la orden de exhumación para

elaboración del expediente.


235



Inscripción de Defunción de Extranjeros


Realizar las Inscripciones de Defunciones de Extranjeros que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1

Saluda a los solicitantes y entrega guía de requisitos.






Interesado

5 Imprime el acta original (Archivo, Oficialía e interesado).


6 Recaban las firmas de los interesados.



236

7 Firma el acta.

Interesado


Testigos

9 Recibe acta y la pasa a firma con el Oficial de Registro. Encargada de Servicios

10 Firma la inscripción del interesado y entrega a la Encargada de Servicios.

Oficial de Registro

11 Sella acta y entrega a los interesados y a la Encargada de Archivo. Encargada de Servicios

12 Recibe documentos.

Interesado



14 Fin del proceso.






237



Inscripción de Defunción de Extranjeros


Realizar las Inscripciones de Defunciones de Extranjeros que cumplan con los requisitos.






Encargada de Servicios Interesado Testigos Oficial de Registro Encargado de Archivo

No Si


requerida.

Inicio




Registra en el Sistema Integral del Registro Civil y se imprime un borrador

para que los interesados lo revisen y firmen de conformidad una vez que los

datos sean correctos.

¿Datos

Correctos?

1

1

A

Recibe el borrador y se revisa que los datos estén correctos.


238


Recibe documento.

Fin



Firma el acta. Firma el acta y la regresa a la Encargada de Servicios.

Recibe actas y pasa a firma con el Oficial de Registro.

A

Recaba las firmas de los interesados.

Firma la inscripción del interesado.

Sella el acta al interesado y a la Encargada de Archivo.

2

2

Imprime el acta original (Archivo, Oficialía e interesado).

Recibe actas para la elaboración del libro.


239



Inhumación


Realizar las Inhumaciones que cumplan con los requisitos.





Act. No.


1


Secretaria

2 Reciben la guía de requisitos, y entregan la documentación requerida. Interesados

3 Solicita que firme en la orden de inhumación el otorgamiento de los documentos (título de propiedad y el acta de defunción).

Secretaria

4 Firma el otorgamiento de documentos y se lo entrega a la secretaria. Interesado

5 Una vez que se cumple con los requisitos establecidos se lleva a cabo la programación del horario de llegada al panteón y se da la orden de excavación:

• Abrir gaveta No. 1 (2 ½)Horas • Abrir gaveta No. 2 (4 ½)Horas • Abrir gaveta No. 3 (6 ½)Horas

Secretaria

6 Llevan a cabo la excavación y después le informan a la secretaria Inhumadores


240

7 Registra en el título de propiedad, datos del finado y el número de gaveta juntos.

Secretaria

8 Se registran datos personales conforme a lo establecido en la orden de inhumación.

Secretaria

9 Firma el acta de defunción y pasa con el administrador.

Secretaria

10 Firma el registro establecido en el título de propiedad y una vez que termina el sepelio entrega actas a la secretaria.

Administrador

11 Recibe y entrega acta de defunción a los interesados.

Secretaria

12 Reciben acta de defunción.

Interesados

13 Realiza el registro en el libro de defunciones.

Secretaria

14 Se archivan las boletas registradas junto con la copia de la credencial de elector del solicitante, copia del acta de defunción y la orden de inhumación.

Secretaria

15 Fin del proceso.






241



Inhumación


Realizar las Inhumaciones que cumplan con los requisitos.






Secretaria Interesados Administrador Inhumadores

Inicio



Saludar a los solicitantes y entrega la guía de requisitos.

Solicita que firme el interesado en la orden de inhumación el otorgamiento de los documentos

(título de propiedad y el acta de defunción).

Firma el otorgamiento de documentos.

Lleva a cabo la programación del horario de llegada al panteón y se da la orden de

excavación.

Llevan a cabo la excavación.

A

Reciben la guía de requisitos, y entregan la documentación requerida.


242


Registra en el título de propiedad, datos del

finado y el número de gaveta juntos.

A

Reciben acta de defunción.

Firma el acta de defunción. Firma el registro establecido en el título de propiedad y una vez que termina el sepelio

entrega actas a la secretaria.

Registra datos personales conforme a lo establecido en la orden de inhumación.

Recibe y entrega acta de defunción a los interesados.

Realiza el registro en el libro de defunciones.

Fin



Se archivan las boletas registradas junto con la copia de la credencial de elector del solicitante, copia del acta

de defunción y la orden de inhumación.

1

1


243




ABASTO Y

COMERCIALIZACIÓN

Elaboro

Erika Hoyos Abundis


244



Autorización de Permisos en Mercado, Tianguis y Vía Pública.


Otorgar los Permiso para regular el Comercio en Mercados, Tianguis y Vía Pública.





Act. No.


1

Saludar a los solicitantes y preguntar si el permiso provisional es nuevo.

Secretaria

2 -Si el permiso no es nuevo continúa en la actividad siguiente. -Si el permiso es nuevo pasa a la actividad 10.

Secretaria

3 Presenta el permiso anterior con su recibo de pago del mes anterior a la secretaria.

Interesado

4 Recibe documentos y elabora la orden de pago para que el solicitante pase a pagar la solicitud de referendo.

Secretaria

5 Recibe la orden de pago y pasa a la caja. Interesado


Ingresos


245

7 Entrega comprobante de pago a la secretaria.

Interesado

8 Recibe comprobante de pago, mecanografía los datos en el permiso provisional y lo entrega al interesado.

Secretaria

9 El interesado recibe permiso provisional y se termina el proceso. Interesado

10 Elabora la solicitud, lo registra en el libro y se la entrega al Director.

Secretaria

11 Revisa la solicitud y después la canaliza al Coordinador correspondiente.

Director

12 Revisa la solicitud y si tiene observaciones las realiza, después se entrega al inspector.

Coordinador

13 Recibe y realiza inspección.

Inspector

14 -Si no procede el permiso, continua en la actividad siguiente. -Si el permiso procede pasa a la actividad numero 18.

Inspector

15 Explica las razones de la negativa a la secretaria.

Inspector

16 Archiva la solicitud que no fue autorizada e informa al interesado.

Secretaria

17 Se da por enterado y termina el proceso. Interesado

18 Elabora orden de liquidación y le informa al interesado que pase a la Dirección de Ingresos.

Secretaria

19 Recibe orden de liquidación y pasa a ingresos.

Interesado


246


Ingresos

21 Recibe y entrega el comprobante de pago a la secretaria.

Interesado

22 Recibe comprobante de pago y entrega el permiso provisional al interesado.

Secretaria

23 Recibe permiso provisional y se termina el proceso.

Interesado

24 Archiva orden de liquidación.

Secretaria

25 Fin del proceso.






247

Secretaria Interesado Director Coordinador Inspector Ingresos

Si No



Autorización de Permisos en Mercado, Tianguis o Vía Pública.


Otorgar los Permiso para regular el Comercio en Mercados, Tianguis y Vía Pública.






Inicio



Saluda al solicitante y preguntar si el permiso provisional es nuevo.

¿Es permiso Nuevo? 1

Elabora la orden de pago para que el solicitante pase a pagar

la solicitud de referendo.

Recibe orden de pago y pasa a la caja.

A


interesado.

Presenta el permiso anterior con su recibo de pago del mes

anterior.


248


A

Recibe permiso provisional.

2

1

Revisa la solicitud y después la canaliza al Coordinador

correspondiente.

Revisa la solicitud y si tiene observaciones las realiza,

después se entrega al inspector.

Recibe y realiza inspección.

¿Procede el permiso?

Si

No

3

Explica las razones de la

negativa.

Archiva la solicitud que no fue autorizada. Y se le informa al interesado.

Se da por enterado.

2

3

Recibe orden de liquidación y pasa a ingresos.

Elabora orden de liquidación y le informa al interesado que

pase a la Dirección de Ingresos.

B

Mecanografía los datos en el permiso provisional y lo entrega al interesado.

Realiza el cobro y emite comprobante de pago

Elabora la solicitud, lo registra en el libro y se la entrega al

Director.


249



B

Recibe comprobante de pago y

Entrega el permiso provisional.

2

Recibe permiso provisional.

2

Fin



Archiva órdenes de liquidación.


250



Autorización de Licencias y Recaudación de Mercado, Tianguis y Vía Pública


Regular el comercio en Mercados, Tianguis y Vía Pública, manteniendo el padrón actualizado e incrementando el cumplimiento en el pago de los derechos.


Secretaria General Abasto y Comercialización


Secretaria

Act. No.


1

Saludar a los solicitantes y preguntar si la licencia es por primera vez.

Secretaria

2 -Si no es licencia nueva continua en la actividad siguiente. -Si es licencia nueva continua en la actividad numero 44.

Interesado

3 Presenta su licencia anterior.

Interesado

4 Revisa que la licencia anterior este al corriente con sus pagos.

Secretaria

5 Elabora orden de pago del referendo o de licencia.

Secretaria

6 Recibe orden de pago y pasa a caja.

Interesado


251

7 Realiza el cobro de la solicitud de refrendo o de licencia y emite comprobante.

Ingresos

8 Recibe Solicitud y la entrega a la secretaria.

Interesado

9 Recibe la solicitud y entrega la copia al interesado.

Secretaria

10 Recibe copia de la solicitud y continua en la actividad numero 16.

Interesado

11 Captura el refrendo en el sistema Empres para que la dirección de sistemas imprima la licencia.

Secretaria

12 Recibe la información vía sistema, e imprime la licencia. Sistemas

13 Recibe licencia y la pasa a firma con el Presidente.

Secretaria

14 Firma licencia y la entrega a la secretaria.

Presidente

15 Recibe licencia y la entrega al interesado.

Secretaria

16 Recibe licencia y termina el proceso. Interesado

17 Informa al inspector para que realice las supervisiones.

Secretaria

18 Realiza inspecciones diarias para recaudar el pago de los derechos.

Inspector

19 -Si la recaudación es en Mercados continua en la actividad siguiente. -Si la recaudación no es en Mercados continua en la actividad numero 26.

Inspector


252

20 Recoge en la dirección de Sistemas la terminal Móvil Recaudadora.

Inspector

21 Entrega la Terminal Móvil Recaudadora.

Sistemas

22 Visita los mercados y cobra el derecho de arrendamiento.

Inspector

23 Regresa a tesorería para depositar lo recaudado.

Inspector

24 Recibe lo recaudado y entrega comprobante de depósito.

Ingresos

25 Recibe comprobante de depósito y termina el proceso.

Inspector

26 -Si la recaudación es en Tianguis continua en la actividad siguiente. -Si la recaudación no es en Tianguis continua en la actividad numero 32.

Secretaria

27 Asigna el boletaje de cobro para tianguis al coordinador.

Secretaria

28 Recibe y entrega a los inspectores los boletos para que realicen el cobro en el tianguis.

Coordinador

29 Recibe boletos, y visitan los tianguis para realizar el cobro a los tianguistas.

Inspector

30 Entrega al tianguista el boleto original, quedándose con la copia del cobro.

Inspector

31 Realiza un conteo de lo recaudado, llenando el formato de depósito y regresa a la actividad numero 23.

Inspector

32 -Si la recaudación es en Vía Pública continua en la actividad siguiente. -Si la recaudación no es en Vía Pública Termina el proceso.

Inspector


253

33 Realiza inspección y verifica que el pago se encuentre al corriente.

Inspector

34 -Si no se encuentra al corriente su pago, continua en la actividad siguiente. -Si está al corriente en sus pagos continuo en la actividad numero 42.

Inspector

35 Elabora citatorio para que asista a la Dirección de Abasto.

Inspector

36 Recibe citatorio y pasa con la secretaria.

Interesado

37 Revisa el adeudo y realiza la orden de liquidación para que el comerciante de Vía Pública pague en la Dirección de Ingresos.

Secretaria

38 Recibe orden de liquidación y pasa a ingresos.

Interesado

39 Realiza el cobro y emite comprobante de pago al solicitante.

Ingresos

40 Recibe y entrega comprobante de pago.

Interesado

41 Recibe comprobante, lo archiva en el expediente del comerciante y termina el proceso.

Secretaria

42 Reporta los comercios visitados al coordinador para que actualice el patrón de comerciantes de Vía Pública.

Inspector

43 Actualiza el patrón de comerciantes de Vía Pública y termina el proceso.

Coordinador

44 Realiza la solicitud.

Secretaria

45 Revisa la solicitud y los documentos y se entregan al director.

Secretaria


254

46 Revisa la solicitud y los documentos y los regresa a la secretaria.

Director

47 Recibe documentos y se los entrega al coordinador.

Secretaria

48 Los revisa y los pasan al inspector para que verifique el espacio donde solicita instalarse el interesado.

Coordinador

49 Verifica el espacio y le entrega un reporte a la secretaria.

Inspector

50 Recibe el reporte y lo canaliza al director para que autorice el permiso o lo rechace.

Secretaria

51 -Si no autoriza continua en la actividad siguiente.

-Si se autoriza regresa a la actividad numero 5.

Director

52 Da respuesta negativa al interesado.

Secretaria

53 Recibe respuesta y se termina el proceso.

Interesado

54 Fin del proceso.






255



Autorización y Recaudación de Licencias y Refrendos de Mercado, Tianguis o Vía Pública.


Regular el comercio en Mercados, Tianguis y Vía Pública, manteniendo el padrón actualizado e incrementando el cumplimiento en el pago de los derechos.


Secretaria General Abasto y Comercialización


Secretaria


Secretaria Interesado Director Coordinador Inspector Ingresos Sistemas Presidente

Si

No

1

Saludar a los solicitantes y

preguntar si la licencia es por primera vez.

Elabora orden de pago de referendo o

de licencia.

Inicio



¿Es licencia Nueva?


A

Revisa que la licencia anterior este al

corriente con sus pagos.

7

Presenta su licencia anterior.

Realiza el cobro de la solicitud de refrendo o de licencia y emite

comprobante.


256

2

Recibe la información

vía sistema, e imprime la licencia.

Recibe licencia y la entrega al interesado.

2

Recibe licencia.

3

Recibe Solicitud y la entrega a la secretaria.

A

Informa al inspector para que realice las

supervisiones.

Captura el refrendo en el sistema Empres para que la dirección de sistemas imprima

la licencia.

Recibe copia de la solicitud.

Recibe la solicitud y

entrega la copia al interesado.

Entrega la Terminal Móvil Recaudadora.

Visita los mercados y cobra el derecho de

arrendamiento.

B

Realiza inspecciones diarias para recaudar

el pago de los derechos.

¿Recaudación en Mercados? 4

Recoge en la dirección de Sistemas

la terminal Móvil Recaudadora.

Si

No

Recibe licencia y la pasa a firma.

Firma licencia y la entrega a la secretaria.


257

Si

No

No

Si

B

Regresa a tesorería para depositar lo

recaudado.

Recibe comprobante de

depósito.

Realiza un conteo de lo recaudado,

llenando el formato de depósito.

3

4

Asigna el boletaje de cobro para tianguis

al coordinador.

Entrega a los inspectores los

boletos para que realicen el cobro en

el tianguis.

Recibe boletos, y visitan los tianguis

para realizar el cobro a los tianguistas.

Entrega al tianguista el boleto original,

quedándose con la

copia del cobro.

6

6

5

C

¿Recaudación en Tianguis? 5

¿Recaudación en Vía

Pública? 3

Recibe lo recaudado y entrega

comprobante de depósito.


258

No

Realiza inspección y verifica que el pago

se encuentre al corriente.

C

¿Se encuentra al corriente en

su pago?

Recibe orden de liquidación y pasa a

ingresos.

Recibe citatorio y pasa con la secretaria.

Realiza el cobro y emite comprobante

de pago al solicitante.

Entrega comprobante

de pago.

Realiza la solicitud.

3

Si

Reporta los comercios visitados al coordinador para

que actualice el patrón de

comerciantes de Vía Pública.

3

Actualiza el patrón de comerciantes de

Vía Pública.

1

D

Elabora citatorio para que asista a la

Dirección de Abasto.

Revisa el adeudo y realiza la orden de

liquidación para que el comerciante

de Vía Pública pague en la Dirección de

Ingresos.

Recibe comprobante y

lo pone en el expediente del comerciante.


259


Si

No

Fin



Revisa la solicitud y los documentos y se entregan al director.

Revisa la solicitud y los documentos y los

regresa a la secretaria.

Da respuesta negativa al interesado.

7

D

Recibe documentos y se los entrega al

coordinador. Los revisa y los

pasan al inspector para que verifique el

espacio donde solicita instalarse el

interesado. Recibe el reporte y

lo canaliza al director para que

autorice el permiso o lo rechace.

3

Recibe respuesta.

¿Autoriza permiso?

Verifica el espacio y le entrega un reporte a la secretaria.


260

CONCLUSIONES

Durante General del H. Ayuntamiento de Colima tiene deficiencias importantes

que no se habían podido identificar ya que no contaban con un Manual de

Procedimientos bien detallado que les permitiera identificar las actividades diarias.

Se considera que la realización de dicho manual resulta fundamental para el buen

funcionamiento del H. Ayuntamiento de Colima, ya que sin ellos se pierde tiempo,

y se desaprovechan recursos, tanto financieros como humanos.

El Manual de Procedimientos pretende desarrollar conciencia en la alta gerencia,

buscando implantar programas de entrenamiento y capacitación en las diferentes

áreas.

Si contamos con una guía predeterminada, que nos muestre las actividades y el

responsable de la realización de cada procedimiento, nos resultara más fácil el

poder identificar alguna falla en el proceso.


261

RECOMENDACIONES

Al haber concluido satisfactoriamente con el proyecto se pudieron identificar

oportunidades de mejora para el H. Ayuntamiento de Colima que se pueden

establecer para la mejora de esta institución pública.

El manual de procedimientos podrá brindar un mejor servicio a los Ciudadanos,

debido a la eficiencia en los tiempos. Además busca identificar actividades y el

responsable de llevar a cabo dicho proceso.

Es importante que se tengan en cuenta las siguientes recomendaciones:

Dar a conocer el manual de procedimientos a cada uno de los trabajadores

para que conozcan la manera en que se debe de llevar a cabo cada uno de

los procesos que realizan dentro de esta institución pública y así poder

evitar la duplicidad de funciones

Enseñarles a los empleados como empieza y como termina cada procesos

ya que algunos no conocen que fin tiene el proceso que inician o en su

caso no conocen el inicio del proceso que terminan.

Dar a conocer a los empleados la importancia que tiene el hecho de realizar

el proceso adecuadamente paso por paso y tener satisfecho al cliente

ciudadano.


262

FUENTES DE INFORMACION

*Clement, Ronald W. (2006) manuales administrativos obtenida en la red mundial

el 19 de agosto de 2010. www.manualesadministrativos.com

*Gobierno del Estado de Veracruz. (2010) obtenido en la red mundial el 3 de

noviembre de 2010. Ivai.cgever.gob.mx/manualesdeprocedimientos.

*Ostermann, R.E. Gutiérrez (1999) en busca del equilibrio laboral 1ª ed. Bruselas:

lonely planet.

* Mondy R. Wayne, Robert M.( 1994) management review. 2da. Ed. E.U.A;.

Prentice hall .

*Werther William B. Jr. Davis Kelth. ( 1997)Administración de personal y recursos

humanos. 5ª. Ed.México: trillas.

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